manual proc rm

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CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS MATERIALES

Septiembre, 2003.

Indice

í



Presentación ...................................................................................................................................... I

Organigrama......................................................................................................................................... II

Simbología ........................................................................................................................................... III

Descripciónes de Procedimientos................................................................................................................IV

1. Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios

1.1 Registro y Asignación de Bienes Muebles..........................................................................................1

1.2 Actualización de Resguardos de Bienes Muebles...............................................................................6

1.3 Baja de Bienes Muebles............................................................................................................9

1.4 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles...................................................13

1.5 Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario........17

1.6 Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico,Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y ProductosFarmaceúticos.........................................................................................................................22

1.7 Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles deCómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, MaterialEléctrico y Productos Farmaceúticos........................................................................................25

1.8 Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo,Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico yProductos Farmaceúticos ............................................................................................................ 28

1.9 Atención a Solicitudes para el Uso de la Sala de Juntas.................................................................31

1.10 Servicio de Engargolado y Fotocopiado de Documentos........................................................................35

2. Oficina de Transportes

2.1 Baja de Vehículos Oficiales..............................................................................................................40

2.2 Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.......................................................................44

Indice

í



2.3 Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales........................................................................48

2.4 Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.............................................................53

2.5 Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.................................................59

2.6 Apoyo para Traslado de Personal.................................................................................................63

2.7 Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditivos.............................................................................66

3. Oficina de Adquisiciones

3.1 Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones...............................................................................69

3.2 Adjudicación Directa.........................................................................................................................74

3.3 Licitación Simplificada.......................................................................................................................79

3.4 Licitación Pública..............................................................................................................................85

3.5 Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada......................................................92

3.6 Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.............................................97

Directorio...............................................................................................................................................V

Firmas de Autorización................................................................................................................................VI

Presentación

í

ICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad conuna Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de laUnidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se dacumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección Generalde Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollanlas actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.

Organigrama

í

IICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

OFICINA DECONTABILIDAD

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO

DEPARTAMENTODE RECURSOS

MATERIALES

DEPARTAMENTODE INFORMATICA

UNIDADADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTODE RECURSOS

HUMANOS

OFICINA DE NOMINA

OFICINA DEADMINISTRACION DE

PERSONAL

OFICINA DESERVICIOS

GENERALES YCONTROL DEINVENTARIOS

OFICINA DEADQUISICIONES

OFICINA DETRANSPORTES

OFICINA DEDESARROLLO DEAPLICACIONES

OFICINA DEINFORMACION

Y DISEÑO

OFICINA DESOPORTE TECNICO

ENLACESADMINISTRATIVOS

Simbología

í

IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de decisiones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genereo salga del procedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operación.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.


Simbología

í

IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a finpara poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o másactividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra página del mismo.

ObjetoEs la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.


í



IV

DESCRIPCIONES DEPROCEDIMIENTOS

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó


Autorizó

í


UA/DRM1

Sept./2003Unidad

AdministrativaDirección General de

Desarrollo Administrativo Contralor GeneralSept./2003

Nombre: Registro y Asignación de Bienes Muebles.

Objetivo: Registrar en el inventario de la Contraloría General la adquisición de bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.

Frecuencia: Periódica.

La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen conlas especif icaciones, marca, precio y cant idad que se indiquen en el Pedido.

El registro de al ta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente:

* Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos v igentes en el Estadode Veracruz.

* Los bienes con v ida úti l superior a un año, que no tengan la consideración de bienes deconsumo.

El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adqui-sic ión, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción.

La clasi f icación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse deacuerdo al catálogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de Barrasque se reciben de la SEFIPLAN.

La asignación de mobil iario se realizará a través de los resguardos en indiv idual.

D e s c r i p c i ó n


Ar ea Actividad

UA/DRM2

Oficina de ServiciosGenerales y Control deInventarios

Recibe de la Oficina de Adquisiciones el Pedido en un tanto, donde sedetallan los bienes muebles adquiridos lo revisa y archiva de maneracronológica temporal como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; yobtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.

Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en eloriginal y copia de la Factura y en la copia del Pedido.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir:Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a lasespecificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve laFactura en original y copia así como los bienes muebles y archiva elPedido en copia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de coincidir:Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original.

Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitudde alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLANel registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números delinventario asignados a cada bien.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Ofi-cio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.

Integra en Paquete 1 los documentos siguientes:- Relación de bienes en original,- Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original,- Factura en copia.

Integra en Paquete 2, los documentos siguientes:- Relación de bienes en copia,- Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia,- Factura en fotocopia.

Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de laSecretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de maneracronológica permanente como acuse de recibo.

1

2

3

3A

4

5

6

7

8

9



Ar ea Actividad

UA/DRM3

Pasa el tiempo.

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamentode Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave delinventario y adhiere los mismos a los bienes muebles.

Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salidadel bien mueble en original y copia.

Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables enel Pase de salida en original y copia.

Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de sali-da original y copia y en el Resguardo provisional en original y copia.

Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienesmuebles asignados.

Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguar-do individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.

Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo indivi-dual en un tanto, lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológicatemporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida enoriginal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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11

12

13

14

15

16

15

Oficina de ServiciosGenerales y Controlde Inventarios

UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALESDEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

REGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLESREGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLES

OFICIO DE SOLICITUD

FACTURA

INICIO

RECIBE Y OBTIENE

SELLA YDEVUELVE

FACTURA

FACTURAO-1

SOLICITA Y DEVUELVE

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

PEDIDO

PROVEEDOR

¿COINCIDE LO RECIBIDO

CON LO SOLICITADO?

O

O-1

1

NO

SI

C

C

RECABA Y FIRMA

PEDIDO

1

1

1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES

BIENES MUEBLES

RECIBE Y REVISA

PEDIDO

VERIFICA

FACTURAO-1

PEDIDO

1

BIENES MUEBLES

PROVEEDOR

PROVEEDOR

ELABORA

RELACION DE BIENES O-1

O-1

OFICIO DE SOLICITUD

O-1

INTEGRA PAQUETE 1

RELACION DE BIENES

O

O

1

FACTURA

OFICIO DE SOLICITUD

INTEGRA PAQUETE 2

RELACION DE BIENES

1

1

F

FACTURA

OFICIO DE SOLICITUD

ENVIA

PAQUETE 1

SUBDIRECCION DE ADQUISICIONESDE INVENTARIOS DE

LA SEFIPLAN

C

RECIBE Y ADHIERE

CODIGOS DE BARRA O

SECRETARIA DE FINANZAS Y

PLANEACION

1

2

OFICINA DE ADQUISICIONES

BIENES MUEBLES

T


REGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLESREGISTRO Y ASIGNACION DE BIENES MUEBLES

PASE DE SALIDA

O

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA


O-1

RESGUARDATARIO

RESPONSABLES DE

AUTORIZACION

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O-1

O-1RESGUARDO PROVISIONAL

1

ENTREGA

RESGUARDO PROVISIONAL

1

BIENES MUEBLES

ACCESA Y ACTUALIZA


O

SISTEMA DESCONCENTRADO DE

INVENTARIOS

IMPRIME Y ENTREGA

RESGUARDO INDIVIDUAL

T


INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

FIN

ELABORA

RESGUARDO PROVISIONAL O-1

O-1PASE DE SALIDA

RESGUARDATARIO

RESGUARDATARIO

PASE DE SALIDA

1


O

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM6

Sept./2003Unidad



Nombre: Actual ización de Resguardos de Bienes Muebles.

Objetivo: Modif icar la asignación de los bienes muebles con base en los mov imientos de personal y condiciones f ísicas del mobi l iar io, equipo y v ehículos para mantener actualizado el control de inv entarios de la Contraloría General.

Frecuencia: Eventual.

Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación deBienes Muebles, en su artículo 86, deberá real izarse la rev isión de asignación de los bienesmuebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes.

Los bienes muebles que correspondan a la Contraloría General, sin excepción deberán registrarnúmero de inv entar i o y contar con el Resguardo que perm i t i rá asignar e i nd icar laresponsabil idad que de un bien corresponde al usuario.

La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabil idad de conservar ymantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrar io deberá ex igirse sureposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispon-gan.

Los Resguardos de bienes muebles deberán mantenerse actual izados y con el registro de lascaracterísticas y condiciones f ísicas de los bienes, así como indicar los datos generales delresguardatario y área de adscripción.

La actualización de Resguardos deberá registrarse en el Sistema de Inv entarios para su con-trol.

En el caso de actual ización de Resguardos, los registros anteriores deberán cancelarse.

Mensualmente deberá corroborar en la l ista de mov imientos del altas, bajas o cambios de per-sonal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.



Actividad

UA/DRM7

Area


1

1A

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Res-guardos y verifica la causa de actualización.

¿Cúal es la causa de la actualización?

En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario:Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles quehabrán de realizarse.


En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal:Recibe del Usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles.

Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles quehabrán de realizarse.

En caso de no haber diferencias elabora y recaba firma, del Jefe del Departa-mento de Recursos Materiales en el formato Liberación de adeudos en origi-nal.

Entrega al usuario la Liberación de adeudos en original.

Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que seráresponsable de los bienes muebles.

Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite elResguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el SistemaInterno.

Recaba firma del Jefe de la Oficina de Almacenes e Inventarios y del Usuarioen el Resguardo individual en dos tantos.

Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual en un tanto y archi-va de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento.



ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLESACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES

RECABA FIRMA

RESGUARDO INDIVIDUAL

2T

RESGUARDO INDIVIDUAL 2T

- JEFE DE LA OFICINA DE ALMACENES E INVENTARIOS

- USUARIO

ENTREGA

RESGUARDO INDIVIDUAL T

T

C

FIN

USUARIO

INICIO

RECIBE SOLICITUD Y VERIFICA CAUSA DE

ACTULIZACION


RECIBE SOLICITUDDE LIBERACION

USUARIOS

SOLICITA Y RECIBENOMBRE DEL USUARIO

ACCESA, EMITEY ACTUALIZA

¿CUAL ES LA CAUSA DE

ACTUALIZACION?

VERIFICA FISICAMENTE

CAMBIOS

POR CAMBIO DE USUARIO EN EL AREA DE

TRABAJO

1

BAJA DEPERSONAL

VERIFICA FISICAMENTECAMBIOS

EN EL AREA DETRABAJO

ELABORA YRECABA FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

LIBERACION DEADEUDOS O

ENTREGA USUARIO

LIBERACION DE ADEUDOS

O

JEFE DEL AREADE TRABAJO

SISTEMA DESCONCENTRADO

DE INVENTARIOS DE LASEFIPLAN

USUARIO

1

SISTEMAINTERNO

VERBALMENTE

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó

í



Sept./2003Unidad


Desarrollo Administrativo Contralor General

UA/DRM9

Sept./2003

Nombre: Baja de Bienes Muebles.

Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deter iorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.


La baja de bienes muebles en el inventario de la Contraloría sólo procederá cuando sumantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibi l idadpresupuestal para su atención.

La baja de bienes m uebles deberá presentarse para aprobac ión ante e l Subcomi té deAdquisiciones y Obras Públicas de la Contraloría General.

Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de laContraloría General, hasta determinar su destino f inal.

La Of icina de Serv icios Generales y Control de Inventarios deberá conf i rmar en el SistemaDesconcentrado de Inventarios el registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secre-taría de Finanzas y Planeación, en caso contrario sol ic itará v ía telefónica la actualización delos registros.

DescripciónActividad


UA/DRM10

Area

3


1

2

2A

3

3A

4

5

6

7

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado parabaja del inventario de la Contraloría General.

Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén.

¿Cómo se clasifican los bienes?

En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo:Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original.


En caso de que sean clasificados como Mobiliario:Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuer-do a las condiciones físicas en las que se encuentra.

¿Procede la Baja?

En caso de no proceder la baja:Tramita con base en el Dictamen original, la reparación correspondiente y loarchiva de manera cronológica permanente.

Fin.

Conecta con el procedimiento:Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles.

En caso de proceder la baja:Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que seprocederán a dar de baja.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la Relación demobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo debaja de inventario ante el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de Subco-mité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo,la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original.

Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría deFinanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recur-sos Materiales.



UA/DRM11

Area

8

9

Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud debaja en original y el Acta de Subcomité en copia y archiva de maneracronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, elDictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de bajaen copia.

Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimien-tos de baja estén registrados.




BAJA DE BIENES MUEBLESBAJA DE BIENES MUEBLES

INICIO

DETECTA Y REUNE EN ALMACEN

ELABORA

DICTAMENO

BIENES MUEBLES

VERIFICA CLASIFICACION

BIENES MUEBLES

¿COMO SE CLASIFICAN LOS BIENES?

EQUIPO DE COMPUTO

MOBILIARIO

¿PROCEDE BAJA?

NO

SI

ELABORA

RELACION DEMOBILIARIO YEQUIPO

O

RECIBE Y REVISA

DICTAMEN O

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

1

TRAMITA REPARACION

DICTAMENO

C

FIN1

ENTREGA PARAACUERDO DEL

SUBCOMITE

RELACION DE MOBILIARIOY EQUIPO

O

O

DICTAMEN


RECURSOS MATERIALES

RECIBE ACUERDO DE BAJA

ACTA DESUBCOMITE C

O


RECURSOS MATERIALES

RELACION DE MOBILIARIO

Y EQUIPO

DICTAMEN

O

ELABORA Y RECABA FIRMA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O-1


RECURSOS ATERIALES

ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O

ORELACION

MOBILIARIOY EQUIPO

ACTA DE SUBCOMITE

C

DICTAMEN

O

1OFICIO DESOLICITUDBAJA

SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACION

ACCESA Y REVISA BAJA

FIN


INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM13

Sept./2003Unidad



Nombre: Mantenimiento Prev entivo y Correctiv o de los Bienes Inmuebles.

Objetivo:

Frecuencia: Semestral.

El mantenimiento preventiv o a los inmuebles, se realizará en las fechas determinadas en elPrograma anual de mantenimiento, prev ia conf irmación de disponibi l idad presupuestal.

Las condiciones para cubrir los anticipos que requieran los prestadores de serv icios, serán lasestablecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación deBienes Muebles del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz así como en la Ley de Obras Públi-cas para el Estado.

