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Gobierno del Estado de Aguascalientes Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

PROCEDIMIENTO: PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA TRANSFERENCIA DE

BIENES MUEBLES SFRC-DGPS-P01-PR04

Control del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Ing. José Luis Hernández Parada

Arq. Álvaro de Alba Obregón

M. A. Claudio Arturo González Muñoz

Director Patrimonial y Contraloría Social

Director General Patrimonial y Contraloría Social

Contralor General del Estado

Fecha de emisión: 19-10-10 Nº y Fecha de revisión: 01 / 02-03-11

NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD La información contenida en este documento es propiedad exclusiva del Gobierno del Estado de Aguascalientes y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada sin previo permiso por escrito por parte del Socio de Gestión que Aprueba.

Gobierno del Estado de Aguascalientes

Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas

Fecha de emisión: 19-10-10

Área Responsable: Dirección Patrimonial y Contraloría

Social

Nº y Fecha de revisión: 03 / 02-03-11

Tipo de documento: Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA TRANFERENCIA DE BIENES

MUEBLES NIVEL

3 Código de documento SFRC-DGPS-P01-PR04

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Ing. José Luis Hernández Parada Arq. Álvaro de Alba Obregón M. A. Claudio Arturo González Muñoz

Director Patrimonial y Contraloría Social Director General Patrimonial y Contraloría Social. Contralor General del Estado

Documento controlado por: Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

ÍNDICE

1. Objetivo 3 2. Alcance 3 3. Lineamientos 3 4. Marco Jurídico y Documentos de Referencia 8 5. Definiciones y Acrónimos 9 6. Descripción de la Operación del Procedimiento 11 7. Supervisión y Control de Actividades Críticas 18 Diagramas de Flujo 19 Registros Generados 24 Anexos 24





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1. OBJETIVO Establecer y mantener un procedimiento homologado para definir la forma de realizar las acciones para solicitar la autorización para transferencia de bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 2. ALCANCE Los requisitos de este procedimiento son aplicables para todas las solicitudes de autorización para transferencia de bienes muebles propiedad o al servicio de las Dependencias, Unidades de Apoyo y Entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes, que presenten los Directores Administrativos ante la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, de la Contraloría General del Estado o ante las respectivas Unidades de Control, según corresponda. 3. LINEAMIENTOS

3.1. Este procedimiento se desprende del Proceso CGE-DGPS-P01 Control de Bienes Muebles e Inmuebles, para la transferencia de bienes que ahí se menciona. 3.2. El presente procedimiento debe ser aplicado para solicitar autorización para transferencia de bienes muebles, mediante oficio acompañado de la solicitud correspondiente y para el control y resguardo de éstos. 3.3. Tratándose de las Entidades, las funciones atribuibles en el presente procedimiento a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social, deben ser desempeñadas por las Unidades de Control, por lo que hace a los bienes de su patrimonio. 3.4. Toda solicitud de transferencia de bienes muebles deberá ser presentada por el Director Administrativo mediante oficio dirigido al Director General Patrimonial y Contraloría Social, o a las Unidades de Control y acompañarlo de la solicitud correspondiente, mediante el llenado del formato R04-P01-DGPS Solicitud de Baja de Vehículo o R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles. Formatos que son generados en el SCRI o bien tratándose de las entidades, éstos pueden obtenerse en la dirección electrónica http://www.aguascalientes.gob.mx/cge/formatos.aspx





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Antes de enviar la documentación para solicitar la transferencia de bienes muebles, el Encargado de Activos Fijos, debe confirmar la existencia y establecer la condición física de los mismos. Toda solicitud de transferencia de bienes muebles, debe estar firmada por el Director Administrativo y por el Titular de la Dependencia o Entidad solicitante, para transferencia entre dependencias, además de lo anterior, la solicitud debe estar firmada de conformidad por el titular Administrativo de la Dependencia Destino. Cuando por foja o por el conjunto de una determinada solicitud de transferencia, el número de bienes no mostrados por cualquier causa, supere el 25% de los espacios disponibles en el formato, la solicitud debe ser actualizada por la Dependencia o Entidad Solicitante. Todo bien mueble a transferir debe estar registrado en el sistema informático correspondiente, e identificado individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, a excepción de los contenidos que sean retirados de los inmuebles. Ante la ausencia del Director Administrativo, las solicitudes de transferencia de un bien mueble podrán ser formuladas por el Encargado de Activos Fijos, en pleno conocimiento y Acuerdo Delegatorio del primero. 3.5. Es obligación de los Directores Administrativos de las Dependencias o Unidades de Control de las Entidades, dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para solicitar la transferencia de un bien mueble: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

