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FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ESTACIONES

DE SERVICIOS.

Autor: Juan Manuel Jara Cotrina.

Revisor: Rubn Ayala Castro.

Curso: Metodologa del Trabajo Intelectual

Profesor: Gerardo Ral Chunga Chinguel

Semestre Lectivo: 2014-0

Chiclayo - Per

Enero, 2014

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DEDICATORIA

A mis queridos padres: Eladio y Abelinda.

Y todos mis hermanos.

AGRADECIMIENTO

A Dios por bendecirme siempre.

A mis padres y hermanos, por su apoyo incondicional en todos los proyectos de mi vida.

Al profesor Gerardo Chunga por todos los conocimientos compartidos durante este curso.

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RESUMEN

Esta investigacin tiene por objetivo dar a conocer las ventajas de los sistemas de informacin

automatizados en las estaciones de servicios.

Est organizada en tres captulos: El primer captulo trata sobre los Fundamentos de los

Sistemas de Informacin; el segundo captulo trata de Las Estaciones de Servicios en el Per y

en el tercer captulo se presenta un caso prctico de Sistema de Informacin Automatizada de

una Estacin de Servicio

Finalmente, se ha llegado a la conclusin que los sistemas de informacin automatizados

permiten la integracin de las diferentes reas de las estaciones de servicios y brindan

seguridad en cuanto al control de la informacin y control del personal. En tal sentido, se

recomienda la utilizacin de estos sistemas por todas las bondades y beneficios que

proporciona.

Palabras clave: Estaciones de servicio, sistemas de informacin, osinergmin, seguridad de

informacin, procesos sistematizados.

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TABLA DE CONTENIDOS

*

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ESTACIONES DE SERVICIOS.

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN

CAPTULO I: Fundamentos de Sistemas de Informacin.

1.1. Definicin.

1.2. Tipos de Sistemas de Informacin.#

1.3. Ventajas y Desventajas de los sistemas de Informacin.#

CAPTULO II: Las Estaciones de Servicios en el Per.

2.1. Resea:#

2.2. Definicin de una estacin de Servicios.#

2.3.Osinergmin en las Estaciones de Servicios:#

CAPTULO III: Caso de Estacin de Servicio con un Sistemas de Informacin.

3.1. Resultados de entrevista:

3.2. Descripcin de Mdulos del sistema SIGES 4.0.#

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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INTRODUCCIN

Actualmente los sistemas de informacin automatizados a travs del uso de las tecnologas de

informacin brindan un gran soporte a las Estaciones de Servicios para el manejo y control de

la informacin de forma integrada y en lnea. Esto permite tomar decisiones acertadas y

oportunas de acuerdo a las necesidades de nuestra realidad actual.

Por tanto, el objetivo de esta monografa es dar a conocer las ventajas de los sistemas de

informacin automatizados en las estaciones de servicios, que puedan favorecer especialmente

a los gerentes y dueos de las estaciones de servicios que an no cuentan con este tipo de

sistema.

Esta investigacin consta de tres captulos, organizados de la siguiente manera:

En el primer captulo denominado Fundamentos de los Sistemas de Informacin, se describe

aspectos generales de los sistemas de informacin tales como: definicin, tipos de sistemas de

informacin y las ventajas y limitaciones de los mismos, etc.

En el segundo captulo, se hace referencia a Las Estaciones de Servicios en el Per donde se

explica la evolucin, definicin, los servicios que brindan las estaciones de servicio, etc.

Y en el tercer y ltimo captulo, se describe un caso prctico relacionado con la utilizacin de

los Sistemas de Informacin Automatizados en las Estaciones de Servicios; se trata de la

empresa Hp Combustibles SAC., donde se explica los procesos, controles y beneficios que

realiza el sistema SIGES implementado en dicha estacin.

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CAPTULO I: Fundamentos de Sistemas de Informacin.

