p integrador mercabaratillo envigado

RAZÓN SOCIAL ABARROTES SERVITIENDA – MERCABARATILLO

RESEÑA HISTÓRICA:

MERCABARATILLO ES UNA SOCIEDAD FAMILIAR DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE VÍVERES ENFOCADA A LA DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE ALTA CALIDAD PARA EL CONSUMO DE LA SOCIEDAD. EN 1995 INCURSIONÓ EN EL AMBIENTE COMERCIAL DE ENVIGADO Y CON EL PASO DEL TIEMPO SE FUE POSICIONANDO COMO UNO DE LOS SUPERMERCADOS QUE EVOLUCIONABA FRECUENTEMENTE LA GAMA EN VARIEDAD DE PRODUCTOS, ECONOMÍA Y EFICIENCIA EN EL SERVICO.

OBJETO SOCIAL:OBJETO SOCIAL:

RECAUDO POR CONCEPTO DE LA DISTRIBUCIÓN Y/O VENTA DE PRODUCTOS DE LA CANASTA FAMILIAR

SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN:SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN:

• JUNTA DE SOCIOS• GERENCIA• REVISORÍA FISCAL• CONTABILIDAD• COMPRAS• CONTROL INTERNO• CONTROL DE GASTOS• MERCADEO Y VENTAS• COMUNICADOR SOCIAL• TALENTO HUMANO

• ESTE PROYECTO SE HACE COMO UNA ALTERNATIVA MÁS PARA EL ANÁLISIS DE COMPORTAMIENTOS DE UNA EMPRESA APLICANDO LOS DISTINTOS FUNDAMENTOS QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE INFORMACIÒN

• EL PROYECTO REFLEJA EL ANÁLISIS OPERATIVO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE PRESTA UN SERVICIO DE PRIMERA NECESIDAD A LA SOCIEDAD.

• PERMITE DIAGNOSTICAR FALENCIAS QUE LUEGO SE CONVERTIRÁN EN SOLUCIONES FINALES PARA UN ÒPTIMO FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

• COMO LIMITACIONES ENCONTRAMOS UN ALTO NIVEL DE DESCONFIANZA PARA EL SUMINISTRO DE LA INFORMACIÒN REQUERIDA POR PARTE DEL ESTABLECIMIENTO; A SU VEZ, POCA OBJETIVIDAD EN LA MISMA.

APLICAR LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS SOBRE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN, IDENTIFICANDO SUS COMPONENTES,

FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS CON EL FIN DE

PLANTEAR PLANES DE MEJORAMIENTO QUE CONLLEVEN A UNA EFICAZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIALIZACIÒN, VENTA, SOPORTE AL CLIENTE Y

ADECUADA ADMINISTRACIÒN DEL ESTABLECIMIENTO.

•ANALIZAR Y DEFINIR CLARAMENTE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA, SU ORGANIZACIÓN Y PROCESOS HACIA EL OBJETIVO FINAL QUE ES LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.

•DETECTAR LAS PRINCIPALES FALENCIAS DENTRO DEL SUPERMERCADO, FALLAS Y FUERZAS ENTRÓPICAS QUE ALLÍ EXISTEN; Y HALLAR ALTERNATIVAS QUE INVOLUCRE LA SOLUCIÓN DE DICHAS PROBLEMATICAS.

•CONOCER A CABALIDAD TODO EL PROCESO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA CON EL PROPÓSITO DE OTORGAR SOLUCIONES QUE OPTIMICEN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA EN CADA SUBSISTEMA DE MANERA PREVENTIVA Y CORRECTIVA QUE PERMITA MAXIMIZAR EL VALOR AGREGADO PERCIBIDO POR EL CLIENTE A TRAVÈS DEL SERVICIO

•IDENTIFICACIÓN CLARA Y CONCRETA DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA SUBSISTEMA EXISTENTE EN EL SUPERMERCADO; LA PLATAFORMA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS PARA SATISFACER LOS CLIENTES.

•SE LOGRO UNA CLARA DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE CADA SUBSISTEMA DEL SUPERMERCADO MEDIANTE DIAGRAMAS DE FLUJO Y DE VALOR; PARA UN DINÁMICO ENTENDIMIENTO DE LA COMPLEJIDAD SISTÈMICA DE LA ORGANIZACIÒN

•MEDIANTE ESTE PROYECTO INTEGRADOR ENFOCADO AL ANÁLISIS DE UN SUPERMERCADO PUDIMOS COMPRENDER Y DIFERENCIAR TODA LA PLATAFORMA DE OPERATIVIDAD PARTIENDO DESDE LA PARTE ADMINISTRATIVA HASTA EL USUARIO FINAL QUE ES EL CLIENTE, OBJETIVO COMUN DEL PROCESO.

