revisión por la dirección - inder envigado · envigado.-orden y conservación documental.--...
TRANSCRIPT
Revisión por la Dirección
Octubre 18 de 2019
Responsables
Funcionario y/o Servidor Público Cargo
Beatriz Elena Pabón Acevedo Gerente
Yonatan Pérez Osorio Profesional Universitario -Líder Calidad
Alexander Meneses Hernández Jefe Oficina Asesora de Planeación
Alejandra Valbuena Uribe Jefe Oficina Asesora Jurídica
Juan Manuel Tabares Martínez Jefe Oficina Deportes y Educación Física
Luis Carlos Mesa Echeverri Jefe Oficina de Recreación y Actividad Física
Carolina Chica Zapata Jefe Oficina de Talento Humano
Natalia Vásquez Velásquez Contratista Líder Gestión Administrativa
Bairon Suárez Osorio Director Financiero
Diana Marcela Jiménez GallegoProfesional Universitario -Líder Gestión de Comunicaciones y Atención al
Ciudadano
Isabel Cristina Fernández Herrera Jefe Oficina de Control Interno.
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
1
Realizar
seguimiento a
compromisos de
gerencia
Gerencia,
Líderes
/Jefes de
proceso
Desde el proceso de Direccionamiento
Estratégico se ha realizado un seguimiento
constante a los compromisos de gerencia y retos
institucionales. Hasta el 31 de julio de 2019 se
establecieron una totalidad de 447; de los cuales
se encuentra cumplidos 281, en proceso 97, no
viables 3 y sin cumplir 66.
Seguimiento
continúo.
En
seguimiento
2
Seguimiento a
las
oportunidades
de mejora dadas
a cada proceso
por el cambio de
estatutos.
GP-
Líderes/Jef
e de
Proceso
El proceso de Direccionamiento Estratégico ha
venido realizando seguimiento de dichas
oportunidades de mejora, a través de los
compromisos de gerencia.
Se han
realizado 3
veces
seguimientos
para el año
2019.
En
seguimiento
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
3
Verificar
cumplimiento de la
implementación
de la NTC ISO
9001:2015 en la
organización.
DE, GP
La Auditoria Interna de Calidad, realizada en el 2019,
tuvo como objeto verificar la implementación de la
Norma NTC ISO 9001:2015 en los diferentes procesos.
Observando avances, quedando pendiente establecer
ajustes, para obtener un Sistema de Gestión Integral
maduro y eficaz.
Periodo de
08/07/2019 al
01/08/2019
Cerrado
4
Verificar la
información
documentada que
tiene la
organización que
contribuya a la
eficacia del
sistema de gestión
de calidad.
GP, Calidad
La actualización de los procedimientos de los diferentes
procesos ha sido un trabajo arduo. Poco a poco, se han
venido realizando acciones de mejora a los mismos. Se
tiene estipulado como meta de cumplimiento en
Noviembre de 2019.
Noviembre de
2019En proceso
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
5
Cumplimiento y
seguimiento al plan de
mejoramiento planteado
para los hallazgos de la
auditoria interna de
calidad vigencia 2018.
GP, Calidad
La verificación del cumplimiento del plan de
mejoramiento por proceso, se llevó a cabo
durante la realización de la Auditoria Interna de
Calidad vigencia 2019.
Periodo de
08/07/2019 al
01/08/2019
Cerrado
6
Actualizar e implementar
el servicio no conforme a
nivel institucional.
GP, Calidad,
Líderes / Jefe
de proceso
Se encuentra pendiente de aprobación por el
Comité de Calidad, el procedimiento para su
posterior socialización e implementación. En él
se propone establecer como política el reporte
del servicio no conforme por parte de todos los
procesos. (Socializado)
Noviembre de
2019
En
proceso.
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
7
Establecer indicadores
en el Sistema de Gestión
de Calidad, que permitan
dar cumplimiento a la
Norma Técnica ISO
9001:2015, al Modelo
Integrado de Planeación
y Gestión, MIPG y a los
planes de acción.
GP, Calidad,
Líderes /
Jefes de
procesos
Desde la Oficina Asesora de Planeación se han
realizado acercamientos con algunos procesos
para verificar si los indicadores establecidos se
encuentran acorde a lo exigido por la Norma
Técnica ISO 9001:2015. Aún es necesario
seguir mejorando el uso de los mismos dentro
de la entidad.
Julio de 2020 Abierto
8
Implementación de la
guía para la
administración del riesgo
y diseño de controles en
entidades públicas
Versión 04 de Octubre
de 2018.
GP, Líderes /
Jefe de
proceso
Se cuenta con un contratista de apoyo a la
gestión, encargado de la creación del Manual de
Riesgos. A la fecha, se ha realizado la
construcción de una propuesta de Política de
Gestión de Riesgo. Además, se ha realizado
una identificación inicial de los diferentes riesgos
en cada una de las sedes y procesos; para la
actualización de la matriz de riesgo institucional,
la cual se encuentra pendiente de revisión y
aprobación.
Noviembre de
2019Abierto
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
9
Programación de los
comités institucionales
de manera anual
GP,
Direccionamiento
Estratégico,
El procedimiento se encuentra en proceso
de actualización. En él se plantea la
frecuencia de realización de cada uno de
los comités; siendo este insumo importante
para la construcción del cronograma.
Noviembre de
2019Abierto
10
Reforzar políticas de
seguridad informática y
socialización de las
mismas.
GA
El Manual de Seguridad Informática se
encuentra en proceso de actualización por
parte del proceso de Gestión
Administrativa y pendiente de revisión por
Calidad.
Diciembre de
2019Abierto
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
11
Integración del Sistema
de Gestión de Protección
de Datos con el Sistema
de Gestión Integral.
GP
Adecuación de todos los documentos de la
protección de datos personales, acorde a la
codificación del Sistema de Gestión Integral e
imagen institucional. Se encuentra pendiente
asesoría por parte del proveedor para la
socialización e implementación del mismo.
Diciembre de
2019Abierto
12Actualización de
nomograma institucionalGJ-GP
Actualmente se realizó una actualización del
normograma para la Política Pública del
Deporte, pero está en proceso el institucional.
Marzo de 2020 Abierto
Entradas de la Revisión por la Dirección
Estado de las acciones de las revisiones previas:
Según la Revisión por la Dirección realizada en 2018 y Compromisos de Gerencia que tienen relación
con el Sistema de Gestión de Calidad (de 30/06/2018 a 31/07/ 2019).
N° Actividad Responsable Evidencia de seguimiento de avance Fecha de entrega Estado
13Actualizar listado de
resolucionesGJ-GP
Desde la Oficina Asesora de Planeación, se
identifica la necesidad de tener la información
consolidada, con el fin de facilitar la consulta.
Por tanto, se ha enviado un correo electrónico al
proceso de Gestión Jurídica, brindando una
propuesta para centralizar las resoluciones y
evitar copias e impresiones innecesarias en los
demás proceso.
Abril de 2020 Abierto
14Encuestas de
satisfacciónGP
Se realizaron ajustes a la encuesta de
satisfacción por grupo de valor, lo que conllevó
a la actualización del procedimiento.
Se define la muestra para aplicar F-GP-02
Encuesta usuario de deportes y actividad física,
tanto en el componente misional como en la
Priorización Participativa del Presupuesto para
el año 2019.
Noviembre de
2019Abierto
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito
del cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad
del SGI
Actividades
generalesRecursos
Responsable
sEstado
1Cambio del
Organigrama
- Definir
gráficamente
las áreas del
Índer
Envigado.
-
Actualización
del manual de
funciones y
planta de
cargos
- Cambios en la
Tabla de
Retención
Documental -
TRD
- Claridad al área
a la que
pertenece cada
servidor público
Se mantiene
integro, si se
identifica y
actualizan
todos los
documentos
de los
procesos y se
realizan estos
cambios de
manera
oportuna.
1. Reunión para la
presentación de la
propuesta del
Organigrama.
2. Hacer acto
administrativo para
aprobarlo.
3. Identificar y
actualizar los
documentos que se
deben ajustar.
4. Socializar el
cambio a todo el
personal
-Talento
Humano.
-Tecnológicos
- Insumos de
papelería
- Jefe Oficina
de Talento
Humano.
- Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Se encuentra
la propuesta
ya realizada
por la Oficina
Asesora de
Planeación,
en espera de
la reunión
con la
Gerente y los
jefes de cada
proceso para
su revisión y
aprobación.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito
del cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad
del SGI
Actividades
generalesRecursos Responsable Estado
2
Ajuste al
mapa de
procesos
-
Lineamientos
de la Norma
ISO 9001-
2015
- Acoger
lineamientos
de MIPG
- Cambios en el
Manual de
Calidad.
