resolucion 2286 manual procedimiento perdida de bienes

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENASERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDAMANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDA Y/O DETERIORO DE BIENES Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS Y RECURSOS DE LADE LA

ENTIDADENTIDAD

CAPITULO ICAPITULO IMARCO NORMATIVOMARCO NORMATIVO

Ley 610 de 2000, Trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías.

Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal, financiero los organismos que lo ejercen.

Ley 87 de 1993, sobre el sistema de control Interno Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único. Decreto 267 de 2000, sobre organización y funcionamiento de la

Contraloría. Resolución Orgánica No. 5500 de 2006, de competencias para trámite

de la acción de responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO IICAPÍTULO IIDISPOSICIONES GENERALESDISPOSICIONES GENERALES

1. Objetivo: El presente manual contempla las definiciones y conceptos básicos, acerca de las diferentes clases de responsabilidades que se generan para los servidores públicos vinculados a la entidad, a partir de la pérdida, daño o deterioro de un bien del cual es responsable.

Pretende dotar de herramientas y elementos de juicio a los diferentes funcionarios que deben adelantar gestiones con ocasión de la perdida, daño o deterioro de un bien, y por ende del desmedro del patrimonio de la institución.

2. Definiciones: Para efectos del presente manual se entiende por:

2.1. Bien: Se entiende por bien todo lo que sea susceptible de valoración económica o sobre lo cual pueda recaer derecho de dominio. Puede ser corporal o incorporal, mueble o inmueble, tangible o intangible.

2.2. Clases de Bienes

A. Bien Mueble:

Página 1 de 18



ENTIDADENTIDAD

Son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose por si mismos como los animales o con ayuda de una fuerza externa que los mueva, como las cosas inanimadas. (Artículo 655 del Código Civil)

2.1.1. Clases de Bienes Muebles:

a. Bienes de Consumo:

Aquellos que se consumen por el primer uso que se hace de ellos dentro de un período corto. Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros. El dinero es un bien de consumo. (Articulo 663 del Código Civil)

b. Bienes Devolutivos:

Bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, sobre los cuales se ejerce manejo y control permanente por los funcionarios competentes. Estos son relacionados en el inventario de la entidad, hasta cuando sean retirados del mismo mediante el proceso enunciado en la Resolución No 000089 de 2005.

2.2 Bienes Inmuebles:

Son la clase de bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro y los que se adhieren permanentemente a éstos y que no pueden separarse sin menoscabo del primero. (Artículo 656 del Código Civil)

3. Procedencia de los Bienes

3.1. Bienes Patrimoniales: Ingresan al patrimonio del Servicio Nacional de Aprendizaje por:

Compra: Adquisición de bienes con recursos provenientes del presupuesto asignado a la entidad.

Donación: Bienes cedidos, a título gratuito, a favor de la Entidad, por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

Por sentencia judicial ejecutoriada: Cuando en cualquier caso, mediante sentencia judicial ejecutoriada, se disponga la titularidad de los bienes a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

Página 2 de 18



ENTIDADENTIDAD

Cesión: Es la subrogación de la titularidad de los bienes a favor de la Entidad.

Dación en pago: Son bienes que encontrándose registrados como pendientes de legalizar, pasan al patrimonio de la Entidad, de manera definitiva, cuando se haya realizado la entrega material de bien o legalizado el título de propiedad del mismo, en los casos en que ello proceda.

3.2 Bienes en Posesión.

Son bienes que no son propiedad del SENA pero sobre los cuales se ejerce manejo, custodia y control, sujetos a registro contable a través de las cuentas respectivas y son los dados en:

Comodato: Bienes entregados para el uso del SENA por diferentes entidades en calidad de préstamo gratuito, con la obligación de restituirlos en el plazo establecido.

Asignados provisionalmente por otras entidades: Son bienes asignados de manera provisional a la Entidad con fines de uso y serán devueltos cuando la autoridad competente lo requiera.

Sobrante de inventario físico: Son los bienes que se encuentran físicamente al servicio de la Entidad durante el proceso de los inventarios físicos reales y materiales y cuya procedencia se desconoce.

Bienes pendientes por legalizar: Son bienes que se encuentran físicamente en la Entidad, cuya procedencia se desconoce y no se cuenta con los documentos soportes respectivos para su incorporación.

