sig gestor comercial

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ingeniería – Escuela de Ciencias Sistema de Información Gerencial

Gestor Comercial /Ing. César Morales Mejía

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Sistema de Información Gerencial

Gestor Comercial

Presentación

Los sistemas de Información Gerencial están diseñados para proporcionar información para la toma de decisiones por parte de la Administración de una organización, la información base está en un sistema transaccional. Un sistema de información gerencial se puede realizar si se comprende la información que maneja y los procesos que están relacionados, por lo que a efectos de desarrollar el curso y tener información para utilizar en las prácticas, se especifica la funcionalidad del sistema. Es necesario que los procesos estén definidos y por ende los flujos de trabajo. Este documento, de apoyo al desarrollo de la clase, explica la funcionalidad de un sistema y un somero diseño de una base de datos. Con esta información el estudiante puede tener una mejor información para el desarrollo del curso de Sistemas de Información Gerencial, de un modelo de Gestor Comercial.

1.- Manejador de Aplicaciones Módulo para el manejo de opciones con los permisos a nivel de usuario que se definan. Esté módulo es parte del sistema comercial y es requisito para el funcionamiento.

o Manejo de usuarios o Manejo de opciones o Manejo de asignación de opciones a usuarios o Manejo del sistema.

1.1.- Análisis Una herramienta para el manejo de aplicaciones, debe permitir definición menús, opciones y usuarios, manejo de autorizaciones por nivel. El menú debe tener niveles de accesos para: opciones y usuarios, principio de Negar todo. Adicionalmente el manejo de accesos explícitos. El menor nivel de acceso es 0, el mayor nivel 9. Puede funcionar: 0 para usuarios finales, 5 para programadores y 9 para administrador.



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El momento que un usuario navega por el menú, solo se presentan las opciones que tiene habilitadas, por lo que disminuye el riesgo. Se utiliza los niveles de acceso del usuario, del elemento y los accesos explícitos. Se maneja el nivel de granularidad para seguridad.

1.2.- Diseño Para la navegación es importante la definición del elemento, debe tener: número elemento padre, número elemento, descripción, tipo (menú, opción, comando). Definición de Elemento: Nivel de acceso elemento, nombre programa a ejecutar, número de orden de presentación en menú, estado. La definición del usuario: Id. Nombre, Cargo, Siglas, Nivel de acceso usuario, Estado, Clave (encriptada). Código de empleado en organización. Con el código de empleado, se puede tener acceso a Recursos Humanos, para información adicional: Foto, Firma, Area de trabajo, Estado, etc. Los empleados que salen de una organización deben ser desactivados del menú, se ejecuta un proceso en base al Estado del Empleado en Recursos Humanos El registro de auditoría se debe realizar el momento que un usuario utiliza una opción, permite realizar un seguimiento del uso del sistema. El registro de auditoría debe tener al menos: fecha, hora, usuario, dispositivo, programa llamado. Se deben hacer consultas por criterios. Ventajas Si una opción no se utiliza durante un tiempo, lo más seguro es que no fue bien diseñada, implica problemas en la calidad del software. Se pueden generar estadísticas de auditoría, los programas que más se utilizan representan una oportunidad de realizar otros desarrollos. Implementar el Menú en una base de datos, permite que el mantenimiento de las opciones un sistema sea más fácil de presentar. Se puede generar un listado de las opciones de un sistema, lo cual es de mucha ayuda el momento de la documentación de un aplicativo. Es posible manejar la documentación de ayuda, asociado a la opción se debe poner un documento donde está la ayuda. Genera manual de usuario.



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Para el manejo de autorizaciones, se puede generar un listado de los accesos que tiene un usuario, haciendo un barrido por el menú y accesos. Es posible generar un listado de los usuarios que tienen acceso a una opción. Si es crítica, validar con el responsable para darle seguridad.

