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Organizar e imprimir hojas

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1. VENTANAS

xcel te permite tener varias ventanas en el escritorio. ¿Y para

qué te puede servir esto? Con esto podrás ver a la vez dos o

más libros de trabajo, partes distintas de una hoja e incluso hojas

diferentes de un mismo libro.

Al abrir más de un documento de

Excel, puedes ver la lista de estos libros

abiertos y pasar de uno a otro a través del

botón , que está en la ficha Vista

de la Cinta de opciones.

Si quieres pasar de un libro a otro, solo tienes que seleccionar el

libro que quieres ver en este menú.

Para saber el libro en el que estás trabajando, recuerda que el

nombre del libro se muestra en la barra de título de la ventana de

Excel.

Además, al abrir varios libros, en la barra de tareas de Windows

aparecen varias tareas, una por cada libro que has abierto en Excel.

Dependiendo de tu configuración de la barra de tareas, podrás ver

cada documento en esta barra de tareas por separado, de forma

independiente, o mostrar los documentos abiertos en cada programa

combinados o agrupados, tal como te muestro en la imagen inferior.

También puedes utilizar esta barra de tareas para ir de un

documento a otro, sin tener que acceder a ninguna opción de la Cinta

de opciones. Esto te puede ser muy útil al trabajar con más de un

documento a la vez. Por ejemplo, puedes copiar datos de un documento,

ponerte en otro documento a través de la barra de tareas y pegar los

datos allí.

E


2

Para organizar las ventanas de los libros que tenemos abiertos, utiliza el botón , que también está en el grupo de comandos Ventana.

Desde el cuadro de diálogo que aparece al pulsar este botón podemos organizar los libros o las ventanas abiertas en forma de mosaico (llenando toda el área de trabajo de Excel), horizontales (se colocan en ventanas horizontales llenando toda el área de trabajo), verticales (se colocan en ventanas verticales) o en cascada (se colocan una encima de otra, sin tapar sus títulos).

Para organizar solo las ventanas que tengas abiertas del libro actual, selecciona la casilla Ventanas del libro activo.

Si organizas las ventanas de los libros abiertos en forma de mosaico, horizontales o verticales, podrás ver los libros a la vez. Esto te puede ayudar si quieres comparar varios libros, cortar o copiar datos de uno a otro arrastrando con el ratón, etc.

Puedes moverte y trabajar en los libros normalmente, aunque se estén viendo en una ventana dentro del área de trabajo.

Para ir de un

elemento de

la barra de

tareas a otro,

puedes pulsar

la combinación

de teclas

+ .

Por ejemplo, si

tienes abiertos

dos libros de

Excel, puedes

pasar de uno a

otro pulsando

esta combina-

ción de teclas.

Si tienes más

programas

abiertos, apa-

recerán en la

barra de ta-

reas, y también

podrás pasar

a ellos

pulsando

+ .



Además, las ventanas que puedes ver en el escritorio de Excel puedes maximizarlas, haciéndolas grandes para que ocupen toda al área de trabajo, minimizarlas, haciéndolas más pequeñas y poniéndolas en forma de icono, e incluso ocultarlas.

Para minimizar una ventana de un libro, poniéndola en forma de icono, pulsa su botón de Minimizar , mientras que, para maximizarla, de forma que ocupe toda el área de trabajo de Excel, pulsa Maximizar .

Por otro lado, para hacer una ventana invisible, pulsa el botón Ocultar ventana . Las ventanas que hayas convertido en invisibles no se ven, pero siguen abiertas.

Para volver a mostrar una ventana que hayas ocultado, haz clic en el botón Mostrar ventana .

Además de hacer todo esto con las ventanas de varios libros que abramos, Excel también permite tener varias ventanas del mismo libro. Para ello, pulsa el botón del grupo de comandos Ventana.

De esta forma se creará una nueva ventana, que contendrá el mismo libro que tenías abierto. En la barra de título de la ventana aparecerá el nombre del archivo seguido de : (dos puntos) y un número, que indicará el número de ventana de ese libro.

Además, en la barra de tareas de Windows también aparecen varias tareas distintas, una para cada ventana del libro que hayas abierto.

Cualquier cambio que hagas en una de las ventanas también se verá en el resto de ventanas que tengas abiertas del libro.

Si tienes varias ventanas abiertas de un mismo libro, al cerrar las ventanas no se cierra el libro; el archivo se cerrará al cerrar la última ventana de ese libro.

2. CONFIGURAR PÁGINA

n el resto de la lección vamos a ver qué es lo que tenemos que hacer para imprimir en papel una hoja de cálculo.

Es importante revisar la ortografía de la hoja antes de imprimirla, para evitar que la hoja impresa tenga algún error de este tipo.

