manual de normas y procedimientos de la organización no...

Miguel Nehemías Colop de León

Manual de Normas y Procedimientos de la Organización no Gubernamental “Comunidad Indígena del Municipio de Patzún”, Chimaltenango

Asesor: Lic. Otto David Guamuch

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía

Guatemala Julio de 2010

Este informe fue presentado por el autor como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS-, previo a optar al grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa. Guatemala, Mayo de 2010

ÍNDICE

i

INTRODUCCIÓN CAPÌTULO I DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL 1.1. Datos Generales de la institución/comunidad

1.1.1. Nombre de la Institución 11.1.2. Tipo de Institución 11.1.3. Ubicación geográfica 11.1.4. Visión 11.1.5. Misión 11.1.6. Fines 11.1.7. Objetivos 21.1.8. Estructura organizacional/organigrama 31.1.9. Recursos (humanos, materiales, financieros) 3

1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico 41.3. Lista de necesidades/carencias 51.4. Cuadro de análisis de problemas (con base en la lista de

necesidades/carencias 6

1.5. Priorización de problemas 71.6. Análisis de viabilidad y factibilidad 81.7. Problema seleccionado 91.8. Solución propuesta como viable y factible 10 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos Generales

2.1.1. Nombre del proyecto 112.1.2. Problema 112.1.3. Localización 112.1.4. Unidad ejecutora 11

2.2. Características del proyecto 2.2.1. Tipo de proyecto 112.2.2. Descripción del proyecto 11

2.3. Justificación 122.4. Objetivos

2.4.1. Generales 142.4.2. Específicos 14

2.5. Metas 142.6. Beneficiarios 152.7. Recursos 152.8. Fuente de financiamiento 15

2.8.1. Presupuesto de gastos 162.8.2. Cronograma de actividades 17

CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCIÒN DEL PROYECTO ii3.1. Actividades y resultados 183.2. Productos y logros 20

Manual de normas y procedimientos de la organización Comunidad Indígena de Patzún, Municipio de Chimaltenango, Departamento de Chimaltenango

21

CAPÍTULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN 4.1. Evaluación del diagnóstico 794.2. Evaluación del perfil del proyecto 804.3. Evaluación de la ejecución 814.4. Evaluación final 82 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA APENDICE

Plan de diagnóstico institucional Guía de entrevista Guía de análisis contextual e institucional Lista de cotejo de evaluación Formato de encuesta Plan de inducción

ANEXOS Carta de nombramiento de Asesor Solicitud del Ejercicio Profesional Supervisado a la organización Respuesta de la organización a la solicitud Nota de recibo y aprobación del Manual de Normas y Procedimientos de la Organización, elaborado por el epesista Carta del asesor para solicitar nombramiento de Comisión Revisora Carta de nombramiento de Comisión Revisora Nota de Dictamen Favorable de la Comisión Revisora Solicitud de Examen Privado Estatutos de la Organización

1

CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

1.1. Datos Generales de la institución

1.1.1. Nombre de la Institución Comunidad Indígena de Patzún, Departamento de Chimaltenango

1.1.2. Tipo de Institución Es una Asociación Civil para el Desarrollo, no gubernamental, no

lucrativa, apolítica, privada de beneficio social, inscrita en el Registro Civil

de la Municipalidad de Guatemala, del departamento de Guatemala, en la

Partida número: doscientos setenta y siete (277), del folio doscientos

setenta y siete (277), del libro cincuenta y uno (51) de Personas Jurídicas.

(3:2)

La actividad principal de la organización, es la administración del Agua

Entubada, distribuida al área urbana del municipio, beneficiando a 981

familias, para un total de 5,886 habitantes, significando el 28% del total de

la población urbana.

1.1.3. Ubicación geográfica 2ª. Calle 2-51 Zona 1 del Municipio de Patzún del departamento de

Chimaltenango.

1.1.4. Visión (No tiene)

1.1.5. Misión (No tiene)

1.1.6. Fines Según el Artículo Cinco de los Estatutos de la Organización: “Los fines de

la organización serán procurar los mecanismos necesarios para la debida

aplicación de la recaudación de fondos, de los proyectos que vayan en

beneficio de la comunidad del municipio de Patzun, departamento de

Chimaltenango, a través de los medios legales establecidos, así como la

superación de sus integrantes mediante la organización, planificación y

2

ejecución de actividades de desarrollo comunitario para mejorar el nivel

de vida de los residentes en Patzún Chimaltenango”. (3:3)

1.1.7. Objetivos El Artículo Cinco de los Estatutos de la Organización, los Objetivos son

los siguientes: “a) Desarrollar acciones que contribuyan al beneficio de los

residentes de Patzun. b) Apoyar iniciativas que beneficien a los residentes

del municipio. c) Establecer mecanismos de coordinación, apoyo y gestión

con organizaciones locales, nacionales e internacionales que permitan

fortalecer y garantizar las acciones objeto de la comunidad. d) Promover

iniciativas que permitan una mejor calidad de vida para los residentes en

la comunidad de Patzún. e) La organización, planificación y ejecución de

actividades de desarrollo comunitario. f) Lograr la efectiva organización de

sus integrantes, tomando en cuenta la participación activa de los mismos

para la ejecución de proyectos de difusión regionales y nacionales,

captación, distribución y administración de recursos; los trabajos de

agricultura, conservación del medio ambiente, la utilización de los

recursos naturales en forma nacional, actividades pecuarias. g) Promover

el desarrollo de su comunidad, para mejorar las condiciones de vida de

los residentes a nivel social y cultura, a efecto de fortalecer los

conocimientos ya existentes e incrementar nuevos conocimientos, de

manera que los mismos contribuyan a efectuar cambios activos en la

comunidad. h) El fortalecimiento de la organización comunitaria ya

existente para la administración ejecución y desarrollo de actividades de

beneficio colectivo con el propósito de mejorar el nivel de vida a cada uno

de sus miembros. i) Representar a los integrantes ante entidades públicas

y privadas, nacionales e internacionales para gestionar financiamientos a

través de donaciones, aportaciones, provenientes de entidades públicas o

privadas que favorezcan la realización de sus propósitos. j) Desarrollar

cualquier actividad de cooperación mutua, que incremente la prestación

de servicios a sus integrantes y comunidad en general y que tienda a la

superación eficaz de la entidad”. (3:3)

3

1.1.8. Estructura Organizacional/organigrama. (no tiene)

1.1.9. Recursos

Humanos La organización cuenta con un fontanero como personal técnico

permanente que vela por la infraestructura de la red del servicio de

agua entubada y una Perito Contadora como personal administrativo,

que lleva controles de los libros contables de la institución. La

organización también cuenta con recurso humano voluntario

compuesto por 70 personas que son los encargados de llena cantaros

del agua entubada, quienes le dan mantenimiento y limpieza de las

instalaciones de llenacantaros y lavaderos de la comunidad.

