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Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

PROCEDIMIENTO: PARA AUTORIZAR LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

SFRC-DGPS-P01-PR03 Control del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Ing. José Luis Hernández Parada

Arq. Álvaro de Alba Obregón

M. A. Claudio Arturo González Muñoz

Director Patrimonial y Contraloría Social

Director General Patrimonial y Contraloría Social

Contralor General del Estado

Fecha de emisión: 19-08-10 Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD La información contenida en este documento es propiedad exclusiva del Gobierno del Estado de Aguascalientes y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada sin previo permiso por escrito por parte del Socio de Gestión que Aprueba.

Gobierno del Estado de Aguascalientes

Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

Fecha de emisión: 19-08-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría

Social

Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA TRANFERENCIA DE BIENES MUEBLES

NIVEL 3

Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR03

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Ing. José Luis Hernández Parada Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz

Director Patrimonial y Contraloría Social Director General Patrimonial y Contraloría Social. Contralor General del Estado

Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

ÍNDICE

1. Objetivo 3 2. Alcance 3 3. Lineamientos 3 4. Marco Jurídico y Documentos de Referencia 9 5. Definiciones y Acrónimos 9 6. Descripción de la Operación del Procedimiento 12 7. Supervisión y Control de Actividades Críticas 18 Diagramas de Flujo 19 Registros Generados 24 Anexos 24





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1. OBJETIVO Establecer y mantener un procedimiento homologado para definir la forma de realizar las acciones para atender y asegurar la transferencia de los bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 2. ALCANCE Los requisitos de este procedimiento aplican para la atención de todas las solicitudes de transferencia de bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 3. LINEAMIENTOS

3.1. Este Procedimiento se desprende del Proceso CGE-DGPS-P01 Control de Bienes Muebles e Inmuebles, para la transferencia de bienes que ahí se menciona. 3.2. El presente procedimiento debe ser aplicado para atender las solicitudes de autorización para transferencia de bienes muebles, recibidas mediante oficio y la solicitud correspondiente. 3.3. Tratándose de las Entidades, las funciones atribuibles en el presente procedimiento a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, deben ser desempeñadas por las Unidades de Control, por lo que hace a los bienes de su patrimonio. 3.4. Toda solicitud de transferencia de bienes muebles deberá ser presentada por el Director Administrativo mediante oficio dirigido al Director General Patrimonial y Contraloría Social, o a las Unidades de Control y acompañarlo de la solicitud correspondiente, mediante el llenado del formato R04-P01-DGPS Solicitud de Baja de Vehículo o R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles. Formatos que son generados en el SCRI o bien tratándose de las entidades, éstos pueden ser obtenidos en la dirección electrónica http://www.aguascalientes.gob.mx/cge/formatos.aspx Tratándose de transferencia entre dependencias, la solicitud deberá estar firmada de conformidad por el titular Administrativo de la Dependencia Destino. Todo bien mueble a transferir deberá estar registrado en el sistema informático correspondiente, e identificado individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, a excepción de los contenidos que sean retirados de los inmuebles.





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Ante la ausencia del Director Administrativo, las solicitudes de transferencia de un bien mueble podrán ser formuladas por el Encargado de Activos Fijos, en pleno conocimiento y Acuerdo Delegatorio del primero. 3.5. Es obligación de los Directores Administrativos de las Dependencias o Unidades de Control de las Entidades, dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para solicitar la transferencia de un bien mueble: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

ARTÍCULO 11.- Los bienes muebles obsoletos deben ser transferidos al Almacén, con la finalidad de que puedan ser puestos a disposición de otras áreas, previa solicitud de baja del Inventario ante la Dirección o Unidades de Control, una vez autorizada ésta, los bienes deberán ser trasladados al Almacén en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de la transferencia a otra Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad, no será necesario el depósito de los bienes al Almacén, el procedimiento a seguir consistirá en formular la solicitud a la Dirección, una vez con la autorización respectiva, el área solicitante de la baja, deberá recabar la firma del Director Administrativo de la Dependencia interesada en el formato de autorización respectivo y remitirlo a la Dirección en el mismo plazo antes citado, de lo contrario la misma perderá su vigencia. Al contar la Dirección con dicho documento, se generará la baja y alta respectiva. ARTÍCULO 12.- Los bienes muebles de desecho deben ser transferidos al Almacén, con la presentación de la baja respectiva ante la Dirección. Tratándose de bienes eléctricos y/o electrónicos, éstas deberán ser acompañadas de un dictamen técnico que acredite tal circunstancia. La transferencia deberá realizarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de bienes propiedad de las entidades, este tipo de bienes deben ser acopiados por la unidad de control en sus respectivos almacenes y resguardarlos hasta en tanto se determine su destino.





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ARTÍCULO 17.- Es responsabilidad del Director Administrativo de cada Dependencia o Entidad, presentar de manera constante y oportuna ante la Dirección o la Unidad de Control correspondiente, las bajas de los bienes muebles o consumibles que se encuentren en situación de obsoletos, averiados o de desecho. Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. ARTÍCULO 7º.- El Director Administrativo, al recibir un nuevo vehículo, ya sea por nueva adquisición o transferencia, deberá coordinarse con la Dirección General Patrimonial, a efecto de: I. Levantar inventario físico del vehículo por escrito, firmado de mutuo acuerdo.

