manual sac-datop

7/26/2019 MANUAL SAC-DATOP

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REV. DESCRIPCIN DEL CAMBIO APLICA

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MODIFICACIONES EN LA CAR TULA, EN EL NOMBRE DELTITULAR QUE ELABOR, SE CAMBIO DAIF POR DATOP EN TODO

EL DOCUMENTO Y SE CAMBIARON LOS ORGANIGRAMAS DELORFIS Y DATOP.

23 / MARZO / 2010

5MODIFICACIONES EN CARTULA, ORGANIGRAMA, POLTICA DECALIDAD DEL SAC-AEFOP, NOMBRE DE PUESTOS DELPERSONAL Y REFERENCIA CON LOS PROCEDIMIENTOS.

27 / MAYO / 2013

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MODIFICACIONES EN LA CARATULA, SE ELIMINARON Y/OAGREGARON ESPACIOS, SE HICIERON CORRECCIONES EN LOSTTULOS: 1.0 INTRODUCCIN DEL MANUAL DE CALIDAD, 2.0MARCO INSTITUCIONAL, 4.0 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LACALIDAD, 6.0 GESTIN DE LOS RECURSOS, 7.0 REALIZACIN DELPRODUCTO (PRESTACIN DEL SERVICIO) Y 8.0 MEDICIN,

ANLISIS Y MEJORA.

2 / JUNIO / 2014

AUTORIZADOEL 29/MAYO/2014POR :

C.P.C. LORENZO ANTONIO PORTILLA VSQUEZAUDITOR GENERAL DEL ORFIS

REVISADOEL 28/MAYO/2014POR

L.E. LUCIANO VARGAS DURNSECRETARIO TCNICO


C.P.C. CECILIA L. CORONEL BRIZIOAUDITORA ESPECIAL DE FISCALIZACIN A CUENTAS PBLICAS


ARQ. EDDA DEL CARMEN HAAZ CARRENDIRECTORA DE AUDITORA TCNICA

A LA OBRA PBLICA

ELABORADOEL 12/MAYO/2014POR

ING. EUTIQUIO PREZ DEL NGELREPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

SDAT-06

CONTROL DE REVISIONES

MANUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDADAUDITORA ESPECIAL DE FISCALIZACIN A CUENTAS PBLICAS

SAC-AEFOP


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MANUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACI N DE LA CALIDAD

AUDITORA ESPECIAL DE FISCALIZACIN A CUENTAS PBLICASSAC-AEFOP

VIGENCIA:2/JUNIO/2014

IDENTIFICACIN/REVISIN:SDAT- 06/ REV. 6

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C O N T E N I D O

PGINA

1.0 INTRODUCCIN DEL MANUAL DE CALIDAD

1.1 Propsito del Manual de Calidad 41.2 Alcance y campo de aplicacin 41.3 Exclusiones de la norma 5

2.0 MARCO INSTITUCIONAL

2.1 Antecedentes de la Institucin 62.2 Marco legal del ORFIS 72.3 Estructura orgnica del ORFIS y organigrama de la

DATOP 8

3.0 MATRIZ DE INTERRELACIN DE PROCESOS

3.1 Plan de calidad para las Auditorias de Congruencia a

los Entes Fiscalizables realizadas por el ORFIS 12

3.2 Procesos que soportan y apoyan al SAC-AEFOP,para la presentacin de los servicios definidos enel alcance de este manual 13

4.0 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales 144.2 Requisitos de documentacin 15

5.0 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1 Compromiso de la Direccin 175.2 Enfoque al usuario 185.3 Poltica de calidad 185.4 Planificacin 19


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5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 21

5.6 Revisin por la Direccin 22

6.0 GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisin de recursos 236.2 Recursos humanos 236.3 Infraestructura 246.4 Ambiente de trabajo 25

7.0 REALIZACIN DEL PRODUCTO (PRESTACIN DEL SERVICIO)

7.1 Planificacin de la realizacin del producto 257.2 Procesos relacionados con el usuario 267.3 Diseo y desarrollo 267.4 Compras 267.5 Produccin y prestacin del servicio 277.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin 29

8.0 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades 298.2 Seguimiento y medicin 298.3 Control del producto no conforme 318.4 Anlisis de datos 318.5 Mejora 32


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1.0 INTRODUCCIN DEL MANUAL DE CALIDAD

1.1 PROPSITO DEL MANUAL DE CALIDAD

El propsito de este manual es describir y establecer el Sistema deAdministracin de la Calidad de la Auditora Especial de Fiscalizacin aCuentas Pblicas (SAC-AEFOP), fundamentado en la Norma InternacionalISO 9001:2008 con el fin de comprender, cumplir con los objetivos denuestro servicio y requisitos de nuestro producto, obteniendo resultadoseficaces que aporten valor y promuevan una mejora continua.

1.2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN

El Sistema de Administracin de la Calidad que define este manual, seenfoca al cumplimiento de las responsabilidades de la Auditora Especial deFiscalizacin a Cuentas Pblicas, de laDireccin de Auditoria Tcnicaa laObra Pblica y delasresponsabilidadesdetodo el personal que integra aestas reas dentro del proceso de fiscalizacin a travs de la aplicacin denormas, disposiciones legales y Reglas Tcnicas aplicablesa dicha rea.

El proceso sustantivo de la Direccin de Auditora Tcnica a la ObraPblica, es la Auditora Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica delos Entes Fiscalizables, cuyo propsito es: Que las auditoras que seanrealizadas al ejercicio de los recursos pblicos aplicados en la obra pblicapor los Entes Fiscalizables, sean planeadas y ejecutadas adecuadamentepara contribuir de manera eficiente en la entrega de nuestros productos ,conla finalidad de que el rgano de Fiscalizacin Superior (en lo sucesivoORFIS), cumpla cabalmente con las funcionesque le sonasignadas porlos ordenamientos legales correspondientes.

Para definir el campo de aplicacin del presente manual es importante

enfocar el concepto de cliente, que en este documento se denominarcomo usuario refirindose a aquella organizacin o persona que recibe unproducto y/o servicio. Para efectos del SAC-AEFOP, elconcepto de usuarioes aplicable al Secretario Tcnico y al Auditor General;el primero revisalosProyectosde Pliego de Observaciones y Recomendaciones Tcnicas yel de Informe del Resultado Tcnico, que se generan como resultado delproceso sustantivo de la Direccin de Auditora Tcnica a la ObraPblica (DATOP), para posteriormente turnarlos al Auditor General.


