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8/20/2019 P-011 Procedimiento Selección y Evalucion de Proveedores y Contratistas

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN,EVALUACIÓN Y RE EVALUACIÓN DECONTRATISTAS Y PROVEEDORES

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1. OBJETIVO

Establecer los criterios a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores y/ocontratistas a fin de identificar y verificar su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdocon los requisitos de la organización.

2. ALCANCEEste procedimiento aplica a todos los proveedores y/o contratistas de materia prima, insumos y serviciosque puedan afectar de una u otra forma la calidad de los productos y servicios propios de SERVI!S.".S. quedan e#imidos del presente documento aquellos proveedores no considerados cr$ticos para laorganización y quienes presten servicios espor%dicos o paulatinos &proveedores cuyos servicios oproductos son solicitados una vez al a'o o superior(

3. RESPONSABILIDADES

J! " #$%&'().• Realizar la evaluación de los proveedores de acuerdo a lo establecido en este procedimiento yenviar la notificación de los resultados obtenidos a cada proveedor luego de la evaluación y/oreevaluación aplicada.

• )oordinar acciones en la b*squeda y selección de nuevos proveedores.

• Realizar la evaluación de los proveedores de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

J!) " &'$#)$.• Elaborar la requisición de materiales especificando claramente los requisitos, caracter$sticas y

especificaciones del producto y/o servicio solicitado.

*. DE+INICIONES.

*.1. SE.)alidad, Seguridad, Salud en el +rabao y "mbiente &por sus siglas en ingles(.

. DESARROLLO

.1. S## " &'$"$').-na vez creada la necesidad de la compra por parte de un usuario, el efe de compras, recibeinformación de nuevos proveedores, el interesado podr% realizar sugerencias o efectuar la b*squeda delos mismos en función de satisfacer las necesidades de la organización. +eniendo en cuenta lospotenciales proveedores, el efe de compras, realiza la selección del mismo verificando que cumplacriterios generales y espec$ficos descritos en el formato de referencia MT-004 MATRI5 DECOMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

.2. C$%&('(7$.

-na vez e#ista un m$nimo de 0 proveedores y/o contratistas del servicio requerido se proceder% a realizar el estudio comparativo de las caracter$sticas e#igidas por la organización, para ello se emplear% elformato de referencia MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN Y EVALUACIÓNDE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS en el cual encontrar% que se compone de 1 2oas &)omparativo,3atriz general, selección, verificación, evaluación y an%lisis y seguimiento(, la evaluación inicial de losproveedores o contratistas deber% realizarla en la 2oa comparativo, en dic2o elemento encontrar% loselementos para realizar la evaluación tal como se describe a continuación

.2.1. +#8( " ((#.


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!igit4 en esta columna la fec2a en la cual realiza la evaluación &esta deber% realizarse en formato

d$a/mes/a'o, eemplo 56/70/8759(: en caso de ingresar erróneamente dic2a información el sistemaarroar% una alerta que no permite continuar 2asta que 2aya corregido el error en cuestión..2.2. N7 $ C.C. "; $); &$7#(); &'$"$');Relacione en esta columnal I+ o c4dula de ciudadan$a del proveedor o contratista: solo podr%n ser ingresados valores num4ricos sin guiones, letras, comas, puntos u otros s$mbolos, as$ mismo no serequerir% el código de verificación del I+. En caso de ingresar erróneamente dic2a información elsistema arroar% una alerta que no permite continuar 2asta que 2aya corregido el error en cuestión.

.2.3. N$%'( " &'$"#7$) ?/$ )'#$): ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor eneste $tem es de 5< puntos distribuidos de la siguiente forma

PUNTUACIÓN CRITERIO

0;a calidad general del producto o servicio no cumple con ning*n

est%ndar solicitado por la organización.

;a calidad general del producto o servicio cumple con elementos b%sicossolicitados por la organización.

10;a calidad general del producto o servicio cumple con elementos b%sicosy complementarios de acuerdo con el est%ndar solicitado por laorganización.

1;a calidad general del producto o servicio cumple con la totalidad delest%ndar solicitado por la organización.

E7'>( $&$'7( " &'$"#7$)/)'#$): ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor eneste $tem es de 57 puntos distribuidos de la siguiente forma


0El tiempo de entrega del producto o servicio no cumple con ning*n est%ndar solicitado por la organización.

3El tiempo de entrega del producto es variable de acuerdo con ladisponibilidad o la entrega del mismo no tiene una fec2a cercana deacuerdo con la necesidad.

