1. ingreso a la ventana de excel · los archivos habilitados para macros de excel tienen la ......

Microsoft Excel 2013 – Nivel I

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 1

CAPITULO 11. Ingreso a la Ventana de Excel

a. Para ingresar a la aplicación ExcelEn el escritorio de Windows hacer clic en el botónInicio y si existiese el icono de la aplicación Excel2013 hacer un clic en él. O si no, en el cuadro detexto de la parte inferior del menú Inicio de Windowsescribir la palabra EXCEL y presionar Enter.

Esto hará aparecer la ventana que se muestra acontinuación. En ella aparecerán al lado izquierdocomo se puede apreciar en la figura, una relación delos archivos recientes que se hayan utilizado enExcel; y en el lado derecho una galería de Plantillaslistas para ser usadas con diversos temas de trabajo.

Si su intención por ahora es simplemente ingresar ala ventana de hoja de Cálculo de Excel, entonceshaga un clic en la 1ra imagen de la galería: “Libroen blanco”, esto abrirá la ventana de trabajo de Excelcon un libro totalmente en blanco.


Pág. 2 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

2. La Hoja de Cálculo

b. La ventana de trabajo en ExcelSon hojas de cálculo que hacen fácil la creación y manipulación de tablas de datos.Esta Aplicación incluye muchas herramientas de cálculo, así como diferentes tipos deformato, representación gráfica de los resultados, análisis de datos y automatización detareas mediante la programación en Visual Basic.

c. Tamaño de la Hoja de CálculoColumnas: desde la A hasta la XFD (16,384 columnas)

Filas: 1’048,576 filasHojas en un Libro: Inicialmente tiene 3 hojas. Hasta un máximo de 255 hojas.

Cada Libro en Excel es un archivo en el que se pueden haber utilizado una o variashojas.

Los nombres de archivo estándar de Excel tienen la extensión: xlsx.

Los archivos habilitados para macros de Excel tienen la extensión: xlsm.

d. El Puntero de CeldaIndica la celda activa donde se puede ingresar o modificar un dato.

Cuadro de Rellenoo de Autollenado

Barra de Estado

Etiquetas de hoja

Puntero de celda

Encabezados de Columna

Encabezados de Fila

Botones de VistasBarra de Zoom

Barra deDesplazamientovertical

Ficha ArchivoFichas

Barra deAcceso rápido

Cinta deOpciones

Barra de fórmulas

Cuadro de Nombres

Botón Nueva hoja

Barra deDesplazamiento

horizontal



e. El Puntero del MouseDependiendo donde se ubique el puntero del mouse, este cambiará de forma pararealizar diferentes acciones en la hoja de cálculo:

En el interior de la celda. Para seleccionar celdas

En el borde del puntero de celda. Para copiar o mover celdas

En el cuadro de relleno. Para copiar en celdas consecutivas, o para rellenarseries de datos

f. Ingreso de datosPara escribir un nuevo dato en una celda o para reemplazar un dato allí existente:

1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea escribir un dato

2.- Escribir el dato y luego presionar Enter o desplazar el puntero a otra celda

Nota: Cuando se está ingresando datos en una celda, observe que al lado izquierdo de la Barra deEstado aparece el mensaje Introducir, y una vez escrito los datos en las celdas, al seleccionaruna de ellas, la barra de fórmulas mostrará el contenido de esta celda.

Para modificar un dato existente en una celda:

1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se encuentra el dato a modificar

2.- Hacer doble clic en la celda, o presionar la tecla de función [F2], o hacer clic enla Barra de Fórmulas

3.- Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato escrito en esa celda y luegopresionar Enter

Nota: Observe que en esta ocasión cuando se está modificando el contenido de la celda, en la barrade Estado aparece el mensaje Modificar.

g. Tipos de datosEn las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos:

Números.- Combinando dígitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, ylos dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco paranúmeros fraccionarios.



Ejemplos: 1234 Enteros721.45 Decimales

3 7/8 Fraccionarios (quebrados mixtos)

28/07/2013 Fechas03:15 Horas

Nota: No deben escribirse los números con comas de millar ni con el signo monetario, pues estospodrán ser agregados luego al dar formato a las celdas.

Textos.- Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otrocarácter del teclado.

Ejemplos: Carlos RoblesEmpresa Editora Florencia15 añosAlmacén #2428 de Julio del 201345+27+130-47C3+7-A21er Trimestre

Fórmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual “=”. Estos datos seencargan de realizar diversas operaciones con los demás datos de la hojade cálculo, utilizando para ello los operadores y las funciones.

Ejemplos: =45+27+130-47=C3+7-A2=A5*30%=SUMA(A1:A5)=PROMEDIO(A1:A5)=B4&H2

h. Selección de rangos de celdaUna vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrán seleccionarse para realizardiferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar,imprimir, graficar, ordenar, etc.

La selección de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con unacombinación de ambos.

Con el Mouse.- Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca paraseleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular.

Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrarel mouse sobre los encabezados de fila o columna.

Con el Teclado.- Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero decelda con las teclas de desplazamiento (,,, ).

Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el punterodel mouse varios rangos de celda.



Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clical final del rango de celdas.

A fin de poner en práctica lo que hasta aquí estamos aprendiendo, realizaremos a continuaciónun ejercicio en la hoja de cálculo.



Ejercicio Nº 1: Pagos a Proveedores

En una hoja de cálculo en blanco escriba los siguientes datos:

1.- Escriba el titulo Pagos a Proveedores en la celda A1

2.- En la celda A3 escriba la palabra Meses3.- Escriba Enero en la celda A4 y luego arrastre el cuadro de relleno hasta la celda

A8 para copiar los nombres de los demás meses

4.- En B3 escriba el texto Crédito, y luego digite debajo de ella los montos mensualesde cada deuda

5.- En C3 escribir el texto 1er Pago y luego arrastrar el cuadro de relleno hacia laderecha para copiar los títulos de las 4 cuotas de pago.

Cálculo de los 4 pagos para cada mes:

1er Pago.- Es un 35% de toda la deuda

1.- En C4 escribir la fórmula =B4*35%y presionar Enter

2.- Luego hacer doble clic en el cuadro de relleno de la celda C4 para copiar laformula hacia abajo.

Escrita la primera celda, arrastrar elcuadro de relleno para copiar cadaserie de datos respectivamente

Doble Clic Aquí



2do Pago.- Es un 60% de lo que resta aún por pagar

1.- En D4 escribir la fórmula =(B4-C4)*60%y presionar Enter

Nota: Observe que algunas fórmulas utilizan paréntesis para agrupar algunas operaciones. Esto sedebe a que las operaciones se realizan según su jerarquía. Esto se verá más adelante cuandose explique el uso de los operadores.

3er Pago.- Es la resta de toda la deuda menos los dos pagos anteriores.

1.- En E4 escribir la fórmula =B4-C4-D4 y presionar Enter

2.- Luego seleccionar el rango de celdas D4:E4 y hacer doble clic en el cuadro derelleno de la selección para copiar simultáneamente las dos fórmulas hacia abajo.

Si los cálculos son correctos, entonces la hoja deberá quedar como se aprecia en elsiguiente cuadro. Si fuera el caso, los resultados son mostrados con tantos decimalescomo quepan en la celda. Luego se le dará formato a estos resultados para definir lacantidad de decimales que se desean ver.

Para guardar el libro de Excel en un archivo:

Una vez terminado, hacer clic en la ficha Archivo, elegir Guardar como, luego clic enEquipo, y luego clic en el botón Examinar, y guardar el Libro en la carpetaDocumentos con el nombre: Pagos a Proveedores

DobleClic Aquí



El libro se guardará como: Pagos a Proveedores.xlsx

2. Cómo manejar los datos en la Hoja de CálculoUna vez que se han escrito datos en el interior de las celdas, es muy frecuente queestos datos se deseen mover hacia otro lado de la hoja, o se los desee copiar. Entoncesse pueden utilizar varios métodos para lograr este propósito:



a. Para Mover rangos de celda utilizando las opciones del menúcontextual o los botones de comando

1.- Seleccionar el rango que se desea mover.

2.- Llamar al menú contextual (clic derecho)/Cortar, o hacer clic en el botónCortar, o presionar las teclas Ctrl.+X.

Observe que alrededor del rango seleccionado aparece un borde móvil punteado.Esto indica que ese rango va ha ser movido.

3.- Seleccionar una celda destino donde se desea que el rango sea movido

4.- Presionar Enter.

El rango seleccionado originalmente desaparece y el contenido de sus celdasaparecerá en el sitio destino.

Nota: En vez de presionar Enter en el 4to paso anterior, también se puede hacer clic derecho y

elegir Pegar, o hacer clic en el botón Pegar de la ficha Inicio, o por último presionar lasteclas Ctrl.+V. Pero como verán, más fácil es presionar Enter.

b. Para Copiar rangos de celda utilizando las opciones del menúcontextual o los botones de comando

1.- Seleccionar el rango que se desea copiar

2.- Llamar al menú contextual (clic derecho)/Copiar, o hacer clic en el botónCopiar, o presionar las teclas Ctrl.+C.

Nuevamente alrededor del rango seleccionado aparece un borde móvil punteado,indicando que ese rango va ha ser copiado.

3.- Seleccionar una celda destino donde se desea que el rango sea copiado


En el sitio destino aparecerá una copia del rango seleccionado, y el borde móvilpunteado en el rango original habrá desaparecido, indicando que la acción decopiar ha finalizado.

Nota: En esta ocasión el presionar Enter en el 4to paso haría que se copie el rango pero una solavez. En cambio, si usted quisiera copiar dicho rango varias veces en diferentes lugares de la

hoja, entonces deberá llamar hacer clic derecho y elegir Pegar, o hacer clic en el botónPegar, o presionar las teclas Ctrl.+V, y esto tendrá que repetirlo en cada celda destino dondequiera una nueva copia, y cuando haya terminado de realizar todas las copias deberápresionar la tecla Esc para retirar el rango móvil punteado, con lo cual se dará por terminadala acción de copiar.

c. Para Mover o Copiar rangos de celda utilizando el Punterodel Mouse

1.- Seleccionar el rango que se desea mover o copiar.



2.- Ubicar el puntero del Mouse al borde del rango de celdas seleccionado. Elpuntero del Mouse deberá verse como una flecha blanca con cuatro puntas deflecha en su extremo.

3.- Si ahora desea Mover el rango solo tiene que arrastrarlo con este puntero delMouse hacia su destino. Si en cambio usted desea Copiar el rango, arrástrelotambién a su destino pero manteniendo presionada la tecla de Ctrl.

Nota: Este método de arrastrar con el Mouse para mover o copiar rangos de celda es práctico y másrápido, pero solo si el rango es pequeño y si el sitio destino se encuentra visible en la pantalla.Pero si el rango a mover o a copiar fuesen grande o si el sitio destino estuviese distante o enotra hoja del Libro, entonces lo más recomendable es utilizar el método anterior.

d. Para Copiar series de datos con el Cuadro de RellenoEn ocasiones se desea copiar una celda o un grupo de celdas pero en forma múltiple yen celdas adyacentes y consecutivas a la celda original. En ese caso lo más práctico yfácil es utilizar el puntero del Mouse y arrastrar el cuadro de relleno de la celdaoriginal.

Al obtener copias con el cuadro de relleno no siempre las copias son idénticas al datooriginal, sino que a veces la copia que se obtiene es lo que se llama una serie de datos.Esto ocurre por ejemplo cuando se copian los nombres de los meses del año (Enero,Febrero, Marzo, Etc.), o también cuando se copian los nombres de los días de la semana(Domingo, Lunes, Martes, etc.). Y, aunque estas son las dos únicas series de datosoficialmente definidas por Excel, también se pueden copiar otras muchas series dedatos, como veremos en el ejercicio que viene a continuación.

e. Para Borrar datos en las celdas1.- Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar.

2.- Presionar la tecla [Suprimir].

Nota: La tecla Suprimir, solo borra el contenido de las celdas, no el formato que estas puedan tener(color de texto, color de relleno, bordes, signo monetario, alineación, etc.)

Ejercicio Nº 2: Copiar Series de datos

Primero veremos cómo se copian aquellos datos que son considerados comoelementos de serie en Excel.

1.- En una hoja de cálculo en blanco, en lacelda A3escribir la palabra Enero y luegoarrastrar hacia abajo el cuadro de rellenode esa celda.

Como resultado se obtiene la copia de losdemás meses a partir de Enero.