ARTÍCULO 11.- Los bienes muebles obsoletos deben ser transferidos al Almacén, con la finalidad de que puedan ser puestos a disposición de otras áreas, previa solicitud de baja del Inventario ante la Dirección o Unidades de Control, una vez autorizada ésta, los bienes deberán ser trasladados al Almacén en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de la transferencia a otra Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad, no será necesario el depósito de los bienes al Almacén, el procedimiento a seguir consistirá en formular la solicitud a la Dirección, una





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vez con la autorización respectiva, el área solicitante de la baja, deberá recabar la firma del Director Administrativo de la Dependencia interesada en el formato de autorización respectivo y remitirlo a la Dirección en el mismo plazo antes citado, de lo contrario la misma perderá su vigencia. Al contar la Dirección con dicho documento, se generará la baja y alta respectiva. ARTÍCULO 12.- Los bienes muebles de desecho deben ser transferidos al Almacén, con la presentación de la baja respectiva ante la Dirección. Tratándose de bienes eléctricos y/o electrónicos, éstas deberán ser acompañadas de un dictamen técnico que acredite tal circunstancia. La transferencia deberá realizarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización, de lo contrario la misma perderá su vigencia, obligando al interesado a refrendar su solicitud por el mismo medio. Tratándose de bienes propiedad de las entidades, este tipo de bienes deben ser acopiados por la unidad de control en sus respectivos almacenes y resguardarlos hasta en tanto se determine su destino. ARTICULO 14.- Descargar del inventario electrónico en su poder los bienes dados de baja, a través de la inscripción de los números de folio asignados tanto en la autorización respectiva, como en la entrada al Almacén. ARTICULO 15.- Cancelar los resguardos internos de los bienes muebles e inventariables que sean transferidos a un resguardante distinto o de aquellos bienes que sean dados de baja por cualquier otra circunstancia. ARTÍCULO 17.- Es responsabilidad del Director Administrativo de cada Dependencia o Entidad, presentar de manera constante y oportuna ante la Dirección o la Unidad de Control correspondiente, las bajas de los bienes muebles o consumibles que se encuentren en situación de obsoletos, averiados o de desecho. Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. ARTÍCULO 7º.- El Director Administrativo, al recibir un nuevo vehículo, ya sea por nueva adquisición o transferencia, deberá coordinarse con la Dirección General Patrimonial, a efecto de: I. Levantar inventario físico del vehículo por escrito, firmado de mutuo acuerdo. II. Tomar dos fotografías angulares del vehículo, firmadas por ambas partes. III. Llenar el formato de resguardo correspondiente, firmado por el director

administrativo.





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ARTÍCULO 26.- Los vehículos pueden ser transferidos a una Dependencia distinta previa solicitud que se presente ante la Dirección General Patrimonial, debiendo acompañar la siguiente documentación; el formato de solicitud de baja, la valoración física y mecánica del vehículo (Dictamen de UMSA), Tarjeta de circulación, no adeudo de infracciones, ambas placas, la última verificación vehicular y la póliza de seguro. ARTÍCULO 27.- La baja definitiva de un vehículo se hará cuando lo determine la Dirección General Patrimonial. 3.6. Corresponde a la Dirección y Unidades de Control dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable. Para mejor comprensión del presente procedimiento se transcriben a continuación los Artículos que citan en forma general, las acciones para atender la solicitud de autorización para transferencia de un bien mueble: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

ARTÍCULO 18.-

I. Verificar físicamente que los bienes muebles que son presentados para su transferencia, corresponden a los registrados en el sistema y que las condiciones de éstos corresponden al deterioro natural causado por el uso.

II. Autorizar las solicitudes de baja mediante la asignación del folio correspondiente. III. Asignar a las áreas solicitantes los bienes muebles que se encuentren a disposición

en el Almacén. IV. Actualizar los registros de los bienes transferidos. V. Solicitar de los Directores Administrativos y Titulares, cada vez que sea necesario,

la validación del Inventario Global. 3.7. Una vez recibido el oficio y la solicitud de transferencia de bienes muebles, el Jefe del Área Responsable de la Dirección o la Unidad de Control, informará vía correo electrónico al Director Administrativo, la fecha y la hora en que será atendida su solicitud, así como el nombre del personal designado para realizar dicha tarea. 3.8. El Auditor, al recibir la solicitud de transferencia, debe revisar que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el sistema informático correspondiente (CYRP o SISCAR), de no coincidir la información de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente, tratándose de la totalidad de los bienes, la solicitud se dará por atendida y concluida, y el solicitante podrá optar por iniciar de nuevo el trámite.





