somos un ayuntamiento incluyente y comprometido...
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Somos un ayuntamiento incluyente y comprometido socialmente que orienta sus
esfuerzos hacia el Desarrollo integral y sustentable de Zapotlán, atreves del impulso
de proyectos estratégicos e infraestructura púbica, el ordenamiento territorial con
funcionalidad urbana equipamiento y servicios públicos de calidad, desarrollo del
potencial y vocación productiva rural sin comprometer los recursos naturales,
incentivando una cultura organizacional y administrativa que asegure y optimiza la
aplicación de los recursos; para mejorar los niveles de bienestar de los habitantes,
dentro de un marco de legalidad, democracia y convivencia armónica.
Consolidar a Zapotlán como un municipio moderno, reconocido por su calidad de
vida e identidad cultural, que comende el desarrollo regional cimentado en los
servicios comerciales y la agroindustria como sectores motores del crecimiento
económico. En un contexto social caracterizado por los principios de justicia y
equidad, darantes de confianza seguridad y armonía, propios de un pueblo cálido
y hospitalario.
Para cumplir con las expectativas de desarrollo del Municipio en forma sostenida,
se requiere de la aplicación de instrumentos administrativos que fortalezcan la
organización y funcionalidad del Ayuntamiento.
En este sentido, el presente manual de organización y procedimientos de la oficialía
mayor es una herramienta de trabajo consulta que registra la información referente
al marco jurídico-administrativo, estructura orgánica las funciones de los órganos
que la integran, los niveles jerárquicos que en conjunto, esquematizan y resumen,
a organización de la misma.
En el se identifican con claridad los productos y servicios que la dirección genera,
escritos de manera uniforme y secuencial atreves de la diagramación de sus
procesos administrativos, operativos y técnicos.
Esta integrado de tal forma que permite ser utilizado por los empleados como una
guía permanente en el desarrollo de sus actividades cotidianas; así como para
orientar e inducir al personal de nuevo ingreso para facilitar su adaptación dentro de
la organización laboral.
Como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y
desarrollo de las funciones en forma eficiente, se requieren que periódicamente sea
revisado, con la finalidad de actualizar su contenido y realizar los ajustes necesarios,
para estar en condiciones de cumplir con las prioridades metas y objetivos trazados
por el gobierno municipal.
I. Objetivos.
II. Marco Jurídico-Administrativo.
III. Organigrama General de Oficial Mayor.
IV. Cédula de Funciones.
V. Procesos y Procedimientos.
OBJETIVOS DEL AREA DE OFICIALIA MAYOR
Los objetivos generales de la dirección de Oficialía Mayor se enmarcan dentro del
plan de desarrollo municipal 2016-2020; resultado que esta administración aspira
lograr en un lapso definido de tiempo.
Formular y manejar el archivo general del personal.
Administrar los recursos humanos Materiales y Servicios destinados a la
ejecución de las direcciones del ayuntamiento, estableciendo medidas de
eficiencia que permitan proporcionar un servicio oportuno y de calidad, así
como controlar y evaluar su ejercicio conforme a la normatividad y reglamento
interno.
Establecer y vigilar el cumplimiento de normas, políticas, sistemas y
procedimientos de los recursos humanos, materiales y servicios generales,
para cubrirlas diferentes necesidades de la Administración Pública Municipal,
y de orden externo como atender, orientar e informar al público.
Formular, implementar y dirigir programas y acciones encaminadas a la
modernización administrativa y la profesionalización de los Servicios Públicos
Municipales.
Elaborar y mantener actualizado el padrón de proveedores de la administración
pública Municipal.
Autorizar, coordinar y evaluar el sistema de administración, capacitación y
desarrollo de personal, introduciendo acciones que contribuyan a elevar la
productividad e incrementar la calidad de los servicios que se prestan, así como
que sean aplicados lo premios, estímulos y recompensas que establece la ley.
Panear, organizar, formular y expedir las normas y políticas administrativas
para el manejo de recursos materiales y bienes muebles e inmuebles del
municipio.
Las bases legales que sustentan y regulas las acciones y funcionamiento de la dirección de la
oficialía mayor e enmarcan dentro del siguiente marco jurídico presentado:
Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos.
Referente al Artículo 27 y 115.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo.