E

Ten en cuenta

que siempre

que crees un

nuevo docu-

mento, crees

una nueva

ventana de un

documento

abierto o cada

vez que abras

un documento

existente,

tendrá su co-

rrespondiente

icono o tarea

en la barra de

tareas.


4

Una vez ya hemos comprobado que no hay faltas de ortografía, podemos empezar a preparar la hoja para que quede impresa en papel como nosotros queramos. Podremos establecer los márgenes, indicar la orientación del papel, introducir encabezados y pies de página, etc.

Desde los grupos de comandos Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la hoja, que se encuentran en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, puedes establecer las opciones que se tendrán en cuenta a la hora de imprimir la hoja.

En las casillas del grupo de comandos Opciones de la hoja puedes indicar si quieres imprimir las líneas de división (es decir, la cuadrícula de la hoja de cálculo) y los títulos de columna y fila.

Incluso desde estas opciones puedes ocultar o mostrar estos elementos en la hoja que estás viendo en pantalla, independientemente de la opción que elijas para imprimir, desde las casillas Ver.

Desde el campo Escala del grupo de comandos Ajustar área de impresión puedes reducir o aumentar la ampliación de la hoja de cálculo, para que te ocupe más o menos páginas al imprimirla.

En lugar de indicar un porcentaje de escala, en los campos Ancho y Alto puedes indicar el número de hojas que debe ocupar la hoja de cálculo impresa. Al indicar un número de hojas en concreto, Excel ampliará o reducirá el tamaño de la hoja para que te quepa en el número de páginas que hayas puesto.

Desde la lista del botón puedes establecer el tamaño del

papel que utilizarás para imprimir la hoja.

Puedes revisar

la ortografía

pulsando el

botón ,

que está en la

ficha Revisar

de la Cinta de

opciones, o

pulsando la

tecla .



Desde el menú del botón puedes indicar la orientación

del papel, es decir, si el papel se colocará en posición horizontal o vertical al imprimir la hoja. En principio, Excel pone la orientación vertical, pero puedes cambiarla si lo necesitas.

Desde el menú del botón puedes elegir los márgenes que

se aplicarán a las páginas que imprimas.

El botón

permite

elegir una

imagen para

el fondo de la

hoja, que se

repetirá para

rellenar toda

la hoja. Sin

embargo, ten

en cuenta que

los fondos de

hoja no se

imprimen.


6

Un margen indica la distancia que existe entre el borde del papel y el texto impreso; en otras palabras, es el espacio que queda en blanco, sin imprimir, en cada uno de los cuatro bordes de una página.

En lugar de establecer las opciones de impresión desde los distintos botones de la Cinta de opciones, también puedes utilizar un cuadro de diálogo, que puedes mostrar desde las opciones Márgenes personalizados

o Más tamaños de papel de los botones y .

Este cuadro tiene otras opciones más avanzadas, además de las que ya hemos visto. También puedes acceder a este cuadro pulsando el Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos de comandos de esta

ficha de la Cinta de opciones o con el botón . En cada caso el

cuadro se abrirá en la ficha correspondiente.

En lugar de seleccionar alguno de los márgenes preestablecidos

desde la lista del botón , desde esta ficha puedes introducir los

que quieras.

En la ficha

Página del

cuadro Confi-

gurar página

puedes esta-

blecer opciones

sobre la orien-

tación, el ajus-

te de la escala,

el tamaño del

papel y la

calidad de la

impresión (ten

en cuenta que

la calidad de

impresión que

puedas poner

depende de la

impresora que

tengas en tu

ordenador).



Otro dato importante es el de la distancia del encabezado y del pie de página. El encabezado aparece en la parte de arriba de las páginas, y el pie aparece en la parte de abajo.

Tanto el encabezado como el pie de página deben situarse en el margen superior e inferior respectivamente; o sea, que tenemos que indicar una distancia más pequeña que estos márgenes.

En la parte de abajo de esta ficha puedes hacer que la hoja de cálculo se imprima centrada en la página, tanto horizontalmente (entre los márgenes izquierdo y derecho) como verticalmente (entre los márgenes superior e inferior).

En la ficha Encabezado y pie de página de este cuadro de diálogo puedes indicar qué texto quieres que aparezca como encabezado y pie de página. En estos dos elementos es normal poner datos como la fecha de la impresión, el número de página, el nombre de la persona que ha hecho la hoja, el nombre de la empresa, etc.

En las listas desplegables Encabezado y Pie de página, Excel tiene algunos datos ya preparados para que los utilices, aunque, si quieres, también puedes escribir tú mismo la información que tiene que aparecer.

Si tienes pocos

datos para

imprimir,

puede ser que

te interese

centrarlos

verticalmente,

para que no

sobre mucho

espacio en la

parte de

debajo de la

página y los

datos queden

mejor en la

página

impresa.


