informe de auditoria al proceso gestión administrativa
TRANSCRIPT
OFICINA CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
INFORME DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE 2013
2
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
1. OBJETIVO GENERAL
Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento 2013, mediante auditorías a las acciones implementadas.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras – los planes de mejoramiento que
se solicitaron y se encuentran en estado finalizado, cancelado y en ejecución en la vigencia 2013.
Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron eficaces.
Solicitar nuevos planes de mejoramiento en caso de no haber sido eficaces.
3. ALCANCE
De acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento, Actividad 9) Evaluar la EFICACIA de los planes de mejoramiento y en la NTCGP 1000: 2009 - numerales: 8.5.1 Mejora continua, 8.5.2 Acciones correctivas – literal f) y 8.5.3 Acciones preventivas – literal e)
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante auditoría de seguimiento se realizó la apertura a través del memorando MEM13-00015754 para el mes de noviembre de 2013, remitiendo el plan general de la auditoría. En cumplimiento del plan general de la aditoría se realizó la evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se desarrollaron durante la vigencia 2012 y 2013 por parte del proceso de Gestión Administrativa, el cual se constituyen como mecanismos de control a la gestión institucional. Las auditorías se realizaron, con el siguiente cronograma que se les remitió a los coordinadores responsables del proceso de Gestión Admininstrativa, así:
3
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
COORDINACIONES TEMAS
ESPECIALES FECHA PROGRAMADA
Telecomunicaciones Martes, 12 de Noviembre de 2013 - 2:00 p.m.
Transportes Miércoles, 13 de Noviembre de 2013 - 2:00 p.m.
Infraestructura y
Mantenimiento Miércoles, 13 de Noviembre de 2013 - 3:00 p.m.
Servicios Generales Jueves, 14 de Noviembre de 2013 - 8:00 a.m.
Riesgos / Control
de Documentos Viernes, 15 de Noviembre de 2013 - 8:30 a.m.
Plan de Choque /
Englobe Muebles e
Inmuebles
Viernes, 15 de Noviembre de 2013 - 8:30 a.m.
Recursos Fisicos Viernes, 15 de Noviembre de 2013 - 2:30 p.m.
4. TÉRMINOS DEL INFORME La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior, formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o funcional. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.
Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito. Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.
4
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
5.1 Análisis del estado de los planes de mejoramiento
A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento:
Finalizados En Ejecución Canceladas TOTAL
No Conformidad Real 19 10 21 50
No Conformidad Potencial 13 1 5 19
Oportunidad de Mejora 21 1 2 24
Total 53 12 28 93
Con base en el reporte de las mejoras relacionadas anteriormente se identificaron los planes
de mejoramiento que se solicitaron y que finalizarán en le vigencia 2013; por ser objeto de
esta evaluación se efectua el siguiente análisis:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD PORCENTAJE
Finalizados 53 57%
En Ejecución 12 13%
Cancelados 28 30%
TOTAL 93 100%
19
13
21
10
1 1
21
5
2
0
5
10
15
20
25
No ConformidadReal
No ConformidadPotencial
Oportunidad deMejora
Finalizados
En Ejecución
Canceladas
5
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5.1.1 Estado de los Planes de Mejoramiento Finalizados
El proceso de Gestión Administrativa a la fecha ha finalizado 53 Planes de Mejoramiento, los
cuales fueron evaluados en la auditoria de seguimiento y se determinó la EFICACIA de cada
uno de ellos, tal como se puede observar en el siguiente reporte:
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
1 OM-0017Liquidación
ContratoFinalizada SI
En la verificación efectuada, se observó
la liquidacón del Contrato objeto del
hallazgo. Se determinó la eficacia de la
Mejora OM-0017. Acción Eficaz.
2 OM-0020
Acciones para
no constituir
reservas del
contrato No. 250
de 2011
Finalizada SI
En el informe de revisón de los planes de
mejoramiento vigencia 2012, se reportó
que la mejora OM-0020 FUE EFICAZ
toda vez que el citado contrato fue
liquidado el día 11 de julio de 2012.
3 OM-0021Supervición de
ContratosFinalizada
NO
(REFORMULADA)
En la revisión efectuada se observó que
la acción NO ES EFICAZ, porque la sola
acción de elaborar un folleto no aporta a
la mejora del ejercicio de supervisión. Sin
embargo, esta acción se recoge en la
Mejora NCR-0245.
4 NCP-0086Plan de
MantenimientoFinalizada SI
EFICAZ: Se mantiene la eficacia del Plan
de matenimiento el cual se viene
cumpliendo con lo programado.
5 OM-0022
Verificación
avances de
obras
Finalizada SI
EFICAZ: En la actualidad se estan
aplicando puntos de contoles como:
Pruebas de recorridos en Obras,
Comités de obras, actas semanales,
informes mensuales de avances y de
novedades.
6 NCR-0156
GA-
Caracterización
Proceso
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ: Las acciones de este plan
de mejoramiento no se cumplieron en su
totalidad, lo que implica actualizar
nuevamente la caracterización del
proceso.
Se reformuló en la mejora OM-0065,
además por no ser eficaz se reformuló
nuevamente con la mejora NCR-0218.
7 NCR-0067
Reformulación
Plan de
Mejoramiento
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ: Aún persiste el no
cumplimiento en los reportes de las
tareas en el aplicativo SIGEPRE.
Se reformuló con la mejora NCR-0246
Seguimiento a las mejoras.
6
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
8 OM-0013
Medidas para el
cumplimiento de
los proyectos
Finalizada NO
NO EFICAZ: según los indicadores del
proyecto Sedes, solo se ejecutó el
53,08%, lo cual se determina que las
acciones de cumplimiento de las
actividades del proyecto no es eficaz.
Se verificó la ejecución del proyecto
Sedes 2013, de acuerdo con el reporte
(noviembre 14 /2013) de avance
financiero de SPI del 20,9% con corte a
octubre de 2013, los cual establece que
al finalizar esta vigencia fiscal no se
lográra ejecutar por lo menos la meta
minima del 80%.
