5. recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos

médicos

2 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 4

MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................... 4

1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO ............................ 5

1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIÓN .......................................................................................... 5 1.1.1 Objetivo .................................................................................................................................. 7 1.1.2 Enfoque basado en procesos ................................................................................................... 7

1.2 PLANEACIÓN DEL ALMACENAMIENTO ............................................................................. 7 1.2.1 Selección del sitio ................................................................................................................... 8

Estar alejadas de sitios de alta contaminación ............................................................................................ 9 Facilitar la circulación de personas y objetos .............................................................................................. 9

1.2.2 Diseño de instalaciones ........................................................................................................ 11 Pisos .................................................................................................................................................................. 12 Paredes ............................................................................................................................................................. 12 Techos y cielo rasos ........................................................................................................................................ 12 Iluminación ...................................................................................................................................................... 13 Ventilación ....................................................................................................................................................... 13 Rayos solares ................................................................................................................................................... 14 Condiciones de temperatura y humedad .................................................................................................. 14 No contacto con el piso ................................................................................................................................. 15 Mantenimiento de la cadena de frío ........................................................................................................... 15 Medidas de seguridad ................................................................................................................................... 15 Condiciones de higiene y aseo. .................................................................................................................... 16 Señalización. .................................................................................................................................................... 17 Dotación ........................................................................................................................................................... 17

1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos ....................................................... 19 Recurso Humano ............................................................................................................................................ 19 Documentación ............................................................................................................................................... 20 Orientación al usuario ................................................................................................................................... 21

1.2.4 Aplicación de métodos de inventarios ................................................................................... 22

2 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS .................................... 22

2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN .................................................................................... 22 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN ......................................................................... 22

2.2.1 Procedimiento de verificación .............................................................................................. 22 Estudio de la documentación que contiene el negocio............................................................................ 23 Recepción y estudio de la documentación de entrega ............................................................................ 23 Comparación de los contenidos de las documentaciones ...................................................................... 23 Inspección de los productos recibidos ........................................................................................................ 24 Muestreo .......................................................................................................................................................... 27 Acta de Recepción .......................................................................................................................................... 28 Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas ...................................................................... 28

2.2.2 Procedimiento de incorporación al sistema .......................................................................... 28 Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos ............................................................. 28 Registro de salida de medicamentos y dispositivos médicos ................................................................ 29


3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ......................... 30

3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO................................................................................. 30 3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO ............................................................................. 31

3.2.1 Medicamentos....................................................................................................................... 31 3.2.2 Dispositivos médicos ............................................................................................................ 31

4 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS ...................................................................................... 32

4.1 ÁREA ESPECIAL ..................................................................................................................... 32 4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIÓN ........................................................................... 33 4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIÓN ........................................................................................... 33 4.4 ROTACIÓN ............................................................................................................................... 33

5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO ......................................... 33

5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES.................................................................. 34 5.1.1 Fotosensibles ........................................................................................................................ 34 5.1.2 Termolábiles ......................................................................................................................... 34 5.1.3 Inflamables ........................................................................................................................... 34 5.1.4 Medicamentos de gran volumen ............................................................................................ 34 5.1.5 Observación de otras evidencias ........................................................................................... 35

5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL .................................................................... 35 5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS ............................................................................................... 35

5.3.1 Justo a tiempo....................................................................................................................... 35 1. Revolución del conocimiento: .................................................................................................................. 36 2. Utilizar las cinco S para mejorar la estación de trabajo ....................................................................... 36 3. Flujo de fábrica ........................................................................................................................................... 37 4. Manejo de multi procesos ......................................................................................................................... 37 5. Operaciones estándares............................................................................................................................. 37

5.4 CONTROL DE INVENTARIOS .............................................................................................. 37 5.4.1 Toma de Inventarios ............................................................................................................. 38

Características del proceso de levantamiento de inventarios ................................................................ 38 5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO ....................................................................... 41 5.6 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA.................................................................. 41

5.6.1 Control de gestión ................................................................................................................ 41 5.6.2 Registros .............................................................................................................................. 43

ANEXOS .............................................................................................................................................. 44

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 51


Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

INTRODUCCIÓN

Los medicamentos y dispositivos médicos tienen que ser protegidos en sitios

especiales desde el momento que son recibidos del proveedor hasta que sean

distribuidos o utilizados. No se trata simplemente de disponer un local donde

guardar los productos sino que se debe disponer de un sistema organizado que

permita saber el tipo, la cantidad y la localización de los productos existentes, así

como la previsión de dotaciones para necesidades futuras y los mecanismos que

generen la información al sistema de la IPS.

A este proceso es al que se denomina recepción y almacenamiento y tiene una

importancia trascendental para la protección de los medicamentos y dispositivos

médicos. La organización de un almacén o bodega, debe tener en cuenta las

normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la

seguridad de los medicamentos y dispositivos médicos.

Existen espacios especialmente diseñados para servir a los propósitos del

almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, con las características y

el espacio adecuado para facilitar las diferentes tareas que se desempeñan dentro

de una bodega, tales como la carga, descarga, movilización y despacho, así como el

área de almacenamiento propiamente dicho.

El presente módulo contiene los procedimientos típicos que se deben aplicar en

una IPS para la recepción y el almacenamiento de los medicamentos y dispositivos

médicos.

MARCO NORMATIVO

El módulo se ajusta al marco legal siguiente:


1º Constitución Política de Colombia, artículos 48 y 49.

2º Política Farmacéutica Nacional.

3º Política de Prestación de Servicios de Salud.

4º Ley 100 de 1993, artículo 156 literal c, artículo 162.

5º Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Nos. 228, 263,

282 y 336.

6º Decreto 2200 de 2005, artículo 13.

7º Resolución 1403 de 2007.

8º Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio

Farmacéutico adoptado por el artículo 28 de la Resolución 1403 de 2007.

9º Resolución 1478 de 2006, para el caso de los medicamentos de control

especial.

10º Resolución 1043 de 2006, Anexo Técnico 1, Estándar 4, en lo pertinente.

11º Resolución 4002 de 23007, Manual de Requisitos de Capacidad de

Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos médicos.

1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y

ALMACENAMIENTO

El proceso de recepción y almacenamiento es el conjunto de actividades que

tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas

con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.

1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIÓN

Mediante la recepción la institución realiza una comparación entre lo pactado

con el proveedor (aspectos administrativos) y entre lo establecido por la legislación

vigente y lo que el producto muestra (aspectos técnicos). Es el momento en el que

la IPS se apropia realmente de los medicamentos y dispositivos médicos

comprados.

El almacenamiento tiene por objeto mantener y garantizar la calidad, la

conservación y el cuidado de los medicamentos y dispositivos médicos, para una

buena prestación de los servicios en la institución.


Dentro del Plan de gestión de Medicamentos y Dispositivos médicos (PGMD)

de cada IPS de definirán las buenas prácticas de almacenamiento (BPA). Las BPA

son las políticas, actividades y recursos utilizados en el proceso de almacenamiento

para garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos sean entregados al

personal especializado que va a utilizarlos en las condiciones de calidad y

oportunidad que permitan cumplir su función: proteger, sanar, diagnosticar o

devolver la salud.

El establecimiento de las BPA se convierte en un medio para controlar y evaluar

las condiciones y prácticas del personal involucrado en el almacenamiento y

garantizar el cumplimiento de las normas. Para su cumplimiento deben estar

definidos cuatro componentes: La infraestructura, el personal, el ordenamiento y la

gestión administrativa.

Figura 1. Sistema de Gestión de Medicamentos y Dispositivos médicos


1.1.1 Objetivo

Generar las condiciones apropiadas para la recepción y almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos necesarios para el desarrollo de los servicios

prestados por las IPS y en las condiciones de calidad que den la efectividad de las

intervenciones.

1.1.2 Enfoque basado en procesos

Las actividades que componen la recepción y almacenamiento gestionan la

transformación de elementos de entrada (inputs), en resultados (outputs), su

identificación e interacción entre si, se basa en la metodología del “enfoque basado

en procesos”.

Figura 2. Mapa de Procesos Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos

médicos

1.2 PLANEACIÓN DEL ALMACENAMIENTO


La planeación de las áreas de almacenamiento debe tener en cuenta el producto:

lo que va a almacenarse y distribuirse; la cantidad o volumen, el recorrido: el

proceso y orden de las operaciones, y el tiempo: para qué período se deben prever

el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.1

Para la disposición de las diferentes áreas se debe realizar un plan general. En

ciertos casos parece sencillo disponer los elementos y equipos sobre la superficie,

después de hacer un ejercicio de distribución, una y otra vez hasta conseguir un

resultado satisfactorio. Pero en una bodega o almacén esta solución conducirá a

una pérdida de tiempo, a dejar instalaciones inutilizadas, o a molestar al personal.

