PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO NO. 015 PARA LA CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DEUDORES Y ACREEDORES EN SAP

VISTA DE DATOS GENERALES Y DATOS DE CONTROL La creación y modificación de datos maestros de deudores y acreedores en SAP trae consigo el diligenciamiento de diferentes vistas tales como datos generales, datos de control, pagos, correspondencia, compras, etc., sin embargo este procedimiento tiene como propósito mostrar en detalle la forma como se deben diligenciar las vistas de Datos Generales y Datos de Control por cuanto son relevantes para los reportes de información exógena con destino a la DIAN y otras administraciones de impuestos a nivel local. La creación y modificación de datos maestros de deudores y acreedores en el sistema es una labor que requiere extremo cuidado, atención y responsabilidad por parte de las personas que tienen a su cargo esa tarea. De su compromiso y responsabilidad depende en gran medida el adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones de información y la disminución del riesgo de sanciones y posibles inconvenientes con los entes de control y con los mismos terceros. El primer aspecto a tener en cuenta es que la creación y/o modificación de un tercero debe hacerse siempre con base en un documento soporte, que por disposición legal y en la generalidad de los casos es el Registro Único Tributario (RUT). Cuando se crean personas jurídicas no hay ninguna excepción a esa regla; es decir, que el único documento válido para crear y/o modificar el tercero en el maestro es la copia del formulario de inscripción en el RUT. Igual sucede con las personas naturales sea que pertenezcan al régimen común o al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas; la norma obliga a los inscritos en el régimen simplificado a entregar al comprador del bien o servicio la copia del RUT con la primera operación que realicen; es decir que el único soporte válido para crear en el sistema el dato maestro de un tercero del régimen simplificado es la copia del RUT. Para que quede evidencia en el sistema de la entrega de este documento se habilitó, desde la versión anterior de SAP, el campo NIF3, el cual debe ser diligenciado con el número del formulario de inscripción en el RUT aportado por el tercero. En el caso particular de la Federación, es posible que existan personas naturales que no prestan servicios ni venden bienes pero son beneficiaros de pagos, como es el caso de los caficultores, los cuales se crean y/o modifican en el sistema con base en la cédula de ciudadanía y la información del SICA.

Así, con el soporte válido se procederá a crear y/o modificar el tercero teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. CREACIÓN Y/O MODIFICACION DE TERCEROS PERSONAS NATURALES

Con el fin de dar cumplimiento a las normas tributarias que obligan a reportar los nombres de los proveedores y clientes que sean personas naturales con una estructura específica, se utilizarán los campos Nombre 3 y Nombre 4, como se señala a continuación:

1.1. Datos pestaña Nombre

1.1.1. Utilización del campo Nombre 1

Para los terceros que sean personas naturales se debe ingresar el nombre completo tal como aparece en el RUT o en la cédula de ciudadanía.

Se deben ingresar primero los apellidos y luego los nombres y en este campo no se deben utilizar comas ni ningún otro carácter para separarlos.

En caso que el espacio del nombre 1 no sea suficiente, la información se completa en el campo Nombre 2

La creación de terceros se realiza de manera descentralizada por parte de los Contadores de las dependencias de la Federación (Comités, Oficinas Coordinadoras, Inspecciones, Cenicafé y Buencafé) y de las Cooperativas de Caficultores; en tanto que la modificación de los datos maestros de terceros se realizará de forma centralizada en la Oficina Central y lo harán las personas autorizadas para cada grupo. Para el efecto los Contadores de Federación deben enviar la solicitud vía casiu y los Contadores de las Cooperativas deben hacerlo vía Mantis; si se trata de modificaciones masivas deben enviar los datos en el archivo excell dispuesto para cada caso. Las modificaciones se deben solicitar con base en el RUT o Cédula de Ciudadanía, según corresponda, documento que debe conservar cada dependencia; la veracidad de la información que se modifique es responsabilidad del Contador de cada dependencia. Los acreedores del grupo NCAF serán creados en primera instancia por las Cooperativas de Caficultores; si la Federación requiere utilizar uno de esos acreedores, antes de extenderlo a la Sociedad Fon1 y/o Fon2, debe verificar que cumpla con los requisitos señalados en este procedimiento en cuanto se refiere a estructura de nombre, dirección, población, tipo y número de identificación, etc. Si no cumple a cabalidad con todos los requisitos, debe solicitar su modificación y una vez corregido extenderlo a Fon1 y/o Fon2.