Físicos La organización desarrolla sus actividades en sus instalaciones con un

salón de usos múltiples de 20.55 metros de largo y 10.45 metros de

ancho, con estructura de hierro, techo de lamina de zinc, paredes de

block y piso de barro en forma de adoquín. El área de terreno, tiene

una extensión de 50 metros de largo y 17 metros de ancho.

Oficinas Las oficinas funcionan en un ambiente de construcción rustica de 7

metros de largo por 3.50 metros de ancho.

Bodega Una bodega de 5 x 3.50 metros.

Servicio sanitario Las instalaciones cuentan con 2 servicios sanitarios, 1 ducha y 1

vestidor.

4

Financieros La organización cuenta con un ingreso anual de Q150,000.00,

correspondientes a lo que se recauda en forma anual, como cuota de

los usuarios por el servicio del Agua entubada que se proporciona.

1.2. Procedimientos/técnicas utilizados para efectuar el diagnóstico Para realizar el diagnóstico institucional de la organización, Comunidad Indígena

de Patzún, se utilizó la Guía de análisis contextual e institucional, que es una

matriz que permite conocer la institución en sus diferentes aspectos: Sector

comunidad, Sector Institución, Sector Finanzas, Sector de Recursos Humanos,

Sector Administrativo, Sector de Relaciones, Sector Filosófico, Político y Legal.

(4:19-26)

Esta Matriz de los 8 sectores, se aplica por medio de observaciones a los

distintos sectores de la organización, así también entrevistas con las diferentes

autoridades, personal directivo y personal beneficiario; y las investigaciones

bibliográficas, que permitan conocer detalladamente cada uno de los sectores

mencionados. Con esto se logra tener una visión de las necesidades y

carencias de la organización, esto permite al investigador enfocar su trabajo para

alcanzar sus objetivos.

Por lo tanto este instrumento de análisis contextual e institucional se aplicó a los

miembros de la Junta Directiva como autoridades de la ONG y a los

beneficiarios.

1.3. Lista de necesidades y carencias 1. El muro perimetral está incompleto

2. Inadecuadas instalaciones para oficinas

3. Carencia de canales adecuados de comunicación intra institucional

4. Poca relación con la comunidad

5. Inadecuada atención a los usuarios en sus tramites

6. Inexistencia de comunicación con otras instituciones

7. Carencia de controles en el manejo de los fondos institucionales

5

8. Inexistencia de libros de conocimientos

9. Desinformación sobre libros contables

10. Carencia de control o ficha del usuario

11. Descontrol en la asistencia a reuniones del usuario

12. No existen planes de corto, mediano y largo plazo

13. No existe manual de procedimientos

14. Desorden en los controles administrativos

6

1.4. Análisis de problemas (necesidades y carencias)

Problemas Factores que lo producen Soluciones

1. Inseguridad 1. El muro perimetral está incompleto Proyecto de construcción de un muro perimetral

2. Inadecuadas instalaciones para oficinas

Proyecto de construcción de oficinas

2. Malas relaciones humanas

1. Carencia de canales adecuados de comunicación intra institucional

Organizar sistemas de información intra institucional

2. Poca relación con la comunidad Diseñar programa de proyección a la comunidad

3. Inadecuada atención a los usuarios en sus trámites

Organizar cursos de relaciones humanas

4. Inexistencia de comunicación con otras instituciones

Organizar comisiones de participación interinstitucional

3 Desconfianza Económica

1. Carencia de controles en el manejo de los fondos institucionales

Establecer normativa de control de flujo de fondos

4. Administración deficiente

1. Inexistencia de libros de conocimientos

Adquirir y habilitar libro de conocimientos

2. Desinformación sobre libros contables

Adquirir y operar libros contables

3. Carencia de control o ficha del usuario

Establecer mecanismos de control o ficha del usuario

4. Descontrol en la asistencia a reuniones del usuario

Adquirir y habilitar libro de asistencia a reuniones de usuarios

7

5. Inconsistencia institucional


Elaborar planes de corto, mediano y largo plazo

2. No existe manual de procedimientos

Elaborar manual de procedimientos

3. Desorden en los controles administrativos

Establecer controles administrativos

1.5. Priorización de problemas

Para poder tomar la decisión en seleccionar el problema, se llevó a cabo una reunión especial con los miembros de la Junta Directiva de la Organización “Comunidad Indígena de Patzún” y el epesista, procediéndose a la revisión y análisis de la lista de problemas detectados en el diagnóstico realizado en la organización. En este análisis, se seleccionó el problema Inconsistencia institucional, ya que con la solución de este problema, beneficiará a la organización en forma general, a un menor costo y a corto plazo. En consenso, los miembros de la Junta Directiva de la organización, priorizó este problema, sometiendo las tres posibles soluciones, al análisis de viabilidad y factibilidad correspondientes.

8

1.6. Análisis de viabilidad y factibilidad Opción 1, Elaborar planes de corto, mediano y largo plazo Opción 2, Elaborar manual de procedimientos Opción 3, Establecer controles administrativos

Opción 1 Opción 2 Opción 3

Indicadores Si No Si No Si No

Financiero

1. Se cuenta con suficientes recursos financieros? X X X

2. Se cuenta con financiamiento externo? X X X

3. El proyecto se ejecutará con recursos propios? X X X

4. Se cuenta con fondos extras para imprevistos? X X X

5. Existe posibilidad de crédito para el proyecto? X X X

Administrativo legal

6. Se tiene representación legal? X X X

7. Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto?