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Es importante sealar que dicho proceso est supeditado a la presentacin

de las respectivas cuentas pblicas por parte de los Entes Fiscalizables al H.Congreso del Estado, y stas sean remitidas al ORFIS a travs de la H.Comisin Permanente de Vigilancia.ISO 9001:200

1.3 EXCLUSIONES DE LA NORMA

Los servicios y procesos que no se consideran dentro del alcance del SAC-AEFOP, excluyen la conformidad con los requisitos de las siguientesclusulas y subclusulas de la norma ISO 9001:200:

7.3 Diseo y desarrollo. Los requisitos de nuestro proceso y producto estnnormados nuestro Reglamento Interior y la Ley 252 de Fiscalizacin Superiorpara el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, no se disea el producto yel servicio prestado; los procesos y temas contenidos en el alcance, estndeterminados por las leyes, reglamentos aplicables al ORFIS, a la AEFCP ya la DATOP. (Ver artculos 35 y 37 de la Ley 252 de Fiscalizacin Superior).

7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin delservicio. La organizacin debe establecer las disposiciones para estosprocesos, incluyndolas cuando sean aplicables: a) Los criterios definidospara la revisin y aprobacin de los procesos. No aplica para ninguno de losservicios involucrados dentro del alcance del SAC-AEFOP, nuestro procesoest normado en el Reglamento Interior y en la Ley 252 de FiscalizacinSuperior del Estado.

7.5.4. Propiedad del cliente. Los documentos que se utilizan para realizar laAuditoria Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica de los EntesFiscalizables no son propiedad de los usuarios de esta unidad administrativa(Secretario Tcnico y Auditor General), de igual modo los documentos queproceden de nuestros usuarios no se utilizan para la realizacin de nuestraauditora. (Ver artculo 11, 12 y 17.4, de la Ley 252 de FiscalizacinSuperior).

7.5.5. Preservacin del Producto. Los productos que se generan en la etapafinal de nuestro proceso, una vez concluidos, son entregados al SecretarioTcnico; no existe producto como tal que deba ser preservado por laDATOP.


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2.0 MARCO INSTITUCIONAL

2.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIN.

Con la reforma integral del ao 2000 a la Constitucin Poltica de nuestroEstado se reconoce institucionalmente la figura de la Fiscalizacin Superior,crendose en consecuencia el RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIORDEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE (ORFIS).Previsto en el artculo 67 fraccin III del ordenamiento en cuestin lo que a

su vez origin la necesidad de crear la Ley No. 59 de Fiscalizacin Superiorpara el Estado deVeracruz, aprobada el 26 de mayo del mismo ao por el H.Congreso del Estado; en el 2008 se abroga dicho ordenamiento con lapublicacin de la Ley No. 252 de Fiscalizacin Superior para el Estado deVeracruz de Ignacio de la Llave, aprobada el 6 de junio del mismo ao, lacual rige a la fecha junto con la publicacin de las Reglas Tcnicas de

Auditora Pblica para el Procedimiento de Fiscalizacin Superior en elEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el 4 de diciembre del 2009.

El Reglamento Interior del ORFIS determina, las atribuciones de las diversasUnidades Administrativas que lo conforman. En su estructura orgnica, el

ORFIS atiende a los criterios de austeridad, racionalidad y disciplinapresupuestal en el ejercicio de las atribuciones que le otorga el marco legalaplicable.

2.2 MARCO LEGAL DEL ORFIS.

El marco jurdico del que hacer fiscalizador el cual norma, orienta y conducelas acciones de fiscalizacin, est integrado por los siguientesordenamientos:

NORMATIVIDAD FEDERAL

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley de Coordinacin Fiscal. Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Cdigo Fiscal de la Federacin.


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Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Ley Generalde Desarrollo Social. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Ley del Seguro Social. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del

Estado.

NORMATIVIDAD ESTATAL

Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley Orgnica del Poder Legislativo. Ley de Coordinacin Fiscal para el Estado y los Municipios de Veracruz de

Ignacio de la Llave. Ley nmero 252 de Fiscalizacin Superior para el Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave. Ley de Planeacin del Estado de Veracruz-Llave. Ley de Obras Pblicas para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con Ellas del Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado Libre y

Soberano de Veracruz-Llave. Ley Estatal de Proteccin Ambiental. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administracin y Enajenacin de los

Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de laLlave. Ley de Responsabilidad Patrimonial de la Administracin Pblica Estatal y

Municipal del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Cdigo Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Cdigo de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave. Ley Orgnica del Municipio Libre. Leyesde Ingresos de los Municipios del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave. Cdigo Hacendario Municipal para el Estado de Veracruz-Llave. Ley de Aguas del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave. Ley Orgnica del Poder Judicial del Estado Libre y Soberano de Veracruz-

Llave.


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REGLAMENTOS Reglamento Interior del rgano de Fiscalizacin Superior del Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave. Reglamento del Servicio Pblico de Carrera del ORFIS Reglas Tcnicas de Auditora Pblica para el Procedimiento de Fiscalizacin

Superior en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

OTROS

Plan Veracruzano de Desarrollo.

Plan de Desarrollo Municipal. Convenio de Coordinacin y Colaboracin para la fiscalizacin de los

recursos pblicos federales transferidos para su administracin, ejercicioy aplicacin al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, sus municipios yen general, a cualquier entidad, persona fsica o moral, pblica o privada;que se prevn en el Presupuesto de Egresos de la Federacin, as como delos correspondientes al Programa para la Fiscalizacin del GastoFederalizado (PROFIS), que celebran la Auditora Superior de la Federaciny el rgano de Fiscalizacin Superior de dicha entidad federativa.

Manual para la Gestin Financiera Municipal y su Fiscalizacin 2014. Reglas Tcnicas para la Contratacin y Habilitacin de Despachos

Externos y Prestadores de Servicios Profesionales de Auditora Pblica.


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2.3 ESTRUCTURA ORGNICA DEL ORFIS Y ORGANIGRAMA DE LA DATOPLa estructura orgnica para el desarrollo de las funciones del rgano deFiscalizacin de Fiscalizacin se encuentra sealada en el artculo 5 delReglamento Interior del rgano de Fiscalizacin Superior del Estado deVeracruz de Ignacio de la Llave.

El rgano de Fiscalizacin Superior (ORFIS), contar con las unidadesadministrativas de mando y adscripcin siguientes:

Secretara Tcnica

Unidad de Difusine Informacin

ContraloraInterna

UnidadesColegiadas

Departamento de

Seguridad

Institucional

Direccin de Evaluacin,

Normativa y deLegalidad en Municipios

Auditora GeneralAsesores

Auditora Especial de

Evaluacin y AtencinCiudadana


Fiscalizacin a

Cuentas Pblicas

Direccin de Evaluacin

de TransparenciaMunicipal


legalidad y

Transparencia enMunicipios

Direccin de Promocin

Difusin y ContraloraSocial

Direccin de

Seguimiento a Planes yProgramas de Gobierno.

