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CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

GIDE

CURSO:

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA



GIDE

¿Qué es una Auditoría?

CONCEPTOS INICIALES

Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las

demostraciones y registros administrativos. El Auditor

observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales

demostraciones, registros y documentos."



GIDE

¿Qué es una Auditoría?

CONCEPTOS INICIALES

“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse

formalmente a toda empresa, independientemente de su

magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en

donde se llega a considerar inoperante, su aplicación

debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.



GIDE

¿Qué es una Auditoría Administrativa?

CONCEPTOS INICIALES

“Es el examen metódico y sistemático que permite

evaluar en forma integral o parcial a una organización

con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o

desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales

de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente

(Entorno)”.



GIDE

AU

DIT

OR

ÍA A

DM

INIS

TR

AT

IVA

EMPRESA

PROCESO

A

PROCESO

B

PROCESO

C

RETROALIMENTACIÓN

APLICACIÓN

Auditoría Administrativa en Empresas que operan en base a función/proceso



GIDE

EMPRESA

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

APLICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

Auditoría Administrativa en Empresas que operan basadas en procesos



GIDE

Polígono de Tendencias

Cultura

Estrategia

Valores

Liderazgo Tecnología

Estructura

Rentabilidad

Capitalintelectual

Competenciascentrales



GIDE

Según William Leonard La Evaluación puede definirse como “un

examen completo y constructivo de la estructura organizativa de

una empresa, institución o departamento gubernamental; o de

cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de

operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y

materiales”.

CONCEPTOS INICIALES



GIDE

AUDITORÍA

Áreas a Revisar1.-Una o más funciones especificas.

2.- Departamento o Grupos de Departamentos.

3.- División o Grupo de Divisiones.

4.- Empresa como un todo. Proceso de

Evaluación

1.- Estudiar los elementos.

2.- Indagar problemas

3.- Hacer un diagnóstico detallado.

4.- Determinar finalidades y relaciones.

5.- Buscar deficiencias.

6.- Balance Analítico.

7.- Comprobar eficiencia .

8.- Determinar Alternativas.

9.- Precisar Soluciones.

10.- Aplicar el Método de Mejoramiento

Resumen:

Presentación

VigilanciaDiscusión Verbal de

Aspectos

Importantes

Informe Escrito

de Hallazgos y

Recomendaciones

Informe Final

CONCEPTOS INICIALES

Elementos a

Evaluar

1.- Visión y Misión.

2.- Objetivos y Planes.

3.- Estructura de la Organización.

4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos.

5.- Normas de Ejecución

6.- Talento Humanos y Recursos Físicos

7.- Métodos de Control.

8.- Medición de Resultados.



GIDE

Una Auditoría Administrativa es la

revisión analítica total o parcial de una

organización con el propósito de

conocer su nivel de desempeño y

perfilar oportunidades de mejora para

innovar valor y crear una ventaja

competitiva sustentable

CONCEPTOS INICIALES



GIDE

CONCEPTOS INICIALES



GIDE

ADMINISTRACIÓN

FASE I

Mecánica o

EstructuralOrganización

Planificación

FASE II

Dinámica o

Operativa

Dirección

Control

¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va a ser?

¿Cómo se va a hacer?

Ver que se haga

¿Cómo se ha realizado?

EL PROCESO ADMINISTRATIVO



GIDE

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacionalDivisión y distribución de funcionesCultura organizacionalRecursos humanosCambio organizacionalEstudios administrativosInstrumentos técnicos

PLANEACIÓN

VisiónMisiónObjetivosMetasEstrategias / tácticasProcesosPolíticasProcedimientosProgramasEnfoquesNivelesHorizontes

AdquisicionesAlmacenes e inventariosAsesoría externaAsesoría interna Coordinación Distribución del espacioExportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo MarketingOperacionesProveedores ProyectosRecursos financieros y contabilidadServicio a clientes Servicios generalesSistemas

DIRECCIÓN

LiderazgoComunicaciónMotivaciónGrupos y equipos de trabajoManejo del estrés, el conflicto y la crisisTecnología de la informaciónToma de decisionesCreatividad e innovación

CONTROL

NaturalezaSistemasNivelesProcesoÁreas de aplicaciónHerramientasCalidad

ELEMENTOS ESPECÍFICOSPROCESO ADMINISTRATIVO

Áreas de aplicación

CONCEPTOS INICIALES



GIDE

Clasificación de la Auditorías

CONCEPTOS INICIALES

La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado

hecho por una persona o firma independiente de capacidad

profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el

objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como

opera el sistema, el control interno del mismo y formular

sugerencias para su mejoramiento.

¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de

publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una

opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los

usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las

declaraciones del Auditor.



GIDE

Clasificación de la Auditorías

CONCEPTOS INICIALES

La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado

de un sistema de información de una unidad económica, realizado

por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando

técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular

sugerencias para el mejoramiento de la Organización.

¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son

hechas por personal de la empresa para que redunden en una

operación más eficiente y eficaz . Un auditor interno debe parecer

imparcial e independiente, aunque no siempre sea posible, puesto

que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta

Gerencia.



GIDE

1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA



GIDE

1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa




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Las técnicas de Auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:





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Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,

suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan las

conclusiones del auditor.

Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones de los auditores.

Competente: En la medida que sea consistente, convincente,

confiable y validada por el Auditor.

Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o

refutar un hecho en forma lógica y patente.

Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones,

conclusiones y recomendaciones de la auditoría.





GIDE

Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos

que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su

revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los

procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan

las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y

conclusiones incluidas en el informe correspondiente.

Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la

elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo y

la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar,

debidamente los trabajos desarrollados en cada revisión.





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Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los

procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así

como los resultados obtenidos.

Documentación Soporte: Son los documentos generados por las

operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se

anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos

observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos,

etc.).





GIDE

Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus

cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,

describiendo alcance de la misma y su significado.





GIDE





GIDE

Planificar:

Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar

planes secundarios para coordinar las actividades.

3.1) PLANES Y OBJETIVOS:

Según Stoner:

“Planificar indica que los Administradores piensen con

antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en

algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”.

2.- Desarrollo de la AdministrativaMETODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA



GIDE

JERARQUÍA DE

OBJETIVOS

JERARQUÍA

ORGANIZACIONAL

ALINEACIÓN DE

OBJETIVOS DE NEGOCIO

Y DESEMPEÑO

1.

Propó-

sito socioe-

conómico

2. Misión

3. Objetivos generales de la

organización (a largo plazo, estratégicos)

4. Objetivos generales más específicos

(por ejemplo, en áreas claves de resultados)

Casa Matriz

Accionistas

Presidencia

Vicepresidencias

7. Objetivos individuales

• Desempeño•Objetivos de Desarrollo Personal

Nivel Supervisorio

y Operativo

5. Objetivos de Gerencia

6. Objetivos de departamentos

Gerencias



GIDE

2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa

3.1) PLANES Y OBJETIVOS:

Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las empresas es

que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de

los principios de la organización.

Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la

organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un

cambio radical en su campo de actividades.

Evidencia 3: No se determinaron eficientemente los programas a

largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se

informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos

a la organización por temor a posibles fugas de información.




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3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:


Organizar:

Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.

Según Stoner:

“Es el Proceso para comprender a dos más personas para

que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito

de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”.




GIDE

Definición:

Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su

departamentalización, la descripción de las funciones de

cada unidad organizativa y como producto el diseño y

elaboración del Organigrama.



Definición de Organigramas:

Es un armazón, un esqueleto, una integración particular

especial y armónica de unidades estructurales de la

organización, las cuales mantienen una disposición de

interdependencia.




GIDE

Organigrama:____________

Mes, Año

________________________

_______________

12

3

4

5 6

78

109

Organigrama:____________

Mes, Año

________________________

_______________

12

3

4

5 6

78

109

EstructuralUnidad Organizativa

Línea de Mando

Apoyo Externo

Unidad de ApoyoComités

Mesas de

Trabajo

Unidad EstratégicasNivel Jerárquico

Relación FuncionalDescentralización



GIDE

PRESIDENCIA

Gerencia General

Áreade Producción

Área de Finanzas

Área de RecursosOtros

Servicios.(Estudios

de mercado, etc

Tecnología deLa Información

ServiciosJurídicos

Auditoria,ContabilidadY Asesoramientofiscal

Existes una relación Reciproca, constituida por competencia

y cooperación. (INTERDEPENDENCIA)

Organigrama de Racimo

Organigrama1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS



GIDE

Caso Venezolano:DBACCESS



GIDE


Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son

los Niveles Gerenciales ya que no delegan la “Autoridad Suficiente”

a los individuos calificados para ello,





GIDE

Definición de Políticas:

Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente que

establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.