X X X

Técnico

8. Se tienen las instalaciones adecuadas para el proyecto?

X X X

9. Se diseñaron controles de calidad para la ejecución del proyecto?

X X X

10. Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? X X X

11. Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? X X X

12. Se han cumplido las especificaciones apropiadas en la elaboración del proyecto?

X X X

13. El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto?

X X X

14. Se han definido claramente las metas? X X X

9

Opción 1 Opción 2 Opción 3

Indicadores Si No Si No Si No

Mercado

15. El proyecto tiene aceptación de la organización? X X X

16. El proyecto satisface las necesidades de la organización?

X X X

17. Puede el proyecto abastecerse de insumos? X X X

18. Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución del proyecto?

X X X

Político

19. La institución será responsable del proyecto? X X X

20. El proyecto es de vital importancia para la institución?

X X X

Cultural

21. El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la comunidad?

X X X

22. El proyecto responde a las expectativas culturales de la organización?

X X X

23. El proyecto impulsa la equidad de género? X X X

Social

24. El proyecto genera conflictos entre los grupos sociales?

X X X

25. El proyecto beneficia a la mayoría de la población? X X X

26. El proyecto toma en cuenta a las personas no importando el nivel académico?

X X X

Total 12 14 23 3 14 12

1.7. Problema seleccionado Después de realizar el diagnóstico de la organización para detectar la

necesidad prioritaria, se seleccionó el problema “Inconsistencia Institucional,

producido por la carencia de procesos administrativos”.

10

1.8. Solución propuesta como viable y factible Analizadas las soluciones como viables y factibles, se concluyó que la opción

número 2 que consiste en la Elaboración de un Manual de Normas y

Procedimientos de la Organización “Comunidad Indígena de Patzún”,

Chimaltenango, dará a la institución grandes beneficios, ya que la

organización a pesar de contar con varios años de existencia, este es el

primer manual con que cuenta.

11

CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO

2.1. Aspectos generales 2.1.1. Nombre del proyecto

Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, Comunidad

Indígena de Patzún, Chimaltenango.

2.1.2. Problema Inconsistencia institucional, ya que carece de instrumentos

administrativos.

2.1.3. Localización Comunidad Indígena de Patzún, 2ª. Calle 2-51 Zona 1 del Municipio de

Patzún del departamento de Chimaltenango.

2.1.4. Unidad Ejecutora

• Comunidad Indígena de Patzún

• Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.2. Características del proyecto 2.2.1. Tipo de Proyecto

Productos.

2.2.2. Descripción del proyecto El proyecto consistirá en la Elaboración de un Manual de Normas y

Procedimientos de la Organización No Gubernamental “Comunidad

Indígena de Patzún”, del departamento de Chimaltenango, lo cual está

estructurado de acuerdo con los fines y objetivos descritos en los

estatutos de la organización.

El Manual de Normas y Procedimientos, es un valioso instrumento para

las organizaciones que realizan actividades de desarrollo comunitario

como el caso de esta organización. Contiene las Normas Generales

12

que debe observar la Asamblea General, Normas Generales que debe

observar la Junta Directiva y la Junta de Vigilancia, así como las

Normas Generales que debe observar cada Encargado de Chorros y

usuarios del agua entubada que administra la organización. Esta figura

de Encargado de Chorro, es la persona que administra el buen uso y

manejo del agua que llega a cada sector de la cabecera municipal.

Así mismo, el Manual contiene los Procedimientos a observar para la

Elección de la Junta Directiva de cada periodo; los procedimientos para

la Definición de cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios; el

Procedimiento para la elaboración de actividades realizadas, estados

contables y financieros de la Junta Directiva; los Procedimientos para la

elaboración de Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta

Directiva; los Procedimientos para Cobro de Cuotas ordinarias que

deben pagar los usuarios, realización de inventario de la organización,

atención a faltas del usuario y la realización de Auditoría Interna, para

un total de 8 Procedimientos, describiendo las tareas, el responsable o

responsables, con las normas específicas de cada procedimiento,

flujogramas y formularios e instructivos correspondientes; con este

proyecto se está fortaleciendo el área administrativa de la organización

y como un producto pedagógico.

2.3. Justificación La elaboración del Manual de Normas y Procedimientos de la Organización

No Gubernamental “Comunidad Indígena de Patzún” del municipio de Patzún

del Departamento de Chimaltenango, beneficiará a la organización,

específicamente a las autoridades presentes y futuras, que tienen la

responsabilidad de conducción y dirección; en la actualidad se carece de

guías administrativas que orienten las actividades, tanto de las autoridades

como de los beneficiarios, esto ha sido una debilidad de la organización,

viéndose limitada su participación en la solución de sus problemas de

dirección y desarrollo organizacional. El Manual de Normas y Procedimientos

13

es una guía para el desarrollo de las actividades permitiendo visualizar

claramente los procedimientos de cada nivel de la organización, así como la

forma de realización de las tareas, en forma eficiente y eficaz para la mejor

atención de los beneficiarios directos e indirectos.

El Manual de Normas y Procedimientos de la Organización, también es la

guía de futuros manuales para la Institución, ya que a pesar de haber sido

fundada hace varios años, no ha contado con una guía específica.

La elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, obedece a que la

organización, no cuenta con un documento guía, como la base teórica para la

realización de sus actividades a excepción de sus propios estatutos, en tal

sentido este manual llenará el vacío existente, ordenando sus actividades,

con el acceso a esta guía y como un documento nuevo con la descripción de

las actividades en forma ordenada; esto contribuirá también a elevar el

conocimiento de conducción a nivel directivo para resolver en gran parte los

problema de desorden administrativo existentes. La Junta Directiva ha

expresado la urgente necesidad de este Manual de Normas y Procedimientos,

ya que necesita un ordenamiento en sus actividades, para mejorar los

aspectos de conducción de la organización, así como lograr la participación

de la comunidad en el aspecto educativo a través de la toma de conciencia en

el manejo del medio ambiente a través del buen uso de los recursos hídricos y

el buen manejo de los recursos naturales en general, para que las fuentes de

agua no desaparezcan.

14

2.4. Objetivos

2.4.1. Generales Contribuir en el fortalecimiento de los procesos de trabajo de la

Organización Comunidad Indígena de Patzún, para lograr la eficiencia y

eficacia en el desarrollo de las actividades en beneficio de la organización

y comunidad en general.

