Planificación de ventas y

operaciones“UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ”

Escuela Profesional de INGENIERIA INDUSTRIALPlaneamiento y control de la producción

INTRODUCCIÓNLos planes estratégicos de la compañía y los planes de negocio más específicos que se derivan de aquellos, especificarán la mezcla de producto y servicio que la empresa debe buscar, e indicarán también los cambios planeados en la penetración del mercado, en la aproximación al mercado, y en otros aspectos clave del negocio. Sin embargo, los planes estratégicos y de negocio tienden a ser demasiado generales para especificar las necesidades en materia de recursos o el momento en que éstos se requieren, e incluso resultan de naturaleza tan amplia que no permiten coordinar de manera apropiada los planes de acción y los recursos necesarios para varias de las funciones clave de la empresa, incluyendo operaciones, marketing/ventas, finanzas, tecnología de información y recursos humanos.

1.1. PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES

La actividad de PV&O rara vez se utiliza para la programación real de la actividad de producción. En lugar de ello, su propósito principal consiste en planificar y coordinar recursos, incluyendo el tipo, la cantidad y la pertinencia de los mismos. En consecuencia, el horizonte temporal de la PV&O casi siempre es dictado por el momento futuro en que la empresa requerirá contar con un estimado de las necesidades de recursos, con el objetivo de actuar apropiadamente para garantizar su disponibilidad.

De manera más específica, la PV&O tiende a ser una fuente importante para la planificación de:

1. Niveles de inventario

2. Flujo de efectivo

3. Necesidades de recursos

humanos

a. Número de

personas

b. Niveles de

habilidad

c. Tiempo en que se necesitan

d. Programas

de entrenamien

to

4. Necesidades

de capital5. Niveles de producción

6. Planificación

de la capacidad

(por ejemplo, equipo)

7. Actividades de ventas y marketing

a. Promocion

es de ventas

b. Publicidad

c. Fijación de precios

d. Introducci

ón de nuevos

productose.

Expansión de

mercados

1.2. DISEÑO GENERAL DE LA PLANIFICACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES

En la PV&O, los productos y/o servicios suelen acumularse o agregarse en líneas o “familias” de artículos (de ahí el origen del término “planificación agregada”). El determinante clave radica en agrupar productos o servicios que utilizarán recursos similares. Esto tiene sentido cuando se observa que la función de la actividad es planificar recursos. Ejemplos de planes que pueden impactar la demanda incluyen:

campañas de

promociónpromocion

escambios de precio

movimientos

estratégicos hacia nuevos

mercados

movimientos en

contra de la

competencia

desarrollo de nuevos productos

nuevos usos de

los productos actuales.

1.3. MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES

Al desarrollar la PV&O, el principal objetivo es establecer decisiones sobre el volumen de ventas, las metas del servicio al cliente, los ritmos de producción, los niveles de inventario y los pedidos pendientes. Para lograr este proceso es importante que ventas, marketing, operaciones, finanzas y desarrollo de productos trabajen en conjunto, guiados por el plan estratégico y por la visión de futuro de la empresa.Una vez que el proceso de planificación estratégica se culmina en una empresa, por lo general el resultado se utiliza para realizar un plan de negocios, el cual casi siempre se expresa en términos financieros.

1.4. ESTRATEGIAS PARA PLANIFICACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES

Aunque tal vez en este momento contamos ya con una “visión” de los requerimientos de producción y de la manera en que éstos se “ajustan” a las ventas, necesitamos desarrollar planes más específicos en cuanto a la forma como el plan se cumplirá del modo más efectivo y eficiente.

Métodos de análisis de disyuntivasEl objetivo general de desarrollar una buena PV&O consiste en encontrar la “mejor” alternativa para alinear los recursos y cumplir la demanda esperada bajo ciertas condiciones de operación. A menudo “mejor” significa un intento por maximizar las utilidades de la compañía, pero pueden establecerse otras condiciones para definir el término en el contexto del plan estratégico de la empresa. Ejemplos de dichas condiciones pueden ser:• Intentar satisfacer toda la demanda esperada del cliente.• Intentar minimizar la inversión en inventarios.• Intentar minimizar el impacto adverso en las personas,

acompañado muchas veces por volatilidad de la fuerza de trabajo a causa de despidos frecuentes.

Suelen emplearse tres categorías generales de métodos. Éstas son:• Nivelación: En este método de planificación se establece un nivel

determinado de recursos, lo cual implica que la demanda fluctuará alrededor de su disponibilidad o, en su defecto, se harán intentos por alterar los patrones de demanda para que se ajusten de manera más efectiva a los recursos establecidos.

• Seguimiento: Este método representa el otro extremo, ya que no busca alterar la demanda, sino los recursos. De hecho, en un entorno “puro” de seguimiento los recursos se incrementan o reducen de manera continua, ajustándose a una demanda que fluctúa bajo las condiciones normales del mercado.

• Combinación: Este método es, por mucho, el más común. Como indica su nombre, las compañías que utilizan este método “mezclan y ajustan”, alterando la demanda y los recursos de manera que se maximice el desempeño según sus criterios establecidos, que incluyen utilidades, inversión en inventarios e impacto sobre la gente.

