Programa

Proceso de Auditoría Interna de Calidad

Programación, Planificación y Preparación de la Auditoría

Ejecución de la Auditoría

Informe de Auditoría – Reunión de Cierre

Implantación y Seguimiento Acciones Correctivas y Preventivas

Reunión Apertura

Revisión documental

Verificar Cumplimiento

Registro de Hallazgos

Aprobada por la Alta Gerencia

Presentado a la Alta Gerencia

Etapas de la Auditoría

Programa de Auditoría

Es el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Programa de Auditoría

¿Cómo elaborar un Programa de Auditorías?

1. Se debe tomar en cuenta el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar.

2. Definir intervalos de evaluación, periodicidad o fechas de auditoría.

3. Definir los Auditores.

4. Identificar el alcance.

Programa de Auditoría

Ejemplo:

Tipo de Auditoria:

- Sistema de Gestión de calidad (SGC)

- Proceso

- Auditoría Externa

- Otro: definir

Hagamos un ejercicio

GENERA:

-Genera un Programa de Auditoría para tu organización

Etapas de la Auditoría

Plan de Auditoría

Descripción detallada de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Plan de Auditoría

¿Cómo elaborar un Plan de Auditoría? 1. Definir el alcance y objetivos de la auditoría.

2. Definir el/los lugar (es) de la auditoría.

3. Definir los horarios de ejecución de la reunión de apertura, de las entrevistas y de la reunión de cierre.

4. Definir los criterios y la documentación de referencia.

5. Definir el equipo auditor.

6. Definir los representantes de las áreas auditadas.

7. Difundir el Plan de Auditoría a las partes interesadas con anticipación

Plan de Auditoría

Hagamos un ejercicio

GENERA:

-Genera un Plan de Auditoría para tu empresa

Etapas de la Auditoría

Preparación del Auditor Lea los procedimientos con anticipación.

Determine donde se realizan inspecciones o controles.

Utilice listas de verificación.

Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas.

Sepa que pistas puede seguir.

Consideración de las Listas de Verificación

En las preguntas

Usar un vocabulario simple, claro, preciso y estandarizado.

Usar frases cortas.

No mezclar información ni diversificar.

Respetar los requisitos y objetivos de la evaluación y mantenerse dentro del alcance predefinido.

Evitar más de una pregunta en la misma frase.

Evitar interpretaciones personales y prejuicios.

Evitar contradicciones.

Evitar preguntas tendenciosas o que manipulen al encuestado.

Consideración de las Listas de Verificación

Ejemplo de mala pregunta

¿No es cierto que no se cumple que las inspecciones no son adecuadas?

Evitar las dobles negaciones.

Redactar la pregunta de tal manera que la respuesta positiva del auditor significa un afirmativo y la respuesta negativo signifique una negación.

Consideración de las Listas de Verificación

Ejemplo de buenas preguntas:

¿Existe un Programa de Capacitaciones que identifique que el personal que afecte la calidad tenga las competencias necesaria para ejercer sus funciones?

¿Cómo lo hacen?

¿Qué registros ocupan?

¿Son evaluadas las capacitaciones?, ¿Cómo?

¿Está el encargado de adquisiciones firmando y fechando la evaluación al proveedor, indicando su aprobación o rechazo?

¿qué procedimiento sigue?,

¿dónde están los registros?,

¿me los puede mostrar?

¿Esta evaluación es comunicada al proveedor?

Etapas de la Auditoría

Reunión de Apertura Es la primera actividad formal de la auditoría.

La debe dirigir el Auditor Líder y deben asistir los responsables de las áreas o procesos que se van a auditar y los auditores.

Tiene como propósito:

Presentar al equipo auditor. Confirmar el Plan de Auditoría. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoría. Confirmar los canales de comunicación. Aclarar todas las dudas existentes respecto a la ejecución de la auditoria.

Etapas de la Auditoría

Recolección de Evidencia A partir de:

Entrevistas personales. Lenguaje corporal. Observación. Revisión de la documentación:

Manual del SGC. Procedimientos, Instructivos. Normativas legales. Registros:

Tomar muestras representativas. No hay tiempo para verificar todo. Cubra el período que corresponda.

Etapas de la Auditoría

Consideraciones en la Recolección

“Sólo la Información que es Verificable puede constituir Evidencia de Auditoría”

Evidencia basada en hechos de las diferencias existentes entre la documentación y las prácticas laborales

Falta de evidencia que sustenten la implementación de varias cláusulas de la norma

Falta de evidencia que muestren una continua implementación de varias partes del sistema

Etapas de la Auditoría

Evaluación de la Evidencia Posterior a la recolección.

Permite concluir sobre la evidencia recolectada.

Unifica criterios con el resto del equipo auditor.

La evidencia de auditoría deberá ser contrastada frente a los criterios de auditoría para generar hallazgos.

Recordar que:

“Los Hallazgos de Auditoría pueden indicar Conformidad o No Conformidad con los criterios de auditoría”

Clasificación de los Hallazgos

No Conformidad:

Incumplimiento de un requisito (criterios de auditoría).

Se pueden clasificar en:

Mayor: Cuando no cumple requisitos explícitos de la norma; produce desperdicios (tiempo, materiales o retrasos).

Menor: Sólo afecta detalles, o requisitos establecidos por la propia organización.

Observaciones:

No es un problema necesariamente, pero a juicio del Auditor, podría provocarlo eventualmente.

Sugerencia de Mejora:

Es una recomendación del Auditor basada en su experiencia o juicio experto, para la mejora del Sistema de Gestión.

Hagamos un ejercicio

CLASIFICA:

-Clasifica los hallazgos encontrados en tu organización en: No conformidad mayor, No conformidad menor, Observaciones o Sugerencias de mejora

Etapas de la Auditoría

Elaboración del Informe de Auditoría Todas los hallazgos de la auditoría deben documentarse/registrarse.

El Auditor Líder es el responsable de la redacción del informe (en conjunto con el equipo auditor).

Es el registro de los resultados de la auditoría.

Debe contener un resumen claro y conciso de todos los hallazgos.

Consideraciones del Informe

Contenido

Informativo

Objetivo

Completo

Exacto y preciso

Forma

Conciso

Legible

Consideraciones del Informe

Etapas de la Auditoría

Reunión de Cierre Tan importante como la de apertura.

Se utiliza para: Presentar las observaciones al Auditado y a su Gerencia. Presentar formalmente los resultados de la auditoría (NC, Obs., SM detectadas). Acordar Plazos y eventualmente planes de acción para las NC.

Buena oportunidad para aclarar todas las diferencias aún persistentes entre el Equipo Auditor y el Auditado.

NO es el término del proceso de auditoría.

Reunión de Cierre Agradezca al auditado.

Resuma motivo, alcance y criterios de la auditoría.

Revise el plan y método, como éstos se llevaron a cabo.

Informar las observaciones tanto positivas como negativas.

Descargo de responsabilidades.

Resumen general de la auditoría.

Acciones correctivas y los plazos asociados a ellas.

Recomendaciones.

Establecer la manera de seguimiento a realizar.

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