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PROCESADOR DE PALABRAS “MICROSOFT WORD”

Indicadores : ♦ Crear informes de una manera rápida, sencilla y de óptima calidad. ♦ Digitar rápida y correctamente cualquier clase de texto. ♦ Organizar apropiadamente el texto aplicando márgenes, tabuladores, espacio

interlineal, sangrías, dimensiones del papel, etc. ♦ Asignar atributos de texto a un bloque tanto con el teclado como con el Mouse. ♦ Mover, copiar y borrar hábilmente bloques de texto. ♦ Crear documentos con características profesionales, es decir, de alta calidad.

Es un procesador de palabras por excelencia, permite manejar documentos e informes con características profesionales, es decir, con diversos tipos de letras, estilos, formatos de tablas, imágenes prediseñadas, objetos, encabezados y pies de páginas, numeración de páginas, combinación de correspondencia, etc.

•

•

Posee una buena documentación (ayuda en línea).

Da la opción de utilizar alternativamente el teclado y el Mouse para la mayoría de las operaciones.

Puede manejar simultáneamente muchos documentos (el número exacto depende de las capacidades del computador).

Comparte información con otras aplicaciones. Posee corrector de ortografía, diccionario de sinónimos, permite el envío de faxes, etc.

Todo esto y mucho más ha permitido que Microsoft Word se haya situado como el procesador de palabras más utilizado en el mundo entero.

USUARIOS OFFICE 97-2000

Existen varios cambios entre versiones anteriores y la versión de Office 97-2000, destacaremos los temas contemplados en este texto, base para la realización de las prácticas.

El cambio más radical de ésta versión de Microsoft Word es la total compatibilidad con el Internet. Existen muchas operaciones relacionadas con el manejo de la red.

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INTRODUCCION A WORD

Indicadores : ♦ Controlar la pantalla de trabajo del programa. ♦ Identificar con claridad una Barra de Herramientas. ♦ Conocer el procedimiento para trasladar una Barra de Herramientas. ♦ Mostrar u Ocultar una Barra de Herramientas con facilidad. ♦ Colocar el porcentaje de pantalla más adecuado para su monitor. ♦ Conocer la opción que visualiza u oculta la regla.

Antes de iniciar trabajo en Word, conviene conocer algunas características del programa, con el fin de aprender a controlar principalmente el área de trabajo:

MODOS DE TRABAJO EN WORD Existen cuatro modos de trabajo: Normal, Diseño de página, Esquema y Documento Maestro. Hablaremos de los dos primeros, ya que son los más utilizados: A. NORMAL: Es el modo que presenta en pantalla solo el área de escritura, es decir, que no muestra en pantalla la parte de los márgenes, encabezados, ni las opciones de dibujo. B. DISEÑO DE PAGINA: Presenta en pantalla además de la parte de escritura, la zona que corresponde al margen, esta última zona permite hacer correcciones en encabezados y pies, además que permite trabajar con la barra de dibujo. Si no tiene experiencia en el manejo del procesador Word u otros, se recomienda trabajar en forma NORMAL ya que es el Modo más sencillo de todos, porque el usuario no se confunde con los márgenes en pantalla. Más adelante se utilizarán los otros modos de trabajo. COMO CAMBIAR EL MODO DE TRABAJO 1. Elegir el menú de Ver 2. Seleccionar el modo deseado (NORMAL, DISEÑO u otro) Otra forma es haciendo clic en los íconos de la parte izqueirda de la pantalla:

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Modo Diseño de Página Modo

Normal

USUARIOS OFFICE 97 • Está versión incluye un nuevo botón llamado Vista Diseño De Pantalla ubicado entre

el Modo Normal y el Modo Diseño de Página. Modo Diseño de Página

Modo Normal

USUARIOS OFFICE 2000

Visa Diseño Web Impresión

Visa Esquema

Visa Diseño de Impresión Visa Normal

• VISTA NORMAL Este modo muestra los mínimos atributos del texto (tamaño, estilos). La característica principal es que, puede escribir y modificar rápidamente. Como en las versiones anteriores, no aparecen los límites de página, encabezados y pies de página, fondos, objetos de dibujo e imágenes.

• VISTA DISEÑO DE WEB

Se utiliza cuando se está creando una página Web. En esta vista, puede ver fondos, el texto se ajusta a la ventana y los gráficos se colocan de la misma manera que como lo hacen en un Navegador.

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• VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN

En las versiones anteriores se llamaba DISEÑO DE PAGINA. En esta vista, se puede ver la colocación del texto, gráficos y otros elementos en la página impresa. Esta vista resulta útil para modificar los encabezados y los pies de página, ajustar los márgenes y trabajar con columnas y objetos de dibujo.

• VISTA ESQUEMA

Esta vista permite trabajar en forma sencilla, documentos extensos y complejos (documentos maestros). Es posible mover, copiar y reorganizar el texto arrastrando títulos. El documento se puede contraer para ver solamente los títulos principales o se puede expandir para ver todos los títulos e incluso texto independiente.

OPERACIONES CON BARRAS DE HERRAMIENTAS Se llama Barra de herramientas a una fila completa de botones. Aunque existen muchas operaciones con Barras de Herramientas, conviene manejar las dos siguientes: ♦ OCULTAR O MOSTRAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS ♦ MOVER UNA BARRA DE HERRAMIENTAS Las dos barras de herramientas más utilizadas son: FORMATO y ESTANDAR. Si al entrar a Word no las encuentra en pantalla, el procedimiento para mostrar u ocultarl una barra de herramientas: COMO OCULTAR O MOSTRAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS 1. Elegir el Menú Ver 2. Escoger Barras de Herramientas 3. Colocar X o el √ en los cuadritos de las barras que desee, haciendo clic o usando las

flechas del cursor . (al quitar la X o el √, la barra desaparece de pantalla) 4. ENTER o ACEPTAR.

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NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA

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•

Debido a que las barras de Dibujo y de Bordes se utilizan con mucha frecuencia en la barras de herramientas Formato y Estándar fueron incluidos botones para tener acceso directo a ellas.

Acceso directo a la Barra de Dibujo

Acceso directo a la Barra Bordes

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•

•

Una forma muy rápida de colocar barras de herramientas es presionar el botón derecho cuando el puntero del Mouse se encuentra sobre cualquiera de las barras de herramientas presentes en pantalla.

USUARIOS OFFICE 97 - 2000

Los botones de acceso directo a las barras de herramientas Bordes (ahora llamada Tablas y Bordes) y Dibujo han sido cambiados por:

Barra de Dibujo

Barra de Tablas y Bordes

COMO MOVER UNA BARRA DE HERRAMIENTAS 1. Colocar el puntero del Mouse en alguno de los espacios que hay entre los botones

de dicha barra, pero sin tocar algún botón. 2. Con clic sostenido, mover el mouse a la posición deseada y soltarlo

“Una Barra de Herramientas está bien ubicada cuando el título NO se ve”.

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USUARIOS OFFICE 97 - 2000

•

•

Estas versiones además, permiten mover la barra del MENU PRINCIPAL DE WORD, como si se tratará de una barra de herramientas común.

También es posible agregar o eliminar botones haciendo clic en:

• Las opciones que tienen el signo de confirmación , se muestran en la barra. En este caso, las opciones “flecha”, “rectángulo” y “elipse”, están inactivas.

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ZOOM DE PANTALLA La opción ZOOM, se utiliza para ver mas grande o pequeña la información en el Monitor. Es como si se mirara utilizando una LUPA. No cambia el tamaño real de la letra en impresión. Es un porcentaje que se encuentra al final de la barra de herramientas Estándar. El valor recomendado es: “ANCHO DE PAGINA”. COMO CAMBIAR EL ZOOM 1. Hacer clic en el porcentaje que aparece en la barra ESTANDAR. 2. Escoger algunos de los valores sugeridos o escribir el valor deseado y pulsar

ENTER.