II. Tomar dos fotografías angulares del vehículo, firmadas por ambas partes.

III. Llenar el formato de resguardo correspondiente, firmado por el director

administrativo. ARTÍCULO 26.- Los vehículos pueden ser transferidos a una Dependencia distinta previa solicitud que se presente ante la Dirección General Patrimonial, debiendo acompañar la siguiente documentación; el formato de solicitud de baja, la valoración física y mecánica del vehículo (Dictamen de UMSA), Tarjeta de circulación, no adeudo de infracciones, ambas placas, la última verificación vehicular y la póliza de seguro. ARTÍCULO 27.- La baja definitiva de un vehículo se hará cuando lo determine la Dirección General Patrimonial. 3.6. Corresponde a la Dirección y Unidades de Control dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para atender la solicitud de autorización de transferencia de un bien mueble:





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Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

ARTÍCULO 18.-

I. Verificar físicamente que los bienes muebles que son presentados para su transferencia, corresponden a los registrados en el sistema y que las condiciones de éstos corresponden al deterioro natural causado por el uso.

II. Autorizar las solicitudes de baja mediante la asignación del folio correspondiente.

III. Asignar a las áreas solicitantes los bienes muebles que se encuentren a disposición en el Almacén.

IV. Actualizar los registros de los bienes transferidos.

V. Solicitar de los Directores Administrativos y Titulares, cada vez que sea necesario, la validación del Inventario Global.

3.7. Una vez recibido el oficio y la solicitud de transferencia de bienes muebles, el Jefe del Área Responsable de la Dirección o la Unidad de Control, informará vía correo electrónico al Director Administrativo, la fecha y la hora en que será atendida su solicitud, así como el nombre del personal designado para realizar dicha tarea. 3.8. El Auditor, al recibir la solicitud de transferencia, debe revisar que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el sistema informático correspondiente (CYRP o SISCAR), de no coincidir la información de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente, tratándose de la totalidad de los bienes, la solicitud se dará por atendida y concluida, y el solicitante podrá optar por iniciar de nuevo el trámite. 3.9. El Auditor verificará en presencia del Encargado de Activos Fijos, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud correspondiente y que los bienes están identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, de no coincidir la información contra lo mostrado o cuando como resultado de la revisión el Auditor determine como improcedente la solicitud de transferencia de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente, tratándose de la totalidad de los bienes, ésta se dará por atendida y concluida, requiriendo el llenado de la Encuesta al Director Administrativo, quien podrá optar en el acto, por solventar las diferencias o iniciar de nuevo el trámite.





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3.10. Cuando la verificación de lo descrito en la solicitud de transferencia coincide con los bienes presentados, el Auditor realiza el llenado del apartado correspondiente a la Contraloría, en el formato R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles o R04-P01-DGPS Solicitud de Baja de Vehículo, según corresponda, identificando la condición física del bien mediante colores: verde=bueno; amarillo=regular y rojo=malo, registrándolo en la columna de status, la firma y cancela en la misma, aquellos campos que no fueron utilizados, trazando una línea horizontal, y los renglones en blanco dibujando una línea diagonal como se muestra en el siguiente ejemplo:

3.11. Una vez autorizada la solicitud de transferencia y firmado el oficio de autorización, el Jefe del Área Responsable imprime el sello distintivo de la Dirección en la solicitud.

DIRECCION GENERAL PATRIMONIAL

Y CONTRALORIA SOCIAL

Sello distintivo de la Dirección





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3.12. Cuando se trate de transferencias al Almacén, el Encargado del mismo, verificará en presencia del Depositante de los Activos, que los bienes estén identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud autorizada, de no coincidir la información contra lo mostrado, o cuando como resultado de la revisión el Encargado del Almacén determine como improcedente la transferencia del bien, ésta se dará por atendida y concluida, debiendo iniciar el trámite nuevamente, si prevalece el interés del solicitante. 3.13. Cuando el bien que se pretende transferir al almacén, presenta un daño ajeno al uso normal o a las inclemencias del tiempo, a la solicitud de transferencia le debe anteceder la notificación de daño mediante el Formato para reporte de daño a un bien R08-P01-DGPS y el Formato para seguimiento de reporte de daño de un bien R09-P01-DGPS, y en su caso, la denuncia ante el ministerio público y/o el recibo original de ingreso con el que se demuestra la indemnización del daño ocasionado. De no cumplir con éstos requisitos la solicitud de transferencia se rechaza. 3.14. Por cada bien transferido que ingrese al almacén, el Almacenista debe colocar una etiqueta del color que le corresponda conforme al estatus descrito en la autorización. 3.15. Una vez recibidos los bienes en el almacén, en conformidad del encargado del mismo, éste emitirá el Listado de Entrada al Almacén en tres tantos originales, recabando en ellos la firma de conformidad del Depositante de Activos, a quien le será entregado uno de los tantos. 3.16. Concluido el servicio de revisión en sitio de los bienes a transferir, el Auditor deberá requerir el llenado de la Encuesta al Director Administrativo y deberá llenar la Contra Encuesta; al ser recibidos en el almacén, el Almacenista deberá requerir el llenado de la Encuesta al Depositante de Activos y deberá llenar la Contra Encuesta. 3.17. Cuando se trate de una transferencia entre Dependencias, la Dependencia solicitante, realizará el trámite ante la Contraloría, la cual emitirá la autorización respectiva, siendo responsabilidad de la dependencia solicitante realizar la entrega de los bienes muebles a la Dependencia destino, la cual recibirá o rechazará los bienes, notificando el resultado de la transferencia a la Dirección. 3.18. Una vez transferidos los bienes, el Auditor que atendió la solicitud, debe actualizar en el sistema las transferencias realizadas, procediendo según corresponda, a dar de baja o de alta del inventario los bienes, generado el reporte de movimientos.