2.- Gestor Comercial Para un Gestor comercial de una Empresa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado, se estudiará el manejo de:

o Catastros o Clientes o Contratos o Lecturas o Facturación o Recaudación o Información Económica

Se tiene una Empresa nueva, el primer paso es el levantamiento de la información y luego ingresar en un Sistema de Gestión Comercial. La empresa tiene una Matriz y Agencias en sectores cercanos. La Matriz y/o las Agencias pueden ser operadas por diferentes Gestores Comerciales, pero el Ente Regulador necesita disponer de toda la información para tomar decisiones. El Gestor Comercial toma las lecturas y factura en sus instalaciones.

2.1.- Catastros. 2.1.1.- Análisis.

La empresa de agua potable necesita contar con la información de los clientes, reales y potenciales, para lo cual ha realizado un censo y la información se encuentra en formularios, que se utiliza para ingresar la información al sistema. Se debe considerar que existirá un margen de error.

Si un cliente no se encuentra catastrado o es incorrecta la información, debe llenar un formulario manualmente, se debe efectuar una inspección si es del caso e incorporarlo a la base de datos o actualizar la información.

Para actualizar el nombre o la dirección debe presentar documentación de respaldo: escritura, cédula.



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Si el error se produce como resultado del levantamiento de datos se debe proceder de igual manera, si es necesario se debe corregir la información de los demás clientes afectados.

La identificación de un cliente se realiza por: Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4, Nivel 5, que es clave única, se conoce como clave catastral. Es diferente a la Clave Catastral Municipal.

o Nivel 1, identifica Matriz o Agencia. o Nivel 2, identifica un sector de organización Municipal o Nivel 3, identifica un sector de organización del Gestor Comercial.

Disponer de 5 niveles, permite que se organice la información para un manejo de sectores de una ciudad, en función del ámbito de influencia del Gestor Comercial. Para los clientes se debe tener otro número de identificación. Se debe permitir el cambio de clave catastral, por la incorporación de nuevos clientes. Los cambios de la información deben generar un archivo de auditoría para el control. Si el cliente dispone de agua o alcantarillado debe tener el número de cuenta. El usuario de Catastros podrá actualizar la información y será quien emita los listados. Los usuarios de atención al cliente sólo podrán consultar. Se necesita realizar una aplicación que permita manejar la información del catastro.

2.1.2.- Diseño La identificación del Catastro es conveniente que esté en varios campos para poder obtener información detallada. El nivel 1 es el superior y los otros son subdivisiones. Catastro Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Departamento Número de cuenta



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Nombre del Propietario Dirección Intersección Cisterna, código Tipo abastecimiento, código Conexión de agua Dispone, código Diámetro, código Estado, código Uso, código Tipo Cliente, código Medidor de Agua Dispone, código Ubicación, código Número del medidor Marca, código Estado, código Cifras Número de Familias Número de Personas Control de cambios Clave catastral Fecha y hora cambio Tipo de cambio Dato anterior Dato Nuevo

Usuario, Programa, Dispositivo Código. Código Descripción

Los campos de la hoja catastral que puedan codificarse deben almacenarse en tablas. El mantenimiento del Catastro deberá utilizar las tablas de códigos, con opción de selección, para garantizar la integridad referencial de la información y considerando las definiciones del análisis.

2.2.- Módulo de clientes 2.2.1.- Análisis

El levantamiento de la información catastral permite identificar los clientes que tienen o pueden solicitar los servicios de Agua Potable y/o Alcantarillado.



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En la carga inicial de datos, se debe actualizar el número de cuenta del cliente. La asignación del número de cuenta es un número formado por los Niveles 1 al 3 más un ordinal a nivel 3. Los niveles 4 y 5, se pueden cambiar para reorganizar la información. El Número de Cliente, es un solo campo. Para los que tienen el servicio automáticamente se convierten en clientes

Los clientes Catastrados que solicitan un servicio, se convierten en Clientes Reales para lo cual se les asigna un número de cuenta. No se puede realizar el cambio de número de cuenta. La facturación se efectúa en forma cíclica, un ciclo o corresponde Nivel 1 y Nivel 2. Los clientes reales son sujetos de facturación para lo cual se necesita manejar información de: Nivel 1, Nivel 2, Agua potable, Alcantarillado, valores, forma de pago. Originalmente todos los cambios se los realiza en la oficina central para lo cual los abonados deben llenar una solicitud preimpresa en la agencia y adjuntar la documentación de respaldo, se envía a la oficina central y se realiza el cambio, previa una inspección si es del caso. Posteriormente algunas tareas se pueden delegar a las agencias. Para los cambios se debe registrar quien lo solicita, para lo cual se necesita una copia de la cédula

Cambio de nombre o dirección: Documento de respaldo la escritura y cédula.

