Sistemas de Información Gerencial Conceptos Básicos Preparado por Javier Arana MBA @xaranar

Datos Información Sistemas

• En ocasiones los términos DATOS E INFORMACION se utilizan como sinónimos, lo cual es un error

Diferencia entre Datos-Información -Sistemas

• Los datos son símbolos que describen hechos, condiciones, valores o situaciones. Un dato puede ser una letra, un número, un signo ortográfico o cualquier símbolo y que representa una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información.

• Para ser útiles, los datos deben convertirse en información y ofrecer así un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Por sí mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado.

• En general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

• El sistema es el mecanismo por el cual se genera la información

Definición de un sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Actividades de un Sistema de Información • Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su

entorno externo. • Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa. • Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las

que se utilizará. Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: Entrada Almacenamiento Procesamiento y Salida de la información

Hace referencia a todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de información (SI)

Los sistemas de información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones 1. Automatizar los procesos operativos 2. Proporcionar la información que sirva de apoyo al

proceso de toma de decisiones 3. Lograr las ventajas competitivas a través de su

implantación

Diseño Conceptual de un Sistema de Información

Tipos de sistemas de información

Ejemplos de sistemas transaccionales

Funciones de los sistemas estratégicos de información

.

• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores

• . Los sistemas estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.

• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

• Son Sistemas que integran múltiples funciones/procesos en las Compañías

• Surgen por la necesidad de integración de procesos y como un resultado de la maduración de la industria del software

• Son altamente costosos y de gran alcance

• Típicamente su forma de desarrollo es a base de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACION ESTRATEGICOS ERP (Enterprise Resource Planning) Sistema implementado para manejar los recursos de una organización combina funciones de varios departamentos en una sola aplicación, con una sola base de datos para compartir información más fácilmente y comunicarse entre ellos Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

ERP Se enfoca en mejorar el proceso de manejo de órdenes (back-office) Cuando un representante de ventas entra una orden, encuentra toda la información necesaria para completarla No se encarga de procesos de venta frente al cliente Departamentos más afectados: finanzas, operaciones (manufactura, inventario y distribución) y recursos humanos. La información es visible y actualizable por otros departamentos El sistema se encarga de enrutar las tareas dentro y entre departamentos (workflow) ERP permite ver en que estado está la orden en cada momento

OTRAS CARACTERISTICAS DE UN ERP

Beneficios de implantar un ERP

Integrar información financiera Integrar información de órdenes de clientes: ventas, inventario, producción, distribución, facturación, cartera Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura Reducir inventario Estandarizar información de recursos humanos Mejorar la plataforma tecnológica

OTROS EJEMPLOS DE SISTEMAS ESTRATÉGICOS

scm Sirve para manejar la cadena de aprovisionamiento en una compañía, permitiendo automatizar los diferentes pasos de producción de esta.

Clientes y proveedores trabajando juntos para optimizar el diseño, la planeación y la utilización de recursos usados para entregar o crear un producto o servicio final

Involucra la coordinación de flujos de material, financieros y de información

Es un imperativo para hacer negocios en el mundo moderno: no basta la eficiencia individual

CRM/SCRM

• Este se utiliza para manejar las relaciones que tiene una organización con los clientes, teniendo en cuenta la cultura, el país, las tendencias, los cambios de la tecnología o de los negocios.

Supply Chain Management o Administración de la Cadena de Suministros

MRP (Material Requirement Planning)

El MRP es un sistema para planear y programar los requerimientos de los materiales en el tiempo para las operaciones de producción finales que aparecen en el programa maestro de producción. También proporciona resultados, tales como las fechas límite para los componentes, las que posteriormente se utilizan para el control de taller. Una vez que estos productos del MRP están disponibles, permiten calcular los requerimientos de capacidad detallada para los centros de trabajo en el área de producción.

• Un sistema de información estratégico (SIS – “Strategic Information System”) se puede definir formalmente como un SI que apoya directamente a la organización en sus estrategias, planes y acciones para lograr ventajas competitivas sustentables en un mercado globalizado.

Ventajas competitivas

Una ventaja competitiva se puede definir como un posicionamiento preferente en el mercado que resulta de una innovación en la organización Le confiere la capacidad para alcanzar unos rendimientos superiores a los de su competencia, de manera sostenible en el tiempo

¿Que es Ventaja Competitiva?