2.- Ahora, en la celda B3 escriba la palabra Lunes y también arrastre su cuadro derelleno hacia abajo.



Los meses del año como los días desemana serán reconocidos comoelementos de serie, tanto si se losescribe en forma completa como enforma abreviada.

Nota: En el caso del mes de setiembre, el nombre del mes debe escribirse como Septiembre o Sep,porque de otro modo no será reconocida como elemento de una serie.

3.- Seguidamente escriba los siguientes datos y arrástrelos uno por uno con sucuadro de relleno hacia abajo.

Los datos que combinan números con texto, o los que combinan texto con númerosson copiados como series.

Los números ordinales 1er, 2do, 3er… o también 1ra, 2da. 3ra…Las fechas como 4/6/2011(en cualquiera de sus formatos: 4-Jun ó 4-Jun-11) y también lashoras, son consideradas como series de datos (3:15 sería copiado como 4:15, 5:15,6:15…etc)

Ahora veamos qué pasa cuando los datos que se copian no son considerados comoelementos de serie en Excel.

4.- En la fila 3 de la Hoja2 del libro actual, escriba estos datos y luego arrastre unopor uno sus cuadros de relleno.



Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copiantan iguales como fueron escritos en la celda. (Excel no sabe que después de laprimavera sigue el verano, el otoño y el invierno; ni reconoce los puntoscardinales norte, sur, este y oeste; ni tampoco está enterado de los nombres de losmiembros de la Sagrada Familia: Jesús, María y José.)

Los números para Excel, tampoco son elementos de series y serán copiados enforma idéntica como puede verse en la columna D.

A continuación veremos el efecto que produce la tecla de Control [Ctrl.] al momentode arrastrar el cuadro de relleno paracopiar una serie de datos.

5.- En la celda A3 de la Hoja3 escribala palabra Octubre.

6.- Luego, manteniendo presionada latecla de Ctrl. Arrastre el cuadro derelleno de esa celda.

7.- Haga lo mismo en la celda B3,escribiendo en ella el número 15 yarrastrando el cuadro de rellenopero manteniendo también presionada la tecla de Ctrl.

El resultado es el que puede verse en la figura adjunta.

La palabra Octubre que antes fue un elemento de serie, ahora con la tecla de Ctrl.es copiada como si se tratase de un texto cualquiera.

En cambio, el número 15 con ayuda de la tecla de Ctrl. Se ha convertido en unaserie de datos numéricos cuyo incremento es la unidad.

A raíz de esto podemos afirmar lo siguiente:

“La tecla de Ctrl. al momento de copiar con el cuadro de relleno inhibe la copiade los elementos de serie, o sea que todo los que antes era una serie dejara deserlo. Y solo en el caso de copiar un número con la tecla de Ctrl. hará que estenúmero se convierta en una serie que aumenta de uno en uno.”

Ahora veremos lo que sucede cuando se copia con el cuadro de relleno no una, sinovarias celdas seleccionadas.

8.- Inserte una nueva Hoja4 con el botón Insertar nueva hoja de cálculo o presioneShift+F11.



9.- En las celdas A3 y A4 escriba los números 3 y 6, luego seleccione ambas celdas yarrastre su cuadro de relleno.

Como resultado se obtiene una serie de números consecutivos que aumentan de 3en 3, porque la diferencia entre 3 y 6 son 3 unidades. (Si hubiéramos escrito 10 y 12.5,el incremento de la serie hubiese sido de 2.5)

10.- En las celdas C3 y C4 escriba nuevamente los números 3 y 6.

11.- Luego seleccione también ambas celdas pero arrastre su cuadro de rellenomanteniendo presionada la tecla de Ctrl.

En esta ocasión el resultado obtenido es copia de los 2 números exactamentecomo fueron escritos. Ya no son copiados como serie ascendente.

12.- En las celdas E3, E4 y E5 escriba Breña, Miraflores y San Borja.

13.- Luego seleccione las tres celdas y arrastre su cuadro de relleno.

El resultado es una copia idéntica de las tres celdas en forma sucesiva hastadonde sea arrastrado el cuadro de relleno. (Tenga presente que en este caso cuandose arrastran únicamente celdas con texto, la tecla de Ctrl. no tiene ningún efecto.)

3. Cómo utilizar los datos en la Hoja de Cálculo

a. OperadoresSon los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones conlos datos. Existen cuatro tipos de operadores:

Operadores Matemáticos:

ClicAquí



Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tiponumérico.

- Cambio de signo Ejemplos:

=10-4*2 2

=(10-4)*2 12

=20+ - 3^2 29

=20+ - (3^2) 11

=156*10%+3 315.6

% Porcentaje

^ Potenciación

* Multiplicación

/ División

+ Suma

- Resta

Operadores de Relación:

Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipoVerdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a compararpueden ser numéricos o de texto

> Mayor Ejemplos:

Si A4=20, D2=Martes, y H3=14/2/11

Entonces:

=A4*3>100 Falso

=D2<>”Viernes” Verdadero

=H3>”28/7/11” Falso

< Menor

>= Mayor igual

<= Menor igual

= Igual

<> Diferente

Nota.- Dentro de las fórmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas ylas horas deben escribirse siempre entre comillas.

Operador de Texto:

& ConcatenaciónEjemplos: Si A1=Puerta y A2=Azul

=”La “&A1&” es “&A2 La Puerta es Azul



Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Losdatos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero elresultado de estas fórmulas son datos del tipo texto.

Operadores de Referencia:

: Indica un rango Ejemplos:

=SUMA(A1:A5,C3,E9:E15)

=SUMA(A3:D5 B2:C7) SUMA(B3:C5)

, Indica unión

(espacio) Indica intersección

Los operadores de referencia se utilizan en las fórmulas para indicar qué se debe hacercon las celdas o los rangos de celdas.

Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia aun grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.

La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se deseanunir para una operación determinada.

El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar unaoperación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con todas las celdas enconjunto.

b. FórmulasSon datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datosescritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores.

Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haríamos así:

Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarquía de las operaciones, la mismafórmula anterior la tendríamos que escribir de la siguiente manera:

=C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4)

De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee utilizandopara ello las fórmulas de Excel.

Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas llegana ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las“funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas.

4

31)107(

4259

37

43

2

F

CD

BH

C



c. La Ficha Fórmulas y la escritura de funcionesUna manera práctica para escribir fórmulas que se usan muy a menudo, es haciendouso de la Ficha “Formulas”, la cual muestra en el grupo “Biblioteca de funciones”una lista de las funciones más utilizadas en Excel:

Pero la escritura de funciones la veremos con más detalle en el Capítulo3 de estemanual. Antes vamos a ver como se cambia la apariencia de las celdas en los cuadros,después de haber ingresado datos y calculado los resultados. A este cambio deapariencia de las celdas se conoce como dar formato a las celdas.



CAPITULO 21. Formato de Celdas

a. La Ficha InicioEl solo obtener correctamente los resultados en nuestros cuadros de Excel no essuficiente; también es necesario que estos cuadros tengan una apariencia que hagafácil su lectura y entendimiento. Para esto existe la posibilidad de cambiar laapariencia del contenido de las celdas con ayuda de la ficha Inicio y los botones deherramientas que se encuentran en los grupos Fuente, Alineación, Número, Estilos yCeldas:

Si se tiene el puntero del mouse sobre las celdas y se hace un clic derecho con él, apareceránla Minibarra de Herramientas, y además el menú Contextual, con diversas opciones cada

uno para hacer más fácil el dar formato a las celdas que se hayan seleccionado.

b. Para dar Formato a un CuadroEl el Cuadro de Pagos que se muestra en la siguiente figura solo se ingresaron datos,pero no se le dio formato alguno.

Minibarra de Herramientas

Menú contextual



1.- Seleccione el rango A1:F1 y utilice el botón Combinar y centrar, para poner eltitulo Cuadro de Pagos al centro del cuadro. Luego aumente el tamaño de fuentea 14 puntos, y subráyelo.

2.- Seleccione los títulos de la fila 3 y póngalos Negrita, Centrado, dele Color deFuente y Color de Relleno, luego coloque borde a cada una de sus celdas con laopción Todos los bordes.

3.- Finalmente seleccione las celdas con números y dele el formato Estilo millarespara separar con comas en cada millar y redondearlos a 2 decimales. De formasimilar dele formato a las demás celdas del cuadro (ver figura).

Negrita

Herramientas de bordes

Color de Fuente

Color de Relleno

Centrar



Nota: Para que la puntuación numérica de los datos que escriba en las celdas muestren coma demillar y punto decimal, es importante que se verifique la Configuración Regional de Windows,la cual deberá estar en el formato: Español Perú.

Para definir la Configuración Regional haga usted lo siguiente:

1. En el botón Inicio de Windows ingrese a Panel de Control y elija Reloj, Idioma y región; y luegoConfiguración regional y de idioma.

2. En la siguiente ventana, en la casilla desplegable Formato, seleccione Español (Perú), y luego clicen Aceptar. Finalmente cierre la ventana de Panel de Control.

Ejercicio Nº 3: Preparar un Cuadro de Pedidos de varios clientes

En un libro en blanco escribir los siguientes datos:



Luego completar el ingreso de datos que se muestra en la siguiente figura:

En la celda B5 escribir la formula =$B5*C5 y luego copiarla con el cuadro de rellenohasta la celda D9. Finalmente seleccione la celda D10 y utilice de la ficha Inicio elcomando de Autosuma para sumar todos los montos.

Escritas las formulas, el cuadro deberá verse con los siguientes resultados:

A continuación, vamos a darle formato al cuadro para mejorar la apariencia de este,para lo cual siga los siguientes pasos:

1. Seleccione A3:A4 y haga clic en el comando Combinar y centrar, luego haga clicen el comando “Alinear en el medio” para centrar verticalmente la palabraProducto.



2. Seleccione B3:B4 y haga nuevamente clic en el comando Combinar y centrar,luego haga clic en el comando “Alinear en el medio” para centrar verticalmentelas palabras Precio Unitario. Finalmente haga clic en el comando “Ajustar texto”para poner en dos filas el contenido de esta celda combinada.

3. Modifique el ancho de la columna A, haciendo doble clic entre los encabezadosde las columnas A y B, a fin de realizar un ajuste perfecto del ancho de estacolumna.

4. Seleccione C3:D3 y haga clic en el comando Combinar y centrar a fin de que lapalabra METRO se ubique al centro de estas 2 celdas.

5. Igualmente seleccione A10:B10 y otra vez haga clic en el comando Combinar ycentrar a fin de que la palabra TOTALES también se ubique al centro de estas 2celdas.

6. Seleccione las celdas C4 y D4 y haga clic en el botón de comando “Centrar”7. Presione Ctrl+* para seleccionar todo el rango A3:D10 y desplegando la

Herramienta de Bordes haga clic en la opción Todos los bordes, con la finalidadde cuadricular todo el cuadro.

Entonces el cuadro deberá verse así:

Ahora daremos formato a los datos numéricos:

8. Seleccionar los precios unitarios y dale formato estilo millares. Luego a la celda B5darle el formato monetario de soles.

9. Seleccionar el rango C5:C9 y luego clic en el botón de comando Centrar.10. A todos los montos darle el formato estilo millares, y a las celdas D5 y D10

solamente darles el formato monetario de soles.11. Poner en negrita los títulos de las filas 3 y 4, y también los totales de la fila 10.

Hasta este punto el cuadro deberá verse así:



12. A la celda con la palabra METRO pintarla el fondo de color amarillo y las letras decolor verde. Además darle el tamaño de fuente de 14 puntos.

13. Pintar el relleno de las celdas de las filas 5 y 6 del color que usted creaconveniente.

14. Pintar el relleno de las celdas A10:B10 de color negro, y las letras de color blanco.

Con todo esto ya tendríamos calculado el monto total del pedido del primer clienteMetro. Pero además de Metro, tenemos otros 3 clientes más: Wong, Plaza Vea, yTottus; a los cuales también vamos a calcularles en monto de sus pedidos.

Para calcular los pedidos de los demás clientes, seleccione el rango C3:D10 y arrastresu cuadro de relleno hacia la derecha hasta la columna J.



Luego cambie los nombres de los clientes y píntelos del color que corresponde a cadatienda. Seguidamente ingrese las cantidades de pedido de cada producto para cadacliente.

Para ingresar las cantidades de Plaza vea puede hacer lo siguiente:

- Seleccione el rango G5:G9- Escriba el número 120 y luego presione las teclas Ctrl+Enter, para que el numero

ingrese simultáneamente en todas las celdas seleccionadas.