Direccin de Desarrollo

Para la Gestin Pblica

Direccin de Auditora

Financiera a PoderesEstatales

Direccin de AuditoraFinanciera a Municipios

Direccin de Auditora

Tcnica a la ObraPblica

Direccin General de

Asuntos Jurdicos

Direccin General de

Administracin yFinanzas

Direccin General del

Centro de Informacinpara la Fiscalizacin Sup


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Al interior de la Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica(DATOP), el

organigrama es el siguiente:

Direccin de AuditoraTcnica a la Obra

Pblica

Asistente

Administrativo

Subdireccin deAuditora Tcnica

Departamento de

Control y Seguimientos

Munici ios

Departamento deAuditora Tcnica

Supervisor de

Auditora

AuditoreTcnicos

Asistente

de

Auditora

Supervisor de Auditora

por Despachos Externosa Municipios A


por Despachos Externos

a Municipios B

Asistentesde

Auditora

Asistentes

de

Auditora

AuditoresTcnicos

Auditores

Tcnicos

Asesor

SecretaraDirectiva

Departamento de

Planeacin y

Pro ramacin

Auditor

Tcnico

Costos

Auditor

Tcnico

Normativa

AuditorTcnico

AsistenteAuditora

Asistente

de

Auditora

Subdireccin de

Planeacin deAuditoras


por Despachos Externos

a Entes Estatales

AuditoresTcnicos

Asistentes

deAuditora

Departamento de

Control y

Seguimiento a

Poderes Estatales


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3.0 MATRIZ DE INTERRRELACIN DE PROCESOS

Zzz

PROCESOS SOPORTE

SECRETARATCNICA

DIRECCIN GENERAL DEADMINISTRACIN Y

FINANZAS

AUDITORAESPECIAL DE

FISCALIZACINA CUENTASPBLICAS

AUDITOR A ESPECIAL DEEVALUACIN Y ATENCIN

CIUDADANADIRECCIN

GENERAL DELCENTRO DE

INFORMACINPARA LA

FISCALIZACINSUPERIOR

DIRECCIN DESEGUIMIENTO A

PLANES YPROGRAMAS DE

GOBIERNO

DIRECCIN DEPROMOCIN,DIFUSIN Y

CONTRALORASOCIAL

Suministra larelacin dedespachoshabilitados y/ocontratados por elORFIS para larealizacin deauditoras (verprocesos en tabla,punto 3.2).

Realiza las compras,suministra viticos,materiales, vehculos y elmaterial como cintasmtricas, odmetros,equipos GPS y dems quese requiera para realizar laauditora (ver procesos entabla, punto 3.2).

Realiza elproceso deentrega deExpedientes deobra y demsinformacin quese requiera (verprocesos entabla, punto 3.2).

Suministra losCierres deejercicio o, en sudefecto, reportestrimestrales opropuestas deinversin (verprocesos en rtabla, punto 3.2).

Suministra lasQuejas y/odenuncias delas obraspresentadasante el ORFIS(ver procesosen tabla, punto3.2).

Impresin dedocumentos yserviciosinformticos(ver procesosen tabla, punto3.2)..

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIORMISIN DEL ORFIS

DIRECTRICES

POLTICAS Y

OBJETIVOS DE

CALIDAD

SISTEMA DE

ADMINISTRACIN

DE LA CALIDAD

PROCESO DE FISCALIZACIN SUPERIOR

AUDITORA TCNICA A LA OBRA PBLICA DELA CUENTA PBLICA DE LOS ENTES

FISCALIZABLES

PROCESO CLAVE

USUARIO

INTERNO

SATISFACCIN(SALIDA)

PRODUCTOS:Proyecto dePliego deObservacionesyRecomendaciones Tcnicas, yProyecto deInforme delResultadoTcnico.

USUARIOINTERNO

NECESIDADES YREQUERIMIENTOS

(ENTRADA)

ENTRADA

SALIDA


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Nuestro proceso certificado es Auditora Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblicade los Entes Fiscalizables; para poder determinar la auditora tcnica requerimosdocumentos, recursos materiales y econmicos que, sustentados en procedimientos parasu trmite, nos proporcionan las siguientes reas:

Secretara Tcnica: Controla el padrn de despachos.

Direccin General de Administracin y Finanzas: Proceso de compras, viticos, materialesy parque vehicular.

Auditora Especial de Fiscalizacin a Cuentas Pblicas: Expedientes necesarios

para realizar el Proceso de Auditora de Congruencia a los Entes Fiscalizables.

Direccin de Seguimiento a Planes y Programas de Gobierno: Cierres de ejercicio o en sudefecto reportes trimestrales o propuestas de inversin.

Direccin de Promocin Difusin y Contralora Social: Quejas y/o denuncias de las obraspresentadas ante el ORFIS.

Direccin General del Centro de Informacin para la Fiscalizacin Superior.Impresin de documentos y servicios informticos

Estas reas aportan los procesos que son el soportede nuestro proceso, con ellos, seplanean y programan las comisiones para llevar a cabo las revisiones de campo yposteriormente realizar las de gabinete, para determinar la auditora tcnica y elaborarnuestro primer producto: Proyecto de Pliego de Observaciones y RecomendacionesTcnicas. Una vez enviadoa nuestros usuarios, es notificado a los entes fiscalizados, loscuales a su vez presentan la documentacin pertinente para solventar las observacionescontenidas en el Pliego de Observaciones; resultado de ello es nuestro segundoproducto: el Proyecto de Informe del Resultado Tcnico el cual es turnado a nuestrosusuarios y es enviado al H. Congreso para la correspondienteaprobacin de la cuentapblica del ejercicio fiscalizado.


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3.1 PLAN DE CALIDAD PARA LAS AUDITORAS DE CONGRUENCIA A LOS

ENTES FISCALIZABLES REALIZADAS POR EL ORFIS.