El mantenimiento preventivo a los bienes inmuebles comprenderá las activ idades referentes almantenimiento de pintura, carpintería, aire acondicionado, fumigación, telefonía y las que serequieran por su naturaleza en las áreas de la Contraloría General.

Los serv icios de mantenimiento se realizarán preferentemente en horas no laborables, a f in deno interrumpir en las funciones de cada área operativa.

Los prestadores de serv icios de mantenimiento, serán seleccionados siguiendo los cri terios deoportunidad, cal idad y precio de los serv icios requeridos.

Efectuar las reparaciones y remodelaciones necesarias a las instalaciones de losbienes inmuebles con los que cuenta la Contraloría General , a f in de mantenerlasen condiciones funcionales.



Actividad

UA/DRM14

Area


Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de manteni-miento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas programa-das.

Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuestocorrespondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles.

Pasa el tiempo.

Recibe a la compañía prestadora del servicio y realiza la visita a las instalacio-nes que requieren mantenimiento preventivo o correctivo para que presentensus propuestas.

Pasa tiempo.

Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original ylos analiza.

Elabora Cuadro comparativo en original de los Presupuestos, recaba autori-zación del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y archiva de maneracronológica permanente el Cuadro comparativo y los Presupuestos, ambosdocumentos en original.

Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y avisa vía tele-fónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas.

Elabora Oficio circular en original para informar las fechas de mantenimientoo remodelación a las áreas de la Contraloría y recaba firma del Jefe de laUnidad Administrativa.

Fotocopia el Oficio circular en los tantos necesarios y los distribuye de lasiguiente manera:-Primera fotocopia la envía a la Oficina del C. Contralor General.-Segunda fotocopia la envía para el Departamento de Recursos Humanos.-Las fotocopias restantes para las diversas áreas de la Contraloría General.-El original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los traba-jos y efectúa supervisión física en las áreas.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptadoslos trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa,verificando que los datos relevantes de la Dependencia coincidan.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10



Actividad

UA/DRM15

Area


¿Coinciden los datos de la Factura?

En caso de no coincidir los datos:Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura origi-nal y solicita una nueva facturación.


En caso de coincidir los datos:Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiaspara tramitar el pago de los servicios y recaba firma de autorización del Jefe delDepartamento de Recursos Materiales.

Recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en laFactura original.

Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de reci-bo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de maneracronológica permanente.


10A

11

12

13


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLESMANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES


INICIO

OBTIENE Y VERIFICA FECHAS

PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO

O

SOLICITA PRESUPUESTO

RECIBE Y REALIZA VISITA A LAS INSTALACIONES

VIA TELEFONICA

RECIBE Y ANALIZA

PRESUPUESTOSO

ELABORA Y RECABA AUTORIZACION

CUADRO COMPARATIVO

O

CPRESUPUESTOS

ELABORA

Y RECABA FIRMA

OFICIO CIRCULAR O

COMPAÑIA PRESTADORA DEL

SERVICIO

FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE

OFICIO CIRCULAR F

O

C

JEFE DE DEPARTAMENTO


FIN

C

OFICINA DEL C. CONTRALOR

COMPAÑÍA PRESTADORA DEL

SERVICIO

F

F

O

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

AREAS DE LA CONTRALORIA

GENERAL

RECIBE Y EFECTUA SUPERVISION FISICA

PERSONAL DE LA COMPAÑIA

PRESTADORA DEL SERVICIO

RECIBE Y REVISA

FACTURA O


SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

O-2

ENTREGA

O-1

O

2

FACTURA

C

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

COMPAÑIA PRESTADORA DEL

SERVICIO

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA

FACTURA?

NO

SI

DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

COMPAÑÍA PRESTADORA DEL

SERVICIO

1

JEFE DEL DEPARTAMENTO


1

PROGRAMA MANTENIMIENTO Y

AVISA FECHAS

VIA TELEFONICA

COMPAÑIA PRESTADORA DEL SERVICIO

RECABA AUTORIZACION

FACTURA O





Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM17

Sept./2003Unidad



Nombre: Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de

Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuenta la Contraloría General, a f in de conservarlas en buen estado.


El personal de mantenimiento y serv icios, deberá requeri r al Jefe de la Of icina de Serv iciosGenerales y Control de Inv entar ios el mater ial necesario para real izar sus act iv idadesoperativas.

La Of icina de Serv icios Generales y Control de Inv entar ios deberá atender con oportunidad ycalidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.

La Of icina de Serv icios Generales y Control de Inventarios, deberá elaborar un diagnóstico delmantenimiento a realizar, para sol ic itar el material al área de Almacén o en su caso, sol ici tarsu adquisición al Departamento de Recursos Materiales.

moviliario

Mobi l iar io.



Actividad

UA/DRM18

Area


Recibe del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud de repara-ción de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológicapermanente.

Acude al área, verifica el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hi-dráulicas, sanitarias y telefónicas y detecta el desperfecto.

Determina el material necesario para efectuar la reparación y revisa en el Alma-cén la existencia del mismo.

¿Se cuenta con el material necesario?

En caso de contar con el material necesario:Elabora Requisición de material en original y copia para solicitar el materialal Almacén y recaba autorización del Jefe de la Oficina de Servicios Generalesy Control de Inventarios.

Entrega la Requisición de material original al Almacén y archiva la copia demanera cronológica permanente como acuse de recibo.

Recibe del Almacén el material solicitado para efectuar la reparación a losdesperfectos detectados en las instalaciones.

Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalacio-nes.

Fin.

En caso de no contar con el material necesario:Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la canti-dad de material necesario para efectuar la reparación a las instalaciones.

Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar losrecursos y efectuar la compra del material necesario.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original y copia.

Acude a la Oficina de Control Financiero, entrega para revisión el Vale de cajaoriginal y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica tempo-ral.

Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar el material reque-rido y efectuar la reparación a las instalaciones.

1

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

4

5

6

7

8



Actividad

UA/DRM19

Area


Efectúa la compra del material y recibe del proveedor la Factura original querespalda la compra.

Acude con el material al área solicitante de los servicios y repara las instalacio-nes.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias paracomprobar el gasto por compra de materiales y recaba firma del Jefe del Depar-tamento de Recursos Materiales.

Entrega en la Oficina de Control Financiero para revisión la Solicitud-Compro-bación de recursos en original y copia anexando la Factura original, comoacuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recur-sos de manera cronológica permanente.


9

10

11

12


REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIREPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIOAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO

VALE DE CAJA O

C

1

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

INICIO

RECIBE Y REVISA

ACUDE AL AREA, VERIFICA Y DETECTA

DESPERFECTO

SOLICITUD DE REPARACION DE INSTALACIONES

O


¿SE CUENTA CON EL

MATERIAL NECESARIO?

DETERMINA MATERIAL Y REVISA

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE

INVENTARIOS

EN EL ALMACEN

ENTREGA

REQUISICION DE MATERIAL

O

C

MATERIAL


RECURSOS MATERIALES

1

C

ACUDE Y REPARA INSTALACIONES

NOTIFICA


REQUISICION DE MATERIAL

NO

SI

O-1

ALMACEN

MATERIALES

RECIBE

ALMACEN

INSTALACIONES ELECTRICAS,

HIDRAULICAS, SANITARIAS Y TELEFONICAS

VERBALMENTE

REQUISITA

VALE DE CAJA O-1

RECABA FIRMA

VALE DE CAJA O-1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES Y DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ACUDE Y ENTREGAPARA REVISION

EFECTUA COMPRA Y RECIBE

FACTURA O

PROVEEDOR



O-2


RECURSOS MATERIALES

1

AREA SOLICITANTE

RECIBE

EFECTIVO

2

CAJA

JEFE DE LA OFICINA DE OFICINA DE SERVICIOS

GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS


REPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIREPARACION A LAS INSTALACIONES ELECTRICAS, HIDRAULICAS, SANITARIAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIOAS , TELEFONICAS Y DE MOBILIARIO

FIN


MATERIALES

ACUDE Y REPARA INSTALACIONES

1

AREA SOLICITANTE

C

2

FIN

ENTREGA

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

O-1

O

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

FACTURA

2

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

Procedimiento

Normas


í



Sept./2003Unidad



UA/DRM22

Sept./2003

Nombre: Recepción de Materiales de Of icina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Mater ial Fotográf ico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctr ico y Productos Farmaceúticos.

Objetivo:


La Of icina de Adquisiciones deberá entregar oportunamente al Almacén la copia del Pedido, af in de posibi l i tar el cotejo de los materiales recibidos del proveedor.

La recepción de artículos en el Almacén procederá de acuerdo a las características f ísicas,precios y cantidades que se establecen en el Pedido.

La recepción de artículos deberá realizarse en forma completa, no deberán aceptarse entregasparciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido.

El proveedor deberá entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Serv icios Generalesy Control de Inventarios para obtener el sel lo de recibido.

Los art ículos recibidos deberán detal larse en el Kardex por artículo para mantener actual iza-da la información de ex istencias.

La entrada de art ículos al Almacén deberá controlarse a trav és del Kardex por artículo y delSistema Interno de Almacén.

Verif icar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condi-ciones y características establecidas en el Pedido y registrar la entrada del mate-rial al Almacén.



UA/DRM23

Area

3

Almacén 1

1A

2

3

4

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y loscoteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir:Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a lasespecificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelvela Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido encopia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Continua con la actividad número 1.

En caso de coincidir:Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventariosy sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en originalal proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y elPedido en copia.

Registra el material recibido en el Kardex por artículo, que obtuvo previamen-te del archivo alfabético permanente, y en el Sistema Interno de Almacén.

Clasifica el material recibido, lo acomoda en los anaqueles correspondientes yarchiva el Kardex por artículo de manera alfabética permanente.



RECEPCION DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE CORECEPCION DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE UIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOSCOMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

1

C

PEDIDO

C

MATERIALES

INICIO

RECIBE Y COTEJA MATERIALES

RECABA FIRMA, SELLA DE RECIBIDO

Y ENTREGA

FACTURA

FACTURAO-1

ALMACÉN

PEDIDO

PROVEEDOR

¿COINCIDE LO RECIBIDO

CON LO SOLICITADO?

O

PROVEEDOR

NO

SI

C

FACTURA

SOLICITA LA ENTREGA TOTAL DEL MATERIAL Y

DEVUELVE

O-1

PROVEEDOR

1

PEDIDO

1

C

C

JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

C

MATERIALES

FIN

A

REGISTRA EL MATERIAL RECIBIDO

KARDEX POR ARTICULO

SISTEMA INTERNODE ALMACEN

A

CLASIFICA Y ACOMODA EN ANAQUELES

MATERIALES

KARDEX POR ARTICULO

MATERIALES

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM25

Sept./2003Unidad



Nombre: Abastecimiento de Requisiciones y Suministro de Materiales de Of icina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográf ico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Contraloría General, los artículos necesarios para el desarrol lo de las funciones que les corresponden.

Frecuencia: Mensual.

En el Reporte de necesidades del almacen deberá registrarse el consumo de artículos en elejercicio presupuestal anterior, para establecer los requerimientos a atenderse, a través de losprocesos de compra.

El Departamento de Recursos Materiales pondrá a disposición de las áreas de trabajo el forma-to de Requisición, el cual podrá obtener a través de la intranet de la Contraloría General.

Las Requisiciones mensuales deberán regist rar la f i rm a de l os t i tulares de las áreassolicitantes y del Jefe de la Of icina de Serv icios Generales y Control de Inventarios; en el casode las Requisiciones extraordinarias serán autorizadas por el Jefe de Departamento de Recur-sos Materiales.

Las áreas de trabajo sólo podrán requerir los artículos indicados en el catálogo que dará aconocer, al inicio del año presupuestal, el Departamento de Recursos Materiales.

El área de Almacén se ajustará al calendario y horario establecidos en las polít icas generalespara la recepción y abastecimiento de requisiciones a las áreas de trabajo de la ContraloríaGeneral.

La Of icina de Serv icios Generales y Control de Inv entarios podrá ajustar las cantidades dematerial a surtir, de acuerdo con las existencias f ísicas en el Almacén.



Actividad

UA/DRM26

Area

Oficina de ServiciosGenerales y Controlde Inventarios

Almacén

Elabora, al inicio de año, el Reporte de necesidades de acuerdo al consumodel ejercicio presupuestal anterior de Material de Oficina, Papelería, Consumiblesde Cómputo, Material fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo deCómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos en original y copia,envía el original al Departamento de Recursos Materiales y archiva la copia demanera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Conecta con los procedimientos de:- Adjudicación Directa,- Licitación Simplificada,- Licitación Pública y- Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Ma-terial Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Mate-rial Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Recibe de las áreas administrativas de la Contraloría General, de acuerdo alcalendario mensual establecido, los formatos de Requisición en original ycopia, la cual devuelve previo acuse de recibo.

Analiza los formatos de Requisición en original de cada área administrativa yconsulta contra la existencia del Kardex por artículo en copia el cual obtienedel archivo alfabético permanente; y especifica las cantidades a surtir de acuerdoa las existencias del Almacén.

Turna al Almacén el original de los formatos de Requisición de cada área parael surtimiento correspondiente y archiva de manera alfabética permanente elKardex por artículo en copia.

Recibe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios, el originalde los formatos de Requisición de cada área y con base en éstos, localiza yempaqueta el material solicitado.

Entrega el material a las diversas áreas administrativas previa revisión y obtie-ne firma de recibido en el formato de Requisición en original.

Obtiene del archivo alfabético permanente el Kardex por artículo en copia yregistra el material entregado.

Registra en el Sistema Interno de Almacén el material entregado y archiva laRequisición en original en forma cronológica permanente y el Kardex porartículo en copia de manera alfabética permanente.


Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería,Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partesde Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

1

2

3

4

5

6

7

8


ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, ICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DEMATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOSCOMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

KARDEX PORA

1

KARDEX POR ARTICULO

KARDEX POR ARTICULO

OREQUISICION

REQUISICIONO

REGISTRA MATERIAL

ENTREGADO

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO DE ALMACEN, MATERIAL DE OFIC INA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS.