- Cumplimiento
de la norma ISO
9001-2015 y al
Modelo MIPG
- Claridad a qué
tipo de proceso
pertenece:
Estratégico,
Misional o de
Apoyo.
Se mantiene
íntegro ,si se
identifica el
impacto en la
documentación
de los
procesos y se
realizan estos
cambios
oportunamente
1. Aprobación del
cambio en el
diseño del mapa
de procesos a la
Oficina de
Comunicaciones.
2. Reunión para la
presentación de la
propuesta del
nuevo mapa de
procesos
3. Hacer acto
administrativo
para aprobarlo.
4. Actualizar el
Manual de
Calidad.
5. Socializar el
cambio a todos
los servidores
públicos.
-Talento
Humano.
-Tecnológicos
- Insumos de
papelería
- Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
El mapa de
procesos se
encuentra
pendiente de
modificación,
debido a la
reunión que
se está
programando
para el
cambio del
organigrama.
En esta se
propondrán
los cambios
en el mapa
de procesos.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito
del cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad
del SGI
Actividades
generalesRecursos
Responsabl
eEstado
3
Actualización
de las Tablas
de Retención
Documental -
TRD
-De acuerdo
al cambio del
Organigrama
se deberán
actualizar las
TRD.
- Cumplir
con la
Gestión
Documental
del Índer
Envigado.
-Orden y
conservación
documental.
-
- Trazabilidad de
los documentos
por proceso.
-
- Cumplimientos
normativos.
Las Tablas de
Retención
Documental
son un punto
muy importante
para el
Sistema de
Gestión de
Calidad, por lo
que habrá que
hacer un plan
de trabajo bien
elaborado para
que no sea tan
crítica su
actualización.
1. Tener
aprobado el
organigrama por
medio de actos
administrativo.
2. Elaboración del
plan de trabajo
con cada Oficina
3. Actualizar las
Tablas de
Retención
Documental con
los jefes y líderes
de procesos y su
equipo de trabajo.
4. Aprobar las
tablas por medio
de acto
administrativo.
3. Socialización
de las TRD
-Talento
Humano.
- Tecnológicos
- Insumos de
papelería.
- Recurso
financieros
- Líder de
Gestión
Administrativa
en conjunto
con los jefes y
líderes de
cada proceso.
No se ha
iniciado la
actualización
de las TRD
porque se
necesita
primero la
aprobación
del
Organigrama
.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito
del cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad del
SGI
Actividades
generalesRecursos Responsable Estado
4
Implementación
del Modelo
Integrado de
Planeación y
Gestión - MIPG
- Acoger la
Ley 1499
de 2017.
- Integrar
el Sistema
de Gestión
de Calidad
con MIPG.
-Cumplimiento
con la
normatividad.
- Articulación
entre los
procesos de la
entidad.
- Gestión del
Conocimiento en
la organización.
- Sobrecarga de
tareas por la
implementación.
Se mantiene
íntegro, si se
identifican
previamente
los
procedimientos
y formatos que
afecte el
S.G.C., los
cuales deberán
ser
actualizados
oportunamente
1. Acto
Administrativo de
la conformación
del Comité
Institucional de
Gestión y
Desempeño.
2. Realizar un
diagnóstico para
revisar que
avance lleva la
entidad.
3. Planear las
actividades a
ejecutar a través
de los diferentes
planes.
-Talento
Humano.
-Tecnológicos.
- Materiales e
Insumos .
- Financieros
- Jefe de la
Oficina
Asesora
Planeación y
demás jefes y
líderes de
proceso.
Se recibió
una
capacitación
del Modelo
MIPG, donde
se
identificaron
los
responsables
de cada
dimensión y
por cada
política..
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
Continuación del punto del punto anterior
No.Descripción
del cambio
Propósito
del cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad del
SGI
Actividades
generalesRecursos Responsable Estado
4
Implementación
de Modelo
Integrado de
Planeación y
Gestión – MIPG
-Acoger la
ley 1499 de
2017.
- Integrar
el Sistema
de Gestión
de Calidad
con MIPG
-Cumplimiento
con la
normatividad
- Articulación
entre los
procesos de la
entidad.
- Gestión del
Conocimiento en
la organización.
- Sobre carga de
tareas por la
implementación.
Se mantiene
integro si se
identifican
previamente
los
procedimientos
y formatos que
afecte el SGC,
los cuales
deberán ser
actualizados
oportunamente
4. Ejecutar las
tareas en los
diferentes
procesos de la
entidad.
5. Hacer
seguimiento a las
actividades
planeadas y
ejecutadas.
6. Verificar el
cumplimiento con
la norma
-Talento
Humano.
-Tecnológicos.
- Materiales e
Insumos.
- Financieros
-Jefe de la
Oficina
Asesora
Planeación y
demás jefes y
líderes de
proceso
Cada
proceso
deberá
revisar el
diagnóstico
del año
pasado y
verificar que
han hecho en
el 2019 para
la
elaboración
de su plan de
acción frente
a las tareas
que trae el
modelo.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito del
cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad del
SGI
Actividades
generalesRecursos Responsable Estado
5Adquisición
de Software
- Mejorar el
sistema de
información de
la entidad.
- Mejorar el
proceso de la
sistematización
contable.
- Mejorar la
Gestión
documental
- Mejorar la
interacción con
la ciudadanía -
(PQRSD)
- Mejorar el
Sistema de
Gestión de
Calidad
-Trazabilidad de
la información.
- Seguridad y
confiabilidad de
la información de
la entidad.
- Agilidad en la
entrega de la
información.
- Evita
reprocesos en la
gestión.
El sistema de
Gestión
mejoraría
mucho si se
adquiere un
software que
facilite las
tareas de
calidad.
1. Cotización del
software a
adquirir.
2. Revisar la
viabilidad
Presupuestal para
la adquisición.
3. Proyectar y
ejecutar la
contratación.
4. Realizar un
plan de trabajo
para su
implementación.
5. Capacitación
del manejo del
software.
6. Puesta en
marcha del
Software.
-Talento
Humano.
-Tecnológicos.
- Financieros
Gerente,
Líder de
Gestión
Administrativa
y profesional
Universitaria
de las TIC
Desde el
2018 se ha
venido
cotizando
varios
Software
para la
entidad. En
el 2019 se
han
socializado
varios
software para
conocer
primero su
funcionalidad
y así escoger
el mejor para
su posible
adquisición.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad
De acuerdo a la norma técnica ISO 9001:2015, numeral 6.3, Planificación de los cambios.
Algunos de los cambios que puede afectar la integridad del sistema de gestión de calidad son:
No.Descripción
del cambio
Propósito del
cambio
Consecuencias
potenciales
Integridad del
SGI
Actividades
generalesRecursos Responsable Estado
6
Ajustes
normativos
realizados
durante el
proceso de
transición de
las Nic-sp
Cumplir con la
normatividad
colombiana
aplicable con
respecto a las
Normas
Internacionales
Financieras
-Actualización de
los procedimientos
contables que
puedan impactar
en otros procesos.
- Evitar sanciones
administrativas
que conlleven a
posibles multas
pecuniarias.
Se mantienen
íntegros los
sistemas de
gestión,
siempre y
cuando, se
ajusten
oportunamente
todos los
documentos
necesarios.
1. Identificar as
actualizaciones de
la norma.
2. Actualizar los
procedimientos y
formatos.
3. Ejecución de
las actividades de
acuerdo a la
norma.
-Talento
Humano.
Tecnológicos.
- Financieros
- Director
Financiero
El
procedimiento
se encuentra
actualizado
bajo las
normas NIIF-
SP en el
Sistema de
Gestión
Integral.
Información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión
de la calidad incluida las tendencias relativas a:
2.3.1 La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinente
Cumplimiento al numeral 9.1.2 satisfacción del cliente: realizar seguimiento de las percepciones de los
clientes sobre el grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.
PQRSD: Peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias:
PQRSD por año
Tipo de PQRSD 2017 2018 Enero a Junio de 2019
Servicio no conforme 12 1 0
Petición 11 12 1
Sugerencia 9 0 1
Solicitud de información 5 8 1
Denuncia 2 2 2
Felicitación 4 17 3
Derecho de petición 25 11 7
Reclamo 3 0 7
Queja 71 43 13
Total general 142 94 35
PQRSD: Peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias:
PQRSD: Peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias:
La gráfica nos permite observar una tendencia decreciente a través de los últimos
dos (2) años; evidenciando:
Mejora por parte de la entidad en la atención y prestación del servicio.
La PQRSD que mayor frecuencia tiene es la queja, entendiéndose esta como: “la
manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una
persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios
servidores públicos en desarrollo de sus funciones”.