Estrategias para lograr ventajas competitivas

• Ventajas de costos • Diferenciación de servicios y productos • Nichos de mercado • Alianzas estratégicas • Crecimiento significativo • Innovación de los procesos de negocio • Mejoramiento continuado de la calidad

Estrategias.

• Creación de aplicaciones que provean ventajas estratégicas directas: por ej., sistema de “tracking” (monitoreo) de paquetes de (Federal Express) • Apoyo a la reingeniería / innovación de procesos: descentralización, reducción de tiempos de diseño de nuevos productos, ... • Proveer “inteligencia del negocio”: colección y análisis de información sobre innovaciones, cambios del mercado, competencia, medio ambiente y procesos internos (datos ... información ... conocimiento)

Ejemplos.

• Sistemas de Código de barra, y puntos de venta

• Transferencias electrónicas de fondos (EFT)

• Sistema de intercambio electrónico de datos(EDI)

• Comercio Electrónico como estrategia de venta.

• Comunicación Electrónica con el proveedor

• Sistemas de reservación de vuelos.

De la cuenta bancaria del cliente a un

negocio

Fortalece las relaciones

cliente proveedor

Estrategias

REDUCIR COSTOS INCREMENTAR BARRERAS DE ENTRADA AL MERCADO CREAR ALTOS COSTOS DE CAMBIO CREAR y DIFERENCIAR PRODUCTOS O SERVICIOS MEJORAR PRODUCTOS O SERVICIOS CREAR ALIANZAS

ENGANCHAR A PROVEEDORES O COMPRADORES.

REDUCIR COSTOS

Una compañía puede generar una ventaja competitiva si es capaz de vender mas unidades a menor precio, manteniendo la calidad y logrando incrementar su margen.

Incrementar barreras de entrada al mercado.

Si un mercado hay pocos competidores ,existirá mayor facilidad de hacer negocio. La tecnología puede ser una causa de barreras de entrada a un mercado. La red de cajeros automáticos que tiene el sistema bancario es un ejemplo de barreras de entrada creadas por SI

Costos de cambio

Son aquellos gastos que el consumidor incurre en el momento que trata de cambiar de proveedor de un producto o servicio. Ejemplo: si un compañía tiene a su personal entrenado en cierto tipo de software, tiene una ventaja en el aprendizaje

Crear nuevos productos o servicios

La generación de nuevos y únicos productos o servicios, sin lugar a dudas genera una ventaja competitiva, la cual perdurará hasta el momento en que otro competidor logre introducir al mercado un producto similar. Es frecuente que las compañías que venden información procuren innovar sus servicios en forma continua, creando nuevas y diferentes bases de datos de interés al público. Un ejemplo es Reuters empresa mundial en la recopilación y distribución de información en todo el mundo.

Diferenciar productos o servicios.

Otra manera de generar una ventaja competitiva es persuadiendo a los consumidores de que los productos o servicios ofrecidos son mejores que los que ofrece la competencia, lo cual normalmente se logra mediante campañas publicitarias pues es necesario que el comprador perciba que esta adquiriendo algo diferente. Por ejemplo comprar una computadora HP con una marca genérica aun cuando en ocasiones los componentes internos pueden ser los mismos.

Mejorar productos o servicios.

Si el producto es mejor, genera una ventaja competitiva. Ejemplo Hertz ha incluido en algunos de sus modelos de renta un copiloto computarizado que incluye tecnología satelital y un sistema de posicionamiento geográfico (GPS). Su slogan es: « con Hertz nunca te pierdes» Claro ejemplo de una ventaja de tecnología de información

Crear alianzas

Las alianzas es otra forma de crear ventajas competitivas. En este caso vemos ejemplos en las líneas áreas con compañías telefónicas o el sistema bancario. Un ejemplo es el de Continental Airlines que bonifica con puntos en su programa de viajero frecuente cuando un cliente hace llamadas telefónicas con la tarjeta MCI-Continental

Enganchar a proveedores o compradores.

Se trata de que los proveedores o compradores queden ligados a la compañía de tal manera que el cambio sea casi imposible de realizar. Este es el caso de compañía que operan bajo el sistema de EDI (Electronic Data Interchange) como son los supermercados Walmart, donde se usa las comunicaciones electrónicas en lugar de papel para realizar las transacciones entre negocios, lo cual abarata los costos de operación a ambas compañías permitiendo que se puedan ofrecer mejores precios entre proveedor-cliente y asi generar una ventaja competitiva para el comprador.