Este registro es de carácter provisional; no obstante, el Grupo de Bienes, Servicios y Logística en la Dirección General y quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, velará por la oportuna legalización de los bienes así registrados.

4. Daño. Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del estado.

Página 3 de 18



ENTIDADENTIDAD

5 Gestión Fiscal. Según lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 610 de 2000, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales

CAPITULO IIICAPITULO IIISUJETOS DE RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DE BIENESSUJETOS DE RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DE BIENES

1. Funcionarios: Son responsables todos los servidores públicos vinculados a la institución de vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines para los que han sido destinados por la entidad.

Los funcionarios que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes que hagan parte del patrimonio del SENA, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la entidad, están sujetos a control y vigilancia, por lo tanto, deberán dar cuenta de su gestión a su superior inmediato y a los órganos de control fiscal y disciplinario, de ser procedente.

1.1. Clases de Funcionarios Responsables:

1.1.1. Responsables de Bienes en Depósito:

Se denomina responsable de bienes en depósito, toda persona que reciba, custodie o administre elementos dentro de la entidad.1.1.2. Responsables de Bienes en Servicio.

Todo funcionario que use bienes de propiedad de la entidad, de otras entidades o de particulares puestos al cuidado de la misma, se constituye en responsable de bienes en servicio.

2. Responsabilidad de Contratistas. Es responsabilidad de los contratistas de la entidad vigilar y salvaguardar los bienes y valores que les han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, para los fines que les fueron entregados de conformidad con el objeto del contrato suscrito. Los contratistas son responsables de los bienes en depósito y de los bienes en servicio, según la naturaleza de su contrato.

Página 4 de 18



ENTIDADENTIDAD

Los contratistas que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes que hagan parte del patrimonio del SENA, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la entidad, están sujetos a control y vigilancia. Por lo tanto, deberán dar cuenta de su gestión al supervisor y/o interventor del contrato respectivo y a los órganos de control fiscal y disciplinario, de ser procedente.

Lo anterior deberá ser introducido en la cláusula relativa a la responsabilidad sobre el uso de bienes entregados para la ejecución de la labor contratada, en los contratos respectivos.

CAPITULO IVDEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE BIENES

1. Responsables de Bienes en Depósito. Son deberes de los funcionarios responsables de bienes en depósito:

Recibir, suministrar o aprovisionar los bienes de la entidad de conformidad con los procedimientos establecidos por la Institución para el efecto.

El manejo, administración, custodia, protección de elementos devolutivos y de consumo, servibles e inservibles en depósito e inmuebles a su cargo.

La solicitud oportuna de cambio de aquellos productos próximos a su vencimiento.

Los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en depósito a su cargo.

Reportar en forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable, el cambio en los inventarios de los bienes entregados a su administración y custodia.

2. Responsables de los Bienes en Servicio: Son deberes de los funcionarios responsables de bienes en servicio:

Recibir los bienes de conformidad con los procedimientos establecidos por la Institución para la entrega de bienes.

Utilizar los bienes entregados por el SENA, única y exclusivamente para el desempeño de las funciones del cargo desempeñado.

Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta oportuna de su utilización

Entregar los bienes que les hayan sido entregados cuando se desvincule de la entidad, de conformidad con los procedimientos que para éste efecto haya dispuesto la institución.

Página 5 de 18



ENTIDADENTIDAD

Reportar de forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable, cambio en los inventarios de lo bienes entregados a su administración y custodia.

CAPITULO VDETERMINACION DE RESPONSABILIDAD

Responsabilidad por Pérdida, Daño o Deterioro de Un bien.

1. Diligencias Administrativas

La pérdida, daño o deterioro de un bien, siempre dará lugar al inicio por parte de la entidad de diligencias administrativas mediante las cuales se deberá determinar:

Quien es el funcionario o contratista responsable del bien. Si el bien se perdió, dañó o deterioró en ejercicio de gestión fiscal. Si el bien se perdió, dañó o deterioró por fuera de la ejecución de gestión

fiscal. Si el funcionario o contratista responsable realizó la denuncia penal

respectiva. Que diligencias se surtieron para realizar el trámite respectivo ante la

entidad aseguradora del bien. Si la entidad aseguradora realizó el pago total del bien asegurado, o

existe deducible, el cual correrá a cargo del funcionario responsable.