Usuarios:Auditora General/Secretara Tcnica

"Proyecto de Informe del Resultado Tcnico

1. Elaboracin, revisin y autorizacin del "Programa de AuditoraTcnica.

2. Designacin de auditores tcnicos para realizacin de auditoras.

3. Entrega y recepcin de "Programa de Auditora Tcnica" a auditoresTcnicos.

4. Requisicin de formatos para realizacin de comisin de auditoras.

5. Tramitacin, autorizacin y registro de "oficio de comisin".

6. Revisin y registro de requisitos de planeacin de auditora.

7. Presentacin ante el ente fiscalizable.

8. Inicio de auditora.

9. Desarrollo de la auditora.

10. Determinacin de observaciones de auditora.

11. Elaboracin, revisin y entrega del Proyecto de Pliego deObservaciones y Recomendaciones Tcnicas.

12. Cierre y firma de acta de auditora.

13. Recepcin, anlisis y valoracin de solventacin al Proyecto de PliegoObservaciones y Recomendaciones Tcnicas.

14. Determinacin, elaboracin y revisin del Proyecto de Informe delResultado Tcnico

15. Entrega del Proyecto de Informe del Resultado Tcnico.


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3.2 PROCESOS QUE SOPORTAN Y APOYAN AL SAC-AEFOP, PARA LA

PRESENTACIN DE LOS SERVICIOS DEFINIDOS EN EL ALCANCE DE ESTEMANUAL

Como apoyo para una eficiente implementacin del Sistema de Administracin de Calidadse requiere de una serie de procesos que soporten al mismo en su conjunto como son:

PROCESO REA RESPONSABLE REFERENCIA

1. SF-01/REV 0. Procedimiento para laemisin de pagos y comprobacinde gastos.

2. SF-02/REV 14. Procedimiento de

ministracin y comprobacin deviticos y gastos de viaje.

Subdireccin de Finanzas dela Direccin General de

Administracin y Finanzas.

Punto 6.1

1. SRH-10/REV 10. Procedimientopara la evaluacin de competenciaslaborales.

2. SRH-05/REV 11. Procedimiento decapacitacin.

3. DSC-06/ REV 11. Procedimiento deAuditoras internas

Subdireccin de RecursosHumanos de la DireccinGeneral de Administracin yFinanzas.

Punto 6.2.2

1. DARM.01/REV. 16. Procedimientopara la adquisicin de bienes,artculos de consumo y/o servicios.

2. DARM.02/REV. 15. Procedimientopara el suministro de bienesmuebles y artculos de consumo.

3. DARM.01/REV. 15. Procedimientopara el archivo y resguardo

4. DARM.04/REV. 11. Procedimientopara controlar la entrega-recepcinde vehculos al personalcomisionado.

5. DMSG-03. Procedimiento para elsuministro de Servicios Generales ymantenimiento del edificio del

ORFIS.

Subdireccin de RecursosMateriales.

Puntos 6.3, 6.4y 7.4

1. CSI-01/Rev.11 procedimiento parael sistema integral de impresin dedocumentos del ORFIS.

2. CSI-05/Rev.12. Procedimiento parala atencin de serviciosinformticos.

Direccin General del Centrode Informacin para laFiscalizacin Superior.

Puntos 6.3.


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1. Padrn de prestadores de serviciosdel ORFIS. Secretara Tcnica. Puntos 7.4.1

1 AEAC-01/Rev. 07. Procedimientopara la capacitacin a Consejos deDesarrollo Municipal y Comits deContralora Social.

Auditora Especial deEvaluacin y AtencinCiudadanaDireccin de PromocinDifusin y Contralora Social.

Punto 7.1

1. DSSPPG-01/Rev. 07. Procedimientopara la atencin de losayuntamientos.

Auditora Especial deEvaluacin y AtencinCiudadanaDireccin de S3eguimienti a

planes y programas degobierno

Punto 7.1

1. DSSPPG-02/Rev. Procedimientopara el registro y procesamiento dela informacin recibida de losayuntamientos.

Auditora Especial deEvaluacin y AtencinCiudadanaDireccin de Seguimiento aPlanes y Programas deGobierno.

Punto 7.1

1. AEFF-01/Rev. 09. Procedimientopara la realizacin de AuditoraFinanciera Presupuestal en elmbito Municipal y a Poderes

Estatales.

Auditora Especial deFiscalizacin a Cuentas

Pblicas

Punto 7.1

4 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES.

La Auditora Especial de Fiscalizacin a Cuentas Pblicas, junto con laDireccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica,establecen, documentan,

implementany mantienenun Sistema de Administracin de la Calidad y lomejoran continuamente (SACAEFOP) para asegurar que los serviciosofrecidos cumplan con los requisitos de sus usuarios, as como los requisitoslegales y reglamentarios aplicables de acuerdo con las necesidades de laInstitucin.

El sistema se mantiene y mejora continuamente mediante la puesta enprctica de las polticas y los compromisos de los objetivos de calidad , lasrevisiones de los resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las


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acciones correctivas y preventivas y la revisin administrativa y continua de

todo el sistema; as como la aplicacin de los criterios requeridos paraasegurar la operacin y control de los procesos.

4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIN.

4.2.1 Generalidades

La documentacin del SACAEFOP est conformada por:

Una poltica de calidad documentada. Este manual de la calidad. Los procedimientos documentados requeridos por el Sistema de

Administracin de la Calidad ISO 9001:2008. Los documentos identificados como necesarios para la planificacin,

operacin y control eficaces de nuestros procesos. Los Formatos/Registros de Calidad.

La estructura documental del SACAEFOP se divide en 4 niveles:

Nivel IManual de Calidad. Describe el Sistema de Administracin de laCalidad, la estructura organizacional, la poltica y objetivos de calidadde la Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica; interpreta losrequerimientos del Estndar ISO 9001:2008 y hace referencia a losprocedimientos del SACAEFOP y/u otros documentos requeridos.

Nivel IIProcedimientos del Sistema. Describen las actividades requeridaspara la implantacin del Sistema de Administracin de la Calidad, atravs de los procedimientos y guas que definen el proceso bsico dela DATOP.

Nivel IIIInstructivosAyudas Visuales. Describen los puntos de losprocedimientos del Sistema de Administracin de la Calidad. Definenlas actividades indicadas en los procedimientos de manera detallada.

Nivel IVFormatos/Registros. Evidencian que las actividades se llevaron a caboy demuestran que el Sistema de Calidad est funcionando de maneraadecuada.


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4.2.2 Manual de CalidadEl Manual de Calidad (SAC-AEFOP) describe el alcance y lasexclusiones aceptables del mismo, los cuales se mencionan en lassecciones 1.2 y 1.3 de este manual. Cada seccin hace referencia alos procedimientos documentados y relacionados del SAC.

