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Microsoft PowerPoint 2007

Pág. I

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1 CARACTERÍSTICAS DE POWERPOINT ........................................................................... 1 ENTRAR EN POWERPOINT ........................................................................................... 2 COMPONENTES DE LA VENTANA DE POWERPOINT ................................................... 2 SALIR DE POWERPOINT ............................................................................................... 4 AYUDA ......................................................................................................................... 4 MENÚ CONTEXTUAL .................................................................................................... 4 2. MANEJO DE PRESENTACIONES ................................................................................ 5

CREAR UNA PRESENTACIÓN NUEVA ............................................................................ 6 ABRIR UNA PRESENTACIÓN EXISTENTE ........................................................................ 6 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN ................................................................................... 7 CERRAR UNA PRESENTACIÓN ....................................................................................... 9 IMPRIMIR UNA PRESENTACIÓN, DOCUMENTOS Y NOTAS .......................................... 9 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 10

3. TRABAJO EN UNA DIAPOSITIVA ............................................................................ 12 INSERTAR Y SELECCIONAR TEXTO ............................................................................... 13 MOVER, COPIAR Y ELIMINAR TEXTO .......................................................................... 14 CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN OBJETO ....................................................................... 15 INSERTAR FORMATOS DE FUENTE Y PÁRRAFO .......................................................... 15 FORMATOS DE FUENTE .............................................................................................. 15 FORMATOS DE PÁRRAFO ............................................................................................ 16 ALINEACIÓN ................................................................................................................ 16 TABULACIONES ........................................................................................................... 17 INTERLINEADO ............................................................................................................ 17 SANGRÍAS ................................................................................................................... 18 VIÑETAS Y LISTAS ........................................................................................................ 18 BUSCAR Y REEMPLAZAR ............................................................................................. 19 CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA ...................................................................................... 20 MODOS DE TRABAJO Y REDACCIÓN DE LAS IDEAS PRINCIPALES DE UN ESQUEMA ........................................................................................................ 21 REDACCIÓN DE UN ESQUEMA .................................................................................... 25

4. TRABAJO CON OBJETOS ........................................................................................ 27 OPERACIONES BÁSICAS CON OBJETOS ....................................................................... 27 SELECCIONAR UN OBJETO .......................................................................................... 27 CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN OBJETO ....................................................................... 28 COPIAR, MOVER, DUPLICAR Y ELIMINAR UN OBJETO ................................................ 28 COPIAR O MOVER UTILIZANDO EL RATÓN ................................................................. 29 ELIMINAR .................................................................................................................... 29 FORMAS ...................................................................................................................... 29 BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO ...................................................................... 30 GRUPO INSERTAR FORMAS ........................................................................................ 30 GRUPO ESTILOS DE FORMA ....................................................................................... 31 GRUPO ESTILOS DE WORDART ................................................................................... 31 GRUPO TAMAÑO ........................................................................................................ 32 GRUPO ORGANIZAR .................................................................................................... 32


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BOTONES TRAER AL FRENTE O ENVIAR AL FONDO .................................................... 32 ALINEAR ...................................................................................................................... 33 AGRUPAR Y DESAGRUPAR OBJETOS ........................................................................... 33 GIRAR O VOLTEAR OBJETOS ....................................................................................... 34 DIBUJOS Y FORMAS ESPECIALES ................................................................................. 34 CUADROS DE TEXTO ................................................................................................... 35 LÍNEAS Y FLECHAS ....................................................................................................... 35 CURVAS ....................................................................................................................... 36 FORMA LIBRE .............................................................................................................. 36 A MANO ALZADA ........................................................................................................ 36 ESTILOS RÁPIDOS ........................................................................................................ 37 DIRECCIÓN Y ALINEACIÓN DEL TEXTO EN LAS FORMAS ............................................ 37

5. ILUSTRACIONES .................................................................................................... 38 IMÁGENES PREDISEÑADAS ......................................................................................... 38 CONVERTIR UNA IMAGEN EN UN OBJETO DE POWERPOINT .................................... 39 INSERTAR UNA IMAGEN DE UN ARCHIVO .................................................................. 40 INSERTAR UNA IMAGEN O COLOR DE FONDO PARA LAS DIAPOSITIVAS ............................................................................................. 41 ELIMINAR UNA IMAGEN O COLOR DE FONDO DE LAS DIAPOSITIVAS ................................................................................................. 41 BARRA DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN ..................................................................... 42 ÁLBUM DE FOTOGRAFÍAS ........................................................................................... 42 SMARTART: LISTAS GRÁFICAS Y DIAGRAMAS ............................................................ 43 TRABAJAR CON LISTAS DE SMARTART ....................................................................... 44 CONVERTIR UN OBJETO EN LISTA SMARTART ............................................................ 45 WORDART ................................................................................................................... 45 GRÁFICOS .................................................................................................................... 46 INSERTAR TABLAS ....................................................................................................... 48 ENCABEZADOS, PIES DE PÁGINA, NUMERACIÓN Y FECHA ......................................... 49

6. PATRÓN DE DIAPOSITIVAS Y AUTODISEÑOS ......................................................... 52 PATRÓN DE DIAPOSITIVAS ......................................................................................... 52 CREAR UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS PASO A PASO: DISEÑOS DEL PATRÓN ................................................................................................ 53 INSERTAR COLOR O IMÁGENES COMO FONDO DEL PATRÓN .................................... 55 PERSONALIZAR UN PATRÓN ....................................................................................... 55 INSERTAR UN PATRÓN COMPLETO DE DIAPOSITIVAS ............................................... 56 MENÚ CONTEXTUAL DE LA VISTA PATRÓN ................................................................ 56 APLICAR UN PATRÓN .................................................................................................. 57 BOTÓN NUEVA DIAPOSITIVA ...................................................................................... 57 MENÚ CONTEXTUAL DIAPOSITIVAS EN MINIATURA .................................................. 59 PATRÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 59 INSERTAR NOTAS ........................................................................................................ 60 PATRÓN DE NOTAS ..................................................................................................... 61 AUTODISEÑOS ............................................................................................................ 62

7. HIPERVÍNCULOS .................................................................................................... 63 HIPERVÍNCULOS CON BOTONES DE ACCIÓN .............................................................. 66


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8. MULTIMEDIA ........................................................................................................ 67 SONIDOS Y VÍDEOS ..................................................................................................... 67 INSERTAR UN SONIDO QUE SE REPITA EN TODAS LAS DIAPOSITIVAS ....................... 69 INSERTAR VÍDEO ......................................................................................................... 70 CONFIGURAR LA REPRODUCCIÓN DE UN SONIDOO VÍDEO. BARRA DE HERRAMIENTAS ......................................................................................... 71 SONIDO ....................................................................................................................... 71 VÍDEO .......................................................................................................................... 71

9. ANIMACIONES ...................................................................................................... 72 INSERTAR LA ANIMACIÓN .......................................................................................... 72 OPCIONES DE EFECTOS: EFECTOS ESPECIALES DE ANIMACIÓN ................................. 74 EFECTO ESPECIAL: TRAYECTORIA DE LA ANIMACIÓN ................................................ 75 EJEMPLOS DE ANIMACIÓN ......................................................................................... 76 ANIMACIÓN DE GRÁFICOS, SONIDOS Y VÍDEOS ......................................................... 77 TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS ................................................................................... 79 FIJAR INTERVALOS ENTRE DIAPOSITIVAS: GRABAR NARRACIÓN Y ENSAYAR INTERVALOS .......................................................... 80 ENSAYAR INTERVALOS ................................................................................................ 80 GRABAR NARRACIÓN .................................................................................................. 81

10. PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS ...................................................................... 83 CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN .................................................................... 83 PRESENTACIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS ....................................................................... 84 OCULTAR DIAPOSITIVAS ............................................................................................. 85 PRESENTACIÓN PERSONALIZADA ............................................................................... 85 VISUALIZAR PRESENTACIONES PERSONALIZADAS ..................................................... 86

11. PLANTILLAS Y TEMAS ............................................................................................ 87 UTILIZAR UNA PLANTILLA ........................................................................................... 88 ELIMINAR UNA PLANTILLA ......................................................................................... 88 TEMAS ......................................................................................................................... 89 DIFERENCIAS ENTRE TEMAS Y PLANTILLAS ................................................................ 89 UTILIZAR UN TEMA ..................................................................................................... 89 PERSONALIZAR UN TEMA ........................................................................................... 89 ELIMINAR UN TEMA ................................................................................................... 90 MODIFICAR UN TEMA ................................................................................................. 90 APLICAR UN TEMA ...................................................................................................... 90 APLICAR UN TEMA A UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS ................................................. 91 UTILIZAR UNA PLANTILLA DE TEMAS ......................................................................... 91

12. INTEGRACIÓN CON OFFICE Y REVISIÓN DE PRESENTACIONES................................ 92 INCRUSTAR UN OBJETO NUEVO ................................................................................. 92 VINCULAR O INCRUSTAR UN FICHERO EXISTENTE ..................................................... 93 EXPORTAR UN DOCUMENTO A WORD ....................................................................... 93 REVISIÓN DE PRESENTACIONES.................................................................................. 94 SINÓNIMOS................................................................................................................. 94 INSERTAR COMENTARIOS ........................................................................................... 95 PROTECCIÓN DE PRESENTACIONES ............................................................................ 95 TRABAJAR ENTRE PRESENTACIONES .......................................................................... 96


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1. INTRODUCCIÓN

CARACTERÍSTICAS DE POWERPOINT

PowerPoint para Windows es un programa para la creación, composición y planificación de presentaciones de alta calidad. Una presentación es un conjunto de elementos que refuerzan la exposición de una idea o suceso.

PowerPoint es una herramienta útil para quienes tienen que presentar un tema y no pueden perder demasiado tiempo manejando el ratón o el teclado. Permitirá crear de forma profesional y sin esfuerzo transparencias, elementos impresos, diapositivas de 35mm, presentaciones en pantalla…

Ofrece todo lo necesario para producir una presentación profesional: procesador de textos,

gráficos, organigramas, imágenes, sonido, vídeo, animación, … Las características principales de una presentación son las siguientes:

• Conviene que una presentación sea sencilla y que no tenga una cantidad de datos muy

grande en cada diapositiva, ya que puede aburrir o disminuir la atención. • Se basa en que una imagen vale más que mil palabras. • Con el colorido se incrementa la retención de la audiencia, convence ¾ partes más que

en blanco y negro. • Debe ser flexible y permitir cambiar la secuencia de las diapositivas para organizar la

presentación de la forma más conveniente. • Debe ser interactiva y permitir en un momento determinado cortar la presentación y

entrar en diálogo, bien porque el presentador quiera o porque la audiencia lo solicite.

PowerPoint viene dotado de una serie de juegos de formatos de diapositivas ya diseñados de antemano por especialistas para su inclusión en presentaciones. Cada uno de dichos juegos, que se llaman Plantillas y Autodiseños, es un conjunto de formatos de diapositiva que comparten unas características estilísticas comunes a las que se acogen automáticamente tanto el texto como los gráficos y demás objetos que se incluyan en una presentación. Permitirán que podamos centrar nuestra atención en el contenido de la presentación.

Los Autodiseños de diapositivas ya vienen preparados para su utilización inmediata e

incluyen espacios reservados para la inclusión de texto, tablas, organigramas, gráficos…Con lo cual la elaboración de una presentación utilizando los Autodiseños se reduce a la introducción del contenido en los espacios vacíos habilitados para tal fin, lo que hace que la creación de presentaciones sea una tarea sorprendentemente sencilla.


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ENTRAR EN POWERPOINT

Acceder al botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccionar Programas, y elegir

Microsoft Office PowerPoint 2007.

Al entrar en PowerPoint aparece la siguiente ventana (ver figura 1‐1):

Figura 1‐1

COMPONENTES DE LA VENTANA DE POWERPOINT

Botón de office: Al pulsar se despliegan las opciones básicas de nuevo documento, guardar, abrir e imprimir, además de poder personalizar la aplicación a gusto del usuario con el botón Opciones de Word. Fichas o Menús de PowerPoint: Permiten visualizar los distintos grupos con sus herramientas. Tenemos la ficha Inicio, Diseño, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar y Vista, además de la ficha Programador con opciones avanzadas (ver figura 1‐2).

Área de trabajo de la diapositiva

Área para agregar Notas

Miniaturas de las diapositivas

Modo de visualización

Barras de desplazamiento de las diapositivas


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Figura 1‐2 Herramientas de opciones o comandos: Algunos comandos (p. ej. Fuente) aparecen con una flecha en el lado inferior derecho de los que se despliegan cuadros de diálogo con opciones que el usuario tendrá que completar.

Figura 1‐3 Barras de herramientas de acceso rápido: Para habilitar o personalizar las barras de herramientas, llevar a cabo una de las siguientes acciones: a)‐Hacer clic en el botón de office>Opciones de Word>Personalizar. Seleccionar de la lista de comandos situada a la izquierda los botones que queremos incluir en la barra de herramientas de acceso rápido (también llamada cinta de opciones) y pulsar seguidamente el botón Agregar>> para incluir los elementos en la lista situada a la derecha. Además podemos indicar en la casilla de verificación situada en la parte inferior de este cuadro de diálogo si deseamos visualizar la barra o cinta en la parte inferior. b)‐ Pulsar con el botón derecho del ratón la cinta situada encima o debajo de los grupos y hacer clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido… Barra de estado: Situada en la parte inferior de la ventana de PowerPoint, indica la situación actual de nuestra presentación, es decir, la diapositiva en curso del total de diapositivas, idioma utilizado, el modo de trabajo y el zoom de ampliación de la presentación, además del botón de ajuste.


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SALIR DE POWERPOINT

Para cerrar no sólo la presentación sino el programa, seleccionar en el botón de office Salir de PowerPoint o el botón salir (x) de la barra de título de la aplicación.

Si hemos guardado las presentaciones el programa se cerrará automáticamente. Si no, antes nos ofrece la posibilidad de guardar los últimos cambios.

AYUDA Hay dos formas de acceder a la Ayuda:

• Pulsando la tecla F11

• Pulsando el botón , situado en el extremo derecho de la barra de fichas. En ambos accedemos a la ventana principal de la Ayuda (ver figura 1‐4) donde podemos

buscar asistencia sobre un tema (pulsar el botón )o bien, sobre un concepto determinado

escribiendo el término en el cuadro de texto . Office ofrece además un servicio en línea para consultas y ejercicios prácticos en algunos

temas.

Figura 1‐4 EL MENÚ CONTEXTUAL Cada tipo de objeto posee un menú asociado, llamado menú contextual (en función del

contexto en el que nos encontremos), que contiene las opciones que permiten realizar las operaciones más habituales con él.

Para abrir el menú contextual, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la parte de

la ventana cuyo menú contextual deseemos ver.


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2. MANEJO DE PRESENTACIONES

Cuando ejecutamos la aplicación de PowerPoint 2007 lo primero que se aprecia es una ventana con una barra de título llamado Presentación: Nº, un área con un diseño determinado preparada para empezar a desarrollar nuestras presentaciones y opcionalmente una vista en miniatura que muestra nuestra presentación (ver figura 2‐1).

Las diapositivas pueden tener texto, gráficos, organigramas, imágenes, sonidos, vídeos y

otros objetos

Figura 2‐1

En PowerPoint, toda la presentación se encuentra en un solo archivo. Eso incluye todas las

diapositivas, el esquema, las notas, el formato que se ha aplicado…., pudiendo cambiar el contenido y la apariencia de la presentación en cualquier momento, así como la configuración de la presentación (el tipo de reproducción que hará, etc..).

Área de Notas

Área de edición de la presentación

Miniaturas


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CREAR UNA PRESENTACIÓN NUEVA Para crear una presentación nueva, seguir uno de estos pasos:

• Pulsar el botón de office >Nuevo>En blanco y reciente>Presentación en blanco y botón Crear. De esta manera aplicamos una plantilla llamada Presentación en blanco.

• Pulsar el botón de office >Nuevo>Plantillas instaladas, para seleccionar una plantilla a partir de la cual desarrollaremos nuestro trabajo, o bien Mis plantillas si ya hemos creado una plantilla y queremos seleccionarla y por último, pulsar el botón Crear.

Si hemos personalizado la barra de herramientas de acceso rápido (cinta de opciones) para

que contenga el comando nuevo , podemos hacer clic en el botón para empezar una nueva presentación. En cualquier caso en la barra de título de la aplicación de PowerPoint veremos Presentación y un número, que identifica cada presentación.

Si hemos guardado una presentación en una unidad de disco y/o carpeta, entonces recibirá

dicho nombre de archivo. Por defecto las presentaciones en PowerPoint tienen la extensión .PPTX. y las plantillas la extensión .POTX. En otra sección se verá otro tipo de extensions que pueden tomar los archivos de PowerPoint.

ABRIR UNA PRESENTACIÓN EXISTENTE En PowerPoint podemos tener varias presentaciones abiertas al mismo tiempo mientras

trabajamos. Cuando se abre una presentación existente, ésta aparece en pantalla en la misma vista y en la misma escala utilizada la última vez que se ha guardó.

Para abrir una presentación existente:

1. Pulsar el botón de office >Abrir o el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, veremos el cuadro de diálogo Abrir (ver figura 2‐2).

2. Si se trata de un documento reciente, seleccionarlo de la lista o indicar la unidad de

disco, la carpeta que contiene el fichero de la presentación, seleccionar el nombre de archivo deseado y pulsar Abrir.

Si activamos el desplegable del botón abrir, se puede abrir el archivo como sólo de lectura

(no se permiten modificaciones), como copia (duplicado que podremos utilizar como un borrador) o abrir y reparar, si el archivo contiene algún error de apertura.


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Figura 2‐2 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN Para grabar nuestra presentación en un soporte de almacenamiento, tener presente las

siguientes opciones:

• Si la presentación no ha sido almacenada en un archivo recientemente:

1. Pulsar el botón de office>seleccionar Guardar o Guardar como, o pulsar el

botón de la barra de herramientas de acceso rápido, veremos el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 2‐3).