Ley Orgánica Municipal del Estado de Hidalgo.
Ley General de Bienes del Estado de Hidalgo
Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Ley de Impuesto Sobre el Valor Agregado.
Reglamento interno del ayuntamiento.
Plan de desarrollo municipal 2016-2020.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Referente al Artículo 123 de los trabajadores.
Ley federal de los Trabajadores.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Ley de Derechos Humanos.
CÉDULA DE FUNCIONES
NOMBRE: Lic. Diana Berenice Jiménez Bautista. PUESTO: Oficial Mayor. DIRECCIÓN: Oficialía Mayor
FUNCIÓN SUSTANTIVA Utilizar herramientas para coordinar, supervisar y desarrollar el recurso humano
del H. ayuntamiento Municipal respaldando el desempeño eficiente y diligente del
mismo en la realización de sus labores satisfaciendo además las necesidades de
recursos materiales y tecnológicos para el correcto funcionamiento de las demás
dependencias pertenecientes a la administración mediante un enfoque de mejora
continua y optimización de recursos, todo bajo los criterios acuerdos y políticas.
Panear, organizar, formular y expedir las normas y políticas administrativas para el
manejo de personal, recursos materiales y bienes muebles e inmuebles del
municipio.
FUNCIONES DE APOYO
Contratar, seleccionar y capacitar al personal del Municipio.
Establecer el sistema de movimientos e incidencias de personal, así como
efectuar los trámites correspondientes.
Promover un servicio eficiente de fotocopiado, a las áreas que lo requieran.
Coordinar la elaboración de los manuales de organización, de
procedimientos y reglamentos para el aseguramiento de la calidad de los
servicios públicos municipales.
Dirigir y coordinar la contratación, nombramientos, destituciones, bajas,
renuncias, ceses, cambio de adscripción, permutas, licencias de quienes
laboran al servicio del ayuntamiento.
Supervisar la coordinación de Recursos Humanos, coordinación de Recursos
Materiales, Control de Inventarios, Control de Combustible.
Coordinar y supervisar las estructuras de sueldos y salarios y las funciones
de reclutamiento, selección y contratación del personal.
Recepción y canalización de prestadores de servicio social.
Coordinar, dirigir y supervisar el proceso de reclutamiento, selección y
contratación, así como la prestación y servicios al personal.
Autorización a cursos, seminarios, congresos con o sin derecho viatico.
Elaboración en colaboración y orientación de la Contraloría Municipal, los
manuales de organización, de procedimientos, de servicios y descripciones
de puestos dela estructura de la Administración Municipal.
“Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia”
CÉDULA DE FUNCIONES
NOMBRE: Lic. Claudia Falcón González. PUESTO: Encargada de Inventarios DIRECCIÓN: Oficialía Mayor
FUNCIÓN SUSTANTIVA
Panear, organizar, formular y expedir las normas y políticas administrativas para el
manejo de recursos materiales y bienes muebles e inmuebles del municipio.
FUNCIONES DE APOYO
Formular y expedir las normas y políticas administrativas para el manejo del
personal, los recursos matariles bienes muebles inmuebles del municipio.
Resguardar los bienes muebles e inmuebles propiedad del H. Ayuntamiento,
así como levantar y mantener al corriente el inventario de los mismos.
Proporcionar el recurso necesario para el manejo de los vehículos de los
diferentes actividades que a bien tengan a su cargo las diferentes áreas que
constituyen el H. ayuntamiento.
Verificar que el mobiliario se encuentre asignado correctamente en las
diferentes áreas del H. Ayuntamiento y se encuentren registrados en el
sistema.
Coordinar y superar las actividades necesarias para la operación de los
servicios de conservación y mantenimiento de edificios y vehículos,
propiedad de Municipio.
Supervisar la coordinación de Recursos Humanos, coordinación de Recursos
Materiales, Control de Inventarios, Control de Combustible.
Coordinar y supervisar la adquisición de los materiales, equipos, servicios y
general de todos los bienes muebles e inmuebles que requieran las unidades
administrativas del H. ayuntamiento. Acordar con el Presidente todo
relacionado con Recursos Humanos, Recursos Materiales, Inventarios y
Combustible.
Emitir vales e combustible para las diferentes áreas del Municipio.
“Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia”
CÉDULA DE FUNCIONES
NOMBRE:
PUESTO: Secretaria Recepcionista
DIRECCIÓN: Oficialía Mayor
FUNCION SUSTANTIVA Apoyaren actividades secretariales de oficialía mayor.
FUCIONES DE APOYO
Recibir, atender y canalizara los empleados de las áreas del ayuntamiento
que soliciten algún servicio, así como a la ciudadanía en general.
Elaborar oficios de vocaciones para el personal de ayuntamiento.
Elaborar oficios para el personal de servicio social.
Atender las llamadas telefónicas de la población que requieran algún
servicio, así como las llamadas de alguna dependencia, sector, etc; que
requieran contactar con el H. ayuntamiento.
Mantener actualizados los archivos, directorios telefónicos y turnos de
correspondencia.
Manejo de la agenda de trabajo y seguimiento de los compromisos del oficial
mayor.
Apoyar en la organización y desarrollo de las reuniones de trabajo.
Clasificar y archivar los documentos enviados y recibidos.
Capturar datos de acuerdo a las necesidades de trabajo y lo que le indique
su jefe inmediato.
Elaboraciones diversos oficios, memorándums, para las diferentes áreas del
ayuntamiento.
“Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia”
Proceso: Revisión física de inventarios
Tiempo real de ejecución:
Dos Semanas
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Oficial Mayor
INICIO
ELABORAR CRONOGRAMA PARA
REVISAR LOS BIENES MUEBLES E
INMUEBLES DEL AYUNTAMIENTO
VERIFICAR. EXISTE
REGISTRO DE INVENTARIOS
SI NO
TOMA COMO BASE EL INVENTARIO
ANTERIOR PARA REVISAR LAS EXISTENCIAS DE LOS BIENES
CONCLUYE CON LA REVISION DEL
INVENTARIO
VERIFICAR ¿COINCIDEN
LOS INVENTARIOS?
NO SI VERIFIC
AR
¿COINC
IDEN
LOS INVENT
ARIOS?
REALIZAR LA OBSERVACION HE INICIA L
PROCESO DE BAJA
REALIZA OBSERVACIONES HE
INVESTIGA EL MOTIVO DE LA NO
COINCIDENCIAS
APLICAR LA SANCION CORRESPONDIENTE
SEGÚN SEA EL CASO
ANALIZA Y COMPARA EL INVETARIO
EXISTENTE CON EL REGISTRO DEL INVENTARIOANTERIOR
VERIFICAR ¿ES POR ROBO?
SI VERIFIC
AR
¿COINC
IDEN
LOS INVENT
ARIOS?
NO
FINAL
RECABAR DATOS PARA REALIZAR EL
INVENTARIOINICIAL
Proceso: Control de Asistencias
Tiempo real de ejecución:
Una Semana
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Secretaria de Oficial Mayor
RECEPCIONA LISTA DE ASISTENCIA
DEL CHECADOR O LISTAS DE
ASISTENCIAENSU DEFECTO DE LAS
DIRECCIOSCCIONES DEL H.
AYUNTAMIENO
VERIFICAR ¿LOS DATOS
SON CORRECTO?
SI NO
REVISA OFICIOS DE COMISIONES Y
ANEXOS
ENTREGA A TESORERIA MEDIANTE
OFICIO LA LISTA DE ASISTENCA
INDICANDO PERIODO Y
OBSERVACIONES
NO
RECIBE INFORME DE LA FINANCIERA
E INFORMA AL INTERESADO
VERIFICA OBSERVACIONES Y
COMENTARIOS ANEXOS A LA LISTAS
DE ASISTENCIA
ENVIA LAS LISTAS DE ASISTENCIA A
LA DIRECCION CORRESPONDIENTE
INICIO
FINAL
Proceso: Baja de bienes muebles del Ayuntamiento
Tiempo real de ejecución:
Tres Meses
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Oficial Mayor
ELABORA Y ENVIA OFICIOS PARA EL
CABILDO SOLICITANDO LA BAJA DE
LOS BIENES MUEBLES PROPIEDAD
DEL MUNICIPIO
VERIFICA ¿APRUEBAN BJA
DELOS BIENES MUEBLES?