9 OM-0014Englobe
VicepresidenciaFinalizada
NO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ: La entidad no tiene
escritura de englobe de la sede de la
Vicepresidencia, se vencieron los limites
de cumplimiento de las acciones
programadas.
Se reformuló con la mejora NCR-0241
Manejo y Control de Bienes Muebles e
Inmuebles
10 NCP-0107
GA- Reporte
oportuno de
información
Finalizada SI
EFICAZ: Reporte en excel de
seguimiento de todas las acciones que
tienen los coordinadores de los grupos
del Área Administrativa, la cual se
encuentra formulado - Semaforo (Verde,
Amarillo y Rojo).
11 NCP-0118
GA Aplicativo
Solicitud de
elementos
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ: Se cierra plan de
mejoramiento por recogerse esta mejora
dentro del plan de mejoramiento Integral
del proceso de Gestión Administrativa ya
que no se cumplio con la totalidad de las
acciones propuestas para eliminar las
causas que generaron la observación.
Se recogió con la mejora NCR-0239
Actualización Documentos del
Proceso.
7
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
12 OM-0064
Plan de
Mejoramiento
Integral Vigencia
2013
Finalizada N.A.
No corresponde al Proceso de gestión
Administrativa.
Se da tramite a la solicitud de la
eliminación de esta mejora, a razón de
que se formulo el Plan Integral de
Mejoramiento en el Proceso de Gestión
Documental y se asocio con la mejora
OM-0070. Esta mejora (OM-0064) esta
asociada con el Plan Integral de
Mejoramiento que estaba cargada en el
Proceso de Gestión Administrativa.
13 NCR-0062
Custodia y
Conservación
de Documentos
Finalizada SI
Se tomaron las medidas archivisticas que
permiten controlar los registros. Meta
cumplida. Acción eficaz
14 NCR-0065
Debilidades
control
biometrico de
ingreso y salida
de funcionarios
y visitantes
Finalizada SI
Mediante Informe de Auditoria Integral al
Proceso de Gestión Administrativa 2012,
se evaluó la eficacia de la Mejora NCR-
0065, cuya meta es “Maximizar el uso
del sistema de seguridad biométrico”.
Acción Eficaz.
15 NCP-0085Controles a
documentosFinalizada SI
Se tomaron las medidas archivisticas que
permiten controlar los registros. Meta
cumplida. Acción eficaz
16 NCP-0087
Renovación
Liciencias
Caninos
Finalizada SI
Mediante Informe de Auditoria Integral al
Proceso de Gestión Administrativa 2012,
se evaluó la eficacia de la mejora NCP-
0087, cuya meta es “Controlar y verificar
la vigencia de los caninos que se utilizan
en la prestación del servicio de
seguridad”. A la fecha y según lo
verificado en las licencias de los 6
caninos: SHIRA, MARA, LEXUS,
COMANCHE, PAKA y REIK, se
encuentran aptos para detectar
explosivos. Acción Eficaz.
8
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
17 OM-0016
Manual Manejo
y Control
Administrativo
de los Bienes
del DAPRE
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
La Mejora es No Eficaz. Sin embargo, el
Proceso de Gestión Administrativa recoje
esta acción en el Plan de Acción
Proceso de Gestión Administrativa
adjuntado a la Mejora NCR-0239.
18 OM-0023
Autocontrol en
la entrega de
insumos de
aseo
Finalizada SI
Se observó la definición de un punto de
control que permite establecer la
ubicación y entrega de los insumos de
aseo solicitados por la Entidad una vez
se registra su salida del almacén. Así
mismo se observó, un registro general
por sedes y un registro detallado por
fecha de las entregas realizadas.
Acción Eficaz.
19 NCR-0158GA- Control de
DocumentosFinalizada
NO
(REFORMULADA)
Considerando que al cierre de la vigencia
2012 no se alcanzó a revisar los
documentos del proceso de Gestión
Administrativa. Se reformuló para 2013
un nuevo cronograma y se reformula la
mejora con OM-0065 "Actualización
Documentos del Proceso".
Sin embargo, la mejora OM-0065 a su
vez se recoge en el Plan de Acción
Proceso de Gestión Administrativa
adjuntado a la Mejora NCR-0239.
20 OM-0057
ACTUALIZACION
DOCUMENTOS
PROCESO DE
GESTION
ADMINISTRATIV
A
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
Considerando que al cierre de la vigencia
2012 no se alcanzó a revisar los
documentos del proceso de Gestión
Administrativa. Se recogió esta acción en
el Plan de Acción Proceso de Gestión
Administrativa. Adjuntado a la Mejora
NCR-0239.
21 OM-0058
REVISION
DOCUMENTOS
PROCESO DE
GESTION
ADMINISTRATIV
A
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
Se cierra la mejora OM-0058 por
recogerse en el Plan de Acción
Proceso de Gestión Administrativa,
adjuntado a la Mejora NCR-0239.
9
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
22 NCR-0063
Sistema de
Información
para Gestión de
Activos - SIGA
Finalizada SI
Eficaz Se realizó el cargue de
información de los 17 inmuebles, se
encuentra con los registros completos
(Oct-24-2012), El sistema esta
actualizado, Cerrada por control
interno 25 10 2012.
23 NCR-0157GA- Analisis de
datosFinalizada SI
Es eficaz: se realizó la verificación de los
indicadores asociados al proceso y plan
operativo.
24 NCR-0066
Debilidad en la
Administración
del Riesgo
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ, no se cumplió en la fecha
establecida y se formulo un nuevo plan
de mejoramiento con el NCR-0217
25 OM-0025
Prestación del
Servicio de
Transporte
Finalizada SI
Eficaz. OM cerrada desde el 16 de abril
de 2012, se verificó el manejo actual de
aprobación de servicios de transporte,
estan centralizados en un funcionario que
recibe los requerimientos por medio de
Altiris, en la actualidad se realiza la
calificación del servicio manualmente en
Excel, realizaron solicitud para la
calificación del servicio por medio del
mismo aplicativo.
