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Word 2007 bertus.es 1 de 53

formació[email protected]

Empezar con Word 2007 ........................................................... 2

Revisar y corregir texto ......................................................... 10

Formatos ........................................................................... 12

Plantillas ........................................................................... 19

Imágenes y Word Art ............................................................. 30

Navegación por el documento .................................................. 38

Combinar correspondencia ...................................................... 42

Crear Formularios ................................................................ 45

Macros .............................................................................. 48

Documentos maestros ........................................................... 50



Empezar con Word 2007 Para abrir Word haga clic en el botón Iniciar, situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y de nuevo clic en Todos los programas – Microsoft Office - Microsoft Office Word 2007. Se abrirá la ventana de Word con un documento en blanco. Una manera más rápida de abrir el programa es mediante la barra de inicio rápido, situada a la derecha del botón Iniciar. Para agregar Word a inicio rápido repita los pasos anteriores: Iniciar - Todos los programas – Microsoft Office y haga clic con el botón derecho sobre Micro-soft Office Word 2007. En el menú contextual, haga clic en Agregar a inicio rápido. A partir de ahora, podrá abrir Word con un solo clic sobre su icono en la barra de inicio rápido. En la parte superior de la ventana de Word está la barra de título, que muestra el nombre del documento activo. Como todavía no hemos guardado el documento, aparecerá el nombre genérico “Documento1”. En el extremo derecho de la barra de título se encuentran los boto-nes habituales de Windows para minimizar, maximizar o restaurar y cerrar el programa. En la esquina superior izquierda de la ventana encontramos el botón de Office. Haciendo clic en este botón se despliega un menú que contiene los comandos básicos para la gestión de un archivo de Word, como abrir, guardar o imprimir. Los botones situados en la parte inferior del desplegable, le permitirán acceder a las opciones de configuración de Word y salir del pro-grama. A la derecha del botón de Office se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido, que contiene, por defecto, los botones Guardar, Deshacer y Repetir. Esta barra se puede persona-lizar seleccionando en el desplegable aquellos comandos que estimemos oportunos. Debajo de la barra de título tenemos la cinta de opciones, que organiza en fichas y grupos los comandos más comunes de Word. La ficha Inicio es la que se muestra activa por defecto. A continuación, eche un vistazo al resto de fichas de la cinta de opciones, haciendo clic en cada una de las pestañas. Dentro de cada una de las fichas, los comandos están organizados en grupos. Así, por ejem-plo, en la ficha Inicio podemos encontrar los grupos: Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. Los comandos más comunes están representados por medio de botones. Si detenemos el puntero del ratón sobre un botón, aparecerá una etiqueta con el nombre del comando al que representa y sus funciones. Haciendo clic sobre las flechas que presentan algunos boto-nes, se mostrarán las diferentes opciones de dicho comando. Algunos grupos contienen comandos que, en vez de estar representados por botones, están recogidos en cuadros de diálogo. Para abrir estos cuadros de diálogo haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo, situado en la esquina inferior derecha del grupo. Desde los cuadros de diálogo podrá seleccionar diferentes opciones y aplicarlas al documento. En la parte derecha e inferior de la ventana se encuentran las barras de desplazamiento ver-tical y horizontal respectivamente. Al moverlas con el ratón o haciendo clic en los triángulos de los extremos de la barra, nos desplazaremos en las diferentes direcciones para visualizar las distintas zonas del documento. La barra inferior de la ventana de Word es la barra de estado, que nos proporciona informa-ción sobre el documento activo. Por defecto, nos muestra información acerca del número de páginas, palabras e idioma del documento. Esta barra se puede personalizar haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando, en el menú contextual, los elementos de infor-mación a mostrar.



En el extremo derecho de la barra de estado encontramos la barra de herramientas Vista. Esta barra contiene una serie de botones con los que podrá cambiar la manera de visualizar el documento. Pruebe las distintas vistas del documento, haciendo clic en cada uno de los boto-nes, y luego regrese a la vista Diseño de impresión. El botón Ayuda de Microsoft Office Word está situado en el extremo derecho de la cinta de opciones. Haciendo clic en este botón se abrirá la ventana Ayuda de Word, donde podremos consultar la información deseada. En la parte central de la pantalla tenemos la ventana del documento, que es la zona en la que editaremos los textos. Dentro del documento se encuentra el punto de inserción, que nos indica dónde aparecerá el siguiente carácter que introduzcamos. Para crear un documento tan sólo tenemos que comenzar a escribir texto en él. Observará que el punto de inserción se va desplazando según vamos escribiendo. Cuando el texto llegue al margen derecho, Word cambiará automáticamente de línea. Únicamente deberá pulsar la tecla Intro cuando quiera comenzar un párrafo nuevo, y no para saltar de línea. Para guardar un documento por primera vez, haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien haga clic en el botón de Office y luego clic en Guardar. Ambas acciones abrirán el cuadro de diálogo Guardar como. Word propone un nombre de ar-chivo que coincide con las primeras palabras del documento. Escriba el nombre que considere más apropiado, escoja un tipo de archivo, seleccione una ubicación concreta y haga clic en Guardar. Word guardará el archivo y mostrará su nombre en la barra de título. A partir de ahora, cada vez que haga clic en Guardar, Word ya no mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, sino que guardará en la ubicación actual los cambios que haya efectuado en el documento. Una vez que ha dado nombre a un documento, si por alguna razón desea guardarlo de nuevo con otro nombre, otro tipo de archivo o en otra ubicación, deberá hacer clic en el botón de Office y de nuevo clic en Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, que le permitirá guardar otra copia del documento, sin sobrescribir el archivo anterior. Esto le resultará muy útil, por ejemplo, cuando trabaje con varias versiones de un mismo documento. Los documentos de Word 2007 no se pueden abrir en versiones anteriores del programa. Para guardar el documento en un formato compatible con otra versión de Word, haga clic en el botón de Office, sitúe el puntero del ratón sobre la opción Guardar como y en el desplegable haga clic en Documento de Word 97-2003. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, con dicho formato seleccionado en el campo Tipo. La barra de título mostrará el nombre del do-cumento seguido de las palabras [Modo de compatibilidad]. Para cerrar un documento haga clic en el botón de Office y luego clic en Cerrar, o bien haga clic en el botón Cerrar, situado en el extremo derecho de la barra de título. Lo primero ce-rrará el documento pero dejará Word abierto, lo segundo cerrará tanto el documento como la ventana de Word. Es importante que antes de cerrar el programa no olvide guardar los últimos cambios realiza-dos. Pero un despiste lo tiene cualquiera. Así que, si esto le ocurre no se preocupe porque, antes de cerrar, Word le preguntará si desea guardar los cambios. Responda Sí para guardar el documento antes de cerrarlo, No si prefiere cerrar sin más y Cancelar si opta por no cerrar todavía y volver al documento. Siempre que quiera crear un documento nuevo, deberá abrir un documento en blanco. Para ello, haga clic en el botón de Office y otra vez clic en Nuevo. Word mostrará el cuadro de diálogo Nuevo documento, donde podrá seleccionar diferentes opciones. Por ahora, seleccio-ne Documento en blanco y haga clic en Crear.



Para aprender a abrir un documento existente, abriremos el ejercicio Abrir documentos. Haga clic en el botón de Office y después clic en Abrir. Busque la ubicación donde ha des-cargado el ejercicio. Cuando lo haya localizado, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Cuando haya terminado cierre sin guardar el documento.

En el cuadro de diálogo Abrir, si hacemos clic en la flecha del botón Abrir, se mostrarán varias maneras de abrir un documento. Podemos abrir-lo en modo de sólo lectura, o bien como copia independiente. Con ello, evitaremos modificar accidentalmente el documento original. Asi-mismo, podremos abrir el archivo en un explo-rador web, o abrir un archivo XLM con transfor-mación. Si por alguna razón el archivo está da-ñado, podremos pedir a Word que lo abra e intente repararlo. Otra opción es mostrar ver-siones anteriores del documento.

Haciendo clic en el botón de Office encontraremos, en la parte derecha del menú, una lista con los documentos utilizados recientemente. Observe que en la lista se encuentra el nombre del ejercicio que acabamos de abrir. Pruebe a abrirlo de nuevo desde aquí haciendo clic sobre su nombre. Word incluye un sistema de ayuda que resulta muy útil para resolver dudas acerca del propio programa. Para acceder a la Ayuda de Word haga clic en el botón Ayuda de Microsoft Office Word situado en el extremo derecho de la cinta de opciones, o bien pulse la tecla F1, o bien haga clic en el botón Ayuda situado en la esquina superior derecha de un cuadro de diálogo. Todas estas acciones abrirán la ventana de Ayuda de Word. La ventana de Ayuda de Word es muy similar a la de un explorador Web. En la parte superior tenemos los botones para navegar por el contenido, imprimir, cambiar el tamaño de fuente, así como otras funciones específicas de la Ayuda. Debajo tenemos un campo de búsqueda. En la parte inferior se encuentra la barra de estado y en el centro la zona dedicada a los conte-nidos. Desde aquí podrá acceder tanto a los temas instalados con el programa, como a la in-formación disponible en Microsoft Office Online. Existen varias formas de obtener ayuda. En la página principal de la ayuda puede hacer clic directamente en un tema de la lista, o bien escribir una palabra en el campo de búsqueda y pulsar la tecla Intro, o bien hacer clic en el botón Mostrar tabla de contenidos y de nuevo clic en un tema de la tabla. Word mostrará los resultados en la parte central de la ventana, desde donde podrá acceder a su contenido haciendo clic en cualquiera de ellos. Cuando sólo tenemos un documento abierto, la forma más rápida de cerrar Word es hacer clic en el botón Cerrar, situado en el extremo derecho de la barra de título, o pulsando las teclas Alt y F4. Cuando tenemos varios documentos abiertos, la única manera de cerrar Word y to-dos los documentos al mismo tiempo, es haciendo clic en el botón de Office y de nuevo clic en Salir de Word. Si ha olvidado guardar los cambios realizados, Word le preguntará si desea guardarlos ahora. Daniel está trabajando con un documento bastante largo y le gustaría saber cómo desplazarse por él más rápidamente. Además, quiere descubrir cuál de las distintas maneras de visuali-zar un documento será la más adecuada a su modo de trabajo. Abra el ejercicio Desplazarse por documentos. Con él practicará las distintas maneras de mo-verse por un documento. Para empezar, haga clic en cualquier parte del texto. ¿Qué ha ocu-rrido? Acaba de cambiar el punto de inserción a otra ubicación, es decir, se ha desplazado por



el documento. Utilizar el cursor del ratón es la manera más intuitiva de moverse por un do-cumento, pero no la única ni la más efectiva. También puede desplazar el punto de inserción mediante las teclas: Inicio, Fin, Retroceder Página, Avanzar Página y las flechas cursoras. Utilizando estas teclas, por separado o combi-nadas con la tecla Control, podrá moverse velozmente por los caracteres, palabras, líneas, párrafos y páginas, o dar un salto desde el inicio al final del documento. ¿Lo probamos? Con las flechas cursoras puede moverse una línea hacia arriba o abajo y un carácter a la iz-quierda o derecha. Pruebe a pulsar tres veces consecutivas la flecha derecha. Comprobará que se ha desplazado tres caracteres a la derecha. ¿Quiere desplazar el punto de inserción hasta el final de la línea? Pulse la tecla Fin y si quiere volver al principio de la línea pulse la tecla Inicio. Ahora mantenga la tecla Control pulsada y pulse la flecha izquierda. Combinando la tecla Control con las flechas izquierda y derecha desplazaremos el punto de inserción hasta el ini-cio de la palabra anterior y siguiente respectivamente. Asimismo, combinando la tecla Con-trol con las flechas abajo y arriba nos moveremos hasta el inicio del párrafo siguiente y ante-rior. Si lo que quiere es avanzar rápidamente hasta la página siguiente, mantenga pulsada la tecla Control y pulse Avanzar Página. El punto de inserción se situará en el inicio de la siguiente página. Para ir al inicio de la página anterior haga lo mismo pero con la tecla Retroceder Página. Recuerde que en la barra de estado podrá ver en qué página se encuentra actualmen-te. Si en cualquier momento necesita volver al principio del documento, no tiene más que pulsar Control y, sin soltar, pulsar la tecla Inicio. Si lo que quiere es ir directamente al final del do-cumento, mantenga pulsada la tecla Control y pulse Fin. Si desea moverse por el documento pero sin modificar la ubicación del punto de inserción, utilice las barras de desplazamiento. Pruebe a moverlas en las distintas direcciones. Compro-bará que ha desplazado la ventana del documento, pero el punto de inserción sigue en el mismo sitio. En ocasiones, puede que necesite moverse por un determinado tipo de objetos, por ejemplo ir directamente de un título a otro. Para ello, haga clic en el botón Seleccionar objeto de búsqueda y en la paleta seleccione la opción examinar por títulos. Después haga clic en los botones anterior y siguiente para retroceder y avanzar de un título a otro en el documento. Word nos permite visualizar un documento de diferentes maneras. Podemos cambiar de una vista a otra utilizando los botones que encontramos tanto en la barra de herramientas Vista, como en el grupo Vistas de documento de la ficha Vista. Mediante estos botones accedemos a las vistas: Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa, Diseño Web, Esquema y Borra-dor. Dependiendo de cómo vayamos a trabajar en el documento, seleccionaremos una vista u otra. Abra el ejercicio Vistas de documento y sitúese en la ficha Vista. Observe que Word, por de-

fecto, muestra la vista Diseño de impresión. Esta vista presenta el documento tal y como se verá al imprimirlo. En ella podemos ver elementos como márgenes, saltos de página, encabezados y pies de página o marcas de agua. Haga clic en Lectura de pantalla completa. Esta

vista ajusta el tamaño del documento a la pantalla para facilitar su lectura. Presenta una única barra de herramientas, en la parte superior de la pantalla, que nos permite guardar e



imprimir el documento, acceder a un menú de herramientas, resaltar el texto o insertar co-mentarios. Asimismo, podremos movernos por las páginas y acceder a distintas opciones de visualización. Para salir de esta vista haga clic en cerrar. Haga clic en el botón Diseño Web. Esta vista muestra el documento tal y como se verá en un explorador Web. De esta manera podrá comprobar cómo se ajustan el texto y los gráficos a la ventana del navegador, así como los fondos, autoformas y otros efectos. A continuación, haga clic en Esquema. Esta vista muestra la estructura jerárquica del docu-mento, con sus distintos niveles y cuerpos de texto anidados. En la cinta de opciones apare-cerá la ficha Esquema, desde donde podremos acceder a las herramientas de esquema y tra-bajar con documentos maestros. Para salir de esta vista haga clic en el botón Cerrar vista esquema. Por último, haga clic en la vista Borrador. Esta vista muestra el documento de una manera simplificada para facilitar una edición más rápida. Podremos ver algunos elementos como los saltos de página y sección, pero otros elementos, como los encabezados y pies de página, permanecerán ocultos.

Con el zoom podrá ampliar o reducir el tamaño con que se visualiza el documento en panta-lla. Puede ajustar el nivel de zoom con los botones Alejar y

Acercar de la barra de herramientas vista, o bien arrastrando el deslizador, o bien haciendo clic en el nivel de zoom y escri-biendo el porcentaje deseado.

Asimismo, desde el grupo Zoom de la ficha Vista puede modificar estos valores, así como ajustar una página o dos páginas o el ancho de página a la ventana.

El grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista, nos permite visualizar en pantalla ciertos elemen-tos como la regla, las líneas de la cuadrícula o la barra de mensajes. La regla y las cuadrículas nos ayudarán a medir y alinear los objetos del documento. La barra de mensajes muestra alertas de seguridad e información importante del documento. Para mostrar estos elementos, marque la casilla de verificación situada junto a su nombre. La casilla de verificación Barra de mensajes no estará disponible si no hay elementos actuales en la barra de mensajes. Cuando tenga varios documentos abiertos, por defecto Word sólo mostrará la ventana del documento activo. Podrá pasar de un documento a otro mediante el grupo Ventana de la fi-cha Vista. Para ello haga clic en el botón Cambiar ventanas. Se desplegará una lista con los nombres de los documentos que tiene abiertos. El documento activo estará marcado con un

signo de verificación. Para pasar a la ventana de otro documento simplemente haga clic sobre su nombre. Ahora haga clic en el botón Ver en paralelo. Word mostrará ambos documentos en la pan-talla, uno en la parte derecha y otro en la izquierda. Si el botón Desplazamiento sincró-nico está seleccionado, podrá desplazarse por

los documentos de manera conjunta. Si ha modificado la posición de una de las ventanas,



podrá volver a su estado inicial pulsando el botón Restablecer posición de la ventana. Para salir de la vista en paralelo haga clic de nuevo en el botón Ver en paralelo. Si tenemos abiertos dos o más documentos podremos mostrarlos todos en pantalla haciendo clic en el botón Organizar todo. Las ventanas de los documentos se distribuirán horizontal-mente en la pantalla a partes iguales. Para modificar el tamaño de cualquiera de ellas, bas-ta con situar el cursor en la esquina de la ventana y, cuando éste cambie de forma, arrastrar-lo al tamaño elegido. Para salir de esta vista, haga clic en el botón de maximizar de una de las ventanas. Word le permite trabajar con varias ventanas de un mismo documento. Para ello, haga clic en el botón Nueva ventana y se abrirá una nueva ventana con el contenido del documento acti-vo. Abra tantas ventanas como necesite, pero tenga en cuenta que cualquier modificación que realice le afectará al documento original. Para cerrar alguna de las ventanas, haga clic en el botón Cerrar. Si quiere ver diferentes secciones del documento al mismo tiempo, haga clic en el botón Divi-dir y de nuevo clic en el documento para fijar una línea divisoria. La ventana quedará dividida en dos partes independientes, que le permitirán visualizar distintas partes del documento en cada una de ellas. Podrá fijar el tamaño de cada una de las partes, arrastrando la barra divi-soria hacia arriba o hacia abajo. Para salir de la división haga clic en botón Quitar división. Una manera habitual de visualizar el documento es mediante la Vista preliminar. Para acce-der a ella, haga clic en el botón de Office, después sitúese sobre la opción Imprimir y haga clic en Vista preliminar. Obtendrá una vista previa de las distintas páginas del documento y podrá modificar algunas opciones relacionadas con la impresión, la configuración de la página y la visualización en pantalla antes de enviarlo a imprimir. Haga clic en el botón Cerrar vista preliminar para salir de ella. La vista previa activa nos permite obtener una vista previa de los formatos, fuentes y estilos antes de aplicarlos al texto. Para acceder a ella, seleccione el texto a modificar y pase el puntero del ratón por diferentes opciones. A medida que mueva el cursor podrá observar el efecto directamente sobre el texto. Para aplicar los cambios, solo tendrá que hacer clic sobre la opción deseada. Abra un documento nuevo. Observará que el punto de inserción parpadea en el lateral iz-quierdo, al comienzo del documento. Indica el punto desde el que puede comenzar a escribir. Si pulsa la tecla Enter, saltará una línea. Al completar cada línea, Word realizará este salto de manera automática y le situará al comienzo de la siguiente, por lo que no debe pulsar Enter al final de cada línea. Word le permite elegir entre una amplia gama de fuentes aquella que crea más apropiada en función de la finalidad del documento. Puede seleccionar el tipo de fuente en el grupo Fuen-te, situado en la ficha Inicio. Haga clic en el desplegable para ver las distintas opciones. Jun-to a la fuente, se encuentra el campo que le permitirá decidir el tamaño de letra a aplicar a su documento. ¿Ha hecho su elección? Está listo para empezar a escribir. Tan sencillo como insertar texto es borrarlo. Para ello, sitúe el cursor al final de la palabra que desee borrar y pulse la tecla Retroceso tantas veces como caracteres desee borrar. Si la mantiene pulsada, borrará sucesivamente todos los caracteres a la izquierda del cursor. Si en lugar de retroceso utiliza la tecla Suprimir, Word borrará los caracteres que se encuentren a la derecha del cursor. Para realizar cualquier operación, como borrar texto o darle formato, hay que seleccionar primero el texto que se verá afectado por la operación. Word incorpora diferentes maneras



