manual de procedimiento de inspecciÒn y seguimiento de orden y limpieza 5s

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S

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INDICEOBJETIVO Y PERSONAL INVOLUCRADO PLANEACION DEFINICION DE LA METODOLOGA 5S EFECTUACION DE ANALISIS DE DIAGNOSTICO EJECUCIN: INICIO DE LA IMPLANTACIN PRIMERA S: SEIRI SEGUNDA S: SEITON- ORDENAR TERCERA S: SEISO-LIMPIAR VERIFICACION O SEGUIMIENTO CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR INDICACIONES PARA LA INSPECCION POR CHECK LIST PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA REPORTE FOTOGRAFICO PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO PROGRESO SEMANAL SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS ACCION QUINTA S; SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA ANEXOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S OBJETIVO El presente documento tiene la finalidad de establecer las bases y mecanismos mediante los cuales se institucionalizara y dar seguimiento a un sistema de trabajo bajo un esquema de orden y limpieza. La implantacin es basada en los Crculos de calidad de Deming en sus cuatro fases, planeacin, ejecucin, verificacin, accin; debido a que se trata de un proceso cclico que busca permanencia y habito en la cultura laboral de la empresa. La metodologa a seguir es la conocida como 5 S, de origen japons, cuyo principal objetivo es el orden y limpieza, que puede dar como valor agregado la seguridad y el incremento en la productividad y aprovechamiento de los recursos.

PERSONAL INVOLUCRADO Coordinador de 5 S: Planteamiento de propuesta y sistema Verificacin e inspeccin de 5 S Elaboracin de reportes de 5 S Verificacin de acciones correctivas Ejecucin de 5S en su rea Mantenimiento de orden y limpieza en su rea Seguimiento de acciones correctivas Apoyo al seguimiento de acciones correctivas Comunicacin de disposiciones a supervisores Apoyo en la ejecucin de acciones correctivas Apoyo en la eliminacin de desechos y basura.

Supervisores de produccin

Coordinadores de produccin Mantenimiento Personal de limpieza

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S PLANEACIN DEFINICIN DE LA METODOLOGIA 5S Se refiere a la creacin y mantenimiento de reas de trabajo ms limpias, organizadas y seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo. La metodologa proviene de trminos japoneses que diariamente ponemos en prctica en nuestra vida cotidiana 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar o clasificar: Seiri Ordenar: Seiton Limpiar: Seiso Estandarizar: Seiketsu Sostener en disciplina: Shitsuke

EFECTUACIN DE ANLISIS DE DIAGNOSTICO Es preciso llevar a cabo un anlisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) para conocer el punto partida en la implantacin. FORTALEZAS Caractersticas que permiten Lograr los Objetivos y reducen el impacto negativo de una posible eventualidad. OPORTUNIDADES Elementos o circunstancias que pueden ser aprovechados para tener una mejora y dar un Valor Agregado. DEBILIDADES Vulnerabilidad que restringe la capacidad de actuar ante un evento u oportunidad. AMENAZAS Lo que representa un riesgo para la integridad o el patrimonio de la empresa o el colaborador y el cumplimiento de sus propsitos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S EJECUCIN: INICIO DE LA IMPLANTACIN Al conocer la metodologa para el orden y limpieza e implantacin de proyectos, es preciso identificar sus 5 etapas, donde las 3 primeras se refieren a la organizacin y limpieza, las ultimas 2 corresponden al seguimiento y de ellas depende el xito y el mantenimiento gradual de los resultados de la implantacin. PRIMERA S: SEIRI-SELECCIONAR Y CLASIFICAR Se debe retirar del rea o estacin de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, una tcnica til a seguir consiste en eliminar la mentalidad de "Por si se ocupa". Para realizar la labor de seleccin hay 6 puntos bsicos por llevar a cabo

rea sin artculos herramienta o mobiliario que no se utiliza. Area sin exceso de materiales para procesar

rea de trabajo sin acumulamientos de retrabajos Area sin exceso de producto terminado

Es importante conocer el tipo de maquinaria y elementos que intervienen en la operacin actual, sobretodo al cambiar de modelos de produccin. Procurar no tener exceso de herramienta disgregada y sin uso continuo a lo largo del rea de produccin. Hay que asegurarse que solo se encuentren los materiales utilizables para el modelo que se esta trabajando en la orden de produccin y tambin es importante no tener cantidades que entorpezcan el trabajo o que ocupen espacio importante del rea. Consiste en retirar y evitar que existan excesos de produccin en relacin a la capacidad instalada, as como materiales con estatus inconcluso y a los que no se les asigna una disposicin. Consiste en retirar y evitar que existan excesos de produccin en relacin a la capacidad instalada,

