GESTIÓN DE PROYECTOS

• Los proyectos son tareas con características particulares:

Generalmente son complejos, únicos y con altos niveles de riesgo Con objetivos específicos Duración limitada y altos costos Están sujetos a requerimientos de calidad específicos Son importantes estratégicamente para las compañías que los ejecutan

• Los proyectos, usualmente, son parte integral del proceso de negocio. Antes de poder controlar todas las tareas en la que incurre un proyecto, es necesario definir una organización específica para este.

Definición de Proyecto

Ciclo de Proyectos (P.S)

Reportes

Realización

Liberación de grafos y

elementos PEP

Planificación de costos

Estructura Grafo - Operaciones

Estructura PEP

Cierres técnicos financieros y

contables

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Planificación demateriales y r. humanos

Planificación de equipos y

herramientasPresupuestación y control

presupuestal

Planificación de tiempos y ruta

crítica

Ingresos y costos del proyecto

Un elemento PEP significa Plan de la Estructura del Proyecto (Planing Element Project) y es un modelo del trabajo a realizar representando las diferentes actividades de un proyecto organizado en una estructura jerárquica, siendo una herramienta importante por que ayuda a mantener un resumen del proyecto.

El plan de la estructura del proyecto es la base operativa para otras etapas de la planificación de proyecto, por ejemplo, planificación de costos, programación y controlling del proyecto

Plan estructura proyecto

Estructura organizativa

Elemento PEP

Plan Estructurado del Proyecto (PEP)

Ingresos y Costos • Ingresos, Costos reales• Reportes: Plan Vs Real• Resultados: Ingresos vs

Costos

Fechas

• Fechas programadas• Fechas planeadas y reales

Datos financieros• Deudores• Acreedores

Planificación• Planificación de costos• Presupuestación

Comprometido• Solicitud de pedido• Pedido

Tareas periódicas• Recargos• Liquidación• Traslados de costos

7Abril

Indicadores y status

Parc. Lib.

Cerrado Parc. Lib.

Cerrado Planeado Libre Parc. Lib.

Libre AbiertoLibre Planeado

Factura

Factura

Elemento de imputación

Elemento de planif.

Elemento de fact.

Elemento de integración

ESTRUCTURA DE UN PROYECTO EN EJECUCION (CONTRATO)

Los elementos PEP pueden codificarse de acuerdo a las necesidades propias de la compañía, dando un significado como se muestra a continuación:

DIV.AA.NNN.F.AC

DIV. División del Área ComercialA Año de Inicio del Proyecto

N ConsecutivoF Fase

AC Actividad

Ejemplo: 02.06.017

Máscaras del proyecto

Estructuras de Proyectos

Def. De proyectos

Plan estructura proyecto Grafo

PresupuestoCostosIngresos

PlazosRecursosCostos de los recursos

Estructura organizativa Organización de procesos

Un grafo o red representa el flujo del proceso de un proyecto siendo un conjunto de operaciones relacionadas entre si, tanto las actividades individuales como las dependientes están representadas en la red. Los diferentes elementos PEP de un proyecto se pueden asignar o ligar de diferentes formas a los grafos, y sus interdependencias se representan gráficamente.

En la fase de ejecución de su proyecto, los grafos son el punto de partida para planificación, análisis y especificación, así como para el control y la supervisión de fechas, costos y recursos.

Estructura Grafos

Grafo

Organización de procesos

Grafo (Operaciones)

Prog. de fechas• Relaciones de ordenación• Restricciones• Holguras• Operaciones críticas

Actividad Interna• R. Humanos• Fechas• Costos directos y equipos

Controlling• Plan Vs Real

Actividad externa• Servicio• Fechas• Costos directos

Material (Componentes)• Materiales• Fechas• Costos, comprometido

Tareas periódicas• Recargos• Liquidación• Traslados

7Abril

Estructura del grafo

Grafo: Información general y su relación con PEP

Fechas y tiempos

Materiales

OperaciónComponentes

ELEMENTOS

Elementotrab. Propio : Personal Interno

Elementotrab. Externo: Servicios

Elementosde costos: Maquinaria y Equipos

COSTOS Y FECHAS

PLANEADOS

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Una vez estructurado un proyecto a través de elementos PEP y/o grafos es posible indicar fechas de inicio y fin del proyecto, logrando planear en fechas cada uno de los elementos del proyecto, por lo que así se puede tener una mejor administración de los proyectos por medio de gráficas de Gantt o de barras.

Existen representaciones gráficas de redes o mallas en los grafos utilizando relaciones de ordenación:

• Fin-Inicio • Inicio-Inicio • Fin-Fin • Inicio-Fin

Con las relaciones de ordenación es posible determinar Rutas Críticas y holguras de tiempos de una forma dinámica.

Planificación de Tiempos

Planeación de Costos

Estructura de Planeación

(PEP y Grafos)

Planeación directa de

valores (costos directos)

PlaneaciónDetallada por componentes

Planeación total del proyecto por

mes o año

Versiones de la planeación del

proyecto

Reportes comparativos

entre versiones plan y reales

Integración SAP - PS

SD

MM

FIAM

HR

CO

PM

QM

• Solicitud de pedido• Pedido• Entrada mercancía• Entrada de factura• Salida de mercancía• Servicios

• Orden• Facturación

• Calidad de materiales• Calidad de servicios• Rendimientos• Control desperdicios

• Orden• Recargo• Distribución de costos• Facturación de actividad

• Personal• Disponibilidades• Perfiles

• Entradas de facturas• Contabilidad• CxP - CxC• Activos fijos

• Orden de mantenimiento (Liquidación)

Aspectos de los Trabajos de Cierre

Liquidación

Distribucionesfinales de costos

Cierres•Contable•Técnico•Financiero