Estos problemas pueden evitarse si se dedica el tiempo a proyectar la instalación

según procesos lógicos, flujos de materiales y personal.

Por ejemplo, productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en

un lugar accesible y con recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos

parenterales, etc.). El tamaño del almacén se puede reducir notablemente si se

establecen indicadores para conseguir tiempos de reposición cortos. El área de

recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada programación

de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución y/o a las

negociaciones con los proveedores. El número y volumen de los elementos

almacenados dependen directamente del perfil epidemiológico de la población. El

tamaño del inventario depende de la política de compras que tenga la IPS.

El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Selección del sitio.

Diseño de instalaciones.

Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la

conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.

Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de

los medicamentos y dispositivos médicos y apoyen la planificación de las

adquisiciones.

1.2.1 Selección del sitio

1 Richard Muther. PLANIFICACIÓN Y PROYECCIÓN DE LA EMPRESA INDUSTRIAL. Editores

Técnicos Asociados. Barcelona, 1968


La selección del sitio dentro de la IPS debe cumplir con unas condiciones de

acceso, tamaño y localización especiales.

Estar alejadas de sitios de alta contaminación

Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta

contaminación, para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la

estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.

El almacenamiento debe garantizar la estabilidad de los medicamentos y

dispositivos médicos. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la

temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire (CO2, CO, O2) y la

humedad.

Facilitar la circulación de personas y objetos

Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer

piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal

manera que se facilite la circulación de personas y de materiales.

El acceso. En el almacén se atienden clientes externos (proveedores) e internos

(pacientes, servicios, etc.) por ello su ubicación debe permitir la atención adecuada

y el flujo fácil de personal y materiales.

Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al

almacén debe tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la

atención. El almacén central debe estar ubicado en el primer piso y los

subdepósitos deben ser equidistantes a los servicios que atiendan. Por ejemplo, el

Servicio Farmacéutico debe estar cerca de urgencias, cirugía y atención

ambulatoria, entre otros.

El tamaño. Depende del tipo y cantidad de elementos que se van a almacenar y

las áreas o secciones en las que se va a dividir el espacio según los productos y los

servicios que se presten.

Para determinar el tamaño deben considerarse los siguientes aspectos:


Cantidad de productos a almacenar

Frecuencia de compras y entregas (de proveedores y a los servicios o

instituciones adscritas).

Volumen y características de los materiales.

Ejemplo:

Dentro del listado de medicamentos de una IPS de tercer nivel, con un número de X de camas, el

consumo promedio mensual de solución salina normal por 500 ml es de 13.000 bolsas y el consumo

promedio mensual de solución de lactato de Ringer por 500 ml es de 10.000 bolsas. Estos productos

hacen parte del listado de mayor volumen y mayor consumo. La presentación comercial de los

productos mencionados es de 30 unidades por caja. La IPS establece compras con entregas parciales

semanales.

El área ocupada por cada caja es de .098 m² (.28 x .35)

Total de entregas: 23.000 bolsas/4 semanas = 5.600 bolsas por semana

Total de cajas: 5.600/30 =186.7 => 187

El área requerida para el almacenamiento de 5.600 unidades entregadas semanalmente será el

correspondiente al área ocupada por cada caja multiplicado por el número total de cajas.

El área requerida es de 187 cajas x .098 m² =18.32 m² en un solo nivel. Contando con estibas de

almacenamiento de 1.20 m x 1.20 m se podrían acomodar (1.44 /.098 = 14.69) =>14 cajas por nivel.

Si se hacen arrumes de cuatro niveles de cajas (1.50 m máximo y las cajas son de .30 m de alto)

tenemos 14 x 4 = 56 cajas por estiba.

El número de estibas se determina: 187/56 = 3.34 => 4 estibas. El área para cuatro estibas es 1.44 m²

x 4 = 5.76 m². Área adicional para circulación: 5.76 m² x 1.2 = 6.91 m². 2

Conclusión: Para almacenar 5.600 unidades que equivalen a 187 cajas de 30 unidades cada una, se

requieren 4 estibas con 56 cajas por estiba, y un área total de 6.91 m².

El área total mínima de almacenamiento será la suma de los cálculos de espacio

requerido para cada producto de alto consumo y volumen, más el espacio

requerido para funciones específicas consideradas en el diseño del área.

Para el cálculo del área total requerida se deben contemplar los espacios de

almacenamiento de productos de baja rotación y consumo y los espacios

destinados para las funciones de recepción, entrega, administración, etc.

Recomendaciones:

2 Factor multiplicador para calcular áreas de circulación. Factor de circulación se refiere al espacio que se

considera adicional al calculado para disponer pasillos y corredores de acceso y circulación.


Consultar el programa de necesidades de la institución (cantidades anuales requeridas,

clasificación ABC, clasificación por tipo de producto, consumos históricos, unidades mínimas de

consumo, programa de entregas, etc.).

Determinar el número total de clientes externos e internos del almacén (subdepósitos, centros de

costo, dispensación a pacientes ambulatorios u hospitalizados, tipo y número de proveedores,

etc.).

Establecer el listado de productos que ocupan mayor volumen y de productos de alto consumo

en la institución (Criterios de clasificación ABC y VEN).

Calcular el espacio ocupado por el mayor volumen de pedido para cada elemento del listado

elaborado (teniendo en cuenta los programas de entregas parciales).

Considerar la proyección de crecimiento de la institución o de los servicios.

Determinar el área total.

La altura libre mínima de una bodega recomendada debe ser de 3.00 m con el fin de hacer uso

óptimo del espacio aéreo, ó de 6.00 m si se piensa en aumentar la capacidad con la construcción

de un mezzanine. La mayoría de las estanterías tienen una altura útil de 2.00 a 2.40 m, lo que

permite el uso de los entrepaños superiores para almacenamiento. En este caso es importante

contar con una escalera para evitar problemas y accidentes.

Ubicar un depósito independiente de líquidos en la institución y realizar programas de entregas

parciales con los proveedores.

Mejorar el proceso de suministros y administración del almacén con el establecimiento de

indicadores para lograr una alta rotación de inventarios para reducir costos y esfuerzos y

prestar un mejor servicio.

1.2.2 Diseño de instalaciones

Para lograr un servicio eficiente un almacén debe contar con las siguientes

áreas:

Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.

Área de cuarentena de medicamentos.

Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de

productos que se van a distribuir y/o dispensar.

Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de

control especial.

Área para el despacho de medicamentos y dispositivos médicos.

Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos

que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.

Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos

y retirados del mercado.


Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la

reglamentación vigente.

Adicionalmente, el área de almacenamiento debe contar con espacios para la

zona administrativa, servicios públicos, vestier, gabinetes de incendios y

extinguidores, y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para material de

riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.),

Pisos

Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil

limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y

accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibración.

Se debe contar con un eficiente sistema de alcantarillado que recoja las aguas

lluvias y residuales para evitar inundaciones. El sistema debe estar diseñado de tal

forma que en el interior del almacén o bodega el piso tenga desniveles hacia los

puntos de recolección de aguas en el exterior. No es recomendable tener sifones o

rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de ratas a través de las

alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben instalar

mallas o rejillas seguras.

Paredes

Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores

ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su

terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.

Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo

para su manejo, se requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación y su

acceso debe ser restringido.

Techos y cielo rasos


Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores

ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su

terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.

Iluminación

Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e

identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la

documentación.

La luz artificial debe llegar a 200W en áreas de recepción y en las zonas de

verificación, y entre 200W a 400W en zonas donde se manejen mercancías

pequeñas o pequeñísimas o la letra de identificación sea muy pequeña.3

Ventilación

Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la

conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe

entenderse por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían

permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y

suciedad del exterior.

La contaminación cruzada puede presentarse cuando existen gases

contaminantes y poca ventilación. Los principales gases contaminantes son el CO2

(gas carbónico), el CO (monóxido de carbono), el vapor de agua, entre otros. Se

disminuye asegurando de uno a dos cambios de aire por hora, como mínimo,

dentro de las instalaciones (permitir circulación de aire de un extremo a otro del

recinto con ventanas altas localizadas en puntos opuestos, o con la disposición de

elementos mecánicos de ventilación).

Los antibióticos se contaminan por la presencia de gases y a su vez ellos pueden

contaminar a los demás productos, este es otro tipo de contaminación cruzada, la

que es controlada de manera estricta en la industria farmacéutica mediante el

aislamiento de la zona de producción y procesamiento de antibióticos.

