monografia sistemas de informacion en las estaciones de servicio

Actualmente los sistemas de información automatizados a través del uso de las tecnologías de información brindan gran soporte a las Estaciones de Servicios para el manejo y control de la información de forma integrada y en línea, permitiendo tomar decisiones acertadas y oportunas de acorde con la realidad actual. El objetivo de esta monografía es dar a conocer las ventajas de los sistemas de información automatizados en las estaciones de servicios, favoreciendo especialmente a los dueños y personal administrativo de las estaciones que aún no cuentan con este tipo de sistemas.

Esta investigación consta de tres capítulos, organizados de la siguiente manera: En el primer capítulo trata de los «Fundamentos de los Sistemas de Información”, describe aspectos generales de los sistemas de información tales como: definición, tipos de sistemas de información y las ventajas y desventajas de los mismos, etc.

En el segundo capítulo se enfoca las “Estaciones de Servicios en el Perú” donde se explica la evolución, definición, los servicios que brindan, etc. Y en el tercer y último capítulo, se describe un caso práctico relacionado con la utilización de los Sistemas de Información Automatizados en las Estaciones de Servicios.

CAPITULO I Fundamentos de Sistemas de Información

1. Definición de Sistemas de Información

2. Tipos de Sistemas de Información 3. Ventajas y Desventajas de los sistemas de Información


Definición de Sistemas de Información: Es un conjunto de componentes o elementos interrelacionados que permiten capturar, almacenar, procesar y distribuir la información, para apoyar con el control de las áreas y la toma de decisiones del personal administrativo de una empresa. Existen tres actividades que describen estos procesos:

La alimentación o insumo: Captura o recolecta datos dentro de la organización o del entorno que la rodea.



El procesamiento: Transforma estos datos primos a algo que tenga más sentido (información).


El producto o salida: Transfiere la información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleada.


Tipos de Sistemas de Información: 1. Sistemas de nivel operativo 2. Sistema de nivel de conocimiento 3. Sistemas de nivel gerencial 4. Sistemas de nivel estratégico


Sistemas de nivel operativo: Realiza el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución u organización. Su fin es responder a las procesos de rutina y seguir el flujo de las transacciones. Ejemplo: Personal de ventas, contabilidad, recursos humanos, etc.


Sistema de nivel de conocimiento: En este nivel se encuentran los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución o empresa. Su finalidad es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos y controlar el flujo de la documentación. Ejemplo: estos sistemas, en la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina, constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.


Sistemas de nivel gerencial: Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio. En este nivel la información se requiere de manera periódica, más que instantánea.


Sistemas de nivel estratégico: Ayudan a los niveles directivos a planificar y dirigir estrategias según las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la empresa u institución . Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades de recursos con los que cuentan. ¿Cuáles serán los niveles de empleo en cinco años?...


VENTAJAS

• Optimización de sus relaciones con clientes. • Identificar quiénes son realmente sus clientes. • Conocer qué compran sus clientes, cómo y cuándo. • Determinar por qué prefieren a la empresa. • Detectar nuevas tendencias a partir de los hábitos de compra. • Conocer cómo está respondiendo a las consultas y quejas. • El proveedor recibe la información de pedidos en un tiempo muy corto. • Eliminación de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del

software. • Reducción de costos.


VENTAJAS

• Integración establecida de todas las funciones del negocio. • Facilidad de compartir amplia información de la empresa. • Proceso mejorado del trabajo • Aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de

decisiones • Información oportuna y exacta • Respuesta rápida a la operación de negocio y a las condiciones de

mercado que cambian, dando por resultado ventajas competitivas mejoradas.

• Papel reducido.


Desventajas

• Costos de capacitación del personal. • Negativa de ciertas áreas de las empresas a compartir información

con otras. • El fracaso de los proyectos se debe al mal uso de la información que

se recolecta, y a la mala utilización que le dan las empresas a las bases de datos.

• Problemas con la seguridad de los datos si no se manejan con confidencialidad.

• Costoso de poner en ejecución.


Desventajas

• Integración larga. • Dificultad de cambiar las formas tradicionales de hacer

negocios. • Prolongación del periodo de implantación proyectado. • Introducción de vacíos (bugs) peligrosos dentro del

sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución. • Problemas de definición y ejecución del plan de

implementación.