Es importante aclarar que dicha PQRSD (quejas) ha tenido una disminución
considerable en cada uno de los años analizados.
PQRSD: julio a diciembre de 2018
PQRSD de Julio a Diciembre de 2018
Tipo Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total %
Reclamo 0 0%
Sugerencia 0 0%
Denuncia 0 0%
Servicio no conforme 1 1 3%
Solicitud de información 2 2 6%
Derecho de petición 2 1 3 8%
Petición 2 1 3 8%
Felicitación 1 2 1 1 2 2 9 25%
Queja 6 2 6 1 2 1 18 50%
Total general 12 4 10 3 4 3 36 100%
PQRSD: julio a diciembre de 2018
8%
50%
3%
8%
6%
25%
PQRSD de Julio a Diciembre de 2018
Derecho de petición
Queja
Servicio no conforme
Petición
Solicitud de información
Felicitación
PQRSD: enero a junio de 2019
PQRSD de Enero a Junio de 2019
Tipo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %
Servicio no conforme 0 0%
Petición 1 1 3%
Sugerencia 1 1 3%
Solicitud de información 1 1 3%
Denuncia 1 1 2 6%
Felicitación 1 1 1 3 9%
Derecho de petición 1 2 1 3 7 20%
Reclamo 1 1 1 4 7 20%
Queja 1 2 1 3 4 2 13 37%
Total general 3 4 6 10 5 7 35 100%
PQRSD: enero a junio de 2019
20%
37%
20%
3%
3%
6%
3%
8%
PQRSD de Enero a Junio de 2019
Derecho de petición
Queja
Reclamo
Petición
Sugerencia
Denuncia
Solicitud de información
Felicitación
PQRSD: Conclusión
Para el segundo semestre de 2018 y el primero de 2019, la
PQRSD que refleja mayor porcentaje es la queja.
Para el 2018 fue del 50% y el para el 2019 de 37%,
presentándose una disminución.
PQRSD: Tipo de causa de julio a diciembre de 2018
Causa de PQRSD de Julio a Diciembre de 2018
Tipo Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total %
Costos 0 0%
Equipos 0 0%
Implementación 1 1 3%
Personal 1 2 1 4 11%
Instalaciones 5 3 8 22%
Organización 2 2 3 1 1 1 10 28%
Servicio 4 2 2 3 2 13 36%
Total general 12 4 10 3 4 3 36 100%
PQRSD: Tipo de causa de julio a diciembre de 2018
22%
28%
11%
36%
3%
Causa de PQRSD de Julio a Diciembre de 2018
Instalaciones
Organización
Personal
Servicio
Implementación
PQRSD: Tipo de causa de enero a junio de 2019
Causa de PQRSD de Enero a Junio de 2019
Tipo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %
Costos 0 0%
Equipos 1 1 3%
Implementación 1 1 3%
Servicio 1 1 2 6%
Organización 3 1 4 1 9 26%
Instalaciones 1 4 1 5 11 31%
Personal 2 4 3 2 11 31%
Total general 3 4 6 10 5 7 35 100%
PQRSD: Tipo de causa de enero a junio de 2019
3%
31%
26%
31%
6%
3%Causa de PQRSD de Enero a Junio de 2019
Equipos
Instalaciones
Organización
Personal
Servicio
Implementación
PQRSD: Conclusiones. Tipo de causa de enero a junio de 2019
Para el segundo semestre de 2018 con un 36 % la causa “servicio”
fue más frecuente en las PQRSD. Según el procedimiento, este causal
abarca “el conjunto de actividades que buscan responder a las
necesidades de la gente”.
Para el primer semestre de 2019, las 2 causas que tuvieron relevancia
fueron “instalaciones” y “personal”. Entendiéndose instalaciones como
“recinto o lugar acondicionado con todas las cosas necesarias para
cumplir un servicio” y personal “hace referencia al Talento Humano
responsables de planear y ejecutar las actividades o eventos del
Instituto.”
PQRSD presentadas vs Respondidas oportunamente
De julio a diciembre de 2018
PQRSD de Julio a Diciembre de 2018
Tipo Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total %
Cantidad 12 4 10 3 4 3 36 100%
Respuestas
oportunas9 4 6 2 2 2 25 69%
PQRSD presentadas vs Respondidas oportunamente
De julio a diciembre de 2018
PQRSD presentadas vs Respondidas oportunamente
De enero a junio de 2019
PQRSD de Enero a Junio de 2019
Tipo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %
Cantidad 3 4 6 10 5 7 35 100%
Respuestas oportunas 0 2 3 8 3 5 21 60%
PQRSD presentadas vs Respondidas oportunamente
De enero a junio de 2019
PQRSD: Conclusiones. Respuesta oportuna
Las PQRSD recibidas en el segundo semestre del 2018 y para el primer
semestre del 2019, fueron contestadas oportunamente en un 69% y 60%
respectivamente.
Se debe establecer como acción de mejora la reevaluación de la meta del 70%
planteada en la ficha del indicador de las PQRSD, valor que no es adecuado para
este tipo de trámites. La entidad debe de responder a tiempo el 100% de las
mismas.
Se ha venido gestionando y realizando esfuerzos para mejorar el cumplimiento
de los términos de respuesta a las PQRSD; entre las que se encuentra, la
estrategia de sensibilización a los jefes y/o líderes de cada área para que tengan
mayor claridad con los términos establecidos por Ley para la solución oportuna a
las PQRSD y las implicaciones que conlleva el incumplimiento de la misma.
Es necesario reconocer las dificultades técnicas presentadas con el aplicativo
ÁGIL, llevándonos a considerar la implementación de otra herramienta que
garantice todo el proceso de recepción, tratamiento y seguimiento de las PQRSD.
Encuesta para la medición de la satisfacción en los grupos de valor
Para el Índer Envigado, la encuesta para la medición de la
satisfacción en los grupos de valor, es una herramienta de
información cuantitativa y cualitativa que permite determinar:
El grado de satisfacción frente al servicio y relaciones.
Entender las necesidades y áreas que requieren intervención.
Posibilitado:
La transformación personal y social.
La formación de triunfadores de vida.
Encuesta para la medición de la satisfacción en los grupos de valor
Los resultados constituyen una pieza clave para:
La implementación de acciones de mejora, tendientes a
generar mayor valor público e incrementar el grado de
satisfacción.
La toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
Encuesta para la medición de la satisfacción en los grupos de valor
Las personas encuestadas (usuarios y/o acudientes) respondieron a preguntas
en temas relacionados con:
Infraestructura.
Servicios.
Difusión.
Implementación.
Talento humano.
Igualmente, se registran las expectativas, a través de las observaciones.
Ficha técnicaEncuesta para la medición de la satisfacción en los grupos de valor
Personas encuestadas
Encuestado CantidadPorcentaje
Acudiente 13831%
Usuario 30969%
Total 447100%
31%
69%
Persona Encuestada
Acudiente
Usuario
Personas encuestadas
La mayoría de las personas que contestaron la encuesta
fueron usuarios, representando el 69% de la muestra, el 31%
restante son acudientes de usuarios menores de catorce (14)
años.
Es de destacar, que con esto se le garantiza el derecho de
participar de manera activa a la población juvenil que se
encuentra entre los 14 y 18 años, al permitirles evaluar y
exponer sus criterios frente a los servicios que oferta el Índer
Envigado.
Programas, disciplinas y modalidades en los que
se aplicó la encuesta
Avance en la aplicación de la encuesta
Conclusión:
A 17 de octubre de
2019, se evidencia
un avance del 60%,
quedando pendiente
el 40%.
ÍtemCantidad
Porcentaje
Encuestas aplicadas y analizadas 44760%
Restantes 30340%
Muestra 750100%
60%
40%
Estado de avance en aplicación
Aplicadas
Restantes
Componente
Conclusión:
El componente al
que mayor
porcentaje de
encuestas se le
han aplicado es
actividad física
(50), seguida de
deporte (44%) y
ludotecas (6%).Componente Cantidad Porcentaje
Actividad física 223 50%
Deporte 198 44%
Ludotecas 26 6%
Total general 447 100%
50%44%
6%
Componente
Actividad física
Deporte
Ludoteca
Fuente del Recurso
Conclusión:
De las encuestas
aplicadas, el 68%
corresponde a usuarios
de los proyectos
misionales y el 32% a
los de aquellos que se
ejecutan con recursos
de la Priorización
Participativa del
Presupuesto.Recurso Cantidad Porcentaje
Misional 304 68%
P.P.P. 143 32%
Total general 447 100%
68%
32%
Fuente del recurso
Misional
PPP
Análisis a las respuestas. Difusión de programas,
proyectos y actividades
Conclusión:
De acuerdo a lo
anterior, el medio de
difusión más eficaz es
la voz a voz (74%),
seguido de la atención
al usuario (15%) y
otras (5%); a las redes
sociales, la página web
y piezas publicitarias
les corresponde el dos
por ciento (2%) a cada
una.
