Office 2020. Diciembre 2012.

Ofi cinas 2020: el entendimiento, clave del éxito de Propietarios y de Inquilinos

¿Quién decide cómo se hacen las oficinas?

Históricamente, los inversores y promotores eran los que tenían el poder de decisión sobre cómo hacer las oficinas, si adecuarlas a las nuevas tendencias y ofrecer un producto de altísima calidad o por el contrario, hacerlo más básico.

Esto ha sido posible por la falta de oferta y la relativa profesionalización de los propietarios en el mercado inmobiliario, siempre ayudados por financieros y abogados.

Actualmente los propietarios han mejorado sustancialmente su conocimiento del sector gracias a la incorporación en sus plantillas de especialistas del mercado terciario.

Por su parte, los inquilinos no solían estar involucrados en este proceso, teniendo que aceptar el resultado final, ya que el coste inmobiliario solía tener poco peso en sus balances, comparado, por ejemplo, con los salarios.

Hoy, la relación entre los inquilinos y los propietarios está evolucionando integrándose como parte del negocio de los primeros, ya que:

1. por un lado, las empresas se han dado cuenta de que una reubicación puede ser muy desestabilizadora (y costosa) para la compañía,

2. por otro, las fusiones y adquisiciones se suceden en sectores y empresas de manera muy global y rápida, por lo que se necesitan alquileres flexibles y seguridad sobre las decisiones inmobiliarias

Todo ello está provocando que, necesariamente, se vayan acercando posiciones entre inquilinos y propietarios, aunque por supuesto, los acuerdos estarán influenciados por los ciclos del negocio y la situación macroeconómica mundial.

En este sentido, el tamaño del ocupante también será determinante: cuanto más grande, más poder en la negociación, tanto como inquilinos en edificios especulativos como en el papel de interlocutores de pre-alquileres.

Office 2020 es un estudio rea-lizado por el equipo de Research europeo de la consultora inmobi-liaria Jones Lang LaSalle, donde se han analizado mediante en-trevistas a inversores y promoto-res, las tendencias del mercado de oficinas.

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“De cara al futuro lo importante no es tanto dónde estaremos en el

ciclo económico y de negocios en el medio y largo plazo, sino adivinar

lo diferente que será esta vez”

¿Cómo serán los ambientes de trabajo y las oficinas en el 2020?1. Los empresarios seguirán buscando cada vez más

un mayor control de costes por lo que la densidad de ocupación en las oficinas aumentará del 50% al 85%. Veremos más espacio de colaboración y menos puestos individuales

2. Se buscará más la belleza del entorno, no solo en el exterior, sino también en el interior de las oficinas en línea con la nueva sociedad – todo el mundo quiere llevar gafas de sol de marca! Así, las mejores oficinas (grado A) se reservarán para los empleados con más valor añadido, mientras que las secundarias será para los trabajadores menos cualificados.

3. Serán más ecológicas: existirán los MOU’s (preacuerdos sobre las condiciones “verdes” que los inquilinos querrían ver implementadas en sus futuras oficinas) y los “alquileres verdes”, o contratos que exigen a ambas partes determinadas obligaciones para lograr un impacto mínimo en el medioambiente.

4. Los trabajos serán más flexibles en horarios y ubicaciones.

5. El “Cloud computing” y las tecnologías móviles serán esenciales:

a. para poder estar conectados con el resto de la compañía y clientes de un mundo globalizado,

b. para obtener más movilidad física, para poder trabajar desde casa o desde donde sea conveniente.

6. Durante los próximos 15 años, los niveles demográficos cambiarán respecto a lo que conocemos hoy en día: los empleados de entre 20 y 35 años serán tan solo el 30% de total, por lo que

los espacios de trabajo tendrán que acomodar a 4 generaciones de trabajadores

7. Los propietarios ofrecerán condiciones más flexibles respecto de uso de espacios comunes e incluso oficinas

8. Las oficinas se utilizarán como imagen de marca, e incluso a corto plazo, el diseño será tan importante como la ubicación

9. El concepto de oficina se referirá cada vez más a personas: personas que analizan, per-sonas que hacen benchmarking, perso-nas que negocian, personas que deciden… Las relaciones interpersonales serán incluso más importantes que hasta ahora, por lo que será nece-sario más espacio para interactuar: se dedicará un 30% a las nuevas tecnologías, un 30% a espacios abiertos y otro 40% a puestos de trabajo.

