procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos

Procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos, destruidos, hurto o robo Página 3 de 27

PRO-DAD-009

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO

SERVICIOS

INSTITUCIONALES

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE BIENES Y

EXISTENCIAS

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR DESUSO, OBSOLETOS, DESTRUIDOS, HURTO O ROBO.

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO

1.0

CÓDIGO PRO-DAD-009

2. OBJETIVO

Establecer las actividades para realizar la baja de los bienes que se encuentran en desuso por obsoletos o inservibles, que hayan sufrido hurto o robo, destrucción o pérdida por caso fortuito, con el fin de mantener actualizado el inventario de activos, efectuando el respectivo descargo físico y su registro contable, en cumplimiento a la normativa vigente para cada uno de los casos.

3. ALCANCE

Este procedimiento normativo inicia desde la notificación o devolución de los bienes, por parte de los custodios finales como responsables de su custodia, al área Administrativa, la baja en el sistema de activos, su contabilización y disposición final, para mantener actualizado el inventario de bienes.

4. BASE LEGAL

a) Constitución de la República del Ecuador

Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos.

b) Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Art. 68.- Liquidación de daños y perjuicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare la responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal procederá de igual manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusación particular, a pesar de que ésta no se hubiere presentado. Además, observará lo previsto en el artículo 57 de esta ley.


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c) Ley 106 en beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del país (R.O. No. 852 del 29 de diciembre de 1995).

Artículo 1.- Las entidades del sector público, a las que se refiera el artículo 383 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, remitirán anualmente al Ministerio de Educación,. Cultuta, Deportes y Recreación la lista de los bienes muebles que, conforme a las disposiciones el Reglamento general de Bienes del Sector Público, hubieren sido declarados como obsoletos o hayan dejado de utilizarse.

d) Normas de control interno

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de bienes.

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes.

La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la unidad de administración financiera. Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.


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e) Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

3.1.3.6 Disminución y Baja de inventarios El costo de los inventarios no será recuperable y como tal serán reconocidos como gastos, entre otros, en los siguientes casos: · Por encontrarse dañados; · Por haberse convertido parcial o totalmente en obsoletos; · Porque los precios de mercado han caído; y ·Si los costos estimados para su terminación o su venta, intercambio o distribución han aumentado

3.1.5 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 3.1.5.1 Definición Son bienes destinados a las actividades de administración, producción suministro de bienes, servicios y arrendamiento.

Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de la Propiedad, Planta y Equipo, revaluación, compra, venta, fabricación, remate, erogaciones capitalizabas, baja, enajenación, traspasos internos, permuta, así como, para el mantenimiento, entrega-recepción, constataciones físicas y control de los mismos, excepto la pérdida de los mismos.

3.1.5.7 Disminución y Baja

La baja de bienes por obsolescencia o por ser inservibles, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia con el valor en libros disminuirá directamente a la cuenta Actualización del Patrimonio.

3.1.16.6 Medición en el Reconocimiento

En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario debitando la Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo de Inversiones en Préstamos y Anticipos que hubiere sido utilizada. SÍ el responsable entregare un bien de similares características en reposición, se registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en libros que tenía el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos. En el evento de que se entregare un bien nuevo o de mayor valor, se lo registrará al valor de mercado, cancelando directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y aplicando la diferencia a la cuenta Actualización de Activos. 3.1.16.7 Indemnización por Pérdida de Recursos Protegidos En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren estado protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el costo de reposición respectivo, se cargará al presupuesto vigente de la entidad.


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El bien entregado por la aseguradora se lo registrará como activo institucional según corresponda.

f) Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización,

Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. (Acuerdo No. 041-CG-2016)

CAPÍTULO IV DEL EGRESO Y BAJA DE BIENES Artículo 22.- Inspección técnica.- Sobre la base de los resultados de la constatación física efectuada, en cuyas conclusiones se determine la existencia de bienes inservibles, obsoletos o bienes que hubieren dejado de usarse, se informará al titular de la entidad u organismo o su delegado para que autorice el correspondiente proceso de egreso o baja. Cuando se trate de equipos informáticos, eléctricos, electrónicos, maquinarias y/o vehículos, se adjuntará el respectivo informe técnico, elaborado por la unidad correspondiente considerando la naturaleza del bien.

