procedimiento: contratacion de bienes y servicios 05 1 …

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Unidad de Logística

PRO-ULO-02

PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción

6. Registros

7. Anexos

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Eddie Córdova Diaz Especialista de

Servicios IV

Juan Oscátegui Perez

Director (e) ULO

Luis Humberto Villa Villa Director General OAD

Firma

Fecha

21/07/2020 21/07/2020 21/07/2020

Gerardo Silva Alvarado Especialista Intermedio

en Contrataciones y Adquisiciones

Ivette Córdova Ysla Analista Legal en Contrataciones y

Adquisiciones

Firma

Fecha

21/07/2020 21/07/2020


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1. OBJETIVO.

Asegurar la eficacia en el proceso de contratación de bienes y servicios, identificando el flujo de los procesos administrativos, tiempos, coordinación y comunicación entre los responsables en cada una de las etapas del mismo.

2. ALCANCE.

Aplica a los Responsables de la UBG Direcciones Generales y Direcciones Ejecutiva y demás unidades Orgánicas que participan en el proceso de contratación de bienes y servicios realizada por el SENASA (UE 001).

Las actividades establecidas en el presente procedimiento aplican tanto a las

colaboradoras como a los colaboradores del SENASA, sin distinción de género y

promoviendo la interculturalidad.

Por lo extenso de los cambios, estos no se han identificado de acuerdo al PRO-UGCA-

06 en lo relacionado a los cambios con (arial cursiva 12), por lo que el lector debe revisar

con atención el documento.

3. REFERENCIAS.

a.- Decreto Supremo N°82-2019-EF, aprueba el Texto único Ordenado de la Ley de Contrataciones N°30225 y sus modificatorias

b.- Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante D.S. N° 344-2018-EF y sus modificatorias.

c.- Directivas expedidas por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE de alcance general

d.- Normas Presupuéstales con incidencia en las Contrataciones del Estado, vigente. e.- Directiva de Ejecución Presupuestaria con Incidencia en las Contrataciones del

Estado. f.- Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo

General aprobado mediante D.S. Nº 004-2019-JUS g.- Decreto Ley Nº 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento h.- Resolución Jefatura 017-2020-MINAGRI-SENASA, en adelante las vigentes i.- PRO-ULO-04: Elaboración del Plan Anual de Contrataciones – PAC, en adelante

las vigentes j.- PRO-UCT-06: Ejecución de gasto Sede Central y Direcciones Ejecutivas UE001,

en adelante las vigentes. k.- PRO-ULO -07: Recepción, custodia y distribución de bienes Rev.03, en adelante

las vigentes.

4. DEFINICIONES.

Área usuaria: Unidad Básica de Gestión es la responsable de generar requerimientos

de contratación y definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes y servicios que requiera para el cumplimiento de las metas institucionales.

Bienes: Son objetos que pueden ser activos fijos (Bienes patrimoniales) y de consumo

que requiere el SENASA para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.

Certificación de Crédito Presupuestal: Documento aprobado por la Oficina de

Planificación y Desarrollo Institucional – OPDI, que autoriza el compromiso suficiente


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de un proceso de selección previsto en el PAC por el año fiscal vigente. Debe señalar la fuente de financiamiento, la cadena presupuestal y el período de contratación programado.

Comité de Selección y/o Comité de Selección Permanente: Es el órgano colegiado encargado de llevar a cabo los procedimientos de selección que se les designa para seleccionar al proveedor que brindará los bienes y servicios requeridos por el área usuaria. Son responsables de elaborar las Bases y la organización, conducción y ejecución del procedimiento de selección hasta su culminación.

Conformidad de la Prestación. - Documento emitido por el funcionario responsable

del área usuaria y/o canalizadora, previa verificación, de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, habiéndose realizado las pruebas necesarias de corresponder

Contratación: Es la acción que debe realizar el SENASA para proveerse de bienes y

servicios, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la condición del contratante.

Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica

dentro de los alcances de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Contratista: El proveedor que celebre un contrato con el SENASA, de conformidad con las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Expediente de Contratación: Conjunto de documentos de todas las actuaciones

referidas a una determinada contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, incluyendo: las características técnicas de lo que se va a contratar, la indagación de mercado, el valor estimado, la certificación de crédito presupuestario, el tipo de procedimiento de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación con el sustento correspondiente, el resumen ejecutivo, otra documentación necesaria conforme a la normativa que regule el objeto de la contratación.

Especificación Técnica: Descripción elaborada por las áreas usuarias de las características fundamentales de los bienes a ser contratados y de las condiciones en que se ejecutará la prestación. Puede incluir la descripción de los procesos y métodos de producción de los mismos.

Ficha Técnica: Documento estándar mediante el cual se uniformiza la identificación y

descripción de un bien para ser incluido en las especificaciones técnicas, a fin de facilitar la determinación de las necesidades de la entidad para su contratación y verificación al momento de la entrega.

Operadores Logísticos: Son funcionarios y servidores de la Unidad de Logística, que

en razón de sus funciones intervienen directamente en las fases de contratación.

Orden de Compra o de Servicio: Documento emitido por las Entidades contratantes que formaliza, entre otros, el compromiso presupuestal vinculado a una contratación. Estos documentos pueden constituir el perfeccionamiento del contrato con la recepción de los mismos, sólo en casos de procedimientos de selección de Subasta inversa Electrónica y Adjudicación Simplificada siempre que el valor estimado no supere los S/ 100,000.00 Soles.

Órgano encargado de las contrataciones: Es el órgano o unidad orgánica que realiza

actividades relativas a la gestión de abastecimiento al interior de la entidad


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Plan Anual de Contrataciones - PAC: El Plan Anual constituye un instrumento de gestión que debe obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfacción de las necesidades que provienen de todos y cada uno de los órganos y dependencias de la Entidad, en atención al cumplimiento de sus funciones y al logro de sus metas institucionales a lo largo del año fiscal correspondiente.

Procedimiento de Selección: Procedimiento especial conformado por un conjunto de

actos o hechos administrativos, que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual el SENASA celebra un contrato u orden de compra o servicio para la provisión de bienes o servicios en general.

Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de bienes, servicio u obras

programadas y no programadas, que los Responsables de las Unidades Básicas de Gestión solicitan a la Unidad de Logística, para el cumplimiento de sus metas, el documento deberá contener las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia o el expediente técnico de obra, debiendo de considerar la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en las que se ejecuta, incluyendo obligaciones de levantamiento digital de información y tecnologías de posicionamiento espacial, tales como la georreferenciación, en obras y consultorías de obras. El requerimiento incluye, además, los requisitos de calificación que se consideren necesarios.

Términos de Referencia: Descripción elaborada por el área usuaria, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría.

Unidad de Logística: Encargada de coordinar la gestión de las contrataciones a través

de los procedimientos de selección de la institución, de acuerdo a los principios que rigen las Contrataciones con el Estado.

Valor Estimado: Es el monto determinado por la entidad aplicado a las contrataciones

de bienes y servicios.

ABREVIATURAS

- AU: Área Usuaria - CCP: Certificación de Crédito Presupuestario - DE: Director Ejecutivo - DLO: Dirección de la Unidad de Logística - ET: Especificaciones Técnicas - ExC: Expediente de Contratación - JAG: Jefe de Área de Gestión - JN: Jefe Nacional. - OAD: Director General de la Oficina de Administración - OPDI: Director General de la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional - OSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - RQNP: Requerimiento No Programado - SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - TDR: Términos de Referencia - UBG: Unidad Básica de Gestión - ULO: Unidad de Logística - UPP: Unidad de Planeamiento y Presupuesto


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5. DESCRIPCIÓN

5.1. DE LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

- La Jefatura Nacional, es responsable, de considerarlo, de delegar facultades en materia de contrataciones del estado, de conformidad a la normatividad vigente.

- De corresponder, el Director General de la Oficina de Administración, deberá cumplir con las facultades delegadas por la Jefatura Nacional en materia de contrataciones del estado.

- De corresponder, el Director Ejecutivo, deberá cumplir con las facultades delegadas por la Jefatura Nacional en materia de contrataciones del estado.

- De corresponder, el Director de la Unidad de Logística, deberá cumplir con las facultades delegadas por la Jefatura Nacional en materia de contrataciones del Estado.

- El Director General de la Oficina de Administración es responsable de aprobar el presente procedimiento y de actualizarlo por intermedio de la Unidad de Logística, quien está a cargo de la supervisión del cumplimiento del mismo.

- Los Responsables de las Unidades Básicas de Gestión de las Direcciones Generales son responsables de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad así como los requisitos de calificación de los bienes y servicios que requiera para el cumplimiento de sus metas, bajo los criterios de razonabilidad objetividad y coherencia con los objetivos y metas y tareas contenidas en el Plan Operativo Institucional o el Plan Estratégico Institucional. Están obligados a brindar el apoyo que requiera la Unidad de Logística, para la determinación del valor estimado, bajo responsabilidad, asimismo de canalizarlos, colaborar y participar en la planificación, verificación y supervisión de la ejecución del contrato, para su conformidad respectiva.

- Los Jefes de las Áreas Técnicas de las Direcciones Ejecutivas, son responsables de definir las especificaciones técnicas o términos de referencia, de los bienes y/o servicios que sean de necesidad propia de la Dirección Ejecutiva, bajo los criterios de razonabilidad, objetividad y coherencia con los objetivos, metas y tareas contenidas en el Plan Operativo Institucional o el Plan Estratégico Institucional. Están obligados a brindar el apoyo que requiera el Área de Gestión, para la determinación del valor estimado, bajo responsabilidad, asimismo de canalizarlos, colaborar y participar en la planificación, verificación y supervisión de la ejecución del contrato, para su conformidad respectiva

- La Unidad de Logística en la sede central y Jefes de Área de Gestión en las Direcciones Ejecutivas son responsables de gestionar los procedimientos de contratación y realizar el seguimiento ejecución contractual, de acuerdo a la normativa vigente, preservando la máxima eficiencia y transparencia.

- La Oficina de Administración en el Nivel Central y Jefe de Área de Gestión en las Direcciones Ejecutivas es responsable de: aplicar penalidad por mora en la ejecución de la prestación, resolver el contrato y/o solicitar sanción a la OSCE, en caso de incumplimiento de lo ofertado.

- Los Operadores Logísticos deben estar certificados por el OSCE y son responsables de atender en forma oportuna los requerimientos generados por el área usuaria, integrar Comité de Selección y/o Permanente y realizar el


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seguimiento de la ejecución contractual hasta la conformidad de la prestación e informar al usuario el estado de su solicitud.