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3.19. La solicitud de transferencia correspondiente, la encuesta de satisfacción, la contra encuesta y el reporte de captura, es la documentación generada en el procedimiento de transferencia, misma que una vez concluido el servicio, el Auditor que atendió la solicitud debe entregar al Jefe del Área Correspondiente, quien revisará la misma y cotejará la solicitud contra el reporte de captura. 3.20. Las situaciones no previstas en este procedimiento, serán resueltas por el Contralor General del Estado. 3.21. Cualquier acto que se genere en contra versión a lo señalado en el presente procedimiento, es nulo de pleno derecho.

4. MARCO JURÍDICO Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes. Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado. Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado. 5. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

Además de las definiciones descritas en el Artículo 4º de los Lineamientos para Bienes Muebles y en el Artículo 5º de los Lineamientos para Vehículos, mismas que a continuación se transcriben, para efectos de este procedimiento se entiende por: 5.1. Artículo 4º Lineamientos para Bienes Muebles

I. Almacén: El Almacén General del Estado de Aguascalientes y los correspondientes a las entidades.





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II. Auditor: Personal adscrito a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social o Unidades de Control, cuya actividad principal consiste en el registro y control de los bienes muebles. III. Baja: desincorporación definitiva de un bien del patrimonio público V. Bien mueble: Todo artículo propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes, que es susceptible de ser inventariado sin importar el origen de los recursos y cuya aplicación contable es de activo fijo; bienes que para efectos de referencia se presentan de manera enunciativa, más no limitativa en el Anexo A de los presentes Lineamientos; X. Contraloría: La Contraloría General del Estado de Aguascalientes o los Órganos de Control Interno según sea el caso; XII. Dirección: La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social adscrita a la Contraloría General del Estado; XIII. Director Administrativo: El titular del área administrativa en cada Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad; XIV. Entidad: Los organismos descentralizados y desconcentrados, las empresas de participación estatal mayoritaria y los Fideicomisos; XX. Resguardante: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, custodio de un Bien y cuya responsabilidad sobre el mismo ha quedado registrada mediante su firma en el resguardo correspondiente; XXI. Resguardo: El documento administrativo en el que se señalan las características descriptivas de uno o varios bienes muebles, identificadas por la clave de inventario asignada en su registro inicial y que está validado mediante la firma del resguardante y el Director Administrativo; XXII. Transferencia: El cambio de resguardante o adscripción de un Bien mueble XXIII. Unidad de Control: Área designada por el Director Administrativo de las Entidades para llevar el registro y control de los bienes muebles.





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XXIV. Usuario: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera temporal o permanente un Bien mueble, siempre inherente a la función que desempeña, corresponsable de la custodia del mismo.

5.2. Artículo 5º Lineamientos para Vehículos

I. Vehículo: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera IX. Dependencias: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes, incluyendo las Unidades de Apoyo

5.3. C1: Copia uno del documento original. 5.4. C2: Copia dos del documento original. 5.5. Contra Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS (reverso) que responden el Auditor y el Almacenista respectivamente, cada vez que atienden una solicitud de transferencia de bienes. 5.6. CYRP: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los bienes muebles propiedad o al servicio del Gobierno del Estado. 5.7 Depositante de Activos: Personal designado por el Director Administrativo para el depósito de los activos a transferir. 5.8. Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS (anverso) que responden el Director Administrativo y el Depositante de Activos respectivamente, cada vez que les es otorgado el servicio de transferencia de bienes. 5.9. Encargado de Activos Fijos: Personal designado para llevar el registro y control de los bienes patrimoniales en las Dependencias. 5.10 Lineamientos para Bienes Muebles: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.





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5.11. Lineamientos para Vehículos: Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.12. O: Original del documento. 5.13. Reporte de Captura: Documento emitido por los sistemas informáticos donde se detallan los movimientos de captura. 5.14. SCRI: Sistema de Control de Resguardos Individuales en el que los Directores Administrativos registran los bienes patrimoniales. 5.15. SISCAR: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los Vehículos propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.16. Solicitud: El formato mediante el cual las dependencias o entidades de Gobierno del Estado solicitan la transferencia de un bien mueble. 5.17. UMSA: Unidad de Mantenimiento y Servicio Automotriz, de la Secretaría de Gestión e Innovación.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES DEL PROCEDIMIENTO.