SECCIÓN I

ENAJENACIÓN MEDIANTE REMATE

Artículo 23.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artículo anterior se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos, o si se hubieren dejado de usar pero son susceptibles de venta, se procederá a su remate, previa resolución de la máxima autoridad de la entidad u organismo o su delegado.

Las entidades y empresas del sector público que tengan personería jurídica, patrimonio propio y administración autónoma podrán vender directamente, sin necesidad de remate, sus aeronaves, naves, buques, aparejos y otros bienes de similares características o que estén sujetos, por su naturaleza, a condiciones particulares de comercialización, para lo cual la máxima autoridad de la entidad u organismo solicitará previamente un informe técnico en el que se determine si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operación y mantenimiento resultan antieconómicos para la entidad u organismo, y se justifique técnica y económicamente que el proceso de remate resultaría inconveniente.

SECCIÓN II

DE LA VENTA DE BIENES MUEBLES

Artículo 55.- Procedencia.- Podrá efectuarse la venta directa de bienes muebles cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere interesados o las ofertas presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones de este reglamento o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no satisfaga los gastos del mismo.

La venta directa será dispuesta por la máxima autoridad o su delegado, a base del informe motivado del titular de la unidad encargad del control de bienes o quien haga sus veces en el cual se indique haber ocurrido el supuesto señalado en el inciso anterior.


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SECCIÓN III

DE LA PERMUTA

Art. 61.- Procedencia.-Para la celebración de contratos de permuta se estará a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en la Codificación del Código Civil, en el Código de Comercio, y en las resoluciones de las entidades u organismos competentes de que se trate.

SECCIÓN IV

DE LAS TRANSFERENCIAS GRATUITAS

Artículo 63.- Procedencia.- Cuando no fuere posible o conveniente la venta de los bienes muebles con arreglo a las disposiciones de este reglamento, la máxima autoridad señalará la entidad u organismo, institución de educación, de asistencia social o de beneficencia, a la que transferirá gratuitamente dichos bienes, priorizándose lo dispuesto en la Lay 106 en beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del país, publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No.852 del 29 de diciembre de 1995…

SECCIÓN V

DE LA CHATARRIZACIÓN

Artículo 67.- Procedencia.- Si los bienes fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera de uso, mediante el informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento resulte oneroso para a entidad y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente de conformidad a las disposiciones del presente reglamento, se recomienda someter a proceso de chatarrización.

SECCIÓN VI

DEL RECICLAJE DE DESECHOS

Artículo 73.- Disposición Final.- La disposición final de los desechos declarados inservibles se entregará a los gestores ambientales autorizados por el Ministerio de Ambiente o por los Gobiernos Autónomos Descentralizados, o por el Ministerio de Industrias y productividad con la finalidad de preservar nuestro planeta de la contaminación ambiental.

SECCIÓN VIII

DE LA BAJA

Artículo 76.- Procedencia.- Los bienes que no existen físicamente por alguna de las siguientes causas: robo, hurto, abigeato, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir del inventario institucional; además se podrán excluir los bienes intangibles como las licencias de uso de los sistemas informáticos.

Artículo 77.- Reposición de bienes, restitución de su valor o reemplazo del bien.- Los bienes de propiedad de las entidades u organismos comprendidos en el artículo 1 del presente reglamento, que hubieren desaparecido, por robo, hurto, abigeato o semejantes; o, hubieren sufrido daños parciales o totales, y quedaren inutilizados; o, no hubieren sido presentados por el Usuario Final al momento de la constatación física o, en el momento de entrega recepción por cambio de Usuario Final o cesación de funciones; o, en caso de pérdida por negligencia o mal uso, deberán ser restituidos, o reemplazados por otros de acuerdo con las necesidades institucionales, por parte de los Usuarios Finales de los bienes.


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La reposición del bien se podrá llevar a cabo, en dinero, al precio actual de mercado, o con un bien, de iguales características, al bien desaparecido, destruido o inutilizado, previa autorización de la máxima autoridad o su delegado.

Párrafo Segundo

De la Baja por Hurto, Robo o Abigeato

Artículo 79.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes hubieren desaparecido, por hurto, robo, abigeato o por cualquier causa semejante, presunta, el Usuario Final o Custodio Administrativo encargado de su custodia, comunicará inmediatamente después de conocido el hecho por escrito al Guardalmacén o a quien haga sus veces, al jefe inmediato y a la máxima autoridad de la entidad u organismo o sus delegado, con todos los pormenores que fueren del caso.

