propuesta de mejora en el proceso de compras...
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
Carrera de Administración de Empresas
PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCESO DE COMPRAS DIRECTAS EN LOS PROYECTOS DE
TRAMO DE QHAPAQ ÑAN – SEDE NACIONAL, LIMA 2019
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Licenciado en Administración de Empresas
MELYNA MARITZA SIBILLE YIKA
Asesor:
César Marino Cadillo Vásquez
Lima – Perú
2018
2
ÍNDICE GENERAL
Resumen …………………………………………………..……..…………...………….… 10
Abstract …………………………………………………..…………..…….…..………….. 11
Capítulo 1: Generalidades de la empresa
1.1 Datos generales ………………………………………………………..…………… 12
1.2 Nombre o razón social ………………………………………………………..……. 13
1.3 Ubicación de la empresa ………………………………………………………….... 13
1.4 Giro de la empresa ……………………………………………………………….… 14
1.5 Tamaño de la empresa …………………………………………………………...… 16
1.6 Breve reseña histórica ……………………………………………..……………….. 18
1.7 Organigrama de la empresa ……………………………………………..…………. 21
1.8 Misión, visión y política ………………………………………………………..….. 23
1.9 Productos y clientes ………………………………………………………………... 24
1.10 Premios y certificaciones …………………………………………………………... 29
1.11 Relación de la empresa con la sociedad …………………………………………… 30
Capítulo 2: Planteamiento del problema
2.1 Caracterización del área ………………………………………………………….… 33
2.2 Contextualización y definición del problema
2.2.1 Contextualización del problema …………………………………….……… 45
2.2.2 Formulación del problema …………………………………………….…… 50
2.3 Objetivos:
2.3.1 Objetivo general …………………………………………………………..... 50
2.3.2 Objetivos específicos …………………………………………………..…… 50
3
2.4 Justificación ……………………………………………………………………….... 51
2.5 Alcances y limitaciones
2.5.1 Alcances ………………………………………………….………………… 51
2.5.2 Limitaciones …………………………………………………….………….. 51
Capítulo 3: Marco teórico
3.1 Conceptos teóricos sobre Administración Pública …………………………….….... 52
3.1.1 Principios básicos de la administración pública ……………………………. 53
3.2 Análisis de la OCDE y el BID sobre la Administración Pública en América Latina y el
Caribe ………………………………………………………………………...…….. 59
3.3 Cuaderno de trabajo del curso de gestión por procesos para la administración pública
elaborado por la Escuela Nacional de Administración Pública ………………..…… 65
3.3.1 Principales conceptos de la gestión por procesos …………………………... 69
3.4 Metodología para la simplificación administrativa aprobada por el Decreto Supremo
No.007-2011-PCM ……………………………………………………………….… 75
3.4.1 Etapa Preparatoria ………………………………..…………………….…… 75
3.4.2 Etapa de Diagnóstico …………..…………………………………………… 77
3.4.3 Etapa de Rediseño ………………………….…………………………….… 80
3.4.4 Etapa de Implementación ……………..………………………………….… 83
3.4.5 Etapa de Seguimiento y Evaluación …………………………….……….…. 83
3.4.6 Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad ………….………….….. 84
4
Capítulo 4: Desarrollo del proyecto
4.1 Alternativas de solución …………………………………………………….……… 85
4.2 Evaluación de alternativas de solución …………………………………….............. 85
4.3 Elección y viabilidad de la solución escogida …………………………………...…. 86
Capítulo 5: Implementación de la propuesta
5.1 Implementación de la propuesta de solución ………………………………………. 87
5.1.1 Etapa Preparatoria ………………………………………………………….. 87
5.1.2 Etapa de Diagnóstico ……………,,,………………………………………. 100
5.1.3 Etapa de Rediseño ………………………………………………………… 122
5.2 Cronograma ……………………………………………………………….………. 136
5.3 Presupuesto ………………………………………………………………………... 136
Conclusiones ………………………………………………………….………………..… 137
Recomendaciones ………………………………………………………….…………….. 138
Bibliografía ......................................................................................................................... 139
5
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Determinación del Tamaño de Empresa en función a la cantidad de trabajadores,
presupuesto y sedes del Ministerio de Cultura……………………...…………………….… 17
Tabla 2. Determinación del Tamaño del Proyecto en función a la cantidad de trabajadores,
presupuesto y proyectos Qhapaq Ñan – Sede Nacional ……………………………….....… 17
Tabla 3. Presupuesto Total asignado al Proyecto Qhapaq Ñan- Sede Nacional .................... 38
Tabla 4. Indicadores y Metas de la Coordinación de Proyectos de Tramo …….................... 39
Tabla 5. Tiempos de demora en la atención de requerimientos de compras directas en la
Coordinación de Proyectos de Tramo …………………………….………………………... 47
Tabla 6. Cantidad de Requerimientos del 2015 a Agosto 2018 del Ministerio de Cultura,
Qhapaq Ñan y la Coordinación de Proyectos de Tramo .......................................……….… 48
Tabla 7. De los objetivos estratégicos a los resultados …………………………………..… 89
Tabla 8. Matriz de priorización del proceso de compras directas………………………..…. 92
Table 9. Matriz de actores del proceso de compras directas ………………...……….…..… 94
Tabla 10. Plan de Trabajo de la Simplificación Administrativa del Proceso de Compras
Directas …………………………………………………………………………….…...…... 99
Tabla 11. Registro de actividades del proceso de compras directas ………...……………. 101
Tabla 12. Contador de recursos del proceso de compras directas ……….……………..… 103
Tabla 13. Tabla ASME-VM del proceso de compras directas ………………………....… 104
Tabla 14. Diagnóstico legal del proceso de compras directas ……………………….…… 106
Tabla 15. Costo Directo Identificable: Personal del proceso de compras directas ..…….... 107
Tabla 16. Costo Directo Identificable: Material fungible procedimiento del Proceso de
Compras Directas …………………………………………………………………….....… 107
6
Tabla 17. Costo Directo No Identificable: Material fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Porcentaje de Dedicación por centro de actividad ………………..….. 109
Tabla 18. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por centro de actividad ………..………………………….. 110
Tabla 19. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador de
Tramo ……………………………………………………………………….……….….… 110
Tabla 20. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador
General ……………………………………………………………………………..……... 111
Tabla 21. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador
Administración ……………………………………………………………….………....... 112
Tabla 22. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Bolígrafo …..…........ 113
Tabla 23. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Engrapador ………... 114
Tabla 24. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Cuaderno de cargo .... 115
Tabla 25. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sacagrapa …………. 116
Tabla 26. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Tinta para sellos …... 117
7
Tabla 27. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Toner para impresora
……………………………………………………………………………………………... 118
Tabla 28. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sello Autoentintable
…………………………………………………………………………………………….. 119
Tabla 29. Ficha de Caracterización del Proceso de Compra Directa en los Proyectos de
Tramo ................................................................................................................................... 121
Tabla 30. Actividades eliminadas en el Proceso de Compra Directa en los Proyectos de
Tramo ................................................................................................................................... 123
Tabla 31. Tabla ASME-VM del nuevo proceso de compras directas ……..….…………... 124
Tabla 32. Contador de recursos del nuevo proceso de compras directas ………................. 126
Tabla 33. Costo del nuevo proceso de compras directas ………………………………….. 127
Tabla 34. Costo Directo Identificable: Material fungible procedimiento del Nuevo Proceso de
Compras Directas ................................................................................................................. 127
Tabla 35. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Bolígrafo …….……. 128
Tabla 36. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Engrapador ………... 129
Tabla 37. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Cuaderno de Cargo .. 129
8
Tabla 38. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sacagrapas ……..….. 130
Tabla 39. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Tinta para sello ……. 131
Tabla 40. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Toner para impresora
…………………………………………………………………………………….……..… 132
Tabla 41. Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del
Proceso de Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – sello autoentintable ... 133
Tabla 42. Comparación de Indicadores del Proceso de Compras Directas Actual y Propuesto
…………………………………………………………………........................................... 134
Tabla 43. Estimado del incremento de requerimiento anuales con el nuevo proceso de
compras directas y estimado del incremento anual de la ejecución presupuestal ................ 135
9
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Mapa de ubicación del Ministerio de Cultura ……………………....................…. 14
Figura 2. Creación del Ministerio de Cultura (Ley 29656) …………………….......…….… 18
Figura 3. Línea de tiempo creación de la Comisión Nacional del Qhapaq Ñan ...............…. 20
Figura 4. Conformación de la Comisión Nacional del Qhapaq Ñan (Ley 28260) ................. 21
Figura 5. Organigrama del Ministerio de Cultura …………......……………….…………... 22
Figura 6. Árbol de Problemas del Proyecto Qhapaq Ñan ………......………...…………… 33
Figura 7. Análisis de Objetivos del Proyecto Qhapaq Ñan ………….....…….…………….. 34
Figura 8. Organigrama del Ministerio de Cultura ……………………….....……………..... 35
Figura 9. Flujo del proceso de compra directa servicios: terceros de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional …………………………………………………………………….....………....… 42
Figura 10. Flujo del proceso de compra directa bienes de Qhapaq Ñan – Sede Nacional .… 44
Figura 11. Indicadores del proceso de compras directas en los Proyectos de Tramo …….... 48
Figura 12. Diagrama de Ishikawa del proceso de compra directa ……………….................. 49
Figura 13. Objetivos de la Administración Pública ……………………………..............…. 53
Figura 14. Principios básicos de la Administración Pública ……........…………..………… 58
Figura 15. Finalidad de los gastos de la administración pública…………………................. 62
Figura 16. Gastos por transacción en la Administración Pública …….......………………… 63
Figura 17. Tipos de gastos en la Administración Pública ………………….............………. 64
Figura 18. Agencias de Contratación Pública ……………………………………................ 65
Figura 19. Metodología para la identificación de procesos ……………………................... 67
Figura 20. Diagrama de bloques del proceso de compra directa ……………….................. 105
Figura 21. Diagrama de bloques del nuevo proceso de compra directa …………............... 125
10
Resumen
El presente Trabajo de Suficiencia Profesional se aplica a Qhapaq Ñan – Sede Nacional que
es parte del Proyecto Qhapaq Ñan creado por el Decreto Supremo No.031-2001-ED al que se
le dio fuerza de ley en el año 2004 (Ley 28260). Actualmente, el Proyecto Qhapaq Ñan está
adscrito al Ministerio de Cultura y depende jerárquicamente del Viceministerio de Patrimonio
Cultural e Industrias Culturales.
El Proyecto Qhapaq Ñan tiene como objetivo identificar, investigar, registrar, conservar y
poner en valor la red de caminos inca que aún subsisten en el territorio nacional.
El presente trabajo busca contribuir, mediante la aplicación de la metodología de
simplificación administrativa aprobada con el Decreto Supremo No.007-2011-PCM, con una
gestión más eficiente en los procesos de compras directas en la Coordinación de los
Proyectos de Tramo, órgano de línea de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, que tiene a su cargo la
ejecución de cinco proyectos de tramo de camino inca a nivel nacional.
11
Abstract
The present Professional Sufficiency Work is applied to Qhapaq Ñan - National Headquarters
that is part of the Qhapaq Ñan Project created by Supreme Decree No.031-2001-ED, which
was given the force of law in 2004 (Law 28260). Currently, the Qhapaq Ñan Project is
attached to the Ministry of Culture and reports hierarchically to the Vice Ministry of Cultural
Heritage and Cultural Industries.
The Qhapaq Ñan Project aims to identify, investigate, record, conserve and value the network
of Inca roads that still exist in the national territory.
The present work seeks to contribute, through the application of the administrative
simplification methodology approved with the Supreme Decree No.007-2011-PCM, with a
more efficient management in the processes of direct purchases in the Coordination of Stretch
Project, operating core that management five stretch projects of the Inca road into the
Peruvian national territory.
12
Capítulo 1: Generalidades de la Empresa
1.1 Datos Generales
De acuerdo, a la página web oficial del Ministerio de Cultura, en la sección
Información Institucional1, el Ministerio de Cultura es un organismo del Poder
Ejecutivo responsable de todos los aspectos culturales del país. Fue creado el 21 de
julio de 2010 mediante Ley No. 29565 que determina las siguientes áreas programáticas
de acción sobre las cuales ejerce sus competencias, funciones y atribuciones:
• Patrimonio cultural de la nación, material e inmaterial
• Creación cultural contemporánea y artes vivas
• Gestión cultural e industrias culturales
• Pluralidad étnica y cultural de la nación
El presente Trabajo de Suficiencia Profesional se ciñe a Qhapaq Ñan – Sede Nacional,
proyecto que se encuentra adscrito al Ministerio de Cultura y depende del Despacho
Viceministerial de Patrimonio Cultural e Industrias Culturales.
De acuerdo, a lo publicado en la página web de Qhapaq Ñan del Ministerio de Cultura,
en la sección Qhapaq Ñan – Sede Nacional2, se presenta al proyecto de la siguiente
manera:
El Estado peruano, a través del Ministerio de Cultura, viene implementando el
Proyecto Qhapaq Ñan (PQÑ) con el fin identificar, investigar, registrar,
1 Ministerio de Cultura (n.d.). ¿Quiénes Somos? [Cultura.gob.pe]. Recuperado de
http://www.cultura.gob.pe/es/informacioninstitucional/quienessomos 2 Qhapaq Ñan Perú – Sede Nacional (n.d.). Presentación [Qhapaqnan.cultura.pe]. Recuperado de http://qhapaqnan.cultura.pe/acerca/presentaci%C3%B3n
13
conservar y poner en valor la red de caminos inca que aún subsisten en el
territorio nacional.
Esta red vial se encuentra distribuida en gran parte de nuestro territorio y se
extiende a otros cinco países de América del Sur: Colombia, Ecuador, Bolivia,
Chile y Argentina. En junio de 2014, el Qhapaq Ñan fue reconocido por
UNESCO como “patrimonio cultural de la humanidad”.
El Qhapaq Ñan - Sede Nacional se ejecuta a través de la sede central del
Ministerio de Cultura para todos los tramos en las diversas regiones del
territorio nacional con excepción de Cusco. Qhapaq Ñan - Sede Cusco es la
encargada de velar por todos los tramos comprendidos en dicha región.
Una de las principales tareas del Proyecto es la de contribuir al desarrollo
social, educativo y económico de nuestra sociedad a través de la investigación,
conservación y puesta en uso social de las manifestaciones culturales del
pasado y presente vinculadas al Qhapaq Ñan.
En tal sentido, Qhapaq Ñan – Sede Nacional, constituye un importante
esfuerzo unificador de carácter nacional para conocer y poner en valor el
mayor monumento prehispánico de la historia peruana y sudamericana.
1.2 Nombre o Razón Social
Ministerio de Cultura
1.3 Ubicación de la Empresa
Domicilio legal: Avenida Javier Prado Este 2465 – San Borja. Teléfono: 618-9393
14
Figura 1. Mapa de Ubicación del Ministerio de Cultura. Google Maps (n.d.). Ministerio
de Cultura. Recuperado
https://www.google.com.pe/maps/place/Ministerio+de+Cultura/@-12.086552,-
77.0041077,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x9105c7d3022d6f6b:0x348888c74969e
9d9!8m2!3d-12.086552!4d-77.001919
1.4 Giro de la Empresa
El Ministerio de Cultura es un organismo público del Poder Ejecutivo responsable de
todos los aspectos culturales del país. Los objetivos estratégicos del sector cultura están
definidos en el Plan Estratégico Institucional 2017-20193 y son los siguientes:
• Garantizar los derechos culturales de la población, sobre todo de los sectores en
situación de mayor vulnerabilidad, como elemento fundamental para la democracia,
la libertad y el desarrollo;
• Fortalecer al Estado para que gestione eficazmente la diversidad cultural y garantice
los derechos de las personas; y,
3 Ministerio de Cultura (2017). Plan Estratégico Institucional 2017 – 2019, p. 4. Recuperado de
http://transparencia.cultura.gob.pe/sites/default/files/transparencia/2017/02/plan-estrategico-institucional-pei/anexo-planestrategicoinstitucional2017-2019.pdf
15
• Consolidar a la cultura como un pilar del desarrollo e identidad nacional.
De acuerdo con la información de la página web del Ministerio de Cultura, en la
sección Programas, Proyectos y Comisiones, Qhapaq Ñan – Sede Nacional4, el
Proyecto Qhapaq Ñan, se inició con el Decreto Supremo No.031-2001-ED y se le
otorgó fuerza de ley en el año 2004 mediante Ley 28260, creándose la Comisión
Nacional Qhapaq Ñan conformada por 4 viceministros, 1 secretario general, 1 director
y 1 jefe de 7 diferentes Ministerios y ésta a su vez crea la Secretaría Técnica de la
Comisión Nacional, que hoy se encuentra adscrita al Ministerio de Cultura y depende
jerárquica y funcionalmente del Viceministerio de Patrimonio Cultural e Industrias
Culturales.
En virtud de la ley señalada, el Proyecto Qhapaq Ñan se constituye como un programa
integral que tiene como objetivos fundamentales la investigación, identificación,
registro, protección, conservación, difusión, puesta en valor y puesta en uso social de la
red de caminos inca dentro del territorio nacional.
De acuerdo, al Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020 los objetivos específicos del
Proyecto son:
• Desarrollar la investigación, la protección, la conservación y la puesta en valor de la
Red Vial Inca y del patrimonio asociado para su uso social contribuyendo al
fortalecimiento de las identidades y los procesos culturales de los pueblos
vinculados actualmente.
4 Ministerio de Cultura (n.d.). Programas, Proyectos y Comisiones: Qhapaq Ñan – Sede Nacional Recuperado de http://www.cultura.gob.pe/es/programasproyectoscomisiones/qhapaq-nan-sede-nacional
16
• Implementar un sistema de comunicación fortalecido para integrar el manejo del
patrimonio cultural vinculado al Qhapaq Ñan a las dinámicas territoriales para el
desarrollo regional y local.
• Propiciar el fortalecimiento Institucional del Proyecto Qhapaq Ñan a partir de la
gestión planificada y por resultados generando sinergias y alianzas estratégicas con
los diversos actores locales, regionales y nacionales.
1.5 Tamaño de la Empresa
El Ministerio de Cultura es una institución pública que forma parte del Gobierno
Central. De acuerdo, a lo declarado en la Planilla Electrónica o PLAME ante la
SUNAT5, cuenta en el periodo junio 2018, con 1962 trabajadores y 871 prestadores de
servicios; así mismo, tiene 39 establecimientos anexos declarados ante SUNAT. A
nivel nacional tiene 24 Direcciones Desconcentradas de Cultura (una por cada región),
7 Unidades Ejecutoras: 001 Administración General, 002 Cusco, 003 Zona
Arqueológica de Caral, 005 Naylamp Lambayeque, 007 Marcahuamachuco, 008
Proyectos Especiales y 009 La Libertad y 53 Museos.
Con respecto al presupuesto asignado, mediante Resolución Ministerial 501-2017-MC6
se aprobó el Presupuesto Institucional de Apertura de Gastos para el año fiscal 2018
que asciende S/. 456 546 043, de los cuales fueron asignados a la Sede Central (Unidad
Ejecutora 001) S/. 75 314 515 y, a su vez, la Unidad Ejecutora 001 asignó a Qhapaq
5 Sunat, (n.d.). Consultas RUC [e-consultaruc.sunat.gob.pe]. Recuperado el 25 de julio, 2018 de http://e-
consultaruc.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias 6 Resolución Ministerial 501-2017-MC que aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura de Gastos para el
año fiscal 2018 del pliego 003: Ministerio de Cultura. Recuperado de http://transparencia.cultura.gob.pe/sites/default/files/transparencia/2017/12/resoluciones-ministeriales/rm501.pdf
17
Ñan Sede Nacional S/. 20 500 000, el equivalente al 27,22% del presupuesto total
asignado a la Sede Central o Administración General.
Tabla 1
Determinación del Tamaño de empresa en función a la cantidad de trabajadores,
presupuesto y sedes – Ministerio de Cultura
Cantidad trabajadores
junio 2018
Cantidad locadores junio 2018
Presupuesto asignado 2018
MC
Establecimientos anexos
junio 2018
U.E., DDC y Museos
2018
1 962 871 S/. 456 546 043 39 84
Nota: Adaptado de “Consultas RUC”, por SUNAT, 2018.
En el mes de junio de 2018, el personal de Qhapaq Ñan – Sede Nacional incluía 112
colaboradores con contrato administrativo de servicios y 153 colaboradores con
órdenes de servicios, tanto en Sede Central como en los cinco Proyectos de Tramo y en
los seis Proyectos Integrales a nivel Nacional.
Tabla 2
Determinación del tamaño de empresa en función a la cantidad de trabajadores,
presupuesto y proyectos – Qhapaq Ñan – Sede Nacional
Cantidad trabajadores
junio 2018
Cantidad locadores junio
2018
Presupuesto asignado 2018
Proyectos en ejecución (sedes)
2018
112 153 S/ 20 500 000 11
Nota: Adaptado de “documentos internos”, por Qhapaq Ñan – Sede Nacional, 2018.
Por lo expuesto en los párrafos anteriores, se considera al Ministerio de Cultura y a
Qhapaq Ñan – Sede Nacional como una institución y un proyecto de tamaño grande
tanto por la cantidad de personal, presupuesto asignado y número de sedes.
18
1.6 Breve Reseña Histórica
En el año 2010, la fusión de distintas dependencias del Estado, como el Instituto
Nacional de Cultura-INC, el Instituto Nacional de Desarrollo de los Pueblos Indígenas,
Amazónicos y Afroperuanos-INDEPA, el Consejo Nacional de Cinematografía
(CONACINE), el Consejo Nacional de Democratización del Libro y de Fomento de la
Lectura (PROMOLIBRO), el Proyecto Especial Complejo Arqueológico de Chan
Chan, el Proyecto Especial Naylamp Lambayeque y la Unidad Ejecutora
Marcahuamachuco, dieron lugar a la creación del Ministerio de Cultura.
Figura 2. Creación del Ministerio de Cultura en el año 2010 (Ley 29656)
Con respecto al Proyecto Qhapaq Ñan, de acuerdo, a la información contenida en el
Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020, que detalla los antecedentes del Proyecto, se
precisa lo siguiente:
A través del Decreto Supremo No.031-2001-ED, del 10 de mayo de 2001, el
Estado Peruano declaró de interés nacional la investigación, identificación,
registro, conservación y puesta en valor de la red de caminos existente en el
imperio incaico dentro del territorio nacional, y otorgó atención preferente al
19
Gran Camino Inca o Qhapaq Ñan. Este interés se vio reflejado en la
constitución de una Comisión Nacional ad-hoc, al amparo del Decreto
Supremo No.039-2001-ED, con fecha 08 de junio del 2001.