1.1. Inicio de la Diligencia Administrativa:

La diligencia administrativa tiene origen en el conocimiento directo de los hechos por parte del funcionario competente de adelantar las diligencias administrativas, la puesta en conocimiento de un tercero o el informe presentado por el funcionario responsable del bien perdido, dañado o deteriorado ante quien deba adelantar la diligencia administrativa respectiva.

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien se informe por un tercero, para dar inicio a las diligencias administrativas correspondientes, dicha información deberá enunciar la existencia de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, y de ser posible allegar las pruebas correspondientes.

De considerarlo conveniente, el funcionario competente, solicitará a quien corresponda ampliación de la información.

Página 6 de 18



ENTIDADENTIDAD

1.2. Competencia:

Son competentes para adelantar diligencias administrativas:

El Subdirector de Centro o su delegado, en los Centros de Formación Profesional

El Director Regional o su delegado, en las Direcciones Regionales. El Director Administrativo y Financiero o su delegado en la Dirección

General, de conformidad con lo dispuesto en el numeral segundo del artículo 15 del Decreto 249 de 2004.

Si el responsable del bien es el Subdirector de Centro, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director Regional o su delegado.

Si el responsable del bien es el Director Regional, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director Administrativo y Financiero de la Dirección General o su delegado.

Si el responsable del bien es el Director Administrativo y Financiero, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director General o su delegado.

La delegación que se realice por parte de los funcionarios competentes de adelantar las diligencias administrativas, deberá realizarse por comunicación radicada, en donde se determine el cuentadante del bien perdido, dañado o deteriorado y las circunstancias de hecho objeto de las diligencias administrativas.

Ésta delegación no exime de la responsabilidad de direccionamiento, asesoría y coordinación por parte del funcionario competente de adelantar la respectiva diligencia administrativa.

1.3. Cesación de Diligencias Administrativas:

Cuando el bien presuntamente perdido sea recuperado por el funcionario responsable. Esta condición no es aplicable cuando lo perdido sean fondos de la entidad.

Cuando se compruebe que la pérdida, daño o deterioro del bien, obedeció a fuerza mayor, caso fortuito o al desgaste natural de los bienes.

Cuando el bien perdido, dañado o deteriorado, sea sustituido por el funcionario responsable, en las mismas condiciones en que dicho bien le fue entregado.

2. Responsabilidades Fiscal, Disciplinaria y Penal

Página 7 de 18



ENTIDADENTIDAD

La pérdida, daño o deterioro de un bien que no corresponda al normal uso del mismo, puede dar lugar a tres clases de responsabilidades:

Fiscal: Para determinar la responsabilidad pecuniaria de las personas encargadas de la administración, custodia y manejo de los bienes.

Disciplinaria: Para establecer si el servidor, ex servidor, o contratista cometió una falta que conlleve una sanción de la misma naturaleza.

Penal: Para determinar si las personas responsables de la pérdida o daño incurrieron en conductas delictivas y por ende punibles.

2.1. Responsabilidad Fiscal

a. Definición: Tal y como lo enuncia el articulo 1º de la Ley 610 de 2000, el proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.

b. Objeto de la Responsabilidad Fiscal: Como lo determina el articulo. 4o. de la ley 610 de 2000, la responsabilidad tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

c. Sujetos de Responsabilidad Fiscal: De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 42 de 1993, la responsabilidad fiscal comprende tanto al personal directivo de las entidades estatales, como a las demás personas que tomen decisiones propias de la gestión fiscal; también pueden resultar fiscalmente responsables quienes desempeñen funciones públicas de ordenación, control, dirección y coordinación; así mismo son sujetos de responsabilidad fiscal los contratistas o los particulares, que hubieran causado perjuicios a los intereses patrimoniales del Estado.