¿Qué tendrán que hacer los inquilinos para adaptarse a los nuevos tiempos?Parte de los grandes cambios

para las próximas décadas ven-drán de la mano de los ocupantes,

ya que informarán rápidamente sobre sus necesidades en la implantación de sus oficinas: ubi-cación, capacidad, densidad, momento de entrada y sa-lida del inmueble, sostenibilidad, aire acondicionado… y serán unos interlocutores potentes a la hora de hablar sobre la marca del edificio, especialmente cuando lo ocu-pen en su totalidad.

Pero para lograrlo tendrán que:

1. Entender perfectamente los indicadores de su negocio,

2. Desarrollar una visión de su lugar de trabajo,

3. Revisar las tendencias de ocupación,

4. Producir un plan estratégico de ocupación,

5. Desarrollar y dar un programa de cambio de dirección,

6. Implementar los nuevos espacios de trabajo, evaluarlos y revisarlos.

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¿Y los propietarios?1. Entender los indicadores que modificarán el

comportamiento de los ocupantes.

2. Demostrar y comercializar las ventajas que el producto 2020 tiene.

3. Asegurarse de que se invierte suficientemente en edificios (o se optimiza el portfolio existente) para satisfacer las necesidades de los inquilinos (flexibilidad, colaboración, tecnología).

4. Conservar la calma: los cambios se sucederán, pero probablemente de una manera gradual y poco homogénea.

¿Cuáles son las soluciones óptimas para ambas partes?El mercado ha sufrido crisis periódicas en las que la contracción de los indicadores y su posterior recuperación era más larga cuanto más profunda era la recesión internacional.

Según la experiencia, la recuperación de esta en la que estamos inmersos será relativamente larga, por lo que para el 2020 la situación debería coincidir con un periodo de bonanza.

Así, los inquilinos en búsqueda de nueva sede tomarían sus decisiones basados en esta experiencia previa pero centrados en una estabilidad a futuro, aumentando la duración de los contratos.

En estos casos, el gasto mensual sería menor, por lo que con el mismo gasto la búsqueda de nueva sede probablemente se centrará en los mejores edificios siempre y cuando los costes de mudanza no sean tan altos como para impedir el traslado.

Los mejores inquilinos se enfocarían hacia “edificios verdes” con óptimas especificaciones - y a su vez las rentas más altas - aumentando exponencialmente la demanda de rehabilitaciones.

Además, la decisión de acometer estas reformas vendrá impulsada por aspectos relativos a la sostenibilidad, tecnología y prácticas laborales del entorno, ya que se reducirán radicalmente los ciclos de los edificios que no las cumplan.

Pero no todos los edificios serán candidatos para rehabilitar, porque ¿cuáles son los requisitos para una buena rehabilitación?:

1. Una buena ubicación

2. plantas con división flexible, luz y ventilación natural

3. buena distribución o, mejor, inexistencia de pilares

4. suficiente altura entre forjados

5. número suficiente de ascensores

6. estructura moderna que ofrece mayor flexibilidad en la rehabilitación

7. fachada y ventanas en buen estado

8. y disponer de los permisos necesarios por adelantado para acelerar el proceso.

Así los pre-alquileres sí que podrán ser una solución óptima siempre y cuando la comunicación entre ambas partes sea completamente fluida y se busque tanto la mejora del edificio desde un punto de vista arquitectónico, como desde la practicidad de las necesidades del usuario.

De cara al futuro…1. Ocupante, analiza quién eres, cuál es tu negocio y

tu marca para poder así elegir las oficinas que puedan añadir valor a tu negocio.

2. Propietario, adelántate a los tiempos: aquellos que no están en el terreno en el día a día, ya porque son institucionales o porque su negocio principal está en otro país, necesitan acercarse más a los inquilinos y a sus necesidades para mantener sus proyectos al día y poder mantener las rentas dentro de su segmento de mercado.

3. Propietarios, inquilinos, utilizad el modelo “win-win”: los edificios, su valor en el mercado y ambas partes negociadoras mejorarán si ponen en común sus necesidades y llegan a un acuerdo satisfactorio para ambos

4. Todos, dominad los Recursos Humanos y la información tecnológica: siempre ayuda poder decirle al cliente cosas sobre su contexto de negocio, ¡antes, incluso, de que ellos se las hayan planteado!

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Olga HornillosAnalista SeniorMarketing, PR & ResearchOlga.Hornillos@eu.jll.com

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