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UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS RECTORÍA

RESOLUCION No.

< 2 5 ABR 2019 )

153

"Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dispone su implementación"

El Rector de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en uso sus atribuciones legales y estatutarias, en especial, de las conferidas por los literales t) y g) del articulo 16 del Acuerdo 003 de abril 8 de 1997 (Estatuto General), expedido por el Consejo Superior Universitario, así como por el artículo 8° del Acuerdo 004 de marzo 15 de 2013 del Consejo Directivo del Archivo General de La Nación, y

CONSIDERANDO

Que mediante la Ley 594 de 2000, se dictó la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, la cual, en su artículo 24, estableció la obligatoriedad para las entidades del Estado, de elaborar y adoptar las denominadas Tablas de Retención Documental.

Que el Acuerdo 04 de 2013, emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, estableció, en su artículo 1 °, que las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar, sus Tablas de Retención Documental y sus Tablas de Valoración Documental, de conformidad con lo establecido en dicho acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.

Que el artículo 8° del Acuerdo 04 de 2013, estableció como procedimiento para la aprobación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, el siguiente: "Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité".

Que el Archivo General de la Nación emitió la Circular Externa 003 de febrero 27 de 2015, en la cual se fijan las directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental, estableciendo, en el literal c) del numeral 7°, que "[!]as Tablas de Retención Documental deberán ser suscritas por las personas mencionadas en el artículo 7º del Acuerdo 004 de 2013, acompañando copia del acta firmada por quienes participaron en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades de orden Nacional o Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades de Nivel Territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo Comité que aprobó su adopción, para respaldar su validez. De igual forma, su implementación solo podrá llevarse a cabo una vez expedido el acto administrativo y cumplido el proceso de convalidación, o cuando se haya presentado silencio administrativo positivo, cuando ·e/. Comité Evaluador deDocumentos del Archivo General de la Nación o los Consejos Territoriales de Archivoresponsables de convalidarlas, exceda los 90 días desde su recepción, sin haberse pronunciado';. ,

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UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

15 3 RECTORÍA '....' " 2 5 ABR ?019

Que la Resolución de Rei:toría 214 del 24 de julio 2014, "Por la cual se crea el Subsistema

Interno de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Distrito/ Francisco José de Caldas", en el literal b) de su artículo 10°, establece, como una de las funciones del Comité del Subsistema de Gestión documental y Archivos (SIGA-UD), "[ajprobar las Tablas de Retención Documental, TDR y Tablas de Valoración Documental, TVD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y enviarlas al Consejo Distrital de Archivo para su revisión y aprobación".

Que en sesión del 7 de diciembre de 2018 del Comité del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA-UD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, según consta en el Acta No 6, fueron presentadas y aprobadas las Tablas de Retención Documental de la entidad.

Que según concepto de revisión y evaluación de ajustes de la Tabla de Retención Documental­TRD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, con radicado 1-2018-29593 de 11 de diciembre de 2018, el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C., estimó viable convalidar la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Que, así las cosas, mediante Acta No. 01 de 30 de enero de 2019, el Consejo Distrital de Archivo convalidó las Tablas de Retención Documental de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Que en la Guía para la Implementación de las Tablas de Retención Documental del Archivo Distrital, en relación con la expedición del acto administrativo de implementación de la tabla de retención documental en la entidad, se señala que la implementación de la tabla de retención documental se formaliza al interior de la entidad, mediante la expedición del acto administrativo donde se informe a todos los funcionarios sobre su aprobación, convalidación, institucionalización e inmediata aplicación en los archivos de la entidad, en el cual se especifique, como mínimo, la siguiente información:

• La adopción de la Tabla de Retención documental en lo correspondiente a suimplementación en los archivos de gestión, archivo central e inclusive su extensión a losexpedientes electrónicos de archivo.

• La obligatoriedad de su implementación en cada unidad administrativa productora dedocumentos.

• Las estrategias que se emplearán para su seguimiento e informes al Comité Interno deArchívo sobre el avance de esta implementación.

• Las estrategias que se emplearán para sus ajustes y actualizaciones.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1 º.Aprobar las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Universidad Francisco José de Caldas, aprobadas por el Comité del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA-UD, el 7 de diciembre de 2018, según consta en acta No. 6, y convalidadas por el

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UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

RECTORÍA 153 2 5 ABR 2019 Consejo Distrital de Archivos, en sesión de 30 de enero de 2019, según consta en Acta No. 01 de 2019, y disponer su implementación.

ARTÍCULO 2° . Ordenar, a partir de la firma de la presente resolución, la obligatoria aplicación de las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias productoras de documentos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

PARAGRAFO: La responsabilidad de la organización, conservación, transferencia y consulta de series y subseries documentales de los archivos de gestión a los cuales se les aplicarán las Tablas de Retención Documental (TRD), recae sobre los Jefes de la Unidades Administrativas y Académicas. La Sección de Actas, Archivo y Microfilmación realizará, al respecto una labor de acompañamiento y apoyo.

ARTÍCULO 3° . Adelantar el proceso de implementación de las Tablas de Retención documental (TRD), aprobadas en la presente resolución, conforme al cronograma que se anexa y que forma parte integral del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 4° . Remitir las Tablas de Retención Documental (TRD) al Archivo General de la Nación, para su inscripción en el "Registro Único de Series Documentales" - RUSD, siguiendo el procedimiento establecido para tal fin.

ARTÍCULO 5° . Efectuar la actualización de las Tablas de Retención Documental cuando la estructura orgánico-funcional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas sea cambiada, se creen o supriman funciones en las dependencias, o en cualquiera de los casos que determina el artículo 14 del Acuerdo 04 de 2013, emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 6°. La présente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C, a los 2 5 ABR 201�-U

Elaboró

Révisó y aprobó

Revisó

Revisó y aprobó

Reviso y aprobó

� RICt�c"i:. DUARTE

�' Rector Sección de Actas, Archivo y Microfilmación Edison Ramírez Tovar

Jefe Sección Actas, Archivo y Microfifmación Edison Ramírez Tovar

Asesor CPS OAJ Carlos David Padilla leal

Jefe OAJ Diana Mireya Parra Cardona

Secretario General Camilo Andrés Bustos Parro

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Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposicione5f'(ega es

y/o técnicas, aplicables y vigentes, Y, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma del remitente

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153 2 5 ABR 2019 SUBSISTEMA INTERNO GESTION DOCUMENTAL

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1J0813 FCE L,c Ciencias Sociales

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1008.13 FCE - U:: p,..;ag09ia lnfanf:I

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101)8.1,1 facultad d• Medlo Ambl<1nte y R&eUflOI Natural .. Secretula Aeademlca

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1008. 1( FMARN • Maestril t<1 Deserro1� Sustem.r�e y Gestión Am�1en:a1

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