de llevar a cabo la selección de elementos concretos, utilizando el teclado o el ratón. Siem-pre que seleccione un texto, este aparecerá resaltado en pantalla, enmarcado en una banda de color más oscuro. Una forma de seleccionar el texto que necesite es utilizar el ratón y el arrastre. Para ello, sitúe el punto de inserción al principio del texto que desee seleccionar, y manteniendo pulsa-do el botón izquierdo, arrastre hasta el final de la selección. Observe cómo el texto seleccio-nado queda resaltado en la pantalla. Si necesita seleccionar una sola palabra, haga doble clic sobre ella. Word selecciona la pala-bra y el espacio en blanco que la sigue. Si lo que necesita es seleccionar una línea entera, sitúe el cursor al comienzo de la misma y cuando adopte la forma de una flecha blanca, haga clic. Compruebe cómo la línea entera ha quedado seleccionada. Si quiere seleccionar el párrafo entero, repita la operación, y cuando el cursor adopte la forma de flecha, haga doble clic. Utilizando las flechas del teclado, puede seleccionar cómodamente palabras, líneas o párra-fos adyacentes. Sitúe el punto de inserción al comienzo de la selección que quiera realizar, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, indique con las flechas del teclado hacia dónde quiere ampliar su selección. Si sitúa el punto de inserción al comienzo de una frase y pulsa las teclas Mayúsculas y Fin, seleccionará la línea completa. Si ahora pulsa la Flecha abajo, su-mará más líneas a su selección. ¡Pruébelo usted mismo! Si necesita seleccionar la totalidad del texto que compone su documento, sería complicado ir seleccionando párrafo a párrafo o línea a línea. Para ello, despliegue el menú del comando Seleccionar, que se encuentra en el grupo Edi-ción de la ficha Inicio. Una vez en el, haga clic sobre la opción Seleccionar todo. ¿Fácil, no? Si se encuentra entre los usuarios que prefieren utilizar las combinaciones de teclas, obtendrá el mismo resultado pulsando conjuntamente las teclas Control y E. Para deseleccionar el texto, haga clic con el ratón en cualquier zona del documento, excepto sobre la selección. Afortunadamente, Word incorpora una opción que permite subsanar estos errores. Mediante un solo clic, Paula puede recuperar su párrafo. Situado en la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra el botón deshacer, que le permite deshacer la última acción realizada. Obtendrá el mismo resultado con la combinación de teclas Control y Z. Si la acción que desea recuperar no es la última que ha realizado, puede pulsar el botón des-hacer tantas veces como pasos desee dar hacia atrás. Sin embargo, resulta mucho más cómo-do desplegar el menú del botón deshacer haciendo clic en el triángulo que tiene a su lado, y en la lista de acciones realizadas, seleccionar aquella que queramos deshacer. De esta forma, deshará con un solo clic tantas acciones como necesite. Para simplificar, Word incorpora el botón Rehacer. Haciendo clic sobre él, puede rehacer la última acción que haya deshecho. Pulse sobre él y compruebe cómo el párrafo, nuevamente, desaparece. Sólo pude rehacer la última acción que haya realizado, por este motivo el botón no se acompaña de lista desplegable. En ocasiones, tras redactar un documento puede verse en la necesidad de mover el texto y variar su orden. Para ello, puede elegir entre dos opciones: cortar el texto o copiarlo. La dife-



rencia radica en que cuando copiamos el texto, lo duplicamos y podemos colocar una copia en otro lugar. Cuando lo cortamos, quita el texto del sitio de origen para pegarlo en otro lugar. Cuando copiamos o cortamos algo en el documento, pasa al Portapapeles. Es un área de al-macenaje de los últimos 24 elementos que haya cortado o copiado, tanto texto como otros elementos. Para acceder al Portapapeles, haga clic en el indicador de cuadros de diálogo del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio. Haciendo clic sobre el elemento que queramos recupe-rar, automáticamente se situará en el lugar que indique el punto de inserción en el documen-to. Si necesita copiar un texto, selecciónelo en primer lugar y luego haga clic en el botón Copiar situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Si le resulta más cómodo trabajar con el teclado, puede obtener el mismo resultado seleccionando el texto y pulsando simultáneamen-te las teclas Control y C. El texto se encuentra ahora duplicado en el Portapapeles. Para pe-garlo, sitúe el punto de inserción en el lugar deseado y haga clic en el botón Pegar del mismo grupo. ¿Prefiere trabajar con las teclas? Presione Control y V. Si quiere mover un texto de una zona a otra del documento, la opción más factible es cortarlo del origen y pegarlo en el destino. Para ello, seleccione el texto en cuestión y haga clic en el botón cortar del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio. Sitúe ahora el punto de inserción en el lugar que desee, y haga clic en el botón Pegar. Si prefiere utilizar el teclado, utilice los co-mandos Control y X para cortar, y Control y V para pegar. Word suele ofrecer distintas maneras de conseguir un mismo objetivo, para que los usuarios puedan elegir aquella que les resulte más cómoda. Otra forma de cortar, copiar y pegar el texto que previamente haya seleccionado es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la selección, y seleccionar en el menú contextual la opción que necesite realizar. Recuerde que para pegar el texto seleccionado, deberá situar el punto de inserción en el lugar que precise.

Copie el título del archivo y péguelo debajo. Observará que aparece un pequeño icono, justo bajo la selección pegada. Es el botón Opciones de pegado. Si hace clic sobre él, desplegará el menú de las acciones que permite realizar. Si en este menú selecciona la opción Con-servar formato de origen, mantendrá el formato del texto original del que haya co-piado la selección. Si selecciona la opción

Hacer coincidir formato de destino, cambiará el formato al del texto en que esté copiando la selección. Si selecciona Conservar sólo texto, eliminará cualquier elemento que haya copiado y no pertenezca a esta categoría. Los bloques de creación son fragmentos de contenido u otras partes de un documento reutili-zables que se almacenan en galerías. Puede ac-ceder a ellos y volver a incorporarlos a su docu-mento siempre que lo desee, sin necesidad de tener que buscarlos en su documento original. En primer lugar, seleccione el texto que desea guardar como bloque de creación reutilizable. Para asegurarse de guardar también el formato que acompaña a este texto, incluya en la selec-ción la marca de párrafo.



Para verla, pulse el botón Mostrar u Ocultar que se encuentra en la ficha Inicio, grupo Párra-fo. Ahora haga la selección.

Con el texto seleccionado, despliegue el menú del botón Elementos rápidos, en el grupo Texto de la ficha Insertar. En este menú, seleccione la opción Guardar selección en una galería de elementos rápidos. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, escriba un nombre para su elemento, por ejemplo, “Tìtulo Paula”. Deje el resto de opciones con su configuración por defecto y haga clic en Aceptar.

Vamos a reutilizar el bloque creado. Abra un nuevo documento en blanco. Para recuperar el título que anteriormente ha creado como bloque de creación, haga clic en la ficha Insertar, y en el grupo Texto, despliegue el menú del botón Elementos rápidos. En la lista, seleccione su bloque de creación y haga doble clic sobre él. Compruebe cómo se ha insertado en su nuevo documento, en el lugar indicado por el punto de inserción. Siempre que lo desee, puede eliminar sus bloques de creación de la lista. Para ello, desplie-gue el menú del botón Elementos rápidos y haga clic sobre el Organizador de bloques de creación. Seleccione aquel que desee eliminar en la lista de Bloques de creación, y haga clic en el botón Eliminar.

Revisar y corregir texto

Encontrar y sustituir textos

Corregir errores de escritura

Configurar la autocorrección

Utilizar el panel de referencia Cambiar una palabra que aparece varias veces en el texto por otra que se considera más apropiada. La forma más rápida de hacerlo es utilizando la herramienta de búsqueda de Word. Dentro del grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en el botón Buscar. Se abrirán el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. A continuación, escriba la palabra “global” en el campo Bus-car y pulse el botón Buscar siguiente. Word encontrará y resaltará la palabra en el primer sitio que la encuentre. Si lo que quiere es que Word seleccione la palabra en todo el docu-mento, haga clic en el botón Resaltado de lectura y de nuevo clic en Resaltar todo.

Ahora vamos a sustituir la palabra “global” por “in-ternacional”, para ello haga clic en la pestaña Re-emplazar. Observará que el campo Buscar conserva la palabra “global” de la búsqueda anterior. A con-tinuación, escriba la palabra “internacional” en el campo Reemplazar con y haga clic en Reemplazar. Word reemplazará la primera palabra encontrada y seleccionará la siguiente. Si lo que quiere es que

Word reemplace la palabra en todo el documento, haga clic en Reemplazar todos. En la si-guiente ventana haga clic en Sí y de nuevo clic en Aceptar. Si quiere realizar una búsqueda más precisa, como por ejemplo buscar sólo palabras comple-tas o hacer coincidir las mayúsculas y minúsculas, haga clic en el botón Más para mostrar las opciones adicionales de búsqueda. Asimismo, podrá localizar la utilización de un determinado tipo de formato o caracteres especiales, mediante las opciones Formato y Especial. Para ocul-



tar las opciones de búsqueda haga clic en el botón Menos. Haga clic en Cancelar si quiere salir del cuadro sin realizar cambios. Por defecto, Word tiene activada la revisión de errores ortográficos y gramaticales mientras escribe. Así, cuando detecta un posible error de escritura lo subraya inmediatamente para que pueda corregirlo al momento. Observe que la palabra “devemos” aparece subrayada en rojo, pues contiene una falta de ortografía. Para corregir este error haga clic sobre dicha palabra con el botón derecho del ratón y seleccione la opción sugerida en el menú contex-tual. Siempre que Word detecte una posible falta de ortografía la subrayará con una línea ondulada roja, y cuando se trate de un error de tipo gramatical lo subrayará en verde. Así por ejemplo, la palabra “profunda” es gramaticalmente errónea. Para corregir este error haga clic sobre dicha palabra con el botón derecho del ratón y seleccione la opción sugerida en el menú con-textual. Si por alguna razón no le resulta práctica la opción de revisar los errores mientras escribe, podrá desactivarla y dejar las correcciones para otro momento. Para ello, haga clic en el Botón de office y de nuevo clic en Opciones de Word. En el cuadro de diálogo haga clic en la opción Revisión y después desmarque las casillas Revisar ortografía mientras escribe y Marcar errores gramaticales mientras escribe. En el cuadro de diálogo Ortografía y gramática podrá sustituir la palabra errónea por la pala-bra sugerida haciendo clic en el botón Cambiar, o en Cambiar todas para sustituirla en todo el documento. Si no le satisface la palabra sugerida podrá omitir los cambios una vez o todas las veces que aparece en el documento. Asimismo, Word le ofrece la posibilidad de agregar en este momento la palabra al diccionario. La herramienta de autocorrección reemplaza sobre la marcha aquellas palabras que solemos escribir mal, evitándonos el tener que corregirlas nosotros después. Es posible que necesi-temos cambiar alguna de estas opciones, crear excepciones o añadir palabras nuevas a la lista de autocorrección. Para ver y modificar las opciones de autocorrección haga clic en el Botón de office y de nuevo clic en Opciones de Word. En el cuadro de diálogo haga clic en la opción Revisión y después clic en el botón Opciones de autocorrección. También podremos mantener las opciones de autocorrección activas, pero añadiendo algunas excepciones en la que no se aplicarán. Para ello, haremos clic en el botón Excepciones, que abrirá el cuadro de diálogo Excepciones de autocorrección. Desde aquí podremos añadir o eliminar abreviaturas tras las cuales no se pongan mayúsculas, agregar palabras en las que no se corrijan mayúsculas seguidas y añadir palabras que no queramos que sean corregidas por Word.

Word incluye una serie de diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción que nos permitirán utilizar un lenguaje más rico y apropiado en nuestros textos. Podremos acceder a estos recursos a través del panel Referencia. Para abrir el panel Referencia haga clic en el botón Referencia, dentro del grupo Revisión de la ficha Revisar. En el panel Referencia, introduciremos el término que deseemos consultar en el cam-po Buscar. Por ejemplo, “comercio”. Si a continuación hacemos clic en el botón Ini-ciar búsqueda, Word buscará en todos los

recursos de información disponibles y mostrará los resultados en la parte inferior del panel.



Haga clic en el recurso que más le interese para desplegar su contenido. También puede se-leccionar texto de alguno de los resultados y, con el botón derecho del ratón, copiar y pegar-lo en el documento, o bien buscar más información sobre dicho texto. Para buscar un sinónimo seleccione la palabra en el documento y en la ficha Revisar, dentro del grupo Revisión, haga clic en el botón Sinónimos. Se abrirá el panel Referencia con una lista de sinónimos propuestos. También, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una palabra del documento y situándonos sobre la opción sinónimos del menú contextual, accederemos a una lista de sinónimos para dicho término. Para reemplazar la palabra haga clic en el sinónimo que desea utilizar. Para traducir texto seleccione la palabra en el documento y en la ficha Revisar, dentro del grupo Revisión, haga clic en el botón Traducir. Se abrirá el panel Referencia con una lista de términos. Word, por defecto, muestra los resultados encontrados en inglés. Para cambiar los idiomas empleados en la traducción, haga clic en los campos De y A, y seleccione los idiomas de origen y destino respectivamente.

Formatos Mejorar la presentación de sus documentos aplicando formato al texto y cambiando el aspec-to de los párrafos, así como a ordenar diferentes elementos en listas numéricas o de viñetas. Conocerá la manera de convertir texto en columnas, además de otras opciones de formato como mostrar, borrar y copiar formato de una forma rápida. En la ficha Inicio, dentro de los grupos Fuente y Párrafo, encon-traremos los principales comandos de formato. Una forma rápi-da de acceder a los comandos más usuales es mediante la Miniba-rra de herramientas, que aparece automáticamente cada vez que seleccionamos un texto. Para aplicar formato primero tenemos que seleccionar la parte del texto sobre la que quere-mos aplicarlo. Queremos cambiar la fuente, el tamaño y color del texto en todo el documen-to. Por tanto, seleccione todo. Haga clic en el triángulo del campo Fuente y, en la lista des-plegable, seleccione la fuente Arial. A continuación, despliegue la lista Tamaño de fuente y escoja el 12. También puede agrandar o encoger la fuente con estos botones. Para cambiar el color del texto, haga clic en Color de fuente y en la zona de colores estándar del panel selec-cione el Azul. Ahora queremos destacar ciertas partes del texto que considera más importantes. Por ejem-plo, el título debería predominar sobre el resto. Selecciónelo y haga clic en el botón Negrita. También quiere resaltar los apartados, pero no tanto cómo el título. Seleccione el primer apartado y haga clic en el botón Subrayado. Repita la operación con el siguiente apartado. A continuación, seleccione el nombre “Asociación Internacional de Metalurgia” y haga clic en el botón Cursiva, así distinguirá este nombre del resto.

Otra manera de destacar palabras en un texto es utilizando las mayúsculas. Word in-cluye una opción que nos permite cambiar a mayúsculas y minúsculas de distintas for-

mas un texto seleccionado. Así, por ejemplo, si quiere poner el título en mayúsculas, no tendrá que escribirlo de nuevo. Bastará con seleccionarlo, hacer clic en este botón y de nuevo clic en la opción Mayúsculas. Existen otras opciones de fuente que se pueden aplicar al texto. Algunas se muestran en el grupo Fuente, como Tachado, Subíndice, Superíndice o Color de resaltado, pero el resto sólo se encuentran disponibles en el cuadro de diálogo Fuente. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para ver estas opciones.



En la pestaña Fuente del cuadro de diálogo encontramos más opciones que se pueden aplicar al texto, tales como Sombra, Contorno, Relieve y otros efectos que darán al texto un aspecto más llamativo. En la siguiente pestaña, podremos aumentar o disminuir el ancho de cada le-tra, el espaciado existente entre ellas, así como variar la posición de subíndices y superíndi-ces. Por último, haciendo clic en el botón Predeterminar podremos establecer la fuente ac-tual como predeterminada en los documentos nuevos. Para cambiar el aspecto de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y aplicar el formato deseado. Estas marcas no suelen estar visibles. Para poder verlas haga clic en el botón Mostrar todo. Seleccione la marca del primer párrafo y haga clic en el botón Justificar. Repita la operación con los tres párrafos siguientes. ¿Nota cómo las líneas del párrafo se han ajustado uniforme-mente a los márgenes derecho e izquierdo? Este tipo de alineación se denomina justificada. Otras formas de alinear un párrafo son: Alinear texto a la izquierda, a la derecha y alineación centrada. Sangrar un párrafo es desplazarlo hacia la derecha o izquierda respecto a los márgenes. Se-leccione el segundo párrafo y haga clic en el botón Aumentar sangría. Con estos botones au-mentaremos y disminuiremos el nivel de sangría de los párrafos. No obstante, desde el cuadro de diálogo Párrafo podremos establecer otros tipos de sangrías, como la sangría de primera línea, que desplaza a la derecha la primera línea del párrafo; o la sangría francesa, que des-plaza todo el párrafo a la derecha excepto la primera línea. Una forma más rápida de establecer sangrías es mediante la regla horizontal. Si no la tiene visible, haga clic aquí para mostrarla. En la regla encontraremos unos marcadores que nos permitirán fijar los diferentes tipos de sangría sobre el párrafo seleccionado. Arrastrando este marcador estableceremos una sangría de primera línea y con este una sangría francesa. Este otro marcador nos permite fijar la sangría izquierda y este la sangría derecha. Haga clic al inicio del título y pulse la tecla de tabulación. Observe que el título se ha despla-zado exactamente 1,25 centímetros, que es la tabulación predefinida de Word. Para fijar una tabulación distinta, haga clic en este botón hasta seleccionar el tipo de tabulación, por ejem-plo centrada, y después haga clic en cualquier punto de la regla horizontal para fijar la posi-ción de la tabulación. Ahora vuelva a pulsar la tecla de tabulación y el título se desplazará hasta la posición prefijada. Para eliminar la tabulación, basta con arrastrar su marca fuera de la regla. Se llama interlineado al espacio que queda entre las líneas de un párrafo. Para cambiar el interlineado de un párrafo, haremos clic en este botón y seleccionaremos la distancia desea-da. Mediante este botón también podremos aumentar o disminuir el espaciado entre el párra-fo seleccionado y los párrafos anterior y posterior a él. No obstante, desde el cuadro de diá-logo Párrafo podremos establecer otros tipos de interlineado, como sencillo, doble o múltiple, así como fijar el espaciado entre párrafos de una manera más precisa. El contenido del un párrafo es muy importante y quiere que destaque más que el resto. ¿Qué tal si le aplicamos un borde y un efecto de sombra? Seleccione el párrafo, haga clic en el triángulo del botón Bordes y seleccione la opción Bordes externos. A continuación, haga clic en el triángulo del botón Sombrado y seleccione un tono claro, por ejemplo, el color aguama-rina. Una serie de características en su documento y le gustaría que éstas apareciesen ordenadas en una lista. Word ofrece la posibilidad de crear listas numeradas, cuando el orden de sus elementos es relevante; o listas de viñetas, cuando el orden no importa tanto. En este caso, queremos que las características estén numeradas.



Haga clic al inicio de este párrafo. Escriba el número “uno” seguido de un punto y pulse la barra espaciadora. Esta es una manera de crear una lista numerada en Word. Otra forma de hacerlo es mediante el botón Numeración. Seleccione los seis párrafos siguientes y haga clic en el botón. En el último punto del documento se mencionan varios elementos que podrían incluirse a su vez en una lista.En este caso, Paula no considera necesario que se ordenen de forma numera-da. Haga clic delante de “Metalurgia”, escriba un “asterisco” y pulse la barra espaciadora. Esta es una manera de crear una lista de viñetas en Word. Otra forma de hacerlo es mediante el botón Viñetas. Seleccione el resto y haga clic en el botón. Ya tenemos la lista, pero ¿no cree que debería estar en otro nivel? Queremos mover la lista de viñetas hacia la derecha para que esté dentro del punto anterior, es decir, quiere cambiar el nivel de la lista. Seleccione la lista de viñetas y haga clic en el botón Lista multinivel. A continuación, sitúese sobre la opción Cambiar nivel de lista y selec-cione el nivel 2. Ahora ambas listas están vinculadas dentro de una misma lista multinivel, lo que nos permitirá aplicar cambios a todo el conjunto si lo deseamos. No nos gustan los símbolos utilizados en las lista de viñetas. Para cambiarlos, seleccione la lista, haga clic en el triángulo del botón Viñetas y escoja un símbolo de la biblioteca. ¡Así de fácil! Y lo mismo para cambiar el tipo de numeración de una lista numerada o el tipo de es-quema de una lista multinivel. Word le permite insertar o borrar nuevos elementos en las listas, ordenarlos o cambiarlos de orden fácilmente, manteniendo actualizada la numeración en caso de listas numeradas. Además, podrá personalizar las listas añadiendo nuevos símbolos y definiendo nuevas viñetas, nuevos formatos de número o nuevos estilos de lista multinivel. De manera predetermina, Word muestra el texto en una única columna. Sin embargo es posi-ble cambiar esta opción y hacer que se muestre en dos, tres o más columnas. Para ello, se-leccione el texto que desea convertir en columnas y haga clic en la ficha Diseño de Páginas, grupo Configurar página, botón Columnas. En el menú desplegable del botón Columnas, seleccione el número de columnas en que desea distribuir su texto. Las opciones Una, Dos y Tres columnas generan columnas con el mismo ancho. Las dos opciones restantes generan dos columnas con distinta anchura. Si quiere utili-zar un número o formato de columnas diferente, haga clic sobre Más columnas. El cuadro de diálogo Columnas le permite personalizar el tipo de columnas, además de decidir si su aplica-ción se limitará a la selección o a todo el documento. Independientemente de la configuración inicial que haya decidido para sus columnas, en cualquier momento podrá cambiar su formato de igual modo que haría con una selección de texto cualquiera. Seleccione las columnas directamente sobre el documento, y, desde la ficha Inicio cambie las opciones de alineación, color y tamaño de fuente para comprobarlo. ¿Necesita devolver el texto a su estado original, sin columnas? Seleccione todo el texto que se encuentra dividido en columnas y haga clic en el botón Columnas de la ficha Diseño de Página. Haga clic sobre la opción Una y compruebe el resultado. ¿Puede borrar el formato sin eliminar el párrafo? Efectivamente. Haga clic al inicio del párra-fo y arrastre el cursor hasta seleccionar todas sus líneas. A continuación, haga clic en el botón Borrar formato. ¿Qué ha ocurrido? El párrafo se ha quedado sin formato, es decir, ha vuelto al formato predefinido de Word.



