NOVEDADES WORD 2007

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Novedades WORD 2007

TISS - Tecnologas de la Informacin SS 2

Cinta de opciones

La nueva cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Word.

Al abrir Word 2007 por primera vez, es posible que le sorprenda su nuevo aspecto. La mayora de los cambios se encuentra en la cinta de opciones, el rea que se extiende por la parte superior de Word.

La cinta de opciones presenta los comandos ms populares en primer plano, de modo que no necesita ir en su bsqueda en distintas partes del programa para tareas que realiza constantemente.

Qu objeto tiene el cambio? Facilitar y agilizar su trabajo. Se ha estudiado y diseado cuidadosamente la cinta de opciones a partir de las experiencias de los usuarios de forma que los comandos se encuentren en una posicin ptima.

Las tres partes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 3

Existen tres componentes bsicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cmo se llaman para entender cmo se utilizan.

Fichas. Hay siete fichas bsicas en la parte superior. Cada una representa un rea de actividad.

Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.

Comandos. Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men.

Todo lo que hay en una ficha ha sido cuidadosamente seleccionado en funcin de las actividades del usuario. Por ejemplo, la ficha Inicio contiene todo lo que se utiliza con mayor frecuencia, como los comandos del grupo Fuente para cambiar la fuente de un texto: Fuente, Tamao de fuente, Negrita, Cursiva, etc.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 4

Iniciadores de cuadros de dilogo en grupos

Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo para ver ms opciones de ese grupo en

concreto.

A primera vista, es posible que no vea un comando determinado de una versin anterior de Word. Tranquilo. Algunos grupos

tienen una pequea flecha diagonal en la esquina inferior derecha .

La flecha se llama iniciador de cuadros de dilogo. Si hace clic en ella, ver ms opciones relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecern a menudo en forma de cuadro de dilogo que puede reconocer de una versin anterior de Word. Tambin pueden aparecer en un panel de tareas con un aspecto que le resultar familiar.

Hablando de versiones anteriores, si se pregunta si puede tener la misma apariencia y el mismo funcionamiento que en una versin anterior de Word, la respuesta lisa y llana es que no puede pero, tras utilizar la cinta de opciones un rato, se acostumbrar a la ubicacin de los elementos y le gustar lo fcil que resulta trabajar con ella.

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Aparecen fichas adicionales

Al seleccionar una imagen, aparece la ficha Herramientas de imagen adicional, en la que se

muestran grupos de comandos para trabajar con imgenes.

En esta nueva versin de Word, algunas fichas slo aparecen cuando las necesita. Por ejemplo, pongamos que acaba de insertar una imagen pero ahora desea hacer ms cosas con ella. Es posible que desee cambiar el ajuste del texto que la rodea o quiz quiera cortarla. Dnde se encuentran estos comandos?

Seleccione la imagen.

Se muestra la ficha Herramientas de imagen. Haga clic en ella.

Aparecen grupos y comandos adicionales para trabajar con imgenes, como el grupo Estilos de imagen. Al hacer clic fuera de la imagen, la ficha Estilos de imagen desaparece y se muestran los otros grupos.

Nota Segn se van necesitando, aparecen fichas correspondientes a otras reas de actividad, como tablas, dibujos, diagramas y grficos.

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La minibarra de herramientas

Al seleccionar texto y sealarlo, la minibarra de herramientas aparece atenuada.

Algunos comandos de formato son tan tiles que deseara tenerlos disponibles siempre, independientemente de lo que est haciendo.

Supongamos que desea dar formato a un texto rpidamente, pero est trabajando en la ficha Diseo de pgina. Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero hay un mtodo ms rpido:

Seleccione el texto arrastrndolo con el mouse (ratn) y seale la seleccin.

La minibarra de herramientas aparecer atenuada. Si seala a la minibarra de herramientas, se vuelve activa y puede hacer clic en una opcin de formato de ella.

La minibarra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero y si desea que otros tipos de comandos estn siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso rpido.

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Ocultar temporalmente la cinta de opciones

Haga doble clic en la ficha activa para ocultar los grupos a fin de tener ms espacio.