4.2.3 Control de Documentos

Todos los documentos del SACAEFOP estn controlados de acuerdoal PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSINTERNOS Y EXTERNOS SAC-AEFOP (SDAT-01). El cual nos defineel proceso para:

Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisin. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente. Garantizar que se identifiquen los cambios y el estado de la

versin vigente de los documentos. Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentren disponibles para su uso. Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fcilmente

identificables. Garantizar que los documentos de origen externo sean

identificados y que su distribucin seacontrolada. Evitar el uso indebido de documentos cancelados e identificarlos

adecuadamente si se conservan con algn fin. Este procedimiento establece quin es responsable de la revisin

y autorizacin de los documentos. Todo el personal que apliquedocumentos debe utilizar la versin vigente.

4.2.4 Control de los Registros

Las actividades y procesos relacionados con el alcance del SAC-AEFOP, estn sujetos a estos registros y ser responsabilidad decada Titular de rea correspondiente el conservar y disponer de losmismos.

Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidadcon los requisitos y el manejo eficaz del SAC-AEFOP. Los registrosson conservados de acuerdo con el PROCEDIMIENTO PARA ELCONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD SAC-AEFOP (SDAT-02).Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan


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legibles, fcilmente identificables y disponibles. El procedimiento

define los controles necesarios para identificacin, almacenamiento,proteccin, recuperacin, tiempo de permanencia y eliminacin de losregistros de calidad.

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN.

El Titular de la Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica es el

principal involucrado en el desarrollo e implementacin del Sistema deAdministracin de la Calidad, muestra su compromiso con el establecimientode la Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad y las directrices estratgicaspara su correcta implementacin; as mismo proporciona los recursosnecesarios para el mantenimiento y mejora continua, motivando con suliderazgo, a todo el personal a participar uniendo los esfuerzos de tiempo ydedicacin para lograr los objetivos de la Organizacin.

Por lo tanto la Direccin tiene la responsabilidad y el compromiso de:

1) Comunicar la importancia de conocer y satisfacer los requisitos de sus

usuarios, as como los legales y reglamentarios que afectan al ORFIS.

2) Establecer la poltica y los objetivos de la calidad.

3) Llevar a cabo por lo menos una vez al aolas revisiones de la efectividaddel SAC-AEFOP.

4) Destinar los recursos humanos y materiales necesarios para larealizacin de las actividades para la prestacin de los servicios que seencuentran dentro del alcance del SAC-AEFOP.

5) Asegurar el compromiso del personal para la satisfaccin de lasnecesidades y expectativas de los usuarios con servicios de calidadcompetitivos y oportunos.

6) Promover la mejora continua de la organizacin y del Sistema deAdministracin de la Calidad.

7) Promover y vigilar las actividades que realiza el personal, con apego alos principios ticos y profesionales que rigen su desempeo en el


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ORFIS.

5.2 ENFOQUE AL USUARIO.

La Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica se asegura de identificarlas necesidades presentes y futuras de los usuarios mediante la entrevista deservicios, as como por conocer sus requerimientos y exceder susexpectativas, con el propsito de aumentar la satisfaccin de los mismos, atravs de la prestacin de servicios de calidad.

5.3 POLTICA DE CALIDAD.

La Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica ha definido,documentado y aprobado la poltica de calidad, incluyendo el compromiso detodos sus colaboradores,que garantiza:

1. Su adecuacin a la Misin del ORFIS.2. El compromiso con el cumplimiento de los requisitos y con la mejora

continua de la eficacia del Sistema de Administracin de la Calidad.

3. Un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de lacalidad.4. Su comunicacin, comprensin e implantacin dentro de la institucin.5. Su revisin para su continua adecuacin.

La Poltica de Calidad es revisada anualmentepor el Director para verificarsu adecuacin a las necesidades de la DATOP, a sus usuarios y al propioORFIS, as como para asegurar su implantacin y efectividad.

5.3.1 Poltica de Calidad del SACAEFOP.

Para mantener una fiscalizacin a la vanguardia, el equipo de laDATOP trabaja comprometido con el Sistema de Administracin deCalidad (SAC); aportando sus experiencias y expectativas con

profesionalismo, asegurando la satisfaccin de nuestros usuarios,dando cumplimiento al objetivo y a la misin del ORFIS.

La poltica de calidad de la DATOP est alineada a la misin del ORFIS,la cual manifiesta:


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Hacer de la Fiscalizacin Superior el instrumento eficaz que estimuleel control, la transparencia y la rendicin de cuentas en los EntesFiscalizables, dando cumplimiento al mandato legal que da origen anuestra Institucin.

5.4 PLANIFICACIN.

5.4.1 Objetivos de la calidad

Los objetivos de calidad de la Direccin de Auditora Tcnica a la ObraPblica son consistentes y coherentes con la poltica de calidadestablecida y sus indicadores proveen elementos de medicin, siendolos siguientes:

Proporcionar servicios en la DATOP, que estn por arriba de lasnecesidades y expectativas de nuestros usuarios. (Alcanzar elNivel 4 en la escala de evaluacin, de las entrevistas aplicadas alSecretario Tcnico y al Auditor General).

Que los usuarios de la DATOP se perciban Muy Satisfechos conlos servicios prestados por el personal de la Direccin, en losprocesos descritos en el alcance. (Alcanzar el Nivel 4 en la escalade evaluacin, de las entrevistas aplicadas al Secretario Tcnico yal Auditor General).


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5.4.2 Planificacin del Sistema de Administracin de la Calidad

El Titular de la DATOPha establecido las siguientes acciones a seguirpara la planificacin del Sistema de Administracin de la Calidad:

Implantar, mantener y mejorar un Sistema de Administracin de laCalidad Fundamentado en la Norma ISO 9001: 2008.

Implantar un Programa permanente de Capacitacin continua atodos los niveles de la DATOP.

Garantizar el cumplimiento de las especificaciones y parmetrosde calidad acordados con el Secretario Tcnico y el Auditor

General.

Al planificar el Sistema de Administracin de la Calidad se cumplen losrequisitos generales mencionados en la seccin 4.1 de este manual,as como el logro de los objetivos de calidad, el resultado del procesode planeacin de la calidad se ve contenido en la totalidad de ladocumentacin que conforma el SAC-AEFOP (Manual de calidad,procedimientos, instructivos, registros, etc.).

La Direccin se asegura que al planificar e implementar cambios en elSistema de Administracin de la Calidad se mantiene la integridad del

mismo, realizndose bajo condiciones controladas.

Las principales entradas para el proceso de planeacin de la calidaddel SAC-AEFOP son:

1. Requerimientos legales y reglamentarios.2. Las directrices, la misin y objetivos institucionales.3. La poltica de calidad.


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4. Las expectativas y necesidades del Auditor General y del

Secretario Tcnico como sus usuarios.5. Los objetivos de calidad.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

Existe dentro de la DATOP una estructura organizacional definida ydocumentada, donde se describen los puestos para cada funcin(FRH-163), la responsabilidad y autoridad de cada puesto, as comolos requerimientos en cuanto a nivel educativo, capacitacin y/oexperiencia.