Ahora queremos que el párrafo tenga el mismo aspecto que el resto de los párrafos. ¿Cómo hacerlo sin tener que repetir todos los pasos? Muy fácil, copiando el formato. Seleccione una palabra con el formato a copiar y haga clic en botón Copiar formato. A continuación, selec-cione el párrafo donde quiere aplicarlo y éste automáticamente adoptará el formato copiado. Word nos permite seleccionar de una vez partes del texto que tengan el mismo formato. Para ello, haga clic en la parte del texto que quiere seleccionar y de nuevo clic en botón Seleccio-nar, del grupo Edición. En la lista desplegable escoja la opción Seleccionar texto con formato similar. ¿No le parece una manera rápida de seleccionar texto?

Si quiere saber qué formatos tiene un texto seleccionado, haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos y, en la parte inferior del panel Estilos, haga clic en este botón para abrir el panel Inspector de estilos. Este panel nos muestra las características del texto selec-cionado, ofreciendo información tanto a nivel de párrafo como de texto. Para saber más sobre estos formatos haga clic en este botón, que abrirá el panel Mostrar formato, donde podrá ver en detalle los formatos aplicados.

Silvia está trabajando con un documento que recoge la normativa aduanera en materia de importaciones y exportaciones. Ha observado que, dentro de este tema, se tratan otros que sería adecuado tratar de manera independiente por su especial relevancia, y le gustaría saber cómo hacer para establecer secciones y simplificar su tarea. Si está trabajando en un documento y añade más contenido del que cabe entre los márgenes superior e inferior, Word generará una nueva página para dar cabida al texto sobrante. Es lo que se denomina salto de página automático. El resultado de esta acción se muestra en la vista Diseño de impresión como una nueva página separada, y en la vista Borrador como una única línea de puntos señalando la separación. Silvia ha decidido incorporar más información sobre Legislación Aduanera en el ámbito del Comercio Internacional. Para ello, quiere crear una página en blanco. Pero, ¿cómo insertar manualmente un salto de página? Es una tarea sencilla. Sólo tiene que situar el punto de in-serción en el lugar donde desea añadir el salto y hacer clic en la ficha Insertar, grupo Páginas, botón Salto. Haga clic en Deshacer. Word le ofrece varias formas de conseguir un mismo resultado. En este caso, también puede insertar un salto de página manualmente situando el punto de inserción en el lugar donde quiera insertar el salto y seleccionando la opción Página del botón Saltos, en el grupo Confi-gurar página de la ficha Diseño de página. ¿Prefiere un método más rápido? Presione simultáneamente las teclas Control y Enter de su teclado. Haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido para eliminar esta última acción. Determinados elementos dificultan la lectura del documento. Es el caso de las líneas viudas y huérfanas. Una línea viuda es la última línea de un párrafo, que aparece sola en la parte su-



perior de una página. Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que se muestra sola en la parte inferior de una página.

Poder controlar si el salto de página, ya sea au-tomático o manual, deja líneas viudas y huérfanas es importante, de cara a facilitar la lectura y aspecto de su documento. Para ello, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo

Párrafo, en la ficha Inicio. En la pestaña Líneas y saltos de página, marque la casilla de verifi-cación Control de líneas viudas y huérfanas. Haga clic en Aceptar. A partir de ahora, Word impedirá que se generen este tipo de líneas. Además del control de líneas viudas y huérfanas, la pestaña de Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo incorpora una serie de opciones que es importante tener en cuen-ta para asegurar el control del contenido que recoge cada página. Vamos a ver estas opciones en detalle. Si quiere evitar que Word realice saltos de página entre el párrafo seleccionado y el siguien-te, marque la casilla de verificación Conservar con el siguiente. Marcando la casilla de verifi-cación Conservar líneas juntas impide que un salto de página divida el texto de un párrafo entre dos páginas. Haga clic en Aceptar. Si selecciona un párrafo, y activa la casilla de verificación Salto de página anterior en la pes-taña Líneas y saltos de página, automáticamente pasará a ser el primer párrafo de su nueva página. Veamos un ejemplo. Seleccione el primer párrafo del ejercicio, y active la casilla de verificación Salto de página anterior de la pestaña Líneas y saltos de página. Compruebe el resultado y luego pulse las teclas Control y Z para deshacer esta última acción. Hay una serie de ajustes que, realizados desde la pestaña Líneas y Saltos de Página, le garan-tizan que todas las líneas de los párrafos aparecerán siempre en la misma página. Para conse-guir este resultado, compruebe que en esta pestaña están siempre seleccionadas las casillas de verificación Control de líneas viudas y huérfanas, y Conservar líneas juntas. Desactive el resto de casillas y haga clic en Aceptar. Silvia quiere editar su documento aplicando cambios de diseño y formato que afecten única-mente a determinadas partes del texto. Sabe que para conseguirlo puede utilizar los saltos de sección. Vamos a ayudarla en su tarea. Para no perder detalle de todos los pasos que vamos dando, haga clic en el botón Mostrar todo situado en la ficha Inicio, grupo Párrafo, que le permitirá ver los caracteres ocultos. Silvia ha decidido incorporar un índice a su documento, y quiere que en la primera página sólo figure el título. Inserte un salto de sección en ese lugar, situando el punto de inserción al comienzo del primer párrafo y haciendo clic en la ficha Diseño de Página. En ella, despliegue el menú del comando Saltos, y seleccione la opción Saltos de sección – Página siguiente. Compruebe el resultado. A diferencia de los saltos de página, los saltos de sección se repre-sentan con una doble línea punteada. Silvia necesita que sus dos primeros párrafos adopten la forma de tres columnas de texto. Para ello, va a utilizar una sección continua dentro del documento. Sitúe el punto de inser-ción al comienzo del primer párrafo y haga clic en el comando Saltos - Saltos de sección – Continua. Ahora sitúese al final del segundo párrafo y haga clic en el comando Saltos - Saltos de sección – Continua. Coloque el punto de inserción en algún punto de la sección creada, y en el botón Columnas, seleccione Tres. Silvia quiere que cada nuevo epígrafe de su documento comience en una página par. Para conseguirlo, sitúe el punto de inserción al principio del texto que quiere que sea el nuevo epígrafe, y haga clic en Saltos - Saltos de sección – Página par. La nueva sección comenzará



en la siguiente página par del documento. Pulse las teclas Control y Z para deshacer esta última acción. Si por el contrario desea situar el comienzo de su nueva sección en la siguiente página impar, haga en clic Saltos - Saltos de sección – Página impar. La nueva sección comenzará en la si-guiente página impar del documento. A menos que usted haya pulsado el botón Mostrar todo, que expone a la vista los caracteres no imprimibles, los saltos de sección no se muestran en la vista Diseño de Impresión. En la vista Borrador podemos ver este tipo de saltos, representados como una doble línea de puntos que ocupa todo el ancho de la página, mostrando también entre paréntesis el tipo de salto de sección del que se trate. Si tras haber insertado un salto de sección decide eliminarlo, debe saber que, junto con él, eliminará el formato del texto previo a dicho salto. Veamos un ejemplo. Seleccione la vista Borrador, y sitúe el punto de inserción en el salto de sección que desee eliminar. Presione la tecla Suprimir. Compruebe cómo el salto desaparece. Es más habitual trabajar desde la vista Diseño de impresión que desde Borrador. También desde esta vista es posible eliminar los saltos de sección del documento. Para ello, sitúese a la izquierda del salto de sección que desee eliminar y pulse la tecla Suprimir. En esta lección aprenderá cuáles son los pasos a seguir para aplicar los estilos predefinidos del programa, aprenderá también cómo generar sus propios estilos personales de acuerdo a sus gustos, y cómo modificar los estilos en función de sus propias necesidades. Asimismo, verá cómo eliminarlos cuando desee prescindir de ellos. Daniel quiere explorar su vena creativa en la generación de las propuestas comerciales, para aunar la concisión de los contenidos con el atractivo del diseño. Está elaborando una plantilla de propuestas para reutilizar posteriormente, y le interesa imprimirle un estilo propio. Recogidos en la ficha Inicio, grupo Estilos, los estilos de Word 2007 constituyen una amplia galería de formatos de texto para su aplicación a párrafos o caracteres. Este grupo recoge lo que conocemos como estilos predefinidos, que aportan la ventaja de aplicar al texto selec-cionado varias opciones de formato mediante un único clic de ratón. Además de los estilos predefinidos de la aplicación, Word le ofrece la posibilidad de crear sus propios estilos, determinando el tipo de formato y párrafo que considere más apropiado para lograr la apariencia que desea darle a su documento. Para crear su propio estilo, puede elegir entre distintas opciones: modificar uno ya existente, o bien crear un nuevo estilo desde cero.

Cuando los estilos afectan a los caracteres seleccionados, una letra, una palabra, un párrafo o un documento, se denominan estilos de caracteres. Cuando los estilos dan formato a párrafos completos e incluyen aspectos como sangrías, alineación, espacio de líneas y párrafos, viñe-tas o numeración o tabulaciones, hablamos de estilos de párrafo.

La ficha Inicio, en su grupo Estilos recoge una de las galerías de estilos rápidos con conjuntos de opciones de formato de texto. Pulsando en el botón Más puede ampliar esta galería. De manera predeterminada, viene formada por los estilos predefinidos del programa, pero cada usuario puede añadir a ella sus propios estilos para tenerlos más a mano.



Incorporar un nuevo estilo rápido es muy sencillo. Hagamos una prueba. Escriba el texto “Prueba” y selecciónelo. Haga clic en el botón Más del grupo Estilos, y de nuevo clic en Guar-dar selección como un nuevo estilo rápido. En el campo Nombre del cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escriba también Prueba y haga clic en Aceptar. El estilo ha quedado generado en la galería de elementos rápidos, a su disposición para aplicarlo cuando usted desee. Comencemos con los estilos predefinidos. Aplicar un estilo de este tipo es tan simple como seleccionar el texto que desea modificar, y seleccionar el estilo predefinido que más le guste. Veamos un ejemplo. Seleccione las palabras “Propuesta Comercial” y despliegue las opciones del botón Más del grupo Estilos. Desplace el ratón por ellos para ver las posibilidades. Haga clic sobre Énfasis Intenso. Haciendo clic sobre el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos, accede al panel Esti-los, que recoge todos los estilos disponibles en la galería rápida. Al comienzo del listado se encuentra la opción Borrar todo, que le permite devolver el texto al estado original, sin ningún tipo de formato. Pruebe esta opción. Seleccione de nuevo el texto “Propuesta Comer-cial” y haga clic en la opción Borrar todo del cuadro de diálogo Estilos.

El panel de Estilos recoge algunas opciones para facilitar el trabajo con estilos. La casilla de verificación Mostrar vista previa muestra el aspecto del estilo dentro del mismo cuadro de diálogo. El botón Nuevo estilo le permitirá definir las características de sus propios estilos, el botón Ins-pector de estilos aporta información sobre los estilos aplicados al docu-mento, y el Administrador de Estilos le permitirá disponer de los estilos aplicados en otros documentos. Otro tipo de estilos predefinidos son los conjuntos de estilos, que afec-tan a la totalidad del documento e incluyen varios niveles de títulos, características específicas para el cuerpo de texto y otras opciones de formato. Haga clic en el botón Cambiar estilos, y seleccione la opción

Conjunto de Estilos. Desplace el ratón por los distintos tipos y observe cómo cambia el aspec-to de su documento. Si quiere aplicar cualquiera de ellos, bastará con hacer clic sobre él. Haga clic sobre cualquier parte del documento para volver. ¿No recuerda qué estilos ha aplicado a su documento? Pulsando las teclas Control, Mayúsculas y W de su teclado accede al cuadro de diálogo Aplicar Estilo. Si despliega el triángulo del campo Nombre de estilo, podrá ver la totalidad de estilos que comprende su documento. Además, este cuadro de diálogo le permite seleccionar en el listado cada uno de ellos de ma-nera individual, para aplicarlo nuevamente o modificarlo, según necesite.

Daniel está bastante satisfecho con su do-cumento, y quiere guardar algunos elemen-tos como nuevos estilos, para poder reutili-zarlos. Veamos una forma muy rápida de crear estilos. En el ejercicio, seleccione el texto “Su petición”. Haga clic en el inicia-dor de cuadros de diálogo del grupo Estilos para acceder al panel Estilos, y en él, se-leccione la opción Nuevo estilo. El estilo “Propuesta” se ha incorporado a la galería de estilos rápidos. Si quiere aplicar este estilo nuevamente, sólo tiene que se-

leccionar el texto al que desea aplicarlo y hacer clic sobre él en la galería de estilos. Haga la prueba. Seleccione el párrafo completo haciendo doble clic a su lado, y haga clic sobre el



estilo “Propuesta”. El estilo se aplicará automáticamente sobre la selección. Haga clic en Deshacer para recuperar el aspecto normal. Daniel quiere incorporar algunos cambios en su estilo “Propuesta”. Para ello, en primer lugar debe seleccionar este estilo en la lista, haciendo clic con el botón derecho sobre su nombre, y de nuevo clic en la opción Modificar estilo. Desde este cuadro de diálogo podrá variar sus propiedades y editar su formato con los botones de elementos del formato. El resultado se mostrará en la vista previa. Cambie el color de texto y haga clic en Aceptar. Si en lugar de modificar un estilo desea borrarlo para eliminar su registro de la galería de estilos rápidos, en primer lugar debe seleccionar el estilo que desea eliminar en la lista de estilos. Haga clic sobre el estilo “Propuesta” con el botón secundario del ratón, y seleccione la opción Quitar de la galería de Estilos rápidos. Haga clic sobre el iniciador del cuadro de diálogo Estilos. Como puede ver, el estilo Propuesta aún figura como registro en el panel Estilos. ¿Qué ha sucedido? La opción Quitar de la galería de estilos rápidos no elimina totalmente el registro. Para lograr este resultado, seleccione el estilo en el panel Estilos y haga clic con el botón secundario. En el menú contextual, selec-cione la opción Eliminar Propuesta. Word le avisará de que esta opción supone restaurar el formato predeterminado en la galería. Haga clic en Sí. Tenga en cuenta que, siempre que elimine un estilo, con esta acción estará afectando a todos los párrafos o caracteres del documento que tuvieran aplicado dicho estilo. Estos párrafos o caracteres recuperarán el formato predeterminado del documento. ¡Dedique unos minutos para revisar el documento antes de tomar esta decisión!

Plantillas En Todo Envío quieren unificar el aspecto de las cartas y faxes que envían a sus clientes. De esta manera, pretenden agilizar el trabajo, así como conseguir una misma línea visual para este tipo de documentos. Para ello, les resultará muy útil el uso de plantillas que les sirvan como base para la elabo-ración de dichos documentos.

Una plantilla es un tipo archivo que guarda internamente los formatos utilizados, configura-ción de páginas y otros elementos, que podemos utilizar como modelo para crear otros docu-mentos. Las plantillas resultan muy útiles para la elaboración de documentos estándar que habitualmente presentan la misma estructura, como por ejemplo una hoja de fax. Word in-cluye una serie de plantillas prediseñadas que nos serán de gran ayuda para crear nuevos documentos. Para crear un documento basado en alguna de las plantillas instaladas de Word, haga clic en el botón de Office y después clic en Nuevo. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Plantillas instaladas y seleccione una de las plantillas que se muestran, por ejemplo Fax de equidad. En el panel de la derecha se mostrará una vista previa de la plantilla selec-cionada. A continuación, compruebe que la opción Crear nuevo documento esté seleccionada y haga clic en Crear. Observe que el documento presenta un diseño predefinido, con elementos típicos de este tipo de documentos. Entre corchetes se muestran los datos genéricos que deberemos sustituir con nuestra propia información. Para ello, haga clic entre los corchetes e introduzca la informa-ción requerida. Puede borrar aquellos campos que no necesite, seleccionándolos y pulsando la tecla Suprimir.



Cuando haya terminado de escribir el documento, guárdelo como guardaría cualquier otro documento. Todos los datos que haya modificado afectarán sólo al documento guardado, pero no a la plantilla. De esta forma, podrá conservar la configuración original de la plantilla para emplearla en futuras ocasiones. Daniel ha decidido utilizar una plantilla de Word para los faxes que envíe a los clientes, pero le gustaría no tener que volver a escribir sus propios datos cada vez que utilice la plantilla. ¿Cómo conseguirlo? Word le ofrece la posibilidad de modificar las plantillas instaladas y guar-dar los cambios para utilizarlos en la creación de nuevos documentos. Es decir, podrá crear una plantilla a partir de otra plantilla. Para abrir una plantilla de Word, haga clic en el Botón de Office y después clic en Nuevo. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Plantillas instaladas y seleccione una de las plantillas que se muestran, por ejemplo Fax intermedio. Luego, haga clic en la opción Plantilla, en la parte inferior derecha, y de nuevo clic en Crear. Observe que en la barra de título aparece el nombre “Plantilla1”, puesto que estamos traba-jando con una plantilla y no con un documento de Word. A continuación, haga clic en Com-pañía del remitente y escriba “Todo Envío, S.A.” Y así con el resto de los campos, hasta com-pletar toda la información relativa al remitente. Una vez modificada la plantilla, ya sólo nos queda guardarla. Para ello, haga clic en el botón Guardar que abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. ¿Recuerda que cuando abrimos el archivo escogimos la opción plantilla en vez de documento? Es por ello que ahora, como tipo de archivo aparece Plantilla de Word, opción que no deberá cambiar. Escriba un nombre para la plantilla y haga clic en el botón Guardar. Salvo que escoja otra ubicación, el archivo se guardará en la carpeta Plantillas, que es donde Word almacena las plantillas creadas por el usuario. Deberá guardarla en esta carpeta para que luego aparez-ca automáticamente en la opción Mis plantillas, cuando vaya a abrir una plantilla. A continuación abriremos un documento nuevo utilizando la plantilla que acabamos de crear. Para ello, haga clic en el Botón de Office y después clic en Nuevo. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Mis Plantillas. Word mostrará las plantillas del usuario alma-cenadas en la carpeta Mis Plantillas. Si anteriormente guardó su plantilla en esta carpeta, ahora podrá abrirla desde aquí. Selecciónela, compruebe que la opción Crear nuevo documen-to esté seleccionada y haga clic en Aceptar. Silvia acaba de redactar una carta de agradecimiento para un nuevo cliente de Todo Envío. Se trata de un tipo de documento que utiliza bastante a menudo. Por ello, le gustaría tener una plantilla que le ayudase a preparar rápidamente estas cartas. Abra el ejercicio Crear plantillas, lo utilizaremos para diseñar la plantilla que necesita Silvia Como puede ver, esta carta tiene un contenido estándar. Para diseñar una plantilla que pue-da ser utilizada para cartas similares, bastará con modificar los datos del destinatario y la fecha. Veamos cómo. Primeramente, borre la fecha y, en su lugar, escriba entre corchetes un texto genérico, como por ejemplo “Fecha”. Repita la operación con los datos del destinata-rio. No es necesario realizar estas modificaciones para crear una plantilla, aunque le resul-tarán muy útiles cuando después vaya a utilizarla. Una vez modificado el documento, deberá guardarlo como plantilla. Para ello, haga clic en el Botón de Office y de nuevo clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo escriba un nombre para la plantilla y en el desplegable Tipo, seleccione Plantilla de Word. A continuación, esco-ja una ubicación para guardar la plantilla y después haga clic en Guardar. Recuerde que la opción Mis plantillas sólo mostrará aquellas plantillas que hayan sido guardadas en la carpeta Plantillas.