El Decreto Supremo No.031-2001-ED y sus disposiciones adquirieron
rango legal el 28 de junio del año 2004, a través de la Ley No.28260, que, al
mismo tiempo, amplía la conformación de la Comisión Nacional ad-hoc.
A partir de la promulgación de los referidos dispositivos legales -en el
segundo semestre del año 2001-, la Sede Nacional del entonces Instituto
Nacional de Cultura y la Dirección Regional de Cultura Cusco pusieron en
marcha las primeras acciones conjuntas del Proyecto Qhapaq Ñan en todo el
país: se elaboraron los primeros lineamientos orientadores, planes de trabajo,
diseño de los objetivos y propósitos; se establecieron los componentes; se
conformaron los equipos de técnicos y profesionales; y, se instaló la Comisión
Nacional del Qhapaq Ñan.
El primer documento de gestión fue el Plan Cuatrienal 2002-2005
aprobado, en ese entonces por el Instituto Nacional de Cultura que incluyó la
implementación de proyectos de investigación y registro de caminos y sitios
asociados, paralelos a un conjunto de otras acciones de gestión del patrimonio
involucrado. A partir del año 2002 se realizaron labores intensas de
sensibilización, de promoción y difusión del Qhapaq Ñan sobre todo en las
poblaciones locales y con las autoridades civiles y militares en el ámbito
nacional y regional.
Desde el año 2008 hasta el año 2011, las acciones del Proyecto Qhapaq Ñan
se fueron desacelerando progresivamente al punto de tener que paralizar
20
algunas de las intervenciones programadas. Tal fue el caso del proyecto piloto
en Vilcashuamán, Ayacucho, que se paralizó debido a que las
administraciones de entonces destinaron los recursos del Proyecto Qhapaq Ñan
a otras actividades de la entidad.
A la fecha, esta situación ha sido revertida y, en ambas sedes, vienen
implementándose diversas acciones con la finalidad de cumplir con el
propósito del Proyecto Qhapaq Ñan, a través de equipos multidisciplinarios de
profesionales y técnicos a fin de operativizar las diferentes actividades
encargadas a las Secretarías Técnicas para los diferentes componentes y
proyectos en la investigación, identificación, registro, protección, conservación
y puesta en valor del Qhapaq Ñan en el ámbito del territorio regional y
nacional respectivamente. (Proyecto Qhapaq Ñan, 2015, pp. 2-3)
Figura 3. Línea de tiempo de la creación de la Comisión Nacional Qhapaq Ñan.
• DS 031-2001-ED otorgó atención
preferente al Qhapaq Ñan
Mayo 2001
• DS 039-2001-ED constitución de una Comisión Nacional
ad-hoc
Junio 2001• Ley 28260 se instala la Comisión Nacional
del Qhapaq Ñan
Junio 2004
21
Figura 4. Conformación de la Comisión Nacional del Qhapaq Ñan (Ley 28260).
1.7 Organigrama de la Empresa
De acuerdo, al portal de transparencia del Ministerio de Cultura el organigrama, esta
institución presenta el siguiente organigrama (figura 5):
Como se puede apreciar en la figura 5, Qhapaq Ñan – Sede Nacional no forma parte del
organigrama del Ministerio de Cultura. Así mismo, no es considerado dentro de los
instrumentos de gestión como: el Reglamento de Organización y Funciones, aprobado
con Decreto Supremo No.005-2013-MC; el Presupuesto Analítico de Personal
aprobado con Resolución de Secretaría General No.73-2017-SG-MC; ni en el Cuadro
de Asignación de Personal aprobado con Resolución Ministerial No.204-2017-MC.
Por otro lado, el Manual de Perfiles de Puestos que reemplazará al Manual de
Organización y Funciones, y el Manual de Procesos se encuentran en proceso de
elaboración. Tal como se precisa en el portal de transparencia, sección planificación y
organización del Ministerio de Cultura a julio 2018.
Comisión Nacional Qhapaq Ñan
- El Director Nacional del INC
- El Secretario General del Ministerio de RR.EE;
- El Viceministro de Transportes del MTC
- El Viceministro de Turismo del MINCETUR
- El Viceministro de Economía del MEF
- El Viceministro de Agricultura del Ministerio de Agricultura
- El jefe de la Oficina de Desarrollo Nacional del Ejército Peruano del Ministerio de Defensa.
Secretaría Técnica
Sede Nacional
Secretaría Técnica
Sede Cusco
22
Figura 5. Organigrama del Ministerio de Cultura según portal institucional en Información Institucional, Organigrama. Ministerio de Cultura
(n.d.). Organización [Cultura.gob.pe]. Recuperado de http://www.cultura.gob.pe/es/informacioninstitucional/organizacion
23
1.8 Misión, Visión y Política
En la página web del Ministerio de Cultura, sección Información General, ¿Quiénes
Somos?, se encuentran la misión y visión de la institución. Las mismas que se
transcriben a continuación:
Visión del Sector Cultura
“Perú, país milenario que vive, reconoce, valora y construye su diversidad
cultural, como base de su integración y desarrollo sostenible”.
Misión
"Promover y gestionar la diversidad cultural con enfoque intercultural y de
derechos de manera eficiente para beneficio de la ciudadanía".
Cabe precisar que la misión y visión transcrita es la misma que se incluye en la
Memoria Institucional 2017 y en el Plan Estratégico Institucional 2017 – 2019 del
Ministerio de Cultura.
Considerando que el presente trabajo se ciñe a Qhapaq Ñan - Sede Nacional, se
transcribe la misión descrita en el Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020 del
Proyecto:
Misión: El Proyecto Qhapaq Ñan investiga, identifica, registra, conserva,
protege, pone en valor, difunde y gestiona el Qhapaq Ñan acorde con
estándares nacionales e internacionales, impulsando procesos de
descentralización y participación comunitaria con las poblaciones vinculadas,
creando espacios de consenso e integración entre las unidades ejecutoras del
Programa para un mejor cumplimiento de los objetivos de desarrollo nacional.
(Proyecto Qhapaq Ñan, 2015, p.38)
24
1.9 Productos y Clientes
En el portal del Ministerio de Cultura, sección Servicios al Ciudadano, se encuentran
los trámites por internet a los que se pueden acceder. Estos servicios en línea,
agrupados por áreas, son los siguientes:
En Interculturalidad (8 servicios)
Base de Datos Oficial de Pueblos Indígenas u Originarios (BDPI) es una
herramienta que permite a las entidades de la administración pública y a la
ciudadanía en general acceder a la información existente sobre los pueblos indígenas u
originarios.
Consulta Previa es un diálogo entre el Estado y los pueblos indígenas, su
finalidad es llegar a acuerdos sobre medidas administrativas o legislativas
que puedan afectar los derechos colectivos de los pueblos. Los acuerdos a los que se
lleguen en el proceso son de cumplimiento obligatorio para ambas partes.
Centro de Recursos es una plataforma virtual orientada a administrar,
difundir y proveer recursos para la gestión de políticas públicas,
investigación e información sobre interculturalidad, diversidad cultural, pueblos
indígenas, población afroperuana, discriminación étnico-racial y otros temas que aborda
el Viceministerio de Interculturalidad.
Videoteca de las Culturas, pone al alcance referencias y/o la
visualización de cientos de videos acerca de las culturas de ciudadanos y
comunidades diversas del Perú. Se puede explorar las distintas categorías:
participativos; documentales y Maletín para Escuelas.
25
Mapa Sonoro de Lenguas Originarias, permite conocer y escuchar las
47 lenguas indígenas que se hablan a lo largo del territorio peruano. Esta
nueva plataforma virtual brinda información en formato oral sobre las lenguas, sus
hablantes y las regiones donde estas se hablan.
Traductores de Lenguas Indígenas, base de datos donde se encuentran
registrados los ciudadanos y ciudadanas hablantes de lenguas indígenas,
que han adquirido la categoría de intérprete, traductor, o intérprete y traductor mediante
los procedimientos establecidos por el Ministerio de Cultura.
Dirección de Políticas para Población Afroperuana, diseña e
implementa políticas, planes, programas de protección, promoción de
derechos y desarrollo de la población afroperuana, garantizando su
desarrollo con identidad, en un marco de igualdad de derechos.
Alerta contra el Racismo, plataforma de información e interacción donde
los ciudadanos pueden encontrar herramientas para enfrentar y reportar
cualquier acto de discriminación étnico-racial en el Perú.
Industrias Culturales y Artes (6 servicios)
InfoArtes, sistema de información de las artes en el Perú: recopila,
documenta, sistematiza, reflexiona y comunica información de las
dinámicas, oportunidades, indicadores de desarrollo, potencialidades y contribuciones
de la actividad de las artes en el Perú, buscando siempre la articulación de los diversos
agentes del sector a fin de generar flujos institucionales de información.
26
Cultura 24 Tv, programa de televisión que busca tener un espacio de
comunicación moderno y permanentemente actualizable para la difusión
de contenidos audiovisuales e interactivos de arte y cultura.
Puntos de Cultura, busca ampliar el ejercicio de los derechos culturales
a nivel comunitario, con especial énfasis en niños, jóvenes y población en
situación de vulnerabilidad; impulsando la inclusión, empoderamiento y ciudadanía
intercultural.
DAFO, unidad orgánica encargada de diseñar, proponer, promover y
ejecutar las políticas, planes, estrategias y normas para el desarrollo y
promoción de la industria audiovisual, fonográfica y de los nuevos medios.
Gran Teatro Nacional, escenario de alto nivel tecnológico que es capaz
de albergar grandes producciones artísticas.
Talleres de Arte y Cultura, servicio de enseñanza
a niños, jóvenes y adultos para que puedan
descubrir, explorar y desarrollar sus habilidades a través del arte.
Patrimonio Cultural (10 servicios)
SIGDA, conjunto de metodologías y herramientas informáticas
estratégicas que ayudan en los procesos de mantenimiento, actualización y
consulta del Catastro Arqueológico.
Declaratorias Patrimonio Arqueológico, registro nacional patrimonial
informatizado de bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación,
en lo que corresponde al Patrimonio Arqueológico Inmueble.
27
Patrimonio Arqueológico Inmueble, registro de bienes inmuebles
integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación, con la información de
las edificaciones y sitios de las épocas colonial, republicana y contemporánea, en
coordinación con los órganos y entidades públicas y privadas que correspondan.
Museo en Línea, plataforma virtual que promueve la creación de
vínculos más estrechos entre la comunidad y los museos del Perú. Brinda
información sobre las actividades que realizan los museos del Ministerio de Cultura.
3D Visita Virtual al Museo de Pachacamac, Museo de Arte Italiano,
Museo Nacional de Arqueología, Antropología e Historia del Perú y al
Museo de Sitio de Puruchuco Arturo Jiménez Borja.
Consulta y trámites en línea CIRA, plataforma para el trámite del
Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos (CIRA), documento
mediante el cual el Ministerio de Cultura certifica que en un área determinada no
existen vestigios arqueológicos en superficie.
Trámite en línea PMA, plataforma para el trámite del Plan de
Monitoreo Arqueológico (PMA) en una intervención arqueológica
destinada a implementar medidas para prevenir, evitar, controlar, reducir y mitigar los
posibles impactos negativos sobre vestigios prehispánicos, históricos o paleontológicos
y demás bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación, durante la ejecución
de proyectos de inversión pública y/o privada que impliquen remoción de tierra u obras
bajo superficie.
28
Consulta de robo de Bienes Culturales, plataforma que permite alertar
sobre robos y realizar búsquedas on-line. Esta plataforma consta de una
base de datos on-line, lo que permite el registro y gestión de los casos de
expolio, generación y envío de las alertas de robos de bienes culturales, además de
consultas y búsquedas a través de campos filtrados.
Qhapaq Ñan – Sede Nacional, recupera y preserva la red de caminos y
sitios relacionados al Qhapaq Ñan, dando a conocer su gran importancia
como obra económica, social, cultural y de vinculación con los diversos
pueblos del espacio andino prehispánico, para que en la actualidad contribuya al
desarrollo de los pueblos vinculados al camino, desde la puesta en valor del patrimonio,
del manejo organizado de los territorios por los que atraviesa y de la participación
comunitaria y ciudadana en los procesos de gestión.
LUM Lugar de la Memoria, la Tolerancia y la Inclusión Social,
espacio de conmemoración, pedagógico y cultural, que presenta la historia
de los hechos ocurridos durante el periodo de violencia 1980 - 2000 en el Perú, iniciado
por los grupos terroristas.
Administrativos (4 servicios)
Compendio de normas.
Info Cultura, plataforma de información estadística del Sector Cultura.
29
Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas – koha, sistema de búsqueda de
material bibliográfico, de libre acceso y totalmente gratuito (sistema
“Koha”), que posee la Biblioteca del Ministerio de Cultura (sede central),
como las bibliotecas de las Direcciones Desconcentradas de Cultura y los Museos.
Repositorio Institucional del Ministerio de Cultura, contiene las
publicaciones editadas por el Ministerio y por las instituciones
antecesoras de éste, en donde encontrarán textos peruanos de Antropología,
Arqueología, Arte, Historia, Medicina tradicional, Conservación del patrimonio mueble
e inmueble, Gestión Cultural, etc. Se encuentra a disposición de todos los estudiantes,
investigadores y público en general. Forma parte del Repositorio Nacional Digital. Su
uso es gratuito y se puede descargar los textos libremente, tanto en el Perú como en el
extranjero.
Adicionalmente, a los servicios detallados, se encuentran adscritas las siguientes
instituciones:
• Archivo General de La Nación
• Biblioteca Nacional del Perú
• Gran Teatro Nacional
Como se puede apreciar en los párrafos anteriores, el Proyecto Qhapaq Ñan es uno de
los 28 servicios al ciudadano que ofrece el Ministerio de Cultura en su página web.
1.10 Premios y Certificaciones
Qhapaq Ñan – Sede Nacional del Ministerio de Cultura fue uno de los ganadores del
XIII Concurso Premio 2017 a las Buenas Prácticas en el Sector Público7, por su
7 Proyecto Qhapaq Ñan gana premio a las buenas prácticas en el sector público 2017 (2017, 8 de agosto). Andina. Recuperado de http://andina.pe/agencia/noticia.aspx?id=677899
30
iniciativa de Zonificación Participativa como Buena Práctica de Gestión del Patrimonio
Cultural, en la categoría Promoción de la Cultura e Identidad, organizado por
Ciudadanos del Día.
El Premio fue otorgado por el trabajo de la Coordinación de Participación Comunitaria
a cargo del antropólogo Rodrigo Ruiz Rubio, como resultado de su gestión, ha logrado
zonificar 22 áreas de protección en distintos tramos inscritos en la Lista de Patrimonio
Mundial de la Unesco, habiéndose creado 28 comités para la zonificación participativa
y suscrito 194 actas de acuerdos.
Para Qhapaq Ñan – Sede Nacional, las comunidades se han convertido en el principal
aliado del Estado en la conservación del camino inca. Por ello, se han generado
importantes iniciativas de reapropiación del patrimonio cultural, tales como como la
ejecución de caminatas que han contado con la participación de más de 1,200 personas,
celebraciones comunales, ordenanzas municipales, y la formulación de iniciativas
turísticas en las comunidades.
1.11 Relación de la Empresa con la Sociedad
La cultura juega un rol importante en las políticas de Estado. El Ministerio de Cultura
ha definido en sus Lineamientos de Política Cultural 2013-20168 lo siguiente:
La existencia del Ministerio de Cultura implica reconocer la importancia del
papel que debe desempeñar la cultura en las políticas de Estado como
elemento integrador de la sociedad y generador de desarrollo y de cambio,
orientado al fortalecimiento de la democracia con activa participación de una
8 Ministerio de Cultura (n.d.). Información Institucional, Lineamientos de Política Cultural. Recuperado de http://www.cultura.gob.pe/es/informacioninstitucional/lineamientos
31
ciudadanía inspirada en valores fundamentales que conlleven a la
convivencia pacífica y a la integración nacional. (Ministerio de Cultura, 2012,
p. 3).
Este documento señala, además, que “la cultura es un agente fundamental en la
constitución de una sociedad con mejor calidad de vida, una sociedad más crítica de
su historia y de sí misma.” (Ministerio de Cultura, 2012, p. 3).
Por ello el Ministerio de Cultura se ha propuesto seguir siete lineamientos, que se
mencionan a continuación:
1. Impulsar una perspectiva intercultural
2. Promover la ciudadanía
3. Fortalecer la institucionalidad
4. Alentar la creación
5. Defensa y apropiación social del patrimonio
6. Apoyar a las industrias culturales
7. Promover y difundir las artes
Por su parte Qhapaq Ñan – Sede Nacional contribuye con la cultura y la identidad
nacional. Así lo reconocen distintos medios de comunicación, como el Diario Correo9
que, en agosto de 2017, daba cuenta de cómo el Proyecto Qhapaq Ñan logró el
reconocimiento del Gran Camino Inca a nivel internacional, como una obra maestra de
9 Semana Qhapaq Ñan, muestra fotográfica del 22 al 24 de agosto (2017. 16 de agosto). Diario Correo. Recuperado de https://diariocorreo.pe/cultura/semana-qhapaq-nan-muestra-fotografica-del-22-al-24-de-agosto-768046/
32
ingeniería, que propicia su preservación, conservación, protección y revalorización de
la infraestructura y de las expresiones culturales asociadas al camino.
Por ello, el Proyecto Qhapaq Ñan, sigue articulando redes de comunicación, producción
e intercambio entre las comunidades que se trasladan por sus tramos, haciendo del Gran
Camino Inca, un patrimonio vivo que a la vez se constituye en una oportunidad para
que los pueblos puedan seguir construyendo su futuro.
De acuerdo a la entrevista publicada en Rumbos del Sol y Piedra10, al Coordinador
General de la Secretaría Técnica de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, el Dr. Giancarlo
Marcone Flores, el Proyecto Qhapaq Ñan busca impulsar la identidad local en función a
las necesidades de las comunidades, precisando que: “desde el año 2011, se vienen
implementando procesos de diálogos y consensos con las comunidades
aledañas al Camino Inca, para que en cada iniciativa, se respeten los procesos de toma
de decisión local con el objetivo de brindar un mejor uso social”.
10 Félix, G. (2017, 27 de agosto). El Qhapaq Ñan, senderos que siguen uniendo a los pueblos [rumbosdelperu.com]. Recuperado de http://www.rumbosdelperu.com/cultura/27-08-2017/el-qhapaq-nan-senderos-que-siguen-uniendo-a-los-pueblos/
33
Capítulo 2: Planteamiento del Problema
2.1 Caracterización del Área
Como se advierte en el capítulo 1, parte 1.7 el Proyecto Qhapaq Ñan no se encuentra
dentro del Organigrama del Ministerio de Cultura y tampoco está incluido en sus
instrumentos de gestión como el Reglamento de Organización y Funciones, el
Presupuesto Analítico de Personal ni en el Cuadro de Asignación de Personal.
Como se indica en el Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020, esta situación conlleva
a definir, mediante el Diagrama de Árbol de Problemas y el Análisis de Objetivos,
como uno de los problemas principales, sus causas y efectos lo siguiente:
Figura 6. Árbol de Problemas. Adaptado de Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020,
por el Proyecto Qhapaq Ñan (2015).
Un proyecto minimizado en su capacidad de acción y de gestión, se encuentra con limitaciones importantes que no permiten optimizar las intervenciones.
Proyecto Qhapaq Ñan con limitaciones para proteger,
conservar y poner en valor y en uso social el camino inca.
Debilidad institucional, que resta representatividad y mayor
capacidad de gestión. Causa
Problema
EFecto
34
Figura 7. Análisis de Objetivos. Adaptado de Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020, por
Proyecto Qhapaq Ñan (2015).
Como parte de este ordenamiento, se ha presentado, ante las autoridades pertinentes, la
propuesta del Manual de Operaciones que plantea el siguiente organigrama (Figura 8):
Medio Implementar una planificada gestión por resultados como proyecto
especial del VMPCIC con sostenibilidad. financiera
Identificar puntos críticos de superposición y/o descoordinación interinstitucional y proponer soluciones viables de corto y mediano plazo.
Fortalecer la institucionalidad del Proyecto Qhapaq Ñan, en el
marco del proceso de descentralización del Sector Cultura,
optimizando los recursos y los procesos.
Objetivo
Transversal
Eje Estratégico
35
Figura 8. Organigrama del Proyecto Qhapaq Ñan-Sede Nacional. Adaptado de Manual de Operaciones del Programa Qhapaq Ñan, por
Proyecto Qhapaq Ñan, 2016, p. 22.
Comisión Nacional
Secretaría Técnica Nacional Coordinación General
Gestión y Descentralización Asesoría Legal
Comunicaciones
Administración y Presupuesto
Investigación,
Identificación y
Registro
Proyectos Integrales de
Sitios
Proyectos de
Tramo
Puesta en Valor
Conservación
Participación Comunitaria
36
En la propuesta de Manual de Operaciones (2016), se señala lo siguiente:
La estrategia y metodología del Proyecto Qhapaq Ñan han sido redefinidas para
responder al enfoque de “gestión por tramos” en concordancia con las
características funcionales de su objeto de intervención, que es la red de caminos
Inca, cuya esencia es justamente la dinámica integral del territorio (patrimonio,
poblaciones, paisaje) en contraposición al concepto aplicado en los proyectos
que anteriormente se implementaron en “sitios arqueológicos fijos”, que
consideraba a los bienes culturales como objetos estáticos. El nuevo y actual
enfoque se ajusta también a la categoría oficial de “Itinerario Cultural”,
reconocida por el Consejo Internacional de Monumentos y Sitios - ICOMOS y
la UNESCO. (Proyecto Qhapaq Ñan, 2016, pp.4-5).
En tal sentido, y como se puede apreciar en el organigrama propuesto (figura 8), la
Coordinación de los Proyectos de Tramo se encuentra como órgano de línea que
depende de la Coordinación General y tiene a su cargo, actualmente, 5 Proyectos de
Tramo a nivel nacional.