La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la bsqueda de todos los elementos de Word 2007. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Slo desea trabajar en el documento y le gustara tener ms espacio para hacerlo. Por ello, la cinta de opciones resulta tan fcil de ocultar temporalmente como de usar.

Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por lo que tiene ms espacio.

Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para mostrar de nuevo los grupos.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 8

Utilizar el teclado

Presione ALT para que se muestren los identificadores de las sugerencias de teclas

correspondientes a las fichas de la cinta de opciones, el botn de Microsoft Office y la barra de

herramientas de acceso rpido.

Esta pgina est destinada a los que prefieren usar el teclado. Los mtodos abreviados que comienzan con la tecla CTRL (por ejemplo, CTRL+C para copiar o CTRL+ALT+1 para Ttulo 1) siguen siendo los mismos que en las versiones anteriores de Word.

No obstante, el diseo de la cinta de opciones incluye nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores:

Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones.

Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Los nuevos mtodos abreviados tienen tambin un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan los identificadores de las sugerencias de teclas correspondientes a todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office. A continuacin, puede presionar la sugerencia de teclas correspondiente a la ficha que desea ver: por ejemplo, presione I para la ficha Inicio. Esto hace que se muestren todas las sugerencias de teclas para los comandos de esta ficha. Ya puede presionar la sugerencia de teclas del comando que desee.

Nota Tambin puede utilizar los antiguos mtodos abreviados de ALT+ con los que se tena acceso a mens y comandos en las versiones anteriores de Word, pero como los antiguos mens no estn disponibles, ya no aparecen en la pantalla las teclas que debe presionar, por lo que debe conocer todos los mtodos abreviados para utilizarlos.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 9

Comenzar con el botn de Microsoft Office

Qu ha pasado con el men Archivo? Presione el botn de Microsoft Office para

comprobarlo.

El lugar donde iniciar un documento de Word es el botn de Microsoft Office.

Tras presionar el botn, aparece un men. Quiz note que este men, que se muestra aqu, se parece un poco a los mens Archivo de las versiones anteriores de Word. A la izquierda del men, ve todos los comandos para trabajar con un archivo. Aqu es donde se crea un nuevo documento o se abre uno existente. Tambin estn aqu los comandos Guardar y Guardar como.

En el lado derecho del men se enumeran los documentos abiertos recientemente. stos suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en el que trabaje con frecuencia.

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Vietas, nmeros y ms

No pase por alto el grupo Prrafo en la ficha Inicio.

Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda desear dar formato al texto. Muchos de los comandos de formato conocidos estn visibles en la ficha Inicio, en el grupo Fuente: Negrita, Cursiva, Tamao de fuente, etc. Tambin hay aqu otros comandos que le resultarn tiles.

En el grupo Prrafo tiene las tan populares listas con vietas, listas numeradas y listas con varios niveles. Encontrar igualmente los comandos de sangra y de alineacin.

Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que est acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Prrafo, se abre un cuadro de dilogo conocido en el que puede trabajar con sangra, control de lneas viudas y hurfanas, etc.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 11

Qu pasa con los estilos?

Elija un estilo rpido y listo para usar, o aplique los estilos que haya creado anteriormente.

Si le interesa un enfoque ms eficaz en el formato que simplemente los comandos de negrita y cursiva, seguro que desea conocer los estilos en la nueva versin de Word.

Con los estilos se trabaja en la ficha Inicio, en el grupo Estilos:

Los estilos rpidos son estilos profesionales listos para usar, fciles y rpidos de aplicar y con una nueva apariencia en esta versin de Word. Los estilos rpidos de mayor uso aparecern directamente en la cinta de opciones.

Haga clic en este botn para ver ms estilos rpidos listos para usar.

Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo para abrir el panel Estilos. Este panel contiene estilos personalizados creados en una versin anterior de Word y permite crear estilos nuevos o modificar estilos existentes.

Los estilos rpidos son algo ms que meros diseos prcticos y atractivos de los documentos. El uso de estos estilos en los documentos aporta una gran ventaja: cambios inmediatos.