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3.9. El Auditor verificará en presencia del Encargado de Activos Fijos, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud correspondiente y que los bienes están identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, de no coincidir la información contra lo mostrado o cuando como resultado de la revisión el Auditor determine como improcedente la solicitud de transferencia de uno o varios bienes, la solicitud se atenderá parcialmente. Tratándose de la totalidad de los bienes, ésta se dará por atendida y concluida, requiriendo el llenado de la Encuesta al Director Administrativo, quien podrá optar en el acto, por solventar las diferencias o iniciar de nuevo el trámite. 3.10. Cuando la verificación de lo descrito en la solicitud de transferencia coincide con los bienes presentados, el Auditor realiza el llenado del apartado correspondiente a la Contraloría, en el formato R16-P01-DGPS Solicitud de Baja de Bienes Muebles o R04-P01-DGPS Solicitud de Baja de Vehículo, según corresponda, identificando la condición física del bien mediante colores: verde=bueno; amarillo=regular y rojo=malo, registrándolo en la columna de status y la firma. 3.11. Una vez autorizada la solicitud de transferencia y firmado el oficio de autorización, el Jefe del Área Responsable imprime el sello distintivo de la Dirección en la solicitud.

DIRECCION GENERAL PATRIMONIAL

Y CONTRALORIA SOCIAL

Sello distintivo de la Dirección 3.12. Cuando se trate de transferencias al Almacén, el Encargado del mismo, verificará en presencia del Depositante de los Activos, que los bienes estén identificados individualmente con su respectiva etiqueta de código de barras, que exista concordancia entre los bienes que le son presentados para transferir, contra lo descrito en la solicitud autorizada, de no coincidir la información contra lo mostrado, o cuando como resultado de la revisión el Encargado del Almacén determine como improcedente la transferencia del bien, ésta se dará por atendida y concluida, debiendo iniciar el trámite nuevamente, si prevalece el interés del solicitante.





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3.13. Cuando el bien que se pretende transferir al almacén, presenta un daño ajeno al uso normal o a las inclemencias del tiempo, a la solicitud de transferencia le debe anteceder la notificación de daño mediante el Formato para reporte de daño a un bien R08-P01-DGPS y el Formato para seguimiento de reporte de daño de un bien R09-P01-DGPS, y en su caso, la denuncia ante el ministerio público y/o el recibo original de ingreso con el que se demuestra la indemnización del daño ocasionado. De no cumplir con éstos requisitos la solicitud de transferencia se rechaza. 3.14. Una vez recibidos los bienes en el almacén, en conformidad del encargado del mismo, éste emitirá el Listado de Entrada al Almacén en tres tantos originales, recabando en ellos la firma de conformidad del Depositante de Activos, a quien le será entregado uno de los tantos. 3.15. Cuando se trate de una transferencia entre Dependencias, la Dependencia solicitante, notificará el resultado de la transferencia a la Dirección mediante oficio. 3.16. Una vez transferidos los bienes, el Encargado de Activos Fijos, debe actualizar el inventario en el sistema, solicitar a la Dirección la emisión del nuevo listado de bienes y el envío del mismo vía correo electrónico, revisarlo y confirmar que los bienes han sido dados de baja en el sistema de la Contraloría. 3.17. Las situaciones no previstas en este procedimiento, serán resueltas por el Contralor General del Estado. 3.18. Cualquier acto que se genere en contra versión a lo señalado en el presente procedimiento, es nulo de pleno derecho.

4. MARCO JURÍDICO Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes. Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado. Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado.





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5. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

Además de las definiciones descritas en el Artículo 4º de los Lineamientos para Bienes Muebles y en el Artículo 5º de los Lineamientos para Vehículos, mismas que a continuación se transcriben, para efectos de este procedimiento se entiende por: 5.1. Artículo 4º Lineamientos para Bienes Muebles

I. Almacén: El Almacén General del Estado de Aguascalientes y los correspondientes a las entidades. II. Auditor: Personal adscrito a la Dirección General Patrimonial y Contraloría Social o Unidades de Control, cuya actividad principal consiste en el registro y control de los bienes muebles. III. Baja: desincorporación definitiva de un bien del patrimonio público V. Bien mueble: Todo artículo propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes, que es susceptible de ser inventariado sin importar el origen de los recursos y cuya aplicación contable es de activo fijo; bienes que para efectos de referencia se presentan de manera enunciativa, más no limitativa en el Anexo A de los presentes Lineamientos; X. Contraloría: La Contraloría General del Estado de Aguascalientes o los Órganos de Control Interno según sea el caso; XII. Dirección: La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social adscrita a la Contraloría General del Estado; XIII. Director Administrativo: El titular del área administrativa en cada Dependencia, Unidad de Apoyo o Entidad; XIV. Entidad: Los organismos descentralizados y desconcentrados, las empresas de participación estatal mayoritaria y los Fideicomisos; XX. Resguardante: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, custodio de un Bien y cuya responsabilidad sobre el mismo ha quedado registrada mediante su firma en el resguardo correspondiente;





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XXI. Resguardo: El documento administrativo en el que se señalan las características descriptivas de uno o varios bienes muebles, identificadas por la clave de inventario asignada en su registro inicial y que está validado mediante la firma del resguardante y el Director Administrativo; XXII. Transferencia: El cambio de resguardante o adscripción de un bien mueble. XXIII. Unidad de Control: Área designada por el Director Administrativo de las Entidades para llevar el registro y control de los bienes muebles. XXIV. Usuario: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera temporal o permanente un Bien mueble, siempre inherente a la función que desempeña, corresponsable de la custodia del mismo.