LA REGLA Debido a la importancia de la regla para el diseño de tabuladores, sangrías, cambiar papel y márgenes, etc., es conviene mostrarla en pantalla en todo momento. COMO MOSTRAR U OCULTAR LA REGLA 1. Entrar por el menú VER 2. Elegir la opción REGLA

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION

1. Colocar en pantalla las Barras de Herramientas: Formato, Estándar, Dibujo y

Bordes. 2. Ubicar una en cada esquina de la pantalla (arriba, abajo, izquierda, derecha). 3. Ubicar las cuatro barras en la parte superior en este orden: Estándar, Dibujo,

Formato y Bordes. 4. Quitar las Barras de Herramientas Dibujo y Bordes. Dejar únicamente las Barras de

Herramientas Formato y Estándar. 5. Colocar el Zoom de Pantalla en el ancho de página. 6. Asegurarse de que la regla se encuentre en pantalla.

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OPERACIONES BASICAS

Indicadores : ♦ Definir adecuadamente las Medidas de Papel, Márgenes y la Orientación que

se ajusten a las necesidades del Usuario. ♦ Realizar oportunamente los procedimientos para almacenar, regrabar, abrir y

cerrar documentos. ♦ Utilizar apropiadamente los discos flexibles.

Existen operaciones Básicas para iniciar el trabajo con Microsoft Word. Estas son: • • Márgenes • • • • • • •

Dimensiones del Papel

La opción Zoom Grabar Archivos en Discos duros y diskettes Crear Archivos (Documentos en Blanco) Abrir Archivos Cerrar Archivos Sacar copias a los Archivos Asignar Contraseñas a los Archivos

PAPEL, MARGENES, ORIENTACION: No olvide que el papel más común en formas continuas es el papel carta, cuyas medidas exactas son: 21,59 cms X 27,94 cms (21,6 x 27,9 aproximado). Está medida en pulgadas es 8,5 pulgadas x 11 pulgadas. En el programa no hay problema con estas y otras medidas comunes porque se encuentran en el listado de papeles, que depende del tipo de impresora instalada. PROCEDIMIENTO PARA CAMBIAR LA MEDIDA DEL PAPEL: 1. Entrar por el menú ARCHIVO 2. Elegir PREPARAR (Ó CONFIGURAR) PÁGINA 3. Escoger la pestaña TAMAÑO DEL PAPEL (2da Pestaña) 4. Escoger alguno de las dimensiones sugeridas o escribir los valores deseados 5. Si desea, cambie la orientación del papel a HORIZONTAL o VERTICAL 6. ACEPTAR o ENTER

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Listado de papeles comunes, puede variar de un Computador a otro, porque no dependen de Word, sino de la impresora instalada en Windows.

Definir papel manualmente

Generalmente la orientación es Vertical, algunos cuadros y datos requieren cambiar la orientación a Horizontal.


• Una forma rápida de tener acceso al cambio de papel y al Márgenes sin utilizar el Menú, es dando doble clic sobre la regla en la parte gris.

PROCEDIMIENTO PARA CAMBIAR LOS MARGENES 1. Entrar por el menú ARCHIVO 2. Elegir PREPARAR (Ó CONFIGURAR) PÁGINA 3. Escoger la pestaña MARGENES (1a Pestaña) 4. Definir los valores deseados (con el mouse o el teclado) 5. ACEPTAR o ENTER

USUARIOS OFFICE 97 - 2000 • No podrá encontrar la opción Preparar página en el menú de archivo, su nuevo

nombre es Configurar página.

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ENCABEZADOS: Es un espacio que se encuentra por fuera de la zona de trabajo normal, en la parte superior de la hoja, se utiliza para realizar el Membrete del papel. Si en sus documentos no utiliza membrete, lo puede dejar en 0 cms. Además debe tener en cuenta que este espacio también lo puede utilizar Word cuando numera páginas (número enparte superior izquierda, central y derecha). PIE: Es un espacio que se encuentra por fuera de la zona de trabajo normal, en la parte inferior de la hoja, se utiliza para realizar el Membrete del papel (generalmente dirección, teléfono, fax, ciudad, etc). Si en sus documentos no utiliza membrete, lo puede dejar en 0 cms. Además debe tener en cuenta que este espacio también lo puede utilizar Word cuando numera páginas (número en parte inferior izquierda, central y derecha).

Buscar las medidas deseadas con el Mouse o escribir el número directamente.

ENCUADERNACION: Es un margen adicional al margen izquierdo en las páginas impares y al margen derecho en las páginas pares. Solo debe utilizarse, cuando se desea anillar y se va a imprimir por ambos lados del papel. De lo contrario debe permanecer en CERO cms. COMO GUARDAR UN ARCHIVO EN ELDISCO DURO 1. Tener Información en pantalla. 2. Entrar por el menú ARCHIVO 3. Elegir la opción GUARDAR 4. Escribir un Nombre (si desea puede elegir otra unidad y/o carpeta) 5. ACEPTAR O ENTER


•

•

El proceso de Guardar o Grabar se volvió muy simple, ya que la primera vez se da nombre y de aquí en adelante solo es dar un clic en el ícono del diskette.

El nombre del archivo Documento# en Word (Documento1, Documento7, Documento11, etc.), Libro# en Excel y Presentación# en PowerPoint, son nombres temporales que los programas asignan a los archivos; cuando el usuario almacena el archivo este nombre desaparece y en su lugar aparece el nuevo nombre.

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Versiones anteriores de Word trabajan con la siguiente caja de diálogo:

Nombre del archivo

Ruta del directorio actual

Con doble clic sobre la carpeta raíz (c:), se puede pasar a guardar en otro directorio. Dando doble clic sobre cualquier carpeta se avanza hasta encontrar la ruta final de almacenamiento.

Para guardar en disquete , este se introduce y se cambia a la letra de la unidad respectiva.

La versión de Office 97, sustituye la anterior pantalla por: Carpeta o Directorio actual, si desea puede ser cambiada por otra carpeta

o por un disquete (introducir disquete y seleccionar la letra de la unidad).

Modificar la presentación del listado de archivos.

Ordenar Listados de Archivos Ascendente o Descendentemente

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Para GUARDAR archivos, la versión de Word 2000, presenta la siguiente pantalla:

5

2

3

4

6

1

EXPLICACIÓN DE LA PANTALLA ANTERIOR

1. Carpetas: permite elegir alguna carpeta específica para grabar la información

2. Nombre de Archivo: en esta sección se escribe el nombre que identificará al fichero. Admite nombres largos y espacios.

3. Guardar como tipo: Aquí se puede escoger el formato con el cual desea guardar el archivo. Por ejemplo, puede elegir Word 97, 95, WorPerfect, Solo Texto, etc.

4. Contenido y Detalles: En esta parte se muestra el contenido de la carpeta actual (en este caso la carpeta actual se llama LIBRO DE INFORMATICA. Número 5.) Se muestra además, el tamaño, tipo de información, fecha y hora de creación o modificación.

5. Rutas: Da la opción de elegir el disco, las carpetas (ruta completa), en donde se va a almacenar el archivo.

6. Opciones Varias.

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Permite regresar a las últimas carpetas visitadas

Regresa una a una de las carpetas de la ruta actual. La diferencia con el ícono anterior, es que éste, sigue el orden jerárquico.

Abre el navegador por defecto y permite utilizar Internet.

Se utiliza para borrar el archivo que está seleccionado

Crea una subcarpeta en la carpeta actual

Se utiliza para mostrar los archivos en diversas formas. Su contenido, solo su nombre o con su información descriptiva: Tamaño, tipo de archivo, fecha de actualización. También da la opción de presentar ordenadamente los archivos por tipo, nombre, tamaño o fecha.

Tiene varias opciones, como borrar o cambiar el nombre del archivo activo, conectarse a Internet, propiedades de los archivos y opciones Generales.

NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA • Acerca de GRABAR información, las últimas versiones de WORD, tienen dos

opciones adicionales para trabajar con Navegadores de Internet. GUARDAR COMO PAGINA WEB y VISTA PREVIA DE LA PAGINA WEB. Esto permite visualizar en el navegador de Internet muchos de los atributos asignados al archivo.