Acabamos de guardar un archivo *.dotx, que es la extensión que utiliza Word para las planti-llas. Este tipo de archivo no sólo almacena el texto con sus características de formato, sino que guarda todo un entorno de trabajo de Word 2007, con su cinta de opciones personalizada, teclas de método abreviado, estilos, macros, autotexto… y demás elementos que hayamos aplicado a la plantilla. Si a continuación quiere utilizar la plantilla para crear un documento nuevo, haga clic en el Botón de Office y después clic en Nuevo. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo a partir de existente. En el cuadro de diálogo busque la ubicación donde haya guardado la plantilla, selecciónela y haga clic en Crear nuevo. Esta opción también le permite utilizar un documento existente para crear uno nuevo. Un tema es una combinación predeterminada de colores, fuentes y efectos. Cuando aplicamos un tema a un documento modificaremos sus colores de hipervínculos, de los bordes de tablas y de fondo, listas, líneas horizontales, así como los estilos de cuerpo y estilos de título. A diferencia de una plantilla un tema no incluye autotexto, macros y demás elementos del en-torno de trabajo. Paula acaba de terminar un documento y le gustaría probar otras combinaciones de color y fuentes antes de cerrarlo. Abra el ejercicio Aplicar temas, con él ayudaremos a Paula a apli-car diferentes temas a su documento. Word incluye una serie de temas predeterminados con los que podremos cambiar rápidamente la apariencia de un documento. Para aplicar un tema al documento, en la ficha Diseño de página, haga clic en el botón Temas, dentro del grupo Temas. A continuación, pase el cursor por los diferentes temas predeterminados para obtener una vista previa de cada uno de ellos y seleccione el que más le guste, por ejemplo el tema Mirador. Lo cierto es que a Paula no le termina de convencer ninguno de los temas. ¿Podría coger el color de un tema y las fuentes de otro? Vamos a probar. Haga clic en el botón Colores y selec-cione un conjunto de colores, por ejemplo Urbano. A continuación haga clic en el botón Fuen-tes y seleccione un conjunto de fuentes, por ejemplo Clásico de office. ¿Le gusta más este aspecto? No está mal, no. A Paula le encanta la combinación de colores y fuentes que hemos creado y le gustaría con-servarla para otras veces. ¿Podemos guardarla? Haga clic en el botón Temas y de nuevo clic en la opción Guardar tema actual. Escriba un nombre para el tema y haga clic en el botón Guardar. Salvo que escoja otra ubicación, el archivo se guardará en la carpeta Document Themes, que es donde Word almacena los temas personalizados. Deberá guardarlo en esta carpeta para que luego aparezca automáticamente en la galería de temas. Una forma sencilla y efectiva de modificar el aspecto de un documento es cambiando el fondo de la página. Si lo que quiere es aplicar un color diferente al fondo, haga clic en el botón Color de página, dentro del grupo Fondo de página de la ficha Diseño de página. A continua-ción, pase el cursor por los diferentes colores de la galería para obtener una vista previa de cada uno de ello y escoja el que más le convenza. A parte del color, también podemos aplicar diferentes efectos y texturas al fondo de la pági-na. Haga clic en el botón Color de página y de nuevo clic en la opción Efectos de relleno. Se abrirá un cuadro de diálogo desde el cual podremos aplicar degradados, texturas, tramas e imágenes al fondo. Haga clic en la pestaña Textura, escoja una ellas, por ejemplo Arena, y haga clic en Aceptar. Otro elemento que podemos aplicar al documento es una marca de agua. Las marcas de agua son imágenes o textos que se muestran en el fondo de la página de forma atenuada, para no dificultar la lectura del documento. Para insertar una marca de agua, haga clic en el botón Marca de agua y de nuevo clic en alguna de la galería, por ejemplo Confidencial 1.



Al igual que enmarcamos una foto o un cuadro para embellecerlos, con un documento podre-mos conseguir un efecto similar agregando un borde a la página. Vamos a aplicar un borde sencillo. Para ello, haga clic en el botón Bordes de página y, en el cuadro de diálogo, escoja el tipo de borde llamado Cuadro. Haga clic en Aceptar. Sencillo pero elegante, ¿no le parece? Paula ha elaborado un informe sobre la oportunidad económica en los mercados potenciales de Perú. Está muy orgullosa de la labor realizada, y quiere darle unos últimos retoques a su documento antes de imprimirlo para presentarlo a la Junta Directiva de Todo Envío. Veamos cómo con Word 2007 puede cumplir su objetivo. Entre los usos más frecuentes de Word encontramos la generación de nuevos documentos, y la modificación de los ya existentes. En ambos casos, hay una serie de pautas básicas a conside-rar para asegurar que el resultado sea un documento con un aspecto altamente profesional. De igual modo que cuando escribimos manualmente sobre un papel respetamos los estándares mínimos para cuidar la presentación del escrito, en Word existen también una serie de opcio-nes especialmente pensadas para facilitar la distribución del espacio, como la generación de márgenes, la orientación o el tamaño del papel. Estas opciones se encuentran recogidas en la ficha Diseño de Página, grupo Configurar página. Si está trabajando sobre un documento en blanco, y hace clic en la ficha Diseño de Página, botón Márgenes, verá que el margen asignado por defecto es el Normal. Este es el tipo de margen más común, aunque puede elegir entre una amplia gama aquél que más se adecúe al contenido de su documento, o incluso definirlo haciendo clic en la opción Márgenes personali-zados. Desde la pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página podrá establecer ma-nualmente la medida. En algunos documentos puede necesitar que la orientación del papel, en lugar de vertical sea horizontal (o apaisada) para adaptarse mejor a los contenidos. Vamos a ver un ejemplo de esto. Abra el ejercicio “Configurar Página”. Como ve, en este ejemplo, la tabla de horarios queda fuera de la página. Para darle la orientación horizontal que necesi-ta, haga clic en el botón Orientación, y seleccione el tipo Horizontal. ¿Ve cómo ha mejorado la apariencia del documento? Pero, ¿qué ocurre si necesitamos alternar las orientaciones vertical y horizontal en un mismo documento? Word le permite diferenciar por selecciones para cambiar la orientación de la página. Hagamos la prueba. Seleccione todo el texto del documento entre las páginas 2 y 4, y haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Configurar Página. En él, seleccio-ne la orientación Vertical. En el campo Aplicar a, seleccione la opción Texto seleccionado. Haga clic en Aceptar y compruebe el resultado. El cuadro de diálogo Configurar página ofrece también la posibilidad de variar el tamaño de la hoja de impresión. Haga clic en el botón Tamaño para explorar los tamaños predeterminados de Word 2007. La opción Más tamaños de papel le permite personalizar el tamaño de hoja manualmente, y establecer la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en el caso de que tenga más de una. Paula tiene algo más claro por qué es tan importante configurar las páginas de su documento. Ahora quiere aplicar sus conocimientos a su informe, e incorporar algunos elementos de dise-ño que le ayuden a darle un enfoque más profesional. Abra el ejercicio “Perfeccionar el do-cumento” para ayudar a Paula. Como su informe recoge información a fecha real, Paula quiere insertar un encabezado con la fecha del documento, para facilitar su archivado. Haga clic en la ficha Insertar y despliegue el menú del botón Encabezado. Este menú recoge los tipos de encabezado disponibles en Word



2007 con una vista previa de los mismos, para que seleccione el que sea de su agrado. Haga clic sobre el tipo de encabezado Rayas. Al insertar un encabezado, en la cinta de opciones aparece una nueva ficha. Se trata de una ficha contextual que condensa las Herramientas para encabezado y pie de página, que le faci-litará la edición de su encabezado. Haga clic sobre la zona del encabezado que indica Título del documento y escriba “Datos 2008”. En la ficha Diseño con las Herramientas para encabe-zado y pie haga clic en Cerrar. Su encabezado ha quedado creado en la zona correspondiente. Paula no está del todo satisfecha con el aspecto de su encabezado, y quiere editarlo. Para ello, haga de nuevo clic en el botón Encabezado de la ficha Insertar, y seleccione la opción Editar encabezado. Comprobará que las Herramientas para encabezados y pies vuelven a es-tar activas.

Si hace clic en cualquier zona del encabezado fuera del campo título, verá como se habilitan los botones que le permitirán editarlo.Estos botones permiten incorporar elementos como imágenes, números de página, fecha y hora o determinar la posición.

Paula ha notado que no tiene mucho sentido mantener visible el encabezado en la primera página del documento. Le gustaría eliminar el encabezado de la portada. Para ello, haga clic en la ficha Diseño de Página, y de nuevo clic sobre el iniciador de cuadros de diálogo del gru-po Configurar página. En la pestaña Diseño, seleccione la opción Primera página diferente del campo Encabezados y pies de página. Haga clic en Aceptar. Como el documento consta de varias páginas, Paula ha decidido numerarlas para facilitar su lectura. Puede realizar esta acción incorporando la numeración en los pies de página. Para ello, despliegue el menú del botón Pie de página de la ficha Insertar, y seleccione el tipo de pie Rayas. Como sólo queremos mantener el número de página, haga clic sobre el campo Escribir texto y pulse la tecla Suprimir. Si desea incorporar cambios en su pie de página, para volver a habilitarlo haga doble clic so-bre él. Al mismo tiempo, se habilitará de nuevo la ficha con las Herramientas para encabeza-do y pie, que le facilitarán el trabajo de edición. Por ejemplo, desde esta ficha puede cambiar el formato del número de página. Haga clic en el botón Número de página, y en la opción Final de página seleccione el tipo Triángulo 2. Haga doble clic sobre el documento para salir del Pie de página. Puede moverse cómodamente entre los encabezados y pies de su documento. Haga doble clic en el encabezado para habilitarlo, y en la ficha de Diseño de encabezado y pie, haga clic en el botón Ir al pie página. Para volver al encabezado, haga clic en Ir al encabezado. Para salir, haga clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página. También puede paginar documentos sin necesidad de incluir en ellos encabezados o pies de página. Para ello, simplemente seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el botón Número de página del grupo Encabezado y pie de página. Las opciones de este botón le permitirán elegir entre distintas posiciones y formatos para sus números de página. Explore las posibilidades de este menú. Además de decidir la apariencia y ubicación del número de página, la ficha de Diseño permite tomar otra serie de decisiones relativas a su formato. Haciendo clic en el botón Número de página y seleccionando la opción Formato del número de página, puede seleccionar el formato del número entre varios modelos, decidir si incluir o no el número de capítulo, o indicar el número desde el que comenzar la numeración.



Si por el contrario lo que necesita es eliminar los números de página de su documento, haga clic en el botón Número de página de la ficha Insertar y seleccione la opción Quitar números de página. Verá cómo la paginación se elimina del documento. Paula quiere incorporar una nota en su documento para aclarar uno de los términos que ha utilizado: el concepto de ISC. Para ello, debe comprobar que se encuentra en la vista Diseño de Impresión. Una vez realizada esta comprobación, sitúe el punto de inserción en el lugar donde desee insertar la nota al pie y haga clic en la ficha Referencias, grupo Notas al Pie, botón Insertar Nota al pie. En el espacio de texto de la nota escriba “Índice de la Sociedad Civil”.

Como puede comprobar, junto a la palabra a la que hace referencia la nota aparece un número en superíndice. Este número indica a cualquier lector del documento que la pa-labra está acompañada de información adi-cional.

Si sitúa el cursor junto al superíndice verá, tras unos segundos, un pequeño cuadro con el contenido de la misma. Si hace doble clic con el ratón sobre el superíndice, Word le conducirá automáticamente hasta la nota correspondiente.

Word numera de manera automática las notas al pie. Si incorpora una nueva nota al pie en un punto más avanzado del documento, le asignará el número 2 y así sucesivamente. Por el contrario, si inserta una nueva nota al pie antes de la que acaba de insertar, automáti-camente Word corregirá la numeración. Haga la prueba. Sitúe aquí el punto de inserción y pulse de nuevo el botón Insertar nota al pie. Compruebe cómo la numeración se autocorrige. El mecanismo de inserción de las notas al final del documento es muy similar. Sitúe el punto de inserción en el lugar donde desee insertar la nota, por ejemplo aquí y, en la ficha Referencias, haga clic en la opción Insertar nota al final. Escriba el texto para la nota, por ejemplo, Bibliografía. De manera predeterminada, el programa sitúa las notas al final al término del documento. Compruébelo usted mismo. Si no está satisfecho con el formato predefinido de sus notas, sean al pie o al final, puede modificarlas a su gusto. Para ello, haga clic sobre el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Notas al pie. Este cuadro de diálogo le permite decidir la posición de las notas, su formato, y las zonas del documento sobre las que se aplicarán los cambios introducidos en el resto de campos. Por ejemplo, puede optar por incluir un símbolo personal a sus notas, en lugar de la clásica nume-ración. Para eliminar las notas del documento, debe seleccionar su marca de referencia, ya que eli-minar su texto no las elimina.



Hagamos la prueba. Sitúe el punto de inserción a la izquierda del superíndice de la nota al final del documento. Pulse la tecla Suprimir una vez para marcar la selección, y una segunda vez para eliminarla. Compruebe que la nota ha sido eliminada del final de su documento. Antes de imprimir un documento, y para evitar sorpresas, es bueno consultar cómo quedará sobre el papel. Para ello, Word incorpora la Vista preliminar, que ofrece una panorámica del aspecto de la página impresa. Esta opción se encuentra en el botón de Office, Imprimir, Vista preliminar. La Vista preliminar tiene una ficha propia, que concentra todas las funciones de trabajo con ella. Visualmente, esta vista es una copia a página completa del resultado del documento impreso sobre papel, ya que muestra elementos que permanecen ocultos en la vista normal, como los márgenes o la cabecera. Al situar el cursor sobre el documento en esta vista adopta la forma de una lupa con el símbo-lo Más o Menos, que lo acerca o aleja al hacer clic sobre él. La ficha Vista preliminar tiene una serie de comandos para facilitar el trabajo en la misma. Puede optar por ver una sola página en pantalla o ver dos simultáneamente, o decidir si ajus-ta el ancho de la página al ancho de pantalla. Si lo desea, puede avanzar y retroceder por las páginas utilizando los botones Página siguien-te y Página anterior. También puede elegir el zoom, o imprimir directamente el documento. Para salir de la Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar. Después de configurar la página y comprobar el aspecto del documento en la vista preliminar, Paula está preparada para imprimir su informe. Por ello, ha hecho clic en el botón de Office, y en él ha seleccionado la opción Imprimir, Im-presión rápida. Pero… al recoger su documento de la impresora, ha visto que no ha obtenido el resultado que esperaba. ¿Qué ha sucedido? La opción Impresión rápida no admite la realización de cambios de última hora. Para acceder a las opciones de impresión, haga clic en el botón de Office, y seleccione la opción Imprimir, Imprimir. Accederá al cuadro de diálogo Imprimir, que le permite establecer las opciones de impresión que necesite. Si tiene más de una impresora instalada en su ordenador, haga clic en la flecha Nombre del campo Impresora para seleccionar la que desee. En el área Intervalo de páginas, podrá especificar si desea imprimir la totalidad del documen-to, la página en que se encuentra, o un intervalo concreto. El botón Propiedades del cuadro de diálogo Imprimir le permite ver y configurar las carac-terísticas de la impresora seleccionada, como la orientación, la bandeja de salida o el tipo de papel a utilizar. En la pestaña Calidad de la impresión podrá decidir, en función de la finalidad del documen-to, la calidad final de la impresión del documento. Cuando haya finalizado su elección, haga clic en Aceptar.



El botón Opciones le conduce al cuadro de diálogo de opciones de Word. En el área Opciones de impresión están recogidas una serie de casillas de verificación que afectan a los elementos que serán visibles en la impresión. Marque aquellas que considere importantes para su docu-mento y haga clic en Aceptar. Daniel está elaborando un presupuesto para una importante empresa constructora que quiere encargar a Todo Envío la importación de materiales prefabricados. Le gustaría ordenar los datos en tablas, para ayudar a su correcta visualización y poder trabajar sobre ellos. Las tablas constituyen un elemento que permite organizar la información en filas y columnas, con la finalidad de mejorar su presentación y facilitar el trabajo conjunto con los datos que las integran. Las intersecciones entre cada fila y columna reciben el nombre de celdas, y en ellas es posi-ble introducir texto, imágenes, o datos numéricos. Una de las características que hacen de Word 2007 un programa de gran versatilidad es que incorpora varias formas de conseguir un mismo objetivo. Insertar tablas no constituye en este caso una excepción, y existen diferentes formas de insertar una tabla en el documento, todas recogidas en la ficha Insertar, grupo Tablas. Vamos a verlas una a una, pero antes abra un nuevo documento, si no lo tiene abierto ya. Haga clic en el botón Tablas. Desplace el ratón por la cuadrícula para indicar el número de celdas que quiere incluir en su tabla, ampliando o reduciendo la selección. Observe cómo cambia el título para indicar el número de filas y columnas que incluye, y cómo se muestra la tabla con los parámetros indicados en el documento mediante la vista previa activa. Haga clic en el tamaño 4 por 3. Haga clic fuera de la tabla que ha creado y pulse la tecla Enter. Ahora haga clic en el botón Tablas y seleccione la opción Insertar tabla. En el cuadro de diálogo Insertar tabla, escriba en Número de columnas 2 y en Número de filas 4. Haga clic en Aceptar. ¿Ve lo que ha sucedido? El documento muestra ahora una nueva tabla, insertada por otro método distinto. Si quiere insertar una tabla en la que las filas y columnas no tengan la misma medida, haga clic en la opción Dibujar tabla del botón Tablas. El puntero se ha convertido en un lápiz. Para comenzar, defina los bordes de la tabla dibujando un rectángulo. A continuación, dibuje línea a línea las filas y columnas, de lado a lado del rectángulo. Cuando haya terminado, haga do-ble clic fuera de la tabla para que el puntero recupere su forma habitual. Word dispone de una galería de tablas rápidas que puede utilizar en cualquier momento. Para ello, haga clic en la zona del documento en la que desee insertar la tabla rápida y en la

ficha Insertar, haga clic sobre el botón Tablas. En el menú, seleccione la opción Tablas rápidas y, a continuación, seleccione la tabla que desee utilizar. Esta se creará automáticamente en el documen-to, permitiéndole insertar contenido nuevo y modificar el que esté incorporado por defecto. Haga la prueba seleccionando la tabla rápida Calendario 3.



Para escribir en la tabla, debe situar el punto de inserción en la celda en que quiere insertar el texto. Por ejemplo, haga clic en la primera celda de la primera tabla y escriba “Presupues-to de materiales de construcción”. ¿Ve cómo se ha distribuido el texto? Por su longitud, no cabía en una sola línea, y Word lo ha distribuido de acuerdo con el espacio disponible. Elija una imagen en su equipo, vamos a utilizarla para probar la inserción de una imagen en nuestra tabla. Haga clic en la última celda de la primera fila y de nuevo clic en el botón Ima-gen de la ficha Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen. Busque la ruta en la que se encuentra ubicada la imagen, selecciónela y haga clic en Insertar. Para desplazar el punto de inserción de una celda a otra, debe pulsar la tecla Tabulador. Hagamos una prueba. Haga clic en la última fila de la primera tabla y pulse la tecla Tabulador repetidas veces. Verá cómo avanza de una celda a la contigua. Al llegar a la última celda de la tabla, Word añade de manera automática una nueva fila al final, y continuará avanzando por ella celda a celda con cada pulsación de la tecla Tabulador. También puede desplazarse por la tabla utilizando las flechas de desplazamiento de su tecla-do. Las flechas izquierda, derecha, arriba y abajo le permitirán avanzar una celda con cada pulsación en la dirección indicada. Si lo que necesita es situarse al final de una fila partiendo de cualquiera de sus celdas, pulse simultáneamente las teclas Alt y Fin, o Alt e Inicio si lo que quiere es situarse al principio. Para ir al principio o final de columna, utilice Alt + Avance página o Alt + Retroceso de Pági-na, respectivamente. Para seleccionar una celda de la tabla, por ejemplo, la primera, sitúese en su borde izquierdo hasta que el puntero del ratón se transforme en una flecha negra diagonal. Cuando esto ocu-rra, haga clic. Verá que la celda queda seleccionada, sombreada de un color más oscuro. Cualquier operación que haga ahora con esta selección marcada, afectará a todo el contenido de la misma. Haga la prueba pulsando el botón Negrita del grupo Fuente. Para deseleccionar, haga clic fuera de la tabla. Si lo que necesita es seleccionar una fila completa, sitúe el cursor junto a su borde izquierdo y haga clic. Verá que aparece seleccionada, destacada en un color más oscuro. Para deselec-cionar, haga clic fuera de la zona oscurecida. Si necesita seleccionar una columna entera, sitúe el cursor encima de la columna y, cuando adopte la forma de una flecha negra señalando hacia abajo, haga clic. Para deseleccionar, haga clic en una zona distinta de la seleccionada. Además de los métodos que hemos visto hasta ahora, también puede optar por hacer las se-lecciones utilizando las herramientas de tabla de la ficha contextual Presentación, que apa-rece siempre que esté trabajando sobre una tabla. En el grupo Tabla, botón Seleccionar, puede elegir el tipo de selección que necesite desple-gando su menú: celda, columna, fila o tabla completa. Para borrar el contenido de una celda, columna o fila, previamente hay que seleccionarla

utilizando el método correspondiente. Una vez hecha la selec-ción, bastará con pulsar la tecla Suprimir. Si lo que quiere conseguir es eliminar una celda de la tabla, el método es similar. También debe seleccionar la celda concreta en primer lugar, y pulsar en este caso la tecla Retroceso. Word le



preguntará sobre la forma de reubicar el resto de celdas. Hagamos la prueba. Seleccione la misma celda y pulse Retroceso. En el cuadro de diálogo Eliminar celdas, mantenga activada la casilla Desplazar celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. Este método es igualmente efectivo para eliminar filas y columnas. Si quiere eliminar por completo una tabla y todo su contenido, en primer lugar debe seleccio-nar toda la tabla. Una forma rápida es hacer clic sobre la flecha de cuatro puntas que apare-ce al aproximar el cursor a su esquina superior izquierda. Hecha la selección, haga clic sobre el botón Eliminar de la ficha contextual Presentación, y seleccione la opción Eliminar tabla. Compruebe usted mismo el resultado. Para eliminar filas o columnas, la selección debería abarcar sólo la fila o columna a eliminar, y debería seleccionar en el botón Eliminar la opción correspondiente para cada caso. Daniel ha recogido los artículos de su construcción que su cliente quiere importar en un do-cumento, y quiere ordenarlos en una tabla para establecer el presupuesto sobre el número de unidades que se necesita de cada uno de ellos. Lo que Daniel necesita es convertir su texto en una tabla. Vamos a echarle una mano.