Haga lo mismo anterior para ingresar las cantidades pedidas por Tottus.

Ahora, vamos a obtener los totales acumulados de cantidad y monto de todos losclientes. Para lograr esto haga lo siguiente;

1. Seleccione el rango I3:L10 y arrastre el cuadro de relleno hasta la columna L.2. En la celda K3 escriba la palabra TOTALES. Pinte el fondo de negro y las letras

blancas.3. Luego en la celda K5 escriba la formula =C5+E5+G5+I5 y cópiela hacia abajo4. Seleccione al rango A1:L1 y haga clic en el botón de Combinar y centrar. Luego

dele al título el tamaño de letra de 18 puntos, Subrayado y las letras de color rojooscuro.

Finalmente en la ficha Archivo elegir Guardar como, y guarde el archivo con elnombre Cuadro de Pedidos.



CAPITULO 31. Funciones en Excel: fórmulas simplificadas

a. Cuando utilizar las FuncionesCuando las fórmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muyfrecuente, lo más práctico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sinoun método abreviado para escribir esas fórmulas. Pero para escribir una función esnecesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en quedebe escribirse una función.

b. Cómo escribir las FuncionesTodas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus argumentos,que deben escribirse entre paréntesis y separados por comas:

=Nombre de función(Argumentos)

De las 339 funciones que ya existían en Excel 2007, la versión 2010 ha agregado 69funciones más, y la versión 2013 agregó 42 más, haciendo un total de 450 funciones,las cuales se clasifican ahora en las siguientes categorías:

Categoría Cantidad

Funciones de compatibilidad (con 2007) 40

Funciones de cubo 7

Funciones de base de datos 12

Funciones de fecha y hora 24

Funciones de ingeniería 54

Funciones financieras 55

Funciones de información 20

Funciones lógicas 9

Funciones de búsqueda y referencia 19

Funciones matemáticas y trigonométricas 75

Funciones estadísticas 105

Funciones de texto 27

Funciones Web 3

TOTAL 450



He aquí algunos ejemplos de las primeras funciones que veremos en este manual:

=SUMA(A3:A20)

=PROMEDIO(H4:J15)

=MAX(C2:C30)

=MIN(C2:C30)

=CONTAR(C2:C30)

=CONTARA(C2:C30)

=ENTERO(A3+3.1416)

=REDONDEAR(A3+3.1416)

=SI(E4>=0,RCUAD(E4),”No tiene Raíz”)=MES(“28/7/14”)

El comenzar a usar funciones, al principio puede parecer algo complicado. Como queesto de usar el Excel se estuviera volviendo cada vez más difícil, pero; muy por elcontrario, el disponer de funciones en la hoja de cálculo en realidad es de una granayuda; sino, mírelo de este modo:

Suponga que usted en su trabajo diario tiene que obtener regularmente la raíz cuadradade varios números cada vez. De seguro que no se pondrá a realizar estos cálculosmanualmente con lápiz y papel (además dudo que se acuerde como se extrae la raízcuadrada si es que alguna vez lo aprendió en la época de colegio) sino, que para ellorecurrirá a una calculadora de esas sencillas que tienen una teclita para calcular la raízcuadrada; así que nada más escribe el numero en la calculadora, presiona dicha tecla y… ¡listo!. De este modo para nadie es difícil hoy en día obtener la raíz cuadrada decualquier número.

Pues, algo así es la utilidad que nos brindan las funciones de Excel; usted no tiene quesaber de memoria como se realizan los diversos y tediosos cálculos que son necesariosobtener día a día en la empresa donde trabaja; sino que cada vez que necesite uncálculo determinado (de cualquier índole) pues, escribe la respectiva función ocombinación de funciones, seguidas de sus argumentos, y Excel se encargará dedarnos el resultado que esperábamos.

c. Uso de las Funciones más comunesVeamos en un ejemplo, los resultados quese pueden obtener usando algunas de lasfunciones más comúnmente utilizadas porla mayoría de las personas que trabajan conExcel. El siguiente cuadro muestra unarelación de personas a quienes se les haprogramado la fecha de su cita en unaClínica:

Las funciones como cualquier fórmuladeben empezar con un signo igual, y elresultado de ésta aparecerá en la mismacelda donde se escribe la función.



La Función SUMASuma de las edades de todos los pacientes:

=SUMA(B4:B11) Rpta: 39

Esta función considera solo las celdas con datos numéricos(ignora las celdas B7 y B8)

La Función PROMEDIOPromedio de edades de todos los pacientes:

=PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 6.5

No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico

La Función MAXEdad máxima de un paciente:

=MAX(B4:B11) Rpta: 11

Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado

La Función MINEdad mínima de un paciente:

=MIN(B4:B11) Rpta: 2

Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé porque no esun dato numérico)

La Función CONTARCantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada

=CONTAR(B4:B11) Rpta: 6

Esta función cuenta cuántas celdas tienen datos numéricos(las fechas son números)

La Función CONTARACantidad Total de pacientes

=CONTARA(B4:B11) Rpta: 7

Esta función en cambio cuenta cuántas celdas en total están ocupadas sin importar eltipo de datos

La Función ENTEROEdad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:

=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 6

La función Entero trunca la parte decimal del resultado

La Función REDONDEAREdad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1) Rpta: 6.5

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 7



La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valorcalculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear elresultado.

d. Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas

=REDONDEAR(E4/F$2,2)




En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del número defila hace que este número 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo.En cambio, si alguna fórmula en otra ocasión tuviese que ser copiada, no hacia abajo,sino hacia la derecha; entonces habría que escribir el signo $ antes de la letra de lacoordenada: $F2 para que al copiarse la fórmula, la letra F permanezca constante, deotro modo la letra aumentaría alfabéticamente a G, H, I… etc.A estas fórmulas así escritas con el signo de $, se las conoce como fórmulas concoordenadas absolutas.

En conclusión entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas según seael caso:

F2 coordenada relativa

F$2 coordenada con número de fila absoluta

$F2 coordenada con letra de columna absoluta

$F$2 coordenadas de fila y columna absolutas totalmente

Nota.- “Si una fórmula no va a ser copiada a ningún lado, entonces no es necesario que tengacoordenadas absolutas de ningún tipo”.

Ejemplo:

Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente fórmula:

=$C4+F$2/$E$3-25

Cuando presione la tecla Enter la celda se llenará de numerales: #########Esto ocurre porque la formula en realidad está realizando una división entre cero, locual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante,sino, qué es lo que ocurre con la formula, cuando ésta es copiada.Para ver en la celda no el resultado, sino la fórmula que usted escribió, haga losiguiente:



En la ficha Formulas, grupo Auditoría de fórmulas, hacer clic en el comandoMostrar formulas. Entonces la formula en la hoja de cálculo se verá así:

=$C4+F$2/$E$3-25

Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como verá, los números de lascoordenadas de celda que no tienen dólar, han aumentado. (el número 25 no es unacoordenada de celda, por esto permanecerá siempre constante)

=$C4+F$2/$E$3-25=$C5+F$2/$E$3-25=$C6+F$2/$E$3-25=$C7+F$2/$E$3-25

Ahora copie la fórmula de la celda A1 hacia la derecha usando el cuadro de relleno. Elresultado se verá como en la siguiente figura.

=$C4+F$2/$E$3-25 =$C4+G$2/$E$3-25 =$C4+H$2/$E$3-25=$C5+F$2/$E$3-25=$C6+F$2/$E$3-25=$C7+F$2/$E$3-25

La letra de la coordenada que no tenía dólar ha aumentado alfabéticamente, pero lasque tenían dólar han permanecido constantes.

Ahora veamos otro ejemplo donde será necesario utilizar funciones que se encarguende tomar decisiones por cuenta propia para ayudarnos a realizar cálculos utilizandopara ello ciertos criterios de razonamiento lógico.

El siguiente es una Tabla de Sueldos de varios empleados de una empresa, donde sedesea aumentar de diferentes formas los sueldos de estos empleados. La labor demodificar sueldos matemáticamente hablando, es una tarea relativamente sencilla si sedispone de herramientas de cálculo y de los criterios ya establecidos para saber aquiénes y en qué forma se aumentaran los sueldos. El problema está en que losaumentos por lo general no son para todos por igual de manera uniforme, sino queunos tienen más aumento que otros en base a decisiones estudiadas de antemano, yque ahora nosotros debemos llevar a cabo dichos cálculos, y si son muchos losempleados y además cada empleado tiene una manera diferente de calcular su aumentode sueldo, entonces la labor se volvería muy tediosa si no fuera que podemos contarcon la ayuda de las funciones lógicas de Excel.



Ejercicio Nº 3: Realizar aumentos en una Tabla de Sueldos

Veamos pues. En la hoja de cálculo se tiene el Cuadro de Remuneraciones de variosempleados (aquí ahora vemos solo 10 empleados, pero suponga que se trata de varioscientos). Este cuadro muestra los datos de cada empleado y el monto de sus sueldosactuales, y en el transcurso de 5 meses y por razones de un convenio laboral en laempresa, ellos van a recibir paulatinamente varios aumentos de sueldo:

A continuación presentamos las condiciones de aumento para los sueldos:

Aumento 1.- Todos los empleados por igual tendrán en este mes unaumento equivalente al 10% de su sueldo actual.

En la celda E4 escribir y copiar la siguiente fórmula:

=D4*10%

Como resultado se tendría entonces el siguiente cuadro:



Nota.- Para escribir el titulo Aumento Enero en dos filas de una sola celda, escriba primero lapalabra Aumento, presione Alt+Enter, y escriba Enero; luego presione Enter.

La Función SILa sintaxis de la función es la siguiente:

=SI(Condición lógica, Acción1, Acción2)

Donde:

Condición lógica Es una expresión que contiene un operador de relación (>, <, >=,<=, =,<>).

Acción1 y Acción2 Son cualquier tipo de dato válido para escribirse en una celda

Usar la función SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en unamisma celda, pero solo uno de los datos será el resultado de la función. Si la expresiónlógica resulta ser Verdadera, entonces la acción1 es la respuesta de la función, encaso contrario si es Falsa entonces la acción2 sería la respuesta de la función.

Aumento 2.- Todos los que tengan un sueldo menor a 1500 tendrán unaumento del 10%, sino el aumento será solo del 5%..

En la celda F4 escribir y copiar la siguiente fórmula:

=SI(D4<1500,D4*10%,D4*5%)

Los aumentos de este caso entonces serían los que se aprecian en el siguiente cuadro:

Aumento 3.- Los que tengan un sueldo menor a 1500, o los que tengan elcargo de Vendedor; tendrán un aumento del 10%. Y los queno cumplan ninguna de las condiciones anteriores, entoncespara ellos el aumento será solo del 5%..

En la celda G4 escribir y copiar la siguiente fórmula:

V

F



=SI(O(D4<1500,C4=”Vendedor”),D4*10%,D4*5%)

Esta fórmula tiene ahora que realizar previamente una doble comparaciónlógica. Primero verifica si el sueldo es menor que 1500 y también verificasi el cargo es Vendedor. Ambas comparaciones están encerradas entreparéntesis y se le antepone la letra “O”, lo que significa que bastará conque una de las 2 condiciones se cumpla (no es necesario que ambas seanverdaderas) para que se efectúe el primer cálculo del 10% de aumento; y sininguna de las 2 condiciones se cumple entonces se ejecutaría el segundocálculo del 5% de aumento. Como puede verse, cuando la función O seantepone a las dos condiciones lógicas, entonces no es necesario queambas sean verdaderas, es suficiente con que una de ellas sea cierta paraque se ejecute la acción1.

Nota.- Si en una fórmula hay que escribir un texto, como es el caso de la palabra Vendedor, estapalabra deberá estar entre comillas, y además deberá escribirse de igual modo como estáescrito en la tabla de sueldos, es decir, si en la tabla se escribió la palabra sin acento entoncestampoco hay que ponerlo, o quizás en la tabla si tenía acento o estaba en plural o en singular,entonces en la formula también deberá escribirse del mismo modo. Las mayúsculas ominúsculas no se toman en cuenta.

El cuadro con el Aumento 3 se vería entonces así:

Bonificación.- En esta ocasión y por ser el mes de la Secretaria, solo se daráuna bonificación del 8% a las secretarias siempre y cuandoestas ganen menos de 1500; a las demás secretarias y al restode los empleados se les dará una bonificación de 45 soles.