1.5 BALANCE DE RECURSOS EN LA PLANIFICACIÓN DE VENTAS Y OPERACIONES

Casi todas compañías tienen a su disponibilidad diversas opciones para llevar a cabo la planificación de recursos. En general, todas estas alternativas se engloban en dos categorías.1)Se enfoca en el lado de la oferta (operaciones) para intentar cambiar el suministro de producción. 2)Se concentra en el lado de la demanda (marketing y ventas) en un intento por alterar los patrones de demanda para ajustarlos al resultado de la producción.

○ Estrategias internas (se concentran en las operaciones, es decir, en el lado de la oferta):• Contratar y despedir• Trabajadores temporales• Tiempo extra/Tiempo de inactividad.• Subcontratación. • Inventario.• Cartera de pedidos. • No atender la demanda.• Modificación de las tasas de producción.

Estrategias externas (se enfocan en el cliente para alterar los ritmos de demanda); incluyen:• Fijación de precios. • Promociones.• Publicidad.•Reservaciones.•Ofertas en “paquetes”.

1.6 ASPECTOS CUALITATIVOSEl enfoque cuantitativo descrito en páginas anteriores se concentra básicamente en un aspecto: El financiero. El análisis siguiente resume algunos de los aspectos cualitativos:1. El factor “humano”.- Algunos de los métodos que hemos venido comentando implican la “manipulación” de personas en la operación. La más obvia es el uso de despidos y/o contrataciones, así como la autorización de tiempos extra.• Los despidos suelen tener un impacto sobre la moral de las personas.• La contratación también tiene sus implicaciones.• La utilización de trabajadores temporales también puede ocasionar ciertos problemas.

2. El Factor “Cliente”.- El modelo prácticamente asume que las acciones que afectan al cliente (cambios de precio, promociones, etcétera) pueden emprenderse sin ningún impacto permanente. Sin embargo, es posible que tales acciones generen impresiones de largo plazo en los clientes o en los clientes potenciales; Incluso algunos aspectos que suelen considerarse operativos (cartera de pedidos y desabasto planificado) pueden tener un impacto en el cliente y en los hábitos de compra.3. El Factor Pronóstico.- Una de las características más importantes de los pronósticos es que siempre debe considerárseles incorrectos. Es por este motivo que un bueno modelo de pronóstico debe presentar tanto el pronóstico como el estimado de error.

4. Factores Del Entorno Externo.- Regularmente existen restricciones o presiones provenientes del entorno externo a la organización, mismas que limitarán o por lo menos impactarán la capacidad de crear un PV&O ideal. Algunas de las más comunes incluyen:• Regulaciones contractuales o actividades de sindicatos que puedan restringir la capacidad de obtener el número apropiado de personal con las habilidades correctas. • Las regulaciones gubernamentales, en especial las que tienen relación con temas de medio ambiente, salud, y seguridad, pueden tener impacto tanto sobre los costos como sobre los recursos.• Las fuerzas competitivas en el mercado siempre pueden impactar la demanda.

1.7 ALGUNOS ASPECTOS DEL ENTORNO EMPRESARIAL

Resulta evidente que existen muchos aspectos a considerar cuando se diseña el método que se empleará en este nivel de planificación. Estos aspectos incluyen el nivel de detalle (nivel de agregación) y la longitud del horizonte de planificación. A continuación un breve resumen:• Nivel de Detalle.- El primer problema en este sentido consiste en determinar en qué términos deberá darse la agregación de tiempo: semanas, meses, trimestres o alguna otra unidad de tiempo. Por regla general, para precisar las unidades de agregación de tiempo lógico es recomendable vincular ésta con la volatilidad existente en el mercado que la compañía atiende.

• Horizonte De Tiempo.- El siguiente factor a considerar es qué tan a futuro deberá desarrollarse el plan. Por ejemplo, si el recurso en cuestión es la fuerza laboral, debemos saber cuánto tiempo nos tomará contratar y capacitar (de ser necesario) a los trabajadores requeridos. Lo mismo sucede por lo que concierne al equipo: ¿cuánto tiempo nos llevará obtener e implementar algún cambio necesario en el equipo? Al tomar estas determinaciones es preciso contar con algunas ideas respecto de las condiciones presentes, por ejemplo:• Flexibilidad de la fuerza de trabajo actual. • Flexibilidad del equipo actual. • Facilidad de obtención de capital y tiempo necesario para obtenerlo. Casi todos los cambios de recursos (especialmente cuando implican su incorporación) requerirán financiamiento, y la compañía debe saber cómo lo conseguirá y cuánto tiempo le llevará obtenerlo.

RESUMENEste tema aborda los métodos para desarrollar estrategias de mediano plazo para la mejor utilización de los recursos destinados a cumplir la demanda esperada de los clientes. Existen tres métodos básicos: nivelación, seguimiento y combinación; de cada uno de ellos se derivan su estrategias que pueden aplicarse en distintos entornos, dependiendo de en cuál se ajustan mejor. El factor clave estriba en reconocer que la planificación a este nivel debe concentrarse en desarrollar el “mejor” plan para la utilización de los recursos, y no en planificar una producción específica.