Cada Proyecto de Tramo que se instala y opera, está a cargo de un Director de Proyecto
que tiene como funciones el programar, gestionar y ejecutar acciones orientadas a la
investigación, conservación, puesta en valor y puesta en uso social del patrimonio
cultural vinculado a la Red Vial Inca en el ámbito territorial previamente definido y
aprobado en el respectivo plan de trabajo, correspondiente a un tramo de camino
específico.
Las funciones que se proponen para los Proyectos de Tramo son las siguientes:
37
a) Programar e implementar acciones de investigación, conservación y puesta en
valor del patrimonio cultural (material e inmaterial) en el ámbito del tramo de
camino Inca que corresponda.
b) Ejecutar las coordinaciones necesarias con todos los órganos del Programa y otros
del Ministerio de Cultura que sean útiles para la gestión adecuada del tramo
respectivo.
c) Elaborar y ejecutar un Plan de Manejo del Tramo previamente aprobado por las
instancias respectivas y que esté adecuado a los lineamientos estratégicos del Plan
Cuatrienal.
d) Proponer y supervisar la implementación de proyectos de inversión en los sitios
arqueológicos o secciones del camino Inca que se encuentren en el ámbito
territorial correspondiente.
De acuerdo con el Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020, el presupuesto total
asciende a S/.84 846 425 que incluye los gastos por actividades y los gastos de
inversión, es decir, los proyectos de inversión pública (PIP).
El 54.21% que asciende a S/.45 797 140 ha sido destinado a la conservación de la red
vial inca y de los sitios arqueológicos asociados, es decir a las Coordinaciones de
Proyectos de Tramo y de Proyectos Integrales.
El Presupuesto para Actividades asciende a S/.71 249 285, del cual se ha asignado
S/.17 550 000 a los Proyectos de Tramo, que se encargan de la red vial inca y S/.14 850
000 a los Proyectos Integrales, que se encargan de los sitios arqueológicos asociados.
El Presupuesto para proyectos de inversión pública asciende a S/.13 597 140, de los
cuales se ha asignado S/.8 869 315 a los Proyectos de Tramo y S/.4 727 825 a los
Proyectos Integrales, es decir el 100% del presupuesto total de inversión.
38
Tabla 3
Presupuesto Total asignado a Qhapaq Ñan – Sede Nacional 2016-2020
Presupuesto
Actividades
% del
Presupuesto
Actividades
Presupuesto
Inversión
% del
Presupuesto
Inversión
Presupuesto
Total
% del
Presupuesto
Total
Coordinación
Proyectos de Tramo
17’550,000 24.63% 8’869,315 66,23% 26’419,315 31.14%
Coordinación Proyectos
Integrales
14’850,000 20.84% 4’727,825 34,77% 19’577,825 23.07%
Total
Proyectos de
Tramo e
Integrales
32’400,00 45.47% 13’397,140 100% 45’797,140 54.21%
Otras
Coordinaciones 38´849,285 54.53% 0 0% 39’ 049,285 46.79%
Qhapaq Ñan
Sede Nacional 71’249,285 100% 13’597,140 100% 84’846,425 100%
Nota: Elaboración propia a partir del Plan Quinquenal 2016-2020
En resumen, a partir de lo expuesto en los párrafos y tablas anteriores, se puede afirmar
que la ejecución del presupuesto total, según el Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-
2020, recae principalmente en las Coordinaciones de los Proyectos de Tramo y de los
Proyectos Integrales.
Por otro lado, según el Plan Operativo Institucional 2018 ―aprobado mediante
Resolución Ministerial No. 512-2017-MC del 29 de diciembre de 2017―, los objetivos
e indicadores de los Proyectos de Tramo son los siguientes:
39
Tabla 4
Indicadores y Metas de la Coordinación de los Proyectos de Tramo
ACCIÓN ESTRATÉGICA INDICADOR META
Estudios especializados de investigación de los bienes del patrimonio cultural material e inmaterial.
Número de Resoluciones que aprueban proyectos de investigación.
27
Acciones de conservación en los bienes del Patrimonio Cultural de la Nación.
Número de bienes inmuebles del patrimonio cultural intervenidos
26
Implementación de acciones que incentiven a la participación y acceso al patrimonio cultural en beneficio de diversos actores sociales
Número de acciones que involucran la participación de diversos actores sociales
222
Nota: Adaptado del Plan Operativo Institucional 2018, por Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
Actualmente, la Coordinación de Proyectos de Tramo tiene a su cargo cinco Proyectos
de Tramo11 que se describen a continuación:
PT1 Proyecto de Tramo Huánuco Pampa – Huamachuco: El trazo inicia en
Huánuco Pampa, uno de los principales centros administrativos inca del Chinchaysuyu.
Luego recorre por territorios de las actuales regiones de Huánuco, Ancash y La
Libertad, culminando en la ciudad de Huamachuco pasando por altitudes que van desde
los 2 300 hasta los 4 500 msnm.
PT2 Proyecto de Tramo La Raya – Desaguadero: Localizado al sur del país, entre
las regiones de Cusco y Puno. Es un tramo de camino que parte de las regiones altas del
límite entre Cusco y Puno con dirección al Lago Titicaca.
PT3 Proyecto de Tramo Quebrada La Vaca – Tambobamba: Localizado entre las
regiones de Arequipa, Ayacucho y Apurímac, Cotabambas. Parte del distrito e Chala
11 Qhapaq Ñan Perú – Sede Nacional (n.d.). Proyectos de Tramo [Qhapaqñan.cultura.gob.pe]. Recuperado de http://qhapaqnan.cultura.pe/proyectos-de-tramo
40
(provincia de Caravelí, Arequipa), atraviesa el sitio arqueológico de Quebrada de la
Vaca (Arequipa) llega a la región de Apurímac hasta el distrito de Tambobamba
(provincia de Cotabambas) y al pueblo de Casacancha (provincia de Andahuaylas,
Apurímac. Este tramo de camino une la costa con el Cusco y es denominado “Ruta del
Contisuyu” o “Ruta de los recursos marinos”.
PT4 Proyecto de Tramo Vilcashuamán – La Centinela: Desde Ayacucho, la ruta
comienza a unos 3800 m.s.n.m. en el poblado histórico de Vilcashuamán, siguiendo
uno de los tramos del Qhapaq Ñan, se llega a la hacienda real de Pomacocha, pasando
por la fría puna huancavelicana, se encuentra con Inkawasi de Huaytara y el poblado
histórico de Huaytara, Desciende hasta los 800 msnm para apreciar la monumentalidad
de Tambo Colorado, en la actual región Ica. Finalmente, se sigue| el camino costero y
se llega a La Centinela, ubicado en el actual distrito de Chincha.
PT5 Proyecto de Tramo Xauxa – Pachacamac: se ubica entre los departamentos de
Junín y Lima, atravesando la vertiente occidental de la Cordillera de los Andes,
recorriendo una extensión de 223 km. Inicia en Hatun Xauxa uno de los principales
centros administrativos Inca ubicado en la sierra central, ascendiendo hasta los 4800
m.s.n.m. cercano al nevado Pariacaca, y finaliza en el santuario costero de Pachacamac
hacia los 50 msnm. Este Camino Inca recorre las cuencas de los ríos Lurín, Mala,
Cañete y Mantaro.
Así mismo, dentro del Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020, se tiene programado
implementar el sexto proyecto de tramo a diferencia de los mencionados, éste es
binacional. Proyecto que se describe a continuación:
Proyecto Binacional “Puesta en valor y uso social de la ruta cultural y patrimonial
Ecuador – Perú. Tiene como ámbito de acción el tramo de camino Inca que parte
41
desde el Sitio Arqueológico de Aypate y llega hasta la zona de los Sitios Arqueológicos
de Las Pircas-Baños del Inca, en la frontera con el Ecuador. Este proyecto será
gestionado siguiendo todas las directivas internacionales para la gestión de tramos
nominados y cumplirá con las estrategias y objetivos trazados para el Proyecto Qhapaq
Ñan – Sede Nacional.
Cada uno de estos proyectos de tramo comprende tres componentes: investigación,
conservación y sociocultural. A su vez, estos componentes se traducen en actividades
operativas, como la ejecución de proyectos de investigación, proyectos de
infraestructura y señalética para visitantes y eventos para la promoción y difusión
cultural.
Estas actividades operativas demandan el abastecimiento de bienes y servicios que son
solicitados por los Directores de los Proyectos de Tramo a la Coordinación de los
Proyectos de Tramo. Estas solicitudes son derivadas a la Coordinación General para su
aprobación, y luego a la Administración del Qhapaq Ñan – Sede Nacional para su
procesamiento en el sistema “Quipu” del Ministerio de Cultura a nivel de pedido.
Estos pedidos pasan luego por las instancias y procesos normados por el Ministerio de
Cultura, para las aprobaciones, vistos y siguientes etapas del proceso de compras
directas (con un valor menor o igual a 8 UIT), hasta la emisión y notificación de la
orden de compra o de servicio.
Una vez notificada al proveedor la orden de compra o servicio, la oficina de
Abastecimientos del Ministerio de Cultura comunica a la Administración del Qhapaq
Ñan para que se realicen las entregas de los bienes y servicios y su posterior
conformidad terminando así el proceso de compras.
42
Al depender del Despacho Viceministerial de Patrimonio Cultural e Industrias
Culturales, pero al mismo tiempo no ser parte de la estructura orgánica del Ministerio
de Cultura -como se indicó en el capítulo 1, parte 1.7-, no se cuenta con documentos
formales para asignar los roles y funciones al personal a cargo de estos procesos. Más
aún cuando el personal habitual se encuentra contratado con el régimen de contratación
administrativa de servicios (CAS) y como terceros con orden de servicio.
En vista de lo expuesto, en la ejecución diaria de las actividades programadas, Qhapaq
Ñan – Sede Nacional, se ha organizado de la siguiente forma para el proceso de
compras directas (figura 8):
Figura 9. Flujo del Proceso de Compra Directa Servicios en Qhapaq Ñan Sede Nacional
Por ejemplo, para un requerimiento de servicios de un tercero, el proceso se inicia con
la solicitud del Director del Proyecto de Tramo quien debe elaborar los términos de
referencia (TDR) y los anexos que son 5 para terceros de oficina y 6 para terceros en
trabajo de campo.
Requerimiento de Servicios
1. VMPCIC 2. OGA
Para V°B°
Director de Tramo
Coordinadorde Tramos
Coordinador GeneralC.G. Coordinador
Administrativo
1. Informe2. TDR (anexo 1y2)3. Anexos (3 al 7)4. CV documentado5. DNI vigente6. RUC activo y hábil.7. RNP vigente8. Seguro vigente
11. Informe
12. Proveído
1. C.G.2. OGA3. OAB 4. OGPPPedido
1
23
Quipu
O/S
4
Requerimiento
3 1 2firma firmaVo.Bo.
SITD
SITD
El Requerimiento impreso regresa a firmas en QÑ y va Vo.Bo. de VMPCIC y OGA
43
• Anexo No.01: Formato de Autorización para Contratación Directa de
Servicios
• Anexo No.02: Términos de Referencia para la Contratación Directa de
Servicio Específico y/o de Consultoría
• Anexo No.03: Carta de Compromiso para la Prestación del Servicio
• Anexo No.04: Declaración Jurada fe No tener Incompatibilidad por Conflicto
de Intereses y no estar comprendido en Procesos Administrativos y/o
Judiciales en Trámite por el Ministerio de Cultura, ni tener Impedimento para
Contratar con el Estado
• Anexo No.05: Propuesta Económica y Autorización para el pago de Abono en
Cuenta CCI
• Anexo No.06: Carta de Compromiso de mantener vigente el Seguro de
Accidentes Personales o de Salud Contratado hasta el término del servicio
A estos anexos se debe adjuntar la propuesta con el curriculum vitae documentado, el
DNI vigente, el RUC activo y habido, el Registro Nacional de Proveedores (RNP), el
seguro de salud vigente, de ser el caso. Esta documentación es enviada vía email al
Coordinador de Proyectos de Tramo que, a su vez, emite un informe al Coordinador
General vía Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITD). El Coordinador
General deriva, mediante Proveído en el SITD, el requerimiento al Coordinador
Administrativo y este, a su vez, lo deriva al especialista de esta área para revisar y de
ser necesario modifique o corrija el TDR. Una vez conforme, el requerimiento regresa
impreso, en físico, para la firma del Coordinador de Tramos y del Coordinador General.
Luego, es trasladado para los vistos buenos del Viceministro (VMPCIC) y del Director
General de Administración (OGA) del Ministerio.
44
Con firmas y vistos buenos, los documentos se escanean y se suben al programa de
compras “Quipu” para que, por esta vía sea aprobado por el Coordinador General
Qhapaq Ñan y luego entregado, en físico, a la Oficina de Abastecimiento (OAB). A su
vez, esta oficina pide aprobación al Director General de Administración (OGA) vía
Quipu; luego, pasa a ser asignado al operador logístico quien revisa la información y,
de estar conforme, pide certificación del gasto vía Quipu a la Oficina General de
Planeamiento y Presupuesto (OGPP). Una vez certificado, se emite la orden de servicio
que es firmada por el Jefe de Abastecimiento (OAB), para luego ser notificado al
proveedor elegido.
Esta parte del proceso se hace vía el programa de compras “Quipu” y ya no en el SITD,
por lo que se pierde la trazabilidad del proceso al no tener una interfaz estos programas.
Por otro lado, sólo el personal de las áreas administrativas tiene acceso al Quipu, lo que
hace que los usuarios de los requerimientos no puedan hacer seguimiento a sus pedidos.
A esto se suma a que los proyectos se desarrollan en zonas alejadas dentro del ámbito
rural del país, con acceso limitado a recursos como el servicio de internet.
Figura 10. Flujo del Proceso de Compra Directa: Bienes en Qhapaq Ñan Sede Nacional
Requerimiento de Bienes
1. VMPCIC 2. OGA
Para V°B°
Director de Tramo
Coordinadorde Tramos
Coordinador GeneralC.G. Coordinador
Administrativo
1. Informe2. EE.TT.(anexo 1)
11. Informe
12. Proveído
1. C.G.2. OGA3. OAB 4. OGPPPedido 1
1
23
Quipu
O/C 1, 2…
4
Requerimiento
3 1 2firma firmaVo.Bo.
SITD
SITD
El Requerimiento impreso regresa a firmas en QÑ y va Vo.Bo. de VMPCIC y OGA Pedido 2
45
El requerimiento de compra de bienes (figura 9) procede de forma similar al
requerimiento de compra de servicios de terceros (figura 8), con la diferencia en que se
preparan las especificaciones técnicas (EE.TT) en lugar de los términos de referencia
(TDR) y, cuando llega al especialista de la Coordinación Administrativa, el
requerimiento se desglosa en varios pedidos. Este desglose responde a que los pedidos
se agrupan, de acuerdo, a determinados criterios. Por ejemplo, tomando como criterio
que sea posible comprarlo a un proveedor o por una modalidad de compra, se separan
productos ferreteros de agregados, o comprados por Catálogo Electrónico o del Listado
de Bienes y Servicios Comunes publicado en el SEACE o de activos fijos o de
computadoras o licencias, ya que cada uno cumple una normativa específica.
2.2 Contextualización y Definición del Problema
2.2.1 Contextualización del Problema.
Como se explicó en el presente capítulo, al ser un proyecto adscrito al
Ministerio de Cultura, la Secretaría Técnica de la Comisión Nacional –
Qhapaq Ñan Sede Nacional, depende jerárquica y funcionalmente del
Viceministerio de Patrimonio Cultural e Industrias Culturales.
La Secretaría Técnica de la Comisión Nacional Qhapaq Ñan Sede Nacional, si
bien por Ley cuenta con financiamiento de recursos directamente recaudados
de un bien administrado por el Ministerio de Cultura, no ha sido incluido en el
ordenamiento del Ministerio, es decir, no se establecen funciones ni se
determina una organización en los documentos normativos institucionales
como el MOF y el ROF.
Al no ser parte de la estructura orgánica del Ministerio de Cultura, no han sido
determinadas de manera formal las líneas de autoridad-dependencia, los
46
procesos de gestión y fundamentalmente los roles y funciones de cada
colaborador, más aun cuando una parte del personal se encuentra dentro del
régimen laboral especial de contratación del Estado (CAS – Régimen 1057) y
otra parte con orden de servicio de tercero, en donde los contratos se limitan a
describir servicios a realizar o entregables que no aseguran la continuidad ni
determinan el rol de cada colaborador como parte de procesos que son
transversales a toda la institución.
Por otro lado, según la Ley 30693 del Presupuesto del Sector Público para el
año fiscal 201812, se precisa en las disposiciones complementarias en su
artículo décimo sétimo:
Los saldos de balance del Año Fiscal 2017 provenientes del Programa
Qhapaq Ñan, a que se refiere el artículo 1 del Decreto Supremo 006-2013-
MC, hasta por el monto de S/ 25 000 000,00 (VEINTICINCO MILLONES
Y 00/100 SOLES), para financiar prioritariamente acciones de conservación
y protección del patrimonio arqueológico, histórico, material e inmaterial, y
museos; así como, fomento al acceso a bienes y servicios culturales y al
desarrollo de los pueblos indígenas u originarios y la población
afroperuana, en el ámbito de las competencias de la Ley 29565, Ley de
creación del Ministerio de Cultura.
Esto evidencia que se cuenta con saldos de presupuesto que no se ejecutaron y
que con una mayor capacidad de gasto sería posible optimizar el cumplimiento
12 Ley 30693, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2018 (2017) En Diario Oficial El Peruano. 19. Perú. Recuperado de https://www.mef.gob.pe/es/por-instrumento/ley/16767-ley-n-30693/file
47
de objetivos que se traducen en la ejecución de metas programadas en los
planes operativos.
En la ejecución de los Proyectos de Tramo -como se explicó en el acápite 2.1,
en lo que se refiere a las compras directas- se evidencian los siguientes
síntomas:
• Tiempo de respuesta elevado, el proceso de compra directa suele demorar
casi 4 semanas en promedio. De acuerdo, a la información obtenida de la
Coordinación de Proyectos de Tramo, se muestra los siguientes estadísticos
para la atención efectiva de los requerimientos de compras directas:
Tabla 5
Tiempos de demora en la atención de requerimientos de compras directas
en los Proyectos de Tramo en los meses de Marzo a Mayo 2018
Tiempo Estadístico
276 días MÁXIMO
3 días MINIMO
27 días PROMEDIO
26 días MODA
Nota: Elaboración propia con información de la Coordinación de los Proyectos de Tramo
• Elevado costo del proceso porque se invierte tiempo y recursos humanos
(desde el coordinador general al personal de apoyo) en revisiones
reiteradas.
• Elevado número de quejas: el abastecimiento de bienes y servicios es el
proceso que genera mayores quejas por parte de los directores de Tramo.
Los tiempos de espera son largos y muchas veces las actividades
programadas no pueden iniciarse con los recursos necesarios y deben
reprogramarse, o empezar con ritmo muy lento hasta la llegada del total de
48
recursos requeridos. Existen actividades cuyo inicio es dado por una
resolución directoral -tal es el caso de los Proyectos de Investigación
Arqueológica- y muchas veces los materiales y servicios requeridos llegan
después de iniciado el plazo establecido, lo que conlleva a pedir
ampliaciones de plazo en su ejecución.
• Los requerimientos de bienes y servicios son frecuentes y no se cumple lo
programado en el cuadro de necesidades, lo que se traduce que el POI físico
aprobado se aleje en términos de fechas y montos del POI financiero.
Tabla 6
Cantidad de Requerimientos del 2015 a Agosto 2018 del Ministerio de Cultura,
Qhapaq Ñan y la Coordinación de Proyectos de Tramo
2015 2016 2017 2018
MC QÑ QÑ PT QÑ PT
3,240 534 935 272 705 247
808 189 296 80 214 51
4,048 723 1,231 352 919 298
28.59% 38.30%
Nota: Elaboración Propia con información del sistema “Quipu” del Ministerio de Cultura
Figura 11. Indicadores del proceso de compras directa en los Proyectos de Tramo
Tiempo de respuesta elevado
26 días
Elevado número de
quejas
90%
Elevada cantidad de
requerimientos 447/año Elevado costo
del proceso S/.101.47
Saldos de Balance Anual
S/.1 030 715
49
De lo expuesto se puede graficar las causas y efectos mediante el diagrama de
Ishikawa:
Figura 12. Diagrama de Ishikawa para el proceso de compras directa en los
Proyectos de Tramo
Por la naturaleza de la intervención, los Proyectos de Tramo son una de las
principales líneas de acción de Qhapaq Ñan – Sede Nacional y tiene asignado
el 22% del presupuesto total para el año 2019. En tal sentido, es
imprescindible que, dentro la normatividad vigente, y en específica la del
Ministerio de Cultura, los requerimientos de bienes y servicios sean atendidos
con calidad, es decir, en los tiempos y las condiciones requeridas.
Actualmente, muchos de los requerimientos toman tiempos mayores a los
planificados y, dado que el personal de las sedes se encuentra en zonas
alejadas de las urbes, los tiempos y costos que se asumen por correcciones de
forma, son mayores y afectan el desempeño y la ejecución programada de
dichos Proyectos.
Por otro lado, siendo la gestión por procesos uno de los pilares establecidos en
la Política de Modernización de la Gestión Pública -tal como lo señala el
EFECTO
Deficiente
gestión en
el proceso
de
compras
directas
MAQUINARIA MANO DE OBRA
MÉTODO MATERIALES
Sin acceso al SITD
y al Quipu Actividades administrativas
adicionales a las de campo
Sin interfaz entre
el SITD y el Quipu
Desconocimiento
de Directivas
Falta de estandarización de
procesos administrativos
No se cuenta con
indicadores de gestión
50
documento orientador “Metodología para la implementación de la gestión por
procesos en las entidades de la administración pública en el marco del D.S
No.004-2013-PCM”- es necesario documentar los procesos que actualmente se
realizan para que, utilizando la metodología de simplificación administrativa,
se pueda analizar y plantear una propuesta de mejora del proceso de compra
directa de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional que conlleve a documentar el proceso actual, identificar mejoras en
el proceso y documentar el nuevo proceso propuesto a fin de implementarlo.
2.2.2 Formulación del problema.
Problema: El elevado costo, en términos de tiempo y dinero, del proceso de
compras directas para el abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos
de Tramo de Qhapaq Ñan Sede Nacional afecta el desempeño y la ejecución
de las metas físicas y financieras en los plazos previstos.
