sistema de informaciÓn municipal y … · documentos de soporte (manuales de organización y...

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SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL Y CATÁLOGO DE

TRÁMITES MUNICIPALES

MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL

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PROBLEMÁTICA

Desconocimiento de cuántos

trámites tiene que cumplir

Desconocimiento de cómo se

resuelven los trámites

Lenta resolución de los trámites

Incertidumbre sobre su situación jurídica

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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL (SIM)

y Ordenar y aplicar de manera muy efectiva y eficiente los procesos de control de la autoridad.

y Agilizar los trámites ante la autoridad, eliminando la presentación y revisión de requisitos que ya se encuentren en los registros públicos.

y Transparentar la gestión de trámites delimitando los mecanismos y criterios de resolución de ellos.

y Presentar de forma clara toda la información que los particulares necesiten saber para obtener alguna autorización o servicio público.

y Posibilitar la realización de trámites por vía electrónica

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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPALSIM

SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPALSIM

Registros Públicos MunicipalesRPM

Registros Públicos MunicipalesRPM

Catálogo de Trámites MunicipalesCatálogo de Trámites Municipales

Clasificación de los RPM del CatálogoClasificación de los RPM del Catálogo

Actividades productivasActividades públicas

Actividades profesionalesInmuebles comerciales,

industriales y de servicios.Catastro

Registro CivilServicios Públicos

Actividades productivasActividades públicas

Actividades profesionalesInmuebles comerciales,

industriales y de servicios.Catastro

Registro CivilServicios Públicos

Información esencial sobre particulares e

inmuebles

Información esencial sobre particulares e

inmuebles

Información sobre aspectos de

solicitud, procesa-miento y resolu-ción de trámites

Información sobre aspectos de

solicitud, procesa-miento y resolu-ción de trámites

Gestión del trámite obviando requisitos (documentos) que ya se encuentran en los RPM

Gestión del trámite obviando requisitos (documentos) que ya se encuentran en los RPM

• licencias• permisos• contratos• certificados• constancias• boletas de pago

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REGISTROS PÚBLICOS MUNICIPALES

y Registro Empresarialy Registro de Actividades Profesionalesy Registro de Actividades Públicas y Registro de Inmuebles Comerciales, Industriales y

de Serviciosy Registro de Catastroy Registro Civily Registro de Servicios Públicos

Los RPM son los bancos de información en los que se captura, ordena y actualiza permanentemente la información esencial de los particulares e inmuebles ubicados en el municipio. Se sugiere una clasificación de los RPM por grandes grupos de usuarios o tipo de actividades u objetos regulados

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REGISTROS PÚBLICOS MUNICIPALES

RECOMENDACIONES ADMINISTRATIVAS

} Los Registros deberán estar vinculados

} La administración de la información debe ser modular

RECOMENDACIONES TECNOLÓGICAS

} Se deben tener las mismas plataformas tecnológicas

} Uso de sistemas cliente –servidor, que cuenten con mecanismos adecuados para salvaguardar la confidencialidad de la información

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CATÁLOGO DE TRÁMITES

y FICHAS DE TRÁMITES

} Oficina donde se realiza

} Costo

} Tiempo de respuesta máximo de la autoridad

} Requisitos que deben presentarse

} Fundamento jurídico

y FORMATOS DE SOLICITUD

} Formatos vacíos en los que el particular escribirá los datos requeridos por la autoridad

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TRÁMITES Y DOCUMENTOS

y Los documentos (o productos finales de los trámites) más comunes son: } Licencias} Permisos} Constancias} Recibos de pago} Contratos de prestación de servicios

Un trámite es cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales del sector privado hagan ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, a fin de que se emita una resolución o cualquier documento que dichas personas estén obligadas a conservar

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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES

1. Identificar el universo de trámites2. Identificar las características de los trámites3. Corroborar la ubicación organizacional de la oficina

donde se resuelven los trámites4. Determinar el universo de requisitos de los

trámites5. Analizar el marco normativo de los trámites y sus

requisitos6. Aplicar la reingeniería de procesos a los trámites7. Adecuar el marco normativo8. Crear el código de identificación para cada trámite9. Elaborar el Catálogo de Trámites10.Publicar el Catálogo de Trámites11.Difundir el Catálogo de Trámites