2. Indicar la unidad de disco en el desplegable Guardar en(o en la barra de

objetos situada a la izquierda), carpeta donde deseamos guardar y nombre de archivo que asignaremos a la presentación. PowerPoint incluye por defecto la extensión .PPTX (Presentación de PowerPoint)


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Figura 2‐3

• Si la presentación ha sido almacenada con anterioridad o ha sido recuperada de un fichero:

Pulsar el botón de office>seleccionar Guardar o pulsar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido. La presentación se guardará automáticamente en el mismo fichero, carpeta y unidad donde se guardó anteriormente, sustituyendo a la versión anterior.

• Si la presentación ha sido almacenada con anterioridad pero las nuevas

modificaciones deseamos guardarlas en un fichero distinto:

1. Pulsar el botón de office>seleccionar Guardar como, veremos el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 2‐3).

2. Indicar la unidad de disco en el desplegable Guardar en(o en la barra de

objetos situada a la izquierda), carpeta donde deseamos guardar y nombre de archivo que asignaremos a la presentación. PowerPoint incluye por defecto la extensión .PPTX (Presentación de PowerPoint).

Los nombres de archivo pueden estar formados por un máximo de 255 caracteres,

incluyendo letras, dígitos, caracteres especiales y espacios en blanco. No son válidos los caracteres: \ ¿?:” <>!¡

Si tenemos abierta más de una presentación al mismo tiempo, se guardará solamente la

presentación activa. Para guardar las otras presentaciones, elegir en la ficha Vista el botón Cambiar ventanas y seleccionar la presentación deseada de la lista, posteriormente guardarla siguiendo una de las indicaciones del apartado Guardar una presentación


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EXTENSIONES DE LOS ARCHIVOS DE POWERPOINT .PPTX ‐Presentación de PowerPoint versión office 2007. .PPTM ‐Presentación de PowerPoint habilitada para macros. .PPSX ‐Presentación con diapositivas de PowerPoint. Permite ejecutar el archivo en

pantalla completa. .PPT ‐Presentación que se puede abrir desde la versión PowerPoint 97 hasta la 2003. .POTX ‐Plantillas .POTM – Plantillas con macros

CERRAR UNA PRESENTACIÓN Para cerrar la presentación activa, pulsar el botón de office y seleccionar el botón

, o bien, pulsar el mismo botón en la barra de herramientas de acceso rápido. Si no hemos guardado las últimas modificaciones realizadas, PowerPoint preguntará si deseamos guardarlas. Una vez cerrada la presentación el programa continúa abierto.

IMPRIMIR UNA PRESENTACIÓN, DOCUMENTOS Y NOTAS Una vez finalizada la presentación podemos imprimir cada una de las diapositivas que la

componen:

• En formato D4 o Diapositiva • En D4 con formato de miniatura para repartir a los asistentes a un evento,

congreso, etc.. y de ese modo puedan hacer un seguimiento de la presentación, también llamados Documentos

• Las notas o comentarios sobre cada diapositiva introducida. • Un esquema del contenido de las diapositivas. • Convertir la presentación a documento PDF para su posterior impresión

1. Seleccionar el botón de Office , Imprimir o Impresión rápida (imprime todas las diapositivas por defecto).

2. En el cuadro de diálogo Imprimir (ver figura 2‐4), pulsar en el desplegable Imprimir

y seleccionar una de las opciones:

a. Diapositivas b. Documentos c. Páginas de notas d. Vista esquema.

3. Indicar si queremos Todas (las diapositivas, documentos, páginas de notas o

esquemas) Diapositiva actual (antes de imprimir desplazarse a la diapositiva deseada) o Diapositivas(páginas alternas separadas con “;” e intervalos con “‐“).

4. En Nº de copias, insertar las copias deseadas y si queremos intercalarlas. Para finalizar pulsar Aceptar.


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Figura 2‐4 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Si hemos seleccionado Documentos en el despegable imprimir, tenemos varias opciones

para representar en un D4 las miniaturas de las distintas diapositivas deseadas: ‐ Una diapositiva

‐ Dos diapositivas

‐ Tres diapositivas

Presenta las diapositivas con unas líneas en blanco para que se puedan introducir anotaciones o comentarios.


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‐ Cuatro diapositivas

‐ 6 y 9 Diapositivas. Los documentos que se impriman se pueden utilizar para crear transparencias en color o

blanco y negro. Además de los documentos también se pueden enviar las presentaciones a la aplicación de

Microsoft Word para modificar o añadir información a las mismas, para ello:

• Seleccionar el botón de Office>botón Publicar>Crear documentos en Microsoft Office Word, veremos el cuadro de diálogo Enviar a Microsoft Office Word (ver figura 2‐5).

• Seleccionar alguna de las opciones de notas junto a las diapositivas o solamente el esquema.

• Por último, activar Pegar para incrustar las diapositivas en Word (crea una copia en Word) o Pegar vínculo (crea una copia con vínculo en Word, de tal manera que si modificamos en PowerPoint alguna diapositiva, se modifica automáticamente en Word). Pulsar Aceptar

Figura 2‐5


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3. TRABAJO EN UNA DIAPOSITIVA

Cuando comenzamos con una presentación en PowerPoint necesitamos definir los siguientes parámetros:

1. En la ficha Diseño activar el botón Configurar página, para establecer el tipo de

documento, veremos el cuadro de diálogo Configurar página (ver figura 3‐1). Por defecto trabajamos con una presentación en pantalla pero el tamaño y características de la presentación pueden ser: documentos en D4, transparencias, diapositivas en 35 mm., pancarta, etc… También se puede personalizar el ancho, alto y el comienzo de la numeración así como la orientación de las diapositivas, notas y documentos.

Figura 3‐1

2. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, pulsar en el botón

para seleccionar de la lista un autodiseño (ver figura 3‐2), de esta manera se crearán los espacios o marcadores de posición donde incluir los textos, elementos gráficos y otros objetos asociados al diseño elegido, basta con hacer clic en ellos y comenzar a editar.

Figura 3‐2.‐ Autodiseños


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3. Si no estamos utilizando un autodiseño o queremos añadir un cuadro de texto en lugar de un diseño específico, ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Cuadro de texto, el puntero del ratón se convierte en una cruz, dibujar arrastrando sobre la presentación y editar el contenido, posteriormente se podrán aplicar distintas opciones de formato o estilos..

4. Al finalizar una diapositiva, para comenzar la siguiente, pulsar en el botón Nueva

diapositiva , o bien en el botón desplegable inferior y elegir un autodiseño. Repetir este paso ‐4‐ para cada nueva diapositiva.

PowerPoint permite editar únicamente a través de diseños que incluyan títulos, cuadros de

texto o formas a las que se puede agregar texto. INSERTAR Y SELECCIONAR TEXTO Si hemos elegido un diseño (ficha Inicio>botón Diseño) que incluya un título, subtítulo, listas

o cualquier otro objeto que permita la inserción de texto (ver figura 3‐3):

1. Hacer clic en el objeto de texto, veremos un área con guiones y los delimitadores del objeto (ver figura 3‐4), escribir el texto. Pulsar <<Intro>> si deseamos insertar más líneas de texto.

Figura 3‐3 Figura 3‐4


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2. Para salir de la edición de texto, hacer clic fuera del área del objeto de texto.

3. Para seleccionar el texto insertado en el área o marco de objeto, al igual que en

cualquier otra aplicación del entorno de Windows, basta con colocar el cursor del ratón donde queramos comenzar la selección y sin soltar el botón del ratón, arrastrar hasta donde finalice la selección.

MOVER, COPIAR Y ELIMINAR TEXTO Se puede seleccionar un texto y cambiarlo de lugar o copiarlo, bien dentro del propio

objeto, o bien en cualquier otro lugar de la dispositiva o presentación. A).‐MOVER Y COPIAR TEXTO DENTRO DEL PROPIO OBJETO

1. Seleccionar el texto

2. En la ficha Inicio pulsar el botón del grupo Portapapeles para mover, o bien,

pulsar el botón para copiar.

3. Ir a la posición donde queremos ubicarlo y pulsar el botón Pegar .

B).‐MOVER Y COPIAR TEXTO EN OTRA POSICIÓN O EN OTRA DIAPOSITIVA

1. Seleccionar el marco u objeto de texto en el que se ha insertado el texto con un clic, veremos el objeto con los guiones que delimitan el mismo, volver a hacer clic en el objeto para que los guiones se conviertan en una línea continua.

2. Desplazar el puntero del ratón a la selección (se convierte en un puntero de cuatro

flechas ) y arrastrar la selección hasta el punto que nos interese para mover.

3. Para copiar, desplazar el puntero del ratón a la selección (se convierte en un puntero de cuatro flechas ), mantener pulsada la tecla de <<Cntrl>> (veremos el signo +) y arrastrar a la nueva posición.

ELIMINAR TEXTO

• Si queremos eliminar caracteres, pulsar la tecla <<Supr>> o la tecla de <<Retroceso>>

• Si queremos una palabra, hacer doble clic en la misma para seleccionarla y pulsar la tecla <<Supr>>

• Para borrar todo el bloque u objeto de texto, hacer clic en el marco (veremos la línea de guiones del objeto), volver a hacer clic en el marco para que los guiones se conviertan en una línea continua, pulsar la tecla <<Supr>>.


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Objeto no seleccionado

Objeto seleccionado

CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN OBJETO Para modificar el tamaño de un objeto (sea de texto o no), hacer clic en el objeto, de esta

manera veremos los delimitadores del mismo (ver figura 3‐4), arrastrar los delimitadores con el ratón para cambiar la anchura y altura y soltar el botón del mouse cuando finalicemos. Si arrastramos los delimitadores desde la diagonal, se cambia el tamaño en anchura y altura al mismo tiempo.

INSERTAR FORMATOS DE FUENTE Y PÁRRAFO

Para dar formato al texto insertado estando en la vista Esquema (pestaña esquema en la

vista miniatura) o Normal (ficha Vista, botón Normal) las opciones se encuentran en los grupos Fuente (formatos de carácter) o Párrafo (formatos de párrafo) de la ficha Inicio.

FORMATOS DE FUENTE Se aplican a un carácter o a una cadena de caracteres.

• Seleccionar el texto sobre el que vamos a aplicar el formato, que puede ser todo un objeto de texto (hacer clic sobre el cuadro de texto) o parte del objeto.

• Cambiar la fuente o tipo de letra, el tamaño, el estilo (negrita, cursiva, subrayado, ssoommbbrraa, tachado), espaciado entre caracteres, cambiar a mayúsculas, color de la

Tipo de fuente y tamaño

Borrar formato

Color de la fuente

Negrita, cursiva, subrayado y sombreado

Espaciado Cambiar a mayúsculas Cambiar a mayúsculas

Aumentar/reducir fuente

Delimitadores

Delimitador de giro


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fuente o borrar el formato. El botón , elimina todas las opciones de formato aplicadas

También podemos hacer uso del menú del grupo Fuente ( ) para aplicar las mismas

opciones y más efectos (ver figura 3‐5).

Figura 3‐5 FORMATOS DE PÁRRAFO Existen determinadas características de formato que se aplican a todo el texto de un

párrafo, como la separación entre líneas, la alineación, y las sangrías. Cuando damos formato a un solo párrafo, no necesitamos seleccionarlo sino que simplemente basta hacer clic en cualquier lugar del párrafo y efectuar los cambios.

ALINEACIÓN

Para cambiar la alineación de un párrafo pulsar en los botones para seleccionar la alineación deseada o bien en el menú ( ) del grupo Párrafo.

Viñetas

Alineación Columnas

Sangrías Interlineado

Dirección del texto

Alinear texto

Gráfico SmartArt


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TABULACIONES Para indicar una posición concreta de alineación:

• Mostrar la regla (ficha Vista, activar casilla Regla) • Seleccionar el tipo de tabulador (hacer clic para cambiar) en el selector de

tabulaciones (ver figura 3‐6) y colocar mediante clics del ratón las posiciones de los tabuladores.

Figura 3‐6 O bien

• Pulsar el menú ( ) del grupo Párrafo y el botón Tabulaciones. INTERLINEADO Dentro de un párrafo podemos variar la distancia que separan las distintas líneas del

mismo, así como la distancia que deseamos establecer entre párrafos, bien sea con el anterior

que tenemos seleccionado en ese momento o con el posterior. Para ello pulsar el botón e indicar un valor para el espaciado entre líneas.

Si necesitamos insertar una mayor o menor distancia entre párrafos, pulsar el menú( )

del grupo Párrafo, veremos el cuadro de diálogo Párrafo(ver figura 3‐7), insertar valores para el apartado Antes de: y Después de: de la sección Espaciado. En la sección Interlineado también podemos indicar un valor para la separación entre líneas (la opción múltiple permite introducir un valor exacto).

Figura 3‐7

Selector de tabulaciones


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SANGRÍAS Si tenemos a la vista la regla (ficha Vista, activar casilla Regla) y trabajamos con la vista

Normal o Esquema, se pueden fijar las sangrías del texto arrastrando con el ratón los indicadores (ver figura 3‐8) situados a ambos lados de la regla, que definen la sangría de primera línea, francesa y la sangría de izquierda (ambas conjuntamente). Las sangría permiten sangrar el texto con respecto a los márgenes, es decir, situar la escritura a partir de una posición con respecto a los límites (márgenes) establecidos.

Figura 3‐8

Los botones de sangría permiten mover al mismo tiempo la sangría de primera línea y la sangría francesa. Además se utilizan para saltar dentro de un esquema de un nivel a otro o viceversa.

Tanto las sangrías como los tabuladores se definen de igual manera que en la aplicación de

Microsoft Word. VIÑETAS O LISTAS Se utilizan para crear listados de elementos, en algunos casos debido a la prioridad de los

mismos van numerados , son las listas numeradas , en otros casos solamente se precisa

citar los elementos sin precisar un orden jerárquico, son las viñetas . Seleccionar con el ratón las líneas o párrafos a los que deseamos añadir las viñetas o listas y

pulsar en los botones . Para eliminar las viñetas, seleccionar las líneas o párrafos y pulsar de nuevo en los botones

. Para separar la distancia entre una lista o viñeta y el texto:

• Insertar viñetas • En la regla incluir una parada de tabulación • Pulsar las teclas <<Cntrl>> y <<Tab>> para saltar a la tabulación donde

comenzaremos a editar el texto.

Sangría de izquierda

Sangría de primera


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BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO

BUSCAR Se puede localizar cualquier cadena de caracteres en una presentación, siempre y cuando

no estén incrustadas en un objeto, como puede ser un gráfico. Para ello disponemos en la ficha Inicio del botón Buscar.

Al pulsar el botón de buscar, vemos el cuadro de diálogo Buscar (ver figura 3‐8), para

localizar un término en nuestra presentación:

Figura 3‐8

1. Escribir la cadena de caracteres que deseamos encontrar en la casilla Buscar: 2. Seleccionar las opciones que deseemos para localizar correctamente la cadena,

como son: • Coincidir mayúsculas/minúsculas • Sólo palabras completas

3. Pulsar sobre el botón Buscar siguiente, para localizar más coincidencias. 4. Por último, seleccionar Cerrar para terminar la operación.

REEMPLAZAR Si deseamos cambiar la cadena buscada, elegir en la ficha Inicio el botón Reemplazar ( o en

el cuadro de diálogo Buscar, el botón Reemplazar…).

1. Escribir la cadena de caracteres que deseamos encontrar en la casilla Buscar: 2. Seleccionar las opciones que deseemos para localizar correctamente la cadena,

como son: • Coincidir mayúsculas/minúsculas • Sólo palabras completas

3. Escribir el texto con el que queramos reemplazar en el cuadro de texto Reemplazar con: y, dependiendo de si queremos reemplazar todas las veces la cadena de texto buscada o sólo en algunos casos, pulsar:

• Botón Buscar siguiente: para cambiar ese texto pulsar Reemplazar, y si no, pulsar de nuevo Buscar siguiente. Repetir este paso hasta que no encuentre más coincidencias a sustituir.

• Reemplazar todas: cambiará la cadena de caracteres tantas veces como la contenga la diapositiva.


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CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA Esta herramienta comprueba si todas las palabras introducidas en una diapositiva se

encuentran dentro de un diccionario principal. Para comenzar la corrección hay dos opciones:

• En la ficha Revisar, dentro del grupo Revisión, pulsar en el botón Ortografía • Pulsar la tecla F7

Automáticamente se abre el cuadro de diálogo Ortografía (ver figura 3‐9), cuando

PowerPoint localice una palabra que no reconozca en su diccionario, nos la presentará en el cuadro de diálogo en la casilla No se encontró:, y presentará las siguientes opciones:

Figura 3‐9

• Corregir la palabra manualmente, editándola en la casilla Cambiar por:, y pulsar sobre el botón Cambiar o Cambiar todas dependiendo de si la queremos modificar sólo una vez o también las próximas veces que se encuentre la cadena errónea en la diapositiva.

• Escoger una de las sugerencias ofrecidas y pulsar sobre Cambiar o Cambiar todas. • Mantener la palabra como estaba, pulsando Omitir u Omitir todas si queremos que

en caso de volver a localizarla nos la vuelva a detectar como error o no. • Agregar la palabra al diccionario con el fin de que no vuelva a detectarla como

errónea, pulsando sobre el botón Agregar. Si queremos finalizar la revisión antes de comprobar toda la diapositiva, pulsar el botón

Cerrar.


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MODOS DE TRABAJO y REDACCIÓN DE LAS IDEAS PRINCIPALES DE UN ESQUEMA Cuando comenzamos nuestro trabajo en PowerPoint por defecto trabajamos en una vista

llamada Normal, en la que se muestran entre otras: la diapositiva (área principal de trabajo), un espacio para redactar las principales ideas de nuestra presentación de modo esquemático y una zona que contendrá las anotaciones sobre cada diapositiva conocida como área de notas (ver figura 3‐10).

Figura 3‐10‐ Vista Normal Las vistas o modos de trabajo se pueden activar en la barra de estado o en la

ficha Vista dentro del grupo Vistas de presentación.

El modo o vista Normal permite desarrollar el trabajo en modo esquema (ver figura 3‐10)

o en modo diapositiva, en ese caso veremos junto a cada diapositiva la relación de diapositivas en miniatura.