2.4.2. Específicos 2.4.2.1. Elaborar Manual de Normas y Procedimientos

2.4.2.2. Mejorar la atención al usuario

2.4.2.3. Establecer las normas para la realización de cada procedimiento

en forma práctica.

2.4.2.4. Fortalecer los controles administrativos de la organización.

2.4.2.5. Clasificar las actividades de la organización, de acuerdo a sus

niveles

2.5. Meta 2.5.1. Un Manual de Normas y Procedimientos de la Organización Comunidad

Indígena de Patzún, elaborado.

2.5.2. 100% de participación de los miembros de la Junta Directiva de la

Organización, para llevar a cabo los procedimientos

2.5.3. 23 Normas establecidas de las diferentes actividades que realiza la

organización en sus diferentes niveles.

2.5.4. 8 procedimientos determinados con los flujogramas respectivos de las

gestiones que realiza la Organización en sus diferentes niveles.

2.5.5. 69 actividades clasificadas que llevan a cabo los diferentes niveles de la

Organización.

2.5.6. 69 actividades clasificadas revisadas y aprobadas por los miembros de la

Junta Directiva de la Organización

15

2.6. Beneficiarios 2.6.1. Directos

Los beneficiarios directos son las 981 familias, para un total aproximado

de 5,886 habitantes, que representan el 28% de la población urbana, que

reciben el servicio del agua entubada administrada por la Organización.

(2)

2.6.2. Indirectos Como beneficiarios indirectos son los habitantes de la comunidad en

general.

2.7. Recursos 2.7.1. Materiales

2.7.1.1. 1,200 hojas de papel bond tamaño carta

2.7.1.2. 8 cartuchos de tinta para impresora, negro y color

2.7.1.3. 10 sobres de manila

2.7.1.4. 10 horas de internet

2.7.1.5. 45 Gallones de combustible

2.7.1.6. 38 tiempos de alimentación

2.7.1.7. 6 Ejemplares del informe

2.7.2. Humanos 2.7.2.1. Ocho miembros de la Junta Directiva

2.7.2.2. Un epesista

2.8. Fuente de Financiamiento y Presupuesto Recursos propios de la ONG “Comunidad Indígena de Patzún”.

16

2.8.1. Presupuesto de gastos

No. orden

Rubro Descripción Costo Unitario

Q.

Costo Total Q.

1. Materiales y útiles de oficina

1,200 hojas de papel bond tamaño carta

15.00 180.00

8 cartuchos de tinta para impresora, negros y de color

290.00 2,320.00

10 sobres de manila 5.00 50.00

2. Servicios de Internet

10 horas de internet 12.00 100.00

3. Transporte 45 gallones de Combustible 35.00 1,575.00

4. Viáticos 38 tiempos de alimentación 25.00 950.00

5. Impresiones 6 ejemplares 80.00 480.00

Sub-total 5,655.00

Reserva Imprevistos 750.00

Total 6,405.00

17

2.8.2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN, OCTUBRE Y NOVIEMBRE DEL AÑO 2008

Objetivos Específicos Actividades Tiempo

1. Elaborar Manual de Normas

y Procedimientos

• Reunión con la Junta Directiva de la organización

13 de octubre

• Identificación de los niveles jerárquicos de la organización

14 de octubre

• Reproducción de instrumentos de recopilación de información

15 de octubre

2. Mejorar la atención al usuario • Entrevista con cada miembro de la Junta Directiva

16 y 17 de octubre

3. Establecer las normas para

la realización de cada

procedimiento en forma

práctica.

• Recolección de la información

18 y 21 de octubre

4. Fortalecer los controles

administrativos de la

organización.

• Ordenamiento de la información

22 y 23 de octubre

5. Clasificar las actividades de

la organización, de acuerdo a

sus niveles

• Digitación y documentación de la información obtenida

23 y 24 de octubre

• Revisión, rectificación y ratificación de la información

•

27 de octubre

• Elaboración de los flujogramas 28 de octubre al 6 de noviembre

• Elaboración del Manual Normas y Procedimientos

7 al 11 de noviembre

• Encuadernación del Manual y Normas y Procedimientos

12 de noviembre

• Entrega del Manual de Normas y Procedimientos a las autoridades de la Organización

13 de noviembre

18

CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1. Actividades y resultados

No. Actividades Resultados

1. Reunión con la Junta Directiva de la organización

Se llevó a cabo la reunión con miembros de la Junta Directiva presidida por su presidente Sr. Julián Magzul Olcot; expresando que este proyecto es urgente para la organización.

2. Identificación de los niveles jerárquicos de la organización

Se llevó a cabo la identificación de los niveles jerárquicos de la organización.

3. Reproducción de instrumentos de recopilación de información

Se diseñó el formato para la recopilación de la información.

4. Entrevista con cada miembro de la Junta Directiva

Se entrevistó a cada miembro de la Junta Directiva, exponiendo las actividades que desarrollan.

5. Recolección de la información Se obtuvo el listado de actividades que realiza la organización.

6. Ordenamiento de la información Se ordenó la información obtenida

7. Digitación y documentación de la información obtenida

Se procedió a digitar la información obtenida

8. Revisión, rectificación y ratificación de la información

Los miembros de la Junta Directiva, revisaron, rectificaron y ratificaron la información, dando su visto bueno, a través de la firma del presidente

9. Elaboración de los flujogramas Se llevó a cabo la diagramación de las actividades por medio de

19

flujogramas, utilizando la simbología convencional de la Norma ANSI (American National Standards Institute) que posee una interpretación universal

10. Elaboración del Manual Normas y Procedimientos

Se elaboró el Manual de Normas y Procedimientos.

11. Encuadernación del Manual y Normas y Procedimientos

Se documentó y encuaderno el Manual de Normas y Procedimientos de acuerdo a los lineamientos oficiales del Departamento de Pedagogía de la Facultad de Humanidades

12. Entrega del Manual de Normas y Procedimientos a las autoridades de la Organización

Se procedió a la entrega oficial del documento Manual de Normas y Procedimientos a las autoridades de la Comunidad Indígena de Patzún, Chimaltenango

20

3.2. Productos y Logros

Productos Logros

Manual de Normas y Procedimientos, de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, del municipio de Patzún, Departamento de Chimaltenango

Se alcanzó la meta del proyecto “Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos de la Organización Comunidad Indígena de Patzún”, del municipio de Patzún, del Departamento de Chimaltenango; el cual contribuirá al mejoramiento del funcionamiento de la organización al contar con un instrumento moderno para facilitar las gestiones, respetando las normas específicas de cada procedimiento; es de resaltar que a pesar de varios años de fundación de la organización, este es el primer instrumento con que cuenta.