¿Cómo se enteró del programa?
Medio Cantidad Porcentaje
Voz a voz 330 74%
Atención al usuario 68 15%
Otras 21 5%
Redes sociales 11 2%
Página web 9 2%
Piezas publicitarias 8 2%
Total general 447 100
2% 2%
2%
15%
74%
5%
¿Cómo se enteró del programa?
Redes Sociales
Página Web
Piezas Publicitarias
Atención al Usuario
Voz a Voz
Otras
Análisis a las respuestas. Difusión de programas,
proyectos y actividades
Conclusión:
De acuerdo a la
información anterior, se
concluye que el 44%
de los encuestados
encuentran que la
difusión de los
programas es
excelente, el 28%
consideren que es
buena, el 17% la
califica como regular, el
7% como muy mala y
el 3% la define como
deficiente.
¿Cómo considera la difusión del Programa?
Ítems Cantidad de respuestas Porcentaje
Excelente 198 44%
Buena 125 28%
Regular 77 17%
Muy mala 32 7%
Deficiente 15 3%
Total general 447100%
44%
28%
17%
4% 7%
¿Cómo considera la difusión del Programa?
Excelente
Buena
Regular
Deficiente
Muy mala
Análisis a las respuestas. Difusión de programas,
proyectos y actividades
Conclusión:
Es importante destacar
que el 99% de los
encuestados,
recomendaría al Índer
Envigado a otras
personas.
¿Recomendaría al Índer Envigado a sus familiares, amigos, entre otros
Recomendaría al Índer Envigado Cantidad Porcentaje
No 3 1%
SI 44499%
Total general 447100%
1%
99%
3. ¿Recomendaria al Índer Envigado a sus familiares, amigos, etc?
No
SI
Análisis a las respuestas. Difusión de programas,
proyectos y actividades
Conclusiones:
Se requiere de un mejor espacio para la práctica y la mejora de
implementos (gimnasia infantil).
Han subido mucho las tarifas año tras año, Pocas oportunidades para los
niños en los torneos, El espacio ya no es adecuado para tantos niños
(EFISAE).
Es bueno, no te explican cómo hacer un buen ejercicio (gimnasio Parque
Polideportivo Sur).
No hay buena administración (spinning Parque Polideportivo Sur).
3. ¿Recomendaría al Índer Envigado a sus familiares, amigos, entre otros
Priorización Participativa del Presupuesto
4. ¿Conoce al Enlace de la zona? (PPP)
Si No No aplica Totales
94 27 22143
66% 19% 15%100%
66%
19%
15%
¿Conoce al enlace de la zona?
SI
NO
No aplica
Priorización Participativa del Presupuesto
Conclusiones:
El 66% de los encuestados conocen al enlace de la zona, el 19% no
lo conoce y el 15% responde que no aplica; esto hace referencia a
usuarios o acudientes de las ludotecas.
Realizando las indagaciones, se concluye que no se tiene claridad
frente al rol que desempeñan o deben desempeñar los enlaces en
las ludotecas, por lo que se recomienda implementar una acción de
mejora.
¿Conoce al Enlace de la zona? (PPP)
Priorización Participativa del Presupuesto
¿A cerca del Enlace de la zona? (PPP)
Conclusión:
La información anterior, hace referencia a 94 personas encuestadas,
mostrando a nivel general, respuestas positivas frente a un buen
desempeño e imagen.
Pregunta Si No No aplica
A. ¿Visita las clases con frecuencia? 90 3 1
B. ¿Responde a sus inquietudes? 86 7 1
C. ¿Porta el uniforme? 90 3 1
D. ¿Es respetuoso? 93 0 1
Con respecto al instructor
Instructores y ludotecarias en general
Conclusión:
En relación a las preguntas realizadas, la mayoría de los usuarios
encuestados, tanto en los proyectos misionales como de P.P.P.
calificaron de manera positiva el desempeño, mostrando el porcentaje
más alto (99,8%) la amabilidad y el más bajo (85,9%).
Con respecto al instructor Sí No
A. ¿Es puntual con la clase? 442 98,9% 5 1,1%
B. ¿Tiene dominio del tema? 443 99,1% 4 0,9%
C. ¿Tiene control de grupo? 441 98,7% 6 1,3%
D. ¿Porta el uniforme? 409 91,5% 38 8,5%
E. ¿Porta el carné? 384 85,9% 63 14,1%
F. ¿Es amable? 446 99,8% 1 0,2%
Con respecto a la clase
Clases y ludotecas en general
Conclusión:
Las clases cuentan con una excelente calificación; otorgando la más
alta (99,6%), al progreso que han evidenciado durante el proceso.
Por otro lado, el 10,7% respondió de manera negativa, el aspecto frente
a la realización de la evaluación de las clases.
Recomendación: sugerir a los instructores, realizar la evaluación de
las clases en la parte final de cada sesión, pues esto contribuye al
mejoramiento continuo, permanencia y satisfacción de los usuarios.
Ítems considerados de las clases Sí No
A. ¿Es variada? 440 98,4% 7 1,6%
B. ¿Es innovadora? 437 97,8% 10 2,2%
C. ¿Le ha permitido progresar? 445 99,6% 2 0,4%
D. ¿Dura el tiempo establecido? 443 99,1% 4 0,9%
E. ¿Es organizada? 444 99,3% 3 0,7%
F. ¿Evalúa la clase? 399 89,3% 48 10,7%
Con respecto al escenario donde practica la actividad
o el deporte
Conclusión:
De acuerdo a la información anterior, se concluye que los encuestados
se encuentran satisfechos con los escenarios, otorgando la calificación
más alta (96,2%) al aspecto de su funcionalidad. Por otro lado, el 10,7%
de estos, consideran que los escenarios no son aseados.
Ítems considerados de escenarios Sí No
A. ¿Es accesible? 428 95,7% 19 4,3%
B. ¿Es funcional? 430 96,2% 17 3,8%
C. ¿Tiene buena iluminación? 414 92,6% 33 7,4%
D. ¿Es aseado el lugar? 399 89,3% 48 10,7%
E. ¿Es seguro el lugar? 419 93,7% 28 6,3%
F. ¿Es adecuado para la práctica?411 91,9% 36 8,1%
Con respecto a la implementación utilizada para la
actividad o el deporte
Conclusión:
En relación a la implementación para las clases, cursos y ludotecas, el
91,1% de los encuestados consideran que es la adecuada. Sin
embargo, el 25,1% de estos la califica como insuficiente.
Recomendación: en la medida de las posibilidades, disponer de un
rubro presupuestal, garantizado con recursos de la transferencia
municipal o del Sistema General de Participación (S.G.P.).
Ítems considerados en implementación Sí No
A. ¿Se encuentra en buen estado? 394 88,1% 53 11,9%
B. ¿Es la adecuada para la clase? 407 91,1% 40 8,9%
C. ¿Es suficiente? 335 74,9% 112 25,1%
Opiniones y/o sugerencias respecto a la prestación
del servicio para seguir mejorando
Nota: Es importante aclarar que hay usuarios que registraron varios tipos de sugerencias y opiniones.
Ítems Personas Porcentaje
No realizaron sugerencias y/o dieron opiniones 126 28%
Realizaron sugerencias y/o dieron opiniones 321 72%
Total de personas encuestadas 447100%
Tipo de sugerencias Veces Porcentaje
Atención al Ciudadano 1 0,20%
Uniformes 7 1,70%
Difusión de la oferta 8 2,00%
Seguridad 8 2,00%
Costo 10 2,40%
Organización 10 2,40%
Talento Humano 10 2,40%
Instalaciones 12 2,90%
Horario 25 6,10%
Aseo 45 11,00%
Mantenimiento de espacios 45 11,00%
Satisfacción 50 12,20%
Escenario deportivo 65 15,90%
Implementación Deportiva 113 27,60%
Total general 409 100%
Grado en que se han logrado los objetivos de calidad
De acuerdo a la actualización que presentó la organización con
respecto a la plataforma estratégica, se estableció una nueva
Política de Calidad. En coherencia a ella y dando cumplimiento al
numeral 6.2 de la NTC – ISO 9001: 2015, se formularon los
objetivos de calidad.
A continuación se relaciona los resultados obtenidos y el análisis
realizado de manera cualitativa, ya que aún continúa en proceso
la actualización y la implementación acertada de los indicadores
por proceso, que permita medir la gestión. Dicha acción se tiene
como meta de cumplimiento para el primer semestre de 2020
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Humanizar nuestros servicios.