Área de notas

Esquema

Diapositiva


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El modo Clasificador de diapositivas (ver figura3‐11), muestra una vista preliminar de

todas las diapositivas en miniatura y entre otras acciones nos va a permitir suprimir diapositivas, mover a otra ubicación, realizar duplicados, etc…

Estando en el modo Clasificador de diapositivas:

• Para seleccionar una diapositiva, hacer clic en la diapositiva correspondiente. • Si vamos a seleccionar varias diapositivas, hacer clic en la primera y el resto

mantener la tecla <<Cntrl>> y luego hacer clic en cada diapositiva. • Si queremos seleccionar un grupo de diapositivas seguidas, hacer clic en la primera

y posteriormente antes de seleccionar la última mantener la tecla de <<Mayúscula>> y hacer clic.

• La tecla <<Supr>> borra una o varias diapositivas previamente seleccionadas. • Si arrastramos una diapositiva o diapositivas previamente seleccionadas, éstas se

mueven a otra posición, veremos en todo momento una barra vertical mientras arrastramos que indica la nueva posición.

• Si mantenemos la tecla de <<Cntrl>> pulsada mientras arrastramos una o varias diapositivas seleccionadas previamente, éstas se duplican.

Figura 3‐11‐ Clasificador de diapositivas Las páginas de notas, se utilizan para presentar anotaciones sobre cada diapositiva que

posteriormente se pueden imprimir para repartir a la audiencia (ver figura 3‐12).


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Podemos escribir las notas y aplicarles un formato mientras trabajamos en la vista Normal (ver figura 3‐10 área de notas), pero para ver cómo se van a imprimir y las fuentes aplicadas es aconsejable cambiar a la vista Página de notas (ficha Vista>Página de notas). En cada página de notas se visualiza una imagen de la diapositiva junto con las notas correspondientes.

Se pueden incluir encabezados y pies de página e imprimir únicamente las notas para

repartir posteriormente como un documento.

Figura 3‐12.‐ Página de notas Si queremos visualizar las diapositivas secuencialmente en pantalla completa, tal y como lo

presentaremos a la audiencia a través de un dispositivo preparado para tal fin, ir a la ficha

Vista y seleccionar , basta con hacer clic y pasar de una diapositiva a otra (ver figura 3‐13).

Es posible que en algunas ocasiones necesitemos ver cómo se visualizaría una determinada

diapositiva, sin tener que empezar desde el principio, en tal caso pulsar el botón de la barra de estado de PowerPoint situada en la parte inferior derecha.

En la ficha Presentación con diapositivas, se puede indicar a partir de qué diapositiva

queremos iniciar la presentación en pantalla completa (botón Desde la diapositiva actual

) o si queremos comenzar desde la primera diapositiva (botón Desde el principio)

) que es lo mismo que la opción Presentación con diapositivas de la ficha Vista.


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Figura 3‐13‐ Presentación con diapositivas A medida que vamos presentando secuencialmente las diapositivas a pantalla completa se

puede hacer uso del menú contextual (botón derecho del ratón) y utilizar una serie de herramientas de navegación entre diapositivas como son entre otras:

Siguiente: pasa a la siguiente diapositiva Anterior: muestra la diapositiva anterior Última diapositiva vista: devuelve la última diapositiva mostrada Ir a la diapositiva: muestra una relación de todas las diapositivas (ya sean diapositivas que

reciben un nombre al incluir en las mismas un autodiseño de título o no) para ir a la deseada con un clic del ratón.

Pantalla: muestra la pantalla en blanco y negro o color Opciones del puntero: permite destacar ciertos elementos de la diapositiva resaltándolos o

introducir una entrada manuscrita. Ayuda: muestra una combinación de teclas para realizar la presentación Fin de la presentación: abandona el modo presentación en pantalla completa. También se

puede hacer uso de la tecla <<Esc>>


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REDACCIÓN DE UN ESQUEMA En la vista Normal podemos trabajar en el modo esquema (ficha Vista> Normal)

visualizando una relación de todas las diapositivas de la presentación en las que se muestran solamente los títulos y el texto, obteniendo de ese modo una visión de conjunto. En este modo se puede estructurar la información de modo sencillo. El esquema utiliza los diseños que incluyan título para asignar un nombre a cada diapositiva no así los cuadros de texto .

Cada título de la diapositiva aparece con un icono y el número de la diapositiva. El texto

aparece sangrado debajo de su título. Los objetos gráficos, imágenes, cuadros, etc… no aparecen en el modo Esquema. Para trabajar en el modo esquema utilizar las herramientas o comandos del menú contextual (ver figura 3‐14), para ello situar el puntero del ratón en una diapositiva y hacer clic en el botón derecho del ratón

Figura 3‐14‐Herramientas del modo esquema Para agregar texto en el modo esquema:

1. Situar el puntero del ratón al final del texto detrás del cual queremos editar. 2. Pulsar la tecla <<Intro>>. Se insertará un nuevo párrafo con el mismo tipo de viñeta,

al mismo nivel de importancia. 3. Escribir el texto.

Un esquema tiene tres niveles, los párrafos aparecen a distintos niveles de sangría. Utilizar

los comandos del menú contextual: Aumentar nivel o Disminuir nivel, para indicar la reducción o aumento de la sangría de un

párrafo(al aumentar nivel hasta el más alto se empieza una nueva diapositiva). A medida que aumentamos o disminuimos niveles, PowerPoint renumera las diapositivas. No es aconsejable utilizar muchos niveles para comunicar las ideas.

Contraer, Expandir, Contraer todo o Expandir todo se utilizan para visualizar sólo los títulos

de las diapositivas o de una de ellas, o bien volver a ver todo el texto.


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Cortar, Copiar y Pegar, para cambiar de posición algún texto, se procede de modo análogo

a como lo haríamos en cualquier procesador de textos. Subir y Bajar, permiten también reubicar las diapositivas, para ello, seleccionar una o varias

diapositivas (hacer clic en el icono de la diapositiva) y arrastrar hacia arriba o hacia abajo, o simplemente utilizar los comandos subir o bajar.

Al terminar de escribir el último punto de una diapositiva, presionar las teclas <<Cntrl>> e

<<Intro>> para crear la diapositiva siguiente, o bien seleccionar el comando Nueva diapositiva… del menú contextual.

Para borrar una diapositiva(s), seleccionar la diapositiva (si son varias hacer clic en la

primera y el resto mantener la tecla de <<Cntrl>> pulsada y hacer clic en las siguientes)y seleccionar el comando Eliminar diapositiva del menú contextual.


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4. TRABAJO CON OBJETOS

Los objetos son los elementos básicos de construcción en PowerPoint. Prácticamente cada uno de los elementos en una diapositiva constituye un objeto. Un objeto es todo aquello que se puede insertar en una diapositiva utilizando las herramientas de dibujo o de texto como son: cuadros de texto, formas (círculos, líneas, triángulos, flechas o formas prediseñadas), imágenes, etc..

Una vez creados o importados, los objetos se pueden modificar, se les puede cambiar su

aspecto o posición. OPERACIONES BÁSICAS CON OBJETOS SELECCIONAR UN OBJETO

Para modificar un objeto es necesario seleccionarlo haciendo clic sobre él. Veremos en sus extremos o sobre las esquinas y lados de su periferia los llamados cuadros o marcadores de selección (ver figura 4‐1). Un objeto está completamente seleccionado si la línea discontinua que aparece al hacer un clic sobre el objeto cambia a una línea uniforme

Figura 4‐1 Para anular la selección de un objeto, hacer clic sobre cualquier punto del fondo exterior al

objeto. Para seleccionar varios objetos al mismo tiempo, tenemos varias opciones:

• Mantener pulsada la tecla <<Mayúscula>> mientras hacemos clic sobre los distintos objetos (si queremos anular la selección de un solo objeto, también debemos mantener pulsada la tecla <<Mayúscula>> mientras hacemos de nuevo clic sobre él).

• Ficha Inicio>grupo Edición>botón Seleccionar: Seleccionar todo: para seleccionar todos los objetos de la

diapositiva. Seleccionar objetos: permite seleccionar los objetos deseados. Para

ello arrastrar creando un rectángulo que abarque los objetos.

Delimitadores o cuadros de selección


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Panel de selección: muestra todos los objetos de la diapositiva para seleccionar y visualizar el que deseemos, basta con pulsar la tecla <<Cntrl>> y hacer clic sobre el elemento. Si necesitamos mostrar u ocultar ciertos objetos, pulsar sobre el icono del ojo (ver figura 4‐2)

Figura 4‐2

CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN OBJETO Seleccionar el objeto y hacer un clic sobre uno de los cuadros de selección (ver figura 4‐1), ‐

‐el puntero toma la forma de una cruz‐ y arrastrarlo hasta lograr el tamaño deseado.

• Si arrastramos uno de los cuadros de selección laterales, el objeto aumentará o disminuirá sólo en esa dirección.

• Si arrastramos un de los cuadros de selección de las esquinas, el objeto aumentará o disminuirá en las dos direcciones, no se deformará.

• Si mantenemos pulsada la tecla <<Cntrl>> mientras arrastramos, el redimensionamiento será proporcional, cambiar el tamaño desde el centro hacia fuera.

COPIAR, MOVER, DUPLICAR Y ELIMINAR UN OBJETO Podemos mover, copiar, duplicar o eliminar cualquier objeto de PowerPoint (texto, formas,

imágenes o diapositivas) utilizando los botones Cortar o Copiar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio y posteriormente Pegar.

COPIAR O MOVER

1. Seleccionar el objeto a copiar o mover Un objeto está completamente seleccionado si la línea discontinua que aparece al hacer un clic sobre el objeto cambia a una línea uniforme

Selector de objetos


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2. Seleccionar en la ficha Inicio grupo Portapapeles:

• Cortar: si queremos moverlo

• Copiar: si queremos copiarlo o duplicarlo

3. Situarse en la posición donde queremos colocarlo

4. Seleccionar el botón Pegar en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio

COPIAR O MOVER UTILIZANDO EL RATÓN

• Seleccionar el objeto a duplicar. • Si queremos Mover el objeto, simplemente desplazar con el ratón el objeto a la

nueva posición. • Si queremos Copiar o Duplicar el objeto, pulsar la tecla de <<Cntrl>> y arrastrar con

el ratón el objeto a la nueva posición.

ELIMINAR Seleccionar el objeto de tal manera que la línea discontinua se convierta en una línea

continua (hacer clic en el objeto) y, pulsar la tecla de <<Supr>> o el botón del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

FORMAS Una forma o autoforma preestablecida en

PowerPoint, es un dibujo ya preparado y listo para ser utilizado, y se crea seleccionando el icono respectivo y luego arrastrando sobre la diapositiva. Dentro de las formas se puede introducir texto, insertar un relleno, cambiar una forma por otra, alinear el contenido, etc…. Son muy útiles para crear organigramas (combinación de líneas y cuadros de texto).

Las formas están agrupadas por categorías (ver

figura 4‐3). Figura 4‐3 Para dibujar una forma:

1. Hacer clic en el botón Forma de la ficha Inicio o Inserta, para desplegar la lista de formas y seleccionar una.

2. El puntero del ratón se convierte en una cruz cuando lo movamos sobre la diapositiva. Hacer clic donde queramos que la forma comience y luego arrastrar.

3. Soltar el botón del ratón donde deseemos que la forma termine.


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Para incluir texto en las autoformas (excepto las líneas y conectores), seleccionar la

autoforma y escribir el texto. Todas las autoformas al seleccionarlas disponen de:

• Un rombo amarillo además de los indicadores de selección. Al arrastrar este rombo amarillo se cambia la profundidad del objeto.

• Un círculo en color verde, para girar el objeto. Desplazar el puntero del ratón sobre el círculo y girar con el ratón.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO Al insertar una forma se activa la barra de herramientas de dibujo (ver figura 4‐4) con los

siguientes grupos y acciones sobre los objetos previamente seleccionados:

GRUPO INSERTAR FORMAS

Botones de formas: permiten incluir distintas formas (es lo mismo que pulsar el botón

Forma)

Editar forma: cambia una forma por otra, la convierte en una forma libre o modifica los puntos de ajuste de la forma.

Opciones:

• Cambiar forma: seleccionar el objeto>botón Editar forma>Cambiar forma>seleccionar otra autoforma.

• Convertir a forma libre: seleccionar el objeto> botón Editar forma>Convertir a forma libre.

‐ Una vez convertido en forma libre, seleccionar de nuevo botón Editar forma y el comando Modificar puntos. Arrastrar con el ratón los puntos que conforman el objeto para dar otra apariencia.

Cuadro de texto: inserta un cuadro de texto en la diapositiva o agrega texto a un objeto.


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GRUPO ESTILOS DE FORMA

Estilos de forma: despliega un listado de estilos diferentes a aplicar al objeto seleccionado.

Relleno de forma: rellena la forma seleccionada con un color, imagen, degradado o textura (para quitar el relleno, seleccionar Sin relleno).

Contorno de forma: color, ancho y estilo de línea (para quitar el contorno de línea, seleccionar Sin contorno).

Efectos de formas: aplica efectos especiales y rotaciones en 3D Además de los botones del grupo, podemos activar el menú de Estilos de forma (hacer clic

en el botón ), que permiten más acciones (ver figura 4‐4)

Figura 4‐4 GRUPO ESTILOS DE WORDART

WordArt es una herramienta que se utiliza para enfatizar textos y crear titulares llamativos

con efectos especiales.


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Para aplicar un estilo de WordArt:

1. Seleccionar el texto u objeto y elegir un estilo de la lista.

2. Pulsar Relleno de texto si deseamos rellenar el texto con un color, imagen, degradado o textura.

3. Pulsar Relleno de contorno si queremos insertar un color, ancho y estilo para la línea que bordea el texto.

4. Pulsar Efectos de texto para incluir efectos especiales, sombreados y rotaciones 3D.

GRUPO TAMAÑO

Para modificar el alto y/o ancho de la forma, seleccionar el objeto y utilizar los controles para ajustar el ancho o alto, o bien introducir un valor absoluto para ambos parámetros.

También se puede modificar el objeto con las técnicas aplicadas en otra sección de este

capítulo (ver CAMBIAR TAMAÑO DE UN OBJETO) GRUPO ORGANIZAR

El grupo Organizar permite distribuir los objetos de una diapositiva, ordenar los distintos

objetos cuando estén superpuestos para que se muestren u oculten, agruparlos para trabajar como un solo objeto o rotarlos.

BOTONES TRAER AL FRENTE O ENVIAR AL FONDO Permiten indicar la posición relativa que ocuparán cundo se encuentren intercalados. Para situar un objeto en primer plano:

1. Seleccionar el objeto. 2. Hacer clic en el botón Traer al frente. El objeto se situará por encima de los demás.

Para situar un objeto en segundo plano, para que se sitúe por debajo de los demás:

1. Seleccionar el objeto. 2. Hacer clic en el botón Enviar al fondo. El objeto se situará por debajo de los demás.


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ALINEAR Alinea los bordes de los objetos seleccionados para distribuirlos de manera uniforme en la

diapositiva haciéndolos coincidir en la horizontal o la vertical. Para ello:

‐ Seleccionar el objeto(s) que queramos alinear.

‐ Pulsar en el botón desplegable Alinear (ver figura 4‐5), para seleccionar una de las opciones :

Figura 4‐5

‐ Ver líneas de división, permite visualizar las cuadrículas para alinear los objetos, también se puede activar la casilla Líneas de la cuadrícula en la ficha Vista.

AGRUPAR Y DESAGRUPAR OBJETOS Esta herramienta permite convertir en un solo objeto distintos objetos seleccionados y de

esa manera, por ejemplo, aplicarles un formato, moverlos, copiarlos, rotarlos o eliminarlos como si se tratara de uno solo. También resulta útil si vamos a animar determinados elementos de nuestra diapositiva al mismo tiempo.

Para agrupar objetos:

1. Seleccionar los objetos

2. Pulsar el botón y Agrupar, del grupo Organizar. Para desagrupar objetos:

1. Seleccionar uno de los objetos agrupados

2. Pulsar el botón y Desagrupar.


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Para reagrupar, no es necesario volver a seleccionar cada objeto, siempre y cuando no

hayamos pasado a otra diapositiva. Una vez que los objetos hayan sido agrupados y

desagrupados, el comando Reagrupar del botón afectará sólo a los objetos del grupo original.

GIRAR O VOLTEAR OBJETOS Se puede girar o voltear un objeto o un conjunto de objetos. Los objetos se pueden girar

hacia la izquierda o derecha (90º) y voltear horizontal o verticalmente (180º). Si rotamos una forma que incluye un texto, dicho texto girará o volteará con la forma. Para girar objetos:

1. Seleccionar el objeto o grupo de objetos que queremos girar.

2. Seleccionar el botón Girar en el grupo Organizar de la barra de herramientas de dibujo (la barra de herramientas de imagen también incluye dicho botón con la misma acción).

3. Elegir una de las opciones de la lista: • Girar 90º a la derecha o Girar 90º a la izquierda, para girar el objeto 90º a la

derecha o la izquierda respectivamente. • Voltear horizontalmente o verticalmente, se obtiene una simetría del

objeto según un eje horizontal o vertical, respectivamente. • Más opciones de rotación…, permite personalizar los grados de giro o

volteo del objeto.

Nota: Todas las herramientas mencionadas se pueden activar mediante el menú contextual (botón derecho del ratón), basta con seleccionar previamente el objeto.

DIBUJOS Y FORMAS ESPECIALES Cuando seleccionemos una forma podemos crear dibujos de forma regular, es decir, líneas,

cuadrados, círculos, flechas, etc… perfectos. Para ello, mantener presionada la tecla <<Mayúscula>> mientras arrastramos para dibujar las autoformas.

Para dibujar una forma desde el centro hacia fuera: hacer clic en la forma y mantener

pulsada la tecla de <<Cntrl>> mientras dibujemos. Si queremos dibujar objetos regulares desde el centro hacia fuera: hacer clic en la forma

deseada, y manteniendo presionadas las teclas <<Mayúscula>> + <<Cntrl>>, arrastrar. Algunas formas son objeto de un tratamiento especial, como son las siguientes:


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A).‐CUADROS DE TEXTO PowerPoint ofrece básicamente dos formas de introducir texto en las diapositivas:

• Con los cuadros de texto o formas • Con los diseños de título, que son los que se utilizan para representar un esquema.