• SEGÚN EL SISTEMA ASIGNADO A INVESTIGAR, SE ANALIZARON LAS EMPRESAS ÚTILES PARA LA INVESTIGACIÓN; SE CONTACTÓ CON EL ADMINISTRADOR DEL SUPERMERCADO MERCABARATILLO, WILLIAM QUINTERO, QUIEN NOS BRINDÓ LA INFORMACION NECESARIA PARA LLEVAR A CABO EL PROYECTO.

• SE INVESTIGÓ EN INTERNET INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PROPIA DE LA CADENA DE SUPERMERCADOS Y ALMACENES.

• CON LA ASESORÍA DEL SEÑOR JUAN PABLO GARCÍA, QUIEN ES NUESTRO DOCENTE, SE DISEÑÓ LA PLATAFORMA IDEAL DEL PROYECTO INTEGRADOR CON LA INFORMACIÓN CONSULTADA DE UNA MANERA ORGANIZADA, CLASIFICANDO LAS FUNCIONES PRINCIPALES Y CONDUCTOS REGULARES BUSCANDO UNA ÒPTIMA COMPRENSIÓN DEL SISTEMA INVESTIGADO

RECURSOS TÉCNICOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD DETALLE

PAPELERIA 100 HOJAS $ 3.500

INTERNET 24 HORAS EMPRESA/CASA GASTOS ANEXOS: (PASAJES, REFRIGERIOS) $ 50.000

FOTOCOPIAS 20 HOJAS $ 2.000

TINTA IMPRESIÓN 1 CARTUCHO $ 10.000 IMPRESORAS EMPRESA/CASA/ PAPELERIAS

VISITAS SUPERMERCADO 2 VISITAS $ 5.000

CHARLAS SOBRE ADMINISTRACIÓN

1 HORA MEDIO MAGNÉTICOREUNIONES GRUPO DE TRABAJO 12 HORAS

TOTALES 120 HOJAS $ 70.500 TOTALES 25 HORAS

ACTIVIDAD TIEMPO EN MESES

1. Justificación del proyecto 8 9 10 11

2. Diagnostico/funcionamiento sistema

3. Análisis de requerimientos

4. Especificación recursos humanos, técnicos, materiales y gestión de procesos

5. Ejecución del proyecto

6. Evaluación del proyecto

SUBSISTEMA PROCESOS REQUERIMIENTOS

JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS

Analizar el funcionamiento del Supermercado. Crear estrategias a nivel de empresa. Evaluar y realizar cambios en la distribución de utilidades y valorización del capital invertido en caso de ser necesario.

Informes, Proyectos, Soluciones, Tecnología, Equipos de cómputo y

Elementos Audiovisuales. Junta de accionistas.

Diseñar planes estratégicos de expansión, innovación tecnológica y mejoramiento de los servicios de acuerdo a las modernas tendencias del mercado.

GERENCIA

Organizar actividades, ser proactivo, estar abierto y atento a las circunstancias que suceda en el supermercado con el fin de tomar decisiones preventivas y correctivas.

Tecnología, video Beam, Teléfono, fax, Equipo de Computo e Impresión, Internet, T.V, Sala de

Juntas, Oficinas, Gerente o representante legal del

supermercado.

Llevar la representación legal del establecimiento ante terceras personas.

Ejercer el liderazgo necesario para el cumplimiento a cabalidad del direccionamiento estratégico del Supermercado.


REVISOR FISCAL

Verificar Ingresos y Egresos, Presentar informes sobre los detalles de la gestión del contador ante la junta de socios.

Tecnología, Teléfono, Equipo de Cómputo e Impresión, Internet,

software contable (UNO v 0.5). Contador Público

titulado con amplia experiencia en auditoría

financiera y administrativa.

Verificar que los Estados Financieros para propósitos tributarios reúnan la conformidad necesaria de acuerdo a las normas contables vigentes del país.

CONTADOR

Recopilación de los soportes de contabilidad respecto a movimientos, Facturación, Consignaciones, Pagos, Nómina, Gastos y Presupuestos.