Para que Word sea capaz de diferenciar qué partes del texto queremos destinar a fila o columna, hay que insertar caracte-res separadores. En el ejercicio, introduzca un guión entre las palabras “Artícu-lo” y “Cantidad” para marcar la separación. Seleccione el texto excepto el título y haga clic en la opción Convertir texto en tabla del botón Tablas. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, seleccione la casilla de verificación Otro en el área Separar texto y haga clic en Aceptar.

Daniel no está del todo satisfecho con el aspecto de la tabla. Le gustaría que no sobrara tanto espacio entre el final de cada palabra y el comienzo de la siguiente columna. Para solucionar este problema, sitúe el puntero sobre la línea de intersección de las colum-nas, y cuando adopte la forma de dos flechas contrapuestas, arrastre hacia la izquierda. Mejor, ¿verdad? Puede usar este mismo método para variar el tamaño de las filas Daniel ha observado también que el alto de las celdas es reducido y dificulta la lectura del texto, además no hay mucha separación entre el borde superior y el texto. Para solucionarlo, seleccione toda la tabla y, en la ficha contextual Presentación, grupo Ta-maño de Celda, escriba 1, 15 en el campo Alto. Pulse Enter al terminar. En el grupo Alineación, haga clic sobre el botón Alinear en el centro a la izquierda. Observe cómo ha cambiado el aspecto de la tabla. En el grupo Tamaño de celda de la ficha contextual Presentación se encuentran los botones Distribuir filas y Distribuir columnas. Distribuir filas le permite hacer que todas las filas ten-



gan una misma altura, mientras que Distribuir columnas aplica un mismo ancho a todas las columnas de la tabla. Haga la prueba. Seleccione toda la tabla y haga clic sobre Distribuir columnas. Observe cómo cambia la apariencia. Pulse las teclas Control y Z para deshacer esta última acción. Daniel quiere insertar una nueva columna junto a “Cantidad” para incluir el precio de cada artículo. Para ello, sitúe el punto de inserción en alguna celda de la columna “Cantidad” y en la ficha contextual Presentación, haga clic sobre el botón Insertar columnas a la derecha del grupo Filas y columnas. En la primera celda de esta columna escriba “PRECIO”. Vamos a insertar una fila al principio de la tabla, por si Daniel quiere darle un título. Para ello, haga clic en alguna de las celdas de la primera fila y de nuevo clic en el botón Insertar arriba en la ficha contextual Presentación. Hemos estudiado un método de inserción aún más rápido, ¿recuerda? Haga clic en la última celda de la última fila y pulse la tecla Tabulador. Con todo el trabajo que ha realizado hasta ahora, Daniel ha conseguido generar una tabla del tamaño adecuado, pero el resultado no es muy vistoso. Vamos a ayudarle a arreglarlo. Co-menzaremos por darle un título. Para el título, necesitamos disponer de una fila completa, sin divisiones de celdas, al comien-zo del documento. ¿Cómo conseguirlo? Seleccione toda la fila haciendo clic a su izquierda, y haga clic en el botón Combinar celdas de la ficha contextual Presentación, en el grupo Combinar. Escriba en la nueva fila “PRESU-PUESTO” utilizando la fuente Tahoma, a tamaño 14 y en negrita y con el color de fuente blanco. ¿Qué ha pasado con el texto? Al utilizar el color de fuente blanco, no se distingue. Vamos a solucionar el problema aplicando un sombreado a la fila del título. Seleccione la fila haciendo clic a su izquierda, y de nuevo clic con el botón derecho del ratón para acceder al menú contextual. En él, seleccione la opción Bordes y sombreado. En la pes-taña Sombreado, seleccione el color de relleno azul oscuro y haga clic en Aceptar. Además de colorear el fondo de las celdas, también podemos modificar el color de los bordes de la tabla y de las celdas. Para ello, seleccione la tabla y haga clic con el botón derecho del ratón para acceder al menú contextual. En él, seleccione la opción Bordes y sombreado. En la pestaña Bordes, seleccione el color azul oscuro y compruebe que en el área Aplicar a está seleccionada la opción Tabla. Haga clic en Aceptar. Daniel se ha dado cuenta de que la alineación de los nombres de columna se puede mejorar. Seleccione la fila completa haciendo clic a su izquierda y, en la ficha contextual Presenta-ción, grupo Alineación, haga clic en el botón Alinear verticalmente. Daniel ya ha logrado el formato de tabla que deseaba, pero ahora quiere ultimar algunos ajustes. Ha descubierto el botón el botón Autoajustar de la ficha contextual Presentación, pero ¿qué diferencia hay entre sus opciones? Si hace clic sobre la opción Autoajustar al contenido, Word adaptará el ancho de las celdas a la longitud del texto de la celda con más contenido. Si pulsa Autoajustar a la ventana, la ta-



bla se distribuirá uniformemente para ocupar todo el espacio disponible entre los márgenes izquierdo y derecho. Como toque final, Daniel quiere ordenar los artículos por orden alfabético. Para conseguirlo, seleccione las filas que recogen el nombre de los artículos, y haga clic en el botón Ordenar de la ficha contextual Presentación. En el campo Ordenar por, compruebe que está marcada la casilla de verificación Ascendente. Haga clic en Aceptar. Daniel va a dejar separada la última línea de su tabla como campo de notas. Para ello, haga clic en alguna de sus celdas y, en el grupo Combinar de la ficha contextual Presentación haga clic sobre Dividir tabla. Muchas de las opciones de trabajo con tablas que hemos visto hasta ahora están recogidas en el botón Propiedades del grupo Tabla, en la ficha contextual Presentación. El cuadro de diálogo Propiedades de tabla ordena, en sus distintas pestañas, acciones que afectan a la totalidad de la tabla, a la fila o columna seleccionada, o directamente a la celda que tenga seleccionada. Asimismo, incorpora el botón que da acceso al cuadro de diálogo Bordes y sombreado que también puede encontrar en el menú contextual. En la ficha Diseño se encuentran los diferentes estilos de tabla predefinidos para aplicar en su documento. Su uso es muy sencillo: seleccione la tabla y desplace el ratón por los diferentes tipos para ver el resultado. El botón Más le permitirá ver la totalidad de estilos visuales predefinidos. Haga clic, por ejemplo, en el estilo Cuadrícula media 1 – Énfasis 1. Aunque haya seleccionado un estilo predeterminado de la galería de Word, puede modificarlo a su criterio para darle el aspecto que quiera. Utilice los botones Sombreado y Bordes que se encuentran junto a la galería para cambiar el estilo de la tabla predefinida. También en la ficha Diseño encontramos el botón Borrador, que le permite borrar de su tabla bordes y líneas. Esta opción resulta muy útil, por ejemplo, si quiere eliminar la separación entre dos o más celdas. Para utilizarlo, haga clic sobre el botón borrador y acerque el puntero a la tabla. Observará que se ha convertido en un borrador. Si hace clic con él sobre alguno de los bordes o líneas, ésta se eliminará.

Imágenes y Word Art Daniel está preparando un dossier descriptivo de su empresa y quiere que sea muy sugerente. Para ello necesitará incluir alguna imagen, dibujos y textos llamativos que lo hagan visual-mente atractivo. Veamos qué posibilidades le ofrece Word para integrar todos estos elemen-tos. Haga clic en la primera marca de párrafo para situar el punto de inserción al comienzo del documento. En la ficha Insertar, dentro del grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Imagen. A continuación, busque la ubicación donde haya guardado el archivo Todo Envío logo, selec-ciónelo y haga clic en Insertar.



Al insertar una imagen incrustamos directamente el archivo en el documento. Haciendo clic en el triángulo del botón Insertar, encontraremos otras formas de insertar una imagen. La opción Vincular al archivo nos permite insertar una referencia de la imagen, de forma que si modificamos el archivo de origen, los cambios se reflejarán en el documento. La opción Inser-tar y vincular es una combinación de ambas. Lo siguiente será insertar una imagen prediseñada, es decir, una imagen procedente de una de las colecciones de Word. Haga clic al final del segundo párrafo para insertar aquí la ima-gen. Después haga clic en el botón Imágenes prediseñadas que abrirá el panel Imágenes pre-diseñadas. En el panel, escriba “aeroplano” en el campo Buscar y haga clic en Buscar. En los resultados, haga clic en la imagen con el símbolo de un avión y ésta automáticamente se in-sertará en el lugar indicado. El panel Imágenes prediseñadas ofrece diversas formas de búsqueda. Mediante este desplega-ble podremos seleccionar las colecciones en las que queremos realizar la búsqueda: las del usuario, las instaladas con Office o en colecciones de Internet. En el siguiente desplegable indicaremos el tipo de archivo a buscar: imágenes, fotografías, películas o sonidos. Así por ejemplo, para buscar una imagen de un tema concreto de una de las colecciones de Office, seleccionaremos únicamente ese tema, por ejemplo Académico, y haremos clic en Buscar. Daniel cree que los colores del logotipo desentonan con el resto del documento. ¿Y si lo colo-reamos de azul? Para modificarlo utilizaremos las opciones de la ficha contextual Formato, que sólo se muestra si seleccionamos la imagen. Por tanto, haga clic sobre el logo para selec-cionarlo. Ahora, en la ficha Formato, dentro del grupo Ajustar, haga clic en Volver a colorear y, en Variaciones de luz, haga clic en la segunda opción. El logo tomará un tono azulado. Word le permite cambiar el aspecto de una imagen aplicando diferentes estilos predefinidos. Con el logo todavía seleccionado, haga clic en este botón para ver la galería de Estilos de imagen. Pase el cursor por los diferentes estilos para obtener una vista previa de cada uno de ellos. Después haga clic en el estilo Perspectiva biselada para aplicarlo a la imagen. Para conseguir un resultado todavía más sorprendente, vamos a aplicar un efecto visual al logotipo. Haga clic en el desplegable Efectos de la imagen, sitúese sobre la opción Resplandor y haga clic en la primera vista, dentro de Variaciones de resplandor. Haga clic fuera de la imagen y observe los resultados. ¡Impresionante, no le parece! Daniel no está conforme con la ubicación de la imagen del avión en el documento. Está con-vencido de que ésta quedaría mejor al otro lado del párrafo. Vamos a moverla. Haga clic so-bre la imagen y sin soltar arrástrela hasta el inicio del párrafo. Cuando tenga el cursor justo delante de la palabra “Gestionamos”, suéltelo para insertar aquí la imagen. Ya hemos reubicado la imagen, pero todavía podría quedar mejor si reducimos un poco su tamaño. Cuando una imagen está seleccionada, aparece encuadrada con unos indicadores que sirven para modificar su tamaño. Sitúe el cursor sobre el indicador de esta esquina y, cuando éste cambie de forma, haga clic y arrastre hasta reducir la imagen al tamaño deseado. Una forma más precisa de modificar el tamaño es escribiendo sus dimensiones en los campos del grupo Tamaño. A Daniel ahora le gustaría que el texto se ajustase mejor con la imagen. Dentro del grupo Organizar, de la ficha Formato, encontramos diferentes maneras de ubicar la imagen en rela-ción al texto y su posición en la página. Para modificar el modo en que se ajusta el texto con la imagen seleccionada, haga clic en este botón y escoja una de las opciones, por ejemplo Cuadrado. Vea cómo se ha ajustado el párrafo con la imagen. Si no nos gustan las modificaciones realizadas en una imagen, Word nos permite descartar los cambios y volver la imagen a su estado original. Para ello, con la imagen seleccionada, en la ficha Formato, dentro del grupo Ajustar, haremos clic en el botón Restablecer imagen. Asi-



mismo, podremos borrar una imagen, seleccionándola y pulsando la tecla Suprimir. Daniel está contento con las imágenes que tenemos, así que no hace falta que hagamos ninguna de estas dos cosas. Otro tipo de gráficos que podemos insertar en un documento son las formas u objetos de di-bujo. En la ficha Insertar, dentro del grupo Ilustraciones, haga clic en Formas y seleccione una de las formas de la galería, por ejemplo, un rectángulo redondeado. A continuación, haga clic en la parte inferior del documento y, sin soltar, arrastre el cursor hasta obtener la forma deseada. Ya tenemos el rectángulo. Al dibujar una forma ésta aparecerá seleccionada y se nos mostrará la ficha contextual For-mato. Si queremos modificar su tamaño, podemos utilizar los indicadores de las esquinas o escribir el alto y el ancho en los campos correspondientes del grupo Tamaño, de la ficha For-mato. Teclee el número cuatro en cada campo y pulse la tecla Intro. Observe que además de reducir su tamaño hemos convertido el rectángulo en un cuadrado. También puede cambiar el aspecto de la forma aplicando diferentes estilos predefinidos. Con la forma todavía seleccionada, haga clic en este botón para ver la galería de estilos de forma. Pase el cursor por los diferentes estilos para obtener una vista previa de cada uno de ellos. Después haga clic en un degradado azul para aplicarlo a la forma. Daniel piensa que la forma que acabamos de dibujar es perfecta para contener la dirección de la empresa. ¿Cómo podemos pegar el texto dentro? Primeramente, seleccione y corte el tex-to. A continuación, seleccione la forma y en la ficha Formato, dentro del grupo Insertar for-mas, haga clic en este botón. Fíjese que el punto de inserción se ha insertado dentro del cua-drado. Ahora podríamos teclear el texto directamente, pero nos bastará con pegar el texto que hemos cortado antes. Lo que acabamos de hacer es insertar un cuadro de texto en la forma de una manera rápida. Otra manera de insertarlo es haciendo clic en el botón Cuadro de texto, del grupo Texto de la ficha Insertar. Después, escogemos un tipo de cuadro, hacemos clic en el documento y arras-tramos hasta conseguir el tamaño deseado. Una vez dibujado no tenemos más que escribir o pegar dentro el texto en cuestión. Para mover una forma por el documento basta con seleccionarla y, cuando el cursor cambie de forma, arrastrarla hasta la posición deseada. Daniel quiere colocar el cuadrado con la di-rección de la empresa, en la parte inferior centrada de la página. Para cambiar la posición de una manera automática, haga clic en este botón y de nuevo clic en la vista de la posición indicada. Ahora Daniel quiere dibujar cinco estrellas debajo del segundo párrafo. Puede dibujarlas di-rectamente en la página, pero le resultará más cómodo utilizar un lienzo de dibujo. El lienzo le permite mantener juntas todas las formas en un sólo dibujo, que podrá mover y cambiar de tamaño a su antojo. Haga clic después del segundo párrafo y en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en el botón Formas y de nuevo clic en Nuevo lienzo de dibujo. El lienzo se mostrará seleccionado y aparecerá la ficha contextual Formato. Ya podemos dibujar en el lienzo. En el grupo Insertar formas, haga clic en la Estrella. A conti-nuación, haga clic en la parte superior derecha del lienzo y, sin soltar, arrastre el cursor has-ta obtener la forma deseada. Un truco: si quiere dibujar formas regulares mantenga pulsada la tecla Mayúscula mientras dibuja. Vamos a colorearla. Haga clic en Relleno de forma y de nuevo clic en el color azul. Ya tenemos la primera estrella. Para obtener las cuatro restantes bastará con copiarlas. Para ello, mantenga pulsada la tecla Control y arrastre la silueta de la estrella hacia la derecha. Un truco: para que la estrella copiada no le quede a diferente altura, mantenga pulsada la tecla Mayúscula mientras la copia. Cuando se toquen las puntas de ambas estrellas suelte el



ratón y después las teclas, siempre en este orden. Repita la operación con las estrellas res-tantes. Daniel quiere desplazar las cinco estrellas al centro del lienzo. Para poder desplazarlas en bloque, primero deberemos agruparlas. Con la tecla Control pulsada haga clic en cada estrella hasta seleccionarlas todas. A continuación, en el grupo Organizar, haga clic en el botón Agru-par y de nuevo clic en Agrupar. Observe que ahora tenemos un único grupo de indicadores para las cinco formas. Ya puede moverlas. Haga clic en el grupo y arrástrelo hasta el centro. Si quiere ahora puede cambiar a la vez el tamaño de las cinco estrellas utilizando los marca-dores del grupo. Pero no lo haga, mejor reduciremos el tamaño del lienzo. Haga clic en cual-quier parte del lienzo y en grupo Tamaño, teclee el número seis dentro del campo Alto de forma y luego pulse la tecla Intro. De esta manera hemos reducido tanto el tamaño del lienzo como el de las formas que contiene. Al reducir el lienzo, éste ha quedado a la derecha y Daniel quiere colocarlo más centrado en la página. Para moverlo sitúe el cursor en las líneas discontinuas y arrástrelo. ¿Qué ha ocurri-do? Que el lienzo está en línea con el texto y no podemos desplazarlo libremente. En el grupo Organizar, haga clic en el botón Ajuste del texto y de nuevo clic en Delante del texto. Ahora podrá colocarlo libremente en el lugar que desee. Por último, a Daniel le gustaría poner un lema o una frase impactante en el documento. Me-diante WordArt puede insertar textos decorativos a modo de títulos o rótulos llamativos. Haga clic en esta marca para insertar aquí el WordArt. En la ficha Insertar, dentro del grupo Texto, haga clic en el botón WordArt y seleccione un estilo de la galería. A continuación, en el cua-dro de diálogo escriba en mayúsculas “COMERCIO A LA CARTA” y haga clic en Aceptar. Tam-bién puede crear un WorArt seleccionando un texto y haciendo clic en el botón WordArt. Al crear un WordArt éste aparecerá seleccionado y se nos mostrará la ficha contextual Forma-to. Si le parece que las letras del WordArt están muy juntas o muy separadas entre sí, pruebe a cambiar el espaciado. Para ello, en la ficha Formato, dentro del grupo Texto, haga clic en este botón y seleccione un tipo de espaciado, por ejemplo, separado. ¿Nota cómo se ha in-crementado el espacio entre las letras? Daniel encuentra demasiado simple el estilo WordArt que hemos elegido y le gustaría cam-biarlo por otro más vistoso. Con el WordArt todavía seleccionado, haga clic en este botón para ver la galería de Estilos de WordArt. Pase el cursor por los diferentes estilos para obte-ner una vista previa de cada uno de ellos. Después haga clic en el estilo 8 para cambiar el estilo de WordArt. Desde luego, este estilo va mejor con el documento, pero Daniel todavía lo encuentra algo estático. ¿Cómo podríamos mejorarlo? Haga clic en el botón Cambiar forma y escoja la forma Onda 1. Si quiere que la ondulación sea aún más pronunciada pruebe a aumentar el tamaño del WordArt. Haga clic en uno de los indicadores de las esquinas y, sin soltar, arrástrelo hasta conseguir el tamaño deseado. Otra forma de decorar un texto es mediante letras capitales. Se trata de una opción muy utilizada en libros y revistas, que consiste en aumentar el tamaño de la primera letra de un párrafo. Para insertar una letra capital, haga clic en cualquier parte del párrafo y de nuevo clic en el botón Letra capital, dentro del grupo Texto de la ficha Insertar. Pase el cursor para previsualizar ambas opciones y después seleccione En texto. Puede que en algún documento necesite escribir caracteres especiales que no se encuentran en su teclado. Cuando esto le ocurra, haga clic en el botón Símbolo, del grupo Símbolos de la ficha Insertar, que abrirá una galería con los símbolos más utilizados. Si no encuentra el símbolo en la galería, haga clic en la opción Más símbolos que abrirá un cuadro de diálogo con



cientos de símbolos y caracteres especiales en gran variedad de fuentes. Cuando localice el símbolo deseado, bastará con hacer clic en él para insertarlo en el documento. Si lo que necesita es insertar una ecuación matemática, Word incluye una serie de ecuaciones predefinidas, como la Fórmula cuadrática, el Teorema de Pitágoras y otras. Para insertar alguna de estas ecuaciones, haga clic en el triángulo del botón Ecuación y de nuevo clic en alguna de las ecuaciones predefinidas. Al insertar una ecuación ésta aparecerá seleccionada y se mostrará la ficha contextual Diseño, desde donde podrá modificar la ecuación si lo desea. Si la ecuación que necesita no se encuentra entre las predefinidas, podrá crear su propia ecuación. Para ello, haga clic en el botón Ecuación que insertará un campo de texto en el documento y mostrará la ficha contextual Diseño. A continuación, escriba la ecuación en el campo de texto, insertando los símbolos y estructuras que precise desde la ficha Diseño. Una vez creada podrá decidir su ubicación en el documento haciendo clic aquí y seleccionando la opción deseada. Podrá añadir las ecuaciones que vaya creando a la biblioteca de ecuaciones, para utilizarlas en futuras ocasiones. Para ello, haga clic en el triángulo junto a la ecuación que acaba de crear y de nuevo clic en Guardar como nueva ecuación. En el cuadro de diálogo, escriba un nombre para la ecuación y haga clic en Aceptar. La nueva ecuación se mostrará junto a las ecuaciones prediseñadas de Word. Después de una etapa de cambios en la estructura interna de Todo Envío, Silvia se enfrenta a la tarea de plasmar sobre un documento la nueva estructura de la empresa, así como los re-sultados económicos de los últimos años. Los diagramas o SmartArt son muy aconsejables para representar información relativa a pro-cesos, jerarquías, ciclos o relaciones, ya que contribuyen a reforzar su impacto visual y a facilitar su comprensión.