Cualquier forma permite la inserción de texto, pero es posible que en algunos casos

necesitemos introducir un cuadro de texto, para ello:

1. En la ficha Insertar o en la barra de herramientas de dibujo, hacer clic en el botón

2. Hacer clic sobre el punto de la diapositiva donde lo queremos colocar, y arrastrar el

ratón para delimitar el rectángulo. 3. Escribir el texto (si no cabe, el rectángulo se expandirá).

Para eliminar un cuadro de texto, seleccionarlo haciendo clic sobre el borde y pulsar la tecla

<<Supr>>. El texto introducido en un cuadro de texto no se mostrará en la vista esquema ya que

PowerPoint lo trata como un objeto.

B).‐ LÍNEAS Y FLECHAS Las líneas se pueden crear de cualquier longitud, y situar en cualquier posición. Para dibujar

una línea:

1. Seleccionar en la lista del botón Formas, la línea 2. Hacer clic sobre el lugar de la diapositiva donde queremos colocar un extremo. 3. Arrastrar el cursor hasta alcanzar la longitud deseada.

Una vez insertada en la diapositiva, se le puede dar formato, es decir, se puede seleccionar

el estilo, el grosor, el color o el tipo de flecha. Para ello:

1. Seleccionar la línea 2. En la barra de herramientas de dibujo, elegir el estilo de forma, contorno o efectos

de forma. 3. Para convertir una línea en flecha, seleccionar la línea, y en el botón Contorno de

forma, seleccionar flechas y elegir uno de la lista (la flecha derecha o dirección hacia arriba, la flecha izquierda o dirección hacia abajo, o ambas direcciones).

Para crear una flecha : Seleccionar la en la lista del botón formas la flecha y repetir los pasos ‐2‐ y ‐3‐ seguidos

para crear una línea. Para dar un formato a la flecha aplicar lo mismo que para la línea.


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Si queremos cambiar el tamaño de una línea o flecha:

1. Seleccionar la línea o flecha 2. Veremos los delimitadores para cambiar el tamaño en cada extremo en forma de

círculo. 3. Arrastrar uno de los delimitadores en la dirección deseada hasta alargar o reducir

la longitud de la línea o flecha.

C).‐ CURVA

Crea ángulos curvos o senos para realizar dibujos irregulares. Para ello

1. Seleccionar en la lista del botón Formas, la curva 2. Hacer clic sobre el punto de la diapositiva donde queremos comenzar el trazo. 3. Desplazar el ratón sin arrastrar hasta el punto donde crearemos el ángulo o seno y

hacer clic, veremos cómo traza el ángulo. 4. Repetir el paso ‐3‐ para crear nuevos trazos y si queremos unir un extremo con

otro, hacer doble clic en el extremo, o bien hacer doble clic sin unirlos.

D).‐ FORMA LIBRE

Crea ángulos rectos para realizar dibujos irregulares. Para ello:

1. Seleccionar en la lista del botón Formas, la forma libre 2. Hacer clic sobre el punto de la diapositiva donde queremos comenzar el trazo.

Tenemos dos opciones: • Desplazar el ratón sin arrastrar hasta el punto donde crearemos el ángulo

recto y hacer clic, veremos el trazo del ángulo. Repetir este paso para cada nuevo trazo y si queremos unir un extremo con otro, hacer doble clic en el extremo, o bien hacer doble clic sin unirlos.

• Arrastrar dibujando la forma irregular, pudiendo unir los extremos o no haciendo un doble clic.

Esta forma resulta muy útil cuando tenemos que crear formas de un solo trazo

(logotipos).

E).‐ A MANO ALZADA

Permite dibujar trazos irregulares pudiendo unir los extremos del trazo o no. Para ello:

1. Seleccionar en la lista del botón Formas, la forma a mano alzada 2. Hacer clic sobre el punto de la diapositiva donde queremos comenzar el trazo. 3. Arrastrar con el ratón dibujando la forma deseada, pudiendo unir un extremo del

trazo con el otro o no, y soltar el botón del ratón para finalizar. Tanto la curva, como la forma libre o el trazo a mano alzada, se les puede aplicar un formato utilizando las opciones de la barra de herramientas de dibujo.


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ESTILOS RÁPIDOS Permiten aplicar rápidamente un estilo predeterminado a las formas o líneas.

1. Seleccionar el objeto 2. En la ficha Inicio, pulsar el botón Estilos rápidos y elegir un estilo determinado, o

bien, Otros rellenos de formas… 3. Si queremos cambiar el color de relleno o fondo pulsar el botón Relleno de forma

: • Seleccionar un color o sin relleno • Textura • Degradado • Imagen (seleccionar de la unidad de disco correspondiente la imagen

deseada)

4. Si queremos cambiar el contorno o borde de la forma o línea pulsar el botón : • Seleccionar un color para el contorno o sin contorno • Grosor • Guiones

5. Si queremos aplicar un efecto especial, pulsar el botón : • Seleccionar un efecto de la lista

DIRECCIÓN Y ALINEACIÓN DEL TEXTO EN LAS FORMAS Para cambiar la dirección del texto insertado en una forma.

1. Seleccionar el objeto que incluye el texto.

2. Pulsar el botón Dirección del texto de la ficha Inicio. 3. Elegir una dirección de la lista o personalizarlo con el comando Más opciones…

Para cambiar la alineación del texto insertado en una forma, además de las opciones típicas

de alineación en el grupo párrafo, pulsar el botón Alinear texto de la ficha Inicio.


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5. ILUSTRACIONES

Incorporar imágenes a una presentación realza el aspecto de la misma y añade información visual. Microsoft Office dispone de una galería de imágenes que pueden insertarse en cualquier aplicación de su suite bajo el epígrafe de Imágenes prediseñadas. Dispone asimismo de una colección de imágenes online que pueden descargarse desde la página de Microsoft.

Se puede cambiar el tamaño, ubicación y apariencia de la imagen prediseñada una vez que

esté en la diapositiva. Otra de las características de las imágenes prediseñadas es su extensión, .WMF (Windows Meta File), que permiten ser convertidas en distintos grupos de objetos (desagrupar objetos) para su posterior tratamiento o animación.

También se pueden añadir imágenes almacenadas en una unidad de nuestro equipo para

ilustrar las diapositivas, ya sea como fondo (estáticas) de las mismas o incrustándolas en la propia diapositiva.

IMÁGENES PREDISEÑADAS Para añadir una imagen prediseñada, pasos:

1. Situar el cursor en el lugar que deseemos la imagen. En la ficha Insertar, dentro del grupo Ilustraciones, hacer clic en el botón Imágenes prediseñadas.

• A la derecha de la ventana de la aplicación veremos las distintas opciones para insertar una imagen prediseñada (ver figura 5‐1). • En el apartado Buscar: , podemos indicar una palabra(s) que identifique la imagen que necesitamos

• En el apartado Buscar en:, seleccionar dónde queremos que busque el catálogo de imágenes, por defecto se puede indicar en la carpeta Colecciones de Office

• Los resultados deben ser:, especificar si queremos además incluir en la galería de imágenes otros elementos multimedia como sonidos, vídeos y fotografías del usuario

• El enlace Organizar clips…, permite clasificar las imágenes en carpetas por un tema determinado (carpeta Colecciones de Office).

Figura 5‐1


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• El enlace Imágenes prediseñadas de Office Online nos muestra la página web de Microsoft Office Online para agregar nuevas imágenes.

2. Seleccionar una de las categorías de imágenes, y hacer clic, o bien, con el botón derecho del ratón seleccionar el comando Insertar

3. Hacer clic sobre la imagen y arrastrar la imagen a otra posición.

CONVERTIR UNA IMAGEN EN UN OBJETO DE POWERPOINT Existen dos tipos de imágenes, las imágenes vectoriales (compuestas por vectores que son

líneas y curvas definidas por objetos matemáticos) e imágenes de mapas de bits (formadas por píxeles o cuadrados de colores que forman la imagen), que se utilizan para fotografías y pinturas digitales.

Las imágenes vectoriales pueden ser ampliadas y/o reducidas sin que pierdan calidad ya

que son imágenes que no comparten ningún tipo de información sobre su resolución. Al aumentar o reducir su tamaño no se degradan.

Las imágenes de mapa de bits están condicionadas por la resolución que se aplique. Una

resolución implica que haya más o menos cantidad de píxeles en la imagen. Si se aumenta el tamaño de la imagen se pixeliza o degrada (el tamaño de una imagen de mapa de bits está definido por el número de píxeles o puntos que lo forman en su anchura y altura)

Es posible convertir una imagen prediseñada e insertada en una diapositiva en un objeto

de PowerPoint, de forma que luego podamos utilizar las opciones de dibujo para modificarlo. Las imágenes de mapa de bits no pueden desagruparse y convertirse en objetos

(metarchivos). Para desagrupar imágenes prediseñadas con el fin de modificarlas:

1. Seleccionar la imagen prediseñada en la diapositiva. 2. Con el botón derecho del ratón (menú contextual), seleccionar el comando

Agrupar >Desagrupar . 3. Veremos el cuadro de diálogo siguiente:

4. Confirmar y posteriormente hacer clics en la imagen para ver los diferentes objetos que la componen.

5. Utilizar las opciones de la barra de herramientas dibujo para aplicar formatos.


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INSERTAR UNA IMAGEN DE UN ARCHIVO Si deseamos importar un determinado tipo de archivo gráfico (no una imagen

prediseñada) seleccionar en la ficha Insertar el botón Imagen , indicar la unidad y/o carpeta que contiene la imagen y pulsar Aceptar.

Si elegimos Vincular al archivo en la lista desplegable Insertar, creará un vínculo entre el

documento y el archivo gráfico que hayamos insertado (ver figura 5‐2). Si el gráfico es modificado, automáticamente se actualizará en la diapositiva, seleccionando la imagen y pulsando la tecla <F9>.

Figura 5‐2

PowerPoint puede importar bastantes formatos gráficos para poder insertar imágenes en las presentaciones. Ahora bien, si deseamos trabajar con algún tipo de gráfico que PowerPoint no pueda importar debemos utilizar previamente programas de diseño y retoque de imágenes para convertir dichas imágenes a formatos que PowerPoint pueda importar.


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INSERTAR UNA IMAGEN O COLOR DE FONDO PARA LAS DIAPOSITIVAS Para insertar una imagen como fondo de la diapositiva:

1. En la diapositiva que queramos, con el botón derecho del ratón (menú contextual), seleccionar Formato del fondo…>pestaña Relleno

2. Botón Relleno con imagen o textura, apartado Insertar de: • botón Archivo e indicar la unidad y el archivo, para insertar una imagen de

una unidad. • Botón Imagen prediseñada, para insertar una imagen de la galería de

imágenes de Office 3. Pulsar Insertar. 4. Pulsar el botón Cerrar si vamos a incluir la imagen para la diapositiva actual, o bien,

Aplicar a todo, si vamos a insertar la imagen para todas las diapositivas (las nuevas que creemos y las que ya están en la presentación).

O bien

1. En la diapositiva que queramos , ficha Diseño, grupo Fondo, pulsar en el menú

2. Seguir los pasos ‐2‐ al ‐4‐ del apartado anterior

ELIMINAR UNA IMAGEN O COLOR DEL FONDO DE LAS DIAPOSITIVAS

1. En la diapositiva que queramos, con el botón derecho del ratón (menú contextual), seleccionar Formato del fondo…> pestaña Relleno

2. Botón Relleno sólido o seleccionar el color de fondo deseado en el apartado

3. Pulsar el botón Cerrar si vamos a quitar la imagen para la diapositiva actual, o bien,

Aplicar a todo, si vamos a insertar el mismo color para todas las diapositivas (las nuevas que creemos y las que ya están en la presentación).

Nota: Existe la posibilidad de insertar una misma imagen o color de fondo para todas las

diapositivas con la herramienta Patrón de diapositivas.


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BARRA DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN

La barra de herramientas de imagen se muestra automáticamente cuando insertamos una imagen en una diapositiva (ver figura 5‐3)

Figura 5‐3 Para modificar el aspecto de la imagen:

1. Seleccionar la imagen 2. Ajustar la imagen introduciendo un brillo, contraste, aplicar estilos especiales como

colores sepia o escala de grises (botón Volver a colorear). Asimismo se puede cambiar la imagen por otra distinta de una unidad, comprimir la imagen para que se reduzca su tamaño o quitar todos los formatos aplicados a la imagen original activando el botón Restablecer imagen.

3. Cambiar el estilo de la imagen, aplicar una forma, un borde de línea o contorno y efectos especiales.

4. Cambiar el tamaño y recortar la imagen utilizando los botones de control del grupo tamaño.

ÁLBUM DE FOTOGRAFÍAS Crea una presentación basándose en un conjunto de imágenes, cada imagen se coloca en

su propia diapositiva. Se pueden insertar textos o comentarios con marcos en cada diapositiva y utilizar la barra de herramientas de imagen para modificar las mismas.

Para crear un álbum de fotografías:

1. En la ficha Insertar, seleccionar el botón Álbum de fotografías (ver figura 5‐4) 2. Pulsar el botón Archivo o disco del apartado Insertar imagen de: 3. Seleccionar de la unidad correspondiente una o varias imágenes (si son distintas

imágenes pulsar las teclas <<Cntrl>> y clic).Pulsar de nuevo el botón Insertar. 4. Indicar si queremos incluir cuadros de texto para insertar comentarios en el botón

Nuevo cuadro de texto. 5. En el apartado Imágenes de álbum, cambiar el orden de las imágenes con los

botones flecha arriba o abajo o quitar la imagen que no deseemos (botón Quitar). 6. Aplicar las opciones de voltear, brillo y contraste en la vista previa. 7. Introducir un diseño determinado , ya sea incluyendo varias imágenes en una

diapositiva, con marcos (indicar la forma en el apartado Forma del marco), ajustada completamente a la diapositiva, etc..y pulsar por último, Aceptar o Actualizar


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Figura 5‐4

SMARTART: LISTAS GRÁFICAS Y DIAGRAMAS Permiten insertar gráficos para comunicar información de forma visual. Se utilizan para

representar listas gráficas o diagramas que posteriormente se pueden animar. Para insertar un gráfico de SmartArt: 1.‐ Seleccionar botón SmartArt de la ficha Insertar, veremos el cuadro de diálogo Elegir un

gráfico SmartArt:


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2.‐ Localizar el organigrama que más se ajuste a nuestras necesidades y pulsar Aceptar. 3.‐Automáticamente se activa la barra de herramientas SmartArt con las fichas Diseño y Formato (ver figuras 5‐5 y 5‐6) respectivamente

Figura 5‐5

Figura 5‐6 TRABAJAR CON LISTAS DE SMARTART

1. Seleccionaremos en primer lugar un diseño de listas horizontal. Pulsar botón de SmartArt y elegir Lista de viñetas horizontal.

2. Si queremos introducir un contenido en los apartados correspondientes pulsar el botón Panel de texto o hacer clic en las flechas izquierda/derecha del marco.

3. Introducir el contenido en las áreas [Texto]. Si queremos añadir nuevas viñetas

pulsar <<Intro>> al finalizar una viñeta, o pulsar botón Agregar viñeta. Para cambiar la orientación del organigrama de derecha a izquierda, pulsar el botón De derecha a izquierda. Si queremos eliminar una viñeta pulsar tecla <Supr>


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4. Para cambiar el estilo y los colores del organigrama seleccionar un estilo del grupo Estilos SmartArt y el botón colores dentro del mismo grupo. Si queremos cambiar el diseño seleccionar un diseño distinto en el grupo Diseños.

5. Para agregar una nueva forma, pulsar el botón Agregar forma, indicar si queremos

delante o detrás de la actual.

6. Para volver al estilo original pulsar el botón Restablecer gráfico. Además de la barra de herramienta de Diseño podemos hacer uso de la barra de

herramienta Formato con los grupos Formas, Estilos de forma y Estilos de WordArt para establecer nuevos diseños a los elementos de SmartArt.

Los botones Organizar y Tamaño permiten ubicar el marco que delimita los objetos en una

posición determinada así como su tamaño. Para ello, seleccionar previamente el marco y posteriormente activar las opciones organizar y tamaño.

Nota: Para mover el marco que contiene todos los elementos de la lista pulsar botón

Organizar> Ajuste del texto>Cuadrado, de esta manera conseguiremos desplazar la lista bordeando el texto del documento.

CONVERTIR UN OBJETO EN LISTA SMARTART Si hemos elegido un diseño determinado (ficha Inicio>botón Diseño), podemos seleccionar

el objeto de ese autodiseño o cualquier objeto en general (p. ejemplo un cuadro de texto) y convertirlo automáticamente a un gráfico SmartArt, para ello:

1. Seleccionar el objeto. 2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Párrafo, pulsar el botón Convertir en un gráfico

SmartArt . 3. Trabajar con la barra de herramientas de SmartArt para aplicar un diseño y

formato determinados (ver sección Trabajar con listas de SmartArt).

WORDART

Permiten incluir titulares llamativos y efectos especiales a los caracteres en nuestras presentaciones, se pueden utilizar para crear portadas o títulos llamativos

Para activar WordArt ir a la ficha Insertar y pulsar el

botón WordArt, posteriormente:. 1. Seleccionar un diseño de la lista. 2. Editar un texto en el recuadro que se muestra para

tal fin (ver figura 5‐7), empleando las opciones del grupo fuente y al finalizar hacer clic fuera del recuadro.


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3. Cambiar el tamaño del objeto o rotar (botón verde) según nuestras necesidades. 4. Al mismo tiempo se ha activado la barra de herramientas de dibujo (comentado en

el capítulo 4), para aplicar distintos estilos, tamaños y distribuciones del contenido de WordArt.

Figura 5‐7

GRÁFICOS Permite insertar un gráfico para ilustrar y comparar datos. Muy útil si queremos detallar

una presentación que contiene información numérica. 1).‐ Ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Gráfico, veremos el cuadro de diálogo Insertar

gráfico: 2).‐ En función del tipo de información a representar, seleccionar un tipo de gráfico

apropiado de la lista y pulsar el botón Aceptar. La ventana de office muestra por un lado el gráfico seleccionado y una hoja de datos

preparada para sustituir la información predeterminada por otra nueva (se visualizan en la aplicación de cálculo de Excel), como se aprecia en la ilustración (ver figura 5‐8).