1.1. Definicin.

Segn Laudon(1996, 8), sostiene que un sistema de informacin puede definirse

tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten

capturar, procesar, almacenar y distribuir la informacin para apoyar la toma de

decisiones y control en una empresa

Adems de ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas y crear

soluciones. Los sistemas de informacin pueden contener datos acerca de personas,

lugares y datos importantes de la empresa y el entorno que la rodea. Mediante tres

actividades un sistema de informacin produce la informacin que la empresa requiere,

para el anlisis de los problemas, control de las operaciones, para la toma de decisiones

y la creacin de nuevos productos y servicios.

Estas actividades son: Las de insumo, procesamiento y producto. La alimentacin o

insumo captura o recolecta datos dentro de la organizacin o del entorno que la rodea; el

procesamiento transforma estos datos primos a algo que tenga ms sentido; el producto o

salida transfiere o distribuye la informacin procesada a las personas o actividades donde

debe ser empleada.

Para samuelson 1977, "Sistema de informacin es la combinacin de recursos humanos y

materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el

propsito de una gestin eficiente en las operaciones de las organizaciones".1

Es un conjunto de elementos que trabajan de manera ordenada y coordinada y que estn

orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin.

La informacin debe estar ordenada, organizada y lista para cubrir una necesidad u

objetivo.

1 Anaely Saunders. Propuesta de bases para el diseo de un sistema de gestin estratgica de

informacin para la direccin de energa renovable del Minbas 2012 http://www.eumed.net/libros-gratis/2012a/1169/sistemas_de_informacion_en_organizaciones.html (acceso enero 24, 2014) 1

7

Figura 1

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos89/sistemas-informacion-gerencial-

estrategico/img2.png

8

1.2. Tipos de Sistemas de Informacin.2

A continuacin se describen cada uno de los tipos de sistemas de informacin segn

Laudon , Kenneth C., y Jane Price Laudon :

A.- Sistemas de Nivel Operativo.- Apoyan a los gerentes operativos al hacer el

seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institucin, como

ventas, recepcin de materiales, depsitos en efectivo, nminas, decisiones de

crditos y el flujo de materiales en la planta. Su fin es responder a las cuestiones de

rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institucin.

Ejemplo: Registra los depsitos en bancos de los cajeros automticos o uno que

registre el nmero de horas trabajadas diariamente por los empleados en la planta.

B.- Sistema de Nivel de Conocimiento.- Se apoyan los trabajadores del

conocimiento y los de la informacin en una institucin. Su finalidad es ayudar a las

empresas de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la

institucin controle el flujo de la documentacin.

Ejemplo: Estos sistemas, en la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina,

constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.

C.- Sistemas de Nivel Gerencial.- Se disean para las actividades de seguimiento,

control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de

nivel medio. En este sistema se requiere menos de la informacin instantnea pero

ms de la informacin peridica. Algunos sistemas de nivel gerencial dan soporte a

decisiones no rutinarias.

D.- Sistemas de Nivel Estratgico.- Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir

las cuestiones estratgicas y las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la

institucin. Su inters principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el

entorno con las capacidades con las que cuentan.

Ejemplo: Cules sern los niveles de empleo en cinco aos?...

2 Kenneth C. Laudon e Jane P. Laudon, Administracin de los Sistemas de Informacin: Organizacin y

tecnologa. (Mxico: Prentice Hall Hispanoamericana, 1996,15. 2

9

Figura 2

Fuente:http://3.bp.blogspot.com/_6guFwDeo9Qw/TDifHqVuW8I/AAAAAAAAAGo/BeGhFklRVe

Q/s1600/Presentaci%C3%B3n%2Bpara%2Bblog.jpg

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1.3. Ventajas y Desventajas de los Sistemas de Informacin.3

As como existen mltiples ventajas al implementar un sistema de informacin

automatizado, tambin existen ciertas desventajas o problemas con la implantacin de este tipo

de sistemas.

Ventajas

Optimizacin de sus relaciones con clientes.

Identificar quines son realmente sus clientes.

Conocer qu compran sus clientes, cmo y cundo.

Determinar por qu prefieren a la empresa.

Detectar nuevas tendencias a partir de los hbitos de compra.