5.2. Artículo 5º Lineamientos para Vehículos

I. Vehículo: El servidor público adscrito a una de las dependencias del Gobierno del Estado de Aguascalientes, las unidades de apoyo o entidades, que utilice de manera IX. Dependencias: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes, incluyendo las Unidades de Apoyo

5.3. C1: Copia uno del documento original. 5.4. C2: Copia dos del documento original. 5.5. CYRP: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los bienes muebles propiedad o al servicio del Gobierno del Estado. 5.6 Depositante de Activos: Personal designado por el Director Administrativo para el depósito de los activos a transferir. 5.7. Encuesta: La encuesta de satisfacción de servicio de transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS (anverso) que responden el Director Administrativo y el Depositante de Activos respectivamente, cada vez que les es otorgado el servicio de transferencia de bienes.





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5.8. Encargado de Activos Fijos: Personal designado para llevar el registro y control de los bienes patrimoniales en las Dependencias. 5.9 Lineamientos para Bienes Muebles: Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles Propiedad o al Servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.10. Lineamientos para Vehículos: Lineamientos para el Control y Uso de Vehículos Oficiales del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.11. O: Original del documento. 5.12. SCRI: Sistema de Control de Resguardos Individuales en el que los Directores Administrativos registran los bienes patrimoniales. 5.13. SISCAR: Sistema informático para Control y Registro Patrimonial de los Vehículos propiedad o al servicio del Gobierno del Estado de Aguascalientes. 5.14. Solicitud: El formato mediante el cual las dependencias o entidades de Gobierno del Estado solicitan la transferencia de un bien mueble. 5.15. UMSA: Unidad de Mantenimiento y Servicio Automotriz, de la Secretaría de Gestión e Innovación.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES DEL PROCEDIMIENTO.

No. Act. Responsable Descripción de la Actividad Criterios a Controlar Frecuencia

1 Director administrativo

Solicita a la Dirección autorización para transferencia de bienes muebles mediante Oficio acompañado de la solicitud correspondiente.

Apego a los requisitos para solicitar autorización para transferencia de bienes.

Cada vez que solicite la transferencia de un bien.

Oficio O Contraloría C1 Archivo

Solicitud O Dirección

2 Director General Patrimonial y Contraloría Social

Recibe oficio y solicitud de transferencia y los turna al área correspondiente para su atención.

Que los documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia.

3 Jefe del área responsable

Recibe oficio y solicitud de transferencia. Documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia.

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia.





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4

Sí la solicitud es para transferencia al almacén, investiga si hay espacio en el mismo (Activ. Nº 5) Sí la solicitud no es para transferencia al almacén, pregunta si la solicitud es para transferencia entre dependencias (Activ. Nº 47).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 del presente procedimiento.

Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia.

5

Sí hay espacio en el almacén, programa la revisión de los activos (Activ. Nº 6) Sí no hay espacio en el almacén, Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud (Activ. Nº 54).


Cada vez que se atienda una solicitud de autorización para transferencia.

6

Programa la revisión de los activos que se solicita transferir y asigna la tarea al auditor correspondiente.

Que el auditor designado tenga conocimiento de la tarea encomendada.

Cada vez que se asigne una solicitud de autorización para transferencia.

7 Auditor

Recibe la solicitud de transferencia y revisa que exista concordancia entre las características descritas en la solicitud y lo contenido en el sistema.

Confirmar que las características de los bienes y lo contenido en el sistema coinciden.

Cada vez que se le asigne una solicitud de autorización para transferencia.

8

Informa al Jefe del Área Responsable el resultado de la revisión en el sistema.

Confirma que el Jefe del área responsable recibió el resultado de la verificación de las características en el sistema.

Cada vez que revise la coincidencia de los bienes solicitados para transferencia.


Acuerda fecha y hora para la revisión con el Encargado de Activos fijos y notifica vía correo electrónico al Dir. Admvo. lo acordado.

Tener evidencia de que el Dir. Admvo. recibió el correo electrónico.

Cada vez que se envíe por correo la programación de la solicitud de transferencia.