2.3 Objetivos
2.3.1 Objetivo general.
Proponer mejoras al proceso de compras directas para el abastecimiento de
bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional,
con el fin de optimizar su gestión para el cumplimiento de sus metas físicas y
financieras en los plazos previstos.
2.3.2 Objetivos específicos.
• Documentar la forma actual en que se realiza el proceso de compras
directas para el abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de
Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
51
• Identificar oportunidades de mejora del proceso de compras directas para
el abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de
Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
• Documentar el proceso mejorado de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan – Sede Nacional.
2.4 Justificación
Se propone mejorar, en términos de costo y tiempo, el proceso de compras directas para
dinamizar la operatividad de los Proyectos de Tramo, puesto que requieren del
abastecimiento oportuno y eficiente de bienes y servicios para el cumplimiento de sus
metas en los plazos previstos.
2.5 Alcances y limitaciones
2.5.1 Alcances.
El alcance del presente trabajo comprende al proceso de compras directas de
bienes y servicios de la Coordinación de Proyectos de Tramo del Qhapaq Ñan
– Sede Nacional.
2.5.2 Limitaciones.
El presente proyecto tiene limitaciones de tiempo, debido a la carga de trabajo
que implica recaudar información que se suma a las labores cotidianas que la
autora desempeña.
52
Capítulo 3: Marco Teórico
Para el presente trabajo se ha utilizado como marco teórico: conceptos teóricos sobre
Administración Pública; el análisis de la OCDE y el BID sobre la Administración Pública en
América Latina y el Caribe; el cuaderno de trabajo del curso de gestión por procesos para la
administración pública elaborado por la Escuela Nacional de Administración Pública (ENAP)
y la Metodología para la simplificación administrativa aprobada por el Decreto Supremo
No.007-2011-PCM.
3.1. Conceptos teóricos sobre Administración Pública
De acuerdo con Galindo (2000), la administración pública puede ser definida como la
ciencia social que tiene como objeto la actividad del Gobierno relacionada con la
realización o prestación de servicios públicos en beneficio de la comunidad; la
prestación de servicios debe ser realizada de forma racional y eficiente, de modo que
los medios e instrumentos que utiliza sean aplicados de forma idónea y permitan la
consecución de los objetivos planteados. Asimismo, la administración pública parte de
una base jurídica e involucra un sistema a través del cual se ejecutan las políticas y
decisiones del Gobierno de una comunidad políticamente organizada. Este sistema está
integrado por un conjunto de normas, objetivos, estructuras, órganos, funciones,
métodos y procedimientos, y recursos humanos, económicos y materiales (p. 6).
Para Galindo (2000), la administración pública es una disciplina académica que busca
solucionar los problemas que surgen a partir de la interacción entre el Estado y la
sociedad civil, y maneja y administra el patrimonio del Estado, de acuerdo con el
ordenamiento jurídico vigente.
53
Figura 13. Objetivos de la administración pública. Adaptado de Teoría de la Administración
Pública, por Galindo, M., 2000, p. 6.
3.1.1 Principios básicos de la administración pública.
Para Galindo (2000) los principios básicos de la administración pública son los
siguientes:
a. Proceso administrativo. Conjunto de fases o etapas sucesivas relacionadas
entre sí, mediante las que se realiza la administración. Incluye una etapa
mecánica relacionada con la planificación (que incluye la determinación de
objetivos y metas y la organización de los procedimientos y métodos) y la
prognosis administrativa (procesos de juicios valorativos sobre las acciones
futuras para cumplir las metas), y una etapa dinámica compuesta por la
dirección relacionada con el cumplimiento de las metas y el control de las
acciones y procedimientos realizados (Galindo, 2000, pp. 118-119).
Objetivos de la administración
pública
Mantener el orden público
Satisfacer las necesidades de la
población
Mantener el equilibrio entre el ingreso y el
gasto público
Conducir el desarrollo económico y social
54
b. Planificación. Consiste en la determinación de los objetivos y la elección y
realización de las mejores estrategias de acción para cumplirlos, con base
en la investigación de la realidad social y financiera y en la elaboración de
un esquema detallado de acción en prospectiva. A partir del diagnóstico de
la realidad social y los recursos materiales, económicos y humanos que se
tienen para satisfacer las necesidades colectivas, se determinan las
necesidades y prioridades que serán atendidas mediante programas,
proyectos y planes en el plazo señalado (corto, mediano o largo), así como
la factibilidad de los mismos (Galindo, 2000, p. 121).
c. Organización. Proceso por el cual se establece la estructura necesaria para
la sistematización racional de los procedimientos (instrumentos de los que
dispone una institución para lograr una acción dirigida y coordinada por
parte de sus miembros) y recursos que orientan el curso de la acción de una
institución. Además, mediante el proceso de organización se determinan las
jerarquías, la disposición, la correlación y la agrupación de actividades, que
permiten realizar y simplificar las funciones de un colectivo social
(Galindo, 2000, pp. 127-128).
La organización se presenta bajo dos formas: la centralización y la
desconcentración. La primera forma implica jerarquización y dependencia
en la toma de decisiones, responsabilidades y deberes; la segunda, la
delegación de autoridad, responsabilidades y deberes determinada por las
leyes.
Finalmente, en la organización se distinguen dos etapas que se desarrollan
en virtud del ordenamiento jurídico vigente: la división del trabajo y la
55
coordinación. La primera se relaciona con la separación y delimitación de
actividades con la finalidad de que el cumplimiento de las funciones se
realice con precisión, eficiencia y eficacia. La coordinación será
desarrollada en el sexto principio de la administración pública (Galindo,
2000, p. 130).
d. Dirección. Comprende un conjunto de tareas relacionadas con el análisis y
evaluación de las partes interesadas en el proceso de administración, la
realización de operaciones de síntesis y el establecimiento de principios de
negociación, mediante la capacidad y habilidad política de coordinar
esfuerzos de las personas, con la finalidad de que una institución logre sus
objetivos (Galindo, 2000, p. 131).
En tal sentido, la dirección puede ser concebida como una técnica o
estrategia para conducir las actividades individuales sobre la base de
principios científicos y morales, y dentro de un marco normativo y de la
comprensión y el respeto de la personalidad de los actores que intervienen
en el proceso de administración (Galindo, 2000, p. 132).
e. Control. Consiste en la evaluación y medición continua de la ejecución de
los programas, proyectos y planes con el fin de detectar y prevenir
desviaciones en los objetivos planteados, y establecer las medidas
correctivas necesarias y oportunas para cumplir con dichos objetivos, en el
marco de la ley.
De acuerdo con Galindo (2000), según el momento en que se realiza, es
posible distinguir dos tipos de control: el control previo y el control
posterior. El control previo se realiza antes de la realización de las acciones
56
planteadas, con la finalidad de que estas no contravengan las normas
establecidas. El control posterior se relaciona con la aplicación de un
sistema de normas, que deben ser comprendidas y observadas por el
personal durante el desarrollo de sus funciones (p. 135).
Por otro lado, se puede clasificar el control de acuerdo con los
procedimientos y acciones de la institución. Dentro de la administración
pública destacan dos tipos de control, el control de finanzas y el control
presupuestal. El primero, brinda información sobre la situación financiera
de una institución y el rendimiento monetario de sus recursos y actividades;
y permite establecer líneas de acción para evitar pérdidas y costos
innecesarios y canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
institución. El segundo, permite comparar lo presupuestado con los
resultados reales de la ejecución de los presupuestos, proporcionando
información necesaria para aplicar las medidas correctivas adecuadas para
cumplir los objetivos financieros propuestos (Galindo, 2000, p. 138).
f. Coordinación. De acuerdo con Galindo (2000), es un proceso que integra a
todas las partes o sectores de una organización (institución) y les confiere
facultades para que las cumplan de manera armónica con los demás sectores
de la institución, con la finalidad de que la institución logre los objetivos
propuestos de acuerdo con el marco jurídico vigente (p. 139).
La coordinación se realiza mediante el contacto directo y permanente entre
personas de un mismo nivel jerárquico (coordinación horizontal) o de
distinto nivel jerárquico (coordinación vertical). Además, evita el desgaste
de las capacidades humanas, materiales y financieras y la duplicidad de
57
tareas en una institución que elevan los costos y limitan la eficiencia de la
institución.
De acuerdo con Galindo (2000) la coordinación puede realizarse
considerando dos criterios: (a) mediante estructuras y procedimientos
adecuados para la organización, y (b) mediante el adoctrinamiento, que
implica la aceptación del objetivo social de la organización (pp. 139-140).
Por otro lado, de acuerdo con Galindo (2000) la coordinación puede ser
clasificada en tres tipos: de personal, de funciones y programática. La
coordinación de personal se relaciona con la supervisión directa del
personal y la toma de decisiones para que las tareas asignadas se cumplan
de forma eficiente. La coordinación de funciones es la supervisión de
resultados que permite determinar si las funciones que desempeña el
personal propician el cumplimiento de los objetivos planteados. La
coordinación programática se relaciona con el cumplimiento de los
objetivos señalados en cada programa (p. 140).
g. Evaluación. Es la valoración del rendimiento de una persona o sector en el
proceso de organización y consiste en la aplicación de un conjunto de
métodos que permiten determinar los resultados del rendimiento y las
actitudes de un empleado con respecto al puesto que desempeña en una
organización (Galindo, 2000, p. 140).
De acuerdo con Galindo (2000), los métodos de evaluación del desempeño
en la organización incluyen análisis sobre la jerarquización de labores sobre
la base de una escala valorativa (método de jerarquización); la clasificación
de deberes para el desempeño de una función (método de calificación); la
58
ponderación de factores como la experiencia y la iniciativa para asignar un
cargo (método de ponderación de factores); la comparación de factores
previamente fijados como la capacidad, habilidad, responsabilidad, entre
otros para asignar un cargo (método de comparación de factores); y, el
mérito determinado a partir de la comparación, escala de valoración, lista de
comprobación y valoración correlativa (método de mérito) (p.141).
Así, a partir de la evaluación se puede establecer una escala de
remuneraciones de acuerdo con el trabajo desempeñado, un sistema de
incentivos a la eficiencia y mérito laboral, o un sistema de sanciones para
quienes incumplen con las funciones que la ley y las normas les asigna.
(Galindo, 2000, p. 141).
Figura 14. Principios básicos de la administración pública. Adaptado de
Teoría de la administración pública, por Galindo, M., 2000, p. 117.
Proceso administrativo
Coordinación
Evaluación
Dirección
Planificación
Control
Principios básicos de la
administración publica
Organización
59
3.2 Análisis de la OCDE y el BID sobre la Administración Pública en América Latina
y el Caribe
En 2016, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE),
publicó un estudio sobre las actividades de la administración pública y sus resultados en
22 países de América Latina y el Caribe, que proporcionaron o no información
actualizada hasta 2014 y/o 2015, sobre distintos aspectos: análisis del contexto,
ingresos y gastos de la administración pública, empleo público, instituciones, prácticas
y procedimientos presupuestarios, gestión de recursos humanos, política y gobernanza
regulatoria, gobierno digital y abierto, y contratación pública.
De acuerdo con el informe de la OCDE (2016), en 2014, los gastos de la administración
pública en los países de América Latina y el Caribe representaron en promedio el
33.1% del PIB, un gasto menor al de los países de la OCDE que equivalía al 41.5% del
PBI. En ese periodo, el gasto público en el Perú representó el 24% de su PBI (pp. 60-
61).
Según la OCDE (2016), en 2014, el porcentaje de los gastos en consumo intermedio
(compra de bienes y servicios) en América Latina y el Caribe fue de 14.6% del PBI; un
promedio similar al de los países de la OCDE (14.3%). En este periodo, el Perú asignó
el 26.7% del gasto total al consumo intermedio y 24.1% a la inversión bruta (pp. 64-
65).
En relación, a la distribución del gasto público por transacción difiere entre los países
de América Latina y el Caribe y los países de la OCDE, lo cual responde a las
prioridades gubernamentales. En 2014, el principal gasto público de los países de la
región fue la compensación de los empleados públicos, llegando a un promedio del
29.1% del total; en comparación, los países de la OCDE gastaron en este rubro solo el
60
23.1%. Ese año, el Perú destinó el 27.3% del gasto público a la compensación de
empleados, siendo este el rubro más importante del total del gasto público (pp. 64-65).
Según la OCDE (2016), en América Latina y el Caribe el gasto en inversión ha sido
históricamente bajo; en 2014, el gasto en este rubro representó el 2.6% del PBI de los
países de la región, mientras que en los países de la OCDE la inversión pública llegó al
3.2% del PBI. Ese año, el Perú destinó 5.5% de su PBI a la inversión pública,
destacando como el país de la región que destinó un mayor gasto a la inversión pública
en infraestructura, como parte de un programa de política fiscal contra-cíclica (p. 66).
En el 2014, los gobiernos de la región de ALC destinaron en promedio, el 21,9% del
gasto público total, para contratación pública; en comparación con un nivel promedio
de 25,2% en 2009 y 23,2% en 2007. Sin embargo, el tamaño de la contratación pública,
en términos de gasto público gubernamental, variaba según los países de la región. Éste
osciló entre el 16.7% en países como Jamaica y alcanzaba o superaba el 25% en países
como Perú donde alanzó el 50.7% (OCDE, 2016, p. 146).
De acuerdo con la OCDE (2016), en 2014 los países de América Latina y el Caribe
destinaron en promedio el 7.7% de su PBI a la contratación pública, el equivalente al
21.9% del gasto público total. Ese año, el Perú destinó el 11.6% de su PBI a la
contratación pública, el equivalente al 50.7% del gasto total (p. 146).
Con respecto a la contratación pública estratégica (que incluye objetivos económicos,
sociales y ambientales, así como objetivos políticos estratégicos), el 72.7% de los
países de América Latina y el Caribe habían desarrollado estrategias para promover
objetivos ambientales, el 95% desarrolló estrategias y políticas de apoyo a las micro,
pequeñas y medianas empresas (MIPYMEs); y, el 18.2% de países tenía una estrategia
de compras de apoyo a empresas que son de propiedad de mujeres, a fin de promover la
61
igualdad de género en el acceso a las oportunidades económicas (OCDE, 2016, pp.
148-149).
Finalmente, la mayoría de los países de América Latina y el Caribe limitaban la
efectividad y eficiencia de la contratación pública estratégica al no medir los resultados
de las políticas y estrategias de contratación pública dirigidas a objetivos ambientales y
económicos: en 2015, el 6.3% de los países midió los resultados de las compras verdes
y el 28.6% midió los resultados de la contratación a las MIPYMEs (OCDE, 2016, p.
149).
Con respecto a la contratación pública electrónica (e-Government procurement), de
acuerdo con la OCDE (2016) el 86.4% de los países encuestados de América Latina y
el Caribe tenían un portal de compras electrónico y todos ellos anunciaban las
oportunidades de adquisición a través de sus sistemas. El 65% de los países que tenían
un portal de adquisiciones electrónicas, contaban con la funcionalidad de presentación
electrónica de ofertas, el 53% de ellos podía realizar subastas públicas electrónicas, el
74% tenía la capacidad de notificar las adjudicaciones, pero solo el 30% podía llevar a
cabo la presentación de facturas electrónicas. El Perú, junto a República Dominicana,
era uno de los pocos países que cuenta con la funcionalidad de gestión posterior
(expost) de contratos en su portal electrónico; no obstante, su portal carecía de la
funcionalidad de presentación de facturas electrónicas (p. 150).
Por otro lado, la contratación pública electrónica en la región ha enfrentado distintos
desafíos. De acuerdo con la OCDE (2016), el 47% de las entidades contratantes y el
57% de los potenciales usuarios consideraban que la principal dificultad de los sistemas
de contratación electrónica eran los bajos conocimientos y habilidades para manejar las
TIC. Otras dificultades importantes para las entidades contratantes eran la falta de
62
cultura innovadora (47%) y el limitado conocimiento de las oportunidades económicas
planteadas por los sistemas de contratación electrónica (38%). Para el 50% de los
potenciales oferentes y proveedores, las dificultades en la comprensión o la aplicación
de los procedimientos y el uso de las funcionalidades constituían limitaciones
importantes. En el Perú, las entidades contratantes consideraron como principal
dificultad de los sistemas de contratación electrónica los bajos conocimientos y
habilidades para manejar las TIC, mientras que los potenciales oferentes/proveedores
consideraban como principal limitante las dificultades en el uso de las funcionalidades
(pp. 150-151).
OCDE (2016). Panorama de las Administraciones Públicas: América Latina y el
Caribe 2017, Éditions OCDE, Paris. Recuperado de http://dx.doi.org/9789264266391-es
Para el cumplimiento de las labores de la administración pública se realizan gastos por
transacción cuya ejecución tiene por finalidad proporcionar bienes y servicios a la
población, redistribuir el ingreso y perseguir objetivos de desarrollo económico.
Figura 15. Finalidad de los gastos de la administración pública. Adaptado de
Panorama de las Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2017, por
OCDE, 2016, p. 60
• Proporcionar bienes y servicios a la población
• Redistribuir el ingreso
• Perseguir objetivos de desarrollo económico
• Decisiones políticas actuales y del pasado
• Desarrollo económico
• Condiciones macroeconómicas
• Ciclo económico
Finalidad
Factores que influyen
Gasto público
63
Figura 16. Tipos de gastos de la administración pública. Adaptado de Panorama de las
Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2017, por OCDE, 2016, p. 146.
Gastos por transacción
Compensaciones de los empleados
Subsidios
Renta de la propiedad (incluye pago de intereses)
Diferentes de las transferencias sociales en especie y de las proporcionadas a los hogares por la vía de los operadores del mercado
• Transferencias corrientes y de capital
• Gastos menores: impuestos sobre la producción, impuestos corrientes sobre la renta, etc.
• Ajuste para el cambio en los derechos a las pensiones
Ayudas y otros
gastos
Beneficios sociales
Formación de capital fijo bruto
Contrataciones de la
administración pública
Consumo intermedio
Adquisición de capital excluidas las ventas de activos fijos e.g. Infraestructura de transporte, edificios de oficinas, escuelas y hospitales
Bienes y servicios comprados por el Gobierno para su propio uso e.g. mobiliario, servicios de tecnologías de la información.
Asignados de manera eficiente, benefician a los sectores más pobres y reducen la inequidad
Gastos de la administración pública
64
Figura 17. La contratación pública y sus principales aspectos. Adaptado de Panorama de las
Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2017, por OCDE, 2016, pp. 146-152
Contratación pública
Contrataciones de la
administración pública
Incluyen: consumo intermedio y formación de
capital fijo bruto
Finalidad: El Gobierno cumple sus funciones y provee bienes y servicios a los ciudadanos
Recomendación: Lograr la eficiencia en el gasto, depende de la implementación de políticas públicas
Agencias de contratación
públicas
Órganos centrales encargados de la regulación y el monitoreo del sistema de contratación pública
Funciones: 1. Establecer políticas para las autoridades
contratantes 2. Coordinar la capacitación de funcionarios
encargados de las adquisiciones 3. Realizar compras y contrataciones en
nombre de otras entidades de gobierno
Contratación pública
electrónica
Política de contratación estratégica
Comprende el uso de tecnologías de la información por parte del Gobierno, para mantener comunicación y relaciones de contratación con proveedores y contratistas.
Ventajas
• Mejorar la transparencia, la rendición de cuentas, y la eficiencia de la función de las compras públicas.
• Promueve el desarrollo económico mediante la estimulación de los mercados, la modernización del sector público y la mejora del desempeño de los gobiernos.
• Permite un ahorro considerable en costos y tiempo, debido a la automatización, simplificación y/o eliminación de tareas repetitivas en los procesos de adquisición.
Las políticas de adquisiciones incorporan:
• Aspectos técnicos
• Objetivos sociales, económicos y ambientales
• Objetivos políticos estratégicos del Gobierno.
65
Figura 18. Agencias de contratación públicas. Adaptado de Panorama de las
Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2017, por OCDE, 2016, p. 152.
3.3. Cuaderno de trabajo del curso de gestión por procesos para la administración
pública elaborado por la Escuela Nacional de Administración Pública (ENAP)
La gestión estratégica como política de Estado, según ENAP (2015), se inicia con el
Acuerdo Nacional del año 2002 cuando se llegó al consenso que uno de los grandes
objetivos es la afirmación de un Estado eficiente, transparente y descentralizado. Para
el logro de estas políticas se crea el “Foro del Acuerdo Nacional” que en el año 2011
aprobó el Plan Bicentenario Perú 2021, este documento contiene las políticas
nacionales de desarrollo del país a largo plazo y orienta y guía la toma de decisiones
públicas y privadas. A partir de ello, todas las entidades públicas deben desarrollar el
Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Estratégico Sectorial Multianuales
Agencias de contratación
públicas
Ventajas
• Impulsar mejoras y cambios del sistema de adquisiciones.
• Asegurar la simplificación e implementación de normas y reglamentos sobre adquisiciones públicas.
• Establecer procedimientos estándares de licitación para procesos de compras públicas
• Lograr mejores precios de los bienes y servicios y menores costos de transacción
• Lograr mayor eficiencia en la gestión de contratos
Definición Llamadas también entidades rectoras y de monitoreo de la contratación pública, son órganos centrales encargados de la regulación y el monitoreo del sistema de contratación pública.
Principales funciones 1. Establecer políticas para las
autoridades contratantes 2. Coordinar la capacitación de los
funcionarios públicos encargados de las adquisiciones
3. Realizar compras y contrataciones en nombre de otras entidades de gobierno (en países de la OCDE).
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(PESEM) que contiene los objetivos estratégicos y los planes operativos de cada
Institución. (pp.16-17)
Dentro de este contexto se dicta la ley marco de Modernización de Gestión del Estado
(Ley 27658) y la Ley del Servicio Civil (Ley 30057) y decretos supremos, uno de ellos
el 007-2011-PCM que aprueba la metodología de simplificación administrativa con el
objetivo de implantar una gestión pública con enfoque en procesos que enfatiza en la
gestión horizontal y no en la funcional. (p. 18)
La gestión por procesos permite enmarcar las actividades con dirección a alcanzar la
misión de la Entidad, mientras que la gestión funcional por áreas cada área se enfoca en
su campo de acción. (p. 22)
Según Andia, (2011), “la calidad en la gestión pública debe medirse en función a la
capacidad de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades y expectativas de los
ciudadanos” esto implica un cambio en la cultura organizacional cuyos valores se
centren en códigos de ética que contemplen valores de justicia, equidad, objetividad y
eficiencia. Pasa también por la decisión política de implantar una cultura organizacional
de calidad, orientada al cliente, centrada en una gestión pública al servicio de ciudadano
y una gestión pública por resultados sujeta a controles, con el fin de general valor
público. Los instrumentos para la calidad de la gestión pública son la mejora continua,
la gestión por procesos, la opinión del ciudadano y los mecanismos de difusión.