Conocer cmo est respondiendo a las consultas y quejas.

El proveedor recibe la informacin de pedidos en un tiempo muy corto.

Eliminacin de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del software.

Reduccin de costos.

Integracin establecida de todas las funciones del negocio.

Facilidad de compartir amplia informacin de la empresa.

Proceso mejorado del trabajo

Aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de decisiones

Informacin oportuna y exacta

Respuesta rpida a la operacin de negocio y a las condiciones de mercado que

cambian, dando por resultado ventajas competitivas mejoradas.

Papel reducido.

3

Ventajas y Desventajas de Los Sistemas de Informacin Automatizados., s. f.

http://pdonpolo.tripod.com/ventajas.html. (Acceso Enero 22, 2014). 3

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Desventajas

Costos de capacitacin del personal.

Negativa de ciertas reas de las empresas a compartir informacin con otras.

El fracaso de los proyectos se debe al mal uso de la informacin que se recolecta, y

a la mala utilizacin que le dan las empresas a las bases de datos.

Problemas con la seguridad de los datos si no se manejan con confidencialidad.

Costoso de poner en ejecucin.

Integracin larga.

Dificultad de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios.

Prolongacin del periodo de implantacin proyectado.

Introduccin de vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar

deficiencias en su ejecucin.

Problemas de definicin y ejecucin del plan de implementacin.

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CAPTULO II: Las Estaciones de Servicios en el Per.

2.1. Resea:4

En el Per durante las ltimas dcadas se vienen dando grandes cambios con respecto

a la modernizacin de grifos y estaciones de servicio, en especial en la ciudad de Lima.

En el interior del pas, es fcil darnos cuenta de algunos ejemplos claros de lo que eran antes

los centros de venta de combustibles.

Figura 3

Fuente: http://www.fullgrifos.com.pe/dnn/Portals/0/grifos/grifopuquio.jpg

Si bien el monto invertido en el mejoramiento y establecimiento de nuevos grifos y estaciones

de servicio supera los US$ 450 millones (en los ltimos 12 aos), todava quedan trabajos por

realizar, orientados especialmente a los productos indirectos que se pueden ofrecer a los

consumidores. Anteriormente los grifos y estaciones de servicio se encontraban administrados

por el Estado. Estos solo se dedicaban al expendio de gasolinas, kerosene y diesel. Hace ms

de una dcada el panorama se revirti. Los grifos y estaciones de servicio comenzaron a

privatizarse, y a pasar a manos tanto de inversionistas nacionales como extranjeros. El

resultado no solo se vio en una mejor presentacin de los establecimientos de venta o en el

4Eddie Morris, et al., Comercializacin de combustibles: modelo de solucin tecnolgica. (Lima: ESAN

Ediciones, 2010), 9. 4 http://www.esan.edu.pe/publicaciones/2010/12/03/Comercializaci%C3%B3n%20de%20combustiblesconSello.pdf

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mejoramiento de la calidad de las gasolinas con aditivos, sino que adems se empez a

desarrollar una "nueva visin" de atencin a los consumidores de combustibles.

Esta nueva visin recae ms que nada en la oferta de productos indirectos como los cajeros

automticos, servicios de lavado y engrase, mantenimiento y control de llantas, etc., los cuales

se han sumado a los servicios clsicos y gratuitos de aire y agua, y otros como el de

reencauchado de llantas. Todas esas mejoras son, aunque no parezca, formas de crear

fidelidad en los consumidores, ms an cuando existe una alta concentracin de estaciones de

servicio en una esquina especfica. Con esto no estamos sealando que el precio de la gasolina

no se tome en cuenta, sino que los productos adicionales con los que cuenta un grifo pueden

servir para atraer a los consumidores. Otro punto a tener en cuenta es la localizacin de estos

establecimientos. Si bien puede ser incmoda para algunos de sus vecinos, el aumento en su

nmero permite tener un abanico mayor de opciones para los consumidores.

