PLANIFICACION DEL TRABAJO DIARIO

Profa. Nilda Santiago

*Planificacin del Trabajo DiarioConlleva una evaluacin continua.Es la clave del xito para el asistente administrativoEl profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo y logra mayor productividad.4. Conocer el trabajoAdquirir buenos hbitos de trabajo

*Continuacin Planificacin del TrabajoEl Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un da en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir. Algunos hbitos que ayudan en la realizacin del plan diario de trabajo son: Puntualidad Comenzar a tiempo Clasificar las tareas y establecer prioridades Hacer un Plan diario de trabajo

*El rea de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.

Mantener la superficie del escritorio ordenada.Mantener el telfono en el lado del escritorio que le resulte ms cmodo para facilitar la toma de mensajes. Organizacin del Area del Trabajo

*Continuacin

Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas, organizadores verticales, y otros se necesitan.Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas. Usar gavetas ms cercanas a la computadora o mquina de escribir para mantener el papel con membrete, papel para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a ambos lados.Colocar la computadora en una esquina del escritorio para dejar la superficie del mismo lo ms libre posible

*Puntualidad Se debe llegar al trabajo a tiempo o antes de la hora indicada. Es un compromiso que debe cumplir todo empleado. As har uso correcto del tiempo y completar las tareas asignadas.Puntos a Considerar

*Continuacin PUNTOS A CONSIDERARComenzar a tiempo Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los compaeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el perodico, etc. Ya que hay ocasiones que tardan casi una hora en comenzar a trabajar

*Continuacin Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas entre:

lo que es urgentelo que es para hoylo que puede esperar

*Continuacin PUNTOS A CONSIDERAR

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Lo que es urgente es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefnica, enviar un fax, atender un visitante, etc.Lo que es para hoy puede hacerse durante la maana o la tarde del da. (concertar una cita)Lo que puede esperar puede hacerse cualquier otro da de la semana (archivar)

* Continuacin Clasificar las TareasTambin se pueden clasificar como:Tarea de rutina toman menos tiempo, pues se realizan con ms frecuencia.Tarea asignada son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones especficas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento.Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.

*Continuacin Establecer PrioridadesEstablecer prioridades permite realizar las tareas ms importantes. Es importante consultar con el ejecutivo para que este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con ms de un ejecutivo se deben realizar las tareas de ste primero ya que es el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar.

*Continuacin Hacer un Plan de TrabajoSe realiza en los ltimos minutos de la tarde anterior o en el da de trabajo en los primeros minutos.En las tiendas de materiales de oficina venden unas libretas que se titulan Para hacer hoyCada hoja se identifica con la fecha del da y se escriben los asuntos en orden de prioridad. Tambin se pueden clasificar las tareas pendientes.

*Para hacer hoy

*Plan de Trabajo Electrnico

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Continuacin Al preparar el Plan Diario se debe considerar:Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado que le tomar realizarla.Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para recordrselos al ejecutivo.Comparar el calendario de su escritorio con el de su jefe y reconciliarlo.Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en su libreta y pasarlos al Plan Diario.

*Continuacin Al llegar a la oficina usted debe:Cotejar el Plan Diario si lo dej preparado o prepararlo rapidamente.Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las tareas que se realizarn ese da, si no las dej.Revisar los expedientes, los tarjeteros y las libretas de notas.Hacer anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento.Activar las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax

*Continuacin Al llegar a la oficina usted debe:Localizar informes en los archivos.Verificar si el ejecutivo trabajo hasta tarde y dej instrucciones para atender algun asunto.Archivar diariamente. Si lo hace semanal, estar pendiente de colocar los documentos por fechas, las ms reciente al frente.

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EN RESUMENLas siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hbitos que facilitan la realizacin del trabajo:Hacer el trabajo bien desde la primera vez .Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de imprimirlo o antes de sacar la copia de la maquinilla.No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo.Concentrarse en la tarea que est realizando.

*Saber manejar las interrupciones.Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo.Asignar tiempo a cada tarea. Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir.Hacer un plan flexible para manejar imprevistos.Ambientar el rea para poder trabajar con documentos confidenciales o con tareas urgentes especiales.Fijar un recordatorio en un sitio visible para aquellas tareas que hay que realizar en un ahora expecfica.

EN RESUMEN

*EN RESUMENMinimizar las interrupciones de compaeros de trabajo.Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no haya duplicidad con otras tareas. Preparar una lista de tareas que se realizarn cuando haya tiempo como arreglar los archivos, organizar tablillas, o gavetas.Separar un espacio de tiempo en el da y hacer llamadas telefnicas.Delegar aquellas tareas que otras personas pueden hacer.Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones que hay que tomar. Para la firma Pendiente de leer, etc.

*Hacer la tarea cuando hay tiempo y cuando es necesario hacerla, no aplazarla hasta que no haya otra alternativa.Una buena imagen profesional es un activo para el logro de cualquier meta.

Y POR LTIMO

**** Presentacin del ttulo Presentar el tema y el nombre de la persona que ofrece el mismo Debe estar en el primer slide

Introduccin Breve descripcin de lo que va a hablar

Desarrollo Explicar el tema con la informacin ms relevante Conclusin Porqu se escogi el tema? Cul es su relevancia?

Despedida En un slide indicar que la presentacin ha terminado.***Debe utilizar el mismo para todos los slides. ste no debe ser llamativo, ya que la audiencia puede enfocarse en los modelos y no en el contenido de los mismos.Debe utilizar el mismo para todos los slides. ste no debe ser llamativo, ya que la audiencia puede enfocarse en los modelos y no en el contenido de los mismos.

*Debe utilizar el mismo para todos los slides. ste no debe ser llamativo, ya que la audiencia puede enfocarse en los modelos y no en el contenido de los mismos.Debe utilizar el mismo para todos los slides. ste no debe ser llamativo, ya que la audiencia puede enfocarse en los modelos y no en el contenido de los mismos.

*Debe utilizar el mismo para todos los slides. ste no debe ser llamativo, ya que la audiencia puede enfocarse en los modelos y no en el contenido de los mismos.

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