Gestión de Planeación
•Reducción del empleo de palabras soeces.
•Fomento de hábitos de cordialidad (saludo, dar las gracias, decir por favor).
•Fomentar el autocontrol.
Gestión Jurídica
•Asesoría brindada para el reconocimiento deportivo.
•Acompañamiento a los diferentes procesos en aspectos contractuales y legales que contribuye a
facilitar trámites.
Gestión Talento Humano
•Programa de bienestar laboral: Promisión de vivienda y educación, stand de salud, actividades
artísticas y culturales, “Dale más vida a tu vida”
•Incentivo por fecha de cumpleaños : medio día libre remunerado
•Celebración de fechas especiales.
•Incentivo por uso de la bicicleta: medio día laboral libre remunerado por cada 30 días que
certifique un funcionario haber llegado a trabajar en bicicleta.
•Estimulo de Recreación y Deporte: 2 horas semanales para que los funcionarios disfruten de la
oferta institucional.
•Capacitación: Herramientas teóricas y prácticas necesarias para prestar servicio al cliente.
•Campaña que promueve el saludo entre los servidores públicos.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Humanizar nuestros servicios.Gestión de Recreación y Actividad Física
•Fortalecimiento al rol pedagógico de las ludotecarias: capacitación Ley 1098 de Infancia y
Adolescencia, capacitación sobre la primera infancia, prevención de violencias.
Gestión de Control Interno
•Campaña sobre la “Semana de autocontrol”:
-Actividad creativa para explicar el concepto de autocontrol a través de BTL
-Conferencia sobre la importancia de autocontrol enfocándolo sobre inteligencia emocional.
-Fondos de pantalla en los equipos de los servidores públicos.
Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano
•Dialogo cercano con la ciudadanía a través de redes sociales.
•Publicación en tiempo real de las actividades.
•Publicaciones de perfiles de instructores y deportistas.
Gestión de Deportes y Educación Física
•Desarrollo de jornadas de inscripción con atención personalizada para cada una de las
disciplinas para los usuarios.
•Mejoras en el aspecto logístico en las salidas deportivas.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Fortalecer la participación ciudadana.
•Redes sociales incluyentes
•Correo electrónico directo con la Gerencia: Índer Eres Tú
•Reunión con los padres familia y usuarios
•Contar con una página web, que facilita el acceso a los usuarios.
•Asistencia a las reuniones de los comités zonales de planeación y participación.
Reuniones con los integrantes de los Comités Zonales de Planeación y Participación
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Asegurar el trabajo en equipo en nuestro
personal.
Gestión Planeación – Gestión Talento Humano
•Comunicación entre el equipo sobre tareas y actividades.
•De acuerdo a las competencias de los integrantes del equipo, se realizarán tareas o se brinda
colaboración al compañero para dar cumplimiento con los entregables.
Todos los procesos.
•Capacitaciones: Los 4 acuerdos
•Articulación con las diferentes secretarias de orden central y descentralizado del municipio.
Gestión Talento Humano
•Participación en el desfile de comparsas convocada por la Dirección de cultura.
Gestión de Control Interno
•Acompañamiento y asesoría a los demás procesos de acuerdo a su necesidad.
•Apoyo en la formulación y desarrollo de planes de mejoramientos de las auditorías tanto
internas como externas.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Asegurar el trabajo en equipo en nuestro
personal.
Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano
Acompañamiento a eventos y programas que realice o involucre a la entidad.
Gestión Financiera
Involucrar a cada uno de los procesos en la elaboración del presupuesto teniendo en
cuenta la política de austeridad del gasto público y las necesidades.
Gestión de Deporte y Educación Física.
Se estableció una reunión semanal para abordar temas de importancia del proceso.
Se ha fortalecido el ambiente laboral, que permita conformar equipos efectivos y
eficientes.
El proceso del metodólogo como canalizador de proyectos entre entrenadores y
administración.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Mitigar el impacto de nuestro que hacer
en el medio ambiente
Gestión Planeación –Gestión Jurídica-Gestión Control Interno
Uso de hojas reciclables para impresiones de tipo no oficial.
Uso de escáner y envió medio correo electrónico para minimizar la generación de copias.
Impresión por ambos lados
Uso de correo electrónico como medio de comunicación efectivo en cuanto a solicitudes
de información, requerimientos, alertas y notificaciones.
Gestión Talento Humano – Gestión Administrativa
Capacitación sobre residuos sólidos.
Alma de te invita a reducir, reusar y reciclar los residuos y recoger los desechos de las
mascotas.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Mitigar el impacto de nuestro que hacer en el medio
ambiente
Gestión Recreación y Actividad Física.
Construcción de huertas con los niños, niñas, padres de familia y ludotecarias
Elaboración de manualidades con material reciclable y certificación de uso y manipulación
de residuos sólido en la ludoteca zona 3.
Realización del “Petstival” que tenía como objetivo generar consciencia sobre la
responsabilidad de tener una mascota, sus desechos y como aprovecharlos para
convertirlos en carbono.
Desarrollo de actividades recreativas con Enviaseo para la promoción del cuidado del
medio ambiente y reciclaje.
Actividades que promueve el uso de bicicleta como transporte sostenible.
Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano.
Acción de reducción: Solo se imprime lo necesario.
Los equipos y luces son apagados en horas del mediodía.
Gestión de Deporte y Educación Física.
Recepción de informes de los instructores de manera virtual.
Política de calidad
Objetivo de Calidad: Promover un ambiente de seguridad y
salud en el trabajo como uno de los componentes de gestión
de la felicidad de nuestros servidores públicos
Gestión de Talento Humano
Comité de convivencia
Medición de riesgo psicosocial
Semana de la salud
Dotación de elementos de protección personal
Política de calidad
Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.
Numeral 9.1, de la norma ISO 9001:2015 . seguimiento y medición, los métodos emplear que aseguren
resultados válidos.
El Índer Envigado realiza seguimiento a los indicadores establecidos en el Plan
de Desarrollo 2016/2019, los avances correspondientes a la Línea (4): Salud y
deporte para vivir mejor, del programa 4.4. Habilidades para la vida desde la
recreación, el deporte y la actividad física, los subprogramas, proyectos e
indicadores asociados a los mismos.
Política de calidad
Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.
Numeral 9.1, de la norma ISO 9001:2015 . seguimiento y medición, los métodos emplear que aseguren
resultados válidos.
El Índer Envigado realiza seguimiento a los indicadores establecidos en el Plan
de Desarrollo 2016/2019, los avances correspondientes a la Línea (4): Salud y
deporte para vivir mejor, del programa 4.4. Habilidades para la vida desde la
recreación, el deporte y la actividad física, los subprogramas, proyectos e
indicadores asociados a los mismos.
Desempeño de los procesos y conformidad de los
productos y servicios. Año 2018
Desempeño de los procesos y conformidad de los
productos y servicios. Primer semestre 2019
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.1.3 Clubes deportivos apoyados para su fortalecimiento y desarrollo
En el Plan de Desarrollo 2016 - 2019, Vivir mejor un compromiso con
Envigado, este indicador está definido con la tendencia de suma, teniendo
como meta establecida para el cuatrenio de quince (15) clubes, alcanzándola
en el año 2018, razón por la cual para la vigencia 2019 no fue permitido
proyectar una meta.
Acción de mejora:
En las jornadas de trabajo de estructuración del Plan de Desarrollo, tener en
cuenta no incluir indicadores con el comportamiento de suma para proyectos
de tanta importancia, que contribuyen al fortalecimiento del sector. Además,
que por norma (Ley 181 de 1995), corresponde a los entes deportivos
municipales brindar apoyo, acompañamiento y asesoría a las organizaciones
deportivas del sector privado del mismo orden.
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.3.1 Jornadas barriales con recreación dirigida: realizadas y 4.4.1.3.2
actividades recreativas para niños, jóvenes, adultos y adultos mayores:
realizadas.
En el Plan de Desarrollo 2016 - 2019, Vivir mejor un compromiso con
Envigado, este indicador está definido con la tendencia de suma, teniendo
como meta establecida para el cuatrenio de quince (15) clubes, alcanzándola
en el año 2018, razón por la cual para la vigencia 2019 no fue permitido
proyectar una meta.
Acción de mejora:
En las jornadas de trabajo de estructuración del Plan de Desarrollo, tener en
cuenta no incluir indicadores con el comportamiento de suma para proyectos
de tanta importancia, que contribuyen al fortalecimiento del sector. Además,
que por norma (Ley 181 de 1995), corresponde a los entes deportivos
municipales brindar apoyo, acompañamiento y asesoría a las organizaciones
deportivas del sector privado del mismo orden.