Se contó con el apoyo y participación de cada miembro de la Junta Directiva, para que este proyecto, obteniendo información verídica y confiable, ya que ellos son los responsables de llevar a cabo los procedimientos.

Se entrego el documento Manual de Normas y Procedimientos al Presidente de la Junta Directiva, quien se comprometió a la implementación del mismo a un corto plazo, ya que esto va en beneficio de la organización.

21

ORGANIZACIÓN COMUNIDAD INDÍGENA DEL MUNICIPIO DE PATZÚN, DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN “COMUNIDAD INDÍGENA DEL MUNICIPIO DE PATZÚN”, DEPARTAMENTO DE

CHIMALTENANGO

Aprobado por la Junta Directiva de la organización, en el mes de noviembre de 2008

Autor: Miguel Nehemías Colop de León

Guatemala, Noviembre de 2008

22

DIRECTORIO DE LA ORGANIZACIÓN COMUNIDAD INDÍGENA DE PATZUN

Señor Julían Magzul Olcot Presidente

Señor Bernardino Teleguario Magzul

Vicepresidente

Señor Juan Francisco Mucia Secretario

Señor Julián Ajbal Boch

Tesorero

Señor Macario Teleguario Teleguario Vocal

Señor José Miguel Olcot Upun

Vocal

Señor Mario Felipe Mucia Vocal

Elaboración y Revisión

Revisado y autorizado por la Junta Directiva de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, Municipio de Patzún, Departamento de Chimaltenango

Elaboración PEM Miguel Nehemías Colop de León, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala

Asesorado por Dr. Otto David Guamuch, Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala

Comunidad Indígena de Patzun, 2ª. Calle 2-51 Zona 1 del Municipio de Patzún del departamento de Chimaltenango.

23

INDICE

Contenido Pagina

I. Introducción 1

II. Organigrama 2

III. Misión 2

IV. Visión 2

V. Justificación 3

VI. Objetivo 3

VII. Metodología 3

VIII. Normas Generales 5

8.1. Asamblea General 5

8.2. Junta Directiva 6

8.3. Junta de Vigilancia 7

8.4. Encargados de Chorros 8

8.5. Usuarios 9

IX. Procedimientos 10

9.1. Elección de Junta Directiva 10

9.2. Definición de cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios

13

9.3. Informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva

16

9.4. Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta directiva

20

24

9.5. Cobro de Cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios 24

9.6. Realización de inventario de la organización 27

9.7. Atención a faltas del usuario 31

9.8. Realización de Auditoría Interna 35

X. Matriz General de responsabilidades y actividades principales 39

XI. Formularios e instructivos 43

XII. Simbología Utilizada 51

Bibliografía

25

I. Introducción

Los Manuales de Normas y Procedimientos forman parte importante de los

sistemas de control interno de una organización, por lo tanto deben quedar

escritos en forma práctico, sencillo y de fácil manejo, para consulta permanente

de parte de los integrantes de la organización.

Basado en la legalidad de la organización que consta en la escritura pública, que

el veinticinco de enero del año dos mil ocho, la Junta Directiva celebran la

Ampliación de Contrato y Modificación Total de los Estatutos de la Asociación

Civil “Comunidad Indígena de Patzún,” Departamento de Chimaltenango;

debidamente inscrita en el Registro Civil de la Municipalidad de Guatemala, del

departamento de Guatemala, en la Partida número: doscientos setenta y siete

(277), del libro cincuenta y uno (51) de Personas Jurídicas. (2:2).

Considerando lo anterior, se ha preparado este Manual de Normas Generales y

Procedimientos, específicamente para guiar las actividades de la organización

Comunidad Indígena de Patzún, de acuerdo a sus estatutos actualizados.

Se describe en este Manual, las Normas Generales de las siguientes áreas:

Asamblea General, Junta Directiva, Encargados de Chorros, Usuarios y la Junta

de Vigilancia.

De la misma manera, el presente Manual, contiene específicamente los

procedimientos para la elección de Junta Directiva; la definición del monto de

cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios; el informe de actividades

realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva; los planes de

trabajo y presupuesto elaborados por la Junta Directiva; el cobro de cuotas

ordinarias que deben pagar los usuarios; la realización de inventario de la

organización; la atención a faltas de los usuarios y la realización de Auditoria

Interna, con sus respectivos objetivos, tiempos y normas específicas, descritas

en su respectiva matriz; así mismo formatos con los instructivos de llenado.

1

26

II. Organigrama (1)

III. Misión

Realizar actividades de gestión y búsqueda de mecanismos necesarios para la

buena administración de la organización en beneficio de la comunidad del

municipio de Patzún a través de los medios legales establecidos, así como la

superación de sus integrantes mediante la organización, planificación y

ejecución de actividades de desarrollo comunitario, para el mejoramiento de la

calidad de vida de los residentes en el municipio y su relación con otras

organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.(1)

IV. Visión

Ser una Institución no gubernamental, reconocida a nivel nacional e

internacional, por su alta calidad y liderazgo en sus actividades de desarrollo

comunitario, que contribuyan al beneficio de los habitantes del municipio de

Patzún y su compromiso en la buena administración de sus recursos.(1)

Asamblea General

Junta Directiva

Junta de Vigilancia

Personal Técnico Personal Administrativo

Encargados de Chorros

Usuarios

2

27

V. Justificación

Es importante señalar que un Manual de Normas y Procedimientos, es la base

para el desarrollo continuo de un sistema de calidad, con eficiencia y eficacia.

También es importante, dado a la necesidad que presenta la organización de la

Comunidad Indígena de Patzún, que desde su fundación en el año 1,969 a la

fecha, no cuenta con un manual específicamente para la orientación de las

actividades que se llevan a cabo, por la trascendencia de la labor que desarrolla,

en beneficio de la comunidad patzunera.

