planificación de objetivos y metas en una asociación empresarial

04/2008 Planificación de Objetivos y Metas

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Planificación de Objetivos y Metas en una Asociación Empresarial

Pasos

Estructuras

Resultados


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Precondición

• La cámara, la directoria y el director ejecutivo, los consultores

están dispuestos a elaborar un Plan de Objetivos y Metas en grupo con la ayuda de moderadores / consultores externos– presionarlos no ayuda– ellos tienen que sufrir, sentir la necesidad de

tal forma que

“En verdad, nadie sabe lo que la cámara quiere!”


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Elementos organizacionales

• Participantes– presidente, directores, otros asociados

interesantes / interesados /cualificados / que tienen un “futuro” en la cámara, directores ejecutivos, consultores

– número total: entre 8 y 15 personas

• Reuniones– 5 reuniones de 3 horas– intervalos de 2 semanas– normalmente de 16 a 19 horas


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Elementos organizacionales

• Metodologías– Metaplan, visualización, discusiones

• Materiales– para Metaplan, retroproyector, literatura,

identificaciones personales con nombres etc.....

• Salón– con suficiente espacio en las paredes– si posible sin mesas– sillas colocadas en semicírculo– sin ruidos de la calle / del escritorio


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Pasos 1 y 2

• Presentación de los participantes (tarjetas)• Presentación de la metodología Metaplan

– uso de los marcadores, como escribir en las tarjetas, tipos de letras (mayúscula / minúscula), colores etc....

• Recolección de las expectativas– sirve como test, de la utilización correcta de

las reglas del metaplan (“usted puede leer su propia tarjeta?”)

– lectura de las tarjetas– discusión breve sobre las observaciones


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Paso 3.1

• Recolección en base a: “Cuáles son las tareas y el papel de una cámara?”


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Paso 3.2

Lobbyen el Área Comunitaria

Lobbyen el Área Económica

Servicios para los Asociados

DO de la Cám Cám

• Estructuración a través del moderador


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Paso 3.3

• Discusión - Observación:– muchas tarjetas sobre servicios, - ya tenemos

un efecto del proyecto– muchas tarjetas sobre lobby en el área

comunitaria, - pocas sobre el área económica “Entonces existe aquí un paraíso para los empresarios. No hay problemas!”

“La cámara es una entidad filantrópica?”– algunas tarjetas sobre DO destacando la

“unión” de la clase empresarial muy abstracto y genérico


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Paso 4.1

• Presentación del cuadro: “Desarrollo de una cámara”

• Observación:– los participantes escuchan con interés,pero no se sienten afectados


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1o etapa 2o etapa 3o etapa 4o etapa 5o etapaSituación Algunos empre-

sarios observan /sienten proble-mas en el ámbitomunicipal que losperjudican en sutrabajo (transito,mercado, tasas,impuestos).

Mayor número deasociados y máscontactos inter-nos y externosgeneran más tra-bajo administrati-vo (reuniones,cartas, llamadastelefónicas, etc.)

Los cambios delambiente econó-mico y social ori-ginan una presiónpor cambios en-tre los asociados(nuevas leyes,tecnologías). Sonnecesarios servi-cios profesionali-zados.

Los cambios delambiente econó-mico y social exi-gen que los aso-ciados tomen de-cisiones califica-dos, lo que nopuede ser hechopor dirigentes ho-norarios.

El complejo y di-námico ambienteeconómico y so-cial causa unafuerte presión porcambios entre losasociados y exigela actuación entodos los nivelestécnicos y políti-cos.

Aconte-cimiento

Se reúnen y fun-dan una asocia-ción para defen-der mejor sus in-tereses comunes.

La asociaciónalquila un escrito-rio.

Contratación deuna secretaria.