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.4. Instituciones educativas oficiales con clase de educación física
incorporadas por año.
Estos indicadores presentan un cumplimiento porcentual muy elevado, lo que
obedece a que las metas establecidas en el Plan de Desarrollo actual son
muy bajas.
Acción de mejora:
En el momento del establecimiento de las metas, durante las jornadas de
trabajo de estructuración del Plan de Desarrollo, tener en cuenta las
actividades ejecutadas y reportadas en cada año y durante el cuatrenio
anterior.
orden.
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.4. Instituciones educativas oficiales con clase de educación física
incorporadas por año.
El indicador presenta un cumplimiento superior al ciento por ciento (100%), lo
que obedece a la separación de las instituciones educativas de las zonas
doce (12) y trece (13), Las Palmas y Martín Eduardo Ríos Llanos, que al
inicio del cuatrenio era una sola. Situación similar se presentó con la Leticia
Arango de Avendaño, que pertenecía a La Paz, y en la actualidad pasó de
ser sede a institución educativa.
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.5.1 Personas atendidas en deporte, recreación y actividad física,
con enfoque de género, inclusión y diferencial por año.
Este indicador cuenta con una meta muy baja (600 personas) en el Plan de
Desarrollo. Para el Índer Envigado y de acuerdo a investigaciones, el
enfoque de inclusión, género y diferencial, obedece a contar con una oferta
que brinde la posibilidad de participar, a las personas en riesgo de
vulnerabilidad (niños, adolescentes, jóvenes, mujeres, adultos mayores,
personas en condición de discapacidad, población L.G.B.T.I. étnicas y
víctimas del conflicto armado en Colombia).
En razón a la orientación de los proyectos, la descentralización y
diversificación de la oferta, así como a la concertación de las actividades con
la comunidad que posibilitan la accesibilidad de la población, el Índer
Envigado, determinó mover el indicador con los proyectos que se ejecutan
con recursos de la Priorización Participativa del Presupuesto. Además, como
meta anual de las actividades, se fijó una meta de 6.260 personas,
presentando el siguiente registro:
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.5.1 Personas atendidas en deporte, recreación y actividad física,
con enfoque de género, inclusión y diferencial por año.
IndicadorMeta Índer
Envigado
Ejecutado
2018
% Ejecutado
2018
Ejecutado
Primer semestre
2019
% Ejecutado
Primer
semestre
2019
Personas atendidas en
deporte, recreación y
actividad física, con enfoque
de género, inclusión y
diferencial por año.
6.260 16.009 256% 9.651 154%
Observaciones a indicadores Plan de Desarrollo
4.4.1.5.1 Personas atendidas en deporte, recreación y actividad física,
con enfoque de género, inclusión y diferencial por año.
Acción de mejora:
Definir en términos de actuales investigaciones, lo que significa el enfoque de
género, inclusión y diferencial; además, de definir una meta acorde a los
históricos con los que cuenta el Índer Envigado en materia de los Proyectos
que se ejecutan con Recursos de la Priorización Participativa del
Presupuesto.
Desempeño por proceso
A continuación se relaciona los procesos que tienen ficha de
indicadores establecidos en el Sistema de Gestión Integral y de los
cuales se ha realizado seguimiento, medición, análisis.
Desempeño por proceso
Gestión del Deporte y Educación Física
Indicador: porcentaje de niños atendidos en el Programa de Apoyo a la
Educación Física en la Básica Primaria de las Instituciones Educativas
Oficiales del municipio.
Tipo: eficiencia.
Fórmula: número de niños de la básica primaria de las instituciones
educativas atendidos / Número total de alumnos de las instituciones públicas
del Municipio de Envigado donde se brinda apoyo a la clase Educación
Física en primaria * 100.
Desempeño Gestión del Deporte y Educación Física
Porcentaje de niños atendidos en el Programa de Apoyo a la Educación
Física en la Básica Primaria de las Instituciones Educativas Oficiales del
municipio.
92,3
98,699,2 99,3 99,5
88,0
90,0
92,0
94,0
96,0
98,0
100,0
102,0
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre
Resu
ltad
o e
n %
Segundo semestre de 2018
Desempeño Gestión del Deporte y Educación Física.
Segundo semestre 2018
Porcentaje de niños atendidos en el Programa de Apoyo a la Educación Física en
la Básica Primaria de las Instituciones Educativas Oficiales del municipio.
Análisis:
En el mes de junio la cobertura fue de un 100% se debe aclarar que en este resultado reporta niños
venezolanos que llegan al sistema educativo sin encontrarse registrado en el SIMAT (Sistema
integrado de matrícula). La aclaración anterior se realiza, con el fin de contextualizar, y dar
continuidad al comportamiento de los meses anteriores.
En el mes de Julio existe una variación de 7.7% en la cobertura, comparado con el mes anterior, ya
que se tomó como acción revisar los listados de las instituciones educativas y con la debida
orientación de la Secretaria de la Educación, para que se brindará el servicio a los niños venezolanos
debidamente legalizados, sin que eso afecte el acceso a otros estudiantes.
La situación de los meses siguiente va en aumento porque cada vez se actualiza los listados y se
observa aumento de esta población en las diferentes instituciones.
El mes de Diciembre no presenta registro, teniendo en cuenta el calendario académico dado por la
Secretaria de Educación.
Desempeño Gestión del Deporte y Educación Física.
Porcentaje de niños atendidos en el Programa de Apoyo a la Educación
Física en la Básica Primaria de las Instituciones Educativas Oficiales del
municipio
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Febrero Marzo Abril Mayo Junio
61,3
95,9 97,0 95,9 95,9
Resu
ltad
o e
n %
Primer semestre de 2019
Desempeño Gestión del Deporte y Educación Física.
Primer semestre 2019
Porcentaje de niños atendidos en el Programa de Apoyo a la Educación Física en
la Básica Primaria de las Instituciones Educativas Oficiales del municipio
Análisis:
La cobertura para el mes de Febrero es baja con respecto a los meses
siguientes, teniendo en cuenta que el mes de Enero, la entidad se encuentra
en proceso de contratación del personal que va llevar a cabo el programa. Se
empieza a notar un incremento en la cobertura ya que el personal se encuentra
contratado y puede distribuirse a las diferentes instituciones educativas.
Adicionalmente los listados de los estudiantes registrados en el SIMAT
(Sistema integrado de matrículas) con los entregados por la Secretaria de
Educación se van actualizando, para evitar ambivalencia.
Desempeño Gestión Financiera.
Indicador: Ejecución presupuestal de egresos
Tipo: Efectividad
Fórmula: Valor ejecutado/Valor presupuestado x 100
Análisis:
En la gráfica se refleja el
avance porcentual de la
ejecución del presupuesto
de la entidad, durante el
mes de Diciembre se
finalizó el año con un
95.3% de ejecución, puesto
que quedo pendiente un
debido cobrar a la Alcaldía
Municipal.0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
41,1
48,5
56,9
63,8
72,3
95,3
Resu
ltad
o
en
%
Segundo semestre 2018
Desempeño Gestión Financiera.
Ejecución presupuestal de egresos
Análisis:
En el mes de Junio del
2019 se ha ejecutado el
presupuesto en un 26.3%
de 22.809.118.637 el cual
equivale a 5.998.798.202.
1,0
4,6
12,8
17,5
23,1
26,3
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
Resu
ltad
o e
n
%
Primer semestre de 2019
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Desempeño Gestión Financiera.
Indicador: ejecución presupuestal de ingresos.
Tipo: efectividad
Fórmula: valor ejecutado/Valor presupuestado x 100
Análisis:
En el mes de diciembre de
2018, la entidad finalizó con
un 90.9% en los ingresos,
puesto que quedo
pendiente un debido cobrar
a la Alcaldía Municipal.
48,9 53,0
67,472,4 75,7
90,9
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Resu
ltad
o e
n
%
Segundo semestre 2018
Desempeño Gestión Financiera.
Ejecución presupuestal de ingresos.
Análisis:
En el mes de junio del 2019
ingreso un 27.6% del
presupuesto proyectado. .
0
5
10
15
20
25
30
1,3
4,6
10,4
16,2
22,7
27,6
Resu
ltad
o e
n %
Primer semestre de 2019
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Desempeño Gestión Financiera.
Indicador: nivel de cumplimiento de presentación de informes
Tipo: eficiencia
Fórmula: informes generados/Informes solicitados X 100
Análisis:
Este indicador para el segundo semestre de 2018 y primer semestre de 2019 fue del 100% en los
diferentes meses, demostrando la presentación oportuna de los mismos. .