3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:


Definición de Sistemas:

“Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados

formando una actividad para alcanzar un objetivo operando

sobre datos, energía y/o materia para proveer información, el

cual puede estar integrado con y por otros sistemas”.




GIDE

Definición de Procedimientos:

Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el

desenvolvimiento de las operaciones de la Empresa.



Definición de Manuales:

En esencia los manuales representan un medio de comunicar las

decisiones de la Alta gerencia, concernientes a organización,

políticas y procedimientos.




GIDE

Sección: Normas y Procedimientos

o Objetivo.

o Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido)

o Normas Específicas del procedimiento.

o Descripción de Acciones (Instrucciones).

o Diagramas de Flujo.

o Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas.

o Formularios / Pantallas.

o Glosario de Términos Específicos






GIDE

PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,

Plan / Do / Check / Action

En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe

P

1Estudiar el Proceso:• Que cambios son deseables?• Con qué datos se cuenta?

H

2 • Obtener respuestas al paso 1.• Efectuar el cambio o la prueba

V

3Observar efectos

A

4• Estudiar resultados• Revelar nuevo aprendizaje• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4,Basándose en los nuevosConocimientos.

Modelo Mejoramiento de procesos




GIDE


Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán

buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos

apropiados.

Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e

irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se

implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar

los procesos como medio para reducir los costos.





GIDE

3.4) El TALENTO HUMANO:

2.- Desarrollo de la Administrativa

Dirigir:

Conducir y motivar a todas las partes involucradas y

resolver conflictos.

Según Stoner:

“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de

los miembros de un grupo o una organización entera con

respecto a una tarea”.




GIDE


Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las

políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación

Patrono-Trabajador a través de un sistema de clasificación de

méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los

mismos sean eficaces.

En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y

externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc.

3.4) TALENTO HUMANO:




GIDE


3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:




GIDE

Talento




GIDE


Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos

Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en óptimo

funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos,

mobiliario, etc.

La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los

presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los

adecuados.

3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:




GIDE

3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:

2.- Desarrollo de la Administrativa

Controlar:

Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan

de acuerdo a los planes.

Según Stoner:

“Es el proceso para asegurar que las actividades reales se

ajustan a las actividades planificadas”.




GIDE

TÉCNICAS DE CONTROL

¿Ha sido

Alcanzado el

estándar?

Es aceptable

la variación?

¿Es aceptable

El Estándar?

Planificación

Proceso de Control

Objetivos Estándares

si

no

no

no

No hacer

nadaa

No hacer

nada

si a

Identificar

La causa

de variación

si b

Comparar

Desempeño

Real / estándar

Revisar

El Estándar

AcciónCorregir

El

Desempeñob

Medir

Desempeño

Reala

a



GIDE


Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado en

cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas,

Procedimientos, Costos, etc).

La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son

los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por

procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los

mismos.

3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:




GIDE

3.- Presentación del Informe

El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del Auditor,

en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y

recomendaciones.

Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones

básicas:


• Comunica los resultados de la Auditoría realizada.

• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y,

cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos

problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y

operaciones.



GIDE





GIDE


El borrador del Informe de Auditoría, debe ser redactado por el Jefe

del equipo de Auditoría y revisado por el supervisor asignado para

su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.


Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito

efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las

actividades objeto de la auditoría.

CONSIDERACIONES FINALES:

El trabajo de la Auditoría Administrativa no sería de utilidad, si no

se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas

en el informe.



GIDE



CONSIDERACIONES FINALES:

El acto de implementación de recomendaciones

debe ser dirigido por la alta dirección de la

entidad auditada, con el apoyo de un consultor

externo, si fuera el caso, a fin de establecer

mecanismos de evaluación continua, metódica y

detallada del aludido proceso.



GIDE

ESTUDIO DE CASOS

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD COMO

HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS

PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE UNA

AGENCIA DE VIAJES



GIDE

SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

REQUISITOS

1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008

MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y

MEJORA

AUDITORÍA

INTERNA

1.- Planificar un Programa de

Auditoría (importancia de los

procesos)

SEGUIMIENTO

Y MEDICIÓN

DE LOS PROCESOS

MEJORA

CONTINUA

1.- Seguimiento y medición del

Producto.