Tecnología, Equipo de cómputo e Impresión, Software de gestión contable (UNO v 0.5)

Auxiliar Contable, Teléfono, Internet, Oficina. Contador Público titulado con amplia experiencia en teneduría de libros fiscales, contables y

financieros.

Elaboración de los estados financieros de Estado de Resultados, Balance General y estado de Fuentes y Aplicación de fondos de conformidad a los principios y normas contables vigentes en Colombia.


COMPRAS

Buscar alternativas de ofertas a buena calidad y bajos precios. Abastecer las necesidades del Supermercado en cuanto a los productos vendidos.

Cotizaciones , presupuestos del contador, Equipo de cómputo e

Impresión, Internet, fax, teléfono, T.V. Auxiliar de

compras con experiencia en elaboración de requisiciones de compras, facturación y control de inventarios según ciclos de rotación por temporadas de

ventas.

Cotizar las compras del portafolio de productos con proveedores que garanticen una relación calidad/precio favorable a la rentabilidad del establecimiento.

MERCADEO

Analizar las oportunidades de mercadeo creando ofertas, evaluando, impulsando y controlando los productos vendidos en el Supermercado.

Tecnología, Avisos Publicitarios, Volantes, Software de diseño, Equipo de computo e

Impresión. Analista de marketing con amplia

experiencia en logística de mercadeo e inteligencia de

mercados ..

Diseñar estrategias de mercadeo que conlleven rápida fidealización de

clientes y posicionamiento de mercado.


CONTROL DE GASTOS Justificar y coordinar los gastos en

todas las secciones del supermercado (Papelería, cafetería, etc.)

Solicitudes de compras, propuestas de mejoras de planta física y

enseres.

CONTROL INTERNO

Controlar productos almacenados en bodega y Producción (Detectar irregularidades en productos y fechas de caducidad de los mismos)

Tecnología, Palms, scanner de códigos binarios, Stickers, Equipo

de cómputo e Impresión.


COMUNICADOR SOCIAL

Mostrar la imagen interna y externa del supermercado. Solucionar conflictos entre los empleados mediante charlas y conferencias que integren estrategias de comunicación y comportamiento humano.

Tecnología, Video Beam, Sala de juntas, Volantes, Carteleras.

Comunicador social con amplia experiencia y conocimientos en

administración del talento humano . Software de

aplicaciones laborales en ambientes Windows XP 2007.

Administrar las capacidades del talento humano, diseñar políticas de incentivos y planes de mejoramiento continuo del personal.

TALENTO HUMANO

Cumplir las órdenes e instrucciones según los componentes de direccionamiento estratégico del supermercado desde el nivel directivo a cada da uno de los subsistemas donde deban operar. Dar seguridad al cliente mediante la buena atención y orientación según sus particulares necesidades.

Tecnología, Equipos de computo e Impresión, Uniformes, Manuales

reglamentarios. Personal operativo de las diferentes áreas que ejecutan procesos primarios

y de apoyo a la gestión del servicio al cliente.

MISIÓN VISIÓN

Somos un supermercado independiente

moderno, ágil, flexible y cercano al cliente.

Buscamos ser reconocidos como los mejores,

ofrecemos atención personalizada, buenos

precios, surtido amplio, calidad y tecnologías

adecuadas, así generamos beneficios, para los

clientes, proveedores, personal y socios de la

empresa. Nuestro principal esfuerzo lo

dirigimos a transmitir pasión a nuestros

colaboradores, a nuestros proveedores y a

nuestros clientes. Respondemos a las

necesidades de nuestros clientes y sus

familias.

Seremos un supermercado líder dentro de los

independientes, moderno en su formato y estructura,

tecnológico para generar una ventaja competitiva

real y con un proceso de expansión pensado desde

la cercanía con el cliente, ordenado y sólido,

consolidándonos en el sur del Valle de Aburrá como

uno de los supermercados independientes más

modernos.

Nuestro proceso de transformación está apalancado

en el Grupo Humano Mercabaratillo y nuestra cultura

fundamentada, en un principio, que contiene los

elementos básicos para ser los mejores, Merca-

baratillo es una pasión.