De acuerdo, a las características de una gestión por procesos se debe primero identificar
el proceso, la metodología consiste en:
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Figura 19. Metodología para Identificación de Procesos. Adaptado de Gestión por
Procesos para la Administración Pública, por ENAP, 2015, pp. 45-52
En segundo lugar, se documentan los procesos identificados en el Mapa de Procesos a
partir del Nivel 1, para ello debe revisarse los documentos o instrumentos de gestión
con los que cuenta la entidad, tales como el Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan
Operativo Institucional (POI), el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el
Manual de Organización y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignación de Personal
(CAP) y el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA). (pp. 58-60)
Luego tomar el proceso del primer nivel y construir una ficha o “caracterización” que
contenga la siguiente información:
• Nombre del Proceso
• Objetivo del proceso
• Responsable del Proceso
• Alcance
Etapa 1: Analizar el
propósito de la Entidad
• Analizar el propósito de la entidad: misión, visión objetivos, políticas, planes, estrategias y fines de la entidad, verificando que estén alineados con la razón de ser de la entidad e identificar cómo agrega valor público.
Etapa 2: Identificar,
clientes, bienes y servicios de la
Entidad
•Identificar cliente, bienes y servicios de la entidad: listarlos y determinar los requisitos, necesidades y expectativas que tienen los clientes mediante una matriz “Clientes - Bienes y/o Servicios”
Etapa 3: Determinar los procesps de la
Entidad
• Determinar los procesos de la entidad: consiste en listar los procesos y agruparlos por tipo y nivel donde el nivel cero será el proceso más general. Los procesos de Nivel 0 se representan de manera gráfica en un Mapa de Procesos. Los procesos de Nivel 1 se documentan en fichas de caracterización y se detallan con procedimientos y flujogramas
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• Proveedores
• Inputs o entradas
• Actividades del Proceso que se detallen en un flujograma
• Outputs o salidas
• Equipos e Infraestructura
• Estándar de recursos humanos que ejecuta el proceso
• Ambiente de trabajo
• Requisitos del Proceso
La herramienta utilizada es SIPOC (Supplies, Input, Process, Output, Customer) es una
matriz que permite identificar el proceso, las entradas y de donde provienen,
proveedores, las salidas y a quien se entregan, clientes. Esto permite una vista macro
del flujo total de proceso y como se relaciona en la Entidad Pública, así como el inicio
y final del proceso. (pp. 67-72)
Luego de documentar el proceso a través de la ficha de caracterización, se elaboran los
procedimientos que conforman el proceso, es decir las actividades mencionadas en la
ficha de caracterización. Este procedimiento debe ser aprobado como parte del Manual
de Gestión de Procesos y Procedimientos y debe contener como mínimo:
• Objetivo qué se logra
• Alcance, áreas involucradas
• Responsables del procedimiento
• Definiciones de los términos que se usarán
• Desarrollo de las actividades incluyendo un diagrama de flujo
• Registros o formatos que deben usarse en el procedimiento
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En tercer lugar, se debe elaborar el Plan de Actividades que deben implementarse para
eliminar la causa-raíz de los problemas. Este plan debe incluir: la actividad, los
responsables de la ejecución y la fecha de inicio y término. (pp. 107-110)
3.3.1 Principales conceptos de la gestión por procesos.
a. Proceso: según la norma ISO 9000-2005 “es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”.(p. 32)
b. Elementos del proceso:
• Entradas: es la solicitud o requerimiento de un servicio o producto.
• Actividades: son los pasos a seguir para atender la solicitud o
requerimiento
• Salidas: es el servicio o producto.
• Operación: son las tareas o acciones que se deben realizar para atender la
solicitud o requerimiento.
• Controles: actividades que se realizan para verificar que se está haciendo
de la forma correcta y planificada.
• Recursos: pueden ser materiales o personas que intervienen en el
proceso.
• Indicador; es la medida de efectividad del proceso. (p. 33)
c. Procedimiento: según la norma ISO 9000-2005 “es la forma específica de
llevar a cabo una actividad o un proceso”. (p. 35)
d. Tipos de Procesos:
• Procesos Estratégicos: se caracterizan por determinar y asegurar el
cumplimiento de políticas, estrategias, objetivos y metas de la entidad y
70
dar lineamientos, políticas y prácticas en forma de documentos, como
directivas y resoluciones. (p. 37)
• Procesos Misionales: ayudan a cumplir la misión de la entidad, es decir
están dirigidos al cliente externo o ciudadano. (p. 38)
• Procesos de Apoyo o Soporte: permiten que los procesos misionales se
ejecuten de manera fluida, es decir están dirigidos al cliente interno. (p
38)
e. Gestión por procesos: es un enfoque metodológico para sistematizar
actividades y tareas de forma secuencial que aseguren que los bienes y
servicios públicos que se brinden generen impacto positivo en la
ciudadanía. (p. 39)
f. Calidad: es la base de la eficacia en la gestión pública para brindar los
productos y servicios cumpliendo los requisitos que demanda el cliente. (p.
39)
g. Características de una organización que gestiona por procesos:
• Debe identificar, documentar y medir con indicadores todos los procesos
de la entidad.
• Genera productos o resultados con valor agregado para el cliente o la
entidad.
• Analiza y mejora continuamente su gestión
• Define responsables para los procesos “dueños del proceso” (p 41)
h. Medición de los Procesos: evaluar los procesos en función al objetivo
usando un indicador. (p. 82)
i. Criterios para definir indicadores: alineamiento y viabilidad, el primero
refiere al grado de vinculación con el objetivo del proceso, el alineamiento
71
máximo lo tiene el indicador que equivale a un sinónimo del objetivo del
proceso, el segundo es la capacidad para obtener los dato, la viabilidad
máxima la tienen los indicadores que ya se usan en la entidad. (pp. 83-86)
j. Indicadores para medir eficiencia o buen uso de los recursos públicos:
indicadores de tiempo, de control, de consumo de recursos, de economía.
(pp. 86-87)
k. Indicadores para medir eficacia o el buen servicio en la gestión pública:
indicadores de tiempo, de satisfacción del cliente, de falla del proceso, de
control. (pp. 87-88)
l. Semaforización de indicadores: instrumento para saber el cumplimiento
de los objetivos, rojo no se cumplieron, ámbar, medianamente cumplidas y
verde se cumplieron en su totalidad, para ello se debe establecer rangos que
comprende cada color. (pp. 89-90)
m. Ficha del indicador del proceso: instrumento que permite saber cómo
están definidos los componentes del indicador y saber su evolución en el
tiempo. Debe contener: (pp. 90-95)
• El nombre del indicador
• La fórmula cómo se calcula
• El responsable
• El tipo puede ser creciente o decreciente en función a la mejora
• La unidad de medida
• La fuente de donde se obtienen los datos
• La meta del resultado deseado
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n. El tablero de mando en la gestión por procesos: es el cuadro resumen de
las fichas de indicadores de los procesos incluyendo objetivos y
responsables. (p. 95)
o. Estrategias para la solución de problemas: deben ser utilizadas cuando
no cumplan con las metas que han sido establecidas en los objetivos y han
sido medidas con los indicadores y mediante el uso de la herramienta de la
semaforización, éstos se encuentran en “rojo”. (p. 102)
Existen 3 formas para lograr que los procesos cumplan con la meta del
indicador, la elección está en función a la expectativa del resultado y al riesgo,
medido en términos de tiempo y el costo. (p. 103)
p. La Mejora de Procesos: acciones de rápida implementación por parte del
dueño del proceso en un plazo no mayor a 4 meses, generalmente no
involucra cambios profundos en tecnología. Por ejemplo: una capacitación
para fortalecer competencias del personal que ejecuta el proceso. La
metodología utilizada es PHVA. (p- 102)
q. El Rediseño de Procesos: implementación de cambios más radicales en la
secuencia del proceso que involucra a todos sus actores en un plazo entre 8
a 12 meses y debe ser soportados por cambios profundos en tecnología. Por
ejemplo: desarrollo de software para automatizar el proceso. La
metodología utilizada es AVA-ESIA. (p. 103)
r. La Reingeniería de Procesos: implica grandes cambios en la ejecución de
todo el proceso demoran más de un año. Por ejemplo: implementar un
software de gestión integrada (ERP) para integrar y sistematizar todos los
procesos de una entidad. La metodología utilizada es DMAIC. (p. 104)
73
La metodología utilizada para mejorar los procesos es el ciclo Deming
(PHVA) o de mejora continua involucra 4 etapas Planear, Hacer, Verificar y
Actuar.
s. Planear: Debe ser ejecutado por los ejecutantes del proceso y dirigido por
el “dueño del proceso”. Primero se debe definir el objetivo utilizando las
preguntas: ¿Qué queremos lograr? ¿Cuánto en función al indicador
queremos lograr? y ¿Cuándo lo lograremos? En segundo lugar, Identificar
la causa-raíz del problema, se puede utilizar cualquiera de las siguientes 7
herramientas:
- Diagrama de afinidad, a partir de una “lluvia de ideas” se seleccionan y
agrupan las posibles causas.
- Diagrama de Ishikawa o Diagrama Causa-Efecto: se utiliza también
la “lluvia de ideas” relaciona el incumplimiento del objetivo del proceso
con sus posibles causas. Las causas se clasifican en las 4Ms: Mano de
Obra, Maquinaria, Materiales y Método.
- Diagrama de Pareto: se identifican las causas del problema y se mide la
cantidad de veces que ocurre, permite conocer cuales se presentan con
mayor frecuencia-
- Histograma: se identifican las causas y se mide con qué frecuencia
ocurren. Permite verificar la dispersión de los datos resultantes del
proceso.
- Diagrama de tendencias: herramienta gráfica en donde se define una
“línea central” que representa el valor promedio esperado del resultado
de un proceso. Luego se define el “límite superior” y el “límite inferior”
y con datos reales se grafica los resultados o indicadores del proceso.
74
- Diagrama de dispersión o correlación: permite verificar si las posibles
causas están correlacionadas con los efectos, por ello previo al análisis
de datos, se debe partir de los resultados del diagrama de causa-efecto o
de un diagrama de tendencias.
- Diagrama de Causalidad: se usa la “lluvia de ideas” para identificar el
objetivo (¿qué queremos lograr?) las barreras que se presentan (¿qué
problemas y causas tenemos) y las iniciativas (¡qué nos falta?).
t. Hacer: es la ejecución del Plan de Actividades. (p. 111)
u. Verificar: es la etapa en donde el “dueño del proceso” debe supervisar el
cumplimiento del Plan de Actividades utilizando puntos de verificación o
entregables que evidencie la ejecución correcta. (pp. 111-112)
v. Actuar: es la etapa en donde el “dueño del proceso” debe corregir o
mejorar la ejecución del Plan de Actividades. Lo que no se cumplió saber el
porqué, corregir y dar un nuevo plazo. Lo que no se logró analizar las
causas usando el diagrama de causa-efecto. (p. 112)
La metodología para el rediseño de procesos busca identificar las actividades
que no generan valor y hacen ineficiente al proceso. Está basada en la tabla
ASME (American Society of Mechanical Engineers) utilizando dos
herramientas AVA (análisis de valor agregado) y ESIA (Eliminar, Simplificar,
Integrar y Automatizar. (p.130).
Los procedimientos administrativos que añaden valor son aquellos que
benefician a la sociedad y deben estar alineados a la misión y objetivos
estratégicos de la Entidad para ello deberá revisarse las normas que la rigen y
definen sus competencias y atribuciones. Las actividades que añaden o no
75
valor deben medirse desde el punto del cliente y desde el punto de la
organización. (pp 128-130)
3.4. Metodología de Simplificación Administrativa'' Decreto Supremo No.007-2011-
PCM
Con el Decreto Supremo N°007-2011-PCM, se aprueba la "Metodología de
Simplificación Administrativa'' para que las Entidades Públicas mediante esta
metodología mejoren los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad para el logro de los objetivos de cada Institución y el beneficio de la
ciudadanía.
Se entiende como procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad a
aquellos que se encuentran en el Texto Único de Procedimientos Administrativos
(TUPA), pero la simplificación administrativa se puede aplicar a los procedimientos
internos de las entidades públicas.
Esta metodología tiene como objetivo general eliminar y simplificar los procedimientos
administrativos utilizando un modelo estandarizado bajo un enfoque integral.
La metodología se desarrolla en 6 etapas:
3.4.1 Etapa Preparatoria.
Tiene como objetivo planificar el proceso a desarrolla y delimitar su alcance.
Las acciones a seguir son:
• Identificar y conformar el equipo a cargo de la simplificación: se
conforman dos equipos el comité del proceso de simplificación
administrativa y el equipo de mejora continua (EMC) deben ser
oficializados mediante resolución. El primero debe ser conformado por
76
funcionarios con poder de decisión y conocimiento de la entidad y el
segundo por los especialistas en procesos, en costos, legal, en TIC si la
entidad es grande, mayor de 30 trabajadores, y el responsable del
procedimiento, este último su participación será temporal.
• Capacitar y sensibilizar a los equipos con el objetivo del proceso de
simplificación administrativa, así como en la metodología que se usará
• Identificar y priorizar los procedimientos a simplificar: se debe tomar
como referencia total los procedimientos del TUPA de la entidad, de no
estar todos los procedimientos se debe realizar un inventario de los
procedimientos administrativos faltantes. Luego se debe eliminar los
procedimientos que no añaden valor, es decir, que no son de interés público
y no benefician a la sociedad, el siguiente filtro es analizar si estos
procedimientos se encuentran enmarcados en la misión y los objetivos
estratégicos de la entidad para ello es necesario revisar las normas que
establecen las competencias de la entidad y la base legal de procedimiento
administrativo de acuerdo a la Ley 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General. Por último, se debe saber si este procedimiento
administrativo tiene demanda, al menos debe haberse usado en un periodo
menor o igual a un año. Luego de la eliminación de los procesos, se debe
priorizar los procedimientos a simplificar teniendo como filtro los que
responde a la misión y objetivos de la Entidad y los que son los más
demandados y de ellos los que son solicitados por población considerada
alta prioridad para el Estado por su vulnerabilidad y/o tienen un efecto
significativo en una o varias actividades económicas. Finalmente se debe
77
analizar los procedimientos que se entregan fuera de plazo, que tienen
costos elevados y un mayor número de quejas.
• Mapear a los actores involucrados en los procedimientos a simplificar
sean internos o externos, es necesario saber su actitud frente al proceso de
simplificación y reconocer su nivel de influencia
• Planificar el proceso en términos de responsables, actividades,
recursos, entre otros: elaborar el plan de trabajo que involucre los
recursos, plazos, las actividades de implementación, seguimiento y
evaluación.
3.4.2 Etapa de Diagnóstico.
Tiene como objetivo de conocer la problemática del procedimiento
administrativo para ello se debe mapear los pasos, identificar los requisitos,
recursos y el marco legal. Se puede usar como indicadores de línea base el
número de pasos, el número de requisitos, el costo del procedimiento, el
tiempo, el número de actos administrativos, entre otros. Esta etapa comprende
las siguientes fases:
• Caracterización del procedimiento administrativo y herramientas a
utilizar, se debe detallar las actividades, las áreas involucradas, el tiempo y
los recursos utilizados esta información se obtendrá haciendo un recorrido
físico por las áreas involucradas, entrevistando a los actores involucrado y
revisando el TUPA y/o MAPRO, el ROF y el MOF. Con esta información
se debe construir la tabla ASME-VM que permite registrar de manera
ordenada y secuencialmente las actividades y los recursos utilizados, así
como definir qué actividades agregan valor o no y cuáles son de control.
78
Luego debe construirse el diagrama de bloques que permite mostrar el flujo
de las actividades que comprende el procedimiento administrativo.
La tabla ASME adaptada a esta Metodología, denota con P1 P2, P3, para el
recurso personal, en la ASME clásica se denota R1, R2, R3. Para el material
fungible se usa M1, M2, M3 mientras que para los servicios directos se
denota con S1, S2, S3.
Para definir el tipo de actividad se califica la actividad como:
- Operación: actividad relevante del procedimiento
- Revisión: verifica la calidad como verificar los requisitos
- Espera: no revisten acción y detienen temporalmente el flujo del
procedimiento
- Traslado: documentos y/o personas deben trasladarse
- Archivo: documentos que forman expedientes
En relación, al tipo de valor se dan las siguientes alternativas:
- Valor Añadido (VA): actividad que contribuye al resultado final del
procedimiento
- Control: permite garantizar la calidad del procedimiento.
- Sin Valor Añadido (SVA): actividad que no genera valor al
procedimiento.
Finalmente, se suma cada columna, total de actividades, tiempos, recursos,
valores. El total del tiempo debe coincidir con el plazo máximo de atención
previsto en el TUPA,
79
Posteriormente, debe construirse el Diagrama de Bloques, para señalar las
áreas que participan y que actividades realizan cada una de ellas. Se utiliza
una columna por área y un rectángulo por actividad. Los símbolos que se
utilizan son:
- Rectángulo: actividad del procedimiento
- Inicio y fin del procedimiento
- Rombo: decisión
- Flecha: flujo del procedimiento
La Tabla ASME – AV y el diagrama de bloques permite analizar pasos
redundantes, excesiva participación de las áreas y autorizaciones. Con ello
es posible eliminar actividades que no agregan valor y los cuellos de botella
cuando se tienen tiempos de espera muy largos.
• Diagnóstico legal que pasa por revisar la normatividad vigente de la
Entidad así las normas generales que aplican a todas las Instituciones
Públicas para determinar la procedencia del nuevo procedimiento o si es
necesario modificar o derogar alguna norma.
• Diagnóstico del equipamiento y la infraestructura, el uso de
herramientas de tecnología de la información y comunicaciones (TIC).
Estos componentes son importantes pero no determinantes para el logro de
la simplificación administrativa. De igual forma que las fases anteriores se
debe detallar el parque informático de las áreas que incluye el hadware,
software si hay interface entre los programas utilizados. En lo que refiere
infraestructura se debe detallar la distribución y calidad del espacio físico,
así como el mobiliario utilizado.
80
• Diagnóstico de costos, se elabora con la información obtenida en la
primera fase de caracterización del procedimiento administrativo usando la
Metodología de Determinación de Costos de los Procedimientos
Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad.
• Mapeo de las capacidades de los recursos humanos con el fin de
maximizar sus habilidades en provecho del objetivo de simplificar y
optimizar los procedimientos administrativos. Esto podrá conducir, de ser
necesario, a diseñar un plan de capacitación integral para reforzar los
conocimientos técnicos y habilidades del personal (habilidad intrapersonal,
habilidad interpersonal, capacidad de adaptarse al cambio y manejo de
estrés).
• Presentación de resultados al Comité de Simplificación Administrativa,
el objetivo es lograr el respaldo de los Directivos para implementar el
proceso de simplificación del proceso administrativo.
3.4.3 Etapa de Rediseño.
Es el inicio de la reingeniería del proceso administrativo con el objetivo de
simplificarlo, con la menor cantidad de actividades, recursos y requisitos pero
manteniendo los controles necesarios para que el resultado que se obtenga sea
tal cual para lo que fue creado. Esta etapa tiene las siguientes fases:
• Análisis del Procedimiento Administrativo con la información de la tabla
ASME-VA y el diagrama de bloques se puede saber las actividades que se
repiten, como por ejemplo los Vo.Bo, las revisiones, el archivo de
información, los tiempos de espera, entre otros, y los recursos y tiempos
que demandan la participación de cada área. Este análisis se hará
formulando las siguientes preguntas:
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Para la tabla ASME-VA: ¿Hay demasiadas etapas de revisión, traslado,
espera? ¿Demora demasiado esta operación? ¿Hay actividades que se
repiten? ¿Participa demasiado personal en la actividad? ¿Participan
demasiados recursos tecnológicos? ¿Hay actividades sin valor añadido?
Para el Diagrama de Bloques: ¿Es necesaria la participación de estas áreas?
¿Hay retroceso en el flujo del procedimiento? ¿Se repiten las actividades?
Al eliminar lo que se repite, se debe tomar en cuenta el marco legal, tanto
de la Entidad como el general para Instituciones del Estado.
• Rediseño se esboza el nuevo procedimiento con las actividades eliminadas
en la fase anterior, con una nueva Tabla ASME-VA y un nuevo Diagrama
de Bloques y debe ser sustentado con la comparación de indicadores del
procedimiento administrativo actual y el propuesto.
Así mismo se deben realizar talleres con la participación del personal
involucrado en el procedimiento para conocer su opinión y que lograr se
apropien del nuevo procedimiento administrativo.
• Modificación o elaboración del marco normativo que regule el
procedimiento administrativo rediseñado se debe elaborar la norma legal
que documente el procedimiento rediseñado y debe ser incluido, además en
el MAPRO.
• Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el
equipamiento de ser necesario, se debe proponer la relación de equipo e
infraestructura mínima que se requiere para el nuevo procedimiento
administrativo pueda implementarse.
82
• Nuevo Costeo se debe elaborar el nuevo costeo del procedimiento
administrativo rediseñado ya que este involucra una nueva tasa que debe ser
considerada en el TUPA de la Entidad si es un servicio brindado al
ciudadano y de acuerdo a lo normado en el Código Tributario, es decir
“deben ser aprobados mediante Decreto Supremo u Ordenanza Regional o
Municipal…”
• Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades se debe diseñar las
actividades de capacitación necesarias para lograr el conocimiento técnico y
las habilidades del personal a cargo del proceso administrativo rediseñado.
• Presentación a la Comité de Dirección del Proceso de Simplificación
esta presentación debe ser igual al CEM mediante la tabla ASME-VM y el
Diagrama de Bloques rediseñado mostrando con los indicadores de mejora
del procedimiento administrativo rediseñado con el fin de ser aprobado. Si
en el rediseño hubiera la necesidad de mejora de equipamiento y de
infraestructura o de capacitación del personal deberá presentarse la
propuesta.