Cambio de forma de pago: Copia del documento de la cuenta del abonado.

Cambios de datos de agua potable o alcantarillado: Solicitud

La solicitud de cambio, puede generar cambio de datos de algunos campos los cuales deben reflejarse en la auditoría de control de cambios. Para los clientes catastrados no se contempla este procedimiento en el sistema por cuanto no son sujetos de facturación y los que soliciten cambios serán los clientes reales.

2.2.2.- Diseño

Cliente

Número de cuenta,



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Código de barrio. Barrio al que pertenece la cuenta. Código Estado del Cliente: Activo o Inactivo Datos de agua Potable. Factura, Consumo promedio, estado de la conexión (en servicio, cortado), número de contrato, fecha contrato, fecha servicio, Forma de cálculo (real-estimado) Si factura fecha de servicio mayor a cero, Puede ser que tenga contrato pero todavía no tenga el servicio, por esa razón se debe manejar independiente del contrato la facturación. O puede ser que no tenga contrato pero si servicio, en ese caso numero = 9999 y fecha del contrato la de actualización El estado de la conexión es momentáneo, por lo cual el criterio que se considera es si factura o no Medidor: Dispone, marca, número, número de cifras, fecha de instalación, lectura inicial, ubicación, lectura anterior, fecha lectura anterior, causa de no-lectura anterior, lectura actual, fecha lectura actual, causa de no-lectura actual. Datos de alcantarillado: Factura, Base de cálculo (depende de la política de la empresa, usualmente se factura por alcantarillado un porcentaje del consumo de agua, pero sí el cliente no tiene servicio de agua debe tomarse una referencia para el cálculo de alcantarillado. P.ej. pozos de agua). Consumo base, Estado de la conexión (en servicio, cortado). número de contrato, fecha contrato, fecha servicio. Si factura fecha de servicio mayor a cero Puede ser que tenga contrato pero todavía no tenga el servicio, por esa razón se debe manejar independiente del contrato la facturación. O puede ser que no tenga contrato pero si servicio, en ese caso numero = 9999 y fecha del contrato la de actualización El estado de la conexión es momentáneo, por lo cual el criterio que se considera es si factura o no El mismo criterio que agua potable. Si base de cálculo es agua potable el consumo base es 0 Si base de cálculo no es agua potable el consumo base mayor a cero.



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Datos para Facturación: Estado de cuenta (activo, inactivo), Tarifa (uso de conexión agua potable), tipo de tarifa, emite factura, Fecha inicio consumo promedio, consumo promedio acumulado. Factura contratos, método de cálculo última facturación, meses de atraso. Fecha último pago, valor último pago, número de pagos. Datos para recaudación. Banco (si o no), código de banco, tipo cuenta, número de cuenta, fecha registro. Valores.

Valores atrasados: Consumo, alcantarillado, servicios, intereses financiamiento, interés mora

Valores facturados: consumo, alcantarillado, servicios, interés financiamiento, interés mora Otros valores: Anticipo, Pago parcial, Corte. Saldo servicios. Saldo contrato agua, número de cuotas, saldo contrato alcantarillado, número de cuotas, saldo otros servicios, número de cuotas. IVA

Sistema Hidráulico. Sistema, tanque, línea, sector. Sistema Alcantarillado. Sistema, Colector, línea, sector

Solicitud de cambio

Cuenta Tipo de cambio: Datos Generales, Agua / Alcantarillado, Forma de pago, Valores. Texto de la solicitud Nombre de quien solicita Cédula Fecha, hora, agencia, usuario recepta Fecha, hora, agencia, usuario atiende