26 OM-0037
Plan de
Mejoramiento
Matriz de
Riesgos
Proceso de
Gestión
Administrativa
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ, no se cumplió en la fecha
establecida y se formulo un nuevo plan
de mejoramiento el NCR-0222
27 NCP-0108GA- Mapa de
RiesgosFinalizada
NO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ, se finalizo y las actividades
fueron recogidas en el Plan de
Mejoramiento Integral del proceso de
Gestión Administrativa NCR-0244 en la
estrategia Riesgos del Proceso.
10
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
28 NCR-0064Servicios
PúblicosFinalizada SI
Se implementaron acciones que han
contribuido al no pago de multas.
Con el fin de verificar la eficacia de las
acciones implementadas para corregir la
no conformidad, el día 21 de noviembre
de 2013, la Oficina de control Interno
realizo prueba selectiva a las cuentas de
pago de servicios públicos de los meses
de: mayo, julio y septiembre de 2013,
para tal efecto se seleccionó una
muestra de treinta y tres (33) cuentas,
las cuales fueron revisadas y analizadas,
evidenciándose que estos pagos se
realizaron dentro de las fechas
establecidas para el pago oportuno.
Con lo cual se pudo establecer que no se
volvieron a realizar pagos con recargo
por mora.
29 NCP-0080
Recibos de
Impuestos
Predial
Finalizada SI
Se tiene organizado la carpreta AZ con
toda la documentación de los bienes
inmuebles de la entidad y copia de los
impuestos prediales. Fecha Limite: 12-
10-2012.
30 NCP-0081Escrituras
InmueblesFinalizada SI
Documentación de los Bienes Inmuebles
del DAPRE organizados de acuerdo con
las normas de archivo.- Fecha Limite 12-
10-2012.
31 NCP-0082
Guarda y
Custodia de
Escrituras
Finalizada SI
Documentación de los Bienes Inmuebles
del DAPRE organizados de acuerdo con
las normas de archivo.- Fecha Limite 19-
10-2012.
32 NCP-0083
Debilidades
Puntos de
Control
Información
SIGA
Finalizada SI
La información en el SIGA, sobre los
activos del DAPRE, se encuentra
actualizada de acuerdo a los controles
aplicados. Fecha Limite: 01-07-2012.
11
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
33 NCP-0084
Demora en
tramite de pago
de facturas del
contratista
Electricos
Unidos
Finalizada SI
A diciembre 31 de 2012 la facturación de
Ios contratos de mantenimiento esta al
día. Fecha límite: 27-07-2012
34 NCP-0088
Reglamento de
Propiedad
Horizontal
Finalizada SI
Mediante escritura pública 1413 del 03
de septiembre de 2012, se protocolizó la
propiedad horizontal del DAPRE-FONDO
DE PROMOCION DE CULTURA- Fecha
Limite: 27-07-2012.
35 NCP-0089
Debilidad en el
registro de
información -
SIGA
Finalizada SI
La información en el SIGA, sobre los
activos del DAPRE, se encuentra
actualizada de acuerdo a los controles
aplicados. Fecha Limite: 12-10-2012.
36 OM-0015Transferencia
de InmueblesFinalizada SI
Con relación a los predios de Armenia y
Santa Marta se evidenció que estos
bienes fueron transferidos al
Departamento Administrativo de la
Prosperidad Social, quien asume los
impuestos y gravámenes causados con
anterioridad a la transferencia de los
mismos. Fecha Límite 02-02-2013.
37 NCR-0172
CGR - imputó
presupuestalme
nte en el
Proyecto de
Inversión
Finalizada SI
EFICAZ: Revisado el plan de
mejoramiento y evaluado los soportes
aportados para la revisión del
cumplimiento de las dos acciones
propuestas, encontramos que se realizó
la formulación de un proyecto de
inversión de sedes de lo cual adjuntan las
constancias respectivas y se establecio
el visto bueno. Por lo anterior se cierra el
plan de mejoramiento. Fue Eficaz.
38 NCR-0175
CGR - Plan
integral de
mantenimiento
Finalizada SI
EFICAZ: Se cuenta con el plan integral
de mantenimiento vigencia 2013. Se
tiene detallado en el aplicativo SUIFP y
SPI.
12
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
39 NCR-0174CGR - Permisos
para ObrasFinalizada SI
EFICAZ: Se evidencio el cumplimiento de
solicitud de permisos para realizar obras
en la Casa de Nariño, el último permiso
otorgado mediante la resolución 183 del
17 de abril de 2013.
40 OM-0059
PLAN DE
MEJORAMIENT
O AUDITORIA
GESTION
FINANCIERA
Finalizada SI
EFICAZ: Se cierra plan de mejoramiento,
y se deja constancia que se realizó
arqueo a la caja menor en tratamiento y
se evidenció que se encuentra
cumpliendo con lo establecido en la
Resolución 01 de 2012 del Minhacienda.
Caja Menor cerrada.
41 OM-0065
ACTUALIZACION
DOCUMENTOS
DEL PROCESO
FinalizadaNO
(REFORMULADA)
NO EFICAZ: Se cierra plan de
mejoramiento por recogerse esta mejora
dentro del plan de mejoramiento integral
del proceso de gestión Administrativa, ya
que no se cumplio con la totalidad de las
acciones propuestas para eliminar las
causas que dieron origen al plan de
mejoramiento inicial. No fue eficaz.
Se recogió con la mejora NCR-0239
Actualización Documentos del
Proceso.
42 NCR-0061
Organización
del Archivo de
Escrituras
Finalizada SI
Las originales se encuentran en las
Notarias y las segundas copias se
encuentran en el archivo central
custodiadas.
43 NCR-0173
CGR -
Actividades del
Proyecto de
Inversión
Finalizada SI
EFICAZ: Se cuenta con el documento
"LINEAMIENTO PARA LA
FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE
INVERSION DE SEDES DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
vigencia 2012.
Se evidenció en el SUIFP y SPI que se
tienen definidas las actividades
pormenorizado del proyecto sedes con
sus justificaciones.