• Elaboración de Propuesta Final, finalmente con las opiniones recogidas
en la fase anterior deberá presentarse la propuesta final de simplificación
del procedimiento administrativo. Que incluya la Tabla ASME-VM, el
Diagrama de Bloques, la propuesta de normas legales e instrumentos de
gestión, las necesidades de equipamiento e infraestructura y TICs y el Plan
de Capacitación.
83
3.4.4 Etapa de Implementación.
Poner en marcha la propuesta diseñada siguiendo las fases de capacitar y
sensibilizar al personal involucrado, aprobar el marco normativo, adecuar el
ambiente físico.
3.4.5 Etapa de Seguimiento y Evaluación.
Con el objetivo de conseguir una mejora continua, Este proceso se realiza en
paralelo con la ejecución del nuevo procedimiento, debe ser constante para
verificar que las actividades y objetivos se cumplan. Debe una evaluación ex
ante, una evaluación intermedia, ex post y de impacto mediante el uso de
información cuantitativa y cualitativa usando los indicadores que se
establecieron en la etapa de diagnóstico.
En el seguimiento se verifica la eficiencia y eficacia del proceso de
simplificación mediante la identificación de logros y debilidades del proceso
con el objetivo de rectificar y mejorar la ejecución. Se utiliza la
retroalimentación, los supuestos teóricos y las lecciones aprendidas para ello
debe elaborarse un plan de seguimiento con las actividades a seguir y un
cronograma con los plazos a cumplir. Con los resultados de seguimiento se
debe establecer mecanismos de difusión como talleres o reuniones de trabajo.
La evaluación tiene como objetico mejorar la eficacia del procedimiento
administrativo rediseñado en relación con sus fines, así como la eficiencia en
el uso de los recursos, es decir, optimizar la gestión del proceso. De igual
forma deberá elaborarse un plan de evaluación en base al plan del proceso de
simplificación y del plan de seguimiento.
84
3.4.6 Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad.
Con el objetivo de darle continuidad a la mejora de los procedimientos
administrativos y alcanzar niveles altos de eficiencia y eficacia para satisfacer
las necesidades de los ciudadanos en beneficio de la sociedad.
La mejora continua es el proceso que conlleva a la calidad del servicio, en
términos de fiabilidad, rapidez y que sean otorgados con cortesía y respeto.
Este proceso de mejora continua, según Deming, puede ser logrado en 4 pasos,
Metodología PHVA, Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Para ello debe
incluirse en el Plan Operativo Institucional (POI) estos objetivos de mejora
continua bajo el enfoque de mejor atención al ciudadano (MAC). Se debe
utilizar indicadores de desempeño: tiempo, costo, número de solicitudes
atendidas, rechazadas e indicadores de procesos: complejidad de requisitos,
claridad de información.
La sostenibilidad para evitar retrocesos, para ello debe documentarse el
proceso, difundirlo interna y externamente, reglamentarlo, acceder a
certificaciones y emitir cartas de compromiso con los usuarios del
procedimiento administrativo, en términos de calidad, mediante paneles,
trípticos, boletines, correos electrónicos, portal web.)
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Capítulo 4: Desarrollo del proyecto
4.1 Alternativas de solución
Se plantea dos alternativas de solución:
4.1.1 La primera. documentar el actual proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan Sede Nacional y mejorarlo con el enfoque de la estructura funcional que,
a pesar de la normatividad vigente en el Estado, aún mantiene el Ministerio de
Cultura.
4.1.2 La segunda. documentar el actual proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan Sede Nacional y rediseñarlo con el enfoque de gestión por procesos y
usando la metodología de la simplificación administrativa de acuerdo a la
normatividad vigente en el Estado.
4.2 Evaluación de alternativas de solución
4.2.1 La primera. Documentar el actual proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan Sede Nacional y mejorarlo con el enfoque funcional que mantiene el
Ministerio de Cultura permitiría capacitar a las personas involucradas en el
proceso de compras directas en las funciones administrativas de logística
siguiendo lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
4.2.2 La segunda. Documentar el actual proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan Sede Nacional y rediseñarlo con el enfoque de gestión por procesos
usando la metodología de la simplificación administrativa que permite alinear
un proceso de apoyo muy utilizado por todo el Proyecto, con las políticas de
86
modernización en la gestión del Estado que deberán implementarse dentro del
Ministerio de Cultura.
4.3 Elección y viabilidad de la solución escogida
Se documentará el actual proceso de compras directas para el abastecimiento de
bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional y se
rediseñará con el enfoque de gestión por procesos, usando la metodología de la
simplificación administrativa de acuerdo al Decreto Supremo No.007-2011-PCM, ya
que esta metodología se ajusta a los lineamientos de modernización de la gestión del
Estado.
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Capítulo 5: Implementación de la propuesta
5.1 Implementación de la propuesta de solución
La metodología de la simplificación administrativa involucra 4 Etapas y éstas a su vez
comprenden fases, para la propuesta de mejora el proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios de los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan Sede
Nacional se implementará de la siguiente manera:
5.1.1 Etapa Preparatoria.
Identificación y Conformación del Equipo: Se propone que el Comité de
Dirección del Proceso de Simplificación esté conformado por:
• El Coordinador General, como máximo funcionario de la Secretaría
Técnica de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, con poder de decisión.
• El Coordinador Administrativo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, como área
que procesa las compras directas, especialista en procesos y costos.
• El Coordinador de Gestión y Descentralización de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional, encargado de elaborar los documentos de gestión y especialista
en procesos y en legal.
• El Coordinador de Proyecto de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional,
como área usuaria, responsable del proceso.
El Equipo de Mejora Continua EMC conformado por:
• Asistente de la Coordinación de Proyectos de Tramo como especialista en
gestión por procesos y de la metodología de simplificación.
• Asistente de la Coordinación de Gestión y Descentralización especialista en
derecho administrativo.
88
• Asistente administrativo de la Coordinación de Administración especialista
en costos.
• Arqueólogo a cargo de los requerimientos de bienes y servicios de uno de
los Proyectos de Tramo.
Capacitación y Sensibilización: Se propone realizar un taller para sensibilizar
al equipo del porqué es necesario simplificar el proceso de compras directas de
bienes y servicios. En dicho taller se incluirá capacitar al equipo en la
metodología de Simplificación Administrativa aprobada con el D.S. 007-2011-
PCM.
Identificación y priorización de los procedimientos administrativos a
simplificar: En esta fase no se tomará el TUPA para identificar los
procedimientos, toda vez que, el procedimiento a simplificar es un
procedimiento de apoyo o de gestión de recursos.
89
Tabla 7
De los Objetivos Estratégicos a los Resultados.
Misión: El Proyecto Qhapaq Ñan investiga, identifica, registra, conserva, protege, pone en valor, difunde y gestiona el Qhapaq Ñan acorde con estándares nacionales e internacionales, impulsando procesos de descentralización y participación comunitaria con las poblaciones vinculadas, creando espacios de consenso e integración entre las unidades ejecutoras del Programa para un mejor cumplimiento de los objetivos de desarrollo nacional”
Objetivo Transversal: Identificar puntos críticos de superposición y/o descoordinación interinstitucional entre organizaciones de diverso tipo relacionadas al ámbito del Qhapaq Ñan y proponer soluciones viables de corto y mediano plazo.
Eje Estratégico: Fortalecer la institucionalidad del Proyecto Qhapaq Ñan, en el marco del proceso de descentralización del Sector Cultura, optimizando los recursos y los procesos en el logro de los fines para los que ha sido creado, implementando un sistema de gestión por resultados bajo los criterios de ser: consensuado, participativo, inclusivo, medible y sostenible.
Proceso 1 Elaboración de Manual de Operaciones
Sub Proceso 1: Elaboración Manual de Perfiles y Puestos (MPP)
Resultado: Implementar una planificada gestión por resultados como proyecto especial del VMPCIC con sostenibilidad financiera.
Sub Proceso 2: Elaboración de Cuadro de Puestos (CPE)
Proceso 2 Elaboración de Manual de Procesos
Sub Proceso 1: Gestión Estratégica
Sub Proceso 2: Gestión Presupuestal
Sub Proceso 3: Gestión Logística
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública
de la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 20
Dentro de la Gestión Logística, se encuentra el sub proceso Gestión de
Compras Directas en el cual se dan dos procedimientos compra de servicios y
compra de bienes.
90
Se ha priorizado este procedimiento por los siguientes aspectos:
- Generan valor añadido dentro de la organización por el impacto que tiene el
abastecimiento de bienes y servicios en el cumplimiento de las metas ya
que dependiendo la oportunidad de la entrega las actividades programadas
en el Plan Operativo Institucional se cumplirán en los plazos previstos.
- El marco legal vigente en el Ministerio de Cultura es la Directiva 009-
2011-SG/MC “Lineamientos para las contrataciones de bienes, servicios y
obras” aprobada el 29 de diciembre 2011 y la Directiva 002-2016-SG/MC
“Procedimientos para la contratación de servicios específicos y/o
consultorías con personas naturales no comprendidos dentro del ámbito de
aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado” aprobada el 16 de mayo
2016. Cabe precisar que la Ley de Contrataciones del Estado ha sido
modificada en varias oportunidades, la última con el D.S. 056-2017-EF
publicado el 19 de marzo de 2017. Por lo que las directivas vigentes del
Ministerio de Cultura no contemplan estos cambios por haber sido
aprobadas en el año 2011 y 2016.
- Demanda del procedimiento administrativo es de alta frecuencia ya que
suministra de recursos a las actividades.
- Impacto en el Programa Qhapaq Ñan, se iniciará en la Coordinación de
Proyectos de Tramo, que ejecuta más de la quinta parte del presupuesto
total de Qhapaq Ñan – Sede Nacional por lo que el impacto en la ejecución
del gasto se verá reflejada en el Programa, más aún cuando se observan
cada año los saldos de balance por la no ejecución total del presupuesto
asignado al Programa Qhapaq Ñan.
91
- Tiempo de respuesta elevado, el proceso de compra directa suele demorar
entre 3 semanas en promedio.
- Elevado costo del proceso porque se involucra la mayor parte del personal
desde Directores hasta personal de apoyo y se invierte tiempo en revisiones
reiteradamente.
- Elevado número de quejas: el abastecimiento de bienes y servicios es el
proceso que mayores quejas tiene por parte de los Directores de Tramo
porque los tiempos de espera son largos y muchas veces las actividades
programadas no pueden iniciarse con los recursos necesarios y deben
reprogramarse o empezar con ritmo muy lento hasta la llegada del total de
recursos requeridos. Existen actividades cuyo inicio es dado por una
resolución directoral como es el caso de los Proyectos de Investigación
Arqueológica, y muchas veces los materiales y servicios requeridos llegan
después de iniciado su plazo con resolución lo que conlleva a pedir
ampliaciones de plazo en su ejecución.
92
Tabla 8
Matriz de Priorización del Proceso de Compras Directas
Criterio Proceso Compras Directas
Alineamiento a los objetivos y procesos operativos de la Entidad
3
Demanda del Procedimiento Administrativo 4
Población usuaria del procedimiento administrativo 3
Impacto en una o varias actividades 5
Tiempos de respuesta elevados 4
Elevado costo 4
Elevado Número de Quejas y sugerencias del servicio 4
TOTAL 27
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión
Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 23
Identificación de los actores involucrados:
De acuerdo, al flujo del proceso de compras directas de las figuras 9 y 10
presentadas en el capítulo 2, las áreas y puestos involucrados son los
siguientes:
En Qhapaq Ñan – Sede Nacional se inicia con el requerimiento en el SITD
(Sistema Integrado de Trámite Documentario, pasa por aprobaciones y visto
bueno hasta generar el pedido en el sistema Quipu: la relación predominante es
A FAVOR ya que las Coordinación General fomenta y motiva el trabajo en
equipo.
• El área usuaria: la Coordinación de los Proyectos de Tramo, el
Coordinador, el Director y el Asistente de Tramo. La jerarquización de
poder es MEDIO.
93
• La Coordinación General: el Coordinador General, la Asesora, la Secretaria
y el Auxiliar. La jerarquización de poder los dos primeros actores es ALTO
y en los dos siguientes es BAJO
• La Coordinación de Administración: el Coordinador Administrativo, el
Asistente Administrativo y el Especialista. La jerarquización de poder el
primer actor es ALTO y en los dos siguientes es MEDIO.
En la Oficina General de Administración OGA y en el Despacho de Vice
Ministerio de Patrimonio Cultural e Industrias Culturales VMPCIC, en donde
se visa el requerimiento y se aprueba el pedido: el Director General y el
Viceministro la relación predominante es INDIFERENTE ya que la estructura
orgánica del Ministerio tiene 7 órganos de línea que a su vez tienen a su cargo
24 áreas operativas, sólo una de ellas la Dirección General de Museos, cuenta
con 53 museos a su cargo a nivel nacional, adicionalmente se tienen 24
Direcciones Desconcentradas de Cultura a nivel Nacional y 3 Instituciones
Adscritas. Cabe precisar que en este ordenamiento el Programa Qhapaq Ñan
no ha sido incluido y que sólo se ha definido que depende del Viceministerio
de Patrimonio Cultural e Industrias Culturales. La jerarquización de poder del
actor es ALTO.
En la Oficina de Abastecimiento OAB en donde se genera la orden de servicio
hasta la notificación de la misma y se archiva el físico del requerimiento: el
Jefe y el Operador Logístico la relación predominante es INDIFERENTE por
las mismas razones expuestas en OGA. La jerarquización de poder de los
actores es MEDIO.
94
En la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto OGPP en donde se
certifica el gasto para que pueda ser emitida la orden de servicio: el Operador
de Presupuestos. La relación predominante es INDIFERENTE por las mismas
razones expuestas en OGA. La jerarquización de poder del actor es MEDIO.
Tabla 9
Matriz de Actores del Proceso de Compras Directas
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 26
GRUPO Actor ROL EN EL PROCESORELACIÓN
PREDOMINANTE
JERARQUERIZACIÓN
DE PODER
Asesor G. Revisar requerimiento A FAVOR ALTO
Asistente A. Recibir y Registrar requerimiento vía SITD
Asistente A. Derivar al especialista con cargo
Asistente T. Revisar de Informe Director y requerimiento
Asistente T. Elaborar informe
Auxiliar G. Entregar requerimiento Cargo A FAVOR BAJO
Coordinador A. Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración A FAVOR ALTO
Coordinador G. Despachar para Aprobación
Coordinador G. Firmar requerimiento Coordinador General
Coordinador T. Firmar Informe vía SITD
Coordinador T. Firmar requerimiento Coordinador de Tramo
Director T. Revisar requerimiento
Director T. Elaborar Informe Director
Director T. Enviar vía email o SITD
Especialista Revisar requerimiento
Especialista Corregir y/o modificar del TDR
Especialista Imprimir requerimiento para firma
Especialista Trasladar para firma del Coordinador de Tramo
Especialista Trasladar para firma del VMPCIC
Especialista Subir pedido a Quipu
Especialista Entregar pedido a OAB cargo
Secretaria G. Recibir y Registrar requerimiento vía SITD
Secretaria G. Elaborar proveído derivación vía SITD
Usuario Elaborar TDR (Anexo 1 y 2)
Usuario Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*)
UsuarioAdjuntar documentos sustento (CV documentado, dni,
RNP, RUC y seguro* vigente)
Director OGA Vo.Bo. requerimiento OGA
Director OGA Aprobar pedido OGA vía Quipu
Jefe OAB Firmar Jefe OAB en la Orden de Servicio INDIFERENTE MEDIO
Operador OAB Asignar a especialista OAB vía Quipu
Operador OAB Verificar documentación del pedido
Operador OAB Emitir de Orden de Servicio
Operador OAB Notificar Orden de Servicio
Operador OAB Archivar el requerimiento
OGPP Operador OGPP Pedir certificación del gasto a OPP vía Quipu INDIFERENTE MEDIO
VMPCIC Vice MC Vo.Bo. requerimiento VMPCIC INDIFERENTE ALTO
A FAVOR
QHAPAQ
ÑAN SEDE
NACIONAL
OGA
OAB
MEDIO
MEDIO
ALTO
MEDIO
MEDIO
MEDIO
A FAVOR
A FAVOR
A FAVOR
A FAVOR
A FAVOR
A FAVOR
A FAVOR
INDIFERENTE
INDIFERENTE
BAJO
MEDIO
ALTO
MEDIO
95
Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación:
Objetivo General:
Proponer una mejora, mediante el diseño y la documentación, del proceso de
compras directas para el abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos
de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, a fin de estandarizar la gestión en
las adquisiciones para que sean de calidad y se ajusten al marco legal vigente,
mediante la gestión por procesos y utilizando la metodología de la
simplificación administrativa.
Objetivos Específicos:
• Identificar el proceso de compras directas para el abastecimiento de bienes
y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
• Mejorar, en términos de tiempo y costo, el proceso de compras directas para
el abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de
Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
• Documentar el proceso mejorado de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq
Ñan – Sede Nacional.
Alcance:
Se aplicará a la Coordinación de Proyectos de Tramo toda vez que tiene
asignado el 22% del presupuesto total, por lo que estandarizar y documentar el
proceso de compras directas de bienes y servicios se verá reflejado de manera
significativa en la gestión y ejecución de Qhapaq Ñan – Sede Nacional.
96
Duración:
Se estima iniciar el 1 de setiembre 2018 y tendrá una duración de 2 meses (8
semanas) desde la etapa del diagnóstico hasta su implementación, las etapas de
seguimiento y evaluación y la de mejoramiento continuo y sostenibilidad no se
desarrollarán toda vez que el Proyecto sólo comprende la propuesta de mejora.
Actividades:
✓ Etapa de Diagnóstico
Caracterización del procedimiento administrativo de compra directa
- Recorrido físico
- Construcción tabla ASME-VM
- Construcción Diagrama de Bloques
Diagnóstico Legal
Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura
Diagnóstico de Costos
Mapeo de Capacidades de los Recursos Humanos
Presentación de Resultados al Comité de Dirección ECM
✓ Etapa de Rediseño
Análisis del Procedimiento Administrativo
Rediseño
Modificación o Elaboración del marco normativo que regule el
procedimiento administrativo rediseñado
97
Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamiento
Propuesta de nuevo costeo
Propuesta de fortalecimiento de capacidades
Presentación al Comité de dirección ECM
Elaboración de la propuesta final
✓ Etapa de Implementación
Aprobación del marco normativo que fundamente el nuevo procedimiento
administrativo rediseñado
Adecuación de ambientes, difusión de características del procedimiento
administrativo simplificado y TIC
Difusión masiva de la reforma emprendida
✓ Etapa de seguimiento y evaluación
Seguimiento
Evaluación
- Evaluación ex ante
- Evaluación continua
- Evaluación ex post
✓ Etapa de mejoramiento continuo y sostenibilidad
Mejora continua
Sostenibilidad
- Documentar el proceso de simplificación
98
- Difusión
- Reglamentar el procedimiento administrativo
- Acceder a certificaciones
- Cartas de compromiso
99
Tabla 10
Plan de Trabajo de la Simplificación Administrativa del Proceso de Compras Directas
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p 27
No. R ESPON SA B LESEMANA
1
SEMANA
2
SEMANA
3
SEMANA
4
SEMANA
5
SEMANA
6
SEMANA
7
SEMANA
8
1 Etapa de Diagnóstico
1.1 A. Procesos X X
Recorrido físico X
Construcción tabla ASME-VM X
Construcción Diagrama de Bloques X
1.2 A. Legal X
1.3 A. Costos X
1.4 A. Costos X
1.5 A. Procesos X
1.6 ECM X
2 Etapa de Rediseño
2.1 A.Procesos X
2.2 A.Procesos X
2.3 A. Legal X
2.4 A. Costos X
2.5 A. Costos X
2.6 A. Procesos X
2.7 ECM X
2.8 ECM X
3 Etapa de Implementación
3.1 A. Legal
3.2 A. Costos
3.3 A. Procesos
4 Etapa de seguimiento y evaluación
4.1 Seguimiento ECM
4.2 Evaluación ECM
Evaluación ex ante
Evaluación continua
Evaluación ex post
5 Etapa de mejoramiento continuo y sostenibilidad
5.1 Mejora continua ECM
5.2 Sostenibilidad ECM
Documentar el proceso de simplificación A. Procesos X X
Difusión A. Procesos
Reglamentar el procedimiento administrativo A. Legal
Acceder a certificaciones A. Legal
Cartas de compromiso A. Legal
(*) Sólo se documentará el proceso de simplificación como parte de los objetivos del proyecto
EL PROYECTO SOLO ABARCA HASTA LA PROPUESTA DE MEJORA (ETAPA
DE REDISEÑO)
ETAPA / ACTIVIDAD / TAREA
EL PROYECTO SOLO ABARCA HASTA LA PROPUESTA DE MEJORA
EL PROYECTO SOLO ABARCA HASTA LA PROPUESTA DE MEJORA (*)
Presentación al Comité de Dirección
Elaboración de la propuesta final
Aprobación del marco normativo que fundamente el
nuevo procedimiento administrativo rediseñado
Adecuación de ambientes, difusión de características
del procedimiento administrativo simplificado y TIC
Difusión masiva de la reforma emprendida
Análisis del Procedimiento Administrativo
Rediseño
Modificación o Elaboración del marco normativo que
regule el procedimiento administrativo rediseñado
Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura
y el equipamiento
Propuesta de nuevo costeo
Propuesta de fortalecimiento de capacidades
Presentación de Resultados al Comité de Dirección
Caracterización del procedimiento administrativo de
compra directa
Diagnóstico Legal
Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura
Diagnóstico de Costos
Mapeo de Capacidades de los Recursos Humanos
100
5.1.2 Etapa de Diagnóstico.
Caracterización del procedimiento administrativo
- Recorrido: Se inicia el recorrido físico en la oficina del Proyecto de Tramo
PT5, que se encuentra en Cieneguilla, Lima, luego se continua por la
Coordinación de Proyectos de Tramo, seguido de la Coordinación General
para finalmente recorrer la Coordinación Administrativa del Qhapaq Ñan.
En este recorrido se observó las actividades que realizan y quienes las
realizan, que recursos utilizan y los tiempos que toman para cada actividad.
Finalmente se consultó a cada persona involucrada para confirmar lo
observado y hacer el levantamiento de información.