GRABAR EN DISKETTES Hasta ahora todo lo que se ha almacenado ha quedado en el disco duro del computador (unidad C:). Para grabar en disquetes, debe cambiarse está unidad por A: generalmente. Una vez realizado este proceso se recomienda volver a dejar funcionando el computador en C:. Es decir hacer otra vez el proceso cambiando ahora de unidad A: para unidad C:

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COMO GRABAR UN ARCHIVO EN UN DISKETTE 1. Introducir un disquete en la unidad libre de virus y sin protección. 2. Tener la información en pantalla 3. Entrar por el menú ARCHIVO 4. Elegir GUARDAR COMO 5. En el cuadro NOMBRE DE ARCHIVO, escribir un NOMBRE 6. En el cuadro GUARDAR EN, escoger la unidad a: 7. ACEPTAR o ENTER

NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA •

•

•

Los disquetes son muy importantes para llevar información de un Computador a otro y como copias de seguridad, pero debe ser muy cuidadoso con los virus. No permita que personas extrañas introduzcan disquetes en su Computador, especialmente si es el de la empresa; Podría estar perdiendo toda la información por causa de un virus.

COMO ABRIR UN ARCHIVO (Mostrarlo en Pantalla) 1. Tener Información en pantalla. 2. Entrar por el menú ARCHIVO 3. Elegir la opción ABRIR 4. Escoja el nombre del archivo o escríbalo (si no está, cambie de ruta) 5. ACEPTAR o ENTER


A diferencia de todos los programas estudiados en la parte introductoria (Paint Brush, Paint, Write, Word Pad, Agenda, etc), programas como Word, Excel y PowerPoint, etc. tienen la capacidad de manejar varios archivos en memoria, es decir que se puede trabajar en varios archivos diferentes a la vez ; los archivos abiertos en Memoria se encuentran en el Menú de Ventana. Es un error ir al disco duro con la operación ABRIR a traer un archivo que ya había sido abierto.

Cuando se comete el error de abrir un archivo que ya estaba abierto, es decir, que aparece en el listado del Menú de Ventana, el computador le advierte poniendo en pantalla el mensaje: DESEA VOLVER A LA VERSION GUARDADA?

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COMO CREAR UN ARCHIVO (Hoja en Blanco) 1. Entrar por el Menú de ARCHIVO 2. Elegir la opción NUEVO COMO CERRAR ARCHIVO Operación que consiste en quitar el archivo de la memoria de trabajo del computador (no confundir con borrar archivo que sería eliminarlo definitivamente del disco duro). 1. Entrar por el Menú de ARCHIVO 2. Elegir la opción CERRAR

NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA • Se puede utilizar el botón de cerrar el archivo, es el segundo botón de control, no

olvide que el primero corresponde a Word (en Windows Corriente encuentra en la parte superior izquierda, en Windows 95-98 usamos la segunda X en la parte superior derecha).

COMO SACARLE COPIAS A UN ARCHIVO 1. Tener el archivo original en pantalla. 2. Entrar por el menú ARCHIVO 3. Elegir la opción GUARDAR COMO 4. Escribir el nuevo Nombre (si desea puede elegir otra unidad y/o carpeta) 5. ACEPTAR o ENTER Cada vez que se hace este proceso se crea un nuevo archivo idéntico al original sobre el cual se puede trabajar con la seguridad que los cambios que se le hagan, no afectarán el archivo origen de esta copia.

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CONTRASEÑAS

La contraseña le brinda seguridad a los archivos ya que solo podrán ser visualizados por aquellos que conozcan esta clave. Existen dos tipos de Contraseña: La primera es contra Lectura/Escritura. La segunda solo contra Escritura, es decir permite leer el archivo. Tenga siempre presente que una cosa es el Nombre del archivo y otra el nombre de la contraseña, nunca deberá confundirlos. Si se da la contraseña normal solo podrán tener acceso al archivo el usuario o los usuarios que conozcan esta clave. Si se da la contraseña contra escritura cualquier usuario podrá tener acceso al archivo, la seguridad radica en que no podrán efectuar cambios sobre el mismo, ya que no se permite la operación GUARDAR sobre el archivo existente. La contraseña no se visualizará en pantalla, en su lugar aparecerá ******* Si olvida la contraseña pierde el contenido del archivo. COMO ASIGNAR CONTRASEÑA A UN ARCHIVO 1. Tener el archivo en pantalla 2. Entrar por el menú Archivo 3. Elegir GUARDAR COMO 4. Escoger OPCIONES 5. Escribir la contraseña deseada

Contraseña Normal o

Total Contraseña Contra escritura

6. Volver a escribir la misma contraseña y enter 7. Aceptar o enter.3

3 Algunas veces, el operador tiende a confundirse porque tiene presionar tres veces la tecla enter. Si en algún momento no recuerda con exactitud cuantos ha presionado, tenga en cuenta que el cursor debe quedar titilando dentro del documento que Usted ha elaborado.

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USUARIOS OFFICE 2000 Esta versión de Word, cambia un poco la ubicación de las opciones para el manejo de CONTRASEÑAS en los archivos.

• Tener el archivo en pantalla • Entrar por el menú Archivo • Elegir GUARDAR COMO • Hacer clic en el botón llamado • Escoger OPCIONES GENERALES • Escribir la contraseña deseada • Volver a escribir la misma contraseña y pulsar ENTER dos

veces.


•

•

Para borrar la contraseña se sigue el mismo proceso de colocarla y se borran los ****** Si usted utiliza varias contraseñas, para no olvidarlas, podría escribirlas en un archivo y ponerle contraseña a este. Pero esta práctica no es totalmente segura, porque si le conocen la clave de dicho archivo van a conocer todas. El sitio mas seguro, es su MEMORIA.

Cualquier persona puede borrar el archivo del disco duro, ya que eliminar un archivo es un proceso ajeno a la contraseña.

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION 1. Escribir un poema y guardarlo, colocarle contraseña. 2. Abrir cualquier archivo del disco duro. 3. Realizar el proceso de guardar con otro nombre. 4. Colocar contraseña a este nuevo archivo. 5. Cerrar todos los archivos. 6. Recuperar nuevamente sus dos archivos. 7. Quitar la contraseña a ambos archivos. 8. Grabar los archivos en un disquete 9. Cerrar todos los archivos abiertos. 10. Recuperar sus dos archivos en otro computador utilizando el disquete.

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OPERACIONES CON BLOQUES

Indicadores : ♦ Manejar adecuadamente la presentación de los bloques de texto. ♦ Adquirir habilidad en el manejo de las operaciones con bloques más utilizadas

en la elaboración de documentos comerciales. ♦ Realizar operaciones relacionadas con el manejo del Portapapeles (Copiar y

Mover bloques de texto). ♦ Conocer las teclas que pueden eliminar por accidente un bloque de texto

marcado. BLOQUE: Conjunto de caracteres (números, letras, signos). Como mínimo un carácter y como máximo todo un documento. Las operaciones con bloques están diseñadas para brindar mayor presentación al texto. Si tenemos una carta y queremos resaltar en Negrilla una palabra, debemos indicarle claramente al programa, cuál es la palabra a la que le deseamos hacerle este cambio. Es aquí donde aparece el concepto de bloque. La forma de mostrarle al programa el bloque deseado, se conoce como RESALTAR o SELECCIONAR el bloque COMO RESALTAR BLOQUES Utilizando el Teclado 1. Ubicar el cursor al principio o al final del bloque (use las flechas o comandos) 2. Mantenga presionada la tecla SHIFT 3. Mover las flechas dependiendo de la dirección hacia la cual se desea resaltar. Utilizando el Mouse 1. Ubique el puntero al principio o al final del bloque (sin presionar botones) 2. Con clic sostenido, arrastre y suelte el mouse.