En conclusión, los servidores públicos de cualquier orden, y los particulares que manejen fondos o bienes de la nación son sujetos de control fiscal.

d. Iniciación del Proceso: Según el artículo 8o. de la Ley 610 de 2000, el proceso de responsabilidad podrá iniciarse de oficio, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización

Página 8 de 18



ENTIDADENTIDAD

ciudadana, en especial por las veedurías ciudadanas de que trata la Ley 563 de 2000.

e. Competencia: Para las diligencias preliminares en el Proceso de responsabilidad fiscal: Artículo 7º Factor Territorial de Competencia Especial, enunciado en la Resolución No. 5500 de 2003 de la Contraloría General de la República:

La Dirección de Investigaciones Fiscales conocerá de los asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o punto de control en la ciudad de Bogotá D.C. o en el Departamento de Cundinamarca.

Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocerán de los asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.

f. Cesación de Responsabilidad Fiscal: La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:

Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado. Cuando el responsable hace entrega del recibo de pago correspondiente

al valor del bien faltante, previo trámite de la autorización. Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes, en las

condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por la administración.

Cuando la respectiva compañía aseguradora hace efectivo el pago en las mismas condiciones establecidas anteriormente.

Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal.

La responsabilidad fiscal se entiende sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar.

2.2. Responsabilidad Disciplinaria

a. Objeto de la responsabilidad disciplinaria. Ley 734 del 2002, recae sobre los sujetos disciplinables: Servidores Públicos activos o que los efectos de la conducta se produzcan después de la dejación o función, que cometan falta disciplinaria, dando lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente a efectos de salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad y eficiencia que debe observar en el

Página 9 de 18



ENTIDADENTIDAD

desempeño de su empleo, cargo o función, para ello ejercerá los derechos y cumplirá los deberes, impuestos por ley.

Dentro de los deberes del Servidor Público están:

Numeral 4, artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, a la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.

Numeral 5, artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

b. Inicio del Proceso: De acuerdo con la Ley 734 de 2002, el inicio del proceso se puede dar por denuncia en forma verbal o escrita a través de la queja o de iniciación oficiosa bajo un procedimiento ordinario o especial.

c. Competencia: Para conocer los casos por las presuntas faltas disciplinarias cometidas por los servidores públicos, tienen competencia la Oficina de Control Interno Disciplinario, las Personerías y la Procuraduría General de la Nación.

2.3. Responsabilidad Penal:

a. Objeto de la Responsabilidad Penal: Condiciona la pena a la ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Se predica cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y función pública.

b. Inicio del Proceso Penal: Articulo 66 del Código de Procedimiento Penal. El Estado, por intermedio de la Fiscalía General de la Nación, está obligado a ejercer la acción penal y a realizar la investigación de los hechos que revistan las características de un delito, de oficio o que lleguen a su conocimiento por medio de denuncia, petición especial, querella o cualquier otro medio, salvo las excepciones contempladas en la Constitución Política y en este código.

No podrá, en consecuencia, suspender, interrumpir ni renunciar a la persecución penal, salvo en los casos que establezca la ley para aplicar el principio de oportunidad regulado dentro del marco de la política criminal del Estado, el cual estará sometido al control de legalidad por parte del juez de control de garantías.

Página 10 de 18



ENTIDADENTIDAD

c. Competencia: Artículo 250 de la Constitución Política. Corresponde a la Fiscalía General de la Nación, de oficio o mediante denuncia o querella, investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y tribunales competentes. Se exceptúan los delitos cometidos por miembros de la Fuerza Pública en servicio activo y en relación con el mismo servicio.

CAPITULO VICAPITULO VIPROCEDIMIENTO INTERNO EN CASO DE PÉRDIDA O DAÑO Y/OPROCEDIMIENTO INTERNO EN CASO DE PÉRDIDA O DAÑO Y/O

DETERIORO DE BIENES O FONDOS DE LA ENTIDADDETERIORO DE BIENES O FONDOS DE LA ENTIDAD

1. Acciones a cargo del Funcionario Responsable del Bien:

Formular denuncia de forma inmediata ante las autoridades competentes sobre el hurto o pérdida del bien o de los fondos indicando descripción del bien, número de placa de inventario, valor o dineros, títulos y las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos.

Presentar informe del hurto, pérdida, daño o deterioro del bien por escrito radicado ante el funcionario competente para adelantar las respectivas diligencias administrativas, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1.2 del Capitulo V de éste Manual.