Se activan las fichas Diseño y Presentación de la barra de herramientas de gráficos para trabajar con las opciones de gráficos de Excel.


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Figura 5‐8 3).‐ En la barra de tareas de Windows se muestra la información con la tabla de categorías

y series en la aplicación de Excel para sobrescribir los datos. Sustituir la información contenida en la hoja de datos por otra, automáticamente se cambiará el aspecto del gráfico. Los títulos de las cabeceras de columnas (serie 1, serie 2, etc..) y los títulos de las cabeceras de filas(Categoría 1, categoría 2,etc..) se utilizan para describir la leyenda y las etiquetas para el eje de abcisas (x)

4).‐Una vez introducidos los cambios, pulsar en la ficha Inicio (o cualquier otra ficha) para

volver a la presentación o hacer clic fuera del gráfico. Para trabajar de nuevo con el gráfico hacer clic en él.

5).‐Si queremos cambiar el tipo de gráfico pulsar en el botón Cambiar tipo de gráfico. El

botón Cambiar entre filas y columnas intercambia las etiquetas de las series y categorías.

6).‐Si queremos editar de nuevo los datos en la hoja de cálculo de Excel pulsar el botón

Editar datos. El botón Diseño rápido permite insertar nuevos elementos al gráfico que completan más la información contenida en el mismo. Por último seleccionar un estilo de diseño en el botón Estilos de diseño.

Podemos guardar el gráfico como una plantilla para utilizarla en otro momento pulsando el

botón Guardar como plantilla. Se guardará en la carpeta Charts situada dentro de la carpeta Plantillas. Para utilizar la plantilla ir a la ficha Insertar>Gráfico>Administrar plantillas.., o bien pulsar el botón de office>Abrir>Plantillas de confianza>Charts>seleccionar la plantilla.

Hoja de datos

Gráfico


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INSERTAR TABLAS Una tabla se utiliza para organizar la información en filas y columnas. La intersección entre

una fila y columna, se denomina celda. Las tablas se pueden insertar en cualquier zona de la diapositiva, incluso en un pie de página o encabezado. Dentro de las celdas de una tabla se pueden incluir imágenes, listas y cualquier formato de los que aplicamos a un documento común de Microsoft Word. Las tablas incorporan su propia barra de herramientas con dos fichas llamadas Diseño y Presentación (ver figuras 5‐9 y 5‐10) para realizar acciones específicas

Es posible insertar tablas de Word y Excel en las diapositivas. Basta con seleccionarlas en las

respectivas aplicaciones y utilizar las herramientas de copiar o cortar para posteriormente pegarlas en la presentación.

‐En la ficha Insertar, pulsar el botón de Tablas ‐ Veremos las opciones de tablas:

• Insertar tabla • Dibujar tabla • Hoja de cálculo de Excel

‐ Seleccionar la opción deseada, automáticamente se activa la barra de herramientas de

tabla, para insertar estilos, dibujo, alineación y trabajo con filas, columnas y celdas, de modo análogo a como se trabaja en el procesador de textos de word.

Figura 5‐9 Ficha Diseño

Figura 5‐10 Ficha Presentación ‐ Para dejar de trabajar con la tabla, hacer clic fuera de la misma (desaparece la barra de

herramientas de tabla). Para volver a trabajar con la tabla, hacer clic en alguna parte de la tabla.

Comentario: Utilizar las técnicas y opciones de Microsoft Word para trabajar con las tablas


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ENCABEZADOS, PIES DE PÁGINA, NUMERACIÓN Y FECHA Si queremos insertar un título que se repita en la parte superior –encabezado‐ o en la parte

inferior –pie de página‐ de nuestras diapositivas, tenemos varias opciones: A).‐ INSERTAR PIE DE PÁGINA NÚMERO DE LA DIAPOSITIVA, FECHA Y HORA

1. Pulsar en la ficha Insertar, el botón Encabezado y pie de página. 2. Veremos el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (ver figura 5‐11)

Figura 5‐11

3. Seleccionar la pestaña Diapositiva y/o marcar las casillas: • Fecha y hora, para incluir una fecha fija (escribir día, mes y año)o bien

Actualizar automáticamente (la presentación actualiza la fecha cuando se abra la próxima vez).

• Número de la diapositiva • Pie de página (editar el texto en el cuadro de texto)

4. Botón Aplicar, si se trata de la diapositiva actual o Aplicar a todas, si queremos insertar en todas las diapositivas.

5. Una vez insertada(s) las opciones deseadas, podemos modificar la posición de los distintos elementos (arrastrar el cuadro de texto que incluye el número o de pie o de fecha) ,añadir formatos de fuente o texto (hacer clic dentro del cuadro de texto de número o de pie o de fecha).

6. Para eliminar alguna de las opciones, basta con seleccionar el objeto y pulsar la tecla <<Supr>>.

Nota: Los botones Fecha y hora y Número de diapositiva muestran el mismo cuadro de

diálogo.


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B).‐ INSERTAR ENCABEZADO, PIE DE PÁGINA, NÚMERO DE LA DIAPOSITIVA, FECHA Y HORA EN LOS DOCUMENTOS Y NOTAS A REPARTIR A LA AUDIENCIA

1. Pulsar en la ficha Insertar, el botón Encabezado y pie de página. 2. Veremos el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (ver figura 5‐12).

Figura 5‐12

3. Seleccionar la pestaña Notas y documentos para distribuir y/o marcar las casillas: • Fecha y hora, para incluir una fecha fija (escribir día, mes y año)o bien

Actualizar automáticamente (la presentación actualiza la fecha cuando se abra la próxima vez).

• Encabezado (editar el texto en el cuadro de texto) • Número de la diapositiva • Pie de página (editar el texto en el cuadro de texto)

4. Botón Aplicar a todas. 5. Para eliminar alguna de las opciones, basta con pulsar de nuevo el botón

Encabezado y pie de página y desactivar las opciones que no deseemos. Nota : En el siguiente capítulo veremos cómo insertar un encabezado, pie de página, número ,

fecha y hora en un patrón de diapositivas.


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INSERTAR EL NÚMERO A UNA DIAPOSITIVA En algunas ocasiones nos puede interesar insertar el número solamente a determinadas

diapositivas, en esos casos podemos aplicar el apartado –A‐ y el botón Aplicar, o bien:

1. Ir a la diapositiva que deseamos numerar. 2. Ficha Insertar, botón Cuadro de texto, arrastrar para crear el cuadro de texto y

colocar el cursor dentro. 3. Ficha Insertar, pulsar el botón Número de diapositiva. 4. Añadir el formato o el texto deseado al número. 5. Repetir los pasos ‐2‐ al ‐4‐ para cada nueva numeración.

INSERTAR EL NÚMERO DE UNA DIAPOSITIVA Y EL NÚMERO TOTAL DE DIAPOSITIVAS EN TODAS LAS DIAPOSITIVAS

1. En la ficha Vista, hacer clic en Patrón de diapositivas y, a continuación, en la vista en

miniatura del patrón de diapositivas.

2. En la ficha Insertar, hacer clic en Cuadro de texto y, a continuación, arrastrar para dibujar el cuadro de texto donde deseemos que aparezca el número de diapositiva en las diapositivas.

3. Con el cursor situado en el cuadro de texto, en la ficha Insertar, hacer clic en Número de diapositiva.

4. En el cuadro de texto, colocar el cursor delante de <Nº> y, a continuación, escribir el texto Diapositiva (o cualquier otro texto).

5. Colocar el cursor detrás de <Nº> y, a continuación, escribir de e introducir el número total de diapositivas que consta la presentación.


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6. PATRÓN DE DIAPOSITIVAS Y AUTODISEÑOS

Una diapositiva patrón es aquella que nos servirá como base para la creación de las demás

diapositivas que formarán parte de nuestra presentación. Existen tres tipos de patrones: patrón de diapositivas, patrón de documentos y patrón de notas. A la hora de crear un patrón podemos. El patrón de documentos y notas permite configurar la apariencia que tendrán las diapositivas que se van a repartir a la audiencia para que haga un seguimiento de las mismas en un documento impreso con sus notas correspondientes. A la hora de crear un patrón podemos:

• Definir la apariencia de una presentación, como son el fondo, la fuente y el color

del texto. • Incluir todos los elementos que van a estar presentes en todas las diapositivas,

como el nombre de la compañía, logotipo, títulos, etc… • Insertar animaciones y audio para todas las diapositivas

A través de un patrón personalizado, es posible crear una plantilla que contenga

únicamente aquellos elementos que el usuario desee.

PATRÓN DE DIAPOSITIVAS Para crear un patrón de diapositivas, seguir los siguientes pasos:

1. Ficha Vista>Patrón de diapositivas.

2. Automáticamente se muestra la barra de herramientas patrón de diapositivas (ver figura 6‐1) y en el margen izquierdo de la ventana de la aplicación se muestran un conjunto de diapositivas con un diseño predeterminado (ver figura 6‐2) que incluyen elementos para insertar texto, tablas, multimedia, listas, etc… y que el usuario puede modificar, eliminar, duplicar o, en definitiva, personalizar a su gusto.

3. Una vez que se ha insertado el diseño personalizado al patrón (títulos,

encabezados, temas, etc…), pulsar el botón Cerrar vista del patrón.


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Figura 6‐1

Figura 6‐2 CREAR UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS PASO A PASO: DISEÑOS DEL PATRÓN Cuando se crea un patrón, lo primero que vemos es un patrón inicial (ver figura 6‐3) que

incluye un diseño de título, un esquema multinivel, pie de página, número y fecha. Para modificar estos elementos del patrón o cualquiera de los objetos que incluye un patrón, seguir los siguientes pasos:

Figura 6‐3

Autodiseños

Diseños predeterminados


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Comentario:

• Tomaremos como ejemplo la primera de las diapositivas del patrón llamada Diapositiva de título aunque las acciones serían aplicables para cualquier otro diseño del patrón.

• Los valores (formas, dibujos, etc..) que apliquemos a la 1ª diapositiva de un patrón,

también llamada diapositiva de título se aplicarán a TODOS los diseños del patrón de diapositivas.

• Si sólo queremos aplicar determinados formatos y formas a un diseño concreto de la lista

del patrón, seleccionarlo previamente e insertar los marcadores deseados.

• Para eliminar el fondo que incluye un patrón, seleccionar en la diapositiva deseada con el botón derecho del ratón (menú contextual) Formato de fondo… y activar la casilla Ocultar gráficos del fondo.

1. Hacer clic en el marco del objeto del estilo título y : • Aplicar un formato de fuente, párrafo, bordes, etc..y cualquier otra

herramienta de PowerPoint. 2. Seleccionar el texto de la lista a primer nivel y:

• Cambiar el formato del texto. • Cambiar la viñeta (ficha Inicio>botones de viñetas o listas numeradas.

3. Seleccionar el texto de la lista a segundo nivel y repetir las acciones del paso ‐2‐ para cada nuevo nivel.

4. Seleccionar el cuadro de texto Pie de página y editar el texto que queremos se repita en alguna o todas las diapositivas.

• Posteriormente ir a la ficha Insertar y marcar la casilla Pie de página (si procede modificar el texto) y pulsar el botón Aplicar a todas.

• Otra opción para insertar un pie de página y/o un encabezado, es utilizar cuadros de texto.

11ºº.. Ficha Insertar>Cuadro de texto, escribir el texto. 22ºº.. Repetir paso ‐1º‐ para crear un encabezado.

• Una vez que configuremos el patrón, para quitar el pie y/o encabezado, ir a la diapositiva y pulsar el botón Encabezado y Pie de página, en el cuadro de diálogo, desactivar la casilla Pie de Página y Aplicar o Aplicar a todas. También se puede quitar el pie y/o encabezado pulsando el botón derecho del ratón, seleccionar Formato de fondo…, activar la casilla Ocultar gráficos de fondo, pulsar Cerrar para quitar a la diapositiva actual o Aplicar a todas para eliminar en todas las diapositivas.

5. Para insertar el número de página, ir a la ficha Insertar>botón Número de diapositiva(o encabezado y pie de página), activar la casilla Número de la diapositiva. Podemos añadir delante o detrás del código <Nº> cualquier texto o símbolo.

6. Para insertar la fecha y hora, ir a la ficha Insertar>botón Fecha y hora (o encabezado y pie de página)y marcar la casilla fija o actualizar automáticamente.

7. Podemos añadir formas como líneas, rombos o cualquier otro objeto. 8. Para finalizar, pulsar el botón Cerrar vista Patrón.

Para eliminar un diseño del patrón, pulsar el botón Eliminar patrón


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INSERTAR COLOR O IMÁGENES COMO FONDO DEL PATRÓN Dentro de un patrón podemos insertar un fondo de color o una imagen, en esos casos:

11.. En la vista patrón, seleccionar un diseño de la lista (si estamos en la diapositiva de título, se aplicará a todos los diseños)

22.. Con el botón derecho del ratón elegir o el comando Formato de fondo…>Relleno>Relleno sólido o Relleno degradado o Relleno con imagen o textura, o el botón seleccionar la acción deseada y:

• Pulsar el botón Cerrar para cambiar sólo el diseño de patrón seleccionado • Pulsar el botón Aplicar a todo para cambiar todos los diseños por el nuevo.

PERSONALIZAR UN PATRÓN Para personalizar un diseño, seguir los siguiente pasos:

1. En la ficha Vista>Patrón de diapositivas> botón Insertar diseño 2. El nuevo diseño figurará con el nombre “Diseño personalizado”, para renombrar,

pulsar el botón Cambiar nombre y asignarle el nombre deseado. 3. Aplicar los formatos deseados, encabezados mediante cuadros de texto, pie de

página, números, etc.. 4. Si queremos incluir diseños predeterminados, pulsar el botón Insertar marcador

(ver figura 6‐4), seleccionar el o los objetos deseados y arrastrar en la diapositiva para crear el marcador.

Figura 6‐4

5. Si queremos quitar los objetos de título o pies de página que incluye el patrón,

activar o desactivar las opciones de la vista patrón. 6. Insertar otras configuraciones y pulsar por último Cerrar vista Patrón.


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INSERTAR UN PATRÓN COMPLETO DE DIAPOSITIVAS El botón Insertar patrón de diapositivas, es muy útil porque crea una colección de diseños

que el usuario puede personalizar a su medida, asignarle un nombre a la nueva colección y aplicar en cualquier momento. Para ello:

• Pulsar el botón Insertar patrón de diapositivas • Para cada diseño del patrón personalizar los formatos y marcadores deseados.

MENÚ CONTEXTUAL DE LA VISTA PATRÓN Si estamos en la vista patrón de diapositivas, el menú contextual (botón derecho del ratón)

permite realizar ciertas acciones como son:

• Mover (Cortar) el diseño del patrón de la diapositiva a otra posición, utilizando para ello el comando Pegar (esta acción también se consigue arrastrando la miniatura a la posición deseada).

• Copiar el diseño del patrón de la diapositiva (sería los mismo que el comando Duplicar el diseño).

• Insertar patrón de diapositivas, agrega una nueva colección de diseños. • Eliminar el diseño, borra el diseño seleccionado. • Cambiar nombre al diseño, renombra un diseño. • Formato del fondo, cambia el fondo del diseño por un color sólido, imagen,

degradado, etc..


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APLICAR UN PATRÓN

Una vez que hayamos definido el diseño para todas o determinadas diapositivas de nuestra presentación, si queremos aplicar un diseño personalizado:

• En la ficha Inicio, pulsar el botón Diseño y seleccionar un diseño de la lista (ver figura 6‐5). Los diseños que personalicemos figurarán con un número y el nombre “Diseño personalizado” (salvo que se hayan renombrado con el comando Cambiar nombre al diseño).

Figura 6‐5 • También se puede aplicar un diseño personalizado cada vez que insertemos una nueva

diapositiva con la opción Nueva diapositiva.

BOTÓN NUEVA DIAPOSITIVA En la ficha Inicio, el botón Nueva diapositiva se compone de dos opciones diferenciadas que

es preciso distinguir, aunque en ambos casos se agregan nuevas dispositivas: • Si pulsamos el término Nueva diapositiva, se presentan los diseños (personalizados o

no) para aplicar a las diapositivas. • Si pulsamos el icono de Nueva diapositiva, aplicaremos el diseño que por defecto

hayamos elegido la última vez.


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Además de agregar nuevas diapositivas el botón Nueva diapositiva también permite:

• Duplicar diapositivas seleccionadas, para ello, seleccionar la(s) diapositiva(s) (si son varias hacer clic en una y el resto mantener la tecla <<Cntrl>> pulsada y hacer clic) que deseemos sean idénticas y pulsar el comando Duplicar diapositivas seleccionadas. Esta acción también se puede llevar a cabo seleccionando la(s) diapositiva(s) con el botón derecho del ratón y el comando Duplicar diapositiva.

• Diapositivas del esquema, inserta un esquema guardado previamente en una unidad de disco para agregarlo a la diapositiva actual.

• Volver a utilizar diapositivas, permite agregar diapositivas de una presentación guardadas en una unidad de disco para su uso. Podemos seleccionar determinadas diapositivas o todas (ver figuras 6‐6 y 6‐7). Para ello seguir los siguientes pasos:

Figura 6‐6 Figura 6‐7

1. Pulsar el botón Examinar e indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo de PowerPoint, o bien una biblioteca de diapositivas

2. Hacer clic en la diapositiva para insertarla o con el botón derecho del ratón el

comando Insertar diapositiva o Insertar todas las diapositivas.

3. Si queremos conservar el formato o tema (conjunto de colores, fuentes y efectos) que tiene el archivo de PowerPoint, activar la casilla Mantener formato de origen, o bien, con el botón derecho del ratón seleccionar Aplicar tema a las diapositivas seleccionadas o Aplicar tema a todas las diapositivas.