1.1.2. Utilización del campo Nombre 3

Para visualizar este campo se deben diligenciar la totalidad de los campos obligatorios de la pantalla inicial (concepto de búsqueda, dirección, Apdo. correos y Comunicación) y luego hacer clic en “Otros Campos” dentro de la sección nombre

En la creación de los terceros, el nombre 3 se utilizará para ingresar los nombres de la persona natural, tal como aparecen en el RUT y separados por comas. Ejemplo:

1.1.3. Utilización del campo Nombre 4

En este campo se ingresarán los apellidos separados por coma. Por ejemplo:

Importante: La coma se utiliza para separar el primer nombre del segundo nombre y el primer apellido del segundo apellido; sin embargo, cuando uno de los nombres o apellidos contenga más de una palabra, éstas no se separan con comas. Por ejemplo en MARCELA DEL SOCORRO MENDOZA VDA DEL CASTILLO, tenemos: Primer Nombre: Marcela

Segundo Nombre: Del Socorro La separación será: MARCELA, DEL SOCORRO Primer apellido: Mendoza Segundo apellido: Vda Del Castillo La separación será: MENDOZA, VDA DEL CASTILLO

1.2. Datos pestaña Dirección calle

1.2.1. Utilización campo Calle/Número

En este campo se ingresa la dirección completa del tercero que se está creando, por ejemplo CL 7 8C 39 Apt 3 Int 5 ó CR 8 3 19. En el caso de terceros cuya dirección se encuentre en zona rural, donde no existe nomenclatura, se deben indicar aquellos datos que permitan la ubicación del tercero de la manera más exacta, como mínimo se debe indicar el nombre de la Vereda y el nombre de la finca. Ejm.

1.2.2. Utilización campo Código postal/Pobl.

Para diligenciar el campo Población, se debe desplegar el match code y seleccionar el municipio correspondiente; así el sistema deriva de manera automática el Código Postal. Si no se hace de esta manera, o no se digita el dato exactamente igual a como aparece en la tabla, el sistema generará un mensaje de error y no permitirá la creación del tercero.

Al dar click en el match code se desplegará el siguiente cuadro el cual genera diferentes opciones de búsqueda para obtener el nombre correcto de la población.

1.3. Utilización pestaña Comunicación

En lo posible se deben diligenciar todos los campos de esta pestaña, debido a que Administraciones Locales de Impuestos ya están solicitando dentro del reporte de información en medios magnéticos datos como el teléfono y el mail.

1.4. Utilización pestaña Información fiscal (segunda hoja)

1.4.1. Asignación Tipo NIF

El tipo NIF corresponde a la clase de documento de identificación del tercero. En el sistema están creados los siguientes:

El uso que se debe dar a cada uno de estos tipos es el siguiente:

Tipo C – Cédula de Ciudadanía

Se utiliza únicamente para las cédulas de ciudadanía hasta de 8 dígitos de personas naturales no obligadas a inscribirse en el RUT.

El número de cédula se ingresa al sistema sin puntos, con base en la copia de la cédula de ciudadanía del tercero.

Para ingresar el tipo C, siempre debe estar marcado el campo “persona física”.

Tipo E – Cédula de Extranjería

Se utiliza para ingresar las cédulas de extranjería, que son aquellos documentos que expide el D.A.S., en los casos en que el extranjero está obligado a inscribirse en el Registro de Extranjeros que lleva esta entidad, cuando les ha sido otorgada una Visa con término de vigencia superior a los seis (6) meses.

Se ingresará al sistema sin puntos, con base en la copia del documento aportado por el tercero.

Tipo N – NIT

Se utiliza para todo NIT asignado por la DIAN, incluyendo las cédulas y NUIP de personas naturales que se han inscrito en el RUT y a los que se les ha adicionado el dígito de verificación.

Se ingresa al sistema sin puntos ni guiones e incluyendo el dígito de verificación, con base en la copia del RUT entregada por el tercero.

Para ingresar el tipo N debe estar desmarcado el campo “persona física”

El sistema realizará el cálculo del algoritmo respecto del dígito de verificación, para validar si la información ingresada es correcta.

Tipo T – Tarjeta de Identidad

Se utiliza para ingresar tarjetas de identidad, de personas naturales que a la fecha de la operación sean menores de 18 años.

Se ingresa al sistema sin puntos, con base en la copia del documento aportado por el tercero.

Para ingresar el tipo T, siempre debe estar marcado el campo “persona física”

Este tipo NIF solo permite el ingreso de documentos con una longitud de 11 dígitos.

Importante: Cuando el tercero cumpla la mayoría de edad y en consecuencia cambie su documento de identidad a Cédula o NUIP, se debe modificar el número y tipo de identificación en el dato maestro del tercero. Pero es importante indicar en el campo Nombre2 el NIT anterior así: NIF anterior TI XXXXXXXXXX (número de la tarjeta de identidad).

Tipo U – NUIP

Importante: Todo documento de identificación al que la DIAN le ha asignado dígito de verificación (con la inscripción en el RUT) es un NIT y en todos los casos se debe crear con tipo N.

Se utilizará para ingresar los NUIP (Número único de Identificación Personal), de personas naturales que no están obligadas a inscribirse en el RUT.

Se ingresará al sistema sin puntos, con base en la copia del documento aportado por el tercero.