CAPITULO II Las Estaciones de Servicios en el Perú

1. Reseña 2. Definición de una Estación de Servicio 3. Osinerming en las Estaciones de Servicio 4. ¿Qué es el Código de Autorización?

En el Perú durante las últimas décadas se vienen dando grandes cambios con respecto a la modernización de grifos y estaciones de servicio, en especial en la ciudad de Lima y ahora en el interior del país. Es fácil darnos cuenta de algunos ejemplos claros de lo que eran antes los centros de venta de combustibles. Los grifos y estaciones de servicio en su mayoría se encontraban administrados por el Estado. Estos solo se dedicaban al venta de gasolinas, kerosene y diesel.



Hace más de una década el panorama se revirtió. Los grifos y estaciones de servicio comenzaron a privatizarse, y a pasar a manos tanto de inversionistas nacionales como extranjeros. El resultado no solo se vio en una mejor presentación de los establecimientos de venta o en el mejoramiento de la calidad de las gasolinas con aditivos, sino que además se empezó a desarrollar una "nueva visión" de atención a los consumidores de combustibles.


En la actualidad en otros países se ha podido constatar que ahora la venta de gasolina también se hace de manera personalizada (no hay vendedores), mediante el simple uso de una tarjeta de crédito que activa el surtidor. Otras de las novedades es el cargo del consumo de manera automática mediante un chip incluido en los automóviles, el cual está asociado a una cuenta.


Las estaciones de servicios son aquellas que su actividad principal es la compra y venta de combustibles tales como Bio Diesel, Gasolinas en sus diferentes tipos de octanaje (84, 90, 95, etc.) y GLP o GNV si es que cuentan con estos productos.

¿Qué es una Estación?


Las actividades principales que realiza una estación de servicios es la compra y venta de combustibles, para lo cual se tiene que empezar con el llenado de los tanques subterráneos de almacenamiento de combustibles mediante las compras que se realizan en las diferentes plantas que existen en el País. Y culmina con la venta de dichos productos a los usuarios finales, mediante el abastecimiento a los vehículos automotores.

Actividades de una Estación


• Adicionalmente a la venta de combustibles una estación de servicios

puede realizar los siguientes servicios :

• Lavado , engrase y/o cambio de aceite.

• Cambio y reparación de llantas

• Alineación y balanceo

• Trabajos de mantenimiento automotor

• Venta de accesorios, productos y repuestos para vehículos.

• Venta de GLP en cilindros domésticos

• Cualquier otra actividad comercial que preste servicio al automovilista,

sin que interfiera en el normal funcionamiento del establecimiento

Servicios que brinda una Estación


Algunos procesos que realiza - Control de ventas por turnos. - Control de inventarios según las compras y ventas - Control de cuentas por cobrar(créditos) y pagar (proveedores) - Control de medidas de varillaje vs teórico, etc.

Procesos de una Estación


Es el Organismo Supervisor de la

Inversión en Energía y Minería,

una institución pública encargada

de regular y supervisar que las

empresas del sector eléctrico,

hidrocarburos y minero cumplan

las disposiciones legales de las

actividades que desarrollan.

¿Quien es Osinergmin ?


OSINERGMIN tiene asignadas funciones

de supervisión, regulación, fiscalización

y sanción normativa, solución de

reclamos en segunda instancia

administrativa y solución de

controversias.

Funciones de Osinergmin


Para las estaciones de servicios en el Perú los

precios de los combustibles líquidos (petróleo,

gasolina ) no se encuentran regulados por

ninguna institución del estado, es decir, se rigen

por la oferta y la demanda del mercado en libre

competencia y es el consumidor final quien

elige dónde comprar. Estos productos tienen

incluidos dos impuestos, el impuesto general a

las ventas (IGV) y el impuesto selectivo al

consumo (ISC), de gran incidencia en la

recaudación.

Precios de los Servicios


La comercialización sí está regulada por

Osinergmin quien se encarga de ver los

problemas del mercado de combustibles

líquidos del país como:

• La informalidad,

• La competencia desleal,

• La evasión de impuestos,

• La adulteración,

• El contrabando,

• La inseguridad de las instalaciones

• Y la contaminación ambiental.

