recepción y almacenamiento de insumos
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Unidad 2Recepción y almacenamiento de insumosEn la unidad anterior planteamos conceptos básicos del proceso de compras, haciendo énfasis en el manejo de cotizaciones y proveedores. En esta unidad, con el fin de complementar lo expuesto, abordaremos tópicos relacionados con la recepción y almacenamiento de insumos.
Estos temas adquieren para la planta extractora especial importancia debido a que de la forma en que se realicen dichas operaciones, la planta podrá llevar a buen término su funcionamiento consiguiendo cumplir con las pautas de operación establecidas.
De acuerdo con esto al referirnos a recepción y almacenamiento de insumos, proponemos como temas de estudio para el desarrollo de esta unidad los siguientes.
Iniciamos con la definición formal del concepto respondiendo cuestionamiento de ¿qué es insumo? Adentrándonos en temas cómodos y concretos, tales como conceptos básicos de insumos y principales tipos y clasificaciones de insumos dentro de una planta extractora.
Seguidamente nos adentraremos en los procesos de recepción y almacenamiento de insumos. En este punto se establecerán las características más relevantes de cada uno de estos procesos, procedimientos, equipos, formas de establecimiento, entre otros, para la realización más apropiada de recepción y almacenamiento de insumos en una planta extractora.
Finalmente abordaremos aspectos importantes de este proceso como lo son los respectivos controles que se deben hacer en la planta extractora para el almacenamiento de insumos y las Condiciones técnicas para realizar este proceso
De esta forma es como deseamos llevarle a usted esta información y proponemos que para dar inicio a nuestra unidad demos respuesta a nuestra primera pregunta
Bienvenidos
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ProPósitos A partir del estudio y prácticas en esta unidad usted podrá:
1. Ejecutar las operaciones de recepción de insumos aplicando protocolos técnicos predefinidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la Planta Extractora.
2. Realizar operaciones de almacenamiento de insumos aplicando protocolos técnicos predefinidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la Planta Extractora.
Criterios de evalUaCión
1. Ejecutar las operaciones de recepción de insumos aplicando protocolos técnicos predefinidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la Planta Extractora.
Para el logro de este propósito se requiere que usted:
• Opere los equipos e instrumentos relacionados con la recepción de insumos a la planta extractora de acuerdo a un protocolo técnico o instructivo de operación.
• Opere software de registro de datos a la entrada de la planta extractora según manuales de entrenamiento o de referencia.
• Participe en ensayos periódicos de rutinas de operación y análisis de comportamiento de los equipos del sistema de recepción de insumos y conexos, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional existentes.
• Documente, según las especificaciones de los sistemas de información y control de la empresa, los pormenores de la operación de recepción de insumos a través de reportes diarios, registros de operación e informes, apoyándose en las herramientas informáticas disponibles.
2. Realizar operaciones de almacenamiento de insumos aplicando protocolos técnicos predefinidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la Planta Extractora.
Para el logro de este propósito se requiere que usted:
• Opere los equipos e instrumentos relacionados con el almacenamiento de insumos de acuerdo a un protocolo técnico o instructivo de operación.
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• Participe en actividades de revisión de condiciones de almacenamiento de insumos de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional existentes.
• Documente, según las especificaciones de los sistemas de información y control de la empresa, los pormenores de la operación de almacenamiento de insumos a través de reportes diarios, registros de operación e informes, apoyándose en las herramientas informáticas disponibles.
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Sesión 11. Conceptos básicos de insumos y su clasificación
1. Concepto de insumos
Para empezar con las definiciones dentro de esta unidad vamos a resolver la duda que se planteó como principal en la unidad, con una serie de enunciaciones en diferentes contextos.
Como primera definición podemos decir que los insumos son los bienes o servicios que son adquiridos (comprados) por las plantas extractoras y que, a su vez, son transformados en un producto durante el proceso de producción de las mismas.
Al seguir indagando, encontramos una definición más elaborada, donde podemos decir que insumos son los bienes o servicios que se introducen y concentran en el proceso de producción de las unidades productivas, en nuestro caso a las plantas extractoras, y que, por medio del desarrollo de las actividades del personal de producción y apoyándose en las maquinarias y equipos, son convertidos en diferentes bienes y servicios, los cuales poseen un mayor valor agregado.
También podemos decir que un insumo es aquel bien que es objeto de consumo dentro del proceso de producción de otro bien. En ciertas circunstancias esta expresión hace equivalencia al de materia prima, cuya mayor utilización se puede presentar en el área productiva agroindustrial para nuestro caso de estudio. Normalmente se denomina a los insumos como: factores de producción o recursos productivos.
Frecuentemente los insumos cambian sus características y sus propiedades para convertirse y constituir una parte dentro del producto final. Cuando se hace referencia a los
servicios, se establece que son los recursos que se introducen al proceso y cuya salida es el servicio entregado.
2. Clasificación de insumos
Existen diferentes maneras de hacer una clasificación de los insumos. Fundamentalmente podríamos dividirlos en dos categorías: Capital y Trabajo (o mano de obra). Los que hablan de capital hacen referencia al capital “físico o productivo” (maquinaria, equipo, instalaciones, tecnología en general) y, por supuesto, es diferente al capital “financiero” (líquido).
Generalmente los insumos son medidos en “flujos”, en vez de considerarlos por “niveles” (stocks). Para poder analizarlos es posible considerarlos como insumos fijos (los que son utilizados sucesivamente en la planta extractora, pero que no cambian, como el fruto para proceso) o insumos variables (los que son utilizados con frecuencia en la planta extractora pero que pueden cambiar como, por ejemplo, los reactivos para laboratorio.
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Estos pueden tener el mismo efecto pero poseer distintas propiedades, por lo tanto varían en cuanto a su adquisición).
Aparte de lo mencionado anteriormente, vamos a tener en cuenta la siguiente clasificación de insumos según su funcionalidad.