1.-Acción Preventiva ( previene la causa)

2.-Acción Correctiva (eliminan la causa)

f) Infraestructura (Espacio físico y equipos)a) Requisitos de la documentación (política de calidad)

b) Manual de la Calidad (Procedimientos documentados)

c) Control de los documentos (revisar y actualizar)

d) Gestión de los Recursos

(aumentar satisfación de los Clientes)

e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)

i) Propiedad del Cliente (Proteger los bienes)

g) Ambiente de Trabajo ( confort)

h) Procesos relacionados con el Cliente

(retroalimentación)

1- Planificar e Implementar procesos

2- Seguimiento y medición

2.- Control de producto no

conforme (no conformidad)

Describir cuales son los procesos que se realizan en el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes



GIDE

IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Defina el propósito

de la organización¿QUÉ HACER?

La organización debería identificar sus

clientes y otras partes interesadas, así

como sus requisitos, necesidades y

expectativas para definir los resultados

previstos por la organización.



GIDE


PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Defina las políticas y

objetivos de la

organización ¿QUÉ HACER?

Basándose en el análisis de los

requisitos, necesidades y expectativas,

establezca las políticas y objetivos de

la organización.



GIDE

ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN



GIDE


PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Determine los

procesos

en la organización ¿QUÉ HACER?

Determine los procesos necesarios

para alcanzar los resultados previstos.

Estos procesos incluyen gestión,

recursos, realización y medición y

mejora.



GIDE

ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN



GIDE

REGISTRO DE PROVEEDORES:


Número de Registro de Proveedor:

Razón Social de la Empresa:

Nombre de la Empresa:

(Razón Comercial)

Objeto de la Compañía:

REGISTRO DE PROVEEDORES

Favor llenar con la información las líneas dispuestas para cada dato requerido. Todos y cada uno de los campos son obligatorios



GIDE



Actividad Económica:

Dirección Fiscal:

(como aparece en el comprobante del RIF)

Dirección Comercial:

Número de Teléfono:

Número de Fax:

Correo Electrónico:



GIDE



RIF / NIT

Representante Legal de la Compañía:

Persona Contacto y Teléfono:

Número de Cuenta Bancaria:

(número de cuenta de 20 dígitos)

Sucursales de la Compañía:

Nota: toda la información de la planilla es requerida para la apertura del proveedor en el sistema. Los datos bancarios son

solicitados en caso para poder efectuar los pagos mediante transferencias bancarias.



GIDE



DOCUMENTOS REQUERIDOS

Favor enviar copias legiblesDocumentos Constitutivos y Estatutos Sociales *

Comprobante de RIF /NIT (con dirección fiscal) *

Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa *

Carta Bancaria o comprobante con detalle de número de cuenta de 20 dígitos *

Última Declaración del ISLR *

Solvencias del INCE, IVSS e Impuestos Municipales

Estados Financieros preferiblemente auditados

Lista de Empresas principales a las cuales prestan servicios



GIDE



GIDE


PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Defina los dueños

del proceso ¿QUÉ HACER?

Asigne la responsabilidad y autoridad

para cada proceso.

Establecer un “equipo de gestión del

proceso” que tenga una visión general

de todos los procesos, y que incluya a

representantes de cada uno de los

procesos que interactúan.



GIDE

Roles Responsabilidades Estimado de Horas Hombre

Pronosticador de Ventas

Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras

24 horas

Comprador Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra

72 horas

Almacenista Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén

3 horas

Roles Cargos Unidad de Adscripción


Coordinador de Procesos

Gerencia de Ventas / VP Ventas

Comprador Asesor de Compras

Gerencia de Compras / VP Administración

Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración



GIDE


PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Defina la

documentación

Del proceso

¿QUÉ HACER?

El propósito principal de la

documentación es permitir la

operación coherente y estable de los

procesos.



GIDE

Término y definiciones:

Calidad:

Grado en que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.

Requisitos:

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o

obligatoria.




GIDE


Trazabilidad:

Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización

de todo aquello que está bajo consideración.

No Conformidad:

Incumplimiento de un requisito.