130


•

•

•

Un bloque resaltado está expuesto a ser eliminado al presionar una tecla, por eso inmediatamente se termine de ejecutar la operación al texto debe procederse a desmarcarlo (ya sea moviendo una flecha o dando un clic en cualquier lado de la pantalla).

Son teclas prohibidas (borran el bloque) cuando existan bloques resaltados, las siguientes: Enter, Barra espaciadora, Números y cualquier letra del alfabeto. Si por accidente borra algo que no deseaba eliminar, recuerde que el CONTROL+Z cancela una acción (preferiblemente presionarla inmediatamente después de cometer el error).

Los bloques funcionan resaltándolos antes de ejecutar una acción. Es importante que recuerde los procedimientos para COPIAR, MOVER y BORRAR bloques. No olvide que utilizará el Portapapeles de Windows para este fin.

COMO COPIAR UN BLOQUE 1. Resaltar el bloque 2. Presionar CONTROL + C (o entrar por EDICION y elegir COPIAR). 3. Ubicar el cursor en donde desea colocar la copia (puede usar las flechas). 4. Presionar CONTOL + V (o entrar por EDICION y elegir PEGAR). 5. Para seguir copiando el mismo bloque, repito los pasos 3 y 4. COMO MOVER UN BLOQUE (Cambiarlo de sitio) 1. Resaltar el bloque 2. Presionar CONTROL + X (o entrar por EDICION y elegir CORTAR). 3. Ubicar el cursor a donde desea trasladar el bloque (puede usar las flechas). 4. Presionar CONTOL + V (o entrar por EDICION y elegir PEGAR). COMO COPIAR EL FORMATO DE UN BLOQUE A OTRO 1. Resaltar el bloque 2. Presionar CONTROL + SHIFT + C 3. Resaltar el bloque al cual le va a colocar el formato (puede usar las flechas). 4. Presionar CONTROL + SHIFT + V

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COMO BORRAR UN BLOQUE 1. Resaltar el bloque 2. Presionar la tecla SUPR. (No olvide que esta tecla se llama DEL, en los teclados en

inglés). Puede utilizar los íconos de la barra de herramientas ESTANDAR que se describen a continuación, en donde es fundamental resaltar bloques.

Se llama PEGAR. Coloca el contenido del portapapeles, en donde se encuentra el cursor. Si no existe información en el portapapeles este botón no se encontrará activo.

Se llama COPIAR. Permite llevar al portapapeles, una copia del bloque resaltado.

Se llama CORTAR. Lleva al portapapeles el bloque resaltado, para cambiarlo de lugar.

Se llama COPIAR FORMATO. Se utiliza para copiar las características del bloque resaltado.

Por la importancia del tema, preste especial cuidado a estos botones, ya que ellos facilitan el movimiento y traslado de la información, proporcionándole un ahorro en tiempo y esfuerzo. Existen muchas acciones que operan con bloques de texto. Al activar un ícono, se le asigna el atributo y al desactivarlo, se le elimina. Observe con detenimiento, el siguiente cuadro descriptivo:

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1. RESALTAR BLOQUE

2. NEGRILLA

2. CURSIVA

2. SUBRAYADO 2. TIPO DE LETRA

2. TAMAÑO DE LETRA

NOTA: Las anteriores operaciones también pueden efectuarse en el Menú de Formato y luego Fuentes. También puede presionarse el botón derecho del Mouse por dentro del bloque resaltado y Fuentes. 2. JUSTIFICACION:

(Izquierda, Central, Derecha, Justificar o completa) 2. ESPACIO INTERLINEAL

• • Párrafo •

Menú de Formato

Interlineado deseado

• Enter o Aceptar

NOTA: Las anterior operación también puede efectuarse dando doble clic a los triangulitos que hay en los extremos de la regla.

3. DESMARCAR BLOQUE

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USUARIOS OFFICE 2000 Esta versión de Word 2000, maneja el PORTAPAPELES de manera múltiple. Esto quiere decir, que puede almacenar hasta DOCE bloques diferentes. Aparece una nueva barra de herramientas llamada Portapapeles. Si no se especifica otra cosa, al pegar usando EDICIÓN, PEGAR o CONTROL + V, se pega el último bloque. Borra todo el

contenido del portapapeles

Pega todo lo que hay en el portapapeles

copiar

Este es el contenido del Portapapeles. En este caso hay Ocho Elementos. Los primeros 4 son imágenes y los demás son textos. Solo se pueden almacenar 12 elementos. Si desea guardar otro, se elimina el primero.

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• Si el usuario selecciona operaciones para bloques pasando por alto la marcación de

los mismos, notará más adelante, que el tipo de la letra, el tamaño, etc. se cambian solos. Si desea hacer estos cambios antes de escribir el texto se recomienda resaltar el bloque en blanco (quedará un cuadrito marcado) que existe en el inicio, él representará toda la información que usted agregue.

Este pequeño bloque se puede marcar antes de iniciar un Documento para definir las características del texto : letra, tamaño, cursiva, justificación, etc. Este bloque no permite que la letra cambie sus características al ubicar el cursor en otra línea del documento.


1. Crear los siguientes Documentos: 1.1 CUENTA DE COBRO • • • • • • •

Papel carta y Márgenes 3,3,4,3 Letra Arial Tamaño 12 Espacio Interlineal Doble Toda la carta en letra cursiva El nombre del deudor, Beneficiario y la palabra DEBE A: van centrados. El resto del Documento va Justificado

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1.2 CARTA SOLICITANDO EMPLEO Y OFRECIENDO SERVICIOS • • • • •

• • • • • •

• • • • •

• •

Papel Oficio y Márgenes 3,3,4,3 Letra Times New Roman Tamaño 11 Espacio Interlineal Doble Toda la carta en letra cursiva y justificada

1.3 CARTA SOLICITANDO APLAZAMIENTO DE UN REUNIÓN

Papel Carta y Márgenes 3,3,4,3 Letra Courier Tamaño 12 Espacio Interlineal uno y medio líneas Toda la carta en letra cursiva y justificada Colocar en negrilla el motivo del aplazamiento

1.4 ENSAYO REFERENTE A CUALQUIER TEMA DE ACTUALIDAD, MÍNIMO 4

PÁRRAFOS.

Papel Carta y Márgenes 2,2,2,2 Letra diferente a Times New Roman y Arial Tamaño 14 Espacio Interlineal uno y medio líneas Título centrado y con letra diferente, tamaño 18, en color Rojo (Menú de Formato y Fuentes). Todo el documento (menos el título) en letra cursiva y justificada Resaltar con Negrilla los puntos importantes

2. Averiguar que hacen los botones: 3. Por el Menú de Formato se encuentra la opción Numeración y Viñetas.

Experimente y aclare la relación de las viñetas Multinivel, con los botones: 4. Qué efectos produce la combinación SHIFT + F3 sobre un bloque marcado? Explica.

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5. Utilizando el Menú de Formato y la opción Fuentes escribe los siguientes datos relacionados con Subíndices y Superíndices:

• •

• •

mts2

H2O

mts3 X2 + 5X3 - 18X4 = 234 6. Los aforismos descritos a continuación están desordenados. Escríbalos

exactamente como aparecen y luego con el procedimiento para mover bloques, organícelos.

1. la amistad es como una huella que se borra en la arena

2. es la mitad del todo

3. difícilmente aprenderás a mandar

4. la mejor manera de influir en los demás

5. es mejor encender una vela

6. no verás las estrellas

7. si no se pisa continuamente

8. el conocimiento nos permite ganarnos la vida y

9. que maldecir la oscuridad

10. el principio

11. quien no espera vencer

12. es con el ejemplo

13. la sabiduría nos ayuda a vivir

14. si no has aprendido a obedecer

15. si de noche lloras por el sol

16. ya está vencido

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PRESENTACION PRELIMINAR

Indicadores : ♦ Identificar claramente la ubicación real de la información . ♦ Lograr pleno control de la distribución del documento dentro de♦ Hacer correcciones cambiando el porcentaje de visualización

Muestra la impresión en pantalla, igual a como saldría en el papel. Epermite detectar errores de distribución en la hoja. Debe estar pendiente de la parte inferior del Monitor, por ejemplo poduna página y el cursor está ubicado en ella), 30/200 (200 hojas en totubicado en la hoja 30).