6E#iste un tiempo definido para la entrega del producto o servicio pero elmismo no es suficiente para las necesidades de la organización.

10E#iste un tiempo definido para la entrega del producto o servicio y el mismoes compatible con las necesidades de la organización.


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('(7@( ? ')&("$: ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor en este $tem es de 57

puntos distribuidos de la siguiente forma


0El proveedor o contratista no ofrece ning*n tipo de garant$a o respaldo al productoy/o servicio entregado.

3El proveedor ofrece garant$a parcial del producto pero no ofrece respaldo en casode ser necesario.

6El proveedor ofrece garant$a total del producto pero no ofrece respaldo en caso deser necesario.

10El proveedor ofrece garant$a y respaldo adicional al producto y/o servicioentregado.

.2.*.2. A)&#7$: +(#"(").El elemento de facilidades en la consecución u obtención del producto o servicio ser% evaluado por mediode 0 sub $tems

R)&)7( $&$'7( ( () ? '#(%$) : ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor en este $tem es de 5< puntos distribuidos de la siguiente forma

PUNTUACIÓN CRITERIO0 El proveedor no cuenta con un sistema paral maneo de queas y reclamos.

El proveedor recibe las queas pero no e#iste evidencia del maneo dado ode los planes de acción desarrollados para tal fin.

10El proveedor recibe las queas y les da tratamiento pero los planes deacción no son eficaces para garantizar la eliminación de la causa ra$z.

1

El proveedor cuenta con un sistema para la recepción de queas y reclamos

y las acciones desarrollados son encaminadas a garantizar su cierreefectivo.

P'#$) #$%&77$): ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor en este $tem es de 57puntos distribuidos de la siguiente forma


0El precio es muy elevado con relación al precio de los dem%s proveedoresevaluados.

3El precio es ligeramente elevado con relación al precio de los dem%sproveedores evaluados.

6El precio es similar o igual al precio dado por los dem%s proveedoresevaluados.

10 El precio est% por debao del precio dado por los dem%s proveedoresevaluados.

S'#$ &$)7( ? ())$'@(: ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor en este $tem es de57 puntos distribuidos de la siguiente forma

PUNTUACIÓN CRITERIO0 El =roveedor no ofrece servicio post venta ni asesor$a.

3El proveedor ofrece servicio post venta pero no ofrece asesor$a y la mismaes requerida.

6 El proveedor ofrece servicio post venta y asesor$a una vez &despu4s de


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realizada la compra(.

10 El proveedor ofrece servicio post venta y asesor$a de acuerdo con lasnecesidades despu4s de efectuada la compra.

.2.*.3. A)&#7$: #$%&'$%)$ SE.El elemento de compromiso >SE? se refiere a la implementación de medidas por parte del proveedor que permitan garantizar, la disminución de la accidentalidad y enfermedad laboral as$ como de losimpactos ambientales, se constituye de 0 elementos distribuidos as$

C'7!#(#$): Se eval*a con un m%#imo de 5< puntos as$

PUNTUACIÓN CRITERIO0 El proveedor no cuenta con certificaciones.

El proveedor cuenta con una sola certificación IS@ A775, IS@ 59775,

@>S"S 5B775, R-) Superior a B7C, etc.10

El proveedor cuenta con dos certificaciones IS@ A775, IS@ 59775, @>S"S5B775, R-) Superior a B7C, etc.

1El proveedor cuenta con m%s de dos certificaciones IS@ A775, IS@ 59775,@>S"S 5B775, R-) Superior a B7C, etc.

)7 " P>'$) ? R)>$) SST;: ;a m%#ima calificación que se puede dar al proveedor en este$tem es de B puntos distribuidos de la siguiente forma


0El proveedor no realiza actividades que permitan evidenciar su gestión enprevención de peligros y riesgos.

2El proveedor desarrolla actividades m$nimas para garantizar la gestión depeligros y riesgos.

El proveedor desarrolla las actividades de ley para la prevención depeligros y riesgos.

El proveedor desarrolla actividades m%s all% de las establecidas por lanormatividad aplicable para la prevención de peligros y riesgos.

)7 " A)&#7$) I%&(#7$) A%SE? concede al proveedor ocontratistal 97C de la calificación general por lo que es fundamental durante el proceso de selecciónverificar la e#istencia de tales elementos.

.2.. C(!#(#.