Control de cambios Cuenta Fecha y hora cambio Tipo de cambio código Dato anterior Dato Nuevo

Usuario, Programa, Dispositivo

2.2.3.- Módulo de contratos



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2.2.3.1.- Análisis La empresa ofrece una serie de servicios, que pueden tener un costo, algunos generan orden de trabajo. Un servicio puede planificarse que se ejecute en un tiempo dado, adicionalmente se debe dar la facilidad de pagar a crédito con un determinado plazo. Para que un cliente catastrado se convierta en real debe firmar un contrato, de Agua Potable o Alcantarillado. A continuación, utilizando los servicios disponibles se ingresa la información del contrato y las condiciones de pago. La solicitud del servicio se recepta en el Gestor Comercial, se planifica cuando se realizará y se asigna el área responsable. Cuando se ha realizado el servicio se registra en el sistema, para el caso de contratos de agua, alcantarillado, instalación de medidor. Contrato de agua: Fecha servicio. Si se instala medidor, los datos del medidor, lectura inicial, método de cálculo real. Contrato de alcantarillado: Fecha de servicio, base de cálculo. Se debe permitir genera un listado de servicios planificados, atendidos

2.2.3.2.- Diseño Servicios Código de servicio Descripción Genera orden de trabajo, sí o no Servicio único por cuenta. Estado del servicio, vigente o no Fecha Inicio servicio Fecha fin servicio, para los no vigentes Tiempo promedio de ejecución. Cuotas máximo de pago Valores Fecha Inicio Vigencia Valor del servicio Contrato Cuenta



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Servicio Número del contrato. Fecha del contrato. Valor (toma de la definición del servicio) Valor contado Valor crédito Cuotas de plazo Interés de Financiamiento, debe calcularse o no Pagos Fecha pago contado Valor pagado crédito Atención Fecha planificada atención Área atiende Fecha atención. Actualiza en datos del cliente. Observaciones Estado Financiero del contrato. Tiene o no saldo Estado de atención. Atendido o no Detalle de pagos Fecha Tipo de pago. (Comprobante de Ingreso, Facturación) Banco Valor Pago Fecha de pago

2.2.4.- Facturación El escenario es una nueva Empresa, se debe definir la condición inicial y luego se van regulando en función de los datos históricos que se tiene. Se realiza este ejemplo, por cuanto al iniciar un sistema de Información Gerencial se tiene una información de partida, obtenida de una forma dada, la misma que debe validarse con la que se obtiene por el sistema, por cuanto es un nuevo proceso. 2.2.4.1.- Análisis Este proceso es el más crítico de la aplicación, por cuanto debe tomar la información de las cuentas del Nivel 1-2 a procesarse para poder: calcular, emitir la factura y generar la información que se debe enviar a los bancos, se lo puede realizar el momento que las lecturas están validadas. Debe contemplarse dos procesos: facturación inicial y facturación normal.



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Inicialmente se facturará con promedios y conforme se instalen los medidores y se disponga de lecturas reales se calculará con esta información. Los contratos también se deben incorporar al sistema al igual que saldo atrasado, cortes. El esquema de facturación es el siguiente:

Los valores pendientes de pago del mes, se acumulan en saldos atrasados, se inicializa los campos del mes. Se aplica el valor de anticipo, si es mayor que cero con el mismo criterio de pagos en la distribución a los valores Se calcula el consumo de agua y se aplica el pliego tarifario. Se calcula también alcantarillado y se asigna mantenimiento de la conexión. Se calcula cuotas de contratos e interés de financiamiento. Se calcula interés de mora Número de meses de atraso. Se graba un registro histórico de la cuenta luego de la facturación. Se inicializa número de pagos.