Figura 4

Fuente:http://cde.gestion2.e3.pe/ima/0/0/0/1/5/15185.jpg

En la actualidad en otros pases se ha podido constatar que ahora la venta de gasolina tambin

se hace de manera personalizada (no hay vendedores), mediante el simple uso de una tarjeta

de crdito que activa el surtidor. Otras de las novedades es el cargo del consumo de manera

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automtica mediante un chip incluido en los automviles, el cual est asociado a una cuenta. La

modernizacin de las estaciones del interior del pas es una tarea todava pendiente, pero que

ya ha sido emprendida por inversionistas nacionales y extranjeros, dado que ha resultado

rentable tanto para ellos como para los consumidores, los cuales siguen aumentando.

Que nos deparan los prximos aos?

Figura 5

Fuente: http://qn.quotidiano.net/economia/2012/06/29/736621-benzina-guerra-sconti-esso-q8.shtml

15

2.2. Definicin de una estacin de Servicios.5

Las estaciones de servicios son aquellas que su actividad principal es la compra y venta de

combustibles tales como Bio Diesel, Gasolinas en sus diferentes tipos de octanaje (84, 90, 95,

etc.) y GLP O GNV si es que cuentan con estos productos.

Adicionalmente brindan los siguientes servicios:

Lavado , engrase y/o cambio de aceite

Cambio y reparacin de llantas

Alineacin y balanceo

Trabajos de mantenimiento automotor

Venta de accesorios, productos y repuestos para vehculos.

Venta de GLP en cilindros domsticos

Cualquier otra actividad comercial que preste servicio al automovilista, sin que interfiera

en el normal funcionamiento del establecimiento

A continuacin se detalla algunos de los procesos que realizan:

Control de ventas por turnos.

Control de inventarios segn las compras y ventas

Control de cuentas por cobrar(crditos) y pagar(proveedores)

Control de medidas de varillaje vs terico, etc.

5Guido F. Morocho Quirola, Diseo del Sistema de Informacin de Gestin para la Estacin de servicios

de combustibles Caldern (Tesis de Maestra en direccin de Empresas, 2006), 38 39.

http://repositorio.uasb.edu.ec/handle/10644/2405. 5

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2.3.Osinergmin en las Estaciones de Servicios:6

Osinergmin es el organismo supervisor de la Inversin en Energa y Minera, es una

institucin pblica encargada de regular y supervisar que las empresas del sector elctrico,

hidrocarburos y minero cumplan las disposiciones legales de las actividades que desarrollan.

OSINERGMIN tiene asignadas funciones de supervisin, regulacin, fiscalizacin y sancin

normativa, solucin de reclamos en segunda instancia administrativa y solucin de

controversias.

Para las estaciones de servicios en el Per los precios de los combustibles lquidos (petrleo,

gasolina ) no se encuentran regulados por ninguna institucin del estado, es decir, se rigen por

la oferta y la demanda del mercado en libre competencia y es el consumidor final quien elige

dnde comprar. Estos productos tienen incluidos dos impuestos, el impuesto general a las

ventas (IGV) y el impuesto selectivo al consumo (ISC), de gran incidencia en la recaudacin. La

comercializacin s est regulada por Osinergmin quien se encarga de ver los problemas del

mercado de combustibles lquidos del pas como la informalidad, la competencia desleal, la

evasin de impuestos, la adulteracin, el contrabando, la inseguridad de las instalaciones y la

contaminacin ambiental.

Anteriormente en cuanto a la competencia desleal, la cadena de despacho de planta mostraba

distintas filtraciones que permitan que el combustible fuese mezclado, adulterado, robado o

simplemente desviado a otro destino. Tampoco se poda controlar cules productos ni qu

cantidad de combustible se poda vender a un agente comprador.

Actualmente con el uso de los sistemas automatizados y las tecnologas de la informacin

Osinergmin controla las ventas (planta) con su sistema llamado SCOP (Sistema de control de

rdenes de Pedido)..

Qu es el SCOP? 7

Es un Sistema de Control en lnea cuyo principal objetivo es combatir la informalidad en la

venta de combustibles por medio de la validacin automtica y en tiempo real de

transacciones autorizadas entre agentes autorizados.