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MENÚ CONTEXTUAL DIAPOSITIVAS EN MINIATURA

Si hemos creado una presentación y estamos visualizando las diapositivas en miniatura, podemos hacer uso del menú contextual (botón derecho del ratón) para realizar determinadas acciones como son:

• Cortar y/o Copiar diapositivas para Pegar en otra ubicación o eliminar. • Nueva diapositiva…., inserta una diapositiva delante de la actual con el mismo diseño. • Duplicar diapositiva, crea una diapositiva idéntica a la actual • Eliminar diapositiva, borra la diapositiva seleccionada (realiza la misma acción que el

botón Eliminar de la ficha Inicio). • Publicar diapositivas, crea diferentes archivos con el contenido de cada diapositiva

para almacenarlos en una unidad de disco. • Buscar actualizaciones, busca cambios o actualizaciones en una o en todas las

diapositivas seleccionadas. • Diseño, cambia el diseño de la diapositiva actual. • Formato del fondo…, cambia la apariencia de la diapositiva (imagen, color, etc…) • Ocultar la diapositiva, oculta o muestra una diapositiva cuando se realice su

presentación a la audiencia.

PATRÓN DE DOCUMENTOS

El Patrón de documentos permite configurar los distintos ejemplares o documentos que

contiene una presentación para su posterior distribución a la audiencia y de esta manera tener constancia impresa de las diapositivas mostradas. Este patrón de documentos nos puede servir para crear transparencias para su presentación en un proyector.

Para crear un patrón de documentos:

1. Ir a la ficha Vista y seleccionar Patrón de documentos, veremos la barra de herramientas del patrón con las opciones para configurar las páginas que incluirán las diapositivas (ver figura 6‐8).

Figura 6‐8

2. Personalizar la configuración de página y la orientación (vertical u horizontal) 3. Establecer la orientación de la diapositiva y el número de diapositivas por cada

página (Diapositivas por página). Si seleccionamos 3 diapositivas por página, se crea un espacio extra para incluir anotaciones o comentarios sobre cada diapositiva.

4. Activar o desactivar las casillas Encabezado, Pie de página, Fecha y Número de página en función de nuestras necesidades. Estas opciones también están disponibles en la ficha Insertar dentro del grupo Texto. Para visualizar mejor estos elementos aumentar el zoom.


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Hacer clic en los cuadros de texto Encabezado y/o Pie de página y escribir el texto que queramos repetir en todas la páginas, o pulsar los botones Encabezado y pie de página.

Para insertar una fecha y/o un número a las páginas ir a la ficha Insertar y activar los botones Fecha y hora y Número de diapositiva. Una vez introducidas la fecha y/o el número de las páginas, en el cuadro de texto correspondiente aplicar los formatos de fuente y el texto deseados (por ejemplo Página, delante del código <Nº>). No escribir el número de la página en lugar del código (repetiría dicho valor).

5. Aplicar un tema si queremos insertar color de fondo, un tipo de letra determinados

o un efecto especial (grupo Editar tema) o bien un estilo de fondo. 6. Pulsar el botón Cerrar vista patrón para abandonar el diseño del patrón de

documentos. 7. Para ver e imprimir los documentos, pulsar el botón de office>Imprimir>seleccionar

de nuevo Imprimir. • En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccionar en primer lugar Documentos

y el número de diapositivas por página. • Seguidamente, indicar si queremos todas las diapositivas o un intervalo de

ellas. • Para ver como quedaría el documento, pulsar el botón Vista previa, y

realizar los ajustes necesarios. • Por último, indicar el número de copias y pulsar el botón Imprimir.

INSERTAR NOTAS Las notas permiten introducir anotaciones o comentarios en las diapositivas que pueden

añadir información a las mismas, ya sean citas bibliográficas, direcciones de Internet o comentarios.

Las notas se pueden visualizar en la vista presentación para que la audiencia vea su

contenido, o bien, imprimir como si fuesen documentos (botón office>Imprimir>Imprimir>Páginas de notas).

Para insertar notas tenemos varias opciones:

• Ficha Vista, en el grupo Vistas de presentación, seleccionar vista Normal. Seleccionar la diapositiva que incluirá la nota y hacer clic en la parte inferior ‐de las tres áreas en las que se divide la ventana de PowerPoint‐ y escribir el texto.

• Seleccionar la diapositiva, ir a la ficha Vista>Página de notas y escribir en el cuadro de texto.

En ambos casos podemos aplicar distintos formatos de fuente, párrafo, colores, etc..


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PATRÓN DE NOTAS Del mismo modo que configuramos un diseño para el patrón de diapositivas y el patrón de

documentos, podemos personalizar el patrón de notas ya sea para su presentación o pantalla completa o para su impresión. Para ello:

1. Seleccionar en al ficha Vista>Patrón de notas. 2. Veremos la barra de herramientas del patrón de notas (ver figura 6‐8).

Figura 6‐8

3. Configurar para personalizar el tamaño de la diapositiva, la orientación de página de notas y la orientación de la diapositiva (vertical u horizontal).

4. Activar o desactivar los elementos deseados como Encabezado, Pie de Página, Fecha, Número de página, si queremos quitar la imagen de la diapositiva o el cuerpo.

5. En el cuadro de texto Cuerpo (ver figura 6‐9), seleccionar el texto de la lista e insertar formatos de fuente y/o viñetas deseados.

Figura 6‐9 6. Para introducir un encabezado o pie de página, escribir en los cuadros de texto

correspondientes, para incluir la fecha y/o número de la página, ir a la ficha Insertar ,pulsar los botones Fecha y hora o Número de la diapositiva y marcar las casillas de los elementos.

Cuerpo

Imagen de diapositiva


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Una vez introducidas la fecha y/o el número de las páginas, en el cuadro de texto correspondiente aplicar los formatos de fuente y el texto deseados (por ejemplo Página, delante del código <Nº>). No escribir el número de la página en lugar del código (repetiría dicho valor).

7. Aplicar un tema si queremos insertar color de fondo, un tipo de letra determinados

o un efecto especial (grupo Editar tema) o bien un estilo de fondo. 8. Pulsar el botón Cerrar vista patrón para abandonar el diseño del patrón de

documentos. 9. Para ver e imprimir las notas, pulsar el botón de office>Imprimir>seleccionar de

nuevo Imprimir. • En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccionar en primer lugar Páginas de

notas. • Seguidamente, indicar si queremos las notas para todas las diapositivas o

un intervalo de ellas. • Para ver como quedaría el documento, pulsar el botón Vista previa, y

realizar los ajustes necesarios. • Por último, indicar el número de copias y pulsar el botón Imprimir.

AUTODISEÑOS

Los autodiseños o diseños son un conjunto de formatos de diapositiva predeterminados

que comparten unas características estilísticas comunes a las que se acogen automáticamente tanto el texto como los gráficos y demás objetos que se incluyan en la presentación creados para facilitar al usuario su utilización inmediata. Incluyen espacios reservados para insertar texto, tablas, listas, listas gráficas, sonidos, música, etc…, conocidos también como marcadores de posición(ver figura 6‐10).

Para insertar un diseño, pulsar en la ficha Inicio el botón Diseño y elegir un diseño de la

lista. Si queremos cambiar un diseño por otro, seleccionar la diapositiva y en el botón Diseño seleccionar aquél que necesitemos

Figura 6‐10

Para personalizar un diseño: • En la ficha Vista, seleccionar Patrón de

diapositivas y seguir uno de estos pasos. o Pulsar el botón Insertar

diseño, agregar o borrar los elementos que necesitemos o bien pulsar el botón Insertar marcador para elegir el (los) objetos que queramos.

o Elegir un diseño de la lista y modificar los objetos de la misma a nuestro gusto.


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7. HIPERVÍNCULOS

En alguna ocasión cuando estemos exponiendo nuestra presentación necesitaremos

desplazarnos a una determinada diapositiva para destacar una información o tema que tiene alguna relación con lo que estamos comentando, o bien abrir una archivo creado en otra aplicación o sencillamente visualizar una página web de Internet entre otras acciones.

Los hipervínculos permiten crear un vínculo con los objetos de una diapositiva y pueden ser

de distintos tipos, entre otros hipervínculos destacamos :

• A una diapositiva determinada o marcador de nuestra presentación. • A otra presentación de PowerPoint o archivo de otra aplicación. • A una aplicación determinada. • A una dirección de Internet (URL). • Ir al principio o final de una diapositiva. • Para salir de la presentación.

Los hipervínculos se pueden crear de varias maneras:

• En la ficha Insertar, botón Hipervínculo

• En la ficha Insertar, botón Acción • En la ficha Inicio o Insertar, botón Formas, botones de acción

Para crear un Hipervínculo mediante el botón del mismo nombre de la ficha Insertar:

1. Seleccionar el objeto (formas, cuadro de texto, WordArt, gráficos)el texto o la imagen (prediseñada o de archivo)sea una imagen animada o no.

2. Pulsar el botón Hipervínculo, veremos el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (ver figura 7‐1).

3. En el área Vincular a, seleccionar: • Archivo o página Web existente, si queremos abrir una página web pulsar

el botón , navegar hasta la página deseada, seleccionar la URL de la página, copiarla al portapapeles (<<Cntrl>> y tecla –C‐)y pegarla en el apartado Dirección: (<<Cntrl>> y tecla –V‐)


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• Si queremos ir a una página web consultada, pulsar el botón Páginas consultadas y seleccionar la URL correspondiente.

• Para abrir un archivo, sea una presentación o cualquier otro archivo

almacenado en una unidad de disco, pulsar en el botón o bien en el desplegable del apartado Buscar en : y navegar a la unidad y/o carpeta para seleccionar el fichero.

• el botón Archivos recientes, muestra un listado de ficheros utilizados

recientemente.

Figura 7‐1

• El botón Lugar de este documento, muestra las diapositivas de nuestra presentación, basta con hacer clic en la diapositiva deseada y luego Aceptar. Las diapositivas que llevan un título fueron creadas con diseños de título (son las que e muestran en la vista Esquema) y el resto reciben la palabra Diapositiva y el número de diapositiva (ver figura 7‐2). También es posible seleccionar los destinos Primera diapositiva, Ultima diapositiva, Diapositiva siguiente y Diapositiva anterior.

Figura 7‐2


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• Crear nuevo documento, permite crear una nueva presentación. • Dirección de correo electrónico, se utiliza para insertar una dirección de

correo a la que se pueden remitir los usuarios que reciban la presentación por correo (ver figura 7‐3), o simplemente enviar a un destinatario, muy útil si queremos recibir sugerencias o deseamos mandar la presentación a una dirección determinada. Una vez que hagamos clic en el enlace, se abre el cliente de correo que tengamos instalado(Outlook, Eudora, Thunderbird, etc..) y en el apartado destinatario(To: ) aparece rellena la dirección.

Figura 7‐3

Para modificar o eliminar un hipervínculo:

• Para modificar, seleccionar de nuevo el hipervínculo y realizar una de estas acciones:

‐ Con el botón derecho del ratón (menú contextual), Modificar hipervínculo. ‐ Pulsar en el botón Hipervínculo

• Seleccionar otra acción distinta al hipervínculo original • Para eliminar, seleccionar de nuevo el hipervínculo y realizar una de estas acciones:

‐ Con el botón derecho del ratón (menú contextual), Quitar hipervínculo. ‐ Pulsar en el botón Hipervínculo y hacer clic en el botón Quitar hipervínculo.

Crear un hipervínculo con el botón Acción de la ficha Insertar :

1. Seleccionar el objeto (formas, cuadro de texto, WordArt, gráficos)el texto o la imagen (prediseñada o de archivo)sea una imagen animada o no.

2. Pulsar el botón Acción, veremos el cuadro de diálogo Configuración de la acción

(ver figura 7‐4), en la pestaña Clic del mouse, pulsar en el botón radial Hipervínculo a: y elegir la acción deseada. Podemos destacar entre otras Diapositiva…, que nos muestra un listado de todas las diapositivas de nuestra presentación o Dirección URL, para escribir o pegar una dirección de Internet.


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Figura 7‐4

HIPERVÍNCULOS CON BOTONES DE ACCIÓN Para crear un hipervínculo con los botones de acción del botón Forma en la ficha Insertar:

1. Seleccionar ficha Insertar>Formas y elegir un botón de acción(parte inferior de la lista). Los botones de acción realizan funciones concretas como ir a la diapositiva anterior (flecha izquierda), diapositiva siguiente (flecha derecha), insertar vídeo, música, etc.., pero todos los botones muestran el cuadro de diálogo de la figura 7‐4 para poder seleccionar la acción.

2. Arrastrar con el ratón para crear la forma. 3. En el cuadro de diálogo Configuración de la acción, seleccionar la pestaña Clic

del mouse e indicar en el apartado Hipervínculo a: la operación a realizar. 4. Los botones de acción pueden contener colores de fondo, imágenes o texto, en

este último caso seleccionar la forma con el botón derecho del ratón (menú contextual), elegir el comando Modificar texto… y escribir el texto.


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8. MULTIMEDIA

Una presentación puede contener efectos multimedia como son vídeos y sonidos, para

documentar una información o insertar una ambientación a las diapositivas que mejoren su presencia. PowerPoint admite varios formatos de sonido como .WMF, .WAV, etc.. y cualquier archivo comprimido .MP3,.MP4. Existen diversas aplicaciones gratuitas para convertir a formato compatible con PowerPoint

SONIDOS Y VÍDEOS Los sonidos se pueden incorporar en determinadas diapositivas, en todas hasta su

finalización o como efecto de transición, al pasar de una diapositiva a otra. En la diapositiva se visualizará un icono, y al hacer clic sobre él durante la presentación se escuchará el sonido correspondiente. Se pueden insertar básicamente:

• De un archivo que dispongamos en un soporte de almacenamiento o descargado

de Internet (tener siempre presente el Copyright) • De un CD de audio. • Sonido de una grabación (necesitaremos un micrófono).

El botón Sonido de la ficha Insertar permite varias acciones: A. Si queremos insertar un sonido almacenado en una unidad de disco(pen‐drive, disco

duro, Cd, memoria flash, etc..):

1. Ir a la diapositiva donde insertaremos el fichero de sonido.

2. Pulsar el icono , situado en la parte superior. En el cuadro de diálogo Insertar sonido, indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo de audio y Aceptar.

B. Para agregar otros archivos de música:

1. Ir a la diapositiva donde insertaremos el fichero de sonido.

2. Pulsar en el icono desplegable , situado en la parte inferior, veremos las opciones; Sonido de archivo, Sonido de la Galería Multimedia, Reproducir pista de audio de CD y Grabar sonido.


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• Sonido de archivo, realiza la misma acción que pulsar el icono . • Sonido de la Galería Multimedia, permite buscar sonidos en la galería de Microsoft Office. Si queremos localizar más sonidos, pulsar en el botón Buscar o introducir un término que defina el sonido. Hacer clic en el icono que identifica el sonido para insertarlo.

• Reproducir pista de audio, necesita disponer del CD correspondiente. Una vez insertado, veremos el cuadro de diálogo Insertar audio de CD (ver figura 8‐1).

Figura 8‐1

Insertar la pista deseada en el cuadro Empezar en la pista:, insertar la otra pista en el cuadro Finalizar en la pista: (si se trata de una única pista, repetir la misma en ambos cuadros). Indicar si queremos que se repita hasta su interrupción y si deseamos ocultar el icono de sonido mientras se visualiza la presentación y Aceptar. • Grabar sonido, permite guardar una grabación de voz o de cualquier otro tipo, para ello se necesita una tarjeta de sonido y un micrófono. Veremos el cuadro de diálogo Grabar sonido (ver figura 8‐2). Escribir el nombre para la grabación y pulsar el botón de inicio (flecha derecha) para comenzar la grabación. Para pausar pulsar el cuadrado o bien, el círculo para finalizar la grabación.

Figura 8‐2


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3. Una vez insertado el sonido con cualquier de las opciones anteriores, PowerPoint muestra un cuadro de diálogo indicándonos si el sonido se realizará automáticamente nada más comenzar la presentación (Automáticamente) o una vez visualizada la presentación hacer clic en cualquier momento sobre el icono (Al hacer clic encima),(ver figura 8‐3).

Figura 8‐3

Nota: En cada diapositiva se pueden introducir distintos archivos de audio INSERTAR UN SONIDO QUE SE REPITA EN TODAS LAS DIAPOSITIVAS Si queremos repetir un sonido en todas las diapositivas de tal manera que finalice cuando

acabe la presentación, tenemos varias opciones: A).‐Incluir el sonido como un efecto de transición entre cada diapositiva sin interrupción,

para ello:

1. En la ficha Animaciones, dentro del grupo Transición a esta diapositiva, pulsar

en el botón Sonido de transición , veremos un listado de sonidos del sistema instalados, seleccionar el que queramos , o bien, seleccionar el comando Otro sonido… e indicar la unidad que contiene el fichero de sonido.

2. Activar el comando Repetir hasta el próximo sonido.

Para comprobar el audio, ir a la ficha Presentación con diapositivas y seleccionar cualquier

botón del grupo Iniciar presentación con diapositivas, o pulsar el botón Presentación con

diapositivas de la barra de estado. B).‐ Seleccionar el icono de sonido y trabajar con las opciones de la barra de

herramientas, para ello:

• Seleccionar el icono de sonido, y en el grupo Opciones de sonido activar las casillas Repetir la reproducción hasta su interrupción y en el desplegable Reproducir sonido, elegir Reproducir en todas las diapositivas. Si es preciso marcar la casilla Ocultar durante la presentación.


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INSERTAR VÍDEO Para documentar nuestras diapositivas a veces se hace necesario incluir vídeos que

potencian y clarifican ciertos aspectos de nuestra presentación. PowerPoint admite diversos formatos de video, entre otros .AVI, .ASF y otros archivos de vídeo comprimidos como .MPEG. Existen multitud de aplicaciones que permiten la conversión de archivos de vídeo a formato compatible con PowerPoint. Al igual que ocurre con los sonidos, en la diapositiva se visualizará un icono, y al hacer clic sobre él se ejecutará el vídeo correspondiente.

Los archivos de vídeo se pueden insertar de un archivo guardado en un soporte de

almacenamiento, o bien de la galería de Microsoft Office. El botón Película de la ficha Insertar permite realizar diversas acciones, para agregar un

fichero de vídeo:

1. Ir a la diapositiva donde incluiremos el vídeo.

2. Pulsar el icono del botón Película (parte superior), en el cuadro de diálogo Insertar película, indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo de vídeo y pulsar Aceptar.

3. Si hemos pulsado en el desplegable del botón Película, seleccionar Película de archivo (realiza la acción del paso ‐2‐) o Película de la Galería Multimedia, en este último caso seleccionar un vídeo de la galería de Microsoft Office, o pulsar el botón Buscar para localizar un vídeo concreto de la biblioteca de vídeos de Office.