ALMACEN

RECIBE, LOCALIZA Y EMPAQUETA MATERIAL

SOLICITADO

RECIBE Y DEVUELVE,PREVIO ACUSE

DE RECIBO

1 AREASADMINISTRATIVAS

KARDEX POR

ANALIZA Y CONSULTA CONTRA EXISTENCIAS Y

ESPECIFICA LAS CANTIDADES A SURTIR

A

REQUISICION

ARTICULO

O

1

INICIO

ELABORA Y ENVIA

REPORTE DE NECESIDADES

O

ENTREGA MATERIALPREVIA REVISION Y

OBTIENE FIRMA

REQUISICIONO

AL INICIO DEL AÑO

C


TURNA

O

REQUISICION

ALMACEN

ADJUDICACION DIRECTA,LICITACION SIMPLIFICADA,

LICITACION PUBLICA

1

AREASADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

A

REQUISICION O

REGISTRA MATERIAL

ENTREGADO

SISTEMA INTERNO DE ALMACEN

C

A

ARTICULO

1

1


AREASADMINISTRATIVAS

RECEPCION DE MATERIAL

DE OFNA., PAPELERIA, CONSUMIBLES DE

COMPUT, MAT. FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA,

PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y

PRODUCTOS FARMACEUTICOS

Procedimiento

Normas


í

CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMNINISTRATIVA

UA/DRM28

Sept./2003


UnidadAdministrativa

Dirección General deDesarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre: Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Material de Of icina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográf ico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómputo, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Objetivo:


El Almacén se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material sol icitado en periodo deinventarios.

La verif icación de las existencias f ísicas de artículos en el Almacén, deberá realizarse conside-rando los registros en Kárdex por artículo y en el Sistema Interno de Almacén.

El resul tado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del perso-nal responsable del procedimiento.

El Reporte de existencias físicas en almacén deberá env iarse al Jefe del Departamento deRecursos Materiales.

El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá env iarse al Depar-tamento de Recursos Financieros.

Eá

Verif icar las existencias f ísicas de artículos en Almacén contra los controles docu-mentales para determinar las necesidades y situación de existencias.

Descripción


Actividad

UA/DRM29

Area

3

Almacén 1

2

2A

2A.1

3

4

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteode existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico enoriginal.

Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original yel Kardex por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético permanen-te.

¿Existen diferencias?

En caso de existir diferencias:Investiga las diferencias encontradas contra el Kardex por artículo en copia ylas Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanentee identifica los ajustes.

Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex porartículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente yde manera cronológica permanente las Requisiciones en original.


En caso de no existir diferencias:Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta detrabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realizacióndel levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al De-partamento de Recursos Materiales previo acuse de recibo y archiva las copiasde manera cronológica permanente.

Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia yturna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archivade manera cronológica permanente.


de


LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO EN ALMACEN DE MATERIAL DE OFILEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO EN ALMACEN DE MATERIAL DE OFICINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, CINA, PAPELERIA, CONSUMIBLES DE COMPUTO, MATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DEMATERIAL FOTOGRAFICO, ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO DE COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS COMPUTO, MATERIAL ELECTRICO Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

REQUISICIONES

O

KARDEX POR ARTICULO

1

O

REQUISICIONES

KARDEX POR ARTICULO

KARDEX PORARTICULO

FORMATO DEINVENTARIO FÍSICO

REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS

O

VERIFICA SI EXISTEN

DIFERENCIAS

FORMATO DEINVENTARIOFÍSICO

O

REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y

COMPLETA

DE ACUERDO CON EL CALENDARIO DE

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

FIN

ALMACÉN

O

ELABORA Y TURNA

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

NO

INVESTIGA DIFERENCIAS

REALIZA AJUSTES

INICIO

C

DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES

SISTEMA INTERNO DE ALMACEN

C

C

A

MINUTA DE TRABAJO

1

ELABORA Y TURNA

1

O

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

REPORTE DE CONSUMO MENSUAL VALUADO

C

A

1

1

O

C

C

C

REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS

MINUTA DE TRABAJO

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DRM31

Sept./2003

Nombre: Atención a Solicitudes para el Uso de la Sala de Juntas.

Objetivo:


La Solicitud para el uso de la sala de juntas de la Contraloría General, deberá registrar la f irmadel ti tular del área que solici ta.

En los casos en que por div ersos eventos o reuniones of iciales programadas, no se puedanatender las Solicitudes en las fechas en que las áreas de la Contraloría la requieran, estas sesujetarán a las fechas acordadas por la Oficina de Serv icios Generales y Control de Inventarios.

Los serv icios de cafetería que sean solicitados por las áreas, se pondrán a disposición de lossol icitantes únicamente en los casos en que sea necesarios atender a v isi tas externas a laContraloría General.

Poner a disposición de las diversas áreas de la Contraloría General y en condicionesapropiadas la sala de juntas, a f in de que se l leven a cabo reuniones of iciales.



Actividad

UA/DRM32

Area


Recibe de las áreas de la Contraloría General la Solicitud original para eluso de la sala de juntas y verifica en el calendario de uso de la sala dejuntas la disponibilidad de la misma, considerando fechas y horarios.

¿Se encuentra disponible la sala de juntas?

En caso de no estar disponible la sala de juntas:Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General solicitante y acuerdanueva fecha para el uso de la sala de juntas.


En caso de estar disponible la sala de juntas:Revisa las peticiones que contiene la Solicitud original para el uso de lasala de juntas y determina si las áreas solicitantes de la Contraloría Generalrequiere servicio de cafetería.

¿Requiere servicio de cafetería?

En caso de no requerir servicio de cafetería:Acude a la sala de juntas y realiza limpieza para entregarla en condicionesapropiadas al área solicitante.

Informa al área de la Contraloría General vía telefónica la disponibilidad de lasala de juntas para que haga uso de la misma en la fecha y hora acordadacon anterioridad y archiva la solicitud original de manera cronológica perma-nente.

Fin.

En caso de requerir servicio de cafetería:Requisita el formato de Vale de caja en original y copia para solicitar losrecursos y efectuar la compra de los insumos requeridos para el servicio decafetería y archiva la Solicitud original para el uso de la sala de juntas demanera cronológica temporal.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefedel Departamento de Recursos Financieros en el Vale de caja original ycopia.

Entrega a la Oficina de Control Financiero el Vale de caja original y archivala copia de manera cronológica temporal.

Recibe del área de Caja el Efectivo solicitado para comprar los insumos delservicio de cafetería requerido.

Efectua la compra de los insumos requeridos y recibe del proveedor la Fac-tura original que respalda la compra de los mismos.

1

1A

2

2A

2A.1

3

4

5

6

7



Actividad

UA/DRM33

Area

Acude a la sala de juntas, realiza limpieza e instala el servicio de cafeteríasolicitado por las áreas de la Contraloría General.

Informa, vía telefónica al área de la Contraloría General la disponibilidad de lasala de juntas.

Elabora Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias paracomprobar el gasto de compra de insumos por concepto de servicios de cafe-tería y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Facturaoriginal.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de re-cursos original y copia y la Factura original, archiva como acuse de recibo demanera cronológica permanente la segunda copia de la Solicitud-Comproba-ción de recursos.


8

9

10

11

12



ATENCION A SOLICITUDES PARA EL USO DE LA SALA DE JUNTASATENCION A SOLICITUDES PARA EL USO DE LA SALA DE JUNTAS

VALE DE CAJA

1

FIN

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

SOLICITUDO


REVISA PETICIONES

SOLICITUD O

AREA DE LA CONTRALORIA

GENERAL

VALE DE CAJA

RECABA FIRMA

O-1


O-2

¿SE ENCUENTRA DISPONIBLE LA

SALA DE JUNTAS?

NO

SI

INFORMA Y ACUERDA

1

¿REQUIERE SERVICIO DE CAFETERIA?

VALE DE CAJA

ENTREGA

O

RECIBE

ACUDE

C

ENVIA

O-1

O

FACTURA2

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

FACTURA

EFECTUA COMPRA Y RECIBE

O

1

CALENDARIO

VIA TELEFONICA

AREA DE LA CONTRALORIA

GENERAL

NO

ACUDE

REALIZA LIMPIEZA

SI

INFORMA

VIA TELEFONICA


GENERAL

VALE DE CAJA

REQUISITA

SOLICITUD

O-1

O

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

C

AREA DE CAJA

EFECTIVO

PROVEEDOR

REALIZA LIMPIEZA E INSTALA

SERVICIO DE CAFETERIA

SALA DE JUNTAS

SALA DE JUNTAS

INFORMA

VIA TELEFONICA


GENEAL


RECURSOS MATERIALES

RECABA FIRMA

FACTURAO


RECURSOS MATERIALES

FIN

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS



SOLICITUDO

C

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM35

Sept./2003Unidad



Nombre: Serv icio de Engargolado y Fotocopiado de Documentos.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

El serv icio de engargolado y fotocopiado se sol ici tará a través del formato de Solicitud deservicios de engargolado y fotocopiado correspondiente.

Las áreas que requieran de los serv icios de engargolado y fotocopiado deberán proporcionar lasportadas y las hojas de los documentos.

Los serv icios de engargolado y fotocopiado se proporcionarán solo cuando se presenten docu-mentos of iciales.

Los serv icios de engargolado y fotocopiado deberán atenderse con oportunidad y calidad paracontribuir en el desarrol lo de las activ idades y con los l ineamientos de contención del gasto.

Las sol icitudes de serv icios de fotocopiado atendidas en el mes deberán relacionarse y detal larel número de fotocopias realizadas para efectuar el pago a la empresa arrendadora del equipode fotocopiado.

Proporcionar a las áreas de la Contraloría General el serv icio de engargolado y foto-copiado de documentos of ic iales para un mejor manejo y presentación de la infor-mación que generan.



Actividad

UA/DRM36

Area

Fotocopiado yEngargolado

Recibe de las áreas de la Contraloría General el formato de Solicitud de losservicios de engargolado y fotocopiado en original.

Verifica que el formato de Solicitud de los servicios de engargolado y fotoco-piado en original se encuentre debidamente autorizada por el Titular del área.

¿Está autorizado el formato de Solicitud de servicios?

En caso de no estar autorizado el formato Solicitud de los servicios:Devuelve a las áreas de la Contraloría General el formato de Solicitud deservicios de engargolado y fotocopiado en original.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 1

En caso de estar autorizado el formato de Solicitud de servicios:Determina el servicio que requieran las áreas de la Contraloría General en elformato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado en original.

¿Que tipo de servicio requiere?

En caso de requerir servicio de engargolado:Recibe de las áreas de la Contraloría General los Documentos para engargoladoy las portadas.

Determina el tamaño y número de perforaciones y engargola los Documentos.

Entrega el Engargolado a las áreas de la Contraloría General y obtiene firmade conformidad del servicio en el formato de Solicitud de servicios deengargolado y fotocopiado, en original y lo archiva de manera cronológica per-manente.

Fin.

En caso de requerir servicio de fotocopiado:Recibe de las áreas de la Contraloría General los Documentos y los fotocopia,de acuerdo a las especificaciones solicitadas.

Entrega a las áreas de la Contraloría General los Documentos y las Fotoco-pias.

Recaba firma de conformidad de las áreas de la Contraloría General en el for-mato de Solicitud de servicios de engargolado y fotocopiado original y loarchiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

1

2

2.A

3

3A

3A.1

3A.2

4

5

6



Actividad

UA/DRM37

Area

Obtiene del archivo cronológico permanente los formatos de Solicitud de ser-vicios de engargolado y fotocopiado originales y realiza conteo mensual de losmismos.

Elabora el Reporte mensual de fotocopiado en original e informa al Jefe delDepartamento de Recursos Materiales la cantidad de copias a facturar.

Recibe del prestador de servicios la Factura en original por concepto de arren-damiento de equipo de fotocopiado y la revisa verificando que los datos relevan-tes de la Dependencia coincidan.


En caso de no coincidir los datos:Devuelve la Factura original al prestador de servicios de arrendamiento de equipode fotocopiado y le solicita una nueva facturación con los datos correctos.


En caso de coincidir los datos:Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiaspara tramitar el pago al prestador de los servicios de arrendamiento y recabaautorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de re-cursos en original y copia, anexando Factura del prestador de servicios enoriginal y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibouna copia de la Solicitud-Comprobación de recursos, el Reporte mensualde fotocopiado en original y los formatos de Solicitud de servicios de fotoco-piado en original.


7

8

9

9A

10

11

Fotocopiado yEngargolado


SERVICIO DE ENGARGOLADO Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOSSERVICIO DE ENGARGOLADO Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS

O

SOLICITUD DE SERVICIOS

FIN

C

INICIO

RECIBE

VERIFICA AUTORIZACION

FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIOS


O

AREA DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO

O

DETERMINA SERVICIO


O


GENERAL

C

DOCUMENTOS

ENTREGA

FOTOCOPIAS



O-2

¿ESTA AUTORIZADO EL

FORMATO DE SOLICITUD DE

SERVICIOS?

NO

SI

DEVUELVE


O


GENERAL

1

¿QUE TIPO DE SERVICIO

REQUIERE?

ENGARGOLADORECIBE

DOCUMENTOSFOTOCOPIADO

PORTADASRECIBE Y

FOTOCOPIA

DOCUMENTOS


GENERAL


RECABA FIRMA


GENERAL

O


OBTIENE Y REALIZA CONTEO MENSUAL

O

FACTURA

RECIBE Y REVISA

PRESTADOR DE SERVICIOS

O

O

C

ENVIA

O-1

O

FACTURA1



REPORTE MENSUAL

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

1

1


GENERAL


GENERAL

REPORTE MENSUAL

ELABORA E INFORMA

O


RECURSOS MATERIALES


GENERAL


FACTURA?

NO

SI

DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

PRESTADOR DE SERVICIOS

2

2




SERVICIO DE ENGARGOLADO Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOSSERVICIO DE ENGARGOLADO Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS


O

FIN

ENTREGA Y OBTIENE FIRMA

ENGARGOLADO

DETERMINA TAMAÑO Y ENGARGOLA

1

C


GENERAL

AREA DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO

DOCUMENTOS

AREAS DE LACONTRALORIA

GENERAL

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM40

Sept./2003



Dirección General de Desarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre: Baja de Vehículos Of iciales.