Artículo 82.- Fuerza mayor o caso fortuito.- Para la baja a bienes muebles desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito, deberá emitirse una orden escrita de la máxima autoridad de la entidad u organismo de que se trate.

CAPÍTULO V

DEL COMODATO Y DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

Articulo 88.- Contrato entre entidades públicas.- Cuando exista la necesidad de especies, bienes muebles o inmuebles, entre dos personas jurídicas distintas pertenecientes al sector público, podrán celebrar un contrato de comodato o préstamo de uso, sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de contrato.

Artículo 89.- Contrato con entidades privadas.- También se podrá celebrar contrato de comodato entre entidades y organismos del sector público y personas jurídicas del sector privado que, por delegación realizada de acuerdo con la ley, presenten servicios públicos, siempre que dicho contrato se relacione con una mejor prestación de un servicio público, se favorezca el interés social, se establezcan las correspondientes garantías y esté debidamente autorizado por la máxima autoridad de la entidad u organismo, de acuerdo con la ley y este reglamento.

Artículo 90.- Traspaso.-Traspaso es el cambio de asignación de un bien mueble, inmueble, existencia que se hubiere vuelto innecesario u obsoleto para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que requiera para el cumplimiento de sus fines…

5. REGLAS INTERNAS

a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.

b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo.

c) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también “o por quien haga sus veces”.


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d) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016-R.O.888) y demás normas legales y reglamentarias vigentes que sean aplicables para el efecto.

6. POLÍTICAS

a) La constatación física de los bienes se efectuará por lo menos, una vez al año en el último trimestre, pudiendo realizarse tomas físicas parciales o cuando se produzca el cambio de custodio de bienes.

b) Previo a la entrega recepción de los bienes muebles que se transfieran a cualquier título, deberán ser borrados los logotipos, insignias y más distintivos del GAD, así como retiradas las placas y canceladas las matrículas oficiales.

c) Si resultado del informe técnico se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos, o si se hubieren dejado de usar pero son susceptibles de venta se ejecutará el “Procedimiento para la enajenación de bienes muebles mediante remate, venta o transferencia gratuita (donación)”.

d) El GAD podrá celebrar contratos de permuta de acuerdo a lo establecido en el artículo 61 y 62 de la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los bienes y existencias del sector público.

e) Los bienes que fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera de uso, mediante el informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento resulte oneroso para el GAD y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente serán sometidos al proceso de chatarrización, siempre y cuando los bienes sean vehículos, equipo caminero de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, tuberías, fierros, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características de tal manera que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima, y puedan ser sometidos al proceso técnico de desintegración o desmantelamiento total.

f) Los bienes sujetos a chatarrización se entregarán a la empresa de chatarrización calificada para el efecto por la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación Tecnológica, debiendo emitir el certificado de haber recibido los bienes, el mismo que deberá estar suscrito por el representante legal de la empresa, el Guardalmacén y la Directora Administrativa.

g) Los bienes que no existan físicamente por alguna de las siguientes causas: robo, hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir del inventario de bienes del GAD siempre y cuando se cuente con la correspondiente resolución del juez de garantías penales que declare el archivo de la investigación previa, auto de sobreseimiento, sentencia condenatoria ejecutoriada, declaración juramentada; además se podrán excluir los bienes intangibles como las licencias de uso de los sistemas informáticos, con el debido proceso. En el caso de pérdida o desaparición de bienes por presunto hurto o robo, las responsabilidades serán establecidas por los órganos judiciales correspondientes y en caso de sentencia condenatoria, se estará a lo señalado en el artículo 68 de la Ley orgánica de la Contraloría General del Estado.