3 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 8 DE383.011/93. VALORES DE ILUMINANCIA Y CALIDADES

RECOMENDADAS PARA EL LÍMITE DE REFLEJO.


Rayos solares

Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos

y dispositivos médicos dentro de las áreas de almacenamiento.

Condiciones de temperatura y humedad

En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen

las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el

fabricante. Se llevarán registros de control de estas variables con un termómetro

adecuado y un higrómetro calibrado.

Tabla 1. Rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo especificado por los

fabricantes de medicamentos y dispositivos médicos

Condición Temperatura

Temperatura ambiente controlada 15° a 30° C

Guardar en refrigerador 2° a 8° C

Guardar en congelador -20° a 0° C

Consérvese en lugar fresco 8° a 15° C

Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy

alta y la etiqueta recomienda que se deba almacenar en lugar fresco,

el producto puede guardarse en un refrigerador, ajustando el rango

mediante el termostato.

Sin indicación Si no se especifica una temperatura de almacenamiento o en la

etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la

temperatura del lugar debe mantenerse hasta un máximo de 30° C.

Temperaturas superiores deterioran los medicamentos pues alteran

la estabilidad y por ende la calidad de los mismos.

La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire. Se

expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se

mide con un instrumento llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el

termómetro en sitios críticos del almacén para luego llevar registros o elaborar

gráficas de temperatura y humedad. La humedad relativa recomendada debe estar

entre 60% y 70 %.


Algunos medicamentos traen en sus empaques originales una bolsita con un

material que ayuda a conservar las condiciones de almacenamiento, la cual no

debe ser retirada del frasco porque está ayudando a mantener un ambiente seco.4

No contacto con el piso

Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo

con el piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable

y fácil de limpiar.

Mantenimiento de la cadena de frío

Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos

fríos, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que

garantice el mantenimiento de la cadena de frío, en caso de interrupciones de la

energía eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos que registren

la temperatura. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las

necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad territorial de salud,

quien podrá disponer el aumento del número de los mismos.

Medidas de seguridad

Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal.

Sin embargo, algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado

manejo de los almacenes:

Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción

(dotarla cómodamente) y con horarios y fechas determinadas (recepción de

productos, atención a proveedores, consulta de carteleras y convocatorias a

cotización, etc.). Estas medidas pueden facilitar un registro de visitantes y

mejor manejo del tiempo.

Establecer áreas restringidas, señalizarlas e impedir el ingreso a terceros.

Establecer el uso de distintivos a personas visitantes. 4 Claudia E. González C., Omar de J. Correa C., Carlos Moreno R., Gloria Y. Jaramillo. CURSO DE

GERENCIA Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

ESENCIALES. UNIDAD 5


Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubica la documentación y

los productos. Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos

escritos en los que quede definido quien entra y que función cumple al

entrar. Solamente una persona debe poseer el dominio de las llaves de

entrada al área en donde está depositada la mercancía. Establecer pólizas de

manejo para los empleados responsables.5

Garantizar la hermeticidad de claraboyas, cielo raso, zarzo, trampas, etc.

para impedir la entrada de aves, roedores e insectos.

En las hojas de las puertas se recomienda colocar “defensas” de caucho para

evitar la entrada de alimañas como cucarachas, roedores, etc.

El Servicio Farmacéutico debe cumplir con las normas de manejo de los

medicamentos de control especial.6

El área de almacenamiento debe contar con teléfono, carteleras, boletines,

informes, correo, radio, fax, computadores en red, acceso al correo electrónico, etc.

Condiciones de higiene y aseo.

Se debe elaborar un programa de limpieza, aseo general y control de plagas que

incluya:

Mantenimiento de estantes e productos en general libres de polvo y de

partículas adheridas a los empaques.

Mantenimiento de la nevera o refrigerador limpio y libre de alimentos. Se

debe usar exclusivamente para el almacenamiento de los productos que lo

requieran.

Aseo general de toda el área del almacén. Limpieza de estibas, limpieza y

desinfección de los servicios sanitarios, etc.

Instrucciones al personal sobre normas de higiene personal, no fumar ni

consumir alimentos dentro del almacén.

Periodicidad, procedimientos y cuidados especiales que se deben tener en

cuenta para realizar fumigaciones o desratizaciones.

5 Ruiz Víctor E. ASESORÍA SOBRE BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO PARA LAS

COOPERATIVAS DE HOSPITALES DE COLOMBIA. 6 El manejo de los medicamentos de control está sujeto a la normatividad expedida por el Fondo Nacional de

Estupefacientes y la Secretaría de Salud del ente territorial correspondiente.


Señalización.

Las áreas de almacenamiento deben tener una delimitación de las diferentes

zonas (áreas de circulación, zonas de empaque, de recepción, etc.) con líneas

pintadas o cinta del color correspondiente de 10 cm de ancho.

Figura 3. Código de colores 7

Área de Recepción

Verde

Área de RevisiónRojo

Área de almacenamiento

Amarillo

NaranjaÁrea de Cuarentena No. 1

Área de Cuarentena No. 2Negra

Área de Medicamentos de Control

Violeta

Área de Reciclaje

Rojo rayado

Área de cadena de frío

Azul

Área de preparados magistrales

Azul rayado

Zona de extinguidores, o gabinete de incendio con cuadrado rojo 60 x 60 cm.

Colocación de avisos en sitios estratégicos con leyendas: NO FUMAR, NO

CONSUMIR ALIMENTOS, SALIDA DE EMERGENCIA, ÁREA

RESTRINGIDA, NO CORRA, PISO RESBALOSO, TELÉFONO DE

BOMBEROS y otros que ayuden a proteger la integridad de las personas y

de los productos.

Dotación

Las áreas de almacenamiento deben contar con los recursos necesarios para su

funcionamiento:

Estibas. Se emplean para almacenar productos en su embalaje completo.

Protegen los productos que se colocan en el piso de la humedad, accidentes

7 Fuente: República de Colombia, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 2400 de mayo de

1979. Estatuto de Seguridad Industrial. Bogotá, 1979.


y deterioro de los empaques. Es recomendable usar estibas plásticas, ya que

las de madera pueden generar focos de contaminación.

Estantes, vitrinas y columnas de almacenamiento. Garantizan el

ordenamiento de los productos, la fácil ubicación y el control de las

existencias.

Medios de refrigeración. Para los elementos que lo requieran.

Estantería de seguridad. Para los medicamentos de control especial y los de

alto costo.

Montacargas. Se justifican para los almacenes grandes de IPS de mediana y

alta complejidad, según la cantidad de productos que manejan.

Escaleras. La estantería permite organizar los productos y aprovechar el

espacio aéreo eficientemente aunque se pueden presentar problemas en la

utilización los entrepaños superiores. Las escaleras resuelven este problema

y evitan accidentes.

Controladores ambientales. Se pueden prevenir deterioro de productos

sensibles con termómetros ambientales e higrómetros ubicados

estratégicamente.

Extinguidores, gabinetes y detectores de incendios en los almacenes para

prevenir accidentes.

Dotación de oficina. Para funciones administrativas (computador,

archivadores, escritorios, sillas, tarjeteros, etc.).

Percheros. Permiten mantener el orden el almacén.

Carteleras. Garantizan comunicación, actualización y educación de los

funcionarios.

Papeleras y canecas. Para desecho de material, en lo posible clasificadas

según el tipo de desecho de acuerdo con el código de colores respectivo y a

la clasificación definida en el PGIRH. No debe haber material de desecho en

ningún momento en el piso, sugiere desorden, desaseo y peligro potencial.

Recomendaciones:

Los almacenes de las IPS deben garantizar una iluminación que dé lugar a condiciones agradables

de trabajo. Sin embargo, deben evitarse ventanales o claraboyas que dejen pasar luz solar directa

sobre los productos o los estantes ya que la radiación ultravioleta de la luz solar, además de

aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro tipo de

productos. Ubicar los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar

protegidos de la luz.

Se debe exigir a los fabricantes que en la etiqueta de los productos aparezca, cuando sea necesario, la

orientación de proteger de la luz productos fotosensibles. Es deber de los fabricantes de


medicamentos y otros productos que aparezcan en la etiqueta del producto las condiciones

adecuadas de almacenamiento.

Mediante asesoría o revisión bibliográfica hacer un listado de los medicamentos y otros productos

con las especificaciones y recomendaciones de almacenamiento. Colocarlo en un lugar visible.

Si en una IPS se piensa construir un almacén debe descartarse la ubicación cerca de las calderas

(por alta temperatura), central de esterilización (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura

y contaminación cruzada), estacionamiento (por contaminación cruzada) y depósito de basuras (por

contaminación cruzada).