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

COMPRAS

CONTROL

INTERNO

CONTABILIDAD

MERCADEO CONTRO

L GASTO

ASISTENTE

LIDERES

REVISOR

FISCAL

COMUNICADOR SOCIAL

ASESOR PUNTOS

DE VENTA

ASISTENTE

TALENTO HUMANO

SUBSISTEMA FUNCIONES PRINCIPALES INFORMACIÓN USUARIOS

JUNTA DIRECTIVA O DE SOCIOS

Orientar el direccionamiento estratégico del supermercado.

Análisis financieros, Proyectos, Soluciones, Informes, Actas, Balances, Actividades de Seguimiento, Estudios de Inteligencia de mercados, Estudios sobre tendencias del sector en cuanto a tecnologías e innovación en los servicios

Cámara de Comercio(Cuando haya un cambio

significativo en el Supermercado).

DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio, Grandes proveedores

de líneas de productos Gerencia

Administrativa.

Maximizar la función de valor de los clientes.Rentabilización del capital invertido en la operación del negocio.

Diseño de esquemas de relacionamiento basados en alianzas estratégicas.

GERENCIA ADMINISTRATIVA

Liderazgo directivo para el cumplimiento de la promesa de valor con clientes externos, proveedores, acreedores y clientes internos de la Organización.

Estados financieros por año fiscal, Informes Presupuestales, reportes estadísticos acerca de la posición competitiva de la organización, Informes de desempeño por subsistema, diseño de planes de mejoramiento correctivo y preventivo

Junta Directiva

Administración de los bienes tangibles e intangibles del Supermercado, conforme a

normas de calidad y eficiencia.

Gerencia Administrativa

Subsistema de compras, control del

gasto, talento humano, mercadeo,

contabilidad.


REVISOR FISCAL

Verificación de la condición de conformidad de los Estados Financieros de acuerdo a la normatividad contable vigente en el país.

Firmar declaraciones de impuestos, IVA, Rete

fuente, Estados financieros

consolidados.

Contador, Gerencia, Junta Directiva

CONTADOR

Elaboración y presentación de los informes de gestión y desempeño financiero del supermercado ante el Gerente , Junta de Socios ,Revisor Fiscal y Organismos gubernamentales de control externo.

Balances, Cruces de cuentas por cobrar y

Pagar , Informes estadísticos con gráficos

que indiquen movimientos reales en

cuanto a productos vendidos en el

supermercado respecto a inversiones y ganancias

obtenidas.

Revisor Fiscal, Gerencia y Junta de Socios quienes

tomaran decisiones pertinentes. Asesores

externos (DIAN), Mercadeo.


COMPRAS

Aseguramiento de la cadena de suministros de las diferentes líneas de productos, según los requerimientos de precio, calidad y marca que maximicen el bienestar de los clientes.

Informes vía Email, Comparaciones de

precios en el mercado, Facturas de compras,

bases de datos de proveedores, bases de

datos de clientes.

Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Control Interno,

mercadeo.

MERCADEO

Proyectar el posicionamiento estratégico del supermercado a través de valores agregados diferenciados que permitan una mayor productividad y competitividad.

Estrategias de motivación al cliente,

convenios con empresas, descuentos comerciales, festivales

de precios, comborizaciòn de

productos, descuentos especiales por aniversario .

Contabilidad, Gerencia, Junta de socios, Empleados,

socios, mercadeo, compras..


CONTROL DE GASTOS

Asegurar eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos financieros del supermercado, para evitar riesgos de iliquidez y de rentabilidad por erosión del patrimonio e inadecuada distribución de las utilidades.

Cartas de propuestas, proyectos de inversión,

viabilidad de las compras, flujos de caja, estados de

costos de la mercancía vendida, presupuestos .

Compras, Contabilidad, Gerencia, Junta de

Socios

CONTROL INTERNO

Asegurar el adecuado suministro en volumen de los productos en almacén y de exhibición externa, procurando condiciones de inocuidad e idoneidad de los mismos para beneficio del cliente.

Informe de productos en mal estado, mal almacenamiento,

Recepción y control de pedidos, informes de quejas y

reclamos de los clientes.

Compras, Contador, Gerencia, Mercadeo,

Compras.


COMUNICADOR SOCIAL

Promover la imagen corporativa del supermercado a través de medios de comunicación eficaces que permitan un clima organizacional caracterizado por la armonía, el trabajo en equipo y una preocupación constante por lograr la satisfacción del cliente.