Para el cálculo de la facturación debe considerarse:

Clientes a facturar. Estado de la cuenta activo, Factura Agua, Alcantarillado, contratos. Determinar el consumo de agua con promedio o real. Consumo de alcantarillado (agua o base de cálculo), Contratos (Factura contratos). Tarifa que se debe aplicar. Definir el pliego tarifario y la tarifa vigente. Tasa de alcantarillado. Tasa de Intereses de financiamiento y mora Calendario de facturación. Control de procesos para que se facture el momento adecuado. El calendario implica la planificación y ejecución de los diferentes procesos mensualmente para cada Nivel 2, desde la toma de lecturas hasta el vencimiento. Forma de recaudar. Cobro normal o débito por medio de bancos.

Emisión de facturas. Los clientes a los que se deben emitir facturas para entrega a domicilio o débito por banco. Este proceso debe ser



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posterior al de facturación, no es conveniente realizar simultáneamente el cálculo y la emisión por que es muy pesado.

Mensaje en la factura. Cliente normal y cliente en mora. Este proceso afecta los valores que debe un abonado y utiliza información de toda la aplicación. El proceso de facturación se podría realizar cuando ya se han validado las lecturas. Para que los errores derivados de la toma de lecturas se reduzcan es necesario realizar el proceso de prefacturación. El proceso de prefacturación simula el cálculo del consumo de agua y permite que se obtenga información de los abonados que su consumo real está fuera de los límites establecidos o tienen un método de cálculo real y no se dispone de información de lecturas o el consumo estimado acumulado es mayor a cero. Límite inferior. Si el consumo del abonado es menor que la mitad del consumo promedio. Este factor se puede parametrizar por la temporada. Límite superior. Si el consumo del abonado es mayor que el doble del consumo promedio. Este factor se puede parametrizar por la temporada. Si el consumo estimado acumulado es tres veces el promedio se debería tratar de obtener la lectura real para evitar que se tenga que realizar regulaciones a futuro por la falta de datos de lecturas. Realizada la prefacturación y efectuados los cambios de ser del caso, para el caso de errores de lecturas solicitar una inspección para verificar el dato, se puede realizar la facturación y generar información de resumen de alguna información (consumos y valores) para que sea analizada con el objetivo de realizar un control de calidad a fin de certificar el correcto funcionamiento de la aplicación. Es importante realizar este control de calidad por cuanto las condiciones de la facturación son susceptibles de cambiar por ejemplo: abonados, tarifas, tasas de interés, incorporar lecturas, contratos, cortes. Por seguridad se debe obtener un respaldo de los archivos a ser afectados para poder reprocesar la facturación si el proceso de análisis detecta que no estuvo correcta. Si esto sucede y el error es atribuido al sistema, se debe suspender el proceso y pedir soporte técnico, caso contrario restaurar la información de los respaldos, realizar la corrección y reprocesar la facturación. Este reproceso sólo deberá realizarse en casos excepcionales y será de uso restringido. El proceso de emisión de facturas debe ser luego que se realizó el análisis de la facturación lo cual indica que esta todo correcto.



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Adicionalmente se debe generar la información para la recaudación por medio de los bancos. Pliego tarifario.

La tarifa está en función del uso de la conexión de agua, se la establece externamente, rige a partir de una fecha y debe manejarse diferenciada por rangos. Se suele tener un costo fijo de administración para todas las tarifas.

Tasa de Interés

Los contratos que tienen financiamiento se deben calcular el interés con la tasa de interés legal vigente. Los valores de saldos atrasados deben calcularse el interés de mora con la tasa de interés de mora vigente. Estas tasas cambian frecuentemente por lo cual se debe tener un registro histórico por tipo de tasa.

Calendario de procesos

El proceso de facturación comprende algunas etapas para cada Nivel 1-2. El responsable de facturación debe elaborar el calendario mensualmente. Los diferentes procesos toman como base la información del calendario que se está ejecutando para permitir que se activen algunos procesos, en importante manejar el calendario por la secuencia de procesos que deben ejecutarse. Se tiene un calendario con fechas programadas y fechas ejecutadas de los procesos, para realizar análisis.