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Copiar formato

El comando Copiar formato se encuentra en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

Otro comando de formato extremadamente rpido es Copiar formato. Se encuentra en la parte ms a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no est familiarizado con Copiar formato, es una forma rpida de duplicar el formato de una seccin de texto a otra.

Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic en el botn Copiar formato. Si tiene ms de un lugar en el que copiar el formato, asegrese de hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuacin, seleccione el texto en el que desea copiar el nuevo formato.

Para desactivarlo, haga clic en el botn de nuevo o presione ESC.

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Insertar imgenes, hipervnculos, encabezados y pies de pgina

La ficha Insertar permite incluir en un documento abundante informacin adicional.

Para dar al texto fuerza y vigor, quizs desea agregar imgenes, imgenes prediseadas, grficos o formas al documento. Se agregan a travs de la ficha Insertar.

stos no son los nicos comandos de esta ficha. Aqu tiene tambin Tablas e Hipervnculos. Y esto no es todo: no representados pero listos para que los pueda utilizar estn los nmeros de pgina, cuadros de texto y WordArt.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 14

Zoom

Vea la esquina inferior derecha si desea aplicar un zoom.

Tras realizar una insercin, quiz desee ver los detalles ms de cerca. Sin duda, desear saber dnde est el zoom.

Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse.

Sugerencias

Al hacer clic en el nmero de porcentaje que est a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de

dilogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom.

Si el mouse (ratn) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante

para acercarse y hacia atrs para alejarse.

Tambin puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver.

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Comprobar la ortografa y la gramtica

No cometa errores: cuando haya finalizado con la mayor parte del trabajo del documento, desear comprobar la ortografa y la gramtica antes de imprimirlo o enviarlo por correo electrnico.

El comando Ortografa y gramtica est en la ficha Revisar porque forma parte de la revisin del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisin.

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listo para imprimir

En primer lugar, es mejor comprobar qu diseo tienen las pginas para la impresora. Todo lo que necesita est en la ficha

Diseo de pgina. El grupo Configurar pgina contiene Tamao (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientacin (horizontal y vertical)

y Mrgenes.

Elija uno de los comandos de impresin haciendo clic en el botn de Microsoft Office.

Cuando est realmente listo para imprimir, vuelva al botn de Microsoft Office. Pero recuerde que ahora tiene varias opciones:

Si hace clic en el comando Imprimir, aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. No obstante, si se sita sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, ver tres comandos:

Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de dilogo Imprimir.

Impresin rpida, que enva el documento a la impresora de inmediato.

Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendr el documento impreso. Si utiliza a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 17

En segundo plano

Las opciones del programa ya no estn disponibles en el men Herramientas. Para buscarlas,

haga clic en el botn de Microsoft Office.

Todas las caractersticas que est acostumbrado a usar a diario en Word estn en la cinta de opciones y son mucho ms fciles de buscar que antes. Pero dnde estn las opciones de segundo plano que no sirven para la produccin de documentos sino que controlan el funcionamiento de Word? Opciones como seguridad e informacin del usuario, diccionarios de ortografa y autocorreccin?

En las versiones anteriores de Word, se haca clic en Opciones en el men Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word, que se abre haciendo clic en el botn Opciones de Word del men que se abre al hacer clic en el botn de Microsoft Office.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 18

Un nuevo formato de archivosQu objeto tiene el cambio? XML

Razones para el nuevo formato de archivos Word.

Lenguaje de marcado extensible

Ayuda a crear documentos ms seguros separando archivos que contienen secuencias de comandos o macros,

y facilitando la identificacin y el bloqueo de cdigo o macros no deseados.

Ayuda a crear tamaos de archivos de documentos ms pequeos.

Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daos.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 19

A qu se debe el cambio? Nuevas funciones

El nuevo formato de archivo proporciona nuevas funciones, como los grficos SmartArt.

El nuevo formato de archivos le da igualmente la capacidad de utilizar funciones que slo estn disponibles en Word 2007. Un ejemplo de este tipo de funcin es la de los grficos SmartArt.