Este Manual de Normas Generales y Procedimientos, es una herramienta que

organiza e integra cada una de las actividades que se llevan a cabo, agilizando

los trabajos para una mejor atención de los usuarios del servicio de agua

entubada que brinda la organización, por lo tanto este manual es necesario y

urgente.

VI. Objetivo El presente manual tiene como objetivo principal, guiar las actividades que

desarrolla la Organización Comunidad Indígena de Patzún, para beneficio de los

usuarios, en relación al servicio que presta. Así mismo facilitar a las autoridades,

el seguimiento de actividades de acuerdo a las normas establecidas y los fines

de la organización.

VII. Metodología La elaboración del presente Manual de Normas y Procedimientos, se llevó a

cabo de acuerdo a las siguientes fases:

7.1. Reuniones con la organización, a través de su Junta Directiva. Se llevaron a cabo reuniones con los integrantes de la Junta Directiva, para

identificar las actividades que desarrollan en forma presencial y una reunión

con los encargados de chorros de agua entubada que es el servicio que

presta la organización.

3

28

7.2. Recolección de información sobre las actividades que desarrolla la organización. Se llevo a cabo la recolección de la información, identificando los objetivos y

fines de la organización.

7.3. Documentación de las actividades Se procedió a documentar la información, identificando cada grupo que

desarrolla las actividades específicas y la ruta que sigue cada actividad.

7.4. Elaboración del Manual de Normas Generales y Procedimientos. Se procedió a elaborar el Manual de Normas Generales y Procedimientos.

Para esta le elaboración se consultó a diferentes fuentes de información,

para la obtención de las guías y técnicas a utilizar, obteniendo algunas

definiciones al respecto.

“Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas

entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma,

generando un output (resultado). Las actividades de cualquier organización

pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado”. (9).

“El desarrollo del procedimiento deberá responden a los cuestionamientos

siguientes: ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Qué instrumentos o equipo de

oficina utiliza? ¿Dónde se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace?

¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuáles decisiones se toman? ¿Qué

documentos se general? ¿Cuál es el destino de los documentos o

información que se genera?”(3)..

“Y los lineamientos para la redacción de los procedimientos son: Objetividad,

Evitar las obviedades, Precisión y Sencillez”. (3).

4

29

En la Bibliografía utilizando el Sistema Numérico o Lancasteriano, se listan

todas las fuentes consultadas tanto documentales como electrónicas;

algunos fueron solo para consulta y otros como guías para el manual

elaborado.

7.5. Validación del Manual de Normas Generales y Procedimientos. Para que el presente Manual, tenga validez, se procedió a su validación con

la Junta Directiva, sin perder de vista los objetivos y fines de la organización.

5

30

VIII. Normas Generales de aplicación

8.1. Asamblea General

La Asamblea General como la autoridad máxima, es el ente responsable del

cumplimiento de los estatutos de la organización; la asistencia a reuniones o

actividad que desarrolla es en forma voluntaria sin remuneración alguna,

salvo alguna comisión fuera de la comunidad y para su efecto, debe

discutirse en la misma asamblea y dentro de sus funciones están la elección

de la Junta Directiva, la fijación de cuotas a pagar por cada usuario, revisión

de actividades de la Junta Directiva referentes al desarrollo de la

Organización, por lo tanto debe:(2:4-5)

8.1.1. “Elegir a los integrantes de la Junta directiva, en la primera reunión

ordinaria” en el mes de enero “del año que corresponda”.

8.1.2. “Fijar la cuota ordinaria que debe pagar cada usuario” del servicio de

agua entubada “y fijar cuotas extraordinarias si hubiere”, con la

debida justificación.

8.1.3. “Conocer y revisar los informes de actividades que lleva a cabo la

Junta Directiva, los estados contables y financieros, así como los

planes de trabajo y presupuesto”.

8.1.4. Conocer y “llenar la vacante que hubiere entre los vocales de la

Junta Directiva”, llenando todos los requisitos descritos en los

estatutos de la organización.

8.1.5. Establecer las medidas disciplinarias para quienes no cumplan con

la presente normativa, o atenten contra los intereses de la

organización.

6

31

8.2 Junta Directiva

La Junta Directiva, como órgano responsable de la buena administración y

desarrollo de la organización y dentro de sus funciones está la

representación legal y el cumplimiento de lo establecido en los estatutos,

reglamentos y normativas del mismo por lo tanto debe: (2:6)

8.2.1. “Cumplir y hacer que se cumpla cada uno de los artículos de los

estatutos” y la presente normativa, así como otras resoluciones de la

organización.

8.2.2. “Promover actividades” de desarrollo de la organización,

“manteniendo los programas existentes y la ampliación” de otros de

acuerdo a los intereses de la misma.

8.2.3. Velar por la buena dirección y administración de la organización

Comunidad Indígena de Patzún.

8.2.4. Convocar a reuniones de la asamblea general ordinaria y/o extra

ordinaria de acuerdo a las circunstancias, con por lo menos ocho

días de anticipación, de acuerdo a lo establecido en los estatutos

vigentes.

“En ausencia de disposiciones reglamentarias de personal administrativo”:

8.2.5. “Disponer de todo lo que concierne a contratación, funciones y

régimen de personal administrativo de la organización”;

8.2.6. “Acordar el otorgamiento de mandatos que deberán ejercitar” cada

uno del personal administrativo, cuando hubiere;

8.2.7. “Administrar” en forma responsable, “el patrimonio de la

organización”;

7

32

8.2.8. “Autorizar los gastos de funcionamiento de la organización”;

8.2.9. Elaborar “el plan de trabajo, el presupuesto anual, el informe de

actividades realizadas, así mismo los estados financieros y

contables de de organización para someterlos a consideración de la

Asamblea General”;

8.2.10. “Conocer las faltas que se cometieren por parte de los usuarios, y

aplicar las medidas disciplinarias correspondientes” acordadas por la

asamblea general;

8.2.11. Realizar otras actividades “que le corresponden de acuerdo a lo

establecido en los estatutos, reglamentos, normativas y

disposiciones de la organización o por su calidad de órgano

administrador de la comunidad”.