- El especialista legal de la Unidad de Logística, es responsable de velar por la legalidad de los actos y contratos administrativos, de revisar proyectos de informes legales, resoluciones y contratos asociados a los procedimientos de contrataciones.

- El Comité de Selección y/o Permanente, son solidariamente responsables de que el procedimiento de selección realizado se encuentre conforme a ley.

- La Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional, a través de la UPP (Unidad de Planeamiento y Presupuesto), es responsable de la evaluación y aprobación de la certificación presupuestal de los requerimientos de las dependencias del SENASA.

- El responsable de Almacén es el encargado de la recepción de los bienes, materiales y equipos, conforme a las normas y procedimientos vigentes.

- La Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional, Oficina de Asesoría Jurídica, Direcciones Generales, Unidad de Contabilidad, Área de Control Previo, Tesorería, Oficina de Control Institucional, en función de su rol, son responsables de apoyar la gestión logística del SENASA.

- Unidad de Contabilidad es responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de contratación en forma oportuna.

- La Oficina de Administración es responsable de la supervisión de los procedimientos de selección y ejecución contractual de los mismos en el Nivel Central.

- Los Directores Ejecutivos, son responsables de la supervisión de la gestión de los procesos de selección y ejecución contractual de los mismos, en los órganos desconcentrados.

5.2. DISPOSICIONES GENERALES

El presente procedimiento perimitira dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, siendo de aplicación a las contrataciones cuyo valor estimado o valor referencial, se encuentre dentro de los márgenes que establece la ley de presupuesto del sector público.

Los requerimientos de bienes y servicios en general de carácter permanente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica, se realiza por periodos no menores a un (1) año.

En caso, las áreas usuarias requieran contrataciones de bienes o servicios que por su especialidad y función deben ser canalizados por las áreas técnicas especializadas, los términos de referencia y/o especificaciones técnicas deberá contar con el visto bueno de estas; Para el caso de requerimientos de uso tecnológico, por la Unidad de

Informática y Estadística (UIE) Para el caso de requerimientos de prensa y comunicación, por la Secretaria

Técnica (ST).


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Para el caso de requerimientos de mantenimiento de equipos, infraestructura, por el área de mantenimiento de la Unidad de Logística.

Para el caso de requerimientos de uniforme y vestuario institucional, por la Unidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH).

5.3. FLUJO DE PROCESOS.

PROVEEDOR ENTRADA

PRO-ULO-04, Rev.4: Plan Anual de Contrataciones - PAC

- Lotes PAC (requerimientos programados y no programados) y sus modificaciones.

- TdR o ET

SALIDA CLIENTE

Actuaciones Preparatorias Selección de proveedores Ejecución contractual

Unidad de Logistica OEC o Comité de selección Responsables de UBG y ULO

FLUJO DEL PROCESO

Fa

se

INICIO FINAL

Convocatoria Contraro


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5.4. ACTUACIONES PREPARATORIAS

5.4.1. Flujograma de actuaciones preparatorias hasta aprobación de expediente de contratación

ACTUACIONES PREPARATORIAS HASTA APROBACION DE EXPEDIENTE DE CONTRATACION

Unidad de Logística/Área de

Gestión

Unidad Básica de

GestiónOPDI/UPP

OAD/Director

Ejecutivo

Comité de Gestión del

Catálogo de BSO

A

cto

s p

revi

os

de

la C

onvo

cato

ria

de

los

proc

eso

s

Ficha Técnica del SIGA

Fuente de información(mínimo 2)

¿Valor estimado menor o igual al Presupuesto?

Establece el Valor estimado

Solicita Certificación de Crédito Presupuestal de presupuestado en Lote

Certifica Crédito presupuestal del Lote

SI

Establece cronograma de ejecución y

distribución de lotes PAC

Inicio

Da conformidad al cumplimiento de Los

TdR y/o ET

Ajusta TdR y/o ET, de ser pertinente solicita

adecuación o inclusión de nueva Ficha

Técnica

Agrega o modifica información de Ficha Técnica o incluye nueva denominación al CBSO con Ficha Técnica

NO

SI

Gestiona diferencia mediante

Reprogramación ante OPDI/Programación

¿Aprueba Reprogramación Presupuestal?

NO

SI

NO

Ajusta cantidades Presupuestadas en Lote y comunica aprobación

Aprueba expediente de contratación?

NORevisa y Subsana

Expediente

Solicita aprobación de Expediente de Contratación

Fin

SI

Remite requerimiento adjuntando TdR y/o

ET

Operadores verifican TdR y/o ET, iniciando

Indagación de Mercado

Consolida en Formato de Indagación de

Mercado

Remitir al área usuaria en casos específicos

Gestiona tramite de atención de ExC


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5.4.2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTUACIONES PREPARATORIAS

Actividad Responsable Descripción de las actividades

1.- Cronograma de ejecución, distribución y asignación lotes PAC

DLO/JAG

DLO establece cronograma de ejecución, distribución y asignación a los Operadores Logísticos de los lotes PAC para gestionar la ejecución de las convocatorias de los procedimientos de selección

2.- Recibir requerimiento

DLO /JAG

En caso se encuentre programado en el PAC, recibe el requerimiento (TdR o ET) del área usuaria y deriva a operador logístico para verificación pertinente. En caso corresponda a un RQNP, el área usuaria debe remitir; requerimiento (TDR o ET), presupuesto aprobado por OPDI y documento en el cual solicita su inclusión en el PAC. Nota: Para el caso de bienes; Especificaciones Técnicas (ET) (REG-ULO-05-A) Para el caso de servicios en general; Términos de Referencia (TDR) (REG-ULO-05-C). En caso de obras: Expediente Técnico aprobado

3.-Revisión de requerimiento

Operador Logístico

Verifica que el requerimiento (TDR o ET), cumpla con lo establecido en la norma;

- Descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes.

- Finalidad pública de la contratación.

- Requisitos de calificación que se consideren necesarios.

- Clasificador de gasto del bien o servicio.

- Cadena Presupuestaria. En caso la documentación sea correcta, inicia la indagación de mercado. En caso la documentación presente observaciones, el Operador Logístico /


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JAG comunica al área usuaria, vía correo electrónico para la corrección y/o subsanación. La modificación del PAC se da debido a un requerimiento nuevo o la modificación de un requerimiento programado. ¿Requiere realizar una actualización a la indagación del mercado? Si: Continua con la actividad 3.

Indagación de mercado No: Continua con la actividad 6. Gestionar Certificación de Crédito Presupuestario (CCP)

4.- Indagación de Mercado

Operador Logístico /

JAG

La indagación de mercado contiene el análisis respecto de la pluralidad de marcas y postores, así como, de la posibilidad de distribuir la buena pro. En caso solo exista una marca en el mercado, dicho análisis incluye pluralidad de postores. El Operador Logistico, gestiona a través de: - Solicitar cotizaciones a

proveedores, - Verificar precios históricos, - Verificar en el SEACE

contrataciones similares. Procediendo a consolidar y registra la indagación mercado en el “Cuadro Comparativo (Bienes o Servicios) de acuerdo a Formato establecido por el OSCE. SI: Se determina valor estimado. NO: El Operador Logístico/JAG, solicita vía correo electrónico al área usuaria para la corrección y/o subsanación de las observaciones correspondientes, resueltas las observaciones, se continúa con la indagación de mercado.

5.- Valor estimado Operador Logístico

/JAG/OPDI

Habiendo calculado el valor estimado , para bienes y servicios se verifica lo siguiente: - Modifica o no el procedimiento del

PAC. SI: El Operador Logistico/ JAG, comunica vía correo electronico al


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área usuaria y de corresponder para el trámite de la modificación del procedimiento en el PAC. NO: Continua con la gestión del CCP a OPDI

Nota: - En caso el valor estimado no

modifique el PAC, pero sea superior al programado, se comunica al área usuaria para que gestione mayor presupuesto o reduccion de cantidades.

- En caso OPDI, no apruebe requerimiento nuevo, la UBG ajusta las cantidades programadas hasta el marco presupuestal del Lote concordante con el Valor Estimado y lo comunica al Operador Logístico en el Nivel Central o al JAG en las Direcciones Ejecutivas, según corresponda.

6.- Modificación del Procedimiento de selección en el PAC

Área Usuaria (AU)

Recibe la comunicación vía correo electrónico del Operador Logístico/JAG, para que gestione la modificación del procedimiento del PAC, de corresponder. La solicitud de modificación del PAC puede solicitarlo el Operador Logístico/JAG cuando se trate de exclusiones por valores estimados menores o iguales a 8UIT resultantes de la indagación de mercado, para lo cual deberán comunicar vía correo electrónico al DLO. Nota: PRO-ULO-04: Elaboración del Plan Anual de Contrataciones – PAC Rev.03

7.- Gestionar CPP Operador

Logístico /JAG

Solicita a través del SIGA a OPDI la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP), quien, de encontrarlo conforme, emite el certificado de crédito presupuestario y/o reserva presupuestaria de dicho requerimiento.


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8.- Organizar Expediente de Contrataciones

Operador Logístico /JAG

Organiza el inicio del expediente del proceso de contratación en el cual debe ordenar, archivar y preservar la documentación que respalda las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento del área usuaria hasta la solicitud de la certificación de crédito presupuestario y resumen ejecutivo. Elabora el Formato: “Resumen Ejecutivo de las Actuaciones Preparatorias para Bienes/Servicios” la cual debe estar firmado por el Operador Logístico y el DLO/JAG, según corresponda Nota: DIRECTIVA N°004-2019-OSCE-DC

9.- Solicitud de aprobación de expediente de contratación

Operador Logístico /JAG

Prepara el Formato: “Solicitud y Aprobación de Expediente de Contratación” firmado por el DLO/JAG, según corresponda, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente de Contrataciones. Nota: Acorde al artículo 42° del RCLE.

10.- Verificación y firma de solicitud de expediente de contratación

DLO /JAG

Verifica y firma la solicitud para la aprobación del Expediente de Contratación por la OAD (Formato: “Solicitud y Aprobación de Expediente de Contratación”).

11.- Revisa y

aprueba expediente de contratación

OAD/DE

Revisa, aprueba y deriva el Expediente de Contratación al DLO, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente de Contrataciones. Nota: Acorde al artículo 42° del RCLE.

12.- Gestionar

Tramite de ExC DLO /JAG

Expediente de Contratación (ExC) aprobado, listo para entrega al Comité de Selección, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente de Contrataciones. Nota: Acorde al artículo 42° del RCLE.