En la celda H4 escribir y copiar la siguiente fórmula:

=SI(Y(D4<1500,C4=”Secretaria”),D4*8%,45)

Esta nueva fórmula es parecida a la anterior pues también hay queverificar dos condiciones lógicas, con la diferencia que ahora si esnecesario que ambas sean verdaderas para que haya el aumento del 8%,por esta razón ahora se antepone la función Y. Note además que lasegunda acción ya no es un cálculo matemático de porcentaje, sino que esuna cantidad fija de 45 soles.



El cuadro con la Bonificación sería el siguiente:

Aumento de Mayo.- Este último mes se harán 3 diferentes clases de aumentoteniendo en cuenta el monto actual de su sueldo básico en lacolumna C. Para esto observe la gráfica siguiente:

Los que ganen menos de 1500 soles tendrán 20% de aumento,de 1500 hasta 2000 soles tendrán 15% y los que ganen más de2000 soles tendrán 10% de aumento.

En la celda I4 escribir y copiar la siguiente fórmula:

=SI(D4<1500,D4*20%,SI(D4<2000,D4*15%,D4*10%))

Como existen tres cálculos diferentes de aumento, pero la función SI solotiene la posibilidad de escribir 2 acciones, entonces se escribe una funciónSI dentro de otra función SI (a esto se conoce como funciones SI anidadas) de estemodo la primera función SI calcula el primer aumento y la segundafunción SI se encarga de los otros dos aumentos restantes.

Nota.- En todas las fórmulas de Excel cada vez que se abre un paréntesis debe haber otro que locierre. Observe que en la formula anterior, al haber 2 funciones SI anidadas, al final esnecesario cerrar con 2 paréntesis.

FV

VF



Finalmente el cuadro con los aumentos de Mayo quedaría así:

Como hemos podido ver, los cálculos en la tabla de sueldos han sido calculados en cada mespor una sola fórmula, a pesar que los aumentos individuales para cada empleado erandistintos. Pero la función SI se encargó por nosotros de tomar las decisiones de cómo obtenerestos aumentos y sin importar cuantos empleados tenga la empresa.

A continuación vamos a ver cómo se puede extraer la información de una tabla como la quehemos obtenido. Por ejemplo, cómo haríamos para averiguar en la tabla cual es el sueldo quegana Luisa, o cual fue el aumento que ella recibió en Marzo. Tenga en cuenta que Luisa puedeser una de los cientos de empleados que existen en la tabla, y se desea encontrar estainformación en forma rápida.

Para casos de búsqueda de datos como los descritos en el párrafo anterior, existen variasfunciones; y una de ellas es la que vamos a ver a continuación, la función BUSCARV.

Pero antes de explicar el manejo de la función BUSCARV, es necesario aprender cómo sepueden dar nombres de rango a las celdas.



2. Nombrar Rangos de Celda

a. Cuándo nombrar un Rango de Celda

Como ya hemos visto, las fórmulas y las funciones en muchas ocasiones hacenmención a celdas o también a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango deceldas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo más prácticoes darle un nombre a este rango, y de allí en adelante en vez de escribir lascoordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Paranosotros será más fácil recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda deese rango.

b. Cómo dar Nombre a un Rango de Celda

Para nombrar un rango de celdas existen dos maneras de hacerlo, y ambas se puedenusar por igual.

Primera forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.

2.- En la ficha Formulas/ Nombres definidos, elegir la opción Asignar nombre a unrango.

3.- En la ventana de diálogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar alrango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa enmayúsculas o minúsculas)

4.- Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

Escribir aquí elnombre que desea

darle al rango



Segunda forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.

2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de Nombres que se encuentra en la parteizquierda de la barra de fórmulas sobre los encabezados de columna.

3.- Escribir en el casillero el nombre que se le quiere dar al rango.


Un vez nombrado un rango, este podrá ser usado de allí en adelante en cualquierfórmula o en cualquier orden de menú de Excel cada vez que se tenga que hacerreferencia a ese rango.



Ejemplo:

Suponga que se tiene un cuadro con la relación de los montos de pago de variosclientes y al rango B4:B16 se le ha dado el nombre de rango PAGOS.

Entonces…Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podríamos utilizar la funciónautosuma:

Antes se tenía que escribir la formula así:

=SUMA(B4:B16)

Ahora que B4:B16 tiene el nombre PAGOS, la formula podría escribirse así:

=SUMA(PAGOS)

Este rangose llamaPAGOS



Ejercicio Nº 4: Obtener una Boleta de Remuneraciones

El libro del ejercicio anterior que calculaba aumentos de sueldo posee dos hojas:

Remuneraciones.- Contiene la relacion de los empleados de la empresa con suscargos, sueldos y aumentos.

Boleta.- Contiene un modelo simple de boleta de remuneraciones.

Cabe la aclaración, que en el siguiente ejercicio no se va a confeccionar una Boleta deRemuneraciones formal como las que en realidad se usaría para el pago de losempleados en una empresa, sino que solamente nos va a servir de ejemplo para

entender cómo es que se obtienen los datos deuna tabla. En los ejercicios más avanzados alfinal del curso ya se verán soluciones finalespara casos más completos.

Como se puede ver en la figura, la Boleta deRemuneraciones ya está formateada: el Titulocentrado, las celdas con bordes y color derelleno.

En esta boleta se desea que al escribir el DNIde un empleado en la celda B3, en el resto delas celdas de la boleta aparezcaninmediatamente los datos de este empleado, loscuales serían traídos del Cuadro deRemuneraciones. Para lograr esto hay querealizar lo siguiente:

Dar el nombre SUELDOS al rango delCuadro de Remuneraciones:

1.- En la Hoja1: Remuneraciones, seleccionar el rango de la tabla de sueldos A3:I13.

2.- Hacer un clic en la casilla de Cuadro de nombres, escribir la palabra SUELDOSy presionar Enter.

La Función BUSCARVLa sintaxis de la función es la siguiente:

=BUSCARV(Dato,Rango de Tabla,# Columna,Orden)

Donde:



Dato Es una celda que contiene el dato a buscar

Rango de Tabla Es un cuadro de varias filas y columnas que contieneinformación de la cual se desea extraer una en especial enbase al dato que se está buscando. En esta tabla la primeracolumna debe contener la lista de datos a buscar.

# de Columna Indica de cuál de las columnas de la tabla será extraída lainformación que al final sería la respuesta de la función.

Orden Es un argumento opcional que puede valer 0 ó cualquier otronúmero (Falso o Verdadero). Si es 0, la búsqueda del dato enla tabla se hará en forma exacta, y la tabla no tienenecesariamente que estar ordenada. Si es 1 (o se omite esteargumento) entonces la búsqueda será aproximada pero latabla deberá estar ordenada ascendentemente de acuerdo a laprimera columna.

Esta función se utiliza para extraer información relacionada con un dato; pero primerotiene que encontrar el dato en la tabla y luego extraer la información que se encuentraen una de las celdas a la derecha del dato dentro de la tabla.

Nota.- La función BUSCARV solo buscará verticalmente el dato en la primera columna de la tabla, ysi no lo encuentra, ya no lo buscará en las demás columnas, y la respuesta de la función seríael mensaje de error: #NA! (no encontrado).

Para obtener el Nombre del empleado en la Boleta

1.- En la Hoja2: Boleta, en la celda B3 escribir un DNI.

2.- En la celda B5 escribir la siguiente fórmula:

=BUSCARV(B3,SUELDOS,2,0)

Esto significa que la función BUSCARV leerá el DNI del empleado en lacelda B3, luego buscará en la primera columna del rango llamadoSUELDOS al DNI del empleado, y cuando lo encuentre traerá de lacolumna 2 el nombre del empleado, y esa será la respuesta de la función.El 0 al final de la función significa que la búsqueda del DNI del empleadose hará en forma exacta.

Para obtener el Cargo, el Sueldo y los diferentes Aumentos

1.- En la celda B6 escribir la siguiente fórmula:

=BUSCARV(B$3,SUELDOS,3,0)

Note que la fórmula para obtener el cargo del empleado es idéntica a laque se usó para obtener el nombre, con la única diferencia que el númerode columna es 3 en vez de 2, ya que el cargo se encuentra en la terceracolumna de la tabla. Esto quiere decir que para obtener el sueldo y losaumentos hay que copiar esta fórmula y luego nada más cambiar elnúmero de columna respectivamente según la información que se deseeextraer del empleado.

Además, si ésta fórmula se desea copiar hacia abajo entonces el primerargumento de la función deberá escribirse B$3.



2.- En las celdas B7 hasta B12 copiar las siguientes fórmulas:







Nota.- Una manera de evitarse el trabajo de escribir manualmente los numero de columna en cadauna de las formulas, seria escribiendo en la celda B5 la siguiente formula y luego copiarla enel rango B6:B12 con el cuadro de relleno:

=BUSCARV(B$3,SUELDOS,FILA(A2),0)

La función FILA da como resultado el número de fila de una celda escrita dentro de lafunción. Como lo que se desea para obtener el cargo del empleado es que el tercer argumentode la función BUSCARV sea el numero 2 entonces se ha escrito en vez del 2 la funciónFILA(A2) cuya respuesta es 2 justamente, pero igual hubiera sido si se hubiera escritoFILA(M2) o FILA(P2) con tal que sea una celda de la fila 2. Cuando se copie la formula haciaabajo la celda A2 se convierte en A3, A4, A5, etc. dando como respuesta el número 3, 4, 5, etc.que era lo que se deseaba en cada formula.

Para obtener el Pago Total

1.- En la celda B14 escribir la función:

=SUMA(B7:B12)

La Boleta de Pago quedaría entonces así comose ve en el cuadro adjunto.

Y si se escribe el DNI de otro empleado en lacelda B3 entonces las funciones BUSCARVdeberán traer al instante los datos de ese otroempleado.



CAPITULO 41. Listas de Datos: ordenamiento y búsqueda

a. Qué es una Lista de DatosEs un grupo de varias columnas consecutivas de celdas ocupadas con datos en suinterior, y donde cada columna tiene un tipo homogéneo de datos. Por ejemplo:

b. Cómo ordenar una lista de datos usando los botones deherramientasUna de las formas más fáciles de hacer que Excel ordene una lista de datos como la

del ejemplo anterior, es utilizando los botones de herramientas orden ascendente:

Ordenar de A a Z y orden descendente: .Ordenar de Z a A, que se encuentran enla ficha Datos.

Por ejemplo, para ordenar la lista ascendentemente por el Nombre de cada socio

1.- Seleccionar una celda de la columna B, como la celda B6 por ejemplo.

2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Ordenar de A a Z.

La lista entonces se vería así:



Ejercicio Nº 5: Intersección de rangos y uso de la funciónINDIRECTO

Para entender mejor el manejo de listas de datos, vamos a llevar a cabo un nuevoejercicio en el cual se desea llevar el control de los pedidos de artefactos de variosclientes.

En una Hoja de cálculo se tiene una lista de Precios, y una lista de Pedidos deartefactos eléctricos.

El cuadro de pedidos en realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidosen total. Pero como se ve, aún falta calcular el monto total de cada uno de los pedidos,así como los precios de cada artículo pedido; para lo cual primeramente vamos aescribir las fórmulas que nos ayuden a obtener estos datos faltantes.

Cómo obtener los Precios de cada Pedido:

Primeramente vamos a dar nombres de rango a cada columna y a cada fila de la listade precios. Realice usted entonces las siguientes acciones:



1.- Seleccionar el rango de la lista de precios B3:E6.

2.- En la ficha Formulas, grupo Nombres definidos, elegir el comando Crear desdela selección y aparecerá una ventana de diálogo.

3.- Verificar que estén marcadas las casillas Fila superior y Columna izquierda, yluego presionar Enter.

4.- Luego en la celda H11 escribir la siguiente fórmula:

=INDIRECTO(E11) INDIRECTO(F11)

La función INDIRECTO se encarga de extraer el nombre de rango que se encuentraescrito en la celda E11, para que luego éste se intersecte con el otro nombre de rangoescrito en F11. El espacio en blanco escrito entre las dos funciones INDIRECTO es elque le ordena a Excel que intersecte los rangos. El resultado es el precio que seencuentra entre la intersección de la fila Lavadora y la columna LG de la lista deprecios cuyos rangos fueron previamente nombrados en los pasosNº2 y 3.

5.- Copie esta fórmula hacia abajo con un doble clic en el cuadro de relleno.