8.2.12. Recibir y revisar información sobre el funcionamiento de la red de

distribución del servicio de agua entubada y autorizar correctivas

necesarias;

8.2.13. Mantener comunicación permanente con los encargados de chorros

y recomendar la puntualidad en el pago de cuotas establecidas;

8.2.14. Mantener comunicación permanente con los encargados y

recomendar el buen manejo y mantenimiento de chorros y llena

cantaros bajo su responsabilidad

8.3. Junta de Vigilancia

“La Junta de Vigilancia, como órgano fiscalizador” de la organización, es la

encargada de velar por la buena administración de los recursos de la

Comunidad Indígena, por lo tanto debe: (2:7)

8.3.1. “Practicar y/o contratar los servicios profesionales para la realización

de auditorias internas, parciales o totales de la organización” y

presentar los informes a la asamblea general;

8

33

8.3.2. “Velar para que las leyes, reglamentos y normas de la organización”,

sean cumplidas sin justificación alguna;

8.3.3. “Practicar cortes de caja y arqueo de valores”, por lo menos cada

seis meses, así como la revisión de inventarios en forma anual;

8.3.4. “Convocar a la Asamblea General cuando la circunstancia lo exija”;

8.3.5. “Informar en forma escrita de sus actividades y resultados de

acuerdo a sus funciones, a la asamblea general una vez al año”;

8.3.6. “Convocar a la Junta directiva cuando lo considere de urgencia, para

la buena marcha de la Comunidad”.

8.4. Encargados de Chorros

Los Encargados de Chorros, son los responsables del buen funcionamiento,

uso adecuado y cuidado de los chorros y tanques lavaderos del sector que

corresponde, por lo tanto deben:

8.4.1. Velar por el uso adecuado de los chorros, para que los usuarios no

tengan ningún problema con el fluido del vital liquido;

8.4.2. Mantener comunicación permanente con los usuarios, para el

bienestar y buen funcionamiento de los llena cantaros

8.4.3. Velar para que cada usuario bajo su responsabilidad, mantenga la

puntualidad en los pagos de las cuotas establecidas por el servicio

que se les brinda.

8.4.4. Informar de forma inmediata a la Junta Directiva, cualquier problema

que se presente en cada sector, referente al servicio de agua

entubada.

9

34

8.5. Usuarios

Los Usuarios, son las personas beneficiarias en forma directa del servicio

que presta la organización, y los mismos son integrantes de la asamblea

general, de acuerdo a los requisitos establecidos en los estatutos vigentes y

dentro de sus responsabilidades está el buen uso del servicio, por lo tanto

deben: (2:4)

8.5.1. “Cumplir y hacer que se cumplan los estatutos, reglamentos y otras

disposiciones adoptadas de conformidad con los mismos”;

8.5.2. “Asistir a las reuniones ordinarias y extra ordinarias, a las que fueran

convocadas”;

8.5.3. Mantener el buen cuidado de la infraestructura (chorros y tanques

lavaderos) del servicio que la organización les brinda.

8.5.4. Hacer el pago de las cuotas fijadas por la asamblea general en los

tiempos establecidos;

8.5.5. Respetar y cumplir las disposiciones generales establecidas por la

asamblea general.

El incumplimiento de la presente normativa, está plenamente establecida en

los estatutos vigentes de la Organización.

10

35

IX. Procedimientos de la Organización

9.1. Nombre del proceso: Elección de Junta Directiva

Objetivo: Contar con un órgano directivo para la conducción y administración de

las actividades que lleva a cabo la organización, de acuerdo a sus fines

establecidos.

Frecuencia: Cada dos años.

Norma:

o La Junta Directiva, convocará a Asamblea General, para llevar a cabo la

elección de la nueva Junta Directiva, de acuerdo al periodo establecido

de dos años.

o Para poder llevar a cabo la asamblea general y elegir a los integrantes

de la nueva Junta Directiva se deberá contar con la presencia del

cincuenta porciento más uno de sus integrantes.

• Matriz de elección de junta directiva

Quién? Cómo? Dónde? Cuándo? Para qué?

Asamblea General

En asamblea general

Instalaciones de la comunidad indígena

Cada dos años

Para contar con un órgano de conducción de la organización

11

36

• Actividades de elección de Junta Directiva

Área Actividad Descripción A

sam

blea

Gen

eral

1 La Junta Directiva, envía nota a los encargados de chorros, para convocar a Asamblea General indicando fecha y hora exacta.

2 Los Encargados de Chorros de cada sector, convocarán a todos los usuarios e informarles de la convocatoria a asamblea general, indicando fecha y hora exacta.

3 Los encargados de chorros informan a los usuarios de la convocatoria

4 Los usuarios reciben la convocatoria para la asamblea general.

5 La Junta Directiva, prepara la infraestructura para llevar a cabo la reunión y dirigirá la asamblea general.

6 La Asamblea General, propondrá los nombres de los nuevos integrantes de la Junta Directiva y se someterá a votación secreta.

7 La Asamblea General procederá a darle posesión a la nueva Junta Directiva

8 La Junta Directiva Saliente, entregará todas las responsabilidades y bienes a la nueva Junta Directiva con las correspondientes actas levantadas.

Fin del procedimiento

12

37

• Diagrama de proceso: Elección de Junta Directiva

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA ENCARGADO DE CHORRO

USUARIO

Actividad Nombre Puesto Elaboró Miguel Nehemías Colop de León EPS Universidad de San Carlos de Guatemala Aprobó Junta Directiva Miembros Autorizó Junta Directiva Miembros Asesoró Dr. Otto David Guamuch Asesor Universidad de San Carlos de Guatemala

INICIO

Informa de la convocatoria

Prepara salón de reuniones

Nota de convocatoria

Envía 1

Nota convocatoria

Recibe

2

3 Nota convocatoria

Recibe

4

5

Da posesión

7 Documentos y patrimonio

Recibe

FIN

8

Elige

6

13

38

9.2. Nombre del proceso: Definición de cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios.

Objetivo: Definir la cuota anual, que cada usuario debe pagar por el servicio de agua entubada que brinda la organización y las fechas a hacer efectivo estas cuotas, para contar con los fondos necesarios en la administración del servicio.

Frecuencia: Cada año.

Norma:

• Debe proceder a fijar el monto de la cuota que cada usuario debe pagar, para tener derecho de gozar del servicio que brinda la comunidad.