8

Para escribir el encabezado o pie que quieras, pulsa en el botón

Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.

Cuando vayas a crear un encabezado o un pie de página, podrás

utilizar tres secciones: izquierda, central y derecha. Estas tres secciones

representan la posición del encabezado o del pie en la página: si se

pondrá en la izquierda, en el centro o en la derecha de la página.

Al crear un encabezado o un pie personalizado, puedes utilizar

los botones de la ventana para poner varios elementos. Entre

las cosas que puedes insertar, están:

Número de página de la hoja impresa.

Número total de páginas de la hoja de cálculo.

La fecha o la hora actuales.

La ruta de acceso en el disco duro y el nombre del

archivo.

El nombre del archivo.

La etiqueta o nombre de la hoja.

Una imagen.

Además, también puedes cambiar el tipo de letra con el que se

imprimirá el encabezado o el pie. Para esto, selecciona el

encabezado o el pie que quieras cambiar y pulsa el botón

para elegir el tipo y tamaño de letra.

Finalmente, en la ficha Hoja puedes indicar otras características

importantes a la hora de imprimir. Por ejemplo, puedes indicar qué área

de la hoja de cálculo quieres imprimir, para lo que se usa el campo Área

de impresión.



También puedes indicar si quieres que se repita cierta información de la hoja de cálculo en cada una de las páginas impresas: deberás indicarlo en la sección de Imprimir títulos. Por ejemplo, esto te puede ayudar cuando tienes una lista larga de datos, y en la primera fila de la hoja de cálculo tienes los títulos o cierta información sobre los campos de la lista.

Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo indiques la referencia de alguna celda o de un grupo de celdas, mostrará el botón Contraer diálogo . Pulsando este botón, el diálogo se hará más pequeño, para que puedas indicar en la hoja de cálculo la celda o el conjunto de celdas que quieras.

En la sección Imprimir podrás indicar si quieres imprimir las líneas de división y los encabezados de filas y columnas, al igual que desde el grupo de comandos Opciones de la hoja de la Cinta de opciones, así como si la quieres imprimir en blanco y negro, imprimir los comentarios, etc.

Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en que Excel imprima la hoja de cálculo.

Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hoja de cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en una página aparte, después de imprimir todas las filas. Con la otra opción ocurre lo contrario: primero una página, después otra con las columnas de la derecha que no quepan...

Calidad de

borrador hace

que se imprima

en menor

calidad, con lo

que se impri-

mirá más rá-

pido. Si quitas

las líneas de

división tam-

bién se impri-

mirá la hoja

más rápido, al

igual que si la

hoja tiene

colores y selec-

cionas que se

imprima en

blanco y

negro.

También pue-

des seleccionar

un conjunto

de celdas y

establecer

este conjunto

como área de

impresión

pulsando el

botón

del

grupo de

comandos

Configurar

página de la

Cinta de

opciones.


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3. SALTOS DE PÁGINA

na vez hemos establecido los márgenes y otras características para la impresión, puedes ver dónde se pondrán los saltos de

página e incluso cambiarlos y ponerlos en el sitio que quieras.

Un salto de página es un elemento que sirve para dividir una hoja de cálculo en distintas páginas impresas, o sea, que indica dónde termina una página y empieza la siguiente. Excel pone los saltos de página, es decir, la separación entre una hoja de papel y otra, según la configuración de página que hayas puesto (el tamaño del papel, los márgenes, etc.).

Para acceder al modo en el que puedes ver y modificar los saltos de página, pulsa el botón Vista previa de salto de página , que está en la parte inferior derecha de la barra de estado.

La barra del zoom , que se ve a la derecha de la barra de estado, permite ajustar la ampliación de la hoja, para verla de más cerca o de más lejos. Para cambiar el nivel de zoom puedes mover el deslizador de esta barra o utilizar los botones Alejar o Acercar .

Para cambiar el zoom también puedes pulsar en el campo del Nivel de zoom o utilizar las distintas opciones del grupo de comandos Zoom, que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones.

Además, aparte de en la Vista previa de salto de página, también puedes utilizar estas opciones de zoom en la vista Normal de una hoja. Puedes utilizar estas características del zoom para acercarte o alejarte de una hoja, para ver más de cerca o más de lejos las distintas partes de una hoja o para apreciar mejor las distintas páginas que obtendríamos al imprimir la hoja, en la Vista previa de salto de página.

Cuando estás en el modo de Vista previa de salto de página, Excel te indica con una línea intermitente la situación de los saltos de página automáticos (los que ha puesto Excel según la configuración de página que has elegido), mientras que una línea más gorda muestra los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir.

Además, en el fondo de cada página puedes ver con letras grises el texto Página X, indicando en cada una cuál es esa página. El orden con el que se imprimirán es el indicado en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.