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%100% 100% 100% 100% 100% 100%
Resu
ltad
o e
n %
Segundo semestre de 2018
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Rre
ult
ad
o p
or
%
Primer semestre de 2019
Desempeño de Talento Humano.
Indicador: Eficacia de capacitaciones
Tipo: eficacia
Fórmula: número de capacitaciones eficaces / Número de capacitaciones realizadas (interna y
externa)
Análisis:
El indicador se mantiene en un 100% en los meses correspondientes al segundo semestre de 2018, se
evidencia la ejecución y asistencia de lo programado.
La eficacia del programa se establece por la asistencia y acogida por parte del personal.
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%100% 100% 100% 100% 100% 100%
Resu
ltad
o e
n %
Segundo semestre de 2018
Desempeño de Talento Humano.
Indicador: Cumplimiento de capacitaciones
Tipo: Eficiencia
Fórmula: Número de capacitaciones realizadas (interna y externa) / Número Capacitaciones
Programadas
Análisis:
En los meses en los cuales no se da cumplimiento al 100% es debido al no el desarrollo de algunas de las
capacitaciones programadas. En Julio queda pendiente la realización de la Capacitación de riesgos
institucionales y corrupción, en Agosto el tema pendiente es el de tablas de retención electrónica y en
Octubre es sobre interventoría, supervisión y logística de eventos. Esto por el factor presupuestal. .
Nota:
Para la vigencia 2019 aún
no se observa ficha de
indicadores implementada
en el Sistema de Gestión
Integral (SGI) .
75,085,7
100
80
100 100
Resu
ltad
o
po
r %
Segundo semestre 2018
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Desempeño de Gestión de la Recreación y Actividad Física.
Indicador: porcentaje de usuarios subsidiados (gratis), Parque Recreativo, Actividad Física, Recreación y
Ludoteca.
Tipo: eficacia
Formula: número de usuarios atendidos/Número de usuarios proyectados a atender (año anterior).
Análisis:
Se resalta los meses en los cuales se supera el 100% la justificación se encuentra en que Julio fue un mes
en el cual se extendieron las vacaciones recreativas, en Septiembre y Octubre se presentó una alta
demanda en solicitud de actividades recreativas por la comunidad, Secretaria de Despacho e Instituciones
Educativas.
020406080
100120
113,5
86,8104,7 102,2
79,763,4
Resu
ltad
o e
n %
Segundo semestre de 2018
0
50
100
150
200
250
300
67,338,1
67,9 74,0
157,0
278,5
Resu
ltad
o p
or
%
Primer semestre de 2019
Desempeño de Gestión de la Recreación y Actividad Física.
Indicador: porcentaje de usuarios de actividad física.
Tipo: eficacia
Formula: número de usuarios atendidos/Número de usuarios proyectados a atender (año anterior).
Desempeño de Gestión de la Recreación y Actividad Física.
Indicador: porcentaje de usuarios de actividad física.
Tipo: eficacia
Formula: Número de usuarios atendidos/Número de usuarios proyectados a atender (año anterior).
Análisis:
El resultado del mes de diciembre se debe a la realización de clases especiales en todas las modalidades
de actividad física y programas, además en el gimnasio se tuvo servicio hasta el 21 de diciembre
Desempeño por procesos
Notas:
El proceso Gestión de Planeación y Calidad tiene como propósito contribuir a la
formulación y mejorar de los indicadores existentes en los procesos. La meta para
cerrar dicha actividad se encuentra para el segundo semestre de 2020.
Los procesos que se enumeran a continuación aún no presentan indicadores
establecidos en el Sistema de Gestión Integral.
Gestión Administrativa, Gestión de Comunicaciones y Atención al
Ciudadano, Gestión Jurídica:
Para este proceso durante la vigencia 2018, no se identifica ficha de indicadores
implementada, no obstante, lo anterior en el plan de acción si se especifican
algunos, pero no cuentan con formulación ni proceso de evaluación con los cuales
se demuestre la eficiencia y/o eficacia de los resultados obtenidos.
Desempeño por procesos
Notas:
Gestión Control Interno:
Este proceso es nuevo dentro del Sistema Gestión Integral (SGI) y a partir de la
actual vigencia los indicadores se encuentran en proceso de construcción,
teniendo en cuenta lo establecido en el plan de acción.
Direccionamiento Estratégico:
Los indicadores asociados a este proceso han sido los que se tienen establecidos
en el plan de desarrollo, sin embargo a partir de la actual vigencia se construirá
ficha de indicadores específica de acuerdo al objetivo planteado en la
caracterización del proceso.
Las no conformidades y acciones correctivas.
Auditorías Externas
Las no conformidades y acciones correctivas. Auditorías
Internas
Los resultados de seguimiento y medición
Una de las fuentes de información más importante para realizar las
actividades de seguimiento y medición en la Entidad y que consolida la
gestión de todas las áreas son los planes de acción.
La Oficina Asesora de Planeación en conjunto con cada uno de los
líderes/ jefes de los diferentes procesos, ha realizado el seguimiento
para el año 2019 en tres (3) ocasiones, en los meses de: marzo, julio y
agosto.
A continuación, se presenta el seguimiento con corte a agosto 31 de
2019.
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión de Planeación
Nota:
•Proyecto Macro de Cooperación Internacional, no ha presentado mayores avances, debido a que es
creado recientemente con el cambio de los estatutos del Índer Envigado y requiere de presupuesto
adicional para poder llevar a cabo su diseño, estructuración y ejecución.
•El aspecto de caracterización de usuarios, se ha avanzado en la implementación y digitalización del
formato F-GDEF-05 Registro de Usuario para toda la oferta institucional, sin embargo, se continúa sin
un sistema de información que genere mayor veracidad de los datos registrados.
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión de Recreación y Actividad Física
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión del Deporte y la Educación Física
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión Financiera
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión de Talento Humano
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión de las Comunicaciones y Atención al Ciudadano
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión Jurídica
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión Administrativa
Seguimiento y medición Plan de Acción.
Gestión de Control Interno
Nota:
En el programa asistencia a comités (interinstitucionales e institucionales) se ha
cumplido en un 70%.
Los resultados de la auditoria Interna de Calidad 2019
Los resultados de la auditoria Interna de Calidad 2019.
Resultado por proceso
Nota:
En total se encontraron treinta (30) no conformidades y setenta y un (71) observaciones en
los diez (10) procesos institucionales.
ProcesoNo
conformidadesObservaciones
DE (Direccionamiento Estratégico) 1 4
GP (Gestión de Planeación) 1 0
GRAF (Gestión de Recreación y actividad
Física)2 4
GF (Gestión Financiera) 2 7
GCA (Gestión de Comunicaciones y Atención
al Ciudadano)2 7
GJ (Gestión Jurídica) 3 11
GTH (Gestión de Talento Humano) 3 11
GCI (Gestión de Control Interno) 5 9
GA (Gestión Administrativa) 5 11
GDEF (Gestión de Deportes y Educación
Física)6 7
Totales 30 71
Conclusiones de la auditoria Interna de Calidad 2019
•Los objetivos establecidos por cada uno de los procesos se encuentran en
coherencia para el logro de los objetivos institucionales.
•Es importante realizar la documentación de cada uno de los procedimientos a
cargo de cada proceso, que contribuya a la solidez del Sistema de Gestión
Integral (SGI).
•Fortalecer los indicadores establecidos por cada uno de los procesos,
garantizando un correcto seguimiento, medición, análisis y evaluación.
•La institución tiene identificado su contexto y grupos de valor.
•Es necesario implementar metas escalonadas en aspectos críticos de la entidad,
para evitar la repetición de los mismos hallazgos por los diferentes entes de
control.
•Si cada área tiene claridad de sus entradas y salidas, facilita su interacción con
los otros procesos y mejora el trabajo en equipo.
Evaluación de auditores.
Auditoría Interna de Calidad 2019
4,61
4,21
4,02 4,06
3,99
3,79
Promedio General de Evaluación Auditores
Denmuestra buenas relaciones interpersonales. Tiene buen manejo de la comunicación verbal.
Formula adecuadamente las preguntas Es objetivo durante la auditoría
Tiene conocimiento del tema auditado Es claro el informe de la auditoría
Ítems evaluados General
Demuestra buenas relaciones interpersonales. 4,61
Tiene buen manejo de la comunicación verbal. 4,21
Formula adecuadamente las preguntas 4,02
Es objetivo durante la auditoría 4,06
Tiene conocimiento del tema auditado 3,99
Es claro el informe de la auditoría 3,79
Promedios generales 4,11
Evaluación de auditores.
