vision de sistema

Proyecto Mejora de ProcesoAeroman

Gestión de Procesos en Finanzas – MAFI - May 2010

Stanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]

Solicitud de cotizaciónOrdenes de compraConsultas de reparacionesEvaluación del desempeño

Fabricantes de

aviones

Fabricantes de

componentes

Proveedores de

insumos

Proveedores de

servicios

subcontratados

CEPA

AENOR

Consultores

Universidades/

colegios

Mercado laboral

Aerolineas

norteamericanas

Aerolineas locales

Clientes privados

Competencia (Fabricantes de aviones/componentes/ Estaciones reparadoras)

Dirección de

Servicios Técnicos

Dirección de

Tecnología

Dirección de

RecursosHumanos

CEO

Dirección

Financiera

Administrativa

Dirección de

Operaciones

Aseguramiento

de la Calidad

DirecciónComercial

Leyenda

* Hacia todas** De todas*** Hacia todos los proveedoresa De Aseguramiento de la Calidad

Código TributarioCódigo de TrabajoCódigo de Comercio

Regulaciones de AviaciónCivil (RAC)

EASAMaintenance Organization Exposition (MOE)

Federal Aviation Regulations (FAR)

FAA AAC EASAMinisterio de Hacienda/ Trabajo y Previsión Social

ISSS

Ley del Seguro Social

Cotizaciones, Facturas

Instrucción de reparacionesCotizaciones, FacturasPiezas/ repuestos, Pagos

Solicitud de cotizaciónOrdenes de compra,Pagos

Cotizaciones*, Facturas

Solicitud de cotización, Ordenes de compra Evaluación del desempeñoBienes/Servicios. Pagos

Solicitud de cotizaciónOrdenes de compra, Servicios,Pagos

Contrato de arrendamientoReglamento de operación

Cotizaciones, Facturas

Cheques***, Transferencias***Contratos***, Pagos***

Informes de diagnósticosCertificación ISO, Factura*

Solicitud de serviciosª

Facturas*, Presupuestos*Reporte de EvidenciasKPI’s*

Solicitud de servicios**, Térrminos de consultoria**

Informes de diagnósticosRecomendacionesFactura *

Solicitud de pasantes

Hojas de vida

Solicitud de personal

Hojas de vida

Perfiles de canditatos*, Personal*Evaluaciones de desempeño*Reportes de asistencia*, Entrenamientos*

Solicitudes de personal**Solicitudes de capacitacion/ entrenamiento**Evaluaciones del desempenocompletadas**

Planillas

Info

rme

sfin

an

cie

ros

Info

rme

sd

e g

estó

n

Ba

se

de

da

tos*,

Ma

nu

ale

s*

Rep

ort

es*,

Ap

lica

cio

ne

s

(sis

tem

as)

Plan estrátegico**Objetivos estrátegicos**Comunicados**

Solicitud de información**Solicitud de soporte técnico**

Pro

gra

ma

ció

na

nn

ua

l d

e c

he

qu

eo

sd

e M

an

ten

imie

nto

ma

yo

r

Reporte de chequeos en progresoReportes de productividad

Requisiciones de insumos y/o servicios**

Instrucciones para reparacionesBienes/Servicios*Piezas/repuestos/componentes

Ma

nu

ale

sd

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an

ten

imie

nto

*M

an

ua

les

de

Pro

ce

dim

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am

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am

ien

tos

técn

ico

sR

ep

ort

ed

e a

ccio

ne

sco

rre

ctiva

sa

d

iscre

pa

ncia

s

Cotizaciones de servicios

Contratos

Encuestas de servicio al

cliente

Reporte final de chequeo

Facturas

Solicitudes de servicio

Orden de servicio

Avion sin mantenimiento

Encuesta de servicio al

cliente completada

Pagos

Informes de auditoriasManuales de Aeronave

Manuales de aeronaveManuales de calidad

Programa de

mantenimiento

Paquete de trabajos

rutinarios

Reporte de

discrepancias pos

chequeo

Componentes averiados

Aviones con

mantenimiento

Componentes reparados

Proceso: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)

Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Identifica

material

faltante

Inicio

Solicita a Supervisor

requisición de material

Completarequisición con

informaciondetallada

El costo del material

excede el limite

autorizadopor el

Supervisor?

Aprueba y firma

requisiciónde material

Aprueba y firma


No


excede el limite

autorizadopor el

Gerente?

Si

Si

No

1

2

3



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

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Ae

rolín

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Alm

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en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Recibe

requisición

completada

y firmada

Aprueba y firma


Se dirige al

Almacén

3

2

1

Espera suturno,

mientrashace cola

en Almacén

Recibe del

mecánico la

requisición

de material

4



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

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en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Informa al mecánico que no hay existencias del material solicitado

y sella la requisición

4Verifica en

sistema la

disponibilidad del

material solicitado

Hay existencias

para el material

solicitado?

Reciberequisición de

material selladacon “Out of

Stock”

Si

No

5

6



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Informa al mecánicoque no hay existencias

del material, sella y entrega la requisición6

Busca el material solicitado en la ubicación que

aparece en sistema

Encontróel

material?