Comunicar inmediatamente por escrito radicado ante el Grupo de Bienes, Servicios y Logística, la pérdida o daño del bien o de los fondos, adjuntando copia del informe enunciado en el párrafo anterior y de la denuncia efectuada, con el objeto de que se adelante la respectiva reclamación ante la compañía aseguradora, para lo cual deberá aportar la totalidad de la documentación referida en el Manual de Seguros vigente en el SENA. Lo anterior según la clase de bien perdido, dañado o deteriorado y la naturaleza de la póliza a cobrar.

2. Acciones a Adelantar en las Diligencias Administrativas por parte del Funcionario Competente:

De conformidad con las competencias enunciadas en el numeral 1.2 del Capitulo V de este manual, el funcionario competente para adelantar las diligencias administrativas respectivas, deberá realizar las siguientes acciones:

a. En Pérdida, daño o deterioro del bien en ejercicio de gestión fiscal:

Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes, Servicios y Logística de

Página 11 de 18



ENTIDADENTIDAD

la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, con el objeto de hacer efectivas las pólizas ante las Compañías Aseguradoras.

Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las denuncias respectivas ante las autoridades competentes.

Indagar sobre las circunstancias en las que acaeció la pérdida, daño o deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o no en ejecución de gestión fiscal.

Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, dañado o su deterioro se genero en ejercicio de la gestión fiscal, y si no se han presentado las causas de cese de diligencia administrativa de las que trata el numeral 1.3 del Capitulo V del presente manual, el funcionario competente deberá:

Informar el hecho a la Contraloría General de la República, teniendo en cuenta las siguientes competencias:

a. La Dirección de Investigaciones Fiscales conocerá de los asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o punto de control en la ciudad de Bogotá D.C. o en el Departamento de Cundinamarca.

b. Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocerán de los asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.

En el informe que se presente al enunciado Órgano de Control, se deberá allegar el relato de los hechos realizado por el funcionario responsable del bien, así como los que le consten al funcionario que adelantó la respectiva diligencia administrativa, anexando los soportes pertinentes.

Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Contraloría General para iniciar la investigación de manera oficiosa.

En el evento en que como producto de la diligencia administrativa correspondiente se determine que el responsable del bien incurrió en imprevisión, existen antecedentes de pérdidas similares o

Página 12 de 18



ENTIDADENTIDAD

intencionalidad en la pérdida, daño o deterioro de bienes o fondos de la entidad, que puedan llegar a constituir falta disciplinaria, el funcionario competente presentará el informe respectivo a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para que realice lo de su cargo adelantando investigación preliminar, orientada a la apertura o no del proceso disciplinario correspondiente, de conformidad con la normatividad aplicable.

Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control Interno Disciplinario para iniciar la investigación de manera oficiosa.

De considerar que con la actuación del funcionario o contratista responsable se configura una conducta punible, deberá poner tales hechos en conocimiento de la Fiscalia General de la Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 441 del Código Penal y 67 del Código de Procedimiento Penal.

El funcionario competente de adelantar la diligencia administrativa correspondiente deberá abstenerse de enmarcar la acción u omisión en las labores ejecutadas por el funcionario responsable, dentro de tipos penales y/o faltas disciplinarias, y su informe deberá limitarse al relato puntal de los hechos, así como del resultado de la diligencia adelantada.

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien, corresponda a fuerza mayor o caso fortuito, o a circunstancias cuya ocurrencia no son imputables al funcionario responsable, el funcionario competente deberá dar cuenta de éste hecho, y archivar el expediente.

De igual manera en el evento en que el bien perdido, dañado o deteriorado, sea sustituido o reparado por el funcionario o contratista responsable, en las condiciones en que éste le fue entregado, el funcionario competente de adelantar la respectiva diligencia administrativa, deberá proceder al correspondiente archivo, ésta condición no será aplicable en los eventos en que lo perdido sean fondos de la entidad.

El funcionario competente deberá llevar archivo en orden cronológico de las diligencias que adelante, con el objeto de que éstos puedan ser utilizados por los Órganos de Control correspondientes, de considerarlo pertinente.

b. En Pérdida, Daño o Deterioro del Bien por Fuera del Ejercicio de Gestión Fiscal:

Página 13 de 18



ENTIDADENTIDAD

Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, con el objeto de hacer efectivas las pólizas ante las Compañías Aseguradoras.

Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las denuncias respectivas ante las autoridades competentes.

Indagar sobre las circunstancias en las que acaeció la pérdida, daño o deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o no en ejecución de gestión fiscal.

Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, dañado o deteriorado por fuera del ejercicio de la gestión fiscal, y si no se han presentado las causas de cese de diligencia administrativa de las que trata el numeral 1.3 del Capitulo V del presente manual, el funcionario competente deberá:

Presentar informe a la Oficina de Control Interno Disciplinario en la Dirección General, para que realice de lo de su cargo, adelantando investigación preliminar, orientada a la apertura o no del proceso disciplinario correspondiente, de conformidad con la normatividad aplicable.

Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control Interno Disciplinario para iniciar la investigación de manera oficiosa.

De considerar que con la actuación del funcionario se configura una conducta punible, deberá poner tales hechos en conocimiento de la Fiscalia General de la Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 441 del Código Penal y 67 del Código de Procedimiento Penal.

3. Por parte de la Dirección Administrativa y Financiera – Grupo de Bienes, Servicios y Logística.

El Coordinador del Grupo de Bienes Servicios y Logística, en la Dirección General, el Director Regional o el Subdirector del Centro de Formación, según sea el caso, deberá gestionar el proceso respectivo, con el objeto de dar de baja los bienes perdidos, dañados y deteriorados de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 000089 de 2005.

Página 14 de 18



ENTIDADENTIDAD

Adelantar el trámite de restitución del bien si hay lugar al mismo, frente a la compañía aseguradora respectiva, para tal efecto deberá tenerse en cuenta:

a. Si la pérdida, daño o deterioro del bien, se dio en ejecución de gestión fiscal.

De ser admitida la reclamación por parte de la compañía aseguradora respectiva, y se produzca el pago del bien en las mismas condiciones en las que fue adquirido por la entidad, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, reportará tal condición a la Contraloría General de la República, con el objeto de ésta evalúe el cese del trámite de responsabilidad fiscal que se esté adelantado en contra del funcionario responsable.

De ser admitida la reclamación de la pérdida del bien por parte de la aseguradora, pero sobre la reposición del mismo exista deducible o descuentos a consecuencia de deméritos por uso o deméritos tecnológicos, deberá informarse al funcionario responsable, para que en un término no mayor de quince (15) días, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, realice el pago del deducible aludido.

Si el pago es realizado por parte del funcionario responsable, la Coordinación del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General deberá reportar tal condición a la Contraloría General de la República, con el objeto de que ésta evalúe el cese del trámite de responsabilidad fiscal que se esté adelantado en contra del funcionario responsable

De no ser admitida o procedente la reclamación de la pérdida del bien o ante la aseguradora, se deberá oficiar al funcionario responsable para que en un término no mayor a quince (15) días contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, pague el valor del bien, perdido, dañado o deteriorado.

De realizarse el pago total del bien, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, deberá reportar tal condición a la Contraloría General de la República, con el objeto de ésta evalúe el cese del trámite de responsabilidad fiscal que se esté adelantado en contra del funcionario responsable.

En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y administración del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente

Página 15 de 18



ENTIDADENTIDAD

la reclamación frente a la Compañía Aseguradora, el, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística, de la Dirección Administrativa y Financiera, deberá dar cuenta por escrito de dicha negativa, y archivar toda la documentación referente al trámite de reclamación realizado ante la Aseguradora.

El Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, deberá llevar archivo en orden cronológico de las diligencias que adelante, con el objeto de que éstos puedan ser utilizados por los Órganos de Control correspondientes, de considerarlo pertinente.

b. Si la pérdida, daño o deterioro del bien, no se dio en ejecución de gestión fiscal.

De ser admitida la reclamación por parte de la compañía aseguradora respectiva, y se pague el bien en las mismas condiciones en las que fue adquirido por la entidad, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, archivará toda la documentación referente a la reclamación realizada.