13
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
44 NCR-0005
No se
encontraron
evidencias del
seguimiento a la
ejecución del
plan anual de
compras de B y
S-GA
Finalizada SI
EFICAZ: Mediante Decreto 394 de 2012,
se ajustó la función sólo para realizar
seguimiento al plan de compras del Área
Adminsitrativa. La cual se viene
cumpliendo.
45 NCR-0006
Durante la
vigencia 2011 no
se elaboró el
Plan de
Mantenimiento y
Control de los
bienes-GA
Finalizada SI
EFICAZ: Esta mejora ya se verificó su
eficacia y las acciones tomada se viene
cumpliendo.
46 OM-0001
Se evidenció
que en la
caracterización
del proceso se
hace referencia
a la resolución
1861-GA
Finalizada SI
EFICAZ: Considerando que con la
actualización al formato de
caracterización del proceso, se eliminó la
columna que reportaba la normatividad
interna del proceso, se remitió la
actualización de las normas, vía correo
electrónico a la Oficina de Planeación,
con el fin de que en el sistema
SIGEPRE, se reportará el normograma
actualizado del proceso.
Se adjunta archivos de los
correspondiente.
47 OM-0002
Se evidenció
que la Matriz de
Riesgos del
Proceso no es
conocida-GA
Finalizada SI
EFICAZ: Las acciones se cumplieron y
se formularon en el aplicativo los riesgos
del proceso de Gestión Adminsitrativa.
48 OM-0003
No se
evidenciaron
informes diarios
de la
interventoría de
las obras de
adecuación-GA
Finalizada SI
EFICAZ: Se adjunta los informes diarios
del contrato No. 394 respecto de uno de
los contratos objeto de interventoria.
En la actualidad se estan aplicando
puntos de contoles como: Pruebas de
recorridos en Obras, Comités de obras,
actas semanales, informe mesual de
avances y de novedades.
14
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
49 OM-0004
Se observó que
se están
utilizando
versiones
obsoletas-GA
Finalizada SI
EFICAZ: 1. Se actualizó el formato F-GA-
15 Autorización Salida de Elementos
2. Se remitió correo electrónico al Jefe
del Área Administrativa de Acción Social,
anexando el formato de Autorización de
Salida de Elementos para su aplicación
por parte de los funcionarios de Acción
Social.
3. Se recibió respuesta por parte del
Área Administrativa de Acción Social,
donde se informa que dicha Entidad
implementó un formato para la salida de
elementos, el cual se utilizará por dicha
Entidad.
4. Actualmente los formatos se están
aplicando por cada Entidad y los
mismos, se archivan por separado. Las
Acciones implementadas fueron
eficaces
50 OM-0005
Se evidenció en
el Grupo de
Recursos
Físicos que se
están
empleando
indicadores-GA
Finalizada SIEFICAZ: En aplicativo SIGEPRE se tiene
definido los indicadores del proceso.
51 NCR-0024
CGR, Sistema
de Información
de Gestión de
Activos (SIGA)-
GA
Finalizada SI
EFICAZ: Se cierra plan de mejoramiento
suscrito con la Contraloria General de la
Nación por vencimiento del tiempo
establecido para su ejecución, con un
cumplimiento del 82%.
De acuerdo con el nivel de calificación
de la CGR, se determina el
cumplimiento del 80%.
A la fecha noviembre 15 de 2013 el
estado de los 18 vehículos que falta por
su legalización:
1 Uno Legalizado
12 en proceso de legalización
5 criticos que aún no se ha podido
aclarar su situación.
15
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
De acuerdo con el anterior reporte de los 53 Planes de Mejoramiento FINALIZADOS tenemos:
38 Planes de mejoramiento que fueron Eficaces, es decir, que las acciones implementadas han permitido mitigar las causas que generaron la no conformidad.
14 planes de mejoramiento No Eficaces, de los cuales se reformularon 13, así:
OM-0021 es recogida por la mejora NCR-0245 y se encuentra En Ejecución.
NCR-0156 Se reformuló con la mejora OM-0065, y adémas por no ser eficaz se
reformuló nuevamente con la mejora NCR-0218 y como tampoco fue eficaz se
recogio en la mejora NCR-0239 que se encuentra En Ejecución.
NCR-0067 Se reformuló con la mejora NCR-0246 y se encuentra En Ejecución.
OM-0014 Se reformuló con la mejora NCR-0241 Manejo y Control de Bienes
Muebles e Inmuebles y se encuentra En Ejecución.
NCP-0118 Se recogió con la mejora NCR-0239 Actualización Documentos del
Proceso y se encuentra En Ejecución.
OM-0016 se recoje en la NCR-0239 actualmente En Ejecución.
NCR-0158Se reformuló para 2013 un nuevo cronograma y se reformula la
mejora con OM-0065 "Actualización Documentos del Proceso", como no fue
Eicaz se reformulo en la Mejora NCR-0239 y esta En Ejecución.
OM-0057 se reformulo en la Mejora NCR-0239 y actualmente esta En
Ejecución.
OM-0058 se reformulo con la Mejora NCR-0239 y actualmente esta En
Ejecución.
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
52 NCR-0029
CGR,
Planeación
Procesos
Contractuales-
GA
Finalizada SI
EFICAZ: Se cierra el Plan de
mejoramiento, y se aclara que la meta
era la actualización del manual de
contratacion, por tal motivo las acciones
tomadas fueron eficaces
53 NCR-0030
CGR,
Supervisión y
Obligaciones
Contractuales-
GA
Finalizada SI
EFICAZ: Se estableció un asesor para
realizar seguimiento a los contratos del
Área Adminsitrativa, y cada supervisor
reporta mesualmente.
16
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
NCR-0066 no se cumplió y se reformulo mejora NCR-0217 y como fue No Eficaz
se recoge esta en la mejora NCR-0244 y se encuentra En Ejecución.
OM-0037 y se reformulo un nuevo plan de mejoramiento NCR-0222 que se
cancelo para reformularla en la mejora NCR 0244 que actualmente esta En
Ejecución.
NCP-0108 fue reformulada en la mejora NCR 0244 que actualmente esta En
Ejecución.