No. Act. Responsable Descripción de la Actividad Criterios a Controlar Frecuencia

1 Director administrativo

Solicita a la Dirección autorización para transferencia de bienes muebles mediante Oficio acompañado de la solicitud correspondiente.

Apego a los requisitos para solicitar autorización para transferencia de bienes.

Cada vez que solicite la transferencia de un bien.

Oficio O Contraloría C1 Archivo

Solicitud O Dirección

2 Director General Patrimonial y Contraloría Social

Recibe oficio y solicitud de transferencia lo registra en la bitácora de control de servicios R35-P01-DGPS y lo turna al área correspondiente para su atención.

Documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia.

3 Jefe del área responsable

Recibe oficio y solicitud de transferencia. Documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia.

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia.





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4

Sí la solicitud es para transferencia al almacén, investiga si hay espacio en el mismo (Activ. Nº 5) Sí la solicitud no es para transferencia al almacén, pregunta si la solicitud es para transferencia entre dependencias (Activ. Nº 50).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 del presente procedimiento.

Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia.

5

Sí hay espacio en el almacén, programa la revisión de los activos (Activ. Nº 6) Sí no hay espacio en el almacén, Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud (Activ. Nº 51).


Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia.

6

Programa la revisión de los activos que se solicita transferir y asigna la tarea al auditor correspondiente.

Que el auditor designado tenga conocimiento de la tarea encomendada.

Cada vez que se asigne una solicitud de autorización para transferencia.

7 Auditor

Recibe la solicitud de transferencia y revisa que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el Sistema.

Confirmar que las características de los bienes y lo contenido en el sistema coinciden.

Cada vez que se le asigne una solicitud de autorización para transferencia.

8

Informa al Jefe del Área Responsable el resultado de la revisión en el sistema.

Confirma que el Jefe del área responsable recibió el resultado de la verificación de las características en el sistema.

Cada vez que revise la coincidencia de los bienes solicitados para transferencia.


Acuerda fecha y hora para la revisión con el Encargado de Activos fijos y notifica vía correo electrónico al Dir. Admvo. lo acordado.

Tener evidencia de que el Dir. Admvo. recibió el correo electrónico.

Cada vez que se envíe por correo la programación de la solicitud de transferencia.


Recibe notificación, vía correo electrónico de la fecha, hora y lugar en que será atendida la solicitud de transferencia.

Que el Encargado de Activos Fijos tiene conocimiento de la tarea encomendada.

Cada vez que reciba una notificación de revisión de bienes a transferir.

11

Gira instrucciones al Encargado de Activos Fijos de atender al Auditor.

Que el encargado de activos fijos disponga lo necesario para atender la tarea encomendada.

Cada vez que gire instrucciones de atender al Auditor.

12 Encargado de activos fijos

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de atender al Auditor.

Que dispone del tiempo y los recursos necesarios para realizar la tarea encomendada.

Cada vez que reciba instrucciones de atender al Auditor.

13

Concentra los bienes a transferir en un mismo lugar para su verificación física.

Confirma que los bienes son los que se van a transferir.

Cada vez que reciba instrucciones de atender al Auditor.

14

Recibe al Auditor y le presenta físicamente los bienes.

Constata que se realice la verificación.

Cada vez que se revisan bienes a transferir.





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15 Auditor

Verifica concordancia entre el bien presentado para transferir contra lo descrito en la solicitud.

Confirmar que exista puntual concordancia entre lo descrito y el bien a transferir, incluyendo la etiqueta de código de barras.

Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

16

Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado concuerdan, determina si procede la transferencia (Activ. Nº17). Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado no concuerdan, notifica porqué no procede (Activ. Nº 51).


Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

17

Sí procede la transferencia, califica la condición física y lo asienta en la solicitud (Activ. Nº 18). Sí no procede la transferencia, notifica porque no procede (Activ. Nº 51).


Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia.

18

Califica la condición física y funcional del bien y lo asienta en la solicitud de transferencia.

Que el bien corresponda al descrito en la solicitud y en su caso al Dictamen Técnico, calificando por color la condición física del activo.

Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia.

19

Se traslada a la oficina para recabar las firmas de autorización.

Optimización de tiempos de traslado.

Por cada conclusión de revisión de bienes a transferir.

20 Revisa y firma la solicitud de transferencia y la entrega al Jefe del Área Responsable.

Que esté completa la información requerida en la solicitud.

Cada vez que concluye una solicitud.


Recibe y revisa la solicitud de transferencia ya calificada.

Confirmar que están completados los campos que el Auditor debió requisitar.

Cada vez que recibe una solicitud de transferencia calificada.

22

Sí la solicitud está correcta, firma la solicitud y elabora oficio de autorización (Activ. Nº 23). Sí la solicitud no está correcta, revisa la solicitud (Activ. Nº 20).