• Insumo intermedio
Incluye aquellos bienes y servicios objeto de consumo dentro del proceso de producción en planta extractora, cuyo propósito es el de crear otros bienes y servicios, y es posible que su utilización sea intermedia o final. En esta categoría podemos encontrar combustibles, servicios profesionales, materias primas, servicios de mantenimiento y reparación, etc.
• Insumos complementarios
Se consideran como los factores del proceso de producción en planta extractora a los cuales puede ser posible utilizarlos en conjunto con el fin que se fortalezcan entre sí. Por ejemplo, podemos encontrar que un insumo servicio, como el mantenimiento de equipos, se complementa con un insumo bien, como los repuestos para los equipos a los que se les va a hacer el mantenimiento.
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• Insumos sustituibles
Se consideran como los factores del proceso de producción en planta extractora a los cuales puede ser posible utilizarlos de recambio o que son intercambiables. Por ejemplo: los repuestos para los equipos y maquinaria del proceso.
El siguiente esquema nos ilustra el proceso que cumplen los insumos dentro de una planta extractora (aceite crudo de palma y caña).
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Sesión 12. Principales insumos utilizados en planta extractora
Los principales tipos de insumos que se pueden adquirir por una planta extractora. Allí podemos encontrar insumos como:
• Combustibles. • Repuestos de equipos y maquinaria. • Insumos para laboratorio. • Químicos (laboratorio y tratamiento de aguas). • Aseo. • Dotaciones. • Lubricantes.
Seguidamente se hará un desglose de cada uno de los insumos ubicados en la lista de la siguiente manera.
1. Combustibles.
Para hablar del combustible como insumo debemos presentar definición del término como tal. Combustible quiere decir en sus definiciones más básicas es: Aquel tipo de material (por ejemplo: petróleo, gasolina, ACPM, carbón, etc.) que produce energía o calor al momento de consumirse (quemarse). Todo elemento capaz de quemarse en presencia de oxígeno y de producir altas temperaturas como producto de su combustión. El proceso de combustión o quema termina produciendo calor y dejando gases residuales. El combustible en sí es uno de los tres componentes necesarios para producir fuego, al lado del oxígeno y el calor. Esta es la definición de combustible desde el punto de vista del proceso de combustión.
De acuerdo con lo anterior, y para mostrar un panorama más amplio del tema, tenemos que combustible es todo tipo de sustancia o material que tiene la capacidad de producir (liberar) energía cuando se consume (quema) y, seguidamente, transformar o cambiar su estructura química (propiedades). Lo anterior consiste en liberar la energía potencial que posee la sustancia y volverla una energía utilizable (se denomina energía química por ser una reacción química). Fundamentalmente los combustibles son materiales que poseen susceptibilidad de quemarse. Hay diversas formas de combustible. Entre los combustibles fluidos se encuentran líquidos como la gasolina (o nafta), el queroseno y el
gasóleo. Los gaseosos, como los gases licuados de petróleo (GLP) o el gas natural y que se representan en el butano y el propano. En cuanto a los combustibles sólidos se pueden encontrar la madera, la turba y el carbón.
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Para quien se pregunte sobre los combustibles fósiles, podemos decir que son una mezcla de compuestos orgánicos mineralizados extraídos del subsuelo cuyo fin es producir energía por combustión. Estos compuestos se originan de seres vivos que murieron hace millones de años. Son considerados combustibles fósiles materiales o sustancias tales como el gas natural y el petróleo –procedentes de otros organismos– y el carbón –procedente de bosques del periodo carbonífero. Entre los combustibles fósiles de mayor utilización se encuentran el gasóleo, el gas natural y el gas butano.
• Características de los combustibles
La característica fundamental de todo combustible es su poder calorífico, el calor que se desprende por la combustión completa de una unidad de masa (kilogramo) de combustible. Dicho poder calorífico o calor, también conocido como capacidad calorífica, se mide en caloría, BTU o julio (joule en inglés), dependiendo del sistema de unidades escogido.
Para el caso de la planta extractora, los insumos en forma de combustible de los cuales se hace mayor uso son, la gasolina y el ACPM, que se utilizan, por ejemplo, para el funcionamiento de las plantas generadoras de respaldo, para el funcionamiento de cargadores, etc.
2. Repuestos de equipos y maquinaria.
Para hablar de los repuestos, como insumo en una planta extractora, debemos hacer una definición del término. Repuesto es la denominación hecha sobre aquellas piezas o partes cuya utilidad es hacer la sustitución en las maquinarias o equipos en el momento en que las originales han sufrido desgaste debido al uso en los procesos industriales o, en segunda instancia, como resultado de un deterioro en la respectiva máquina o equipo.
Hay dos causas por las cuales se deben realizar cambios o introducir repuestos sobre una maquinaria o equipo. La primera se da cuando el desgaste natural de las piezas obliga a hacer una sustitución de manera periódica de las mismas, por ejemplo: las correas de los motores eléctricos, las pastillas de freno de los motores de explosión, etc. Dicha reposición de piezas es planteada dentro del plan de mantenimiento preventivo de la máquina que la planta maneje. Esto quiere decir que las piezas son sustituidas previamente a su deterioro total, de lo contrario, esta situación podría producir un daño sobre la maquinaria o equipo con consecuencias más graves.
La segunda causa se da por la necesidad de reposición de piezas
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cuando se presentan daños imprevistos en la máquina o equipo. Como un ejemplo podemos encontrar el caso de los rodamientos en los motores cuya avería se produce intempestivamente durante el desarrollo del proceso de producción, por lo tanto no se encuentra contemplado en los planes de cambio de piezas del plan de mantenimiento preventivo de la planta
Las empresas fabricantes de las piezas de repuesto se encuentran obligadas a dar un tiempo o periodo de garantía sobre los productos adquiridos por la planta y, a la vez, realizar la sustitución de las piezas averiadas gratuitamente, si el daño fue producto de una falla que se le puede atribuir a la máquina o equipo y no derivado de la mala utilización.