1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos

El desarrollo de políticas y procedimientos constituye un paso preliminar

esencial para el trabajo que se pretenda abordar. Las políticas y procedimientos

sirven como herramientas para crear organización, estructura y planificación de la

carga de trabajo.8

Dentro del PGMD la IPS debe establecer los requisitos para la gestión del

proceso de recepción y almacenamiento en lo referente al recurso humano, la

documentación y la orientación al usuario.

Recurso humano

De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de productos

manejados se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén. Se

recomienda que los operarios y personal que maneja el kárdex tengan formación

básica sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en su manejo

y claridad frente a las implicaciones de manejar productos destinados al servicio

de salud.

Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el

desempeño de sus funciones (blusa, overol, guantes, gafas de protección,

tapabocas, etc.). La ropa de trabajo, en lo posible uniforme, debe ser cambiada

periódicamente (en algunos casos el cambio debe ser diario como en el Servicio

Farmacéutico), de forma que genere de forma permanente buena impresión a los

clientes internos y externos. Se recomienda que las blusas de trabajo no tengan

8 SAVELLI A., SCHWARZ H., ZAGORSKI A., BYKOV A. Manual para el desarrollo y mantenimiento de

formularios terapéuticos para hospitales. Washington, D.C./Moscú. Enero de 1996


bolsillos: uno muy pequeño para lápiz a la altura del pecho y con la menor

cantidad de abotonaduras posibles.9

Documentación

Para una buena administración del almacén o bodega se requiere sistematizar la

información a través de la siguiente documentación:

Kárdex: Indica el movimiento de los productos con fecha, destino, cantidad y

precio, entre otros. Cada producto debe tener una tarjeta de movimiento en donde

la descripción corresponda a la denominación común internacional del producto

(nombre genérico), a la unidad mínima de despacho o unidad de consumo10 (por

ejemplo tableta, ampolla, unidad, etc.) En la actualidad el kárdex se maneja

mediante diversos programas o software. Manual o automatizado lo importante es

que la información sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que

los procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues,

recepción, etc.) y sean conocidos por todo el personal del almacén.

Para la clasificación y manejo del kárdex se sugiere organizarlo con la misma

estructura de las subcuentas del plan contable de la entidad por funcionalidad y

facilidad para la elaboración de los informes requeridos por contabilidad.11

El método de valorización comúnmente aceptado en las IPS es el promedio

ponderado.

Ejemplo:

100 unidades de un mismo producto:

40, antiguas se compraron a $500

60, de reciente adquisición se compraron a $600

(40 x $500) + (60 x $600) = $56.000

$56.000/100 =$560 (promedio ponderado)

9 RUIZ Victor Eduardo. Op. Cit.

10 Unidad mínima de consumo: Es la mínima unidad de despacho que permite un producto sin perder su

integridad ni su identificación completa 11

MANUAL DE GESTION DE RECURSOS FISICOS. Guías de capacitación y consulta. Programa de

Mejoramiento de los Servicios de Salud. Dirección General para el Desarrollo de los Servicios de Salud.

República de Colombia. Ministerio de Salud.


Tarjetas murales: Se asimila a una tarjeta de kárdex visible, pegada al frente del

sitio donde se encuentra ubicado el producto. Permite saber la cantidad exacta del

producto en cualquier momento, se actualiza en el instante en que se despacha o

dispensa el elemento y es un buen mecanismo de control de kárdex a través de la

confrontación de datos.

Ficheros de ubicación: Previa numeración de estantes, entrepaños y calles del

almacén debe establecerse un directorio de ubicación de los productos. Garantiza

la ubicación rápida en caso de emergencia, ausencia o reemplazo del personal del

almacén y facilita la realización de inventarios. El fichero de ubicación es la

herramienta fundamental del almacenamiento caótico.

Ejemplo

El producto acetaminofén 500 mg tableta aparece en la ficha de ubicación como 1.3.7/A.A. que

corresponde a la calle No. 1, estante No. 3, entrepaño No. 7, grupo farmacológico antiinflamatorios

no esteroides A, orden alfabético A. La numeración de las calles corresponde a los pasillos (oriente-

occidente) entre estantes y de acuerdo al tamaño del almacén debe considerarse la numeración de las

carreras también (norte-sur).

Formatos: Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a

manejar la información y consolidarla. Se recomienda que no sea un número muy

elevado y que cada vez que se vaya a implementar se evalúe su conveniencia

(pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de producto y recepción

administrativa).

Informes contables: La elaboración de los informes contables a los organismos

de control o a los departamentos internos que los requieran no consume tanto

tiempo, como tradicionalmente sucede, si se cuenta con un sistema adecuado de

reporte de descargues, entradas, etc. Para ello es importante contar con una forma

única o normalizada de denominación de los productos y de codificación y

clasificación de los mismos, en lo posible que correlacione el código del plan de

cuentas, la codificación del almacén, el Servicio Farmacéutico y el sistema de

facturación.

Orientación al usuario


Con los proveedores (usuarios externos) hay que establecer mecanismos claros

de comunicación, definir las condiciones de entrega y transporte de los

medicamentos y cumplimiento de las cláusulas contractuales.

En relación con los usuarios internos, la adecuada administración del almacén es

el punto de apoyo de la gerencia del área de suministros porque proporciona

información sobre los gastos, el comportamiento histórico de los consumos por

servicio, los proveedores, la calidad de los productos, la racionalidad en la

prescripción, facilita la elaboración de informes contables, etc. El soporte de una

buena gestión administrativa es el manejo adecuado de la información.

1.2.4 Aplicación de métodos de inventarios

El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,

procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este

control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario

y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar

inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario

permanente.

2 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS

2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN

El director o la persona que éste delegue del Servicio Farmacéutico de las IPS o

del establecimiento farmacéutico, recibirán los medicamentos y dispositivos

médicos adquiridos.

2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN

La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos comerciales

y técnicos de verificación y procedimientos de incorporación al sistema.

2.2.1 Procedimiento de verificación


En la verificación se seguirá el siguiente procedimiento:

Estudio de la documentación que contiene el negocio

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las

condiciones del negocio.

La entrada a almacén o Servicio Farmacéutico desde el punto de vista contable

contiene tres informaciones: qué producto ingresa, el valor (compra) y el

proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del inventario pueda

verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato

de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar a almacén

o Servicio Farmacéutico.

Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo establecido en

las normas comerciales de la IPS y pactadas en el momento de la compra.

Se verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,

en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de

suministro o la orden de compra. Se constata si el producto cumple o no con las

condiciones pactadas en la compra.

Nombre genérico del producto solicitado vs. el despachado.

Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.

Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)

acordados.

Fechas y formas de entrega.

Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

Recepción y estudio de la documentación de entrega

Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la

entrega.

Comparación de los contenidos de las documentaciones


Se comparará el contenido de la documentación que contiene el negocio con el

contenido de la documentación de entrega, para establecer la correspondencia

entre los productos entregados y los productos especificados en el negocio,

respecto de fecha de entrega, cantidades, condiciones técnicas, etc.

Inspección de los productos recibidos

Se procederá a realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos

médicos para verificar la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de

vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de

almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de

empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la

negociación.

Se comunicará a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la

legislación vigente, cuando no cumplan con las especificaciones técnicas de calidad

en la diligencia de recibo.

Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las

especificaciones técnicas del producto y las establecidas en el momento de la

compra.

El responsable de este proceso es el jefe del Servicio Farmacéutico y/o jefe de

almacén. Las características técnicas del producto que llega al almacén o Servicio

Farmacéutico deben ser las estipuladas en la orden de compra.

Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea

exactamente el solicitado, en la forma farmacéutica y concentración

estipulada.

Fecha de vencimiento: No debe recibirse en producto que tenga menos de

dos terceras partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su

vencimiento.

Número de lote. El número de lote es importante porque en caso de

presentarse un problema de calidad, el número de lote orienta el

seguimiento. No se debe fraccionar un pedido en un número elevado de

lotes de fabricación, no se deberá aceptar más de dos lotes en un mismo

pedido de un producto. Cuando un proveedor entrega un pedido de


diferentes números de lote incrementa los riesgos de calidad de los

productos que entrega.

Certificaciones solicitadas (BPM, certificados de calidad): Si el contrato de

suministro o la orden de compra así lo estipula, debe entregarse con el

pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad. Por ejemplo,

certificado de análisis del producto, certificado de buenas prácticas de

manufactura del fabricante, u otro certificado similar.

Se revisan además otras características:

Embalaje: Sellados en buen estado y secos.

Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.

Tapas: Presencia de banda de seguridad.