Seleccionar y clasificar permite: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Liberar espacio til en planta y oficinas Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas Mejorar el control visual Eliminar las prdidas de productos Facilitar control visual de las materias primas que se van agotando Preparar las reas de trabajo para acciones de mantenimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S SEGUNDA S: SEITON-ORDENAR Se procede a organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Consiste en asignar un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar. Los puntos a efectuar al llevar a cabo el orden son: Maquinaria mesas y muebles alineados en su rea delimitada. Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio identificado Se debe asignar y marcar el lugar para realizar la operacin; donde debern estar nicamente los elementos necesarios. Al identificar los espacios para cada estacin de trabajo es necesario colocar el mobiliario y maquinaria de manera que no entorpezca otras operaciones o la circulacin en el rea. Para cada fraccin debe encontrarse solo la materia prima a utilizar, y en caso de ser necesario contar con un stock por el flujo de la operacin, asignar un rea especifica donde este separado por su tipo y este disponible para su uso. Para el caso de las maquinarias que cuenten con un kit de ajuste o mantenimiento, este deber encontrarse solamente en esa estacin asignada y el equipo extra requerido para la operacin tambin deber tener un lugar designado. Es importante que al asignar las estaciones de trabajo se encuentren dentro de ella solo los materiales que se estan utilizando y que estn en un contenedor el cual deber permanecer dentro de el area delimitada y en alineacin consistente. En las reas de trabajo no debe encontrarse material ni artculos sueltos, sino nicamente, en su caso, los necesarios y de manera que no se mezclen o se pierda la nocion de para que va a ser utilizado. En el caso de escobas, trapos, recogedores, y otros artculos necesarios para limpieza; debe asignarse un rea identificada y accesible que no entorpezca la operacin, asi mismo los residuos y desechos deben estar separados en los contenedores identificados para ello, siendo el amarillo para residuos peligrosos de estopa, aceite, pegamento y materiales impregnados con qumicos, y el negro para la basura comn. Al ser un servicio y no una operacin, debe tenerse cerca del rea de trabajo pero sin entorpecer la actividad.

Contenedores de material alineados

Piso del area libre de artculos y materiales sin contenedor Equipo de limpieza, basura y desechos separados en su rea.

Bebederos en su rea identificada

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S El propsito del orden es que: Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo El aseo se puede realizar con mayor facilidad y seguridad La presentacin esttica de la planta se mejora, comunica orden Se libera espacio La seguridad se incrementa debido a la demarcacin de reas Se puede contar con sistemas simples de control visual de materiales Mejora de la productividad global de la planta

TERCERA S: SEISO-LIMPIAR Debe crearse el hbito de eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos del rea de trabajo, es conveniente verificar lo que despus de ordenar, y debido a la operacin cotidiana, representa una inconformidad esttica y en algunos casos un riesgo a la salud. Mesas de trabajo y maquinaria y estaciones libres de polvo Maquinas mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc. Estaciones de rea y pasillos libres de basura Contenedores limpios y en estado de conservacin. Pasillos libres de obstruccin Suelo limpio de manchas de pegamento, aceite etc. Sacudir de manera peridica las partculas generadas por la actividad diaria evitando que se acumulen en el mobiliario y maquinaria. Remover manchas de agua, aceites, adhesivos o sustancias que denoten suciedad en maquinas muebles o piso y que en determinado momento representen una condicin insegura.

Mantener los desechos y desperdicios fuera de los pasillos, maquinas o estaciones de trabajo para evitar daos, e imagen peridicamente recogerlos y depositarlos en su lugar Hay que mantener libre de polvo aceites, pegamentos los contenedores para evitar que se deterioren, asi mismo hay que procurar no tener contenedores fracturados y maltratados que provoquen daos al material o dificultad para su manejo. Evitar desalinear mobiliario y maquinaria y colocar artculos de cualquier tipo en las reas de circulacin. Debe revisarse que no haya fugas en las maquinas, contenedores o recipientes que provoquen derramamientos y manchas en el piso que denoten suciedad y representen una condicin insegura de trabajo.

Beneficios de la limpieza Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Se incrementa la vida til del equipo al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad Las averas se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado ptimo de limpieza La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del Equipo Se reducen los despilfarros de materiales y energa debido a la eliminacin de fugas y escapes La calidad del producto se mejora y se evitan las perdidas por suciedad y contaminacin del producto y empaque.