A continuación se presenta una tabla con algunos ejemplos de los posibles repuestos para los equipos que una planta extractora puede adquirir como insumo para el desarrollo de su proceso de producción, entre muchos otros.
3. Insumos para laboratorio
Los insumos para laboratorio son todos aquellos materiales adquiridos por las plantas extractoras que sirven de complemento para el trabajo que se desarrolla en los laboratorios.
Dentro de los insumos para laboratorio que se pueden apreciar en general tenemos la siguiente clasificación:
• Patrones de referencia • Material de vidrio certificado • Material de vidrio uso general • Material plástico • Reactivos
Para nuestro caso de estudio, los cuatro últimos son los más relevantes, por lo cual ahondaremos en ejemplos para cada uno de ellos.
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• Material de vidrio certificado
Buretas
Matraces
Pipetas y probetas
• Material de vidrio uso general
Artículos de filtración
Desecadores
Frascos
• Material plástico
Accesorios para agitación
Jarras
Matraces
Pipetas
Probetas
Vasos
Para obtener más información al respecto, como otros insumos de laboratorio, imágenes de los tipos de insumos, clasificación de los insumos, etc., consultar el siguiente vínculo. http://www.laqq.com/insumos.asp?link=indeximg
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4. Insumos químicos (laboratorio y tratamiento de aguas)
En este punto estableceremos la definición de insumo químico como todo material de procedencia química que las plantas extractoras introducen en el proceso de producción, cuyo fin es dar soporte al proceso productivo, como los insumos para tratamiento de las aguas que van para el proceso o los reactivos para las pruebas de laboratorio. En lo referente a los insumos químicos adquiridos por una planta extractora, los clasificaremos en dos categorías, los insumos químicos para laboratorio que los ligaremos a los reactivos y los insumos químicos para tratamiento de aguas.
• Químicos para laboratorio – reactivos
Para hablar de los reactivos como los insumos más importantes dentro de un laboratorio en planta extractora debemos dar una definición del término. Es así como se denomina reactivo a toda aquella sustancia que tiene la capacidad de interacción con otra (también reactivo) en medio de una reacción química. Lo cual da como consecuencia la formación de otra(s) sustancia(s) de conformación, propiedades y características diferentes, que se conoce(n) como productos de reacción o, de forma más simple, productos.
Los reactivos son clasificables por las características del uso: las propiedades fisicoquímicas y la reactividad en reacción. La clasificación más apropiada en nuestro caso sería la de las características de su uso, por medio del cual se pueden clasificar de acuerdo con el uso al que se encuentran destinados los reactivos. Tal clasificación se puede observar en los envases que contienen los reactivos y depende de factores tales como: pureza, riqueza, tratamiento dado lo cual determina el uso químico que le puede dar.
De acuerdo con lo anterior los reactivos se pueden ser clasificados en:
QP: Químicamente puros, destinados a uso general en laboratorio.
PB: Destinados a bioquímica.
DC: Destinados a las aplicaciones del análisis clínico.
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PA: Destinados a aplicaciones analíticas.
Entre muchos otros podemos encontrar insumos químicos para laboratorio tales como:
Ácidos ACS
Buffer pH
Grado GC
Soluciones patrones
Soluciones varias
Soluciones ACS
• Químicos para tratamiento de aguas
Para el tratamiento de agua encontramos una gran variedad de productos químicos que se encuentran disponibles. A continuación, se muestran diversos tipos de productos químicos para el tratamiento de aguas
Productos químicos para el agua de la caldera. Las sustancias o productos químicos para el tratamiento del agua de calderas son todos aquellos cuya utilidad se encuentre incluida en las siguientes
categorías:
o Barrido de oxígeno. o Inhibición de las costras. o Inhibición de la corrosión. o Antiespumoso. o Control de la alcalinidad.
Coagulantes. Cuando hablamos de coagulantes, en referencia al tratamiento de aguas, decimos que son aquellas sustancias que por medio de la sedimentación permiten o favorecen la separación de una fase insoluble en agua. Los coagulantes más solicitados para el tratamiento de aguas son aquellos iones de alta valencia (La valencia de un ion es igual a su carga eléctrica). Comúnmente para este proceso se utilizan las sales de aluminio y hierro como el Al2(SO4)3 y el FeCl3 o Fe2(SO4)3 respectivamente.
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Inhibidores de la corrosión. Los inhibidores son aquellos productos de origen químico cuya reacción con las superficies metálicas producen cierto nivel de protección sobre el área de aplicación. El trabajo de los inhibidores se da comúnmente al fijarse por absorción en la superficie metálica, y así preserva dicha superficie por la formación de una película protectora. Existen cinco variedades en cuanto a los inhibidores de la corrosión.
o Inhibidores pasivos. Conducen a que la superficie metálica que se está corroyendo llegue a su forma pasiva. Entre los inhibidores de tipo pasivo más comunes podemos encontrar aniones no oxidantes, como molibdato y fosfato.
o Inhibidores catódicos. Reducen la corrosión mediante la formación de una capa o película de alta resistencia eléctrica sobre la superficie, la cual funciona como una barrera para la corriente de corrosión. Entre ellos pueden ser: sulfato de cinc, sulfato de magnesio, bicarbonato de calcio, etc.
o Inhibidores orgánicos. Dichos inhibidores protegen el metal al formar una película hidrofóbica sobre su superficie (impermeabiliza las superficies y evita la acción del agua). Son fijados por adsorción de acuerdo con las cargas iónicas tanto de la superficie como del inhibidor.
o Precipitación inducida por los Inhibidores. Este tipo de acción se presenta cuando, por adición del inhibidor, se forman precipitados en la superficie del metal, y así se produce una película protectora sobre la misma. Los fosfatos y silicatos son los inhibidores más comunes en esta categoría.
o Inhibidores volátiles de la corrosión (IVC). Son aquellos compuestos químicos que se transportan en ambientes cerrados al lugar de la corrosión por medio de la volatilización de una fuente.