Evolución de los Sistemas de Información Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Etapa de Inicio

1-Se adquiere la primera computadora que se justifica por el ahorro de mano de obra y de papeles, se implantan Sistemas Transaccionales como nóminas o contabilidad

Dependen del departamento de CONTABILIDAD

2-Administración escasa, manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. Solo se consta de un operador y/o un programador bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante y compañia local. 3- Se desarrolla ciberfobia por el ahorro de mano de obra pero… Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información

Etapa de contagio o expansión

Se crea un departamento que depende de la Gerencia Administrativa o Contraloria

1-Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. 2-Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc. 3-Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer, este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización

Departamento se ubica en posición GERENCIAL

dependiendo de la Dirección de Administración o Finanzas

1-Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. 2-El área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar, se inician el desarrollo y la implantación de estándares tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Etapa de integración

1-Centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. 2-Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. 3-El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

CENTRALIZACIÓN

Etapa de administración de datos

1-El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. 2-Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

LA INFORMACIÓN ES UN RECURSO VALIOSO

Etapa de madurez

1- La Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). 2-Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados , Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico. 3-Se planifica a 5 años

INFORMÁTICA A NIVEL DE DIRECCIÓN

La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de Tecnología de Información de manera creativa.

Tendencias de los Sistemas de Información

Tendencias de los Sistemas de Información

La tecnología será parte del trabajo en equipo de las empresas. Será utilizada para reducir el trabajo, mejorar la calidad y dar mejores servicios a los clientes

Tendencias de los Sistemas de Información

Se utilizará la tecnología de Internet para crear Intranets en las corporaciones como plataforma de divulgación de información, facilitará la creación de oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, lo cual permitirá el uso del correo electrónico, de videoconferencias y facilitará la comunicación global

Tendencias de los Sistemas de Información

La Tecnología de la Información ayudara a la internacionalización pues permitirá procesar datos en cualquier lugar del mundo sin importar la plataforma que se use para el procesamiento-

Tendencias de los Sistemas de Información

Se incrementará el uso de la tecnología multimedia principalmente en el educación. Esta tecnología incluye una combinación de texto, gráficas, sonidos, videos, animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un aprendizaje interactivo capaz de compartir una gran variedad de información.

Tendencias de los Sistemas de Información

El outsourcing se utilizará en mayor grado para apoyar estos servicios de telecomunicaciones, redes y automatización de oficinas. El outsourcing se refiere a la contratación de servicios externos de informática.

Telemática

La Telemática es la consideración de las Telecomunicaciones y la Informática en el ámbito de la organización. Ha cambiado la forma de trabajar de las organizaciones, pasando a organizaciones más descentralizadas y con mayor comunicación con el exterior

Las Redes

Una Red es un conjunto de equipos de computación y/o sistemas de cómputos que interactúan.” Las computadoras se están conectando en Red o interconectando a través de Internet, Intranets y otras redes de telecomunicaciones. Eso permite compartir tanto información como equipamiento, permitiendo la actualización y consulta simultánea por diferentes usuarios

TCP/IP

La familia de protocolos de Internet es un conjunto de protocolos de red en los que se basa Internet y que permiten la transmisión de datos entre computadoras. En ocasiones se le denomina conjunto de protocolos TCP/IP, en referencia a los dos protocolos más importantes que la componen: Protocolo de Control de Transmisión (TCP) y Protocolo de Internet (IP). Otros son: • HTTP (HyperText Transfer Protocol), que es el que se utiliza para

acceder a las páginas web. • ARP (Address Resolution Protocol) para la resolución de

direcciones • FTP (File Transfer Protocol), etc.

Intranet

Red privada entre computadoras montada para el uso exclusivo dentro de una empresa u hogar. Utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir información y aplicaciones a las que sólo puede obtener acceso un grupo controlado de usuarios Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros de la organización, empleados u otras personas con autorización. El Firewall (Cortafuegos) la protege contra usuarios/redes no autorizados, mediante bloqueo, tráficos, intermediación, monitoreo y seguimiento, entre otras funciones

Firewall

Un cortafuegos (firewall en inglés) es una parte de un sistema o una red diseñada para bloquear el acceso no autorizado, permitiendo al mismo tiempo comunicaciones autorizadas. Se trata de un dispositivo o conjunto de dispositivos configurados para permitir, limitar, cifrar, descifrar, el tráfico entre los diferentes ámbitos sobre la base de un conjunto de normas y otros criterios. Los cortafuegos pueden ser implementados en hardware o software, o una combinación de ambos.