No se ha incluido a las áreas que forman parte de la estructura orgánica del
Ministerio de Cultura ya que ellas, tienen ya un ordenamiento legal, pero sí
serán incluidas, para fines didácticos, en la secuencia de estas actividades
aunque no se propone ninguna mejora por lo antes expuesto.
- Tabla ASME – VM
Con la información recopilada se ha construido la tabla siguiendo los pasos
previos:
101
Tabla 11
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p 31
Actor TIEMPO operación Revisión Traslado Espera Archivo
1 Solicitud del Director de Tramo
1.1 Elaborar TDR (Anexo 1 y 2) Usuario 30
1.2 Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*) Usuario 15
1.3Adjuntar documentos sustento (CV documentado, DNI,
RNP, RUC y seguro* vigente)Usuario 10
1.4 Revisar requerimiento Director T. 10
1.5 Elaborar Informe Director Director T. 10
1.6 Enviar vía email o SITD Director T. 10
2 Aprobación del Coordinador de Tramo
2.1 Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10
2.2 Elaborar informe Asistente T. 10
2.3 Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5
3 Aprobación del Coordinador General
3.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5
3.2 Tiempo de Espera en Asesor 2 días
3.3 Revisar Asesor Asesor G. 10
3.4 Despachar para Aprobación Coordinador G. 5
3.5 Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5
3.6 Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5
4 Elaboración de Pedido Administración QÑ
4.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5
4.2 Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5
4.3 Revisar requerimiento Especialista 20
4.4 Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15
4.5 Imprimir requerimiento para firma Especialista 5
4.6 Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5
4.7 Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5
4.8 Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5
4.9 Tiempo de Espera en firma Coordinador General 2 días
4.10 Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5
4.11 Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10
4.12 Tiempo de Espera en Vo.Bo. VMPCIC 2 días
4.13 Vo.Bo. requerimiento VMPCIC Vice MC 5
4.14 Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5
4.15 Tiempo de Espera en firma 1 día
4.16 Vo.Bo. requerimiento OGA Director OGA 5
4.17 Subir pedido a Quipu Especialista 15
4.18 Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5
4.19 Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5
5 Generación Orden de Servicio MC
5.1 Aprobar pedido OGA vía Quipu Director OGA 5
5.2 Asignar a especialista OAB vía Quipu Operador OAB 5
5.3 Verificar documentación del pedido Operador OAB 10
5.4 Pedir certificación del gasto a OPP vía Quipu Operador OGPP 5
5.5 Emitir de Orden de Servicio Operador OAB 5
5.6 Firmar Jefe OAB en la Orden de Servicio Jefe OAB 5
5.7 Notificar Orden de Servicio Operador OAB 5
5.8 Archivar el requerimiento Operador OAB 5
TOTAL 305
Espera 7 días
Actividad
Tabla ASME - VM Requerimiento de ServicioPaso
Requerimientos Anuales (bienes y servicios) =
102
Paralelamente, se ha hecho el conteo de recursos para cada una de las
actividades, sólo se ha considerado personal, ya que todo el personal del
Proyecto se encuentra bajo la modalidad de CAS o con orden de servicio, pero
cualquiera sea la modalidad de contrato, la escala remunerativa se mantiene.
El material fungible y los servicios directos identificables no han sido
considerados, ya que el Ministerio de Cultura carga a Qhapaq Ñan Sede
Nacional un monto fijo por todo concepto de gasto en infraestructura, servicios
como agua, electricidad, internet, limpieza, seguridad, entre otros, así como lo
materiales como útiles de oficina que se encuentran dentro del Almacén
Central.
Finalmente, se ha completado la Tabla ASME-VM agregando el tipo de
actividad: Operación para las actividades relevantes, Revisión actividades para
verificar la calidad, Traslado personas o documentos que deben trasladarse,
Espera, sin actividad y Archivo actividad que custodia los documentos.
Asimismo, se incluye el valor de la actividad, es decir si la actividad agrega
valor, si es de control o no agrega valor.
103
Tabla 12
Contador de Recursos del proceso del Proceso de Compras Directas
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p 31
Paso ÁREA TIEMPO No. T No. T No. T No. T No. T No. T No. T
1 Solicitud del Director de Tramo
1.1 Elaborar TDR (Anexo 1 y 2) Coordinación T. 30 1 30
1.2 Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*) Coordinación T. 15 15
1.3Adjuntar documentos sustento (CV documentado, DNI,
RNP, RUC y seguro* vigente) Coordinación T.10 10
1.4 Revisar requerimiento Coordinación T. 10 1 10
1.5 Elaborar Informe Director Coordinación T. 10 10
1.6 Enviar vía email o SITD Coordinación T. 10 10
2 Aprobación del Coordinador de Tramo Coordinación T.
2.1 Revisar de Informe Director y requerimiento Coordinación T. 10 1 10
2.2 Elaborar informe Coordinación T. 10 10
2.3 Firmar Informe vía SITD Coordinación T. 5 1 5
3 Aprobación del Coordinador General
3.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Coordinación G. 5 1 5
3.2 Tiempo de Espera en Asesor 2 días
3.3 Revisar Asesor Coordinación G. 10 1 10
3.4 Despachar para Aprobación Coordinación G. 5 1 5
3.5 Elaborar proveído derivación vía SITD Coordinación G. 5 5
3.6 Entregar requerimiento Cargo Coordinación G. 5 1 5
4 Elaboración de Pedido Administración QÑ
4.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Coordinación A. 5 1 5
4.2 Derivar al especialista con cargo Coordinación A. 5 5
4.3 Revisar requerimiento Coordinación A. 20 1 20
4.4 Corregir y/o modificar del TDR Coordinación A. 15 15
4.5 Imprimir requerimiento para firma Coordinación A. 5 5
4.6 Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinación A. 5 1 5
4.7 Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Coordinación A. 5 5
4.8 Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 5
4.9 Tiempo de Espera en firma Coordinador General 2 días
4.10 Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 5
4.11 Trasladar para firma del VMPCIC Coordinación A. 10 10
4.12 Tiempo de Espera en Vo.Bo. VMPCIC 2 días
4.13 Vo.Bo. requerimiento VMPCIC 5
4.14 Trasladar para Vo.Bo. OGA Coordinación A. 5 5
4.15 Tiempo de Espera en firma Coordinación A. 1 día
4.16 Vo.Bo. requerimiento OGA 5
4.17 Subir pedido a Quipu Coordinación A. 15 15
4.18 Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 5
4.19 Entregar pedido a OAB cargo Coordinación A. 5 5
260 1 15 3 25 1 30 2 65 2 100 1 10 1 5
Espera 7 días
P6
PERSONAL
P5 P7
Actividad
P1 P2 P3 P4
104
Tabla 13
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 35
Actor TIEMPO operación Revisión Traslado Espera Archivo VA CONTROL SVA
1 Solicitud del Director de Tramo
1.1 Elaborar TDR (Anexo 1 y 2) Usuario 30 1
1.2 Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*) Usuario 15 1
1.3Adjuntar documentos sustento (CV documentado, DNI,
RNP, RUC y seguro* vigente)Usuario 10 1
1.4 Revisar requerimiento Director T. 10 1
1.5 Elaborar Informe Director Director T. 10 1
1.6 Enviar vía email o SITD Director T. 10 1
2 Aprobación del Coordinador de Tramo
2.1 Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10 1
2.2 Elaborar informe Asistente T. 10 1
2.3 Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 1
3 Aprobación del Coordinador General
3.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 1
3.2 Tiempo de Espera en Asesor 2 días 1
3.3 Revisar Asesor Asesor G. 10 1
3.4 Despachar para Aprobación Coordinador G. 5 1
3.5 Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 1
3.6 Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5 1
4 Elaboración de Pedido Administración QÑ
4.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1
4.2 Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1
4.3 Revisar requerimiento Especialista 20 1
4.4 Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 1
4.5 Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1
4.6 Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1
4.7 Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1
4.8 Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 1
4.9 Tiempo de Espera en firma Coordinador General 2 días 1
4.10 Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 1
4.11 Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 1
4.12 Tiempo de Espera en Vo.Bo. VMPCIC 2 días 1
4.13 Vo.Bo. requerimiento VMPCIC Vice MC 5 1
4.14 Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1
4.15 Tiempo de Espera en firma 1 día 1
4.16 Vo.Bo. requerimiento OGA Director OGA 5 1
4.17 Subir pedido a Quipu Especialista 15 1
4.18 Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 1
4.19 Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1
5 Generación Orden de Servicio MC
5.1 Aprobar pedido OGA vía Quipu Director OGA 5 1
5.2 Asignar a especialista OAB vía Quipu Operador OAB 5 1
5.3 Verificar documentación del pedido Operador OAB 10 1
5.4 Pedir certificación del gasto a OPP vía Quipu Operador OGPP 5 1
5.5 Emitir de Orden de Servicio Operador OAB 5 1
5.6 Firmar Jefe OAB en la Orden de Servicio Jefe OAB 5 1
5.7 Notificar Orden de Servicio Operador OAB 5 1
5.8 Archivar el requerimiento Operador OAB 5 1
TOTAL 305 20 7 15
Espera 7 días
Actividad
Tabla ASME - VM Requerimiento de Servicio TIPO DE VALOR
Paso
Requerimientos Anuales (bienes y servicios) =
105
- Construcción del Diagrama de Bloques
Ilustra gráficamente el procedimiento administrativo, mostrando el flujo de
las actividades consideradas en la tabla ASME-VM.
Figura 20. Diagrama de Bloques Proceso del Proceso de Compras Directas. Adaptado de
Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 38
Diagnóstico Legal
Como se explicó en el Capítulo 1 y 2, el Programa Qhapaq Ñan, no es parte
del ordenamiento del Ministerio de Cultura, no es incluido no en el
organigrama no es incluido en el MOF, ROF y CAP, pero sí nos ceñimos a las
directivas aprobadas con resoluciones de los órganos competentes del
P.TRAMO C.TRAMO C.GENERAL C.ADM. VMPICIC OGA OBA
Elaborar TDRRevisar informe y
requerimiento
Recibir y registrar
vía SITD
Recibir y registrar
vía SITD
Vo.Bo.
Requerimiento
Vo.Bo.
Requerimiento
Elaborar anexos NO Revisar AsesorDerivar a
especialista
Aprobar OGA vía
quipu
SIAdjuntar
documentos
Elaborar informe
vía SITD
Despachar
Aprobación
Revisar
requerimientoAsignar Especialista
Revisión
requerimiento
Firmar informe vía
SITD
Elaborar Proveído
vía SITD
Corregir y/o
Modificar TDRRevisar pedido
Elaborar informeEntregar
requerimiento
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firma C.T. C.G.
Firmar O/S Jefe de
OAB
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requerimiento
Firmar
requerimiento
Trasladar Vo.Bo.
VMPCIC y OGANotificar O/S
Aprobar QÑ vía
quipu
Subir pedido vía
Quipu
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requerimiento
Entregar pedido a
OAB
Inicio
correcto?
enviar email a D.T.
Fin
106
Ministerio de Cultura. Para el proceso de adquisiciones se tienen dos directivas
vigentes a junio 2018.
Tabla 14
Diagnóstico Legal del Proceso de Compras Directas
Nombre del procedimiento: Compras Directas
Norma Fecha Modificaciones
Directiva 002-2016-SG/MC Procedimientos para la contratación de servicios específicos y/o consultorías con personas naturales no comprendidos dentro del ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado aprobada con Resolución de Secretaría General 055-2016-SG/MC
16 mayo 2016
Directiva 012-2015-SG/MC del 20 agosto 2015
Directiva 009-2011-SG/MC Lineamientos para las contrataciones de bienes, servicios y obras aprobada con Resolución de Secretaría General 140-2011-SG/MC
29 diciembre 2011
Directiva 001-2009-OLPB5-GG7INC del 26 marzo 2009
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión
Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 40
Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura
Este análisis no se hará toda vez que el Ministerio de Cultura carga al
Programa Qhapaq Ñan Sede Nacional un monto fijo por todo concepto de
gasto en infraestructura, servicios como agua, electricidad, internet, limpieza,
seguridad, entre otros, así como lo materiales como útiles de oficina que se
encuentran dentro del Almacén Central.
Diagnóstico de Costos
En base a la información obtenida en el contador de recursos se ha elaborado
los costos de personal que, como se explicó en el capítulo 2.7.1, incluye
también los servicios de terceros. Así mismo, se ha incluido el costo del
material fungible que sólo interviene en la actividad 4, es decir en la
Coordinación de Administración, ya que en las actividades 1, 2, y 3 la
107
información es enviada por medido digital y mediante el Sistema Integrado de
Trámite Documentario (SITD) y el programa de compras (QUIPU):
Tabla 15
Costo Directo Identificable: Personal del procedimiento del Proceso de
Compras Directas
Personal Remuneración
Mensual
costo por
minuto
Tiempo en min
Costo
P1 Coordinador General S/15,000.00 S/1.04 15 S/15.63
P2 Coordinador S/10,000.00 S/0.69 25 S/17.36
P3 Director S/7,000.00 S/0.49 30 S/14.58
P4 Especialista S/5,000.00 S/0.35 65 S/22.57
P5 Administrativo S/4,000.00 S/0.28 100 S/27.78
P6 Secretaria S/3,000.00 S/0.21 10 S/2.08
P7 Auxiliar S/2,000.00 S/0.14 5 S/0.69
TOTAL 250 S/100.69
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de
Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 43
Tabla 16
Costo Directo Identificable: Material fungible procedimiento del Proceso de
Compras Directas
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2010, pp. 17-19
En relación a los costos no identificables, como material no fungible, servicios
de terceros, costos fijos y depreciación y amortización, Sólo se ha trabajado el
CENTRO DE ACTIVIDAD
No. DE
ACTIVIDAD MATERIAL UNIDAD CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
PAPEL BOND unidad 20 S/0.02 S/0.40
CLIP unidad 1 S/0.01 S/0.01
GRAPA unidad 1 S/0.00 S/0.00
S/0.41
4COORDINADOR ADMINISTR.
108
material no fungible, toda vez que la incidencia en el costo del proceso no es
relevante cuando se aplique la simplificación administrativa, ya que los
materiales no fungibles, los servicios como: mantenimiento de impresora; los
costos fijos: como agua, energía, internet, alquiler, limpieza, impuestos
prediales y la depreciación y amortización se licuan por el número de
actividades administrativas y no administrativas que se realizan en el Proyecto.
Por otro lado, por estos conceptos de costos el Proyecto Qhapaq Ñan - Sede
Nacional paga un monto fijo al Ministerio de Cultura, tal como se señaló en el
análisis de equipamiento e infraestructura.
Para demostrar, lo antes expuesto, se ha aplicado la metodología de costos a
los costos directos no identificables del material fungible vinculado al proceso
de compras directas de los proyectos de tramo.
109
Tabla 17
Costo Directo No Identificable: Material no fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Porcentaje de Dedicación por centro de actividad
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.34-35
Para el proceso de compras directas se ha tomado las 3 Coordinaciones
involucradas: es decir la Coordinación de los Proyectos de Tramo, la
Coordinación General y la Coordinación Administrativa y el número de
personas que laboran en cada coordinación. Así mismo, se ha considerado sólo
el material no fungible usado en el proceso de compras directas.
Coordina dor
de los Tra mo
Coordina dor
Ge ne ra l
Coordina dor
Administra c . Total
2 4 11 17
BOLIGRAFOS(LAPICEROS) Nº de personas por CA 0.118 0.235 0.647 1.000
ENGRAPADOR DE METAL TIPO ALICATE Nº de personas por CA 1.000 1.000
CUADERNO DE CARGO EMPASTADO Nº de personas por CA 1.000 1.000
SACAGRAPAS Nº de personas por CA 1.000 1.000
TINTA PARA SELLO Nº de personas por CA 0.118 0.235 0.647 1.000
TONER PARA IMPRESORA Nº de computadoras por CA 1.000 1.000
SELLO AUTOENTINTABLE Nº de personas por CA 0.118 0.235 0.647 1.000
Ma te ria l no fungible Induc tor
CENTRO DE ACTIVIDAD
110
Tabla 18
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por centro de actividad
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp. 36
Tabla 19
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador de Tramo
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.39-41
Coordina dor
de los Tra mo
Coordina dor
Ge ne ra l
Coordina dor
Administra c . Total
2 4 11 17
BOLIGRAFOS(LAPICEROS) S/102.00 S/12.00 S/24.00 S/66.00 S/102.00
ENGRAPADOR DE METAL TIPO ALICATE S/170.00 S/0.00 S/0.00 S/170.00 S/170.00
CUADERNO DE CARGO EMPASTADO S/15.00 S/0.00 S/0.00 S/15.00 S/15.00
SACAGRAPAS S/23.80 S/0.00 S/0.00 S/23.80 S/23.80
TINTA PARA SELLO S/12.00 S/1.41 S/2.82 S/7.76 S/12.00
TONER PARA IMPRESORA S/15,000.00 S/0.00 S/0.00 S/15,000.00 S/15,000.00
SELLO AUTOENTINTABLE S/60.00 S/7.06 S/14.12 S/38.82 S/60.00
Ma te ria l no fungible Monto Anua l
CENTRO DE ACTIVIDAD
Centros de Actividad Material No
Fungible
Costo por
CA
Inductor Tipo Valor del
Inductor
Valor Total
del Inductor
Costo S/.
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 40% 4.80
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 60% 7.20
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 40% 0.56
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 60% 0.85
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 40% 2.82
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 60% 4.24
7.06
Factor de
dedicación
del personal
100%
BOLIGRAFOS
TINTA PARA
SELLO
SELLO
AUTOENTINTABLE
12.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
1.41
Factor de
dedicación
del personal
100%COORDINADOR DE TRAMOS
111
Tabla 20
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador General
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.39-41
Centros de Actividad Material No
Fungible
Costo por
CA
Inductor Tipo Valor del
Inductor
Valor Total
del Inductor
Costo S/.
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 50% 12.00
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 50% 12.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 50% 1.41
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 50% 1.41
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 50% 7.06
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 50% 7.06
COORDINADOR GENERAL
BOLIGRAFOS 24.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
TINTA PARA
SELLO2.82
Factor de
dedicación
del personal
100%
SELLO
AUTOENTINTABLE14.12
Factor de
dedicación
del personal
100%
112
Tabla 21
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Asignados a procedimientos administrativos Coordinador
Administración
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.39-41
Centros de Actividad Material No
Fungible
Costo por
CA
Inductor Tipo Valor del
Inductor
Valor Total
del Inductor
Costo S/.
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 66.00
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 170.00
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 15.00
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 23.80
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 7.76
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 15,000.00
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
Actividades relacionadas
a Proc. Adm 100% 38.82
Actividades no
relacionadas a Proc. Adm 0% 0.00
TONER PARA
IMPRESORA15,000.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
SELLO
AUTOENTINTABLE38.82
Factor de
dedicación
del personal
100%
100%
TINTA PARA
SELLO7.76
Factor de
dedicación
del personal
100%
CUADERNO DE
CARGO
EMPASTADO
15.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
COORDINADOR
ADMINISTRACIÓN
BOLIGRAFOS 66.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
ENGRAPADOR DE
METAL TIPO
ALICATE
170.00
Factor de
dedicación
del personal
100%
SACAGRAPAS 23.80
Factor de
dedicación
del personal
113
Para el cálculo por el procedimiento administrativo no se ha considerado el
tiempo total del consumo anual, es decir por el total de requerimientos
formulados en el año, toda vez que los montos de gasto por material no
fungible se diluyen a menos de centavos de sol. Esta operación se ha hecho al
final para hallar el costo no identificable de material no fungible dividiendo el
costo obtenido entre el número de requerimientos tramitados al año.
Tabla 22
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo - Bolígrafo
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros,
2010, pp.51-57
Aprobación del Coordinador de Tramo
Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10 5.00%
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.12
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 170 85.00% S/4.08
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Revisar Asesor Asesor G. 10 4.17%
Despachar para Aprobación Coordinador G. 5 2.08%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5 2.08% S/0.25
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.08% S/0.25
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.08%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 83.33% S/10.00
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04% S/0.69
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04% S/0.69
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/52.94
TOTAL S/2.00
BOLIGRAFOSTiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Costo por
Actividad (S/.)
Tiempo
consumido por
actividad
200 4.80
240 12.00
480 66.00
114
Tabla 23
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo - Engrapador
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/1.77
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/136.35
TOTAL S/1.77
ENGRAPADOR DE METAL TIPO ALICATE Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Costo por
Actividad (S/.)
480 170.00
115
Tabla 24
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Cuaderno de cargo
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04% S/0.16
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/12.03
TOTAL S/0.16
Costo por
Actividad (S/.)CUADERNO DE CARGO EMPASTADO
Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
480 15.00
116
Tabla 25
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sacagrapas
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/0.25
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/19.09
TOTAL S/0.25
SACAGRAPASTiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Costo por
Actividad (S/.)
480 23.80
117
Tabla 26
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Tinta para sellos
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Aprobación del Coordinador de Tramo
Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10 5.00%
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.01
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 170 85.00% S/0.48
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Revisar Asesor Asesor G. 10 4.17%
Despachar para Aprobación Coordinador G. 5 2.08%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5 2.08%
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.08% S/0.03
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.08%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 83.33% S/1.18
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04% S/0.08
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/6.23
TOTAL S/0.12
240
480
1.41
7.76
200 0.56
Costo por
Actividad (S/.)TINTA PARA SELLO
Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
118
Tabla 27
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Toner para impresora
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/156.25
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/12,031.25
TOTAL S/156.25
480 15,000.00
Costo por
Actividad (S/.)TONER PARA IMPRESORA
Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
119
Tabla 28
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sello Autoentintable
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Aprobación del Coordinador de Tramo
Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10 5.00%
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.07
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 170 85.00% S/2.40
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Revisar Asesor Asesor G. 10 4.17%
Despachar para Aprobación Coordinador G. 5 2.08%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.08%
Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5 2.08%
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.08% S/0.15
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.08%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 83.33% S/5.88
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1.04% S/0.40
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 385 80.21% S/31.14
TOTAL S/0.62
480
2.82
7.06
38.82
Costo por
Actividad (S/.)
200
240
SELLO AUTOENTINTABLETiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
TOTAL S/161.17
ACTIVIDADES ANUAL 447
COSTO UNITARIO DE REQUERIMIENTO S/0.36
120
Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos
En esta fase se debe medir las habilidades y destrezas del personal mediante
pruebas psicológicas que midan la habilidad intrapersonal, interpersonal, la
capacidad de adaptarse al cambio y el manejo de estrés. Esta fase corresponde
ser aplicada por un profesional en la especialidad, por lo que no ha sido
considerado como parte del proyecto.