Cul es el alcance del SCOP?

El SCOP abarca a Distribuidores Mayoristas, Distribuidores Minoristas, y Consumidores

Directos de combustibles lquidos y toda persona natural o jurdica que adquiera

combustible u otros productos derivados de los hidrocarburos en plantas de ventas de

combustible.

6 Osinergmin, 2010. http://www.osinerg.gob.pe/newweb/pages/Publico/589.htm.

7 Organismo Supervisor de la Inversin en Energa y Minera. Preguntas frecuentes 2004,

7http://www.osinerg.gob.pe/osinerg/hidro/SCOP/Preguntas02112004.pdf (acceso Enero 22, 2014)

7

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Qu es el Cdigo de Autorizacin?

Cuando un comprador realice un Pedido de combustible en el SCOP, el sistema validar:

Si su registro DGH (Direccin General de Hidrocarburos) est vigente.

Si est autorizado a adquirir los productos que est solicitando.

Si la cantidad de combustible que est solicitando no excede su capacidad de

almacenamiento.

Si el transporte que trasladar el producto est autorizado.

Si todas las validaciones son correctas, el sistema proceder a emitir un Cdigo de

Autorizacin, el cual identificar a cada transaccin en todo su flujo. Sin el cdigo de

autorizacin, no se podr comprar combustible. CAPTULO III: Caso de Estacin de

Servicio con un Sistemas de Informacin.

3.1. Resultados de entrevista:

El autor de la monografa realiz una entrevista a una Estacin de servicios con la finalidad de

conocer el sistema de informacin que utiliza. A continuacin se presentan las respuestas de la

entrevista realizada a la Empresa:

Estacin de Servicios.

HP Combustibles SAC. (Chiclayo)

RUC:

20480504411

Domicilio Comercial:

Av. Panamericana Norte N 1006 Chiclayo.

Entrevistado

Miguel Legua Morante - Jefe de Operaciones.

Qu Sistema Automatizado utiliza?

El sistema se llama SIGES Sistema Integrado.

Cunto tiempo lleva utilizando este Sistema?

Tres aos y medio.

Qu beneficios les ha trado con el uso de este Sistema?.

SIGES es un sistema integrado que permite que todas las reas estn interconectadas

y puedan hacer uso de la informacin en el momento que lo requieran. Adems permite

controlar las diferentes reas, entre ellas el rea de ventas que es la parte crtica de la

empresa donde anteriormente con el uso del sistema manual se producan robos y

prdidas de combustible siendo partcipes personal de la estacin en complicidad con

los conductores abastecedores.

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Cmo funciona el Sistema en la Estacin de Servicios?

Bueno, los procesos generales son idnticos al de cualquier empresa, la diferencia se

presenta en el proceso de ventas donde hacen uso de las tecnologas de informacin y

comunicacin para su intercomunicacin. Utilizan dos servidores, uno llamado PET que

se utiliza para la conexin con los dispensadores y otro servidor para el sistema SIGES

que se comunica con el servidor PET y las computadoras que se encuentran instaladas

en las islas de ventas donde se realiza la atencin a los clientes. Adems cuentan con el

sistema visa net para el pago con tarjetas de crdito y tarjetas de dbito que se adquiere

independientemente del sistema de informacin automatizado, para el funcionamiento

de este sistema solo se necesita tener una lnea telefnica.

3.2. Descripcin de Mdulos del sistema SIGES 4.0.8

El sistema SIGES cuenta con los siguientes mdulos para ser utilizados de

acuerdo a las necesidades de las estaciones de servicios:

Punto de Venta: Facturas, tickets, Nd, Nc, remitos; en playa o minimercado, sin lmite de

puntos de venta; facturacin con lectores de cdigo de barras, etc. Precios diferenciales

por combustibles o clientes.

Cierres de turno playa, planillas de venta de combustibles y mercadera de playa; stock

de mercaderas en playa, vales a empleados, etc.

Caja diaria, cierre de playa, cierre de multiventas y administracin.