Contratación deun secretario eje-cutivo

Eventualmentepresta consultoriapara los asocia-dos (administraci-ón de empresas,jurídica)

Contratación deconsultores culifi-cados de áreasdiferentes

Desarrollo de unaorganización dife-renciada

Hay un gran(>100) cuadro defuncionarios dealta calidad

Cuadrode Aso-ciados

pequeño e ho-mogéneo

pequeño y homo-géneo

mayor (>200) yhomogéneo /heterogéneo

grande (>1.000) yheterogéneo

muy grande(>5.000) y hete-rogéneo

Tarea dela Aso-ciación

100 % lobby 100 % lobby 95 % lobby5 % servicios

60 % lobby40 % servicios

25 % lobby75 % servicios

Etapas de desarrollo de una cámara


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1o etapa 2o etapa 3o etapa 4o etapa 5o etapaFuncio-nes de laDirectoria

IniciarOpinarDecidirRepresentarAdministrarEjecutar

IniciarOpinarDecidirRepresentarAdministrarEjecutar

IniciarOpinarDecidirRepresentar



Funcio-nes delos Fun-cionarios

No hay AdministrarEjecutar

AconsejarAdministrarEjecutar

IniciarOpinarAconsejarAdministrarEjecutar

RepresentarIniciarOpinarAconsejarAdministrarEjecutar

El Desem-peño dela Aso-ciacióndepende

de 100 % de lacalidad y de cu-anto se involucreel presidente y dealgunos dirigen-tes

de 90 % de la ca-lidad y de cuantose involucre elpresidente y dealgunos dirigen-tes

de 80 % de algu-nos dirigentes y20 % de los funci-onarios



Despuésde laElecciónde unanueva Di-rectoria

la política / el de-sempeño de laasociación cam-bia totalmente



la política / el de-sempeño de laasociación cam-bia poco a cortoplazo, más a lar-go plazo

la política / el de-sempeño de laasociación cam-bia poco a cortoplazo, más a lar-go plazo

Etapas de desarrollo de una cámara


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Paso 4.2

• Pregunta del moderador: “En qué etapa está su cámara?”

• Efecto– gran discusión– La evaluación final es bastante realista(entre 2 y 3,5) y autocrítica


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Paso 5.1

• Recolección en base a: “Con quién se relaciona la cámara?”

• Diferenciación: a nivel– municipal– regional– estadual– nacional


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Grupos

Niveles

ACIs Otras entidadesde la claseempresarial

Entidades deapoyo

Entidades deeducación yformación

Ejecutivo, Legis-lativo, Judicial

Otros grupos dela sociedad

Federal

ConfederaçãoNacional das ACIs

ConfederaçãoNacional das In-dústrias

SEBRAE Governo / minis-térios

Bancada de SCde Senadores /Deputados

Estadual

FACISC JUCESC

FIESC Fecomércio

SEBRAE universidades efaculdades

Conselho estadualde educação

Governo Legislativo Judiciário Deputados

Región

Assembleia dasACIs da região

ACIs ligadas aoProjeto de com aHWK

Sub-coordenadoria re-gional da FIESC

universidades ETT FETEP

AMUALI

MicroRegión

&

Municipal

ACIs de GN, CO,MS

posto JUCESC

sindicatos CDL APEUI e AJARH CEJAS

Balcão doSEBRAE

bancos correios TELESC CELESC COHAB

ETFSC SENAI SENAC FEAJ secretaria de edu-

cação escolas

Prefeitura Secretaria de

Indústria eComércio

Câmara Conselhos

municipais

imprensa clubes de serviços segurança público hospitais igrejas bombeiros

Lobby A C I Servicios

Nuevosemprendores

Empresas todaviano asociadas

Empresasasociadas

Empresas de lamicro-región

Con quién se relaciona una cámara?

Lobby – Cámara - Servicios


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Paso 5.2

• Selección:“Cuáles entidades son las más importantes y pueden ser influenciadas por la cámara?”