Desinfectantes. Son sustancias químicas que pueden eliminar a los microorganismos no deseados que se encuentran presentes en el agua. Los más utilizados son:
o Cloro y Dióxido de cloro. El principal uso del dióxido de cloro (ClO2) es como desinfectante primario de las aguas superficiales debido a su olor y gusto. Puede ser utilizado para aguas con diferentes niveles de pH. Este compuesto posee la capacidad de introducirse en la pared bacteriana de las células y lleva a cabo una reacción con los aminoácidos vitales presentes en el citoplasma de la célula que produce la muerte de los organismos. Se debe tener en cuenta que, al compararlos, el dióxido de cloro a diferencia del cloro no causa ningún efecto negativo sobre la salud humana.
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o Ozono. El ozono como desinfectante es un medio oxidante altamente fuerte y con vida considerablemente corta.
La utilidad de los desinfectantes se da varias industrias, por ejemplo, el ozono puede ser utilizado para el tratamiento de aguas de proceso en planta extractora, para fabricación de agua potable, en la industria de los farmacéuticos, para la desinfección superficial y la fabricación de agua ultra-pura. En lo que tiene que ver con el dióxido de cloro, dicho compuesto es utilizado para la desinfección de tuberías y la fabricación de agua potable.
Floculantes. Los floculantes son aquellas sustancias químicas cuya acción produce el aglutinamiento de los sólidos en suspensión y su posterior precipitación dentro del agua. Por ejemplo si deseamos hacer la neutralización de las bases y los ácidos se debe utilizar la solución de hidróxido de sodio (NaOH) o Si lo que queremos es disminuir los niveles de pH lo que debemos adicionar es ácido clorhídrico diluido (HCl) o ácido sulfúrico diluido (H2SO4).
Agentes neutralizantes. Sustancias que permiten neutralizar el pH de una solución. La proporción del agente neutralizador del pH depende de la cantidad de agua al hacer el lavado de la reacción. Durante el desarrollo de las reacciones de neutralización se produce un aumento en la temperatura (reacciones exotérmicas).
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Oxidantes. Los productos químicos conocidos como oxidantes son utilizados con el fin de disminuir los niveles de demanda química de oxígeno (DQO) y demanda bioquímica de oxígeno (DBO), y, además, para retirar los componentes orgánicos e inorgánicos oxidables. Hay una buena cantidad de productos químicos para la oxidación disponibles en el mercado, entre los que encontramos: Peróxido de hidrógeno, Ozono y peróxido combinados y Oxígeno
Acondicionadores del pH. Las aguas que son utilizadas, tanto en la planta como en el proceso de extracción, son susceptibles a un ajuste de pH, con el fin de prevenir la corrosión en tuberías y la disolución de metales pesados. El pH puede ser disminuido o aumentado por la adición de ácidos o bases respectivamente. Por ejemplo, si adicionamos hidróxido de sodio (NaOH) a un líquido ácido podemos aumentar el pH o, por el contrario, si adicionamos ácido clorhídrico (HCl) a un líquido básico podemos disminuir su pH.
5. Insumos de aseo
Los insumos de aseo dentro de una planta extractora son todos aquellos materiales adquiridos por la planta que son utilizados para llevar a cabo la limpieza de las áreas de trabajo, entre los que podemos encontrar implementos tales como:
• Traperos y corros exprimidores • Escobas y recogedores • Cepillos • Atomizadores • Baldes • Mangueras • Guantes de caucho • Jabones sólidos y líquidos • Desinfectantes • Ambientadores • Detergentes • Bolsas de aseo, plásticas y de tela • Limpiones y toallas• Fungicidas • Aspiradora industrial • Escaleras
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6. Dotaciones
Los insumos que se conciben como dotaciones dentro de una planta extractora son todos aquellos materiales adquiridos por la planta que utilizan los trabajadores para su protección, vestimenta y herramientas dentro de las áreas de trabajo. Entre estos podemos encontrar implementos tales como:
• Protección y vestimenta • Guantes de carnaza cortos y largos • Gafas protectoras• Cascos • Batas de laboratorio • Overoles • Pantalones • Camisetas • Tapaoídos • Botas • Delantales y sobredelantales • Impermeables • Gorros de laboratorio para la cabeza • Tapabocas
Herramientas
• Corte (tijeras, bisturís) • Medición (reglas, metros) • Golpe (martillos, porras) • Fijación (destornilladores)• Jardinería (rastrillos, tijeras) • Copas y accesorios, juegos de copas • Llaves y juego de llaves (llaves de tuercas, llaves para
tuberías) • Alicates y pinzas • Cajas de herramientas • Soldadores • Gatos • Bombas • Generadores
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7. Lubricantes
Los insumos que se presenta como lubricantes dentro de una planta extractora son todos aquellos adquiridos por la planta que utilizan los trabajadores para realizar el mantenimiento de los equipos dentro del proceso. Entre estos podemos encontrar los siguientes:
• Aceites para compresores • Grasas lubricantes • Lubricantes para engranajes • Aceites hidráulicos• Aceites para turbinas (plantas con generación eléctrica) • Lubricantes para cadenas • Lubricantes para rodamientos • Lubricante a la silicona • Lubricante de contacto • Lubricantes para bombas • Lubricantes para cadena y rodillos de transportadores • Aceite para lubricación de engranajes • Lubricante antifricción
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A continuación se presenta una tabla donde se establecen una serie de ejemplos acerca de las condiciones de calidad de algunos insumos y los posibles efectos por no poseer niveles adecuados:
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Sesión 13. Recepción de insumos
1. Recepción de Insumos
Como lo hemos hecho durante el desarrollo de este módulo, procederemos a definir inicialmente el término “recepción”.