4. Al insertar un vídeo(al igual que ocurre con los sonidos), PowerPoint muestra un

cuadro de diálogo indicándonos si el vídeo se realizará automáticamente nada más comenzar la presentación (Automáticamente) o una vez visualizada la presentación hacer clic en cualquier momento sobre el icono (Al hacer clic encima).

Para visualizar los vídeos:

• Ir a la ficha Presentación con diapositivas y seleccionar cualquier botón del grupo Iniciar presentación con diapositivas

• pulsar el botón Presentación con diapositivas de la barra de estado.

• En la barra de herramientas de vídeo, pulsar en el botón Vista previa


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CONFIGURAR LA REPRODUCCIÓN DE UN SONIDO O VÍDEO. BARRA DE HERRAMIENTAS SONIDO Si estamos en la vista Normal (ficha Vista>Normal) y hemos insertado un sonido, para

personalizar determinadas opciones de sonido:

1. Hacer clic en el icono de sonido . 2. Veremos la barra de herramientas de sonido(ver figura 8‐4)

Figura 8‐4

3. Seleccionar Vista previa para escuchar el sonido, establecer el volumen de audio y activar o desactivar las Opciones de sonido que deseemos. Si queremos que se repita el sonido en todas las diapositivas:

• Marcar la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción y en el

desplegable Reproducir sonido, elegir Reproducir en todas las diapositivas

4. Modificar el tamaño del icono de sonido en anchura y altura en el grupo Tamaño o bien ocultarlo marcando la casilla Ocultar durante presentación.

VÍDEO Si estamos en la vista Normal (ficha Vista>Normal) y hemos insertado un vídeo, para

personalizar determinadas opciones de vídeo:

1. Hacer clic en el vídeo o marco que lo contiene. 2. Veremos la barra de herramientas de películas(ver figura 8‐5)

Figura 8‐5

3. Seleccionar Vista previa para visualizar el vídeo, establecer el volumen de al presentación y activar o desactivar las opciones de las películas que deseemos.

4. Modificar el área de visualización de la película en anchura y altura en el grupo Tamaño.


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9. ANIMACIONES

Una vez finalizada la presentación, o bien, al finalizar cada diapositiva, PowerPoint permite asignar a cada elemento de la diapositiva un efecto, ya sea un efecto preestablecido por el programa o bien personalizado. Se utilizan para llamar la atención del público, pero no conviene abusar de ellos para no distraer la atención. Permiten, por ejemplo, establecer el orden en que aparecerá el texto, el modo y si se visualizará con un sonido determinado.

Para llevar a cabo la animación de los objetos de una diapositiva, disponemos de la ficha

Animación (ver figura 9‐1) que puede agrupar una serie de acciones como son:

1. Establecer efectos preestablecidos (Animar) o personalizados (Personalizar animación).

2. Establecer efectos especiales cuando pasemos de una diapositiva a otra (Transición de diapositivas).

3. Fijar los intervalos para avanzar entre cada diapositiva. Figura 9‐1

INSERTAR LA ANIMACIÓN

Para establecer una animación preestablecida :

1. Seleccionar el objeto que deseamos animar. 2. ir a la ficha Animaciones y pulsar en el botón desplegable Animar. Veremos un

listado de animaciones preestablecidas por el programa (ver figura 9‐2) 3. Probar con las distintas animaciones.

Figura 9‐2


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Si queremos personalizar la animación:

1. Seleccionar el objeto a animar.

2. Ir a la ficha Animaciones y pulsar el botón , o bien seleccionar el desplegable del botón Animar y posteriormente la opción Personalizar animación.

3. A la derecha de la ventana de la aplicación, aparece el cuadro de Personalizar

animación (ver figura 9‐3).

4. Pulsar el botón Agregar efecto e indicar el efecto deseado. Cada acción aparece numerada para indicar un orden. Se pueden agregar varios efectos para un mismo objeto.

5. Al agregar un efecto, el botón pasa a nombrarse

Cambiar, esto nos permitirá modificar el efecto original por otro. Si queremos eliminar el efecto, pulsar el botón Quitar.

6. En el apartado Inicio:, indicar como queremos

que se desencadene la acción: • Al hacer clic.(los efectos se numeran

porque se consideran independientes) • Con la anterior, la acción se desencadena

conjuntamente con el efecto anterior. • Después de la anterior, la acción se

desencadena después del efecto anterior.

7. El apartado Ruta de acceso o Dirección, sólo

estará disponible para determinados efectos como por ejemplo Trayectoria de la animación.

Figura 9‐3

8. El apartado Velocidad, hace que el efecto sea más o menos rápido.

9. Los botones reordenar, permiten indicar el orden de animación.

10. El botón Reproducir, reproduce los efectos agregados en la misma diapositiva, en tanto que el botón Presentación se muestra en pantalla completa o Vista presentación.


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OPCIONES DE EFECTOS: EFECTOS ESPECIALES DE ANIMACIÓN

En función del objeto seleccionado para su animación, texto, gráfico, formas, etc…y del efecto seleccionado, existen múltiples alternativas u opciones de efectos, el usuario puede dejar volar su imaginación y combinar distintos efectos e intervalos.

Para incluir opciones de efectos:

1. Si hemos seleccionado un objeto y agregado un efecto, pulsar con el botón derecho del ratón sobre el efecto, veremos un listado de acciones (ver figura 9‐4):

Figura 9‐4

2. Seleccionar Opciones de efectos… ,o bien, Intervalos…, ambas opciones muestran el mismo cuadro de diálogo llamado Opciones de efectos (ver figura 9‐5).

3. En la solapa Efecto, pulsar en el desplegable:

• Sonido, para incluir un sonido con la animación (podemos insertar un sonido de una unidad de disco).

• Después de la animación, para ocultar o no después de la animación.

• Animar texto, para mostrar todo el testo, por palabra o carácter a carácter.

Figura 9‐5


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4. En la solapa Intervalos, pulsar en el desplegable ( ver figura 9‐6): • Inicio, indica cómo se desencadenará la acción, Al hacer clic con

el ratón, de modo conjunto con el efecto anterior o instantes después del efecto anterior.

• Retardo y Velocidad, de ejecución del efecto. • Repetir, este parámetro sólo está contemplada para

determinados efectos, como por ejemplo Trayectorias, permite repetir la acción x segundos, Hasta el siguiente clic del ratón o Hasta el final de la diapositiva.

Figura 9‐6

5. En la solapa Animación de texto, pulsar en el desplegable Agrupar texto para indicar si se tomará como un objeto.

EFECTO ESPECIAL: TRAYECTORIA DE LA ANIMACIÓN Esta opción de efecto (ver figura 9‐7) permite al usuario personalizar la trayectoria del

objeto y crear diseños especiales:

• Establecer el punto de inicio y finalización de la trayectoria, seleccionando uno de los extremos y arrastrándolo al nuevo destino o comienzo.

• Repetir la acción ininterrumpidamente, mediante círculos, cuadrados, etc... • Dibujar a mano alzada la trayectoria

Figura 9‐7


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EJEMPLOS DE ANIMACIÓN

Ejemplo ‐1‐ Supongamos que necesitamos que un objeto se desplace de un extremo a otro de la

diapositiva y posteriormente repita la acción a la inversa, pasos:

1. Seleccionar el objeto. 2. Pulsar el botón Agregar efecto, seleccionar efecto Trayectoria de la animación. 3. Efecto izquierda, derecha, curva. 4. Veremos una línea con dos puntos en sus extremos de color verde y rojo

respectivamente. Desplazar el puntero del ratón al inicio o final (puntos de colores) de la línea o curva creada y arrastrar con el ratón para prolongar la trayectoria, si fuese necesario. Si seleccionamos con el botón derecho del ratón sobre la línea o curva, podemos invertir la dirección.

5. Seleccionar el efecto en el panel de Agregar efectos con el botón derecho del ratón y activar Opciones de efectos... , en la pestaña Efecto activar las casillas:

6. En la pestaña Intervalos, seleccionar una velocidad y en el desplegable Repetir,

seleccionar hasta el siguiente clic, o bien, hasta el final de la diapositiva.

Ejemplo ‐2‐ En este otro ejemplo, el objeto tomará la trayectoria de un círculo, cuadrado o triángulo.

1. Seleccionar el objeto. 2. Pulsar el botón Agregar efecto, seleccionar efecto Trayectoria de la animación. 3. Efecto círculo, triángulo, cuadrado. 4. Desplazar el puntero del ratón al punto de color del cuadrado, círculo o triángulo, y

si fuese necesario mover a otra posición (arrastrando con el ratón) la trayectoria. Si seleccionamos con el botón derecho del ratón sobre el círculo, cuadrado o triángulo, podemos invertir la dirección.



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6. En la pestaña Intervalos, seleccionar una velocidad y en el desplegable Repetir, seleccionar hasta el siguiente clic, o bien, hasta el final de la diapositiva.

Ejemplo ‐3‐

Ahora dibujaremos la trayectoria del objeto a mano alzada, para ello:

1. Seleccionar el objeto. 2. Pulsar el botón Agregar efecto, seleccionar efecto Trayectoria de la animación>

Dibujar desplazamiento personalizado,>A mano alzada. 3. Dibujar con el puntero del ratón (forma de lápiz) la trayectoria y soltar el ratón

cuando finalicemos (podemos unir los extremos si lo deseamos). 4. Veremos una línea con dos puntos en sus extremos de color verde y rojo

respectivamente. Desplazar el puntero del ratón al inicio o final (puntos de colores) del trazo realizado a mano alzada y arrastrar con el ratón para prolongar la trayectoria, si fuese necesario. Si seleccionamos con el botón derecho del ratón sobre el trazo, podemos invertir la dirección.


6. En la pestaña Intervalos, seleccionar una velocidad y en el desplegable Repetir,

seleccionar hasta el siguiente clic, o bien, hasta el final de la diapositiva.

ANIMACIÓN DE GRÁFICOS, SONIDOS Y VÍDEOS

Las acciones para animar gráficos sonidos y vídeos se realizan de la misma manera que el

resto de objetos, la única excepción reside en las Opciones de efecto. En el caso de los gráficos, se crea una nueva solapa llamada Animación de gráficos (ver figura 9‐8) que permite animar:

Todo el gráfico como un objeto, por series, por categorías, por los distintos elementos de la

serie o por los elementos de la categoría.

Figura 9‐8


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Si hemos insertado un sonido, las opciones de efecto para el sonido se muestran en la

pestaña Efecto (ver figura 9‐9) para:.

• Iniciar la reproducción, desde el principio o a partir de x segundos.

• Detener la reproducción al hacer clic con el ratón, después de la diapositiva actual, o bien, después de x diapositivas. Esta última opción es muy útil para determinar en qué diapositiva queremos que finalice el audio.

• En el apartado Mejoras, indicar si queremos que se oculte el icono característico

del sonido.

Figura 9‐9 Si hemos insertado una película, las opciones para configurar el efecto se encuentran en la

pestaña Configuración de película (ver figura 9‐10)

Figura 9‐10


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TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS Las transiciones son los efectos especiales que veremos cuando pasemos de una diapositiva

a la siguiente en una presentación. Como se trata de una característica que puede afectar a más de una diapositiva, lo más

adecuado es definirlo en la vista Clasificador de diapositivas (ficha Vista), pero también se puede establecer en la vista Normal.

1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas (si son varias, hacer clic en la primera y

mantener la tecla <<Cntrl>> mientras hacemos clic en el resto, o bien la tecla <<Mayúscula>>) a las que deseamos asignarles una transición.

2. Seleccionar un efecto de la lista, en la ficha Animación dentro del grupo Transición a esta diapositiva.

3. Indicar si queremos que la transición sea rápida, media o lenta, pulsando el botón

y si queremos aplicar a todas las diapositivas el mismo efecto

de transición con el botón . 4. Por último, en el apartado Avanzar a la diapositiva, activar o desactivar las casillas

Avanzar al hacer clic con el mouse, o bien Automáticamente después de X minutos y/o segundos.

Para reproducir un sonido en cada diapositiva:

1. En la ficha Animaciones, dentro del grupo Transición a esta diapositiva, pulsar

en el botón Sonido de transición , veremos un listado de sonidos del sistema instalados, seleccionar el que queramos, o bien, seleccionar el comando Otro sonido… e indicar la unidad que contiene el fichero de sonido.

2. Identificar un sonido distinto para cada diapositiva (no pulsar Aplicar a

todas).Si queremos aplicar el sonido a todas las diapositivas, pulsar Aplicar a todas.

Para reproducir un sonido en cada diapositiva sin interrupción (rebobina el sonido):

1. Seleccionar la diapositiva a partir de la cual tendrá efecto el sonido y, en la ficha Animaciones, dentro del grupo Transición a esta diapositiva, pulsar en el

botón Sonido de transición , veremos un listado de sonidos del sistema instalados, seleccionar el que queramos, o bien, seleccionar el comando Otro sonido… e indicar la unidad que contiene el fichero de sonido.

2. Activar el comando Repetir hasta el próximo sonido (o Aplicar a todas).


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FIJAR INTERVALOS ENTRE DIAPOSITIVAS: GRABAR NARRACIÓN Y ENSAYAR INTERVALOS Si queremos desplazarnos manualmente de una diapositiva a otra en la presentación,

podemos establecer los tiempos que cada diapositiva estará en pantalla de varias formas: Manualmente, en la ficha Animación, activar o desactivar si deseamos pasar de una

diapositiva a otra al hacer clic con el ratón, o bien, automáticamente después de un tiempo establecido.

Ensayar intervalos, inicia una presentación de pantalla completa donde ensayamos la

presentación. El tiempo invertido en cada diapositiva se acumula y guarda para ejecutar la presentación automáticamente en el futuro. Los intervalos de tiempo de cada diapositiva se puede visualizar en la vista Clasificador de diapositivas.

Grabar narración, graba una narración con el micrófono conectado al equipo. La narración

se puede reproducir en pantalla completa.

ENSAYAR INTERVALOS Par ensayar el intervalo de tiempo que cada diapositiva estará en pantalla:

1. Es recomendable empezar desde la primera diapositiva y disponer del material (si fuera preciso)que describirá cada diapositiva.

2. En la ficha Presentación con diapositivas, pulsar el botón Ensayar intervalos. 3. Automáticamente se visualiza en pantalla completa la presentación y aparece un

reproductor (ver figura 9‐11).

4. Exponer el contenido de la diapositiva actual y pulsar una vez finalizada la

misma. Si queremos introducir una pausa pulsar el botón , para reiniciar pulsar

el botón .

Figura 9‐11

5. El tiempo que dura cada diapositiva se muestra en el cuadro de tiempos a la izquierda del botón reiniciar, y el cuadro de tiempos que se encuentra a su derecha, indica el tiempo total de la presentación.

6. Al finalizar la presentación, pulsar el botón de Cerrar, esto hará que PowerPoint nos pregunte si deseamos almacenar los intervalos ensayados para cada diapositiva, Confirmar.

7. En la ficha Vista, Clasificador de diapositivas, veremos toda la presentación con sus intervalos (ver figura 9‐12).

8. Marcar la casilla Utilizar intervalos ensayados para aplicar el tiempo ensayado o desactivar si no queremos utilizar esta opción.


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Figura 9‐12

GRABAR NARRACIÓN Permite grabar una narración haciendo uso de un micrófono que conectaremos a nuestro

equipo. Es similar a la opción Ensayar intervalos pero con narración de audio. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Conectar el micrófono al equipo y establecer los ajustes necesarios.

2. En la ficha Presentación con diapositivas, pulsar el botón . 3. Veremos el cuadro de diálogo Grabar narración (ver figura 9‐13)

Figura 9‐13

4. Pulsar el botón Aceptar, PowerPoint pide confirmación para narrar desde la diapositiva actual, o bien, desde la primera diapositiva (opción recomendada).

5. Pulsar la opción deseada y comenzar la narración, cuando finalicemos una diapositiva hacer clic para avanzar a la siguiente.


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6. Para finalizar la grabación de toda la presentación, pulsar la tecla <<Esc>> o bien con el botón derecho del ratón, la opción Fin de la presentación. PowerPoint nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

7. Pulsar Guardar. En el modo clasificador de diapositivas veremos el intervalo de los tiempos de modo análogo que en la opción Ensayar intervalos.


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10. PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

PowerPoint dispone de una ficha llamada Presentación con diapositivas con distintas opciones para mostrar y personalizar la presentación a la audiencia en pantalla completa (ver figura 10‐1)

Figura 10‐1

CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN Antes de llevar a cabo la presentación de las diapositivas es preciso configurar la resolución

de nuestro monitor, el tipo de exposición, las opciones de presentación, qué diapositivas se mostrarán y cómo controlaremos el avance de las diapositivas. Para configurar las distintas opciones de presentación, pulsar el botón Configuración de la presentación en pantalla, de la ficha Presentación con diapositivas,veremos el cuadro ce diálogo Configurar presentación (ver figura 10‐2). Figura 10‐2


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En el apartado Tipo de presentación, activar la opción predeterminada, es decir, Realizada por un orador (pantalla completa), que es por defecto como se visualizan las diapositivas.

En este tipo de presentación la diapositiva ocupa toda la ventana de la aplicación y basta

hacer clic para avanzar de una diapositiva a otra. Si queremos examinar con detalle cada diapositiva, activar Examinada de forma individual

(ventana), en este modo de presentación, se muestra el nombre de la aplicación y el archivo visualizado con la barra de desplazamiento (si no está desactivada) que permite avanzar entre cada diapositiva, o bien la tecla <<Intro>>. Podemos utilizar el menú contextual para seleccionar el comando Avanzar.

El modo Examinada en exposición (pantalla completa), muestra únicamente la diapositiva

que seleccionemos en pantalla completa. En este modo se fija la diapositiva para su exposición, de tal manera que no podemos avanzar con las barras de desplazamiento ni con cualquiera de las herramientas utilizadas en los otros modos.