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El sistema arroar% autom%ticamente la calificación que le fue otorgada al proveedor en cuestión

permitiendo realizar una evaluación cuantitativa del mismo y definiendo aquel que se encuentre facultadopor la organización para la compra del elemento necesario o la prestación del servicio requerido, como sedescribe a continuación.2.6. T&$.Este elemento es arroado autom%ticamente por el sistema y permite determinar cualitativamente si elproveedor es confiable o no de acuerdo con las caracter$sticas evaluadas, de la siguiente forma

PUNTAJETIPO DE

PROVEEDORACCIÓN A SEUIR

3ayor que 67 )onfiableEnfatizar los puntos fuertes para sostener su posiciónAPROBADO

Entre


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mismo: el equipo auditor deber% estar conformado como m$nimo por el efe de %rea y/o especialista que

solicital servicio, el coordinador >SE?, y, de ser posible, un representante del cliente a quien se leprestar% el servicio o producto en cuestión..3. R>)7'$ " &'$"$'.El proceso de registro de proveedor ser% llevado a cabo por parte del efe de compras quien enviar% v$acorreo electrónico al proveedor o contratista seleccionado el formato de referencia + - 04*IN+ORMACIÓN ENERAL DEL PROVEEDOR SELECCIONADO el cual ser% diligenciado por personaldel contratista o proveedor en su totalidad, una vez diligencia es responsabilidad del contratista enviar por correo electrónico nuevamente la información tanto de inscripción como de actualización de datos, estedocumento no deber% ser impreso ni escaneado, ser% enviado a vuelta de correo en el formato original enque es enviado &arc2ivo de E#cel(. =ara desarrollar de manera adecuadal diligenciamiento del formato enmención, a continuación se describe la metodolog$a paral uso del mismo.

.3.1. I)#'.

Si es la primera vez que contratar% con SERVI! S.".S, seleccione de las listas desplegables as$

CELDA ELEMENTO)B !$a del mes en que realiza la inscripción

!B 3es en que realiza la inscripción

EB "'o en que realiza la inscripción

.3.2. A#7(=(# " "(7$).Si usted ya est% inscrito como proveedor o contratista de SERVI! S.".S, pero su organización 2apresentado cambios tales como nueva razón social, ampliación del obeto de su organización, cambio den*meros de tel4fono, nueva dirección, entre otros relacione empleando las listas desplegables como sedescribe a continuación

CELDA ELEMENTOB !$a del mes en que realiza la actualización de datos>B 3es en que realiza la actualización de datos

IB "'o en que realiza la actualización de datos

.3.3. T&$ " &')$'@(.Seleccione de la lista desplegable que se encuentra en la celda F55 el tipo de personer$a al cualpertenezca su organización.

.3.*. R(= )$#( $ $%(.


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!igite en la celda 5B el n*mero de c4dula del representante legal de la organización que ofrece el

producto o prestar% el servicio, solo podr%n ser ingresados valores num4ricos sin guiones, letras, comas,puntos u otros s$mbolos. En caso de ingresar erróneamente dic2a información el sistema arroar% unaalerta que no permite continuar 2asta que 2aya corregido el error en cuestión.

.3.. N$%


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.3.20. R>% $ #() " #$7'$.Seleccione de la lista desplegable de la celda


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• =ortafolio de servicios.

El efe de compras de SERVI! S.".S, ser% encargado de verificar la e#istencia de la totalidad de dic2aevidencia.

.*. M(7'= >'(-na vez se 2aya recibido la totalidad de la información por parte del proveedor o contratista y se realiza laverificación de la e#istencias de las evidencias, el efe de compras proceder% a ingresar la informacióndel contratista en el documento de referencia MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO,SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS en la 2oa denominada H3atrizeneral para ello deber% abrir el arc2ivo enviado por el contratista o proveedor seleccionado & + - 04*IN+ORMACIÓN ENERAL DEL PROVEEDOR SELECCIONADO( y proceder a ingresar las contrase'asdel libro &en E#cel, pesta'a revisar, en el men* cambios, seleccione la opción proteger libro y digite lacontrase'a suministrada por la )oordinación >SE? de SERVI! S.".S(, realizado esto y en el mismo

arc2ivo ubique el cursor sobre la pesta'a Hregistro y 2aga clic con el botón derec2o del mouse lo cualactivar% el men* de selección

Seleccione la opción mostrar &como se ve en la imagen( lo cual activar% el men* H3ostrar, seleccione la2oa denominada datos y 2aga clic en aceptar.