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h) Los bienes podrán darse de baja por las siguientes circunstancias: Cuando mediante informe se consideren obsoletos, desactualizados o deteriorados Cuando su mantenimiento o reparación resulte más costosa que su reemplazo. Cuando los bienes fueran extraviados, robados, intercambiados, o en casos de

reembolso o reposición. i) Todos los bienes que deban egresarse o darse de baja, ingresarán previamente a las

instalaciones de las bodegas municipales, excepto en el caso de las maquinarias y vehículos que se mantendrán en los patios de taller mecánico bajo la responsabilidad del supervisor de procesos de mantenimiento, y la Compañía a cargo de la Seguridad física del predio.

j) Dado de baja un bien, no se podrá volver a utilizar el mismo código de inventario asignado automáticamente en el sistema informático de control de activos SAFT.

k) La Dirección Administrativa en coordinación con la Dirección Financiera efectuarán las actualizaciones de inventarios y cuentas contables respectivamente.

l) El Guardalmacén será el responsable de iniciar los procesos de egresos o baja de bienes muebles, sustentada con los informes presentados por el inventariador y/o informe técnico de la unidad especializada. El Guardalmacén municipal será responsable de receptar y/o entregar los bienes o egresar o dar de baja, realizando el egreso de los mismos en el sistema informático contable SAFT.

m) La Dirección Administrativa a través de la Jefatura Técnica de Servicios generales reportará los siniestros al bróker y/o Compañía de Seguros para el trámite pertinente de indemnización.

n) Los bienes para darse de baja pueden presentar la siguiente condición : SERVIBLES PARA DAR DE BAJA: Son aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones, pero que el GAD no lo requiere para el normal desarrollo de sus actividades o aquellos bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados en otras áreas o dependencias u otros.

INSERVIBLES PARA DAR DE BAJA: Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que fueron adquiridos.

El destino final de los bienes a darse de baja puede ser:

Remate

Venta directa

Permuta

Transferencia gratuita (donación)

Destrucción, Chatarrización o Reciclaje

o) Cuando se trate de egreso o baja de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento, con intervención de la Dirección de Cultura y Patrimonio del GAD.

p) En aquellos casos que los bienes sustraídos de las dependencias del GAD hubieren estado protegidos por un contrato de seguro, el valor del deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cumplir el costo de reposición respectivo, será imputado al usuario final del bien; dicho monto le será restituido, si el dictamen judicial declare el evento suscitado, como robo público.


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q) La baja del bien se realizará inmediatamente una vez que se haya demostrado el hecho económico de desaparición, de conformidad con la Normativa de Contabilidad Gubernamental.

r) El costo de la declaración juramentada, ante Notario Público del lugar, en que hubiere ocurrido la pérdida por destrucción deberá ser asumido por el custodio/responsable.

6. DEFINICIONES

ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN: Documento que evidencia la entrega y recepción de bienes muebles con la definición del responsable del bien recibido. BIENES DE LARGA DURACIÓN: (LD) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones:

a) Son de propiedad del GAD; b) Están destinados a actividades administrativas y/o productivas; c) Generan beneficios económicos futuros; d) Su vida útil estimada es mayor a un año; y, e) Tienen el costo definido por el órgano Rector de las Finanzas Públicas para este tipo

de bienes (actualmente mayor a $100,00).

BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO: (CA) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones:

a) Son de propiedad del GAD; b) Su vida útil es superior a un año; c) Son utilizados en las actividades del GAD; d) El costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo de estos bienes es

inferior al que para tal efecto establezca el órgano rector de las Finanzas Públicas para los bienes de larga duración (actualmente hasta $100,00 o más).

Los bienes de control administrativo no están sujetos a depreciación ni revalorización BIENES INTANGIBLES: Son aquellos bienes que no pueden apreciarse por los sentidos, no se pueden tocar, ver ni probar si no que solo se pueden distinguir por la inteligencia, ya que se trata de cosas inmateriales.

BAJA: Es el proceso administrativo mediante el cual el GAD retira definitivamente un bien de sus activos, descargándolo del inventario, actualizando el registro contable así como su retiro físico, previo al cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, puede existir:

BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA: Es el retiro definitivo del inventario de activos de un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en una dependencia del GAD ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento generado por fuerza mayor y/o caso fortuito, o aquellos que habiéndose exonerado de responsabilidad al custodio a través del proceso administrativo correspondiente o por el contrario estableciéndose su responsabilidad, se haya realizado su pago o reposición.

BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA: Es el retiro definitivo del inventario de activos del GAD de aquellos bienes muebles que estando en condiciones de funcionamiento presentan una tecnología u operación inadecuada a las circunstancias actuales o requeridas, generando altos costos de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con la utilidad que prestan.


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BAJA DE BIENES POR FALTANTES: Es el retiro de los inventarios del GAD de aquellos bienes muebles, que estando en servicio, han desaparecido físicamente y el custodio solo detecta su inexistencia en el momento de realizar una constatación física y no es posible determinar el momento real de su desaparición.

