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PROCEDIMIENTO No. 14 Página 1 de 21

Generación orden de pago no presupuestal originada en

traslados a pagaduría

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-01

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Generación orden de pago no presupuestal originada en traslados a pagaduría en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011 Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co / Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 29 JUN 2011 Emisión inicial. Mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Alexander Romero Castañeda

Elaborado por: Harry Palacios Amado

Revisado por: Edilse Martinez Castillo.

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Contratista

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha: 01 ABR 2011

Fecha: 14 MAY 2011

Fecha: 31 MAY 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Firma:

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gov.co/


Generación orden de pago no presupuestal originada en traslados a pagaduría








MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO No. 14

GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADAS EN

TRASLADOS A PAGADURÍA

Pág.

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA 4

1.

GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON SITUACIÓN DE FONDOS, SIN SITUACIÓN DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO ABONO A CUENTA 5

1.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago abono a cuenta 6

1.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago abono a cuenta 6

1.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta 7

1.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago abono a Cuenta 8

1.5 Descarga de Archivos de Pago con medio de pago abono a cuenta 9

1.6 Construcción Archivo Plano por Entidad Financiera 11

2.

ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA RECURSOS CON SITUACION DE FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO GIRO 11

2.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago giro 12

2.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago giro 12

2.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago giro 12

2.4 Pago de Orden Bancaria con medio de Pago giro 14

3.

ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA CON SITUACION DE FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO CHEQUE 13

3.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago cheque 16

3.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago cheque 16

3.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Cheque 16

3.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago cheque 17

3.5 Asignar Cheque 18

3.6 Entregar Cheque 18

3.7 Anular Cheque 19










4. PAGO DE ORDENES DE PAGO NO PRESUPUESTALES DEDUCCIONES 20

4.1

Generación de una orden de pago no presupuestal para recursos con situación de fondos sin situación de fondos y propios originada de una orden de pago no presupuestal de deducciones. 20

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 21

PROCEDIMIENTO No. 14

GENERACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADA EN TRASLADOS A

PAGADURIA A. GENERALIDADES Acogiendo la recomendación dada por el Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en cuanto a la centralización de pagos para recursos Sin Situación de Fondos y Propios (aplica para Establecimientos Públicos), a continuación se detalla paso a paso el proceso de pago de las mismas. Las tesorerías centralizadoras de pagos generarán las órdenes bancarias para las Órdenes de Pago Presupuestales y no presupuestales que se encuentren en estado “Aprobada” generadas tanto por las Subunidades como por la Unidad Ejecutora del nivel central, y girarán el valor neto de cada orden de pago. Es pertinente resaltar que es responsabilidad de la tesorería central establecer su calendario de pago e informar a las Subunidades para que al momento en que éstas generen la orden de pago establezcan como fecha límite de pago las fechas establecidas por el nivel central. El proceso de pagos de órdenes de pagos presupuestales se presenta cuando una Subunidad Ejecutora realiza órdenes de pago presupuestales utilizando la opción “traspaso a pagaduría”, para que efectúe el pago la Dirección General de Crédito y del Tesoro Nacional cuando correspondan a recursos Con Situación de Fondos, o de la Tesorería Centralizadora de Pagos cuando los recursos sean Situación de Fondos y propios, y una vez se encuentren los recursos en las cuentas de las Subunidades Ejecutoras las tesorerías deben culminar el proceso de pago. Es de aclarar que el proceso de pago puede efectuarse con diferentes medios de pago tales como: Abono a Cuenta, Giro y/o Cheque. Para lo cual se indica a continuación cada caso en particular.