23

Accesa a la Bitácora de Control de Folios, registra los datos de la transferencia y obtiene el folio.

Confirmar que se capturó toda la información requerida en la bitácora.


24

Firma la solicitud y elabora oficio con folio de autorización en original, para ser firmado por el Contralor. Oficio: O Dependencia solicitante

Cuidar que los datos del solicitante coinciden con los contenidos en el oficio.

Cada vez que elabora un oficio de respuesta a solicitud de transferencia.

25

Turna al Director Patrimonial la solicitud calificada para firma de Vo. Bo. y el oficio para autorización.

Que esté completa la información contenida en la solicitud de transferencia y en el oficio.






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26 Director patrimonial y contraloría social

Recibe solicitud de transferencia ya calificada, junto con el oficio y los revisa.

Confirmar que están correctos la solicitud y el oficio.


27

Si la solicitud y el oficio están correctos, firma de Vo. Bo. la solicitud de transferencia (Activ. Nº 28). Si la solicitud y el oficio no están correctos, revisa la solicitud (Activ. Nº 21).


Cada vez que atiende una solicitud de transferencia calificada.

29

Firma de Vo. Bo. la solicitud de transferencia y la turna junto con el oficio al Director General Patrimonial para firma de autorización en la solicitud.

Que esté completa la información contenida en la solicitud y en el oficio.

Cada vez que atiende una solicitud de transferencia calificada.

29 Director general patrimonial y contraloría social

Recibe solicitud firmada por el Jefe del Área y el Director Patrimonial, firma de autorización y la turna junto con el oficio al Contralor.

Confirmar que están correctos la solicitud y el oficio.

Cada vez que le es presentado un oficio de respuesta a solicitud de transferencia.

30 Contralor general

Recibe solicitud, firma el oficio de autorización y los turna al Director General.

Confirma que el oficio contenga el V.o.B.o. del Director General Patrimonial.

Cada vez que le es solicitada su firma para autorización de transferencia.

31 Director general patrimonial y contraloría social

Recibe oficio y solicitud de transferencia autorizados y los turna al Jefe del Área Responsable.

Que el jefe del área responsable confirme que recibió el oficio para su entrega.

Cada vez que se entrega un oficio autorizado.


Recibe oficio y solicitud de transferencia autorizados.

Que el solicitante, el almacén o la dependencia destino, reciban la respuesta afirmativa a la solicitud.

Cada vez que recibe un oficio de autorización de transferencia.

33

Sí la transferencia es al almacén, Imprime el sello de la Dirección (Activ. Nº 34). Sí la transferencia no es al almacén, pregunta si es transferencia entre dependencias (Activ. Nº 53).

Disponer lo necesario para atender la solicitud.

Cada vez que obra en su poder una autorización de transferencia.

34

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud autorizada, incluye oficio autorizado y fotocopia la documentación. Oficio: Solicitud: O Dep. Solicitante O Enc. almacén C1 Enc. Almacén C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Archivo

Cuidar la correcta distribución de la documentación.

Cada vez que obra en su poder una autorización de transferencia.

35

Envía a la Dependencia solicitante original del oficio y copia de la solicitud autorizados.

Confirmar el envío de la documentación.

Cada vez que envía una autorización al interesado.

36

Una vez con el acuse de recibo del oficio, accesa a la Bitácora de Control de Servicios R35-P01-DGPS y la actualiza.

Cuidar que el llenado de la información en la bitácora esté completo y correcto.

Cada vez que se emita una respuesta a una solicitud.





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37

Envía al Encargado del Almacén original de la solicitud y copia del oficio autorizados.

Confirmar que el encargado del almacén reciba la documentación para la transferencia.

Cada vez que este programado un ingreso de bienes al almacén.

38 Encargado del Almacén Recibe copia del oficio y original de la solicitud de transferencia autorizados.

Verificar que la documentación está completa y autorizada.

Cada vez que recibe una autorización.

39

Sí recibe bienes dentro del plazo, verifica concordancia entre el bien y lo descrito en solicitud (Activ. Nº 40). Sí no recibe los bienes dentro del plazo, requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.5 Art.12 del presente procedimiento.

Cada vez que el plazo de autorización se apertura y se cierra.

40

Verifica concordancia entre el bien presentado y lo descrito en la solicitud de transferencia.

Confirmar que exista puntual concordancia entre lo descrito en la autorización y el bien a transferir, iniciando por el código de barras.

Por cada bien mueble que este relacionado en la autorización de transferencia.

41

Sí la descripción en la solicitud y bien presentado concuerdan, recibe los bienes (Activ. Nº 42). Sí la descripción en la solicitud y bien presentado no concuerdan, requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.11 del presente procedimiento

Cada vez que recibe o rechaza una entrada de almacén de bienes.

42

Recibe los bienes y genera el listado de entrada al almacén en tres tantos. Listado entrada almacén: O Dependencia Solicitante O Encargado de Almacén O Archivo

Que en la entrada a almacén queden contenidos solo aquellos bienes que efectivamente causaron alta al almacén.

Cada vez que emite una entrada de almacén.