En su definición más básica, la recepción es el proceso por medio del cual la planta extractora realiza la aceptación, ya sea condicionada o no, de los insumos adquiridos por la misma, y a la vez requeridos al proveedor con el fin que éste pueda enviar la factura correspondiente.
Una definición más compleja del término nos dice que la recepción es aquel proceso por medio del cual se realiza la verificación del envío físico de los insumos suministrados por un proveedor, que a la vez cumpla con lo pactado con anterioridad entre él y la planta. Los suministros que van a ser objeto del proceso de recepción deben coincidir con la orden de compra y la factura de soporte respectivas. Este momento inicial en el que se hace la verificación es denominado “recepción administrativa”. Al mismo tiempo se realiza la verificación de que los insumos enviados por dicho proveedor cumplan con todos los requisitos que se establecen en la legislación vigente del país (Colombia) y que sus características coincidan con las definidas en las respectivas fichas técnicas, lo cual hace a la vez correspondencia con lo que se denomina “recepción técnica”.
Al momento de realizar la recepción (verificación) administrativa, la inspección respectiva debe llevarse a cabo sobre el total de los insumos recibidos por la planta. Algunas de las especificaciones que se deben revisar son: nombre de los insumos, tipo de insumo (sólido, líquido o gaseoso), cantidades, concentraciones (en el caso de insumos químicos), costos unitarios y totales, fechas y formas de entrega, etc.
Para llevar a cabo el proceso de recepción (verificación) técnica debemos desarrollar un muestreo al azar sobre los insumos recibidos en el lote que entra a la planta. La muestra que se toma para hacer la verificación debe ser representativa de cada lote que es recibido. En el análisis que se hace sobre la muestra se verifican aspectos como: las fechas de vencimiento, el número de lote de fabricación, el registro sanitario (en el caso de insumos químicos), características físicas del insumo como tal, características relacionadas con la etiqueta, el empaque, el envase, el embalaje, etc.
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2. Políticas para la recepción de insumos en planta extractora
Las siguientes son las mínimas condiciones (políticas) que se deben cumplir para realizar la recepción de insumos por una planta extractora.
• El único documento de carácter oficial con el cual se establecerá la verificación de entrega de los insumos a la planta por parte de un proveedor será el contrato de adquisición (pedido). En dicho documento deberá estar consignada la firma de los directores o encargados de los departamentos de dirección administrativa y compras.
• Los únicos insumos que serán recibidos son aquellos que se encuentren en las condiciones adecuadas (sin ningún tipo de daño).
• Los únicos insumos que serán aceptados son aquellos que cumplan con las condiciones pactadas en el pedido.
• Los tiempos y formas de entrega de los insumos solicitados deberán ser cumplidos por el proveedor, de lo contrario, se le aplicarán las cláusulas de cumplimiento dispuestas en el contrato de adquisición.
3. Normas para la recepción de insumos en planta extractora
Para el proceso de recepción de insumos en planta extractora contemplaremos las siguientes normas, con el fin de llevar a cabo un proceso adecuado.
Se realizará la recepción de insumos en los siguientes casos:
• Requerimientos directos realizados a algún proveedor. • Retorno o transferencia desde alguna etapa del proceso, alguna área de la planta.
Los documentos para llevar a cabo el proceso de recepción de insumos son los siguientes:
• Orden de compra. • Original y/o copia de factura de los insumos suministrados por
parte del proveedor. • Contrato de adquisición o recepción de insumos.
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La “orden de compra” es aquel documento de tipo oficial que da el aval para realizar la adquisición de los insumos.
En dicho documento deben establecerse aspectos tales como valor total, valor unitario, calidad (descripciones técnicas) y cantidades de los insumos requeridos.
Previo al proceso de recepción, hay que hacer la inspección del estado físico de los insumos a recibir. Allí se debe verificar:
• Desperfectos visibles de los envases y/o contenedores de los insumos. • Envases y/o contenedores con manchas por derrames de insumos líquidos (por ejemplo: químicos para
laboratorio y tratamiento de aguas). • Sellos en los envases y/o contenedores donde están los insumos para evitar la manipulación inadecuada
de los mismos o, en su defecto, el hurto. • Rotulación y tabulación de los envases y/o contenedores de acuerdo con las normas establecidas. • Conservación de los insumos durante el transporte hacia planta. • Fecha de caducidad (en caso de que sean insumos químicos para laboratorio (reactivos) o tratamiento de
aguas).
Se debe comparar el original o copia de la factura del proveedor con la orden de compra dispuesta por la planta.
• Aprobación oficial de la recepción del insumo
El documento “contrato de adquisición” es con el que se aprueba oficialmente la recepción de los insumos recibidos en almacenamiento. Dicho documento debe ser usado para adquisiciones directas o devoluciones.
• Control de calidad del insumo
Al ingresar a almacenamiento los insumos serán sometidos a un control de calidad por parte del encargado de calidad y luego el encargado de almacenamiento asumirá la responsabilidad de custodiarlos hasta su destino final. De no estar disponibles ninguno de los anteriores encargados para dichas operaciones, entonces el de compras asumirá la responsabilidad de recibir los insumos por parte del proveedor, hacer el respectivo control de calidad y llevarlos a almacenamiento.
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• Devoluciones
Los proveedores de los insumos adquiridos deberán aceptar las devoluciones realizadas desde la planta en los siguientes casos:
Insumos que no fueron solicitados en el pedido realizado por la planta.Insumos cuyos envases, empaques y/o contenedores no sean los originales o donde no se puedan identificar claramente.