Resumen de facturación Periodo Año y mes Nivel1, Nivel2, Nivel 3

Número de clientes Metros cúbicos (reales, estimados, estimados-acumulados) Valores atrasados (agua, alcantarillado, contratos, interese) Valores facturación mes (agua, alcantarillado, contratos, interese)

2.2.5.- Recaudación 2.2.5.1.- Análisis



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La recaudación se realizará por medio de los bancos que tengan convenio por medio de débito directo de una cuenta o pago en ventanilla, el intercambio de información será por un medio magnético en un archivo con un formato definido. Se debe enviar información de la facturación, abonado con el valor que debe y el banco envía información de los valores recaudados a cada abonado. Con la información de los valores recaudados se debe procesar para afectar a la cuenta del abonado aplicando el orden en que deben abonarse el valor pagado en los diferentes rubros que tiene deuda el abonado. Orden de aplicación

Valor Pagado + Anticipo Anticipo = 0 Valores atrasados:

interés mora interés financiamiento Corte Coactiva Mantenimiento conexión Agua Alcantarillado Servicios

Valores mes interés mes interés financiamiento Mantenimiento conexión Agua Alcantarillado Servicios

Si aplicado estos conceptos existe un saldo, se suma a Anticipo.

Si un abonado desea que se debite directamente de una cuenta debe solicitar el servicio y adjuntar un documento para verificar la cuenta corriente o de ahorros de la cual solicita el débito. El titular de la cuenta en el banco puede ser diferente al que tiene el servicio de agua. Enviada la información al banco para el cobro, esta entidad realiza el débito de la cuenta si tiene fondos, caso contrario no efectúa el pago de la factura y se le excluye al cliente del convenio de pago por bancos a partir de la siguiente facturación. El banco debe enviar información de los clientes a los cuales ha cobrado y el documento de respaldo del crédito en la cuenta corriente de la empresa de agua.



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La información recibida del banco, número de abonado, nombre y valor debe ser procesada en el sistema, si existe algún registro que no existe en el sistema del Gestor Comercial se debe generar un listado y solicitar al banco corregir este dato incorrecto. Los registros válidos se procesan y de los incorrectos el banco debe enviar un nuevo archivo a procesar. Los costos derivados por el error del banco no serán regulados por el sistema (Sí se factura y no estuvo registrado el pago del cliente con problema) Para los clientes que pagan en ventanilla, el banco envía información número de abonado, nombre y valor deben ser procesadas en el sistema, se procede igual que los que tienen convenio de pago. Procesada la información enviada por el banco, remite información del total recaudado y detalle de los pagos, se actualiza información a los abonados y se graba el valor total procesado y para cada registro de detalle si fue procesado o no. Por lo que se debe tener un registro de los valores en tránsito, que corresponden a los clientes que pagan en el banco y tienen problema de número de abonado inexistente. Una vez corregido el problema se aplica el pago Adicionalmente se debe considerar el caso de los errores originados por el número de cuenta de agua incorrecta enviado por el banco, el pago corresponde a otro abonado, el cliente debe presentar un reclamo, verificar si el pago se efectúo y proceder a regular con la opción de mantenimiento de clientes valores y forma de pago. Si el banco envía información duplicada, se debe regular al abonado afectado, una vez que se ha notificado del particular.

2.2.5.2.- Diseño Cliente. Se especificó en módulo

Datos para recaudación. Banco (si o no), código de banco, tipo cuenta, número de cuenta, fecha registro

Débito directo envío banco Cabecera

Banco Número de facturas Valor total Fecha Detalle Cuenta abonado



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Nombre Valor a pagar Tipo cuenta banco Número cuenta banco

Débito directo regresa banco Cabecera

Banco Número de facturas cobradas Valor total cobrado Fecha Número de documento depósito Estado. Ingresado, procesado correcto, procesado errores. Número facturas procesadas correcto Valor procesado correcto Detalle cuentas cobradas Cuenta abonado

Nombre Valor pagado Tipo cuenta banco Número cuenta banco Estado: ingresado, procesado correcto, procesado error

Pago por bancos envío

Cuenta abonado Nombre Valor a pagar Fecha límite pago

Pago por bancos regresa Cabecera

Banco Número de facturas cobradas Valor total cobrado Fecha

Número documento de depósito Estado: ingresado, procesado correcto, procesado error Valor total procesado correcto Número de facturas procesadas correcto.