La Subdireccin de Recursos Humanos de la DGAyF mantiene elcontrol de las descripciones y perfiles de puestos, siendoresponsabilidad del Titular de la DATOP mantenerlas actualizadas yvigentes.

5.5.2 Representante de la Direccin

El Titular de la Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica delORFIS, design a un Representante de la Direccin, quien es elencargado de asegurarse que se establezcan e implementen losprocesos necesarios para el Sistema de Administracin de la Calidad,este representante adems informar a la Direccin sobre eldesempeo del mismo y se asegurar de que se promueva la toma deconciencia de los requisitos de los usuarios. Sus funciones principalesse centran en:

El establecimiento, implementacin y control del SAC-AEFOP. Mantener informada a la Direccin sobre el desempeo del

sistema y de cualquier necesidad de mejora. Revisar el estado y efectividad del sistema de acuerdo a los

requerimientos de la Norma ISO 9001:2008, y de este manual decalidad.

Promover la conciencia entre todos los colaboradores de laDATOP, sobre los requerimientos y necesidades de los usuarios,as como de las reglamentaciones que apliquen.

En colaboracin con los integrantes de la Direccin, buscarelementos y proyectos que ayuden a la mejora continua delproceso.


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5.5.3 Comunicacin InternaLa DATOP establece y mantiene como parte de su Sistema deCalidad un proceso de comunicacin interna para promover sueficacia entre los niveles de la organizacin, el cual se lleva a cabo dediversas formas, tales como circulares, tableros de avisos y reunionesperidicas con el personal.

5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

5.6.1 Generalidades

El Titular de la Direccin de Auditora Tcnica a la Obra Pblica revisael SAC-AEFOP, una vez al ao. En la reunin de revisin estarnpresentes, adems del Titular de la Direccin, los Titulares de las

reas, as como el Representante de la Direccin.

El proceso se lleva a cabo con el fin de asegurar que el Sistema deAdministracin de la Calidad se mantiene y mejora de acuerdo a lasnecesidades del ORFIS y sus usuarios, as como de lasreglamentaciones que le apliquen.

Como resultado de la revisin se definirn acciones para mejorar elsistema, y posibles cambios a los objetivos, poltica de calidad y todosaquellos que se consideren necesarios.

5.6.2 Informacin para la Revisin

La informacin de entrada para el proceso de revisin de la Direccinincluye:

1. Resultados de las auditoras practicadas al SAC-AEFOP.2. Resultados de la Entrevista de Servicios Proporcionados por la

DATOP, as como a travs de la conformidad en la elaboracin delos productos.

3. Estado de las acciones correctivas y/o preventivas.4. Cambios que pudieran afectar al SAC.5. Desempeo de los procesos y servicios dentro del alcance.6. Recomendaciones de mejora para el sistema.7. Acciones previas de seguimiento de revisiones por la direccin.


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5.6.3 Resultados de la RevisinLos resultados de la revisin del SAC-AEFOP por parte de laDireccin, debern asentarse en la Agenda de Reuniones (FSAT-14),en la que se incluirn las decisiones y acciones que tengan que vercon:

a) La mejora de la eficacia del SAC-AEFOP.b) La mejora de la prestacin de servicios a los usuarios.c) Las necesidades de recursos.

6 GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIN DE RECURSOS

El Titular de la DATOP a travs de la comunicacin directa con suscolaboradores, se asegura de que se cuente con los recursos necesariospara la prestacin de los servicios y procesos del SAC-AEFOP, tambinproporciona los recursos necesarios para la implementacin y mejora delmismo.

Los recursos para viticos y gastos de viaje se suministran a travs de laSubdireccin de Finanzas conforme a sus procedimientos establecidos (SF-02 y 04).

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades

El Titular de la DATOP es responsable de asegurar que sus

colaboradores que intervengan en el procedimiento, cuenten con lascompetencias necesarias para el desempeo de calidad. Paralograrlo, se apoya con la Subdireccin de Recursos Humanos de laDGAyF.

6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia.


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La competencia para cada uno de los puestos que afectan a la

calidad, est identificada en los perfiles de competencia que seencuentran dentro de las descripciones de los mismos.

La determinacin de la competencia de cada uno de los colaboradoresde la DATOP, que prestan directamente servicios contenidos dentrodel alcance del SAC, se realiza por medio de EvaluacionesPsicomtricas y Tcnicas, que proporcionan evidencia indirecta de lacompetencia del personal, as como las Evaluaciones de Desempeo(DRH-01, 02, 04, 07 y 08), que constituyen evidencia directa de lacompetencia del personal. Si se llega a identificar una brecha decompetencia, (diferencia entre lo que se requiere y se manifiesta), elTitular de la DATOP, en coordinacin con el Subdirector de RecursosHumanos de la Direccin General de Administracin y Finanzas,definirn un plan para la mejora del desempeo.

La eficacia de las acciones emprendidas para la mejora deldesempeo, se verifica principalmente con la Evaluacin Trimestral alDesempeo de los Servidores Fiscalizadores (DRH-08). El registrocorrespondiente se conserva en el Departamento de RecursosHumanos.

Por otra parte, la conciencia sobre calidad, se promueve entre todoslos colaboradores de la DATOP, hacindolos participes mediantetableros de avisos y reuniones, sobre los resultados de lasevaluaciones diversas que se realizan peridicamente al SAC.

6.3 INFRAESTRUCTURA

El Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales es el responsablede realizar las actividades de supervisin, mantenimiento correctivo ypreventivo de las instalaciones (DMSG-01 y 02) y servicios de apoyorequeridos para la prestacin de los servicios incluidos en el SAC-AEFOP,para ello se realizan inspecciones diarias a las instalaciones de cada uno delos departamentos del ORFIS, incluyendo los de la DATOP, en la que si seidentifican necesidades especficas stas son cubiertas de acuerdo a sumagnitud.

El Departamento de Recursos Materiales asigna el equipo necesario para lacomisin como son: cmaras digitales, odmetros, cintas mtricas y a travsde la Oficina de Parque Vehicular los vehculos, a los cuales se encarga dedar el mantenimiento preventivo y/o correctivo (DRM-04 Y 05).


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La Direccin General del Centro de Informacin para la Fiscalizacin

Superior es responsable de realizar las actividades de supervisin ymantenimiento del equipo de cmputo asignado al personal adscrito a laDATOP(AEPN-04 y 05).