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l papel.

s muy útil porque

ría ver: 1/1 (existe al y el cursor está

La idea general de ahora en adelante es lograr la perfección de los documentos en Presentación Preliminar, es decir, que se encuentren adecuadamente distribuidos dentro del papel. Para ello, estudiaremos tres botones que le ayudarán con esta labor : PERMITE COLOCAR VARIAS HOJAS A LA VEZ

Tenga en cuenta que si Usted selecciona varias hojas en Presentación Preliminar y solo ha escrito una. Solo se visualizarán las hojas reales que existen. Las hojas en blanco que aparecen en Presentación Preliminar se consideran reales. Si se manda a imprimir varias copias de un Documento que en Presentación Preliminar tiene hojas en blanco, la impresora las reconoce y las pasa en blanco. Esto será un problema si se trata de formas continuas principalmente, ya que estas hojas se perderían como formas continuas. Para borrar una hoja en blanco se ubica el cursor después de la última línea de escritura, se deja oprimida la tecla Suprimir o Delete por un espacio corto hasta que la hoja en blanco desaparezca. Si son varias hojas en blanco debe dejar esta tecla presionada hasta que estas hojas desaparezcan. Aparentemente solo se pueden colocar en Presentación Preliminar solo 6 hojas. Realmente hay más. Si ubicamos el puntero del Mouse en la primera de las hojas y seguimos con clic sostenido, notaremos que realmente hay un mayor número de hojas.

Clic sostenido desde esta hoja.

COLOCAR UNA SOLA HOJA EN PANTALLA La hoja que será visualizada es aquella en la que se haya dejado el cursor antes de entrar a Presentación Preliminar.

PERMITE CAMBIAR LA LUPA POR EL CURSOR Y VICEVERSA

Tene r el cursor en presentación preliminar tiene la ventaja de que me permite distribuir mejor los párrafos. Recordemos que si se observa que un párrafo se encuentra muy abajo se ubica el cursor al inicio del mismo y se sube con Backspace. (La tecla Delete o

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Suprimir se puede utilizar para el mismo fin siempre y cuando sea colocado el cursor unas líneas en blanco arriba del párrafo a subir). Si se desea bajar un párrafo coloco el cursor al inicio del mismo y presiono la tecla Enter. Tener la lupa en presentación preliminar tiene la ventaja de que me permite aumentar simplemente dando un clic sobre el lugar deseado, así puedo observar en detalle el contenido, observar algún efecto especial en la letra, etc. El tamaño más recomendado es la hoja pequeña en Presentación Preliminar, ya que de lo que se trata es observar la distribución en el papel. Mirar detalles de la información, termina siendo algo secundario. Para salir de Presentación Preliminar presione el botón ó la tecla ESC.

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION 1. Acomodar de manera perfecta en Presentación Preliminar los cuatro documentos

creados en el punto 1 del Ejercicio de Refuerzo del tema anterior. 2. Escribe tu nombre en la primera línea de un documento nuevo, por el Menú de

Archivo y la opción Preparar (configurar) página realiza el cambio de alineación vertical (pestaña Diseño de Página, coloca alineación centrada). Visualiza presentación Preliminar. Qué observas?. Explica.

3. Escribir el coro del Himno Nacional de Colombia en un documento nuevo. Copiarlo a

las páginas impares menores que 51. observe su trabajo en PRESENTACIÓN PRELIMINAR y haga los cambios necesarios en esta pantalla.

4. Brevemente, describa las tres metas mas importantes que te gustaría alcanzar algún

día. Asignar atributos de texto diferentes (tipos de letra, tamaño, color ). Utilice Presentación Preliminar para organizarlas en una hoja: parte superior, central e inferior.

5. Redacte una carta solicitando información detallada, acerca de los programas de

capacitación que ofrece cierta entidad. Asignar letra ARIAL de 14 puntos y resaltar con negrilla 5 palabras que considere muy importantes. Utilice Presentación Preliminar para organizar el texto en la hoja.

140

CORRECTOR DE ORTOGRAFIA

Indicadores : ♦ Utilizar con eficiencia el corrector de Ortografía que ofrece Microsoft Word. ♦ Conocer las limitaciones del corrector. ♦ Adquirir habilidad en la selección del término adecuado dentro de las

sugerencias del corrector. ♦ Activar coherentemente los botones del cuadro de diálogo de Ortografía.

No es que el computador realice la corrección como creen varias personas, simplemente mediante comparación con su diccionario interno, trata de definir cuales palabras están mal escritas. A partir de las versiones de Word para Windows 95 se presenta con una línea de color rojo las palabras que considera extrañas (pueden ser o no errores de Ortografía). El computador no puede hacer la corrección porque él mira la sintaxis de las palabras, (la forma como están escritas) y no mira semántica (el significado de las palabras)

2. La solución que el Word considera más probable.

3. Otras posibles soluciones

1. La palabra tal y como la escribió el usuario.

POSIBILIDADES 1. La palabra está mal escrita, la solución más probable es correcta, en este caso:

Hacer clic en CAMBIAR o CAMBIAR TODO

141

2. La palabra está mal escrita, la opción más probable NO es correcta y la solución correcta está dentro de las sugerencias, en este caso: Seleccionar la sugerencia que es correcta y Hacer clic en CAMBIAR O CAMBIAR TODO.

3. La palabra está mal escrita, la opción más probable NO es correcta y las sugerencias

no tienen la opción correcta, en este caso: CORRECCION MANUAL (se escribe la palabra en el cuadro de Cambiar por, luego oprime el botón CAMBIAR o CAMBIAR TODO).

4. La palabra está bien escrita, en este caso: Hay que elegir IGNORAR, IGNORAR

TODO ó AGREGAR al diccionario.

USUARIOS OFFICE 97- 2000 • El principio del corrector de ortografía de estas versiones, es el mismo de las

anteriores; Posee mayor capacidad de corrección, es más amigable. Modifica su pantalla de presentación:

.

Sustituye el botón IGNORAR de otras versiones

Motivo de corrección lo presenta de otro color (generalmente rojo)

• La revisión de la gramática es un nuevo avance en el manejo del Corrector de

Ortografía, resulta una herramienta valiosa a la hora de evaluar la redacción. Los errores que Word considera de gramática los presenta con una línea de color verde.

142


La diferencia entre CAMBIAR y CAMBIAR TODO se puede ver en el siguiente ejemplo:

•

•

•

•

Si en documento existen tres veces la palabra “NUEBO”, al utilizar el botón CAMBIAR, sólo se cambia la primera palabra “NUEBO”. Al utilizar el botón CAMBIAR TODO, se cambian las tres palabras “NUEBO”.

IGNORAR (OMITIR) o IGNORAR TODO (OMITIR TODO) se utiliza cuando Usted, como usuario, considera correcta la palabra que el programa resalta como incorrecta. Lo que pasa es que el corrector la señala como error porque no la tiene almacenada en el diccionario interno. (Ej: Nombres de personas, ciudades, animales, etc.)

Tenga presente siempre que el corrector ortográfico es una ayuda valiosa para identificar los errores sintácticos (escritura) y semánticos (significado), pero el usuario debe tener conocimientos sólidos de ortografía y gramática porque el programa le da opciones, para que dicho usuario escoja la que considere más adecuada.