Objetivo:


Eá

La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Contraloría General procederá cuando lareparación de la unidad represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibi l idadpresupuestal para su atención el modelo ya sea obsoleto, por algún motivo cambie de Depen-dencia, o por robo, destrucción parcial o total.

La baja de vehículos oficiales deberá presentarse para aprobación ante el Subcomité de Adqui-siciones y Obras Públ icas de la Contraloría General.

Los vehículos of iciales sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el lugar queestablezca la Contraloría General, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría deFinanzas y Planeación.

Los vehículos of iciales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en elinventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino f inal.

La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja def init iva de unidades of iciales conbase en el documento que la soporte.

En el caso de destrucción parcial o total , robo o extrav ío de vehículos deberá integrarse altrámite de baja el acta de averiguación prev ia del Ministerio Público o de la autoridad competen-te que haya intervenido.

Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los mov imientos de baja devehículos of iciales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Esta-do y mantener actualizado el padrón de la planti l la vehicular.

Descripción


Actividad

UA/DRM41

Area

3

Oficina de Transportes 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Determina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicasy/o en el Registro de gastos realizados a los vehículos, en original.

Elabora Relación de vehículos propuestos para baja, en original y copiay turna al Departamento de Recursos Materiales el original, para someter aconsideración del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas los vehícu-los sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcomitéde Adquisiciones y Obras Públicas en copia, documento en el que seacuerda la baja de vehículos oficiales, la revisa y archiva de manera cronológicatemporal.

Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad estásujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Transpor-tes determine.

Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se hayadeterminado.

Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original yelabora el Album fotográfico del vehículo, en original.

Integra el Expediente de baja del vehículo, obteniendo las fotocopias ne-cesarias de los documentos siguientes:- Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y dos fotoco-pias,- Acta de Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas, en tres fotoco-pias,- Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias,- Calca de los números de serie y de motor, en original y dos fotocopias,- Documento que ampare la propiedad del vehículo, en tres fotocopias,- Carátula del Resguardo del vehículo, tres fotocopias,- Album fotográfico del vehículo, en original y dos fotocopias.

Elabora el Oficio de solicitud de baja, en original y copia dirigido a laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaríade Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja, enoriginal y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia delOficio de solicitud de baja de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

de

Descripción


Actividad

UA/DRM42

Area

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación delproceso de baja.

¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo?

En caso de que no acepte la baja del vehículo:Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación la exposición de motivos de que no pro-cede la baja de vehículos oficiales.

Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas yPlaneación y elabora el Expediente de baja del vehículo en fotocopia.


En caso de que acepte la baja del vehículo:Concentra el vehículo en el lugar que determina la Secretaría de Finanzas yPlaneación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega-recepcióny la archiva de manera numérica permanente.


10

10A

10A.1

11

12

Oficina de Transportes


BAJA DE VEHICULOS OFICIALESBAJA DE VEHICULOS OFICIALES

N

C

REPORTE DE BAJA

INTEGRA EXPEDIENTEDE BAJA

3F

O-2F

ACTA DESUBCOMITE

TARJETA DECIRCULACION

O-2F

CALCANUMEROSDE SERIE

O-2F

DOCUMENTOQUE AMPAREPROPIEDAD

3F

RESGUARDODE VEHICULO

3F

ALBUMFOTOGRAFICO

O-2F

O-1


JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OFICIO DE SOLICITUDDE BAJA

1

ENVIA


O

EXPEDIENTEDE BAJA 1

INICIO

DETERMINA BAJA DE

VEHICULOS

ELABORA Y TURNA

RELACION DE VEHICULOS

REGISTRO DE GASTOS REALIZADOS A VEHICULOS

O

OFICINA DE TRANSPORTES

O

RECIBE Y REVISA

ACTA DE SUBCOMITE

1

C


MATERIALES


MATERIALES

C

C

INFORMAY SOLICITAVEHICULOS

RESGUARDATARIO

RECIBE

VEHICULO

RESGUARDATARIO

REPORTE DE BAJA

COMPLETA YELABORA

O

O

ALBUMFOTOGRAFICO

SUBDIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES DE LASEFIPLAN

RECIBENOTIFICACION



GENERALES DE LA SEFIPLAN

¿ACEPTA LA SEFIPLAN LA

BAJA DEL VEHICULO?

NO

SI

CONCENTRA

C

RECIBE Y REVISA




ACTA DEENTREGA-RECEPCION

VEHICULO

FIN

F

ATIENDERECOMENDACIONES

Y ELABORA




EXPEDIENTEDE BAJA

1

RECIBEEXPOSICIONDE MOTIVOS


Procedimiento

Normas


í


UA/DRM44

Sept./2003




Sept./2003

Nombre: Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular.

Objetivo: Asignar a las unidades of iciales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsi to.

Frecuencia: Anual.

Eá

El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicular deberá realizarse antela Secretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Trans-porte.

El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicular iniciará en el perío-do que para la actualización establesca la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular devehículos of iciales se realizará a través de afectación presupuestal que realizará la Secretaríade Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Contraloría General.

La Of icina de Transportes será responsable de que los vehículos of iciales asignados a laContraloría General circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechosque corresponden.

En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehiculartramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la ContraloríaGeneral deberán solic itarse las aclaraciones por escri to a esa Dependencia.

Descripción


Area Actividad

UA/DRM45

3


2

3

4

5

6

7

Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Contraloría General el Resguar-do del vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de laUnidad Administrativa.

Obtiene del Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entregauna de ellas al resguardatario.

Elabora el Oficio de envío de resguardos para trámite de tenencia y dere-chos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de laUnidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaríade Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos en original, losResguardos de los vehículos en un tanto y una fotocopia para el trámite depago del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra unafotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de cadavehículo archivado de manera numérica permanente y una copia del Oficiode envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de maneracronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materia-les, fotocopia de los siguientes documentos:- Oficio de envío de resguardos, con el registro de los trámites de tenenciay derechos de control vehicular, en fotocopia.- Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos yderechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno delEstado, en fotocopia.- Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de controlvehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del ve-hículo en fotocopia y revisa que la información corresponda al padrón vehicularde la Contraloría General.

Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado demanera numérica permanente, la Bitácora en original y registra en la misma elimporte de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo alReporte de importes en fotocopia.

Obtiene fotocopia del Reporte de importes.

de

Descripción


Area Actividad

UA/DRM46

Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, alExpediente de mantenimiento de cada vehículo archivado de maneranumérica permanente y el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expe-diente de resguardo de cada vehículo archivado de manera numéricapermanente; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia ouso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de envío,ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica permanente.


8Oficina de Transportes


TRAMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULARTRAMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULAR

FIN

INICIO


ELABORA YRECABA

FIRMA

OFICIO DE ENVIO DE RESGUARDOS

O-1

RESGUARDATARIO

OBTIENEFOTOCOPIA Y ENTREGA

RESGUARDO DEL VEHICULO T

3F

RESGUARDO DELVEHICULO T

EMITEY RECABA FIRMA

SISTEMA INTERNO DE VEHICULOS

F

1

ENVIAE INTEGRA


O

T-FRESGUARDO

OFICIO DEENVIO DE

RESGUARDOS

F

F

RECIBE, OBTIENEY REVISA


F

F

REPORTE

DE

RECIBO

RESGUARDODEL

IMPORTES

F

DELVEHICULO

N

C

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE

LA SEFIPLAN

EXPEDIENTE DE RESGUARDO DEL

VEHICULO

OFICIALDE PAGO

VEHICULON


VEHICULO

REPORTEDE IMPORTES

OBTIENEFOTOCOPIA

F

F

BITACORA

OBTIENE Y REGISTRA

IMPORTE

O

N

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO

DEL VEHICULO

EXPEDIENTE DE RESGUARDO

DEL VEHICULO

F

F

REPORTE

DE

RESGUARDO

OFICIO

DEIMPORTES

FDEL

VEHICULO

ENVIO C

N

INTEGRA

REPORTEDE IMPORTES


VEHICULO

F

BITACORA

O

N

- RESGUARDATARIO- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DECONTROL DEMAQUINARIA

Y TRANSPORTEDE LA SEFIPLAN

COMPROBANTEFISCAL

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM48

Sept./2003Unidad



Nombre: Actual ización de Resguardos de Vehículos Of iciales.

Objetivo: Controlar la asignación de vehículos of iciales con el registro que permita identif icar la responsabil idad de los serv idores públicos sobre los bienes muebles.

Frecuencia: Anual y Eventual.

La actualización de Resguardos se realizará posteriormente a las reasignaciones de vehículosof iciales y se tramitará ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se-cretaría de Finanzas y Planeación.

El Resguardo del vehículo deberá actualizarse con los datos generales del serv idor públ icoresponsable de la unidad y con el registro de las características f ísicas del v ehículo.

La actualización de Resguardos deberá registrarse documentalmente y en el Sistema Internode Vehículos de la Contraloría General para mantener actualizada la planti lla vehicular of icial.

El Resguardo del vehículo actualizado deberá integrarse en el Expediente de resguardo decada vehículo para el control de su asignación.



Actividad

UA/DRM49

Area


2

2A

3

4

5

6

7

8

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, instrucciones einformación acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Res-guardo.

Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente deresguardo del vehículo archivado de manera numérica permanente y veri-fica físicamente el vehículo.

¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión delúltimo Resguardo?

En caso de haber variado las características:Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia.


En caso de no haber variado las características:Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Contraloría General el Res-guardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevoresguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentrala unidad.

Recaba firma del nuevo resguardatario en un tanto del Resguardo delvehículo y obtiene dos fotocopias del mismo.

Entrega al resguardatario una fotocopia del Resguardo del vehículo.

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Resguardo delvehículo en un tanto.

Elabora Oficio de solicitud de actualización de resguardo dirigido a la Se-cretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que seincluye la información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguar-do y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía el Resguardo del vehículo, en un tanto, así como el Oficio de soli-citud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Controlde Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y lascuatro copias del Oficio de solicitud de actualización a los destinos si-guientes:- Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría deFinanzas y Planeación.- Segunda copia al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte dela Secretaría de Finanzas y Planeación.- Tercera copia a la Unidad Administrativa.- Cuarta copia se archiva de manera cronológica permanente como acuse derecibo; así también se archiva el Resguardo del vehículo en fotocopia demanera numérica permanente en el Expediente de resguardo del vehícu-lo.



Actividad

UA/DRM50

Area

9

10

10A

11

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizado enfotocopia.

Obtiene del archivo cronológico permanente el Oficio de solicitud y verificaque coincida con los Resguardos del vehículo recibidos en fotocopia.

¿Coinciden los datos?

En caso de que no coincidan los datos:Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre-taría de Finanzas y Planeación el Resguardo del vehículo en fotocopia yarchiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud de actualiza-ción de resguardo en cuarta copia.


En caso de que si coincidan los datos:Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguar-do de cada vehículo y archiva de manera cronológica permanente el Oficiode solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia.




ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALESACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES

VEHICULO

1

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES

DE REASIGNACION


¿HAN VARIADO LAS CARACTERIS-

TICAS DEL VEHICULO?

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO DEL VEHICULO

NO

SI

NF


VEHICULO


RECABA FIRMA Y OBTIENE

FOTOCOPIA

2F

RESGUARDATARIO


F

ENTREGA

RESGUARDO DEL VEHICULO T

EMITE Y COMPLETA



RECURSOS MATERIALES


RECABA FIRMA Y OBTIENE FOTOCOPIA

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

OFICIO DE SOLICITUD

O-4


T

T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO DEL VEHICULO F

C

RESGUARDATARIO

ANOTA ACTUALIZACIONES

RESGUARDO DEL VEHICULO F

3

4


F

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y

TRANSPORTE

C

2

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS DE LA SEFIPLAN

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

DE LA SEFIPLAN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

N

O

RESGUARDO DE VEHICULO

ENVIA

T

OFICIO DE SOLICITUD 1

OFICIO DESOLICITUD

4

RECIBE ACTUALIZADO

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE

LA SEFIPLAN

1

EXPEDIENTE DERESGUARDO DEL

VEHICULO


F


ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALESACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES

4OFICIO DESOLICITUD

FIN


DEVUELVE

PARA AJUSTES

RESGUARDO

DEL VEHICULO

F

N

RESGUARDO

DEL

VEHICULO

INTEGRA

1

¿COINCIDEN LOS DATOS?

NO

SI

EXPEDIENTE

DE RESGUARDO

DEL VEHICULO

C

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

1

4

F

OFICIO DESOLICITUD

N

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM53

Sept./2003




Sept./2003

Nombre: Trámi te para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.

Objetivo:


Eá

Los resguardatarios de los vehículos of ic iales, deberán reportar a la Of icina de Transportesinmediatamente el extrav ío de la (s) placa (s) de circulación o bien de la Tarjeta de circula-ción.

Los vehículos of iciales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulación,deberán ser canalizados y permanecer en el lugar que se determine por la Contraloría Generaldurante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente.

Los resguardatarios de los vehículos of iciales que por robo de placas de circulación presentensu trámi te para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infraccióndel vehículo y el Acta levantada ante el Ministerio Público.

Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos of iciales paracircular.

Descripción


Actividad

UA/DRM54

Area

3


1A

1A.1

1A.2

1A.3

1A.4

1A.5

1A.6

1A.7

1A.8

Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales,acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjetade circulación y determina la causa que lo origina.

¿Cuál es la causa que origina la reposición?

En caso de ser extravío o robo de Placas:Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción enoriginal y que concentre el vehículo en el lugar que determine la ContraloríaGeneral.

Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y la Placa.

Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción enoriginal y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circula-ción en original.

Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placasy recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Determina el importe por pago de reposición de placas.

Tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de losrecursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la ges-tión correspondiente.

Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre-taría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Cons-tancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en originaly la Placa del vehículo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se-cretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de pago en original y revisaque lo especificado en el mismo coincida con lo solicitado en el Oficio desolicitud en copia.

Paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importeespecificado en el Recibo de pago en original.

de

Descripción


Actividad

UA/DRM55

Area

Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de manteni-miento del vehículo archivado de manera numérica permanente y el Ofi-cio de solicitud en copia lo archiva de manera numérica permanente en elExpediente de resguardo.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación del Departamento de Control de Maquinaria y Transpor-te de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de lasPlacas y la Tarjeta de circulación.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se-cretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas y Tarjeta de cir-culación en original, así como la Tarjeta de circulación en original y lasPlacas.

Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas,e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en elExpediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera nu-mérica permanente.

Informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas Placasy Tarjeta de circulación.

Fin.

Conecta con el procedimiento:Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

En caso de ser disposición oficial:Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el queincluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firmadel Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secre-taría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarje-ta de circulación en original y las Placas; archiva de manera cronológicapermanente el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Se-cretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de RecursosMateriales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago enfotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circula-ción en original y las Placas.

1A.9

1A.10

1A.11

1A.12

1A.13

2

3

4

5


Descripción


Actividad

UA/DRM56

Area

6

6A

6A.1

7

8

9

10

Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de pla-cas en un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del De-partamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Fi-nanzas y Planeación.

¿Coincide la información?

En caso de que no coincida:Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyenlas diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas enun tanto; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación lo siguiente:- Oficio informativo en original.- Recibo oficial de pago en fotocopia.- Reporte de importes en fotocopia.- Tarjeta de circulación en original.- Las Placas.Archiva la copia del Oficio informativo de manera cronológica temporal.


En caso de que si coincida la información:Obtiene fotocopias del Reporte de importes.

Integra una fotocopia del Reporte de importes al Expediente demantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanentey una fotocopia del Reporte de importes y el Oficio de envío en fotocopialo archiva de manera cronológica permanente.

Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesariopara estar en circulación y que puede recogerlo.


Conecta con el procedimiento:Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.



TRAMITE PARA REPOSICION DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACIONTRAMITE PARA REPOSICION DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION

PLACAS

RECIBE Y

REVISA

RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION

TARJETA DE CIRCULACION

O

O

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

ON


DEL VEHICULO

TESORERIA DE LA

SEFIPLANJEFE DEL


MATERIALES

INTEGRA

RECIBO

DE PAGO1OFICIO

DE

SOLICITUD

PLACAS

ENTREGA

OFICIO

DE SOLICITUDOCONSTANCIA

DE NOINFRACCION TARJETA

DE CIRCULACION

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA

SEFIPLANO

O

PLACAS

PLACAS


O

INICIO

RECIBE INSTRUCCIONES Y

DETERMINA


OBTIENE DEL VEHICULO


O


RECURSOS MATERIALES

TRAMITA RECURSOS

SOLICITA CONSTANCIA DE NO

INFRACCION Y EL VEHICULO

¿CUAL ES LA CAUSA QUE ORIGINA LA

REPOSICION?

EXTRAVIO O ROBO DE PLACAS

DISPOSICION OFICIAL

OBTIENE

DEL VEHICULO

TARJETA

DE

CIRCULACION

O

RECIBE

Y REVISA

CONSTANCIA

DE NO

INFRACCION

O


OFICIO DE SOLICITUD O-1

RESPONSABLE DEL VEHICULO

DETERMINA

IMPORTE DE PAGO

DE REPOSICION

RECIBO

DE PAGO

RECIBE

Y REVISA

1

O


MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE

LA SEFIPLAN

PAGAJEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

1

RESPONSABLE

DEL VEHICULO

OFICIODE

SOLICITUD

RECIBE NOTIFICACION DE ENTREGA



SEFIPLAN


O-1

OFICIO DESOLICITUD

NEXPEDIENTE

DE RESGUARDO

O

RECIBO DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION

N


DEL VEHICULOPLACAS

FIN

INFORMA RESPONSABLE DEL VEHICULO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ACTUALIZACION DE RESGUARDOS DE VEHICULOS OFICIALES

INCORPORA EN ELVEHICULO E INTEGRA

OTARJETA DECIRCULACION

EN EL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS


TRAMITE PARA REPOSICION DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACIONTRAMITE PARA REPOSICION DE PLACAS Y TARJETA DE CIRCULACION

1OFICIO INFORMATIVO

C

PLACAS


FIN

INFORMARESPONSABLE DEL VEHICULO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ACTUALIZACION DE RESGUARDOS

DE VEHICULOS OFICIALES

PLACAS

C

1

PLACAS

OFICIO

DE

SOLICITUD

ENVIA

E INTEGRA

OFICIO

DE SOLICITUD

O

OTARJETADE

CIRCULACION



SEFIPLAN

1¿COINCIDE

LA INFORMACION?

NO

SI

OBTIENE FOTOCOPIA

REPORTE DE IMPORTES F

F

INTEGRA

F

FOFICIO

DEENVIO

FREPORTE DE IMPORTES

O

ENVIA

OFICIO

INFORMATIVOFRECIBO

OFICIAL FDE PAGO REPORTE

DE

IMPORTES

O

ELABORA Y

RECABA FIRMA

OFICIO

INFORMATIVO

O-1

TARJETA

DE

CIRCULACION

1



LA SEFIPLAN


N EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO

DEL VEHICULO

C

REPORTE POR

MATRICULA

DE PLACAS

PLACAS

1

O

RECIBE

OFICIO

DE ENVIOFRECIBO

OFICIAL

FDEPAGO

REPORTE

DE

IMPORTES

F

EMITE

Y VERIFICA


T


INCORPORA AL VEHICULO

TARJETA DE CIRCULACION O



LA SEFIPLAN

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM59

Sept./2003



Dirección General deDesarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre: Trámi te del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.

Objetivo:


La sol ic itud para el mantenimiento preventivo y/o correctiv o deberá hacerla por escrito elresguardatario responsable del vehículo.

Es responsabil idad del resguardatario de las unidades vehiculares, reportar cualquier anomalíaque se presente en las unidades que tengan bajo su resguardo.

Cuando no sea posible efectuar varias cot izaciones debido a la gravedad y/o urgencia de lasreparaciones, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales autorizará las acciones corres-pondientes.

La Of icina de Transportes recibirá los v ehículos de los tal leres externos, para entregarlos alresguardatario correspondiente.

Eá

Efectuar los t rámites administrativos correspondientes para las reparaciones quecorri jan las fal las de los vehículos of ic iales.

Descripción


Actividad

UA/DRM60

Ar ea

3


2

3

4

5

6

6A

7

8

Recibe del Departamento de Recursos Materiales el original de la Solici-tud de servicio y/o reparación presentada por los resguardatarios de uni-dades vehiculares para que se efectúen las reparaciones necesarias.

Solicita a los resguardatarios, los vehículos oficiales para su mantenimientopreventivo y/o correctivo.

Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma yrecaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, delJefe de la Oficina de Transportes y archiva de manera cronológica perma-nente la Solicitud de servicio y/o reparación en original.

Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de laOrden de servicio y/o reparación para que efectúe las reparacionescorrespondientes y acuerda fecha de entrega.

Pasa el tiempo.

Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externoterminó la reparación de la unidad, si es así, recoge los vehículos oficiales ylos entrega a los resguardatarios.

Pasa el tiempo.

Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o repara-ción ambos documentos en original y verifica que la Factura original regis-tre los datos relevantes de la Dependencia.


En caso de no coincidir los datos:Devuelve en el momento al taller externo la Factura original y solicita unanueva facturación por el servicio de reparación.


En caso de coincidir los datos:Recaba firma de los resguardatarios en la Factura en original que presentóel taller externo.

Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copiaspara tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recabaautorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefede la Oficina de Transportes.

de

Descripción


Actividad

UA/DRM61

Ar ea

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o repara-ción y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archi-va como acuse de recibo una copia de la Solicitud-Comprobación derecursos de manera cronológica permanente; en el Expediente de man-tenimiento del vehículo, la copia de la Factura y de la Orden de servi-cio y/o reparación las archiva de manera numérica permanente.


9Oficina de Transportes


TRAMITE DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHTRAMITE DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULARICULAR

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION O


TALLER EXTERNO

REMITE Y ACUERDA FECHA DE ENTREGA

VEHICULOS OFICIALES

RECIBE Y VERIFICA

OFACTURA

O

VERIFICA, RECOGE Y ENTREGA

VEHICULOS OFICIALES RESGUARDATARIOS

TALLER EXTERNO

ELABORA, FIRMA Y RECABA

AUTORIZACION

ORDEN DE SERVICIO Y/OREPARACION

O-1

TALLER

EXTERNO

ORDEN DE SERVICIO Y/OSERVICIO


FACTURA?

NO

DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

1

TALLER EXTERNO

SI

1

RECABA FIRMA

FACTURA O

RESGUARDATARIOS

ELABORA Y RECABA

AUTORIZACION


O-2

INICIO

RECIBE

SOLICITA VEHICULOS OFICIALES

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION

O


MATERIALES

RESGUARDATARIOS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERALES

JEFE DE LA OFICINA DE TRANSPORTES

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS MATERIALES

JEFE DE LA OFICINA DE TRANSPORTES

O

FIN

ENVIA


O-1

OORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACION

C

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO


DEL VEHICULO

FACTURA 2SOLICITUD-

COMPROBACION DE RECURSOS

FACTURA

1

ORDEN DESERVICIO Y/OREPARACION

1

N

SOLICITU DE SERVICIO Y/OREPARACION

O

C

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM63

Sept./2003




Sept./2003

Nombre: Apoyo para Traslado de Personal.

Objetivo:


Eá

El vehículo of icial que se proporcione para la comisión of icial deberá verif icarse f ísicamentepara garantizar el traslado oportuno y seguro del personal, además de elaborar el Resguardoprovisional.

El personal comisionado como conductor deberá contar con Licencia de manejo v igente.

El personal comisionado como conductor deberá real izar el trámite para v iáticos personales,así como verif icar que el v ehículo of icial cuente con gasolina y esté en condiciones óptimaspara el t raslado de personal.

Atender con oportunidad las sol icitudes de vehículos of iciales y/o de traslado de per-sonal que presentan las áreas de trabajo de la Contraloría General para comisionesof iciales.

Descripción


Actividad

UA/DRM64

Area

3


1A

1A.1

2

3

4

5

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y revisa la Solicitud deapoyo en original que envían las áreas de trabajo para realizar una comisiónoficial.

¿Requiere chofer para la comisión oficial?

En caso de requerir chofer para la comisión oficial:Elabora y recaba firma de Jefe del Departamento de Recursos Materiales en elOficio de la comisión, en original.

Informa al comisionado del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio deComisión, en original.


En caso de no requerir chofer para la comisión oficial:Solicita como apoyo y recibe de las áreas de trabajo el vehículo oficial.

Elabora el Resguardo provisional, en original y recaba firma del responsablede la comisión oficial de acuerdo con las áreas que solicitan el apoyo.

Pasa el tiempo.

Recibe de las áreas de trabajo que soliciten el apoyo el vehículo, cancela elResguardo provisional, en original y lo archiva alfabéticamente en forma per-manente en el Expediente de resguardo.

Entrega a las áreas de trabajo el vehículo y archiva de manera cronológicapermanente la Solicitud de apoyo, en original.


de


SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOSSUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS

FIN

OFICIO OTARJETA

1

OFICIO O TARJETA

O-1

RESPONSABLE DEL TRAMITE

INICIO

RECIBE

SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA O


OBTIENE, REGISTRA Y RECABA FIRMA

BITACORA DE VALES DE GASOLINA C

O

RESPONSABLE DEL VEHICULO


PROVEEDOR

ANALIZA Y DETERMINA CANTIDAD DE GASOLINA

Y COMPLETA

O

ANEXA

SOLICITUD DE

VALES DE

GASOLINA

O

OBITACORA

SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA

C

VALES DE GASOLINA

OBTIENE Y ENTREGA

O

C

RESPONSABLE DEL TRAMITE

REVISA CONTROLESINTERNOS

DEVALES DE

GASOLINA

RECIBE Y REVISA

VALES DE GASOLINA O

C

PROVEEDORRECABA FIRMA DE

VISTO BUENO

SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA

O

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS MATERIALES


ENVIA

OFICIO OTARJETA O

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM66

Sept./2003



Dirección General de Desarrollo Administrativo Contralor GeneralSept./2003

Nombre: Suministro de Combustibles, Lubricantes y Aditiv os.

Objetivo: Proveer con oportunidad el combustible necesario a las áreas de t rabajo de la Contraloría General, a f in de que realicen las activ idades of iciales.

Frecuencia: Diaria.

Eá

La solicitud de Vales de gasolina deberá presentarse debidamente requisitada ante la Of icinade Transportes o el Departamento de Recursos Materiales.

El suministro de gasolina para los vehículos of iciales se determinará de acuerdo a:- El destino de la comisión of icial y- El consumo de gasolina durante las activ idades of ic iales diarias.

El control de la entrega de Vales de gasolina, deberá registrarse en la Bitácora de vales paramantener actual izado el consumo de gasol ina y mantener las reservas que permi tan elabastecimiento oportuno.

La administración en el consumo de gasolina es responsabil idad del resguardatario del vehículoof icial.

El responsable de la Of icina de Transportes deberá mantener actualizada la remesa de Valesde gasolina y sol ic itar con oportunidad al proveedor el abastecimiento.

El prov eedor que surta los Vales de gasolina deberá contratarse conforme al procedimientoestablecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación deBienes Muebles y normatividad v igente.

Descripción


Area Actividad

UA/DRM67

3


2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del responsable del vehículo el formato Solicitud de vales degasolina en original.

Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo regis-trados en el formato de Solicitud de vales de gasolina, en original la can-tidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros y completa el forma-to en original.

Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materia-les en el Formato solicitud de vales de gasolina en original.

Obtiene del archivo cronológico permanente la Bitácora de vales degasolina en original, registra la entrega de los Vales y recaba firma delresponsable del trámite.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina en original yentrega los necesarios al responsable del trámite.

Anexa la Solicitud de vales de gasolina en original a la Bitácora devales de gasolina y la archiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gaso-lina a solicitar, para mantener las existencias que le permitan abastecerVales de gasolina a las áreas de trabajo, previa verificación de controlesinternos, solicitará la adquisición de nueva dotación.

Elabora Oficio o Tarjeta en original y copia indicando el número de vales degasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de laContraloría General y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al proveedor el Oficio o Tarjeta en original para solicitar una dotaciónde vales de gasolina.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficioo Tarjeta en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormentearchiva de manera cronológica temporal los documentos.


de

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad

Administrativa Contralor GeneralDirección General de

Desarrollo Administrativo

UA/DRM69

Sept./2003

Nombre: Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.

Objetivo:

Frecuencia: Anual.

Para la presupuestación del Programa anual de adquisiciones , se deberá considerarelementos reales de valoración determinados en el Listado de precios unitarios.

El Listado de precios unitarios de art ículos presupuestados, deberá considerar el porcentajede inf lación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos deProgramación y Presupuestación.

El Programa anual de adquisiciones, deberá sujetarse al presupuesto de gasto corrienteautorizado para cubrir los objetivos insti tucionales.

Para la integración del Programa anual de adquisiciones , se deberán considerar losrequerimientos de las unidades presupuestales de la Dependencia.

El Programa anual de adquisiciones de la Dependencia, deberá ser integrado y entregado ala Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el úl t imo día hábil del mes de enero,correspondiente al ejercicio f iscal.

La captura de la información en el Módulo de Adquisiciones y Control de Inventar ios delSistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev), deberá l levarsea cabo antes de las fechas programadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación en losLineamientos de Programación y Presupuestación a f in de ev itar el c ierre del mismo.

iiiiiiiiiiiiiiLlevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dependencia calendarizar los procesosde adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad yoportunidad durante el ejercicio fiscal.


Area Actividad

UA/DRM70

Descripción

3

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de progra-mación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listadode partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación paraelaborar el Programa anual de adquisiciones.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programaanual de adquisiciones de las unidades presupuestales en original, paraque se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto delprograma anual de adquisiciones de la Dependencia.

Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de licitacionessimplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar unhistorial de consumo.

Elabora un Historial de consumo en original, considerando únicamente laslicitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza paradeterminar una lista de precios unitarios.

Elabora un Listado de precios unitarios en original de los artículos adquiri-dos por la Depedencia, considerando un aumento del porcentaje de inflacióndeterminado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientosde programación y presupuestación.

Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del pro-grama anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en origi-nal contra el Presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas yPlaneación, para poder determinar la captura del Anteproyecto del progra-ma anual de adquisiciones de la Dependencia, en el Módulo de Adquisi-ciones y Control de Inventarios del Siafev.

Elabora Listado de necesidades de consumo en original, con lainformación que se generó de la conciliación de documentos.

Accesa al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev ycaptura el Listado de necesidades de consumo en original programadapara el ejercicio próximo.

Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisicio-nes de la Dependencia en original.

Revisa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la De-pendencia en original, y detecta posibles inconsistencias en la captura de lainformación.

Oficina deAdquisiciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Area Actividad

UA/DRM71

Descripción

¿Existen inconsistencias en la captura?

En caso de no existir inconsistencias en la captura:Continúa con la actividad número 13.

En caso de existir inconsistencias en la captura:Accesa al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Siafev ymodifica las inconsistencias detectadas.

Genera del Siafev, el Anteproyecto del programa anual de adquisicio-nes de la Dependencia en original.

Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anualde adquisiciones de la Dependencia en original, para que sea integrado alAnteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológicapermanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual deAdquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo,de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Listadode necesidades de consumo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el primer mesdel año, los montos y las partidas autorizadas en el presupuesto de la De-pendencia para el ejercicio fiscal.

Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto delPrograma Anual de Adquisiciones en original, contra los montos y laspartidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Accesa al Módulo de Anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaríade Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias,en el Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones.

Genera del Módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual deadquisiciones, en original.

Entrega a la Unidad Administrativa el original del Programa anual deadquisiciones y archiva de manera cronológica permanente el original delAnteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones.


Conecta con los procedimientos:- Adjudicación Directa.- Licitación Simplificada.- Licitación Pública.

.

10A

11

12

13

14

15

16

17

18



ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONESELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO O

O


OBTIENE Y ANALIZA

RECIBE

LISTADO DE PRECIOS UNITARIOS

ELABORA

O

INICIO

RECIBE

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

O

ACCESA Y CAPTURA

CONCILIA

HISTORIAL DE CONSUMO O

PRESUPUESTO PREVISTO POR LA

SEFIPLAN


HISTORIAL DE CONSUMO

ELABORA Y ANALIZA

O

ELABORA

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO

O

SIAFEV

MODULO DE ADQUISICIONES

Y CONTROL DE INVENTARIOS

O

GENERA

SIAFEV

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

REVISA Y DETECTA

INCONSISTENCIAS

O

NO1

SI

¿EXISTEN INCONSISTENCIAS EN LA CAPTURA?

ACCESA Y MODIFICA

SIAFEVMODULO DE

ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

O

GENERA

SIAFEV


1

ANTEPROYECTO DELPROGRAMA ANUALDE ADQUISICIONESPRESUPUESTALES O


EXPEDIENTE DELICITACIONSIMPLIFICADAY ADJUDICACIONDIRECTA

C

ANTEPROYECTODEL PROGRAMA

ANUAL DEADQUISICIONES

ANTEPROYECTODEL PROGRAMAANUAL DEADQUISICIONES


ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONESELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES



1

ENTREGA1

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES O


O

HISTORIAL DE CONSUMO

O

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

O

LISTADO DE NECESIDADES DE CONSUMO

O


C

RECIBE MONTOS Y PARTIDAS


RECURSOS MATERIALES

PRIMER MES DEL AÑO

OBTIENE Y COMPARA

ANTEPROYECTO DEL PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES O

ACCESA Y AJUSTA

MODULO ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

O

GENERA

PROGRAMA ANUAL DEADQUISICIONES

ENTREGA

OPROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES


FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ADJUDICACION DIRECTA- LICITACION SIMPLIFICADA- LICITACION PUBLICA

MODULO ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

DE LAS UNIDADES PRESUPUESTALES

O

C

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad

Administrativa Contralor GeneralDirección General de

Desarrollo Administrativo

UA/DRM74

Sept./2003

Nombre: Adjudicación Di recta.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Las adquisiciones, contratación de serv icios y arrendamientos solo procederán si se cuentacon disponibi l idad presupuestal.

Las Requisiciones de bienes, artículos y refacciones, podrán recibirse de las áreas de trabajode la Contraloría, así como del Almacén y se consolidarán con base en las calendarizacionesdel Programa anual de adquisiciones.

En caso de que las Requisiciones del Almacén no cuenten con disponibi l idad, se deberá soli-citar al Departamento de Recursos Financieros la disponibi l idad presupuestal para la atenciónde los requerimientos.

La modal idad de adquisición, contratación de serv icios y arrendamientos se determinará conbase en los montos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos.

En la Solicitud de cotización deberán indicarse con claridad las caracteristicas del bien,artículo, refacción o serv icio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entregaa los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de serv icios.

iiiiiiiiiiiiiiRealizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidadde adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Decreto del Presupuesto deEgresos, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.


UA/DRM75

Area Actividad Descripción

3

Recibe de las áreas de la Contraloría General, así como del Almacén laRequisición en original con las especificaciones de los bienes, artículosy/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestalen el Módulo de Adquisiciones del Siafev.

Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados enla Requisición, en original y con base en los montos establecidos en elDecreto del presupuesto de egresos vigente, determina la modalidad dela compra.

¿Qué modalidad de compra procede?

En caso de que proceda la modalidad de Licitación:Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original.

Fin.

Conecta con los procedimientos:Licitación Pública, Licitación Simplificada y Emisión de Fallos de LicitaciónPública y Licitación Simplificada.

En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa:Elabora la Solicitud de cotización, en original con las características delos bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega.

Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax la Solicitudde cotización, en original.

Pasa el tiempo.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en originallas Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago yrevisa las ofertas presentadas.

Accesa y captura en el Módulo de Adquisiciones del Siafev las propuestasde precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de ser-vicios presentan en las Cotizaciones, en original.

Emite del Módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo, en un tanto,con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas pre-sentadas, para concentrar los montos, marcas y condiciones de pago yfirma el documento.

Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente lasmejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma delJefe del Departamento de Recursos Materiales en el Cuadro comparati-vo, en un tanto.

Emite, a través del Módulo de Adquisiciones del Siafev el Pedido, en dostantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios yfirma el documento.


1

2

2A

3

4

5

6

7

8

9

dtfd


UA/DRM76

Area Actividad Descripción

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, del Jefede la Oficina de Adquisiciones y del Cotizador en el Pedido, en dostantos.

Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en untanto, vía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o re-facciones en el Almacén de la Dependencia, así como un tanto del Pedi-do al Almacén.

Pasa el tiempo.

Conecta con el procedimiento:Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo,Material Fotográfico, Artículos de Limpieza, Partes de Equipo de Cómpu-to, Material Eléctrico y Productos Farmaceúticos.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura, enoriginal y revisa que corresponda a los bienes, artículos y/o refaccionesadquiridos a través de adjudicación directa.

Verifica que la Factura, en original registre la descripción, importe ytotales que se indican en el Pedido, en un tanto, además de que cuentecon el sello del Almacén, validando la recepción de materiales.

¿Coinciden los datos de la factura?

En caso de que no coincidan:Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicitaque se realicen los ajustes.


En caso de que coincidan:Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos, en original y tres copiaspara realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamentode Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones.

Envía a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos, en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadrocomparativo, en un tanto, la Solicitud de cotización, en original, laRequisición en original, las Cotizaciones, en original y la Factura enoriginal para solicitar la afectación presupuestal y emisión del pago, yarchiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compradirecta, los documentos siguientes:- Solicitud-Comprobación de recursos, en tercera copia,- Pedido, en un tanto,- Requisición, en copia,- Solicitud de cotización, en copia,- Cotizaciones en copia y- Cuadro comparativo, en copia.


. 10

11

12

13

13A

14

15



ADJUDICACION DIRECTAADJUDICACION DIRECTA

RECIBEY REVISA

OFACTURA

- PROVEEDORES- PRESTADORES DE SERVICIO

1

1

TCUADROCOMPARATIVO

MODULOADQUISICIONES

ACCESA YCAPTURA

MODULOADQUISICIONES

COTIZACIONES

O

PROPONE YRECABA FIRMA

TCUADROCOMPARATIVO

INICIO

O


RECIBE Y

REVISA

COTIZACIONES

EMITE Y

FIRMA

- AREAS DE LA CONTRALORIAGENERAL

- ALMACEN

RECIBE YREVISA

DISPONIBILIDAD

REQUISICION

MODULOADQUISICIONES

ANALIZA Y DETERMINAMODALIDAD

O

REQUISICION

¿QUE MODALIDADDE COMPRAPROCEDE?

LICITACIONPREPARAEVENTOS

OREQUISICION

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- LICITACION PUBLICA- LICITACION SIMPLIFICADA- EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICAY LICITACION SIMPLIFICADA

ADJUDICACIONDIRECTA

ELABORA

SOLICITUDCOTIZACION O

SOLICITUD DE COTIZACION O

ENVIA


VIA FAX

- PROVEEDORES- PRESTADORESDE SERVICIO

VIA FAX

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOSMATERIALES

RECABA FIRMA

2TPEDIDO

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

- JEFE DE LA OFICINA DEADQUISICIONES

- COTIZADOR

PEDIDOT

ENVIA

- PROVEEDOR- PRESTADOR DE SERVICIO

VIA FAX

RECEPCION DE MATERIAL DE

OFICINA, PAPELERIA,CONSUMIBLES DE

COMPUTO, MATERIALFOTOGRAFICO,

ARTICULOS DE LIMPIEZA, PARTES DE EQUIPO

DE COMPUTO,MATERIAL ELECTRICO Y

PRODUCTOS FARMACEUTICOS

T

ALMACEN

EMITE Y

FIRMA

MODULO ADQUISICIONES

PEDIDO2T


ADJUDICACION DIRECTAADJUDICACION DIRECTA

C

FACTURA

PEDIDO

EXPEDIENTEDE COMPRA

DIRECTA

O

3

T


REQUISICION

COTIZACIONES

SOLICITUD DECOTIZACION

CUADROCOMPARATIVO

1

1

1

1

COTIZACIONES

O


T

VERIFICA

PEDIDO

OFACTURA

ELABORAY

RECABA FIRMA

O-3

DEVUELVE Y

SOLICITA AJUSTES

FACTURA O

1

FIN

ENVIA

PEDIDO

OFICINA DE CONTROLFINANCIERO

1

¿ COINCIDEN LOSDATOS DE LA

FACTURA ?

NO

SI

- PROVEEDOR- PRESTADOR DE SERVICIO

- JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

- JEFE DE LA OFICINADE ADQUISICIONES

O-2

T



CUADRO COMPARATIVO

T

O

SOLICITUD DE COTIZACION

O

REQUISICION

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM79

Sept./2003



Dirección General de Desarrollo Administrativo

Contralor General

Sept./2003

Nombre: Licitación Simpl if icada.

Objetivo:


Eá

El Programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y l ici tar públicamente lascompras y contratación de serv icios.

El desarrol lo del proceso de l ici tación simpl if icada deberá apegarse a las disposiciones esta-blecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de BienesMuebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo VI, artículo 57.

Las Invitaciones y el Anexo técnico deberán elaborarse considerando una o varias partidasde bienes o serv icios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia.

El área solicitante de bienes o serv icios deberá entregar a la Of icina de Adquisiciones lascaracterísticas técnicas y cantidades de los bienes o serv icios a l ici tar para integrar el Anexotécnico.

Las Invitaciones al evento de l ici tación simplif icada deberán env iarse a la Cámara Industr ial,Comercial o agrupación, así como cuando menos a tres proveedores, y a un representante de laContraloría General.

La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme l leguen y/o seregistren los inv itados, respetando el horario establecido en la Invitación.

Los inv itados a la l ici tación podrán remitir sus Propuestas técnicas y económicas, al domici-l io señalado en la Invitación, la asistencia de los part icipantes es opcional.

Convocar, a través de invitación a los proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, paraque presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial paraasegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición debienes y en la contratación de servicios y arrendamientos.

Normas


El acto de apertura de propuestas será presidido por el serv idor público designado por laconvocante, facul tado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante losasistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido v iolentados.

En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Propuestastécnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unita-rios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garant ía que of recen, yse asientan en el acta circunstanciada.

El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a cal idad, rendimiento,precio, f inanciamiento, oportunidad, tiempo de entrega, serv icios, garantías y demás estipula-ciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que ensu caso se descal i f ique a alguno de los partic ipantes.

El Dictamen deberá elaborarse por escr ito y contener los puntos resolut ivos para la celebra-ción de Contratos y adjudicación de Pedidos, prev io acuerdo del Subcomité de Adquisicionesy Obras Públicas.


UA/DRM80

Descripción


Actividad

UA/DRM81

Area

3


1

2

3

4

5

6

7

Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición, en origi-nal que obtiene del archivo cronológico temporal.

Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en origi-nal y copia, con número de licitación, con las especificaciones del servicioo bien a adquirir, los datos de la convocante, descripción general, cantidady unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condicio-nes de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas;lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobrecerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar,fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibi-miento en caso de incumplimiento; además el Anexo técnico, en original ycopia, en coordinación con el área solicitante para indicar las característi-cas de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Adminis-trativa en todos los documentos.

Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copiay el Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/oprestadores de servicios cuya actividad comercial corresponda al bien y/oservicio a adquirir, a la Dirección General de Control y Evaluación y archivade manera cronológica permanente en el Expediente de licitación comoacuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficiode invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexotécnico en original y la Requisición.

Elabora y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio deevento, en original y copia con las especificaciones de la licitación parainformar a la autoridad representativa de la Contraloría los invitados a lalicitación, fecha y lugar del evento.

Envía a la Dirección General de Control y Evaluación el Oficio de evento,en original, para solicitar su participación en el evento de licitación y archivacronológicamente en forma permanente en el Expediente de licitación,como acuse de recibo la copia del Oficio de evento.

Pasa el tiempo.

Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de partici-pantes, en original.

Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante unaPropuesta técnica en original y una Propuesta económica en original.

de

Descripción


Actividad

UA/DRM82

Area

Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propues-ta (s) económica (s) en original, da lectura al contenido de éstas y verificaque cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación, Bases de lici-tación y en el Anexo técnico.

¿Cumple con los requisitos?

En caso de que no cumplan con los requisitos:Descalifica la Propuesta (s) técnica (s) en original y la Propuesta (s)económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura de pro-puestas en original, que al final del evento deberán incluirse en el Expe-diente de licitación.


En caso de que cumpla con los requisitos:Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registrotécnico y económico de las propuestas.

Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propues-tas, así como la Propuesta (s) técnica(s) en original y la Propuesta (s)económica (s) en original.

Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta deapertura de propuestas y sus respectivos anexos.

Pasa el tiempo.

Analiza las Propuesta (s) técnica (s) y la Propuesta (s) económica (s)y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las pro-puestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que másconvienen a la convocante.

Integra en el Expediente de licitación que archiva de manera cronológicapermanente los documentos siguientes:- Antecedentes (requisición) en original,- Registro de participantes en original,- Propuesta (s) técnica (s) en original,- Propuesta (s) económica (s) en original,- Acta de apertura de propuestas en original, con sus respectivos cua-dros,- Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.Conecta con el procedimiento:Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

8

8A

9

10

11

12

13



LICITACION SIMPLIFICADALICITACION SIMPLIFICADA

REALIZA APERTURAY VERIFICA

PROPUESTATECNICA

PROPUESTA ECONOMICA


INICIO


ENVIA

OBTIENE FIRMA

O

1

DETERMINAREQUERIMIENTOS

ELABORAY RECABA FIRMA

REQUISICION

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

OFICIO DEINVITACION

ANEXOTECNICO

O-1

O-1

O

OFICIO DEINVITACION O

BASES DELICITACION

1

1

O

- PROVEEDORES- PRESTADORES DE SERVICIO- DIRECCION GENERAL DECONTROL Y EVALUACION

REQUISICION

O C

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

OFICIO DEEVENTO

DIRECCION GENERAL DE CONTROL Y EVALUACION

EN COORDINACION

CON EL AREA SOLICITANTE

EXPEDIENTE DE LICITACION

ENVIA

O

OFICIO DEEVENTO O

1

C EXPEDIENTELICITACION

INICIA ACTODE APERTURA

Y ELABORA

REGISTRO DEPARTICIPANTES


RECIBE

PROPUESTATECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

DESCALIFICA

1

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

NO

PROPUESTA TECNICA

PROPUESTA ECONOMICA

ELABORA

ACTA DEAPERTURA

SI

1

O

PARTICIPANTES

ACTA APERTURA

PROPUESTATECNICA

PROPUESTAECONOMICA

OBTIENE Y ENTREGAFOTOCOPIA

ACTA APERTURA O

F

O-1

O

O

O

O

O

O

O

O

BASES DE LICITACION

O-1

ANEXOTECNICO

1

O

OFICIO DEINVITACION

BASES DELICITACION

PARTICIPANTES

ANEXOTECNICO

C


LICITACION SIMPLIFICADALICITACION SIMPLIFICADA

FIN

O

DICTAMEN


PROPUESTA TECNICA

O

PROPUESTA ECONOMICA

ACTA DE APERTURA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFICADA

O

O

O


1

INTEGRA

O

ANALIZA PROPUESTASY ELABORA

DICTAMEN

ANTECEDENTES ( REQUISICION)

O

C EXPEDIENTE LICITACION

Normas


El área solicitante de bienes o serv icios deberá entregar a la Of icina de Adquisiciones lascaracterísticas técnicas y cant idades de los bienes o serv icios a l ic i tar para integrar el anexotécnico de las Bases de licitación.

De acuerdo a la normat iv idad general deberá env iarse participación del desarrol lo de la l ic i ta-ción a la Secretaría de Finanzas y Planeación y un representante de la Contraloría General.

En la junta de aclaraciones únicamente se dará respuesta a las preguntas recibidas hasta undía antes de la junta, y pueden ser env iadas por fax, correo certi f icado con acuse de recibo uotro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma.

En el Acta de la junta de aclaraciones deberán registrarse las modif icaciones que realiza laDependencia y las preguntas de los partic ipantes y respuestas que emita el área responsable.

En el Acto de la junta de aclaraciones los part icipantes que hayan adquirido las Bases delicitación en la Dependencia o por Compranet-Ver, deberán env iar o presentar el recibo porcompra de bases.

En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicas el registro de participantes(personas f ísicas o morales) se real izará con una hora antes a la celebración, presentandoidentif icación con fotograf ía.

La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme se van nombrandoa los partic ipantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamentecerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que prev iamente debe-rán remi tir sus propuestas al domici l io señalado en las Bases, en el entendido de que todapropuesta extemporánea será descalif icada.

El acto de recepción y apertura de propuestas será presidido por el serv idor público designadopor la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar antelos asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido v iolentados.

En el acto de recepción y apertura deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técni-cas y poster iormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios,los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garant ía que of recen, asen-tándose en el acta circunstanciada.

Para el desarrol lo del evento de l ici tación deberá integrarse el comité interno para analizar lasPropuestas técnicas y económicas con base en el presupuesto autorizado.

El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a cal idad, rendimiento,precio, f inanciamiento, oportunidad, tiempo de entrega, serv icios, garantías y demás estipula-ciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que ensu caso se descal i f ique a alguno de los partic ipantes.

El Dictamen deberá elaborarse por escr ito y contener los puntos resolut ivos para la celebra-ción de Contratos y adjudicación de Pedidos, prev io acuerdo del Subcomité de adquisicionesy obras públicas.


UA/DRM86

Descripción


Área Actividad

UA/DRM87

3


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la moda-lidad de Licitación Pública con base en la Requisición en original que ob-tiene del archivo cronológico temporal.

Calendariza los eventos de la Licitación Pública con indicación de lugares,fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, paraacto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, parasu registro en el Compranet-Ver.

Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el áreasolicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarseel procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bieneso servicios.

Accesa al Sistema Compranet-Ver y captura los datos de la Dependencia,la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servi-cios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como lafecha, lugar y hora de la junta de aclaraciones y de los de recepción yapertura de proposiciones técnicas y económicas, de caracter nacional ointernacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condicionesde pago y emite la Convocatoria, en un tanto y las Bases de licitación enun tanto que corresponden al evento de la licitación.

Accesa al Sistema Compranet-Ver y respalda la información que contienela Convocatoria para conservarla en disco magnético.

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria enun tanto y en las Bases de licitación en un tanto.

Elabora el Oficio para Compranet-Ver, en original y copia, dirigido a laDirección General de Control y Evaluación para solicitar la publicación de laConvocatoria en el Sistema Electrónico y el Oficio para medios oficia-les, en original y copia dirigido a la Coordinación General de ComunicaciónSocial para solicitar la publicación de la Convocatoria en los diarios demayor circulación en el estado y a nivel nacional y recaba firma del Jefe dela Unidad Administrativa en ambos documentos.

Solicita la publicación de la Convocatoria y turna a la Dirección General deControl y Evaluación, a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver losarchivos de la Convocatoria y las Bases de licitación, así como el Oficiopara compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases delicitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en elExpediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Compranet-Ver en copia.

Solicita la publicación de la Convocatoria en los diarios de mayor circula-ción y envía a la Coordinación de Comunicación Social el Oficio para me-dios oficiales en original, la Convocatoria, en un tanto y el disquette conla Convocatoria y archiva de manera cronológica permanente en el Expe-diente de licitación como acuse de recibo el Oficio para medios oficia-les, en copia.

de

Descripción


Área Actividad

UA/DRM88

Elabora el Oficio del evento, en original y copia dirigido a las áreas de laContraloría que participarán en los actos de licitación, indicando lugar,fecha y horarios para solicitar su asistencia.

Turna el Oficio del evento en original a la Dirección Jurídica, a la Direc-ción General de Control y Evaluación, a la Dirección solicitante de bieneso servicios y a la Secretaría de Finanzas y Planeación para solicitar suparticipación en los actos de licitación y archiva de manera cronológicapermanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo elOficio del evento en copia.

Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedoresy/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archi-va de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y lasBases de licitación en un tanto en el Expediente de licitación.

Pasa el tiempo.

Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantesen original y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copiasnecesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relati-vas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoriao en las Bases de licitación.

Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones, a cadauno de los participantes y archiva de manera cronológica permanente enel Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en origi-nal y el Registro de participantes en original.

Pasa el tiempo.

Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabo-ra el Registro de asistentes, en original, el acto es presidido por el servi-dor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señala-dos.

Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) enoriginal, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documentoque conste de la Fianza de sustentación de la oferta en original.

Realiza la apertura de los sobres de la (s) Propuesta (s) técnica (s) enoriginal y la (s) Propuesta (s) económica (s) y verifica el cumplimiento detodos los requisitos solicitados en las Bases de licitación.

¿Cumple con los requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos:Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta(s) Económica (s), en original y estas quedarán integradas en el expe-diente respectivo.

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17A


Descripción


Área Actividad

UA/DRM89


En caso de cumplir con los requisitos:Elabora el Acta de apertura de propuestas en original en la que seharán constar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadascon las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten losparticipantes.

Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestasen original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta(s) económica (s) en original.

Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestastécnicas y económicas en original y las entrega a los participantes.

Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s)Económica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidaspor los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicaciónestablecidos en las Bases de licitación.

Elabora el Dictamen, en original, conforme al cual se adjudicará el Pedidoy se señalan quiénes son los proveedores o prestadores de servicios cuyasofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican loslugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y lamención de las propuestas que hayan sido desechadas.

Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente delicitación los documentos siguientes:- Antecedente en original,- Convocatoria en original,- Bases en original,- Registro de participantes al acto de apertura de ofertas, en original,- Acta de junta de aclaraciones en original,- Propuesta (s) técnica (s), en original,- Propuesta (s) económica (s), en original,- Acta de apertura de propuestas, en original,- Dictamen, en original.


Conecta con el procedimiento:Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

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23



LICITACION PUBLICALICITACION PUBLICA

ELABORA

BASES DELICITACION

EN COORDINACIONCON AREA

SOLICITANTEO

ACCESA Y RESPALDAINFORMACION

SISTEMACOMPRANET- VER

CONVOCATORIA

C

EXPEDIENTEDE LICITACION

C


INICIO

DETERMINAREQUERIMIENTOS

REQUISICION O

CALENDARIZA EVENTOS DELICITACION

ACCESA, CAPTURAY EMITE

TBASES DE

LICITACION

TCONVOCATORIA

SISTEMACOMPRANET- VER

RECABA FIRMA

CONVOCATORIA

BASES DELICITACION

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

T

T

ELABORAY RECABA FIRMA


OFICIO PARACOMPRANET

OFICIO PARA MEDIOSOFICIALES

O-1

O-1

SOLICITA PUBLICACION

Y TURNA

SOLICITAPUBLICACION

Y TURNA

OFICIOS PARAMEDIOS OFICIALES

CONVOCATORIA

O

T


OFICIO DEEVENTO

O-1

SISTEMACOMPRANET

OFICIO PARACOMPRANET

CONVOCATORIA

BASES DELICITACION OFICIO

PARA COMPRANET

O

T

T

1


DIRECCION GENERAL DE CONTROL Y EVALUACION

COORDINACIONDE COMUNICACIÓN

SOCIAL

CONVOCATORIA

OFICIO PARAMEDIOS OFICIALES

- DIRECCION JURIDICA- DIRECCION GENERAL DE CONTROL Y EVALUACION

- DIRECCION SOLICITANTE- SECRETARIA DE FINANZASY PLANEACION

TURNA

OFICIO DEEVENTO O

1

C


C


REALIZAVENTA

BASES DELICITACION

CONVOCATORIA

- PROVEEDORES- PRESTADORES DE SERVICIOS

BASES DELICITACION

O

REALIZA JUNTA DEACLARACIONES Y

ELABORA


A C T A D EJUNTA DE

ACLARACIONES

O-1

T

T

T

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

1

1

C


LICITACION PUBLICALICITACION PUBLICA


PROPUESTATECNICA

PROPUESTAECONOMICA

A C T A D EAPERTURA

DICTAMEN

O

O

O


1

¿ CUMPLE CONLOS REQUISITOS ?