OM-0065 Eficaz se reformulo en la Mejora NCR-0239 y esta En Ejecución.
En solo un (1) plan de mejoramiento no se identifico Reformulación, así:
La OM-0013, ver detalles de la mejora, No. 8 de la tabla página 6. Por lo tanto y en cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento: P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento en la Actividad No. 9, la Oficina de Control Interno solicitará por el aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras al responsable del proceso la formulación de nuevos planes de mejoramiento para la OM-0013.
1 Plan de mejoramiento que No Aplica, mejora OM-0064 debido a que pertenece al Proceso de Gestión Documental, ver detalles de la mejora, No. 12 de la tabla página 7.
5.1.2 Estado de los Planes de Mejoramiento En Ejecución
El Proceso de Gestión Administrativa presenta al corte de esta auditoría 12 Planes de
Mejoramiento En Desarrollo y tiene fecha de terminación el 31 de diciembre de 2013; estos
planes seran evaluados en la vigencia 2014 para determinar su eficacia.
A continuación se presenta el reporte del estado de avance en que se encuentran estos 12
planes de mejoramiento:
17
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado Observación
1 NCR-0245GA - SEGUIMIENTO A LA
EJECUCION CONTRACTUALEn Desarrollo
El plan no presenta registro de avance en el aplicativo SIGEPRE. Sin
embargo, en el Plan de Acción del Proceso de Gestión Administrativa se
encuentran actividades como: 1. Herramienta de Seguimiento a los
contratos implementada, 2. Contratos analizados técnica y financieramente
y reportados al Ordenador del Gasto, cuando se evidencie una novedad y
3. Contratos con reserva presupuestal Recompuestos. De las cuales en
visita efectuada, se verificó que en la actualidad existe una herramienta,
diseñada para medir el avance contractual. Se encuentra en ejecución las
actividades 2 y 3 y además las actividades del Plan Integral.
Tratamiento Reserva Presupuestal-Previa aprobación del ordenador del
gasto, se adelanto el trámite ante Ministerio de Hacienda para la
recomposición del saldo del contrato. Así mismo, solicito las
modificaciones a los contratos, cuando se requiera. En cuanto al rubro
204-4-15 PAPELERIA, que presenta un saldo por ejecutar del 16,27%, y
teniendo en cuenta que falta por obligar los meses de noviembre y
diciembre de 2013, este rubro se espera agotar en su totalidad. La Oficina
de Control Interno ara seguimiento a la ejecución de estas reservas,
después del 10 de diciembre de 2013, fecha límite para radicar cuentas de
reserva 2012, con el fin de con el fin de verificar que se cumplió con la
compra programada de los elementos importados.
2 NCR-0194
GA - Hallazgo
Infraestructura ICONTEC
2012
En Desarrollo
TRANSPORTES: Al respecto se esta implemetando en el
Aplicativo GPS con la Firma Claro del "Control de Flota" , el
aplicativo cumple con los requisitos de control para el parque
automotor. Actividad documentada con MEM13-00013301
de Sept. 16 de 2013. En la revisión de seguimeinto a la
mejora se observó que para su finalización están pendientes
dos actividades a diciembre 31 de 2013.
3 NCR-0242GA - PLANES DE
CONTINGENCIAEn Desarrollo
Los avances de las aciones de esta mejora son:
1. Los acuerdos de niveles de servicios de Mantenimiento,
servicios generales y Transportes se encuentra en revisión por
parte del grupo de Atencion al usuario, los demás servicios se
encuentran en proceso de definir los mecanismos y de
establecer los acuerdos de servicios y su automatización ya
que el contratista que apoyó este herramienta de servicos
compartidos manifiesta que se formulan por demanda y no por
oferta.
2. Para los planes de contingencias de estos servicios se
encuentran en ajustes para incluirlos en el nuevo manual de
administrativa.
No reportaron avance en el aplicativo.
4 NCR-0243GA - PROYECTOS DE
INVERSIONEn Desarrollo
Se han realizado las acciones de ajsutes al proyecto de
inversión 2013 y 2014.
Verificar SPI
5 NCR-0246GA - SEGUIMENTO A LAS
MEJORASEn Desarrollo
Se tiene una herramienta de seguimeinto Plan Integral en
excel y el correo Outlook como control.
18
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado Observación
6 NCR-0239
GA - ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOS PROCESO
GA
En Desarrollo
Mejora en desarrollo, no se han efectuado los registros en el
aplicativo SIGEPRE. Sin embargo, se observaron avances en el
Manual de Administración y Control de los bienes muebles e
inmuebles de la Presidencia de la República. Lo que implica un
proceso de ajustes, actualización y/o eliminación de los
procedimientos y/o formatos asociados al Proceso.
De acuerdo a lo observado, se Recomienda tener en cuenta
los lineamientos dados mediante el procedimiento de
Generación y Control de Documentos del SIGEPRE, en cuanto
al contenido que deberá presentarse en el manual y a los
documentos que finalmente quedaran asociados al Proceso, de
tal forma que no se afecte el control de los mismos así como
revisar los términos para revisión y aprobación dados por la
Oficina de Planeación para su publicación y posterior
socialización, con el fin de garantizar el cumplimiento de la
mejora.
7 NCR-0240
GA - CONTROL DE
INGRESO A LAS
INSTALACIONES DE LA
PROPIEDAD HORIZONTAL
En Desarrollo
Mejora finalizada. Se reportó en el aplicativo la ejecución y
finalización de las dos actividades: 1. Reporte al Área de
Información y Sistemas y 2. Implementación control de
registro; las cuales componen la categoría Control de Ingreso
a las instalaciones del Plan de Acción Proceso de Gestión
Administrativa. Acción Eficaz.
8 NCR-0276
GA - incumplimiento al
procedimiento de
generación y control de
documentos
En Desarrollo
Mejora en desarrollo, no se han efectuado los registros en el
aplicativo SIGEPRE. Sin embargo, en la formulación de esta
Mejora NCR-0276 se asocio la Mejora NCR-0239 y se adjunto el
Plan de Acción Proceso de Gestión Administrativa.