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

El Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales es el responsablede mantener y en su caso mejorar las condiciones fsicas de iluminacin, detemperatura, de seguridad e higiene, que se requieren para conservar unambiente de trabajo que permita la conformidad con los requisitos de los

colaboradores de la DATOP.La Oficina del Programa de Calidad a travs de las quejas y sugerenciasdepositadas en los buzones, se encarga de identificar necesidades yexpectativas del personal, as como de implementar las accionescorrespondientes que aseguren un ambiente de trabajo que contribuya a laprestacin de servicios de Calidad en las diversas reasdel ORFIS.

7 REALIZACIN DEL PRODUCTO (PRESTACIN DEL SERVICIO).

7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

La DATOP planea la realizacin de su servicio mediante su ProgramaOperativo Anual (POA) y la coordinacin con las Direcciones de Seguimientoa Planes y Programas de Gobierno, Promocin Difusin y Auditora Social,quienes proporcionan la informacin necesaria para la planificacin de la

Auditora Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica de los EntesFiscalizables.

En el mismo sentido las entradas y salidas de los procesos estn

determinadas en el Plan de Calidad contenido en la seccin 3.1 de estemanual, y los manuales y procedimientos requeridos para la realizacin delproceso de Auditora de Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica delos Entes Fiscalizables estn especificados en la seccin 7.5.1 de estedocumento.


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7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL USUARIO

7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto

Siendo la DATOP, la unidad encargada de llevar a cabo la AuditoraTcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica de los EntesFiscalizables; las reas y el personal que la conforman lo hacenbasados en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentariosaplicables.

7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto

La revisin de los requisitos por parte del titular de la DATOP, se llevaa cabo a travs del cumplimiento de los ordenamientos legales y delas observaciones que el Auditor General efecta al Informe Final quele entrega la DATOP a travs de la Secretara Tcnica.

7.2.3 Comunicacin con el usuario

La comunicacin con los usuarios es permanente durante el desarrollodel proceso,asimismo a travs de circulares y mediante los tablerosde avisos se tiene comunicacin constante con los ServidoresFiscalizadores, as como con otras reas de la organizacininvolucradas directa o indirectamente con los servicios y procesos dela DATOP.

7.3 DISEO Y DESARROLLO

No Aplica. Ver seccin 1.3 del presente manual.

7.4 COMPRAS

7.4.1 Proceso de Compras

Los bienes y servicios que son requeridos por la DATOP para laprestacin de los servicios a sus usuarios estn sujetos a control porparte de la Oficina de Compras, adscrita al Departamento de RecursosMateriales de la Direccin General de Administracin y Finanzas.Quienes conservan registros de las entregas que realizan los


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proveedores externos comparndolas con los requerimientos

solicitados (DRM-01 y 02).Por otro lado, la Secretara Tcnica controla el Padrn de Prestadoresde Servicios Profesionales mediante el Procedimiento para laIntegracin del Padrn de Prestadores de Servicios Profesionales delORFIS, y conserva los registros de los Despachos seleccionados.

7.4.2 Informacin de las Compras

Cada una de las reas de la DATOP debe especificar a la Oficina deCompras, de acuerdo a las necesidades de aquella, el o losproducto que requiera, especificando las caractersticas yrequerimientos de los mismos, as como cualquier informacinrelativa, a efecto de verificar que l o los productos cumplen conlas caractersticas solicitadas requeridas.

La Oficina de Compras es responsable de las adquisiciones de bienesy artculos de consumo contenidos en su catlogo; cualquier comprafuera del mismo, o la contratacin de servicios externos deber serautorizada por elDirector General de Administracin y Finanzas.

7.4.3 Verificacin de los productos comprados

La Oficina de Compras del Departamento de Recursos Materiales delORFIS, es la responsable de llevar a cabo la inspeccin de losproductos requeridos por la DATOP para satisfacer las necesidadesde las reas que lo requieran; esto se refiere exclusivamente a laadquisicin de bienes y artculos de consumo.

En el caso de servicios contratados a proveedores externos, laresponsabilidad es del titular de la Unidad que requiere el servicio.

7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio

Para controlar la prestacin de los servicios contenidos en el alcancedel SAC-AEFOP, todos los procesos involucrados se encuentrandebidamente documentados, controlados y distribuidos, ya seanprocedimientos, instructivos o guas, en los cuales se determina laforma adecuada de realizar la prestacin de los servicios a sususuarios.


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Para la prestacin de los servicios que la DATOP ofrece, cadaparticipante ser informado y, en su caso, capacitado sobre losdocumentos requeridos. Estos documentos se encontrarnidentificables y accesibles en la DATOP para efectos de consulta,mismos que a continuacin se detallan:

AEFOP-01 Procedimiento para la Realizacin de la Auditorade Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica de los EntesFiscalizables en el mbito Municipal.

AEFOP-02 Procedimiento para la Realizacin de la Auditorade Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica de los EntesFiscalizables Estatales.

AEFOP-03 Instructivo para la realizacin de la RevisinDocumental a los Expedientes Tcnicos de la Obra Pblica.

AEFOP-04 Instructivo para la Cuantificacin y Determinacinde la Congruencia entre lo Pagado y Cargado al Costo de laObra y los Trabajos Realizados.

AEFOP-05 Gua para la Determinacin de ObservacionesAdministrativas.

AEFOP-06 Gua para la Determinacin de Observaciones porProbables Montos Observados.

7.5.2 Validacin de los Procesos de la Produccin y de la Prestacin delServicio

No aplica. Ver seccin 1.3 del presente manual.

7.5.3 Identificacin y Trazabilidad

Cada uno de los servicios y/o productos generados por la DATOP, sonregistrados y controlados a travs de formatos debidamenteautorizados, estandarizados, lo que permite su ubicacin y manejoadecuados.

El factor de trazabilidad no aplica en este caso.


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7.5.4 Propiedad del usuario


7.5.5 Preservacin del Producto


7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

En los servicios especificados en el alcance no se utilizan equipos deinspeccin, medicin o prueba que deban ser calibrados como recursos delos procesos de Auditora Tcnica a la Obra Pblica de la Cuenta Pblica delos Entes Fiscalizables, sin embargo la verificacin se realiza a travs delcriterio del auditor, que determina si los recursos fueron aplicadoscorrectamente o no. La unificacin de los criterios de auditora se realiza atravs de su anlisis en reuniones de trabajo con los auditores.

Se excluyen los factores de seguimiento y medicin.

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA.

8.1 GENERALIDADES

La DATOP tiene como prctica sana establecer objetivos, indicadores yestndares para cada uno de los procesos y servicios del SAC, cuya finalidades identificar el grado de efectividad de los mismos para asegurar la calidaden los servicios y la satisfaccin de los usuarios.