Vamos a insertar un diagrama en el documento para representar la estructura jerárquica de Todo Envío. Para ello, sitúe el cursor al final del documento y haga clic sobre el botón SmartArt del grupo Ilustraciones, en la ficha Insertar. El cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt muestra en su lateral izquierdo un listado con las categorías de diagramas disponibles en la galería de Word 2007. Si hace clic con el ratón sobre cada tipo, verá una vista previa de los diseños que lo componen.

Sigamos estos pasos en el ejercicio. Sitúe el punto de inserción al final del documento, y haga clic en el botón SmartArt. En el cuadro de diálogo, seleccione la categoría de gráfico Jerarqu-ía y en ella, el diseño con el mismo nombre, Jerarquía. Haga clic en Aceptar. Verá que el diagrama se ha insertado en el documento. Para introducir cambios en un diagrama, es necesario seleccionarlo. Si quiere seleccionar el diagrama en conjunto, para que los cambios que realice afecten a la totalidad de elementos que lo componen, haga clic sobre alguna zona en blanco del panel del diagrama. Si por el contrario quiere que los cambios afecten a una forma en concreto dentro del mismo, haga clic sobre ella. Para seleccionar una palabra dentro de una forma, haga doble clic sobre ella.



Haga clic sobre el diagrama para seleccionarlo. Haga de nuevo clic sobre la ficha del lateral izquierdo del marco, y accederá al Panel de texto, que muestra una estructura similar a una lista en viñetas. También puede acceder a este panel desde el botón Panel de texto de la ficha contextual Diseño. Para introducir texto en el panel, utilice las flechas del teclado para desplazarse, o bien es-criba directamente en las formas del diagrama. Elija uno de estos métodos e introduzca el texto de la lista en viñetas del documento. Ahora vamos a ajustar el tamaño del panel al del diagrama. Para ello, haga clic en los indica-dores de tamaño laterales y arrastre hasta ajustar el panel al área del diagrama. Haga clic en los indicadores de tamaño de las esquinas del panel y arrastre hasta lograr el tamaño deseado. Si quiere ejercer un mayor control sobre las dimensiones del panel, utilice el botón Tamaño de la ficha contextual Formato. De esta forma podrá controlar tanto el Ancho como el Alto, con los respectivos botones. Silvia se ha dado cuenta de que la representación gráfica de su diagrama no es correcta, ya que todos los departamentos deberían encontrarse al mismo nivel. ¿Cómo solucionarlo? En el panel de Texto localice el texto “Departamento de Comercio Inter-nacional” y haga clic sobre él con el botón derecho del ratón. En el menú contextual, selec-cione la opción Aumentar nivel. ¿Ve lo que ha sucedido? Puede conseguir el mismo resultado trabajando directamente sobre las formas del gráfico desde la ficha contextual Diseño, con los botones Aumentar y Disminuir nivel. Todo Envío ha incorporado un nuevo servicio en dependencia directa del Departamento de Comunicación y Publicidad. Para representarlo en el diagrama, haga clic sobre la forma que lo representa, y clic en el botón Agregar forma de la ficha contextual Diseño. Seleccione la opción Agregar forma deba-jo. Pulse el botón Panel de texto de la misma ficha y escriba en el espacio correspondiente a la nueva forma “Servicio de Marketing”. También puede optar por escribir directamente sobre la forma. Vamos a resaltar el nivel jerárquico superior del diagrama para destacarlo. Para ello, haga clic sobre la forma con el texto “Dirección General”, y con la tecla Mayúsculas pulsada, haga clic sobre su sombra para seleccionarla también. En la ficha contextual Formato, haga clic sobre el botón Cambiar forma, y seleccione el tipo estrella de seis puntas, de la categoría Cintas y estrellas. Ahora vamos a diferenciar también el nivel de Servicios, cambiando su color. Seleccione las formas de los tres Servicios y haga clic en la ficha contextual Formato, botón Contorno de forma, y seleccione el color Púrpura. Con las formas seleccionadas, haga clic en el botón Efectos de formas y seleccione la varia-ción del tipo Reflexión que prefiera. Por último, seleccione las sombras de los tres servicios y en el botón Relleno de forma, selec-cione el color púrpura. En cualquier momento puede variar el estilo de su diagrama. Veamos un ejemplo de ello. Seleccione todo el diagrama haciendo clic en alguna zona en blanco del panel. En la ficha contextual Diseño, pulse el botón Más del grupo Estilos SmartArt. Seleccione el estilo Escena de atardecer en la categoría 3D, y haga clic sobre él. Si lo que desea es cambiar el diseño, elija en el grupo Diseños aquel que desee aplicar. En cualquier momento puede variar el estilo de su diagrama. Veamos un ejemplo de ello.



Seleccione todo el diagrama haciendo clic en alguna zona en blanco del panel. En la ficha contextual Diseño, pulse el botón Más del grupo Estilos SmartArt. Seleccione el estilo Escena de atardecer en la categoría 3D, y haga clic sobre él. Si lo que desea es cambiar el diseño, elija en el grupo Diseños aquel que desee aplicar. Silvia ha logrado crear el diagrama que necesi-taba. Ahora quiere situarlo en su documento junto al texto en viñetas. Para ello, en primer lugar, reduzca su tamaño, seleccionando el diagrama y manipulando los controladores de tamaño del marco.

Silvia quiere completar su documento con una representación gráfica de la evolución de Todo Envío en los últimos años. Para insertar un gráfico en el documento, sitúe el punto de inserción en el lugar adecuado, que en este caso es la parte final del documento. Para conseguirlo más rápidamente, pulse las teclas Control y Fin de su teclado. Haga clic en la ficha Insertar, botón Gráfico. Para este ejercicio, seleccione el tipo de gráfico Circular seccionado. Haga clic en Aceptar. ¿Qué ha sucedido? Hay una hoja de Excel y un gráfico sobre el documento, aunque aún no ha introducido ningún tipo de información. Siempre que añada un gráfico a un documento, se incrustará un gráfico de muestra, que toma la información de una hoja de Excel con datos ficticios. Esta hoja está vinculada al documen-to de Word, por lo que no tendrá que disponer de un archivo en Excel aparte. Para personalizar el gráfico, deberá reemplazar la información de muestra de la hoja de Ex-cel. El mecanismo es similar a la introducción de datos en una tabla. Para seleccionar filas o co-lumnas completas, haga clic en su encabezado. Para seleccionar la tabla completa, haga clic en el botón Seleccionar todo. Haga clic en cada celda para seleccionarla y comience a escribir. Elimine las dos últimas filas seleccionándolas y haciendo clic con el botón derecho, seleccione la opción Eliminar. Cuando termine, cierre la hoja de Excel. En este caso, hemos utilizado un número de filas inferior al del gráfico de ejemplo.Si sucedie-ra al revés, debería especificar el nuevo alcance. Para ello, en la ficha contextual Diseño, grupo Datos, debería seleccionar el botón Seleccionar datos. Esta opción abre de nuevo la hoja de Excel con los datos marcados con un borde punteado. Además, accedería al cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, para realizar los ajustes oportunos en el campo Rango de datos del gráfico. Cierre el cuadro de diálogo y la hoja de cálculo. Silvia cree que un gráfico de columnas ilustraría mejor la diferencia existente entre el núme-ro de importaciones y exportaciones.



Para cambiarlo, seleccione en la ficha contextual Diseño, botón Cambiar tipo de gráfico, y en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en la categoría Columna, tipo Columna agrupada. Haga clic en Aceptar. Una vez seleccionado el tipo de gráfico más adecuado, son varios los elementos que puede modificar en él:

Título.

Área del gráfico.

Área de trazados.

Ejes X e Y.

Etiquetas.

Marca de datos.

Leyenda. Para modificar un elemento concreto del gráfico, por ejemplo, el título, primero hay que seleccionarlo. Haga clic en la ficha contextual Formato, grupo Selección actual, y seleccione en desplegable el elemento a modificar, en este caso, Título del gráfico. Si lo prefiere, haga clic directamente sobre él en el área del gráfico. Ahora puede utilizar los botones del grupo Estilos de Word Art en la ficha contextual Formato. Explore las posibilidades y elija la que considere apropiada. Para modificar el gráfico resulta muy útil la utilización de la ficha contextual Presentación, que recoge herramientas de trabajo para cada uno de los elementos que configuran el gráfi-co. Pruebe a modificar desde aquí el Área de trazado. Haga clic sobre el botón y pulse sobre la opción Más opciones de área de trazado. En el cuadro de diálogo Formato de línea de trazado, seleccione la opción Relleno, Relleno sólido, y en el botón Color, haga clic sobre el color ca-nela. Haga clic en Cerrar. Si los cambios que necesita incorporar no afectan al diseño del gráfico sino a sus datos, haga clic en la ficha contextual Diseño, y en el grupo Datos, haga clic en el botón Editar datos. Esta acción abre de nuevo la hoja de Excel. Haga clic sobre la celda que desea cambiar, y opere en ella directamente. Cambie, por ejemplo, el número de importaciones a 21000. Cuando termine, cierre la hoja de Excel. Comprobará que el gráfico se ha adaptado a los nue-vos datos. El Departamento de Comercio Internacional ha pasado a Silvia los datos sobre el número de ventas en 2007 dividido por períodos. Es un archivo de Excel. ¿Cómo puede hacer Silvia para aprovechar estos datos sin tener que transcribirlos de nuevo? Para rehacer el gráfico anterior, selecciónelo y haga clic sobre el gráfico con el botón dere-cho del ratón. Seleccione la opción Editar datos. La hoja de Excel asociada se abrirá. Vamos a cambiar estos datos por los que nos ha facilitado el Departamento de Comercio Internacional. Desde la ventana de Excel, utilice el botón de Office para abrir el ejercicio “Importar datos”. Vamos a cambiar los datos del gráfico por los nuevos. En la hoja de Excel, haga clic en la ficha Vista, grupo Ventana, botón Organizar todo y selec-cione la opción Horizontal. Haga clic en Aceptar. Ahora puede ver los dos libros de Excel. Haga clic en el botón Seleccionar todo en la hoja del gráfico a editar, y pulse la tecla Suprimir. Copie los datos del ejercicio comprendidos entre las celdas A3 y C7 y péguelos en la hoja asociada al gráfico. Cierre ambas hojas de Excel. El nuevo gráfico ha quedado insertado en el documento. Ahora vamos a adecuarlo a los nue-vos datos. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo, y de nuevo clic en la ficha contextual Diseño, grupo Datos, botón Seleccionar datos.



En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, sitúese en el campo Rango de datos del gráfico y escriba lo siguiente, para que el gráfico abarque todos los datos que quiere repre-sentar. En este caso, debe comprender las celdas de la A1 a la C5 de la hoja 1. Haga clic en Aceptar. Vamos a incluir el título en el gráfico. Haga clic en la ficha contextual Presentación, y en el grupo Etiquetas, despliegue el menú del botón Título del gráfico. Seleccione la opción Encima del gráfico. Las palabras Título del gráfico aparecen ahora en el lugar indicado. Haga clic sobre ellas, para activar el campo, seleccione todo el texto y escriba “Ventas 2007”. Cuando termine, haga clic fuera del gráfico y compruebe el resultado.

Navegación por el documento

Crear tablas de contenidos, ilustraciones e índices

Añadir marcadores, referencias cruzadas e hipervínculos

Insertar una bibliografía Silvia ha elaborado un documento bastante extenso y, aunque está bien estructurado, no re-sulta fácil localizar la información en él. Por ello, necesita incluir tablas de contenidos e índi-ces que ayuden al lector a encontrar rápidamente los puntos importantes del documento. Además, para completar la información le gustaría crear enlaces a documentos externos y sitios de internet, así como citar convenientemente la bibliografía utilizada. Una tabla de contenidos es una forma de presentar esquemáticamente los principales temas tratados en un documento. Normalmente se inserta al principio del documento e incluye en-laces a cada apartado, con sus correspondientes números de páginas. Como verá, nuestro documento está estructurado en diferentes apartados y subapartados a los que hemos aplica-do estilos de encabezado. Word se basará en dichos encabezados para crear la tabla de con-tenidos. La forma más rápida de insertar una tabla de contenidos es mediante la opción tabla automá-tica. Haga clic en la segunda marca del documento para insertar aquí la tabla. Después, en la ficha Referencias, dentro del grupo Tabla de contenido, haga clic en el botón Tabla de conte-nido y de nuevo clic en Tabla automática 1. Observe, que Word ha identificado aquellos apar-tados a los que hemos aplicado un estilo de encabezado, así como el formato utilizado, y ha creado la tabla en el punto de inserción como un único campo. Word ha insertado también los números de página correspondientes a cada encabezado y ha creado un vínculo que nos llevará a su ubicación en el documento. Para ir a un vínculo pulse la tecla Control y, sin soltar, haga clic en la tabla de contenidos sobre el apartado al que quiere desplazarse. Después pulse las teclas Control más Inicio para volver al principio del documento. A continuación, vamos a borrar la tabla que acabamos de insertar, para poder ver otras ma-neras de crear una tabla. Para eliminar la tabla, haga clic en el botón Tabla de contenido y de nuevo clic en la opción Quitar tabla de contenido. Silvia quiere crear una tabla de contenidos decidiendo cuántos niveles mostrar, con qué for-mato o la alineación de los números. ¡Vamos a ayudarla! Haga clic en la segunda marca del documento y escriba en mayúsculas “CONTENIDOS”. Después, haga clic en el botón Tabla de contenido y de nuevo clic en la opción Insertar tabla de contenido. Se abrirá el cuadro de diálogo Tabla de contenido, desde donde podrá configurar la tabla a su gusto.



Haga clic en el desplegable Formatos y de nuevo clic en la opción Elegante. En la parte supe-rior del cuadro de diálogo, se mostrará una vista preliminar y vista Web de la opción seleccio-nada. A continuación, en Mostrar niveles disminuya un nivel, de esta manera la tabla solo mostrará dos niveles de encabezados. Por último, en el desplegable Carácter de relleno haga clic en la línea de puntos. Ahora, haga clic en Aceptar y la tabla se insertará en el lugar indi-cado. ¿Se ha dado cuenta de que el apartado 1 “Introducción” no aparece en la tabla? Esto se debe a que, al crear el documento, Silvia olvidó aplicarle un estilo de encabezado. Para agregar este apartado a la tabla, selecciónelo, haga clic en el botón Agregar texto y de nuevo clic en Nivel 1. Word aplicará el estilo correspondiente a dicho nivel. Ahora sólo nos queda actualizar la tabla. Cada vez que realice algún cambio en el documento que afecte a la estructura, deberá actua-lizar la tabla para reflejar dichos cambios. Para ello, haga clic en el botón Actualizar tabla. Word le preguntará si quiere actualizar toda la tabla o sólo los números de página. En este caso, como hemos agregado un nuevo encabezado, tendremos que actualizar toda la tabla. Haga clic en dicha opción y de nuevo clic en Aceptar. Ahora Silvia quiere crear una tabla similar a la de contenidos, pero con las ilustraciones del documento. Antes de crear una tabla de ilustraciones, deberemos marcar cada ilustración mediante un título, puesto que Word utilizará dichos títulos para crear la tabla. Sitúese en la página dos, seleccione la imagen del globo terráqueo y, en la ficha Referencias, dentro del grupo Títulos, haga clic en el botón Insertar título. Se abrirá el cuadro de diálogo Título, des-de donde podrá asignar un título a la imagen. En el cuadro de diálogo podrá escoger el rótulo y la posición de éste respecto a la imagen. También podrá crear un rótulo nuevo, si no le gustan los predefinidos. Para ello, haga clic en Nuevo rótulo y en la nueva ventana escriba el rótulo, por ejemplo “Figura”, y pulse Aceptar. Word mostrará el nuevo rótulo en el campo Título y lo añadirá a la lista de rótulos, desde donde podrá utilizarlo en lo sucesivo o eliminarlo si así lo desea. Para agregar el título a la imagen seleccionada, haga clic en el botón Aceptar. Word insertará el título junto a la imagen, en la posición indicada. Repita la operación con la siguiente ima-gen, manteniendo el mismo rótulo. Observe que, según vamos insertando títulos, Word va asignando un número consecutivo a cada imagen, correspondiente al orden que ocupa en el documento. Una vez insertados todos los títulos ya podremos crear la tabla de ilustraciones. Haga clic debajo de la tabla de contenidos, pulse Intro y escriba en mayúsculas “ILUSTRACIONES”. A continuación, haga clic en este botón que abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrá configurar la tabla de forma similar a una tabla de contenidos. Después, haga clic en Aceptar y la tabla se insertará en el punto de inserción como un campo sencillo. Un índice es un listado alfabético de términos y conceptos importantes que contiene un do-cumento. Normalmente se encuentra al final del documento, indicando el número de página donde se encuentra cada término. Cada entrada del índice puede incluir subentradas, así como hacer referencias a otros términos, lo que se conoce como referencias cruzadas. Antes de crear un índice deberemos marcar en el documento todas aquellas entradas que deseamos incluir en nuestro índice. ¿Cómo marcar una entrada? Sitúese en la segunda página, seleccione las palabras “comercio internacional” y haga clic en Marcar entrada, en el grupo Índice de la ficha Referencias. A continuación, haga clic en Marcar todas y Word insertará un campo de entrada cada vez que encuentre las palabras en el documento. Es un campo oculto, que cuando esté visible aparecerá entre corchetes.