9 OM-0024Seguimiento inventario de
vehículosEn Desarrollo
Con el fin de garantizar la eficacia de las acciones definidas
para el saneamiento de los vehículos que continuan a cargo
del DAPRE, se solicita ampliar la fecha de la presente mejora,
para culminar las acciones de los 18 vehículos pendientes de
los 98 definidos por la Contraloria y los vehículos que se han
detectado durante el proceso de saneamiento. Fecha de
Terminación: 31 de diciembre de 2013, a la fecha de la
Auditoria no se tienen avances en el SIGEPRE
10 NCP-0136
GA - Indicadores asociados
al plan operativo no
permiten medir el avance de
la gestión
En Desarrollo
Se aprueba plan de mejoramiento por CI, teniendo en cuenta
que se encuentran en proceso los ajustes respectivos según
informe de auditoria, finaliza 31 dic 2013, En el SIGEPRE no
existen avances a la fecha.
19
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
De los 12 planes de mejoramiento En Desarrollo durante la auditoria se finalizó 1 (una)
mejora, la NCR-0240, No. 7 de la tabla página 18 la cúal se reporta como eficaz sustentada,
así: La NCR-0240 de conformidad con la mejora implementada, se elaboró e implemento un
documento interno de control denominado:
1. PLANILLA DE REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA PERSONAS A LAS CUALES EL
SISTEMA NO LES RECONOCE LA HUELLA. Este documento tiene como finalidad verificar el
estado del control de registro de huella, con el fin de reportar al área de información y
sistemas, como supervisor y competente técnico, la efectividad de su uso. A la fecha del
presente reporte, ya se están entregando los carnets, que supliran la huella, por tratarse de
tarjetas de proximidad.
No. Código Nombre Estado Observación
11 NCR-0244GA - RIESGOS DEL
PROCESOEn Desarrollo
Se formula el Plan de Acción Proceso de Gestión
Administrativa, en la estrategia Riesgos del Proceso, para
eliminar la causa de las no conformidades NCR 0066, OM-
0037, NCP0108, NCR-0217,NCR-0222, NCR0236 las cuales no
fueron eficaces, en este plan se plantearon 2 actividades, el
monitoreo de los riesgos y la revisión y actualización, para esto
se estableció el Plan Integral de trabajo GGA: donde en la
Etapa 1 se definen los factores de riesgo que afectan la
provisión de bienes y servicios.
- Priorizar los factores de riesgo relacionados con la provisión de
bienes y servicios internos y externos.
- Consolidar documento de plan de contingencia de los factores
de riesgos que afectan la provisión de bienes y servicios, luego
de este análisis se procede a realizar la actualización, revisión y
monitoreo de los Riesgos, en cuanto al avance presentado, ya se
actualizó la matriz de riesgos ajustandese a los lineamientos de
gestión del riesgo y se encuentra en etapa de monitoreo el cual
esta establecido hasta el 31 de diciembre de 2013 y se
evidenció en prueba de recorrido que las acciones tomadas han
sido eficaces. Sin embargo, estos avances no se encuentran
registrados en el aplicativo SIGEPRE.
12 NCR-0241
GA - MANEJO Y CONTROL
DE LOS BIENES MUEBLES
E INMUEBLES
En Desarrollo
NCR 241- 1. Adelantar las acciones pertinentes para hacer la
devolución de estos bienes que se encuentran en Cartagena.
Acciones realizadas por parte del Grupo de Recursos Físicos.
En el mes de septiembre de 2013, se firmó nuevo contrato por
224 elementos que continúan en comodato Contrato No. 045-
13, y se tiene proyectada el acta para devolver 145
elementos. Fecha de verificación de las acciones 15-10-2013.
20
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
2. REPORTE AL ÁREA INFORMACIÓN Y SISTEMAS se adjunta correo electrónico, mediante
el cuál se reporta al Área de Sistemas, como competente técnico, el reporte de las personas
que presentan inconvenientes con el registro de huella. La presente tarea se remite para
aprobación, considerando que la huella será sustituida por el carnet de la Entidad, que actuará
como tarjeta de proximidad. No obstante, el documento interno de control estará activo hasta
el 31 de diciembre de 2013. se evidenció en recorrido hecho que las acciones tomadas han
sido eficaces. Sin embargo, el avance no se ve reflejado en el aplicativo SIGEPRE.
5.1.3 Estado de los Planes de Mejoramiento Cancelados
El proceso de Gestión Administrativa ha cancelado 28 Planes de Mejoramiento, a
continuación se presenta el reporte del estado de estos planes cancelados:
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
1 NCP-0122
GA - Acciones necesarias
(Técnica y jurídica) para el
cumplimiento del objeto
contractual
Cancelada N.A.
La Mejora NCP-0122, se cancela y recoge debido
al Plan de mejoramiento Integral del proceso de
Gestión Administrativa establecido mediante
MEJORA NCR-0245.
2 NCR-0237Seguimiento a la Ejecución
ContractualCancelada N.A.
La Mejora NCR-0237 se cancela por no cumplir los
parametros establecidos en el flujo de planes de
mejoramiento. Se solicita nuevamente mediante
MEJORA NCR-0245.
3 NCR-0218
GA- No efectividad NCR-
0156 GA- Caracterización
Proceso
Cancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento para ser
incorporadas las actividades en el plan de
mejoramiento integral del Proceso de Gestión
Administrativa.
Se recogió con la mejora NCR-0239
Actualización de Documentos.
4 NCR-0228GA- del plan maestro de
mantenimientoCancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento para ser
incorporadas las actividades en el plan de
mejoramiento integral del Proceso de Gestión
Administrativa.
Se recogió con la mejora NCR-0241 Manejo y
control de bienes muebles e inmuebles.
5 NCR-0234 PLANES DE CONTINGENCIA Cancelada N.A.
Se cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de mejoramiento.
Se reformuló con la Mejora NCR-0242. GA -
PLANES DE CONTINGENCIA
21
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
6 NCR-0235 PROYECTOS DE INVERSION Cancelada N.A.
Se cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de mejoramiento.