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Firma

Nombre

Fecha

AprobóRevisóElaboró

Validación de la información

1

ArtículosDisposición

Fundamento jurídico del tramite

1

CopiaOriginalRequisito o documento solicitado

Requisitos del Trámite

FundamentoCostoSíNoTiene costo el trámite

Se anexaClaveSíNoTiene formato el documento

Se anexaClaveSíNoTiene formato la solicitud

CiudadaníaPersonas MoralesPersonas FísicasÁmbito de aplicación

Tiempo de resoluciónVigencia del documento

Documento que se expide

Nombre del trámite

Oficina de trámiteÁrea de adscripción

Unidad administrativaDependencia

Identificación del trámite

Hoja de control de trámites municipales

1. IDENTIFICAR EL UNIVERSO DE TRÁMITES

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1. IDENTIFICAR EL UNIVERSO DE TRÁMITES

Recomendaciones generales

y Transferir la información de las hojas de control a hojas de cálculo en el software de su preferencia

y Identificar cada trámite con un número de control

y Anexar a las hojas de control, los formatos utilizados para la solicitud de trámite, los diagramas de flujo de los trámites, y los documentos de soporte (manuales de organización y procedimientos)

y Hacer un cuadro con la frecuencia de los trámites y el porcentaje de aprobación de éstos

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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICASDE LOS TRÁMITES

Por ….

y Promovente} Personas físicas,

} Personas morales o } Ciudadanía en general

y Tipo de Trámite} Autorización o

} Prestación de un servicio

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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS TRÁMITES

Por ….

y Modalidades} Alta} Baja} Actualización} Ampliación de obligaciones} Disminución de obligaciones} Renovación} Suspensión} Reanudación} Terminación

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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS TRÁMITES

Por ….

y Orden o secuencia de los trámites

} Antecede al trámite ….

} Sucede al trámite …

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2. IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICASDE LOS TRÁMITES

N

1Pago de renovación4

Permiso para podar árboles3

1Permiso sanitario2

2Licencia de funcionamiento1

STATJIHGFEDCBASACGPMPF

OrdenModalidadTipoPromovente

Nombre actual del trámite#

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METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE TRÁMITES3. CORROBORAR LA UBICACIÓN ORGANIZACIONAL

DE LA OFICINA DONDE SE RESUELVEN LOS TRÁMITES

PodaParques y jardinesServicios públicosAdministración

3

Ventanilla de pagosCobro de derechosIngresosTesorería2

TrámitesLicencias y permisosComercioDesarrollo económico1

OficinaSecciónÁreaDependenciaNúm

En el caso de que existan diferencias en los nombres indicados en las hojas de control, será necesario proceder a corregir la información, ya sea utilizando el nombre autorizado o procediendo a la formalización del nuevo nombre.

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4. DETERMINAR EL UNIVERSO DEREQUISITOS DE LOS TRÁMITES

Para determinar el universo de requisitos que contienen los diversos trámites, se recomienda primero elaborar una relación de éstos (cuadro 5) y luego verificar cuáles se utilizan en cadatrámite (cuadro 6).

N

…

Licencia de funcionamiento9

Pago de derechos8

Examen médico7

Licencia sanitaria6

þþþþþþþPago de renovación4Dictamen de protección civil5

þþþPermiso para podar árboles

3Permiso de uso del suelo4

þþþþþPermiso sanitario2Recibo de pago de predial3

þþþþþþþþLicencia de Funcionamiento1Credencial del IFE2

N987654321Alta de hacienda1

Requisitos utilizadosTrámite

Nombre

Cuadro 6. Requisitos por trámiteCuadro 5. Lista de requisitos

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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVODE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS

Finalidades

y Cotejar el marco normativo señalado en las hojas de control

y Identificar los trámites que no cuenten con fundamento jurídico

y Incorporar los trámites que no fueron señalados pero que las normas facultan u obligan al municipio a aplicarlos

y Validar la pertinencia de los requisitos según sus respectivos fundamentos jurídicos

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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVO DE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS

Se propone la elaboración de un listado con todas las disposiciones jurídicas municipales vigentes, desglosadas hasta el grado de fracción (cuadro 8). Posteriormente se deberá comparar esta lista de disposiciones con cada uno de los trámites (cuadro 9).