SI NO
RECIBE ACUERDO DE CABILDO
FIRMADO POR TODOS LOS
REGIDORES
TOMA CINCO FOTOGRAFIAS POR
CADA BIEN MUEBLE E INTEGRA EL
EXPEDIENTE
NO
REGRESA EXPEDIENTE PARA QUE
REALICEN CORRECCION
ARMA EXPEDIENTE POR CADA BIEN
INMUEBLE PROPUSTO PARA BAJA,
COMO ACUERDO DE CABILDO Y
SECRETARIO MUNICIPAL
ENVIA LAS LISTAS DE ASISTENCIA A
LA DIRECCION CORRESPONDIENTE
EL CONGRESO DEL
ESTADO EVALUA EL
EXPEDIENTE
Inicio
SI
AUTORIZA BAJA DE LOS BIENES
INMUEBLES
ELABORA OFICIO DE ENTREGA DE
EXPEDIENTES Y ENVIA AL CONGRESO
DEL ESTADO
EL MUNICIPIO SUBASTA LOS BIENES
INMUEBLES AUTORIZADOS Y QUE
HAN SIDO DADO DE BAJA
FIN
EL CONGRESO VERIFICA
¡ESTA CORRECT EL
EXPEDIENTE?
Proceso: Servicio o Mantenimiento de Vehículos
Tiempo real de ejecución:
Un día
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Encargado de Inventarios
RECIBE DELINTERESADO
MEMORANDUM DE SERVICIO O
MANTENIMIENTO
VERIFICA ¿AUTORIZA EL
SRVICIO O
MANTENIMIENTO?
SI NO
RECIBE DE TESORERIA EL
MEMORANDUM AUTORIZADO
REALIZA COTIZACION DEL SERVICIO O
MANTENIMIENTO
RECIBE COTIZACION Y ENVIA
MEMORANDUM A TEORERIA PARA
SU AUTORIZACION
ENTREGA MEMORANDUM
AUTORIZADO AL SOLICITANTE
INFORMA AL INTERISADO EL
PORQUE NO PROCEDE SU SOLICITUD
INICIO
FINAL
Proceso: Aceptación de Prestadores de Servicio Social
Tiempo real de ejecución:
Cinco días
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Secretaria Oficial Mayor
PROPORCIONA INFORMACION Y
REQUISITOS PARA TRÁMITE DE
PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL
VERIFICA ¿REQUIEREN DE
PRESTADORES DE SERVICIO
SOCIAL EN LAS AREAS D
TRABAJO?
SI NO
RECEPCIONA OFICIOS Y/O CARTAS
DE PRESENTACION DEL PRESTADR DE
SERVICIOS
ELABORA OFICIO DE ASIGNACION
PARA EL AREA DE TRABAJO Y DE
ACEPTACION PARA LA ESCUEA
NO
EMITE OFICIO DE INCUMPLIMIENTO
Y SE CANCELA TRAMITE DE SERVICIO
SOCIAL
ASIGNA EL AREA DONDE REALIZARA
EL SERVICIO SOCIAL
INFORMA AL SOLICITANTE EL
PORQUE NO ES ACEPTADA SU
PETICION
VERIFIA ¿ EL
PRESTADOR DE
SERVICIO SOCIAL
CUBRIO 480 HRS.
Inicio
SI
REALIZA OFICIO DE CUMPLIMIENT DE
SERVICIO SOCIAL
EMITE LISTA DE ASISTENCIA PARA EL
ALUMNO FIN
Proceso:
Reclutamiento de Personal
Tiempo real de ejecución:
Una Hora
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Oficial Mayor
IDENTIFICA LA VACANTE, REALIZA Y
DIFUNDE, CONVOCATORIA PARA EL
PUESTO
VERIFICA ¿LA
CONTRATACION ES
AUTORIZADA?