No

5 Se dirige a la oficina del Supervisor

Informa que no hay stock y

entregarequisición de

material sellada

Iniciaproceso de compra del

material faltante

Descargamateriales del

sistemaSi7



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

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e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

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Alm

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en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

7Imprime

comprobantede descargo

Solicita firma de mecánico en comprobantede descargo

Firma comprobantede descargode material

Recibe de mecánico el

comprobantefirmado

8



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

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cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

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Alm

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en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

8Retira copia del comprobante

correspondienteal solicitante

Archiva copiadel

comprobantecorrespondiente

al Almacén

Recibematerial y se traslada al

avión

Entrega material solicitado y copiadel comprobante

de descargo al mecánico

Efectuareparaciónen el avión

Fin


Entidad

Temporal Temporal

Solicitud de materialesComprobante de descargo

de materiales

Tipo

ESTADO/

Interacciones

E L A B O R A D AElaborar

A U T O R I Z A D AAutorizar

R E C I B I D ARecibir

V E R I F I C A D AVerificar

A C E P T A D A oC A N C E L A D A

Aceptar o Cancelar

E L A B O R A D OElaborar

I M P R E S OImprimir

F I R M A D OFirmar

ENTREGADOEntregar

C O P I A A R C H I V A D A

Archivar

P R O C E S A D A

Procesar

FINALIZADA

FinalizarStanley Cubas /Analista financiero (503) 22880603 (503) 73060313 [email protected]

Contabilidad

Propósito:

Proveer los materiales necesarios de forma oportuna, para la reparación y mantenimientode las aeronaves de nuestros clientes

Proveedor:

Mecánico Gerencia de Proyectos ClienteGerencia de Logística y

Almacén

Listado de material

faltante

Cliente:

Mecánico

Elaborar y obtener

autorizacion de solicitud

de materiales

Autorizar solicitud de

materiales en caso de

exceder el límite

Recibir y revisar solicitud

de materiales

Verificar existencias del

material requerido

Aceptar o rechazar

solicitud de materiales

Buscar y descargar

material solicitado

Imprimir comprobante

de descargo

Recibir comprobante

firmado, retirar y

archivar copia de

Almacén

Entregar material

solicitado y

comprobante original

de descargo

Firmar comprobante de

descargo

Entregar solicitud de

material autorizadaEl proceso

termina una vez

que el mecánico recibe

el material

solicitado a bodega para

efectuar la reparación

El proceso

comienza cuando el mecánico

detecta la necesidad y

solicitaelaboración de

solicitud

Factor clave del éxito

*Elaborar las

solicitudes con

información exacta

Materialrequerido y

comprobante

Cliente:

Comprobante electrónicode descargo de materiales


Cliente SalidasCaracterísticas

de calidadUnidad de

medidaObjetivos de desempeño

Material

solicitado

Comprobante

de descargo de

materiales

Calidad

Completo

Calidad

Piezas en buen

estado

Porcentaje de

campos

completos

Número de

Errores

Cero piezas

dañadas

100% de

campos

completos

Cero errores

Cliente SalidasCaracterísticas

de calidadUnidad de

medidaObjetivos de desempeño

Completo

Calidad

Porcentaje de

campos

completos

Número de

Errores

100% de campos

completos

Cero errores

Comprobante

electrónico de

materiales


ProveedorSalidas del proveedor

Característicasde calidad

Unidad de medida

Objetivos de desempeño

Formulario de

solicitud de

material

Completo

Calidad

Porcentaje de

campos

completos

Número de

Errores

100% campos

completos

Cero errores


1.1 Identificarmaterial faltante

2.1 Elaborar

solicitud de

material

2.2 Obtener

autorización

de solicitud

2.3 Entregar

solicitud al

Almacenista

3.1 Verificar en

sistema

existencias de

material

solicitado

3.2 Aceptar o

rechazar

solicitud según

sea el caso

3.3 Buscar

materiales en

estantes

3.4 Imprimir y

solicitar firma

para

comprobante

de descargo

3.5 Descargar

materiales en

sistema

4.1 Recibirmaterial solicitado y comprobante

de descargo

Identificar Solicitar Descargar Recibir


Proceso Propuesto: Solicitar materiales utilizados en chequeos (1/6)

Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

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e

Pro

ye

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Re

pre

sen

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Ae

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ista

Ge

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de

Pro

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cto

s

Ge

ren

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de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Identifica

material

faltante

Inicio

Solicita a Supervisor

requisición de material

Completarequisición con

informaciondetallada


excede el limite

autorizadopor el

Supervisor?

Aprueba y firma


Aprueba y firma


No


excede el limite

autorizadopor el

Gerente?