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5.4.3. Flujograma de actuaciones preparatorias hasta la convocatoria

DLO/JAG

ACTUACIONES PREPARATORIAS HASTA LA CONVOCATORIA

OAD/ DE COMITÉ DE SELECCION AREA USUARIA

1.Propone designación a OAD/

DE

6. Solicita aprobación de los documentos del procedimiento

de selección

INICIO

2. Aprueba y notifica designación de Comité de

Selección

3. Remite ExC al Comité de Selección

4. Procede a realizar acta de Instalación y verificación de

ExC

5. Procede a elabora los documentos del procedimiento

de selección

¿Conforme?

LP, CP,CD

AS, SIE,SEI,CMP

7. OAD - Aprueba documentos del

procedimiento de selección

7. DLO / DE , aprueban

documentos del procedimiento de

selección

8. Procede con la convocatoria a través del SEACE

NO

A

A

B

B

SI

SI

C

C

NO

SI

Notificación vía bpm

Z

Absuelve de corresponder observaciones

Verifica requerimiento, de corresponder con

AU

¿Conforme?

Remite documentos del procedimiento de

Selección, para convocatoria

FIN

Z


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5.4.4. DESCRIPCION DE ACTUACIONES PREPARATORIAS HASTA CONVOCATORIA


1. Propuesta de designación de Comité de Selección

DLO/JAG

El DLO / JAG propone la designación del Comité de Selección a OAD. Cuando SENASA no cuente con especialistas con conocimiento técnico en el objeto de la contratación, puede contratar expertos independientes o gestionar el apoyo de expertos de otras Entidades a fin de que integren el comité de selección. Nota: Acorde al artículo 43°, 44° y 45°del RLCE. Directiva N°003-2020-OSCE/CD

2.-Designación de Comité de Selección

OAD/DE

OAD, verifica, de corresponder modifica y aprueba designación de comité de selección mediante documento gestionado a través del sistema documentario de la Entidad (bpm). Procede a la notificación a los miembros del comité de selección (titulares y suplentes) y al DLO a través del sistema documentario de la Entidad (bpm) y complementaria via correo electrónico. Registro: Documento de designación de Comité de Selección. Nota: Acorde al artículo 43°, 44° y 45°del RLCE.

3.- Entrega de Expediente de Contratación

DLO/JAG

DLO / JAG, procede con la entrega del Expediente de Contratación (ExC) al Presidente del Comité de Selección para trámite pertinente. Registro: Documento de entrega de ExC Nota: Artículo 42°del RLCE

4.- Instalación de Comité de Selección y Revisión de ExC

Comité de Selección

El Presidente del Comité de Selección, procede con el levantamiento del acta de instalación del Comité de Selección y con la revisión y verificación del Expediente de Contratación para trámite pertinente de acuerdo a la Ley y su Reglamento. SI: De estar conforme, procede con la


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elaboración de los documentos del procedimiento de selección NO: Remite a DLO para verificación y

de corresponder corrección con el área usuaria. Registro Acta de instalación del comité. Nota: Artículo 46°del RLCE

5.-Elaborar documentos del procedimiento de selección


El Comité de Selección, prepara los documentos del procedimiento de selección a su cargo, utilizando obligatoriamente los documentos estándar que aprueba el OSCE y la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación aprobado, así como adoptar las decisiones y realizar todo acto necesario para el desarrollo del procedimiento hasta su culminación, sin que puedan alterar, cambiar o modificar la información del expediente de contratación Los documentos del procedimiento de selección deben estar visados en todas sus páginas por los miembros del comité de selección. Los documentos del procedimiento de selección son las bases, las solicitudes de expresión de interés para Selección de Consultores Individuales, así como las solicitudes de cotización para Comparación de Precios, los cuales se utilizan atendiendo al tipo de procedimiento de selección. Debiendo considerar lo siguiente: Para la contratación de bienes, servicios en general, consultorías u obras, la Entidad utiliza, según corresponda, los siguientes procedimientos de selección: a) Licitación Pública. b) Concurso Público. c) Adjudicación Simplificada. d) Subasta Inversa Electrónica. e) Selección de Consultores Individuales. f) Comparación de Precios. g) Contratación Directa. La determinación del procedimiento de


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selección se realiza en atención al objeto de la contratación, la cuantía y las demás condiciones para su empleo previstos en la Ley y el Reglamento. En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones de distinta naturaleza, el objeto se determina en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el valor referencial o valor estimado de la contratación. En el método especial de contratación de Acuerdo Marco, los documentos del procedimiento de selección se denominan documentos asociados. Registro - Documentos del procedimiento de

selección elaborado y visado. Nota: Directiva N°001-2019-OSCE-CD Capitulo III RLCE Artículo 53° del RLCE

6.- Solicita aprobación de los documentos del procedimiento de selección


Procede con la preparación del documento a través del cual remitira los documentos del procedimiento de selección para aprobación por OAD.

7.- Aprobación de los documentos del procedimiento de selección.

OAD/DE/DLO

Procede con la aprobación de los documentos del procedimiento de selección pertinente. SI: De estar conforme con la

aprobación. NO: Devuelve al Presidente del Comité para realizar las correcciones requeridas. Nota: Resolución Jefatura 017-2020-MINAGRI-SENASA. Directiva N°001-2019-OSCE-CD.

8.- Convocatoria del procedimiento de selección


Procede con el registro de los documentos del procedimiento de selección en el SEACE hasta su convocatoria a través de la misma, con excepción de la Comparación de Precios. Nota: Directiva N°003-2020-OSCE-CD Artículo 54° RLEC


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5.5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

5.5.1. FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DESDE LA CONVOCATORIA HASTA EL CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO

SELECCIÓN DE PROVEEDORES DESDE LA CONVOCATORIA HASTA EL CONSENTIMIENTO DE LA

BUENA PRO

COMITÉ DE SELECCION

3. Solicitar autorización al área usuaria y al que aprobó el expediente de

contratación

8. Otorgamiento de buena pro / Desierto

4. OAD / DE, de corresponder

aprueba modificación de

requerimiento y nueva versión de

expediente de contratación

A

C

C

D

D

OAJ realiza informe

legal y proyecta

Resolución

pertinente

DLO realiza informe técnico y

deriva a OAJ para informe legal

y tramite pert inente

INICIO

¿Existe modificación de requerimiento?

NO

9 ¿Existe recurso de apelación?

¿El VE o VR es = o < a 50 UIT?

SI

JN Resuelve recurso de

apelación

Resuelve el Tribunal

del OSCE

NO

10. Consentimiento de la buena pro

NO

FIN

SI

SI

NO

5. ¿Elevación de cuestionamientos al OSCE (LP – CP)?

Pronunciamiento del OSCESI B

Procedimiento de selección, registrado y convocado en el

SEACE

1. Verificar y cumplir con los plazos establecidos por cada etapa y tipo de

procedimiento de selección – método de contratación

2. En los tipos de procedimientos de selección, que establecen etapa de

absolución de consultas, observaciones e integración de bases.

A

B

Procedimientos de Selección:

a) Licitación Pública.b) Concurso Público.c)Adjudicación Simplificadad) Subasta Inversa Electrónica.e) Selección de Consultores Individuales.f) Comparación de Precios.g)Contratación Directa

6. Absolución de consultas, observaciones e integración de bases

7. Presentación, evaluación y calificación o calificación y evaluación de ofertas,

según corresponda

N

O


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5.5.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SELECCIÓN DE PROVEEDORES DESDE LA CONVOCATORIA HASTA EL CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO

CONSIDERACIONES GENERALES:

Cumplir con todo lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento para la contratación de bienes, servicios en general, consultorías u obras, según corresponda, en los siguientes procedimientos de selección:

a) Licitación Pública.

b) Concurso Público.

c) Adjudicación Simplificada.

d) Subasta Inversa Electrónica.

e) Selección de Consultores Individuales.

f) Comparación de Precios.

g) Contratación Directa.

Todo proveedor que desee participar en un procedimiento de selección se registra como participante, debiendo contar para ello con inscripción vigente en el RNP, conforme al objeto de la contratación.

Los plazos en los procedimientos de selección, desde su convocatoria hasta el perfeccionamiento del contrato, se computan por días hábiles. No son hábiles los días sábado, domingo y feriados no laborables, y los declarados no laborables para el sector público. El plazo excluye el día inicial e incluye el día de vencimiento, salvo disposición distinta establecida en el Reglamento.

Artículos 55 al 69 RLCE


1.- Cumplimiento de los plazos establecidos por cada etapa y tipo de procedimiento de selección – método de contratación


El comité de selección debe cumplir con los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones y su Reglamento, considerado el tipo de procedimientos de selección – método de contratación.

2.- Pliego de absolución de consultas, observaciones e integración de bases.


Debe proceder de acuerdo establecidos en la Ley de Contrataciones y su Reglamento, principalmente para los tipos de procedimientos de selección; Licitación Pública y Concurso Público. Nota: Acorde al artículo 72° del RLCE Directiva N°001-2019-OSCE-CD Directiva N°003-2020-OSCE/CD


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3.-Modificación de requerimiento

Comité de Selección / AU /

OAD/ DE

En caso, las consultas, observaciones, conllevan a modificaciones del requerimiento (TdR o ET), el Comité de Selección, comunicará al área usuaria mediante correo electrónico para la modificación respectiva y posterior trámite de aprobación por OAD/DE. Nota: Acorde al artículo 72° del RLCE Directiva N°001-2019-OSCE-CD Directiva N°003-2020-OSCE/CD

4.- Aprobación modificación de requerimiento y nueva versión de expediente de contratación

OAD/DE

Verifica las precisiones o ajustes, modificaciones al requerimiento, aprueba nueva versión de expediente de contratación. Nota: Acorde al artículo 72° del RLCE Directiva N°003-2020-OSCE/CD

5.-Elevación de pliego de absolución de consultas, observaciones y a las bases integradas.

Postor / OSCE

El postor puede elevar al OSCE a través del SEACE, en el plazo de tres (3) días hábiles siguientes de su notificación el pliego de absolución de consultas, observaciones y a las bases integradas, cuando se trata de Licitación Pública o Concurso Público. Nota: Acorde al artículo 72° del RLCE Directiva N°003-2020-OSCE/CD

6.- Pliego de

absolución de consultas, observaciones y a las bases integradas


Incluye las modificaciones al requerimiento, además, también cumple con el pronunciamiento del OSCE, de corresponder, y procede a la Integración de las bases administrativas. Nota: Acorde al artículo 72° del RLCE Directiva N°003-2020-OSCE/CD

7.- Presentación,

evaluación y calificación o calificación y evaluación de ofertas, según corresponda.