Para obtener el cálculo de la columna Total:

6.- En la celda I11 escribir la fórmula que multiplique la cantidad por el precio:

=G11*H11

7.- Seguidamente copie igualmente esta fórmula hacia abajo con un doble clic en elcuadro de relleno.

La Función INDIRECTO

La sintaxis de la función es la siguiente:

=INDIRECTO(Referencia)

Donde:

Referencia Es una coordenada de celda o un nombre de rango dentro del cualexiste escrito otra referencia de celda o nombre de rango.



Esta función le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referenciamisma, sino el nombre de rango que está escrito dentro de la referencia.

c. Manejo de Listas de DatosPara trabajar con listas de datos es muy útil conocer algunas de las herramientas másusadas de la ficha Datos y en la ficha Insertar; estas son:

Ordenar listas

Filtrar datos

Obtener Subtotales múltiples

Crear Tablas dinámicas

Consolidar múltiples cuadros

Ejercicio Nº 6: Manejo de una Lista de Pedidos

Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estaría completa, pero si sedesea analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, oque artículos y cual vendedor atendió el pedido, entonces la labor es muy complicadadebido a que la lista se encuentra totalmente desordenada.

Veamos ahora un método más completo para ordenar listas de datos.

d. El Comando Datos/Ordenar

Ordenar la lista para que lo usen en Almacén:

Suponga que el día de mañana hay que realizar la entrega de todos los pedidos quecorresponden al mes de Enero, así que podríamos imprimir una copia de esta lista depedidos y entregarla al encargado del almacén para que vaya cargando el camión contoda la mercadería. Pero, como ya se ha visto, al estar desordenada la lista, ésta haríaque el trabajo de extraer las diferentes cajas de artículos del almacén sea una laboralgo difícil que llevaría quizás a errores de confusión de pedidos y se estaríaentregando un pedido por otro.

Entonces, lo que se va ha hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando lospedidos por meses, es decir los de Ene luego Feb y finalmente Mar. De este modo setendría separada ya toda la relación de pedidos que corresponden al mes de Ene.

Luego en la misma lista también se ordenará para cada mes los artículos, o seaTelevisores, Lavadoras y Refrigeradoras por separado, y finalmente cada artículo a suvez se ordenará según las diferentes marcas, Daewoo, LG y Samsung.

Para poder lograr este ordenamiento se procederá de la siguiente forma:

1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo).



2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Ordenar, y aparecerá la siguienteventana de diálogo:

3.- Elegir las 3 columnas a ordenar y adicionalmente también el criterio deordenación. Clic en Aceptar, y entonces el cuadro de pedidos se vería así:

Nota: Si el rango de la lista que se desea ordenar tiene los títulos de las columnas en la primera fila:Mes, Tienda, Distrito, etc., entonces en la ventana de diálogo, en la opción “El rango de datostiene fila de encabezamiento” hay que verificar que esté marcado el botón de opción Si, puesde otro modo la fila de títulos también se ordenaría como si fuese un registro más.



Ordenar la lista para que lo use el que realiza la entrega con el camión:

Una vez cargados todas las cajas de productos en el camión, el conductor deberá realizar lasentregas de los pedidos a cada uno de los clientes que se encuentran en diferentes distritos dela ciudad, los cuales están indicados en la lista, pero para esta ocasión, no están ordenadoscomo se desearía.

Ahora, vamos a realizar un nuevo ordenamiento, y para este caso se deberán ordenar lospedidos en base a los lugares de entrega y a los clientes, tal como se observa en la siguienteventana de diálogo:

Entonces el cuadro de pedidos será fácil de usar para ir de distrito en distrito y realizarordenadamente la entrega según los clientes que haya en cada lugar.

El Cuadro se vería como se muestra en la siguiente figura:

e. El Comando Datos/Filtro

Filtrar la lista para consultar ciertos pedidos:

Sabemos que la lista en total era de 90 pedidos. Pero, sin importar cuantos existan entotal, en cierta ocasión se desea saber cuántos de los pedidos que se entregaron enEnero, fueron de Daewoo. Y en otra oportunidad, se desearía saber cuántos pedidos en



el distrito de San Miguel fueron vendidos por el vendedor Salazar. Y así por el estilo,se pueden necesitar realizar diferentes consultas a la lista.

Esto se puede lograr con la ayuda del comando Datos/Filtro; y se procede de lasiguiente forma:

1.- Seleccionar una celda cualquiera del Cuadro de Pedidos.

2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Filtro, entonces el cuadro de pedidosse vería así:

Observe que al elegir el comando Filtro, los títulos en la fila 10 del cuadro ahora muestranunos botones de lista desplegable. Estos son los botones de filtro, que se van a utilizar pararealizar las consultas a la lista.

A continuación vamos a realizar diversas consultas sobre los pedidos de los clientes:

Cuántos pedidos del mes de Enero son de TelevisoresDaewoo?

1.- Hacer un clic en el botón de filtro del Mes,desactivar la casilla (Seleccionar Todo) y elegirla opción Ene. Luego Aceptar.

Esto hará que de la lista de 90 pedidos soloqueden visibles los que pertenecen al mes deEne, los demás pedidos quedarán ocultos.

2.- Luego hacer un clic en el botón de filtro delArtículo y elegir la opción Televisor.

3.- Finalmente hacer un clic en el botón de filtro dela Marca y elegir la opción Daewoo.

Clic aquí



.

Como se observa, existen entonces 6 pedidos que cumplen con la condición que sehabía solicitado: (Televisor Daewoo para Enero)

Nota: Cuando se realiza el filtrado de una lista, los encabezados de fila muestran los números de filade color azul, así como también aparecen unos iconos de embudo en los botones de aquellostítulos en los cuales se ha realizado una elección de filtro.

Para volver a mostrar la lista de pedidos completa

1.- Hacer un clic en el comandoBorrar

Y la lista vuelve a mostrar las filasocultas y los encabezados de filaya no aparecen de color azul sinootra vez de color negro.

Cuántos pedidos de Salazar son de Refrigerador para la tienda Elektra?

1.- Elegir en los botones de filtro las opciones Salazar, Refrigerador y Elektrarespectivamente.

Clic aquí



Si además de obtener el filtro anterior se desea sumar la cantidad total deartefactos de estos 4 pedidos, entonces se puede utilizar el botón de herramientasAutosuma, pero lo que ocurre en realidad no es la escritura de la función Suma,sino de la función Subtotales.

Observe que en la figura está seleccionada la celda G101 en la cual aparece elnúmero 238, que en realidad es el resultado de la fórmula que está visible en labarra de fórmulas. Esta función está sumando el rango G11:G100, pero la funciónsolo considera las celdas que se encuentran visibles e ignora las celdas que se hanocultado por acción del filtro.

La Función SUBTOTALESEsta función posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango deceldas, sino 11 diferentes operaciones de cálculo:

=SUBTOTALES(# de operación, Rango a calcular)

Donde:

# de operación es un número del 1 al 11 que indica la operación a realizar:

1 Promedio2 Contar3 Contara4 Máximo5 Mínimo6 Producto7 Desviación estándar8 Desviación estándar de la población9 Suma10 Varianza11 Varianza de la población

Rango a calcular Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filaspor acción de un filtro.

Para obtener los Subtotales de la fila 101

1.- Seleccionar la celda G101. (No seleccione la columna, sino una sola celda)

2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma.


La fórmula que se habrá escrito será la siguiente función:

=SUBTOTALES(9,G11:G100)

El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado.



4.- Luego seleccionar la celda I101.

5.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma.


La fórmula en esta ocasión será:

=SUBTOTALES(9,I11:I100)

7.- A continuación copie con el cuadro de relleno el contenido de la celda G101 haciala celda F101 que está a su izquierda.

8.- Luego seleccionando la celda F101, en la barra de fórmulas modifique la formulacambiando el número 9 por el número 3.

=SUBTOTALES(3,F11:F100)

Con esto, la función contará la cantidad visible de celdas ocupadas en el rango,dando como resultado la cantidad de pedidos que existen en la lista filtrada.

Nota: Si estando escritas las funciones SUBTOTALES, se realizase un nuevo filtrado a la lista depedidos, entonces estas funciones se recalcularán automáticamente.

Cuál de las Tiendas tiene la mayor cantidad de pedidos en Enero?

1.- Elegir el menú Datos/Ordenar y Filtrar/Borrar.

2.- Filtrar los pedidos de Ene.

3.- Filtrar al cliente Hiraoka.

En la celda G101 aparecerá que Hiraoka tiene para Abril la cantidad de 6 pedidos.

4.- A continuación filtrar al cliente Elektra.

En la celda G101 aparecerá que Elektra tiene la cantidad de 10 pedidos.

5.- Y si luego se filtra al cliente Carsa.

Entonces en la celda G101 aparecerá que Carsa tiene la cantidad de 15 pedidos.

Cuántos pedidos de Carsa para Enero tienen un monto entre 500 y 1000 soles?

1.- Hacer clic en el botón de filtro del título Monto y elegir Filtros de número/FiltroPersonalizado.

2.- En la ventana de diálogo elegir las opciones que se ven en la figura y luego hacerclic en Aceptar.



La lista deberá dar los siguientes resultados:

Hasta ahora, hemos podido ver como los filtros nos permiten obtener reportes depuradosen base a diferentes criterios. Sin embargo; por ejemplo en el caso de querer averiguarcuanto fue el acumulado vendido por cada uno de los vendedores de un determinadoarticulo; los filtros y la función Subtotales si nos dan esa respuesta, pero; ésta solución nonos permite comparar simultáneamente las ventas de todos los vendedores al mismotiempo, sino que los va mostrando uno por uno a medida que cada uno de estosvendedores es filtrado.

O sea que si queremos averiguar quién es nuestro mejor vendedor del mes, lo que habríaque hacer es filtrar las ventas del primer vendedor y anotar el monto de sus ventas

obtenido por la función Subtotales al final de la lista, luego filtrar al segundo vendedor yanotar también su resultado y así sucesivamente hasta tener los resultados de todos losvendedores calculados. Bueno, esto no es muy difícil de hacer si solamente son tresvendedores como en nuestra lista de ejemplo, pero; imagínense que tenemos 15, o 100, otal vez muchos más vendedores; en este caso, averiguar quién es el mejor vendedor seconvertiría en una tarea muy ardua y tediosa.

Para poder comparar varios resultados de subtotales al mismo tiempo existe otraherramienta en el manejo de listas; esta es la opción del comando Datos/Subtotal queveremos a continuación. Pero antes vamos a retirar de la lista los botones de filtro y lasfórmulas de Subtotales de la fila 101.

1.- Seleccionar todas las fórmulas de Subtotales que se encuentran en la fila 101 ybórrelas con la tecla Suprimir.

2.- En la ficha Datos elegir el comando Filtro.

Desaparecerán los botones de Autofiltro de nuestra lista de pedidos y la lista severá entonces como en su forma original, y estarán nuevamente visibles los 90pedidos.

e. El Comando Datos/SubtotalPara averiguar quién es el mejor de nuestros Vendedores

1.- Seleccione una de las celdas con el nombre de un vendedor, y haga clic en el

botón de herramientas Ordenar de A a Z.

Esto hará que los pedidos se ordenen alfabéticamente por vendedor

2.- En la ficha Datos elegir el comando Subtotal



Aparecerá entonces la siguiente ventana de diálogo:

Elegir en la ventana las opciones señaladas y luego clic en Aceptar.

En la lista de pedidos inmediatamente aparecerán subtotales al final de cadavendedor, y a la izquierda de la hoja de cálculo aparecerán también los botonesde Agrupar y Esquema.

Elegir Vendedor

Elegir Suma

Verificar que seencuentren marcadas con

un check las opcionesCantidad y Total.

Clic aquí

Botones de Agrupar yEsquema



3.- Hacer un clic en el botón número 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a laizquierda de los encabezados de columna.

Esto hará que desaparezcan la relación de pedidos de la lista y solamente quedenvisibles los subtotales por cada vendedor.

4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en

el comando Ordenar de Z a A.

Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarán de mayor a menor, con locual tendremos una lista de vendedores ordenada según su record de ventas. Conesto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino también quién es elque menos ha vendido.

Para averiguar quién es el mejor de nuestros Clientes

1.- En la ficha Datos/Subtotal hacer clic en el botón [Quitar todos]

Esto hará que desaparezcan los subtotales de los vendedores.

Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quién era elmejor vendedor, pero ahora tomamos en cuenta la columna de Tienda.