Control de ventas, control de stock de combustible, faltante y sobrante por tanque,

proyeccin de venta, ventas por combustible, ventas por surtidor, ventas promedio,

consumo interno, ventas por cliente, ranking de ventas por cliente, ranking de ventas

cuenta corriente, lmite de venta por cliente, etc.

Estadsticas, ventas por producto, por rubro, por cliente, por turno, por fecha;

rentabilidad por rubros, compras por da, por mes, por producto; ranking de venta en

cuenta corriente, ranking de productos vendidos, rubros de ingresos vs. rubros de

egresos, etc.

Comprobantes de Ventas, emisin automtica, vista previa, correccin de

comprobantes, etc.

Comprobantes de compras, emisin, vista previa, correccin de comprobantes.

Gestin de Bancos: Cuentas, depsitos, emisin cheques, movimientos bancarios,

conciliacin, cheques en cartera, etc.

Gestin de Clientes, cuentas corrientes, recibos, resumen cuenta, deuda resumida,

lmite de venta, promedio de venta mensual, resmenes de cuenta, ranking de ventas,

cuenta corriente, totales de cobranza, vales de combustible a clientes, etc.

Gestin de proveedores, cuentas corrientes, resmenes, rdenes de pago, deuda

resumida, totales de pagos, compras por rubros, control de gastos, etc.

Gestin contable, generacin de asientos contables automticos diarios, mayores de

cuentas, balance de sumas y saldos, etc.

8

BackOffice SIGES 4.0,Sistema Integral de Gestin para Estaciones de Serviciohttp://www.sistemasiges.com.ar/home.php?op=2 , (Acceso enero 24, 2014)

8

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Envo de mensajes de texto diarios a celulares, con informe de ventas de combustibles y

estado de tanques.

Utilidades del sistema, definicin de usuarios y niveles de acceso para cada usuario,

backups automticos, etc.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los sistemas de informacin automatizados permiten la integracin de las diferentes

reas de las estaciones de servicios y brindan seguridad en cuanto al control de la

informacin y control del personal.

En la actualidad los sistemas de informacin necesitan ir de la mano con las TICs. Pues,

estas posibilitan aunar funcionalidades de almacenamientos, procesamiento y

transmisin de datos.

Los procesos de modernizacin que incluye el uso de los sistemas de informacin y las

TICs. abarca todo tipo de empresas sin considerar un rubro en especial.

Se recomienda el uso y la implementacin de un sistema de informacin automatizada

que incluya las modernas tecnologas de informacin y comunicacin por las bondades

y beneficios que proporcionan.

Se recomienda la capacitacin del personal que estar a cargo de dicho sistema, pues

lo nuevo siempre implica un cambio a nivel de las estructuras organizacionales de la

empresa y la renovacin de criterios culturales de los encargados de la misma.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

BackOffice SIGES 4.0. Sistema Integral de Gestin para Estaciones de Servicio.

http://www.sistemasiges.com.ar/home.php?op=2 , (Acceso enero 24, 2014)

Carlitostp. Automatizacin de Estaciones de Servicios 2008 Carlitostp.

http://www.youtube.com/watch?v=V4OalWkjNo8&feature=youtube_gdata_player

(acceso enero 18, 2014).

Laudon, Kenneth C. e Jane Laudon. Administracin de los Sistemas de Informacin:

Organizacin y tecnologa. Mxico: Prentice Hall Hispanoamericana, 1996.

Morris, Eddie. et al., Comercializacin de combustibles: modelo de solucin tecnolgica.

Lima: ESAN Ediciones, 2010

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3n%20de%20combustiblesconSello.pdf

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2010.http://www.osinerg.gob.pe/newweb/pages/Publico/589.htm

Organismo Supervisor de la Inversin en Energa y Minera. Preguntas frecuentes

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22, 2014)

Quirola Morocho, Guido F. Diseo del Sistema de Informacin de Gestin para

la Estacin de servicios de combustibles Caldern, 2006.

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22

http://pdonpolo.tripod.com/ventajas.html, (acceso Enero 22, 2014).