De ser admitida la reclamación de la pérdida del bien por parte de la aseguradora, pero sobre la reposición del mismo exista deducible o descuentos a consecuencia de deméritos por uso o deméritos tecnológicos, deberá informarse al funcionario responsable, para que en un término no mayor de quince (15) días, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, realice el pago del deducible aludido

De haberse realizado dicho pago por parte del funcionario responsable, la Coordinación del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General deberá archivar toda la documentación referente a la reclamación realizada ante la Aseguradora.

De no ser admitida o procedente la reclamación de la pérdida del bien ante la aseguradora, se deberá oficiar al funcionario responsable para que en un término no mayor a quince (15) días contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, pague el valor del bien, perdido, dañado o deteriorado.

De realizarse el pago total del bien, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, archivará toda la documentación referente a la reclamación realizada.

Página 16 de 18



ENTIDADENTIDAD

En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y administración del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente la reclamación frente a la Compañía Aseguradora, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística, de la Dirección Administrativa y Financiera, reunirá las pruebas sumarias de las que tenga conocimiento, con el fin de que se adelanten los trámites de resarcimiento de perjuicios por la pérdida, daño y/o deterioro de los bienes de la entidad, de los que trata el Capitulo VII de éste manual, de conformidad con las competencias allí establecidas, y sin perjuicio del proceso disciplinario, fiscal o penal que se haya adelantado.

El Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, deberá llevar archivo en orden cronológico de las diligencias que adelante, con el objeto de que éstos puedan ser utilizados por los Órganos de Control correspondientes, de considerarlo pertinente.

4. Por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario

Una vez se haya puesto en conocimiento de la Jefatura de la Oficina de Control Interno Disciplinario, por parte del funcionario competente de adelantar las diligencias administrativas, la pérdida, daño o deterioro de los bienes o fondos del SENA por fuera de la gestión fiscal del funcionario responsable de los mismos, la Oficina de Control Interno Disciplinario adelantará la investigación preliminar de conformidad con la normatividad que sea aplicable.

El proceso disciplinario se adelantará en forma independiente al de responsabilidad fiscal o penal, cuando haya lugar a los mismos.

La Oficina de Control Interno Disciplinario, adelantará investigación preliminar de oficio, sin que medie queja o informe por parte del superior jerárquico o jefe inmediato de lo funcionarios responsables de los bienes o fondos del SENA.

CAPITULO VIICAPITULO VIIRESARCIMIENTO DE PERJUICIOS POR PÉRDIDA, DAÑO Y/O DETERIORORESARCIMIENTO DE PERJUICIOS POR PÉRDIDA, DAÑO Y/O DETERIORO

DE LOS BIENES DE LA ENTIDADDE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

En el evento en que el bien dañado, perdido o deteriorado, no sea recuperado o pagado por el funcionario responsable del mismo, o por la Compañía

Página 17 de 18



ENTIDADENTIDAD

Aseguradora respectiva, una vez agotadas las instancias de reclamación pertinentes, la entidad por intermedio del funcionario competente en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional Integral, deberá adelantar los procesos de resarcimiento de perjuicios por pérdida de bienes de los que trata el presente capitulo. La entidad deberá abstenerse de realizar las siguientes acciones, cuando la pérdida, daño o deterioro del bien, se de por fuerza mayor o caso fortuito, o por razones no imputables a la conducta del funcionario responsable.

1. Incidente de Reparación Integral:

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien de la entidad, se haya puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, la entidad deberá iniciar Incidente de Reparación Integral, dentro del proceso penal respectivo y de conformidad con lo descrito en el artículo 103 del Código de Procedimiento Penal.

Competencia: Son competentes para iniciar éstos procesos:

En las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, el Director Regional por intermedio de poder otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en dichas dependencias.

En la Dirección General el Director Jurídico por intermedio de poder otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en dicha dependencia.

2. Reparación Directa:

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien de la entidad, no se haya puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, por no haberse considerado la configuración de una conducta punible, y éste no haya sido iniciado de oficio, la administración adelantará en contra del funcionario responsable acción de reparación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 86 del Código Contencioso Administrativo.

Competencia: Son competentes para iniciar éstos procesos:

En las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, el Director Regional por intermedio de poder otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en dichas dependencias.

En la Dirección General el Director Jurídico por intermedio de poder otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en dicha dependencia.

Página 18 de 18

resolucion 2286 manual procedimiento perdida de bienes

Documents