2.- Seleccione una de las celdas con el nombre deuna Tienda, y haga clic en el botón de

herramientas Ordenar de A a Z.

3.- En la ficha Datos/Subtotal, elegir las opcionesque se muestran en la ventana de diálogoadjunta, y luego clic en el botón [Aceptar]

4.- A continuación clic en el botón 2.

5.- Finalmente seleccionar el monto total de unode las Tiendas y hacer un clic en el botón de

Ordenar de Z a A.

De este modo se podrá averiguar en forma similar, cuál es la marca más vendida, ocual es el mejor mes de venta, o también cual es el artículo que nos brinda mayoresingresos.

1 2 3



CAPITULO 51. Gráficos en la Hoja de Cálculo

Los gráficos son el método más útil y práctico para analizar de manera más objetiva losresultados numéricos que pueden obtenerse en nuestros cuadros. Además que en Excel lacreación de los gráficos es una labor muy sencilla y relativamente rápida.

Ejercicio Nº 8: Graficar un Cuadro de Exportaciones

a. Para crear un Gráfico de Columnas verticales1.- En una hoja de cálculo en blanco escriba el siguiente Cuadro de Producción:

2.- Seleccione el rango A3:D9 en el cuadro de Producción.

4.- En la ficha Insertar elija el comando Columna y en la galería haga clic en laopción Columna agrupada 3D.



Al aparecer el grafico, utilice el mouse para mover y cambiar el tamaño de estearrastrando los bordes del gráfico. Al arrastrar con el mouse el borde del grafico (elpuntero del mouse muestra una flecha en cruz de 4 puntas) el gráfico se podrádesplazar de un lugar a otro. Si en cambio señala los puntos blancos al borde delgráfico (el puntero del mouse muestra una flecha de 2 puntas) podrá arrastrarlospara cambiar el tamaño del gráfico a fin de ubicarlo tal como se observa en lasiguiente figura:

Si el grafico se encuentra seleccionado se activará automáticamente en la cinta deopciones la ficha Diseño de la barra de Herramientas de gráficos, y junto con laficha Diseño estará también la ficha Formato. Las dos fichas servirán para diseñar, ydar diferentes formatos al grafico recién creado. La ventana de Excel entonces se veráasí:



Modifique el Diseño del gráfico:

1.- En la ficha Diseño, abra la galería Diseño rápido y elija el Diseño5 para agregartítulos y una tabla de datos en la parte inferior del gráfico:

2.- Escriba “Producción del Año 2014” como título principal en el gráfico y también“Miles de Paquetes” como título del eje vertical. Luego señale la tabla de datos ycuando aparezca el mensaje “tabla de datos” haga un clic para seleccionarla; yluego en la ficha Inicio cambie el tamaño de Fuente a 8 puntos.



2.- Ahora vamos a poner la producción mensual una encima de otra. En la fichaDiseño/Cambiar tipo de grafico aparecerá una ventana de dialogo en la cual deberáelegir la figura Columna 3D apilada como se muestra en la figura, y luego Aceptar.

Al lado derecho del grafico aparecen tres botones de diseño rápido. Estos botones sonlos siguientes: Elementos de gráfico, Estilos de gráfico, y Filtros de gráfico.



3.- Haga un clic en el botón Estilos de grafico/Estilo/Estilo6, tal como se muestra en lafigura anterior. El grafico se verá entonces así:

4.- Luego haga un clic en el botón Estilos de grafico/Color/Color3.

5.- Luego señalando los Planos laterales hacer un clic derecho y elegir Formato deplanos laterales.



6.- Seleccione RELLENO/Relleno con degradado, y en Degradados preestablecidoshacer clic en el color Foco de luz superior – Énfasis 5.

7.- En el grafico seleccione el Plano inferior. Luego en el panel de tareas de la derechaelegir Relleno sólido, y en Color elegir Blanco, Fondo1.

8.- Haga un clic en el botón de diseño rápido Elementos de Grafico y marque lasopciones Etiqueta de datos, Leyenda, y desactive la opción Tabla de datos, tal comose muestra en la figura.



9.- Haga un clic en una de las columnas y en la barra de tarea de la derecha elijaOpciones de serie, y en Ancho del intervalo dele el valor de 60% tal como semuestra en la siguiente figura.

10.- Ahora de va a agregar al grafico los meses Abr, May y Jun. Seleccione el rangoE3:G9 y presionar Ctrl+C. Luego seleccione el grafico con un clic dentro de él, ypresione las teclas Ctrl+V.

Finalmente el grafico deberá verse así:



b. Para crear un Gráfico de Sectores CircularesOtro tipo de gráfico muy utilizado es el gráfico de sectores circulares, Este gráfico seemplea cuando se quiere mostrar los datos en forma porcentual. Veamos el siguientecaso para graficar la Producción en el mes de Abril.

Gráfico de Sectores Circulares:

1.- Seleccionar los rangos A3:A9 y E3:E9 (la columna de marcas y los datos del mesde abril). Luego en la ficha Insertar haga clic en el comando Circular y en lagalería elija la opción Gráfico circular 3D.

2.- Aparecerá el siguiente grafico en la pantalla. Muévalo con el mouse y ubíquelosobre el rango H10:M24.

3.- Haga un clic en el botón Estilos de Grafico/Estilo/Estilo7

4.- En la barra de tareas de la derecha elija RELLENO/Relleno con imagen ytextura, y luego haga clic en el botón Archivo, y elija un archivo de imagen parael fondo del gráfico.

5.- En la misma barra de tareas de la derecha elija BORDES/Esquinas redondeadas.



5.- Seleccione uno de los sectores del gráfico y separe del grafico el sectorcorrespondiente a la producción de Scott arrastrándolo con el mouse radialmentehacia atrás. El grafico deberá verse como se muestra a continuación.



c. Para crear un Gráfico de LíneasEste otro tipo de gráfico también es muy común de usar. Para esta ocasión vamos agraficar como líneas la variación que sufren las producciones de cada producto amedida que pasan los meses.

Gráfico de Líneas:

En esta ocasión vamos a crear un nuevo gráfico, con las producciones de las 3primeras marcas de productos.

1.- Seleccionar el rango A3:G6.

2.- Ficha Insertar/Grafico de líneas/Líneas con marcadores, tal como se muestra enla figura siguiente:

Scott22%

Kotex24%

Suave5%

Huggies14%

Familia27%

Roll8%

PRODUCCIÓN DE ABRIL



Aparecerá este gráfico al centro de la pantalla:

3.- Mueva el grafico arrastrando el borde del mismo para ubicarlo debajo de los 2anteriores gráficos, y luego cambie su tamaño como se muestra en la figurasiguiente:



2.- Seleccionar este tercer gráfico y con el botón de formato rápido Estilos de graficoelija el Estilo9, y con el botón Elementos de grafico marcar: Títulos de ejes yEtiquetas de datos, como se aprecia en las siguientes figuras:

3.- En el título principal escriba: VARIACION MENSUAL DE LA PRODUCCIÓN,con 14 puntos de tamaño de fuente y Negrita; y en el rotulo del eje verticalescriba: Miles de Paquetes y dele un tamaño de 12 puntos, y Negrita.

4.- Clic derecho en la leyenda y elija Formato de leyenda…, luego en la barra detareas del lado derecho, en Posición de la leyenda marque la opción Hacia laderecha. Póngale Negrita y 12 puntos de tamaño a esta leyenda.

5.- En el botón de formato rápido Estilos de gráfico, en la ficha COLOR, elijaColor3.

6. Seleccione el fondo del área de trazado, y elija la ficha Formato/Relleno deforma/Color negro.



Tendríamos entonces éste gráfico:

Finalmente las gráficas deberán verse así:



d. Para crear un Minigráfico de LíneasEn la versión 2010 y 2013 de Excel hay ahora la posibilidad de crear Minigráficos, queno son otra cosa que unos gráficos diminutos que aparecen en el interior de una celda.Estos gráficos pueden ser de Línea, de Columna o de Ganancia o pérdida.

Para crear minigráficos de Línea haga lo siguiente:

1.- Seleccionar el rango H4:H9 y en la ficha Insertar elegir Minigráfico de Línea.

2.- Seleccionar el rango B4:G9 y luego clic en Aceptar.

3.- Seleccionar la Ficha Diseño de Herramientas para minigráficos.

4.- En el comando Color de marcador/Marcadores, elegir el color Verde.



5.- En el comando Color de marcador/Punto alto, elegir el color Azul.

6.- En el comando Color de marcador/Punto bajo, elegir el color Rojo.

e. Formatos condicionales de iconos y barras horizontales1.- En el rango I4:I9 calcular con autosuma el total de la producción de enero a

junio con la siguiente formula: =SUMA(B4:G4).

2.- Seleccionado el rango I4:I9 en la Ficha Inicio/Formato condicional/Conjunto deiconos, elegir 5 flechas de color como se muestra en la figura siguiente.



3.- En la celda J4 escribir =I4 y copiar esta fórmula en J5:J9

4.- Seleccionar J4:J9 y en la Ficha Inicio/Formato condicional/Barra de datos elegiruno de los modelos de barra que se muestra.

5.- Seleccionado J4:J9, en la Ficha Inicio/Formato condicional/Administrar reglas;seleccionar en la ventana la regla Barra de datos y clic en el botón Editar regla…

Luego en la siguiente ventana marcar la casilla Mostrar solo la barra, y luegoAceptar

.



6.- En el rango K4:K9, escribir y copiar la siguiente fórmula para el cálculo delporcentaje: =I4/SUMA(I$4:I$9), y luego darle el formato de porcentaje.

f. Para crear un gráfico simple de barras horizontalesLo que veremos a continuación no es un gráfico propiamente dicho como losanteriores que hemos creado. Este grafico simple, es el resultado de unas fórmulasescritas en las celdas donde se desea ver un gráfico de barras horizontales, quepermitan comparar algunas cantidades numéricas existentes en las celdas adyacentessituadas a la izquierda.

Para obtener el resultado de la imagen anterior haga lo siguiente:

1.- En la celda L4 escribir la fórmula: =REPETIR(”█”,L4/32)(El carácter █ se escribe con el código ASCII: Alt+219)

Luego copiar esta fórmula hacia abajo hasta la celda J8.

2.- A continuación, seleccione una a una lasceldas con estas fórmulas y dele los colores defuente que desee. (Utilice el comando de color de

fuente, no el de color de relleno)

3.- Finalmente en las celdas L3 y M3 escriba los números 250 y 500; deles formato ybordes, tal y como se ve en la figura anterior.

Celdas con formato condicional deBarras de datos

Gráfico con laFunción REPETIRMinigráfico



Ejercicio Nº 9: Grafica de Ecuaciones

a. Para crear un Gráfico de Coordenadas Cartesianas XY1.- En una hoja de cálculo en blanco escriba el siguiente Cuadro:

2.- Seleccione el rango C3:D3 y en la Ficha Inicio elija Combinar y Centrar, luegoAlinear a la izquierda y Aumentar sangría una vez. Repita este procedimientopara el rango C4:D4.

3.- En la celda B7 escribir la fórmula: =10*A7+150, y luego copiar esta fórmulahacia abajo.

4.- En la celda C7 escribir la fórmula: =3*A7^2+5, y luego copiar también estafórmula hacia abajo.

Para crear el gráfico continuar con los siguientes pasos:

5.- Seleccionar el rango A6:C27

6.- En la Ficha Insertar elegir Grafico de Dispersión/Dispersión con líneas rectas.



7.- Ubicar el grafico en el rango E6:J27 y en el botón de diseño rápido Estilos degráfico, elegir el Estilo 6.

8.- Ubicar el grafico en el rango E6:J27 y en el botón de diseño rápido Estilos degráfico, elegir el Estilo 6.

9.- Clic derecho en el borde del gráfico y elegir Formato del área del gráfico. (estohará aparecer el Panel de tareas al lado derecho de la ventana de Excel). En laparte inferior de este panel active la casilla “Esquinas redondeadas”



10.- En el panel elija Opciones de áreas de trazado/Relleno/Relleno sólido/Colornegro

11.-Seleccione la leyenda en el gráfico, y en el panel elija Opciones deleyenda/Opciones de leyenda/Inferior.

12.- Seleccionada la leyenda, en la Ficha Diseño/Seleccionar datos:

Seleccionar en Entradas de leyenda (Series) la Y1, y clic en el botón Modificar,luego al aparecer la siguiente ventana, haga clic en la celda A3 de la hoja decálculo y Aceptar.