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Sesión 14. Procedimiento para la recepción de insumos en planta extractora
El siguiente es un procedimiento general para realizar el proceso de recepción de insumos en planta extractora:
a) Tomar la copia del pedido de los insumos solicitados, luego archivar el documento en la base datos de pedidos y, por último, esperar a que el proveedor envíe los insumos respectivos.
b) Recibir los insumos enviados por el proveedor de acuerdo con el pedido acordado, luego revisar, evaluar y verificar las condiciones de entrada de los insumos solicitados. Por último establecer que la factura no posea ningún tipo de tachadura o enmendadura y que además tenga la misma descripción que se contempla en la copia del pedido.
c) Hacer llegar al encargado de almacenamiento los insumos solicitados por la planta y el original y copia de la factura del pedido para hacer el control respetivo.
d) Hacer la verificación de que la entrega del pedido de insumos concuerde con la fecha de entrega estipulada en el contrato de adquisición
e) Verificar que los insumos solicitados cumplan a cabalidad con las cantidades, especificaciones y características solicitadas en el respectivo pedido.
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En este punto nos podemos hacer una pregunta pertinente: ¿Se cumplió con los requisitos descritos anteriormente? Para dar la correspondiente respuesta tenemos dos posibilidades.
Si decimos que NO, tenemos el siguiente procedimiento.
• Hacer el rechazo del pedido de los insumos solicitados que fueron enviados y realizar la respectiva devolución al proveedor a través del diligenciamiento de un formato de rechazo del proveedor.
• Recoger los insumos nuevamente enviados, revisarlos y, si cumplen, se entregan otra vez al encargado de almacenamiento.
Si decimos que SÍ, tenemos también un procedimiento para ese caso.
• Hacer la revisión de los insumos adquiridos y poner el respectivo sello de recibo sobre la factura original del pedido y en la copia.
• Realizar la entrega al proveedor de la factura original del pedido con el fin de comenzar con el respectivo trámite de pago.
• Llevar a cabo el ingreso de los insumos adquiridos al sistema dispuesto por almacenamiento para actualizar los registros y controles de entrada, consignar la fecha de entrada, descripción del artículo, importe total, número de unidades, número de factura, etc.
Por último y para terminar con el procedimiento de recepción tenemos.
f) Realizar el sellamiento del pedido y aplicar las cláusulas dispuestas en el contrato si no fueron entregados por el proveedor los insumos solicitados en formas y tiempos estipulados.
g) Llevar a cabo el respectivo archivo del original de la factura y del pedido para su control.
h) Fin del procedimiento de recepción de insumos en planta extractora.
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Nota: Si por algún motivo son detectados inconvenientes o problemas en los insumos suministrados por los proveedores con posterioridad a la recepción, será informado por almacenamiento al departamento de compras con el fin que se realice el reclamo correspondiente. Dicho reclamo debe hacerse dentro del tiempo estipulado de garantía de los insumos.
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Sesión 15. Almacenamiento de insumos en planta extractora
1.Concepto y generalidades sobre almacenamiento
La definición más sencilla que podemos expresar es la que dice que el almacenamiento de insumos es aquel proceso por medio del cual la planta extractora lleva a cabo unos procedimientos organizados de ubicación, selección y clasificación de los insumos que ingresan a la planta dentro de los espacios dispuestos para tal fin.
Una definición más compleja nos dice que el almacenamiento de insumos en planta extractora es aquel procedimiento que consiste en la realización de las actividades y operaciones necesarias para abastecer los insumos en las condiciones adecuadas para uso y con oportunidad dentro de la planta. Lo anterior trae como consecuencia la disminución de inmovilizaciones de capitales (cero movimiento de dineros) por sobreexistencias o las suspensión del proceso (detener el proceso) por falta de material de trabajo.
Teniendo como base lo anteriormente expuesto se puede decir que el almacenamiento de insumos en planta extractora es aquel proceso por medio del cual la planta puede asegurar la calidad de los insumos adquiridos durante su estadía en bodega (almacén), con lo cual se garantizan las condiciones de seguridad y eficacia especificadas por el proveedor (fabricante), inclusive hasta cuando el insumo sea trasladado al beneficiario (usuario) final.
Dentro del proceso de almacenamiento se consideran diversos factores de tipo técnico tales como:
• La logística (control de factores ambientales, insumos requeridos, la adecuación de áreas (infraestructura), etc.),
• Aspectos administrativos como la gestión de inventarios y• Pautas para la valoración del almacenamiento.
Se debe recordar que toda área donde se haga almacenaje de insumos necesita de la ejecución de unos protocolos mínimos para la adecuada preservación y protección de los mismos. Llevar a cabo un buen procedimiento de almacenamiento de insumos da como consecuencia un inventario rotando adecuadamente por la planta, el mínimo de averías, fugas, deterioros y vencimientos por condiciones ambientales y, además, da garantía de un abastecimiento adecuado que facilita la logística de distribución a las diferentes áreas.
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2. Políticas para el almacenamiento de insumos en planta extractora
Las siguientes son las políticas o funciones mínimas que una planta extractora debe cumplir para llevar a cabo un adecuado proceso de almacenamiento de insumos.
• Establecer los lugares o áreas para almacenamiento acogiéndose a las exigencias de cada insumo dispuesto para almacenaje presente.
• Vigilar la entrada de cada insumo a almacenamiento, de acuerdo con las disposiciones de utilización, cantidad y calidad establecidas.
• Registrar al momento del almacenamiento las no conformidades en los insumos adquiridos, según los procedimientos definidos por la planta extractora.
Implementar un control de inventarios en el proceso de almacenamiento de insumos de acuerdo con los requerimientos de producción y demás áreas de la planta y según los procedimientos establecidos.
• Hacer el respectivo control de las condiciones de almacenamiento de insumos de acuerdo con las especificaciones establecidas para cada uno.
• Implementar un sistema de control de pérdidas de insumos en almacenamiento de acuerdo con los procedimientos que la planta establezca.
• Manipular los insumos y embalajes en almacenamiento, de acuerdo con la normatividad ambiental y fitosanitaria vigentes y según los requerimientos de la planta.