El cuadro de diálogo permanecerá abierto para que pueda seguir marcando entradas. Así que avance hasta el último párrafo de la página, seleccione la palabra “mercancías” y haga clic en el cuadro de diálogo. El término se mostrará automáticamente en el campo Entrada. A continuación, en Subentrada escriba “salidas” y haga clic en Marcar todas. Acaba de crear otra entrada del índice y una subentrada para dicha entrada. En el cuadro de diálogo, haga clic en la opción Referencia cruzada. El cursor se insertará en dicho campo, a continuación de “véase”. Escriba aquí “exportaciones” y haga clic en Marcar. De esta manera, cuando el lector busque el término “mercancías” en el índice, encontrará la sugerencia “véase exportaciones” junto a la subentrada “salidas”. Ahora cierre el cuadro de diálogo y pulse las teclas Control y Fin para ir al final del documento, donde insertaremos el índice basado en las entradas que hemos marcado. Antes de crear un índice es conveniente ocultar las marcas de párrafo, para evitar errores de paginación. A continuación, con el punto de inserción al final del documento, pulse Intro, luego escriba en mayúsculas “INDICE” y, en la ficha Referencias, dentro del grupo Índice, pulse el botón Insertar índice. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá configurar el for-mato del índice. En el campo Columnas cambie el número a uno. Después, en Formatos esco-ja la opción Con viñetas y pulse Aceptar. Un marcador identifica una ubicación en el documento, a la que asignamos un nombre para localizarla en futuras ocasiones. Sirve para desplazarse rápidamente a estas ubicaciones en cualquier momento. Además, los marcadores son la base para las referencias cruzadas. En la última página, haga clic a la derecha del título “Asistencia financiera del fondo moneta-rio”. A continuación, en la ficha Insertar, dentro del grupo Vínculos, haga clic en el botón Marcador. En el cuadro de diálogo escriba “AsistenciaFinanciera” todo junto, pues los nom-bres de los marcadores no pueden contener espacios. Después haga clic en Agregar. El cuadro de diálogo se cerrará y, aunque no pueda verlo, se insertará el marcador en el documento. Pulse las teclas Control e Inicio para ir al principio del documento. Le mostraremos como volver rápidamente al marcador insertado. En la ficha Inicio, dentro del grupo Edición, haga clic en el triángulo del botón Buscar, y de nuevo clic en la Ir a. Se abrirá el cuadro de diálogo con la pestaña Ir a activa. A continuación seleccione la opción Marcador en la lista, seleccione el nombre del marcador en el despegable y haga clic en el botón Ir a. Ya puede cerrar el cua-dro de diálogo. En cualquier momento que lo desee, podrá borrar un marcador sin necesidad de volver a él. Para ello, bastará con hacer clic en el botón Marcador, seleccionar el marcador a borrar en el cuadro de diálogo y hacer clic en Eliminar. El cuadro de diálogo Marcador también nos servirá para ir a un marcador, simplemente seleccionándolo y haciendo clic en el botón Ir a. Las referencias cruzadas sirven para hacer referencia a algún elemento del documento y des-plazarse rápidamente a él desde dicha referencia. Se pueden crear referencias cruzadas tanto a marcadores, como a títulos, tablas e ilustraciones. En la última página, seleccione la palabra “índice” y haga clic en el botón Marcador. Póngale el nombre “índice” y haga clic en Agregar. Utilizaremos este marcador para crear una refe-rencia cruzada. Ahora, pulse las teclas Control e Inicio para ir a la primera página. Haga clic debajo de la tabla de ilustraciones, pulse Intro y escriba “Para buscar un término vaya al” y pulse la Barra espaciadora. A continuación, haga clic en este botón que abrirá el cuadro de diálogo Referencia cruzada. En el cuadro de diálogo, haga clic en el desplegable Tipo y seleccione la opción Marcador. Asegúrese de que en el desplegable Referencia a aparece Texto del marcador seleccionado. Después, haga clic sobre el marcador índice, pulse Insertar y cierre el cuadro de diálogo. La palabra índice se insertará detrás del texto que habíamos escrito. Acabamos de crear una



referencia cruzada que utilizaremos para ir directamente al índice. Para ello, bastará con mantener pulsada la tecla Control y hacer clic en el texto del marcador. Un hipervínculo es un elemento que al hacer clic sobre él nos lleva a otro elemento fuera o dentro del mismo documento. Podemos crear hipervínculos que lleven a otro archivo, a una página Web, a una dirección de correo electrónico o una ubicación dentro del propio docu-mento. Pulse las teclas Control e Inicio para ir al principio del documento. Haga clic detrás de “índi-ce” y escriba “o pulse aquí para buscar en Internet”. A continuación, seleccione la palabra “aquí” y haga clic en el botón Hipervínculo, del grupo Vínculos de la ficha Insertar. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá configurar el destino del hipervínculo. En el campo direc-ción escriba “http://www.msn.com” y haga clic en aceptar. Se insertará el hipervínculo en la palabra que habíamos seleccionado, que cambiará de color y aparecerá subrayada. Si ahora sitúa el cursor sobre el hipervínculo, Word mostrará una información en pantalla con instrucciones para acceder al vínculo. Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic sobre el hipervínculo. Esto abrirá automáticamente su explorador Web y, si está conectado a Internet, se mostrará la página Web indicada. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el hipervínculo, se abrirá un menú contex-tual desde el cual podrá realizar diferentes opciones como modificarlo, seleccionarlo, abrirlo, copiarlo o borrarlo. Seleccione la opción Modificar hipervínculo. Después, en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Info en pantalla. En la nueva ventana escriba “Ir a Microsoft”. Haga clic en Aceptar y de nuevo clic en Aceptar. Sitúe el cursor sobre el hipervínculo y verá el texto que ha escrito. Antes de terminar su documento, a Silvia le gustaría citar las fuentes bibliográficas que ha utilizado en su investigación. Word 2007 incluye la herramienta Administrador de fuentes que le ayudará a compilar la bibliografía conforme a alguna de las guías de estilo más extendidas. Además, Word guardará en su equipo las fuentes que vaya creando, para que pueda utilizarlas en futuras ocasiones. En la ficha Referencias, dentro del grupo Citas y bibliografía, haga clic en el botón Adminis-trar fuentes. En el cuadro de diálogo haga clic en Nuevo que abrirá la ventana Crear Fuente. En esta nueva ventana introduciremos los datos de la fuente bibliográfica. Antes de introducir los datos, seleccionaremos el tipo de fuente bibliográfica. En el desplega-ble escoja la opción Libro. Después, haga clic en Editar y en la nueva ventana escriba López en Apellidos y Juan en Nombre. Haga clic en Agregar y de nuevo en Aceptar. Continúe intro-duciendo los datos del libro como se muestra en pantalla. Cuando termine haga clic en Acep-tar. Una vez creada la fuente, cierre el cuadro de diálogo. A continuación, utilizaremos dicha fuente para crear una cita en el documento. Haga clic al final del segundo párrafo de la in-troducción para insertar aquí la cita. Después, haga clic en Insertar cita y de nuevo clic en la fuente que acabamos de crear. Se insertará una referencia citando el autor y el año. Haga clic al final del párrafo siguiente para insertar aquí una cita, agregando una nueva fuen-te. Para ello, haga clic en Insertar cita y de nuevo clic en Agregar nueva fuente. En el cuadro de diálogo haga clic en Tipo de fuente bibliográfica y escoja la opción Sitio Web. Continúe introduciendo los datos de la fuente como se muestra en pantalla. Cuando termine haga clic en Aceptar. Observe que se ha insertado una cita referenciando la nueva fuente que acaba-mos de crear. Cuando hayamos creado y citado las fuentes bibliográficas de nuestro documento, podremos crear una bibliografía al final del documento, donde se citen todas ellas. Pulse las teclas Con-



trol y Fin para ir al final. A continuación, pulse Intro y escriba “BIBLIOGRAFÍA” en mayúsculas. Después, haga clic en el botón Bibliografía y de nuevo clic en Insertar bibliografía. A conti-nuación, haga clic en el desplegable Estilo y escoja la opción Chicago, de esta forma cambiará la guía de estilo, tanto en la bibliografía como en las citas insertadas.

Combinar correspondencia Todo Envío va a participar en una feria internacional y le gustaría invitar a sus clientes. Daniel se ha encargado de confeccionar una carta de invitación, que enviará a cada cliente de mane-ra personalizada. Ya dispone de una lista de clientes y ahora necesita incorporar sus datos a cada carta de una manera fácil y rápida.

Combinar correspondencia es sustituir ciertos cam-pos de un documento inicial por datos almacenados en otro, para generar copias con la combinación de ambos. Se utiliza, por ejemplo, para personalizar copias de una misma carta, con los datos de dife-rentes destinatarios. Por tanto, para combinar co-rrespondencia necesitamos dos elementos: el do-cumento inicial (en este caso, un modelo de carta) y el origen de datos (que sería la lista con los datos de los destinatarios).

El documento inicial es un documento de Word, como una carta o un mensaje de correo electrónico, que se utiliza como patrón para los documentos combinados. Está compuesto por texto estático, que aparecerá igual en todos los documentos, y campos combinados en los que se insertará la información variable procedente del origen de datos. El origen de datos es un archivo que contiene los datos variables que se insertarán en los campos del documento inicial. Puede ser una tabla de Word, una base de datos de Access, un libro de Excel o una lista de contactos de Outlook. Está compuesto por filas y columnas, don-de cada fila contiene un registro, como el nombre completo y dirección de un cliente, y cada columna un tipo de información, como el campo Nombre, Apellidos o Dirección. Abra el ejercicio Combinar correspondencia, lo utilizaremos como documento inicial para combinar correspondencia utilizando el asistente de Word. Antes de empezar a trabajar con él, compruebe que tiene las marcas de párrafo visibles. Si no es así, sitúese en la ficha Inicio y, dentro del grupo Párrafo, haga clic en el botón Mostrar todo. En la ficha Correspondencia, dentro del grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en este botón y de nuevo clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá el panel Combinar correspondencia, que nos ayudará a combinar el documento inicial con un origen de datos en seis simples pasos. El primer paso es elegir el tipo de documento con el que vamos a trabajar. Observe, que po-demos utilizar el asistente para confeccionar cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y listas de direcciones. El tipo que seleccionemos determinará el resto de pasos a seguir. Seleccione la opción Cartas y, en la parte inferior del panel, haga clic en Siguiente para continuar. Guarde el documento Origen de datos, que utilizaremos más adelante. Para seleccionar los destinatarios, deberemos indicar primero dónde obtendremos dicha información. Si no dispo-nemos todavía de una lista de destinatarios, podremos crearla en este momento utilizando el asistente. Word también nos da opción de seleccionar nuestros contactos de Outlook o utilizar una lista ya existente. Haga clic en Utilizar una lista existente y de nuevo clic en Examinar,



que abrirá un cuadro de diálogo donde buscaremos el archivo que contiene los datos de los destinatarios. En el cuadro de diálogo, busque la ubicación donde haya guardado el archivo Origen de datos, selecciónelo y haga clic en Abrir. Después, en Seleccionar tabla haga clic en Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de correspondencia que muestra los registros que contiene el origen de datos. Desde aquí podrá modificar la lista, utilizando las opciones dis-ponibles para agregar o quitar destinatarios, como veremos más adelante. Para ordenar la lista, en Restringir lista de destinatarios, haga clic en la opción Ordenar, que abrirá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, por la pestaña Ordenar. A continuación, haga clic en el desplegable Ordenar por y seleccione Código postal en la lista. Después, haga clic en Aceptar y compruebe cómo los registros aparecen ordenados por código postal. Una forma más rápida de ordenar los registros es haciendo clic directamente en el campo deseado. Daniel ha decidido enviar la invitación sólo a los clientes de Madrid. Word le permite filtrar los registros para excluir aquellos que no necesite. Para ello, en Restringir lista de destinata-rios, haga clic en la opción Filtrar, que abrirá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar por la pestaña Filtrar. A continuación, haga clic en el desplegable Campo y seleccione Ciudad en la lista. Después, escriba “Madrid” en el campo Comparar con y haga clic en Aceptar. Observe que en la lista ahora sólo se muestran los destinatarios de Madrid. Para seleccionar dichos destinatarios y continuar con el proceso de combinación de correspondencia, haga clic en Aceptar y después, en la parte inferior de panel, haga clic en Siguiente. En el cuarto paso del asistente completaremos el documento, agregando los campos combi-nados donde posteriormente se insertarán los datos reales de los destinatarios. Comenzare-mos por el nombre y la dirección. Haga clic en la segunda marca de párrafo, después de la fecha, para insertar aquí el campo combinado y de nuevo clic en Bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo especificaremos el formato y los datos que aplicaremos al bloque de direc-ción. En la vista previa del cuadro de diálogo podrá comprobar el formato seleccionado con los datos de la lista destinatarios. Observe que falta el código postal. Para corregir este problema haga clic en este botón que abrirá un cuadro de diálogo donde podremos asignar campos de nuestra lista de destinatarios al bloque de direcciones. A continuación, en desplegable Código postal seleccione el campo correspondiente y haga clic en Aceptar. Haga clic de nuevo en Aceptar para agregar el campo combinado al documento. Cada campo combinado que vayamos añadiendo al documento se mostrará con su nombre genérico entre comillas. Después del bloque de dirección, agregaremos un campo para el saludo. Pulse la tecla Flecha abajo dos veces para ubicar aquí el campo combinado y de nue-vo clic en Línea de saludo. En el primer desplegable seleccione Estimado y en el siguiente Javier. Compruebe el formato seleccionado en la vista previa y, si todo está correcto, haga clic en Aceptar. Haga clic en el tercer párrafo del documento, antes de la coma, y de nuevo clic en Más ele-mentos. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podremos seleccionar e insertar en el docu-mento, un campo de la lista de destinatarios. Para ello, con la opción Campos de base de datos seleccionada, haga clic en Nombre y de nuevo clic en Insertar. Cierre el cuadro de diá-logo y haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso. Es el momento de ver cómo quedan los datos reales de los destinatarios en los campos combi-nados del documento. En este paso podrá ver una vista previa de las cartas antes de llevar a cabo la combinación. Haga clic en este botón sucesivamente para ir viendo todas las cartas. Cuando termine, dentro del grupo Vista Previa de resultados, haga clic en este botón para volver al primer registro.



Si decide no incluir alguno de los destinatarios seleccionados, ahora podrá excluirlo fácilmen-te. Bastará con hacer clic en el botón Excluir al destinatario y el destinatario mostrado en la vista previa se eliminará automáticamente. Para volver a incluirlo, haga clic en Editar lista de destinatarios, selecciónelo en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar. Después haga clic en Siguiente, para ir al último paso. Una vez completados todos los pasos del asistente, puede imprimir directamente todas las cartas o, si lo prefiere, combinarlas en un documento nuevo, para hacer una última revisión antes de imprimirlas. Haga clic en Editar cartas individuales y, en el cuadro de diálogo, con la opción Todos seleccionada, haga clic en Aceptar. Word creará el documento “Cartas1” que contendrá todas las cartas separadas por saltos de página. A continuación, podrá modificarlo o guardarlo con un nombre más apropiado. Si lo que quiere es imprimir las cartas directamente, sin necesidad de combinarlas en un do-cumento, haga clic en Imprimir, que abrirá el cuadro de diálogo Combinar al imprimir. A con-tinuación, puede mandar a imprimir todas las cartas, sólo la carta actual o el conjunto de cartas que especifique. Después, haga clic en Aceptar y de nuevo clic en Aceptar, en el cua-dro de diálogo Imprimir. Cuando termine, cierre el ejercicio sin guardar los cambios. Daniel quiere hacer extensiva la invitación a sus compañeros de oficina. Para ello, ha confec-cionado un mensaje de correo electrónico, que quiere enviar a cada uno de ellos de manera personalizada. Abra el ejercicio Combinar correo electrónico. Antes de empezar a trabajar con él, compruebe que tiene las marcas de párrafo visibles. Si no es así, sitúese en la ficha Inicio y, dentro del grupo Párrafo, haga clic en el botón Mostrar todo. Al combinar correspondencia, ya sea una carta, un mensaje de correo electrónico u otro tipo de correspondencia, podemos utilizar tanto el asistente de Word como los botones de la ficha Correspondencia. A continuación, veremos cómo combinar un mensaje de correo electróni-co, utilizando directamente las opciones de esta ficha, sin la ayuda del asistente. Comenzaremos creando una la lista de destinatarios para el mensaje de Daniel. Para ello, haga clic en el botón Seleccionar destinatario y de nuevo clic en Escribir nueva lista. En el cuadro de diálogo, haga clic en el campo nombre y escriba “Paula”. Desplácese hasta el últi-mo campo de la fila y escriba aquí “[email protected]”. Después, pulse el botón Nueva entrada y repita la operación con Álvaro, y después con David. Cuando haya añadido todos los destinatarios a la lista, haga clic en Aceptar y, en el cuadro de diálogo, escriba el nombre de archivo “Lista daniel”. Guarde el archivo en una ubicación que luego pueda recordar. Al hacer clic en Guardar, se cerrará el cuadro de diálogo y la lista se guardará como una base de datos de Access en la ubicación que haya indicado. A continuación, agregaremos una línea de saludo al mensaje. Haga clic en la primera marca de párrafo, para insertar aquí el campo combinado, y de nuevo clic en el botón Línea de salu-do. En el cuadro de diálogo, seleccione la palabra “querido” y escriba “hola” seguido de un espacio. En el siguiente desplegable escoja la opción “Javier” y después haga clic en Aceptar. Haga clic en el tercer párrafo del documento, antes de la coma, para insertar aquí un nuevo campo combinado. Después haga clic en el triángulo del botón Insertar campo combinado y en la lista seleccione la opción Nombre. Se insertará el campo Nombre en el lugar indicado. Antes de finalizar la combinación, comprobaremos que los datos de los destinatarios aparecen correctamente en el mensaje. Para ello, haga clic en el botón Vista previa de resultados y de nuevo clic en el botón Registro siguiente para ir viendo todos los mensajes. Cuando termine haga clic en este botón para volver al primer registro.



Para terminar, podrá combinar los mensajes directamente al enviarlos. Para ello, haga clic en el triángulo del botón Finalizar y combinar y de nuevo clic en la opción Enviar mensajes de correo electrónico. En el desplegable Para, del cuadro de diálogo, escoja el opción Dirección de correo electrónico. Después escriba “Expoimport 2007” en el campo Asunto y, con la op-ción Todos seleccionada, haga clic en Aceptar. Word enviará automáticamente los mensajes desde su programa de correo electrónico. Con Word podremos crear e imprimir sobres y etiquetas de correspondencia fácilmente utili-zando el asistente para la combinación de correspondencia. Veamos cómo crear etiquetas. Partiendo de un documento en blanco, haremos clic en el botón Iniciar combinación de co-rrespondencia y de nuevo clic en la opción Paso a paso por el asistente. En el primer paso seleccionaremos la opción Etiquetas y haremos clic en Siguiente. En el segundo paso, con la opción Cambiar diseño del documento seleccionada, haremos clic en Opciones de etiqueta que abrirá un cuadro de diálogo donde especificaremos la marca de las etiquetas, por ejemplo, Avery US Letter, número de producto 5159. Haremos clic en Acep-tar y luego en Siguiente. En el tercer paso, con la opción Utilizar una lista existente seleccionada haremos clic en Examinar, para buscar y abrir el origen de datos. Después, en el cuadro de diálogo selecciona-remos los destinatarios para los que queremos crear las etiquetas y haremos clic en Aceptar. Haremos clic en Siguiente para continuar. En este paso agregaremos los campos combinados correspondientes a la dirección de los des-tinatarios. Para ello, haremos clic en la opción Bloque de direcciones y, en el cuadro de diá-logo, especificaremos el formato para el bloque de dirección. Al aceptar se insertará un cam-po combinado sólo en la primera celda. Ahora, para insertar dicho campo en las demás celdas haremos clic en Actualizar todas las etiquetas y de nuevo clic en Siguiente. En los dos últimos pasos podremos verificar los datos de las etiquetas mediante una vista pre-via, y finalizar la combinación mandándolas directamente a imprimir. Antes de imprimir re-cuerde introducir el papel adecuado en su impresora. Después, haga clic en Imprimir y, en el cuadro de diálogo, con la opción Todos seleccionada, haga clic en Aceptar. Se abrirá el cua-dro de diálogo Imprimir, donde podrá cambiar las opciones de impresión o imprimir directa-mente. El proceso de creación de sobres es muy similar al de etiquetas. En el primer paso del asisten-te, escogeremos la opción Sobres y en los pasos siguientes elegiremos un formato de sobre, seleccionaremos los destinatarios, agregaremos el bloque de direcciones, accederemos a la vista previa y por último, después de haber introducido los sobres en nuestra impresora, man-daremos a imprimir todos los sobres.

Crear Formularios crear formularios, añadiendo controles de contenido y estableciendo sus propiedades. Asi-mismo, sabrá cómo proteger el formulario de cambios no deseados. Por último, rellenará el formulario para comprobar que todo funciona correctamente. En Todo Envío quieren simplificar la forma en que sus clientes realizan los pedidos. Daniel Castillo, responsable del departamento comercial, necesitará nuestra ayuda para preparar un formulario, mediante el cual los clientes puedan hacer sus pedidos de una forma rápida y sencilla. Para poder agregar controles de formulario al documento, primero tendremos que mostrar la ficha Programador en la Cinta de opciones. Para ello, haga clic en el Botón de Office - Op-ciones de Word, active la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y haga clic



en Aceptar. Ya tenemos la ficha Programador visible. En esta ficha, dentro del grupo Contro-les, encontraremos los principales comandos para la creación de formularios. Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y una serie de casillas que el lector deberá rellenar con la información solicitada. Daniel ya tiene el documento prepara-do con el texto del formulario y ahora sólo le queda agregar las correspondientes casillas, que en Word se denominan Controles de contenido. Los principales controles de contenido que incluye un formulario son de texto, fecha y selección. Hay dos tipos de controles de texto: Texto y Texto enriquecido. La diferencia es que Texto enriquecido permite escribir y guardar textos con formato. Veamos cómo insertar ambos. Haga clic después de “Nombre del cliente” y pulse la barra espaciadora. Después, en la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en el botón Texto enriquecido. Repita la operación con “Código del producto”, pero esta vez haciendo clic en Texto. Los controles de fecha permiten al usuario introducir una fecha concreta. Vamos a insertar un control de fecha en el formulario, a continuación de “Fecha de pedido”. Haga clic aquí y pul-se la barra espaciadora. Después, en el grupo Controles, haga clic en el botón Selector de fecha. Mediante el control de fecha, el usuario podrá desplegar un calendario para seleccio-nar una fecha concreta o escribirla directamente en el campo de texto. Para introducir un desplegable que permita al usuario seleccionar una de las opciones de la lista, podemos utilizar tanto el control Cuadro combinado, como Lista desplegable. La dife-rencia es que la lista desplegable no permite escribir en ella y solamente deja seleccionar una opción. Haga clic después de “Modo de envío”, pulse la barra espaciadora y haga clic en el botón Lista desplegable. La lista no incluirá ninguna opción hasta que las introduzcamos más adelante.