BODEGA: Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes o existencias. CASO FORTUITO: Un caso fortuito o fuerza mayor es un acontecimiento que no puede imputarse al sujeto, aunque el desarrollo del acontecimiento en cuestión impida que se cumpla la obligación o la ley. Este hecho se considera que no ha podido ser previsto y que de haberlo sido, podría haberse evitado. CONSTATACIÓN FÍSICA: Actividad mediante la cual se realiza el control de los inventarios físicos, confrontándolos con el inventario teórico. Es la toma física de la cantidad de bienes que se reconocen mediante la asignación de un código registrado en el sistema de inventarios, aplicando la normativa vigente. CODIFICACIÓN MUNICIPAL: Símbolo en forma numérica que identifica el bien, registrado en un código de barras y una etiqueta, de acuerdo a la siguiente estructura:

Tipo Subtipo Clase Código de activo Ordinal

003 003 002 03482 001

DISPENSADOR DE AGUA

DEPENDENCIAS MUNICIPALES: Todas las áreas del Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Portoviejo. DESMANTELAMIENTO: Es la operación de desarmar un bien mueble con el fin de que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser reutilizadas. DISPOSICIÓN FINAL: Acción de depositar o confinar permanentemente residuos en sitios e instalaciones cuyas características permitan prevenir su liberación al ambiente y las consecuentes afectaciones a la salud de la población y a los ecosistemas y sus elementos.

DONACION: Bienes que son entregados mediante transferencia gratuita debidamente autorizados por la máxima autoridad, dejando constancia en el acta de entrega recepción, acto suscrito por los encargados de su custodia y administración o quien haga sus veces y los titulares de las unidades Administrativas y Financiera de ambas entidades.

INFORME FINAL DE INVENTARIO: Documento que contiene los resultados obtenidos producto de la constatación física de bienes.

OBSOLETO: Son aquellos bienes que son poco usados o no usados, porque han quedado desactualizados, están en mal estado o son anticuados. Cabe mencionar, que un bien pasa a ser obsoleto no solo por su mal funcionamiento, sino porque su funcionamiento se volvió ineficiente ante los avances tecnológicos de los nuevos bienes de similares características.


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PERMUTA: Intercambio de una cosa por otra sin mediación de dinero, salvo excepciones.

REMATE: Es una licitación, subasta o puja, donde un determinado bien es ofrecido en venta con un precio base (mínimo) y las partes interesadas deben realizar sus ofertas. Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el remate y pueda quedarse con lo ofrecido.

REPOSICIÓN: Reemplazar o sustituir un bien, por otro de iguales o similares características y condiciones de uso.

VENTA: Es la acción y efecto de vender (traspasar la propiedad de algo a otra persona tras el pago de un precio convenido). El término se usa tanto para nombrar a la operación en sí misma como a la cantidad de cosas que se venden.

VIDA ÚTIL: Período durante el cual se utiliza el bien depreciable.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Custodio, Guardalmacén, Unidad Técnica especializada o comisión, Procurador Síndico o su delegado, Coordinador contable, Jefe Técnico del proceso de servicios generales, Asistente Administrativo.

b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director Financiero.

c) Distribución y Difusión: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la

aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante

correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El

Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del

Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los

servidores autorizados (responsables de la ejecución y control).

8. PROCEDIMIENTOS 8.1 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES EN DESUSO, OBSOLETOS, DESTRUIDOS.

No. Actividad Documentos de Referencia

Responsable Tiempo en Días

1 ¿Custodio tiene asignado bienes obsoletos, destruidos o en desuso? SI:

¿Es posible devolver el bien físicamente? SI: Llena el formulario “Devolución de bienes muebles a bodega y descargo de inventario”, adjunta el bien y envía al Guardalmacén. Paso 5

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Custodio del bien (servidor municipal)

1

http://definicion.de/subasta/

http://definicion.de/dinero/


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NO: Notifica vía correo electrónico al Guardalmacén, la destrucción del bien, el motivo, detalle de bienes según acta de entrega recepción, de tenerla, y adjunta registro fotográfico. Paso 2.

NO: FIN

2 Realiza la constatación in situ y suscribe un acta de constatación conjuntamente con el custodio responsable y solicita la Declaración juramentada de la pérdida del bien al custodio.