B. FLUJO GRAMA

GENERACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADA EN TRASLADOS A PAGADURIA

1.3 GENERACIÓN DE ORDEN BANCARIA Orden de Pago No Presupuestal

Tesorería Centralizadora de Pagos (000) Perfil: Pagador Central

Ruta: PAG / Orden Bancaria / Abono en Cuenta

1.4 PAGO DE ORDEN BANCARIA Orden de Pago No Presupuestal


Ruta: PAG / Orden Bancaria / Pago de Orden Bancaria Medio de Pago Abono en Cuenta

1.5 DESCARGA DE ARCHIVOS DE PAGO Órdenes de Pago No Presupuestales


Ruta: ADM / Intercambio de Información / Mecanismos Entrada-Salida / Cargar o Descargar Archivo(s)

1.6 CONSTRUCCION DE ARCHIVO PLANO POR ENTIDAD

FINANCIERA

1.1 AUTORIZACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL Orden de Pago No Presupuestal

Perfil: Pagador Central Ruta: PAG / Administración de Órdenes de Pago / Autorizar

1. GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL Traslado Pagaduría “Orden de Pago Presupuestal”

Perfil: Pagador Central Ruta: PAG / Pagos no Presupuestales / Ordenes de Pago No

Presupuestal / Crear Orden de Pago No Presupuestal










1. GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON SITUACIÓN DE

FONDOS, SIN SITUACIÓN DE FONDOS Y RECURSOS PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO ABONO A CUENTA

RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No Presupuestal

Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos: Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago “Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema. Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de las órdenes de pago, ésto quiere decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad (regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.










En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago para el caso que se está desarrollando corresponde a “Abono Cuenta” y seleccionar la cuenta bancaria del tercero beneficiario. En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, se debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No Presupuestal originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar que debe ser el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada una Orden de Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado la anterior el tesorero de la subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden. 1.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago abono a cuenta Una vez generada la Orden de Pago No Presupuestal el Perfil Pagador Regional de cada Subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar la Orden de pago No Presupuestal a través de la RUTA: PAG / Administración de Órdenes de pago / Autorizar. El sistema presenta la siguiente pantalla:

Sobre la anterior pantalla diligenciar los siguientes campos: Órdenes de pago: Utilizando uno o varios filtros de búsqueda el Pagador Central o Regional podrá seleccionar la Orden de Pago No Presupuestal que requiere autorizar. Una vez seleccionada la Orden de Pago que el usuario desea autorizar hacer clic en el botón “Aprobar”, automáticamente el sistema generará el número consecutivo de la tarea de aprobación, y cuyo resultado posteriormente debe ser consultado haciendo clic en el botón “Avance de Procesamiento”. Es de tener en cuenta que el proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestal es una tarea automática, que se ejecutará de acuerdo a la periodicidad que establezca el administrador del sistema Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así pues los resultados del proceso de validación no podrán verse de manera inmediata y deberán ser consultados como mínimo una hora después de ser ejecutada la transacción. 1.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales.










Para que una Orden de Pago sea “Aprobada” debe cumplir con una serie de requisitos que garanticen un proceso de pago ajustado a la regulación presupuestal, y que además cumplan con los parámetros establecidos en el sistema. Dentro de las validaciones más comunes se encuentran:

Entidad Financiera: Para los pagos a través de “Abono en Cuenta”, la entidad financiera del “Beneficiario de Pago” debe ser un banco relacionado del “Esquema de Banco Agente” de la tesorería responsable del pago de la Subunidad Ejecutora. NOTA: El esquema de Banco Agente se opera a través del Perfil Pagador Regional, mediante la RUTA: REC-Esquema Banco Agente-Creación y Administración. Es importante aclarar que dicha parametrización hace referencia al proceso de relacionar las cuentas bancarias de tesorería con las entidades financieras en las cuales los terceros beneficiarios abrieron las cuentas bancarias para recibir el pago de obligaciones contraídas. Valor Neto: El valor a pagar debe ser mayor a “cero”. Tope de Control de Pago: El valor neto a pagar por cada Orden de pago no debe ser superior al valor del “Tope de Pago” establecido por la tesorería responsable del pago de la Subunidad Ejecutora. Calendario de pago: Los conceptos de gasto contenidos en la Orden de Pago No Presupuestal deben ajustarse al calendario de pago establecido por la tesorería de la Subunidad Ejecutora.