Esta ilustracin muestra cmo se inicia un grfico de este tipo en Word. Observe cuntos diseos de grficos SmartArt estn disponibles para su eleccin.

El nuevo formato de archivos admite muchas otras funciones nuevas, como ecuaciones matemticas, temas y controles de contenido.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 20

Cmo s que estoy utilizando el nuevo formato?

Si aparece Documento de Word en el cuadro Guardar como tipo, entonces es que est

utilizando el nuevo formato de archivo.

Cuando se crea un nuevo documento en Word 2007, y se guarda luego, se elige el nuevo formato de archivo automticamente.

Puede comprobarlo examinando atentamente el cuadro de dilogo Guardar como. Observe que el cuadro Guardar como tipo indica Documento de Word (.docx). Esto significa que se est utilizando el nuevo formato de archivo.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 21

Existe ms de un formato de archivo?

Extensin de archivo Para qu se utiliza

.docx Documento de Word estndar sin macros ni cdigo

.dotx Plantilla de Word sin macros ni cdigo

.docm Documento de Word que puede contener macros o cdigo

.dotm Plantilla de Word que puede contener macros o cdigo

La nica diferencia que posiblemente vea en relacin con los nuevos formatos de archivo de Word es si utiliza macros o cdigo. Anteriormente, slo haba dos tipos de archivos de Word: documentos y plantillas (.doc y .dot). Con Word 2007 hay cuatro tipos de archivos: .docx, .dotx, .docm y .dotm (la "x" representa XML y la "m", macro).

Los documentos y plantillas bsicos (.docx y .dotx) ya no pueden contener macros ni cdigo, por lo que son ms seguros para el uso diario: nadie puede insertar cdigo oculto en un documento. No obstante, como las macros son elementos tiles, existen dos tipos de archivos adicionales que admiten documentos y plantillas que contienen cdigo: .docm y .dotm.

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Qu pasa con los documentos que ya tengo?

Cmo se puede saber que Word ha abierto un documento en modo de compatibilidad?

Probablemente se est preguntando: "Qu sucede cuando abro mis antiguos documentos en la nueva versin de Word?"

Word 2007 puede abrir archivos creados en todas las versiones anteriores de Word, de 1.0 a 2003. Word abrir los documentos antiguos en el modo de compatibilidad. Lo sabe porque en la parte superior del documento aparece "(Modo de compatibilidad)" junto al nombre del archivo.

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TISS - Tecnologas de la Informacin SS 23

Modo de compatibilidad

En modo de compatibilidad, este cuadro de dilogo de diagramas no tiene tantas opciones.

Qu es el modo de compatibilidad? En breve, Word le indica que el documento utiliza un antiguo formato de archivo. Como el formato de este archivo no incluye algunas de las nuevas funciones de la nueva versin de Word, estas funciones se desactivan o se modifican para aproximarse a una versin antigua de Word.

En el ejemplo que se muestra aqu, se ha abierto un documento antiguo de Word 2003 en la nueva versin de Word. Observe que la barra de ttulo incluye (Modo de compatibilidad). Como puede ver, el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt no aparece en absoluto, en su lugar se muestra Galera de diagramas. De hecho, esta Galera de diagramas es como la de Word 2003 y tiene la misma serie de funciones.

Es una buena idea trabajar en el modo de compatibilidad si sabe que va a compartir documentos con mucha gente que utiliza versiones antiguas de Word. De este modo, lo que ve es lo que ven. As podr prever lo que pueden y no pueden hacer en su versin de Word.

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Convertir archivos antiguos

Cmo se convierten los archivos al nuevo formato de archivo?

Puede convertir el formato de un documento antiguo en el nuevo formato de archivos? Por supuesto que s. Con el documento abierto en Word 2007, slo tiene que hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en el comando Convertir del men.

Esta conversin le proporciona las ventajas del nuevo formato (archivos ms pequeos, ms seguros, etc.) y tambin las nuevas funciones en su modo completo y no abreviado. Por ejemplo, tendr todas las opciones mostradas en el cuadro Elegir un grfico SmartArt y no la serie ms reducida.