43

El Encargado del Almacén firma los 3 listados originales de entrada al almacén y recopila la firma del Depositante de Activos Fijos en los mismos.

Verificar que los listados de entrada al almacén queden debidamente firmados por los responsables.

Cada vez que se emite una entrada.

44 Entrega al Depositante de los Activos un tanto de los listados de entrada al almacén ya firmado.

Confirmar que el depositante de activos recibe el listado de entrada al almacén.

Cada vez que lo entrega.

45 Envía al Jefe del Área Responsable un tanto del listado de entrada al almacén firmado.

Confirmar que el jefe del área recibe el listado de entrada al almacén.

Cada vez que lo envía.


Recibe el listado de entrada al almacén firmado y lo turna al Auditor que atendió la solicitud para que actualice el inventario en el sistema.

Confirmar que el listado está correcto y que el auditor recibió el mismo.

Cada vez que gestiona una entrada de almacén.

47 Auditor

Recibe listado y actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia solicitante y de alta en el inventario del almacén.

Confirmar que se realizaron correctamente los movimientos a los inventarios correspondientes.

Cada vez que le es encomendada la tarea.





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48

Genera del sistema el reporte de movimientos de los bienes, lo revisa, lo firma y lo turna junto con una copia de la entrada al almacén, al Jefe del Área Responsable. O Reporte de movimientos C1 Entrada al almacén

Confirmar que la documentación está completa y es recibida por el jefe del área.

Cada vez que le es encomendada la tarea.


Recibe el original del reporte de movimientos, la copia de entrada al almacén y los archiva. Fin.

Confirmar que los movimientos fueron efectuados en el sistema conforme a la entrada de almacén.

Cada vez que recibe un reporte de movimientos.

50

Sí la solicitud es para transferencia entre dependencias, programa la revisión de los activos (Activ. Nº 6). Sí la solicitud no es para transferencia entre dependencias, pregunta si la solicitud es para transferencia al almacén (Activ. 4).


Cada vez que recibe una solicitud de transferencia entre dependencias.

51

Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud. Oficio: O Dependencia Solicitante C1 Archivo

Confirmar que el Dir. Admvo. recibió el oficio de notificación.

Ante la improcedencia de la solicitud.


Recibe oficio en el cual se le notifica porqué no procede la solicitud de transferencia. Fin.

Tener evidencia de que el Director Admvo. tiene conocimiento de la respuesta a la solicitud

Ante la improcedencia de la solicitud.


Sí la transferencia es entre Dependencias, Turna solicitud al auditor para actualizar el inventario (Activ. Nº 54). Sí la transferencia no es entre Dependencias, pregunta si la transferencia es al almacén (Activ. Nº 33).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.14 del presente procedimiento

Cada vez que gestiona una solicitud de transferencia.

54 Turna la solicitud autorizada al Auditor que la atendió para que actualice el inventario, y conserva el oficio autorizado.

Confirmar que la solicitud está correcta y que el auditor recibió la misma.

Cada vez que turna una solicitud.

55 Auditor

Recibe solicitud autorizada y actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia solicitante y de alta en el inventario de la dependencia destino.


Cada vez que genera movimientos en el sistema.

56

Genera del sistema el reporte de movimientos de los bienes, lo revisa, firma y lo turna junto con la solicitud, al Jefe del Área Responsable. O Reporte movimientos O Solicitud autorizada


Cada vez que genera movimientos en el sistema.

57 Jefe del área responsable Recibe el reporte de movimientos y la solicitud de transferencia autorizada.

Confirmar que los movimientos fueron efectuados en el sistema.

Cada vez que recibe un reporte de movimientos.





Social




NIVEL 3


Páginas 18/24





58

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud, incluye oficio autorizado, elabora el resguardo para la dependencia destino y fotocopia la documentación. Oficio: Solicitud autorizada: O Dep. Solicitante O Dirección C1 Dep. Destino C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Dep. Destino Resguardo: O Dirección General C1 Dependencia Destino

Cuidar la correcta distribución de la documentación.

Cada vez que se atiende una solicitud de transferencia entre dependencias.

59 Envía documentación a las Dependencias involucradas en la transferencia de bienes muebles. Fin.

Confirmar el envío de la documentación.

Cada vez que se atiende una solicitud.

7. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES CRÍTICAS

Parámetro a Medir Especificación Tolerancia Método de

Medición Frecuencia

Atención a solicitud de

transferencia de un bien

mueble

Se hará verificación de todos los bienes en el formato de solicitud de

transferencia correspondiente antes de

actualizarlos en el sistema CYRP.

0% Validación en el sistema

CYRP

Cada vez que se transfiera un bien.





Social




NIVEL 3


Páginas 19/24





DIAGRAMAS DE FLUJO DF-PR3-DGPS Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles.

Dirección General

Solicitud

O

Contraloría General del Estado

TÍTULO

Procedimiento para autorizar la transferencia de bienes muebles

Fecha de Emisión

19-08-10

Área Responsable

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

00-00-00

Número de Revisión

00

Código del Documento

DF-PR3-DGPS

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

1 / 5

NIVEL

3

Inicio

Solicita a la Dirección autorización para

transferencia de bienes muebles mediante

Oficio acompañado de la solicitud

correspondiente.