VERIFICACIN O SEGUIMIENTO CUARTA S: SEIKETSU-ESTANDARIZAR Se inicia igualar las condiciones y evitar desviaciones de las especificaciones ya establecidas. Lo mas importante de la fase de estandarizacin es documentar las instrucciones, estatutos y disposiciones con el fin de hacerlas visibles y ejecutables, sin embargo previamente se debe identificar lo que necesita igualarse para hacerlo verificable y evaluable. Instrucciones trabajo estaciones maquinas de No solo consiste en colocar las instrucciones de cmo debe en operarse cada maquina para evitar daos o averas a las y mismas o al producto, es preciso tambin poner indicaciones de seguridad y requerimientos de equipo para la operacin. Sealizacin de Tambin debe identificarse y colocarse sealetica a sistemas auxiliares instalaciones auxiliares para la produccin y de uso en y seguridad casos de emergencia. Identificacin de Para evitar mezclas, reacciones qumicas o errores de recipientes de seguridad que puedan causar incidentes o accidentes, debe qumicos. etiquetarse los contenedores con cualquier sustancia. Contenedores de Debe definirse los tipos de contenedor a usar para cada material material e igualarse en tamaos y formas para facilitar su adecuados acomodo y uso sin provocar desorden o daos. Instalacin de Todas las instalaciones que suministran un recurso cables tubera y energtico para la operacin deben estar correctamente sistemas auxiliares definidas y aisladas, sin que representen un riesgo al uniforme y manejo o una obstruccin a las operacines. adecuada

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S CREACIN DE FORMATOS, LINEAMIENTOS Y REPORTES COMO APOYO PARA VERIFICACIN Y APOYO A LAS 5 S. En primera instancia se realiza un Formato de Check List de Orden y Limpieza 5 S (anexo 1) con los estatutos anteriormente especificados, mediante el cual debe verificarse y registrarse las incidencias o puntos omitidos en cuanto a orden y limpieza, tomando en cuenta que con una sola vez que se encuentre la omisin de cada punto a lo largo del rea de trabajo ya es considerado como una falta, para evitar parcialidades y subjetividad. Tambin se realiza un formato de Bitcora de Seguimiento de Acciones Correctivas (anexo 2) en el cual se describen los problemas derivados de un punto omitido por el equipo de trabajo del rea inspeccionada, la causa principal y las acciones correctivas a realizar para evitar su reincidencia. INDICACIONES PARA LA INSPECCIN POR CHECK LIST Para el mtodo de inspeccin por medio de check list es necesario considerar las siguientes instrucciones: 1. La inspeccin debe ser minuciosa y detallada 2. Cualquier incurrencia debe registrarse como punto de hallazgo del check list. 3. En cuanto a la parte de Seleccin debe retirarse del rea de trabajo todo material o articulo fuera de uso actual o prximo inmediato sin excepcin. 4. Debe revisarse que no se mantengan almacenados en el rea, materiales producidos total o parcialmente. 5. Para el seguimiento al Orden debe revisarse que no exista artculos o materiales de ningn tipo debajo de mesas, maquinas o bandas. 6. Tambin como parte del Orden debe de revisarse que la ubicacin de cada material o su lugar no representen un riesgo o condicin insegura. 7. Debe revisarse que no exista materiales ni artculos en la parte de arriba de mesas, maquinas, estantera o cualquier mobiliario del rea. 8. Para la Limpieza es necesario revisar el polvo y la suciedad en toda la superficie del mobiliario y maquinaria. 9. Las condiciones de contenedores, estaciones y mobiliario deben presentar una conservacin y notificar los mantenimientos en cuanto a desgaste. 10. La identificacin e instrucciones deben corroborarse que sean las correspondientes a la maquinaria y recipientes de materiales y qumicos. 11. El cableado e instalaciones deben ser uniformes y ordenados sin representar un riesgo u obstculo para la correcta realizacin del trabajo. 12. Hacer toda observacin al supervisor o coordinador de produccin responsable del rea para acordar las acciones a tomar, en su momento apoyarlos para llevarlas a cabo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S Parte de la verificacin consiste en una evaluacin en la cual se disean los indicadores que permitirn calificar el progreso en la implantacin o bien el nivel de cumplimiento con orden y limpieza por parte del rea. Tales indicadores se plasman en un reporte (anexo 3) que se realizara como se describe en seguida. PRINCIPALES PUNTOS DE MEJORA Debe hacerse el conteo de cuantas veces incurri el rea por omisin o incidencia en el transcurso de la semana y plasmarse en un grafico que muestre cuales son los principales puntos de mejora que pueden atacarse. REPORTE FOTOGRAFICO Debe tenerse evidencia fotogrfica que muestre lo que se pretende comunicar con el lugar especfico y las condiciones que llevaron a identificarlo como incidencia. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO Debe calcularse dividiendo el nmero total de incidencias encontradas entre el nmero total de puntos verificados, y restarlo a uno para obtener el porcentaje de cumplimiento, es decir:Total de incidencias encontradas durante la semana 1Numero de puntos auditados cada da por el nmero de das auditados en la semana X 100 %

PROGRESO SEMANAL El indicador que nos indicara si ha habido mejora o se ha reincidido resulta de comparar el porcentaje de la semana actual con las anteriores y de esa manera es posible conocer la tendencia de las reas en cuanto a orden y limpieza. SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Es importante registrar para cada problema o hallazgo, cuales son las causas y acciones a tomar, y de ellas plasmar las que se encuentran abiertas para ser atendidas y las que han sido resueltas. As mismo debe reportarse el desfase de las fechas compromiso y la eficiencia para la atencin y resolucin de problemas.

