REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE ARAGUA “FEDERICO BRITO FIGUEROA”

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

Sistemas de información gerencial Y

Sistemas Administrativos

Autor:Robert VargasC.I: 20.356.617Sección: 1

TUTOR: PROFESORA, SHEREZADE CAMACHO

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Definición

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan

entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la

administraciónEn teoría, una computadora no es necesariamente

un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de

procesamiento de las computadoras.Es un conjunto de información extensa y coordinada

de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una

variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los

administradores

Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien

hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El

sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el

control y la toma de decisiones, además de bases de datos.Además todas la funciones gerenciales; Planificación, Organización,

Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para

apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control

Estructura

1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos

por medio de cálculos, combinan elementos de los

datos, etc.

2.- Proporcionan

información en manuales,

electromecánicos y

computarizados

3.-Sistema de Información de

Procesamiento de Transacciones,

Sistema de Información para Administradores,

Sistema de Información de

Informes Financieros Externos.

ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SIG

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS:

a. Problemas: Especificar dónde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro

de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades más simples.

b. Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane

un avance competitivo.c. Objetivo: El analista debe descubrir lo que está

tratando de hacer la empresa. El analista identificará si una aplicación de sistema de

información pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.

PASO 2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

En esta etapa del proceso, se procede a determinar la información requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la información que necesitan los usuarios para trabajar.Dicha acción se puede abordar mediante herramientas para la recolección de datos, tales como: muestreo, estudio de datos y formas usadas por la organización, entrevistas, cuestionarios, observación de conductas y ambientes.

PASO 3. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Comprende la identificación de los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa. En este paso se determina la información que será requerida por cada uno de los procesos que tendrá el nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un análisis costo beneficio de la alternativa planteada.

PASO 4. DISEÑO DEL SISTEMA.Incluye el diseño de acceso al SIG (formas y pantallas), así como el diseño de interfaz del usuario (teclado, uso de ratón, lector de código de barras), diseño de la base de datos (estructura) y diseño de las salidas (reportes).

PASO 5. DOCUMENTACION DEL SISTEMA.Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fácil entendimiento. El tipo de documentación a diseñar es la siguiente: manual del usuario, manual de programación, y manual del sistema.

PASO 6. PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Antes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba con datos de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema de Información.

PASO 7. IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMAEste paso contempla las fases de implantación y evaluación, así:Implantación: Comprende actividades asociadas al adiestramiento, capacitación, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Además, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversión directa. Sistema por etapasEvaluación: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organización.

Importancia de los SIG

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que

las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de tal manera que se

pueda encontrar información relevante para tomar diferentes

cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business

intelligent (Inteligencia de negocios),esto es debido a que

influyen a la toma de decisiones.Los SIG forman parte de las

estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o

empresas, porque representan poder.

(SIG) EN LOS ADMINISTRADORES

Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los

administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar

soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso

de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

Vinculación de los sistemas de información gerencial con el

proceso administrativo

Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información porque éstos desempeñan un rol crucial en las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los

directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen. Estos sistemas desempeñan un rol estratégico en la vida de la Cía. La responsabilidad por los

sistemas de información no puede delegarse a quienes toman las decisiones técnicas

Importancia de los sistemas de información gerencial para la

organización

es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos

análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular,

Permiten tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, Ayudan a tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las

condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos propuestos de la organización, Son una fuente importante de

información y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de

enfocarse en el uso estratégico de los mismos.En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el

uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de

gestión de información que autorizan muchas de las practicas de negocios

asociadas con los aspectos operativos o productivos para una empresa

Los sistemas ERP son sistemas de gestión para la empresa. Se

caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de

diferentes usos,, por ejemplo, producción, ventas , compras, logísticas, contabilidad ( de varios tipo), gestión de proyecto, GIS, ( sistema de información

geográfica), inventarios y control de almacén etc.

Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un

ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.

Sistemas de planificación de los recursos empresariales: definición, objetivos, características, ventajas y desventajas.

Los objetivos

principales de los

sistemas ERP son:

•Optimización de los procesos

empresariales

•Acceso a la información

•Posibilidad de compartir

información entre todos los componentes

de la organización.

•Eliminación de datos y

operaciones innecesarias

de reingeniería

Los beneficios

que puede aportar una herramienta de ERPse resume en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control contable, inmovilizado, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc...

Las característic

as

que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser modulares y configurables:•Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.•Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos

y una falta de políticas

corporativas que afectan a

cómo se obtienen los

datos del ERP y como se

mantienen actualizados

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la

inversión inadecuada para la educación

continua del personal relevante, incluyendo

los cambios de implementación y de

prueba

Desventajas

una compleja administración de

interdependencias de los recibos de materiales, de

los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad

de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja

de tener un ERP es que todo esto, y más, está

integrado

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en

función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de

software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para

mejorar el producto, seguimiento del cliente

desde la aceptación hasta la satisfacción completa

VENTAJA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

DefiniciónComo la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.Los sistemas de información para la administración tienen como objetivo principal mostrar una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar,

organizar, planear y dirigir.

Estructura Calidad: razonable, para su procesamiento y es legrado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo distribución. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión

Características

1. Produce reportes ( anuales, semestrales,

trimestrales o mensuales) con un

formato preestablecido

2. Produce consultas impresas

o consultas en pantallas.

3. Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa, almacenados en las bases de datos de

los sistemas de datos transaccionales

Las características principales de un MIS son:

Se ejecutan operaciones en el

momento en que se necesitan

Atributos de los sistemas

administrativosInsumen la

menor cantidad de

recursos.

Se desarrollan dentro de un alto grado de

seguridad

Producen la información

necesaria para la toma de decisiones

Es organizado, su puesta en

funcionamiento y diseño

Vinculación entre los sistemas administrativos y la tecnología.

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos.