manual proc administrativos pemd 2009

PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS

IBERIA, SEPTIEMBRE 2009

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN

El Proyecto Especial Madre de Dios (PEMD) , creado con el D.S. Nº 020-81-PCM es un Organo de ejecución desconcentrada del Gobierno Regional Madre de Dios ( GOREMAD), transferido del ex Instituto Nacional de Desarrollo ( INADE) mediante el Decreto Supremo N° 077-2008-EF cuya finalidad es promover el desarrollo de las actividades productivas en el marco de un aprovechamiento racional, sostenible de los recursos naturales así como apoyar, proponer y facilitar los mecanismos y acciones para el desarrollo integrado de fronteras, fortaleciendo los procesos de desarrollo fronterizo. El Reglamento de Organización y Funciones del PEMD, aprobado mediante Ordenanza Regional N° 023-2008-GRMDD/CR señala que son objetivos del PEMD: Promover el desarrollo productivo en forma integral y sostenible del departamento de Madre de Dios, mediante el diseño e implementación de programas y proyectos de desarrollo productivo, gestión ambiental y de infraestructura productiva (caminos, carreteras, puentes, sistema de irrigaciones, entre otras), de manera que contribuya a elevar la calidad de vida de la población, fortalecer el aparato productivo del corredor económico a nivel de la Región Madre de Dios e integrándolo a la economía macroregional y nacional, elevar los niveles de producción y productividad agraria en toda la fase de la cadena productiva, desarrollar la red de Asentamientos Rurales convirtiéndolos en polos de desarrollo productivo

El presente Manual es un instrumento de gestión que señala las pautas a seguir en el accionar de cada uno de los Organos conformantes de la entidad y se enmarca en lo establecido en la Directiva Nº 002-77-INAP/DNR “Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de Entidades Públicas”. Este documento nace como resultado del proceso de transferencia efectuado y por tanto constituye un MAPRO modificado del anterior Manual

.

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ESTRUCTURA GERENCIAL

Órgano de DirecciónGerente GeneralIng. Santos Ikeda Yoshikawa

Órgano de Control InstitucionalJefe del Órgano de Control Institucional: CPC Rogelio Oncihuay Ramírez

Órganos de AsesoramientoJefe de la Oficina de Presupuesto y Planificación: Ing. Santos Ikeda Yoshikawa

Órganos de ApoyoJefe de la Oficina de Administración: CPC Medardo escarza Gomez

Órganos de Línea

Gerente de EstúdiosIng. Sthanley Sanchez Arias

Gerente de Infraestructura ProductivaIng. Rubén Ordoñez Rodriguez

Gerente de Desarrollo Agrario Ing. Mario Odar Bardi Gerente de Desarrollo Fronterizo y

Gerencia de Desarrollo Fronterizo y Cooperación Tecnica Internacional Bach. Raul Pinedo Mora

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INDICE

1. DATOS GENERALES 1.1 OBJETIVO1.2 ALCANCE1.3 APROBACIÓN1.4 ACTUALIZACIÓN

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI

2.1.1. PROCEDIMIENTOS DEL OCI

6602-01 FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

6602-02 COMUNICACIÓN DE HALLAZGO

6602-03 EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA

6602-04 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DERIVADAS DE INFORMES DE ACCIÓN DE CONTROL.

2.2. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

2.2.1 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

6603-01 INFORME DE LA EVALUACION INSTITUCIONAL SEMESTRAL Y ANUAL A NIVEL UNIDAD EJECUTORA

6603-02 SOLICITUD DE AMPLIACION DE CALENDARIO DE COMPROMISOS

6603-03 INFORMACIÓN RELACIONADA AL PROCESO PRESUPUESTARIO

6603-04 SOLIITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL FUNCIONAL PROGRAMÁTICO

6603-05 SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – CRÉDITOS SUPLEMENTARIOS

7

6603-06 PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN PRESUPUESTAL DE LA UNIDAD EJECUTORA

6603-07 FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO DE LA UNIDAD EJECUTORA


6603-09 SEGUIMIENTO DE METAS Y EJECUCIÓN FÍSICA

6603-10 FORMULACIÓN DE DIRECTIVAS, MANUALES O REGLAMENTOS

6603-11 MODIFICACIÓN DE REGLAMENTOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y CUADROS DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL DE LA UNIDAD EJECUTORA

6603-12 GESTIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

6604-01 EMISIÓN DE INFORMES Y/O DICTAMENES LEGALES

6604-02 ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, CARTAS NOTARIALES Y REGLAMENTOS/DIRECTIVAS

6604-03 PROCEDIMIENTO PARA LA REPRESENTACIÓN DEL PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS – PEMD EN ASUNTOS DE CARÁCTER JURÍDICO – LEGAL

2.3. ÓRGANO DE APOYO

2.3.1 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

2.3.1.1 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

6605-1A APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

6605-1B ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES

6605-1C MANEJO Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO

2.3.1.2 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

6605-2A COMPROMISO, DEVENGADO, GIRADO Y PAGO DE ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE SERVICIO, PLLA. DE REMUNERACIONES, PLLA. DE VACACIONES, PLLA. DE BONIFICACION DE VACACIONES, PLLA DE ESCOLARIDAD, PLLA. DE GRATIFICACIONES, PLLA DE

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LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES Y PLLA. POR SEPELIO Y LUTO.

6605-2B HABILITACION, RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

6605-2C ANTICIPOS CONCEDIDOS POR EJECUCION DE OBRAS O ESTUDIOS

6605-2D COMPROMISO Y PAGO DE VALORIZACIONES DE OBRAS Y/O ESTUDIOS

6605-2E RECEPCION, CUSTODIA Y HONRAMIENTO DE TITULOS VALOR DE GARANTIA

6605-2F RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS

6605-2G REVERSION DE RECURSOS PÚBLICOS AL TESORO PÚBLICO: ANULACIONES, REBAJAS Y/O DEVOLUCIONES

6605-2H DEPÓSITO Y REGISTRO DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

2.3.1.3 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PERSONAL

6605-3A SELECCION Y CONTRATACION DE RECURSOS HUMANOS

6605-3B ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE SUELDOS, SALARIOS Y SUBVENCIONES ECONOMICAS

6605-3C CESE Y COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS

6605-3D CONTROL DEL PERSONAL

2.4. ÓRGANOS DE LÍNEA

2.4.1 PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE ESTUDIOS

6606-01 ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

6606-02 FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA

6606-03 APLICATIVO INFORMÁTICO DEL BANCO DE PROYECTOS

6606-04 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PIP PRESENTADO

6606-05 EVALUACIÓN EX POST

6606-06 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTES TÉCNICOS POR CONTRATA

6606-07 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTES TÉCNICOS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

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6606-08 PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE EXPEDIENTE TÉCNICO DE EJECUCIÓN DE OBRA.

2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA

6607-01 PROCEDIMIENTO PARA PROCESOS DE SELECCIÓN PARA EJECUCIÓN DE OBRA

6607-02 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS POR CONTRATA

6607-03 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS QUE SE EJECUTAN POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

6607-04 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR CONTRATA

6607-05 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

6607-06 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE AMPLIACIONES DE PLAZO

6607-07 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR CONTRATA

6607-08 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

6607-09 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE EJECUCIÓN DE OBRA

6607-10 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD).

2.4.3 PROCEDIMIENTOS DE LA GER. DE DESARROLLO AGRARIO

6608-01 FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES

6608-02 EJECUCION DE METAS PROGRAMADAS EN EL AÑO PRESUPUESTAL

6608-03 EVALUACIÓN DE METAS

6608-04 CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA DIRECCION DE AGROFORESTAL Y MEDIO AMBIENTE

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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1. DATOS GENERALES

1.1 OBJETIVO

Establecer normas y procedimientos para el ordenamiento racional de los procesos de formulación, ejecución y evaluación de las actividades y proyectos que desarrolla el PEMD, como parte del cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.

1.2 ALCANCE

Los órganos de apoyo y asesoramiento, y órganos de línea que conforman el PEMD son responsables del cumplimiento de los procedimientos detallados en este manual.

El Órgano de Control Institucional velará por el cumplimiento del presente manual.

1.3 APROBACIÓN

El presente Manual será aprobado mediante Resolución Gerencial de la Gerencia General del PEMD. Todos los procedimientos que se opongan al presente Manual quedan derogados.

1.4 ACTUALIZACIÓN

La Oficina de Presupuesto y Planificación para actualizar periódicamente el Manual incorporará en su programación anual una actividad orientada a la revisión de dicho documento.

Cuando se apruebe o modifique una disposición por parte del gobierno nacional y/o del Gobierno regional Madre de Dios que afecte directa o indirectamente el desarrollo de procedimientos contenidos en el Manual, se incorporarán las modificaciones necesarias, en un plazo no mayor de siete (7) días a partir de la fecha de la referida situación planteada.

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2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

2.1 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

2.1.1 PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

6602-01 FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

1. FINALIDADProporcionar a la Contraloría General de la República y a la Gerencia General del PEMD, el documento de gestión que permita conocer la programación y ejecución de las diferentes Actividades de Control y las correspondientes Acciones de Control Posterior en cada Ejercicio Fiscal

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo N° 020 – 81- PCM. De creación del Proyecto

Especial Madre de Dios- Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.

3. REQUISITOS

Lineamientos de Política para la formulación del Plan Anual de Control correspondiente.Información básica de gestión de los órganos involucrados del PEMD.

.4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

Requerimiento de información y derivados a las Gerencias y Oficinas.

Formulación del Proyecto del Plan Anual de Control. Presentación a la Gerencia General para la conformidad del Plan

de control. Aprobación del Plan de Control por el Órgano Superior de

Control. Publicación en el Diario Oficial El Peruano

5. INSTRUCCIONESLa formulación del Plan será efectuado por el OCI – PEMD, contando para ello con la información necesaria que debe ser proporcionado por los demás órganos que conforman la estructura organizativa del PEMD.

6. DURACIÓNTiempo estimado es de setenta (70) días aproximadamente.

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PROCEDIMIENTO: 6602-1

FORMULACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

Contraloría General de la República Gerencia GeneralOficina Órgano de Control Institucional

Gerencias y/o Oficinas

Descripción Tiempo

1. Requerimiento de información yderivados a las Direcciones y Oficinas.

30 días

2. Formulación del Proyecto del PlanAnual de Control.

15 días

3. Presentación a la Dirección Ejecutivapara la conformidad del Plan de control.

2 días

4. Aprobación del Plan de Control por elÓrgano superior de Control.

22 días

5. Publicación en el Diario Oficial ElPeruano

1 día

5 PASOS 70 días

El Peruano

Aprueba

INICIO

1Plan Anual de

Control

Plan Anual de Control

2

Recepción y Evalúa

2

No

3

3

Si

FIN

6602-02 COMUNICACIÓN DE HALLAZGO

1. FINALIDAD

Comunicar a las personas comprendidas en los hallazgos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones y/o comentarios sustentados documentadamente, para su posterior evaluación y consideración en el informe correspondiente.

2. BASE LEGAL

- Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

- Manual de Auditoría Gubernamental – MAGU.- Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU.- Decreto Supremo Nº 020–81-PCM. De Creación del Proyecto

Especial Madre de Dios

3. REQUISITOSImportancia relativa que amerite ser formulados y comunicado basado en hechos y evidencias que acrediten deficiencias o irregularidades pertinentes.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOEvidenciar las deficiencias o irregularidades.Dar a conocer a las personas comprendidas en el hallazgo, estén o no prestando sus servicios al PEMD.En caso de no ser ubicados las personas comprendidos en los hallazgos materia de comunicación, por única vez, serán notificados ya sea a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada.

5. INSTRUCCIONESEl inicio de comunicación del hallazgo será puesto oportunamente en conocimiento del Gerente General, con el propósito de que en su condición de máxima autoridad administrativa del PEMD disponga a las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de presentación de sus aclaraciones.

6. DURACIÓNEste procedimiento no debe superar los siete (7) días hábiles.


COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

Gerencia General.Oficina Órgano de Control

Institucional

Personas

InvolucradasOficina

Administración Descripción Tiempo

1. Del Trabajo de Campo se evidenciadeficiencias o irregularidades. 1 día

2. El Jefe OCI pone en conocimiento alas personas comprendidas en elhallazgo, estén o no prestando susservicios a la entidad, para que

presente su descargo.

3 días

3. En caso de no ser ubicados laspersonas comprendidas en los

Hallazgos, por única vez seránnotificados a través del Diario Oficial ElPeruano u otro de mayor circulación de

la localidad.

3 días

3 PASOS 7 días

INICIO

1Es ubicada la persona

Si

No

3Publicación

2

FIN

Copia de los actuados

2

2

6602-03 EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA

1. FINALIDADProporcionar a la Contraloría General de la República, vía la Jefatura General del OCI – GOREMAD, el informe de evaluación respectiva para su consolidación y posterior remisión a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General del Congreso de la República y publicación en la página web.

2. BASE LEGAL- Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.- Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto- Decreto Supremo Nº 020 – 81- PCM. de creación del Proyecto

Especial Madre de Dios - Directiva Anual emitida por la Contraloría General para tal fin.

3. REQUISITOSPlanilla Única de Pagos.Contratos de Locación de Servicios.Directivas Internas referentes a disposiciones de racionalidad.Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTORequerimiento de información pertinente que debe ser proporcionado por las Áreas competentes.Formulación del Informe de EvaluaciónRemisión del Informe de Evaluación.

5. INSTRUCCIONESLa formulación del correspondiente informe de Evaluación será efectuado por el OCI – PEMD, contando para ello con la información necesaria que deben ser proporcionado por los órganos que conforman la estructura organizativa del PEMD.

6. DURACIÓNEl tiempo estimado oscila entre 15 días calendario por cada periodo que se informa (semestre)


EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE AUSTERIDAD, RACIONALIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTARIA

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

GERENCIAS Y/U OFICINAS

Descripción Tiempo

1 El Jefe OCI comunica el requerimiento deinformación pertinente que debe serproporcionado por las Áreas competentes.

1 día

2. Las Gerencias y/u Oficinas preparan lainformación requerida y lo remiten al OCI.

4 días

3. La Oficina del Órgano de ControlInstitucional formula el Informe deEvaluación correpondiente.

8 días

4. La Oficina del Órgano de ControlInstitucional remite el informe a los entescompetentes a través de la Oficina deAdministración.

2 días

4 PASOS 15 días

INICIO

Informes

Informe OCI

FIN

6602-04 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DERIVADAS DE INFORMES DE ACCIÓN DE CONTROL.

1. FINALIDADPresentar a la Contraloría General de la República los resultados de la Verificación y Seguimiento de implementación de las Recomendaciones en el periodo establecido.

2. BASE LEGAL- Ley Nº 26162 Ley del Sistema Nacional de Control.- Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.- Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU.- Directiva Nº 014-2000-CG-B150.

3. REQUISITOSAuditoría Financiera.Auditoría de Gestión.Examen Especial

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOResultados de la Acción de Control.Acción adoptada por el Director Ejecutivo.Verificación de la Implementación.Registro en el Sistema de Auditoría Gubernamental.Remisión del Informe de Seguimiento y Verificación DE Implementación de Medidas Correctivas a la Contraloría General de la República.

5. INSTRUCCIONESEl Titular del PEMD, en la oportunidad que recepciona un informe resultante de una acción de control, practicada por el OCI – PEMD, deberá informar por una sola vez a la CGR en un plazo de quince (15) días útiles de recepcionado el mismo, las correspondientes acciones dispuestas por su despacho con precisión de plazos y de los funcionarios responsables de implementar las recomendaciones formuladas.El Órgano de Control Institucional efectúa el seguimiento, verificación y remisión del informe a la Contraloría General de la República.

6. DURACIÓN.Tiempo permanente.

2.2 ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

2.2.1 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

6603-01 INFORME DE EVALUACION INSTITUCIONAL SEMESTRAL Y ANUAL A NIVEL UNIDAD EJECUTORA

1. FINALIDADElaborar y remitir el Informe de la Evaluación Institucional Semestral y Anual a nivel Unidad Ejecutora.

2. BASE LEGAL- Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.- Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control del Proceso

Presupuestario del Sector Público. - Directiva para la Evaluación Presupuestaria Institucional del Sector

Público.- R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS Recopilar, revisar, analizar y Consolidar la información pertinente proveniente de los organos de línea de la Unidad Ejecutora PEMD.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTORecepción de la información remitida por los Organos de de Línea.Especialista revisa y realiza el análisis correspondiente, elabora la propuesta de informe y lo presentan al Jefe de la Oficina para su revisión y observaciones.El Jefe de Oficina emite sus observaciones y recomendaciones y lo devuelve al Especialista para que elabore el informe final. El Especialista elabora el informe final recogiendo las observaciones y recomendaciones y lo presenta al Jefe de Oficina.El Jefe de Oficina recibe el informe final, visa todas las hojas de trabajo y formatos del software, y lo presenta al Gerente General con el proyecto de Oficio de remisión a la Gerencia General del GOREMAD.La Gerencia General recibe el informe final, da su conformidad y visa todas las hojas y el proyecto de Oficio de remisión, y deriva a la Secretaría para que esta remita a la Gerencia General del GOREMAD.

5. DURACIÓNDiez (10) días, incluyendo la preparación y recepción de la información remitida por los Organos de Línea.

INICIO

3

Informe(Propuesta)

FIN

4

InformeDefinitivo

21

5

PROCEDIMIENTO 6603-01

INFORME DE EVALUACION INSTITUCIONAL SEMESTRAL Y ANUAL A NIVEL UNIDAD EJECUTORA

Trámite Documentario

Secretaria Jefe de Oficina EspecialistaSecretaria de

DirecciónGerente General

1. Recepción de la información de lasGerencias de Líneas.

3 días

2. Especialista realiza la revisión yanálisis, elabora la propuesta deinforme y lo presenta al Jefe de laOficina para su revisión yobservaciones.

3 días

3. Recibe la propuesta del informe final,emite sus observaciones yrecomendaciones y lo devuelve alEspecialista encargado para queelabore el informe final.

1 día

4. Especialista elabora el informe finalrecogiendo las observaciones yrecomendaciones y lo presenta al Jefede Oficina.

1 día

5. Jefe de Oficina recibe el informefinal, visa todas las hojas, los cuadroscentrales y los formatos del software, ylo presenta al Gerente General con elproyecto de Oficio de remisión a laGerencia General del GOREMADdebidamente visado.

1 día

6. Dirección Ejecutiva recibe el informefinal, da su conformidad y visa todas las hojas y el proyecto de Oficio deremisión, y deriva a la Secretaría paraque esta remita a la Gerencia Generaldel INADE.

1 día

TOTAL 6 PASOS 10 días

TiempoOficina de Planificación y Presupuesto Gerencia General

Descripción

6603-02 SOLICITUD DE AMPLIACION DE CALENDARIO DE COMPROMISOS

1. FINALIDADSolicitar la modificación del Calendario de Compromisos aprobados mensualmente, a fin de financiar los mayores compromisos contraídos por las Direcciones de Línea, hasta cubrir la diferencia existente entre la Asignación aprobada y el Calendario Inicial aprobado en el mes; y, excepcionalmente, los mayores recursos respecto a lo asignado.

2. BASE LEGAL- Directiva de GOREMAD sobre “Procedimientos Técnicos de Ejecución

de Presupuesto” para el año fiscal respectivo - Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso

Presupuestario del Sector Público. R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS Recopilar, revisar, analizar y consolidar las solicitudes de Ampliación de Calendarios de Compromisos remitidas por lo órganos del PEMD.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTORecepción de la documentación y derivación al Especialista.El Especialista revisa si los montos de las solicitudes de Ampliación de Calendarios se encuadran dentro de su asignación y marco presupuestal aprobados; y que estén justificadas y sustentadas.El Jefe de OPP recibe la propuesta de cuadros y Proyecto de Oficio a la GRPPYAT-GOREMAD, y coordina con el Especialista para que elabore los cuadros y Oficio de remisión definitivos.El Especialista consolida las solicitudes en el Aplicativo SIAF–MPP, imprime los reportes y trasmite por el SIAF-MPP a la GRPPYAT del Pliego, elabora los Cuadros Resúmenes de la solicitud y proyecta Oficio de remisión a la GRPPYAT - GOREMAD; y lo remite al Jefe de Oficina para su revisión, visación y trámite a la Gerencia General.La Gerencia General visa los cuadros y reportes para su remisión a la Gerencia General del GOREMAD.

5. DURACIÓNTres (03) días contados a partir de la recepción de las solicitudes remitidas por las Gerencias de Línea.

6603-03 INFORMACIÓN RELACIONADA AL PROCESO PRESUPUESTARIO

1. FINALIDADEfectuar el seguimiento y control relativos a las Modificaciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos, la Programación Trimestral de Gastos, las modificaciones del Calendario de Compromisos (Ampliaciones) y la Ejecución y Evaluación Presupuestaria de las Unidad Ejecutoras, a fin de ser remitida dentro de los diez (10) días posteriores de finalizado el Trimestre a la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del GOREMAD.

2. BASE LEGAL- Directiva sobre “Procedimientos Técnicos de Ejecución de

Presupuesto” para el año fiscal respectivo - Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.- Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.- Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso



Sector Público.

3. REQUISITOS Recopilar, Revisar, analizar y Consolidar trimestralmente la información relativa al Proceso Presupuestario de la Unidades Ejecutoras.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOEspecialista revisa la información procesada en el trimestre, imprime los reportes de Ejecución de Compromisos del SIAF-MPP, y trasmite la información al Pliego.Especialista elabora la propuesta de Oficio de la para la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del GOREMAD.Jefe de Oficina recibe el Proyecto de Oficio para el Pliego, emite sus observaciones y recomendaciones y lo devuelve al Especialista encargado para que lo elabore en forma definitiva.Especialista elabora el proyecto de Oficio definitivo, y lo alcanza al Jefe de la Oficina de Presupuesto para su visación acompañado de los Reportes correspondiente.Jefe de Oficina visa los documentos y alcanza a la Gerencia General para su visación, firma y trámite correspondiente.

5. DURACION

Diez (10) días contados a partir de la culminación del trimestre.


INFORMACIÓN RELACIONADA AL PRESUPUESTO



DirecciónDirector Ejecutivo

1. Recepción de la información yderivación al Especialista

½ día

2. Especialista revisa la informaciónprocesada enel trimestre, imprime losreportes de Ejecución deCompromisosdel SIAF-MPP,y trasmitela información al Pliego.

3 días

3. Especialista elaborala propuesta deOficio para la Gerencia dePresupuesto y Planificación

3 días

4. Jefe de Oficina recibeelProyecto deOficio para el MEF, emite susobservacionesy recomendacionesy lodevuelve al Especialista encargadopara que lo elabore en forma definitiva.

2 días

5. Jefe de Oficina visa losdocumentosy alcanzaa la Gerencia General parasu visación, firma y trámitecorrespondiente.

1 ½ días



Descripción

INICIO

3

Aplicativo SIAF-MPP

FIN

4

21

5

6603-04 SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL FUNCIONAL PROGRAMÁTICO

1. FINALIDADSolicitar modificaciones presupuestarias presentadas por las Direcciones de Línea y Oficina de Administración, por Créditos y Anulaciones.


Presupuesto” para el año fiscal respectivo - Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.- Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso



Sector Público.

3. REQUISITOS Solicitud de la Dirección de Línea u Oficina de Administración sobre propuesta de modificación presupuestaria.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOEl Especialista revisa si los montos de las solicitudes de encuadran dentro de su asignación y marco presupuestal aprobados; asimismo, si se encuentran debidamente justificadas y sustentadas.Informe técnico de la Oficina de Presupuesto y Planificación respecto a la modificación de metas correspondientes; en caso de tratarse de créditos y anulaciones presupuestarias entre Proyectos, indicará además, el Proyecto que actuaría como habilitadora.En el caso de tratarse de la incorporación de nuevos componentes presupuestarios, se requerirá de la codificación que otorgue la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas.El Jefe de OPP coordina con el Especialista la elaboración de cuadros y Proyecto de Oficio a la GRPPYAT-GOREMAD.Consolidación de las solicitudes en el SIAF–MPP, impresión de reportes y trasmite mediante el SIAF-MPP a la GRPPYAT del Pliego.Elaboración de los Cuadros Resúmenes, coordinación para la remisión de la información a la GRPPYAT - GOREMADE; Jefe de Oficina para revisa, visa y trámite a la Gerencia General.

5. DURACIÓNDiez (10) días, en función a la existencia de observaciones.

2

6603-05 SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – CRÉDITOS SUPLEMENTARIOS

1. FINALIDADPresentar a la sede central solicitudes de modificación presupuestaria en el nivel institucional – créditos suplementarios, en las fuentes de financiamiento Donaciones y Transferencias, y Recursos Directamente Recaudados, y Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo (saldo de balance o diferencial cambiario).


Presupuesto” para el año fiscal respectivo - Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.- Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso

Presupuestario del Sector Público. - R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS Solicitud de la Oficina de Administración y/o Gerencias de Línea para la aprobación del Crédito Suplementario, acompañado del Informe de la Oficina de Presupuesto y Planificación correspondiente.Informe técnico favorable de la Oficina de Planificación y Presupuesto respecto a la modificación de metas que involucra su aprobación.El registro en el software del proceso presupuestario.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOJefe de Oficina recibe el documento, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista para su análisis e informe respectivo.Especialista realiza el análisis y verificación del cumplimiento de los requisitos correspondientes, formula la propuesta de modificación presupuestaria y proyecta documento para la sede central.Jefe de Oficina revisa firma el informe, y visa el proyecto de oficio, para su revisión y trámite por parte de la Gerencia General quien a su vez remite el documento al Pliego.Una vez aprobado por resolución la modificación presupuestal del Crédito Suplementario se ingresa la Nota de Modificación respectiva al Módulo SIAP-MP

5. DURACIÓNCinco (05) días, en función a la existencia de observaciones.


SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL - CREDITOS SUPLEMENTARIOS




1) Jefe de Oficina recibe el documento,lo revisa, analiza y dicta las pautasnecesarias, remitiéndolo al Especialistapara su análisis e informe respectivo.

½ día

2) Especialista realiza el análisis yverificación del cumplimiento de losrequisitos correspondientes, formula lapropuesta de modificaciónpresupuestaria y proyecta documentopara la sede central.

4 días

3) Jefe de Oficina revisa firma elinforme, y visa el proyecto de oficio,para revisión y trámite por parte de laGerencia General quien a su vez remitirá el documento al Pliego.

½ horas



Descripción

INICIO

Modificación

FIN4

1 2

3

6603-06 OPINION SOBRE PROPUESTA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL - TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS

1. FINALIDADPresentar a la sede central propuestas de modificaciones presupuestarias a nivel institucional por transferencia de partidas que solicitan los proyectos especiales y programas de inversión dependientes del GOREMAD, en las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo.


Presupuesto” para el año fiscal respectivo - Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.- Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.- Directiva para la Aprobación Ejecución y Control del Proceso

Presupuestario del Sector Público. - R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS

Solicitud de la Oficina de Administración y/o Gerente de Línea sobre la propuesta de modificación presupuestaria, acompañado del Informe del área usuaria correspondiente.Informe técnico favorable de la Oficina de Planificación y Presupuesto respecto a la modificación de metas que involucra su aprobación.El registro en el software del proceso presupuestario.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOJefe de Oficina Recibe el documento, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista para su análisis e informe respectivo.Especialista realiza el análisis y verificación del cumplimiento de los requisitos correspondientes, formula la propuesta de modificación presupuestaria y proyecta documento para la sede central.Jefe de Oficina revisa, firma el informe y visa el proyecto de oficio para la Gerencia General quien a su vez remitirá la solicitud de Modificación al Pliego.Una vez aprobada la modificación se efectuará una Nota de Modificación en Nivel Funcional Programático utilizando el Módulo SIAF-MP

5. DURACIÓNEntre 5 días, en función a la existencia de observaciones.





1) El Jefe de Oficina recibe eldocumento, lo revisa, analiza y dicta laspautas necesarias, remitiéndolo alEspecialista para su análisis e informerespectivo.

½ día

2) Especialista realiza el análisis yverificación del cumplimiento de losrequisitos correspondientes, formula lapropuesta de modificaciónpresupuestaria y proyecta documentopara la sede central.

4 días

3) Jefe de Oficina revisa firma elinforme, y visa el proyecto de oficiopara la Gerencia General quién remiitiráel documento al Pliego

.

½ horas


OPINIÓN SOBRE PROPUESTA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL – TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS


Descripción

INICIO

Modificación

FIN4

1 2

3

6603-07 PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN PRESUPUESTAL DE LA UNIDAD EJECUTORA

1. FINALIDADProgramar y formular el Presupuesto Institucional Anual de la Unidad Ejecutora.


Presupuesto” para el año fiscal respectivo Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

- Ley Anual de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para la fase de programación y formulación anual del

presupuesto del Sector Público. - R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS Publicación de la Directiva de Programación y Formulación Anual.Lineamientos Generales a nivel Pliego GOREMAD.Cronograma, Recopilación, revisión, análisis y consolidación de la información preliminar de las Oficina y Gerencias de Línea.Exposición de Jefes de Oficina y Gerentes de Línea.Elaboración del documento final de la formulación presupuestaria, por parte de la Oficina de Presupuesto y Planificación con el aporte de la Oficina de Administración y Gerencias de Línea.Remisión de la información consolidada de Unidad Ejecutora a la Gerencia de Planeamiento, Presupuestoi y Acondicionamiento Territorial del GOREMAD, para la consolidación y sustentación correspondiente.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOJefe de la Oficina recibe la propuesta de presupuesto de la Oficina de Administración, revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista para su análisis detallado.El Especialista realiza el análisis detallado, consolida las propuestas presupuestarias en el SIAF-MPP, imprime los reportes según Directiva.Luego de la verificación del Jefe de Oficina, realiza la transmisión al Pliego. El Especialista proyecta los oficios de remisión de la formulación al Pliego.El Jefe de Oficina visa la información de la formulación presupuestaria, y los remite a la Gerencia General para la revisión, visación y trámite correspondiente.

5. DURACIÓNSiete Días (07) días, desde la emisión de la Directiva de Formulación Presupuestaria.


1. FINALIDADEstablecer la secuencia técnico – administrativa, para la formulación del Plan Operativo de la Sede Central.

2. BASE LEGAL Directiva sobre formulación, monitoreo y evaluacion del Plan Operativo

Institucional R.D. N° 249-2005-INADE-6600, “Manual de Organización y Funciones

del Proyecto Especial Madre de Dios”, artículo 6to°. Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.

3. REQUISITOS Directiva de Formulación del Plan Operativo (POI) para las Unidades Ejecutoras.Programa de Actividades de la Oficina de Administración y Gerencias de Línea.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOJefe de Oficina recibe el programa de actividades de cada órgano del proyecto especial; revisa, analiza y orienta las acciones necesarias para el Especialista.Especialista recibe el documento, lo analiza y compatibiliza con la directiva y normas que se relacionan con la materia del requerimiento y con el Presupuesto Institucional de Apertura; efectúa las coordinaciones con los responsables de cada órgano, y prepara el documento. en base a la directiva de formulación del POI. . Jefe de Oficina recibe y revisa el POI y el Informe pertinente y, de encontrarlos conforme, los visa y remite a la Gerencia General, para su aprobación mediante Resolución Directoral y posterior remisión a la Sede Central.

5. DURACIÓNLa duración aproximada del procedimiento es de diez (10) días.





1. Jefe de Oficina recibe el programade actividades de cada órgano delproyecto especial; revisa, analiza yorienta las acciones necesarias para elEspecialista.

1 día

2. Especialista analiza y compatibilizala información con las normas que se ycon el Presupuesto Institucional deApertura; efectúa las coordinacionescon los responsables de cada órgano, yprepara una primera versión de cadaPrograma de Actividades. Tambiéndesarrolla los items generales del PlanOperativo Institucional y prepara laprimera versión.

6 días

3. Jefe recibe y revisa la propuesta dePlan Operativo Institucional y el Informepertinente y, de encontrarlos conforme,los visa y remite a la DirecciónEjecutiva, para su aprobación medianteResolución Directoral y posteriorremisión a la Sede Central.

3 días


FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO DE LA UNIDAD EJECUTORA


Descripción

INICIO

Plan Operativo

FIN3

1

2

6603-09 SEGUIMIENTO DE METAS Y EJECUCION FISICA

1. FINALIDADEstablecer la secuencia técnico – administrativa, para el seguimiento de metas y ejecución física de de la Unidad Ejecutora.

2. BASE LEGAL- R.D. N° 249-2005-INADE-6600, “Manual de Organización y Funciones

del Proyecto Especial Madre de Dios”, artículo 6to°.- Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - R.C. N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el

Sector Público.- R.J. N° 094-99-INADE-1100, Asignación de Responsabilidades – Sede

Central.

3. REQUISITOS Memorándum Múltiple de la Oficina de Presupuesto y Planificación requiriendo la información a la Oficina de Administración y Gerencias de Línea.Informes de la Oficina de Administración y Gerencias de Línea.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOJefe de Oficina revisa, analiza y orienta con las pautas necesarias para que el especialista consolide la información.Especialista analiza y compatibiliza los informes con las metas y presupuesto del plan operativo; y elabora los reportes consolidados.Jefe de Oficina revisa el documento consolidado y, de encontrarlo conforme, lo visa y remite al Gerente General, y ordena su remisión vía correo electrónico a la sede central.El Gerente General revisa el informe y de encontrarlo conforme visa y envía el documento a la Sede Central.

5. DURACIÓNLa duración aproximada del procedimiento es de ocho (08) días.





1. El Jefe de Oficina revisa, analiza yorienta con las pautas necesarias paraque el especialista consolide lainformación.

½ día

2. El Especialista analiza ycompatibiliza los informes con lasmetas y presupuesto del plan operativo;y elabora los reportes consolidados.

5 días

3. El Jefe de Oficina revisa eldocumento consolidado y, deencontrarlo conforme, lo visa y remiteal Gerente General y ordena suremisión vía correo electrónico a lasede central.

2 días

4. El Gerente General revisa el informey de encontrarlo conforme visa y envíael documento a la Sede Central.

½ día


SEGUIMIENTO DE METAS Y EJECUCION FISICA


Descripción

INICIO

Informe

FIN4

1 2

3

6603-10 FORMULACIÓN DE DIRECTIVAS, MANUALES O REGLAMENTOS

1. FINALIDADEstablecer la secuencia técnico – administrativa, para la formulación de directivas, manuales o reglamentos normativos.

2. BASE LEGALR.D. N° 249-2005-INADE-6600, “Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Madre de Dios”.

3. REQUISITOS Propuesta debidamente fundamentada por el Órgano competente que requiere la norma.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOEl Jefe de Oficina recibe el documento propuesta o la disposición para implementar la modificación, revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista.El Especialista analiza y compatibiliza la propuesta con las normas que se relacionan con la materia del requerimiento, luego de ello prepara primera versión de la propuesta y lo remite al Jefe de Oficina.Jefe de Oficina revisa el documento y lo remite al Gerente General con un proyecto de Memorándum debidamente visado, dirigido al Órgano que hizo el requerimiento para su opinión correspondiente.El Órgano solicitante recibe el documento, lo revisa, emite su opinión y lo devuelve a la Oficina de Presupuesto y Planificación.Jefe de Oficina revisa el documento, se implementan las recomendaciones si resultan procedentes y eleva el documento a la Gerencia General.La Gerencia General deriva el documento a la Oficina de Asesoría Legal para la emisión de la resolución que aprueba el documento y/o la modificación.

5. DURACIÓNLa duración aproximada del procedimiento es de trece (13) días.

24

6603-11 MODIFICACIÓN DE REGLAMENTOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y CUADROS DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL DE LA UNIDAD EJECUTORA

1. FINALIDADEstablecer la secuencia técnico–administrativa, para la modificación de los ROF y CAP de las Unidades Ejecutoras.

2. BASE LEGALD.S. N° 077-2008-EF

3. REQUISITOS Propuesta debidamente fundamentada de la Oficina de Administración y/o Direcciones de Línea conteniendo el Informe Técnico de la Oficina de Presupuesto y Planificación de la Unidad Ejecutora solicitante.Opinión técnica de la Gerencia de Línea correspondiente, sobre la propuesta de la Unidad Ejecutora, en función a su grado de avance físico.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

El Jefe de Oficina recibe el documento propuesta o la disposición para implementar la modificación, lo revisa, analiza y dicta las pautas necesarias, remitiéndolo al Especialista.El Especialista recibe el documento, lo analiza y compatibiliza con las normas que se relacionan con la materia del requerimiento, luego de ello prepara primera versión de la propuesta y lo remite al Jefe de Oficina.Jefe de Oficina recibe el documento propuesto por el especialista y lo remite al Gerente General con un proyecto de Memorándum debidamente visado, dirigido al Órgano que efectúo el requerimiento para su opinión correspondiente.El Órgano solicitante recibe el documento, lo revisa, emite su opinión y lo devuelve a la Oficina de Presupuesto y Planificación.El Jefe de Oficina revisa el documento, se implementan las recomendaciones si resultan procedentes y eleva el documento a la Gerencia General.La Gerencia General deriva el documento a la Oficina de Asesoría Legal para la su opinión y luego lo remite al Pliego que por medio del Consejo Directivo del PEMD debe emitir opinión la Modificación y se eleva al Consejo Regional para su aprobación.

5. DURACIÓNLa duración aproximada del procedimiento es de diez (10) días.

24

6603-12 GESTIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

1. FINALIDADEstablecer los procedimientos administrativos, para gestionar la Cooperación Técnica Internacional en apoyo a los proyectos y/o actividades a cargo de la Unidad Ejecutora.

2. BASE LEGAL- Decreto Legislativo N° 719; Ley de Cooperación Técnica Internacional

y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 015-92-PCM.- R.D. N° 249-2005-INADE-6600, “Manual de Organización y Funciones

del Proyecto Especial Madre de Dios”.

3. REQUISITOSIdentificación de fuente cooperante, acceso a formato de presentación de proyectos.Perfiles de proyectos de inversión pública con viabilidad en el SNIP y expediente técnico actualizado.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTOEl Jefe de Oficina recepciona la información referida a la fuente de cooperación técnica o financiera nacional o internacional.El Jefe de Oficina, por intermedio de la Gerencia General establece contactos con la fuente cooperante y accede a formatos para la presentación de iniciativas de financiamiento.El Jefe de Oficina coordina con las órganos del PEMD vinculadas a la naturaleza de la cooperación y desarrolla los formatos correspondientes. Así como coordina con los órganos institucionales para completar la información requerida.El Gerente General establece las coordinaciones necesarias con la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del GOREMAD.Jefe de Oficina remite la documentación y el proyecto de oficio a la El Gerente General para su aprobación y trámite ante la entidad de cooperación y/o a la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del GOREMAD.

5. DURACIONEstá en función de los requerimientos de la fuente cooperante y/o de la Oficina de Cooperación Técnica Internacional del GOREMAD. Duración estimada sesenta días (60) días.

25

2.2.2 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

6604-01 EMISIÓN DE INFORMES Y/O DICTAMENES LEGALES.

CÓDIGO INFORME LEGAL : 6604-01/OAJCÓDIGO DICTAMEN LEGAL : 6604-02/OAJ

1. FINALIDADLa finalidad del procedimiento es resolver los asuntos jurídicos–legales del Proyecto Especial, mediante la emisión de un Informe Legal o un Dictamen Legal sobre un asunto específico. La secuencia administrativa para la absolución de consultas, se ciñe al proceso previo a la toma de decisión.

2. BASE LEGAL- Constitución Política del Estado.- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, Ley de Creación del PEMD-

INADE.- Reglamento de Organización y Funciones del PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General.

3. REQUISITOSPara Informe Legal: Solicitud dirigida a la Gerencia General del PEMD o directamente a la Oficina de Asesoría Jurídica, por parte de las Gerencias de Línea o Jefaturas de Oficina, en la cual se requiere el documento, como sustento de un proceso predeterminado por la Ley o el Reglamento.

Para Dictamen Legal: Requerimiento escrito de opinión legal cursado por Gerencias de Línea o Jefaturas de Oficina, previo a la toma de decisión en materia administrativa, laboral, contractual, judicial u otra. La opinión legal versa sobre interpretaciones de hechos en correlato con el Derecho aplicable. Una situación de hecho con consecuencias jurídicas que puedan coadyuvar a la toma de decisión más correcta, desde el plano de la Asesoría Legal.

4. ESTRUCTURADel Informe Legal:Introducción.- En tres o cuatro líneas se resume la situación y el problema planteado. La opinión técnica que antecede y la cuestión de fondo. Antecedentes.- Para el Estado de la Cuestión es importante contar con instrumentos-guía. En este acápite se insertarán las normas legales que servirán al informe y los otros pronunciamientos que sobre la materia se hayan vertido.

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Análisis.- De manera secuencial, clara, lógica y armónica, se irán analizando una a una las cuestiones planteadas como problema. La interpretación jurídica debe exponerse en este rubro, pues los fundamentos deberán ser comprendidos por todos los operadores internos del PEMD.

Conclusiones.- En máximo tres líneas, debe mostrarse el resultado del análisis al planteamiento de la situación de hecho o de derecho consultada.

Recomendaciones.- Su contenido será altamente objetivo. Iniciará con un verbo activo en su conjugación para dar paso a un curso de acción administrativa.

Del Dictamen LegalIntroducción.- Brevemente se explicará las razones de la consulta legal. Se puede esbozar la opinión técnica que contiene el documento a evaluar. Esta operación se debe realizar muy sucintamente para no perder la perspectiva legal.

Antecedentes.- Se deberán citar las normas legales que servirán para el análisis. No se debe descartar las normas internas emanadas de la Sede Central del GOREMAD.

Análisis.- Por lo general se consulta sobre la interpretación de la norma en determinados hechos o circunstancias. En esta parte debe priorizarse una interpretación sistemática de la norma, aplicable al caso concreto.

Opinión.- Bajo las consideraciones que se expresen en el rubro de análisis, la opinión debe ser la más justa, equitativa y correcta posible. El contenido de la opinión legal es siempre el contenido de la Ley, en términos éticos y morales.

5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTORecepción y Registro: Los requerimientos de Informe Legal o de Opinión Legal son registrados por la Oficina de Asesoría Jurídica, con el correspondiente número correlativo, fecha, hora y firma de recepción. El sello de recepción deberá ser nítido para un control de eficiencia y para medir el grado de optimización que resulte necesario.

Requerimiento de Información: De ser incompleta la documentación aparejada con el pedido de informe legal u opinión legal, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica del PEMD, solicitará al responsable de la Gerencia de Línea o Jefe de Oficina, la remisión en el día de todo lo faltante. Sin los antecedentes solicitados no es factible evacuar ningún informe o dictamen legal.

Estudio y análisis: Alcanzada la documentación solicitada, compulsados los hechos conforme corresponde al Derecho, se procederá al estudio y

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análisis de lo que es materia de consulta, con la finalidad de evacuar un documento útil a la toma de una decisión acertada. En este ínterin debe privilegiarse la gestión institucional, conforme a las directivas internas de la Sede Central.

Emisión del Informe Legal y/o Dictamen Legal: Cumplidos todos los requisitos, la Oficina de Asesoría Jurídica de la Entidad remitirá al área usuaria el documento conteniendo la consulta requerida. Los antecedentes que sirvieron de base para la emisión pasarán al archivo correlativo que se lleva en la OAJ-PEMD. Sólo se remite el Informe Legal y/o el Dictamen Legal, con la distribución de copias a otras áreas involucradas. Es necesario que una copia de estos documentos sea alcanzada al Órgano de Control Institucional para el seguimiento que corresponda a los efectos del control posterior.

6. ESTIMADO DE RESPUESTA

Recepcionada que sea la información fuente, el informe legal y/o dictamen legal deberá emitirse en el día. Salvo circunstancias que justifiquen una prórroga, la que no deberá exceder del día y medio (1½) de recibido el pedido.

29

PROCEDIMIENTO: 6604-01EMISIÓN DE INFORMES Y/O DICTAMENES LEGALES

Trámite DocumentarioOFICINA DE ASESORIA JURIDICA

Secretaria Jefe de OficinaSecretaria

Direcciones - Jefe Oficina

Directores - Jefe Oficina

Secretaria de Dirección

Gerente General

1. Recepción y revisión de ladocumentación.

½ día

2. Secretaria remite al Directores delinea y Jejes de Oficina.

½ día

3A. Los Directores o Jefes de Oficinarecibe Informe.

½ día

TOTAL 3 PASOS 1½ días

3B. El Director Ejecutivo recibe Informe. ½ día

Tiempo

Gerencia General

Descripción

GERENTES - JEFE OFICINA

INICIO

INFORME

FIN

FIN

1

2

3A

3B

30

6604-02 ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, CARTAS NOTARIALES Y REGLAMENTOS/DIRECTIVAS.

CÓDIGO RESOLUCIÓN DIRECTORAL : 6600CÓDIGO CONTRATOS : 6601-01CÓDIGO CONVENIOS : 6601-02CÓDIGO CARTAS NOTARIALES : 6601-03CÓDIGO REGLAMENTOS/DIRECTIVAS : 6601-04

1. FINALIDADFormular y visar las resoluciones que emita el Director Ejecutivo en coordinación con el aporte técnico de los órganos del Proyecto Especial. Asimismo, elaborar los contratos, convenios, cartas notariales y reglamentos que sean requeridos a la OAJ-PEMD.

2. BASE LEGAL- Constitución Política del Estado.- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, Ley de Creación del PEMD-

INADE.- Reglamento de Organización y Funciones del PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General.

3. REQUISITOSPara Resolución Directoral: Solicitud dirigida a la Gerencia General del PEMD por parte de las Gerencias de Línea o Jefaturas de Oficina, en la cual se requiere el documento, como expresión final de una toma de decisión, así como para aprobar un acto administrativo. Este instrumento se define como el máximo producido por la gestión del PEMD.

Para Contratos: Requerimiento cursado por las Gerencias de Línea o Jefaturas de Oficina, producto de un proceso selectivo. Los contratos obedecerán a una proforma analizada por las comisiones responsables de la selección tanto de personal, como de proveedores o contratistas.

Para Convenios: Usualmente interinstitucional que requiere tanto el proyecto del PEMD como de la contraparte. El área usuaria deberá formular el aspecto técnico a convenir, dejando a la OAJ-PEMD la inclusión de la base legal necesaria.

Para Cartas Notariales: Al ser suscritos por la Gerencia General, deberán ser diligenciados desde ese Despacho. Una vez acordado el requerimiento notarial, su emisión se da en el acto. El seguimiento del instrumento hasta la válida

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notificación del destinatario es responsabilidad de la OAJ-PEMD. La solicitud deberá ser dirigida a la Gerencia General, a fin de mantenerla informada de la gestión.

Para Reglamentos/Directivas: El área usuaria deberá proyectar el perfil del reglamento y/o directiva interna. Sin ese requisito no procede emitir el documento.

4. ESTRUCTURADe la Resolución Directoral:Parte Expositiva.- Precisa los documentos que en Vistos han de servir de base para la Resolución Directoral.

Parte Considerativa.- Propiamente la del análisis, fundamentos y sustento de la Resolución.

Parte Resolutiva.- Es la parte de la decisión. Debe ser congruente con la parte considerativa.

Del Contrato: Introducción.- Donde se señala con precisión las generales de ley de las partes intervinientes. Por el PEMD, la del Gerente General con expresa mención de la norma que lo designa, su DNI, domicilio legal; y, de la otra, la persona natural o jurídica que contrata, con el nombre completo del representante, domicilio legal, DNI y si actúa por poder, los datos de su registro correspondiente.

Cuerpo.- Contenido en cláusulas o condiciones obligatorias. Son de suma importancia: el objeto, el plazo, el costo del servicio, causales de resolución, solución de controversias (de ser aplicable), garantías, y la documentación anexa.

Conclusión.- Al final ambas partes manifiestan estar de acuerdo con todo lo acordado en el contrato. Esta parte es importante como manifestación de voluntad.

Del Convenio: Introducción.- Se consignan las entidades que intervienen, con sus representantes acreditados. Las generales de Ley incluye las normas de designación en ambos casos.

Cuerpo.- Al igual que en el contrato, las cláusulas o condiciones deben ser lo más claras posibles. Para esto resulta necesario intercambiar proyectos entre entidades para un producto final.

Conclusión.- Siendo un documento de gestión, debe concluirse con el compromiso de su cumplimiento.

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De las Cartas Notariales:Destinatario.- Siempre debe ser al último domicilio comunicado en el documento que vincula. Sea un contrato, un convenio, una orden de servicio, una orden de compra, etc.

Cuerpo.- El requerimiento notarial debe contener necesariamente el plazo otorgado. A su vencimiento se tomarán las acciones administrativas y/o legales que sean precisas.

Remitente.- Identificación de la persona que requiere, con expresa mención de su cargo, y el domicilio legal al cual puede dirigirse la respuesta de la contraparte.

De los Reglamentos/Directivas:Introducción.- Breve reseña del documento.

Partes conformantes.- Obedecen a Directivas de la Sede Central del INADE.

Responsabilidad de cumplimiento.- Al normar, reglamentar, procedimientos, debe contener una cláusula específica de responsabilidad.

5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTORecepción y Registro: Los requerimientos son registrados por la Oficina de Asesoría Jurídica, con el correspondiente número correlativo, fecha, hora y firma de recepción. El sello de recepción deberá ser nítido para un control de eficiencia y para medir el grado de optimización que resulte necesario.

Requerimiento de Información: De ser incompleta la documentación aparejada con el pedido, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica del PEMD, solicitará al responsable de la Gerencia de Línea o Jefe de Oficina, la remisión en el día de todo lo faltante. Sin los antecedentes solicitados no es factible evacuar ningún instrumento.

Estudio y análisis: Alcanzada la documentación solicitada, compulsados los hechos conforme corresponde, se procederá al estudio y análisis de lo que es materia del pedido, con la finalidad de evacuar un documento útil a la toma de una decisión acertada.

Emisión del Instrumento: Cumplidos todos los requisitos, la Oficina de Asesoría Jurídica de la Entidad remitirá al área usuaria el documento conteniendo la consulta requerida. Los antecedentes que sirvieron de base para la emisión pasarán al archivo correlativo que se lleva en la OAJ-PEMD.

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6. ESTIMADO DE RESPUESTARecepcionada que sea la información fuente, los proyectos de Resolución Directoral, Contratos y Convenios deberán emitirse en el día. Salvo las Cartas Notariales que se redactan apenas ingrese la disposición a la OAJ. En cuanto a los Reglamentos y/o Directivas se estima un plazo prudencial de OCHO (08) días útiles.

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Secretaria Jefe de OficinaASISTENTE

LEGALSecretarias

Directores y Jefes de Oficinas

Secretaria de Dirección

Gerente General

1. Recepción de la información yderivación al Especialista

½ día

2A, 2B. Especialista revisa, Proyecta. 3 días

3. Jefe revisa y visa, si es Carta Notarialremite directamente Director Ejecutivopara la firma

1 días

4. Director o Jefe de Oficina recibe elProyecto para visación y remite aDirector Ejecutivo en forma definitiva.4A. Otro firma Contrato.

2 días

5. Director Ejecutivo Firma y da trámitecorrepondienete, si es Carta Notarialdevuelve a Asesoría Juridica paraRemitir a Notario.

1 ½ días


* Proveedores de bienes y servicios, y contratistas de obra.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, CONTRATOS, CONVENIOS, CARTAS NOTARIALES Y REGLAMENTOS/DIRECTIVAS.

Tiempo

Oficina de Planificación y Presupuesto

Gerencia GeneralDescripción

DIRECTORES Y JEFES DE OFICINAS

OTROS*

INICIO

Proyecta

FIN

3

Proyecta

VISACIÓN

1 2A

2B

4

4A

5

55

35

6604-03 PROCEDIMIENTO PARA LA REPRESENTACIÓN DEL PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS – PEMD EN ASUNTOS DE CARÁCTER JURÍDICO – LEGAL

1. FINALIDADLa finalidad del procedimiento es garantizar la defensa y patrocinio de los intereses del PEMD en los diversos procesos constitucionales, judiciales, administrativos, arbitrales, contencioso-administrativos y otros en que sea parte activa.

2. BASE LEGAL- Constitución Política del Estado.- Decreto Ley Nº 17537, que crea el Consejo de Defensa Judicial del

Estado. - Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, Ley de Creación del PEMD-

INADE.- Reglamento de Organización y Funciones del PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Ley Nº 27444, del Procedimiento Administrativo General.- TUO de la Ley Nº 26850, de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,

aprobado por Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

3. REQUISITOSAcciones legales iniciadas por terceros ante el órgano jurisdiccional, en contra del PEMD. Acciones legales iniciadas por la Procuraduría Pública a cargo de los Asuntos Judiciales del Ministerio de Agricultura, que delega expresa representación procesal en juicio. Solicitud de inicio de proceso arbitral por parte de proveedor o contratista que invoque este derecho, para la solución de controversias. Ocurrencia de Calle Común – OCC por ante la Policía Nacional del Perú que reciba una denuncia contra el PEMD y que a su vez, también permita interponerla en su representación.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:Las áreas usuarias someten a conocimiento de la OAJ hechos que en concepto del responsable, lesionan los intereses de la institución. En ese sentido, debe evacuarse un informe detallado y cronológicamente consistente, a fin de elaborar la denuncia o demanda, según corresponda.

Según la «Directiva para la formulación de proyectos de dispositivos legales y tramitación de expedientes que se generen en las unidades orgánicas y en los organismos públicos descentralizados, instituciones y empresas que sectorialmente se encuentren bajo el ámbito del Ministerio Agricultura, corresponde adecuar el procedimiento a esta norma, cuando se trate de iniciar una demanda judicial.

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Investido de representación procesal en juicio, el responsable de la OAJ-PEMD se apersona al proceso y sigue el mismo, con el compromiso de comunicar a la Procuraduría Pública sobre los avances.

En procesos de reacción inmediata, debe darse parte a la Procuraduría Pública, una vez sea emitido el auto apertorio de instrucción, en caso de asuntos penales.

5 DURACIÓN.Es la que establece la norma procesal aplicable, así como las actas de instalación de los procesos arbitrales.

37

2.3 ÓRGANOS DE APOYO

2.3.1 PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

2.3.1.1 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

6605-1A APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

1. FINALIDAD:Elaboración, aprobación y modificación del Plan Anual de Adquisiciones para efectuar el aprovisionamiento, contratación y atención oportuna de bienes y servicios que la institución requiere para la consecución de las metas institucionales.

2. BASE LEGAL:- Manual de Organización y Funciones del PEMD Resolución Directoral

N° 249-2005-INADE-6600.- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley 28411.- Ley Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal correspondiente.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, Ley N° 26850, D.S. N° 083-2004-PCM y sus modificatorias.- Ley Nº 27805 Ley del Código de Ética de la Función Pública.- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,

D.S. N° 084-2004-PCM y sus modificatorias.- Directiva N° 005-2003-CONSUCODE/PRE, Procedimiento de

elaboración y el contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones de las Entidades del Sector Público, Resolución N° 380-2003-CONSUCODE/PRE.

- Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento, Decreto Ley N° 22056 (29-12-1977).

- Desconcentración de Atribuciones del Sistema de Abastecimiento, Decreto Ley N° 22867.

- Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, Res. Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA.

- Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos, Resolución de Contraloría N° 072-98-CG.

- Ley de promoción temporal del Desarrollo Productivo Nacional, Ley N° 27143, modificada por Decreto de Urgencia N° 064-2000.

- Medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software en entidades y dependencias del Sector Público, D.S. N° 013-2003-PCM.

- Normas sobre las solicitudes para emisión de constancia de devolución de impuestos por compras efectuadas con Donaciones del Exterior y de Cooperación Técnica Internacional no reembolsable, R.M. N° 0397-2002-RE. Su reglamento DS. N° 036-94-EF.

- Texto Único Ordenado de las Normas que rigen la obligación de determinas entidades del Sector Público de proporcionar información sobre sus adquisiciones, Decreto .Supremo N° 027-2001-PCM.

39

- Directiva N° 005-2001-CG/OATJ, Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la Republica con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Resolución de Contraloría N° 092-2001-CG.

- Lineamientos de Políticas Generales del Desarrollo del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, Decreto Supremo N° 031-2002-PCM.

- Directiva N° 001-2004-CONSUCODE/PRE, que regula el reporte de información sobre procesos de selección y contratos al sistema de información sobre procesos de selección y contratos al SEACE, Resolución N° 017-2004-CONSUCODE/PRE.

3. REQUISITOS:Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Institucional (POI) aprobados para que, en base a ellos: recopilar, revisar, coordinar con las áreas usuarias y consolidar las necesidades de bienes y servicios para el ejercicio fiscal, como requisito para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y Presupuesto Institucional Modificado (PIM), cuando corresponda, aprobados, como requisito para la elaboración del PAAC.Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) aprobado por la Dirección Ejecutiva (Resolución Directoral), como requisito para la planificación de los procesos de selección.Requerimiento proveniente de las áreas con autorización de las direcciones de línea y de la Oficina de Administración, como requisito para preparar los expedientes de contratación.Calendario de compromisos mensual aprobado por la Direccción Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas en base a la programación anual que elabora la Oficina de Presupuesto y Planificación del PEMD en coordinación con la Gerencia General y las Gerencias de Línea, como requisito para atender los requerimientos diarios y registrar el compromiso en el SIAF. O Requerimientos del área usuaria, con el compromiso de programación en el calendario del siguiente mes, en casos excepcionales.Programa de mantenimiento de bienes y servicios aprobados.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.Se inicia con el requisito de aprobación del PIA correspondiente. Se recibe de las direcciones de línea (áreas usuarias) los requerimientos correspondientes. Se revisa, se consolida, se procesa y se coordina con las áreas usuarias la elaboración del PAAC. En el PAAC no se incluirán las compras de bienes y servicios “No Programables”, que se ejecuten con cargo a las Cajas Chicas o Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo monto no supere en cada caso, una (01) Unidad

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Impositiva Tributaria (UIT) vigente al momento de la adquisición o contratación.Se remite el PAAC elaborado para su aprobación con Resolución de la Gerencia General a los 30 días naturales después de la aprobación del PIA. Se Ejecutan las modificaciones al PAAC de conformidad a la reprogramación de las asignaciones presupuestales a las metas institucionales, cuando se incluyen o excluyen procesos y cuando el valor estimado varíe en +/- 25% y cambie el tipo de proceso. Las modificaciones son aprobadas con Resolución de la Gerencia General. Se publica la elaboración del PAAC y sus modificaciones en el SEACE y en la página Web del GOREMAD a los 5 días hábiles de aprobado.

PLANIFICACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN y APOYO AL COMITÉ ESPECIAL.Recibe del área usuaria el requerimiento del bien, servicio u obra. Verifica la correspondiente programación en el PAAC. Si está programado y en caso de no requerir modificaciones al PAAC, se procede a hacer el estudio del mercado o indagaciones de precios (cotizaciones). Define las características técnicas y la cantidad en coordinación con el área usuaria. Define el valor referencial, el tipo de proceso de selección y el sistema y modalidad de selección. Si no lo está considerado en el PAAC se deriva a la Oficina de Administración con el informe correspondiente.El expediente de contratación, en esta primera etapa, contiene los siguientes documentos: Requerimiento del área usuaria, cotizaciones, características técnicas y cantidad con el visto bueno del área usuaria, informe con datos del valor referencial, tipo de proceso, sistema y modalidad de selección y es remitido a la Gerencia General, vía Oficina de Administración, para su aprobación con Resolución.Se realiza las publicaciones y registros en el SEACE.Preparar la información trimestral de contrataciones y Adquisiciones ejecutadas para su remisión a CONSUCODE, Contraloría, PROMPYME, de acuerdo a los plazos establecidos.Absolver los pedidos de procesos de conciliación o arbitraje efectuados por las partes pertinentes, en los contratos celebrados.Remitir al Tribunal del CONSUCODE la información con el sustento y la documentación correspondiente, que le permita sancionar a los postores y/o contratistas que hayan incumplido las normas de la Ley y el Reglamento.Recaba los documentos del proceso de selección y los archiva en el expediente de contratación, aclarando que el expediente de contratación contiene todas las actuaciones desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.Al finalizar cada ejercicio presupuestal, deberá elevar al Jefe de la Oficina Administrativa un informe pormenorizado sobre la ejecución del Plan Anual, con descripción y comentario de las actividades.

41

DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS:

Adquiere los bienes y servicios contando con el requerimiento del área usuaria (mediante el calendario mensual, formato respectivo o un memorando). Elabora la orden de compra u orden de servicio utilizando los formatos mecanizados en original y 4 copias y es distribuido de la siguiente forma: 1 para el proveedor, 1 para almacén, 1 para el usuario, 1 para el archivo correlativo y 1 para el expediente de contratación. Es entregado al proveedor adjudicatario de la buena pro, en caso de ser bienes o servicios, consultorías, con proceso de selección. Registra el compromiso correspondiente en el SIAF. Remite la orden de compra al Almacén para registrar su firma acreditando la recepción del bien. La ejecución y control de las órdenes de compra y servicios se realiza mediante un software y a través de una cotización, factura y guía de remisión. Verifica si los servicios solicitados fueron ejecutados de acuerdo a lo previsto en el contrato, las bases administrativas, términos de referencia, y requerimiento a fin de dar conformidad al mismo, concluido el servicio. En caso de estar conforme, remite los documentos que sustentan el comprobante de pago a Contabilidad, vía la Oficina de Administración. La orden de servicio debe contar con el informe del proveedor así como la conformidad del servicio del área usuaria para proceder al trámite de pago.Convoca a proveedores con experiencia en los rubros requeridos (aires acondicionados, unidades móviles, equipos de computo, mantenimiento y limpieza de locales, pintado, etc.) El Programa de mantenimiento de bienes y servicios garantiza el funcionamiento de los equipos y prolongar su vida útil de los bienes.Se contratan anualmente las pólizas de seguros por adjudicación con la finalidad de dar cobertura a los bienes patrimoniales, vehículos y valores de la institución.

CONTROL DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:Registra en el sistema, archiva y controla los contratos por adquisición de bienes y servicios y obras. Se realiza el control del avance de los procesos de ejecución de las adquisiciones y contrataciones para que no sobrepasen el límite presupuestado, considerando una ampliación del 30% de su valor otorgado en la buena pro, utilizando el apoyo del sistema mecanizado o de la computadora mediante cuadros estadísticos.

5. DURACIÓNEste procedimiento tiene una duración de dieciséis (16) días.

42

6. FORMATOSOrden de Compra.Orden de Servicio.Requerimiento de Bienes.Requerimiento de Servicios.Solicitud de Cotización de Bienes.Solicitud de Cotización de Servicios.

43


ORDEN Nº : B00……

Proveedor………………….: Fecha……..:Direccion R.U.C……..:

Lugar de Entrega………...:Referencia…………………:

R.U.C……..:

Observación……………….:

F.F. :

META:

Hecho por...: TOTAL S/. -

Cuentas x Pagar

NOTA- Esta Orden es nula sin la firma del Especialista en Abastecimientos

- Cada Orden de Compra se debe facturar por separado en Original y cinco (5) copias y remitirlas a la Unidad de Contabilidad.- Nos reservamos el derecho de devolver la mercadería que no esté de acuerdo con nuestras especificaciones o de acuerdo a proforma.

ORDEN DE COMPRA

Especialista en Abastecimientos

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDADP.E.DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

TOTALS/.

Adquisiciones Almacen

47

ORDEN Nº : S00……

Proveedor………………….: Fecha……..:Direccion R.U.C……..:

Lugar de Entrega………...:Referencia…………………:

R.U.C……..:


F.F. :

META:


Cuentas x Pagar

NOTA- Esta Orden es nula sin la firma del Especialista en Abastecimientos

- Cada Orden de Compra se debe facturar por separado en Original y cinco (5) copias y remitirlas a la Unidad de Contabilidad.- Nos reservamos el derecho de devolver la mercadería que no esté de acuerdo con nuestras especificaciones o de acuerdo a proforma.


ORDEN DE SERVICIO

P.E.CANTIDA

DUNIDAD

DE DESCRIPCIONPRECIO

UNITARIOTOTAL

S/.

Adquisiciones Almacen Adquisiciones Almacen

48

PEMD

AREA SOLICITANTE: ………………………………………………………………………….

FECHA:……………………… PRIORIDAD: NORMAL URGENTE

ITEM CANTIDAD U.M. DESCRIPCION12345678910

JUSTIFICACIÓN : …………………………………………………………………………………………………………………………………: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..

: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..

PEMD

AREA SOLICITANTE: ………………………………………………………………………….

FECHA:……………………… PRIORIDAD: NORMAL URGENTE

ITEM CANTIDAD U.M. DESCRIPCION12345678910

JUSTIFICACIÓN : …………………………………………………………………………………………………………………………………: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..

: ..………………………………………………………………………………………………………………………………..

Específica

OBSERVACIÓN

REQUERIMIENTO DE BIENES

REQUERIMIENTO DE SERVICIOS

MetaCalendario Compromiso

Aprobación Administración Abastecimiento

Director/Jefe V°B° V°B° Aprobación Administración Abastecimiento

Area Solicitante

Area Solicitante Director/Jefe V°B° V°B°

MetaCalendario Compromiso

Específica

OBSERVACIÓN

49

-

Nº DIA MES AÑO

RUC:

-

-

PLAZO DE ENTREGA:____________________ FECHA COTIZACIÓN:________________

GARANTÍA: _________________________________________

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO_________________________________

VALIDEZ DE LA OFERTA: ________________

Si por cualquier motivo no está en condiciones de cotizar, sírvase firmar y devolver este docuento agregando su respectivoN° de RUC.

Si está en condiciones de cotizar, sírvase llenar y firmar este documento y devolverlo en sobre cerrado.

FORMA DE PAGO: ____________________

PRECIOGRUPO

GENERICO

ARTICULOS

SEÑORES:

SOLICITUD DE COTIZACION DE BIENES

UNITARIO TOTALDESCRIPCION UNID. MEDIDA CANTIDAD

Sírvase cotizarnos elPRECIO del requerimiento que se detalla a continuación, para ser entregado en laOficina de Abastecimientos del PEMD sito en AV. SAN MARTINS/N IBERIA

Firma________________________________

Nombre ______________________________

Dirección_____________________________

Teléfono______________________________

50

1

1

1

PRECIO

SEÑOR:

VALIDEZ DE LA OFERTA: ________________

SOLICITUD DE COTIZACION DE SERVICIOS

UNITARIO TOTALDESCRIPCION

Sírvase cotizarnos el PRECIO del requerimiento que se detalla a continuación, para ser entregado en laOficina de Abastecimientos del - PEMD sito enAv. San Martín S/-n Iberia . . Para tal efectoadjuntamos los términos de referencia.

Firma________________________________

Nombre ______________________________

Dirección_____________________________

Teléfono______________________________

RUC ________________________________

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6605-1B ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES. 1. FINALIDAD:

Ubicar temporalmente los bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

2. BASE LEGAL:- Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público, Res.

N° 335-90-INAP/DNA.- Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.- Decreto Supremo N° 154-2001 EF, “Aprueban Reglamento General de

Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal”

3. REQUISITOS:Orden de compra con las características técnicas y cantidad firmada por el responsable de las Adquisiciones.Guía de remisión.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:Recepción: La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra o Guía de Remisión u otro documento análogo).Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán de acuerdo a lo siguiente:Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega; los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier anormalidad.Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recibido y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y en el exterior del mismo bulto. Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes recibidos permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema alguno.Anotar en la documentación de recibo: nombre de la persona que hace la entrega, nombre de la persona que recibe la mercadería, número de placa del vehículo utilizado en el transporte, fecha y hora de recepción.

Verificación y control de calidad:Retirar los bienes de los embalajes.Una vez abiertos los bultos, revisar y verificar el contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La verificación cuantitativa implica comprobar que las cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la documentación (Guía de Remisión), incluye las comprobaciones dimensionales como: longitud, capacidad, volumen, peso gravedad, presión, temperatura, etc. La verificación cualitativa implica que las características y propiedades de los bienes recibidas estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas (control de calidad).

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Efectuar la verificación y control de calidad en presencia de la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.Si por el número y características de los bienes recibidos fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el responsable de Almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por el número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán encargadas por el Especialista en Abastecimiento y Servicios Generales a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros del Sector Público.La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del almacén en el rubro respectivo de la Orden de Compra o Guía respectiva, el que se sustenta en la verificación que éste realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad.

Internamiento:Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.Ubicar los bienes en el lugar designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna, evitando dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distinto.En casos que los espacios disponibles, resulten reducidos, se procederá a internar el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.Si el Almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservación de determinados bienes, estos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El responsable de Almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al mismo.

Registro y Control:Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se registra el ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra, se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén.Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Guía de Internamiento o Nota de Entrada a Almacén), será remitida al área respectiva para efecto del registro de ingreso en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén.Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme el procedimiento establecido en el “Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público, aprobado con Resolución Jefatural N° 126-89-INAP/DNA.

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Custodia: Los bienes almacenados deben conservar las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:Protección a los materiales de elementos naturales: humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Protección del local de almacén, rodeándole de medios para proteger de riesgos internos y externos a las personas, al material almacenado y las instalaciones mismas, tomando medidas a fin de evitar: robos, acciones de sabotaje, incendios, etc.

Formulación del pedido y autorización de despacho:La formulación del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) corresponde a la unidad usuaria.Una vez suscritos por el Jefe de la oficina solicitante, la PECOSA será remitida al Especialista de Abastecimiento y Servicios Generales para recabar la respectiva autorización de despacho. La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el respectivo documento del Acta de Reunión del Comité de Programación Mensual del Plan y Presupuesto del periodo que corresponda (Calendarios mensuales).Se autorizará pedidos no programados, sólo en el caso que se deriven de situaciones de urgencia calificados por el Jefe de la Oficina de Administración.La valorización de la PECOSA lo efectúa el responsable del almacén.Se registra las salidas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén.

Acondicionamiento de los materiales:El responsable de almacén recibe la PECOSA aprobado, retira los bienes de su ubicación y los coloca en el lugar destinado para despachos. En caso de la distribución con destino a las Sub Sedes, será necesario realizar lo siguiente:Realizar el embalaje de acuerdo a la carga, transbordos, características físicas del material, peso, volumen, otras consideraciones del fabricante y especialistas. El embalaje debe evitar: roturas, aplastamientos, daños, deterioro en el acabado, pérdida parcial o extravío.Se comunicará telefónicamente o por radio a las Subsedes, el nombre del medio de transporte (de la empresa terrestre y de la aerolínea).Se remitirá la PECOSA para su firma y posterior devolución.Se remitirá con Guía de Remisión, el mismo que será entregado al Transportista y firmado por éste.

Control y Entrega de materiales:Los materiales que son retirados del Almacén para su remisión a las Subsedes o lugares fuera de las oficinas del PEMD, el transportista está obligado a presentar la PECOSA respectiva quién efectuará las constataciones debidas en el ejercicio de sus funciones.Los materiales serán entregados a la dependencia de destino cuyo responsable debe devolver al Almacén la PECOSA debidamente firmada.

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Inventario físico:Realizará el control físico periódicamente para comprobar que los registros se mantengan al día, completos y exactos y verificar que las existencias físicas concuerden con el registro de las tarjetas de Control Visible del Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes.El encargado del almacén es responsable de los sobrantes, de los faltantes, de las pérdidas, tanto pecuniaria como administrativamente.

Baja de bienes.Como resultado del Inventario Físico General, son objetos de baja los bienes siniestrados en completo estado de inutilidad, la merma producida por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores, los bienes perdidos por robo, bienes que por vencimiento o su estado de descomposición ya no son recomendables para consumo.

5. DURACIÓNPermanente.

6. FORMATOSTarjeta de Control Visible de Almacén.Tarjeta de Existencias valoradas de Almacén.Resumen de Movimiento de Almacén.Orden de Compra.Guía de Internamiento.Nota de Entrada al Almacén.Pedido–Comprobante de Salida.

55

Artículo:

CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO

CONTROL VISIBLE DE ALMACÉN

Código: Unidad de Medida:

Nº

FECHACOMPROBANTE MOVIMIENTOS

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INADE - PEMD

CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO

CONSUMO MENSUAL

COSTO PROMEDIO

IMPORTESENTRADAS S/. SALIDAS S/. SALDO S/.

GRUPO GENÉRICO

PROGRAMA AFECTACIÓN

PRECIO UNITARIO

TARJETA Nº

TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN

FECHA COMPROBANTE CANTIDADES

ARTICULO APROXIMADO MARCA Y SERIE UNIDAD CÓDIGO

58


ORDEN Nº : B00……

Proveedor………………….: Fecha……..:Direccion R.U.C……..:Lugar de Entrega………...:Referencia…………………:

R.U.C……..:


F.F. :

META:


Cuentas x Pagar

NOTA- Esta Orden es nula sin la firma del Especialista en Abastecimientos- Cada Orden de Compra se debe facturar por separado en Original y cinco (5) copias y remitirlas a la Unidad de Contabilidad.- Nos reservamos el derecho de devolver la mercadería que no esté de acuerdo con nuestras especificaciones o de acuerdo a proforma.

ORDEN DE COMPRA


UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDADP.E.DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

TOTALS/.

Adquisiciones Almacen

INADE - PEMD

RESUMEN DE SALIDA O ENTRADA- ( MES) ( AÑO) Nº DIA MES AÑO

F.F.:

ITEM F.E REG. COMPO TPDPC. Nº DOC DESCRIPCION PROCE

1 3

0

TOTAL

TRANSFERENCIAS

60


UNIDAD ABASTECIMIENTO

GUÍA DE INTERNAMIENTO

GUIA DE REMISION Nº 0….

REMITE :TRANSPORTISTA :

:ENTREGAR A :

FECHA :

EMBALAJE ORDEN ITEM CANT. TIPO O/C CANT. UNID. DESCRIPCION DEL MATERIAL.

BULTOSPESAJE PESO BRUTOOBSERVACIONES : KG.

______________________ __________________ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME RECIBI CONFORMEALMACEN TRANSPORTISTA DESTINATARIO

61

PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOSP.E. PEMD

SiAb…… :

Nota de Entrada a Almacén Pagina….:

Nota Nº..:B000….Procedencia ………………….. : Fecha :Con destino a…………………. : Según………………………….. :

__________________________________________________________________________________________________UNIDAD PRECIO TOTAL

COD CANTIDAD MEDIDA DESCRIPCION UNITARIO S/.

Hecho por ……………..: TOTAL…:

[ ] Muebles y Enseres 0.001[ ] Equipo de Transporte [ ] Maquinaria y Equipo 0.001[ ] Gastos de Operación[ ] Alta de Bienes 0.001[ ] Remesa de Bienes[ ] Traspaso de Bienes 0.001[ ] Otros

__________________ ________________________JEFE DE ALMACEN JEFE DE ABASTECIMIENTO

62

PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOSP.E : PEMD

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA

PECOSA N° 000Orden de Compra: FECHA

SOLICITO ENTREGAR A : CON DESTINO A………… SOLICITADO POR ………. DOC. REFERENCIA………..:

P.E. Cant. Descripcion O/C Med Pr/Uni Total-S/. -S/. -S/.

Elaborado por: -S/.

_______________

JEFE DE ABASTECIMIENTO. Almacen Recibi Conforme

DESPACHADO VALORES

Solicitante

63

6605-1C MANEJO Y GESTIÓN DEL PATRIMONIO INSTITUCIONAL

1. FINALIDAD:Control, inventario, registro y codificación los bienes muebles e inmuebles del PEMD.

2. BASE LEGAL:- Reglamento General de Procedimientos Administrativos de Bienes de

Propiedad Estatal, aprobado por D.S. N° 154-2001-EF.- Resolución Jefatural N° 126-89-INAP/DNA que aprueba el Manual de

Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público.- Decreto Supremo N° 107-2003 EF, “Modificatorio del Decreto Supremo

N° 154- 2001-EF”.- Resolución N° 039-98 SBN. Reglamento para el “Inventario de Nacional

Bienes Muebles del Estado”.- Resolución N° 011-2002/SBN que aprueba la Directiva N°

001-2002/SBN “Trámites de Inscripción de la Primera de Dominio de predios a favor del Estado”.

- Resolución N° 019-2002/SBN que aprueba la Directiva N° 002-2002/SBN “Procedimiento para la Aprobación de la Venta de Predios de Dominio Privado del Estado de Libre Disponibilidad”.

- Resolución N° 021-2002/SBN se ha aprobado la Directiva N° 004-2002/SBN “Procedimiento para el Alta de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la SBN”.

- Resolución N° 029-2005/SBN que aprueba la Directiva N° 002-2005/SBN “Procedimientos para la venta de bienes muebles dados de baja por las entidades públicas”.

- Ley N° 27995 y su Reglamento aprobado por D.S. N° 013-2004-EF, se ha establecido procedimientos para asignar bienes dados de baja por las entidades estatales, a favor de centros educativos de regiones de extrema pobreza.

- Resolución N° 031-2002/SBN, que aprueba la Directiva N° 009-2002/SBN.

3. REQUISITOS:Pecosa. Comprobante de pago.Calendario mensual.Informe Técnico que determina la obsolescencia del bien o bienes.Informe sobre extravío, robo, pérdida de Bienes.Memos, Informes provenientes de diversas áreas solicitando el traslado de los bienes de un área a otra.

4. PROCEDIMIENTO:La Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) aprueba mediante Resolución todos los actos referidos a: las primeras inscripciones de dominio, afectaciones en uso, y a los demás actos de administración, adquisición y disposición de propiedad estatal a su cargo, salvo las Ventas

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Directas de Inmuebles de propiedad estatal que serán aprobadas mediante Resolución Suprema, con informe favorable de la SBN.

La Toma de Inventario:Recibe de la Oficina readministración el documento que autoriza la toma de inventarios.Otorga facilidades para que la Comisión de Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales efectúe el Inventario Físico.La Comisión de Toma de Inventario Verifica físicamente, In situ, cada uno de los bienes existentes en cada una de las dependencias: contándolo, midiéndolo, pesándolo etc., según su naturaleza y características propias. La verificación física se realiza “al barrer’ o “de extremo a extremo” que, entre otros aspectos, consiste en empezar a verificar los bienes que están ubicados en una esquina del respectivo ambiente y terminar en la otra esquina del mismo, sin omitir ninguno de ellos, chequeándolos uno a uno, según la forma como estén ubicados.Elabora información a solicitud del responsable de la Unidad de Abastecimiento y del Comité de Gestión Patrimonial.

De la Codificación:Codifica por grupos genéricos, clases y tipo, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la SBN.

Del Registro de los Bienes Muebles e Inmuebles:Recibe las pecosas del Almacén, y los comprobantes de pago con los cuales registra los bienes adquiridos y distribuidos a las áreas usuarias de la institución en el Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI de la SBN. Se registran los activos fijos superiores a 1/8 de una UIT y las cuentas de orden. El registro es realizado en forma cronológica en el que se anota la identificación, códigos según SBN, características generales, valores, referencias relativas, etc.Registra los bienes inmuebles indicando tipo de registro, folio, tomo, ficha registral y área perimétrica que cuenta el inmueble.Los actos administrativos y contratos, por lo que: se constituyan, declaren, transmitan, modifiquen, limiten o extingan derechos reales o personales sobre los bienes de propiedad estatal, se inscriben en los Registros Públicos, cuando corresponda, y se registran en el SINABIP, a cargo de la SBN.Remite a la SBN, entre los meses de enero y marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación. Debe ser remitida a través de los medios que señale la SBN y en los formatos que ésta autorice.

De las Altas, Bajas y Enajenación de Bienes:Realiza el Alta (incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de las entidades públicas) dentro de los 30 días de recibido por la entidad.Recibe de la Unidad de Abastecimiento los Informes provenientes de las diferentes áreas usuarias sobre obsolescencia, extravío y robo de bienes.

65

Elabora un Informe técnico administrativo para puesta en consideración del responsable de la Unidad reabastecimiento y del Comité de Altas, Bajas y Enajenación de bienes y este a su vez eleva a la Gerencia General, solicitando la autorización de la Baja o Venta de bienes, según sea el caso.La disposición de los bienes muebles dados de baja, deberá ejecutarse dentro de los cinco meses de emitida la Resolución de Baja correspondiente.

Saneamiento Físico Legal de los Inmuebles:Ejecuta el trabajo de campo para el Saneamiento Físico Legal de los Inmuebles de conformidad a la normatividad vigente emitida por la SBN.

Ingresos y Salidas de los Bienes:Controla el ingreso y salida de bienes formatos “Guía Interna para el Desplazamiento Interno/Externo o Entrada/Salida de Bienes Patrimoniales” se considera desplazamiento externo al traslado del bien fuera de las instalaciones del PEMD, para reparación y/o mantenimiento o por necesidad de servicio.

5. DURACIÓNPermanente.

6. FORMATOSSoftware Inventario Mobiliario Institucional - SIMI de la SBN.Guía Interna para el desplazamiento interno-externo, Entrada / Salida de Bienes Patrimoniales.

66

2.3.1.2 UNIDAD DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

6605-2A COMPROMISO, DEVENGADO, GIRADO Y PAGO DE ORDENES DE COMPRA, ORDENES DE SERVICIO, PLLA. DE REMUNERACIONES, PLLA. DE VACACIONES, PLLA. DE BONIFICACION DE VACACIONES, PLLA DE ESCOLARIDAD, PLLA. DE GRATIFICACIONES, PLLA DE LIQUIDACION DE BENEFICIOS SOCIALES Y PLLA. POR SEPELIO Y LUTO.

1. FINALIDADSeñalar las diversas etapas que se siguen para efectuar el adecuado registro de los compromisos contraídos por la entidad tanto con los proveedores como con sus propios trabajadores.

2. BASE LEGAL- Decreto supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley

de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.- Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.- Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan

Contable General del sistema de Contabilidad Gubernamental.- Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector

Público.- Directiva Anual de Tesorería.- Ley Nº 28411, Ley General de la Sistema Nacional de Presupuesto.- Ley Anual del Presupuesto para el Sector Público.

3. REQUISITOS- Calendario de compromisos aprobado - Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y

Presupuesto- Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones,

Bonificación de Vacaciones, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales, y Sepelio y Luto

- Ordenes de Compra- Ordenes de Servicio- Comprobante de Afectación


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACIONPRIMERA ETAPA: FiscalizaciónEnvía a la Unidad de Abastecimiento y a la Unidad de Personal la documentación correspondiente para la elaboración de las O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y de Sepelio Luto y para el ingreso en el Sistema SIAF-SP la fase de compromiso recibe de la Unidad de Abastecimiento y de la Unidad de Personal las O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios,

70

Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios Sociales y de Sepelio Luto para su fiscalización.

El fiscalizador verifica que el compromiso a ser afectado tenga el marco presupuestario correspondiente, que tenga toda la documentación sustentatoria y deriva a la Unidad de Contabilidad y Tesorería para efectuar las fases de Compromiso, Devengado, Girado y Pagado correspondientes.

SEGUNDA ETAPA: Devengado, girado y pagado de las O/C, O/S, Plla. de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.Efectúa firma electrónica en el Sistema SIAF-SP cuando se trata de Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI).Recibe de Tesorería el comprobante de pago en original y una copia, cheque emitido de ser el caso, conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.Verifica el contenido del comprobante, su relación con el cheque emitido y demás documentos y procede a efectuar las acciones propias de fiscalización a fin de verificar la corrección del pago.Deja constancia de la acción de fiscalización en el comprobante de pago a través de Vº Bº y sello.Envía a Tesorería el comprobante de pago y copia conjuntamente con los demás documentos, para que continúe la acción de pago cuando se haya emitido cheque.

4.2. AREA DE TESORERIA PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la O/C,

O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y LutoNo interviene.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto. .Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.Efectúa en el Sistema SIAF-SP la Carta Orden Electrónica, Abono en cuenta, Abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) o emite los cheques, según corresponda, tomando como referencia los datos contenidos en el Comprobante de Afectación y documentos anexos.

71

Efectúa firma electrónica en el Sistema SIAF-SP cuando se trata de Carta Orden Electrónica, Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI).Formula el comprobante de pago en original y una copia.Envía comprobante de pago original, cheques y demás documentación a la Unidad de Contabilidad para que ejerza la acción de su competencia.Recibe de la Oficina de Administración los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse efectuado las acciones de fiscalización.Efectúa los Asientos Contables en el Módulo Contabiliza del Sistema SIAF-SP de la siguiente manera:

Por el giro de las Ordenes Compra, Órdenes de Servicio y Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto:

DEBE HABER 40 Tributos por Pagar X

40102 Renta Cuarta Categoría 40103 Renta Quinta Categoría 40302 Régimen de Prestaciones de Salud 40303 Seguro de Vida 40304 Accidentes de Trabajo

42 Cuentas por Pagar X 423 Estudios 424 Obras 429 Cuentas por Pagar Diversas

44 Obligaciones al Tesoro Público X 442 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios

Por el giro de las Ordenes Compra, Órdenes de Servicio y Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto:

DEBE HABER 44 Obligaciones al Tesoro Público X

442 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios 30 Transferencias y Remesas de Capital X

3010101 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios

Verifica el registro automático de la Carta Orden Electrónica, Abono en cuenta, Abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) y de los cheques emitidos en el auxiliar de bancos del sistema SIAF-SP.

4.3. UNIDAD DE CONTABILIDAD

PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación

72

Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.Recibe de la Oficina de Administración el original de las Ordenes Compra, Órdenes de Servicio y Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto, conjuntamente los documentos sustentatorios.Ingresa en el sistema SIAF-SP la respectiva fase de Devengado.Elabora el Comprobante de Afectación.

Efectúa los Asientos Contables en el Módulo Contabiliza del Sistema SIAF-SP de la siguiente manera:

Por el devengo de la Orden de Compra:DEBE HABER

28 Bienes en Tránsito X 283 Materias Primas, Materiales y Suministros 289 Otros Bienes en Tránsito

40 Tributos por Pagar X 4010403 IGV Retenciones por Pagar


Por el devengo de la Orden de ServicioDEBE HABER

34 Inversiones Intangibles X 349 Otras Inversiones Intangibles

40 Tributos por Pagar X 40102 Renta Cuarta Categoría 4010403 IGV Retenciones por Pagar

42 Cuentas por Pagar X423 Estudios424 Obras429 Cuenta por Pagar Diversas

Por la cancelación de Comprobante de Retención del IGVDEBE HABER

40 Tributos por Pagar X 4010403 IGV Retenciones por Pagar


73

Por el devengo de las Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.

DEBE HABER 34 Inversiones Intangibles X

349 Otras Inversiones Intangibles

40 Tributos por Pagar X 40103 Renta Quinta Categoría 40302 Régimen de Prestaciones de Salud 40303 Seguro de Vida 40304 Accidentes de Trabajo

42 Cuentas por Pagar X429 Cuenta por Pagar Diversas

47 Provisiones del Ejercicio X 471 Compensación por Tiempo de Servicios

Verifica en el Sistema SIAF-SP el registro automático de la afectación presupuestal, que incide directamente en la ejecución del presupuesto.

DEBE HABER 94 Calendario de Compromisos X95 Asignaciones Comprometidas X

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto. Recibe del Área de Tesorería los Comprobantes de Pago en original y una copia y cheque emitido de ser el caso, conjuntamente con la O/C, O/S, Planilla de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación Vacacional, Escolaridad, Gratificaciones, Liquidación de Beneficios sociales y Sepelio y Luto.Verifica el contenido del comprobante, su relación con el cheque emitido y demás documentos y procede a efectuar las acciones propias de fiscalización a fin de verificar la corrección del pago.Deja constancia de la acción de fiscalización en el comprobante de pago a través de Vº Bº y sello.Envía a Tesorería el comprobante de pago y copia conjuntamente con los demás documentos, para que continúe el trámite hacia la Oficina de Administración.

5. INSTRUCCIONESEn el caso de las O/C y O/S el Tesorero, cuando corresponda, efectuará el abono en cuenta, abono en Código de Cuenta Interbancario (CCI) o girará cheques, previa presentación de la Guía de Remisión por los bienes adquiridos o Acta de conformidad del servicio efectuado por el proveedor.

74

Para el caso de las Planillas de Remuneraciones, Salarios, Vacaciones, Bonificación por Vacaciones, Escolaridad, Gratificaciones y Sepelio y Luto, el Tesorero girará Carta Orden Electrónica a través del Sistema SIAF-SP que implica abono en cuenta individual de cada trabajador.Para el caso de las Planillas de Liquidación de Beneficios Sociales, procederá el giro del cheque en tanto se adjunte la entrega del cargo debidamente recibida por el Jefe inmediato y verificada por la Unidad de Abastecimiento a través del encargado del Área de Patrimonio.

6. FORMULARIOS Comprobante de PagoNota de Contabilidad

75

Sistema Integrado de Administración Financiera PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS

Nº DÍA MES AÑO

REGISTRO SIAF

RUC

NOMBRE ____________________________________________________________________SON ____________________________________________________________________

CONCEPTO

CODIFICACION PROGRAMATICA ESTADÍSTICA DEL GASTO RB MNE FUNC PG SPG ACT CMP META FIN CLASIFICADOR IMPORTE

DEL GASTO PARCIAL TOTAL

CONTABILIDAD PRESUPUESTAL TOTAL DEBE HABER

CUENTA IMPORTE CUENTA IMPORTE

CONTABILIDAD PATRIMONIAL DEBE HABER

CUENTA IMPORTE CUENTA IMPORTE

PARA EL USO DEL TESORERO O CAJERO FECHA HECHO POR CONFORME

TESORERO O CAJERO

VISACION

___________________________ ___________________________

CONTROL INTERNO DIRECTOR DE PRESUPUESTO FORMA DE PAGO AUTORIZACION

Y CONTABILIDAD AÑO

RECIBÍ CONFORME BANCO

CTA CTE

CHEQUE GIRADO

_______________________________

FECHA FIRMA CCI

DNI RUC TIPO DE OPERACIÓN

LIBRETA MILITAR

IMPORTE

TOTAL RETENCIONES

COMPROBANTE DE PAGO

RETENCIONES Y/O LIQUIDACIONES

DEDUCCIONES

LIQUIDO A PAGAR

Sistema Integrado de Administración Financiera Fecha:

Rep005 Hora:

Versión 5.0 Pag.:

PLIEGO : 454 GOBIERNO REGIONAL MADRE DE DIOS

EJECUTORA : 1294 PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOS

Ciclo Fase Nota Nº Fecha Monto

C C

CALENDARIO DE COMPROMISOS APROBADO

DEBE HABER

Total :

NOTA DE CONTABILIDAD

PREPARADO POR CONTADOR

Código

Descripción

CUENTASCÓDIGO

6606-2B HABILITACION, RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

1. FINALIDADSeñalar las etapas que se siguen para efectuar el adecuado registro de la habilitación y rendición del fondo para pagos en efectivo.

2. BASE LEGAL- Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector


3. REQUISITOS- Calendario de compromisos aprobado.- Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto.- Resolución autoritativa sobre Fondo para Pagos en Efectivo.- Directiva Interna sobre Manejo y Uso de los Fondos Fijos para Pagos

en Efectivo.- Rendición de Fondo para Pagos en Efectivo.- Póliza de Seguros contra robos..


4.1 OFICINA DE ADMINISTRACION

PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en EfectivoSolicita a la Gerencia General apruebe por Resolución Gerencial el monto para el Fondo para Pagos en Efectivo, señalando el encargado del fondo, titular y suplente.Elabora la Directiva Interna sobre Manejo y Uso de los Fondos Fijos para Pagos en Efectivo.Recibe del Área de Tesorería el comprobante de pago conjuntamente con el cheque y los documentos sustentatorios.Verifica la correcta emisión del comprobante de pago respecto a la veracidad de los datos que contiene y su relación con la Resolución Autoritativa.Deja constancia de la acción de fiscalización en el comprobante de pago, a través de la firma y sello.Devuelve al Área de Tesorería el comprobante de pago fiscalizado, conjuntamente con los documentos antes referidos para la acción de pago.

SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en EfectivoRecibe de parte del encargado el documento denominado “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”, conjuntamente con los originales de los

documentos sustentatorios de los desembolsos en efectivo efectuados por los usuarios.Efectúa la fiscalización para lo cual verifica la correcta presentación de: las Facturas, Boletas de Venta, Planillas de Viáticos u otro documento debidamente autorizado según la normatividad vigente, emitidas por la compra de bienes, servicios, u otros, en relación a la razón social, dirección, artículos, servicios recibidos, fecha, los comprobantes de gastos que se encuentran debidamente justificados y firmados por las personas autorizadas, etc.Deja constancia de la acción de fiscalización a través de la firma.Envía a la Unidad de Abastecimiento para la afectación presupuestal.Recibe de la Unidad de Abastecimiento la referida documentación con el número de Registro del Sistema SIAF-SP, que señala la fase presupuestal de compromiso.Remite a la Unidad de Contabilidad con la autorización de Devengado para procesar fase subsiguiente en el Registro SIAF-SP pertinente.

4.2. AREA DE TESORERIA

PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en EfectivoRecibe de la Unidad de contabilidad el comprobante de afectación con la documentación pertinente, está conformada por la Resolución Autoritativa del Fondo para Pagos en Efectivo.Efectúa la fase de Girado en el Sistema SIAF-SP y emite el Comprobante de Pago en original y una copia paralelamente al cheque correspondiente a nombre del encargado del Fondo para Pagos en Efectivo.Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria y el cheque emitido para las acciones de fiscalización que corresponde.Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por la habilitación del Fondo para Pagos en Efectivo:

DEBE HABER 10 Caja y Bancos X

102 Fondo para Pagos en Efectivo44 Obligaciones al Tesoro Público X


Verifica en el Libro Caja del Sistema SIAF-SP el registro del comprobante de pago.Verifica en el Libro Bancos del Sistema SIAF-SP el registro del cheque emitidoEfectúa en el sistema SIAF-SP el siguiente contable:

Por el pago de la habilitación de los Fondos para Pagos en Efectivo.


442 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios 30 Transferencias y Remesas de Capital X 3010101 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios

SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en EfectivoRecibe de la Unidad de contabilidad el comprobante de afectación con la documentación que constituye la “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo.Efectúa la fase de Girado en el Sistema SIAF-SP y emite el Comprobante de Pago en original y una copia paralelamente al cheque correspondiente a nombre del encargado del Fondo para Pagos en Efectivo.Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente la documentación sustentatoria y el cheque emitido para las acciones de fiscalización que corresponde.Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por la reposición del Fondo para Pagos en Efectivo:

DEBE HABER 10 Caja y Bancos X

102 Fondo para Pagos en Efectivo44 Obligaciones al Tesoro Público X


Verifica en el Libro Caja del Sistema SIAF-SP el registro del comprobante de pago.Verifica en el Libro Bancos del Sistema SIAF-SP el registro del cheque emitidoEfectúa en el sistema SIAF-SP el siguiente contable:

Por el pago de la reposición de los Fondos para Pagos en Efectivo.

DEBE HABER


30 Transferencias y Remesas de Capital X 3010101 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios


PRIMERA ETAPA: Habilitación del Fondo para Pagos en EfectivoRecibe de la Oficina de Administración la documentación pertinente, que está conformada por la Resolución Autoritativa del Fondo para Pagos en Efectivo ordenando efectuar la fase de Devengado.Remite al Área de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para el giro del cheque y la emisión del comprobante de pago a nombre del encargado del fondo. Efectúa en el Sistema SIAF-SP los siguientes Asientos Contables:

Por la reposición del Fondo para Pagos en Efectivo: (1) DEBE HABER 34 Inversiones Intangibles X

349 Otras Inversiones Intangibles42 Cuentas por Pagar X 429 Cuentas por Pagar Diversas

(2) DEBE HABER 42 Cuentas por Pagar X

429 Cuentas por Pagar Diversas10 Caja y Bancos X 102 Fondo para pagos en efectivo


DEBE HABER

94 Calendario de Compromisos X95 Asignaciones Comprometidas X

SEGUNDA ETAPA: Rendición y reposición del Fondo para Pagos en EfectivoRecibe de la Oficina de Administración la Rendición de los Fondos para Pagos en Efectivo con la finalidad de efectuar la fase de Devengado en el Sistema SIAF-SP y emite el Comprobante de Afectación.Fiscaliza y verifica el contenido de la documentación sustentatoriaRemite al Área de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para que prosiga el trámite de giro del cheque y del comprobante de pago a través del sistema SIAF-SP

Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:Por la reposición del Fondo para Pagos en Efectivo:

(1) DEBE HABER 34 Inversiones Intangibles X

349 Otras Inversiones Intangibles42 Cuentas por Pagar X

429 Cuentas por Pagar Diversas

(2) DEBE HABER 42 Cuentas por Pagar X

429 Cuentas por Pagar Diversas10 Caja y Bancos X

102 Fondo para pagos en efectivo


DEBE HABER 94 Calendario de Compromisos X

95 Asignaciones Comprometidas X

5. INSTRUCCIONESLa Resolución Autoritativa sobre el Fondo para Pagos en Efectivo, debe contener lo siguiente: el monto, nombre de del encargado de su manejo, montos máximos, tipos de gastos a efectuar, fuente de financiamiento, frecuencia de rendición por los recursos utilizados.La Oficina de Administración es la encargada de la elaboración de la Directiva Interna para el manejo y uso de los Fondos Fijos para Pagos en Efectivo

6. DURACIONUn (01) día.

7. FORMULARIOSComprobante de Pago (Formulario en el Procedimiento 6505-2).Comprobante de Afectación.Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo.

PROCEDIMIENTO: 6505-2B

HABILITACION, RENDICION Y REPOSICION DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

Oficina de Administración

Jefe Oficina Jefe de Unidad Integrador Contable Área de Tesorería

1. Recibe de la Oficina de Administración laResolución autoritativa del Fondo para Pagosen Efectivo o la Rendición de los Fondos

1/4 día

2. Integrador Contable revisa la documentaciónsustentatoria e ingresa la fase de devengado enel Sistema SIAF-SP y transmite la informaciónal Tesoro Público

1/4 día

3. El Integrador Contable elabora elComprobante de Afectación, contabiliza yremite al Jefe de la Unidad.

1/4 día

4. El Jefe de la Unidad verifica ladocumentación sustentatoria y remite al Areade Tesorería.

1/4 día

5. El Área de Tesorería elabora el Comprobantede Pago luego del control previo respectivo,contabiliza y acompañando la documentaciónremite al Jefe de la Unidad.

½ día

6. El Jefe de Unidad visa el Comprobante dePago y remite a la Oficina de Administraciónpara la respectiva visación.

½ día

7. El Jefe de la Oficina de Administración visalos Comprobantes de pago y los devuelve alÁrea de Tesorería para el pago.

½ día

7 PASOS 2 1/2 días

TiempoDescripciónUnidad de Contabilidad

INICIO

3

Devengado en SIAF-SP

4

5

6

FIN7

21

PROYECTO ESPECIAL MADRE DE DIOSPEMD

Nombre : RUC :

Adjudicación : Reg.Siaf :Categ. Presup. :

Documento : Fecha Reg. :Genérica Gasto : Calendario :Fecha Emisión : Hora Emisión :

Concepto :

Fte.Fto. :Meta :

S/.

CUENTA DEBE HABER

Contabilidad Patrimonial

sumas iguales

F.Fto. Prog. NemMEF NemBID Partida Importe

TotalDeducciones

Líquido a Pagar

……………………………… ………………………………CONTADOR PREPARADO POR

COMPROBANTE DE AFECTACION

(COMPROMISO Y DEVENGADO)

Nº :

6605-2C ANTICIPOS CONCEDIDOS POR EJECUCION DE OBRAS O ESTUDIOS

1. FINALIDADEfectuar la contabilización de los anticipos en efectivo concedidos a los contratistas para la ejecución de obras y estudios.






3. REQUISITOSCalendario de compromisos aprobado.Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto.Contrato de Obra y/o Estudio.Documento de Garantía emitida por entidad financiera, con característica que señal la ley.Comprobante de Afectación


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACIONPRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso del anticipo.Recibe de la Gerencia de Línea, el Memorándum autorizando el otorgamiento del anticipo, conjuntamente con el documento de garantía a favor de la entidad.Verifica que el monto a otorgarse no exceda del porcentaje señalado en la normatividad vigente.Deja constancia de la acción de fiscalización a través de un Vº Bº Envía a la Unidad de Abastecimientos el Memorándum con copia del documento de garantía para la elaboración de la Orden de Servicio y el ingreso en el SIAF-SP de la fase de compromiso respectiva.Recibe de la Unidad de Abastecimientos la Orden de Servicio para la autorización de la fase de Devengado.Envía a la Unidad de Contabilidad la Orden de Servicio acompañada de la documentación pertinente para efectuar la fase de Devengado en el SIAF-SP.

Envía a la Unidad de Contabilidad, mediante Memorándum, el documento de garantía para que se proceda a la custodia del título valor en el Área de Tesorería.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo.Recibe del Área de Tesorería la indicación de efectuar firma electrónica en el Sistema SIAF-SP por el Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI) del contratista. Constata previa a la firma electrónica los datos referidos al anticipo otorgado.Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago en original y una copia, conjuntamente con la documentación sustentatoria, para la visación y firmas correspondientes.Verifica los datos consignados en el comprobante de pago respecto al nombre, concepto, importes, etc.Deja constancia de la fiscalización en el comprobante de pago con su Vº Bº.Envía a Tesorería el comprobante de pago y demás documentos para que efectúe las acciones de su competencia.

4.2. AREA DE TESORERIAPRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso del anticipo.No interviene.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo.Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación, la Orden de Servicio acompañada de la documentación que autoriza el anticipo. Efectúa la fase de Girado en el Sistema SIAF-SP insertando la firma electrónica para el abono en Código en Cuenta Interbancario (CCI). Emite el Comprobante de Pago en original y una copia.Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización que corresponde.Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por el giro del anticipo al contratista: DEBE HABER 42 Cuentas por Pagar X

423 Estudios 424 Obras


Verifica en el Libro Caja del Sistema SIAF-SP el registro del comprobante de pago.Verifica en el Libro Bancos del Sistema SIAF-SP el registro del CCI emitidoEfectúa en el sistema SIAF-SP el siguiente contable:Por el pago del anticipo otorgado al contratista.


442 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios 30 Transferencias y Remesas de Capital X 30101 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios


PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso del anticipo.Recibe de la Oficina de Administración la documentación pertinente ordenando efectuar la fase de Devengado.Remite al Área de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para el giro del anticipo de la obra o estudio a nombre del contratista correspondiente. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por el devengo del anticipo otorgado al contratista:DEBE HABER

38 Cargas Diferidas X 38401 Anticipos a Contratistas

42 Cuentas por Pagar X 423 Estudios 424 Obras


DEBE HABER

94 Calendario de Compromisos X 95 Asignaciones Comprometidas X

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo. Recibe del Área de Tesorería el comprobante de pago acompañado de la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización pertinentes.Fiscaliza y verifica el contenido de la documentación sustentatoria.Remite a la Oficina de Administración el comprobante de pago para la acciones de fiscalización que a ésta le compete.Consigna en el registro de control de obras y estudios, el importe del adelanto otorgado.

5. INSTRUCCIONESLos Títulos-Valor que constituyen los documentos de garantía para el otorgamiento de anticipos para la ejecución de estudios u obras, debe cumplir con todos los requisitos estipulados por la legislación vigente.

6. DURACIONUn (01) día.

7. FORMULARIOSComprobante de Pago (ver Formulario Procedimiento 6605-2A).Comprobante de Afectación (ver Formulario Procedimiento 6605-2B).Nota de Contabilidad (ver Formulario Procedimiento 6605-2A).

6605-2D COMPROMISO Y PAGO DE VALORIZACIONES DE OBRAS Y/O ESTUDIOS.

1. FINALIDADEfectuar la contabilización del compromiso y pago de las valorizaciones a los contratistas para la ejecución de obras y/o estudios.






3. REQUISITOSCalendario de compromisos aprobado.Acta del Comité de Programación Mensual de Plan y Presupuesto.Contrato de Obra y/o Estudio.Valorización mensual.Comprobante de Afectación.


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION

PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la valorización mensual.Recibe de la Gerencia de Línea encargada de la ejecución de la obra y/o estudio, el Memorándum autorizando el trámite de pago, conjuntamente con la valorización mensual.Deja constancia de la acción de fiscalización a través de un Vº Bº Envía a la Unidad de Abastecimientos el Memorándum con copia del documento de garantía para la elaboración de la Orden de Servicio y el ingreso en el Sistema SIAF-SP de la fase de compromiso respectiva.Recibe de la Unidad de Abastecimientos la Orden de Servicio para la autorización de la fase de Devengado.Envía a la Unidad de Contabilidad la Orden de Servicio acompañada de la documentación pertinente para efectuar la fase de Devengado en el Sistema SIAF-SP.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la valorización mensual.Recibe del Área de Tesorería la indicación de efectuar firma electrónica en el SIAF-SP por el Abono en Cuenta o Código de Cuenta Interbancario (CCI) del contratista. Constata previa a la firma electrónica los datos referidos a la valorización.Recibe de la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago en original y una copia, conjuntamente con la documentación sustentatoria, para la visación y firmas correspondientes.Verifica los datos consignados en el comprobante de pago respecto al nombre, concepto, importes, etc.Deja constancia de la fiscalización en el comprobante de pago a con su Vº Bº.Envía a Tesorería el comprobante de pago y demás documentos para que efectúe las acciones de su competencia.


PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la valorización mensual.No interviene.

SEGUNDA ETAPA: Pago y registro del anticipo.Recibe de la Unidad de Contabilidad el Comprobante de Afectación, la Orden de Servicio acompañada de la documentación sustentatoria. Efectúa la fase de Girado en el Sistema SIAF-SP insertando la firma electrónica para el abono en Código en Cuenta Interbancario (CCI). Emite el Comprobante de Pago en original y una copia.Remite a la Unidad de Contabilidad el comprobante de pago conjuntamente con la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización que corresponde.Recibe de la Oficina de Administración el Comprobante de Pago, así como los documentos señalados en el punto anterior, luego de haberse cumplido las acciones de fiscalización. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por el giro de la valorización mensual por la ejecución de obra u estudio al contratista:

DEBE HABER 42 Cuentas por Pagar X



Verifica en el Libro Caja del Sistema SIAF-SP el registro del comprobante de pago.

Verifica en el Libro Bancos del Sistema SIAF-SP el registro del CCI emitidoEfectúa en el sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:Por el pago de la valorización mensual por la ejecución de obra u estudio al contratista.


442 Gasto de Capital – Recursos Ordinarios 30 Transferencias y Remesas de Capital X



PRIMERA ETAPA: Fiscalización y registro del compromiso de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio.Recibe de la Oficina de Administración la documentación pertinente ordenando efectuar la fase de Devengado.Remite al Área de Tesorería el comprobante de afectación conjuntamente con la documentación sustentatoria para el giro de la valorización mensual de la obra o estudio a nombre del contratista correspondiente. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por el devengo de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio:

DEBE HABER 33 Inmuebles, Maq. y Equipo X

330403 Obras por Contrata34 Inversiones Intangibles X

3410103 Estudios por Contrata42 Cuentas por Pagar X


Verifica en el SIAF-SP el registro automático de la afectación presupuestal, que incide directamente en la ejecución del presupuesto.

DEBE HABER 94 Calendario de Compromisos X


SEGUNDA ETAPA: Pago y registro de la valorización mensual por la ejecución de la obra o estudio. Recibe del Área de Tesorería el comprobante de pago acompañado de la documentación sustentatoria para las acciones de fiscalización pertinentes.Fiscaliza y verifica el contenido de la documentación sustentatoria.Remite a la Oficina de Administración el comprobante de pago para las acciones de fiscalización que a ésta le compete.Consigna en el registro de control de obras y estudios, el importe y número de la valorización mensual correspondiente.

5. INSTRUCCIONESLa Valorización mensual debe consignar, cuando corresponde, el importe de la amortización del anticipo otorgado al contratista.

6. DURACIONDos (02) días.

7. FORMULARIOSComprobante de Pago (ver Formulario Procedimiento 6605-2A).Comprobante de Afectación (ver Formulario Procedimiento 6605-2B).Nota de Contabilidad (ver Formulario Procedimiento 6605-2A).

6605-2E RECEPCION, CUSTODIA Y HONRAMIENTO DE TITULOS VALOR DE GARANTIA

1. FINALIDADDescribir las acciones que intervienen en la recepción, custodia y honramiento de los títulos valor que constituyen documentos de garantía emitidas a favor de la entidad.

2. BASE LEGAL- Resolución de CNC Nº 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan


Público.- Directiva Anual de Tesorería.

3. REQUISITOSContrato de Obra y/o EstudioTítulo Valor que constituye documento de garantía


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION

PRIMERA ETAPA: RecepciónRecibe de la Gerencia de Línea encargada de la ejecución de la obra y/o estudio, el Memorándum en la que se adjunta el original del Título Valor que constituye documento de garantía.

SEGUNDA ETAPA: Custodia.Envía a la Unidad de Contabilidad y Tesorería el ejemplar en original del Título Valor correspondiente para ser custodiado bajo medidas de seguridad.

TERCERA ETAPA: Honramiento.Remite a la Gerencia General el informe presentado por el Área de Tesorería a través de la Unidad de Contabilidad sobre el estado situacional de los Títulos-Valor para las acciones que le compete.


PRIMERA ETAPA: RecepciónRecibe de la Unidad de Contabilidad el ejemplar en original del Título Valor correspondiente para ser custodiado bajo medidas de seguridad.

SEGUNDA ETAPA: CustodiaRegistra en el libro de Títulos-Valor el número, importe, banco y obligado del documento de garantía.Mantiene el Título Valor en caja fuerte.

Informa a la Unidad de Contabilidad el vencimiento de los Títulos Valor con ocho (8) días de anticipación.

TERCERA ETAPA: Honramiento.Remite a la Unidad de Contabilidad el original del Título Valor para el trámite de honramiento correspondiente.


PRIMERA ETAPA: Recepción Registra en Cuentas de Orden el importe inicial del Título Valor recibido.Registra en Cuentas de Orden el importe inicial del Título-Valor y el movimiento del mismo a través de los siguientes contables:

Por la recepción del Título-Valor: DEBE HABER 05 Valores y Documentos X

0505 Garantías Recibidas06 Valores y Documentos en Circulación y Custodia X 0605 Garantías de Terceros

Por la devolución del Título-Valor: DEBE HABER 06 Valores y Documentos en Circul. y Cust. X

0605 Garantías de Terceros 05 Valores y Documentos X

0505 Garantías Recibidas

SEGUNDA ETAPA: CustodiaConcilia periódicamente el importe de las amortizaciones de los anticipos otorgados a contratistas con el importe de los Títulos Valor.

TERCERA ETAPA: Honramiento.Remite a la Oficina de Administración el original del Título Valor enviado por el Área de Tesorería para el trámite de honramiento correspondiente.

4.4. OFICINA DE ASESORIA JURIDICAPRIMERA ETAPA: Recepción, No interviene.SEGUNDA ETAPA: Custodia, No interviene.

TERCERA ETAPA: Honramiento.Recibe de la Gerencia General el original del Título Valor.Proyecta la documentación solicitando al contratista la renovación del Título Valor y alcanza a la Dirección Ejecutiva para su revisión, firma y remisión al interesado. Inicia el trámite de honramiento ante la entidad financiera correspondiente.

5. INSTRUCCIONESAdoptar las acciones estipuladas en la normatividad vigente.


7. FORMULARIOSNinguno.

PROCEDIMIENTO: 6605 2E

RECEPCION, CUSTODIA Y HONRAMIENTO DE TITULOS VALOR DE GARANTIA


Jefe Oficina Jefe de Unidad Integrador Contable Área de Tesorería1. Recibe de laOficina de Administració

nnnnnel Título-Valor, verifica y remite al Área deTesorería.

1/4 día

2. El tesorero guarda en custodia y bajomedidas de seguridad el Título-Valor,registra en el libro de control respectivo einforma periódicamente el vencimiento delos documentos de valor.

1/4 día

3. El Tesorero remite a la Unidad deContabilidad el informe de movimiento delos Títulos-Valor respecto del vencimientode la vigencia.

1día

4. El Jefe de la Unidad de Contabilidadremite el informe a la Oficina deAdministración para las acciones de sucompetencia.

1/4 día

5. El Jefe de la Oficina de Administraciónrecepciona el informe y lo eleva a suinmediato superior para la comunicaciónlegal pertinente.

1/4 día

5 PASOS 2 días


INICIO

3Informe

2

FIN

1

4

6605-2F RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS

1. FINALIDADEfectuar la contabilización y control de la rendición de cuentas por los encargos otorgados y por viáticos en comisión de servicios.



Público.- Directiva Anual de Tesorería.

3. REQUISITOSResolución Gerencial autorizando el encargo internoDirectiva Interna Solicitud de Autorización de comisión de servicios Informe de la comisión de servicio aprobado por la Gerencia GeneralRendición de cuentas


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACIONPRIMERA ETAPA: Fiscalización de la rendición de cuentas.Elabora la Directiva Interna.Recibe de la Gerencia General la documentación conteniendo la documentación original de los gastos efectuados por el encargo otorgado mediante Resolución Gerencial y detallados en el formato de Rendición para Pagos en Efectivo, así como la Rendición de Cuentas por la comisión de servicios que se acompaña con el informe de las actividades realizadas en la comisiónEnvía a la Unidad de Contabilidad para su revisión, fiscalización y registro contable.Recepciona de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a la rendición, debidamente revisada, para las firmas correspondientes.

SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentas.Remite de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a la rendición, debidamente firmada, para el registro y control pertinentes

4.2. AREA DE TESORERIAPRIMERA ETAPA: Fiscalización de la rendición de cuentas.No interviene.

SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentas.Recepciona de la Unidad de Contabilidad la documentación referida a las rendiciones de cuentas, debidamente numeradas, para el archivo correspondiente.


PRIMERA ETAPA: Fiscalización de la rendición de cuentas.Recibe de la Oficina de Administración la documentación que corresponde a las rendiciones de cuenta para su revisión, fiscalización y registro contable.Efectúa la revisión y fiscalización de la referida documentación y otorga la conformidad de ser el caso.

SEGUNDA ETAPA: Registro de la rendición de cuentasEnvía a la Oficina de Administración la documentación referida a las rendiciones de cuenta, debidamente revisadas, para las firmas de conformidad correspondientesConsigna en el registro de control de rendiciones de cuenta el importe y número de dicha documentación. Efectúa en el Sistema SIAF-SP el siguiente Asiento Contable:

Por el registro de la rendición de la cuentas del encargo interno o viáticos en comisión de servicios:

DEBE HABER 34 Otras Inversiones Intangibles X

349 Cuentas por Pagar Diversas38 Cargas Diferidas X

38504 Encargos Internos

5. INSTRUCCIONESLas rendiciones de cuenta por encargo otorgado deben ser autorizadas vía Resolución Directoral por el Titular de la entidad e ir acompañados del formato de Rendición de Cuentas para Pagos en Efectivo.Las rendiciones de cuenta por viáticos en comisión de servicios deben ir acompañadas de los formatos correspondientes detallados en la respectiva directiva interna.La Oficina de Administración queda encargada de la elaboración de la directiva interna

6. DURACION

Dos (02) días.

7. FORMULARIOSRendición de cuentas para Pagos en efectivo (ver Formato Procedimiento 6605-2B).Rendición de Cuentas por Viáticos en Comisión de ServiciosDeclaración JuradaNota de Contabilidad (ver Formato Procedimiento 6605-2).

PROCEDIMIENTO: 6605-2F

RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGOS OTORGADOS Y POR VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS



1. Recibe de la Oficina de Administración laRendición de Cuentas respectiva. 1/4 día

2. Integrador Contable revisa la documentaciónsustentatoria e ingresa la fase de Rendición en elSistema SIAF-SP y transmite la información alTesoro Público

1/4 día

3. El Integrador Contable contabilizay registra laRendición en el control correspondiente. 1/4 día

4. El Jefe de la Unidad verifica la documentaciónsustentatoria y remite al Area de Tesorería. 1/4 día

5. El Área de Tesorería archiva la documentaciónen forma correlativa. 1/4 día

7 PASOS 2 días


INICIO

3

Rendición en SIAF-SP

4

FIN

21

Proyecto Especial Madre de Dios

PEMD Oficina General de Administración

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Nº ___-2009-GOREMAD

REFERENCIA : PLANILLA DE VIÁTICOS Nº. _______-2007-GOREMAD

DATOS DEL COMISIONADO : NOMBRE Y APELLIDOS :................................................................................................CARGO : .........................................................................................................................ITINERARIO : ...................................................................................................................PERIODO : del ....../......../.......... Al ......./......../........

dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aaS/. S/. S/. S/.

Alojamiento Alimentación Movilidad (D.J.)Total Viáticos TUUA TOTALES

LIQUIDACIÓN

COMISIONADO FISCALIZACIÓN

SUMA RECIBIDA S/.

TOTAL RENDIDO S/.

DIFERENCIA S/.

Fecha de Rendición : del

Jefe de la Oficina Solicitante Firma del Comisionado

Jefe de la Oficina de Administración

FORMATO Nº 02

Contador General

GASTOS / DÍAS

TOTAL S/.

Gobierno Regional Madre de Dios

Proyecto Especial Madre de Dios

PEMD


ANEXO - FORMATO Nº 02

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Nº ___-2007-GOREMAD-

REFERENCIA : PLANILLA DE VIÁTICOS Nro. _______-2007-GOREMAD-DATOS DEL COMISIONADO :

NOMBRE Y APELLIDOS : ............................................................................................CARGO : .......................................................................................................................

a) Detalle de Gastos

Tipo Documento

Nº Documento

Fecha de Rendición : ..../...../......

FIRMA DEL COMISIONADO

Documento Detalle del Gasto

Importe S/.

TOTAL (a)

b) Declaración Jurada c) Tarifa Unica Uso de Aeropuerto (TUUA)

TOTAL RENDICIÓN (a + b + c)

Ord

PEMD


REFERENCIA : PLANILLA DE VIÁTICOS Nº ___-200_-GOREMAD-

UNIDAD PRESUPUESTARIA

A. VIATICOS - Alimentación - Alojamiento - Movilidad

TOTAL

Fecha de Rendición : ___________, de ___ de ___________del 200__

Firma del Servidor COMISIONADO

Yo, ____________________________, con DNI Nº ___________, servidor de la dependencia del INADE- PEMD, declaro que los fondos asignados por concepto de viáticos (_____________________________) han sido utilizados para los fines que me fueron otorgados, siendo la rendición de cuentas la siguiente :

FORMATO Nº 03

DECLARACIÓN JURADA R.D. Nº003-2006-EF/77.15

6605-2G REVERSION DE RECURSOS PUBLICOS AL TESORO PÚBLICO: ANULACIONES, REBAJAS Y/O DEVOLUCIONES

1. FINALIDADEfectuar el registro, depósito y contabilización de recursos públicos revertidos por la entidad en el transcurso del ejercicio fiscal, tanto en la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo.




3. REQUISITOSDocumento que autoriza la reversión, cuando se trata de anulaciones o rebajas presupuestales.Fase “Pagado” del Sistema SIAF-SP previamente aprobada, para el caso de devoluciones en efectivo.


4.1. OFICINA DE ADMINISTRACIONPRIMERA ETAPA : Fiscalización de las reversiones.Revisa el reporte remitido por la Unidad de Contabilidad respecto del resumen de las reversiones presupuestales, bajo la modalidad de Anulaciones, Rebajas y Devoluciones en efectivo.Remite a la Oficina de Presupuesto y Planificación la información presupuestal mensual de las reversiones efectuadas por la entidad

SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo, No interviene.

4.2. AREA DE TESORERIAPRIMERA ETAPA: Fiscalización de las reversiones.Es sometido a arqueos sorpresivos para comprobar el cumplimiento de la normatividad vigente en lo referente a las devoluciones al Tesoro Público en efectivoSEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo.Elabora el Recibo de Caja por las devoluciones en efectivo.Elabora el Recibo de Ingresos por las devoluciones en efectivo.Ingresa en el Sistema SIAF-SP las operaciones que corresponden a las devoluciones al Tesoro Público: Nuevo Registro SIAF-SP, tipo de

operación Y/G (INGRESO DETERMINADO, INGRESO DETERMINADO, GASTO COMPROMISO, GASTO DEVENGADO, GASTO GIRADO Y HOJA T-6), tratándose de devoluciones de ejercicios anteriores. Para el caso de devoluciones del ejercicio vigente, las operaciones se efectúan en el Registro SIAF-SP en el que se efectuó el gasto. Efectúa el Depósito Bancario en la Cuenta Corriente de la entidad.Envía a la Unidad de Contabilidad copia del Recibo de Ingresos..Efectúa en el Módulo Contabiliza los siguientes contables:

(1) Devoluciones al Tesoro Público de ejercicios anteriores

Operación 136: Por el registro del ingreso recaudado DEBE HABER

10 Caja y Bancos X 10101 Moneda Nacional

38 Cargas Diferidas X 38504 Encargos Internos

389 Cargas Diversas

Operación 137: Por el registro del ingreso recaudado:DEBE HABER


17 Cuentas por Cobrar Diversas X 179 Cobranza Dudosa

83 Ingresos de Ejerc. Anteriores X 833 Ingresos Diversos de Ejerc. Anteriores

(2) Devoluciones al Tesoro Público del ejercicio vigente

(a) DEBE HABER 10 Caja y Bancos X

10101 Moneda Nacional 38 Cargas Diferidas X 38504 Encargos Internos (b) DEBE HABER 30 Transferencias y Rem. de Capital X

3020101 Recursos Ordinarios 10 Caja y Bancos X 10101 Moneda Nacional


PRIMERA ETAPA: Fiscalización de las reversiones.Efectúa arqueos inopinados al Área de Tesorería por las devoluciones al Tesoro Público en efectivo.Informa a la Oficina de Administración del resultado del arqueo realizado.

SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de las reversiones de recursos públicos bajo la modalidad de anulaciones, rebajas y/o devoluciones en efectivo.Informa a la Oficina de Administración, en forma mensual, el movimiento de las reversiones presupuestales efectuadas en la modalidad de anulaciones, rebajas y devoluciones en efectivo, para que a su vez sea de conocimiento de la Oficina de Presupuesto y Planificación.Verifica en el Sistema SIAF-SP los Asientos Contables y su concordancia con el concepto recaudado.Efectúa en el Sistema SIAF-SP el registro del Asiento Contable-Presupuestal que tiene implicancia directa en la ejecución de los gastos:

Por el registro de las devoluciones en efectivo efectuadas al Tesoro Público:

(1) DEBE HABER 95 Asignaciones Comprometidas X94 Calendario de Compromisos X

(2) DEBE HABER 97 Ejecución de Gastos X


Por el registro de las anulaciones y rebajas presupuestales:DEBE HABER

95 Asignaciones Comprometidas X94 Calendario de Compromisos X

5. INSTRUCCIONESLos depósitos bancarios por concepto de devoluciones en efectivo debe efectuarse en un plazo no mayor de 24 horas de haber sido recibidos, en cumplimiento a la normativa vigente.


7. FORMULARIOSRecibo de IngresosPapeleta de Depósito Bancario

PROCEDIMIENTO: 6605-2G

REVERSION DE RECURSOS PUBLICOS AL TESORO PUBLICO: ANULACIONES, REBAJAS Y/O ANULACIONES



1. Recibe de la Oficina de Administración laautorización de Reversión respectiva. 1/4 día

2. Remite al Área de Tesorería que revisa ladocumentación sustentatoria e ingresa la fase deReversióncorrespondienteen el Sistema SIAF-SPy transmite la información al Tesoro Público.

1/4 día

3. El Tesorero contabiliza las reversiones einforma a la Unidad de Contabilidad. 1/4 día

4. El Jefe de la Unidad verifica el registro en elSIAF-SP e imprime el reporte de ejecuciónpresupuestal de gastos mensual.

1/4 día

5. Remite a la Oficina de Administración para lasacciones de su competencia. 1/4 día

7 PASOS 2 días


INICIO

3

Reversión en SIAF-SP

4

FIN

2

1

GOREMADProyecto Especial Madre de Dios

Nº …………

MES AÑO DIA MES

1 3

TOTAL

RECIBO DE INGRESOS

AÑO 200…

2

DÍA AÑONUMERACIÓN DEL PLIEGOPRESUPUESTADO

T O T A L

Recepcionista del Depósito

INADE (Firma y Sello)

Jefe de Ooficina de Administración

(Firma y Sello)

CÓDIGO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL Y CLASIFICADOR PROGRAMÁTICA DEL GASTO PÚBLICO

Obra

Vº Bº

Programa

Cta. Mayor

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

I M P O R T ECODIGO C O N C E P T O

PARCIALa b

NUMERACIÓN DEL TESORO

DEBE HABER

CONTABILIDAD PATRIMONIALCODIGO IMPORTE

CUENTA MAYOR

SUB CUENTAS DEBE HABER

Vº Bº

SectorFuente Financ

FuncionamTareaActividadPliegoDepe

nd

Sub-Progra

ma

Proyecto

Ministerio de Economía y Finanzas Fecha :Dirección Nacional del Tesoro Público Hora :

Pág. :

Mnemónico

TIPODE DEPOSITOEfectivo

Cheque M/B

Cheque O/B

Nota Abono

Carta Orden

Nota de cargo

OBSERVACIONES

LUGAR Y FECHA

FIRMA Y SELLO DEL TESORERO DEPOSITANTE FIRMA Y SELLO DEL BANCO DE LA NACIÓN

-------------------------------------------------- -------------------------------------------------------

CONCEPTO DE DEPOSITOREGISTRO SIAF Nº

Nombre

T - 6

Importe

PAPELETA DE DEPÓSITO A FAVOR DEL TESORO PÚBLICO

UNIDAD EJECUTORA O ENTIDAD DEPOSITANTE

SUBCUENTA DE GASTO Nº T-6 Nº

6605-2H DEPÓSITO Y REGISTRO DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS

1. FINALIDADEfectuar el registro, depósito y contabilización de los ingresos propios que capta la entidad en el transcurso del ejercicio fiscal.


Contable General del Sistema de Contabilidad Gubernamental.- Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector


3. REQUISITOSMarco presupuestal de ingresos

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO4.1. OFICINA DE ADMINISTRACION

PRIMERA ETAPA: Fiscalización de los ingresosRecibe de la Unidad de Contabilidad, a través del Resumen de la Captación de Ingresos Propios emitidos por el Sistema SIAF-SP y de las Actas de Arqueo inopinados, la información de los recursos propios.Remite a la Oficina de Presupuesto y Planificación la información presupuestal mensual de ingresos.

SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de los ingresos, No interviene.

4.2. AREA DE TESORERIAPRIMERA ETAPA: Fiscalización de los ingresos.Es sometido a arqueos sorpresivos para comprobar el cumplimiento de la normatividad vigente.

SEGUNDA ETAPA: Registro y depósito de los ingresos.Elabora el Recibo de Ingresos.Efectúa el Depósito Bancario en la Cuenta Corriente de la entidad.Envía a la Unidad de Contabilidad copia del Recibo de Ingresos.Ingresa en el sistema SIAF-SP la operación de ingresos en concordancia con el concepto de la recaudación.Efectúa en el Módulo Contabiliza los siguientes Asientos Contables:Por el registro del ingreso determinado:

DEBE HABER 12 Cuentas por Cobrar X

124 Venta de Bienes por Cobrar 71 Ingresos No Tributarios X

711 Venta de Bienes

Por el registro del ingreso recaudado:(1) DEBE HABER


12 Cuentas por Cobrar X 124 Venta de Bienes por Cobrar

(2) DEBE HABER 10 Caja y Bancos X

10405 Recursos Directamente Recaudados 10 Caja y Bancos X

10101 Moneda Nacional


PRIMERA ETAPA: Fiscalización de los ingresos.Efectúa arqueos inopinados al Área de TesoreríaInforma a la Oficina de Administración del resultado del arqueo realizado.

SEGUNDA ETAPA: Registro de los ingresosInforma a la Oficina de Administración, en forma mensual, vía reporte SIAF-SP, los ingresos captados, para que a su vez sea de conocimiento de la Oficina de Presupuesto y Planificación.Verifica en el Sistema SIAF-SP los Asientos Contables y su concordancia con el concepto recaudado.Efectúa en el Sistema SIAF-SP el registro del Asiento Contable-Presupuestal que tiene implicancia directa en la ejecución de los ingresos:

Por el registro del ingreso determinado:DEBE HABER

96 Ejecución de Ingresos X93 Estimaciones de Ingresos X

9307 Recursos Directamente Recaudados

5. INSTRUCCIONESLos depósitos bancarios por concepto de los ingresos captados deben ser efectuados en un plazo no mayor de 24 horas de haber sido recepcionados, en cumplimiento a la normativa vigente.

6. DURACION

Un (01) día.

7. FORMULARIOSRecibo de Ingresos (ver Formato Procedimiento 6605-2G).Papeleta de Depósito Bancario (ver Formato Procedimiento 6605-2G).

PROCEDIMIENTO: 6605-2H

DEPOSITO Y REGISTRO DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS


Jefe Oficina Jefe de Unidad Área de Tesorería

1. Recibe de la Oficina de Administración lasBases Administrativas o ResolucionesDirectorales de aplicación de penalidades.

1/4 día

2. El Tesorero elabora los Recibos de Ingresos,registra las fases de Ingresos: Determinado yRecaudado en el Sistema SIAF-SP y transmite lainformación al Tesoro Público, efectúa lo asientoscontables en el mismo Sistema.

1/2 día

3. El Jefe de la Unidad verifica las operacionesregistradas en el SIAF-SP e imprime el ReporteIngresos correspondiente para su remisión a laOficina de Administración.

1/4 día

3 PASOS 1 día


INICIO

2

Ingresos en SIAF-SP

3FIN

1

2.3.1.3 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PERSONAL

6605-3A SELECCION Y CONTRATACION DE RECURSOS HUMANOS

1. FINALIDADSeñalar las acciones necesarias en el proceso de selección y contratación de los Recursos Humanos de acuerdo a las normas laborales vigentes; tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo Nº 017-96-PCM del 08-03-96.- Decreto Supremo Nº 002-97-TR del 27-03-97 Texto Único Ordenado

del D. Ley Nº 728, Ley de Formación y Promoción Laboral.- Decreto Supremo Nº 003-97-TR del 27-03-97 Texto Único Ordenado

del D. Ley Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral.- Resolución Directoral Nº 249-2005-INADE-6600, Aprueban el Manual

de Organización y Funciones del PEMD.- Resolución Directoral Nº , que aprueba el Manual de Cargos del

PEMD.- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal, vigente.- Ley N° 28411-Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento

(D.S. Nº083-2004-PCM, D.S. Nº084-2004-PCM y sus modificatorias).

3. REQUISITOSPresupuesto Analítico de Gasto Anual aprobado (Remuneraciones, Transferencias Corrientes y Pensiones).Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Calendario Mensual de Compromisos aprobado.Requerimiento de las Gerencias u Oficinas acerca de las plazas vacantes.Resolución Gerencial, nombrando la Comisión de Selección del Personal.Convocatoria a Concurso Público de Méritos.Acta del Proceso de Selección.Currículum Vitae documentado.

Contrato de Plazo Fijo.


4.1 CONVOCATORIAGERENCIAS DE LINEA Y OFICINASSolicitan mediante Memorandum a la Gerencia General la contratación

de personal.

GERENCIA GENERALRecibe y toma conocimiento de la solicitud.Provee a la Oficina de Administración, para que proceda a dar inicio al proceso de selección.Nombra Comisión de Selección de Personal.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecibe y toma conocimiento de la solicitud.Provee a personal para realizar el proceso de selección.

4.2 SELECCIÓNCOMISION DE SELECCIÓN DE PERSONALSolicita certifificación de la plaza y del presupuesto a la oficina de presupuesto y planificaciónPublica Convocatoria a Concurso Público de Méritos en el Periódico Mural del PEMD y en el Diario de Mayor Circulación del Departamento de Madre de DiosElaboran cronograma del proceso de selección.Recibe los currículos de los postulantes, presentados en la Secretaría de la Oficina de Administración.Lleva a cabo el proceso de selección del personal.Emite el Acta del Proceso de Selección y lo eleva la terna de postulantes seleccionados a la Gerencia General.Publica el Cuadro de Méritos en los informativos de la entidad.

GERENCIA GENERALToma conocimiento del Acta del Proceso de Selección e informa a la Gerencia General del GOREMAD, para conocimiento.

4.3 CONTRATACIONGERENCIA GENERALProvee Informe de la Comisión de la Selección de Personal a la Oficina de Administración para la contratación del personal seleccionado.Cursa memorándum de continuidad en el Proyecto a los trabajadores que culminan su relación contractual, de acuerdo a evaluación, con copia del mismo a la Oficina de Administración.En caso no resulte procedente la continuidad del trabajador, se procederá a cubrir la plaza vacante mediante Concurso Público de Méritos.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecibe el expediente y Provee al Especialista en Personal IV para efectuar los contratos solicitados.

ESPECIALISTA EN PERSONAL IVRecibe el expediente de selección de personalRecibe el memorandum de continuidad en el ProyectoElabora contratos, remite con su VºBº a los demás órganos que dan su visto a los contratos, firma del interesado y luego firma el Gerente General.Tramita el registro ante la Autoridad Administrativa de Trabajo, posteriormente realiza la distribución de los mismos, con copia al interesado y a su archivo personal

5. INSTRUCCIONESLa Gerencia General designa una Comisión Especial Permanente de Procesos de Selección de Personal del Proyectos Especial, y en caso se trate de la selección de un Gerente o Jefe de Oficina, conformará una Comisión Especial, integrada por Gerentes y/o Jefes de Oficina.El requerimiento de las Gerencias u Oficinas, para cubrir una vacante deberá contar con el perfil del postulante y las funciones a desarrollar y/o la ocupación en la cual se capacitará o se formará el participante. Señaladas en el Manual de Cargos.

La Gerencia General remite el requerimiento a la Comisión Especial Permanente de Procesos de Selección de Personal del Proyectos Especial.La Comisión Especial Permanente de Procesos de Selección de Personal del Proyectos Especial, solicita la certificación de la plaza y del presupuesto a la Oficina de Presupuesto y Planificación, convoca a Concurso Público de Méritos, eleva los resultados a la Gerencia General y publica el Cuadro de Méritos.La Gerencia General informa a la Gerencia General del GOREMAD y tramita a la Oficina de Administración para la contratación del personal seleccionado.El plazo para el registro de los contratos en el Ministerio de Trabajo es de 15 días calendario.Para cubrir una vacante de personal mediante la modalidad de servicios no personales, se procederá de acuerdo a lo indicado en Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.Para cubrir vacantes por montos menores a los indicados en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, las Gerencias u Oficinas realizarán el requerimiento a la Gerencia General, indicando el perfil del personal, tiempo de contrato, monto y metas afectas, así como la propuesta del recurso humano.

6. DURACIÓNLa duración del proceso de selección es la indicada en el cronograma del Concurso Público de Méritos, que formará parte de la publicación, en las Bases Administrativas del proceso de selección y/o en la solicitud de la Dirección o Jefatura correspondiente. En caso de contrataciones en el marco de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, la duración es la que indica dicha norma.El servidor ingresa a trabajar al día hábil siguiente de la suscripción de su contrato, salvo mayores precisiones.

Nombra Comisión de

Selección de Personal

Resultados del Concurso de

Selección

INICIO

7

3

1

6

Proceso de Selección

de Personal

PROCEDIMIENTO: 6605-3A

Direcciones de Lineas y

Oficinas

Director y/o Jefe de

Oficina

1. Solicita mediante Memorandum a

la Dirección Ejecutiva la contratación

de personal.

½ día

2. Recibe y toma conocimiento de la

solicitud. Nombra Comisión de

Selección de Personal. Provee a la

Oficina de adminstración para que

proceda a dar inicio al proceso de

selección.

2 días

3. Oficina de Administración recibe ytoma conocimiento de la solicitud.

Provee a la Comisión para realizar el

proceso de selección.

½ día

4. Comisión de selección de Personal

efectua Proceso de Concurso Publico

de Meritos.

6 días

5. La Dirección Ejecutiva toma

conocimiento del Acta de Proceso de

Selección e informa a la Gerencia

General del INADE.

1 día

6. Provee informe de la Comisión de

la Selección de Personal a la Oficina

de administración

½ día

7. Oficina de Administración recibe el

expediente y provee al Especialista

Personal

½ día

8. Recibe expediente de selección de

personal, memorandum de

continuidad y elabora Contrato.

1 ½ días

8 PASOS 12 díasTOTAL

SELECCIÓN Y CONTRATACION DE RECURSOS HUMANOS

TiempoDescripciónGerente GeneralOficina de

Administración

Comisión de

Selección

FIN

6605-3B ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE SUELDOS, SALARIOS Y SUBVENCIONES ECONOMICAS

1. FINALIDAD Establecer las acciones a desarrollar para la elaboración de la planilla de sueldos y salarios. Homogenizando la formulación de la planilla de Remuneraciones, mediante el Sistema Automatizado.

2. BASE LEGAL- Constitución Política del Perú.- Ley de Presupuesto del Año Fiscal vigente.- D. Supremo Nº 015-72-TR (28.09.72) Todo empleador esta obligado a

llevar planillas de pago de remuneraciones de sus trabajadores.- Ley Nº 25129 (06-12-89) Establece que los trabajadores de la actividad

privada cuyas remuneraciones no se regulan por negociación colectiva, percibirán asignación familiar.

- Ley Nº 25139 (15-12-89) Dispone que los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada, tienen derecho a percibir dos gratificaciones en el año.

- D. Legislativo Nº 713 (07.11.91).- Ley Nº 26504 (18-07-94) Modifican al Régimen de Prestaciones de

Salud, Sistema Nacional de Pensiones, Sistema Privado de Fondo de Pensiones.

- Ley Nº 26790 (17-05-97) Ley de Modernización de la Seguridad Social.

3. REQUISITOSPresupuesto Analítico de Gasto Anual aprobado (Remuneraciones, Transferencias Corrientes y Pensiones).Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Calendario Mensual de Compromisos aprobado.Calendario de Compromiso aprobado por el MEF.Inscripción de planilla ante la Dirección Regional de Trabajo y el IPSS.Relación de descuentos autorizados.Contrato de Trabajo o Convenio.


4.1 CONTROL Y CÓMPUTO DE LA JORNADAGERENCIA DE LINEALlevan el control del personal obrero en el campo.Permite el control de personal en el campo, informa número de días efectivos laborados y horas extras si hubiese.

PERSONAL.Efectúa el resumen de las tarjetas de Control de Asistencia, así como los permisos y licencias que el trabajador tuviese.

4.2 CONFECCION DE LA PLANILLASUELDOS - PERSONALElabora las planillas de sueldos en original y tres copias, distribuidos en sus correspondientes componentes.Verifica el Código Autogenerado de ESSALUD.Verifica el registro al SISTEMA PRIVADO DE PENSIONES.Elabora las boletas de Pago en Original y tres copias.Elabora el registro SIAF, en lo referente al compromiso.Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración.

SALARIOS – PERSONALVerifica que todos los trabajadores cuenten con la FICHA DE INGRESO–

OBRERO.Verifica el Código Autogenerado de ESSALUD.Verifica el registro al SISTEMA PRIVADO DE PENSIONES.Elabora las planillas de salarios en original y tres afectados a su correspondiente componente.Elabora las boletas de Pago en Original y tres copias.Elabora El registro SIAF, en lo referente al compromiso.Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración.

SUBVENCION ECONOMICA – PERSONALElabora las planillas de SUBVENCION ECONOMICA en original y dos copias distribuidos en sus correspondientes componentes.Elabora el registro SIAF, en lo referente al compromiso.Visa y firma las planillas y las remite a la Oficina de Administración.

4.3 TRAMITE PARA EL PAGOOFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecepciona, toma conocimiento, revisa y firma la planilla de sueldos y las boletas de pagoProvee a Contabilidad, para su afectación presupuestal y patrimonial.

5. INSTRUCCIONESAl final del mes Personal deberá remitir a Contabilidad la Declaración Jurada de Trabajadores, así como la Planilla de Pago de Aportes Previsionales AFP.La inclusión de Personal deberá estar amparada por su contrato y su tarjeta de asistencia y su inscripción ante ESSALUD.La variación de los datos que se registren en las planillas deben estar sustentadas con los documentos expedidos por la autoridad competente.Considera los descuentos establecidos por ley, mandato judicial, y otros aceptados por el trabajador y autorizados por el Jefe de la Oficina de Administración.Elabora las boletas de pago donde figuran los ingresos y egresos, las cuales permiten verificar si los datos contenidos en la planilla son correctos. Así mismo, servirá como documento sustentatorio para

posteriores trámites, motivo por el cual llevara la visación en la Entidad pagadora.El resumen de las planillas única deberá ser firmado por el especialista en Personal y el Jefe de la Oficina de Administración.El resumen firmado de las planillas, las derivará a la Oficina de Administración, en original y tres copias, para su distribución.La tarjeta de control de Asistencia es el Documento fuente para elaborar la planilla de sueldos.El tareo de días trabajados es el documento fuente para elaborar la planilla.

CONSIDERANDOS PARA ELABORAR LAS PLANILLAS DE REMUNERACIONDisposiciones legales referidas al pago de remuneraciones, descuentos de ley y los autorizados por el trabajador, por Resolución o Mandato Judicial.Evaluar el Gasto y la Planilla Única de Remuneraciones del mes anterior.Verificar la formulación, ejecución y evaluación de la Planilla Única de Remuneraciones, vacaciones, bonificaciones, transferencias corrientes a que tiene derecho el trabajador del PEMD.

Para efectuar descuentos en las planillas deberá consignar los siguientes datos:a) Apellidos y Nombres, D.N.I., cargo, código autogenerado de

ESSALUD, Código AFP (CUSSP).b) Ingresos constituidos por las remuneraciones, así mismo, las

bonificaciones, beneficios, transferencias corrientes.c) Egresos constituidos por los descuentos determinados por ley,

mandato judicial, y otros, aceptados expresamente y autorizados por Resolución.

Para efectuar descuentos en las planillas se considerará el siguiente orden:a) Retenciones establecidos por ley, aportes para pensiones y leyes

sociales.b) Mandato judicial (alimentos)c) Adeudos al Estado y amortizaciones de préstamos administrativosd) Otros conceptos aceptados por el personal, autorizados

oficialmente.

6. FORMULARIOTareo del personal obrero.Planilla de pagos de aportes previsionales –AFP.Tarjeta de Asistencia del Personal.

7. DURACIÓNLa planilla de sueldos se cerrará el día 15 de cada mes, el proceso de elaboración en personal es hasta de ocho (08) días máximo.

PROCEDIMIENTO: 6605-3B

ELABORACION DE PLANILLAS DE SUELDOS, SALARIOS Y SUBVENCION ECONOMICA

Gerencias de Linea y Oficinas

Gerente y/o Jefe de Oficina

Jefe de Oficina Especialista Contabilidad

1. Control de personal en sub sede mes anteriorinforma numero de días efectivos laborados yhoras extras si tuviese. Informa a la Oficina deAdministración

1 días

2. Recibe información y remite alEspecialista enPersonal

1/2 día

3. Especialista elabora el resumen de las tarjetasde control de asistencia, así como los permisos ylicencias y Elabora planilla de sueldos y salarios

3 días

4. Tramita planilla de remuneraciones para pago 1 día

5.Recepciona toma conocimiento, revisa y firmaplanilla y boletas de pago

1/2 días

6. Recepciona y efectua los compromisos depago.

2 días

6 PASOS 8 días

TiempoDescripciónOficina Administración

TOTAL

INICIO

Elabora planillas de

sueldos, salarios y subvención economica

1 3

FIN

2

4

5

FORMULARIOS - UNIDAD DE PERSONAL

PEMD

COD. TOTAL TOTAL TOTAL DIAS

ITEM TRAB. APELLIDOS Y NOMBRES 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 ASISTENCIA FALTAS TRABAJADOS

5TA. SEMANA

TAREO DE PERSONAL OBRERO

PRIMERA SEMANA SEGUNDA SEMANA TERCERA SEMANA CUARTA SEMANA

6605-3C CESE Y COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS

1. FINALIDADEstablecer los mecanismos mediante los cuales se efectúe el cálculo de la COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIO y la LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES al cese del trabajador.

2. BASE LEGAL- D. Ley Nº 650 (23-08-91) Ley de compensación por tiempo de

servicios.- D.L. Nº 25807 (91-1-92) Regula CTS de trabajadores del sector público

cuyo personal se encuentra sujeto al régimen laboral de la actividad privada.

- Decreto Supremo Nº 001-97-TR (01-03-97) Reglamento de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicio.

3. REQUISITOSSolicitud en papel simple, original y dos copias a cargo del trabajador, en caso de cese.Contrato de trabajoEntrega de cargo


4.1 DETERMINACION DEL PERIODO.

LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALESGERENCIA GENERALEl trabajador presenta CARTA DE RENUNCIA, dirigida al Director Ejecutivo o la Oficina de Administración toma conocimiento de la no renovación del contrato del servidor.Recibe la solicitud, toma conocimiento y verifica su contenido y los documentos anexados.Indica con proveído, acerca de la conveniencia de lo solicitado.Remite el expediente a la Oficina de Administración.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecibe el expediente y toma conocimiento.Provee a Personal, para el informe correspondiente

PERSONALRecibe el expediente y toma conocimiento, si es necesario emite informe.Verifica fecha de ingreso del trabajador y determina el periodo y beneficios por liquidar.

COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOSPERSONALDetermina el periodo a Liquidar, de acuerdo al Art. 18 del D.S. Nº 004-97-TR

4.2 CALCULO DE LA COMPENSACIÓN O LIQUIDACIÓN

PERSONALElabora liquidación de Compensación por Tiempo de Servicios o de Beneficios Sociales por el periodo que corresponde, de conformidad con la normatividad vigente, y consignando además los siguientes datos: apellidos y nombres, cargo, periodo indemnizatorio, periodo computable, motivo de la liquidación y última remuneración percibida.Llena el formulario SIAF.Deriva expediente a la Oficina de Administración para el correspondiente trámite.

4.3 TRAMITE PARA EL PAGOOFICINA DE ADMINISTRACIÓNToma conocimiento, revisa y firma la liquidación de Compensación por tiempo de servicio o Beneficios Sociales.Provee a Contabilidad para efectuar la afectación presupuestal y patrimonial.

5. INSTRUCCIONESPersonal procede de Oficio a gestionar ante la Oficina de Administración la Autorización del pago de reintegro del trabajador cesado, cuando exista variación en la base de cálculo; para cuyo caso, procede en formar similar a lo descrito anteriormente.El certificado de cese debe ser otorgado por el empleador, dentro de las 48 horas de producido el cese.

6. FORMULARIOSHoja de COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS.Hoja de Liquidación de BENEFICIOS SOCIALES.

7. DURACIÓNEn ambos casos el tiempo es de dos (02) días.

PROCEDIMIENTO: 6605-3C

CESE Y COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVICIOS


Secretaria Jefe de Oficina Especialista Contabilidad

1. Recepción de carta de renuncia ytoma conocimiento de la no renovacióndel contrato del trabajador. Remite a laOficina de Administración.

2 horas

2. Recepciona el expediente y tomaconocimiento y provee al Especialistaen Personal.

2 horas

3. Recibe el expediente tomaconocimiento, determina el periodo aliquidar y elabora liquidación deBeneficios Sociales.

½ día

4. Deriva el expediente a la Oficina deAdministración.

2 horas

5. Toma conocimiento, revisa y firma laliquidación de Beneficios sociales

2 horas

6. Contabilidad efectua la afectaciónpresupuestal y efectua el pago

½ día

6 PASOS 2 días

TiempoDescripciónOficina Administración

TOTAL

Gerente General

INICIO

Elabora Liquidación de

Beneficios

FIN

3

4

2

1

5

FORMULARIOS – UNIDAD DE PERSONAL

6605-3D CONTROL DEL PERSONAL

1. FINALIDADEstablecer los mecanismos mediante los cuales el personal del PEMD esté orientado sobre los pasos a seguir para obtener permiso para ausentarse por motivos de trabajo o asuntos particulares del centro de trabajo. Así como mantener datos estadísticos que permitan obtener información oportuna que se requiera para las acciones del Sistema de Personal.

2. BASE LEGAL- Directiva Nº 001-97-INADE-6500.- D. Legislativo Nº 713 (08.11.91) Consolidan la legislación sobre los

descansos remunerativos de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada.

- D. Legislativo Nº 854 (01-10-96) Ley de Jornadas de trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo.

- Ley Nº 26644 (27-06-96) Precisan el goce del derecho de descanso pre-natal y post-natal de la trabajadora gestante.

3. REQUISITOSContrato de trabajo por Servicios Personales.Convenio de Formación Laboral Juvenil.Convenio de Prácticas Pre profesionales.Boleta de Autorización de Salidas.Autorización de Comisión.

4. ETAPAS DELPROCEDIMIENTO

4.1. ASISTENCIAPERSONAL Elaborar las tarjetas de control de asistencia del

personal acreditando con su respectivo contrato y/o convenio. Diariamente revisa el marcado de la Tarjeta de

asistencia del Personal, registrando en el respectivo Récord de Asistencia.

4.2 CONTROLREQUISITOSComunicación escrita por el Jefe inmediato, si la comisión es por uno o mas días.Papeleta de permiso por comisión de servicio, si la comisión es por horas.

COMISION POR HORASPERSONALRecepciona BOLETA DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA, debidamente llenada sin borrones ni enmendaduras y con el registro de la hora de salida en el RELOJ MARCADOR.

Al retorno el trabajador, entrega la BOLETA DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA, para que el trabajador registre la hora de llegada en el RELOJ MARCADOR.Firma el especialista en Personal, registra en el RECORD DE SALIDA DEL PERSONAL.

COMISION POR 01 DIA O MAS

GERENTE DE LINEA U OFICINARemite Solicitud al Gerente General, solicitado aprobación de la Comisión la misma que deberá contener los siguientes datos: Nombre del Comisionado, Motivo de la Comisión, lugar destino, fecha de inicio y fecha de termino de la Comisión.

GERENTE GENERALProvee a la Oficina de Administración aprobado o desaprobando lo peticionado.

PERSONALRecepciona la solicitud, toma conocimiento y verifica.Anota en la Tarjeta de Asistencia del trabajador comisionado, la palabra COMISION DE SERVICIO en fechas aprobadas.Registra en el registro RECORD DE COMISIONES.

4.3 PERMISOSGERENCIA DE LINEA U OFICINASRecepciona la solicitud, verificando su contenido y los documentos anexados si hubiera.Indica con proveído acerca de la conveniencia y/o procedencia de aceptar o no la solicitud. Cuando considere pertinente formula informe a Personal.Recepciona solicitud, toma conocimiento y verifica.Verifica en las Fechas de asistencia, la existencia o no de otras licencias o permisos particulares otorgados al trabajador, para la acumulación correspondiente.Formula informe a la Oficina de Administración, indicando razones de la procedencia no del permiso.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecepciona el informe.De encontrarlo conforme y según lo informado por personal, y lo opinado por el Jefe Inmediato, emite el Memorándum al trabajador, autorizando o denegando según sea el caso; 01 con los antecedentes a personal, 01 copia a la dirección u Oficina a la que pertenece el trabajador.

4.4 LICENCIASGERENCIA / OFICINARecepciona solicitud, toma conocimiento y verifica su contenido y los documentos anexados.

Indica con proveído, acerca de la conveniencia y/o procedencia de aceptar o no lo solicitado. Cuando considere necesario formula Informe a Personal.

PERSONALRecepciona solicitud, toma conocimiento y verifica.Formula informe a la Oficina de Administración, indicando la procedencia o no de lo solicitado de acuerdo a la Directiva Nº 001-97-INADE-65055, y consignado además la información sobre los registros que tuviese el trabajador, con respecto a lo solicitado.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecepciona el informe.De encontrarlo conforme, según lo opinado por personal, emite memorándum al trabajador, autorizando o denegando, según sea el caso.Remite y distribuye las copias de acuerdo al trámite establecido, 01 copia con los antecedentes a personal, 01 copia a la Dirección/Oficina a la que pertenece el trabajador.Archiva el original del memorándum.En personal una vez recibido el documento de autorización del permiso procede a inscribir en el Record de Licencias, archivando la copia del mismo en el Legajo Personal del Trabajador.Además de hacer uso del permiso, el trabajador, deberá efectuar la entrega de una copia a su jefe inmediato o al trabajador designado para reemplazarlo.

4.5 SANCIONESGERENCIA / OFICINAToma conocimiento de la falta disciplinaria.Cursa memorándum de amonestación al trabajador que haya incurrido en falta dependiendo de la gravedad y/o reiteración de la falta, se deberá remitir copias a las siguientes dependencias:

Oficina de Administración.Archivo Personal.Dirección Regional de Trabajo.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecibe memorándum de amonestación y toma conocimiento.Cursa Oficio a la Dirección Regional de Trabajo, si fuese necesario.Provee a personal.

PERSONALRecibe memorándum, toma conocimiento y verifica.Una vez recibido el documento de amonestación, se procede a inscribir en el Record de Sanciones, archivando posteriormente la copia del mismo en el Legajo Personal del trabajador.

4.6 PREMIOSGERENCIA / OFICINA

Cursa solicitud al Gerente General, solicitando otorgar premio y/o estimulo al trabajador que haya designado.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecibe el documento y toma conocimiento y provee a personal

PERSONALRecibe el memorándum, toma conocimiento y verifica.Una vez recibido el documento, se procede a inscribir en el Record de Premios y/o estímulos, archivando posteriormente la copia del mismo en el Legajo Personal del trabajador.

4.5 VACACIONESREQUISITOSOficio del Especialista en Personal, programando vacaciones.Solicitud en papel simple, original y copia, del trabajador al jefe inmediato.Memorándum del Director / Jefe de Oficina.

GERENCIA / OFICINARemite memorándum a personal, acompañando solicitud del interesado.

PERSONALRecepciona solicitud y elabora informe, de acuerdo al Rol Vacacional y consignando además, la información sobre el record vacacional, programación, saldo vacacional y existencia de otros permisos a cuenta de vacaciones concedidos con anterioridad al trabajador solicitante.Remite a la Oficina de Administración.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓNRecepciona documento y toma conocimientoEmite memorándum y distribuye las copias de acuerdo al tramite establecido, una (01) copia con antecedentes a Personal, una (01) copia a la Dirección / Oficina a la que pertenece el trabajador y al trabajador.

5. INSTRUCCIONESLas comisiones pueden ser por horas o por días.El goce de permiso se hará una vez que ésta haya autorizada, no siendo suficiente la sola presentación de la solicitud.Mantener la disciplina dentro de las instalaciones es responsabilidad de todosLas sanciones por falta disciplinaria, se aplican de acuerdo a las recomendaciones de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos.En todas las etapas, la autorización es antes de la ejecución de lo solicitado.

6. FORMULARIOTarjeta de Asistencia del personal.

7. DURACIÓNActividad permanente.

PROCEDIMIENTO: 6605-3D

Jefe de Oficina Especialista

1. Remite solicitud a la Gerencia Generealsolicitando aprobación de Comisión de Servicio,Cursa solicitud a Dirección Ejecutiva solicitnadootorgamiento de premio

1 hora

2. Aprueba o desaprueba Comisión de Servicios.Autoriza

3 horas

3. Recepciona documentos de comision deservicos, amonestaciones, premios y prevee alespecilista de personal para las accionesnecesarias

3 horas

4. Toma conocimiento de documentos y registraen el Control de Asistencia y hace llegardocumento al interesado de amonestación y/opremiación

2 horas

5. Recepciona boleta de autorización de salida yregistra en record de salida del personal

1 hora

6. Recepciona permisos y licencias y lo opinadopor el Jefe Inmediato y emite el informeautorizando o denegando según sea el caso.

1 hora

6 PASOS 1 1/2 díasTOTAL

CONTROL DE PERSONAL

Tiempo

Oficina Administración

DescripciónGerente y/o Jefe

de Oficina

GerenteGeneral

Registro de Record de Asistencial

2

INICIO

13 4

Genera:1. Boleta de Autorización de

salida2. Solicitud de Autorización de Comisión de Servicio3. Provee requerimiento de permiso4. Provee requerimiento de licencia5. Cursa memorando de amonestación al trabajador que incurre en falta6. Provee solicitud para otorgar premio y/o estímulo al trabajador7. Provee solicitud de vacaciones.

5

6

FIN

2.4 ÓRGANOS DE LÍNEA

2.4.1PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE ESTUDIOS

6606-01 ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

1. FINALIDAD

Contar con el documento que oriente las actividades para formular y elaborar proyectos de inversión pública, dentro del marco técnico normativo del Sistema Nacional de Inversión Pública; asimismo para la ejecución de estudios básicos.

2. BASE LEGAL

o Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD.

o Manual de Organización y Funciones del PEMD.o Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por

las leyes Nº 28522 y Nº 28802 del 25/05/05 y 21/07/06, respectivamente.

o Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

o Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

o Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

o Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen dispociones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

o Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP.

3. REQUISITOS:Aprobado en el Programa Anual de Inversiones del PEMD.Se elabora TR de un PIP cuando el monto del PIP a ser formulado sobrepasa las 30 unidades impositivas.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

- Evaluación del Sector a intervenir, asimismo identificación del área geográfica del futuro proyecto.

- Identificación del problema para establecer el proyecto de intervención.- El Gerente de Estudios en coordinación con el Especialista elabora o

corrige los TDR.

- Aprobación de los TDR por parte de la Gerencia de Estudios del PEMD.

- La Gerencia General recepciona los TDR para su revisión y aprobación.

- La Gerencia General aprueba y visa los TDR para su remisión a la Sub Gerencia de Programación de Inversiones del GOREMAD.

- La Sub Gerencia de Programación de Inversiones del GOREMAD recepciona y revisa los TDR para su remisión al especialista de la OPI regional correspondiente.

- El especialista de la OPI recepciona, revisa los TDR que se encuentren enmarcados dentro de los contenidos mínimos necesarios para su correcta ejecución.

- El Especialista luego de evaluar y encontrar conforme los TDR, elabora su informe y lo remite al Jefe de la OPI.

- El Jefe de la OPI regional aprueba los TDR y comunica su aprobación a la Gerencia General del PEMD, quien lo deriva a la Gerencia de Estudios para su ejecución.

5. FORMULARIOTérminos de Referencia, correspondientes al tipo de servicio.Proformas según tipo de servicio.

6. DURACIÓNVeinte (20) días, según su complejidad este plazo puede extenderse hasta cuarenta y cinco (45) días.

6606-02 FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA.

1. FINALIDADContar con el documento que analice, identifique, formule y evalúe desde el punto de vista técnico, económico e impacto ambiental las posibles alternativas a nivel de perfil, prefactibilidad ó factibilidad, de proyecto de inversión del PEMD.

2. BASE LEGALa. Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el

Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD.b. Manual de Organización y Funciones del PEMD.c. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada

por las leyes Nº 28522 y Nº 28802 del 25/05/05 y 21/07/06, respectivamente.

d. Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

e. Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

f. Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

g. Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen dispociones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

h. Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

3. REQUISITOSAprobado en el Programa Anual de Inversiones del PEMD. A nivel de perfil los TDR son aprobados por la OPI Regional, siempre en cuando el estudio de preinversión exceda las 30 UIT en caso de un perfil, 60 UIT en pre factibilidad.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de Estudios elabora las actividades y cronogramas a

desarrollar. tramita los TDR y solicita a la Unidad de Abastecimiento la contratación del Consultor.

- La Unidad de Abastecimiento convoca al proceso de selección del Consultor.

- El Comité Especial otorga la Buena Pro al Consultor ganador.- La Unidad de Abastecimiento gestiona y comunica firma de Contrato al

Consultor.- El Consultor inicia los trabajos de campo y gabinete en coordinación

con la Gerencia de Estudios del PEMD.- Se recepcionan las actas y otros documentos que sustentaran la

ejecución del Proyecto.- Ejecución de estudios previos a cargo del Consultor.

- Actividades de gabinete del Consultor en coordinación con la Gerencia de Estudios del PEMD.

- Integración de documentos para la consolidación del Estudio de Preinversión a cargo de la Gerencia de Estudios del PEMD, para su remisión a la Gerencia General.

- La Gerencia General recepciona y remite el Estudio de Preinversión a la OPI Regional del GOREMAD.

- La OPI regional recepciona y deriva el Estudio de Preinversión al Especialista, quien revisara que se encuentren enmarcados dentro de los contenidos mínimos necesarios para su correcta ejecución.

- El Especialista luego de evaluar y encontrar conforme el Estudio de Preinversión, elabora su informe y lo remite al Jefe de la OPI.

- El Jefe de la OPI regional aprueba el Estudio de Preinversión y comunica su aprobación a la Gerencia General del PEMD.

- La Gerencia General del PEMD recepciona el Estudio de Inversión aprobado y comunica el hecho a la Gerencia de Estudios.

5. FORMULARIOAquellos indicados en la Resolución Directoral Nº 002-2009-EF/68.01 Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública.

6. DURACIÓNSetenta y siete (77) días, este plazo puede extenderse de acuerdo con la complejidad del Proyecto de Inversión Pública y el nivel del estudio en la fase de preinversión.

6606-03 APLICATIVO INFORMÁTICO DEL BANCO DE PROYECTOS.

1. FINALIDADRegistrar el PIP presentado por el PEMD, haciendo posible de esta manera la interacción informática entre la Unidad formuladora del PEMD, las OPI´s sectoriales y la Dirección General de Programación Multianual con del Sector Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

2. BASE LEGALa. Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el

Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD.b. Manual de Organización y Funciones del PEMD.c. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada


d. Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

e. Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

f. Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

g. Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen dispociones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

h. Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

3. REQUISITOSPIP formulado y elaborado. Estar inscrito como UF en la INTRANET de los aplicativos informáticos del SNIP.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de Estudios cuenta con el Estudio de Preinversión.- El especialista verifica y extrae la información necesaria para la

inscripción del PIP.- El Especialista Ingresa al Aplicativo Informático.- Ingreso de usuario y contraseña.- Creación de proyecto nuevo.- Ingreso de Información del proyecto.- Se guarda y se registra el PIP en el banco de proyectos del SNIP.- Se imprime y se adjunta ficha de registro en el proyecto.


6. DURACIÓNTres (03) horas.

6606-04 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PIP PRESENTADO.

1. FINALIDADEjecutar acciones y actividades de seguimiento para tener conocimiento de las situaciones actuales de los PIPs presentados, con el fin de obtener su aprobación y/o viabilidad.

2. BASE LEGAL Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el

Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD. Manual de Organización y Funciones del PEMD. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada


Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen dispociones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

1. REQUISITOSPIP inscrito en el Banco de Proyectos, reportar código SNIP.Contar con toda la información sobre observaciones realizadas por las diferentes instituciones normativas.

2. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de Estudios del PEMD emite el PIP a la Gerencia

General, para ser derivado a la Gerencia de Planeamiento del GOREMAD.

- La Gerencia de Planeamiento del GOREMAD recepciona y revisa el PIP para su remisión a la OPI regional.

- La OPI regional recepciona y deriva el PIP al Especialista, quien revisara que el PIP cumpla con los contenidos mínimos para estudios de preinversión.

- La Gerencia de Olaneamiento comunica a la Gerencia General del PEMD, la recepción del PIP por la OPI regional.

- La Gerencia General del PEMD, comunica a la Gerencia de Estudios la la recepción del PIP por la OPI regional.

- La Gerencia de Estudios toma conocimiento de la recepción del PIP por la OPI regional.

- La Gerencia de Estudios del PEMD coordina con la OPI regional la priorización del PIP.

- El Especialista evalúa el PIP remitido por el PEMD.

- La Gerencia de Estudios levanta las observaciones formuladas por la OPI regional.

- La OPI luego de evaluar y encontrar conforme el estudio aprueba el PIP.

- La OPI regional comunica a la Gerencia General la aprobación del PIP.- La Gerencia General del PEMD comunica a las Oficinas la aprobación

del PIP.

5. FORMULARIONinguno.

6. DURACIÓNTreinta y seis (36) días, este plazo puede ampliarse, dependiendo de la complejidad del proyecto de inversión pública y el nivel de la fase de preinversión en que se encuentre.

6606-05 EVALUACIÓN EX POST.

1. FINALIDADEvaluar la inversión ejecutada a fin de determinar sistemáticamente y objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas para alcanzar los objetivos planteados en el PIP.

2. BASE LEGAL Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el

Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD. Manual de Organización y Funciones del PEMD. Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada


Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen disposiciones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

3. REQUISITOSInversión ejecutada a nivel de factibilidad, requiere que la evaluación Ex post sea realizada por la Unidad Ejecutora a través de una agencia independiente. Los TDR para esta evaluación Ex post requieren el visto bueno de la OPI funcionalmente responsable y de la DGPM. Inversión ejecutada a nivel de prefactibilidad, requiere que la evaluación Ex post se deberá realizar a una muestra representativa del total de los PIP cuya ejecución finalizó el año anterior. Esta evaluación se realizara a través de una agencia independiente. Inversión ejecutada a nivel de perfil, requiere que la evaluación Ex post la puede realizar una agencia independiente o un órgano distinto de la UE que pertenezca al propio sector, sobre una muestra representativa de los PIP cuya ejecución finalizó el año anterior.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:La Gerencia de estudios realiza la formulación de los indicadores de impacto del proyecto, realiza la verificación de campo del proyecto, consistentes en la constatación de las metas físicas del proyecto, evalúa los resultados obtenidos en la etapa de campo y gabinete, prepara el informe de la evaluación Ex Post del proyecto, actualiza la información del proyecto en el Banco de proyectos y se culmina con el proceso de Evaluación ExPost.


6. DURACIÓNVeinte (20) días, este plazo puede ampliarse, dependiendo de la complejidad y el monto invertido en la ejecución del proyecto de inversión.

Gerencia de Estudios.PEMD

Descripción de Actividades Tiempo

1.- La Gerencia de Estudios realiza la formulación de los indicadores de 2 días impacto del proyecto.2.- La Gerencia de Estudios realiza la verificación de campo del proyecto, 10 días consistentes en la constatación de las metas físicas del proyecto. 3.- La Gerencia de Estudios evalúa los resultados obtenidos en la etapa 5 días de campo y gabinete.4.- La Gerencia de Estudios prepara el informe de la evaluación Ex Post del 2 días proyecto.5.- La Gerencia de Estudios actualiza la información del proyecto en el Banco 1 día de proyectos y se culmina con el proceso de Evaluación Ex Post.

TOTAL 05 Pasos 20 días

PROCESO DE EVALUACIÓN EX POST

Nota: La evaluación de los resultados se hace en forma periodica, durante la vida útil del proyecto.

Inicio

1. Formulación de indicadores de impacto.

2. Vericación en campo.

3. Evaluación de resultados.

4. Preparación de informe.

Fin

5. Actualización de Banco de Proyectos.

6606- 06 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTES TECNICOS POR CONTRATA

1. FINALIDADEl presente procedimiento tiene por finalidad normar la elaboración de Expedientes Técnicos bajo la modalidad de contrata.

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el

Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada


- Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

- Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

- Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

- Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen disposiciones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

- Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.

- Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

3. REQUISITOS- Contar con la viabilidad al Proyecto del PIP respectivo.- Contar con los términos de referencia del expediente tecnico a

formular. - Contrato de servicios de Consultoría

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de estudios formula los terminos de referencia del

expediente tenico, donde debe incluir como anexo el estudio de preinversión por el cual fue declarado la viabilidad, observando el cronograma pre establecido en dicho estudio. Dicho expediente debe guardar coherencia con los parámetros bajo las cuales fue declarado la viabilidad.

- Seguimiento y monitoreo a los trabajos de consultoría, mediante la evaluación permanente de los avances del consultor. Reuniones de coordinación en las etapas más críticas de desarrollo de los trabajos. Absolución de consultas de carácter técnico que formule el consultor.

- El Consultor presentará el expediente técnico final para revisión a la Gerencia de Estudios. Para dicha revisión se derivará el expediente al Gerente General.

- La Gerencia de Estudios, dependiendo de la magnitud del estudio, y de los términos contractuales deberá comunicar por medio de la GG al Consultor las observaciones que hubiesen para su implementación, caso contrario deberá elevarlo a la instancia correspondiente para su aprobación.

- Dentro de los plazos establecidos en los términos contractuales, el Consultor hace llegar el expediente técnico corregido a la GerenciaGeneral, la que lo derivará a la Gerencia de Estudios para su revisión.

- De persistir las observaciones se procederá a elaborar el informe correspondiente para Resolución de Contrato, caso contrario se procede a elevarlo para aprobación.

- Se inicia proceso para aprobación de expediente técnico y una vez aprobado se notifica a la Gerencia de estudios para iniciar proceso de Liquidación.

- Se eleva el Informe a la Gerencia General para la emisión del documento resolutivo correspondiente.

- Elaboración de liquidación del contrato de consultoría. Para lo cual se solicitará a la Oficina de Administración el Reporte de Pagos Realizados.

- Aprobación de liquidación de contrato con Resolución Gerencial.- Culminado el Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado, la GG

remite a la OPI Institucional, el Formato SNIP-15 debidamente llenado y suscrito, en el que informa que existe consistencia entre el Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado y el estudio de preinversión por el que se otorgó la viabilidad, en los aspectos siguientes: objetivo del PIP; monto de inversión; localización geográfica y/o ámbito de influencia; alternativa de solución; metas asociadas a la capacidad de producción del servicio, tecnología de producción y plazo de ejecución; además de consignar las fórmulas de reajuste de precios cuando correspondan, y la modalidad de ejecución del PIP.

- Recibido el Formato SNIP-15 y como requisito previo a la aprobación del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado por el órgano que resulte competente, la OPI regional registra en el Banco de Proyectos, en el plazo máximo de 3 días hábiles, la información siguiente: el monto de inversión; plazo de ejecución; la modalidad de ejecución del PIP y las fórmulas de reajuste de precios en los casos que sea aplicable. La UE es exclusivamente responsable por la información que consigne en el Formato SNIP-15, el mismo que tiene carácter de declaración jurada, y el registro a que se refiere la presente disposición, no implica aceptación o conformidad al contenido del mismo.

5. DURACIONLos plazos de los procedimientos estarán regidos a lo establecido en el contrato y en los Términos de Referencia, en concordancia con lo

establecido en el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, su Reglamento y normas conexas. Se estima un tiempo promedio de 85 días calendario.

6606-07 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE EXPEDIENTES TECNICOS POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

1. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la elaboración de Expedientes Técnicos bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (EPD).

2. BASE LEGAL

- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el Proyecto Especial Madre de Dios– PEMD.

- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Ley Nº 27293, Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada


- Decreto Supremo Nº 1002-2007-EF, aprueba el nuevo Reglamento del sistema nacional de inversión pública.

- Decreto Supremo Nº 038-2009-EF, modificación de la segunda disposición complementaria del reglamento del SNIP.

- Resolución Directoral N° 002-2009-EF/68.01, aprueba la Directiva General del SNIP.

- Resolución Directoral N° 003-2009-EF/68.01, establecen disposiciones complementarias en la fase de inversión del ciclo de proyectos en el marco del SNIP.

- Resolución Directoral N° 004-2009-EF/68.01, modificación de las disposiciones generales del SNIP

- Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, de fecha 18.Jul.98, que aprueba las Normas para la ejecución de obras públicas por Administración Directa, en lo que sea aplicable.

- Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, de fecha 30.Dic.03, que aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, denominada “APROBACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCION Y LIQUIDACION DE LAS OBRAS A EJECUTARSE POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)”.

- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, vigente desde el 11.Oct.01.

3. REQUISITOS

- Declaratoria de viabilidad al Proyecto del PIP respectivo.- Contar con los términos de referencia del expediente tecnico a

formular.- Recursos presupuestales para la elaboración del expediente.


- La Gerencia de estudios formula los terminos de referencia del expediente tenico, donde debe incluir como anexo el estudio de preinversión por el cual fue declarado la viabilidad, observando el cronograma pre establecido en dicho estudio. Dicho expediente debe guardar coherencia con los parámetros bajo las cuales fue declarado la viabilidad.

- Contratación del personal técnico de acuerdo a Términos de Referencia.

- Realizar la primera visita de campo conjuntamente con el personal técnico. Hacer levantamiento topográfico y estudio de mecánica de suelos.

- Realizar los diseños de ingeniería de detalle en gabinete.- Realizar la segunda visita de campo y ajustar los diseños, en cuanto

se amerite y sea posible hacer.- Ploteo de planos en las escalas convenientes. Elaboración de

metrados, presupuesto, especificaciones técnicas, impresión y edición..

- Revisión y conformidad de la Gerencia de Estudios.- Culminado el Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado, la GG

remite a la OPI Institucional, el Formato SNIP-15 debidamente llenado y suscrito, en el que informa que existe consistencia entre el Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado y el estudio de preinversión por el que se otorgó la viabilidad, en los aspectos siguientes: objetivo del PIP; monto de inversión; localización geográfica y/o ámbito de influencia; alternativa de solución; metas asociadas a la capacidad de producción del servicio, tecnología de producción y plazo de ejecución; además de consignar las fórmulas de reajuste de precios cuando correspondan, y la modalidad de ejecución del PIP.

- Recibido el Formato SNIP-15 y como requisito previo a la aprobación del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado por el órgano que resulte competente, la OPI regional registra en el Banco de Proyectos, en el plazo máximo de 3 días hábiles, la información siguiente: el monto de inversión; plazo de ejecución; la modalidad de ejecución del PIP y las fórmulas de reajuste de precios en los casos que sea aplicable. La UE es exclusivamente responsable por la información que consigne en el Formato SNIP-15, el mismo que tiene carácter de declaración jurada, y el registro a que se refiere la presente disposición, no implica aceptación o conformidad al contenido del mismo.

- Aprobación del Expediente Técnico con Resolución Gerencial.

5. DURACION

La duración está en función de la envergadura y sofisticación de cada Proyecto. Sin embargo, se debe establecer que la primera visita de campo se ha de realizar dentro de los 30 primeros días de iniciada la Meta. La duración total de la Meta estará establecida en el Plan Operativo de la Entidad, y será de cumplimiento obligatorio, salvo las excepciones, que

por carácter técnico, modifiquen el plazo. Se estima un tiempo promedio de 65 días calendario.

4.2 PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA.

6607-01 PROCEDIMIENTO PARA PROCESOS DE SELECCIÓN PARA EJECUCIÓN DE OBRA

1. FINALIDADEl presente procedimiento tiene por finalidad establecer las pautas que han de seguirse como pasos previos a un proceso de selección propiamente dicho.

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el Proyecto

Especial Madre de Dios – PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.- Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

3. REQUISITOS- Contar con la opinión de la OPI así como el registro SNIP 15.- Contar con el Expediente Técnico aprobado.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de Infraestructura Productiva solicita a la Gerencia

General se conforme el Comité Especial. - La Gerencia General emite la Resolución Gerencial conformando el

Comité Especial.- El Comité especial solicita la certificación presupuestal para ejecutar la

obra.- La oficina de presupuesto y planificación emite la certificación

presupuestal.- El Comité Especial procede a elaborar las Bases para el Proceso de

Selección para que sean aprobadas mediante la respectiva Resolución Gerencial.

- Emisión de la Resolución Gerencial con la cual se aprueban las Bases del proceso de selección.

- Desarrollo del Proceso de Selección.

3. DURACIONSe estima una duración de 35 días aproximadamente.

6607-03 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS POR CONTRATA

1. FINALIDAD El presente procedimiento tiene por finalidad establecer los procesos de monitoreo y seguimiento de obras que se ejecuten bajo la modalidad de contrata. Los periodos usuales de control son cada 30 días, es decir, coincidiendo con la valorización del mes.


Especial Madre de Dios PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.- Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

3. REQUISITOS- Contar con el contrato de ejecución de obra debidamente suscrito

entre las partes.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- Designar al Inspector / Supervisor de obra.- Entrega del Expediente Técnico al Contratista- Entrega de Terreno.- Entrega del Adelanto Directo al Contratista.- Una vez dados todos los eventos antes señalados se fija la fecha de

inicio del plazo contractual.- Ejecución física de la obra por parte del Contratista- Supervisor verifica avances mensuales e informa a Gerencia de

Infraestructura.- Evalúa informe y procede a solicitar pago de valorización de parte no

controvertida.- Se evalúa si la obra se encuentra culminada o próxima a culminarse

para proceder a implementar el proceso de recepción de obra.- Si el avance de obra es superior al 80% del avance programado, la

ejecución de la obra prosigue sin contratiempos.- Si el avance es inferior al 80% del avance programado, se evalúa si

existe o no calendario acelerado, de ser así se emite un informe recomendando la resolución contractual, caso contrario se informa del atraso y se recomienda solicitar el cronograma acelerado.

- Gerencia General notifica a Contratista de atraso para que sea implementadas las medidas que correspondan.

- La Entidad queda a la espera que el Contratista evalúe lo requerido y si plantea discrepancias para un eventual proceso arbitral.

- a) Contratista implementa medidas correctivas en la ejecución de obra; o b) plantea proceso arbitral.

- Si la obra ha sido culminada se inicia el proceso de recepción.

5. DURACIONLa duración del procedimiento, en cuanto a sus plazos máximos, está precisada en los documentos citados como base legal del presente procedimiento. Estimándose un plazo promedio de 175 días.

6607-04 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS QUE SE EJECUTEN POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

1. FINALIDAD El presente procedimiento tiene por finalidad establecer los procesos de monitoreo y seguimiento de obras que se ejecuten bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (EPD). Los periodos usuales de control son cada 30 días, es decir, coincidiendo con la valorización mensual.


Especial Madre de Dios – PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, de fecha 18.Jul.98, que

aprueba las Normas para la ejecución de obras públicas por Administración Directa.



3. REQUISITOS- Contar con disponibilidad presupuestal.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Gerencia de Infraestructura verifica que la obra se encuentre en el

Plan Operativo Institucional. de no existir emitir informe a la Gerencia General.

- La Gerencia de Infraestructura verifica que los procesos de selección para adquisición de materiales, insumos y servicios se encuentren en el PAAC, procede a realizar los requerimientos de materiales, insumos y servicios que se requieren para iniciar la ejecución de la obra.

- Se designa al Residente de Obra.- Se designa al Inspector de Obra- La Gerencia de Infraestructura solicita a la Gerencia General la

Conformación de la Comisión de Entrega de Terreno.- GG designa con Res. Gerencial a la comisión de Entrega de Terreno.- Comisión hace Entrega de Terreno al Residente e Inspector- Una vez dados todos los eventos antes señalados se fija la fecha de

inicio del plazo de ejecución de obra.- Ejecución física de la obra por parte con Dirección de Residente.- Inspector verifica avances mensuales e informa a la Gerencia de

Infraestructura- Se realiza proceso de Reconocimiento de Valorizaciones para Obras

por EPD.

- Se evalúa si la obra se encuentra culminada o próxima a culminarse para proceder a implementar el proceso de recepción de obra.

- Si existen problemas la Gerencia de Infraestructura emite órdenes, recomendaciones y/o sugerencias para ser implementadas en obra al Inspector.

- Inspector traslada las recomendaciones de la Gerencia de Infraestructura al Residente a través del Cuaderno de Obra.

- Residente implementa medidas correctivas en la ejecución de obra.- Si la obra ha sido culminada se inicia el proceso de recepción.

5. DURACIONSujeto a los plazos máximos precisados en la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, denominada “APROBACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCION Y LIQUIDACION DE LAS OBRAS A EJECUTARSE POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)”. Los periodos de control son mensuales.

6607-05 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR CONTRATA

FINALIDAD Procesar las valorizaciones mensuales conforme al avance real ejecutado de la obra, para su cancelación respectiva, dentro de los plazos fijados en las normas legales de contratación pública.

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, en adelante denominada la Ley.

- Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, en adelante denominado el Reglamento.

- Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre reajuste automático de precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

3. REQUISITOS- Informe por parte del Inspector de la Obra, dando a conocer los

metrados de los avances mensuales, adjuntando la planilla de metrados correspondiente.

- Fórmula(s) Polinómica(s) del Contrato. Índices Unificados de variación de Precios, publicados por el INEI.

- Información sobre adelantos otorgados al Contratista. Control de amortizaciones de los adelantos.

- Calendario valorizado de avance de obra.- Copias del Cuaderno de Obra.- Ensayos de control de calidad de la obra.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- Presentación de los metrados realmente ejecutados en el mes.- Revisión y aprobación de los metrados del mes.- Elaboración de la Valorización del mes entre el Inspector y el

Contratista., considerando los pagos realizados al Contratista. Reajustes y determinación del pago neto a realizar.

- Elevar la valorización a la Gerencia de Infraestructura para revisión.- Revisión de valorización e informe de conformidad.- V° B° de la Gerencia de Infraestructura a la valorización.- Derivar la valorización a la Oficina de Administración para trámite de

pago respectivo, adjuntando 01 original de la misma.- El contratista presenta su factura ante la Oficina de Administración

para su cancelación.-

5. DURACIONSe estima una duración de 23 días el proceso en general.

6607-06 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE VALORIZACIONES MENSUALES DE OBRAS POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)

1. FINALIDAD Reconocer las valorizaciones mensuales conforme al avance real de la obra, únicamente con la finalidad de determinar el avance técnico de la obra, y mantener un costo teórico actualizado de ejecución, así como determinar el costo de inversión real en función a los gastos realmente ejecutados.

2. BASE LEGAL- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el PEMD..- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, 18.Jul.98, Aprueba las

Normas para la ejecución de obras públicas por Administración Directa.


- Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, 30.Dic.03, aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, denominada “APROBACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCION Y LIQUIDACION DE LAS OBRAS A EJECUTARSE POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)”.

- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

3. REQUISITOSInformación contable alcanzada por La Oficina de Contabilidad

- Informe físico–financiero del Residente de Obra, en la que consigna los metrados ejecutados y los gastos financieros del mes

- Fórmula(s) Polinómica(s) del Contrato. Índices Unificados de variación de Precios, publicados por el INEI.

- Copias del Cuaderno de Obra.- Ensayos de control de calidad de la obra.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- La Oficina de Contabilidad alcanza copia de documentos contables a

la Gerencia de Infraestructura.- La Gerencia de Infraestructura alcanza información contable a

Residente.- Residente elabora el Informe Mensual de Obra en la que consigna el

avance físico - financiero y lo eleva al Inspector.- Inspector revisa y aprueba la información consignada en el Informe

Mensual y lo eleva a la Gerencia de Infraestructura.- Gerente de Infraestructura da su conformidad y lo manda a archivo

5. DURACIONSe estima una duración de 23 días calendario.

6607-07 PROCEDIMIENTO PARA RECONOCIMIENTO DE AMPLIACIONES DE PLAZO

1. FINALIDAD El presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para el reconocimiento de ampliaciones de plazo, que correspondiesen al Contratista en la Ejecución de Obras.


Especial Madre de Dios– PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del




3. REQUISITOS- Que la obra se encuentre en ejecución.- Que el plazo contractual esté vigente

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO (Art. 265° y 266° del Reglamento)- El Contratista a través del Residente de Obra, anota en el Cuaderno

de Obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliaciones de plazo.

- El Contratista, una vez terminada la causal, solicitará, cuantificará y sustentará su ampliación de plazo, ante el Supervisor.

- El Supervisor informará a la Entidad, expresando su opinión sobre la solicitud.

- La Gerencia de Infraestructura emite opinión sobre la solicitud del Contratista, y lo eleva a la Gerencia General.

- La GG emite la R.G. sobre la procedencia o improcedencia de la Solicitud.

- De ser procedente la Ampliación de Plazo, el Contratista deberá alcanzar a la Entidad el Calendario de Avance Actualizado.

- De ser improcedente la Entidad está a la espera que el Contratista manifieste sus discrepancias y se proceda con un proceso arbitral.

- El Supervisor elevará el Cronograma concordado con el Residente.- La Gerencia de Infraestructura eleva el Cronograma Actualizado a la

GG con el pronunciamiento que corresponde- La GG emite la RG aprobando el Calendario Actualizado, el que

reemplaza al anterior en todos sus efectos.

5. DURACIONLa duración del procedimiento, en cuanto a sus plazos máximos, está precisada en los documentos citados como base legal del presente procedimiento, estimándose un plazo promedio de 56 días.

6607- 08 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE OBRAS EJECUTADAS POR CONTRATA

1. FINALIDADEl presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para el proceso de recepción de las obras ejecutadas por contrata.


Especial Madre de Dios – PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del




3. REQUISITOS- Que la obra se encuentre culminada

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO (Art. 268 del Reglamento)- Al concluir la obra, el Residente anota tal evento en el Cuaderno de Obra y

solicita la Recepción de la misma.- El Supervisor verifica el término de obra, y de ser procedente informa a la

Gerencia de Infraestructura.- La Gerencia de Infraestructura procede a solicitar a la GG la conformación

del Comité de Recepción de Obra.- La GG emite la R.G. designando al Comité de Recepción y Liquidación de la

Obra.- El comité procede a la recepción de la Obra.- Si existen observaciones, el Comité procederá a elaborar el Acta de

Observaciones.- El Contratista procede al Levantamiento de Observaciones.- Subsanadas las Observaciones el Contratista solicita nuevamente la

Recepción de Obras en Cuaderno de Obras- El Supervisor verifica dicho levantamiento y de ser procedente informa a la

Entidad.- La Gerencia de Infraestrcutura procede a notificar al Comité para que

proceda con la Recepción.- El Comité procede a la recepción a la verificación del levantamiento de

observaciones.- Si persisten las observaciones, el Comité procederá a informar a la Gerencia

de Infraestructura- De estar conforme se procederá a suscribir el Acta de Recepción de Obras y

el Acta de Cesión en Uso Temporal

5. DURACIONSe estima que el presente procedimiento tiene una duración de 59 días.

6607- 09 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE OBRAS EJECUTADAS POR EPD

1. FINALIDADEl presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para el proceso de recepción de las obras ejecutadas por Ejecución Presupuestaria Directa (EPD).


Especial Madre de Dios – PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, de fecha 18.Jul.98, que aprueba

las Normas para la ejecución de obras públicas por Administración Directa.- Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre reajuste automático de precios, sus

modificatorias, ampliatorias y complementarias.- Resolución Gerencial Nº 190-2003-INADE-1200, de fecha 30.Dic.03, que

aprueba la Guía Nº 001-2003-INADE/1201, denominada “APROBACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCION Y LIQUIDACION DE LAS OBRAS A EJECUTARSE POR EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA (EPD)”.


3. REQUISITOS- Que la obra se encuentre culminada

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO (Art. 268 del Reglamento)- Al concluir la obra, el Residente comunica a la Gerencia de Infraestructura y

solicita la conformación de la Comisión de Recepción de Obras.- La Gerencia de Infraestructura eleva la solicitud a la Gerencia General.- La GG emite la R.G. designando al Comité de Recepción y Liquidación de la

Obra.- El comité procede a la recepción de la Obra.- Si existen observaciones, el Comité procederá a elaborar el Acta de

Observaciones, y lo derivará a la Dirección de Infraestructura- La Gerencia de Infraestructura dispone el levantamiento de observaciones al

Residente- El Residente procede al levantamiento de Observaciones y una vez

culminadas solicita la Recepción de Obras en Cuaderno de Obras- La Gerencia de Infraestructura procede a comunicar al Comité para que

verifique el levantamiento de observaciones.- El Comité procede a la recepción a la verificación del levantamiento de

observaciones.- Si persisten las observaciones, el Comité procederá a informar a la Dirección

de Infraestructura- De estar conforme se procederá a suscribir el Acta de Recepción de Obras y

el Acta de Cesión en Uso Temporal


6607- 10 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACION DE CONTRATOS DE EJECUCIÓN DE OBRA

1. FINALIDAD

El presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para liquidar el contrato de ejecución de una obra que se haya ejecutado bajo la modalidad de contrata.

2. BASE LEGAL

- Decreto Supremo Nº 020-81-PCM, del 15.05.81, que crea el Proyecto Especial Madre de Dios – PEMD.

- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del




3. REQUISITOS

- Contar con el Acta de Recepción de Obra.- Que no existan discrepancias arbitrales en curso.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO (Art. 269° del Reglamento)

- Recepcionada la obra el contratista tiene 60 días a 1/10 del plazo de ejecución para elaborar y presentar la liquidación del contrato.

- Entidad elabora la liquidación dentro de un plazo de 30 días.- La entidad revisa y se pronuncia dentro de un plazo de 30 días de recibida la

liquidación debidamente sustentada por el contratista.- El contratista es notificado para que se pronuncie en los 15 días siguientes,

acerca de la observación a la liquidación presentada por el contratista o una alternativa, elaborada por la entidad.

- Si en caso se presentan controversias, esta será manifestada por escrito en el plazo señalado. En este sentido dentro de los 15 días hábiles siguientes, cualquiera de las partes deberá solicitar el sometimiento de esta controversia a conciliación y/o arbitraje.

- Conocido el resultado de la conciliación o controversia, se procede con la reelaboración de la liquidación del contrato.

- Se aprueba la Liquidación técnico económica del contrato de obra.

5. DURACION

La duración del procedimiento, en cuanto a sus plazos máximos, está precisada en los documentos citados como base legal del presente procedimiento. Se estima que el presente procedimiento tiene una duración de 130 días.

6607- 11 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACION DE OBRAS EJECUTADAS POR EPD

1. FINALIDAD El presente procedimiento tiene por finalidad establecer el procedimiento para liquidar el contrato de ejecución de una obra que se haya ejecutado bajo la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (EPD).


Especial Madre de Dios – PEMD.- Manual de Organización y Funciones del PEMD.- Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, de fecha 18.Jul.98, que

aprueba las Normas para la ejecución de obras públicas por Administración Directa.




3. REQUISITOS- Contar con el Acta de Recepción de Obra.- Residente y el Inspector hayan elaborado la pre liquidación financiera.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO- El Residente de Obra presenta la Pre Liquidación una vez

recepcionada la obra.- El Inspector revisa la pre liquidación y previa conformidad lo eleva a la

Gerencia de Infraestructura- La Gerencia de Infraestructura pone a disposición del Comité el

Informe de Pre Liquidación- La Comisión de Recepción y Liquidación de Obra procede a la

revisión.- De no encontrarlo conforme pide aclaraciones al Residente e Inspector

por escrito- Una vez aclarado los extremos de la Liquidación la comisión informa a

la Gerencia General- Se aprueba la Liquidación técnico económica de obra.


2.4.3 PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE DESARROLLO AGRARIO

6608-01 FORMULACION DEL PLAN DE ACTIVIDADES

1. FINALIDAD

Proporcionar a la Gerencia General, Órganos de Apoyo del PEMD y otros, un documento de gestión, que permita conocer directamente la ejecución de las metas, actividades y proyectos de inversión programados en cada Ejercicio Presupuestal.

2. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 020-81-PCM del 15.05.81 Que crea el Proyecto Especial Madre de Dios- PEMDManual de Organización y Funciones. del PEMD.Reglamento de Organización y Funciones del PEMDPlan Operativo Anual.Presupuesto Institucional Anual..

3. REQUISITOS Plan Operativo Anual.Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Revisión de metas de actividades o proyectos aprobados en el

Presupuesto Anual. Formulación de Fichas Técnicas en forma desagregada para

cada meta. Formulación del presupuesto a nivel de grupos específicos del

gasto en forma detallada. Formulación del Cronograma de Ejecución física de metas. Coordinación con la Oficina de Presupuesto y Planificación para

su revisión. Coordinación con la Oficina de Administración para inclusión en el

PAAC. Elaboración de Expediente Técnico de cada meta presupuestal. Presentación a la Gerencia General para su aprobación.

5 DURACIÓN

Cuarenticinco (45) días.


1. FINALIDADCumplir con la ejecución de todas las metas programadas y aprobadas

en el Presupuesto Anual del PEMD, en lo referente a las acciones que debe ejecutar la Gerencia de Desarrollo Agrario.

2. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 020-81 PCM del 15.05.1981 de creación del PEMDPresupuesto Institucional.Manual de Organización y Funciones.Reglamento de Organización y Funciones.Plan de Actividades de la Dirección AgroForestal y Medio Ambiente.Plan Operativo Anual.

3 REQUISITOS

Plan Operativo Institucional aprobado.Asignación de Recursos presupuestales.Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Coordinación con la Gerencia General y la Oficina de

Presupuesto y Planificación. Coordinación con Administración para la ejecución de los

procesos de selección Programación, aprobación y ejecución del calendario de

compromiso mensual. Coordinación para la ejecución de las adquisiciones de bienes y

servicios. Logística para el traslado de bienes y servicios a las subsedes del

PEMD. Desarrollo de las actividades y/o proyectos. Informe de avance físico mensual del Especialista de campo. Consolidación de la información física y financiera de las metas y

entrega a OPP. Informe final de ejecución física y financiera de las metas y

Memoria Anual.

5. DURACIÓNEl procedimiento tiene una duración de 30 días calendarios.

6608-03 EVALUACIÓN DE METAS

1. FINALIDADSupervisar las acciones que se realizan e el ámbito del PEMD, respecto a las

competencias de la Dirección de Agro Forestal y Medio Ambiente.

2. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 020-81-PCM.Presupuesto Institucional.Manual de Organización y Funciones.Reglamento de Organizaciones y Funciones.Plan de Actividades de la Gerencia de Desarrollo Agrario.Plan Operativo.

3. REQUISITOS Aprobación en calendario de compromisos. Autorización de Gerencia General. Aprobación del SIAF contable.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de viaje a la Gerencia General y su respectiva

autorización. Elaboración de Planilla de viáticos y Plan de trabajo. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos. Desarrollo de actividades de campo. Informe final de viaje en comisión de servicios. Informe de viaje a la Gerencia General.

5. DURACIÓNActividad que se realiza 2 veces al año, sujeta a restricciones de carácter presupuestal, tiene una duración de 14 días calendarios.

6608-04 CAPACITACION DEL PERSONAL DE LA GERENCIA DE DESARROLLO AGRARIO(GDA).

1. FINALIDAD

Programar la capacitación de los recursos humanos de la GDA, a fin de contar con personal capacitado y eficiente para transmitir a los beneficiarios del ámbito del PEMD.

2. BASE LEGAL

. Presupuesto Institucional.

. Manual de Organización y Funciones.

. Reglamento de Organización y Funciones.

. Plan de Actividades de la Gerencia de Desarrollo Agrario.Plan Operativo

3. REQUISITOS

. Plan Operativo Institucional aprobado.

. Asignación de Recursos presupuestales.

. Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye los viáticos correspondientes.


. Programar el presupuesto en calendario de compromiso mensual, si la capacitación es fuera de la localidad.

. Solicitud de viaje a la Gerencia General y su respectiva autorización, cuando la capacitación sea fuera de la ciudad, caso contrario, inscripción del participante.

. Elaboración de Planilla de viáticos, cuando la capacitación sea fuera de la ciudad.

. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos, de ser el caso.

. Desarrollo de actividades de campo.

. Informe final de capacitación.

5. DURACIÓN

Actividad permanente, sujeta a restricciones de carácter presupuestal.


1. FINALIDADCumplir con la ejecución de todas las metas programadas y aprobadas

en el Presupuesto Anual del PEMD, en lo referente a las acciones que debe ejecutar la Gerencia de Desarrollo Agrario.

2. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 020-81-PCM. Del 15.05.81de creación del PEMDPresupuesto Institucional.Manual de Organización y Funciones.Reglamento de Organización y Funciones.Plan de Actividades de la Dirección Agro Forestal y Medio Ambiente .Plan Operativo Anual.

3 REQUISITOS

Plan Operativo Institucional aprobado.Asignación de Recursos presupuestales.Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que incluye la estructura de costos de bienes y servicios por cada actividad.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Coordinación con la Gerencia General y la Oficina de

Presupuesto y Planificación. Coordinación con Administración para la ejecución de los

procesos de selección Programación, aprobación y ejecución del calendario de

compromiso mensual. Coordinación para la ejecución de las adquisiciones de bienes y

servicios. Logística para el traslado de bienes y servicios a las subsedes del

PEMD. Desarrollo de las actividades y/o proyectos. Informe de avance físico mensual del Especialista de campo. Consolidación de la información física y financiera de las metas y

entrega a OPP. Informe final de ejecución física y financiera de las metas y

Memoria Anual.

5. DURACIÓNEl procedimiento tiene una duración de 30 días calendarios.

6609-03 SUPERVISIONES DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE METAS

1. FINALIDADSupervisar las acciones que se realizan en el ámbito del PEMD, respecto a las

competencias de la Gerencia de Desarrollo Agrario.

2. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 020-81-PCM DEL 15.05.81 de creación del PEMDPresupuesto Institucional.Manual de Organización y Funciones.Reglamento de Organizaciones y Funciones.Plan de Actividades de la Dirección Agro Forestal y Medio Ambiente.Plan Operativo.

3. REQUISITOS Aprobación en calendario de compromisos. Autorización de Dirección Ejecutiva. Aprobación del SIAF contable.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de viaje a la Gerencia General y su respectiva

autorización. Elaboración de Planilla de viáticos y Plan de trabajo. Aprobación del SIAF y entrega de cheque de viáticos. Desarrollo de actividades de campo. Informe final de viaje en comisión de servicios. Informe de viaje a la Dirección Ejecutiva.

5. DURACIÓNActividad que se realiza 2 veces al año, sujeta a restricciones de carácter presupuestal, tiene una duración de 14 días calendarios.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

A

Acta de conciliación: Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter interinstitucional porque participan Representantes del pliego Presupuestario, la Dirección Nacional del Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación.

Actividad: Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados.

Afectación Presupuestaria de Gastos: Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestal de los gastos previstos en el Presupuesto Institucional, por efecto del registro de una orden de compra, orden de servicio o cualquier documento que comprometa una Asignación Presupuestaria.

Aguinaldo: Beneficio pecuniario que se otorga a los trabajadores del sector Público y Privado, por motivo de Fiestas Patrias (Julio) y Navidad (Diciembre)

Amortización: Reembolso del principal de los préstamos recibidos, de acuerdo al cronograma de vencimientos del contrato, mediante cuotas periódicas generalmente iguales.

Anulación Presupuestaria: Es la supresión total o parcial de las asignaciones presupuestarias de Actividades o Proyectos, considerados no prioritarios durante la ejecución presupuestal.

Año fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario.

Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la ley Anual de Presupuesto, aprobados para una determinada Entidad del Sector Público.Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales del Pliego debiendo consignarse –necesariamente – en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad.

Autorización Presupuestaria: Es el acto administrativo mediante el cual la Dirección Nacional del Presupuesto Público autoriza el Calendario de Compromisos, a fin que el Pliego Presupuestario inicie los procesos de Ejecución del Gasto de acuerdo a la Programación Trimestral de Gastos y dentro del marco de la Asignación Trimestral aprobada al Pliego y el Presupuesto Institucional.

Avance Financiero: Estado que permite conocer la evolución de la ejecución presupuestal de los ingresos y gastos en un período determinado.

Avance Físico: Estado que permite conocer el grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias contempladas en los Pliegos Presupuestarios, en un período determinado.

B

Bien: Producto material de la actividad económica, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.

Bienes de Capital: Denominación que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que generalmente son duraderos (como maquinaria y equipo).

Se aplica el Activo Fijo, que abarca – algunas veces- gastos que contribuyen a la producción. Es sinónimo de capital (o bienes) de producción. Son los activos destinados para producir otros activos.

Bienes de Consumo: Son todas aquellas mercancías producidas en el país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebida, habitación, servicios personales, mobiliario, ornato, etc. Es cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a los bienes de capital (como es el caso de las maquinarias de una fábrica), los cuales se utilizan para producir otros bienes. C

Calendario de Compromisos: Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la Dirección Nacional del Presupuesto Público, para establecer el monto máximo para comprometer mensualmente, dentro del marco de las asignaciones presupuestarias aprobados en el Presupuesto Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.

Captación: Proceso propio de la Ejecución de ingresos mediante el cual se perciben recursos Públicos por la prestación de un servicio público de carácter individualizado por parte de las Entidades Públicas.

Cargo de Confianza: Es la denominación que corresponde a un funcionario designado por autoridad competente, en aplicación de las disposiciones vigentes.

Cierre Presupuestario: Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el año fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de Presupuesto fija el período de Regularización.

Clasificación económica: Agrupa los créditos presupuestarios por gasto corriente, gasto de capital y servicios de la deuda, separándolos por categoría del gasto, grupo genérico de gastos, modalidad de aplicación y específica del gasto.

Clasificación funcional programática: Agrupa los créditos presupuestarios desagregados en funciones, programas y subprogramas. A través de ella se muestran las grandes líneas de acción que la entidad desarrolla en el cumplimiento de las

funciones primordiales del Estado y en el logro de sus objetivos y metas contempladas en sus respectivos planes operativos institucionales y presupuestos institucionales durante el año fiscal.

Clasificación geográfica: Agrupa los créditos presupuestarios de acuerdo al ámbito geográfico donde está prevista la dotación presupuestal y de meta a nivel de Región, Departamento, Provincia y Distrito.

Componente: Es la división de una actividad o proyecto que permite identificar un conjunto de acciones presupuestarias concretas. Cada componente a su vez comprende una o más metas presupuestarias orientadas a cumplir los objetivos específicos de las actividades o proyectos previstos a ejecutar durante el año fiscal.

Compromiso: Es la afectación preventiva del Presupuesto Institucional y marca el inicio de la ejecución del gasto. La validez del compromiso se sujeta a las siguientes características: (i) Es un acto emanado por autoridad competente, (ii) No implica –necesariamente- el surgimiento del Devengado ni obligación de pago, y (iii) Es aprobado en función a los montos autorizados por los Calendarios de Compromisos.Los compromisos se clasifican en los siguientes tipos: Compromiso Ordinario: Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe es factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en las respectivas específicas del gasto y su pago es inmediato.

Compromiso por estimado: son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo importe no es determinable, contándose con el financiamiento correspondiente. Afectan preventivamente la atención de gastos de tipo periódico no homogéneo.

Contrato de Personal: Es toda relación contractual, que implica vínculo laboral, entre una persona natural y una entidad del Estado.

Contrato de locación de servicios: Por la locación de servicios el locador se obliga, sin estar subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un trabajo determinado, a cambio de una retribución, sin que medie vínculo laboral. En el sector público dicho contrato se denomina Contrato de Servicios No Personales.

Crédito Presupuestario: Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de actividades y proyectos con cargo a anulaciones de otras actividades y proyectos, producto de una repriorización de metas presupuestarias o de economías resultantes en la ejecución presupuestal.

D

Designación: Es el acto por el cual la autoridad encarga y autoriza el desempeño de cargos de confianza con los derechos y las limitaciones que las leyes establecen. Se puede designar a un servidor de la Entidad o a una persona que no se encuentra dentro de la misma, para desempeñar cargos de confianza.

Devengado : Acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación

documental ante el órgano competente de la realización de la prestación o del derecho del acreedor.

Disciplina Fiscal del Gasto: Criterio rector aplicado en la Ejecución

Presupuestaria de Gastos, consiste en programar y comprometer los Recursos Públicos por los Pliegos, siempre y cuando se encuentre debidamente previstos en el Presupuesto Institucional, estén dentro del marco de la Asignación Trimestral y de los Calendarios de Compromisos, sujetándose en todo momento a la disponibilidad de la Caja Fiscal y a la priorización del gasto según la Escala de Prioridades establecida por el Titular del Pliego.

Documento Valorado: Certificados emitidos por el Estado, mediante dispositivo expreso, a la orden de un determinado contribuyente o acreedor de éste, utilizables en el pago de tributos que son ingresos del Tesoro Público y cuyo importe es consignado en Nuevos Soles. Los documentos Valorados son: Documentos Cancelatorios- Tesoro Público, Notas de Crédito Negociable y Certificado Único de Compensación Tributaria (en el caso de estos dos últimos, son endosables).

Donación: Ingreso sin contraprestación, no recuperable, procedente de otros gobiernos o de instituciones internacionales o nacionales, públicas o privadas.

En materia de cooperación Técnica Internacional se entiende por Donación, a la transferencia a Título gratuito: de dinero y bienes o servicios, a favor del Gobierno Central, regional y/o Local, así como de Entidades e Instituciones Extranjeras de Cooperación Técnica Internacional y organizaciones no gubernamentales de desarrollo receptoras de cooperación técnica internacional, destinados a complementar la realización de un proyecto de desarrollo.

Para efectos presupuestarios sólo se incorporan las donaciones en dinero o cuando se hubiera monetizado una donación de bienes. E

Eficacia: Se refiere al grado de avance y/o cumplimiento de una determinada variable respecto a la programación prevista. Para efecto de la Evaluación Presupuestal, la Eficacia se aplica al grado de ejecución de los ingresos y gastos respecto al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), así como al grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias.

Eficiencia: El indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de la Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas. Para efectos de la elaboración de la Evaluación Institucional, este indicador contrasta los recursos financieros y las metas. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS

Ejecución del Gasto: La ejecución del gasto comprende las etapas del Compromiso, Devengado y Pago. El procedimiento de la ejecución del gasto es el siguiente:

a) Calendarización: Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestales para un período dado.

b) Realización de Compromisos: Emisión de documentos sustentatorios de compromisos (Orden de Compra, orden de Servicio, etc.)

c) Determinación de devengados Seguimiento de la obligación de gastar por parte del Pliego.

d) Autorización de Giro: Nivel máximo de Giro que el Tesoro Público proporciona a cada pliego presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule saldos en su subcuenta.

e) Autorización de Pago: Tope que el Tesoro Público autoriza al Banco de la Nación a abonar a la subcuenta de cada Pliego Presupuestal.

Ejecución Financiera: La ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan u obtienen los recursos que utiliza un determinado Pliego durante el año fiscal. La Ejecución Financiera de los Egresos comprende el registro del Devengado, girado y pago de los Compromisos realizados.

Ejecución Presupuestaria: La Ejecución Presupuestaria de los Ingresos, es el registro de la información de los recursos captados, recaudados u obtenidos por parte de los Pliegos Presupuestarios. La Ejecución Presupuestaria de los Egresos consiste en el registro de los Compromisos durante el Año Fiscal. La Ejecución Presupuestaria de las Metas Presupuestarias se verifica cuando se registra el cumplimiento total o parcial de las mismas.

Ejecución Presupuestaria Directa: Se produce cuando el Pliego con su personal e infraestructura es el ejecutor Presupuestal y financiero de las Actividades y Proyectos así como de sus respectivos Componentes.

Ejecución Presupuestaria Indirecta: Se produce cuando la ejecución física y/o financiera de las Actividades y Proyectos así como de sus respectivos Componentes, es realizada por una Entidad distinta al Pliego; sea por efecto de un contrato celebrado con una Entidad Privada a título oneroso, o, con una Entidad Pública, sea a título oneroso o gratuito.

Ejercicio Presupuestario: El Ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de enero al 31 de Diciembre de cada año) y el Período de Regularización (desde el 1 de enero hasta el 31 de Marzo del siguiente año).

Encargos: Otorgamiento de fondos públicos, de manera excepcional, a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este último caso, con previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces.

Escala de Prioridades: Es la prelación de los objetivos Institucionales que

establece el Titular del Pliego, en función de la Misión Propósitos y Funciones que persigue la entidad. Dicha prelación expresa la priorización – en cuanto a su logro – de los Objetivos Generales, Parciales y Específicos establecidos por el titular, quien señalará las políticas que implementará y/o desarrollará durante el Año Fiscal.

Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional.

Evaluación Presupuestaria: Es el conjunto de procesos de análisis para determinar, sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos, a un momento dado, y su contrastación con los presupuestos institucionales así como su incidencia en el logro de los objetivos institucionales.

F

Fases del proceso presupuestario: Comprende las fases de programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto.

Financiamiento: Agrupa los recursos provenientes de operaciones oficiales de crédito interno y externo, así como los saldos de balance de años fiscales anteriores.

Fondo para Pagos en Efectivo: El Fondo para pagos en efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y se destina únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados.

Fuentes de financiamiento: Es una modalidad de clasificación presupuestaria de los ingresos del Estado. De acuerdo al origen de los recursos que comprende cada Fuente de Financiamiento, se distinguen en: Recursos Ordinarios, Canon y Sobrecanon, Participación en Rentas de Aduanas, Contribuciones a Fondos, Fondo de Compensación Municipal, otros impuestos Municipales, Recursos Directamente Recaudados, Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Interno, Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo, y, Donaciones y Transferencias.

Función: Es una categoría presupuestaria que representa la mayor agregación de las acciones que desarrollan las Entidades del Estado respecto a un “deber primordial” de éste. Existen quince (15) funciones registradas en el clasificador de los gastos públicos.

GGastos Corrientes: para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a

pagos no recuperables y comprende los gastos en planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios, y, otros gastos de la misma índole.

Gastos de capital: para efectos presupuestarios, dicho concepto hace referencia a los realizados en adquisición, instalación y acondicionamiento de bienes duraderos que, por su naturaleza, valor unitario o destino, incrementan el patrimonio del Estado.

Gastos Públicos: Son el conjunto de erogaciones que por concepto de gasto corriente, gasto de capital y servicio de deuda, realizan las entidades con cargo a los créditos presupuestarios aprobados en los presupuestos respectivos, para ser orientados a la atención de la prestación de los servicios públicos y acciones

desarrolladas por las entidades de conformidad con sus funciones y objetivos institucionales.

Gestión Presupuestaria: Es la capacidad de los pliegos presupuestarios para lograr sus objetivos institucionales, mediante el cumplimiento de las metas presupuestarias establecidas para un determinado año fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeño.

Gobierno Central: Conjunto de entidades constituidas por los Ministerios, oficinas, y otros organismos bajo el ámbito del Poder Ejecutivo. Se incluye las dependencias del Gobierno Central que pueden operar en el ámbito regional o local.

Gobierno Local: Son las Municipalidades Provinciales, Distritales y Delegadas conforme a ley, las que constituyen – de acuerdo a la Constitución Política del Perú- los órganos de Gobierno Local. Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Gobierno Regional: son los Consejos Transitorios de Administración Regional (CTAR Departamentales, de acuerdo a la Ley Nº 26922). Constituyen instancias de Gobierno con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Les corresponden, dentro de su jurisdicción, la coordinación y ejecución de los planes y programas socio-económicos regionales así como la gestión de actividades y servicios inherentes al Estado, conforme a ley. Sus bienes y rentas propias se establecen en la ley. Las regiones apoyan a los Gobiernos Locales, No los sustituyen ni duplican su acción ni su competencia.

IImpuesto: Tributo cuyo cumplimiento no origina una Contraprestación directa a

favor del contribuyente por parte del Estado.

Indicador Presupuestario: Son índices que posibilitan medir la gestión presupuestaria del Pliego, a través de la contrastación de los recursos utilizados y metas alcanzadas, con la programación de los mismos, durante el Año Fiscal.

Inflación: Situación económica que se caracteriza por un incremento permanente en los precios o una disminución progresiva en el valor de la moneda.

Ingresos corrientes: Agrupa los recursos provenientes de tributo, venta de bienes, prestación de servicios, rentas de la propiedad, multas, sanciones y otros ingresos corrientes.

Ingresos de capital: agrupa los recursos proveniente de activos (inmuebles, terrenos, maquinarias, etc., las amortizaciones por los préstamos concedidos (reembolsos), la venta de acciones del Estado en empresas y otros ingresos de capital.

Instancias Descentralizadas: Se considera Instancias Descentralizadas a los Pliegos Presupuestarios correspondientes a los niveles de Gobierno Regional y Local, las Instituciones Públicas Descentralizadas, los Organismos Descentralizados Autónomos. Sociedades de Beneficencia Públicas y demás Entidades del Sector Público.

MMeta presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que

caracteriza el (los) producto (s) final(es) de las actividades y proyectos establecidos para el año fiscal.Se componen de tres (3) elementos a saber:(i) Finalidad (precisión del objeto de la meta).(ii) Unidad de medida (magnitud a utilizar para su medición)(iii) Cantidad (el número de unidades de medida que se espera alcanzar)

La meta presupuestaria –dependiendo del objeto de análisis- puede mostrar las siguientes variantes:

a) Meta Presupuestaria de Apertura: es la meta presupuestaria considerada en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)

b) Meta Presupuestaria Modificada: es la meta presupuestaria cuya determinación es considerada durante un año fiscal. Se incluye –en este concepto- a las metas presupuestarias de apertura y las nuevas metas que se adicionan durante el año fiscal.

c) Meta presupuestaria obtenida: es el estado situacional de la Meta presupuestaria a un momento dada. Como resultado de la aplicación de los indicadores presupuestarios, la meta presupuestaria obtenida se califica como meta cumplida o meta ejecutada, de acuerdo a las siguientes definiciones:

- Meta presupuestaria cumplida: es la meta presupuestaria cuyo número de unidades de medida que se esperaba alcanzar (cantidad), se ha cumplido en su totalidad.

- Meta presupuestaria ejecutada: es la meta presupuestaria cuyo número de unidades de medida que se esperaba alcanzar (cantidad), no se ha cumplido en su totalidad.

Misión: es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada Entidad. Dicha finalidad se asocia a los deberes primordiales que presta el Estado, denominados funciones para efectos presupuestarios.

Modificaciones Presupuestarias: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional, los créditos suplementarios, las habilitaciones y transferencias de partidas, las mismas que se tramitan de igual forma que la ley anual de Presupuesto, en concordancia con lo prescrito en el artículo 80º de la Constitución Política del Perú. Las Habilitaciones y Transferencias de partidas, únicamente, pueden efectuarse entre Pliegos Presupuestarios en virtud a dispositivo legal expreso.Son Modificaciones en el nivel funcional programático: los Créditos Presupuestarios y las Anulaciones Presupuestarias, que se efectúen dentro del marco del Presupuesto Institucional vigente de cada pliego.

OObjetivos institucionales: son aquellos propósitos establecidos por el Titular

del pliego para cada año fiscal, en base a los cuales se elaboran los presupuestos institucionales. Dichos propósitos se traducen en objetivos institucionales de carácter general, parcial y específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que responderá cada entidad durante el periodo.

Objetivo general: propósito, en términos generales, que parte de un diagnóstico y expresa la situación que se desea alcanzar en términos agregados y que constituye la

primera instancia de congruencia entre el planeamiento estratégico del pliego y los presupuestos anuales.

Objetivo parcial: propósito, en términos parciales, en que de acuerdo a su necesidad, puede subdividirse un Objetivo General para alcanzarlo.

Objetivo específico: propósito particular que se diferencia del objetivo general y parcial por su nivel de detalle y complementariedad.

PPago: el pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el

monto del gasto Devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Esta prohibido efectuar pagos de obligaciones no devengadas.

Pari passu: se utiliza para indicar la proporción de contrapartida nacional frente al aporte externo que los préstamos, generalmente de organismos multilaterales, tienen acordado a lo largo del período de desembolsos.

Planeamiento: proceso que permite a las entidades del sector público, definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus objetivos institucionales así como conocer el grado de satisfacción de las necesidades de aquellos a los que ofrece sus bienes y servicios.

Plaza: es el cargo contemplado en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) que cuenta con el financiamiento debidamente previsto en el Presupuesto Institucional dentro del Grupo Genérico de Gasto 1. “Personal y Obligaciones Sociales”. Las plazas se encuentran consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal.

Pliego presupuestario: son las entidades del sector público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley anual de Presupuesto.

Política Fiscal: se refiere fundamentalmente a la administración de los ingresos, gastos y financiamiento del sector público.

Política Monetaria: Rama de la política económica orientada al diseño y ejecución de medidas para el control de variables monetarias.

Política Salarial: Conjunto de directrices, orientaciones, criterios y lineamientos conduncentes a fijar las remuneraciones del factor trabajo, de conformidad con los intereses, necesidades y posibilidades del entorno económico.

Política Tributaria: Manejo de la estructura y administración impositiva de un país.

Presión Tributaria: Relación entre los ingresos tributarios y el producto bruto interno.

Presupuesto: El Presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Así mismo, es la expresión cuantificada, conjunta y

sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos.

Presupuesto Institucional: Es la previsión de ingresos y gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado.El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el año fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional Programática.Los niveles de Gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades.

Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Ese el Presupuesto Inicial aprobado por el Titular del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del sector público.

Presupuesto Institucional Modificado (PIM): Es el Presupuesto actualizado del Pliego. Comprende el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), así como las modificaciones presupuestarias (tanto en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas en el ejercicio presupuestario.

Priorización de Gastos: Es el proceso de la gestión presupuestaria en base al cual se efectúa la prelación de las Metas Presupuestarias a realizar, teniendo en cuenta la Escala de Prioridades establecidas por el Titular del Pliego y los factores que hagan realmente posible el cumplimiento de la totalidad de las metas presupuestarias señaladas para el año fiscal.

Priorización de metas: es el proceso de selección de las metas presupuestarias, cuando los ingresos proyectados no cubren el total de metas que se deseen ejecutar. Para el efecto, deben considerarse las que correspondan a los Objetivos Institucionales más importantes, teniendo en cuenta el “techo” presupuestal por toda fuente de financiamiento del pliego y la Escala de prioridades.

Proceso Presupuestario: Es el conjunto de fases que deben desarrollarse para la aplicación del Presupuesto del sector público. Dichas fases son: programación, formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación.

Programa: Es una categoría presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan las entidades del Estado para el cumplimiento de los propósitos y políticas que desenvuelven para el año fiscal. En tal sentido, comprende a los Objetivos Institucionales de carácter general.

Programación Mensual: Es el proceso técnico que tiene por finalidad determinar el comportamiento probable de los niveles de ejecución mensual de los ingresos y gastos de un determinado año fiscal. La Programación Mensual se sustenta en la información estadística y los factores estacionales que inciden en dicho comportamiento, debiendo armonizar la demanda de los gastos necesarios para el cumplimiento de las metas presupuestarias con la disponibilidad de los recursos proyectados con que cuente cada Entidad, durante el año fiscal.

Propósito: Es el carácter particular que cada entidad imprime a la misión que detenta. Así por ejemplo, los hospitales –en general- tienen como misión proteger, promover y mejorar la salud individual y colectiva contribuyendo a elevar la calidad de vida de la población. Sin embargo, cada hospital se diferencia de otros por su propósito, dado que unos prestarán servicios de salud a la población materno infantil, otros a enfermedades neoplásicas, emergencias pediátricas, etc.

Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de Gobierno. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la entidad. Luego de su culminación, generalmente se integra o da origen a una actividad.

RRecategorización: Es el proceso excepcional de reajuste de las

Remuneraciones Básicas, conllevando a la modificación del financiamiento de las plazas contenidas en el Presupuesto Analítico de Personal (PAP).

Recaudación: Proceso propio de la ejecución de Ingresos mediante el cual, el Estado percibe Recursos Públicos por concepto de Impuestos, sin generar ningún tipo de contraprestación por parte de éste.

Recursos Públicos: Son todos los recursos que administran las Entidades del Sector Público para el logro de sus Objetivos Institucionales, debidamente expresados a nivel de Metas Presupuestarias. Los Recursos Públicos se desagregan a nivel de Fuentes de Financiamiento y se registran a nivel de Categoría del Ingreso, Genérica del ingreso, Subgenérica del Ingreso y Específica del Ingreso.

Resultado: Es el producto cuantificable y medible en un determinado Año Fiscal, de las Actividades y Proyectos contemplados en las Estructuras Funcionales Programáticas de los Pliegos. Para efectos presupuestales, los resultados se definen a través de la determinación de las Metas Presupuestarias, siendo estas últimas las que permiten detallar el producto final a obtener durante un determinado Año Fiscal.

Registro SIAF : Registro de la información efectuado a través del SIAF, según la normatividad aprobada por los órganos rectores.

SSaldos de Balance: Son los recursos financieros distintos a la fuente de

Financiamiento “Recursos Ordinarios”, que no se han utilizados a la culminación del Año Fiscal, los que deben incorporarse mediante Crédito Suplementario – como condición previa para su uso – en los ejercicios siguientes.

Saldo presupuestal: Es el que resulta de deducir del Presupuesto Institucional Modificado (PIM), los compromisos efectuados a una determinada fecha.

Sector Privado: En cuentas nacionales, está constituida por los hogares y las empresas privadas sin fines de lucro.

Sector Público: En cuentas nacionales, se refiere a la parte del sistema económico que está relacionado con la actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las Entidades pertenecientes al Gobierno Central e Instancias Descentralizadas así como a las empresas públicas financieras y no financieras.

SIAF – SP : El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores.

Servicio de Deuda: Obligación de pago de amortización e intereses de una deuda de acuerdo al celendario establecido en el contrato de préstamo.

Servicio Público: Comprende el conjunto de servicios proporcionados por el Estado, con o sin contraprestación.

Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado: Comprende los principios, normas, técnicas, métodos y procedimientos que regulan el proceso presupuestario y sus relaciones con las Entidades del Sector Público, en el marco de la Administración Financiera del Estado.

Tales principios, normas técnicas, métodos y procedimientos están contenidos en la ley N° 26703 – Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y su modificatoria la Ley N° 26884, las Leyes Anuales de Presupuesto, así como en los reglamentos y directivas que emita la Dirección Nacional del Presupuestos Público.

Sistema Privado de Pensiones.-(SPP): Sistema de previsión social circunscrito al otorgamiento de pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia. Funciona bajo la modalidad de cuentas individuales de capitalización, administradas por las Administradoras de Fondos de Pensiones y, reguladas y supervisadas por la superintendencia respectiva.

Subprograma: Es una categoría Presupuestaria que reúne acciones parciales para el logro de un Programa. Responde a Objetivos Institucionales parciales, que son necesarios identificar, para el correcto desarrollo de un determinado Programa.

TTasa: Es el conjunto cuya obligación tiene como hecho generador la prestación

efectiva por el Estado de un servicio público individualizado con el contribuyente.

No es tasa el pago que se recibe por un servicio de origen contractual.

Las Tasas entre otras pueden ser:

a) Arbitrios: Son las tasas que se pagan por la prestación o mantenimiento de un servicio público.

b) Derechos: Son tasas que se pagan por la prestación de un servicio administrativo público o el uso o aprovechamiento de bienes públicos.

c) Licencias: Son las tasas que gravan la obtención de autorizaciones específicas para la realización de actividades de provecho particular sujetas a control o fiscalización.

Tipo de Cambio: Precio de una moneda en términos de otra. Por ejemplo, el

precio en Nuevos Soles del dólar de los Estados Unidos de América.

Titular de Pliego: Es la mas alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsable del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función a los Objetivos Institucionales definidos para el mismo período.

Transferencias: Agrupan los recursos sin contraprestación y no reembolsable provenientes de entidades, de personas naturales o jurídicas domiciliadas o no domiciliadas en el país, así como de otros gobiernos.

UUnidad Impositiva Tributaria (UIT): Monto de referencia que es utilizado en

las normas tributarias a fin de mantener en valores constantes las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que, considere conveniente el legislador.

Unidad Monetaria: Signo monetario de un país alrededor del cual se construye la familia de billetes y monedas.

manual proc administrativos pemd 2009

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