Etiqueta: Impresión firme y clara.

Blíster: Sellados, llenos, con información básica.

Otros aspectos a tener en cuenta

Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se

pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por

parte del responsable del almacén. Ver Tabla 2.

Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color,

acabado, etc.

Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica est{ por debajo o

por encima de un límite fijado.

Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones

previamente establecidas. Se clasifica en:

Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.

Defecto mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir

considerablemente el uso del producto.

Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.

Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de

recepción, la Institución debe definir unos niveles aceptables de calidad (NAC)

dentro del PGMD para cada uno de los defectos. Por ejemplo, puede definirse el


1% para defectos críticos, 6.5 % para defectos mayores y 15% para defectos

menores.12

La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el

NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción. El

lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el

NAC respectivo, si es superior al establecido en la tabla se rechaza.

Tabla 2. Análisis organoléptico para inspección de productos

Productos Observaciones

Tabletas

Se observará que no tengan manchas, que no estén decoloradas, que

no estén quebradas ni pegajosas, que no tengan polvo adherido a la

superficie; igual tamaño, color y apariencia

Cápsulas

No deben estar abiertas o vacías, no deben tener polvo adherido, no

deben estar deformadas, sin trazas de humedad, igual color y

apariencia.

Soluciones

Que no se observen materiales extraños, ni turbidez ni presencia de

gas.

Contenido completo, que estén cerrados herméticamente, incluyendo

banda de seguridad.

Emulsiones

Que sean homogéneas, sin gas ni materiales extraños.


banda de seguridad.

Suspensiones

Que al agitarla se redisperse adecuadamente.


banda de seguridad.

Líquidos inyectables Que no tengan partículas en suspensión, que no tengan turbidez, que

el contenido esté completo.

Polvos para reconstruir

No deben estar apelmazados. Los polvos para inyección deben

desprenderse fácilmente del frasco, deben tener color uniforme, que

disuelvan fácilmente.

Polvos o granulados para

reconstruir a solución oral Que dispersen fácilmente, color y granulado uniforme.

Cremas y ungüentos Que los tubos no estén colapsados ni con perforaciones o rupturas,

que el cierre esté hermético.

Equipo para la

administración de

soluciones parenterales

Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores no están en

su sitio.

Nota de advertencia: “NO USAR CON SANGRE O CON

COMPONENTES SANGUÍNEOS”

Equipo para transfusión de Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores no están en

12

República de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Técnicas de Calidad. Guía de Análisis de

Medicamentos, M.M.Q., Cosméticos productos de limpieza, 3a. edición. Bogotá. 1994


Productos Observaciones

sangre su sitio

Guantes quirúrgicos Si están empolvados, se debe colocar aviso que el polvo de la

superficie debe ser removido asépticamente antes de iniciar los

procesos de operación.

Si son estériles, verificar que el paquete no esté abierto o dañado.

Muestreo

Se definirá el plan de muestreo a utilizar y calculará el tamaño de la muestra. La

muestra al azar se extraerá del total del lote y se procederá de conformidad con lo

estipulado en la Resolución del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos

y Alimentos -INVIMA 2004008172 de 2004 y demás normas que lo

complementen, modifiquen o sustituyan. Este requisito es de aplicación opcional

por parte de los establecimientos farmacéuticos minoristas.

Otro método utilizando es la norma Icontec 1097 (tablas militares 105 D),13 en

donde se indica que la muestra es un conjunto de unidades escogidas, cuyas

observaciones son representativas y pueden inferirse a toda la población.14

El muestreo lo debe realizar el funcionario encargado del manejo de los

medicamentos (químico farmacéutico o regente de farmacia), o el profesional

técnico del producto a analizar, de acuerdo con la norma antes mencionada.

El muestreo es la toma de unidades de una población para analizar por medio

de ellas toda población. Este nos permite hacer inferencias acerca de una población

con base en la información obtenida en una muestra.

Los diferentes métodos para seleccionar la muestra son conocidos como diseños

de muestreo; el objetivo principal de estos diseños es dar indicaciones para la

selección de una muestra que sea representativa de la población bajo estudio,

proporcionando así una cantidad especificada de información a un costo mínimo.

Si la población bajo estudio es uniforme en las características que serán medidas,

casi cualquier muestra produce resultados aceptables.

13

Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Norma Icontec 1097 (MS -105 D) 14

MORENO, R. Carlos y otros. Curso de Administración de Sistemas de Suministro de Medicamentos

Esenciales. Calidad total y calidad de medicamentos esenciales. Universidad de Antioquia, OPS, OMS.

Módulo 8. Primera edición. Medellín, 1993.


Al muestrear se tomarán las precauciones necesarias para que el muestreo se

lleve a cabo en forma aleatoria y que la muestra sea una muestra aleatoria.

Una muestra aleatoria se selecciona de forma que toda combinación de n

mediciones de la población tenga la misma probabilidad de ser seleccionada.

Acta de Recepción

Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el

procedimiento de recepción, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de

unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de

trasporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones

administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita

identificar en todo momento la muestra tomada. El acta será firmada por la

persona que recibe y la que entrega y será archivada en el sitio previamente

designado y en orden sucesivo.

Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios

farmacéuticos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los

establecimientos farmacéuticos.

2.2.2 Procedimiento de incorporación al sistema

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos

El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico registrará en los

medios existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha,

valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos médicos

recibidos.

Esta labor estará a cargo del director del Servicio farmacéutico, jefe de almacén,

responsable de inventarios, digitador.


Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al

sistema contable de la IPS. En este procedimiento se involucran:

Compras.

Inventarios: existencias, costo de adquisición.

Proveedores - cuentas por pagar.

Flujo de fondos.

Se genera el listado de vencimientos por producto y por número de lote

Los elementos del costo son: La mano de obra, los productos hospitalarios

(medicamentos y dispositivos médicos) y los costos indirectos. Los productos son

determinantes del costo directo del servicio, por lo que se deberá brindar

información periódica (preferiblemente mensual), detallada y valorada a la

contabilidad de la IPS.

La información derivada del ingreso de los productos sirve para la construcción

del sistema de costos de la IPS, el que a su vez sirve para definir las tarifas, hacer el

presupuesto, evaluar la ejecución de los recursos y calcular la rentabilidad de los

servicios.

En caso de presentarse medicamentos no conformes con las especificaciones se

diligencia el formato de nota debito para su descuento del valor de la compra,

junto con la factura original del proveedor y copia del contrato de suministro u

orden de compra, se hace llegar a contabilidad para el pago, de acuerdo con las

condiciones estipuladas.

Registro de salida de medicamentos y dispositivos médicos

Se debe contar con los procedimientos descritos dentro del PGMD para realizar

los registros de salida de almacén de los medicamentos y dispositivos médicos con

el objeto de determinar responsabilidades en cuanto al pago de los productos y a

las personas involucradas.

La salida de los medicamentos y dispositivos médicos afecta la contabilidad de

la IPS en los siguientes aspectos:

Ventas: nombre del paciente y/o nombre de la EPS o pagador


Consumo: Centro de costos al que se ha de cargar la baja

Inventarios

Clientes-cuentas por cobrar

Caja-bancos (si es una venta de contado)

Flujo de Fondos

3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS

Los dispositivos médicos y medicamentos serán distribuidos dentro del área de

almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo

con la clasificación farmacológica y por orden alfabético (medicamentos), acorde

con los criterios de almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la

frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel de atención. Se

deben establecer medios de almacenamiento que permitan una rápida

identificación y asignar códigos a los medios de almacenamiento (espacios, áreas

físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos médicos (normalización).

Los sujetos de aplicación podrán utilizar cualquier otro sistema de ordenamiento

técnicamente viable, que permita minimizar los errores de distribución.

El ordenamiento del almacén responde a una clasificación previa de los

productos, a la unificación de la denominación dentro de la IPS (uso de nombres

genéricos y descripciones completas, unidades mínimas de consumo, etc.) a la

rotación de cada elemento, a la cantidad, al tamaño y a las fechas de vencimiento

de los medicamentos y dispositivos médicos.

No existe una manera ideal de ordenamiento de productos, obedece a las

condiciones de cada institución y al tipo de personal que maneja los medicamentos

y dispositivos médicos. Lo importante es que el tipo de ordenamiento elegido se

mantenga en el tiempo y haga parte de una política establecida dentro del PGMD

sobre el manejo y administración del almacenamiento.

3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO

Establecer espacios para los elementos según la clasificación de uso. Las clases

de elementos propuestas son las siguientes (según los elementos y servicios que

maneje cada institución):


Medicamentos.

Material médico-quirúrgico.

Material para imagenología.