Repita lo mismo para la leyenda Y2. La ventana de dialogo se verá entonces asícomo se muestra a continuación; y finalmente Aceptar.



15. Seleccionada aun la leyenda en la Ficha Formato, en los botoncitos Abc Abc, elegiruno de los modelos de la primera fila (fondo blanco con borde de color).

16. Seleccionar ahora el título del gráfico, y con el mouse haga clic en la barra defórmulas y escriba allí el signo igual, y luego haga clic en la celda A1, aparecerá=Hoja1!$A$1; finalmente presionar Enter. El grafico deberá verse entonces así:

Ahora vamos a desplazar el eje vertical Y hacia laizquierda:

17. Seleccionar el eje X, y en el panel de la derechaelegir Opciones del Eje/Opciones del eje/El ejevertical cruza/Valor del eje, y en la casilla detexto de la derecha escribir -15 y presionarEnter.

18. Seleccionar en el grafico la línea de la parábola,y en el panel de la derecha elegir Opciones deserie/Línea/Línea sólida, además Ancho: 4 pto.

19. Seleccionar en el grafico la línea recta, y en elpanel elegir Opciones de serie/Línea/Líneasólida, además Ancho: 4 pto. Y en Tipo deguion elegir Punto cuadrado.

0

50

100

150

200

250

300

350

-15 -10 -5 0 5 10 15

Gráfica de Coordenadas Cartesianas XY

Y1 Ecuación de la Recta: Y2 Ecuación de la Parábola:



Para pegar las ecuaciones de la recta y la parábola dentro del gráfico:

20. Seleccionar el rango C3:D4 y presionar Ctrl+C, luego seleccionar la celda F3 y en laFicha Inicio/Pegar/Otras opciones de pegado/Imagen vinculada(M).

21. En la ficha Formato/Estilos de imagen, elegir el primer modelo: Marco sencillo,Blanco. Luego arrastrar esa imagen dentro del grafico como se muestra en lasiguiente figura:

22. Finalmente guarde el archivo con el nombre Gráficos de Producción.xlsx



CAPITULO 61. Inmovilizar títulos en filas y columnas

Si se tiene un documento de muchas filas y columnas, que no caben en la pantalla, ¿cómohacer para poder mirar los datos en las filas y columnas sin perderse dentro de ellas?, yesto es así; ya que los títulos de las columnas no serían visibles si nos movemos muyabajo; y si nos vamos hacia la derecha sobre las ultimas columnas del cuadro, de igualmodo ya no veríamos a quien pertenecen esos datos pues las primeras columnas sehabrían ocultado en la pantalla.

Para solucionar este problema en Excel existe la posibilidad de inmovilizar los títulos enfilas y columnas, y la manera de lograrlo se explica a continuación:

a. Para inmovilizar paneles en la ventana de ExcelAbra un documento de Excel que contenga gran cantidad de filas y columnas escritas.Para nuestro caso abriremos una Planilla de Salarios de Obreros.

Como puede verse, si nos desplazamos en la hoja hacia abajo, ya no veríamos los títulosde la fila 7, y de igual manera si nos movemos hacia la derecha para ver los demás rubrosde pago, ya no veríamos de cual obrero son esos datos.



La solución es la siguiente:

1. Acomodar las columnas y filas del cuadro a fin de que estén visibles los títulos quedeseamos inmovilizar en la pantalla, tal como se observa en la figura anterior

2. Luego ubicar el puntero en la celda C8.3. Llamar a la Ficha Vista/Inmovilizar/Inmovilizar paneles.

4. De este modo, le hemos indicado a Excel que todas las filas que se encontrabanencima del puntero de celda (filas de la 1 a la 7), y las columnas situadas a laizquierda del puntero de celda (columnas A y B) se queden inmóviles, y ya no seescondan al movernos en el cuadro. Entonces podremos irnos a cualquier parte delcuadro, y siempre veremos los títulos de la fila 7 y los códigos y nombres de losobreros, como puede verse en la siguiente figura:

5. Si en todo caso, ya no se desea tener los paneles inmóviles y se quiere volver alestado normal de la hoja, se llama a la Ficha Vista/Inmovilizar/Movilizar paneles.



2. Dividir la ventana de Excel en seccionesCuando en una hoja de Excel existan diversos cuadros y tablas que por estar distantesentre sí no es posible verlos simultáneamente en la pantalla; allí es donde se puederecurrir a dividir la pantalla en secciones y desplazarse en casa secciónindependientemente para poder así ver los cuadros o tablas que deseamos.

a. Para Dividir secciones en la ventana de ExcelAbra un documento de Excel que contenga en una de sus hojas varios cuadros distintos.Para nuestro caso usaremos este archivo cuyo contenido son varios cuadros con créditosbancarios del año 2010 al 2014, y sus correspondientes tablas de tasas máxima y mínima,como se puede ver en la siguiente imagen.

Si se deseara ver en pantalla para comparar el cuadro de créditos bancarios del año 2010y del año 2013; dado que estos cuadros están muy separados uno del otro se hace muydifícil verlos simultáneamente, entonces; lo que se puede hacer es dividir la ventana endos y que cada sección muestre la parte de la hoja que se desea ver. Entonces haríamos losiguiente:

1. Acomodar visible en pantalla el cuadro del año 2010 y seleccionar la celda A12.2. Elegir la ficha Vista/Dividir.

3. Luego estando el puntero en la sección inferior desplazar esta hacia abajo paramostrar en ella el cuadro de créditos bancarios del año 2013, tal como se aprecia enla siguiente imagen.



4. Si luego, se desea retirar la división de secciones; sin importar donde se encuentre elpuntero de celda, bastará con que en la ficha Vista vuelva a hacer clic en el comandoDividir, y la división de secciones desaparecerán, regresando la ventana a su estadooriginal.

Dividir la ventana en 4 secciones:

También es posible realizar una división cuádruple de la ventana. Esto nos permitiría versimultáneamente no solo cuadros que están distantes verticalmente, sino tambiéndistantes horizontalmente.

5. En este caso ubique en pantalla el cuadro del año 2010 y seleccione la celda H146. Luego elegir la ficha Vista/Dividir.7. A continuación desplazar cada sección para poder ver e ellas los cuadros y tablas que

se desean.



3. Manejo de ventanasCuando se tenga un documento de Excel donde se hayan utilizado varias hojas del libro,quizás se desee ver simultáneamente varias de estas hojas en la pantalla; allí es donde sehace necesario crear múltiples ventanas en Excel para ver el contenido de las diferenteshojas de un mismo documento. A continuación pasamos a describir como se realiza lacreación de ventanas en Excel.

b. Para crear una nueva ventana en la pantalla de ExcelAbra un documento de Excel que contenga varias hojas utilizadas como la que se muestraa continuación en este ejemplo. El libro que se ha abierto contiene una hoja de Facturas,otra de Boletas, de Pedidos, una hoja de Lista de Precios, otra de Registro de Ventas, yuna de Clientes.

Para crear diferentes ventanas múltiples, siga los siguientes pasos:

1. Elija la Ficha Vista/Nueva ventana, por 2 veces.

c. Para Organizar las ventanas en la pantalla de Excel2. Ahora elija la Ficha Vista/Organizar todo, y en la ventana que aparece elegir la

opción Mosaico y hacer un clic en Aceptar.



3. La pantalla aparecerá dividida en 3 partes. En la ventana de la izquierda seleccionarla hoja Pedido, en la ventana superior seleccione la hoja Precios; y finalmente en laventana inferior seleccione la hoja Registro. Aparecerá la siguiente imagen en lapantalla:

Si tuviera abiertos otros libros de Excel, al elegir la opción Organizar Todo, entoncestambién estos otros archivos de Excel se mostrarían simultáneamente con las ventanas dellibro anterior.

Si uno no desea ver otros archivos de Excel abiertos, sino solo las ventanas del libroactual; entonces al organizar las ventanas, marque en la ventanita de dialogo Organizarventanas, la casilla de la opción Ventanas del libro activo.

Si se abriesen dos archivos en dos ventanas verticales, estas se podrían poner en paraleloy luego sincronizarlas para poder comparar los datos que cada archivo tenga en susrespectivas listas. Para esto se utilizarían los comandos de la ficha Vista/Ver en paralelo,y luego Vista/Desplazamiento sincrónico.



CAPITULO 71. Imprimir la Hoja de Cálculo

Una vez terminado el trabajo en la hoja de cálculo, hay la necesidad de imprimir nuestrotrabajo. Esto puede consistir en imprimir todo el contenido de las hojas de cálculo oquizás solo se desee imprimir parte de él, o únicamente imprimir los gráficos. Acontinuación pasamos a describir como se realiza la impresión de documentos en Excel.

a. Para imprimir un documento de una sola paginaVamos a imprimir el archivo Gráficos de Producción.xlsx, entonces; abra el archivo ymuéstrelo en la pantalla. Luego siga los siguientes pasos:

1. Elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá la siguiente imagen en la pantalla:

Como puede verse, el documento no aparece completo en el papel, el grafico estarecortado, y lo que quisiéramos es que se imprima completo y en una hoja tamaño A4dispuesta horizontalmente y centrada.

2. Primeramente en las opciones del lado izquierdo cambiar la Orientación Vertical porOrientación horizontal.



3. Luego de ser necesario cambiar el tamaño de papel Carta por el tamaño de papelA4.

4. Ahora con el mouse haga clic en la opción Configurar página situado en la parteinferior, y en la ventana que aparece, en la ficha Márgenes, en la opción Centrar enla página de la parte inferior activar las casillas: Horizontalmente y Verticalmente.Luego Aceptar.

El documento estará entonces listo para ser impreso. Solo bastara con elegir cuantascopias desea imprimir y luego haga clic en el botón Imprimir.



b. Para imprimir únicamente un gráfico de Excel

Ahora vamos a imprimir el grafico de coordenadas cartesianas por separado en una hojade papel.

1. En la hoja de cálculo, seleccionar el grafico que se desea imprimir haciendo un clicdentro de él.

2. Elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá la siguiente imagen en la pantalla:

3. Como se verá, y sin importar de qué tamaño o tipo haya sido el grafico elegido, estegrafico ya estará listo y centrado para ser impreso. Solo tendrá que hacer clic en elbotón de imprimir.



c. Para imprimir un documento de varias páginas.

Vamos a imprimir un documento semejante al cuadro de pedidos de artefactos eléctricos,desarrollado en un capitulo anterior de este manual.

1. Abra el archivo de Cuadro de Pedidos, y elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá laventana de vista previa de impresión en la pantalla.

Como puede verse, el listado de pedidosno aparece completo para imprimirse en elancho del papel. Habrá que realizarentonces lo siguiente:

2. Con el mouse haga clic en la opciónConfigurar página situado en la parteinferior, y en la ventana Configurarpágina aparecerán 4 fichas comopuede verse en la figura adjunta.

3. En la Ficha Página: En Ajuste deescala, marque la opción “Ajustar a 1página de ancho por 10 de alto”. Y enTamaño del papel, elija el tamaño A4.



4. En la Ficha Márgenes: En “Centrar en la página” marque la casilla Horizontalmente.

5. En la Ficha Encabezado y pie de página: Haga un clic en el botón Personalizarencabezado…

En la ventana Encabezado que se muestra a continuación, haga un clic en la Secciónderecha y escriba: “Pag.” luego haga un clic en el botón Insertar número depágina, seguidamente escriba la palabra “de” y luego haga clic en el botón Insertarnúmero de páginas, y Aceptar

Número de página Número de páginas



Ahora haga un clic en el botón Personalizar pie de página…

En la ventana Pie de página que se muestra, haga un clic en la Sección izquierda yescriba su nombre y apellido, seleccione lo escrito y con el botón Aplicar formato altexto dale tamaño de letra de 6 puntos. En la Sección central, ingrese la fecha y horautilizando los botones correspondientes. Y en la Sección derecha inserte la Ruta delarchivo con el botón respectivo. Finalmente haga clic en Aceptar, y Aceptarnuevamente. Entonces vera la vista preliminar del documento como se muestra acontinuación:

Insertar Ruta del archivoInsertar Fecha y Hora

Aplicar formato al texto

Avanzar y retroceder páginasMostrar márgenes

Toda la página o Zoom



Para lograr que se repita en todas las páginas los títulos del Cuadro de Pedidos, se debehacer lo siguiente:

6. Salir del modo vista preliminar presionando la tecla Esc.7. En la Ficha Diseño de página/Imprimir títulos, aparecerá nuevamente la ventana de

Configurar página.