1

2

Director Administrativo

¿Solicita transferencia al

almacén?

Programa la revisión de los activos que se solicita transferir y asigna la tarea al

auditor correspondiente.

Sí

Recibe notificación, vía correo

electrónico, de la fecha, hora y lugar

en que será atendida la solicitud de transferencia.

Gira instrucciones al Encargado de

Activos Fijos de atender al Auditor.

10

11

Jefe del Área Responsable

Recibe oficio y solicitud de

transferencia.

¿Hay espacio en el almacén?

Sí

A

ArchivoOficio

C1

ContraloríaOficio

O


transferencia lo registra en la bitácora

de control de servicios R35-P01-DGPS y lo turna al

área correspondiente para su atención.


¿Solicita transferencia entre

dependencias?

Sí

1

No

1

2

2

4

No

4

3

No

3

ArchivoOficio

C1

DependenciaSolicitante

Oficio

O

Recibe oficio en el cual se le notifica

porqué no procede la solicitud de

transferencia.

Fin

F

Auditor

Acuerda fecha y hora para la revisión con el Encargado de Activos

fijos y notifica vía correo electrónico al Dir.

Admvo. lo acordado.

Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no

procede la solicitud.

D

3

4

5

6

7

8

9

50

51

52

Recibe la solicitud de transferencia y revisa

que exista concordancia entre las características

descritas en la solicitud y lo

contenido en el Sistema.

Informa al Jefe del Área Responsable el

resultado de la revisión en el

sistema.

3/5

2/5

2/5





Social




NIVEL 3


Páginas 20/24






TÍTULO

Fecha de Emisión

19-08-10

Área Responsable


Fecha de Revisión

00-00-00


00


DF-PR3-DGPS

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

2 / 5

NIVEL

3

Auditor

Verifica concordancia entre el bien

presentado para transferir contra lo

descrito en la solicitud.

15

Califica la condición física y funcional del bien y lo asienta en

la solicitud de transferencia.

18

¿Descripción en solicitud y el bien

presentado concuerdan?

Sí

16

Revisa y firma la solicitud de

transferencia y laentrega al Jefe del Área Responsable.

20

¿Procede la transferencia?

Sí

Recibe y revisa la solicitud de

transferencia ya calificada.

21

Turna al Director Patrimonial la

solicitud calificada para firma de Vo. Bo.

y el oficio para autorización.

25

Firma la solicitud y elabora oficio con

folio de autorización en original, para ser

firmado por el Contralor.


Oficio

O


Se traslada a la oficina para recabar

las firmas de autorización.

A

Director Patrimonial y Contraloría Social

26Recibe solicitud de

transferencia ya calificada, junto con el oficio y los revisa.

¿Solicitud y oficio correctos?

Sí

Firma de Vo. Bo. la solicitud de

transferencia y la turna junto con el oficio al Director

General Patrimonial para firma de

autorización en la solicitud.

B

Encargado de Activos Fijos

Concentra los bienes a transferir en un

mismo lugar para su verificación física.

13

Recibe al Auditor y le presenta físicamente

los bienes.

14

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de atender al Auditor.

Sí6

No

6

¿Solicitud está correcta?

No

No

D

D

5

5

No

12

17

22

24

28

27

19


Accesa a la Bitácora de Control de Folios, registra los datos de

la transferencia y obtiene el folio.

23

1/5

1/5

1/53/5





Social




NIVEL 3


Páginas 21/24





ArchivoOficio Autorizado

C2

Contralor General


TÍTULO

Fecha de Emisión

19-08-10

Área Responsable


Fecha de Revisión

00-00-00


00


DF-PR3-DGPS

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

3 / 5

NIVEL

3

Recibe solicitud, firma el oficio de autorización y los turna al Director

General.

Recibe oficio y solicitud de transferencia

autorizados.



transferencia autorizados y los

turna al Jefe del Área Responsable.

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud

autorizada, incluye oficio autorizado y

fotocopia la documentación.

Encargado de Almacén

Oficio Autorizado

C1


Oficio Autorizado

O

ArchivoSolicitud Autorizada

C2


Solicitud Autorizada

C1

Encargado Almacén

Solicitud Autorizada

O

Envía a la Dependencia solicitante original del

oficio y copia de la solicitud autorizados.

B


Recibe solicitud firmada por el Jefe

del Área y el Director Patrimonial, firma de

autorización y la turna junto con el oficio al Contralor.

38

¿Recibe bienes dentro del plazo para recepción?

Sí

Recibe copia del oficio y original de la solicitud

de transferencia autorizados.

Verifica concordancia entre el bien

presentado y lo descrito en la solicitud de

transferencia.

40

Sí

¿Descripción en solicitud y bien

presentado concuerdan?

Encargado del Almacén

No

C

¿La transferencia es al almacén?

Sí

No

E

F

F

No

H

29

30

31

32

34

35

36

39


33

41

Una vez con el acuse de recibo del oficio,

accesa a la Bitácora de Control de Servicios R35-P01-DGPS y la

actualiza.