Guardalmacén 1

3 Rinde declaración juramentada ante Notario Público del lugar en que hubiere ocurrido la pérdida por destrucción, junto con dos testigos, que pueden ser el Guardalmacén o Inventariador, adjunta las pruebas pertinentes que existan sobre tales hechos

Remite la declaración al Director Administrativo. NOTA: El costo de la declaración juramentada deberá ser asumido por el custodio/responsable.

Custodio 1

4

¿Son bienes destruidos o en desuso/ obsoletos? DESUSO/OBSOLETOS: Instruye al Guardalmacén solicitar al área especializada respectiva el “Informe técnico unidad especializada para egreso o baja de bienes”. Paso 5 DESTRUIDOS: Instruye al Guardalmacén elaborar “Informe técnico unidad especializada para egreso o baja de bienes”, adjuntando la documentación de respaldo que motive la solicitud. Paso 7

PRO-DAD-009-01

Director Administrativo

1

5

Solicita vía correo electrónico el “Informe técnico a la unidad especializada” o a la comisión respectiva, adjunta el “Listado” de bienes sujetos a egreso o baja.

PRO-DAD-009-01 PRO-DAD-009-04

Guardalmacén 1

6

Elabora “Informe técnico unidad especializada para egreso o baja de bienes”, el que incluye, de ser el caso, la recomendación de utilización o reparación del bien y lo remite a Guardalmacén.

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Unidad Técnica especializada o Comisión

3


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7

Elabora “Informe de baja de bienes”. ¿Son bienes para baja o para reparación? BAJA: Envía el “Informe de baja de bienes” al Director Administrativo, para la disposición final de los bienes. En el caso de chatarrización solicita proformas a gestores ambientales autorizados. REPARACIÓN: Solicita al inventariador, vía correo electrónico, efectuar el cambio de custodio del bien, del guardalmacén a responsable del área especializada hasta su reparación. Una vez reparados se asignará al custodio final. FIN

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Guardalmacén 2

8

Revisa Informe. ¿Está de acuerdo? SI: Solicita a Procurador Síndico emitir el proyecto de la “Resolución de Baja de bienes”, según corresponda, adjunta al expediente. NO: Devuelve al Guardalmacén con las observaciones. Paso 7

Directora Administrativa

1

9 Emite el proyecto de Resolución de Baja de bienes y lo remite al Alcalde para su autorización y firma.

Procurador Síndico

2

10

¿Está de Acuerdo? SI: Autoriza y firma “Resolución de Baja de bienes”. NO: Envía la negativa y finaliza el trámite o emite su observación y envía a la Directora Administrativa, paso 8.

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Alcalde su delegado

3

11 Con la Resolución de Baja de bienes autorizada, dispone al Guardalmacén continuar con la baja del bien.

Directora Administrativa

1

12

Coordina con gestor ambiental o con la Dirección de Medio Ambiente y Riesgo del GAD la entrega de los bienes para su disposición final, suscribiendo el “Acta de Finiquito” respectivas con los intervinientes en dos ejemplares.

Realiza el egreso de los bienes en el sistema para actualizar el inventario.

Remite a contabilidad la documentación respectiva para que se realice el proceso contable de la baja.

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Guardalmacén De acuerdo al gestor ambiental

13 Recibe documentación de procesos de baja y asigna a analista financiero para proceder a la contabilización y conciliación respectiva.

Coordinador Contable

1

TOTAL DIAS 18


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8.2 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR HURTO O ROBO.

No.

Actividad

Documentos de Referencia

Responsable Tiempo en Días

1

Una vez detectado un bien desaparecido por hurto o robo, o por cualquier causa semejante, presunta, comunica de inmediato por escrito, el hecho sucedido, a su Jefe inmediato superior, al Director Administrativo, y al Alcalde o su delegado, con todos los pormenores del caso.

Denuncia Custodio (servidor municipal)

1

2

Una vez que conoce el hecho dispone al Procurador Síndico: Formular de inmediato la denuncia correspondiente ante la Fiscalía General del Estado o Policía Nacional de ser el caso. Director Administrativo: Reportar a la aseguradora el siniestro del bien asegurado.

Alcalde o su delegado

3

3

Por las circunstancias del hecho o tipo de bien requiere intervención de la fiscalía o policía nacional:

Solicita al Guardalmacén los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustraídos.