Detalle Cuenta abonado

Nombre Valor pagado

Pagos en tránsito

Fecha Banco Número de depósito Origen (débito directo, pago ventanilla)



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Cuenta abonado Nombre Valor pagado Fecha solución Estado: ingresado, procesado

2.2.6.- Lecturas 2.2.6.1.- Análisis

El proceso de facturación de un Nivel 1se inicia con la toma de lectura, el proceso de lecturas se puede esquematizar de la siguiente manera:

Generar listado y archivo de lecturas del Nivel 1-2 para ese año y mes Tomar las lecturas Ingresar las lecturas tomadas. Listado de lecturas ingresadas Validar las lecturas, para corregir errores de digitación Lecturas listas.

Las lecturas se toman por Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4 y Nivel 5, en función de la clave catastral cambia la secuencia catastral por secuencia de lectura, para los abonados que están activos, que se factura agua, método de cálculo real y que tienen medidor, se necesita información de: cuenta, nombre, dirección, numero de medidor, marca, ubicación, la fecha de lectura anterior, causa de no lectura, valor de lectura, consumo promedio acumulado. Se debe tener información de la fecha de la lectura, causa de no lectura, valor de la lectura. Se genera un archivo, borrando la información del periodo anterior. El ingreso de las lecturas tomadas debe ser de los mismos clientes que se generaron los listados, por cuanto desde la emisión de los listados hasta que se realice el proceso de digitación pudieron cambiar los clientes y se presentaría un problema el momento de digitar. Al digitar se debe validar, si se tomó la lectura: que no sea inferior a la lectura anterior. Para realizar un control de calidad, se puede emitir un listado de las lecturas ingresadas. Se deben validar las lecturas para lo cual se genera un listado de posibles inconsistencias: lecturas no tomadas, consumo mayor que límite superior (tres veces el consumo promedio), consumo menor que límite inferior (mitad del consumo promedio). Se simula el proceso de cálculo del consumo que se utiliza en la facturación, regulando el consumo promedio acumulado.



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Estos límites deben ser variables en función de la temporada: límite superior y límite inferior, se lo realiza con los parámetros del sistema. Corregidos los errores, se tienen las lecturas listas para el proceso de facturación. En el proceso de facturación se debe manejar los siguientes criterios.

Si un cliente tiene dos meses consecutivos lecturas, y tenía método de cálculo estimado, la primera vez se actualiza el método de cálculo como real y se inicializa el consumo promedio acumulado en cero.

Si un cliente no tiene medidor, la causa de no lectura es no tiene medidor, se actualiza el método de cálculo como estimado y se inicializa el consumo promedio acumulado en cero.

El control de la ejecución de estos procesos se realiza utilizando el calendario de facturación del mes en proceso.

2.2.6.2.- Diseño

Lecturas Año y mes Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4 y Nivel 5

Cuenta Fecha lectura anterior Causa no lectura anterior Valor lectura anterior Fecha lectura actual Causa no lectura actual Valor lectura actual

1.- Generar archivo para toma de lecturas y listado 2.- Ingreso de datos 3.- Validación datos ingresados 4.- Consistencia de datos

2.2.6.3.- Calendario de procesos Se utilizan los principios de sincronización de procesos de Sistemas Operativos para el manejo de Bloqueos Mutuos y la secuencia de Ejecución de Procesos, a fin de determinar la transición de estados. Los procesos tienen unos estados y se puede ir de uno a otro si se cumplen algunas condiciones. 2.2.6.3.1.- Análisis