Procede en concordancia con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Registro Acta de evaluación / calificación Nota: Directiva N°003-2020-OSCE/CD


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8.-Otorgamiento de la Buena Pro / Desierto.


Elabora el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro de acuerdo con lo mencionado en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Registro Acta de otorgamiento de buena pro

9.- Recurso de apelación

Postor / JN/ OSCE

El o los postores, pueden recurrir al recurso de apelación, cuando se hayan presentado dos (2) o más ofertas. En procedimientos de selección cuyo valor estimado o valor referencial sea igual o menor a cincuenta (50) UIT, el recurso de apelación se presenta ante la Entidad convocante, y es conocido y resuelto por su Titular. Cuando el valor estimado o valor referencial del procedimiento de selección sea mayor a dicho monto, el recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal del OSCE. Nota: Artículo 64° RLCE Título VI; Soluciones de controversias durante el Procedimiento de selección

10.- Consentimiento de la buena pro


En concordancia con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y a su registro en el SEACE. Culminado el acto de consentimiento de la buena pro, el comité de selección o el comité de selección permanente, devolverá de manera inmediata el Expediente de Contratación, incluyendo todo lo actuado, del Procedimiento de Selección a la DLO/JGA, según corresponda. Para ejecutar los actos destinados a la formalización del contrato a través de los Operadores Logísticos y el (la) Especialista Legal. Nota: Artículo 64° RLCE


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5.5.2.1. ETAPAS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN

LICITACIÓN PÚBLICA

LICITACIÓN PÚBLICA

Convoca en el SEACE

2.- Registro de participantes

3.-Formulacion de consultas y

observaciones

4.- Absolución de consultas y

observaciones, integración de bases

5.-Presentacion de ofertas

6.- Evaluación de ofertas

7.- Calificación de ofertas

22 dias

Admisibilidad Rechazo de

oferta

FIN

7 dias

10 dias

INICIO

1.-Convocatoria

8.- Otorgamiento de la Buena Pro.

Registro en el SEACE

CONCURSO PÚBLICO

ADJUDICACION SIMPLIFICADA

CONCURSO PÚBLICO

Convoca en el SEACE


3.-Formulación de consultas y

observaciones



5.-Presentación de ofertas

6.-Calificación de ofertas

7.- Evaluación de ofertas

22 dias

7 dias

10 dias

INICIO

FIN

1.-Convocatoria



ADJUDICACIÓN SIMPLIFICADA

INICIO

Convoca en el SEACE


3.-Formulacion de consultas y

observaciones



5.-Presentacion de ofertas

6.-Evaluacion y calificación de

ofertas

FIN

2 DIAS

2 DIAS

3 DIAS

1.-Convocatoria

Registro en el SEACE7.- Otorgamiento de

la Buena Pro.


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SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

CONSULTORES INDIVIDUALES

COMPARACION DE PRECIOS

COMPARACIÓN DE PRECIOS

INICIO

4.- Selección de menor propuesta.

1.- Elaboración de informe.


Registro

FIN

3.-Obtencion de cotización.

2.- Remite solicitud de cotización.

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

INICIO

Apertura de ofertas y periodo de Lances

FIN

Verificación de servicios comúnes

Otorgamiento de la Buena Pro.

Registro de participantes y

presentación de ofertas

Convocatoria

SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES

INICIO

Convoca en el SEACE


3.-Recepciona expresión de interés

FIN

4.- Califica y evalúa

1.-Convocator ia

Registro en el SEACE5.- Otorgamiento de

la Buena Pro.


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CONTRATACIÓN DIRECTA

5.6. EJECUCION CONTRACTUAL

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ETAPAS EJECUCION CONTRACTUAL

1. Etapa Pre Contractual 2. Etapa Contractual 3. Etapa Pos Contractual

INICIO

FIN

CONTRATACIÓN DIRECTA

INICIO

3. Aprobación de contratación directa

4.- Convocatoria SEACE

2.Complemente informe legal

5.invitación y verificación

1.- Elaboración de informe técnico

6.Otorgamiento de la buena Pro

FIN



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5.6.1. FLUJOGRAMA ETAPA PRE CONTRACTUAL


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5.6.2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ETAPA PRE CONTRACTUAL


1.-Recibe ExC., verifica el consentimiento de la buena pro y fiscalización posterior

Operador Logístico/JAG

Recibe ExC, verifica que la buena pro este consentida o administrativamente firme. Procede con la verificación posterior, solicita confirmacion de la veracidad y/o exacitud del contenido del documento presentado por el postor ganador, informe y de corresponder acto resolutivo Nota: Articulo 64° y 136° RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

2.-Presentación y revisión de documentación presentado por el postor adjudicado

Postor/Operador Logístico/JAG

El postor debe cumplir con remitir los documentos para el perfeccionamiento de contrato, considerando los plazos establecidos la Ley y su RLEC. En caso no presente el postor los documentos, el Operador Logistico/ JAG, gestiona la perdida de la buena pro, y de haber postor que haya quedado en segundo lugar, este es notificado para la presentación de documentos, entendiéndose que su propuesta no modifica el valor estimado. En caso se encuentre observaciones, se requiere al postor la subsanación de acuerdo a los plazos establecidos en el RLCE. En caso, no se tenga segundo postor, queda declarado desierto. Nota: Articulo 139° y 141° RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

3.- Verificación de condiciones


Condiciones; ¿El procedimiento de selección, requiere contrato?. SI: Elabora proyecto de contrato y deriva

para revisión al Especialista Legal de ULO


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NO: Elabora y gestiona la orden pertinente (compra o servicio), procede a gestionar el registro SIAF para el registro en el SEACE y la notificación respectiva al área usuaria y postor. Nota: Articulo 137, 138 y 141° RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

4.-Registro en el SEACE y notificación al postor


Con el registro SIAF, procede al registro de la orden de compra o servicio al SEACE, obtiene reporte de transferencia MEF. Registro: - Orden de compra y servicio, firman

DLO/Operador Logistico – JAG/DE - Reporte de transferencia MEF

Nota : Articulo 141° RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes. Directiva N° 003-2020-OSCE/CD

5.-Preparación y revisión de proyecto de contrato

Operador Logístico/JAG/

Especialista Legal ULO

Operador logistico, prepara proyecto de contrato. Especalista Legal de ULO, revisa y verifica cumplimiento normativo, legal y administrativo, deriva a DLO para el visto y trámite respectivo. Nota : Artículo 138° RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

6.-Verificación y trámite para firma de contrato

DLO/JAG El DLO/JAG, procede a visar el contrato y deriva a OAD/DE para firma respectiva del contrato.

7.- Suscripción de contrato

OAD/DE

Proceden a revisar y a suscribir el contrato. Deriva DLO/JAG para los trámites que correspondan. Nota: Resolución Jefatural 017-2020-MINAGRI-SENASA, en adelante las vigentes.

8. Gestionar con postor suscripción de contrato y notificación


Operador Logistico/JAG, gestionan la firma de contrato con el postor adjudicado, firmado el contrato entrega una original.


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Remite vía electrónica al área usuaria el contrato firmado u orden de compra o de servicio, según corresponda.

9.- Registra en el SEACE, transferencia MEF


Registro en la plataforma del seace, se debe obtener el reporte de transferencia MEF. Registra contrato en el SIGA Logística. Registro: Reporte de transferencia MEF Nota: Directiva N°003-2020-OSCE/CD


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5.6.3. FLUJOGRAMA ETAPA CONTRACTUAL


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5.6.4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ETAPA CONTRACTUAL


1.- Seguimiento de la contratación


El Operador Logístico/JAG, al plazo de entrega y de ejecución, mantiene coordinación con el Responsable de Almacén y Responsable del Área Usuaria, respecto al cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato; plazo de entrega o plazo de ejecución según corresponda. En caso de bienes; comunica vía correo electrónico al responsable de almacén para el seguimiento de la orden en el SIGA. En caso de servicios; remite vía correo electrónico la orden, para su seguimiento y supervisión respectiva al área usuaria. El Operador Logístico/JAG, debe realizar el seguimiento al cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato, de presentarse solicitudes de modificación al contrato deberá proceder conforme al RLEC. Nota: Artículo 157°al 160° del RLEC, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

2.-Recepción, verificación y conformidad.

Responsable de Almacén/ JAG/ Área Usuaria

El responsable de la recepción de las órdenes de compra es el Encargado - Responsable de Almacén/JAG, tratandose de órdenes de compra de bienes especializados deberá participar en la recepción el Área Usuaria. El responsable de la verificación y conformidad de los bienes, es el Área Usuaria. El responsable de la supervisión y verificación de la culminación del servicio es el Área Usuaria. El área usuaria debe verificar las


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condiciones establecidas en el TDR, órden de servicio o contrato, debiendo de exigir al postor adjudicado la presentación del informe detallado para su validación y conformidad posterios. La recepciona de las órdenes de compra y/o contrato, debe realizarse verificando que las especificaciones técnicas se encuentren detalladas. Los bienes que de acuerdo a su naturaleza, deben de ingresar directamente al área usuaria por razones de conservación y/o preservación lo harán con autorización del DLO y verificación del Responsable del Almacén Central / JAG. En caso los bienes por su especificaciones y/o condiciones contractuales sean entregados directamente en las sedes desconcentradas de la entidad , el Encargado - Responsable de Almacén, previamente deberá verificar en las instalaciones del proveedor, antes de la distribución de los bienes a efectos de elaborar los documentos de constatación física de los bienes adquiridos para su derivación. ¿Es conforme? SI: El Encargado – Responsable de Almacén/ JAG, remite al Operador Logístico la Guía de Remisión debidamente firmada, indicando fecha y hora de recepción. El área usuaria procede al trámite de la conformidad. NO: El Encargado – Responsable de Almacén/ JAG, comunica al área usuaria, a fin de que proceda con el seguimiento y cumplimiento de las condiciones contractuales, de corresponder aplicará; penalidades, verificará solicitudes de modificación del contrato o tramitará resolución de contrato.


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Nota : Artículo 161° al 168° del RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes. PRO-ULO-07-Recepción, Custodia y Distribucion de Bienes.

3.-Otorgamiento de la Conformidad.

Área Usuaria

El área usuaria o de quien se indique en los documentos del procedimiento de selección, es responsable de otorgar la conformidad de la recepción y verificación de las órdenes de compra y asimismo de las órdenes de servicio, según corresponda. El área usuaria, remite mediante documento el informe de la conformidad del bien o servicio, al DLO, quien a su vez derivará al Operador Logístico para el trámite de pago y archivo respectivo. El Operador Logístico, con la conformidad otorgada, comunicará vía correo electrónico al postor adjudicado para la presentación de los documentos necesarios para el trámite de pago. Nota : Artículo 168° del RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

4.- Preparación de expediente para trámite de pago

Operador Logístico/JAG /

DLO

Prepara Expediente para pago y remite a DLO para trámite de pago, adjuntando orden de compra o de servicio, conformidad, factura, guia de remisión, contratos, etc.