Material odontológico.

Material de reactivos y laboratorio clínico.

Materiales, repuestos y accesorios.

Víveres y rancho.

3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO

Ordenamiento de cada clase de producto propuesto:

3.2.1 Medicamentos

El orden de los medicamentos debe atender también a criterios asistenciales. La

recomendación es que los medicamentos deben ser dispensados por personal

especializado que pueda mantener el orden de los mismos por grupo

farmacológico. Al interior del grupo farmacológico, los medicamentos se deben

ordenar alfabéticamente según el nombre genérico y finalmente, deben ubicarse en

la estantería atendiendo al movimiento, al tamaño, a las fechas de vencimiento y al

criterio PEPS (primeros en entrar primeros en salir) que además permite en control

de inventarios.

3.2.2 Dispositivos médicos

Si es posible, en el almacén se deben ubicar estos productos clasificados por

orden alfabético. Una propuesta es la siguiente:

Agujas desechables

Cánulas

Catéteres

Colectores y depósitos

Conectores

Detergentes y desinfectantes

Elementos de esterilización

Equipos de administración de soluciones


Guantes

Hojas de bisturí

Jeringas desechables

Material de curación

Material de ortopedia y osteosíntesis

Sondas y tubos

Vendas

Otros

Para los demás tipos de productos se debe elegir un orden interno que permita

su control y conservación.

En las IPS donde el almacén es demasiado grande se recomienda aplicar el

llamado almacenamiento caótico. Se refiere al sistema de ordenamiento de los

productos en el sitio que esté disponible dentro del almacén en el momento de la

recepción, es decir, muy pocas veces un producto estará almacenado en el mismo

lugar, incluso un mismo producto podrá estar ubicado en diferentes lugares.

Al recibir un pedido se verifican los espacios disponibles y se ubica el producto

en el lugar más conveniente (en lo posible un producto del mismo lote y fecha de

vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su

ubicación en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable

que cada espacio tenga su código. Se debe garantizar que la información esté

disponible en todo momento. Este tipo de almacenamiento permite utilizar al

máximo todo el espacio disponible.

4 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS

Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:

4.1 ÁREA ESPECIAL

Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o

dispensación y se debe prevenir su redistribución hasta que se decida que están

disponibles.


4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIÓN

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para

su distribución o dispensación, si cumplen con las condiciones siguientes:

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las

condiciones establecidas por el fabricante.

El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.

Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o

servicio farmacéutico, para autorizar su devolución. Esta evaluación debe

tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de

almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso

necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o

persona calificada de la casa fabricante. En caso de comprobar el no

cumplimiento de las especificaciones técnicas de calidad, el servicio

farmacéutico o establecimiento farmacéutico deberá comunicarlo en primera

instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la

legislación vigente.

4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIÓN

Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe

identificarse y consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos

devueltos por los pacientes no se deben devolver al inventario, sino que deben ser

destruidos o desnaturalizados.

4.4 ROTACIÓN

Los productos devueltos deben cumplir con la rotación, primero en expirar,

primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento.

5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,

técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la

calidad durante el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos

médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005 modificado


parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la resolución que lo

adopta y las demás normas aplicables a la materia y las demás normas que los

modifiquen, adicionen o sustituyan.

5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos, se tendrán en cuenta algunas características

relacionadas con la luz, la temperatura, humedad y combustibilidad, lo mismo

que las de volumen y legales.

Las principales características son:

5.1.1 Fotosensibles

Productos que deben almacenarse protegidos de la luz.

5.1.2 Termolábiles

Productos que se altera o descompone por acción del calor. Deben almacenarse

a temperaturas adecuadas, para evitar su descomposición con el calor. Entre ellos

se encuentran los productos biológicos, los que se recomienda almacenar a

temperaturas de refrigeración entre 2ºC y 8ºC. En climas cálidos se recomienda

disponer de aire climatizado para su conservación.

5.1.3 Inflamables

Productos que deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas

de ventilación, temperatura y humedad, iluminación adecuada, extintor y suelo

con desagüe que descarga de forma inmediata en un lugar seguro.

5.1.4 Medicamentos de gran volumen

Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos cuyo volumen es igual o

superior a 500 mL, encontrándose entre ellos, los líquidos endovenosos,


expansores del plasma, soluciones para diálisis peritoneal, etc. El Servicio

Farmacéutico debe contar con espacios que permitan su recepción,

almacenamiento y distribución y/o dispensación adecuados.

5.1.5 Observación de otras evidencias

Se debe observar cualquier otra evidencia de inestabilidad de los medicamentos,

de acuerdo con su forma farmacéutica: precipitados, turbidez y crecimientos de

hongos en soluciones y jarabes, separación de fases en emulsión (fase acuosa y fase

oleosa), cambio de color en soluciones coloreadas, pérdida de dureza, indicios de

oxidación y cambio de color en las tabletas y pérdida de la capacidad de

redispersión al agitar, en el caso de las suspensiones.

5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Deben almacenarse de acuerdo con la normatividad especial sobre la materia.

5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS


procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias necesarias para un

período determinado, fijando los niveles mínimo y máximo de existencias, punto

de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario para cumplir con la

prestación oportuna del servicio. Este requisito es de aplicación opcional por parte

de los distribuidores particulares. Se podrán utilizar aquellos indicadores que

vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de existencias.

5.3.1 Justo a tiempo

A partir de los años setenta los japoneses desarrollaron la metodología del justo

a tiempo (JAT) y empezaron a utilizarla en sus empresas mejorando la flexibilidad

de los procesos fabriles. En Occidente, luego de analizar el éxito de las principales

empresas japonesas, se encontraron alrededor de 14 puntos, siete de estos se

relacionaban directamente con el respeto por las personas y los otros siete más

enfocados a la parte técnica, en la que se señalaba la "eliminación de desperdicio".


El modelo JAT se puede considerar como la filosofía industrial de reducción

del dispendio o conjunto de técnicas para reducir inventarios y el dispendio

desde la compra hasta distribución. Este modelo sirve para trabajar en

procesos continuos más no en procesos por lotes.

Los principales objetivos de JAT son:

Atacar los problemas fundamentales.

Eliminar despilfarros.

Buscar la simplicidad.

Diseñar sistemas para identificar problemas.

Tener alianzas con proveedores (buenas y a largo plazo).

Ser eficaces.

Los pasos básicos de JAT son cinco:

1. Revolución del conocimiento:

Reevaluar los conceptos tradicionales que puedan llegar a entorpecer el

modelo

Apropiarse de la metodología justo a tiempo.

No se aceptan excusas

Es un cambio gradual para llegar a cero defectos, corrigiendo las fallas

inmediatamente.

No gastar dinero en mejoras

Tomar varios puntos de vista antes de tomar decisiones

2. Utilizar las cinco S para mejorar la estación de trabajo

Seiri: separar/seleccionar

Seiton: Organizar

Seiso: Limpiar

Siketsu: estandarizar

Shitsuke: disciplina/hábito.


3. Flujo de fábrica

Tener flujo de procesos

Tener operarios entrenados y expertos

Espacios de movimiento para despejar el cuerpo

Usar maquinas pequeñas y especializadas

4. Manejo de multi procesos

5. Operaciones estándares

Las operaciones estándares significan producir con calidad y reducir los costos a

través de las reglas eficaces y métodos de colocación de personas, productos y

máquinas.

El modelo JAT es toda una cultura de la eficiencia, que no es exclusivo de la

producción fabril, si no del mejoramiento continuo por medio del trabajo

organizado, la calidad laboral y el conocimiento de los procesos enfocados a la

calidad. Este modelo se puede aplicar a cualquier organización, ya que gran parte

de su filosofía se orienta al mejoramiento y organización del flujo de los procesos.

A nivel de la IPS se puede aplicar el modelo de JAT para determinar:

Los niveles óptimos de inventario

Los niveles mínimos en los cuales se hace imperativo hacer reposición del

producto o

Los niveles máximos permisibles

El punto de reposición del producto

5.4 CONTROL DE INVENTARIOS

El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,

procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este

control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario

y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar

inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario

permanente. Este requisito es de aplicación opcional por parte de los distribuidores


particulares. Se podrán utilizar aquellos indicadores, metodologías o sistemas que

vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de inventarios.

El manejo técnico de los inventarios es un mecanismo capaz de combinar la

disponibilidad y oportunidad de los medicamentos y dispositivos médicos con la

disminución del costo del inventario; y asegurar la articulación del movimiento de

los productos en el almacén o Servicio Farmacéutico con los sistemas

administrativos y contables.