Si

Si

No

1

2

3

100% de

campos de la

Solicitud

completados

100% de campos

completados

con

información

exacta



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

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e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

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Ae

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Alm

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en

ista

Ge

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cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Recibe

requisición

completada

y firmada

Aprueba y firma


Se dirige al

Almacén

3

2

1

Espera suturno,

mientrashace cola

en Almacén

Recibe del

mecánico la

requisición

de material

4

95% de

solicitudes recibidas en

menos de 10

mins

Tiempo en

cola debe ser

menor a 5 mins

100% de

solicitudes

recibidas con

las firmas de

autorización



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

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e

Pro

ye

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Re

pre

sen

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te

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Ae

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Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Informa al mecánico que no hay existencias del material solicitado

y sella la requisición

4Verifica en

sistema la

disponibilidad del

material solicitado

Hay existencias

para el material

solicitado?

Reciberequisición de

material selladacon “Out of

Stock”

Si

No

5

6

97% de materialessolicitados

deben estaren

inventario


Tiempomáximo de

búsqueda

10 mins


Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

Informa al mecánico que no

hay existenciasdel material, sella

y entrega la requisición

6

Busca el material solicitado en la ubicación que

aparece en sistema

Encontróel

material?

No

5 Se dirige a la oficina del Supervisor

Informa que no hay stock y

entregarequisición de

material sellada

Iniciaproceso de compra del

material faltante

Descargamateriales del

sistemaSi7

99% de los

materiales

encontrados

en ubicación

especificada

en sistema

100% de los

materiales

descargados

corresponden

al solicitado


Completacampos de



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

7Imprime


Solicita firma de mecánico en comprobantede descargo

Firma comprobantede descargode material

Recibe de mecánico el

comprobantefirmado

8

100% de

campos de

completados

100% de

campos

completados

con

información

correcta



Me

cá

nic

oSu

pe

rvis

or

Ge

ren

ted

e

Pro

ye

cto

Re

pre

sen

tan

te

de

Ae

rolín

ea

Alm

ac

en

ista

Ge

ren

cia

de

Pro

ye

cto

s

Ge

ren

cia

de

Log

ístic

ay

Alm

ac

én

Clie

nte

8Retira copia del comprobante

correspondienteal solicitante

Archiva copiadel

comprobantecorrespondiente

al Almacén

Recibematerial y se traslada al

avión

Entrega material solicitado y copiadel comprobante

de descargo al mecánico

Efectúareparaciónen el avión

Fin

95% de los

materiales

solcitados son

entregados

en menos de

15 mins

100% de

materiales

solicitados se

reciben en

buen estado


Función

Resumen de objetivos (medición y objetivos)

Plazos Calidad Otros

Medición Meta Medición Meta Medición Meta

Procesototal

% de los materiales

solicitados son

entregados en menos

de 15 minutos

95%

% de materiales

solicitados se reciben

en buen estado

100%

Gerenciade

Proyectos

% de campos de la

Solicitud

completados

100%

% de campos

completados con

información exacta

100%

% de solicitudes

recibidas con las

firmas de autorización

100%

% de solicitudes

recibidas en menos de

10 minutos

95%

Gerenciade Logísticay Almacén

% de campos

completados100%

% de campos

completados con

información correcta

100%

% de los materiales

encontrados en

ubicación

especificada en

sistema

99%

Tiempo máximo de

búsqueda 10 minutos 100%


Principales pasos del

proceso

Logros de la

función de

Gerencia de

Proyectos

Tareas, Responsabilidades, Objetivos de Gerencia de Proyectos

Puesto: Mecánico Puesto: Supervisor

Logros Objetivos Logros Objetivos

Identificar material faltante

Necesidad de

materiales

IDENTIFICADA

Lista de materiales

faltantes ENTREGADA

100% de listados de

material faltante

con información

completa y exacta

Elaborar solicitud de

materiales

Solicitud de

materiales

ELABORADA

Solicitud de

materiales

elaborada

100% de campos

de la solicitud

completados con

información exacta

Obtener autorización de

solicitud de materiales cuyo

costo excede el límite

autorizado

Solicitud de

materiales

AUTORIZADA

Firma de autorización

OBTENIDA en solicitud

de materiales

100% de solicitudes

recibidas con firma

de autorización en

menos de 10

minutos

Entregar solicitud de material

autorizada

Solicitud

ENTREGADA

Solicitud de materiales

ENTREGADA a

almacenista

95% de las

solicitudes recibidas

en menos de 10

minutos


Puesto de Trabajo: Supervisor

Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones elaboración y

autorización de solicitud

Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas


elaborada y completada Exactitud

% de campos de la solicitud

completada con información

exacta

100%

Puesto de Trabajo: Mecánico

Finalidad del puesto de trabajo: En el proceso de solicitar materiales a ser utilizados en las reparaciones identificar los

materiales que son necesarios para la reparación y solicitar que esta sea elaborada

Logros y sub-logros Dimensiones críticas Formas de medición Normas

Lista de materiales faltantes

entregada Exactitud

% de listados de material faltante

entregados con información

exacta

100%


autorizada

A través de la obtención de

la firma de autorizada en la

solicitud de materiales

Exactitud % de solicitudes recibidas con

firma de autorización 100%

Tiempo % de solicitudes autorizadas en

menos de un plazo de minutos

95% recibidas en menos de

10 minutos

Solicitud ya autorizada

entregada al almacenista Tiempo

solicitudes autorizadas en menos

de un plazo de minutos 10 minutos máximo


vision de sistema

Documents