5.- Trámite de pago DLO

DLO, remite expediente de pago a Control Previo, para revisión y visación respectiva, luego expediente es derivado a Contabilidad, revisado deriva a Tesorería.


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5.6.5. FLUJOGRAMA ETAPA POS CONTRACTUAL


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5.6.6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ETAPA POST CONTRACTUAL


1.- Solicitud del área usuaria de contrato complementario

Área Usuaria / OAD/ DE

El área usuaria o la ULO remite solicitud debidamente sustentado. OAD/ DE deriva a ULO/JAG para revisar posibilidad de contratación complementaria. Nota: Artículo 174° del RLEC, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

2.-Gestión de solicitud del área usuaria.

Operador Logístico/

JAG/DLO/UPP

Procede a revisar la posiblidad de la contratación complementaria. Comunica al Contratista fin de solicitar la aceptación a preservar las condiciones que dieron lugar a la adquisición o contratación. ¿Acepta? SI: Se gestiona ante UPP la verificación y aprobación del CCP. NO: No se realiza contratación

complementaria. UPP, verifica y de corresponder aprueba CCP o reserva presupuestaria, en caso de no se aprube CCP o reserva presupuestaria, no se realiza contratación complementaria. Nota : ArtÍculo 174°del RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

3.-Sustento de la contratación complementaria

Operador Logístico /JAG/DLO

Remite informe técnico legal y proyecto de Resolución Directoral y de adenda de contrato complementario a OAD/DE En caso no se apruebe, no se realiza contratación complementaria. Nota :


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ArtÍculo 174° del RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

4.- Aprobación de contratación complementaria

OAD/DE

Verifica y de corresponder aprueba contratación complementaria con la emisión de la Resolución Directoral y la suscripción de la adenda del contrato complementario. ArtÍculo 174° del RLCE, y demás pertinentes de acuerdo a Ley y las normas vigentes.

5.- Suscripción de adenda por el contratista

Operador Logístico / JAG

Coordina con contratista la firma de adenda de contrato y procede al registro en el SEACE.

6. REGISTROS

- REG-ULO-05-A Especificaciones Técnicas Mínimas.

- REG-ULO-05-C Términos de Referencia para la contratación de servicios.

7. ANEXOS

No aplica


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REG-ULO-05-A

REQUERIMIENTO No…………-202____ ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA CONTRATACION DE BIENES

PROYECTO / UBG

PRODUCTO

META

RESPONSABLE

SOLICITANTE

UNIDAD / SUB DIRECCION

OFICINA / DIRECCIÓN

I. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. DENOMINACION DE LA CONTRATACION Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del (los) bien (es) a ser contratado (s)

2. FINALIDAD PÚBLICA

Describe el interés público que se persigue satisfacer con la contratación

3. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la determinación de la necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento

4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) específico(s) de la contratación. Si se tiene más de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. La descripción de los objetivos debe permitir al proveedor conocer claramente qué beneficios pretende obtener la Entidad mediante la adecuada ejecución de las prestaciones.


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- Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratación. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".

- Objetivo Específico: Los objetivos específicos deben señalar con mayor precisión y detalle los propósitos concretos que se deben alcanzar. Estos objetivos constituirán una guía para el contratista en la ejecución de las prestaciones y una pauta de supervisión para la Entidad.

5. CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DE LOS BIENES A CONTRATAR

5.1 DESCRIPCION Y CANTIDAD DE BIENES

Deberá especificarse detalladamente el alcance de la información relacionada con las EETT, de acuerdo a la

naturaleza de los bienes a ser contratados, precisando la cantidad exacta o aproximada de bienes a requerirse.

En caso se prevea el suministro de bienes, se debe indicar la cantidad de bienes por cada entrega.

Se deberá indicar que todos los bienes sean nuevos, sin uso, a menos que la Entidad haya previsto aceptar

bienes usados, en cuyo caso deberá verificarse que esta decisión no trasgreda los principios de Eficiencia, Vigencia Tecnológica o Razonabilidad, y que, además, maximice el valor de los fondos a ser utilizados.

En caso el área usuaria establezca que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje,

instalación y/o puesta en funcionamiento, todas estas prestaciones serán consideradas como integrantes de la prestación principal.

En los casos que corresponda, deberá indicarse expresamente si la prestación principal consistente en la entrega

suministro de bienes, conlleva la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación, soporte técnico, capacitación y/o entrenamiento, o actividades afines.

Señalar los bienes similares al objeto de la contratación

5.2 CARACTERISTICAS TECNICAS

Indicar las características o atributos técnicos que debe cumplir el bien para satisfacer la necesidad de la Entidad. Así tenemos entre las más usuales:

Dimensiones: Forma, tamaño, medidas, peso, volumen, etc. Material, texturas, color (por ejemplo: cuero, tela de algodón, madera, metal, fierro, melamine etc.)

Composición (química, nutricional, entre otras). Tensión, corriente, potencia, rendimiento, velocidad máxima alcanzable, etc. Unidad de medida

Presentación del bien: Empaque (bolsa, caja, sixpack, etc) y cantidad de bienes o productos por unidad de empaque.

Asimismo, en atención a la naturaleza o tipo de bien y las condiciones existentes en la Entidad, se podrá exigir, según corresponda, características referidas a los siguientes aspectos técnicos: Año de fabricación mínimo del bien. Fecha de expiración. Repuestos

Accesorios Condiciones que debe reunir para su almacenamiento Compatibilidad con algún equipo o componente

Software que se requiere para su funcionamiento


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En caso que se haya aprobado el respectivo procedimiento de estandarización, indicar el documento a través del cual se dio la aprobación, así como la marca o tipo particular, el modelo, el número de parte, la procedencia, entre otros datos definidos en el proceso de estandarización aprobado.

5.3 REQUISITOS SEGÚN LEYES, REGLAMENTOS TÉCNICOS, NORMAS METROLÓGICAS Y/O SANITARIAS, REGLAMENTOS Y DEMÁS NORMAS

El área usuaria deberá identificar si existen reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten aplicables de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

De existir algunos de estos documentos, deberá incorporarse en las EETT aquellos requisitos técnicos que allí se

señalan, indicándose expresamente de dónde provienen tales requisitos.

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e

internacionales, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.


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Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en las EETT la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

Dependiendo de la naturaleza y tipo de bien, podrá consignarse las normas técnicas que resulten aplicables.

De optarse por considerar Normas Técnicas, corresponde indicar el código y versión, título o nombre y, de ser necesario, el campo de aplicación u objeto y la descripción de la norma técnica requerida.

5.4 IMPACTO AMBIENTAL

Para la contratación de bienes se tendrá en consideración criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos. Así, por ejemplo, las Entidades podrán exigir el cumplimiento de

los Límites Máximos Permisibles (LMP)

En caso que a través de un Reglamento Técnico se establezca el cumplimiento de normas referidas a la sostenibilidad ambiental, deberá incorporarse en las EETT los requisitos técnicos que este señale, indicando expresamente de

dónde provienen tales requisitos, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.4.

5.5 CONDICIONES DE OPERACIÓN

De ser el caso, se deberán señalar o precisar cuáles son las condiciones normales o estándar bajo las cuales tiene que operar o funcionar el bien. En tal sentido, deberá indicarse el rango o tolerancia de parámetros, tales como:

temperatura, altitud, tiempo, humedad relativa, frecuencia, resistencia de materiales, electricidad, vibraciones, potencia, voltaje, presión, entre otros.

Las condiciones de operación se dan, entre otros, en los siguientes bienes:

Equipos de medición, interruptores, transformadores, motores, etc. Equipos accionados por motores y estaciones o puntos de control, etc. Equipos para bombeo de agua y saneamiento, etc.

Equipos de cómputo, servidores, sistemas de comunicación, etc. Equipos médicos. Equipos de diversos tipos (equipos hidráulicos, radares, equipos de extinción de incendios, dispositivos

electrónicos, etc.) Máquinas de diversos tipos (grúas, vehículos de transporte de diversos tipos, tractores, montacargas,

retrocargadora, excavadoras, compactadores, etc.)

Un subsistema (por ejemplo, una fuente de alimentación, generadores de energía eléctrica, etc.) Cilindros de diversos tamaños.


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5.6 EMBALAJE Y ROTULADO

De ser el caso, se debe precisar si la prestación comprende el embalaje y/o rotulado de los bienes solicitados.

5.6.1 Embalaje

La naturaleza de los bienes, el modo del envío y las condiciones climáticas durante el tránsito y en destino, determinan

el embalaje requerido. De ser el caso, debe indicarse claramente el tipo de embalaje o detalle técnico del mismo, en los cuales será empaquetado o envuelto el bien de manera temporal, pensando en su manipulación, transporte y almacenaje.

Al respecto, es necesario establecer la diferencia entre:

Embalaje primario o envase: Es el lugar donde se conserva la mercancía; está en contacto directo con el producto.

Embalaje secundario: Protege al embalaje primario y generalmente se descarta en el momento del uso (no

cumple una función ligada directamente al uso). Los tipos de embalaje secundario más habituales son la caja de madera, caja de plástico, caja con tapa, cartón ondulado, cesta, estuche, saco de papel, entre otros.

Embalaje terciario: es el que está destinado a soportar grandes cantidades de embalajes secundarios, a fin de

que estos no se dañen o deterioren en el proceso de transporte y almacenamiento entre la fábrica y el consumidor final.

5.6.2 Rotulado

El rotulado tiene por objeto suministrar información sobre las características particulares de los productos, su forma de elaboración, manipulación y/o conservación, sus propiedades, su contenido, su fecha de expiración, limitaciones a su comercialización, entre otros.

En ese sentido, dependiendo de la naturaleza de los bienes y las condiciones climáticas, entre otros, corresponde señalar el tipo de rotulado, su detalle técnico y la información que debe contener.

5.7 MODALIDAD DE EJECUCION CONTRACTUAL

De acuerdo al alcance de la prestación, se puede establecer como modalidad de ejecución contractual la de llave en mano, en virtud de la cual el proveedor ofrece los bienes, su instalación y puesta en funcionamiento.