10 Director administrativo

Recibe notificación, vía correo electrónico de la fecha, hora y lugar en que será atendida la solicitud de transferencia.

Que el Encargado de Activos Fijos tiene conocimiento de la tarea encomendada.

Cada vez que reciba una notificación de revisión de bienes a transferir.

11

Gira instrucciones al Encargado de Activos Fijos de atender al Auditor.

Que el encargado de activos fijos disponga lo necesario para atender la tarea encomendada.

Cada vez que gire instrucciones de atender al Auditor.

12 Encargado de activos fijos

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de atender al Auditor.

Que dispone del tiempo y los recursos necesarios para realizar la tarea encomendada.

Cada vez que reciba instrucciones de atender al Auditor.

13

Concentra los bienes a transferir en un mismo lugar para su verificación física.

Confirma que los bienes son los que se van a transferir.

Cada vez que reciba instrucciones de atender al Auditor.





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14

Recibe al Auditor y le presenta físicamente los bienes.

Constata que se realice la verificación.

Cada vez que se realiza una revisión de bienes a transferir.

15 Auditor

Verifica concordancia entre el bien presentado para transferir contra lo descrito en la solicitud.

Confirmar que exista puntual concordancia entre lo descrito y el bien a transferir, incluyendo la etiqueta de código de barras.

Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

16

Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado concuerdan, determina si procede la transferencia (Activ. Nº17). Sí la descripción en la solicitud y el bien presentado no concuerdan, notifica porqué no procede (Activ. Nº 54).


Por cada bien que le sea presentado para transferencia.

17

Sí procede la transferencia, califica la condición física y lo asienta en la solicitud (Activ. Nº 18). Sí no procede la transferencia, notifica porque no procede (Activ. Nº 54).


Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia.

18

Califica la condición física y funcional del bien y lo asienta en la solicitud de transferencia.

Que el bien corresponda al descrito en la solicitud y en su caso al Dictamen Técnico, calificando por color la condición física del activo.

Por cada bien calificado que le sea presentado para transferencia.

19

Revisa y firma la solicitud de transferencia y la entrega al Jefe del Área Responsable .

Que esté completa la información requerida en la solicitud.

Cada vez que concluye una solicitud.


Recibe solicitud de transferencia ya calificada, la firma, elabora oficio y recaba firmas de autorización.

Confirmar que la solicitud esté correcta y el oficio debidamente firmado.

Cada vez que recibe una solicitud de transferencia calificada.

21

Sí la transferencia es al almacén, Imprime el sello de la Dirección (Activ. Nº 22). Sí la transferencia no es al almacén, pregunta si es transferencia entre dependencias (Activ. Nº 56).

Disponer lo necesario para atender la solicitud.

Cada vez que obra en su poder una autorización de transferencia.

22

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud autorizada, incluye oficio autorizado y fotocopia la documentación. Oficio: Solicitud: O Dep. Solicitante O Enc. almacén C1 Enc. Almacén C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Archivo

Cuidar la correcta distribución de la documentación.

Cada vez que obra en su poder una autorización de transferencia.

23

Envía a la Dependencia solicitante original del oficio y copia de la solicitud, ambos autorizados.

Confirmar el envío de la documentación.

Cada vez que envía una autorización al interesado.





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24 Director Administrativo Dependencia Solicitante

Recibe original del oficio y copia de la solicitud, ambos autorizados.

Verificar que la documentación está completa y autorizada.

Cada vez que recibe una autorización para transferencia al almacén.

25

Designa al personal responsable de depositar los activos en el almacén.

Que el personal designado tenga conocimiento de la tarea encomendada.

Cada vez que designe personal para depositar activos en el almacén.

26

Informa vía correo electrónico al jefe del área responsable, el nombre del personal designado.

Tener evidencia de que el jefe del área responsable recibió el correo electrónico.

Cada vez que informe vía correo electrónico el nombre del personal designado.

27

Gira instrucciones al Depositante de Activos Fijos para que entregue los bienes en el almacén.

Que el Depositante de Activos Fijos disponga lo necesario para atender la tarea encomendada.

Cada vez que gire instrucciones de entregar bienes en el almacén.

28 Depositante de Activos Fijos

Recibe la designación del Dir. Admvo. para ser el depositario de los bienes en el almacén.


Cada vez que reciba Instrucciones de entregar bienes en el almacén.

29

Realiza lo conducente para organizar la transferencia de los activos al almacén

Confirmar que los bienes son los que se van a transferir.

Cada vez que reciba Instrucciones de entregar bienes en el almacén.

30

Se traslada al almacén y presenta los bienes al encargado del almacén

Constatar que se realice la verificación.

Cada vez que se realiza una revisión de bienes a transferir.