1. Pasar el corrector de ortografía sobre los documentos que se han venido trabajando

en los ejercicios anteriores. 2. Word posee adicionalmente un diccionario de Sinónimos, este diccionario se puede

accesar por el Menú de Herramientas ó con la combinación SHIFT+F7. Busca un sinónimo a cada una de las siguientes palabras:

AMOR = TRABAJO = TRIUNFAR = DISFRUTAR = AMABLE =

143

IMPRESION

Indicadores : ♦ Conocer el procedimiento para desplegar la información en el papel. ♦ Preparar la Impresora y definirla en el programa. ♦ Elegir la opción adecuada en el cuadro de diálogo de impresión: copias, todo el

documento, página actual, rangos de páginas. Nos dedicaremos a conocer las instrucciones que hay que ejecutar en Word, para direccionar la información desde el programa a la impresora. El estudio de la impresora tiene que tratarse con exclusividad en el manejo de cada uno de los modelos existentes, pero no hay que alarmarse, para aprender a operar la impresora, usted solo necesita 3 minutos de su tiempo, ya que solo se debe conocer como encenderla, como colocarla en línea con el computador y como manejar el papel (colocar, avanzar y retroceder). COMO IMPRIMIR EN WORD 1. Tener en la pantalla la información que va imprimir 2. Entrar por el menú ARCHIVO 3. Elegir la opción IMPRIMIR 4. Escoger la opción deseada del cuadro siguiente y ACEPTAR.

144

EXPLICACION DEL CUADRO DE IMPRESION ANTERIOR Todo: Imprime absolutamente todas las hojas que tiene el documento,

así estén en blanco, la impresora las toma y las pasa. Página Actual: Imprime solamente la página en donde está el cursor. Páginas: Se utiliza para imprimir rangos de páginas. Por ejemplo, 1, 5, 14-

17, 30. Imprimirá las páginas 1, la 5, desde la 14 hasta la 17 y la página treinta. Si se escribe lo siguiente 6- imprimirá desde la página 6 hasta el final del documento.

Número de Copias: Permite sacar duplicados. (como sacar fotocopias). Propiedades: Utilizado para cambiar los atributos del papel y la calidad de

impresión.

Este botón, el cual se encuentra en al barra de Herramientas Estándar, direcciona a la impresora una copia de Todo el documento. No permite seleccionar la información que deseo imprimir, ni tampoco el número de copias. Bien utilizado es una manera muy cómoda de imprimir.


•

•

•

Si desea cancelar la impresión, debe acudirse a la multitarea para cerrar el ADMINISTRADOR DE IMPRESION: En Windows 3.X y 3.XX, una forma sería CONTROL+ESC Y FINALIZAR TAREA sobre esta aplicación. Con este proceso, se elimina todo lo que haya pendiente de impresión.

En Windows 95-98 el Administrador de Impresión se representa por un Icono en la Parte inferior derecha de la pantalla, junto a la hora del sistema. Con doble clic se puede abrir este icono. Se cierra normalmente.

Otra manera muy cómoda de ir al Administrador de Impresión es con la combinación de teclas ALT+TAB.

Si desea cambiar la impresora lo puede hacer, tenga presenta que puede verse afectada la distribución del documento, es conveniente cerrar la caja de diálogo de Impresión y volver a visualizar la Presentación Preliminar antes de realizar la impresión.

145

EJERCICIO DE RETROALIMENTACION 1. Imprimir una copia de los documentos que se han venido trabajando en los

ejercicios anteriores. 2. Direccionar a la impresora un párrafo únicamente, tomado de cualquiera de los

documentos elaborados en los ejercicios anteriores. 3. Escribir los siguientes aforismos:

“Ser importante es agradable, pero ser agradable es MUY IMPORTANTE”. “La verdadera grandeza, consiste en hacer grandes a los demás”

Copiar el primero, a las páginas impares menores que 21 y el segundo a las pares

menores que 22. Imprimir solamente la página 3 y la 14. 4. Apagar la impresora, enviar 100 copias de uno de los cuatro documentos,

posteriormente cancelar la impresión.

146

UTILIZACION DE LA REGLA Recordemos lo que conocemos de la regla hasta ahora:

Haciendo doble clic sobre la zona gris puedo cambiar Papel y Márgenes

Haciendo Doble clic sobre los triangulitos puedo cambiar Espacio Interlineal. Ahora estudiaremos dos nuevos usos para la regla: TABULADORES Y SANGRIAS:

TABULADORES

Indicadores : ♦ Adquirir habilidad en la definición de los tabuladores adecuados ♦ Organizar la información en columnas por medio de tabuladores. ♦ Eliminar tabuladores.

Con un clic aparece otro tipo de tabulador.

Tabuladores en esta zona están por fuera de los márgenes. No deben existir.

Con un clic queda establecido el tabulador que hay en el momento

147

CLASES DE TABULADORES

Este tabulador alinea el texto a la izquierda

Centra el texto a partir de la medida del tabulador

Alinea a la derecha

Utilizado para organizar números. Alinea por la coma o punto decimal.

Botón de barra de tabulaciones. Solo en la versión de WORD 2000. Asigna una línea vertical, en la posición indicada.

Sangría de primera línea. Solo en la versión de WORD 2000. Ver sección Sangrías

Sangría de párrafo. Solo en la versión de WORD 2000. Ver sección Sangrías

COMO DEFINIR TABULADORES 1. Seleccionar el tabulador deseado en la regla 2. Dar clic en la regla para ubicar su posición. 3. Repetir los pasos anteriores tantas veces como tabuladores necesite. Por ejemplo si deseamos crear un listado para: Departamento Capital Habitantes Extensión

148

Luego de escribir algunos datos, probablemente concluirá que las medidas que fueron seleccionadas en la regla tendrán que ser modificadas para separar mejor los espacios, en cuyo caso debe: • •

•

•

•

•

•

Resaltar toda la información Mover el tabulador sobre la regla en forma Horizontal.


Si se desean efectos especiales en los tabuladores, como por ejemplo puntos, simplemente se da doble clic sobre cualquiera de los tabuladores que haya ubicado en la regla. No olvide que debe hacerlo con bloques marcados.

Cualquier error: Control + Z.

El botón permite ver los caracteres que no salen en impresión, con ellos puedo visualizar posibles errores en mis columnas tabuladas.

Para los títulos tendría que declarar nuevos tabuladores, aunque es preferible cuadrarlos manualmente con la barra espaciadora, no vale la pena declarar medidas para tan pocos datos

Para no tener problemas con tabuladores y sangrías conviene mirar con detenimiento siempre la posición del cursor. Preferiblemente trabaje con párrafos marcados.


1. Crear un listado donde se contemplen las siguientes columnas: DEPARTAMENTO,

CAPITAL, HABITANTES, EXTENSION. Visualizar los caracteres no Imprimibles.

2. Crear un listado donde se incluyan las siguientes columnas: NOMBRE, EDAD, SEXO, CARGO, SUELDO. Visualizar los caracteres no Imprimibles.

3. En el primer listado borre toda la columna de HABITANTES. 4. En el segundo listado borre toda la columna de SEXO.

149

SANGRIA

Indicadores :

♦ Conocer el concepto de Sangría que maneja el programa. ♦ Preparar párrafos de texto con ayuda de Sangrías. ♦ Adquirir habilidad en el movimiento de las Sangrías.

Sangría Derecha

Sangría de Primera Línea

Sangría Izquierda

Permite mover la sangría de primera línea y la sangría izquierda simultáneamente.


1.) Utilizando Sangrías lograr la siguiente distribución en el poema de Sebastián García:

DE PADRE A HIJO

Ojalá atento hubiera escuchado, cuando al acostarlo y dejarlo arropado, suplicante me insistía con ruegos y llantos, que me quedara a su lado, que estaba asustado.

Ya no hay juegos que arbitrar tampoco hay llantos que consolar, no hay historias que escuchar, peleas que arreglar, ni rodillas que sanar.

Ya no hay trabajo, ya no estoy alterado, no tengo que hacer, me siento desolado ahora soy yo quien quiere estar a su lado y es hoy mi hijo quien vive ocupado.

Un distante abismo me separa de mi hijo poco nos vemos. No somos amigos; los años han volado, mi hijo se ha marchado y su ausencia solo dolor me ha dejado.

