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Soluciones empresariales

gestor documental

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nds l doc l gestor documental

El Ndstudio-Visadoc es un gestor documental integral

donde se puede gestionar los documentos de la

entidad así como la firma de los mismos mediante un

certificado que esté reconocido por el Ministerio de

Industria.

La solución de firma digital de NDS asegura la

integridad de los datos de todo documento o

transacción firmado, garantiza la autenticidad del

signatario y permite impedir el incumplimiento de

transacciones comerciales.

NDS garantiza una implementación fácil y sin

problemas de las firmas digitales en el sistema de

gestión de usuarios existente de su organización,

eliminando de ese modo gastos indirectos.

1. introducción

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nds l doc l gestor documental

Para Colegios profesionales La herramienta dispone de los siguientes bloques:

Visado electrónico

Gestión de documentos

Gestión interna del colegio

Zona de administración de la aplicación

Gestión de visados en papel

Otras funcionalidades

Módulos existentes

Para empresas Gestión de usuarios: es la herramienta con la que se gestiona los usuarios que van a utilizar el

proceso de firma electrónica, así como la gestión de los documentos.

Gestión de documentos: La gestión documental se encarga de la transformación de la

información en conocimiento, para su correcta difusión y utilización por los miembros de la

organización.

Gestión de firma: Es la herramienta con la que se puede firmar el documento o documentos, son

applets que posee NDS y que sirve para cualquier certificado digital.

2. funcionalidades

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nds l doc l gestor documental

Gestión de Usuarios

• Administración de los permisos

para los usuarios

• Agrupación por roles

• Segmentación por funcionalidades

• Integración con el Windows

Directory

• Gestión de acceso por fichero o

por carpeta.

Gestión de Ficheros

• Sistema Integrado mediante

WebDav o SAMBA con servidor

interno de ficheros

• Sistema de cortar, copiar y

pegar

• Control de versiones

• Metadatos

•Sistema de acceso mediante

web o conexión a unidad de red

Buscador

• Búsqueda por los ficheros de texto

existentes ya sean documento de

Word, pdf

• Búsqueda por versiones

• Búsqueda por metadatos

• Búsqueda por temporal

Gestión de Peticiones

• Sistema de avisos en referencia a

modificaciones de ficheros

• Solicitud de documentos

PLATAFORMA TECNOLÓGICA

Módulos existentes

3. módulos

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nds l doc l gestor documental

El Gestor de Usuarios será la herramienta por la que la

empresa gestionará a todos los usuarios que acceden

al sistema:

-Se crean un sistema de grupos de usuarios y usuarios,

a los que se les dará un permiso de acceso y luego de

funciones

-A cada usuario se le podrá asignar permisos de

lectura, modificación, supervisión y administración para

archivos y ficheros así como otras funciones de la

propia plataforma.

-Se crearán roles a los que directamente se podrá

asignarle funciones, pudiendo luego directamente

asignar a un usuario a un rol para que obtenga esas

funciones.

-Se Podrá integrar con sistemas de usuarios como

Windows Directory

Gestor de usuarios

3. módulos

Gestión de usuarios

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nds l doc l gestor documental Gestor de ficheros

El Gestor de ficheros será el sistema con el podremos

visualizar, modificar o eliminar los ficheros dentro de la

Intranet:

-Se podrán visualizar a través de Unidad de red

conectado al ordenador, o vía web.

- Gestión de versiones controlará las distintas

modificaciones que puede tener un fichero,

guardándose cada una de ellas.

-Se podrá realizar funciones de cortar, copiar, pegar

-Cuando se de alta un archivo se tendrán que incluir los

metadatos

3. módulos

gestión de ficheros

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nds l doc l gestor documental

3. módulos

buscador

Buscador de ficheros

Será la herramienta por la que podremos acceder a los

ficheros mediante diferentes tipos de buscadores:

-Buscador de texto sobre archivos Word o pdf

-Buscador sobre los metadados asociados a los

ficheros

-Buscador por versiones

-Buscador por intervalos de tiempo.

Los resultados nos dirigirán hacia el archivo

correspondiente.

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nds l doc l gestor documental Workflow

Es un módulo de Workflow donde cada usuario dispondrá de una

zona de peticiones a realizar para firmar.

Peticiones no realizadas (Bandeja de Entrada)

Peticiones en curso

Peticiones finalizadas.

Será además un repositorio de los documentos firmados.

3. módulos

workflow

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nds l doc l gestor documental

SE INCLUYE LOS

FICHEROS

Servidor de Ficheros Servidor Gestor

Documental

Se incluyen

los registros

de la BBDD

Estación i-net

Navegador

Ms-Explorer

Netscape

Se sincronizan

Ficheros y registro

Por dos métodos

Opción A – SAMBA - intranet

Opción B – WEBDAV - web

Vía Intranet

Vía Unidad de Red V

isu

aliz

ació

n

FIREWALL O

ROUTER VPN

Arquitectura

4. arquitectura

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nds l doc l gestor documental

• Con FNMT, DNI Electrónico y Camerfirma

• Token, Tarjeta, o software

• Certificados de

– Certificados que identifican al empleado (Nombre y Apellidos + DNI)

y a la empresa (CIF) certificando el vínculo entre ambos (P.Ej

Director Comercial)

– Certificados para representante legal o un apoderado general. ( P. Ej

Administrador único, Administrador solidario, Consejero delegado,

Apoderado general )

– Certificados para apoderados especiales. Facultades limitadas. ( P.

Ej para abrir una cuenta corriente, firmar contratos de una

determinada cuantía, etc.). Son facultades catalogadas.

Arquitectura

4. arquitectura

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nds l doc l gestor documental

Cualquier notificación con los programas de correo electrónico se podrán

firmar los mensajes que se envíen.

Los contratos que se deban firmar, también a través de la aplicación se

podrán firmar generando el documento con la validez necesaria para ser

enviadas por correo electrónico.

Con la aplicación de ofertas que disponga la empresa, automáticamente

las personas que estén autorizadas firmarán digitalmente las mismas y se

podrán enviar.

Notificaciones

Contratos

Presupuestos - Ofertas

Aplicaciones prácticas

5. aplicaciones

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nds l doc l gestor documental

Cualquier notificación de cartas de cobros y pagos que deban ser firmadas

por los responsables se puedan realizar a través del gestor documental y

las cuales quede reflejo de cuando se ha enviado.

Si la empresa desea que las facturas se han firmadas por los

responsables, en el momento que se generen, le llegue al responsable y

las firme una a una o por fechas o por bloques.

Cobros- Pagos

facturación

Aplicaciones prácticas

Con la aplicación de nóminas se puedan firmar por el responsable de

nóminas de la empresa y que luego cada trabajador pueda tenerlo.

Nóminas

5 aplicaciones

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nds l doc l gestor documental

-Todos los visados electrónicos se visan electrónicamente -Todos los colegiados pueden firmar sus proyectos - Toda la facturación se hace electrónicamente -Todos los documentos internos son digitalmente.

-Obtener papel 0 -Integración con su aplicación de gestión

Se estudio que volumen de datos tenían y la aplicación de gestión que poseía

-Instalación de firma electrónica de Camerfirma y FNMT - Instalación de Ndstudio-Visadoc -Integración con aplicación de gestión

acciones

Estudio

Problemática

Resultados

Caso de éxito 6. proceso

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nds l doc l gestor documental Casos de éxito

7. clientes

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