Nota Si tiene Windows configurado para mostrar las extensiones de archivo, el nombre de archivo cambia de Mi documento.doc a Mi documento.docx. La "x" representa XML.

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Compartir documentos entre versiones utilizando un convertidor

Cuando alguien intenta abrir un documento desde Word 2000, aparecer este mensaje.

Si va a compartir documentos con mucha gente, hay mtodos que debera conocer. Veamos algunos escenarios con los que se puede encontrar mientras utiliza la nueva versin de Word.

Supongamos que est utilizando el nuevo formato de archivo, ya sea creando nuevos documentos y guardndolos o actualizndolos mediante el comando Convertir del men que se abre desde el botn de Microsoft Office.

Supongamos que su amigo Juan tiene una versin antigua de Word que vena con Office 2000. Desea enviarle por correo electrnico el ltimo documento que ha creado. Podr l abrirlo?

S, s podr. Cuando Juan haga clic en el documento, si su instalacin de Office 2000 est actualizada con las ltimas revisiones y Service Packs, se le solicitar si desea descargar un convertidor que le permita abrir el documento.

No obstante, el documento que abre Juan no va a tener exactamente el mismo aspecto que el que cre usted, porque hay muchas funciones en la nueva versin de Word que no existen en la suya. Aun as, podr abrirlo, trabajar con l y envirselo de nuevo.

Nota El convertidor slo funciona con Office 2000 SP3, Office XP SP3 y Office 2003 SP1. Slo funciona en los siguientes sistemas operativos: Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 y Windows Server 2003.

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Compartir documentos entre versiones guardando con un formato antiguo

Cmo guardar un documento creado en la nueva versin de Word en un formato de archivo

antiguo.

Si est preocupado porque Juan no tiene la instalacin de Office 2000 totalmente actualizada, es posible que desee guardar el documento en un antiguo formato de archivo antes de envirselo por correo electrnico. Esto se hace del modo siguiente:

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, en el men, seale la flecha al final del comando Guardar como.

En la lista de opciones, haga clic en Documento de Word 97-2003.

Es posible que aparezca una advertencia que indica que guardar en el antiguo formato de archivo provoca la prdida o modificacin de algunas caractersticas. Por ejemplo, si el documento contiene un nuevo diagrama, Word le notificar que el diagrama se combinar en un objeto nico no editable. De este modo, Juan puede al menos ver el diagrama, pero no podr editarlo porque su versin de Word no sabe cmo trabajar con esta nueva caracterstica.

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TABLA DE CONTENIDO

cinta de opciones .............................................................................................................. 2

Iniciadores de cuadros de dilogo en grupos .................................................................... 4

Aparecen fichas adicionales ............................................................................................. 5

La minibarra de herramientas ........................................................................................... 6

Ocultar temporalmente la cinta de opciones..................................................................... 7

Utilizar el teclado.............................................................................................................. 8

Comenzar con el botn de Microsoft Office .................................................................... 9

Vietas, nmeros y ms .................................................................................................. 10

Qu pasa con los estilos? .............................................................................................. 11

Copiar formato ................................................................................................................ 12

Insertar imgenes, hipervnculos, encabezados y pies de pgina ................................... 13

Zoom ............................................................................................................................... 14

Comprobar la ortografa y la gramtica .......................................................................... 15

listo para imprimir .......................................................................................................... 16

En segundo plano ........................................................................................................... 17

Un nuevo formato de archivosQu objeto tiene el cambio? XML ............................... 18

A qu se debe el cambio? Nuevas funciones ................................................................ 19

Cmo s que estoy utilizando el nuevo formato? ......................................................... 20

Existe ms de un formato de archivo? .......................................................................... 21

Qu pasa con los documentos que ya tengo? ................................................................ 22

Modo de compatibilidad ................................................................................................. 23

Convertir archivos antiguos ............................................................................................ 24

Compartir documentos entre versiones utilizando un convertidor ................................. 25

Compartir documentos entre versiones guardando con un formato antiguo .................. 26

TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................ 27