No sé en que momento el tiempo pasó ni a qué horas mi hijo creció ojalá el volviera a nacer para estar a su lado y verlo crecer

150

2. Utilizando Sangrías lograr la siguiente distribución en el poema:

PLEGARIA A DIOS A Dios le pedí fuerzas para grandes logros y me hizo débil para aprender humildemente a obedecer

Pedí salud para poder hacer grandes cosas y me dio enfermedad para poder hacer cosas buenas

Pedí riquezas para poder ser feliz y me dio pobreza para poder ser sabio

Pedí poder para obtener alabanzas me dio debilidad para sentir necesidad de DIOS

Pedí de todo para poder disfrutar de la vida me concedió vida para poder disfrutar de todo

“Yo entre todos soy el más afortunado soy el más feliz”

3.) Utilizando sangrías lograr la siguiente distribución en los párrafos: SOCIEDAD: Conjunto de personas, familias, pueblos o naciones agrupadas para

cumplir un fin mediante la mutua cooperación. CONFLICTO: Proceso que se inicia cuando una parte piensa que otra parte a

afectado de manera negativa, o esta a punto de afectar de manera negativa, algo que le interesa a la primera parte.

EDUCACIÓN: Proceso de formación permanente, personal, cultural y social que se

fundamenta en una concepción de la persona humana de su dignidad, de sus derechos y deberes.

4.) En un documento nuevo, colocar los márgenes 1,1,1,1. Medir un sobre y en la

preparación de papel colocar manualmente sus dimensiones. Utilizando sangrías llenar los datos del sobre. Imprimirlo.

151

BUSQUEDAS Y REEMPLAZOS

Indicadores :

♦ Localizar rápidamente un bloque de texto. ♦ Cambiar automáticamente un bloque de texto que se repite en un Documento.

Cuando manejamos documentos extensos, resulta difícil localizar ciertas partes del mismo. Word incorpora procesos automáticos que permiten localizar cadenas de caracteres, de la misma manera permite hacer reemplazos. El proceso de búsqueda será: • Edición (menú) • Buscar Cadena de caracteres a localizar

Iniciar la búsqueda

Dar nueva cadena (palabra) para efectuar cambios por la palabra buscada)

Si se desea hacer un reemplazo, también se puede seguir el proceso:

• Edición (menú) • Reemplazar

152

Palabra a buscar para ser sustituida

Confirmar cada reemplazo

Iniciar la búsqueda

Nueva palabra

Realiza todos los reemplazos sin pedir confirmación

USUARIOS OFFICE 97-2000 •

•

Esta versión integra la Búsqueda, Reemplazo y localización de páginas (F5), en una sola caja de diálogo con tres pestañas. Se manejan estos procesos de una manera muy sencilla. Buscar y Reemplazar es igual que en la versión anterior y la pestaña IR A, permite llevar el cursor a una página específica


Al hacer un reemplazo se puede buscar la palabra con Formato (negrilla, tipo de letra, tamaño, etc.) y reemplazar por una palabra también con Formato.

153


1. Crear un archivo de mínimo 3 páginas (puede ser recuperado del disco duro, puede

ser armado utilizando el Portapapeles, etc.) 2. Utilizando el proceso de Búsqueda y Reemplazo, localizar una palabra y

reemplazarla por ella misma pero toda en Mayúscula y en NEGRILLA. 3. Cite 3 ejemplos claros en los que pueda utilizar el proceso de Búsqueda o Búsqueda

y Reemplazo. Explique.

154

TABLAS

Indicadores :

♦ Crear correctamente cualquier tabla. ♦ Conocer los procesos para insertar filas y columnas a una tabla de Word. ♦ Eliminar filas y columnas de una tabla. ♦ Manipular los procesos de unión y división de celdas en una tabla. ♦ Conocer el proceso para cambiar el ancho de columnas y la altura de filas en

una tabla. ♦ Adquirir habilidad en la elaboración de todo tipo de cuadros.

Dentro de Word podemos destacar las Tablas como una de las herramientas más utilizadas debido a que pueden ser empleadas para varias funciones, entre las que se destacan: 1. Tabular columnas 2. Mantenimiento y creación de Tablas de Datos (Proceso de Fusión de Archivos) 3. Diseño de cuadros 4. Operaciones Matemáticas COMO CREAR UNA TABLA 1. Ubicar el cursor en donde desea crear 2. Entrar al menú TABLA 3. Elegir INSERTAR TABLA 4. Definir la cantidad de columnas y filas deseadas 5. ENTER El ancho de una columna se puede cambiar con clic sostenido si el puntero del Mouse tiene la forma de: , pero tenga en cuenta que no deben existir cuadros resaltados (celdas), porque este ancho solo afectaría dichos cuadros. Para desmarcar un cuadro mueva una flecha, para resaltarlo, espere a que el puntero del Mouse cambie a flecha y de un clic. Las dos formas del Mouse mas comunes dentro de una Tabla, son:

Permite Marcar Bloques. Permite ubicar el cursor para escribir Es necesario advertir que no debe moverse las líneas de los extremos de la tabla, a menos que sea estrictamente necesario, al hacerlo se está sacando la tabla del margen de la hoja. La cuadrícula (CUADRICULA AUTOMATICA. En otras versiones, esta cuadrícula automática se llama: LINEAS DE DIVISIÓN), que se ve en pantalla no sale en

155

impresión, ello quiere decir que hacer una tabla es como declarar tabuladores; para muchas personas que manejan texto por columnas resulta muy dispendioso declarar tabuladores y prefieren hacer Tablas. En la impresión, se obtiene el mismo resultado. COMO MOSTRAR U OCULTAR LA CUADRICULA AUTOMATICA 1. Entrar por el menú TABLA 2. Elegir CUADRICULA AUTOMATICA o MOSTRAR u OCULTAR LINEAS DE

DIVISIÓN.


A.) Con una tabla crear el siguiente listado:

NOMBRE CEDULA SEXO EDAD SUELDO BASICO SEGISMUNDA LOPERA 60125469 F 34 $560.000,ooANACLETA RANGEL 27568452 F 45 $890.000,ooHIPOLITO RIOS 1245697 M 28 $800.000,oo 6 registros más....

B.) Utilizando tablas, cree el siguiente Memorando, no olvide consultar Presentación Preliminar. Debe quedar listo para impresión.

MEMORANDO

PARA : Casimira Chozas del Río DE : Instructor de Informática ASUNTO : Llamada de atención FECHA : 3 de Septiembre del 2001 Me permito hacerle el presente llamado de atención por el (los) motivo (s) que a continuación le señalo con una x:

( ) Retardos ( x ) Inasistencia sin excusa justificada ( x ) Bajo rendimiento ( x ) Logros cognoscitivos deficientes ( ) Indisciplina o mala conducta con sus superiores

156

Le hago una invitación formal para que asuma con voluntad y responsabilidad su compromiso con su Institución, sus Padres y con Ud. mismo(a) y corrija, en corto tiempo, esas anomalías. De lo contrario su caso pasaría al Consejo Académico. Cordialmente, JG.

OPERACIONES CON COLUMNAS Y FILAS Muchas operaciones requieren marcar pequeños bloques de celdas, otras por el contrario requieren la marcación completa de columnas y filas. La marcación de pequeños bloques se realiza de una forma normal. La marcación de columnas y filas es especial: Para columnas: Ubicar el cursor en la línea superior de la tabla.

Cuando el puntero del Mouse se convierta en flecha negra, hacer clic.

Para Filas: Ubicar cursor antes de la línea izquierda de la fila deseada (fuera de

la tabla). Haga clic. COMO INSERTAR FILAS O COLUMNAS A UNA TABLA

1. Resaltar en donde va a insertar 2. Entrar por el Menú llamado TABLA 3. Elegir la opción INSERTAR Filas o Columnas.

COMO ELIMINAR FILAS O COLUMNAS A UNA TABLA

1. Resaltar lo que desea eliminar 2. Entrar por el Menú llamado TABLA 3. Elegir la opción ELIMINAR Filas o Columnas.

157

COMO CAMBIAR EL ANCHO A UNA COLUMNA O LA ALTURA A UNA FILA 1.