Esto mostrar% la 2oa oculta denominada H!atos, una vez all$ deber% ingresar nuevamente la contrase'apara desprotección de la 2oa la cual solicitar% a la )oordinación >SE? &en E#cel, pesta'a revisar, en elmen* cambios, seleccione la opción !esproteger 2oa(, 2aga clic en la opción H)RE"R para actualizar los datos enviados por el contratista o proveedor


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!eber% seleccionar desde la celda "9 2asta la "J9 y copiar estos datos y pegarlos en la 2oa Hmatrizgeneral del formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN Y EVALUACIÓNDE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS de acuerdo con el orden all$ establecido, en el caso en que seaactualización de datos, solo deber% seleccionar desde la celda D9 2asta la "J9, copiar y pegar lainformación en la fila en que se encuentren los datos del contratista o proveedor previamente creado dela 2oa Hmatriz general del formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN YEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS manteniendo as$ el debido orden.

.. S##.

Relacionada la información del contratista o proveedor deber% proceder a actualizar la matriz decontratistas seleccionados, para ello deber% incluir el I+ registrado del proveedor seleccionado en la2oa denominada HSelección del formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO,SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS basta con relacionar el I+ en lacolumna " de acuerdo con el orden definido para que el sistema arroe autom%ticamente la informaciónrestante.En la matriz de proveedores seleccionados encontrar% tambi4n información de la pró#ima evaluación deacuerdo con la criticidad del mismo y la fec2a en que esta deber% ser relacionada as$ como un estadocualitativo de aquellos proveedores o contratistas cuya evaluación est% pró#ima a vencerse o se 2avencido.

.6. V'!#(#.;a 2oa de verificación del formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN YEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS le permitir% generar información en tiempo realdel proveedor o contratista que requiera por diferentes motivos, para tales efectos deber% ingresar el I+o ).). del contratista o proveedor en la celda 5< y el sistema arroar% el resto de la información as$mismo encontrar% datos adicionales como los resultados de la evaluación realizada y la criticidad delmismo para la organización.

.4. E((#.;a evaluación del contratista o proveedor es un proceso de alta relevancia para la organización, ser%responsabilidad del efe de compras, realizar dic2a evaluación y darla a conocer a los diferentescontratistas o proveedores por medio de correo electrónico.

=ara efectuar procesos de evaluación o reevaluación de contratistas o proveedores, dir$ase a la pesta'aHEvaluación del formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN YEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS y relacione en la celda 6 el I+ o ).). del

contratista o proveedor a evaluar, como se describe a continuación


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El sistema reconocer% autom%ticamente los datos y arroar% los resultados de la evaluación, en la misma

se describir%n las principales falencias con que cuental contratista o proveedor y recomendacionesgenerales para su meora, esta evaluación deber% ser guardada en formato =!F y enviada al contacto decorreo del contratista o proveedor evaluado, quien tendr% la responsabilidad de enviar a vuelta de correoelectrónico el plan de acción para garantizar la meora continua.

=ara guardar en =!F desde E#cel dir$ase al men* arc2ivo y 2aga clic en guardar cómo y en la opcióntipo seleccione la opción =!F, guarde dic2a evaluación de acuerdo con el control que 2aya establecidopara dic2o proceso.

.. AG)) ? )>%7$.=or *ltimo el formato MT-004 MATRI5 DE COMPARACIÓN, REISTRO, SELECCIÓN Y EVALUACIÓNDE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS cuenta con la 2oa H"n%lisis y seguimiento la cual permite filtrar de acuerdo con su calificación y de manera autom%tica los proveedores de acuerdo con su tipo, criticidady el estado de su evaluación. Ser% responsabilidad de la )oordinación >SE? 2acer un an%lisis por lomenos trimestral de dic2a información y presentar la misma al efe de compras a fin de 2acer la debidaverificación y levantar los planes de acción del caso.

6. CONTROL DE CAMBIOS.


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VERSIÓN BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORO APROBÓ +ECA

75o aplica para la primeraversión.

"sesor "rley

valencia80/57/8757

78

Inclusión de formato de auditor$ay seguimiento, inclusión deelementos de evaluación SS+"en la matriz de control yseguimiento.

EriKa)ortes

"rleyvalencia

89/55/875<

70

!e acuerdo con la revisióngerencial se incluye todo elespectro de auditor$a a

proveedores a fin de meorar lascalificaciones para los mismos

3iguelSarmiento

L ulian?uintero

"rley

Valencia

5A/78/8751

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