• Preguntas críticas:– “ustedes tienen un mensaje para estas

entidades?”– “lo qué hizo la cámara, durante el último ano

para influenciar a estas entidades?”


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Paso 6.1

• Discusión:“Cuál es el papel de la cámara? Cuál es el papel de la Municipalidad?”

Lo qué es lobby? Cómo hacerlo? ??


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Paso 6.2

• Recolección de los objetivos en el área económicas:“Qué objetivos tienen?A través de que actividades quieren alcanzar este objetivo?”


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Paso 6.3

• Estructuración• Ejemplo:

– Industria y empleos– Formación profesional– Planificación municipal– Finanzas públicas– Legislación y tributos– Seguridad en las

empresas– Energía, agua y

saneamiento

Título

Objetivo Actividad

– Medio ambiente– Telecomunicaciones– Turismo– Transporte– Relaciones entre

cámara y el poder


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Paso 6.4

• Definir las prioridades:“Qué objetivos y metas son más importantes?”


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Preguntas permanentes

• La cámara, ustedes, tienen la capacidad para ejecutar/ alcanzar esto?– personal cualificado, tiempo, recursos financieros ...

• Quién lo hace? Cómo? Cuándo?• Esto es tarea de la cámara o de la

Municipalidad?• Éste es un objetivo realista?• Ésta actividad nos permite alcanzar el

objetivo?• Éste objetivo es una prioridad?


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Las dificultades

• Confusión: lo qué es un Objetivo / Meta? lo qué es una Actividad?

• Los temas son definidos de forma abstracta, demasiado genéricos

• Todos intentan incluir los temas de interés personalNadie le dice al otro: “Discúlpame, pero éste tema no es una prioridad!” Efecto: planes demasiado grandes, difíciles de ejecutar


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Pasos 7 y 8

• Definición de objetivos, metas y actividades en las áreas de– lobby comunitario– servicios para los asociados


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Paso 9

• Definición de objetivos, metas y actividades en el área de Desarrollo Organizacional de la cámara– Directoria– Relaciones Públicas– Cuadro de personal– Cuadro de los asociados– Instalaciones– Organización

Qué cambiar

en la cámara?


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Paso 10

• Definir la Evaluación del plan– cuándo?– quién es el responsable?

Un plan de objetivos y metas sin evaluación, no sirve

para nada !!!!!!


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Paso 11 y 12

• Escribir y formatear el plan• Presentarlo para la apreciación y

aprobación final por parte de la directoria• Divulgación y presentación ante

– los asociados– la sociedad

“Esto es lo que quiere la cámara!”


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... y después, que hacer con el plan• El camino más

cómodo ....Esconderlo en el armario!

• El plan funciona sólo sí el director ejecutivo lo usa en su trabajo cotidiano,para reflexionar ...

– Lo qué yo hice?– Lo qué queda por hacer?– Lo qué hacer?– Qué tema puede ser

interesante para iniciar nuevas discusiones y actividades?

– Con quién hablar sobre esto?

– Hay personas que saben algo sobre esto?

– Cómo conseguir los recursos financieros necesarios?


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Por qué éste Plan de Objetivos y Metas?

• Los empresarios conforman la élite del municipio

• En muchos casosésta élite no sabe lo que quiere!!!

• La elaboración del plan, significa en muchos casos la primera vez:

– que la directoria / un grupo intenta definir abiertamente los objetivos de la cámara (y no solo el presidente en su casa)

– que hay una discusión estructurada(y no solo con emociones y imediatismo ...)


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Resultados de la evaluación de un plan de Objetivos y Metas

(La cámara escondió el plan en el armario)• muchas actividades sin consistencia, ni

orientación ...• obtuvieron los peores resultados cuándo se

delegó la ejecución de las tareas a comisiones de honorarios

• obtuvieron los mejores resultados en las áreas donde tienen funcionarios bien cualificados

– servicios para los asociados (director de servicios), tributos (jurista), medio ambiente (asesor)


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