NO

SI

ELABORA

ACTA DEAPERTURA DEPROPUESTAS

O

DESCALIFICA

PROPUESTATECNICA

PROPUESTAECONOMICA

OBTIENEFIRMA

ACTA DEAPERTURA DEPROPUESTAS

PROPUESTAECONOMICA

OBTIENE Y ENTREGAFOTOCOPIA

ACTA DEAPERTURA

ANALIZA PROPUESTAS

PROPUESTATECNICA

O

PROPUESTATECNICA

PARTICIPANTES

O

O

F

RECIBE

PARTICIPANTES

PROPUESTATECNICA

PROPUESTAECONOMICA

FIANZA

REALIZA APERTURAY VERIFICA

PROPUESTATECNICA

PROPUESTAECONOMICA

REALIZA ACTO DE APERTURA Y ELABORA

REGISTRO DEASISTENTES O

O

O

O

O

O

O

O

O

O

INTEGRA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE

LICITACION SIMPLIFICADA


C


RECABAFIRMA Y ENTREGA

ACTA DE JUNTA DEACLARACIONES

PARTICIPANTES

REGISTROD E

PARTICIPANTES

O

C

O

ACTA DE JUNTADE ACLARACIONES

PARTICIPANTES

PROPUESTAECONOMICA

O

ELABORA

DICTAMEN O

ANTECEDENTES

CONVOCATORIA

BASES

O

O

O

A C T A D EJUNTA DE

ACLARACIONES

O

O

O

C

Procedimiento

Normas


í


UA/DRM92

Sept./2003



Dirección General de Desarrollo Administrativo Contralor GeneralSept./2003

La emisión de los fal los de l ici tación deberá apegarse a las disposiciones establecidas en laLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz-Llave, Ley de Responsabil idades de los Serv idores Públicos y ReglamentoInterior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas.

La emisión de los fal los de l ici tación deberán realizarse conforme a los acuerdos establecidospor el Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas, de acuerdo a la responsabi l idad de losserv idores públicos a quienes compete su emisión.

La notif icación del fal lo de lici tación se dará a conocer a los participantes en acto público o porescrito según se estipule en las Bases de licitación.

La comunicación del fal lo deberá emiti rse al proveedor y/o prestador de serv icios adjudicadosen un plazo de no mayor de tres días, para Licitación Pública y dentro de los 8 días hábi lessiguientes al acto de apertura de propuestas para Licitación Simpl if icada.

La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contratoque deberá elaborarse en coordinación con la Dirección Jurídica.

En el caso que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de serv icio (s)corresponda a 140 salarios mínimos v igentes en la Cd. de Xalapa, Veracruz, deberá elaborar unContrato con las especif icaciones de los bienes o serv icios, monto y condiciones estableci-das en los eventos de l ici tación.

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificadala adjudicación de los bienes o servicios concursados para formalizar la relación decompra-venta que realiza la Contraloría.

Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

Periódica.


í


UA/DRM93

En el caso de que el importe adjudicado al proveedor (es) o prestador (es) de serv icio (s)correspondan a más de 670 salar ios mínimos v igentes en la Cd. de Xalapa, Veracruzderivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato,deberá sol ic itarse Fianza, de cumplimiento del contrato.

Los fal los de las l ici taciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratos debe-rán registrarse y transmiti rse a través del Sistema Electrónico Compranet.Ver, con baseen las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contratacio-nes Gubernamentales, denominado Compranet-Ver, para Licitaciones Públicas y vía fax opersonal si es Licitación Simplif icada, además de informarlo a través de la Página Web.

La Factura que se reciba del proveedor deberá registrar el sel lo y f irma del responsabledel Almacén de conformidad de que los bienes cumplen con las especif icaciones y canti-dad establecidos en el Contrato o Pedido.

Normas

Descripción


Area Actividad

UA/DRM94

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Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de sub-comité de adquisiciones y obras públicas en fotocopia y analiza losacuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de LicitaciónPública o Licitación Simplificada.

Adecúa Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en origi-nal y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicioslicitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos.

Recaba firma en el Dictamen, en original del Jefe de la Unidad Administra-tiva, Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Jefe de Seguimientoa Contrataciones Gubernamentales y del Jefe de la Oficina de Adquisicio-nes.

Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedo-res y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el eventode licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito conacuse de recibo, en acto, vía fax, o bien colocar un anuncio en la tabla deavisos de la Dependencia, siempre que así se hubiere señalado en lasBases de licitación.

Elabora Contrato en original y con base en el salario mínimo determina sipor el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servi-cios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes.

Obtiene visto bueno de la Unidad Jurídica en el Contrato en original.

Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestadorde servicios en el Contrato en original.

Accesa al Sistema de Adquisiciones del Siafev y emite el Cuadro compa-rativo, en un tanto con las propuestas económicas y el Pedido en untanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados,las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que as-ciende la adjudicación y firma los documentos.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefede la Oficina de Adquisiciones en el Cuadro comparativo en un tanto yen el Pedido en un tanto.

Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/oprestador de servicio el Pedido vía fax.

Entrega al Almacén una fotocopia del Pedido, para que procedan las re-cepciones de los bienes adquiridos.

Pasa el tiempo.


Descripción


Area Actividad

UA/DRM95

Conecta con el procedimiento:Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo,Material Fotográfico y Artículos de Limpieza.

Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original conlos datos de los bienes recibidos a conformidad en el Almacén, o en sucaso con los datos de los servicios contratados.

Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registrosdel Pedido en un tanto.

¿ Coinciden los datos de la Factura ?

En caso de que no coincidan los datos de la Factura:Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original ysolicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adqui-sición o contratación.


En caso de que coincidan los datos de la Factura:Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materialesen la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias paraque se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que correspon-da.

Obtiene una fotocopia de la Factura en original.

Turna a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de notifica-ción de fallo, en copia y la Factura en original para solicitar la emisióndel cheque que permita realizar el pago al o los proveedores y/o prestadoresde servicios.

Integra en el Expediente de licitación que archiva de manera cronológicapermanente los documentos siguientes:- Oficio de notificación de fallo, en original,- Pedido, en fotocopia,- Contrato, en original,- Cuadro comparativo, en original y- Factura, en fotocopia.


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13A

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EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFIEMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DE LICITACION SIMPLIFI CADACADA

FIN

OFICIONOTIFICACION DE FALLO

O

PEDIDO

CONTRATOCUADRO

COMPARATIVO

FACTURA

F

F

O

O


C


INICIO

F

RECIBE Y ANALIZA

ACTA DESUBCOMITE

O

ADECUAY FIRMA

O

RECABA FIRMA

DICTAMEN

O

NOTIFICA

OFICIO DE NOTIFICACIONDE FALLO

- PROVEEDORES- PRESTADORES DE SERVICIOS

- CAMARA


DE RECURSOSMATERIALES

TURNA


O-1

T

O

PEDIDO

FACTURA

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO

ENTREGA

PEDIDO

DEVUELVE Y SOLICITA AJUSTES

1

¿ COINCIDEN DATOSDE LA FACTURA?

NO

FACTURA



SI

O-2

O

RECIBE

FACTURA

- PROVEEDOR - PRESTADOR DESERVICIOS

RECEPCION DEMATERIAL

DE OFICINA, PAPELERIA,

CONSUMIBLES DE COMPUTO,MATERIAL

FOTOGRAFICOY ARTICULOS DE LIMPIEZA

VERIFICADATOS

FACTURA

PEDIDO

O

T

JEFE DELDEPARTAMENTO

DE RECURSOSMATERIALES

- PROVEEDOR- PRESTADOR DE SERVICIOS

O

F

ALMACEN

1

OBTIENEFOTOCOPIA

FACTURAO

F

INTEGRA

DICTAMEN

OFICIO DE NOTIFICACIONDE FALLO

O-1

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

- JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

- JEFE DE SEGUIMIENTO

- JEFE DE OFICINADE ADQUISICIONES

ELABORA

CONTRATO O

OBTIENEVISTO BUENO

CONTRATO O

UNIDADJURIDICA

RECABAFIRMA

CONTRATO O

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

OFICIO DENOTIFICACIONDE FALLO

1

- JEFE DELDEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES

- JEFE DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES

T

PEDIDO

RECABA FIRMA

PEDIDO

CUADROCOMPARATIVO

ACCESA, EMITE Y FIRMA

CUADROCOMPARATIVO

SISTEMA ADQUISICIONES

T

T

T

OBTIENEFOTOCOPIA Y ENVIA

TPEDIDO

2F

- PROVEEDOR - PRESTADORDE SERVICIO

VIA FAX

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DRM97

Sept./2003Unidad



Nombre: Desarrol lo de Sesiones del Subcomi té de Adquisiciones y Obras Públicas.

Objetivo:


Las sesiones del Subcomi té podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevanciay oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración.

Las sesiones ordinarias del Subcomité, podrán ser llevadas a cabo únicamente con la participa-ción de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionadosa la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos quemarcan las leyes de adquisiciones y de obras públicas.

En la pr imera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionadoscon el Programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente yel Calendario anual de sesiones.

El Expediente de documentos que uti l ice el Secretario Ejecutivo del Subcomité, contendrá lainformación necesaria para que se elabore la Síntesis de asuntos a tratar en cada sesión men-sual del Subcomi té.

En la Síntesis de asuntos a tratar que sea entregada a los integrantes del Subcomité de Adqui-siciones y Obras Públ icas de la Dependencia, se deberá considerar el resumen de lasl ic itaciones, adquisiciones y la contratación de serv icios que a las fechas se realicen.

En los casos en que resulte necesario, el Secretario Ejecutiv o del Subcomité podrá entregar alos integrantes del mismo, información adicional a la presentada en la Síntesis de asuntos atratar.

En los casos en que los vocales consideren conveniente remi tir al Secretario Ejecutivo delSubcomité los asuntos que deban ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberánser incluidos en la Orden del día de la sesión de que se trate.

En el caso de que en las Sesiones Ordinarias no se cuente con quorum para su inicio, seconv ocará a una Sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que correspondan.

Someter a consideración y obtener la opinión del Órgano Colegiado, respecto a lasacciones tendentes a la optimización de recursos que se dest inan a las adquisicio-nes, arrendamientos, serv icios y almacén relacionados con bienes muebles en la De-pendencia.



Actividad

UA/DRM98

Area

Departamento deRecursos Materiales

Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documen-tos original y acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa los puntos aconsiderar en la orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Ad-quisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias paracada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos laorden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunióny recaba firma del Presidente del Subcomité.

Elabora con base en la información contenida en el Expediente de docu-mentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual delÓrgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomi-té.

Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de Invitación y en sucaso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la ordendel día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios deinvitación las archiva como acuse de recibo de manera cronológicapermanente en el Expediente de sesiones del subcomité de laDependencia.

Pasa el tiempo.

Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizadoscon los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco paracada uno de los asistentes a la reunión mensual del Subcomité de Adquisi-ciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Acude a la sala de juntas de la Dependencia llevando consigo el Expedien-te de documentos original, la Lista de asistencia y los folderspersonalizados.

Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para queestos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité deAdquisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de losparticipantes de la sesión en la Lista de asistencia original.

Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntosa tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiadopara que se tomen los acuerdos correspondientes.

Da por concluída la sesión una vez agotada la orden del día y asentados losacuerdos correspondientes.

Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos ex-puestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité queasistieron a la reunión mensual.

1

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Actividad

UA/DRM99

Area

Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva demanera cronológica permanente, la siguiente documentación:- Lista de asistencia en original.- Invitaciones en original.- Acta circunstanciada en original.- Síntesis de asuntos a tratar en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.Conecta con el procedimiento:Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

12Departamento deRecursos Materiales


DESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUDESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Y OBRAS PUBLICASBLICAS

FOLDERS

FOLDERS

OFICIOS DE INVITACION

C

OSINTESIS

LISTA DE ASISTENCIA O

O

INICIO

ACUERDA PUNTOS

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS O

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES


OFICIOS DE INVITACION

INICIA REUNION Y RECABA FIRMA

ACUDE LLEVANDO CONSIGO

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS

O

PRESIDENTE DEL SUBCOMITE

ENTREGA

FOLDERS


OACTA CIRCUNSTANCIADACON EL JEFE DE LA


C

O-C

ELABORA

TURNA

OFICIOS DE INVITACION O

INTEGRANTES DEL SUBCOMITE

EXPEDIENTE DESESIONES

DEL SUBCOMITE

LISTA DE ASISTENCIA



DA LECTURAY DESARROLLA

PUNTOS

DA POR CONCLUIDA LA SESION


RESGUARDA

O

O

LISTA DE ASISTENCIA

INVITACIONES

C

EXPEDIENTE DEL

SESIONES DEL

SUBCOMITE

FIN

C

ELABORA EINTEGRA

OLISTA DE ASISTENCIA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EMISION DE FALLOS DE LICITACION PUBLICA Y DELICITACION SIMPLIFICADA.

SINTESISO

ACTA CIRCUNS-TANCIADA

SINTESIS

O

O

SALA DEJUNTAS

Directorio

í

VCONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


pliquen responsabilidad administrativa. presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

L.A.E. Serafín Hernández SagaónJefe de la Unidad Administrativa

C.P. Yolanda Gómez FernándezJefa del Departamento de Recursos Financieros

Dra. María Magdalena Préstamo FuerteJefa del Departamento de Recursos Humanos

L.C. Karina de la Fuente IzaguirreJefa del Departamento de Recursos Materiales

L.I. Jorge Arturo Gloria CarralesJefe del Departamento de Informática

Firmas de Autorización

í

VICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


L.A.E. SERAFÍN HERNÁNDEZ SAGAÓNUNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVESEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.

LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOSDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

C.P. RICARDO GARCÍA GUZMÁNCONTRALOR GENERAL

ELABORACIÓN

manual proc rm

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