Del mismo modo, en lo que respecta a los conocimientos técnicos el perfil de
cada trabajador, ha sido evaluado previamente a su contratación.
Finalmente, se tiene la siguiente ficha de caracterización del proceso de
compras directa para la Coordinación de los Proyectos de Tramo:
121
Tabla 29
Ficha de Caracterización del Proceso de Compra Directa en los Proyectos de Tramo
PROCESO NIVEL 2 COMPRA DIRECTA
OBJETIVO
RESPONSABLE
ALCANCE
PROVEEDORES ENTRADAS NIVEL 3 SALIDAS CLIENTE
DIRECTOR DE TRAMO SOLICITUD Solicitud del Director de Tramo InformeProyecto de
Tramo
COORDINADOR DE LOS
PROYECTOS DE TRAMOAPROBACIÓN
Aprobación Coordinador de los
Proyectos de TramoInforme
Proyecto de
Tramo
COORDINADOR GENERAL APROBACIÓNAprobación del Coordinador
GeneralProveído
Proyecto de
Tramo
COORDINADOR
ADMINISTRADORREQUERIMIENTO Elaboración de Pedido Pedido
Proyecto de
Tramo
RECURSOS HUMANOS MATERIALES NO FUNGIBLES: MATERIALES
S/100.69 S/0.41 S/0.36
Directiva 009-2011-SG/MC Lineamientos para las contrataciones de bienes, servicios y obras aprobada con
Resolución de Secretaría General 140-2011-SG/MC
Caracterización del Proceso: Compra Directa
Brindar a los Proyectos de Tramo el abastecimiento de bienes y servicios
mediante compras directas de forma rápida, oportuna y eficiente para que
puedan ejecutar las actividades planeadas en el Plan Operativo Institucional
(POI)
Coordinador de Proyectos de Tramo
Aplicar a nivel nacional, para todos los proyectos de tramo que requieren de
bienes y servicios que no superen las 8 UIT.
SIPOC
CODIGO: PT-001
IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROCESOS
AMBIENTE DE TRABAJO
Trabajo en equipo
REQUISITOS A CUMPLIR
Directiva 002-2016-SG/MC Procedimientos para la contratación de servicios específicos y/o consultorías
con personas naturales no comprendidos dentro del ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del
Estado aprobada con Resolución de Secretaría General 055-2016-SG/MC
122
5.1.3 Etapa del Rediseño.
Se ha eliminado las actividades que no agrega valor como:
En la Coordinación de Tramo:
2.1 Revisar de Informe Director y requerimiento, puesto que la revisión
definitiva la da el especialista de la Coordinación de Administración en donde
se corrige o modifica el requerimiento además que este requerimiento
regresará para firma del Coordinador de Tramos una vez terminado el proceso
de revisión, y/o corrección de la Coordinación de Administración.
En la Coordinación General:
3.2 Tiempo de Espera en Asesor, 3.3. Revisar Asesor y 3.4 Despachar para
Aprobación
ya que la secretaria de la Coordinación General derivará el requerimiento a la
Coordinación de Administración ya que luego de revisado, corregido o
modificado regresará a firma del Coordinador General,
En la Coordinación de Administración:
4.2 Derivar al especialista con cargo y 4.6 Vo.Bo. requerimiento Coordinador
Administración, ya que al ser enviado vía SITD no es necesario la entrega con
cargo pues se puede derivar y recibir en el SITD de manera digital. Por otro
lado, no es necesario el Vo.Bo. del Coordinador de Administración ya que al
ser especialista parte del equipo de Administración la atención del
requerimiento queda registrado para su revisión en el SITD.
Si bien hay otras actividades que no agregan valor como los controles
repetitivos en la Coordinación General, con las aprobaciones en físico y en
digital vía Quipu, no es posible eliminarlas ya que la directiva vigente así lo
exige.
123
Así mismo, no se ha considerado ninguna modificación en los procedimientos
del Ministerio de Cultura, ya que éstos sí están normados mediante Directivas
y otros instrumentos de gestión como el MOF y el ROF.
Tabla 30
Actividades eliminadas en el Proceso de Compra Directa en los Proyectos de Tramo
Con estas actividades eliminadas el proceso de compras directas rediseñado
sería el siguiente en la tabla ASME-VM y en el diagrama de bloques:
Actor TIEMPO operación Revisión Traslado Espera Archivo VA CONTROL SVA
2.1 Revisar de Informe Director y requerimiento Asistente T. 10 1
3.2 Tiempo de Espera en Asesor 2 días 1
3.3 Revisar Asesor Asesor G. 10 1
3.4 Despachar para Aprobación Coordinador G. 5 1
3.6 Entregar requerimiento Cargo Auxiliar G. 5 1
4.2 Derivar al especialista con cargo Asistente A. 5 1
4.6 Vo.Bo. requerimiento Coordinador Administración Coordinador A. 5 1
TABLA ASME - VM REQUERIMIENTO DE SERVICIO TIPO DE VALOR
Paso Actividad
124
Tabla 31.
Nuevo Procedimiento de Compras Directa para los Proyectos de Tramo
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 53
Actor TIEMPO operación Revisión Traslado Espera Archivo VA CONTROL SVA
1 Solicitud del Director de Tramo
1.1 Elaborar TDR (Anexo 1 y 2) Usuario 30 1
1.2 Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*) Usuario 15 1
1.3Adjuntar documentos sustento (CV
documentado, DNI, RNP, RUC y seguro* vigente)Usuario 10 1
1.4 Revisar requerimiento Director T. 10 1
1.5 Elaborar Informe Director Director T. 10 1
1.6 Enviar vía email o SITD Director T. 10 1
2 Aprobación del Coordinador de Tramo
2.1 Elaborar informe Asistente T. 10 1
2.2 Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 1
3 Aprobación del Coordinador General
3.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 1
3.2 Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 1
4 Elaboración de Pedido Administración QÑ
4.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1
4.2 Revisar requerimiento Especialista 20 1
4.3 Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 1
4.4 Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1
4.5 Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1
4.6 Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 1
4.7 Tiempo de Espera en firma Coordinador General 2 días 1
4.8 Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 1
4.9 Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 1
4.10 Tiempo de Espera en Vo.Bo. VMPCIC 2 días 1
4.11 Vo.Bo. requerimiento VMPCIC Vice MC 5 1
4.12 Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1
4.13 Tiempo de Espera en firma 1 día 1
4.14 Vo.Bo. requerimiento OGA Director OGA 5 1
4.15 Subir pedido a Quipu Especialista 15 1
4.16 Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 1
4.17 Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1
5 Generación Orden de Servicio MC
5.1 Aprobar pedido OGA vía Quipu Director OGA 5 1
5.2 Asignar a especialista OAB vía Quipu Operador OAB 5 1
5.3 Verificar documentación del pedido Operador OAB 10 1
5.4 Pedir certificación del gasto a OPP vía Quipu Operador OGPP 5 1
5.5 Emitir de Orden de Servicio Operador OAB 5 1
5.6 Firmar Jefe OAB en la Orden de Servicio Jefe OAB 5 1
5.7 Notificar Orden de Servicio Operador OAB 5 1
5.8 Archivar el requerimiento Operador OAB 5 1
265 20 7 8
Espera 5 días
TABLA ASME - VM REQUERIMIENTO DE SERVICIO TIPO DE VALOR
Paso Actividad
125
Figura 21. Diagrama de Bloques del Nuevo Proceso del Proceso de Compras Directas. Adaptado de Metodología de la simplificación
administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 53
P.TRAMO C.TRAMO C.GENERAL C.ADM. VMPICIC OGA OBA
Elaborar TDRElaborar informe
vía SITD
Recibir y registrar
vía SITD
Recibir y registrar
vía SITD
Vo.Bo.
Requerimiento
Vo.Bo.
Requerimiento
Aprobar OGA vía
quipu
Elaborar anexosFirmar informe vía
SITD
Elaborar Proveído
vía SITD
Revisar
requerimientoAsignar Especialista
Adjuntar
documentos
Corregir y/o
Modificar TDRRevisar pedido
Revisión
requerimiento
Imprimir
Requerimiento
Pedir certificación
del gastoa OPP
Elaborar informeTrasladar para
firma C.T. C.G.
Emtir orden de
servicio
Enviar email o SITDFirmar
requerimiento
Firmar
requerimiento
Trasladar Vo.Bo.
VMPCIC y OGA
Firmar O/S Jefe de
OAB
Aprobar QÑ vía
quipu
Subir pedido vía
QuipuNotificar O/S
Entregar pedido a
OAB
Archivar
requerimiento
Inicio
Fin
126
Con el nuevo proceso de compras directas se tiene el siguiente conteo de
recursos y sus costos. Cabe precisar que se ha cambiado en las actividades de
traslado a la especialista de administración por la auxiliar administrativa ya
que es una actividad que no genera valor agregado.
Tabla 32.
Conteo de Recursos del nuevo proceso de compras directas de los Proyectos de Tramo
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 33
Paso ÁREA TIEMPO No. T No. T No. T No. T No. T No. T No. T
1 Solicitud del Director de Tramo
1.1 Elaborar TDR (Anexo 1 y 2) Coordinación T. 30 1 30
1.2 Elaborar documentos (Anexos 3, 4, 5 y 6*) Coordinación T. 15 15
1.3Adjuntar documentos sustento (CV documentado, DNI,
RNP, RUC y seguro* vigente)Coordinación T.
10 10
1.4 Revisar requerimiento Coordinación T. 10 1 10
1.5 Elaborar Informe Director Coordinación T. 10 10
1.6 Enviar vía email o SITD Coordinación T. 10 10
2 Aprobación del Coordinador de Tramo Coordinación T. 0
2.1 Elaborar informe Coordinación T. 10 1 10
2.2 Firmar Informe vía SITD Coordinación T. 5 1 5
3 Aprobación del Coordinador General 0
3.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Coordinación G. 5 1 5
3.2 Elaborar proveído derivación vía SITD Coordinación G. 5 5
4 Elaboración de Pedido Administración QÑ 0
4.1 Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Coordinación A. 5 1 5
4.2 Revisar requerimiento Coordinación A. 20 1 20
4-3 Corregir y/o modificar del TDR Coordinación A. 15 15
4.4 Imprimir requerimiento para firma Coordinación A. 5 5
4.5 Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Coordinación A. 5 1 5
4.6 Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 5
4.7 Tiempo de Espera en firma Coordinador General 2 días
4.8 Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 5
4.9 Trasladar para firma del VMPCIC Coordinación A. 10 10
4.10 Tiempo de Espera en Vo.Bo. VMPCIC 2 días
4.11 Vo.Bo. requerimiento VMPCIC 5
4.12 Trasladar para Vo.Bo. OGA Coordinación A. 5 5
4.13 Tiempo de Espera en firma Coordinación A. 1 día
4.14 Vo.Bo. requerimiento OGA 5
4.15 Subir pedido a Quipu Coordinación A. 15 15
4.16 Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 1 5
4.17 Entregar pedido a OAB cargo Coordinación A. 5 5
220 1 10 1 10 1 30 2 60 2 65 1 10 1 25
Espera 7 días
Actividad
P7
PERSONAL
P1 P2 P3 P4 P5 P6
127
Tabla 33
Costo de los recursos del nuevo proceso de compras directas
Personal Remuneración
Mensual
costo por
minuto
Tiempo en min
Costo
P1 Coordinador General S/15,000.00 S/1.04 10 S/10.42
P2 Coordinador S/10,000.00 S/0.69 10 S/6.94
P3 Director S/7,000.00 S/0.49 30 S/14.58
P4 Especialista S/5,000.00 S/0.35 60 S/20.83
P5 Administrativo S/4,000.00 S/0.28 65 S/18.06
P6 Secretaria S/3,000.00 S/0.21 10 S/2.08
P7 Auxiliar S/2,000.00 S/0.14 25 S/3.47
TOTAL 210 S/72.92
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de
la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 43
Tabla 34.
Costo Directo Identificable: Material fungible procedimiento del Nuevo Proceso de Compras
Directas
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp. 17-19
CENTRO DE ACTIVIDAD
No. DE
ACTIVIDAD MATERIAL UNIDAD CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
PAPEL BOND unidad 20 S/0.02 S/0.40
CLIP unidad 1 S/0.01 S/0.01
GRAPA unidad 1 S/0.00 S/0.00
S/0.41
4COORDINADOR ADMINISTR.
128
Tabla 35.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Bolígrafo
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Aprobación del Coordinador de Tramo
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.12
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 180 90.00% S/4.32
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.27% S/0.27
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.27%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 90.91% S/10.91
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04% S/0.69
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/54.31
TOTAL S/1.08
480 66.00
Costo por
Actividad (S/.)
200 4.80
220 12.00
BOLIGRAFOSTiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
129
Tabla 36.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Engrapador
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Tabla 37.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Cuaderno de Cargo
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/1.77
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/139.90
TOTAL S/1.77
Costo por
Actividad (S/.)
480 170.00
ENGRAPADOR DE METAL TIPO ALICATE Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/12.34
TOTAL S/0.00
Costo por
Actividad (S/.)
480 15.00
CUADERNO DE CARGO EMPASTADOTiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
130
Tabla 38.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sacagrapas
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/0.25
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/19.59
TOTAL S/0.25
Costo por
Actividad (S/.)
480 23.80
SACAGRAPASTiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
131
Tabla 39.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Tinta para sello
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Aprobación del Coordinador de Tramo
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.01
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 180 90.00% S/0.51
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.27% S/0.03
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.27%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 90.91% S/1.28
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/6.39
TOTAL S/0.05
TINTA PARA SELLOTiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Costo por
Actividad (S/.)
200 0.56
220
480
1.41
7.76
132
Tabla 40.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Toner para impresora
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04% S/156.25
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/12,343.75
TOTAL S/156.25
Costo por
Actividad (S/.)TONER PARA IMPRESORA
Tiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
480 15,000.00
133
Tabla 41.
Costo Directo No Identificable: Material No fungible del procedimiento del Proceso de
Compras Directas: Por procedimiento Administrativo – Sello autoentintable
Nota: Adaptado de Guía Metodología de determinación de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados a exclusividad, por Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, 2010, pp.51-57
Finalmente, se muestra el cuadro comparativo del proceso actual y la nueva
propuesta del proceso de compras directas:
Aprobación del Coordinador de Tramo
Elaborar informe Asistente T. 10 5.00%
Firmar Informe vía SITD Coordinador T. 5 2.50%
Firmar requerimiento Coordinador de Tramo Coordinador T. 5 2.50% S/0.07
Otras actividades Administrativas Coordinador T. 180 90.00% S/2.54
Aprobación del Coordinador General
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Elaborar proveído derivación vía SITD Secretaria G. 5 2.27%
Firmar requerimiento Coordinador General Coordinador G. 5 2.27% S/0.16
Aprobar pedido QÑ vía Quipu Coordinador G. 5 2.27%
Otras actividades Administrativas Coordinador G. 200 90.91% S/6.42
Elaboración de Pedido Administración QÑ
Recibir y Registrar requerimiento vía SITD Asistente A. 5 1.04%
Revisar requerimiento Especialista 20 4.17%
Corregir y/o modificar del TDR Especialista 15 3.13%
Imprimir requerimiento para firma Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del Coordinador de Tramo Especialista 5 1.04%
Trasladar para firma del VMPCIC Especialista 10 2.08%
Trasladar para Vo.Bo. OGA Especialista 5 1.04%
Subir pedido a Quipu Especialista 15 3.13%
Entregar pedido a OAB cargo Especialista 5 1.04%
Otras actividades Administrativas Coordinador A. 395 82.29% S/31.95
TOTAL S/0.23
480 38.82
SELLO AUTOENTINTABLETiempo
consumido por
actividad
Tiempo total de
act.x C.A% de dedicación
Costo por
centro de
Actividad
Costo por
Actividad (S/.)
200
220
2.82
7.06
TOTAL S/159.63
ACTIVIDADES ANUAL 447
COSTO UNITARIO DE REQUERIMIENTO S/0.36
134
Tabla 42
Comparación de Indicadores del Proceso de Compras Directas Actual y Propuesto
Nota: Adaptado de Metodología de la simplificación administrativa, por Secretaría de Gestión Pública de
la Presidencia del Consejo de Ministros, 2011, p. 54
Si bien al aplicar la simplificación administrativa al proceso de compras
directa en los Proyectos de Tramo, la reducción en términos de dinero no es
representativa al presupuesto financiero que ejecuta esta Coordinación, en
términos de tiempo ahorrado sí permite ejecutar mayor cantidad de compras
directas u otras compras que se traduzcan en una mayor ejecución anual del
presupuesto financiero y no tener para el siguiente año, saldos de balance que
actualmente ascienden a más de un millón de soles como se explicó en el
capítulo 2.
ANUAL
ACTUAL PROPUESTO DIREFENCIA 447
ACTIVIDADES 42 35 7
VALOR AGREGADO 20 20 0
CONTROL 7 7 0
SIN VALOR AGREGADO 15 8 7
TIEMPO 305 265 40 17,880
RECURSOS
TIEMPO 250 210 40 17,880
COSTO S/101 S/73 S/28 S/12,417
REQUERIMIENTO
135
Tabla 43
Estimado del incremento de requerimiento anuales con el nuevo proceso de compras directas
y estimado del incremento anual de la ejecución presupuestal
5.2 Cronograma
El cronograma fue definido como parte de la aplicación de la metodología de
simplificación administrativa y corresponde al desarrollo del Plan de Trabajo de la
Simplificación Administrativa del Proceso de Compras Directas (Tabla 10).
AHORRO EN ' 17,880 67 ∆ ANUAL
NVO.PROCESO EN ' 265 REQUERIMIENTOS
∆ REQUERIMIENTOS 67 15% ∆ ANUAL
REQUERIMIENTO ANUAL 447 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
COSTO - BENEFICIO
No. R ESPON SA B LESEMANA
1
SEMANA
2
SEMANA
3
SEMANA
4
SEMANA
5
SEMANA
6
SEMANA
7
SEMANA
8
1 Etapa de Diagnóstico
1.1 A. Procesos X X
Recorrido físico X
Construcción tabla ASME-VM X
Construcción Diagrama de Bloques X
1.2 A. Legal X
1.3 A. Costos X
1.4 A. Costos X
1.5 A. Procesos X
1.6 ECM X
2 Etapa de Rediseño
2.1 A.Procesos X
2.2 A.Procesos X
2.3 A. Legal X
2.4 A. Costos X
2.5 A. Costos X
2.6 A. Procesos X
2.7 ECM X
2.8 ECM X
ETAPA / ACTIVIDAD / TAREA
Presentación al Comité de Dirección
Elaboración de la propuesta final
Análisis del Procedimiento Administrativo
Rediseño
Modificación o Elaboración del marco normativo que
regule el procedimiento administrativo rediseñado
Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura
y el equipamiento
Propuesta de nuevo costeo
Propuesta de fortalecimiento de capacidades
Presentación de Resultados al Comité de Dirección
Caracterización del procedimiento administrativo de
compra directa
Diagnóstico Legal
Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura
Diagnóstico de Costos
Mapeo de Capacidades de los Recursos Humanos
136
5.3 Presupuesto
No se incurrirá en gastos, toda vez que, al ocupar la posición de asistente
administrativo para el desarrollo y seguimiento de los procesos administrativos para
la Coordinación de los Proyectos de Tramo, la propuesta de mejora es parte de las
labores diarias y de los entregables exigidos en la orden de servicio que actualmente
mantengo con el Ministerio de Cultura.
137
Conclusiones
Conclusión general
Mediante la metodología de la simplificación administrativa se ha mejorado el proceso de
compras directas para el abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de
Qhapaq Ñan – Sede Nacional, con el fin de optimizar su gestión en términos de tiempo y
costo del proceso.
Conclusiones específicas
• Se documentó la forma actual en que se realiza el proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional. Obteniendo que el proceso involucra 42 actividades de las cuales 15 de ellas
no agregan valor, el tiempo utilizado es de 250 minutos que tiene un costo de S/ 101 por
cada requerimiento solicitado.
• Se identificó las oportunidades de mejora del proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional. Eliminando 7 actividades que no agregan valor, lo que permitió disminuir el
tiempo en 65 minutos y el costo en S/ 28.
• Se documentó el proceso mejorado de compras directas para el abastecimiento de bienes
y servicios en los Proyectos de Tramo de Qhapaq Ñan – Sede Nacional que permitiría
ejecutar un 15% adicional del presupuesto anual asignado y con ello un mayor
cumplimiento de metas físicas y financieras programadas en el plan operativo anual.
138
Recomendaciones
Recomendación general
Replicar la implementación de la metodología de la simplificación administrativa para
mejorar el proceso de compras directas para el abastecimiento de bienes y servicios en todas
las Coordinaciones de Qhapaq Ñan – Sede Nacional, con el fin de estandarizar el proceso de
compras directas.
Recomendaciones específicas
• Documentar la forma actual en que se realiza el proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en todas las Coordinaciones de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional que permita obtener indicadores de tiempo y costo del proceso.
• Identificar las oportunidades de mejora del proceso de compras directas para el
abastecimiento de bienes y servicios en todas las Coordinaciones de Qhapaq Ñan – Sede
Nacional. Eliminando las actividades que no agregan valor que permitan disminuir los
tiempos y los costos.
• Documentar el proceso mejorado de compras directas para el abastecimiento de bienes y
servicios en todas las Coordinaciones de Qhapaq Ñan – Sede Nacional
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Referencias
Galindo, M. (2000). Teoría de la administración pública. México, D.F.; Editorial Porrúa.
OCDE (2016). Panorama de las Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe
2017. París: Éditions OCDE.
Proyecto Qhapaq Ñan (2015). Plan Quinquenal Qhapaq Ñan 2016-2020. Material inédito.
Ministerio de Cultura.
Escuela Nacional de Administración Pública (2015). Cuaderno de trabajo del curso de
gestión por procesos para la administración pública. Lima, ENAP
Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros (2011).
“Metodología de Simplificación Administrativa''. Decreto Supremo No.007-2011-PCM.
Lima, Normas Legales Diario El Peruano.
Ministerio de Cultura. http://www.cultura.gob.pe/?version=anterior
Qhapaq Ñan Sede Nacional. http://www.qhapaqnan.gob.pe/