31 Encargado del Almacén

Atiende al depositante de activos fijos. Verificar que la documentación está completa y autorizada.

Cada vez que atiende una transferencia al almacén.

32

Sí recibe bienes dentro del plazo, verifica concordancia entre el bien y lo descrito en solicitud (Activ. Nº 33). Sí no recibe los bienes dentro del plazo, requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.5 Art.12 del presente procedimiento.

Cada vez que el plazo de autorización se apertura y se cierra.

33

Sí la descripción en la solicitud y bien presentado concuerdan, recibe los bienes (Activ. Nº 34). Sí la descripción en la solicitud y bien presentado no concuerdan, requiere que se vuelva a solicitar la transferencia (Activ. Nº1).


Cada vez que recibe o rechaza una entrada de almacén de bienes.





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34

Recibe los bienes y genera el listado de entrada al almacén en tres tantos. Listado entrada almacén: O Dependencia Solicitante O Encargado de Almacén O Archivo

Que en la entrada a almacén queden contenidos solo aquellos bienes que efectivamente causaron alta al almacén.

Cada vez que emite una entrada de almacén.

35

El Encargado del Almacén firma los 3 listados originales de entrada al almacén y recopila la firma del Depositante de Activos Fijos en los mismos.

Verificar que los listados de entrada al almacén queden debidamente firmados por los responsables.

Cada vez que se emite una entrada.

36 Entrega al Depositante de los Activos un tanto de los listados de entrada al almacén ya firmado.

Confirmar que el depositante de activos recibe el listado de entrada al almacén.

Cada vez que lo entrega.

37 Depositante de Activos Fijos

Recibe un tanto del listado de entrada al almacén ya firmado.

Confirmar que el listado está correcto y firmado.

Cada vez que lo recibe.

38

Se traslada a la Dependencia Optimización de tiempos de traslado.

Por cada transferencia de bienes al almacén

39

Entrega al Dir. Admvo. el listado de entrada al almacén ya firmado.

Que esté completa y firmada la documentación.

Cada vez que concluye una transferencia de bienes al almacén.


Recibe el listado de entrada al almacén de los bienes transferidos.

Confirmar que el listado está correcto.

Cada vez que gestiona una transferencia al almacén.

41

Turna el listado al Encargado de Activos Fijos para que descargue del inventario los bienes transferidos

Confirmar que el encargado de activos fijos recibió el mismo.

Cada vez que gestiona una transferencia al almacén.

42 Encargado de Activos Fijos Actualiza en el sistema los bienes transferidos, dándolos de baja del inventario de la dependencia.

Confirmar que se realizaron correctamente los movimientos al inventario.

Cada vez que le es encomendada la tarea.

43 Solicita a la Dirección la emisión del nuevo listado de bienes y el envío del mismo vía correo electrónico.

Tener evidencia que la Dirección recibió la petición vía correo electrónico.

Cada vez que solicite un nuevo listado.

44 Revisa el nuevo listado de bienes y confirma la baja de los bienes en el sistema de la Contraloría.

Constatar la no existencia en el listado de los bienes transferidos

Cada vez que revise un nuevo listado.

45

Informa al Dir. Admvo. acerca del resultado de la transferencia mediante oficio y turna copia del mismo a la Dirección. O Director Administrativo C1 Dirección

Tener evidencia de que el Dir. Admvo. y la Dirección recibieron el oficio.

Cada vez que informe mediante oficio sobre una transferencia.


Recibe oficio y confirma que las actividades para la transferencia se realizaron correctamente. Fin

Constatar que derivado de la transferencia, el inventario y los resguardos estén actualizados

Cada vez que se concluya una transferencia.





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Sí la solicitud es para transferencia entre dependencias, la envía al Dir. Admvo. de la Dependencia Destino para firma de Conformidad (Activ. Nº 48). Sí la solicitud no es para transferencia entre dependencias, pregunta si la solicitud es para transferencia al almacén (Activ. 4).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.4 y 3.5 Artículo 11 del presente procedimiento.

Cada vez que recibe una solicitud de transferencia entre dependencias.


Llena el formato de solicitud de transferencia correspondiente y lo envía al Director Administrativo de la Dependencia destino para recabar firma de conformidad.

Confirmar la recepción de la solicitud por el Dir. Admvo. de la Dependencia Destino

Cada vez que transfiera bienes a otra Dependencia.

49 Director Administrativo Dependencia Destino

Recibe solicitud de transferencia, firma de conformidad en la misma y la regresa al Director Administrativo de la dependencia solicitante.

Confirmar que le interesa y acepta el bien mediante la firma de aceptación en la solicitud.



Recibe solicitud de transferencia, firmada de conformidad.

Confirmar que la solicitud tiene firma de aceptación por parte del Dir. Admvo. de la Dependencia destino.