Cada Titular de rea es responsable, junto con los dueos del proceso de

medir, analizar y mejorar los servicios que se prestan. Adems, se tiene unaretroalimentacin con el proceso de evaluacin del desempeo de cada unode los colaboradores de la DATOP.


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8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN8.2.1 Satisfaccin del usuario

Como usuarios de la DATOP, la satisfaccin del Auditor General ydela Secretara Tcnica se determina a travs de las Entrevistas deServicios que la DATOP les aplica. La satisfaccin de los usuarios sederiva de la correcta y adecuada aplicacin de las disposicionesreglamentarias referentes al proceso de Auditora Tcnica a la ObraPblica de la Cuenta Pblica de los Entes Fiscalizables.

8.2.2 Auditora Interna

Las auditoras internas de calidad se realizan con base en elPrograma Anual de Auditora (FSOP-11), que asegura que todo elSAC-AEFOP sea evaluado cuando menos una vez por ao, ya que elproceso principal se realiza de forma anual.

En el PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS PARA EL SAC-AEFOP (SDAT-05),se establecen las responsabilidades de las partesque intervienen en los criterios para las auditoras respecto a sufrecuencia y metodologa, as como los lineamientos para laasignacin de auditores internos. La prctica de las auditoras internasser realizada por el grupo de auditores internos del ORFIS.

El Representante de la Direccin es el responsable de mantener losregistros resultantes de la implementacin de ste proceso, elseguimiento y verificacin de las acciones tomadas del producto delasno conformidades detectadas.

8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos

Para cumplir con la medicin y monitoreo de los procesos a travs delos cuales la DATOP presta sus servicios, se tienen identificados losdocumentos del SAC-AEFOP referentes a los procesos operativos,stos ltimos estn mencionados en la seccin 7.5.1 de estemanual y tienen identificados Indicadores de Medicin/Evaluacin, quepermiten la medicin y seguimiento del proceso para verificar sudesempeo.

Cada dueo de proceso conjuntamente con el Titular de la DATOP,ser responsable de medir la capacidad de su proceso y compararlocontra los resultados planificados para el mismo.


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En el caso de encontrar variaciones entre lo planificado y lo generado,se deben tomar acciones correctivas, segn convenga, paraasegurarse de la conformidad de la prestacin del servicio.

8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto

En el SAC-AEFOP se identificarn los puntos de control o deverificacin en las actividades del proceso que se considerenimportantes para determinar la conformidad del servicio a lo largo delproceso. Para cada punto de control se especificarn los criterios dedesempeo esperado o caractersticas que debe cumplir para serconforme.

Para la Auditora de Congruencia a la Obra Pblica de los EntesFiscalizables, la Cdula de Revisin por obra en el mbito Municipal(FATOP-27) es el registro en donde el auditor determina si existenobservaciones, mismas que son trasladadas al Proyecto de Pliego deObservaciones y Recomendaciones Tcnicas, posteriormente alProyecto de Informe del Resultado Tcnico.

En la medida en que un servicio no cumpla con lo especificado, sedeber identificar como producto no conforme y se tomarn lasacciones correspondientes.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Enel SAC-AEFOP, se ha definido al producto no conforme como aquel queno cumple al 100% con los requisitos especificados, por los usuarios.

Como lineamiento del SAC-AEFOP, todo producto no conforme identificadose deber sustituir y/o complementar; adems, se comunicar alRepresentante de la Direccin sobre el registro del producto no conforme, deacuerdo a lo documentado en el PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROLDEL PRODUCTO NO CONFORME SAC-AEFOP (SDAT-03).


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8.4 ANLISIS DE DATOS

La efectividad del SAC-AEFOP, as como las decisiones y acciones que setomen con respecto a la mejora del mismo debern estar basadas en hechosy datos; es decir, de aquellas fuentes que generen datos sobre:

a) La satisfaccin del usuario.b) La conformidad del servicio con los requisitos especificados.c) Los resultados y tendencias de los procesos y servicios.d) Las entradas y salidas del SAC-AEFOP.

El Representante de la Direccin es responsable conjuntamente con losTitulares de las reas de la DATOP, de recopilar y analizar los datosrelevantes sobre el desempeo de los procesos y servicios, para dar cuentade la efectividad del sistema.

8.5 MEJORA

8.5.1 Mejora Continua

La mejora continua del Sistema de Administracin de la Calidad de laDATOP, inicia con la medicin y control de los principales elementosde los procesos, de la satisfaccin de los usuarios y de la prctica delas auditoras internas, as como de las acciones preventivas que sepuedan identificar. Estas acciones de mejora deben ser analizadas enlas revisiones de la Direccin, como parte fundamental del sistema.

Cada dueo de proceso es responsable de proponer acciones demejora sobre el desempeo de su servicio, al Titular de su rea y/o alRepresentante de la Direccin, para ser congruentes con elcompromiso explcito en la poltica de calidad.

8.5.2 Accin correctiva

El PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS YPREVENTIVAS SAC-AEFOP (SDAT-04), establece lasresponsabilidades, acciones y lineamientos para la generacin deacciones correctivas que eviten la recurrencia de no conformidades,identificando y eliminando la causa raz que las origin.


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El Representante de la Direccin y/o Coordinador del SAC determinan

e implementan las acciones correctivas previo anlisis de la situacin,y evala la efectividad de las mismas; tambin es responsable de suregistro, control, implementacin y seguimiento.

Se tomarn acciones correctivas para todos los procesos y serviciosdel SAC-AEFOP que presenten no conformidad con los requisitosespecificados.

8.5.3 Accin Preventiva

Las acciones preventivas dentro del SAC-AEFOP deben tomarse cadavez que se tiene identificada una potencial causa de no conformidaden alguna parte del sistema, con la finalidad de evitar ocurrencia de lamisma.

En los casos que se requiera de acciones preventivas, stas serealizarn con base en el PROCEDIMIENTO DE ACCIONESCORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SAC-AEFOP (SDAT-04), referidoanteriormente.

Tambin se pueden tomar acciones preventivas producto del anlisisde los datos del sistema, de las revisiones de la Direccin y de laEntrevista de los Servicios Proporcionados por la DATOP, aplicada asus usuarios.

Es responsabilidad de todo el personal de la DATOP, proponer lasacciones preventivas que consideren pertinentes, as como delRepresentante de la Direccin y/o Coordinador del SAC, llevar registroy control de las mismas, y verificar su implementacin, seguimiento yefectividad.

manual sac-datop

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