Formula y presenta en conjunto con el custodio responsable del bien, presuntamente sustraído, la denuncia formal ante la Fiscalía General del Estado o Policía Nacional.

Impulsa la causa hasta la conclusión del proceso.

Procurador Síndico o su delegado

3

4

Declara :

Hurto o Robo en sentencia condenatoria ejecutoriada

Archivo de la Investigación mediante Resolución

Auto de sobreseimiento mediante Resolución.

Fiscalía – Juez competente

De acuerdo

al proceso


PRO-DAD-009

5

Una vez recibida la Sentencia o Resolución elabora el “Informe Legal” con datos de Resolución o Sentencia, el proyecto de “Resolución de baja”, adjunta la documentación pertinente y remite al Alcalde.

PRO-DAD-009-05 Procurado Sindico o su delegado

De acuerdo

al procedimi

ento

6

¿Está de Acuerdo? SI: Autoriza la “Resolución de Baja de bienes” e “Informe Legal” y envía al Director Administrativo. Paso 7. NO: Devuelve con observaciones al Procurador Síndico. Paso 5.

PRO-DAD-009-05 Alcalde o su delegado

3

7

¿Bien se encuentra asegurado? SI: Instruye al Jefe Técnico de Servicios Generales inicie el “Procedimiento de Indemnización de Siniestros” ante la compañía de seguros. Paso 8 NO: Paso 9

Director Administrativo

1

8

Notifica el Siniestro a la aseguradora, remitiendo la documentación habilitante para el caso respectivo y aplica el Procedimiento para el trámite de indemnización de siniestros” PRO-DAD-020. FIN

Trámite de indemnización

Jefe técnico de Servicios Generales

1

9

Envía al Guardalmacén la “Resolución de Baja de bienes” y/o el “Informe Legal” debidamente autorizado que contiene la determinación del responsable de la reposición bien, de ser el caso.

Gestiona con el custodio responsable del bien desaparecido, la reposición, con dinero efectivo, del valor del bien al precio actual de mercado, que se ingresará por tesorería, o con un nuevo bien de iguales características al original, que será avalado por la Unidad Técnica especializada, mediante un informe, y enviado al Guardalmacén para su ingreso.

PRO-DAD-009-05 Director Administrativo

1

10

Procede a dar de baja al bien en el sistema de inventarios de activos y remite la documentación al área financiera. ¿Se repone con otro bien o con dinero en efectivo? OTRO BIEN: Asigna e instruye al asistente administrativo para ingresar el nuevo bien recibido por reposición en el sistema SAFT. DINERO EN EFECTIVO: Paso 13.

Guardalmacén 1


PRO-DAD-009

11 Realiza el Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias PRO-DAD-008.

Asistente Administrativo

1

12

Recibe documentación de procesos de baja o ingreso de bienes y asigna a analista financiero para proceder a la contabilización y conciliación respectiva. FIN.

Contabilización de baja.

Coordinador Contable

1

13 Autoriza a Talento Humano para que le sea descontado el valor del bien, de acuerdo a lo resuelto.

Custodio 1

TOTAL DÍAS 17


PRO-DAD-009

9. DIAGRAMA DEL FLUJO

9.1 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES EN DESUSO, OBSOLETOS, DESTRUIDOS.


PRO-DAD-009

9.2 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES POR HURTO O ROBO


PRO-DAD-009

10. FORMATOS

FORMATO PRO-DAD-009-01: INFORME TÉCNICO UNIDAD ESPECIALIZADA PARA EGRESO O BAJA DE BIENES

Fecha:

Para:

De:

(anexos)

Marca "X"

a) Copia de memorando de Coordinador de Bienes municipales X

b) Listado de bienes a egresar X

c) Listado de bienes propuestos con disposición final X

d) Fotografías X

e) otros (especifique)

(ESPECIFICAR EL LISTADO DE BIENES SOLICITADOS PARA REASIGNAR A UNIDAD ESPECIALIZADA PARA REUTILIZACIÓN O PARA REPARACIÓN)

__________________________________

TECNICO RESPONSABLE DIRECTOR DE INFORMÁTICA

1. JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO : (ESPECIFICAR LAS NECESIDADES DE REUTILIZACIÓN O REPARACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN O DE CONTROL ADMINISTRATIVO RESPECTO DEL INFORME TÉCNICO)