51

Solicita a la Dirección autorización para transferencia de bienes a otra dependencia mediante oficio, acompañado de la solicitud correspondiente.

Apego a los requisitos para solicitar autorización para transferencia de bienes a otra dependencia.

Cada vez que solicite la transferencia de un bien a otra dependencia.

Oficio O Contraloría C1 Archivo

Solicitud O Dirección

52 Director General Patrimonial y Contraloría Social

Recibe oficio y solicitud de transferencia entre dependencias y los turna al área correspondiente para su atención.

Que los documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia entre dependencias.

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia entre dependencias.


Recibe oficio y solicitud de transferencia entre Dependencias.

Que los documentos cumplan con los requisitos para solicitar autorización para transferencia entre dependencias.

Cada vez que se reciba solicitud de autorización para transferencia entre dependencias.

54

Notifica al Dir. Admvo. mediante oficio, porqué no procede la solicitud. O Dependencia Solicitante C1 Archivo

Confirmar que el Dir. Admvo. recibió el oficio de notificación.

Ante la improcedencia de la solicitud.


Recibe oficio en el cual se le notifica porqué no procede la solicitud de transferencia. Fin.

Tener evidencia de que el Director Admvo. tiene conocimiento de la respuesta a la solicitud

Ante la improcedencia de la solicitud.





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Sí la transferencia es entre Dependencias, Turna solicitud al auditor para actualizar el inventario (Activ. Nº 57). Sí la transferencia no es entre Dependencias, pregunta si la transferencia es al almacén (Activ. Nº 21).

Para la transferencia de bienes se debe cumplir con lo descrito en el inciso 3.5 Artículo 11 del presente procedimiento.

Cada vez que gestiona una solicitud de transferencia.

57

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud autorizada, incluye oficio autorizado, elabora el resguardo para la dependencia destino y fotocopia la documentación. Oficio: Solicitud: O Dep. Solicitante O Dirección C1 Dep. Destino C1 Dep. Solicitante C2 Archivo C2 Dep. Destino Resguardo: O Dirección General C1 Dependencia Destino

Cuidar la correcta distribución de la documentación.

Cada vez que se atiende una solicitud de transferencia entre dependencias.

58

Envía a la Dependencia Solicitante la autorización de transferencia y el nuevo resguardo para la dependencia destino.

Confirmar el envío de la documentación.

Cada vez que se atiende una solicitud de transferencia entre dependencias.


Recibe la documentación autorizada. Verificar que la documentación está completa y autorizada.

Cada vez que recibe una autorización para transferencia entre dependencias.

60

Gira instrucciones al Encargado de Activos Fijos para que realice la transferencia a la Dependencia Destino.

Que el encargado de activos fijos disponga lo necesario para atender la tarea encomendada.

Cada vez que gire instrucciones de atender la transferencia a otra dependencia.

61 Encargado de Activos Fijos

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. para realizar la transferencia.


Cada vez que reciba instrucciones de atender la transferencia a otra dependencia.

62

Realiza la transferencia a la dependencia destino, recopila firma de conformidad del Admvo. y le entrega la documentación correspondiente. Pasa a la (Activ. 42.)

Que la Dependencia destino acepta el bien, firma de conformidad y recibe completa la documentación.

Cada vez que realice una transferencia a otra dependencia.





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MUEBLES NIVEL


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7. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES CRÍTICAS

Parámetro a Medir Especificación Tolerancia Método de

Medición Frecuencia

Atención a solicitud de

transferencia de un bien

mueble

Se hará verificación de todos los bienes en el formato de solicitud de

transferencia correspondiente antes de

actualizarlos en el sistema CYRP.

0% Validación en el sistema

CYRP

Cada vez que se transfiera un bien.





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DIAGRAMAS DE FLUJO DF-PR4-DGPS Procedimiento para solicitar autorización para transferencia de bienes muebles.





Social




MUEBLES NIVEL


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Contraloría General del Estado

TÍTULO

Fecha de Emisión Área Responsable

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

00-00-00

Número de Revisión

00

Código del Documento

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

2 / 5

NIVEL

3

Auditor

Verifica concordancia entre el bien

presentado para transferir, contra lo

descrito en la solicitud.

15

Califica la condición física y funcional del bien y lo asienta en

la solicitud de transferencia.

18

¿Descripción en solicitud y el bien

presentado concuerdan?

Sí

16

Revisa y firma la solicitud de

transferencia y laentrega al Jefe del Área Responsable.

19

¿Procede la transferencia?

Sí

Jefe del Área ResponsableEncargado de Activos Fijos

Concentra los bienes a transferir en un

mismo lugar para su verificación física.

13

Recibe al Auditor y le presenta físicamente

los bienes.