U

Tienes que

configurar la

página antes

de ver y cam-

biar los saltos

de página,

porque, si des-

pués cambias

algo de la

configuración

de impresión

(márgenes,

tamaño del

papel, área de

impresión...),

pueden cam-

biar los saltos

de página,

por lo que

tendrías que

volver a verlos

y ajustarlos.



Cuando cambies la situación de los saltos de página, Excel cambiará la escala de la hoja al imprimirla, es decir, su tamaño, haciéndola más grande o más pequeña para adaptarla a la nueva distribución de páginas.

Si observas el grupo de comandos Ajustar área de impresión de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, verás que, al cambiar la situación de los saltos de página, Excel puede cambiar la

escala de impresión que aparece aquí, para que las páginas se distribuyan como has indicado.

Ten en cuenta que este cambio de escala solo afecta a la hora de imprimir la hoja.

Además, al ver la hoja de esta manera también puedes establecer el área de impresión: si mueves las líneas gordas que indican este área, puedes hacerla más grande o más pequeña, para imprimir más o menos celdas de la hoja de cálculo.

También puedes añadir un salto de página manual. Para esto, selecciona la fila o columna a partir de la que quieres crear el salto y

elige la opción Insertar salto de página del menú del botón .

Puedes añadir

saltos de pá-

gina manuales

desde esta

vista o viendo

la hoja en

modo Normal.

En el modo de

Vista previa

de salto de

página, estos

saltos de pá-

gina se ven

como líneas

continuas.

Ten en cuenta

también que

puede pasar

que, al cam-

biar de sitio

un salto de

página, se

eliminen o

añadan otros

saltos, debido

al cambio de

tamaño de la

escala de la

hoja que hace

Excel.


12

4. IMPRIMIR

l último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es

comprobar cuál va a ser el resultado de esta impresión.

Puede ser que, al ajustar los saltos de página, hayas hecho que la

hoja de cálculo se vea a una escala muy pequeña, por lo que el texto

saldría pequeño y podría ser difícil de leer en la hoja impresa.

Por esto es importante comprobar cuál será el resultado real de la

impresión y cambiar todo lo necesario: márgenes, situación de los

encabezados, etc.

Excel dispone de la Vista preliminar, que permite ver cómo

quedará la hoja de cálculo o, mejor dicho, el área de impresión, antes

de imprimirla.

Para ver esta Vista preliminar de impresión, pulsa en la ficha

Archivo para mostrar la vista Backstage y selecciona la sección

Imprimir de esta vista.

En la parte derecha de esta sección puedes ver una vista previa de

toda la página, para que veas cómo queda su distribución, y también

puedes hacer un zoom y comprobar cuál será el resultado de la

impresión.

La página quedará impresa tal como la ves. Si el tamaño de la letra

fuera demasiado pequeño, deberías pensar en volver a ajustar los saltos

de página.

E



Puedes desplazarte entre las distintas páginas que se imprimirán con los controles de la parte inferior izquierda de la previsualización

, así como desactivar el botón Toda la página para ver más de cerca la página (si lo activas se mostrará toda la página en la previsualización).

Si activas el botón Mostrar márgenes , Excel te mostrará con unas líneas dónde está situado cada margen, así como el encabezado y el pie de página. Si quieres cambiar la distancia de algún margen, pon el ratón encima de la línea del margen que quieras cambiar y, cuando cambie la forma del cursor, arrastra el margen hasta donde lo quieras poner.

Desde los botones de la parte izquierda de esta sección Imprimir puedes establecer el intervalo de páginas a imprimir, el número de copias, la orientación, el tamaño del papel, etc.

Mediante el vínculo Propiedades de impresora podrás cambiar algunas características de la impresora que esté seleccionada.

Desde la primera lista del apartado Configuración puedes indicar qué es lo que quieres imprimir. Por defecto es el área de impresión que hayas indicado en la hoja activa, pero podrías imprimir todo el libro o solo una selección de celdas, si seleccionas las celdas a imprimir antes de acceder a esta sección.

El vínculo Configurar página permite acceder a este cuadro de diálogo, desde el que puedes ajustar los márgenes, encabezado y pie de página, escala, orden de las páginas, etc.

Una vez ya hemos comprobado que todo está bien, ha llegado el momento de imprimir finalmente la hoja de cálculo, para lo que puedes

pulsar el botón . De esta forma se enviará el libro a

impresión, con todos los ajustes que hayamos establecido.

La impresora

que aparece

inicialmente

en esta sección

es la que

tienes como

impresora pre-

determinada

en Windows,

pero puedes

utilizar cual-

quier otra

impresora que

tengas dispo-

nible, selec-

cionándola en

la lista

Impresora.

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