1. DATOS GENERALES:

7. DOCUMENTACIÓN QUE SE ADJUNTA:

1. ANTECEDENTES:

INFORME TÉCNICO UNIDAD ESPECIALIZADA

PARA EGRESO O BAJA DE BIENES

Nro. XXXXXXXX

2. BASE LEGAL:

2. DETALLE DEL REQUERIMIENTO :

SOLICITUD DE BIENES SUCEPTIBLES DE UTILIZACIÓN O REPARACIÓN

3. DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES

4. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN :

5. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS:

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

PRO-DAD-009-01


PRO-DAD-009

FORMATO PRO-DAD-009-02: INFORME DE BAJA DE BIENES

NÚMERO DEL INFORME:

TIPO:

FECHA:

OBJETO: (Descripción del bien y ubicación)

(F) Guardalmacen (F) Director Administrativo

ELABORADO APROBADO

PROD-DAD-009-02

INFORME DE BAJA DE BIENES

BASE LEGAL Y NORMATIVA :

ANTECEDENTES:

ANÁLISIS PREVIO A LA BAJA:

RECOMENDACIONES:


PRO-DAD-009

FORMATO PRO-DAD-009-03: ACTA DE FINIQUITO (PARA ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES OBSOLETOS OBJETOS DE CHATARRIZACION)

GUARDALMACÉN GESTOR AMBIENTAL DELEGADO

PROD-DAD-009-03

Para constancia de lo actuado, las partes firman ……………………….

ACTA DE FINIQUITO

COMPARECIENTES:

ENTIDAD ADQUIRIENTE:

ANTECEDENTES:

En la ciudad de Portoviejo, …………….

ENTIDAD EMISORA:

(Detalle de costos , pesos, bienes según anexos )

ANEXOS :

LIQUIDACIÓN :


PRO-DAD-009

FORMATO- PRO-DAD-009-04: LISTADO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO SUJETOS A EGRESO O BAJA

MARCA MODELO SERIE COLOR OTROS

TOTALES

RESUMEN POR CUENTA CONTABLE

CANTIDAD DE BIENES CUENTA CONTABLE VALOR EN LIBROS

______________________________

GUARDALMACEN

ESTADO DE

CONSERVACIÓN

VALOR

COSTO

HISTÓRICO

FECHA DE

ADQUISICIÓN

CUENTA

CONTABLE

VALOR EN

LIBROS

VALOR

DEPRECIACIÓN

% DE

DEPRECIACIÓN

DETALLE DEL BIEN

LISTADO DE BIENES SUJETOS A EGRESO O BAJA

CAUSAL

EGRESO

DISPOSICIÓN

FINAL

PROPUESTA

PRO-DAD-009-04

N° DE

ORDENCODIGO DEL BIEN DESCRIPCIÓNCLASE OBSERVACIONES


PRO-DAD-009

FORMATO- PRO-DAD-009-05: RESOLUCION DE BAJA DE BIENES


PRO-DAD-009


PRO-DAD-009

FORMATO- PRO-DAD-004-01: DEVOLUCIÓN DE BIENES MUEBLES A BODEGA Y DESCARGO DE INVENTARIO

PRO-DAD-004-01

Marca "X"

LARGA DURACIÓN

CONTROL ADMINISTRATIVO

EXCEDENCIA

BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES

EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMÁTICOS

HERRAMIENTAS

LIBROS Y COLECCIONES

MAQUINARIAS Y EQUIPOS

MOBILIARIO

PARTES Y REPUESTOS

VEHICULOS

* En caso de bienes de iguales o diferentes tipo indicar el código municipal de cada bien

……………………………………… …………………………………………….. ……………………………………

DEVOLUCIÓN DE BIENES MUEBLES A BODEGA Y

DESCARGO DE INVENTARIO

FECHA:

DIRECCIÓN A LA QUE PERTENECE EL

BIEN:

CUSTODIO RESPONSABLE:

IDENTIFICACIÓN DEL BIEN :

CÓDIGO DEL BIEN (*)

TIPO DEL BIEN :

CLASE DEL BIEN :

DESCRIPCIÓN DEL BIEN :

MOTIVO DEL DESCARGO:

OBSERVACIÓN :

INVENTARIADOR CUSTODIO RESPONSABLE GUARDALMACEN

RECIBE ENTREGA VISTO BUENO

procedimiento para la baja de bienes por desuso, obsoletos

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