14

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. de atender al Auditor.

No

No

F

F

12

17

Procedimiento para solicitar autorización para transferencia de bienes muebles

Recibe solicitud de transferencia ya

calificada, la firma, elabora oficio y recaba firmas de autorización.

20

Sí

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud

autorizada, incluye oficio autorizado, y

fotocopia la documentación.

22

ArchivoOficio Autorizado

C2

Encargado de Almacén

Oficio Autorizado

C1

DependenciaSolicitante

Oficio Autorizado

O

ArchivoSolicitud Autorizada

C2


Solicitud Autorizada

C1

Encargado Almacén

Solicitud Autorizada

O

23

Director AdministrativoDependencia Solicitante

Recibe original del oficio y copia de la solicitud, ambos

autorizados.

¿La transferencia es al almacén?

No

G

21

Envía a la Dependencia solicitante original del

oficio y copia de la solicitud, ambos

autorizados.

Gira instrucciones al Depositante de Activos Fijos para que entregue

los bienes en el almacén.

Designa al personal responsable de

depositar los activos en el almacén.

B

J

Informa vía correo electrónico al jefe del área responsable, el nombre del personal

designado.

24

25

26

27

19-10-10

DF-PR4-DGPS

A1/5

4/5

4/5

5/5

5/5

3/5





Social




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Social




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Social




MUEBLES NIVEL


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Contraloría General del Estado

TÍTULO

Fecha de Emisión Área Responsable

Dirección Patrimonial y Contraloría Social

Fecha de Revisión

00-00-00

Número de Revisión

00

Código del Documento

Tipo de Documento

Diagrama de Flujo

PÁGINA

5 / 5

NIVEL

3

¿La transferencia es entre

Dependencias?

Sí

Jefe del Área Responsable

No

56

Procedimiento para solicitar autorización para transferencia de bienes muebles

Director AdministrativoDependencia Solicitante

Imprime el sello de la Dirección en la solicitud

autorizada, incluye oficio autorizado,

elabora el resguardo para la dependencia destino y fotocopia la

documentación.

Envía a la Dependencia Solicitante la autorización

de transferencia y el nuevo resguardo para la

dependencia destino.

58

DependenciaDestino

Solicitud autorizadaDependenciaSolicitante

Solicitud autorizada

C2

C1

Dirección General

Solicitud autorizada

O

DependenciaDestino

Resguardo

C1

Dirección GeneralResguardo

O

ArchivoOficio Autorizado

C2

DependenciaDestino

Oficio Autorizado

C1


Oficio Autorizado

O

Recibe la documentación

autorizada.

Realiza la transferencia a la

dependencia destino, recopila firma de conformidad del

Admvo. y le entrega la documentación correspondiente.

Encargado de Activos Fijos

J

Gira instrucciones al Encargado de

Activos Fijos para que realice la

transferencia a la Dependencia

Destino.

Recibe la instrucción del Dir. Admvo. para

realizar la transferencia.

61

H

G

57

59

60

62

19-10-10

DF-PR4-DGPS

2/5

2/5

3/5





Social




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REGISTROS GENERADOS Solicitud de baja de vehículo R04-P01-DGPS Solicitud de baja de bienes muebles R16-P01-DGPS Encuesta de satisfacción de servicio transferencia de bienes muebles R28-P01-PR03-DGPS ANEXOS No aplica. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO La Dirección General Patrimonial y Contraloría Social DGPS, adscrita a la Contraloría General del Estado, es responsable de la emisión y control de este procedimiento así como de la coordinación para la aprobación de cambios, revisiones, mantenimiento y actualización del mismo; además es su responsabilidad iniciar los cambios cuando la operación así lo requiera o bien cuando un socio de gestión detecte o considere necesario un cambio al documento el cual debe notificar a la DGPS, quien de aprobarlo preparará el aviso de modificación que circulará a las áreas involucradas. Una vez que el aviso de cambio se ha circulado y las dudas o problemas se han aclarado, la DGPS preparará la nueva versión de las páginas modificadas las cuales serán revisadas y aprobadas por las funciones según corresponda. Tenedores Oficiales del Documento

Documento Medio de documentación Función del responsable de retenerlo

Original Papel Responsable de la Documentación de la Contraloría General del Estado

Nota: El original siempre será para el responsable de la documentación de la Contraloría General del Estado. Cualquier persona que tenga acceso al Sistema Electrónico de Gestión de la Documentación SEGD, podrá consultar los documentos, también cualquier ciudadano podrá hacerlo de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. El registro del historial de los cambios al documento para fines legales y/o de conocimiento, se genera automáticamente en el SEGD.

procedimiento: para solicitar autorizaciÓn para ... · transferencia de bienes muebles, mediante...

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