Fecha Límite de pago: Para pagos en “Pesos” la fecha límite de pago debe ser por lo menos un día después a la fecha en la cual se solicite la “Autorización”. Estado de Cuenta Bancaria: Verifica que la cuenta bancaria del beneficiario de la Orden de Pago No Presupuestal se encuentre en estado “Activa”.

Para garantizar el pago es prudente verificar el nuevo estado de las Órdenes de Pago No Presupuestales después del proceso de “Autorización”, para garantizar que éstas hayan quedado en estado “Aprobada” quedando disponibles para ser incluidas al momento de generar las correspondientes Ordenes Bancarias. 1.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta El aplicativo SIIF Nación II ofrece diversas formas de realizar los pagos de acuerdo a los medios de pago autorizados para cada tesorería de las Subunidades Ejecutoras, producto de la parametrización que el perfil Pagador Central haya realizado para la misma. Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora. El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Abono en Cuenta.










Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos: Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos”. Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea inferior o igual a la fecha aquí seleccionada. Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades bancarias donde los terceros beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas. Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal. NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente. Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago. 1.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado “Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago” vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular. La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la Ruta: PAG / Orden bancaria / Pago Orden Bancaria Medio de pago Abono en Cuenta.










Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar. Al guardar el sistema presenta el número consecutivo de la tarea de ejecución del pago, el cual puede ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la Orden bancaria. El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, adicionalmente para las órdenes bancarias con medio de pago “Abono en Cuenta” se generará el archivo de pago en el formato de archivo definido con la entidad financiera que actúa como “Esquema de Banco Agente”; El archivo es firmado digitalmente y almacenado por el sistema en el repositorio de almacenamiento de evidencia digital SAFD. 1.5 Descarga de Archivos de Pago con medio de pago abono a cuenta El Tesorero de la Subunidad Ejecutora debe considerar que el proceso de pago es una tarea automática realizada por el sistema con determinada periodicidad por lo tanto debe esperar la culminación del proceso para realizar la captura del archivo resultante, consulta que se realiza haciendo Clic en el Botón “Avance de Procesamiento” de la misma transacción de pago, donde el sistema presentará el estado de la orden bancaria “Pagada”. Una vez verificado que la orden bancaria con medio de pago “Abono a Cuenta” se encuentra en estado “Pagada”, el funcionario a quien se le asignó el perfil Pagador Regional deberá descargar el correspondiente archivo de pago para posteriormente remitirlo a la Entidad Financiera para que dicha instancia efectúe la dispersión de fondos a las cuentas bancarias vinculadas a las Órdenes de Pago No Presupuestales. El archivo de pago debe ser descargado por la RUTA: ADM/ Intercambio de Información/Mecanismo de entrada/salida/Cargar-Descargar archivos(s) seleccionando la opción “Descargar” el sistema trae la siguiente pantalla:










Transacción del sistema: Se debe seleccionar la transacción de pago de órdenes bancarias con medio de pago “Abono a Cuenta” identificada con el código (PAG047). Esquema de Banco Agente: Seleccionar el esquema de Banco Agente a través del cual se realizó el pago de la orden bancaria. Estado Archivo: Seleccionar el estado “Generado”, posteriormente dar Clic en el botón “Buscar” para que el sistema presente los archivos de pago disponibles para descargar. Archivo Disponible para Descarga: Seleccionar el archivo de pago que se requiere enviar a la Entidad Financiera para la dispersión de fondos. Al hacer Clic en el botón descargar automáticamente será almacenado en el escritorio del equipo el archivo plano que contiene los datos de pago de la orden bancaria. NOTA: Una vez descargado deberá ser remitido a la Entidad Financiera de acuerdo con la estructura que cada una de ellas ofrezca para su recepción. La estructura del archivo plano es la siguiente:










1.6 Construcción Archivo Plano por Entidad Financiera Las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben coordinar con el Aérea de Sistemas de las Entidades Financieras para que dichas instancias construyan un convertidor tomando como fuente el archivo plano que genera el sistema SIIF Nación II y posteriormente proceder a dispersar los recursos a los terceros beneficiarios. El anterior procedimiento se adelantará hasta tanto el Ministerio de Hacienda y Crédito Público desarrolle con el sistema financiero un único archivo de descargas de pago. En el evento de presentarse rechazo en alguno de los pagos la tesorería de las Subunidades Ejecutoras deberán corregir la causal de rechazo y volver a lanzar el pago en el sistema bancario hasta realizar exitosamente el pago. 2. ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA RECURSOS CON SITUACION DE

FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO GIRO

Generación Orden de Pago No Presupuestal para recursos con situación de fondos, sin situación de fondos y recursos propios originadas de una orden de pago presupuestal con medio de pago “Giro”, se adelanta de la siguiente manera: RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No Presupuestal

Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos: Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago “Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema.










Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de órdenes de pago, ésto quiere decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad (regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.

En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago, para el caso que se está desarrollando corresponde a “Giro”. En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No Presupuestal originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar que debe ser el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada una Orden de Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado lo anterior el tesorero de la Subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden. 2.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de Pago Giro La autorización de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantará de conformidad con lo indicado en el Numeral 1.1 “Autorización Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento. 2.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio

de pago Giro. Las validaciones de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantarán de conformidad con lo indicado en el Numeral 1.2 “Validaciones a la Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento. 2.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Giro. La generación de la orden bancaria con medio de pago giro se presenta especialmente en los procesos de: nómina e impuestos que se pagan vía electrónica, por ejemplo, para el caso de la nómina la Orden de Pago Presupuestal se registró al NIT de la Subunidad Ejecutora con “traspaso a tesorería” para lo










cual la Subunidad tendrá que generar una Orden de Pago No Presupuestal al mismo NIT, es decir, el de cada Regional y posteriormente culminar el proceso de pago en el aplicativo SIIF Nación II. Así mismo, la dispersión de los recursos para la nómina debe realizarse por parte de las tesorerías de las Subunidades a través de su Entidad Financiera por fuera del aplicativo SIIF Nación II mientras el Administrador del sistema Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluye el manejo de la nómina con pago a beneficiario final. Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora. El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Giro.

Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos: Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos” Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea inferior o igual a la fecha aquí seleccionada. Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades financieras donde los terceros beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas. Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal.










NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente. Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago. 2.4 Pago de Orden Bancaria con medio de Pago Giro A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado “Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago” vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular. La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la Ruta: PAG / Orden bancaria / Pago Orden Bancaria Medio de pago Giro.

Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar. Al guardar el sistema presenta el número consecutivo de la tarea de ejecución del pago, el cual puede ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la Orden bancaria. El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, adicionalmente para las órdenes bancarias con medio de pago “Giro”.

3. ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA CON SITUACION DE FONDOS, SIN

SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO CHEQUE

Generación Orden de Pago No Presupuestal para recursos con situación de fondos, sin situación de fondos y recursos propios originados de una orden de pago presupuestal con medio de pago “Cheque”, se adelanta de la siguiente manera:











Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos: Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago “Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema. Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de órdenes de pago, ésto quiere decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad (regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.










En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago, para el caso que se está desarrollando corresponde a “Cheque”. En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No Presupuestal originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar que debe ser el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada una Orden de Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado lo anterior el tesorero de la subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden. 3.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago Cheque La autorización de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantará de conformidad con lo indicado en el Numeral 1.1 “Autorización Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento. 3.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio

de pago Cheque Las validaciones de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantarán de conformidad con lo indicado en el Numeral 1.2 “Validaciones a la Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento. 3.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Cheque La generación de la orden bancaria con medio de pago cheque se presenta en los casos en que el tercero beneficiario por razones justificadas no suministra una cuenta bancaria, por lo tanto, la Tesorería de la Subunidad deberá acudir al medio de pago Cheque. Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora. El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Cheque.










Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos: Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos” Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea inferior o igual a la fecha aquí seleccionada. Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades financieras donde los terceros beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas. Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal. NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente. Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago. 3.4 Pago de Orden Bancaria - Cheque A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado “Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago” vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular. La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la RUTA: PAG / Orden bancaria / Pago Orden Bancaria Medio de pago Cheque.

Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar.










Al guardar el sistema presenta el número consecutivo de la tarea de ejecución del pago, el cual puede ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la Orden bancaria. El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, para las órdenes bancarias con medio de pago “Cheque”. 3.5 Asignar de Cheque

Una vez la orden bancaria se encuentre en estado “Pagado” la Subunidad Ejecutora debe asignar un cheque para cada Orden de Pago No Presupuestal a través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores Asignar Cheques, teniendo especial cuidado en digitar en el aplicativo SIIF Nación II el número del cheque el cual debe ser consistente con el que se va a entregar al tercero beneficiario.

Con fundamento en la anterior pantalla, se debe diligenciar los siguientes campos:

Orden Bancaria: Seleccionar la Orden Bancaria correspondiente con medio de pago cheque.

Efectuado lo anterior el sistema presenta la carpeta “Chequeras”, debiéndose dar clic en el botón de búsqueda del campo “Seleccionar Chequera”, para que el sistema traiga la información, posteriormente se selecciona el estado “Girado” y posteriormente se da Clic en el botón Guardar. Con lo anterior el sistema asigna un cheque a la Orden de Pago No Presupuestal. 3.6 Entrega de Cheque

A través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores /Entregar Cheques, el tesorero de la Subunidad Ejecutora hace la entrega del cheque al beneficiario final.










NOTA: Las Subunidades Ejecutoras deben tener presente que si efectúa entrega de cheques debe evitar que éstos contengan enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, teniendo en cuenta que ello conlleva a una sanción del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente. 3.7 Anulación de Cheque

El tesorero de la Subunidad Ejecutora en caso de requerirse podrá anular cheques con los debidos soportes a través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores /Anular Cheques/con estado disponible/con estado asignado o entregado, según corresponda.

La Anulación del Cheque se presenta cuando el mismo quedó mal elaborado o cuando al momento de haberse entregado a los beneficiarios no lo cobraron en un lapso de seis (6) meses, para lo cual, el tesorero de la Subunidad Ejecutora debe anularlo e informar al Área Contable para efectos de la constitución el acreedor vario y posteriormente efectuar la consignación de los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Ver Procedimiento No. 21 Acreedores Varios del Manual de Políticas y Procedimientos SIIF Nación II. 4. PAGO DE ORDENES DE PAGO NO PRESUPUESTALES DEDUCCIONES 4.1 GENERACION DE UNA ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON

SITUACION DE FONDOS SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADA DE UNA ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL DE DEDUCCIONES.











Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos: Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago “Orden Pago Egresos No Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema. Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de las órdenes de pago no presupuestales de deducciones, ésto quiere decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad (regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.

En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago según corresponda el cual puede ser: Abono Cuenta, Giro o Cheque, para lo cual el sistema trae la información de Ítem de Afectación de Pagos No presupuestales debiéndose seleccionar el código 2 – 60 – 04 “Cancelación de Pasivos Originados en Deducciones por Traslado a Pagaduría. Efectuado lo anterior para el caso de abono al cuenta se adelantará de conformidad con lo dispuesto en los Numerales 1.3; Generación Orden Bancaria Abono a Cuenta; Numeral 1.4 Pago de Orden Bancaria Abono a Cuenta; 1.5 Descarga de Archivos de Pago Abono a Cuenta; 1.6 Construcción de Archivo Plano por Entidad Financiera.










Para el medio de pago Giro se efectuará de acuerdo con los Numerales 2.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de Pago Giro; Validaciones del Proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago Giro; 3.1 Generación Orden Bancaria con medio de pago Giro; 3.2 Pago de Orden Bancaria con medio de Pago Giro. Para el medio de pago Cheque se registrará de acuerdo con los Numerales 3.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago Cheque; 3.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago Cheque; 3.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Cheque; 3.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago Cheque; 3.5 Asignar de Cheque; 3.6 Entregar Cheque; 3.7 Anular Cheque.

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

DECRETOS

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.

ministerio de defensa nacional procedimiento no. … · subunidades como por la unidad ......

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