Otra forma de seleccionar opciones de una lista, es mediante las casillas de verificación. Haga clic delante de “Tarjeta de crédito” y de nuevo clic en el botón Herramientas heredadas. Lue-go, dentro del menú desplegable, en Formula-rios heredados, haga clic en Casilla de verifica-ción. Repita la operación con las opciones de pago restantes. Si las casillas aparecen som-breadas, podemos quitar la sombra desplegan-do de nuevo el menú del botón Herramientas heredadas y haciendo clic en la opción Mostrar sombreado de campo.

Al final del formulario, Daniel quiere introducir un campo donde los clientes puedan escribir cualquier tipo de comentario o sugerencia. Haga clic debajo de “Observaciones” y de nuevo clic en el botón Herramientas heredadas. Dentro del menú desplegable, en Controles ActiveX, haga clic en Cuadro de texto. Al insertar el cuadro, este apare-cerá seleccionado y se activará el modo diseño. Utilice los indi-cadores de las esquinas para agrandar su tamaño y después pulse este botón para desactivar el modo diseño. Cada control de contenido tiene unas propiedades que se pue-den establecer o cambiar. Una vez insertado un control de contenido podemos acceder a sus propiedades, seleccionándolo y haciendo clic en el botón Propiedades. Existen unas propie-dades comunes a todos los controles que son: el Título, que se mostrará encima del control al editar contenido; la Etiqueta, que nos sirve para distinguir los controles en el modo diseño; y el Estilo, para especificar el formato que se aplicará al contenido.



Haga clic en el primer control de texto y de nuevo clic en Propiedades. En el cuadro de diálo-go escriba “Cliente” en los campos Título y Etiqueta. A continuación, dentro de Bloqueando, marque ambas opciones. De esta manera, evitará que el usuario pueda eliminar el control e impedirá que edite su contenido. La última opción hace que el control desaparezca cuando el usuario introduce texto, pero como hemos decidido impedir la eliminación del control, esta opción se mostrará desactivada. Haga clic en Aceptar. Seleccione el siguiente control de texto y haga clic en el botón Propiedades. En los campos Título y Etiqueta escriba “Producto”. Marque la opción Usar un estilo y en el desplegable escoja la opción Subtítulo. A continuación, seleccione la opción Permitir retornos de carro. Esta opción sólo está disponible en texto sin formato y permite al usuario crear párrafos de-ntro del campo. Haga clic en Aceptar para establecer las propiedades. Para especificar la forma en que se mostrará la fecha, haga clic en el control de fecha y de nuevo clic en Propiedades. Escriba “Fecha” en los campos Título y Etiqueta. En Propiedades del selector de fecha podremos especificar el formato de fecha y configurar las opciones del calendario. En la lista Mostrar la fecha así, seleccione el cuarto tipo de fecha y haga clic en Aceptar. A continuación introduciremos los valores que mostrará la lista desplegable. Seleccione el control de lista desplegable y haga clic en Propiedades. Escriba “Envío” en los campos Título y Etiqueta. En Propiedades de la lista desplegable, seleccione el valor por defecto y haga clic en Quitar. Después, haga clic en Agregar y, en el nuevo cuadro, escriba “Normal” en Nombre para mos-trar y pulse Aceptar. Repita la operación para agregar el valor “Urgente”. Cuando termine haga clic en Aceptar. Si queremos incluir instrucciones en el formulario sobre cómo rellenarlo, deberemos activar el modo diseño que nos permitirá sustituir el texto predeterminado de los controles. Haga clic en el botón Modo diseño, seleccione el texto del primer control e inserte el texto “Escriba aquí el nombre de su empresa”. A continuación, seleccione el texto que acaba de escribir y en la minibarra de herramientas haga clic en Cursiva. Repita la operación para personalizar el texto de los demás controles. Daniel ya tiene listo el formulario, pero antes de enviarlo a los clientes quiere asegurarse de que éstos puedan rellenar los campos, pero no eliminarlos ni modificarlos. Para ello, puede proteger partes del formulario, evitando que se elimine o modifique un control o un grupo de controles; o puede protegerlo entero, restringiendo los cambios de edición en todo el formu-lario. A continuación, vamos a proteger varios controles de contenido. Haga clic delante de número de producto y, con la tecla Mayúscula pulsada, haga clic en cada control. Después, haga clic en el botón Agrupar y de nuevo clic en la opción Agrupar. A continuación, seleccione el grupo que acaba de crear y haga clic en Propiedades. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá activar la opción que impide eliminar el control de contenido. Marque la casilla y haga clic en Aceptar. Lo más frecuente es proteger todo el contenido del formulario restringiendo los cambios de edición. Para ello, antes debe asegurarse de no estar en el modo diseño. Después, haga clic en el botón Proteger documento, que mostrará el panel Restringir formato y edición. Active esta casilla y en el desplegable escoja la opción Rellenando formularios. Para aplicar la pro-tección haga clic en este botón. Opcionalmente, podrá proteger el formulario con contraseña. Cuando termine, haga clic Aceptar.



Una vez protegido el formulario tan sólo podremos editar las casillas a rellenar. Por ello, si posteriormente necesitamos modificar el diseño o el contenido del formulario deberemos quitar la protección. Para ello, bastará con hacer clic en el botón Proteger documento y des-pués clic en el botón Suspender la protección, en la parte inferior del panel. Si el formulario está protegido con contraseña, tendremos que escribirla ahora para poder desactivar la pro-tección. Después de crear y proteger el formulario, Daniel quiere comprobar que todo funciona correc-tamente. Para ello, rellenaremos el formulario como lo haría un usuario cualquiera. Comen-cemos. Haga clic en la primera casilla. ¿Qué ocurre? ¿Recuerda que al modificar las propieda-des de este control seleccionamos la opción que impedía editar su contenido? Es por eso que ahora no podemos escribir en ella. Ahora haga clic en la casilla número de producto y escriba cualquier número. Pero, ¿por qué el texto aparece en otro formato? Pues porque al establecer las propiedades de este control, decidimos aplicarle el estilo subtítulo. Así mismo, decidimos permitir retornos de carro ¿Re-cuerda? Compruébelo pulsando la tecla Intro y escribiendo un nuevo párrafo. Por ahora todo es correcto. Para introducir la fecha del pedido haga clic sobre la casilla y de nuevo clic en el desplegable para mostrar el calendario. A continuación, haga clic en una fecha concreta y está se mos-trará en la casilla con el formato que habíamos especificado. Lo siguiente que tendría que hacer un cliente es seleccionar el modo de envío. Haga clic so-bre la casilla y de nuevo clic en el desplegable para mostrar los valores de la lista. Después, seleccione una de las dos opciones, por ejemplo “Urgente”, que se mostrará ahora en la casi-lla. Para cambiar de opción, basta con volver a desplegar la lista y hacer clic en la otra op-ción. Todo está funcionando como se esperaba, ¿no le parece? Veamos si podemos activar las casi-llas de verificación. En Forma de pago, haga clic en la casilla Transferencia. Se mostrará una equis dentro de la casilla indicando que dicha casilla está activada. Si vuelve a hacer clic en la misma casilla la equis desaparecerá. Repita la operación con las demás casillas. Por último, si el cliente quisiera hacer algún comentario dispone de un campo de observacio-nes en el que podrá escribir lo que desee. Haga clic en dicho campo y escriba los comentarios que le parezcan oportunos.

Macros Siempre que Paula elabora un informe de calidad tiene que imprimir una copia para el cliente y otra para el fabricante. Como es algo que realiza frecuentemente, le gustaría poder auto-matizar esta tarea en un único comando de Word. Vamos a ayudarla utilizando las propieda-des de las macros. Una macro consiste en agrupar una serie de pasos e instrucciones en un solo comando, de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente. Por tanto, las macros nos servirán para:

Automatizar una serie de tareas

Hacer más accesible una funcionalidad

Añadir nuevos comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. Para entender mejor qué son las macros, vamos a consultar los comandos predefinidos por Word. En la ficha Vista, dentro del grupo Macros, haga clic en el botón Macros. En el cuadro de diálogo, haga clic en el desplegable Macros en y escoja la opción Comandos de Word. Se mostrará una lista con los comandos de Word, así como una descripción de cada uno. Desde



aquí podremos ejecutarlos normalmente o, si están compuestos de varios pasos, podremos ejecutarlos paso a paso. Durante la grabación de una macro se almacenarán todos los comandos que vayamos reali-zando. Por ello, es conveniente planificar previamente los pasos que vamos a seguir para no cometer errores durante la grabación. Además, si tiene que desplazarse por el documento, deberá hacerlo con el teclado puesto que el ratón lo utilizará sólo para realizar los diferentes pasos. Asimismo, antes de grabar deberá tener claro si la macro se utilizará sólo en el docu-mento actual o en todos los documentos. A continuación, vamos a ver cómo grabar la macro que permitirá a Paula imprimir dos copias de forma automática. Abra un documento nuevo, aunque también puede grabar la macro desde un documento existente. En la ficha Vista, dentro del grupo Macros, haga clic en el triángulo del botón Macros y de nuevo clic en Grabar macro. Se abrirá el cuadro de diálogo Grabar macro en el que especificaremos las propiedades de la macro. En Nombre de macro escriba “ImprimirDosCopias” todo junto. El nombre de la macro siempre debe comenzar con una letra, tener un máximo de 80 caracteres y no contener espacios ni símbolos. Podemos asignar la macro a un botón o una combinación de teclas, pero esto lo dejaremos para más adelante. En el desplegable Guardar macro en seleccione la opción Todos los documentos. Si lo desea puede añadir una descripción de la macro. Cuando termine, pulse Aceptar para comenzar la grabación. Seguidamente, realizaremos los pasos necesarios para imprimir dos copias, que es la tarea que queremos automatizar. Haga clic en el botón de Office y de nuevo clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, cambie el número de copias a 2 y haga clic en el botón Aceptar. A continuación, puede pausar la grabación si va a realizar alguna otra acción que no desea grabar, o hacer clic en Detener grabación para finalizar la grabación y guardar la macro. Otra posibilidad es crear macros que se ejecuten solas, como por ejemplo una macro que se autoejecute al cerrar Word. Para ello, al crear la macro deberemos ponerle el nombre de la opción de autoejecución, que en este caso sería AutoExit. Otras opciones de autoejecución son: AutoExec, que ejecuta la macro al abrir Word, Auto-New, AutoOpen y AutoClose, que la ejecuta al abrir un documento nuevo, uno existente o al cerrar un documento desde una plantilla que contiene la macro.

Paula ha comprobado que la macro efectiva-mente funciona, aunque le resultaría mucho más útil poder ejecutarla con un simple clic. Word le ofrece la posibilidad de asignar un botón a la macro y agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic en el botón Personalizar barra de herra-mientas de acceso rápido y de nuevo clic en la opción Más comandos. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Word, con la opción Perso-nalizar seleccionada.

Haga clic en el desplegable Comandos disponibles en y de nuevo clic en Macros. Después, seleccione la macro ImprimirDosCopias y haga clic en el botón Agregar. Word asignará un botón genérico a la macro y agregará el comando a la lista de herramientas de acceso rápido. Para modificar el botón asignado, así como el nombre que éste mostrará, haga clic en el botón Modificar. A continuación, en el cuadro de diálogo Modificar botón, seleccione un símbolo de la galería, escriba “Imprimir dos copias” en Nombre para mostrar y haga clic en



Aceptar. Haga clic otra vez en Aceptar y compruebe que el nuevo botón se ha agregado a la barra de herramientas. A partir de ahora, cuando quiera ejecutar la macro bastará con hacer clic en este botón. También podemos asignar un método abreviado de teclado a nuestra macro para poder ejecu-tarla directamente pulsando una combinación de teclas. Para ello, haga clic en el botón de Office y de nuevo clic en el botón Opciones de Word. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo, seleccione la opción Personalizar y después haga clic en el botón Personalizar, que abrirá el cuadro de diálogo Personalizar teclado.

Desplácese por la lista del campo Categorías y seleccione la opción Macros. A continuación, con la macro ImprimirDosCopias seleccionada, haga clic dentro del campo Nueva tecla de método abreviado y después pulse simultá-neamente las teclas Control y Ñ. Debemos tener cuidado de no asignar una combinación de teclas existente para otro comando. Para ello, compruebe que al introducir la combina-ción de teclas aparece el rótulo “sin asignar”. Cuando termine, haga clic en el botón Asignar y cierre el cuadro de diálogo.

Si tiene conocimientos del lenguaje de programación Visual Basic podrá crear y/o modificar macros utilizando el editor de Microsoft. Puede abrir este programa desde Word, desde la ficha Programador. Si no tiene visible esta ficha, haga clic en el botón de Office – Opciones de Word, marque la opción Mostrar ficha programador y haga clic en Aceptar. A partir de ahora, podrá iniciar el editor con un simple clic en el botón Visual Basic del grupo Código de la ficha Programador. Para modificar una macro haga clic en el botón Macros de la ficha Programador, o bien en el botón Macros de la ficha Vista, ambos abrirán el cuadro de diálogo Macros. A continuación, seleccione la macro y haga clic en el botón Modificar. Se abrirá el editor de Visual Basic desde donde podrá modificar la macro. Si no domina el lenguaje Visual Basic no se preocupe, ya que en macros de pocas acciones lo más sencillo es volver a grabarlas. Cierre Visual Basic. Desde el cuadro de diálogo Macros podremos eliminar cualquier macro creada por el usuario. Seleccione la macro ImprimirDosCopias, haga clic en el botón Eliminar y otra vez clic en Sí para confirmarlo. Word eliminará la macro, así como el método abreviado de teclado que tuviera asignado. Para comprobarlo, pulse la combinación de teclas Control más Ñ y verá que ya no surte ningún efecto. Observe que en la barra de herramientas de acceso rápido sigue apareciendo el botón asigna-do a la macro. Si ahora hace clic en éste botón, Word le dirá que no encuentra la macro. De-beremos, pues, eliminar este botón. Haga clic sobre él con el botón derecho del ratón y, en el menú contextual, seleccione la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. De esta manera, habremos eliminado la macro y todo rastro de ella.

Documentos maestros Un documento maestro ofrece la posibilidad de que varias personas trabajen simultáneamen-te en un mismo proyecto, dividiéndolo en varios subdocumentos e incorporándolo en una red de trabajo. Todas las modificaciones que se realicen en los subdocumentos quedarán automáticamente reflejadas en el documento maestro, que canaliza los enlaces a los diversos subdocumentos.



El primer paso para trabajar con documentos maestros es situarse en la Vista de esquema. Para ello, haga clic en el botón Esquema de la lista de vistas. El documento ha cambiado de aspecto, y ahora muestra la apariencia de un esquema. La fi-cha Esquema recoge las herramientas de trabajo en esta vista. Puede ver también el grupo Documento maestro. Vamos a dividir el contenido del documento en niveles, para concretar qué apartados for-marán cada uno de los nuevos subdocumentos. En primer lugar, vamos a dar título al docu-mento. Seleccione el texto Historia de Todo Envío, y haga clic en el botón Promover a título 1. Para crear el documento maestro, hay que darle al texto una estructura de esquema, asig-nando los niveles a las unidades que serán los subdocumentos. Seleccione el texto Breve cronología y haga clic en la flecha desplegable del Nivel de esque-ma. Haga clic en el Nivel 2. Seleccione el texto Objetivos y haga clic en el botón Aumentar nivel para aumentar el nivel de la selección a un nivel superior. Compruebe cómo la lista de niveles cambia para mostrar el nivel del elemento seleccionado. Repita la operación en el resto de unidades, hasta situar en el nivel 2 todos los títulos en ne-grita. Si se desplaza por el documento, verá que ha adoptado una estructura de esquema. Los nive-les asignados muestran a su izquierda un signo Más. Haga clic en cualquiera de ellos y verá que se selecciona el título y todo el texto asociado a él. Haga clic en el botón Mostrar documento del grupo Documento maestro para expandir el gru-po y acceder a las herramientas de trabajo con documentos maestros.

Haga clic en el signo Más junto al texto Breve cronología. Verá que se selecciona tanto el título como el contenido que completa el apartado. Haga clic en el botón Crear del grupo Documento maestro. En el margen izquierdo del documento aparece el icono Subdocumento, además de un borde claro alrededor del texto seleccionado. El título y su texto se han convertido en un subdocumento de-ntro del documen-

to maestro. Repita la operación con el resto de niveles del es-quema. Seleccione cada nivel haciendo clic sobre el signo Más, y haga clic en el botón Crear, de manera que su documento quede estructurado de manera similar a este. Haga clic en el botón Contraer subdocumentos del grupo Documento maestro. Word le preguntará, a través de un cuadro de diálogo, si desea guardar los cambios efectuados en el documento maestro. Haga clic en Aceptar.



Word mueve el título y el texto de cada documento a un archivo separado, guarda el archivo con el título como nombre en la misma carpeta que el documento maestro y cierra el subdo-cumento. En el documento, en el lugar donde antes se encontraba el texto, ahora hay un hipervínculo a cada subdocumento que muestra la ruta de ubicación y el nombre del archivo. El nombre de cada archivo coincide con el nombre de su título.

Vamos a visualizar el subdocumento Objeti-vos. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic en el hipervínculo. El subdocumento se-leccionado se abre en su propia ventana de documento. Puede editar y dar formato al subdocumento como lo haría con cualquier otro documento. El trabajo con cada uno de los subdocumentos es independiente, con la particularidad de que los cambios realizados en ellos son automáticamente actualizados en el documento maestro. Pulse las teclas Control y E para seleccionar

todo el texto del documento, y haga clic en la ficha Inicio, grupo Fuente, botón Color de fuente. Seleccione el color Rojo. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido y clic en el botón Cerrar de la barra de títulos. Se encuentra de nuevo en el documento maestro. Haga clic en el botón Expandir subdocu-mentos del grupo Documento maestro. Esta opción le permite recuperar los títulos y el texto de todos los subdocumentos del documento maestro. Compruebe que los cambios realizados en el subdocumento Objetivos han sido actualizados en el documento maestro. Silvia cree que su documento tiene demasiados subdocumentos, y le gustaría unir en uno solo la Misión y la Visión. Para ello, haga clic sobre el icono de subdocumento que está situado en la parte superior izquierda del título Misión, y con la tecla Mayúsculas pulsada, haga clic en el mismo icono del siguiente subdocumento. Manteniendo la selección, haga clic en el botón Combinar del grupo Documento maestro. Silvia no está satisfecha con el resultado obtenido en la última acción. Para introducir nuevas divisiones en el documento maestro, sitúe el punto de inserción al principio del título del nuevo subdocumento que quiera crear, y haga clic en el botón Dividir del grupo Documento maestro. Paula quiere abrir el subdocumento Áreas funcionales, pero Word le avisa de que éste está ya abierto en el PC de Daniel, por lo que sólo puede acceder en modo de lectura. Este es un ejemplo de bloqueo automático de subdocumentos, para controlar que sólo un único usuario pueda introducir cambios en un documento en un mismo espacio de tiempo. Sitúe el punto de inserción en algún lugar del texto del subdocumento Cuota de mercado, y haga clic en el botón Bloquear documento. Verá un icono con forma de candado a su izquier-

da, que indica el bloqueo. Utilizando este botón, puede decidir qué subdocumentos com-partir sólo en modo lectura. Haga clic en el botón Contraer documentos. Es posible que Word le avise de la necesidad de guardar antes los cambios. Haga clic en Guardar. Como puede ver, todos los vínculos muestran el icono del candado. Word bloquea todos los subdocumen-tos cuando se encuentran contraídos.



Haga clic en el botón Expandir subdocumentos y localice el subdocumento Cuota de mercado. Sitúe el punto de inserción en algún lugar de su texto, y haga clic de nuevo sobre el botón Bloquear documento. Compruebe cómo el candado ha desaparecido. Silvia ha decido finalmente no incorporar la información relativa a la Cuota de mercado. Para eliminar el subdocumento, haga clic sobre su icono, y pulse la tecla Suprimir. Comprue-be el resultado. Si lo que necesita es hacer que un subdocumento pase a formar parte del documento maestro pero sin eliminarlo, debe utilizar la opción desvincular. Sitúe el punto de inserción en cualquier lugar del texto del subdocumento que desee desvin-cular, y haga clic en el botón Desvincular del grupo Documento maestro. Haga clic en el botón Contraer subdocumentos para observar la diferencia.

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