2.

Ubicar el puntero en la línea que separa las columnas o las filas hasta que aparezca una cruz con puntas de flecha. ( )

o

Con clic sostenido, mover y soltar el mouse

NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA • En el menú TABLA se encuentran todas las operaciones que tienen que ver con lo

referente a este tema, tenga en cuenta que este menú varía dependiendo de cuál información se encuentra seleccionada. Si usted desea Insertar una fila, por ejemplo, con anterioridad debió resaltar una fila, de lo contrario esta opción no existirá.

• Los procedimientos para cambiar atributos de texto, alineación son iguales que para

texto normal, fuera de la tabla. • Para avanzar de una celda a otra hacia la derecha use la tecla TAB. (también puede

usar las flechas de movimiento del cursor ). Si el cursor está en la última celda, al presionar la tecla TAB, se inserta una fila.


1. Recuperar una TABLA con 3 registros, cuatro campos y realizarle los siguientes procesos:

• Insertar dos filas y llenarlas • Eliminar una fila • Modificar algunos datos • Insertar una columna y llenarla • Colocar papel carta horizontal • Colocar los Márgenes 2,2,2,2. • Ajustar las columnas de tal modo que en Presentación

Preliminar se observe la información bien distribuida. Si es necesario mueva la línea derecha de la tabla pero sin sacarla de la hoja y respetando el margen de 2 cms.

158

OTROS PROCESOS CON TABLAS

COMO UNIR CELDAS Debe aclararse que unir celdas, es tomar dos o más cuadros y convertilos en uno solo. Esta unión se hace a nivel de columnas y no de filas. (en versiones recientes, la unión funciona también para las filas). El proceso es el siguiente:

Resaltar las celdas que desea unir. (Puede usar SHIFT y las flechas) 1.

2. 3.

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2.

Entrar por la opción TABLA Elegir UNIR CELDAS

COMO DIVIDIR CELDAS Dividir una celda significa, partirla en varias celdas. El proceso de división de celdas es el siguiente:

Resaltar las celdas que desea dividir. (Puede usar SHIFT y las flechas) Entrar por la opción TABLA Elegir DIVIDIR CELDAS Definir el número de columnas en que desea dividir Presionar ENTER o ACEPTAR.

COMO TRAZAR BORDES A UNA TABLA

Resaltar toda la tabla o parte de ella Desde la barra llamada BORDES, elegir el estilo de línea y la posición de la línea

1

2

3

Posee tres partes: 1. Tipo de Línea. 2. Botones que indican donde va la línea (cuadro donde está el cursor o el bloque Resaltado) 3. Fondo (cuadro donde está el cursor o el bloque Resaltado).

159

USUARIOS OFFICE 97-2000

• El manejo de tablas es tal vez uno de los procesos que más ha cambiado con la aparición de la nueva versión de Word, hay mayor facilidad para el manejo de cuadros, no se preocupe, para adaptarse a este cambio.

• La barra de Herramientas Tablas y Bordes tiene otra presentación:

Botones que permiten hacer cuadros

Botón sin bordes (borrar líneas) Dos nuevos botones: Líneas de

adentro horizontales y Líneas de adentro verticales

• Las tablas que se insertan en esta versión ya poseen una cuadrícula con líneas que si salen en presentación preliminar (recuerde que en versiones anteriores son solo guías), ello quiere decir que si quiere utilizarlas para manejar texto en columnas (tabular) pero no desea estas líneas tendrá que marcar toda la tabla y seleccionar el botón sin bordes.

• Existe gran variedad de tipos de línea, colores de línea, relleno y grosor.

• Incorpora nuevos botones como el de dibujar una tabla y el borrador de líneas.

• Es permitida la unión (combinación) y división de columnas al igual que en versiones anteriores, pero además permite la unión y división de filas.

No tendrá más problemas con la dirección vertical del texto, posee un botón que facilita esta tarea.

• A diferencia de versiones anteriores la altura de la fila puede ser modificada con el Mouse como si se tratará de una columna.

160


Utilice las opciones de TABLAS para crear los siguientes diseños:

FRASES CELEBRES

El que pierde dinero, pierde algo; El que pierde un amigo pierde mucho, pero el que pierde la fe y la esperanza en sí mismo, lo pierde todo.

El ejecutivo mas valioso es aquel que entrena a alguien para ser un hombre mejor

Los años enseñan muchas cosas que los días desconocen.

La amistad es como una huella que se borra en la arena, si no se pisa continuamente.

Nunca es tarde para intentar una nueva experiencia Feliz el hombre que sabe luchar por el bien de los demás, a costa del precio mas alto.

El secreto de la vida no está en hacer lo que uno quiere, sino en querer lo que uno hace

Eres hombre en la medida en que creces junto a otros, trabajas con otros y sirves a otros.

Cada día puede traerte la posibilidad de ser mejor Uno no está vencido, hasta que haya aceptado la derrota.

Nadie es mas que nadie ni menos que nadie. No pierda la paz con los demás, pero especialmente, no pierdas la paz contigo mismo.

Creces, cuando conviertes los obstáculos en recursos El éxito es fácil de obtener; lo que es difícil es merecerlo.

Sin trabajo no se obtiene el descanso, como sin lucha no se consigue la victoria

Según los expertos, las dos palabras mas difíciles de pronunciar son: “ME EQUIVOQUE”.

c)

b)

a)

161

d)

e)

f)

INSTITUTO “Compusoft” CERTIFICA

Que: Realizó y aprobó formación en:

Horas

Fecha terminación Lugar

No. Registro

Firma y sellos

162

g)

PRELIQUIDACION DE IMPUESTOS

No. Beneficiario : O. P o Cuenta No : Valor : $ Dependencia : Fecha : Señor tesorero: Sírvase descontar del valor de la anterior Orden de Pago o Cuenta de Cobro, lo soguiente:

DESCRIPCION TASA DESCUENTO Previsión Social 1.5% $ 390 00 Pro-Desarrollo 1.0% $ 260 00 Pro-Electrificación Rural Pro-Bienestar del Anciano 0.5% $ 130 00

Total a descontar $ 780

00

El beneficiario C.C. ó NIT El preliquidador:

Nota: Esta preliquidación está sujeta a revisión en el momento de pago.

163

h)

TARJETA BENEFICA Banco del Norte

Tarjeta No. Fecha Facturac.

Cupo total

Cupo no. dif. Disponible

aa

mm

dd

No. Mes Día Descripción Compras Abonos y créditos

Saldo favor

Saldo anterior Intereses Total cargos Total abonos

Saldo mora Mora desde Pago a plazos Pagar antes del

Aa

mm

Dd

aa

mm

dd

i) CIUDAD AÑO MES DIA NUMERO DE LA CTA

Titular de la cuenta

AHORRA-TODO BANCO No. cta del cheque

valor

Comprobante 1 De 2

Depósito 3 NUMERO DE

CHEQUES SUMA CHEQUES

CONSIGNADOS EFECTIVO TOTAL

NOMBRE DEL DEPOSITANTE

DIRECCION TEL

164

UNIVERSIDAD DEL PROGRESO SECCIONAL CUCUTA

NIT 754.025.789-34-PR No. 8

COMPROBANTE DE EGRESO

BANCO

CHEQUE No. CC. ó NIT. BENEFICIARIO

FECHA

POR CONCEPTO DE

CODIGO

DEBITO

CREDITO TOTAL

FIRMA RECIBIDO

CEDULA/N

ELABORADO POR

APROBADO POR CON

HOTEL EL DESCANSO

k)

RECIBO DE CAJA Recibido de: C.C. ó NIValor $ Valor en letras Por concepto de:

FORMA DE PAGO EFECTIVO TARJETA Firma del CajeCHEQUE

165

000457
j)
VALOR

IT.

TABILIZADO POR

No.

T :

ro

procesador de palabras “microsoft...

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