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5.8 TRANSPORTE

Cuando la prestación incluya el transporte, la Entidad podrá considerar lo siguiente:

Dependiendo de la naturaleza de los bienes, el modo del envío, distribución y las condiciones climáticas, podrá establecerse el tipo y condiciones de transporte requerido. En dicho caso debe señalarse el medio de transporte a ser utilizado, las características mínimas de los vehículos de transporte, el personal mínimo que será requerido

para la carga y descarga de los bienes, entre otros aspectos.

El medio de transporte debe contar con la documentación necesaria para su circulación y reunir las condiciones de seguridad, de acuerdo a la naturaleza de los bienes a ser transportados. Asimismo, puede exigirse la adopción

de medidas necesarias, tales como contratar seguros, servicios de carga y descarga, entre otros, que aseguren la entrega de los bienes en las condiciones requeridas.

5.9 SEGUROS

De ser el caso, se deberá precisar el tipo de seguro que se exigirá al proveedor, la cobertura, el plazo, el monto de la

cobertura y la fecha de su presentación (a la suscripción del contrato, al inicio de la prestación, entre otros), tales como: seguro de transporte, de accidentes personales, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

5.10 GARANTIA COMERCIAL

De preverse la garantía comercial, deberá indicarse lo siguiente:

Alcance de la garantía: Contra defectos de diseño y/o fabricación, averías o fallas de funcionamiento, o pérdida

total de los bienes contratados, entre otros supuestos que deben ser especificados, ajenos al uso normal o habitual de los bienes y no detectables al momento que se otorgó la conformidad.

Condiciones de la garantía: Indicar el procedimiento a utilizar para hacer efectiva la garantía y la prestación a la

que se obliga el proveedor de hacerse esta efectiva.

Período de garantía: Por tiempo (meses o años) o en virtud a una condición particular de uso del bien.

Inicio del cómputo del período de garantía: A partir de la fecha en la que se otorgó la conformidad al bien u otra

aplicable al objeto de la contratación.


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5.11 DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS

En función a la naturaleza de los bienes a adquirirse, corresponde a la Entidad evaluar si requerirá la existencia de disponibilidad de servicios y repuestos en el mercado, teniendo en cuenta el avance tecnológico.

De corresponder, indicar el período mínimo de disponibilidad de servicios y repuestos, el mismo que debe ser

razonable con la vida útil de los bienes a ser contratados. Asimismo, indicar la cantidad mínima de concesionarios o talleres autorizados con capacidad de suministro de repuestos, teniendo en cuenta el lugar donde se usará el bien y su alcance local o nacional, entre otros.

5.12 PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL

Entre otras, se podrán considerar como prestaciones accesorias, las siguientes:

5.12.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

De preverse, la Entidad debe indicar las características del mantenimiento preventivo, la programación, el procedimiento, los materiales a emplear, el lugar en donde se brindará el mantenimiento, entre otros.

5.12.2 SOPORTE TECNICO

De preverse, la Entidad debe precisar el tipo de soporte técnico requerido, el procedimiento, el lugar donde se brindará el soporte, el plazo en que se prestará el soporte, el tiempo máximo de respuesta, el perfil mínimo

del personal que brindará dicho soporte, entre otros.


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5.12.3 CAPACITACION Y/O ENTRENAMIENTO

Se considerará prestación accesoria a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en un periodo posterior a la entrega del bien.

De preverse como prestación accesoria la capacitación y/o entrenamiento, deberá indicarse el tema

específico, el número de personas a quienes estará dirigido, el momento y/o plazo en que se realizará, la duración mínima (horas), el lugar de realización, el perfil del expositor, el tipo de certificación que otorgará el proveedor, entre otros.

5.13 LUGAR Y PLAZO DE EJECUCION DE LA PRESTACION

5.13.1 Lugar

Señalar la dirección exacta donde se efectuará la entrega de los bienes, debiendo precisar el distrito, provincia y departamento, así como alguna referencia adicional que permita su ubicación geográfica.

En caso se establezca más de un lugar de entrega, se recomienda incorporar un cuadro de distribución de lugares de

entrega. De preverse la entrega fuera de las instalaciones de la Entidad, como es el caso de una agencia de transporte, instalaciones o almacén de terceros u otros, se deberá precisar si el proveedor asumirá el flete, gastos de almacenaje, gastos de aduana, entre otros.

En el caso de contratar bienes de procedencia extranjera, de acuerdo al alcance de la prestación, se podrá consignar la aplicación de valores EXW, FOB, CIF, DDP u otro Incoterm.

5.13.2 Plazo

Señalar el plazo máximo de la prestación expresado en días calendario, pudiendo indicar, además, el plazo mínimo para realizar la prestación. Para establecer el plazo mínimo y máximo de ejecución de las prestaciones, se debe tener en cuenta la información de mercado, tales como el plazo de importación de productos, desaduanaje y preparación

para su entrega, etc.

Asimismo, indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente de la formalización del contrato (sea por suscripción del documento contractual o recepción de la orden de compra, según

corresponda) o del cumplimiento de un hecho o condición determinados.


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En caso se establezca que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o puesta en funcionamiento, se entenderá que estas prestaciones formarán parte del plazo de la prestación principal, pudiendo establecerse al interior del mismo los plazos para cada una de estas actividades.

En el caso de suministro de bienes, además deberá precisarse el número de entregas y su periodicidad en el correspondiente cronograma de entrega.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias.

6. REQUISITOS Y RECURSOS DEL PROVEEDOR

6.1. Requisitos del proveedor

De ser el caso, deberá precisarse si el proveedor requiere contar con una autorización, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar la prestación.


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6.2. Recursos a ser provistos por el proveedor

En el supuesto que la contratación de bienes incluya otras prestaciones, tales como adecuación, montaje, instalación, capacitación y/o entrenamiento, soporte técnico, mantenimiento preventivo, entre otros, se podrá establecer lo

siguiente:

La cantidad mínima de personal que necesitará el proveedor para ejecutar dichas prestaciones, el perfil detallado que corresponde a cada integrante del personal solicitado, así como el cargo, puesto o rol y responsabilidad que

asumirá cada integrante.

Para establecer el perfil de cada integrante del personal, se tendrá en cuenta:

Formación académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de

una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función a las prestaciones que se van a

ejecutar.

De preverse, se debe precisar el título de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico requerido.

Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. De preverse experiencia mínima del personal, debe indicarse la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años.

Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza de las prestaciones a ejecutarse, se podrá exigir que el personal cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado a dicha prestación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el t iempo mínimo de duración, entre otros.

7. OTRAS CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCION DE LA PRESTACION

7.1. OTRAS OBLIGACIONES

7.1.1. Otras obligaciones del contratista

Se deberá precisar que el contratista es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizará, sea directamente o a través de su personal, debiendo responder por la ejecución de la

prestación.

Indicar, de ser necesario, otras obligaciones que serán asumidas por el contratista, que tengan incidencia directa en la ejecución de las prestaciones.

7.1.2. Otras obligaciones de la Entidad

Indicar, de ser necesario, las obligaciones que asumirá la Entidad durante la ejecución de la prestación.

En esta sección se podrá listar los recursos y facilidades que la Entidad brindará al contratista para la ejecución de las prestaciones por parte del contratista.


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7.2. ADELANTOS

De ser necesario, se podrá indicar si la Entidad otorgará adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deberá

exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original.

7.3. SUBCONTRATACION

De ser el caso, se deberá indicar si resulta procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a su cargo, de ser así, deberá señalar el respectivo porcentaje, el cual no podrá exceder del 40% del monto total del

contrato original.

De resultar procedente la subcontratación, se deberá señalar que el contratista es el único responsable de la ejecución total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratación son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deberá precisar que el subcontratista debe estar inscrito en

el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.

7.4. CONFIDENCIALIDAD

De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información a la que se tenga acceso y que se encuentre relacionada con la prestación, quedando prohibido revelar dicha información a terceros.

En tal sentido, el contratista deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad en materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, así como la que se genera durante la ejecución de las prestaciones y la información producida una vez que se haya concluido

las prestaciones. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el contratista.

7.5. MEDIDAS DE CONTROL DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL

En función a la naturaleza de los bienes y la necesidad, la Entidad podrá determinar medidas de control (visitas de supervisión, inspección, entre otros), a ser realizadas durante la ejecución del contrato, es decir, en la entrega de los bienes y/o en otro momento previsto durante la ejecución contractual. Las medidas de control tienen por

finalidad verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato.

De preverse, se deberá indicar en las EETT si estas serán programadas o inopinadas, cuántas serán como mínimo, quién las realizará (personal de la Entidad y/o a través de terceros), dónde se realizará, cuándo se realizará (en

caso de ser programadas), cuál será el alcance de las mismas (si se utilizará alguna normativa para su realización), si incluirá la toma de muestras y la realización de pruebas o ensayos, entre otros. En el caso que las medidas de control previstas incluyan la realización de pruebas o ensayos, se debe precisar la información necesaria para su

realización, conforme a lo señalado en el numeral 5.11.1.

Asimismo, debe considerarse aspectos relativos al desarrollo de las medidas de control, para lo cual se indicará con claridad:

Áreas que coordinarán con el proveedor: Señalar las áreas o unidades orgánicas con las que el proveedor coordinará sus actividades.

Áreas responsables de las medidas de control: Señalar el área o unidad orgánica responsable de las

medidas de control previstas en la entrega de los bienes y/o en otro momento durante la ejecución contractual.

Área que brindará la conformidad: Señalar al área o unidad orgánica responsable de emitir la conformidad.

De acuerdo al Artículo 168 del Reglamento de la Ley de Contrataciones; La recepción y conformidad es

responsabilidad del área usuaria. En el caso de bienes, la recepción es responsabilidad del área de almacén y la conformidad es responsabilidad de quien se indique en los documentos del procedimiento de selección. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien verifica, dependiendo


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de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.

Se debe tener presente que el área usuaria es responsable de la existencia, estado y condiciones de utilización de

los bienes.

7.6. CONFORMIDAD DE LOS BIENES

7.6.1. ÁREA QUE RECEPCIONARÁ Y BRINDARÁ LA CONFORMIDAD

7.6.2. PRUEBAS O ENSAYOS PARA LA CONFORMIDAD DE LOS BIENES

En función a la naturaleza de los bienes, se podrá requerir la realización de pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes entregados, con el fin de que se verifique el cumplimiento de las EETT.

En dicho caso, se deberá indicar la relación de pruebas o ensayos requeridos para la conformidad del bien, la cantidad de muestras a ser ensayadas que deberán ser entregadas por el contratista, los parámetros de aceptación, quién realizará las pruebas o ensayos, quién asumirá el gasto de las pruebas

o ensayos y la periodicidad con que estas se realizarán (en el caso de suministro).