• Disponer de la infraestructura y los equipos necesarios para desarrollar el proceso de almacenamiento y manejo de insumos según sus especificaciones y siguiendo las normas de seguridad establecidas por la planta y por los entes de control.
3. El almacenamiento y el manejo de inventarios
Tal y como se comentó con anterioridad, unas de las políticas para el almacenamiento es la Implementación de un control de inventarios en el proceso de almacenaje de insumos de acuerdo con los requerimientos de producción y demás áreas de la planta y según los procedimientos establecidos. Es así como a continuación
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abordaremos de manera general el manejo de inventario que se da en plantas extractoras.
Para establecer un buen sistema de inventariado dentro de una planta extractora es necesario conocer el significado del término y los tipos de inventario que se pueden hacer.
• Concepto de Inventario
De acuerdo a la legislación colombiana (Art. 63, Decreto 2649/93), tenemos: “Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos”.
• Tipos de Inventarios
Existen inventarios de mercancías, de productos terminados, de productos en proceso, de materias primas, de insumos y suministros.
Para efectos de este módulo trataremos los siguientes conceptos.
Inventario de materias primas e insumos. Dentro de este inventario se encuentran ubicados los materiales con los cuales es posible fabricar los productos, pero que, a su vez, no han entrado al proceso
de producción. Por ejemplo, en plantas extractoras, el fruto de palma, la caña, los insumos químicos para plantas de tratamiento de aguas, materiales de dotación para los empleados.
Inventario de suministros de fábrica. Dicho inventario se realiza sobre los materiales con los cuales una planta puede elaborar los productos por acción de su ejercicio industrial o comercial, y que no pueden ser objeto de cuantificación por medios exactos. Por ejemplo: pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
Para que el proceso se realice con los estándares más adecuados se plantea tener claridad sobre los procesos de planeación y control de inventarios, los cuales tendrán una serie de actividades para referenciar.
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Actividades en planeación y control de inventarios en planta extractora
• Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de control interno.
• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
• Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
• Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
• Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
• Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
• Verificar que los soportes de los inventarios se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
• Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
• Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.
• Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
• Verificaron la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
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• Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
• Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
• Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios (opcional). Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
• Verificar manualmente si las cantidades en inventarios se representan productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.
• Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
• Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.
• Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.
• Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
• Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
• Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
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Sesión 16. Procedimiento para el almacenamiento de insumos en planta extractora
El siguiente es un procedimiento general para realizar el proceso de almacenamiento de insumos en planta extractora.
• El encargado del almacenamiento o el jefe de bodega recibirá y manipulará todos los insumos entrantes a la planta en concordancia con las indicaciones dadas en el procedimiento de recepción de insumos.
El proceso de manejo de insumos para almacenamiento ha de regirse por las pautas de manipulación de insumos y, además, por cualquier disposición que algún reglamento adicional sobre protección y seguridad del medio ambiente posea. Lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de los trabajadores, salvaguardar el medio ambiente y, por supuesto, preservar la calidad de los insumos que se están almacenando.
• Cuando se termina el proceso de recepción, los trabajadores, de no haber otra disposición, serán designados para almacenar los insumos en las respectivas áreas de almacenamiento dispuestas por la planta y siguiendo las pautas de almacenamiento, con el fin de preservar la calidad de los insumos.
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Si la planta hace uso de un sistema de gestión de inventario de insumos, se deberá tener en cuenta el describirlo o hacer referencia del mismo durante este procedimiento de almacenamiento para no incurrir en confusiones. Por ejemplo, software, bases de datos, etc.
• Los trabajadores dispuestos para el proceso de almacenamiento harán la entrega de los insumos a las diferentes áreas de la planta cuando sean solicitados por el personal autorizado por medio de un formulario de entrega de insumos.
Todos los insumos dispuestos para ir a las diferentes áreas de la planta serán manipulados por el (los) trabajador(es) adecuado(s) de acuerdo a las pautas de manipulación de insumos y cualquier reglamento adicional sobre seguridad. Lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de los trabajadores y, además, de preservar la calidad de los insumos utilizados en planta y de los que siguen en almacenamiento.
• Los jefes de almacenamiento y de producción inspeccionarán los insumos almacenados periódicamente, para asegurarse que estos y la infraestructura de almacenamiento estén en las condiciones adecuadas, con el fin de preservar los contenidos de insumos en las respectivas bodegas.
El encargado del almacenamiento de insumos puede estar dirigido por el jefe del departamento de compras y, a la vez, es el responsable de las instalaciones de almacenamiento y de que los insumos dispuestos para el trabajo en las diferentes áreas de la planta lleguen a su destino. Con esto se puede garantizar que el trabajo desarrollado por la utilización de dichos insumos sea el adecuado.
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• Si ningún insumo almacenado se encuentra deteriorado o dañado, entonces se debe continuar con el proceso de almacenamiento normalmente. Por el contrario, si algún insumo almacenado se encuentra deteriorado o dañado, entonces el encargado de almacenamiento, o el director de compras, iniciará los procedimientos de inspección y disposición de los insumos para no conformidad. Esto se realizará con el fin de determinar, identificar y segregar (apartar) la disposición de los insumos dañados.
• Por último, el encargado de almacenamiento, o el director de compras, llevará a cabo la respectiva investigación sobre las no conformidades en los insumos y se pondrá en contacto con el director de planta o el encargado de calidad. Esto con el fin de llevar a cabo los cambios pertinentes en las instalaciones (infraestructura) y métodos de almacenamiento de la planta, para prevenir el daño de los insumos.
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Sesión 17. Control del almacenamiento de insumos
1. Generalidades sobre el control del almacenamiento de insumos
Realizar control sobre el proceso de almacenamiento garantiza que las indicaciones para un almacenaje adecuado de insumos sean llevadas a cabo tal y como se estipulan en las políticas de la planta.