8. En la ficha Hoja, hacer un clic en la casilla de texto Repetir filas en extremo superiory con el mouse seleccionar en la hoja de cálculo las filas 8, 9 y 10. Finalmente hacerun clic en Aceptar.

Si ingresa nuevamente a la Ficha Archivo/Imprimir, y avanza a la página 2, verácomo en esta página se repiten los títulos de las filas 8, 9 y 10 del Cuadro de Pedidos.



9. Solo bastará con hacer clic en el botón Imprimir, para enviar el documento a laimpresora e imprimir todas las páginas del cuadro de pedidos.



Formato de Archivos de Excel

Formato Extensión Descripción

Libro de Excel .xlsx Es el formato de archivo predeterminado de Office Excel2013 basado en XML. Este archivo no puede almacenarcódigo de macros de VBA ni hojas de macros deMicrosoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel(código)

.xlsm Es el formato de archivo de Office Excel 2013 basado enXML y habilitado para macros. Almacena código demacros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excelbinario

.xlsb Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel2013.

Plantilla .xltx Es el formato de archivo de Office Excel 2013predeterminado para una plantilla de Excel. No puedealmacenar código de macros de VBA ni hojas de macrosde Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código) .xltxm Es el formato de archivo habilitado para macros de OfficeExcel 2013. Almacena código de macros de VBA y hojasde macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97-Excel 2003

.xls Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de Excel97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel97- Excel 2003

.xlt Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 -Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de MicrosoftExcel 5.0/95

.xls Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de cálculoXML 2003

.xml Es el formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003(XMLSS).

Datos XML .xml Es el formato de datos XML.

Complemento deExcel

.xlam Es el complemento basado en XML y habilitado paramacros de Office Excel 2013, un programacomplementario que está diseñado para ejecutar códigoadicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas demacros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2013 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarán enel título de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando así que si el archivoestá guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrán guardar en él las nuevasopciones de la versión Excel 2013.



Códigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales más usuales:

Alt + Enter.- Para escribir en la siguiente línea dentro de la celda actual.Ctrl + Enter.- Para escribir un mismo dato simultáneamente en todas las celdas

previamente seleccionadas.Ctrl + asterisco.- Para seleccionar la región actual. (Llámese región a un grupo

rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).Ctrl + G.- Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado

la última vez.Ctrl + espacio.- Selecciona íntegramente todas las columnas del rango seleccionado.Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las filas del rango seleccionado.Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las celdas de la hoja actual.Ctrl + Shift+ ; .- Escribe la fecha actual en la celda activa.Ctrl + Shift+ : .- Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo

texto.Ctrl + flecha.- Desplaza el puntero de celda hasta la última celda ocupada en la

dirección de la flecha.Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la última

celda ocupada en la dirección de la flecha.Ctrl + T.- Para convertir en tabla el rango de una lista previamente

seleccionada.



Teclas de Método Abreviado en la Hoja de Cálculo:

Para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libroTeclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, abajo, izquierda o derechaCTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actualINICIO Ir hasta el comienzo de una filaCTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculoCTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en laintersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en laesquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente lacelda A1AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajoRE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arribaALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derechaALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierdaCTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libroCTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libroCTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventanaCTRL+SHIFT+F6 o CTRL+SHIFT+TAB Ir al libro o a la ventana anteriorF6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha divididoSHIFT+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha divididoCTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activaF5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir aSHIFT+F5 Mostrar el cuadro de diálogo BuscarSHIFT+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida

Para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activadoFIN Activar o desactivar el modo FinFIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columnaFIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en laintersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en laesquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente lacelda A1FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté enblanco; esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclasde desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas,comando Opciones)Para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activadaBLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPLINICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventanaFIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventanaFLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o haciaabajoFLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia laizquierda o hacia la derecha

Para ver o imprimir un documentoCTRL+P o CTRL+SHIFT+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir

Trabajo en vista preliminarTeclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliadaRE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida



CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera páginacuando está reducidaCTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última páginacuando está reducida

Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macrosSHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 Insertar una nueva hoja de cálculoF11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actualALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo MacroALT+F11 Mostrar/ocultar el Editor de Visual BasicCTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libroCTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libroSHIFT+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libroSHIFT+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

Para trabajar con Datos:

Para introducir datos en una hoja de cálculoENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selecciónALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celdaCTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actualSHIFT+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selecciónTAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selecciónSHIFT+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selecciónESC Cancelar una entrada de celdaRETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción oeliminar la selecciónSUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar laselecciónCTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la líneaTeclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derechaINICIO Ir al comienzo de la líneaF4 o CTRL+Y Repetir la última acciónSHIFT+F2 Modificar un comentario de celdaCTRL+SHIFT+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columnaCTRL+J Rellenar hacia abajoCTRL+D Rellenar hacia la derechaCTRL+F3 Definir un nombre

Para trabajar en las celdas o la barra de fórmulasRETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar elcarácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdasENTRAR Completar una entrada de celdaCTRL+SHIFT+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricialESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulasCTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función enuna fórmulaCTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función,después de escribir un nombre de función en una fórmulaCTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo



ENTRAR (en una celda con hipervínculo) Activar un hipervínculoF2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la líneaF3 Pegar un nombre definido en una fórmulaSHIFT+F3 Pegar una función en una fórmulaF9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertosCTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activoSHIFT+F9 Calcular la hoja activa= (signo igual) Iniciar una fórmulaALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de AutosumaCTRL+; (punto y coma) Introducir la fechaCTRL+SHIFT+: (dos puntos) Introducir la horaCTRL+SHIFT+” (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa enla celda o en la barra de fórmulasCTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en lasceldasCTRL+’ (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en lacelda o en la barra de fórmulasALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar

Para aplicar formato a los datosALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo EstiloCTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdasCTRL+E Aplicar el formato de número GeneralCTRL+SHIFT+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los númerosnegativos aparecen en rojo)CTRL+SHIFT+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimalesCTRL+SHIFT+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimalesCTRL+SHIFT+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y añoCTRL+SHIFT+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.CTRL+SHIFT+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millaresy signo menos (–) para los valores negativosCTRL+SHIFT+& Aplicar un bordeCTRL+SHIFT+_ Quitar los contornosCTRL+N Aplicar o quitar el formato de negritaCTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursivaCTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayadoCTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachadoCTRL+9 Ocultar filasCTRL+SHIFT+( (paréntesis de apertura) Mostrar filasCTRL+0 (cero) Ocultar columnasCTRL+SHIFT+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas

Para modificar datosF2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la líneaESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulasRETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácterprecedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la mismaF3 Pegar un nombre definido en una fórmulaENTRAR Completar una entrada de celdaCTRL+SHIFT+ Introducir una fórmula como fórmula matricialENTRAR Completar una entrada de celdaCTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en



una fórmulaCTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función,después de escribir un nombre de función en una fórmulaF7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía

Para insertar, eliminar y copiar una selecciónCTRL+C Copiar la selecciónCTRL+X Cortar la selecciónCTRL+V Pegar la selecciónSUPR Borrar el contenido de la selecciónCTRL+GUIÓN Eliminar celdasCTRL+Z Deshacer la última acciónCTRL+SHIFT+SIGNO MÁS Insertar celdas vacías

Para moverse dentro de una selecciónENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse enla dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas,comando Opciones)SHIFT+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bienmoverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menúHerramientas, comando Opciones)TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda haciaabajo si sólo se ha seleccionado una columnaSHIFT+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celdahacia arriba si sólo se ha seleccionado una columnaCTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguienteesquina de la selecciónCTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones noadyacentesCTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre seleccionesno adyacentes

Para seleccionar celdas, columnas o filasCTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa(la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columnaCTRL+SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté enblanco de la misma columna que la celda activaSHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la filaCTRL+SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculoCTRL+SHIFT+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja dedatos (esquina inferior derecha)CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columnaSHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la filaCTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculoSHIFT+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadasvarias celdasSHIFT+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajoSHIFT+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arribaCTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionartodas las celdas de una hojaCTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de losobjetos



CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas EstándarF8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de direcciónSHIFT+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de direcciónpara moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 ylas teclas de dirección para seleccionar el siguiente rangoBLOQ DESP, SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquinasuperior izquierda de la ventanaBLOQ DESP, SHIFT+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de laventana

Para ampliar la selección con el modo Fin activadoFIN Activar o desactivar el modo FinFIN, SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no estéen blanco de la misma columna que la celda activaFIN, SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja dedatos (esquina inferior derecha)FIN, SHIFT+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual.Esta tecla no estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas dedesplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comandoOpciones)

Para seleccionar celdas con características especialesCTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa(la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celdaactivaCTRL+SHIFT+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentariosCTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celdaactiva de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.CTRL+SHIFT+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valoren la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con lacelda activa.CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referenciadirecta en fórmulas de la selecciónCTRL+SHIFT+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hacereferencia directa o indirecta en fórmulas de la selecciónCTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que haganreferencia directa a la celda activaCTRL+SHIFT+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que haganreferencia directa o indirecta a la celda activaALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual

Para seleccionar una hoja de gráficosCTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione lahoja de gráficos que deseaCTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione lahoja de gráficos que desea

Para seleccionar un gráfico incrustadoNota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada.1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra deherramientas Dibujo.



3. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionarobjetosde la barra de herramientas Dibujo.4. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.5. Presione la tecla TAB para avanzar (o SHIFT+TAB para retroceder) en la pila deobjetos hasta que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.6. Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico.

Para seleccionar elementos de gráficosFLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anteriorFLECHA ARRIBA Seleccionar el grupo de elementos siguienteFLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del grupoFLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo

Para utilizar con Bases de Datos y Listas:

Para trabajar con un formularioALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comandoSeleccionar un campo o un botón de comandoFLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registroFLECHA ARRIBA Ir al mismo campo del anterior registroTAB Ir al siguiente campo modificable del registroSHIFT+TAB Ir al anterior campo modificable del registroENTRAR Ir al primer campo del siguiente registroSHIFT+ENTRAR Ir al primer campo del registro anteriorAV PÁG Ir al mismo campo 10 registros más adelanteCTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registroRE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrásCTRL+RE PÁG Ir al primer registroINICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campoSHIFT+FIN Ampliar una selección hasta el final de un campoSHIFT+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campoFLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia laizquierda o hacia la derecha dentro de un campoSHIFT+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierdaSHIFT+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha

Para utilizar AutofiltroTeclas de dirección para seleccionar la celda que contenga el rótulo de columna y, acontinuación, presione ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista de Autofiltro dela columna actualFLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de AutofiltroFLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista de AutofiltroALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actualINICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de AutofiltroFIN Seleccionar el último elemento de la lista de AutofiltroENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro

Para esquematizar datosALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnasALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar filas o columnasCTRL+8 Mostrar u ocultar símbolos de esquema



CTRL+9 Ocultar filas seleccionadasCTRL+SHIFT+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadasCTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas

Para utilizar con Informes de Tabla Dinámica o Grafico Dinámico:

Para el Asistente para tablas y gráficos dinámicosFLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botón de campo anterior osiguiente de la listaFLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botón de camposituado a la izquierda o a la derecha en una lista de botones de campo con variascolumnasALT+C Desplazar el campo seleccionado al área de columnaALT+D Desplazar el campo seleccionado al área de datosALT+L Mostrar el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámicaALT+P Desplazar el campo seleccionado al área de páginaALT+R Desplazar el campo seleccionado al área de fila

Para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o degráfico dinámico

CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinámica completoTeclas de dirección para seleccionar la celda que contiene el campo y, después,ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un informe de tabladinámicaTeclas de dirección para seleccionar el campo de página de un informe de gráficodinámico y, después, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo depágina actual en un informe de gráfico dinámicoFLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la listaFLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la listaINICIO Seleccionar el primer elemento visible de la listaFIN Seleccionar el último elemento visible de la listaENTRAR Mostrar el elemento seleccionadoBARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificación de la lista

Para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra deherramientas Tabla dinámica.3. Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionarel menú situado a la izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, parapasar del menú principal al submenú.4. Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO yFLECHA ARRIBA para seleccionar el área a la que desee mover el camposeleccionado.

Para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinámicasALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinámicaseleccionadosALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla dinámicaseleccionados

1. ingreso a la ventana de excel · los archivos habilitados para macros de excel tienen la ......

Documents