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ACCION QUINTA 5: SHITSUKE-SOSTENER LA DISCIPLINA El disciplinar pretende mantener el estado de limpieza y organizacin alcanzado con la aplicacin de las primeras 4's mediante la Creacin del hbito para lo cual debe efectuarse inspecciones diarias y la aplicacin del check list. La forma de llegar a la disciplina es mediante la constancia y accin continua para lo cual debe hacerse el reporte con periodicidad, es decir semana tras semana y en un lugar accesible e identificable. La disciplina es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo Implica control peridico, visitas sorpresa. El empleo de los estndares se debe auditar y reportar para verificar su cumplimiento. Llenado de hojas de seguimiento de acciones correctivas Para sostener la disciplina es importante que si se plantea una accin de correccin o prevencin debe registrarse con fecha de compromiso y responsables. El personal debe presentarse y mantener la higiene personal y el cuidado en su operacin. Al concientizar al grupo de trabajo que es por su propio beneficio y el de su labor ellos lo demostraran mediante el hbito del uso de su equipo personal.

Ropas de trabajo

Uso de equipos de proteccin

Debe llevarse el seguimiento de acciones a incidencias y puntos de mejora, registrando en el formato toda accin y compromisos establecidos para llegar de la correccin a la prevencin. El llenado del formato de Bitcora de Seguimiento de Acciones correctivas debe ser: LINEA: Escribir el nombre del rea que se esta inspeccionando FECHA: Escribir el da que se plantea el problema y se propone su accin correctiva PROBLEMA: Una descripcin de el punto que se esta encontrando CAUSA: Determinar que esta originando la situacin ACCION CORRECTIVA: Proponer lo que evitara la reincidencia 11

MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S RESPONSABLE: Asignar y comunicar quien ser el encargado de efectuar la accin, es importante denotar que aun cuando se designe a alguien el supervisor de rea es el principal interesado en que sea corregido su problema por lo que debe estar al tanto del avance. NO DE ACCION CORRECTIVA: Asignar un consecutivo para identificar la incidencia FECHA DE COMPROMISO: Solicitar a la persona responsable cuanto tiempo le tomara efectuarlo por sus alcances y capacidad instalada. FECHA SOLUCIN: Hasta que sea corregido y efectuada la accin correctiva ser considerado como hecho, as se podr identificar las limitantes y desfase en la solucin al problema. STATUS: Indicar si la accin correctiva se considera como cerrada o aun pendiente por realizar.

EL LUGAR MAS LIMPIO NO ES EL QUE MAS SE BARRE SINO DONDE MENOS SE ENSUCIA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO INSPECCIN Y SEGUIMIENTO DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S ANEXOSCHECK LIST DE ORDEN Y LIMPIEZA 5S FORMATO REVISIN LINEA DE PRODUCCIN: SEMANA: Lunes Seleccin y clasificacin Area sin articulos, herramientas o mobiliario que no se utiliza Area sin exceso de materiales para procesar Area sin acumulamiento de retrabajos Area sin exceso de producto terminado Orden Maquinas, mesas y muebles alineados dentro del area delimitada Materiales y herramientas separados y ordenados en su espacio Contenedores de materiales alineados Piso del area libre de articulos y materiales sin contenedor Equipo de limpieza, basura y desechos separados en su area Bebederos en su area identificada Martes Miercoles Jueves Viernes

Limpieza Mesas de trabajo, maquinaria y estaciones libre de polvo Maquinas, mesas y muebles sin manchas de aceite, pegamento, etc Estaciones de area y pasillos libre de basura Contenedores limpios y en estado de conservacion Pasillos libres de obstruccion Suelo limpio de manchas de pegamento, aceite, etc. Estandarizacin Instalaciones, cables, tuberia y auxiliares uniformes, seguras y sealizadas Identificacion de Recipientes de quimicos Contenedores de material uniformes y adecuados.

Seguimiento del habito Ropa de trabajo adecuada Uso de equipos de proteccin Total de incidencias Total semanal Porcentaje promedio semanal

Firma de supervisor

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