GIDE


Acción Preventiva:

Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no

conformidad.

Acción Correctiva:

Acción tomada para prevenir que algo vuelva a producirse.




GIDE


Hallazgos de las Auditorías:

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,

recopilada frente a los criterios establecidos.

Control de Cambio:

En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un servicio

ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido

realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de crédito

al Proveedor.




GIDE


PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

Defina los requisitos

y seguimiento de

medición ¿QUÉ HACER?

Identifique los criterios de

seguimiento y medición para el

control y desempeño del proceso.

Especial atención en: Tasas de fallas

y frecuencia de incidentes.



GIDE

Documentación de Procesos


DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO

Proyecto: Nombre Proceso: Nombre Fecha de última actualización:

Autores: Nombre Apellido – Unidad de Adscripción



GIDE



Aprobaciones:

Nombre: Cargo: Firma: Fecha:

El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un representante de las áreas que intervienen en el mismo.



GIDE



1. OBJETIVO DEL PROCESO

Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar de forma resumida la misión y finalidad del proceso.

2. ALCANCE

Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el alcance mencionando:

a. Ámbito territorial b. Líneas de negocio c. Áreas de la Organización d. Productos o servicios a los que afecta el proceso e. Tipos de clientes f. Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso



GIDE



1. DEFINICIONES

Indique y defina los términos propios del proceso o aquellos relacionados con el mismo.

2. REGLAS DEL NEGOCIO

Especifique las Reglas de Negocio o Políticas Generales, que regulan el proceso para que se desarrolle efectivamente.



GIDE



1. ENTRADAS Y SALIDAS

Especifique las Entradas (inputs) y las Salidas (outputs) del Proceso, tales como: Información, Formatos, Reportes, Recursos, Materiales y Procesos, entre otros.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Describa la secuencia del proceso, mencionando las actividades a realizar, dando respuestas a las siguientes inquietudes: ¿Qué se hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿En dónde lo hace?, ¿Quién lo hace? y ¿Por qué lo hace?



GIDE



Actividad Responsable Recursos

1 Sistema o Aplicación que está involucrada en la actividad.

2

3

1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO

Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta mensualmente, el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.



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1. ROLES, CARGOS Y RESPONSABILIDADES

Especifique las Roles y Responsabilidades dentro del proceso, así como la asociación de Roles a los Cargos. Por ejemplo:

Roles Responsabilidades Estimado de Horas Hombre


Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras

24 horas

Comprador Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra

72 horas

Almacenista Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén

3 horas

Roles Cargos Unidad de Adscripción


Coordinador de Procesos

Gerencia de Ventas / VP Ventas

Comprador Asesor de Compras

Gerencia de Compras / VP Administración

Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración



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1. ACTIVIDADES DE CONTROL

Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como: Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones, entre otros.

Actividad Periodicidad Responsable Tipo de Control

Autom Manual

Autom Manual

2. SISTEMAS DE APOYO

Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como herramientas o aplicaciones de apoyo.



GIDE



1. IMPACTO FUNCIONAL

Indique los impactos de mayor relevancia en el proceso

Cambios Sustanciales Impacto Áreas Impactadas

Alto Medio Bajo

Alto Medio Bajo

Alto Medio Bajo

Alto Medio Bajo

Alto Medio Bajo

Alto Medio Bajo



GIDE



1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO

Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso: 11. l

11.1. Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas

11.2. Conversión de Archivos o Carga de Datos

11.3. Interfaces Requeridas

11.4. Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso

11.5. Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas deficiencias.



GIDE





GIDE

Matriz de Responsabilidades:

LEYENDA: Responsabilidad directa XX

Responsabilidad indirecta X



GIDE

Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.

Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los

los procedimientos que causaron dichos

resultados.



GIDE

Enrique Benjamín Franklin:

“El gran reto acerca de crear el futuro no espredecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuroque sea verosímil: el futuro que podemos crear.Para ese efecto, las nuevas herramientas deestrategia tienen que echar raíces porqueno se puede crear el futuro utilizando las viejasherramientas de estrategia.

El esfuerzo que realiza para crear un punto de vistasobre el futuro y una estrategia para manejar elcambio, representa la capacidad de desarrollarun sentido profundo de discontinuidades paracrear una jerarquía de imaginación”.



GIDE

Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.

Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los

los procedimientos que causaron dichos

resultados.



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