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TOMA DE DECISIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE IMPRESORAS
INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente trabajo es conocer las condiciones actuales con las que operan las impresoras de la Unidad de Medicina Familiar No. 27 (Unidad) del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) analizando los gastos que generan, evaluando la posibilidad de otros esquemas que satisfagan las necesidades de impresión con un enfoque de costo-minimización.
Este trabajo se realiza con la intención de aprovechar los conocimientos aprendidos en la materia de Contabilidad Administrativa de la Maestría en Administración con Enfoque en Alta Dirección, para la aplicación de solución de problemas que se presentan en la empresa en la cual nos desempeñamos.
Nuestro propósito es evaluar las diferentes alternativas para determinar minimizar costos y a su vez maximizar la eficiencia de la Unidad con la adquisición de equipo nuevo, ya sea comprado o rentado. Permitiendo contar con un sistema de impresión que responda a las necesidades de nuestros usuarios y proveedores de servicio, brindando un servicio de calidad.
Se utiliza el modelo de “Proceso de Toma de Decisiones” del Managerial Accounting Text
Book:
1. Planteamiento del Problema
2. Especificar Criterios
3. Identificar Alternativas
4. Desarrollar el Proceso de Decisión
5. Recolección de Datos
6. Toma de Decisión
Incluimos la recolección de datos de análisis de consumibles que se requieren en el proceso
de impresión en los equipos actuales en el transcurso de un año, también se incluyen
cotizaciones otorgadas por una empresa proveedora de equipos de impresión para venta o
renta y la póliza de mantenimiento del IMSS. Excluimos la depreciación de los equipos en
el caso de compra.
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ANTECEDENTES
En el proceso de toma de decisiones para una organización, es importante considerar las
posibles alternativas en base a las características de servicios y/o productos que se ofertan,
sus costos así como el cumplimiento de sus objetivos. Una alternativa es la subcontratación
de servicios privados (outsourcing).
“Los hospitales necesitan considerar el costo real financiero y humano, así como los
beneficios de subcontratación (outsourcing) antes de tomar la decisión de subcontratar. Los
hospitales deberán asegurarse que las compañías seleccionadas para subcontratación
pueden dar cumplimiento a sus objetivos. Los hospitales necesitan tener un plan de
contingencia en caso que el proveedor no de cumplimiento a sus expectativas” (Stockamp,
D. (2006). Revenue cycle outsourcing: the real costs and benefits. Health Care Financial
Management, (60), p. 84).
“Para lograr un nivel de desempeño libre de falla, la cultura organizacional de la compañía
con la cual generen alianza debe estar alineada con la de su organización, las estrategias
propuestas por el proveedor, así como los métodos utilizados para su implementación, tanto
en el corto como en el largo plazo y de manera cotidiana, deben reflejar la misión, valores y
visión de su organización” (Lancer, E. (2003). Core Competencies of Successful
Outsourcing. Health Care Executives, p.52).
Por lo que es importante realizar una minuciosa selección del proveedor para poder tomar
la mejor decisión, en base a las características de la organización.
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DESARROLLO
Paso 1:
Planteamiento del Problema
En la Unidad se utilizan impresoras laser para el trabajo cotidiano tanto en consulta externa
como en áreas administrativas con un promedio de 200,000 impresiones mensuales que se
realizan en 50 impresoras. Estas impresoras fueron adquiridas hace 6 años, siendo su vida
útil de 3 años, requiriendo de frecuentes reparaciones. Para encontrar la mejor alternativa
se utiliza los seis pasos del “Proceso de Toma de Decisiones” del Managerial Accounting
Text Book.
El propósito de este análisis es hacer un estudio de minimización de costos comparando lo
que se gasta en su mantenimiento y operación diaria contra la adquisición de equipo de
impresión nuevo y evaluar si es mejor el comprar o rentarlas. Para lo anterior se realiza un
análisis de costo, planteando estrategias que nos apoyen para la toma de decisiones.
Paso 2:
Especificar Criterios
Buscamos una forma mediante la cual se obtenga una alta eficiencia de impresiones a
menor costo, ya que la Unidad, al igual que todas las del IMSS, cuenta con expediente
electrónico el cual utiliza un sistema de cómputo para todos sus procesos sustantivos y de
apoyo, que requieren un sistema eficaz de impresión.
Se imprimen desde recetas, incapacidades, referencias a especialidad, ordenes de
laboratorio, ordenes de rayos X, así como todos los documentos necesarios para los
trámites administrativos en el Departamento de Afiliación, Medicina Preventiva, Trabajo
Social, Prestaciones Económicas, Dirección y Departamento de Personal.
Todo lo anterior representa un promedio de 2,400,000 impresiones anuales a los que se
agrega el costo por hora de trabajo de soporte técnico, compra de refacciones, costo anual
de tóner, así como una póliza de mantenimiento proporcionada por la Coordinación de
Informática Delegacional, como se muestra en la siguiente tabla.