Eventos, Actividades lúdicas de recreación y capacitación,

celebración de convivencias de integración, coaching para fortalecer los principios y

valores que orientan la cadena de servicios del

establecimiento.

Empleados del Supermercado,

Supervisores, Jefe de talento humano.

TALENTO HUMANO

Diseñar estrategias para la creación de un clima organizacional donde los empleados tengan sentido de pertenencia por el supermercado y de esta manera mejoren la servicio al cliente.

Orientación de productos según su género. Precios,

Promociones, Descuentos, Rifas, Formas de pago.

Consumidores, Empleados,

Comunicador Social, Gerencia Administrativa

CADENA DE

VALOR

PROCESOS

PRIMARIOS

PROCESOS DE

APOYO

PROCESOS ESTRATÉGIC

OS

PROCESOS DE

ADAPTACIÓN

•Venta de productos referentes a la canasta familiar.•Almacenamiento y conservación de los productos.•Abastecimiento de almacenes.

•Revisoría fiscal

•Actualización de precios.•Cambio continuo de productos

obsoletos.•Lanzamiento de nuevas marcas

y nuevos productos para afrontar los retos del mercado..

INICIOINICIO

CLIENTECLIENTEIngresa al Ingresa al

SupermercaSupermercadodo

¿EncuentrEncuentra a

producto?producto?

CLIENTECLIENTEBusca Busca

Producto Producto SimilarSimilar

CLIENTECLIENTESe retira del Se retira del

supermercadosupermercado

CLIENTECLIENTEConsulta Consulta

precio en el precio en el lector lector

bidimensionalbidimensional

El producto El producto se se

encuentra encuentra bajo su bajo su

presupuestpresupuesto?o?


producto producto más más

económicoeconómico

CLIENTECLIENTECancela el Cancela el valor de la valor de la

tirillatirilla

CLIENTECLIENTESe dirige hacia Se dirige hacia

la caja la caja registradoraregistradora

CAJERACAJERARegistra el Registra el

producto y emite producto y emite tirillatirilla

CLIENTECLIENTESe retira del Se retira del supermercadsupermercad

oo

FINFIN

NONO

SI

SISI

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INICIOINICIO

CLIENTECLIENTEIngresa al Ingresa al

SupermercadSupermercadoo

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en el lector en el lector bidimensionalbidimensional

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Busca Busca producto más producto más

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tirillatirilla

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CAJERACAJERARegistra el Registra el

producto y emite producto y emite tirillatirilla



FINFIN

SI

NO

DIFICULTAD ENCONTRADA EN EL SISTEMA

DESCRIPCIÓN SITUACIÓN IMPACTOS QUE GENERA

Falta de una bodega acondicionada para cargue y descargue y revisión de la mercancía.

Congestión y demora de los proveedores al llevar la mercancía.Incomodidad de los transportadores e invasión del espacio público.

Ausencia de identificación de los guardas de seguridad puesto que llevan ropa informal.

Baja confianza en la imagen del supermercado.Atenta contra los reglamentos de seguridad del sistema.

Falta de lectores de precios y sensores de seguridad en las puertas de entrada y salida del supermercado.

Facilita robos.Permite el consumo de alimentos al interior.Vulnerabilidad a la seguridad.

PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO AL SISTEMADESCRIPCIÓN PROPUESTA IMPACTOS ESPERADOS

Construcción de bodegas que permitan una óptima logística en la entrega y recepción de mercancías teniendo en cuenta la normatividad vigente con relación al diseño y distribución de espacio.

Contribución a la organización.Seguridad a los transportadores, Mercancías, Ayudantes.Comodidad y eficacia en los procesos de cargue y descargue.

Dotación adecuada de uniformes para el personal operativo y de seguridad.

Mejor Imagen.Confianza absoluta en el usuario.Mayores Ingresos (Comodidad).Cumplir reglamentos (Riesgos Profesionales y de seguridad).

Implementación de sistema electrónico que abarque lectores de precios, circuito cerrado de televisión eficiente y sensores de seguridad en las puertas.

Contribuye a mejorar las condiciones de seguridad del supermercado.Agilidad en los servicios de consulta de precios.Mayor organización de los productos.

REFERENCIAS PERSONALES:REFERENCIAS PERSONALES:

•William Quintero, Administrador del supermercado “MERCABARATILLO”.

CIBERGRAFÍA:CIBERGRAFÍA:

•www.mercabaratillo.com

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