5.4.1 Toma de Inventarios

La IPS debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias

para cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados

requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de

comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que

permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también

alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones

administrativas en cuanto a la programación de compras, rotación de inventarios,

devolución a proveedores, entre otros.

Se debe tener en cuenta el Inventario general, ya que la información de este

inventario nos sirve para evidenciar si hubo pérdida o ganancia durante el

ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia, para identificar

medicamentos deteriorados o vencidos.

Características del proceso de levantamiento de inventarios

Planeación del inventario:

El líder efectúa la programación de los inventarios, fijando fechas y hora de

realización del inventario.

El líder de inventario envía la programación al responsable de almacén o

Servicio Farmacéutico y efectúa las modificaciones en caso de necesitarse.

El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico recibe y efectúa

seguimiento de las tareas asignadas.


El líder del inventario programará las fechas y la hora de corte del

inventario, informará anticipadamente al inventario y fijará quienes se

encargarán de emitir los listados valorizados del sistema.

Con cinco días de anticipación a la realización del inventario, el responsable

de almacén o Servicio Farmacéutico alista el material requerido, coordina la

elaboración de las tarjetas con el código, nombre del medicamento y unidad

de medida, alista las tarjetas para registrar los conteos.

Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o Servicio

Farmacéutico identifican todos los suministros y otros elementos a

inventariar, en cada uno de los estantes.

El líder del inventario convoca a reunión programada con dos (2) días de

anticipación y les da las instrucciones a cada uno de los funcionarios

involucrados en el procedimiento, recalcando la importancia y su papel

participativo.

El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico revisa uno a uno los

productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.

El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico verifica que se

encuentren la totalidad de los registros (cargos a cuentas de pacientes, etc.)

sin que quede un solo cargo por digitar, antes de iniciar el inventario.

Realización del inventario físico

Los integrantes del grupo de conteo se presentan el día y la hora fijadas por

el líder del inventario.

El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico provee de los elementos

necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las ultimas

instrucciones.

El inventario comienza a la hora fijada, los integrantes de conteo se

ubicarán en grupos de dos personas por tipo de producto. (medicamentos,

médico-quirúrgico, etc.)

El digitador se ubica frente a la terminal de computador asignada para el

evento.

Los encargados de la mesa de control efectuarán lo mismo.

Una vez se encuentren ubicados, el coordinador da la orden de inicio y

comienza el conteo.

El conteo se realiza y se anota en la respectiva tarjeta, en la casilla

correspondiente y la pasan al digitador, cada hoja de conteo, una vez

terminado el diligenciamiento.


Cuando cada grupo ha finalizado el conteo de los estantes asignados y ha

entregado las hojas de conteo, se ubicará en otra posición de acuerdo como

lo indique el líder del inventario.

Comenzarán segundo conteo cuando el coordinador así lo indique.

A medida que los grupos efectúan segundo conteo, se realizará el registro

en la hoja respectiva y la entrega al digitador.

El digitador ingresa la información al sistema y emite el listado con la

comparación de primero y segundo conteo, lo entregará a los integrantes de

la mesa de control, quienes verifican: cantidad del primer conteo, vs.

cantidad del segundo conteo.

Cuando los integrantes de la mesa de control encuentren diferencias,

verificarán físicamente en el estante correspondiente y anotarán la cantidad

real en la tercera casilla del formato, de inmediato informan al digitador

entregando la hoja correspondiente para su ingreso al sistema, una vez haya

digitado la cantidad real, devolverá la hoja a los miembros de la mesa de

control.

Al finalizar la revisión de cada hoja, firmarán en la parte inferior en señal de

aprobación.

Al terminar el conteo los grupos podrán retirarse del almacén o Servicio

Farmacéutico, cuando el coordinador verifique que todos los artículos han

sido contados.

De igual manera el digitador, al finalizar el ingreso al sistema de todos los

ítems del almacén se retirará del almacén o Servicio Farmacéutico, una vez

el coordinador haya verificado que todos los desprendibles han sido

grabados y dé la orden de retiro.

Los integrantes de la mesa de control entregan los listados firmados y

contabilizados al coordinador del inventario.

El coordinador entregará los listados al responsable del almacén o Servicio

Farmacéutico, quien ingresará al sistema y valorizará el inventario.

El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico revisa las diferencias

existentes:

Cantidades arrojadas del Inventario físico contra el sistema.

Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los

registrados por el sistema.

Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.


El responsable del almacén o Servicio Farmacéutico elabora los informes

correspondientes para la gerencia, área administrativa, contabilidad y

control interno.

El responsable del almacén o Servicio Farmacéutico entregará los

resultados e informes a los anteriormente mencionados máximo tres días

después de haberse efectuado el inventario.

Los directivos evaluarán y definirán la toma de decisiones para las

diferencias y los productos de nula, baja o alta rotación e informan las

decisiones tomadas al responsable del almacén o Servicio Farmacéutico,

quien ejecuta las acciones recomendadas. 5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO


procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de

vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean

distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida

antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de

negociación.

Se debe tomar como factor de análisis básico el método PVPS (Primeros en

Vencer Primeros en Salir) y su respectiva presentación de informes sobre los

productos próximos a vencerse (mínimo tres meses) con numero de lote y fecha de

vencimiento para tomas las acciones pertinentes.

5.6 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA

5.6.1 Control de gestión

Los controles y evaluaciones deben corresponder a la realidad de cada

institución y a los requerimientos administrativos o informes de gestión. Los

controles que adelante se sugieren son solo algunos ejemplos:

Tabla 3. Indicadores de Recepción.

Resultado esperado Indicador Fuente de verificación

Porcentaje de rechazo en

determinado período

Número de productos rechazados

x 100 / Número total de productos

ingresados

Actas de recepción


Porcentaje de cumplimiento

de entregas por parte del

proveedor

Número de entregas efectuadas en

términos pactados x 100 / Número

total entregas pactadas

Actas de recepción

Tabla 4. Indicadores de satisfacción.


Porcentaje de satisfacción

Número de fórmulas o pedidos

entregados / Número total de

fórmulas o pedidos recibidos

Archivo de almacén

Tabla 5. Indicadores de control de inventarios adquisición y almacenamiento


Tiempo durante el cual se

realizan todas las actividades

propias de la adquisición

Tiempo de reposición (tiempo de

abastecimiento): Lapso que

transcurre desde que el almacenista

solicita el pedido del producto, hasta

su ingreso al almacén.

Archivo de almacén y

archivo del Servicio

Farmacéutico

Registro de las cantidades

despachadas promedio mes,

este promedio se hace teniendo

en cuenta información de los

12 meses del año, y se actualiza

mensualmente. Deben

considerarse las variaciones de

consumo en períodos

determinados mediante

análisis estadístico.

CPM = Consumo durante 12 meses

anteriores / 12



Farmacéutico. Si existen

buenos registros se

pueden incluso calcular

los consumos diarios y

detectar variaciones de

comportamiento por

epidemias, casos de

catástrofes o hurto

continuado.

Cantidad mínima de

existencias de un producto que

se requiere tener en depósito

para garantizar la prestación

de los servicios, teniendo en

cuenta el tiempo de reposición.

Nivel mínimo de existencias (stock

mínimo)

NmE = Consumo promedio mensual

x tiempo de reposición.



Farmacéutico. Si el

tiempo de reposición se

da en días dividir por 30.

Si el tiempo de

reposición es en semanas

dividir por 4

Relación entre la existencia de

seguridad y la demanda o

consumo promedio (CPM) de

un período en el cual pueda

reponerse la existencia y

alcanzar nuevamente un nivel

de normalidad.

Punto de reorden o punto de

reposición

CPM x Tiempo de reposición + NmE



Farmacéutico.


Los niveles máximos de

existencia (NME) representan

la cantidad tope, la que no

debe sobrepasarse pues

compromete los recursos del

sistema de salud.

Nivel máximo de existencias

NME = CPM + PR + NmE



Farmacéutico.

Es un parámetro que permite

conocer, en un momento dado,

cómo está rotando el

inventario, es decir, si los

medicamentos que se

compraron para ese período se

consumieron o rotaron de

acuerdo con la política y las

proyecciones del programa de

necesidades

Índice de rotación

Consumos durante los 12 meses

anteriores / Inventario promedio

durante el mismo periodo

Edad del inventario

Índice de rotación / 365



Farmacéutico.

Valor del inventario tomado

como base antes de realizar un

programa de compras

Existencia real

Inventario físico + Compras en

trámite + Entregas pendientes



Farmacéutico.

Tiempo que cubre el inventario

real antes de agotarlo por

completo

Cubrimiento de la existencia real:

Existencia real / Nivel mínimo



Farmacéutico.