Auditoría Interna de Calidad 2019
Evaluación:
La evaluación general del equipo auditor es de 4,11, destacando el
ítem alusivo a las buenas relaciones interpersonales (4,61) y el más
bajo, la claridad del informe (3,79). Es de aclarar que las cifras de
asignación se encuentran entre uno (1) y cinco (5), siendo
Evaluación de la Auditoría Interna de Calidad 2019
4,78
4,89
4,78
4,78
4,78
4,44
4,44
Promedio General de Evaluación de Auditoria
Preparación del plan de auditoria Preparación de los auditores
La metodologia empleada en la auditoria Cumplimiento de los objetivo de la auditoria
Cumplimiento del plan de auditoria Pertinencia de los hallazgos
Claridad en el informe de la auditoria
Ítems evaluados Promedio
Preparación del plan de auditoria 4,78
Preparación de los auditores 4,89
La metodología empleada en la auditoria 4,78
Cumplimiento de los objetivo de la auditoria 4,78
Cumplimiento del plan de auditoria 4,78
Pertinencia de los hallazgos 4,44
Claridad en el informe de la auditoria 4,44
Promedio general 4,70
Evaluación
Auditoría Interna de Calidad 2019
Evaluación:
La evaluación general de esta actividad es de 4,70, destacando el
ítem: preparación de auditores (4,89) y el más bajo, la pertinencia de
los hallazgos y la claridad de los informes (4,44); aclarando que son
cifras destacadas.
La adecuación de los recursos.
Talento Humano para el mejoramiento del Sistema de Gestión de
Calidad.
Capacitación de actualización y formación de auditores bajo la
Norma ISO 9001:2015.
Contrato para la Suscripción y realización Auditoria Externa de
Calidad por parte del ICONTEC.
Impresos y publicaciones.
Apoyo Interinstitucional (Apoyo de auditores para la realización de la
auditoria interna de calidad).
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los
riesgos y las oportunidades.
Mapa de calor. Matriz de Riesgos 2019
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los
riesgos y las oportunidades.
Mapa de calor. Matriz de Riesgos 2019
MUY ALTO 36%
ALTO 40%
MEDIO17%
BAJO7%
Perfil Riesgos Índer Envigado
Tabla de probabilidad
Criterio Incertidumbre
Factor de
probabilida
d
Podría ocurrir más de una
vez en un añoCasi cierto 10
Podría ocurrir entre 1-2
añosProbable 3
Podría ocurrir entre 2-5
añosPosible 1
Podría ocurrir entre 5-10
añosImprobable 0.3
Podría ocurrir entre 10-20
añosRaro 0.1
Podría ocurrir entre 20 y
más años (evento natural)Muy Raro 0.03
Tabla de severidad - Impacto
Nivel ImpactoSalud &
SeguridadReputación Continuidad Legal Financiera
Factor de
Severidad
1 Insignificante
Síntomas o
molestias
subjetivas. Sin
tratamiento
médico
El evento queda en
una persona del
Índer.
La afectación no paraliza
un Área del proceso.
Asunto legal de muy bajo
nivel. Eventos de
notificación legal rutinarios.
Evento menor al 0.05%
del presupuesto anual .
(10 MM)
1
2 Leve
Síntomas o
molestias leves.
Tratamiento
médico menor.
El evento solo se
queda en el Índer ,
no trasciende
La afectación paraliza
más de un Área del
proceso.
Asunto legal menor de no
cumplimientos y violaciones
a reglamentos y leyes, con
respuesta del Área Jurídica
.
Evento entre 0.05% -
0.5% del presupuesto
anual.
(10-100 MM)
3
3 Menor
Incapacidad
médica por lesión
o enfermedad.
Discapacidad <
30% del cuerpo
en 1 persona.
El evento queda en
el Índer, en
organismos de
control y Alcaldía
La afectación afecta más
del 25% de las Áreas de
Proceso, funcionamiento
del Índer algo afectado.
Evento legal de
Incumplimiento de la
legislación. Con respuesta
del Área Jurídica y la
Dirección del Índer.
Evento entre 0.5% - 5 %
del Presupuesto anual .
(100-500 MM)
10
Tabla de severidad - Impacto
Nivel ImpactoSalud &
SeguridadReputación Continuidad Legal Financiera
Factor de
Severidad
4 Moderado
ITP (
Incapacidad
Total y
Permanente ) >
30% en el
cuerpo en más
de 1 persona
Quejas puntuales
presentadas al
Índer que no
trascienden a
medios de
comunicación o
redes sociales.
La afectación afecta
hasta el 40% de las
Áreas de Proceso,
funcionamiento del
Índer moderadamente
afectado.
Litigios civiles, fiscales
serios incluyendo
notificaciones judiciales
colectivas. Implica
actuación de asesores
legales.
Evento(s) entre el 5% y
el 10 % del
presupuesto anual.
(500-1.000 MM)
30
5 Mayor
1 Fatalidad. ITP
> 30% en el
cuerpo de más
de 5 personas
El evento
genera inquietude
s de los grupos de
interés del Índer,
es divulgado en
medios de no
mayor circulación
o de mayor
audiencia y en
redes sociales
durante una
semana.
La afectación es de
más del 40 %. Implica
realizar ajustes en las
Áreas , al modelo de
intervención
participativa con la
comunidad y usuarios.
Evento con Multas y
procesos judiciales
serios. Intervención de
organismos de control .
Evento(s) entre el 10 %
al 25 % del
presupuesto anual.
(1.000-2.500 MM)
100
Tabla de severidad - Impacto
Nivel Impacto Salud & Seguridad Reputación Continuidad Legal FinancieraFactor de
Severidad
6 Crítico
2 Fatalidades. ITP >
30 % en el cuerpo
de 10 personas
El evento genera un concepto
público desfavorable
que afecta la credibilidad y
confianza del Índer, es
divulgado en medios de mayor
circulación, menos de una
semana a nivel local, regional,
nacional, internacional y redes
sociales. Podría generar
contagio a otras entidades
municipales.
El Índer se puede ver
afectado (Reingeniería a
ofertas institucionales de su
Misión). Implica un desafío
para poder continuar la
operación, se debe revisar
el modelo de intervención
participativa con la
comunidad y usuarios.
Eventos legales con
suspensiones y
multas ,
investigación de
prácticas de
corrupción serias
por parte de
organismos de
control ,
Evento(s) entre el
25% - 85% del
presupuesto anual .
(2.500-8.500 MM)
300
7Catastrófic
o
> 3 fatalidades. ITP
> 30 % en más de
10 personas
El evento es divulgado en
medios de mayor circulación o
de mayor audiencia a nivel
local, regional, nacional,
internacional y redes sociales
durante más de una semana.
El evento genera un concepto
público desfavorable
que afecta la credibilidad y
confianza del Índer. Este es
acusado por los grupos de
interés. Hay contagio a otras
entidades municipales.
El Índer se ve afectado
seriamente. Implica un gran
esfuerzo el poder continuar
con la operación, se debe
reestructurar.
Eventos que generan
una toma de control
hostil, descontento
público y de
Organismos de
control, multas y
sanciones, rechazo
de la ciudadanía.
Cierre de
Operaciones.
Evento(s)de más
del 85% del
Presupuesto anual.
(> 8.500 MM)
1000
Riesgo por proceso
Etiquetas de fila DE GA GCA GCI GDEF GF GJ GP GRAF GTH Total
Ambiental 1 1
Diseño Constructivo 1 1
Social 1 1
Técnicas 1 1
TI 1 1
Económica 1 1 2
Personal 2 2
Financiero 1 2 3
Laboral 1 2 3
Técnica 2 1 3 1 7
Organizacional 1 7 1 2 1 1 3 4 20
Total general 1 10 1 4 4 2 6 4 5 5 42
Riesgo por proceso
1
10
1
4 4
2
6
45 5
0
2
4
6
8
10
12
DE GA GCA GCI GDEF GF GJ GP GRAF GTH
Riesgos por proceso
Oportunidades de mejora.
Se recomienda evaluar y articular los requerimientos que impone la
adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en lo que
respecta al Sistema de Gestión Integral de la entidad.
Obtener un software en la nube que permita realizar seguimiento y
aprobar de una manera ágil los documentos del Sistema de Gestión
Integral (SGI) y que pueda tener acceso por fuera de la entidad.
Implementar una herramienta que garantice todo el proceso de
recepción, tratamiento y seguimiento de las PQRSD en la entidad.
Oportunidades de mejora.
Realizar la revisión por la dirección de manera semestral, con el fin de
tomar acción de mejora de manera oportuna que generen valor público.
Desde la Oficina Asesora de Planeación, realizar un acompañamiento
constante a los diferentes procesos en los aspectos de calidad, con el fin
de continuar con el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral
(SGI).