Adicionalmente, en caso corresponda, precisar el personal de la Entidad que participará en dichas pruebas, así como quién asumirá el gasto por el traslado del personal.

La Entidad podrá solicitar adicionalmente al contratista la presentación de una muestra dirimente, a fin de que se pueda corroborar los resultados de las pruebas o ensayos de la muestra original.

7.6.3. PRUEBAS DE PUESTA EN FUNCIONAMIENTO PARA LA CONFORMIDAD DE LOS BIENES

En caso la prestación conlleve la puesta en funcionamiento del bien, indicar la relación de pruebas de puesta en funcionamiento que deben realizarse sobre el bien, precisándose quién realizará las pruebas y los parámetros de aceptación.

Las pruebas de puesta en funcionamiento deberán realizarse de acuerdo a las recomendaciones del fabricante, según sea el caso.

7.7. FORMA DE PAGO

Deberá precisarse que el pago se realizará después de ejecutada la prestación y otorgada la conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea condición para la entrega de los bienes. Este último supuesto debe ser sustentado por la Entidad.

Tratándose de suministros, deberá señalarse que el pago se realizará por cada prestación parcial (entrega), luego de otorgada la conformidad correspondiente a cada entrega.


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7.8. FORMULA DE REAJUSTE

Indicar, de ser necesario, la fórmula de reajuste, para lo cual se deberá tener en consideración lo siguiente:

En los casos de contratos de ejecución periódica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrán considerar fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a la variación del Índice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI,

correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago.

Cuando se trate de bienes sujetos a cotización internacional o cuyo precio esté influido por esta, no se aplicará la limitación del Índice de Precios al Consumidor a que se refiere el párrafo precedente. En dicho caso, no

corresponde establecer una fórmula de reajuste, pues el reajuste estará dado por la variación del precio al que se cotiza el bien en el mes en que se efectuará el pago, para lo cual es necesario se prevea la forma en que se comprobará la variación del precio.

No se podrán establecer fórmulas de reajuste cuando las propuestas deban ser expresadas en moneda extranjera, a menos que se trate de bienes sujetos a cotización internacional o cuyo precio esté influido por esta. En dicho caso, el reajuste estará dado por la variación del precio al que se cotiza el bien en el mes en

que se efectuará el pago, para lo cual es necesario se prevea la forma en que se comprobará la variación del

precio.

7.9. OTRAS PENALIDAD APLICABLES

Indicar, de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberán ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratación, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del

monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse, conforme a lo establecido en el artículo 163 del Reglamento.

Para establecer estas penalidades, se recomienda elaborar un listado detallado de las situaciones, condiciones,

etc., que serán objeto de penalidad, los porcentajes o montos que le corresponden aplicar en cada caso, así como también, la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de los incumplimientos.

7.10. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

Indicar el plazo máximo de responsabilidad del contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes ofertados (expresado en años), el cual no deberá ser menor de un (1) año contado a partir de la conformidad

otorgada. Se podrá establecer un plazo menor para bienes fungibles y/o perecibles, siempre que su naturaleza no se adecúe a este plazo.


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II. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN Según corresponda al objeto de la contratación;

Fuente: Guía Práctica No 5 OSCE

III. ANEXOS

En esta sección se deberá adjuntar la información adicional que se considere relevante para la elaboración de las EETT. Por ejemplo, de ser el caso, deberá adjuntarse el Informe Técnico de Estandarización y su respectiva Resolución de

aprobación, el Informe Técnico Previo de Evaluación de Software, los documentos que acrediten la declaración de viabilidad, entre otros. Protocolo sanitario de prevención para evitar el contagio de la corona virus (covid-19) y deslinde de responsabilidades en caso de hechos fortuitos.

Bienes similares.

SOLICITANTE:

_________________________________________

Firma

Nombre:

Cargo:

RESPONSABLE:

_________________________________________

Firma

Nombre:

Cargo:


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REG-ULO-05-C

REQUERIMIENTO No………-202__ TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

PROYECTO / UBG

PRODUCTO

META

RESPONSABLE

SOLICITANTE

UNIDAD / SUB DIRECCION

OFICINA / DIRECCIÓN

I. TERMINOS DE REFERENCIA

6. DENOMINACION DE LA CONTRATACION

Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del servicio a ser contratado

7. FINALIDAD PÚBLICA

Describe el interés público que se persigue satisfacer con la contratación

8. ANTECEDENTES

Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la determinación de la

necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de contratación del servicio


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9. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) específico(s) de la contratación. Si se tiene más de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. La descripción de los objetivos debe permitir al proveedor conocer claramente qué beneficios pretende obtener la Entidad mediante la adecuada ejecución de las prestaciones.

- Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados

a la necesidad de la contratación. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".

- Objetivo Específico: Los objetivos específicos deben señalar con mayor precisión y detalle los propósitos concretos

que se deben alcanzar. Estos objetivos constituirán una guía para el contratista en la ejecución de las prestaciones y una pauta de supervisión para la Entidad.

10. CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DEL SERVICIO A CONTRATAR 10.1 DESCRIPCION Y CANTIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR

- Deberá especificarse el alcance del servicio a realizar.

- En los casos que corresponda, deberá indicarse expresamente si la prestación principal conlleva la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, soporte técnico, capacitación o actividades afines.

- En caso que se haya aprobado el respectivo procedimiento de estandarización, indicar el documento a través del

cual se dio la aprobación, así como la marca o tipo particular u otros datos definidos en el proceso de estandarización aprobado.

- Asimismo, señalar los servicios similares al objeto de la contratación

10.2 ACTIVIDADES

Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas que llevará a cabo el proveedor mediante utilización de recursos humanos (personas que intervienen en la prestación del servicio).

En tal sentido, corresponde describir con precisión las actividades, acciones o tareas, definiendo secuencia y

articulación, a fin de que se pueda identificar su contribución en el logro de los objetivos de la contratación.

Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir, analizar, redactar, presentar, supervisar, etc.


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10.3 PROCEDIMIENTO

De acuerdo a la naturaleza del servicio, la Entidad podrá señalar el procedimiento que debe emplear el proveedor en alguna o algunas de las actividades previstas para la realización del servicio.

10.4 PLAN DE TRABAJO

Es una herramienta de planificación y gestión que permite programar el trabajo durante el tiempo de ejecución del

servicio. El plan de trabajo debe contener la relación secuencial de actividades que permitan alcanzar las metas y objetivos trazados, indicando los recursos que serán necesarios, las dificultades que pueden encontrarse, los sistemas de control, así como el cronograma y la designación de responsables.

Al respecto, de acuerdo a la naturaleza del servicio, se podrá requerir la presentación de un plan de trabajo, para lo cual deberá delimitarse el contenido, condiciones y la oportunidad de su entrega.

10.5 REQUISITOS SEGÚN LEYES, REGLAMENTOS TÉCNICOS, NORMAS METROLÓGICAS Y/O SANITARIAS, REGLAMENTOS Y DEMÁS NORMAS

El área usuaria deberá identificar si existen reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten aplicables de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

De existir algunos de estos documentos, deberá incorporarse en los TDR aquellos requisitos técnicos que allí se

señalan, indicándose expresamente de dónde provienen tales requisitos.

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.


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Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

Dependiendo de la naturaleza del servicio, podrá consignarse las normas técnicas que resulten aplicables.

De optarse por considerar Normas Técnicas, corresponde indicar el código y versión, título o nombre y, de ser necesario, el campo de aplicación u objeto y la descripción de la norma técnica requerida.

10.6 IMPACTO AMBIENTAL

Para la contratación de servicios se tendrá en consideración criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental,

procurando evitar impactos ambientales negativos. Así, por ejemplo, las Entidades podrán exigir el cumplimiento de los Límites Máximos Permisibles (LMP).

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e

internacionales referidas a la sostenibilidad ambiental, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.

Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas referidas

a la sostenibilidad ambiental, previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

10.7 SEGUROS

Indicar de ser procedente, el tipo de seguro que se exigirá al proveedor, la cobertura, el plazo, el monto de la cobertura y la fecha de su presentación (a la suscripción del contrato, al inicio de la prestación, entre otros), tales como el seguro

de accidentes personales, seguro de deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

10.8 PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL

Entre otras, se podría considerar como prestaciones accesorias, las siguientes:

10.8.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

De preverse, la Entidad deberá indicar las características del mantenimiento preventivo, la programación, el procedimiento, los materiales a emplear, el lugar en dónde se brindará el mantenimiento, entre otros.

10.8.2 SOPORTE TÉCNICO

De preverse, la Entidad debe precisar el tipo de soporte técnico requerido, el procedimiento, el lugar donde se brindará el soporte, el plazo en que se prestará el soporte, el tiempo máximo de respuesta, el perfil mínimo del

personal que brindará dicho soporte, entre otros.


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10.8.3 CAPACITACION Y/O ENTRENAMIENTO

Se considerará prestación accesoria a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad que deba realizarse en un periodo posterior al término de la ejecución del servicio.

De preverse como prestación accesoria la capacitación y/o entrenamiento, deberá indicarse el tema específico, el número de personas a quienes estará dirigido, el momento y/o plazo en que se realizará, la duración mínima (horas), el lugar de realización, el perfil del expositor, el tipo de certificación que otorgará el proveedor, entre

otros.

10.9 LUGAR Y PLAZO DE PRESTACION DEL SERVICIO

LUGAR

Señalar la dirección exacta donde se ejecutarán las prestaciones, si el lugar es propuesto por la Entidad, debiendo precisar el distrito, provincia y departamento, así como alguna referencia adicional que permita su ubicación geográfica. En caso se establezca que las prestaciones se van a realizar en varios lugares, se recomienda incorporar

un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar.

En caso el servicio sea ejecutado en las instalaciones del contratista o en otro lugar que este deba proporcionar, consignarlo de esa forma. En este último caso, de requerirse que las instalaciones que proporcione el contratista para

la realización del servicio, cuenten con determinadas características mínimas, estas serán detalladas conforme al numeral 11.2.2.

PLAZO

Señalar el plazo de prestación del servicio expresado en días calendario.

En los casos que corresponda, se podrá indicar el plazo máximo de prestación del servicio expresado en días calendario, pudiendo indicar, además, el plazo mínimo para realizar la prestación. Para establecer el plazo mínimo y

máximo de ejecución de las prestaciones se debe tomar como referencia la información de mercado.

Asimismo, indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente de la formalización del contrato (sea por suscripción del documento contractual o recepción de la orden de servicio, según

corresponda) o del cumplimiento de un hecho o condición determinados.