Intranet es entonces

Generalmente se refiere al Web Site de la organización. La organización utiliza un gateway o dispositivo de entrada y salida a la internet, y un Firewall, o dispositivo de filtro que impide el acceso a usuarios no reconocidos o la entrada de programas nocivos al sistema.

Extranet

"Una extranet es una red privada que utiliza el protocolo de Internet y el sistema de comunicaciones público para compartir en forma segura información de negocios u operaciones con proveedores, vendedores, clientes u otros negocios. Una extranet puede ser vista como parte de la intranet de una compañía que se extiende a usuarios de fuera de la compañía.

Permite hacer transacciones seguras entre los sistemas internos de la empresa.

Mediante aplicaciones de la extranet los trabajadores de la empresa pueden obtener fácil y rápidamente la información sobre los clientes, proveedores y socios.

Reducción de costes y ahorro temporal como económico para la empresa.

Beneficios empresariales del extranet

Resumen

• Aspecto en común: utilizan la misma tecnología. Pero.. • La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como

externos; la información que se encuentra en la extranet es restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan permiso.

• En la intranet solo acceden los empleados y las áreas internas de la empresa y permite el intercambio de información entre los trabajadores.

• En internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos usos, como recabar información de los productos, contactar con cualquier persona de la empresa, etc.:

Outsourcing

Outsourcing es el proceso en el cual una firma identifica que una porción de su proceso de negocio podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio.

Leasing

El Leasing es básicamente un contrato de alquiler con opción de compra, permite a las empresas financiar sus activos físicos mediante cuotas o cánones mensuales de arrendamiento. Dichas cuotas amortizan una parte, o todo, el costo del bien. Pero además, el leasing prevé la alternativa de adquirir definitivamente el bien cuando finaliza el contrato, haciendo uso de una opción de compra y a cambio de un "valor residual".

Proyecto

Es la unidad más operativa dentro de un proceso de planificación y constituye el eslabón final de dicho proceso. Es un conjunto de antecedentes que permite estimar las ventajas y desventajas de asignar recursos escasos de una comunidad. Está orientado a la producción de determinados bienes y/o servicios.

FORMULACIÓN DE PROYECTOS

¿Somos un equipo, en qué fase estamos? En 1965 el psicólogo norte americano Bruce Tuckman formuló una teoría sobre la generación y evolución de los equipos de trabajo y los dividía en cuatro fases no lineales: Formación: Cuando todo empieza, los miembros del equipo se esfuerzan y dan lo mejor de si mismos para conseguir los objetivos personales planteados. Es una fase de energía desbocada. Agitación: Esta fase aparece cuando empiezan las discrepancias entorno a las ideas, funciones y responsabilidades, se conforman lo roles de cada miembro del grupo. Es una etapa muy crítica y hay equipos que no la superan. Normalización: Después de la tempestad llega la calma, los miembros del grupo asumen su rol y se sienten confortables. En este momento los equipos suelen dedicarse a la eficacia en la gestión. Rendimiento: Algunos equipos consiguen llegar a esta etapa, es la que se percibe como el equipo actúa como uno solo, se sienten alineados con la estrategia y la ejecución.

Efectividad de los equipos en proyectos tecnológicos

CONCLUSIONES

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información

Las tecnologías de la información, las comunicaciones y los sistemas de información son herramientas muy poderosas que pueden ser utilizadas por las empresas para competir de mejor manera en el entorno tan turbulento en el que se desenvuelven las organizaciones hoy en dia.

CONCLUSIONES

WEBgrafía Consultada

• http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/C/1188.php • http://marcelahernandez1981.blogspot.com/2009/06/sistemas-de-informacion-estrategicos.html

• http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#esi

• http://hpmslab.ing.puc.cl/LinkClick.aspx?fileticket=FyyKFUkxv-Q%3D&tabid=102&mid=495

• http://www.elergonomista.com/3ab12.html

• http://www.monografias.com/trabajos89/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico.shtml

• https://sites.google.com/site/admonudec2011/ventajas-competitivas-y-los-sistemas-de-informacion

• http://albertribera.wordpress.com/2010/02/02/somos-un-equipo-en-qu-fase-estamos/