N

…

YXNorma9

YXReglamento 18

KZLey 27

JYLey 26

þRenovación de licencia de funcionamiento4IXLey 25

þþþPermiso para podar árboles

3KZLey 14

þþþþþPermiso sanitario2JXLey 13

þþLicencia de Funcionamiento1IXLey 12

N987654321Constitución1

Disposiciones utilizadasTrámite

Fracción

Artículo

Disposición

Cuadro 9. Disposiciones por trámiteCuadro 8. Lista de disposiciones

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5. ANÁLISIS DEL MARCO NORMATIVO DE LOS TRÁMITES Y SUS REQUISITOS


y Una vez identificados los fundamentos jurídicos de los trámites, deberán distinguirse los que obligan a la presentación de requisitos y los que no lo hacen

y Debe recordarse que los permisos, licencias y registros (productos de los trámites) son algunos de los instrumentos que tiene la autoridad para verificar el cumplimiento de la norma, pero no son los únicos

y Muchos requisitos podrían eliminarse o verificar su cumplimiento de manera diferida, sin que por ello se afecte el objetivo de las regulaciones (v.g. ocasionar un daño a la sociedad o un grave riesgo a la población)

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6. APLICAR LA REINGENIERÍA DE PROCESOS

y Objetivo:

Identificar los pasos y requísitos que podrán eliminarse en el proceso de

desahogo de trámites

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6. Aplicar la reingeniería de procesos

Compenentes de análisis para determinar la pertinencia de los requisitos

y Utilización del Sistema de Información Municipal para eliminar requisitos que consten en los registros públicos

y Utilización de criterios SARE para discriminar requisitos de acuerdo a los giros y al tamaño de empresa

y Utilización de criterios de políticas públicas para eliminar requisitos que no aporten valor para cumplir el objetivo regulatorio o que puedan verificarse de otra forma (ex post, o por vigilancia)

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7. ADECUAR EL MARCO NORMATIVO

Una vez realizada la reingeniería de procesos y ordenada y sistematizada la información municipal, se podrán formular iniciativas de reforma a los reglamentos municipales para eliminar, o establecer en su caso, los trámites municipales y sus requisitos

Se recomienda también que los nuevos reglamentos expliciten: } Los criterios de resolución de los trámites} Los tiempos máximos para su resolución } La situación jurídica del particular en caso de no

presentarse respuesta en el tiempo señalado

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8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓNPARA CADA TRÁMITE

Código = RPM-Grupo(XX)-Modalidad (YY)

Donde:

RPM : Representa los Registros Públicos Municipales (RPM) que se haya considerado conveniente crear

Grupo (XX): Representa las subdivisiones que podrían existir dentro de la clasificación de los diversos RPM creados.

Modalidad (YY): Representa los movimientos lógicos que pueden existir para los diversos registros de los trámites

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8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓNPARA CADA TRÁMITE

Ejemplo de grupos de control

Gran industria14

Mediana industria13

Pequeña industria12

Micro industria11

Servicios peligrosos10

Servicios restringidos09

SorteosServicios generales08

LoteríasPeritosComercio en establecimientos07

RifasArquitectosComercio en centrales de abasto06

Juegos mecánicosIngenierosComercio en mercados05

IndustrialesExposicionesVeterinariosComercio en tianguis04

De serviciosFeriasMédicosComercio en bazares03

ComercialesBailes popularesContadoresComercio ambulante semi fijo02

De oficinasEspectáculosGeneralesComercio ambulante fijo01

Registro de inmuebles comerciales,

industriales y de servicios

Registro de actividades públicas

Registro de actividades profesionales

Registro empresarialXX

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8. CREAR EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN PARA CADA TRÁMITE

Ejemplo de modalidades para los trámites

Cierre de establecimientos11

Apertura de nuevos establecimientos10

Emisiones contaminantes09

Colocación de anunciosColocación de anuncio08

Cambio de horarioCambio de horario07

ReanudaciónReanudaciónReanudaciónReanudación06

SuspensiónSuspensiónSuspensiónSuspensión05

RenovaciónRenovaciónRenovaciónRenovación04

Actualización de datosActualización de datosActualización de datosActualización de datos03

BajaBajaBajaBaja02

AltaAltaAltaAlta01

Registro de inmueblesRegistro de actividades

públicasRegistro de actividades

profesionalesRegistro empresarialYY

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SIM-SP-XX-YYYYXXSPServicios públicos