SI NO
PROCEDE AA FIRMR EL CONTRATO Y
EL EMPLEADO SE PRESENTA AL AREA
CORRESPONDIENTE
PROPORCIONA INFORMACIO Y
REQUISITOS DE LA VACANTE
RECEPCINA Y ANALIZA CURRICULUM
VITAE
LLAMA Y REALIZA LA ENTREVISTA DE
SELECCIÓN AL PERSONAL
ARMA E INTEGRA EXPEDIENTE
ARCHIVAR LOS CURRICULUMS
INICIO
FINAL
EVALUA A LOS ENTREVISTADOS DE
ACUERDO A LAS RESPUESTAS O
IMPRESIONES GENERALES DEL
CANDIDATO
Proceso: Crédito para el empleado
Tiempo real de ejecución:
Dos Meses
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Oficial Mayor
RECIBE SOLICITUDES DE GRUPOS
FINANCIEROS
VERIFICA ¿EL CONVENIO FUE
APROBADO?
SI NO
INFORMA AL PERSONAL LO
ESTIPULADO EN EL CONVENIO
RECIBE Y ENVIA SOLICITUDES DE
CREDITO DE LOS EMPLEADOS AL
GRUPO
NO
RECIBE INFORME DELA FINANCIERA
E INFORMA AL INTERESADO
INFORMA DE LOS REQUISITOS QUE
DEBE PRESENTAR PARA REALIZAR EL
TRÁMITE
INFORMA AL GRUPO FINANCIERO
EL PORQUE NO FUE AUTORIZADA SU
PETICION .
VERIFIA ¿ FINANCIERA
AUTORIZO EL
CREDITO?
Inicio
SI
FINANCIERA ENVIA OFICIO PARA EL
DESCUENTO VIA NOMINA Y
DEPOSITA EN LA CUENTA DEL
EMPLEADO
FIN
ENVIA SOLICITUDES AL PRESIDENTE
PARA SU AUTORIZACION
FINANCIERA ENVIA OFICIO PARA EL
DESCUENTO VIA NOMINA Y
DEPOSITA EN LA CUENTA DEL
EMPLEADO
DEPOSITA TESORERIA A CUENTA ESPECIFICA
DE LA FINANCIERA LA CANTIDAD
CORRESPONDINTE ALA FICHADEL DEPOSITO
RECIBE DE TESORERIA LA FICADEDEPOSITO
PARA ANEXAR AL EXPEDIENTE
Proceso: Elaboración de cartilla militar nacional
Tiempo real de ejecución:
Un dia (15 minutos)
Dirección:
Oficialía Mayor
Responsable del proceso:
Oficial Mayor
PROPORCIONAR INFORMACION Y
REQUISITOS PARA EL SERVICIO
NACIONAL MILITAR
VERIFICA LOS REQUISITOS
SOLICITADOS Y EMITIDOS POR
LA 18/A ZONA MLITAR
SI NO
RECEPCION DE DOCUMENTACION,
QUE ESTE CORRECTAMENTE
VERIFICAR LOS DATOS QUE ESTEN
REALIZADOS POR INCUMPLIMIENO DEL
SOLICITANTE SE LE CANCELARA SE
TRAMITE
EL PERSONAL QUE REQUIERE
SUSDOCUMENTOS, REALIZA UNA
SOLICITUD AL INTERESADO
SI EL SOLICITANTE NO TRAE
DEBIDAMENTE SUS DOCUMENTOS,
NO SE LE EXTENDERA SU CARTILLA
HASTA QUE LOS TRAMITES ESTEN
CORRECTOS
Inicio
ELABOARCION DE LA CARTILLA
SOLICITADA
SE REALIZA DOCUMENTACION
MENSUAL DE TODO L
PROCEDIMIENTO, Y SE ENVIA
POSTERIORMENTE A A 18/a ZONA
MILITAR
FIN
La guía de nuestras actividades cotidianas está sustentada en los siguientes
valores:
Que nos permite estrecharnos las manos y caminar juntos por el progreso de
nuestro Municipio.
Para orientar nuestro comportamiento hacia la congruencia y objetividad entre el
decir y el hacer.
Para cumplir con cabalidad el deber encomendado por la sociedad.
Base para la convivencia social armoniosa, para actuar conforme a los derechos de
los demás con empatía y aprecio a la naturaleza.
Para avanzar en la construcción de consensos, aceptando la diversidad de
pensamientos en la búsqueda de la solución a diversidad de pensamientos en la
búsqueda de la solución a los problemas comunes.
Para generar un clima de confianza entre Sociedad y Gobierno, sustentando en
compromisos, en la correcta aplicación de los recursos, rendición de cuentas e
información de orden publico.