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Tabla de Costos
Costos de OperaciónTipo de Costo
Costo Mensual
Costo Situación
Actual
Costos Total Anual
Numero de impresiones anuales Fijo 2,400,000 Gasto de papel anual (en resmas) Variable $174,833.12 Sueldo del encargado prorrateado a 3 hrs diarias (Departamento de Informática) Fijo $5,925.00 $ 71,100.00 Compra de refacciones Variable $ 26,468.76 Costo anual de tóner Variable $ 416,560.54 Póliza de mantenimiento anual por impresora (50 impresoras) Fijo $ 666.00 $ 33,300.00 Costo Total Anual $ 547,429.30
Paso 3:
Identificar Alternativas
Primera Alternativa – Continuar Situación Actual. En esta situación no se
incurriría en compra o renta de equipo, dado que se cuenta con las impresoras
que actualmente están operando, las cuales rebasan su vida útil y en breve
representaran una crisis en los requerimientos de impresión y alto costo de su
mantenimiento.
Segunda Alternativa – Renta de Equipo de Impresión. Para esta alternativa se
contacto a la empresa Kyocera, quien basándose en que se realizan más de
200,000 impresiones mensuales, propuso un costo por impresión de $0.17 M.N.
que incluiría el tóner y soporte técnico para instalación y mantenimiento, sin
incurrir en otro tipo de gastos, con un mínimo de un año de contratación.
Tercera Alternativa – Compra de Equipo de Impresión. Para esta alternativa se
contacto a la empresa Kyocera, quien ofreció la impresora modelo FS-1300 de
mediano rendimiento a $2,835.00 M.N., los costos de mantenimiento (póliza) y
compra de materiales (tóner) por cuenta del IMSS.
Paso 4:
Desarrollo del Proceso de Decisión
Para desarrollar este paso se toman en cuenta en primer lugar aquellos gastos o costos que
se incurren en la operación cotidiana del proceso de impresión, buscando diferenciar en
cuál de las tres alternativas se minimizan. Se podría adelantar que en el caso de la renta se
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obvian los gastos de operación, dado que estos quedan cubiertos con el pago de la renta de
los equipos, a diferencia de continuar en la situación actual o la adquisición de nuevos
equipos (ver Anexo correspondiente).
Paso 5:
Recolección de Datos
A continuación se presenta la tabla relacionada con el comparativo entre las diferentes
situaciones en la que se presenta los costos que se incurrirían en los tres escenarios.
Tabla de Modelo de Decisión
Costos de OperaciónTipo de Costo
Costo Mensual
Costo Actual Rentar Comprar
Impresoras situación actual Fijo 0
Compra Fijo $157,342.50 Renta Anual ($0.17 por impresión) incluye tóner y soporte técnico Fijo $465,711.60 Sueldo del encargado prorrateado a 3 hrs diarias (Departamento de Informática) Fijo $5,925.00 $71,100.00 0 $ 71,100.00 Compra de refacciones (tambores transductores) Variable $26,468.76 0 $ 26,468.76
Costo Anual de Tóner (Cartuchos) Variable $416,560.54 0 $371,786.57 Póliza de mantenimiento anual por impresora (50 impresoras) Fijo $666.00 $33,300.00 0 $33,300.00
Costo Total Anual $547,429.30 $465,711.60 $659,997.83
Paso 6:
Toma de Decisión
Se aprecia claramente que el continuar con la situación actual representa un costo que
además de ser insostenible, puesto que el equipo está obsoleto, el mantenimiento representa
un gasto casi similar a la adquisición de equipo nuevo.
Decisión
Comprar $ 659,997.83
Continuar Situación Actual $ 547,429.30
Diferencia $ 112,568.53
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A diferencia de esto, la renta del equipo representa una minimización en los costos de
operación del proceso de impresión, además de no incurrir en una depreciación del equipo,
el contrato incluye tóner y soporte técnicos, así como una calidad sostenida en la impresión
que beneficiará a nuestros usuarios y a los prestadores de servicio.
Decisión
Continuar Situación Actual $ 547,429.30
Rentar $ 465,711.60
Diferencia $ 81,717.70
De la misma manera se observa en este mismo análisis que la renta de equipo en
comparación con la compra de equipo nuevo, el costo sigue siendo menor, derivado de los
costos de su manutención.
CONCLUSIÓN
En base al modelo de análisis planteado en el cual se costean las tres alternativas, se puede
apreciar, que la mejor opción es la renta de equipo de impresión, debido a que es el precio
más bajo de las tres opciones, además de liberar tres horas de trabajo diarias del personal de
informática las cuales podrán ser utilizadas en el sistema de expediente clínico electrónico
de la unidad médica más eficiente con actualizaciones oportunas a todos los equipos de
cómputo, así como un apoyo logístico cotidiano a todos los procesos de apoyo
administrativo de la Unidad.
Anexos:
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Decisión
Comprar $ 659,997.83
Rentar $ 465,711.60
Diferencia $ 194,286.23
Cotización de renta de impresora Kyocera FS 1300
Cotización de venta de impresora Kyocera FS 1300
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Póliza de mantenimiento
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Bibliografía.
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Hilton, R. (2009). Managerial Accounting. United States: McGraw-Hill/Irwin.
Stockamp, D. (2006). Revenue Cycle Outsourcing: The Real Costs and Benefits. Health
Care Financial Management, (60), 84-86.
Lancer, E. (2003). Core Competencies of Successful Outsourcing. Health Care Executives,
52.
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