Comercialización


Actualmente con el uso de los sistemas

automatizados y las tecnologías de la

información y comunicación, Osinergmin

controla las ventas(planta) mediante su sistema

de control de ordenes de pedidos(SCOP).

¿Qué es el SCOP?

Es un Sistema de Control en línea cuyo principal

objetivo es combatir la informalidad en la venta

de combustibles por medio de la validación

automática y en tiempo real de transacciones

autorizadas entre agentes autorizados.

Sistema de

Osinergmin


El SCOP abarca a Distribuidores

Mayoristas, Distribuidores

Minoristas, y Consumidores

Directos de combustibles líquidos y

toda persona natural o jurídica que

adquiera combustible u otros

productos derivados de los

hidrocarburos en plantas de ventas

de combustible.

¿Cuál es el alcance del SCOP?

Cuando un comprador realiza un Pedido de combustible en el SCOP, el

sistema validará:

Si su registro DGH (Dirección General de Hidrocarburos) está vigente.

Si está autorizado a adquirir los productos que está solicitando,

Si la cantidad de combustible que está solicitando no excede su capacidad de

almacenamiento,

Si el transporte que trasladará el producto está autorizado.

Si todas las validaciones son correctas, el sistema procederá a emitir un

Código de Autorización, el cual identificará a cada transacción en todo su

flujo. Sin el código de autorización, no se podrá comprar combustible.

¿Qué es el Código de Autorización?


1. Sistema que utiliza 2. Beneficios del Sistema 3. Cómo funciona el Sistema 4. Video

CAPITULO III Caso de Estación de Servicio con un Sistemas

de Información

Estación: HP Combustibles SAC. (Chiclayo) Ruc: 20480504411

Dirección: Av. Panamericana Norte N° 1006 Chiclayo.

¿Qué Sistema Automatizado utiliza? El sistema “SIGES - Sistema de información Integrado.”


de Información

SIGES es un sistema integrado que permite que todas las áreas estén

interconectadas y puedan hacer uso de la información en el momento que

lo requieran. Además permite controlar al personal de ventas considerada

el área más crítica de la empresa donde anteriormente con el uso del

sistema manual se producían robos grandes pérdidas de combustible y

adulteraciones en los vales

de crédito, siendo partícipes el personal

de ventas en complicidad con los

conductores abastecedores.

¿Cuales son los beneficios del uso del Sistema ?


de Información

Los procesos generales son idénticos al de cualquier empresa, la diferencia

está en el proceso de ventas donde utilizan dos servidores.

Uno llamado PET, se utiliza para la conexión con los dispensadores y otro

servidor del sistema SIGES que esta conectado al servidor PET y a las

computadoras que se encuentran instaladas en las islas de ventas donde se

realiza la atención a los clientes. Además cuentan con el sistema Visanet para

el pago con tarjetas de crédito y tarjetas de débito, este sistema se adquiere

independientemente del sistema de información automatizado, para el

funcionamiento solo necesitan tener una línea telefónica.

¿Cómo funciona el sistema?


de Información

VIDEO

Automatización de Estaciones de Servicios


de Información


de Información

- Los sistemas de información automatizados permiten la integración de las diferentes áreas de las estaciones de servicios y brindan seguridad en cuanto al control de la información y control del personal. - En la actualidad los sistemas de información necesitan ir de la mano con las TICs. Pues, estas posibilitan aunar funcionalidades de almacenamientos, procesamiento y transmisión de datos. - Los procesos de modernización que incluye el uso de los sistemas de información y las TICs. abarca todo tipo de empresas sin considerar un rubro en especial.

- Se recomienda el uso y la implementación de un sistema de información automatizada que incluya las modernas tecnologías de información y comunicación por las bondades y beneficios que proporcionan. - Se recomienda capacitación del personal que estará a cargo de dicho sistema. pues, lo nuevo siempre implica un cambio a nivel de las estructuras organizacionales de la empresa y la renovación de criterios culturales de los encargados de la misma.

GRACIAS POR SU ATENCION

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