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La facturación debe realizarse por Nivel 1 para lo cual se establece un calendario de facturación por año y mes. Determinado el calendario para cada Nivel 1 se ingresa al sistema y se aprueba. Todos los procesos para la facturación se realizan en función del calendario, para que el usuario responsable de los procesos tenga control completo de todas las tareas y lograr el control en la secuencia de ejecución del calendario. El formato del calendario se definió en el módulo de facturación. Toma de lecturas. Si el estado es ingresado se puede ejecutar el proceso de toma de lecturas. Genera el archivo de lecturas para ese año y mes y los listados para la toma de lecturas. El estado se actualiza como LET. Ingreso de lecturas. Si el estado es LET, LEI o LEV se permite el ingreso de lecturas para ese Nivel 1-2 y obtener listado para control de calidad. Finalizado el control de calidad se debe ejecutar este proceso y se actualiza el estado como LEI. Lectura validada. Si el estado es LEI, se puede emitir el listado para la validación, al concluir el proceso de validación de lecturas se debe actualizar el estado como LEV. Si se actualizó a este estado se puede reversar y el estado es LEI lo cual permite ingresar lecturas. Prefacturación. Si el estado es LEV se puede ejecutar el proceso, que permite obtener un listado del consumo con el cual se facturaría al abonado, si es del caso se debe corregir la lectura tomada. Terminada la validación se debe ejecutar este proceso y el estado es PRE. Se bloque el ingreso de lecturas, se puede reversar este proceso y el estado es LEV. Corte. Este proceso se lo puede realizar recién luego de dos meses de facturación en el sistema. Se puede ejecutar este proceso si no se ha realizado la facturación y si no se ha ejecutado el proceso de corte antes. Este proceso es independiente del de lecturas, por lo cual no se realiza un control de procesos previos y no se actualiza el estado del calendario. En función de la política de cortes se genera el valor del corte y el listado para cortes. Facturación. Si el estado es PRE y se han procesado los cortes se puede realizar la facturación, el estado se actualiza como FAC. Realizado el control de calidad sin novedad y si el estado es FAC se pueden generar las facturas a ser impresas.



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Emisión Factura. Concluida la impresión de las facturas generadas, se actualiza este estado como FEM y se registran el número de facturas emitidas. Entrega Factura. Si el estado es FEM se puede actualizar la fecha en la cual se concluyó la entrega de facturas y el estado se actualiza como FET. Fin. Si el estado es FET, al ejecutar este proceso se finaliza el Nivel 1-2 y ya no se puede realizar nada, el estado se actualiza como FIN.

2.2.7.- Información económica 2.2.7.1.- Análisis

El sistema comercial maneja información de valores que debe el abonado y los pagos realizados, esta información debe registrarse en un sistema contable en función del plan de cuentas y transacciones definidas de manera que permita evaluar la situación económica de la empresa en su relación con los clientes.

Se deben considerar los siguientes procesos:

Facturación del mes: los valores facturados en el mes de cada Nivel 1-2. Pagos: valores pagados en los bancos, valores en tránsito y valores aplicados a los abonados, para cada uno con detalle de los campos que han sido afectados, para cada pago del banco procesado. Conversión de cartera: los valores facturados en el mes y que no han sido cancelados se convierten en cartera vencida. Contratos. Los valores de los contratos a crédito que se han realizado diariamente. Saldos de fin de mes: Valores de los los abonados que se tiene a fin de mes, se utiliza para cuadrar con el sistema de contabilidad, por cuanto los ajustes por regulaciones no se registran como transacciones.

3.- Información Gerencial

Para cada módulo del Gestor Comercial se debe generar información estadística, lo que permitirá organizar el Data Warehouse sobre el cual funcionará el Sistema de Información Gerencial.



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Un Gestor Comercial define los objetivos, en base al análisis de la información puede planificar las acciones estratégicas que le permitan llegar a esos objetivos. En base a los módulos planteados, defina las metas que se desea lograr y analice si con la información de base es posible realizar. Estructure el Sistema de Información Gerencial que necesita para tomar las decisiones. Analice que información adicional se debe incorporar para obtener los datos que necesita la Administración. Recuerde, según información publicada en Wikipedia. “Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos). “

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n



http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_soporte_a_decisiones

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_experto

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_ejecutiva



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