Nivel de referencia para

solicitar un pedido Cantidad a pedir: NME - Existencias



Farmacéutico.

5.6.2 Registros

Los registros deben ser controlados a través de la verificación de la evidencia de

actividades desempeñadas durante la realización de los mismos. Este control es

realizado mediante auditorias internas y externas de acuerdo con listas de

verificación de cada uno de los registros elaborados por la IPS.

Control ambiental. En zonas de humedad y temperatura crítica o por la

estabilidad de los productos (vacunas en nevera, etc.).

Fichero de ubicación. Actualización y revisión periódica de ubicación de

productos.


ANEXOS

Formato: Kárdex

Descripción técnica completa del producto Código

No. Saldo

anterior Entada Salida Nuevo saldo

Valor

unitario Valor total

Precio

promedio

ponderado


Formato: Tarjeta de conteo para toma de inventario físico

Código Producto Unidad de medida Cantidad total

Fecha

Lugar

Responsable

Mesa de conteo

Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de

acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los

medicamentos

Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Rotulación

Ausencia de nombre genérico, número del registro sanitario,

laboratorio fabricante, número de lote, fecha de expiración,

formulación del producto, cantidad o volumen.

X

Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento

cuando el producto así lo requiera. (Ejemplo: Conservarse bajo

refrigeración).

X

Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos X




parenterales.

Rotulación del envase: individual

Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de

expiración

X

Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos

parenterales.

X

Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones

parenterales.

X

Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica

sin necesidad de especificar excipientes.

X

Cuando se utilizan etiquetas

Etiquetas rotas, sucias o arrugadas X

Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos

para reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse esté

marcado en la etiqueta)

X

Envase de vidrio

Frasco sin contenido o sin indicación del contenido X

Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con

fines de protección).

X

Ausencia de bandas de seguridad X

Manchas o suciedades en su interior X

Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con

excepción de envases de inyectables en los cuales se considera

crítico.

X

Deficiente hermeticidad del cierre con excepción de los envases

de inyectables en los cuales se considera crítico.

X

Envase plástico

Presencia de olor objetable X

Envase sin contenido X

Ausencia de bandas de seguridad X

Envase abombado X

Suciedad interior X

Presencia de poros o grietas que afectan su utilización X

Deficiente hermeticidad del cierre X

Suciedad exterior X

Superficie defectuosa (rebabas, burbujas, hendiduras que

afectan su apariencia).

X

Deformaciones que afectan su apariencia X

Tubos colapsibles

Perforaciones, grietas o roturas X

Hermeticidad del cierre X

Tubos deformados X

Suciedad exterior X




Materiales laminados (blister)

Blister roto X

Blister vacío X

Blister mal sellado X

Superficie arrugada, rayada o defectuosa X

Cierres (tapas y agrafes)

Ausencia de agrafes cuando se requiera

Agrafe roto X

Carencia de perforaciones (cuando se requiera) X

Agrafes flojos X

Formas farmacéuticas líquidas estériles

Turbidez (en soluciones) X

Presencia de partículas extrañas X

Color no apropiado X

Floculación (en soluciones) X

Color no uniforme: En caso de degradación X

Mala distribución del colorante X

Aspecto del polvo: Apelmasamiento que sugiera humedad X

Mala dispersión en caso de polvo para suspensión X

Formas farmacéuticas líquidas no estériles

Falta de homogeneidad en emulsiones X

Presencia de gas X

Presencia de materiales extraños X

No redispersión en suspensiones X

Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados

No se dispersan fácilmente (polvos para suspensión) X

Color no uniforme X

Presencia de material extraño X

Granulado no uniforme en color y tamaño X

Tabletas

Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y

moteadas.

X

Polvo adherido a la superficie X

Fuente: República de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Técnicas de Calidad, Guía de Análisis, medicamentos,

material médico quirúrgico, cosméticos, productos de limpieza. 3a. edición. Bogotá. 1994.

Algunos medicamentos e productos fotosensibles y alterables por alta

temperatura y humedad.

Medicamento

(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura

alta > 300C Humedad


Medicamento


alta > 300C Humedad

Acetaminofén Tableta X

Acetaminofén Elixir X

Ácido acetilsalicílico Tableta X X

Ácido acetilsalícilico +

codeína Tableta X

Ácido Fólico Tableta X

Ácido nalidíxico Tableta X

Ácido paraaminobenzóico Loción X

Ácido retinóico Gel, crema, loción X

Adrenalina Inyectable X

Alfametildopa Tableta X

Aminofilina Inyectable X

Ampicilina Polvo, suspensión X

Anfotericina B Polvo inyectable X

Antibióticos Diferentes formas X

Antitoxina tetánica Diferentes formas X

Apomorfina Inyectable, solución

oral, tabletas X

Aztreonam Polvo, suspensión X

Bencilpenicilina Tableta X

Benzoato de bencilo Loción X

Benzocaína + glicerina Solución ótica X

Betametasona Inyectable, tableta X

Biperideno Inyectable X

Bromocriptina Tableta X

Cafeína + ergotamina Tableta X

Cefalexina Cápsula X

Clofibrato Tableta X

Clomifeno Tableta X

Cloral hidrato Elíxir, jarabe X

Clorfeniramina Elíxir, jarabe,

Inyectable X

Clorpromazina Inyectable, jarabe,

tableta X

Codeína fosfato Jarabe, tableta X

Colchicina Tableta X

Dapsona Tableta X X

Dexametasona acetato Suspensión,

inyectable X

Dexametasona fosfato Inyectable X

Dextrometorfano Jarabe X

Diazepam Inyectable, tableta X


Medicamento


alta > 300C Humedad

Diazóxido Inyectable X

Diclofenac sódico Inyectable X

Difenhidramina Inyectable, elíxir X

Digoxina Inyectable X

Dihidromorfinona Tableta X

Droperidol Inyectable X

Epinefrina Inyectable X

Ergotamina Inyectable X

Eritromicina Tableta X

Espironolactona Tableta X

Fenitoína Inyectable X

Fenobarbital Elíxir X

Fenobarbital Tableta X

Fenoximetil penicilina Tableta X

Fentanilo citrato Inyectable X

Flufenazina Inyectable X

Furosemida Tableta, inyectable X

Haloperidol Inyectable X

Hidralazina Tableta X

Hidroquinona Loción, crema X

Hidroxicobalamina Inyectable X

Hidróxido de aluminio y

magnesio Tableta X X

Hidroxiprogesterona Inyectable X

Hidroxipropafenona Inyectable X

Idoxuridina Solución oftálmica X

Insulina Diferentes formas X

Isoniazida Tableta X X

Ketamina Inyectable X

Levomepromazina Inyectable X

Levotiroxina Tableta X

Lidocaína + epinefrina Inyectable X

Liotironina Tableta X

Medicaciones

dermatológicas Crema, ungüento X

Medrixona Solución, suspensión

oftálmica X

Metamizol Tableta X

Metoclopramida Inyectable, tableta X

Metoxaleno Loción X

Metronidazol Tableta X X

Naloxona Inyectable X


Medicamento


alta > 300C Humedad

Naproxén Tableta X

Neostigmina Tableta X

Niclosamida Tableta X

Nitrazepam Tableta X

Nitrofurantoína Tableta, suspensión

oral X

Penicilina procaínica Inyectable X

Piperazina Elíxir X

Pirantel pamoato Suspensión oral X

Piridoxina Tableta X

Pirimetamina Tableta X

Potasio gluconato Elíxir X

Prednisolona Tableta X

Preparados oftálmicos

sulfamídicos Ungüento X

Primaquina Tableta X

Propanolol Inyectable, tableta X

Proparacaína Solución oral X

Quinidina Cápsula, tableta X

Reserpina Tableta X

Rifampicina Cápsula X

Rifampicina + isoniazida Cápsula X

Sales de rehidratación oral Polvo X

Sueros Diferentes formas X

Sulfacetamida Solución oftálmica X

Sulfacetamida sódica Ungüento X

Terbutalina Solución inyectable X

Testosterona Inyectable X

Tetraciclina Cápsula, óvulo,

supositorio X X

Tiamina Tableta X

Timolol Solución oftálmica X

Tinidazol Tableta X

Todos los medicamentos Tableta efervescente X

Tranilcipramina Tableta X

Triamcinolona Inyectable X

Trimetoprim

Sulfametoxazol Tableta X X

Vacunas Diferentes formas X X

Verapamilo Inyectable X

Vitamina A Cápsula, solución oral X

Vitamina K Solución inyectable X


Medicamento


alta > 300C Humedad

Warfarina Tableta X

Yodopamina meglumínica Solución inyectable X

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