El apartado Opciones de presentación, permite activar o desactivar la animación, la

narración o volver a repetir la presentación hasta que pulsemos la tecla <<Esc>>. En el apartado Mostrar diapositivas, se pueden mostrar todas las diapositivas, un intervalo

o aquellas que previamente se hayan personalizado. Indicar el tipo de resolución de nuestro monitor (por defecto Utilizar resolución actual) para

obtener mayores prestaciones de calidad y rapidez en la presentación en el apartado Reproducción.

PRESENTACIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS Para realizar la presentación de las diapositivas utilizar los botones Desde el principio o

Desde la diapositiva actual (es preciso seleccionar la diapositiva) de la ficha Presentación con diapositivas. También disponemos del botón Presentación con diapositivas de la barra de estado, para mostrar las diapositivas a partir de la actual (igual que la opción Desde la diapositiva actual).

Mientras realizamos la presentación podemos hacer uso del menú contextual (ver figura

10‐3) para llevar a cabo ciertas acciones como son: Figura 10‐3

• Siguiente y Anterior, ir a la diapositiva siguiente o

anterior. • Última diapositiva vista, recorre el historial de las

diapositivas mostradas. • Ir a la diapositiva, muestra todos los títulos de las

diapositivas para desplazarnos a una determinada. • Presentación personalizada, permite visualizar las

presentaciones personalizadas.


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• Opciones del puntero, cambia la acción del ratón (por defecto avanzar) para destacar cualquier detalle de la diapositiva dibujando sobre la misma. Las opciones son; bolígrafo, rotulador o marcador de resaltado. Podemos cambiar la apariencia del ratón o simplemente ocultarlo aunque siga teniendo la misma utilidad (Opciones de flecha)

• Ayuda muestra las combinaciones del teclado para trabajar con la pantalla

completa. • Pausa, establece una pausa para poder interactuar con la audiencia. • Fin de la presentación, finaliza la presentación. También se puede hacer uso de la

tecla <<Esc>>.

OCULTAR DIAPOSITIVAS Con objeto de que no se muestren ciertas diapositivas de la presentación, podemos hacer

uso del botón Ocultar diapositiva de la ficha Presentación con diapositivas. Para ello:

• Seleccionar la(s) diapositiva(s) (si son varias, hacer clic en la primera y manteniendo la tecla de <<Cntrl>> pulsada, hacer clic en el resto, o la tecla <<Mayúscula>>) y, seguidamente pulsar el botón Ocultar diapositivas (en la vista Clasificador de diapositivas aparecen remarcadas).

• Para volver a mostrar las diapositivas, pulsar de nuevo en el botón Ocultar diapositivas.

PRESENTACIÓN PERSONALIZADA Una presentación personalizada sólo muestra las diapositivas que seleccionemos. Se trata

de dividir una presentación en distintas partes para mostrar la que deseemos. Resulta útil si queremos crear secciones independientes o áreas temáticas.

Para crear una presentación personalizada:

1. Pulsar el botón Presentación personalizada en la ficha Presentación con diapositivas, y seleccionar el comando Presentaciones personalizadas…, veremos el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas (ver figura 10‐4).

Figura 10‐4


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2. Seleccionar el botón Nueva…, veremos un listado de todas las diapositivas de nuestra presentación (ver figura 10‐5).

3. Seleccionar los títulos de las diapositivas deseados y pulsar el botón Agregar>> . 4. Asignar un nombre descriptivo a la presentación personalizada en el cuadro de

texto Nombre de la presentación con diapositivas. Pulsar Aceptar para finalizar. 5. Para crear otra presentación personalizada, repetir los pasos ‐2‐ al ‐4‐. 6. Para modificar las presentaciones personalizadas, pulsar el botón Modificar…, del

cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas (ver figura10‐4). 7. Para borrar o duplicar una presentación personalizada, pulsar los botones Quitar o

Copiar respectivamente del cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas (ver figura10‐4). Para finalizar pulsar el botón Cerrar.

Figura 10‐5

VISUALIZAR PRESENTACIONES PERSONALIZADAS Pulsar el botón Presentación personalizada y elegir la presentación deseada. También se

puede realizar la exposición de una presentación personalizada con cualquiera de los métodos para ver las diapositivas en pantalla completa, basta con seleccionar el comando Presentación personalizada del menú contextual.


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11. PLANTILLAS Y TEMAS

Las plantillas permiten automatizar el proceso de creación de presentaciones. Se pueden crear una serie de diapositivas con un patrón y diseño personalizados, incluir un conjunto de formatos de fuentes y colores (Temas), y posteriormente guardarlos para presentaciones futuras en un archivo de plantilla. PowerPoint facilita una plantilla llamada Presentación en blanco, pero existen una serie de plantillas predeterminadas para su utilización inmediata

El proceso es similar al de archivar cualquier presentación pero en este caso habrá que

guardarlo como tipo plantilla. Las plantillas de PowerPoint 2007 tienen la extensión .POTX o .POTM (con macros).

Para crear una plantilla: 1. Identificar previamente el diseño que aplicaremos a las diapositivas, es decir, insertar

un patrón personalizado, un conjunto de colores de fondo y formatos .

2. Una vez que tengamos todo el material dispuesto, pulsar el botón de Office y seleccionar Guardar o Guardar como. Veremos el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 11‐1).

Figura 11‐1

3. Seleccionar en el apartado Guardar como tipo:, Plantilla de PowerPoint (*.potx)y

asignar un nombre al archivo. Por defecto las plantillas se guardan en la carpeta Plantillas. Por último, pulsar el botón Guardar.


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Una vez guardada la plantilla, es conveniente cerrarla para no introducir cambios en la

misma.

UTILIZAR UNA PLANTILLA Para utilizar una plantilla personalizada, realizar los siguientes pasos:

1. Pulsar el botón de Office >botón Nuevo>pulsar la pestaña En Blanco y reciente , o bien, en la pestaña Mis plantillas…

2. Seleccionar la plantilla personalizada y pulsar el botón Crear y/o Aceptar respectivamente.

Para utilizar una plantilla predeterminada de PowerPoint 2007, realizar los siguientes

pasos:

1. Pulsar el botón de Office >botón Nuevo>pulsar la pestaña Plantillas instaladas. 2. Seleccionar la plantilla deseada y pulsar el botón Crear. 3. También se puede hacer uso de cualquiera de las plantillas personalizadas.

Para crear una plantilla a partir de una existente:

1. Pulsar el botón de Office >botón Nuevo>pulsar la pestaña Nuevo a partir de existente.

2. Seleccionar la plantilla deseada y pulsar el botón Crear nuevo. 3. Realizar las modificaciones e introducir el diseño personalizado y posteriormente

Guardar. Podemos utilizar esta última opción si deseamos abrir una plantilla existente y modificar su

contenido. ELIMINAR UNA PLANTILLA

1. Pulsar en el botón de office, seleccionar Nuevo y elegir la pestaña En blanco y reciente o Mis plantillas…

2. Seleccionar con el botón derecho del ratón el comando Quitar plantilla o el

comando Eliminar


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TEMAS Los temas son un conjunto de elementos de diseño unificados (color, fuentes y gráficos)

que mejoran la apariencia de nuestras presentaciones. Los temas simplifican el proceso de creación de documentos de aspecto profesional con

una apariencia similar, no sólo dentro de un programa sino entre varios programas, esta utilidad es un estándar en las aplicaciones de Office 2007.

DIFERENCIAS ENTRE TEMAS Y PLANTILLAS Los temas son lo que aparece en la galería Temas. Aunque un tema puede ser un tipo de

archivo independiente con la extensión .thmx, cada presentación que se crea tiene un tema integrado Los temas integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos del tema se aplican a todas las partes del documento, incluidos el texto y los datos.

Una plantilla de PowerPoint es un tipo especial de archivo para comenzar a trabajar (.potx). Al abrir una plantilla, se abre una nueva presentación con el contenido, el diseño, el formato, los estilos y el tema aplicados a esa plantilla.

UTILIZAR UN TEMA

Para hacer uso de un tema, ir a la ficha Diseño y en el grupo Temas, seleccionar un tema de la lista.

PERSONALIZAR UN TEMA

Para personalizar un tema es necesario identificar:

• Los colores del tema (colores de fondo, texto, gráficos, hipervínculos).

• Fuentes (fuentes de encabezado o títulos y fuentes de cuerpo).

• Efectos, son conjuntos de líneas y efectos de relleno.

http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetID=HA102504263082&QueryID=4_uEUCzgQ0&respos=25&rt=2&ns=POWERPNT&lcid=3082&pid=CH100668203082#2�




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1. En la ficha Diseño, pulsar en el desplegable del botón Colores y seleccionar Crear nuevos colores del tema.

2. Establecer los colores de fondo, énfasis e hipervínculos. Asignar un nombre y pulsar Guardar.

3. En la ficha Diseño, pulsar en el desplegable del botón Fuentes y seleccionar Crear nuevas fuentes del tema. Establecer un tipo de fuente para el encabezado o título y otra para el cuerpo. Asignar un nombre y pulsar Guardar.

4. En la ficha Diseño, pulsar en el desplegable del botón Efectos y seleccionar un efecto de la lista.

5. Para guardar los colores, fuentes y efectos personalizados, seleccionar en la lista del grupo Temas el icono del tema creado (aparece bajo el epígrafe Esta presentación)y posteriormente el comando Guardar tema actual.

6. Asignar un nombre al tema, éste se guardará con la extensión .thmx en la carpeta Document Themes.

7. El tema creado pasa automáticamente a la lista de temas personalizados y se almacena en la lista para futuras presentaciones.

ELIMINAR UN TEMA

Seleccionar el tema de la lista de temas con el botón derecho del ratón y elegir el comando Eliminar… y confirmar.

MODIFICAR UN TEMA

Es posible modificar un color, una fuente y/o un efecto, para ello:

1. En la ficha Diseño, pulsar en el desplegable Colores y seleccionar con el botón derecho del ratón el nombre del tema, elegir el comando Editar…

2. Realizar las modificaciones necesarias y pulsar Guardar. 3. Repetir el paso ‐1‐ y ‐2‐ para las fuentes y efectos.

APLICAR UN TEMA

Se puede aplicar un tema (personalizado o predeterminado) a las diapositivas seleccionadas o a todas las diapositivas, para ello:

1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que aplicaremos un tema. 2. En la ficha Diseño, seleccionar un tema de la lista de temas y hacer clic. 3. Si queremos aplicar un tema a todas las diapositivas, seleccionar el tema deseado

con el botón derecho del ratón y elegir Aplicar a todas las diapositivas.


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APLICAR UN TEMA A UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS

Cuando aplicamos un tema a un patrón de diapositivas, el tema también se aplica a todos los diseños asociados a dicho patrón. Realizar los siguientes pasos

1. En la ficha Vista, hacer clic en Patrón de diapositivas. 2. En el grupo Editar tema de la ficha Patrón de diapositivas, hacer clic en la flecha

situada bajo Temas y, a continuación, hacer clic en un tema.

UTILIZAR UNA PLANTILLA DE TEMAS

1. Seleccionar el botón de office, Nuevo y la pestaña Temas instalados. 2. Elegir el tema deseado.


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12. INTEGRACIÓN CON OFFICE Y REVISIÓN

Hay diferentes formas de usar PowerPoint con otras aplicaciones, dependiendo de lo que deseemos hacer. Además, como cualquier aplicación de Windows, podemos utilizar el Portapapeles para intercambiar información. Una de las tantas características útiles disponibles en este programa es la vinculación e incrustación de objetos (OLE).

Si se incrusta un objeto, éste se vuelve parte de la presentación de PowerPoint, quedando los datos a su exclusiva disposición.

Se puede incrustar una información contenida en un fichero o creada en ese momento con otra aplicación.

Por otra parte, cuando se vincula un objeto, el objeto mismo se almacena en el documento de origen donde fue creado. Así, la presentación de PowerPoint se convierte en uno de los tantos usuarios de los datos, pudiendo actualizarse de forma automática cuando se actualice el fichero original. De este modo, la presentación de PowerPoint sólo almacena una representación del documento original.

INCRUSTAR UN OBJETO NUEVO

1. Seleccionar en la ficha Insertar, el botón Objeto, veremos el cuadro de diálogo Insertar objeto (ver figura 12‐1).

2. Seleccionar la opción Crear nuevo. En el cuadro Tipo de objeto, seleccionar la aplicación que deseemos insertar.

3. Si activamos la casilla de verificación Mostrar como icono, veremos en la diapositiva un icono representando al objeto, de forma que al hacer doble clic sobre él mostrará el objeto.

4. Pulsar Aceptar. La pantalla de PowerPoint cambiará para mostrar las barras de menús y herramientas del programa con el que se creará el nuevo objeto.

5. Hacer clic en cualquier parte de la pantalla para volver a PowerPoint y tratar el objeto como lo haríamos con cualquier otro objeto.

6. Para modificar el objeto previamente incrustado, hacer doble clic sobre él y la ventana de PowerPoint se transformará de nuevo para mostrar las barras de herramientas y menús propias del programa en el que fue creado


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Figura 12‐1

VINCULAR O INCRUSTAR UN FICHERO EXISTENTE

Para vincular o incrustar información contenida en un fichero creado con anterioridad:

1. Seleccionar en la ficha Insertar, el botón Objeto. 2. Pulsar el botón radial Crear desde archivo. 3. En el cuadro de texto Archivo, introducir la ruta completa de acceso al fichero, o

bien, pulsar el botón Examinar… 4. Si queremos vincular1 el fichero a la presentación, activar la casilla de verificación

Vínculo (en caso contrario, sólo lo incrustará). 5. Pulsar Aceptar para finalizar.

Para realizar alguna modificación en el objeto vinculado (o incrustado), hacer doble clic, de esa manera trabajaremos con las herramientas de la aplicación en la que se creó. Para almacenar los cambios basta con cerrar la aplicación para que éstos se actualicen de forma automática.

EXPORTAR UN DOCUMENTO A WORD

Para crear un documento de Word a partir de la presentación de PowerPoint:

1. Ir al botón de Office y seleccionar Publicar. 2. Elegir Crear documentos en Microsoft Office Word. 3. En el cuadro de diálogo Enviar a Microsoft Office Word, activar una de las cinco

opciones que definen la forma en que insertará la información en Word. 4. Seleccionar Pegar, si no queremos que exista ninguna relación entre los dos

ficheros, o Pegar vínculo, si queremos que las modificaciones realizadas en las diapositivas de PowerPoint se vean reflejadas en el documento de Word.

5. Por último, pulsar Aceptar.

1 Vincular implica una conexión dinámica entre el programa fuente y el programa destino.


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REVISIÓN DE PRESENTACIONES

Las herramientas de revisión permiten entre otras acciones la corrección ortográfica, utilizar un diccionario de sinónimos y la posibilidad de traducir términos o párrafos de una presentación. También se pueden incluir comentarios o anotaciones para que otros usuarios puedan visualizar o corregir ciertos elementos de las diapositivas.

Al igual que en otras aplicaciones de Microsoft Office, existe la posibilidad de proteger las presentaciones para evitar cambios o permitir el acceso a determinados usuarios cuyo perfil conozcamos.

Ficha Revisión

SINÓNIMOS

Ayuda a la realización y redacción de documentos, permitiendo al usuario buscar una palabra o expresión con el mismo significado.

Si deseamos una palabra determinada seleccionarla con el

botón derecho del ratón y ejecutar el comando Sinónimos (ver figura 12‐2). Elegir el sinónimo adecuado para reemplazar por el término.

• Para buscar sinónimos de una palabra concreta, ir al apartado Buscar y escribirla en el cuadro de texto.

• Las opciones de referencia, identifican las fuentes de dónde proceden los sinónimos (por defecto de la R.A.E.)

Figura 12‐2


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INSERTAR COMENTARIOS

Los comentarios permiten insertar observaciones sobre el contenido de nuestras diapositivas para incluir anotaciones que más tarde podremos revisar para tener en cuenta y llevar a cabo las correcciones estimadas si procede. Los comentarios se guardan con el documento pero se pueden ocultar con el botón Mostrar marcas de la ficha Revisión.

Para insertar un comentario:

1. Colocar el cursor en la posición donde insertaremos el comentario y pulsar el botón Nuevo comentario.

2. Editar el comentario, y al finalizar el comentario, hacer clic fuera del mismo. 3. Repetir el paso ‐1‐ y ‐2‐ para cada nuevo comentario. 4. Si queremos modificar un comentario, basta con hacer doble clic en él, o bien

pulsar el botón Modificar comentario. 5. Para desplazarnos entre comentarios, pulsar los botones Anterior y Siguiente

PROTECCIÓN DE PRESENTACIONES Para restringir el acceso a las presentaciones de determinados usuarios con objeto de que

no puedan modificar el contenido, pulsar el botón Proteger presentación, tenemos varias opciones:

• Acceso sin restricciones • Acceso restringido

1. Activar la casilla Restringir el acceso a presentación

2. Si queremos limitar la restricción solamente para lectura, escribir la(s) dirección(es) en el cuadro de texto Leer separados con punto y coma.

3. Para leer y modificar la

presentación, escribir la(s) dirección(es) en el cuadro de texto Cambiar separados con punto y coma.

4. Pulsar Aceptar


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TRABAJAR ENTRE PRESENTACIONES

Si hemos abierto distintas presentaciones, es posible que en alguna ocasión necesitemos

cambiar de una a otra, o bien, copiar o mover el contenido entre ambas presentaciones, en esos casos se debe utilizar el grupo Ventanas en la ficha Vista.

Para cambiar de una presentación a otra:

1. En la ficha Vista, pulsar en el botón Cambiar ventanas. 2. Seleccionar la presentación deseada.

Para disponer las presentaciones superpuestas e intercambiar información entre ellas:

1. Abrir las presentaciones.

2. Pulsar el botón Organizar todas (para colocar las ventanas de las

presentaciones en paralelo)o el botón Ventanas en cascada (superpuestas) 3. Seleccionar la presentación (hacer clic en la barra de título) de la que copiaremos o

moveremos la información (utilizar la técnicas de selección). 4. Pulsar el botón de Copiar o Cortar, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio y

seguidamente hacer clic en la barra de título de la otra presentación para Pegar en la ubicación deseada.

Si tenemos varias presentaciones dispuestas en cascada o mosaico (paralelo), para trabajar

con una presentación determinada, seleccionar la barra de título (nombre del archivo) de la presentación deseada y maximizar su ventana.

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