42Recibe los bienes y genera el listado de

entrada al almacén en tres tantos.

ArchivoEntrada al almacén

O

Encargado AlmacénEntrada al almacén

O


Entrada al almacén

O

Envía al Encargado del Almacén original de la

solicitud y copia del oficio autorizados.

37

1/5

1/5

2/5

4/5

4/5





Social




NIVEL 3


Páginas 22/24





Fin

Encargado del Almacén


TÍTULO

Fecha de Emisión

19-08-10

Área Responsable


Fecha de Revisión

00-00-00


00


DF-PR3-DGPS

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

4 / 5

NIVEL

3

Envía al jefe del Área Responsable un

tanto del listado de entrada al almacén

firmado.


Recibe el listado de entrada al almacén firmado y lo turna al Auditor que atendió la solicitud para que

actualice el inventario en el sistema.

Entrega al Depositante de los Activos un tanto de

los listados de entrada al almacén

ya firmado.

C

El Encargado del Almacén firma los 3

listados originales de entrada al almacén y recopila la firma del

Depositante de Activos Fijos en los

mismos.

Auditor

Recibe listado y actualiza en el

sistema los bienes transferidos,

dándolos de baja del inventario de la dependencia

solicitante y de alta en el inventario del

almacén.

E

¿La transferencia es entre

Dependencias?

Sí

Genera del sistema el reporte de

movimientos de los bienes, lo revisa,

firma y lo turna junto con una copia de la entrada al almacén,

al Jefe del Área Responsable.

Recibe el original del reporte de

movimientos, la copia de entrada al almacén y los

archiva.

Jefe Área Resp.

Entrada al almacén

C1

Jefe Área Resp.

Reporte de Movimientos

O


H

No

43

44

45

49

46 47

48

53


Turna la solicitud autorizada al Auditor

que la atendió para que actualice el inventario, y

conserva el oficio autorizado.

G

54

3/5

3/5

3/5

5/5





Social




NIVEL 3


Páginas 23/24






TÍTULO

Fecha de Emisión

19-08-10

Área Responsable


Fecha de Revisión

00-00-00


00


DF-PR3-DGPS

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

5 / 5

NIVEL

3

Jefe del Área ResponsableAuditor

ArchivoOficio Autorizado

C2

DependenciaDestino

Oficio Autorizado

C1

Genera del sistema el reporte de

movimientos de los bienes, lo revisa,

firma y lo turna junto con la solicitud, al

Jefe del Área Responsable.

Recibe el reporte de movimientos y la

solicitud de transferencia autorizada.


Oficio Autorizado

O

Fin

Jefe Área Resp.

Solicitud autorizada

O

Jefe Área Resp.

Reporte de Movimientos

O

Imprime el sello de la Dirección en la

solicitud, incluye oficio autorizado,

elabora el resguardo para la dependencia destino y fotocopia la

documentación.

Envía documentación a las Dependencias involucradas en la

transferencia de bienes muebles.

57

56

58

59


G

Recibe solicitud autorizada y

actualiza en el sistema los bienes

transferidos, dándolos de baja del

inventario de la dependencia

solicitante y de alta en el inventario de la dependencia destino.

DependenciaDestino

Solicitud autorizadaDependenciaSolicitante


C2

C1

Dirección General


O

DependenciaDestino

Resguardo

C1

Dirección GeneralResguardo

O

55

4/5





Social




NIVEL 3


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REGISTROS GENERADOS Solicitud de baja de vehículo R04-P01-DGPS Solicitud de baja de bienes muebles R16-P01-DGPS Encuesta de satisfacción de servicio transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS Bitácora de control de servicios R35-P01-DGPS ANEXOS No aplica. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social DGPS, adscrita a la Contraloría General del Estado, es responsable de la emisión y control de este procedimiento así como de la coordinación para la aprobación de cambios, revisiones, mantenimiento y actualización del mismo; además es su responsabilidad iniciar los cambios cuando la operación así lo requiera o bien cuando un socio de gestión detecte o considere necesario un cambio al documento el cual debe notificar a la DGPS, quien de aprobarlo preparará el aviso de modificación que circulará a las áreas involucradas. Una vez que el aviso de cambio se ha circulado y las dudas o problemas se han aclarado, la DGPS preparará la nueva versión de las páginas modificadas las cuales serán revisadas y aprobadas por las funciones según corresponda. Tenedores Oficiales del Documento

Documento Medio de documentación Función del responsable de retenerlo

Original Papel Responsable de la Documentación de la Contraloría General del Estado

Nota: El original siempre será para el responsable de la documentación de la Contraloría General del Estado. Cualquier persona que tenga acceso al Sistema Electrónico de Gestión de la Documentación SEGD, podrá consultar los documentos, también cualquier ciudadano podrá hacerlo de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. El registro del historial de los cambios al documento para fines legales y/o de conocimiento, se genera automáticamente en el SEGD.

procedimiento: para autorizar la transferencia de bienes ... · este procedimiento se desprende del...

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