SIM-CV-XX-YYYYXXCVCivil

SIM-CT-XX-YYYYXXCTCatastro

SIM-BI-XX-YYYYXXBIInmuebles comerciales, industriales y de servicios

SIM-EP-XX-YYYYXXEPActividades públicas

SIM-PR-XX-YYYYXXPRActividades profesionales

SIM-AP-XX-YYYYXXAPEmpresarial

Código del trámiteModalidadGrupo sujeto a

controlRPMNombre del registro


Ejemplo de códigos de identificación para trámites

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Reanudación del funcionamiento de edificación industrialReanudaciónInmuebles industrialesSIM-BI-04-06

……..……..……..………

Actualización de datos en el registro de comercio ambulante en puesto fijoActualizaciónComercio ambulante fijo

SIM-AP-01-03

Baja del registro de comercio ambulante en puesto fijoBajaComercio ambulante fijoSIM-AP-01-02

Alta en el registro de comercio ambulante en puesto fijoAltaComercio ambulante fijoSIM-AP-01-01

Nombre del trámiteModalidadGrupo de controlClave del trámite


Ejemplo de la lista final de trámites

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9. Elaborar las fichas de trámites

(26)(25)(24)

FUNDAMENTO JURÍDICOTARIFA APLICABLECOSTO DEL TRAMITE

Instalación(23)Inmuebles(21)Eventos(20)Profesional(19)Personas Morales(15)

Operación(22)Industrial(18)Servicios(17)Comercial(16)Personas Físicas(14)

APLICABLE EN:GIROS DE ACTIVIDAD ECONÓMICATIPO DE PROMOVENTE

(13)(12)

ANTE SILENCIO DE LA AUTORIDAD PROCEDECASOS EN LOS QUE APLICA EL TRAMITE

(11)(10)(9)(8)(7)

FORMATOTIPO DE TRAMITENOMBRE DEL TRÁMITE O SERVICIOVIGENCIADOCUMENTO A OBTENER

H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE(36)

REGISTRO MUNICIPAL DE TRAMITES

Espacio para el escudo del municipio

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(82)

NOTAS

(75)

FUNDAMENTO JURÍDICO

(66)(56)(46)

(65)(55)(45)

COPIASORIGINALREQUISITOS

(44)(43)(42)

Tiempo Estándar de Resolución MunicipalTiempo M áximo de Resolución

Horario de Atención

(41)(40)(39)(38)

Correo ElectrónicoFaxExtensiónTeléfono

(37)(36)(35)(34)

EstadoMunicipioCódigo PostalColonia

(33)Despacho(32)Piso(31)Número(30)Calle

(29)Dependencia

(28)Oficina de Trámite

UBICACIÓN DE OFICINAS DE TRÁMITE

9. Elaborar las fichas de trámites


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10. PUBLICAR EL CATÁLOGO DE TRÁMITES


y Discutir las adopción de las fichas de trámites con las áreas administrativas

y Turnar el Catálogo a los miembros del Cabildo para su análisis y aprobación

y En caso de ser aprobado el Catálogo de Tramites (constituido por las fichas de trámite y los formatos de solicitud) podrá ser publicado en la Gaceta del Estado o en la Tabla de Avisos del Palacio Municipal

y Debe quedar establecida la obligatoriedad por parte de las dependencias y entidades de la administración pública municipal para llevar a cabo los trámites en los términos que hubiesen sido acordados, así como la restricción para no generar nuevos trámites o modificaciones sin que sigan previamente un proceso de validación


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11. DIFUNDIR EL CATÁLOGO DE TRÁMITES


y Las fichas de trámites podrán difundirse a través de Internet

y De acuerdo con la clasificación aquí propuesta, se pueden establecer o habilitar menús de consulta que permitan al usuario ver la información, ya sea a través de equipos que se localicen en las oficinas municipales o bien a través de Internet

y En la publicación se establecerá que los formatos serán de libre reproducción


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BENEFICIOS DEL SIM

y El municipio tendrá la información ordenada con lo cual podrá planear de mejor forma sus políticas de regulación, sus servicios públicos y su recaudación

y Habrá menos tiempo de espera para que la autoridad desahogue los trámites

y Se disminuirá significativamente la discrecionalidadde funcionarios municipales para las autorizaciones

y Los particulares tendrán mayor certeza sobre los requisitos, costos y tiempo de resolución de los trámites y tendrán un instrumento jurídico para defender sus derechos

y Los particulares podrán conocer el estado actual de sus trámites y de sus registros vía electrónica

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