Se reformuló con la Mejoras NCR-0242. GA -
PLANES DE CONTINGENCIA
7 NCR-0238SEGUIMENTO A LAS
MEJORASCancelada N.A.
Se cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de mejoramiento.
Se reformuló con la Mejoras NCR-0246. GA -
SEGUIMENTO A LAS MEJORAS
8 OM-0060GA-Infraestructura ICONTEC
2012Cancelada N.A.
Esta mejora corresponde a una No Conformidad
Real NCR, por el hallazgo que realizó el ICONTEC
en el año 2012 y se solicitó en el aplicativo como
Oportunidad de Mejora - OM y se formuló con la
Mejora NCR-0194 GA - Hallazgo Infraestructura
ICONTEC 2012
9 OM-0066
PLAN DE MEJORAMIENTO
INTEGRAL DEL PROCESO
DE GESTION
ADMINISTRATIVA
Cancelada N.A.
Se cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de mejoramiento.
Además no correponde a una oportunidad de
mejora sino a una No Conformidad Real.
Este se reformuló con las mejoras NCR-0239,
NCR, 0240, NCR-0241, NCR-0242, NCR-2043,
NCR-2044, NCR-20245 y NCR-0246.
10 NCR-0216
GA - No efectividad NCR-
0067 Reformulación Plan de
Mejoramiento:
Cancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento por recogerse esta
mejora dentro del plan de mejoramiento Integral del
proceso de Gestión Administrativa.
Se reformulo con la mejora NCR-0246
11 NCR-0219
GA- No efectividad OM-0013
Medidas para el
cumplimiento de los
proyectos
Cancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento para ser
incorporadas las actividades en el plan de
mejoramiento integral del Proceso de Gestión
Administrativa. Se recoge con la mejora NCR-
0243. GA - PROYECTOS DE INVERSION
12 NCR-0221GA - No efectividad OM-0014
Englobe VicepresidenciaCancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento para ser
incorporadas las actividades en el plan de
mejoramiento integral del Proceso de Gestión
Administrativa.
Se recoge con la mejora NCR-0241 GA- Manejo y
Control de los Bienes Muebles e Inmuebles
22
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
13 NCR-0224
GA - Reporte y seguimiento
permanente a las acciones
formuladas en los planes de
mejoramiento
Cancelada N.A.
Se cancela la solicitud de la mejora porque se
adjuntó equivocadamente el archivo del informe del
Área administrativa.
Se recoge con la mejora NCR-0246. GA -
SEGUIMENTO A LAS MEJORAS
14 NCR-0226
GA - Formulación,
Seguimiento y Evaluación de
Planes de Mejoramiento
Cancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento por recogerse esta
mejora dentro del plan de mejoramiento Integral
del proceso de Gestión Administrativa.
Se recoge con la mejora NCR-0246. GA -
SEGUIMENTO A LAS MEJORAS
15 NCR-0230ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOSCancelada N.A.
Con la presente Mejora de código NCR-0230, se
recogieron las mejoras de códigos: OM-0065,
OM-0058, NCR-0158 y NCR-0156
Sin embargo, se cancela la Mejora NCR-0230 por
no cumplir con los parámetros establecidos en el
flujo de Planes de Mejoramiento.
La Mejora NCR-0230 se reformula con el código
NCR-0239.
16 NCR-0231CONTROL INGRESO A LAS
INSTALACIONESCancelada N.A.
La Mejora NCR-0231 se cancela por no cumplir los
parámetros establecidos en el flujo de planes de
mejoramiento.
La Mejora NCR-0231 se reformula con el código
NCR-0240.
17 NCR-0232
CONTROL Y
MEJORAMIENTO DE LOS
SERVICIOS DEL ÁREA
Cancelada N.A.
La Mejora NCR-0232 se cancela por no cumplir los
parámetros establecidos en el flujo de planes de
mejoramiento.
Las acciones que corresponden a esta mejora
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LOS
SERVICIOS DEL ÁREA se encuentran asociados
en el PLAN DE ACCIÓN PROCESO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, adjuntando a la Mejora NCR-
0246.
23
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
18 NCR-0225GA - Reporte de información
para indicador.Cancelada N.A.
Se cancela la solicitud de la mejora porque se
adjuntó equivacadamente el archivo del informe del
Área administrativa 21 03 2013.
19 NCR-0227GA - reportar información
requerida para el indicadorCancelada N.A.
Se cierra plan de mejoramiento en la etapa de
revisión y aprobación por Control interno, por
recogerse esta mejora dentro del plan de
mejoramiento Integral del proceso de Gestión
Administrativa. 24/abr/2013 11:54.
20 NCR-0217
GA - No efectividad NCR-
0066 debilidad en la
Administración del Riesgo
Cancelada N.A.
Se cancela plan de mejoramiento y se recoge esta
en NCR 0244 en el Plan de Acción del Proceso de
Gestión Administrativa, en la estrategia Riesgos del
Proceso
21 NCR-0222
GA - No efectividad OM-0037
Plan de Mejoramiento Matriz
de Riesgos Proceso de
Gestión Administrativa.
Cancelada N.A.
Se cancela plan de mejoramiento y se recoge esta
NCR 0244 en el Plan de Acción del Proceso de
Gestión Administrativa, en la estrategia Riesgos del
Proceso Riesgos del Proceso.
22 NCP-0123GA - Fortalecer el ejercicio
de controlCancelada N.A.
Se cancela plan de mejoramiento y se recoge en la NCR 0240
en el Plan de Acción del Proceso de Gestión Administrativa,
en la estrategia control de ingreso a las instalaciones donde se
planearon 2 actividades 1, Implementación control de registros
y 2. Reporte al Área de Sistemas.
23 NCP-0124 GA - Puntos de control Cancelada N.A.
Se cancela plan de mejoramiento y se recoge esta
en la NCR 0245 en el Plan de Acción del Proceso
de Gestión Administrativa. Seguimiento a la
ejecución contractual.
La NCR-0245 - 1. Se Implemento una herramienta
de seguimiento a la ejecuciòn de los contratos del
àrea Administrativa y se efectúo un anàlisis tècnico
y financiero del estado de ejecuciòn actual de los
contratos y se reporta al ordenador del gasto
respectivo el estado de ejecuciòn contractual,
cuando se evidencie alguna novedad en la ejecuciòn
que exija la implementaciòn de una acciòn legal,
financiera o contractual, se evidenció en recorrido
hecho que las acciones tomadas han sido eficaces.
Sin embargo el avance no se ve reflejado en el
aplicativo SIGEPRE
24
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No. Código Nombre Estado EFICAZ Observación
24 NCP-0125GA - Definición del punto de
controlCancelada N.A.
Se cancela plan de mejoramiento y se recoge esta
en la NCR 0245 en el Plan de Acción del Proceso
de Gestión Administrativa.
La NCR-0245 - Estrategia seguimiento a la
contratación, en el contrato de aseo se plantearon
actividades tales como solicitar a las supervisoras
de aseo de cada sede que informen diariamente el
registro oportuno de la limpieza en las horas de la
mañana y de la tarde, en forma independiente, y se
evidenció en recorrido hecho que las acciones
tomadas han sido eficaces. Sin embargo, el avance
no se ve reflejado en el aplicativo SIGEPRE
25 NCR-0236 RIESGOS DEL PROCESO Cancelada N.A.
Se cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de
mejoramiento.
y se recoge esta NCR 0244 en el Plan de Acción
del Proceso de Gestión Administrativa, en la
estrategia Riesgos del Proceso MONITOREO DE
LOS RIESGOS, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
26 NCR-0220
GA - No efectividad
Acciones para no constituir
reservas del contrato No.
250 de 2011
Cancelada N.A.
22/04/2013 10:15:00 a.m. Administrativa - Se
solicita el cierre de la mejora, atendiendo al plan de
acción formulado para la eficacia de las acciones
propuestas. 24/abr/2013 11:40-Oficina de control
Interno-Cierra plan de mejoramiento por recogerse
esta mejora dentro del plan de mejoramiento
Integral del proceso de Gestión Administrativa. La
recoge la NCR-0245. Ver esta no conformidad.
27 NCP-0121 GA - Reserva presupuestal Cancelada N.A.
22/04/2013 10:18:00 a.m. - Administrativa Se
solicita el cierre de la mejora, atendiendo al plan de
acción formulado para la eficacia de las acciones
propuestas. 24/abr/2013 11:53-Oficina de control
Interno-Cierra plan de mejoramiento por recogerse
esta mejora dentro del plan de mejoramiento
Integral del proceso de Gestión Administrativa. La
recoge la NCR-0245, Ver esta no conformidad.
28 NCR-0233
MANEJO Y CONTROL DE
LOS BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
Cancelada N.A.
25/abr/2013 11:00 Oficina de Control Interno Se
cancela la mejora, pues esta fue nuevamente
solicitada por no cumplir los parametros
establecidos en el flujo de planes de mejoramiento.
Se recoge esta mejora dentro del plan de
mejoramiento Integral del proceso de Gestión
Administrativa. La recoge la NCR-0241, Ver esta no
conformidad.
25
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
De los 28 Planes de Mejoramiento relacionados, 27 de estos fueron reformulados o recogidos
en otros planes de mejoramiento (Plan Integral de Gestión Administrativa) y la información
detallada se encuentra en el cuadro; y solo uno (1), la mejora NCR-0225, se cancela la
solicitud de la mejora porque se adjuntó equivocadamente el archivo del informe del Área.
5.2 Situación encontrada en la Auditoría de seguimiento:
5.2.1 Aspectos conformes:
El compromiso evidenciado de los responsables de las actividades en establecer
mecanismos de control para el cumplimiento de las acciones propuestas en los planes
de mejoramiento.
El mejoramiento en el desempeño del proceso evidenciado en controles más eficaces.
El compromiso y cumplimiento adquirido por parte del líder del proceso.
Se resalta la gestión adelantada para sanear y administrar los inventarios muebles e
imuebles del DAPRE.
El compromiso eficazmente ante la Contraloría General de la República.
5.2.2 Recomendaciones
Se recomienda reformular la mejora OM-0013 - Seguimiento a Planes Finalizados.
Página 6.
Una vez análizado el estado de avance de las acciones propuestas en estos planes de
mejoramiento en desarrollo, la Oficina de Control Interno recomienda que se realice el
cargue de información en el aplicativo SIGEPRE, de aquellas acciones cumplidas y los
avances que se tienen de las actividades, porque lo que no se encuentra en el
aplicativo SIGEPRE No Existe.
Se recomienda en estos planes de mejoramiento en desarrollo tener en cuenta los
lineamientos dados mediante el procedimiento de Generación y Control de Documentos
del SIGEPRE, en cuanto al contenido que deberá presentarse en el manual y a los
26
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE
MEJORAMIENTO
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
documentos que finalmente quedaran asociados al Proceso, de tal forma que no se
afecte el control de los mismos, así como revisar los términos para revisión y
aprobación dados por la Oficina de Planeación para su publicación y posterior
socialización, con el fin de garantizar el cumplimiento de la mejora.
Se recomienda en estos planes de mejoramiento cancelados que al momento de crear
una solicitud de planes de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE, tengan en cuenta lo
establecido en el Procedimiento: P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de
Planes de Mejoramiento, esto con el fin de evitar su cancelación.
5.3 Opinión de la Oficina de Control Interno
Realizada la auditoría de seguimiento a los planes de mejoramiento del Proceso de Gestión
Administrativa, la oficina de Control Interno determina que el proceso a logrado un gran
avance en el establecimiento de puntos de control que permiten desarrollar y cumplir las
actividades y compromisos programados, así como a la implementación de acciones
formuladas en los planes de mejoramiento. Sin embargo, se establecen recomendaciones de
alertas para mejorar la trazabilidad de la información y cumplimiento de los planes de
mejoramiento.