En caso se prevea que, para el inicio del servicio, el contratista deba realizar en forma previa, la entrega de bienes y servicios o la realización de otros trabajos de implementación (instalaciones, adecuaciones, configuración, pruebas,

entre otros), deberá precisarse además el plazo que corresponda a dichos trabajos. Asimismo, se recomienda la suscripción de un Acta en la que se deje constancia de la fecha en que culminaron los trabajos de implementación y de inicio del servicio.


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En el caso de servicios de ejecución periódica, además debe indicarse el plazo para el cumplimiento de las prestaciones parciales

En el caso de servicios de ejecución única o continuada, podrá establecerse plazos al interior del plazo de ejecución con la finalidad que la Entidad pueda ejercer control del cumplimiento y/o avance del servicio.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias.

10.10 RESULTADOS ESPERADOS

Tras la contratación de un servicio se espera la recepción de las prestaciones correspondientes al mismo, es decir, el desarrollo de las actividades o trabajos conforme a las características y condiciones previstas en los TDR, en

tanto ello permitirá satisfacer la necesidad para lo cual se contrató. No obstante, en algunos casos el avance de los trabajos, el resultado de los trabajos parciales o el trabajo concluido por el proveedor se puede plasmar en la presentación de entregables o productos.


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De ser ese el caso, se recomienda incluir una sección que contenga la relación de los entregables que debe presentar el proveedor, detallando el número de entregables, el contenido de cada entregable, los plazos de presentación y, de ser el caso, señalar cantidades, calidad, características y/o condiciones relevantes para cumplir

con cada entregable.

Asimismo, en caso corresponda que el proveedor presente informes o documentos como parte de los entregables, se podrá señalar el medio en que serán presentados, así por ejemplo podrán ser presentados físicamente o en

medios magnéticos (CD, USB, etc).

Tratándose de entregables sucesivos que requieran la aprobación del entregable anterior para su ejecución y entrega, se recomienda que se precise el plazo con el que contará la Entidad para verificar o revisar los mismos y

otorgar su aprobación.

En el caso de servicios de ejecución periódica, se deberá detallar los entregables que correspondan a cada prestación parcial.

En el caso de servicios de ejecución única o continuada, se deberá detallar con claridad el entregable que permite

satisfacer la necesidad. Asimismo, podrá establecerse la presentación de entregables durante la ejecución del servicio que permitan ejercer el control del cumplimiento y/o avance del servicio.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado los entregables que corresponda a la prestación principal y a la prestación accesoria.

11. REQUISITOS Y RECURSOS DEL PROVEEDOR

11.1 REQUISITOS DEL PROVEEDOR

Precisar las características o condiciones mínimas que debe cumplir el proveedor, sea persona natural o persona jurídica.

De ser el caso, deberá precisarse si el proveedor requiere contar con una autorización, registro u otros documentos

similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar la prestación.


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11.2 RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR

11.2.1 EQUIPAMIENTO

A. EQUIPAMIENTO ESTRATÉGICO

B. OTRO EQUIPAMIENTO

De ser el caso, señalar el listado de bienes y servicios que el proveedor deberá brindar para llevar a cabo el servicio.

11.2.2 INFRAESTRUCTURA ESTRATEGICA (solo servicios en general)

De ser el caso, señalar el requerimiento de la infraestructura mínima el proveedor deberá brindar para llevar a cabo el servicio.

11.2.3 PERSONAL

1. PERSONAL CLAVE

a. ACTIVIDADES

b. PERFIL DEL PERSONAL

Para establecer el perfil de cada integrante del personal, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Formación académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del

desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio que se pretende contratar.


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De preverse, se debe precisar el título de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico requerido.

Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el

tiempo. De preverse experiencia mínima del personal, debe indicarse la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años.

Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza de las prestaciones a ejecutarse,

se podrá exigir que el personal cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado al servicio objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el tiempo mínimo de duración, entre otros.

12. OTRAS CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCION DE LA PRESTACIÓN

12.1 OTRAS OBLIGACIONES

12.1.1 OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El contratista es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizará, sea directamente o a través de su personal, debiendo responder por el servicio brindado.

Indicar, de ser necesario, otras obligaciones que serán asumidas por el contratista, que tengan incidencia directa

en la ejecución del servicio.

12.1.2 RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD

De ser el caso, listar los recursos y facilidades que la Entidad debe brindar al proveedor. El listado incluirá la información, bienes o servicios necesarios para llevar a cabo el servicio. Por ejemplo, instalaciones oficinas, vehículos, equipos de comunicación, equipos de impresión, sistema de telecomunicaciones, etc.


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12.1.3 OTRAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

12.2 ADELANTOS

De ser necesario, se podrá indicar si la Entidad otorgará adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deberá

exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original.

El adelanto puede establecerse en servicios de ejecución única, continuada o periódica, en tanto la finalidad del adelanto es otorgar liquidez al contratista para facilitar la ejecución de las prestaciones en las condiciones y

oportunidad pactadas en el contrato.

En el caso de servicios de ejecución única se recomienda no establecer pagos parciales debido a que la satisfacción de la necesidad se produce con la recepción del servicio y/o, según sea el caso, de su respectivo entregable, por lo

que este puede financiarse con la entrega de un adelanto al contratista.

12.3 SUBCONTRATACION

De ser el caso, se deberá indicar si resulta procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a su

cargo, de ser así, deberá señalar el respectivo porcentaje, el cual no podrá exceder del 40% del monto total del contrato original.

De resultar procedente la subcontratación, se deberá señalar que el contratista es el único responsable de la ejecución

total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratación son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deberá precisar que el subcontratista debe estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.

12.4 CONFIDENCIALIDAD

De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información a la que se tenga acceso y que se encuentre relacionada con la prestación, quedando prohibido revelar dicha información a terceros.

En tal sentido, el contratista deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad en

materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, así como la que se genera durante la ejecución de las prestaciones y la información producida una vez que se haya concluido las prestaciones. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes,

recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el contratista.

12.5 PROPIEDAD INTELECTUAL

De corresponder, se deberá precisar que la Entidad tendrá todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos sin limitación, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas respecto a los productos o

documentos y otros materiales que guarden una relación directa con la ejecución del servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de la ejecución del servicio.

A solicitud de la Entidad, el contratista tomará todas las medidas necesarias, y en general, asistirá a la Entidad para

obtener esos derechos.

12.6 MEDIDAS DE CONTROL DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL

En función a la naturaleza de los servicios y la necesidad, la Entidad podrá determinar medidas de control (visitas de supervisión, inspección, entre otros), a ser realizadas durante la ejecución del contrato, es decir, durante el desarrollo


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del servicio. Las medidas de control tienen por finalidad verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato.

De preverse, se deberá indicar en los TDR si estas serán programadas o inopinadas, cuántas serán como mínimo,

quién las realizará (personal de la Entidad y/o a través de terceros), dónde se realizará, cuándo se realizará (en caso de ser programadas), cuál será el alcance de las mismas (si se utilizará alguna normativa para su realización, entre otros).

Asimismo, debe considerarse aspectos relativos al desarrollo de las medidas de control, para lo cual se indicará con claridad:

Áreas que coordinarán con el proveedor: Señalar las áreas o unidades orgánicas con las que el proveedor

coordinará sus actividades.

Áreas responsables de las medidas de control: Señalar el área o unidad orgánica responsable de las medidas de control previstas durante el desarrollo del servicio y/o en otro momento durante la ejecución contractual.

12.7 CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN

Área que brindará la conformidad: Señalar al área o unidad orgánica responsable de emitir la conformidad: el área

usuaria del servicio y/o área técnica, de ser el caso.

De acuerdo al Artículo 168 del Reglamento de la Ley de Contrataciones; La recepción y conformidad es responsabilidad del área usuaria. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria,

quien verifica, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.

12.8 FORMA DE PAGO

Deberá precisarse que el pago se realizará después de ejecutada la prestación y otorgada la conformidad, salvo que,

por razones de mercado, el pago sea condición para la prestación del servicio. Este último supuesto debe ser sustentado por la Entidad.

En el caso de servicios de ejecución periódica podrá indicarse que el pago se realizará por cada prestación parcial.

La forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad a la prestación parcial, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada.

.

En el caso de servicios de ejecución única se recomienda establecer el pago en una sola oportunidad (sin considerar

pagos parciales) después de ejecutada la prestación, es decir, de recibido el servicio y/o, según sea el caso, su respectivo entregable que satisface la necesidad.

En el caso de servicios de ejecución continuada se debe indicar la periodicidad en que se efectuará el pago.

Asimismo, la forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad al servicio ejecutado en el periodo establecido, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada.


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12.9 FORMULA DE REAJUSTE

Indicar, de ser necesario, la fórmula de reajuste, para lo cual se deberá tener en consideración lo siguiente:

En los casos de contratos de ejecución periódica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrán considerar fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a la variación del

Índice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago.

No se podrán establecer fórmulas de reajuste cuando las propuestas deban ser expresadas en moneda

extranjera.

12.10 OTRAS PENALIDAD APLICABLES

Indicar, de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberán ser objetivas, razonables y

congruentes con el objeto de la contratación, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse, conforme a lo establecido en el artículo 163 del Reglamento.

Para establecer estas penalidades, se recomienda elaborar un listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los porcentajes o montos que le corresponden aplicar en cada caso, así como también, la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de los incumplimientos.

12.11 RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

Indicar el plazo máximo de responsabilidad del contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los

servicios ofertados (expresado en años), el cual no deberá ser menor de un (1) año contado a partir de la conformidad otorgada.


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II. REQUISITOS DE CALIFICACION Según corresponda al objeto de la contratación

Fuente: Guía Práctica No 5 OSCE

13. ANEXOS

En esta sección se deberá adjuntar la información adicional que se considere relevante para la elaboración de los TDR

y que no haya sido posible incluirla dentro de los mismos. Por ejemplo, en el caso de contratación de servicios de publicidad con medios de comunicación televisiva, radial o escrita, deberá adjuntarse el Plan de estrategia publicitaria, la descripción y justificación de las campañas institucionales y comerciales que se pretendan llevar a cabo y la propuesta

y justificación técnica de la selección de medios de difusión, conforme a lo requerido en la Ley Nº 28874, Ley que regula la Publicidad Estatal. Protocolo sanitario de prevención para evitar el contagio de la corona virus (covid-19) y deslinde de responsabilidades en caso de hechos fortuitos.

SOLICITANTE:

_________________________________________

Firma

Nombre:

Cargo:

RESPONSABLE:

_________________________________________

Firma

Nombre:

Cargo:

procedimiento: contratacion de bienes y servicios 05 1 …

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