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ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

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PROCEDIMIENTO:

ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS.

AUTORIZACIONES

Elaboró: Revisó: Autorizó:

C.P.A MIRNA PATRICIA AYALA PIÑEYRO

C.P RICARDO DE JESUS JUAREZ ARTEAGA

C.P.ADOLFO EDUARDO ORTIZ FLORES

© Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero

Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P. 89400

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CONTENIDO 1.- OBJETIVO----------------------------------------------------------------------------------------------------------3 2.- ALCANCE-----------------------------------------------------------------------------------------------------------3 3.- DEFINICIONES----------------------------------------------------------------------------------------------------3-4-5 4.- REQUISITOS-------------------------------------------------------------------------------------------------------6 5.- DESARROLLO ----------------------------------------------------------------------------------------------------6 6.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD-----------------------------------------------------------------------7-8 7.- FLUJORAMA-------------------------------------------------------------------------------------------------------9 8.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA---------------------------------------------------------------------------10 9.- REGISTROS--------------------------------------------------------------------------------------------------------10 10.- ANEXOS -----------------------------------------------------------------------------------------------------------11-13

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1.-OBJETIVO:

Dar servicio del suministro y contratación de los requerimientos de la Dependencia del R.

Ayuntamiento de Ciudad Madero, dando en tiempo y forma, así mismo utilizando correctamente

el presupuesto asignado al Municipio.

2.-ALCANCE:

Atender a las 48 Direcciones que son parte del Municipio de Ciudad Madero.

3.-DEFINICIONES:

Orden de Compra.- La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir

mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras

cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.

Contra Recibo.- Es un documento que indica la recepción en sucursal de facturas originales sin

ningún pago es decir, que le faltan pasos para que se realice el pago de las facturas, lo firman

el operador que entrega y el usuario que registra el contra recibo.

Contrato.- Contrato es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y acreedor.

Cada parte puede estar constituida por más de una persona, o sea que puede haber más de un

deudor y/o más de un acreedor vinculados por el contrato. Pertenecen al género de los actos

jurídicos, caracterizándose por ser bilaterales.

Adquisición.- La palabra adquisición es un término para expresar la compra que se realizó de

algo, un producto, un servicio, un inmueble, entre otras cuestiones de comprar.

Requisición.- Una requisición de compra es una autorización al Departamento de Compras con

el fin de abastecer bienes o servicios.

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Bienes.- Son aquellos que se adquieren en el mercado pero pagando un precio por ellos. Es

decir, son bienes materiales e inmateriales que poseen un valor económico y que, por ende,

son susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

Servicios.- Es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.

Investigación de Mercado.- La investigación de mercados es el proceso que comprende las

acciones de identificación, recopilación, análisis y difusión de información con el propósito de

mejorar la toma de decisiones de una compra.

Cuadro Comparativo.- El cuadro comparativo comparativo es un organizador de información,

que permite identificar las semejanzas y diferencias de dos o más eventos.

Activo Fijo.- Los activos fijos son las propiedades, bienes materiales o derechos que en el

curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión

de capital o patrimonio de una dependencia o entidad.

Resguardo.- Es la seguridad o la guardia que se pone en una cosa.

Expediente.- Contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo, las

pruebas, los análisis, gráficos de variaciones etc.

Presupuesto.- Es un documento que recoge las estimaciones de entrada y salida de recursos

monetarios para un determinado periodo, que gracias a este documento, es posible calcular y

plasmar en un registro cuánto dinero se requiere para desarrollar una acción o materializar un

proyecto.

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Cotización.- Acción y efecto de cotizar.

Adjudicación.- Acción de adjudicar o adjudicarse.

Licitación.- Es el procedimiento administrativo para la adquisición de suministros, realización

de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman

parte del Sector Público.

Concurso.- Es la participación en algún evento, como cuando se dice “se realizó el acto con el

concurso de autoridades

Suministro.- Es una acción en la cual se le provee a alguien de aquello que necesita.

Requerimientos.- Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de

un producto o servicio.

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4.-REQUISITOS: FORMATO DE REQUISIÓN

CONTRATO

INVESTIGACION DE MERCADO

PAPELERÍA GENERAL

ORDEN DE COMPRA

CONTRA RECIBO

MOBILIARIO

DOCUMENTO DE RESGUARDO DE LOS ACTIVOS FIJOS

5.-DESARROLLO.

No DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE DESCRIPCION

5.1 DEPENDENCIA O

SOLICITANTE ENTREGA LA REQUISICION

5.2 ASISTENTE RECIBE, REVISA Y ACUSA LA REQUISICION, COTIZA

LAS REQUISICIONES SOLICITADAS

5.3 DIRECTOR

DETERMINA EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN (CONCURSO, AJUDICACIÓN O LICITACIÓN). REVISA CON FINANZAS SI EXISTE

PRESUPUESTO, EN DADO CASO NO HAY PRESUPUESTO DA LA ORDEN DE ELABORAR OFICIO

5.4 JEFE DE DEPARTAMENTO ELABORA OFICIO Y UN CUADRO COMPARATIVO

5.5 DIRECTOR FIRMA OFICIO Y ENTREGA A DEPENDENCIA O

SOLICITANTE

5.6 JEFE DE DEPARTAMENTO ELABORA EL CONTRATO

5.7 JEFE DE DEPARTAMENTO

ELABORA LA ORDEN DE COMPRA,REGISTRA LA FACTURA, SE ELABORA EL CONTRA RECIBO Y

ENTREGA CONTRA RECIBO

5.8 PROVEEDOR VA LA DIRECCIÓN DE EGRESOS PARA LA

PROGRAMACIÓN DE PAGO Y EFECTUA EL PAGO

5.9 JEFE DE DEPARTAMENTO

REALIZA EL EXPEDIENTE (REQUISICIÓN, COTIZACIONES, ESTUDIO DE MERCADO, CUADRO COMPARATIVO, CONTRATO, ORDEN DE COMPRA,

CONTRA RECIBO, FACTURA)

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6.-RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

CARGO

NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

RESPONSABLE APOYA INFORMADO

ENTREGA LA REQUI

DEPENDENCIA O SOLICITANTE

ASISTENTE

JEFE DE DPTO.

DIRECTOR

RECIBE, REVISA Y ACUSA LA REQUISICION, COTIZA LAS

REQUISICIONES SOLICITADAS

DEPENDENCIA O SOLICITANTE

ASISTENTE

JEFE DEPTO

DIRECTOR

DETERMINA EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN (CONCURSO,

AJUDICACIÓN O LICITACIÓN). REVISA CON FINANZAS, EN CASO QUE NO HAY PRESUPUESTO DA ORDEN DE ELABORAR OFICIO

JEFE DE DPTO.

ASISTENTE

DIRECTOR

SE ELABORA UN CUADRO COMPARATIVO Y OFICIO

JEFE DE DEPTO.

ASISTENTE

DIRECTOR

ELABORA EL CONTRATO

JEFE DE DEPTO.

ASISTENTE

DIRECTOR

ELABORA LA ORDEN DE COMPRA,REGISTRA LA FACTURA, SE ELABORA EL CONTRA RECIBO

Y ENTREGA CONTRA RECIBO

JEFE DE DEPTO.

ASISTENTE

DIRECTOR

VA LA DIRECCIÓN DE EGRESOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE PAGO Y EFECTUA EL PAGO

JEFE DE DEPTO.

ASISTENTE

DIRECTOR

PROVEEDOR

REALIZA EL EXPEDIENTE JEFE DE DPTO.

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(REQUISICIÓN, COTIZACIONES, ESTUDIO DE MERCADO, CUADRO

COMPARATIVO, CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, CONTRA

RECIBO, FACTURA)

ASISTENTE

DIRECTOR

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7.- FLUJOGRAMA

SOLICITANTE ASISTENTE DIRECTOR JEFE DE DPTO.

PROVEEDOR

Inicio

Entrega de Requisición

Acusa de recibido

Recibe, revisa los requisitos

S I NO

A

Cotiza la requisición

B

B Determina el

procedimiento de

contratación y revisa con Finanzas

Elabora cuadro comparativo

Elabora contrato

Elabora de orden de compra

Elabora de contra recibo

D

Va a Egresos y programa pago

Existe presupu-esto

S I NO

Da la orden de elaborar oficio

C

Elabora oficio

D

E

E Firma oficio

C

F

F Entrega de oficio

G

G

Efectúa el pago

Realiza expediente

H

H

Fin A

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8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

DOCUMENTO RELACIONADOS

CODIGO

TITULO

TIPO DE DOCUMENTO

ORIGEN

LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA ELECTRONICO Página Web del

Municipio de Ciudad Madero

LEY DE TRANSPARENCIA PARA EL

ESTADO DE TAMAULIPAS ELECTRONICO

Página Web del Municipio de

Ciudad Madero

Ley de Adquisiciones para la Administración Publica del Estado de Tamaulipas y sus Municipios

FISICO Oficina de la Dirección de

Adquisiciones

LEY DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO

ELECTRONICO Página Web de la Cámara de

Diputados

9.-REGISTROS.

REGISTRO

CODIGO TITULO RESPONSABLE

LUGAR DE

CONSERVACION TIEMPO DE RETENCION

Libro de Registro de Requisiciones

DIRECTOR Oficina de

Adquisiciones 2 AÑOS

Carpeta de oficios Recibidos y Enviados

DIRECTOR Oficina de

Adquisiciones 2 AÑOS

SAC DIRECTOR Oficina de

Adquisiciones 2 AÑOS

Proveedor DIRECTOR Oficina de

Adquisiciones 2 AÑOS

Carpeta de activos fijos DIRECTOR Oficina de

Adquisiciones 2 AÑOS

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10.-ANEXOS

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