Para ingresar el tipo U, siempre debe estar marcado el campo “persona física”.

Este tipo de documento solo permite el ingreso de documentos con una longitud de 10 dígitos.

Tipo V – Vinculado Económico

Se utiliza para ingresar el número de identificación fiscal asignado a los vinculados económicos. Se ingresa al sistema sin puntos y con el campo “persona física” desmarcado.

Los NIF del exterior pueden ser alfa-numéricos.

Tipo X – Identificación fiscal terceros del exterior

A partir del año gravable 2006, para efectos de la información que se remite a la DIAN en medios magnéticos el campo NIT es obligatorio también para los terceros del exterior.

En consecuencia, el Tipo X se debe utilizar para ingresar el número de identificación fiscal asignado a los terceros del exterior en su país de domicilio.

Se ingresa al sistema sin puntos, con base en la información que obligatoriamente debe suministrar el tercero.

Los NIF del exterior pueden ser alfa-numéricos.

1.4.2. Utilización campo Clase de impuesto

En los Datos Generales, específicamente en cuanto tiene que ver con la Información fiscal se crearon dos clases de impuestos: PN para personas naturales y PJ para personas jurídicas.

Respecto del uso de las nuevas clases de impuestos se aclara:

La clase PN aplica para todas las Personas Naturales, sin importar si pertenecen al régimen común o al simplificado y si se identifican con cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NUIP, tarjeta de identidad o NIT.

La clase PJ aplica para todas las Personas Jurídicas identificadas con un NIT asignado por la DIAN que consta de 9 dígitos más el dígito de verificación y que se encuentran dentro de los rangos 800.000.000-X hasta el 999.999.999-X . También para las Personas Jurídicas del exterior.

2. CREACIÓN Y/O MODIFICACION DE TERCEROS PERSONAS JURIDICAS

El proceso de creación y/o modificación de terceros personas jurídicas es igual al descrito en el punto 1 (Creación y/o Modificación de Nombres de personas naturales), salvo lo siguiente: 2.1. El nombre del tercero solo se debe diligenciar en el campo Nombre1.

2.2. No se activará flak de persona física.

Cuando se trate de Acreedores, sean personas naturales o jurídicas, sujetos a retención en la fuente a título de renta, IVA , ICA y/o timbre, se debe diligenciar la vista de Retención de Impuestos, con base en los tipos e indicadores definidos para cada caso.

3. MANEJO DE TERCEROS OCASIONALES (DEUDORES Y ACREEDORES) Teniendo en cuenta que eventualmente se realizan pagos de menor cuantía con terceros con los que no se realizan operaciones periódicamente, se definieron los grupos denominados AOCA – Acreedores Ocasionales y DOCA - Deudores Ocasionales. Las operaciones que se registren utilizando terceros ocasionales deben cumplir las siguientes condiciones: a. Corresponder a compra de bienes o servicios que se hagan por única vez a un tercero. b. No estar sujetas a retención en la fuente debido a que los terceros Ocasionales no

manejan vistas de impuestos. c. El IVA se debe tratar como mayor valor del gasto (específico para Federación).

NOTA: Dentro de un mismo documento NO se deben afectar varios terceros ocasionales; se debe realizar un documento SAP por cada tercero.

Para el caso específico de la Federación, existe un acreedor y un deudor ocasional para cada dependencia (Comités, Oficinas Coordinadoras, Inspecciones etc.); por lo tanto cuando cada área decida causar operaciones en cabeza de terceros ocasionales debe utilizar el código que le corresponde (Ejm. 10000055- ACREEDOR OCASIONAL CESAR GUAJIRA) y diligenciar los datos completos del tercero beneficiario en la pantalla que para el efecto despliega el sistema, como se muestra a continuación:

Para el diligenciamiento de los campos Nombre, Calle, Tipo NIF, Número de Identificación Fiscal 1 y Clase de Impuesto, se deben tener en cuenta las indicaciones dadas en los puntos 1 y 2 de este procedimiento, según corresponda a personas naturales o jurídicas. Para diligenciar el campo Población, cuando se trata de terceros ocasionales no se tiene la funcionalidad del match code, por lo cual es necesario diligenciar manualmente el nombre de la población o municipio, pero se debe hacer exactamente igual a como aparece en el archivo excel adjunto denominado “CODIGO POSTAL-POBLACION”. Así, el sistema automáticamente genera el Código Postal, dato relevante en información exógena.

Si el campo Población queda escrito de manera diferente, el campo Código Postal queda en blanco lo cual genera inconsistencias en información exógena. En consecuencia, se sugiere hacer la búsqueda del municipio directamente en el archivo excell, copiar y pegar el dato en el campo Población.

También es necesario diligenciar los campos de país y región, donde la región corresponde al código de Departamento según el DANE.

Oficina de Asuntos Tributarios Febrero de 2011