El control, en cuanto al almacenamiento de insumos, será efectuado por el encargado de dicha área y se realizará en conjunto con un control o plan de desinfección y limpieza de las instalaciones de la planta (por ejemplo: bodegas, almacenes, etc.) y se consignarán en la respectiva hoja de control de la planta.
Por tal motivo se hace necesario diseñar una hoja de control para el almacenamiento de insumos y de limpieza, con el fin de
llevar el seguimiento adecuado del proceso de almacenamiento en planta.
El control deberá ser realizado por el encargado de almacenamiento al momento de iniciar su turno de trabajo. Si al hacer la revisión encuentra alguna anomalía redactará un informe de no conformidad de los insumos almacenados y registrará dicho informe en la respectiva hoja de control.
2. Condiciones del lugar de almacenamiento de insumos en planta extractora
Un lugar adecuado para el almacenamiento de los insumos manejados en planta debe ofrecer ventajas tales como ser el único para evitar la distribución inadecuada de los insumos dentro de la misma, un manejo óptimo económico, ambiental y, además, técnico de los insumos dispuestos. Claro está que las instalaciones para el almacenamiento de insumos en planta extractora deben estar regidas por las normas para construcción de infraestructuras de este tipo contempladas en la ley colombiana.
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Se debe tener un encargado de almacenamiento, el cual se responsabilizará de recibir los insumos en las condiciones adecuadas y de realizar el posterior control. Además, dicho funcionario llevará a cabo los monitoreos periódicos para la verificación del estado en que se encuentra cada insumo almacenado en bodega (por ejemplo: condiciones de los envases y/o empaques, limpieza del lugar, falta de insumos de acuerdo con el inventario, etc.) y, por último, recomendará las devoluciones de los insumos almacenados que no cumplan con la normatividad vigente.
Al momento de almacenar algún tipo de insumo en la bodega se deben tener en cuenta factores tales como:
• Clase de insumos que se están almacenando (por ejemplo: es diferente si son químicos para tratamiento de aguas o si son dotaciones).
• Volumen o capacidad de almacenamiento (tamaño de la bodega).
• De acuerdo al tipo de insumo se puede categorizar por toxicología o peligrosidad (por ejemplo: insumos químicos para tratamiento de aguas o reactivos para laboratorio), tipo de envase o empaque (por ejemplo: los de los lubricantes y los de las herramientas o repuestos) y el estado de los insumos almacenados (por ejemplo: líquidos (reactivos), sólidos (herramientas), gaseosos (oxígeno para los sopletes)).
• Ubicación dentro de la bodega de almacenamiento de los insumos de acuerdo con su tipo (por ejemplo: no es el mismo lugar donde se almacenan los insumos de aseo y los lubricantes).
• Las medidas de control y seguridad establecidas para el almacenamiento de insumos.
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Sesión 18. Condiciones técnicas para el almacenamiento de insumos en planta extractora
A continuación se presentarán unas condiciones que se deben tener en cuenta al momento de almacenar los insumos en planta extractora, con el fin de poder garantizar la manipulación adecuada de los insumos en almacenamiento.
• El sitio de almacenamiento debe estar ubicado en una posición estratégica de la planta, no cerca del proceso ni de fuentes hídricas.
• La capacidad de la bodega debe ser tal que permita poder almacenar todos los insumos adquiridos por la planta.
• La bodega de almacenamiento debe tener los espacios de ventilación adecuados.
• Los pisos de la bodega de almacenamiento deben estar hechos en concreto y, en lo posible, impermeables. • La bodega de almacenamiento, en la medida de lo posible, deberá tener rampas para evitar que al momento de haber
derrames los insumos puedan salir del lugar de almacenaje.
• El piso de la bodega debe estar pintado o demarcado correctamente con el fin saber los lugares de almacenaje de los insumos y los del tránsito del personal encargado de almacenamiento.
• Los envases de los insumos serán dispuestos en estibas y para apilarlos se debe tener en cuenta no exceder los límites permitidos por envase.
• La bodega de almacenamiento de insumos sólo puede estar dispuesta para la realización de dicha tarea.
• En el caso en que los insumos sean propensos a producir incendios (por ejemplo: los combustibles) se deberá en lo posible disponer de muros especiales contrafuegos para su almacenamiento.
Si por alguna circunstancia en la bodega de almacenamiento ocurre una emergencia, dicho lugar deberá estar provisto de los siguientes equipos:
o Material absorbente para derrames de insumos líquidos (por ejemplo: paños o barreras).
o Disponer de envases o contenedores vacíos y/o de bolsas para poder reenvasar los insumos cuyos contenedores presenten daños irreversibles.
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o Cepillos y palas para el retiro de derrames de insumos.
o Extinguidores (por ejemplo: multipropósito ABC).
o Equipos de protección para el personal encargado de almacenamiento cuyo propósito es el de atender emergencias tales como: máscaras para vapores, cascos, overoles, gafas, guantes de plástico, botas de caucho, etc.
o Disposición de llaves de agua para enjuague de cara y manos por exposición a insumos químicos contaminantes.
• Los insumos que son dispuestos en otros envases por daños deberán ser etiquetados nuevamente con la disposición del tipo de insumo que contienen.
• El encargado de almacenamiento es el responsable de llevar el respectivo registro de los insumos ingresados a almacenamiento, con el fin de no perder el control de los insumos
Las siguientes son una serie de figuras que muestran la posible distribución de la infraestructura que deberían tener las bodegas para almacenamiento de insumos en planta extractora3.
• Figuras de infraestructura para bodegas de almacenamiento de insumos en planta extractora
3 Guía para el almacenamiento de los insumos agrícolas, ICA, 2007
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• Muro contrafuego e iluminación con láminas translúcidas
• Adecuada ubicación, apilamiento e identificación de las zonas de una bodega
• Ubicación de los equipos de respuesta ante emergencias
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• Adecuada señalización e iluminación de la bodega
• Identificación y señalización de la salida de emergencia
• Adecuado sistema de ventilación y aireación
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