• Debe informar a la Junta Directiva sobre lo acordado, para que se establezcan los mecanismos de la recepción de cuotas.

o Matriz para fijación de cuotas ordinarias que deben pagar los integrantes.


Asamblea General

En asamblea general


Cada año Para poder brindar un buen servicio a la comunidad.

14

39

o Establecer las cuotas ordinarias, que deben pagar los usuarios

Área Actividad Descripción A

sam

blea

Gen

eral

1 La Junta Directiva, envía nota a los encargados de chorros, para convocar a Asamblea General indicando fecha y hora exacta.

2 El encargado de chorro de cada sector, recibe la convocatoria para asistir a la asamblea general.

3 Cada encargado de chorro, invita a los usuarios e informarles de la convocatoria a asamblea general, indicando fecha y hora exacta.

4 Los usuarios reciben la convocatoria para la asamblea general.

5 La Junta Directiva, propondrá la cuota que debe pagar cada usuario.

6 La Asamblea General procederá a aprobar la cuota anual que cada usuario deberá pagar para el siguiente periodo anual y las fechas para hacer efectivo dicho pago.

7 La Asamblea General, informará a la Junta Directiva la información referente a las cuotas que deberá pagar cada usuario y fechas de pago.

8 La Junta Directiva procederá a definir el mecanismo de cobro de las cuotas establecidas.


15

40

o Diagrama de proceso: Establecimiento de las cuotas ordinarias, que deben pagar los usuarios.

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


Nota convocatoria

Convoca

Inicio

Nota convocatoria

Recibe

Nota convocatoria

Nota convocatoria

Invita e informa

Recibe la información

Propone Recibe

propuesta

Decide

Informa a Junta Directiva

Recibe la información

Fin

1 2

3 4

5 6

6

7 8

16

41

9.3. Nombre del proceso: Informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva

Objetivo: Conocer las actividades que realiza la Junta Directiva de la organización, tomando en cuenta los estados contables y financieros.


Norma:

• Debe conocer las actividades de la Junta Directiva, desarrolladas durante el periodo de un año.

• Debe conocer los informes en forma clara los estados contables y financieros de la organización documentadas por la Junta Directiva.

• Debe recibir los informes de la Junta Directiva, el inventario general de la organización.

o Matriz de Informes de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva.


Asamblea General

En Asamblea General


Cada año Para conocer las actividades y estado actual de la comunidad indígena

17

42

o Informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva.

Área Actividad Descripción

Asa

mbl

ea G

ener

al

1 La Junta Directiva, convoca a Asamblea General indicando fecha y hora exacta a través de los encargados de chorros.

2 Los Encargados de Chorros de cada sector reciben la convocatoria

3 Los encargados de chorros informan de la convocatoria a todos los usuarios para asistir a la Asamblea General.

4 Los usuarios reciben la convocatoria, informándose de la fecha y hora exacta.

5 La Junta Directiva, prepara el informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la organización, en forma clara.

6 La Junta Directiva presenta los documentos de informes.

7 La Asamblea General recibe los informes y los analiza.

8 La Asamblea General, conocerá y aprobará las actividades realizadas y los estados contables y financieros de la organización.

9 La Asamblea General envía a la Junta Directiva la aprobación de los informes.

10 La Junta Directiva recibe la aprobación de los informes.

11 La Junta Directiva, entregará a cada encargado de chorro, un resumen del informe presentado en forma escrita, en un máximo de 5 hojas tamaño carta.

12 Cada encargado de chorro, recibe copia de los informes.

13 Cada encargado de chorro, entrega copia a los usuarios.

14 Cada usuario del servicio, recibe copia de los informes.


18

43

o Diagrama de proceso: Informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva.

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO

Inicio

Nota convocatoria

Nota convocatoria

Convoca Convoca

Nota convocatoria

Recibe nota convocatoria

Informes

Aprueba

Informes

Envía aprobación

Informes

Recibe aprobación

11

1 2

Nota convocatoria

Informa de la convocatoria

3 4

Elabora

5

Informes

Presenta

Informes

Recibe informes

6 7

8

9 10

19

44

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


11

Informes

Envía copia

Informes

Recibe copia

Informes

Entrega copia

11 12

Informes

Recibe copia

13 14

Fin

20

45

9.4. Nombre del proceso: Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta directiva

Objetivo: Contar con planes de trabajo y presupuesto, para el desarrollo de las actividades de la Junta Directiva de la organización.


Norma:

• La Junta Directiva, deberá presentar en enero de cada año, los planes de trabajo y el presupuesto correspondiente, de las actividades a desarrollar en el año.

• La Junta Directiva, deberá hacer los ajustes al plan y presupuesto presentado, si la tuviera alguna observación importante.

• La Asamblea General deberá aprobar el plan y presupuesto presentado por la Junta Directiva para su ejecución correspondiente

o Matriz de: Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta directiva


Asamblea General

En asamblea general

En las instalaciones de la comunidad indígena

En enero de cada año

Para conocer el plan de trabajo y presupuesto, como guía de actividades que se desarrollaran durante el año, por la Junta Directiva

21

46

o Matriz de: Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta directiva

Área Actividad Descripción

Asa

mbl

ea G

ener

al

1 La Junta Directiva, convoca a Asamblea General indicando fecha y hora exacta.

2 Los Encargados de Chorros reciben la convocatoria y reúnen a los usuarios e informarles de la convocatoria a asamblea general, indicando fecha y hora exacta.

3 Los usuarios reciben la convocatoria a Asamblea General con fecha y hora indicada..

4 La Junta Directiva elabora los Planes y presupuesto.

5 La Junta Directiva, prepara la presentación de los planes de trabajo y presupuesto del periodo correspondiente.

6 La Junta Directiva envía la presentación.

7 La Asamblea General recibe la presentación.

8 La Asamblea General, conocerá y aprobará los planes de trabajo y presupuesto, de la Junta Directiva

9 La Asamblea General, envía la aprobación respectiva.

10 La Junta Directiva, recibe la aprobación de los Planes y Presupuesto.

11 La Junta Directiva ejecuta los Planes y Presupuesto aprobados para el periodo correspondiente.


22

47

o Diagrama de proceso: Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta directiva

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO

Inicio

Plan y presupuesto

Elabora

Nota

Convoca

Nota

Recibe y Convoca

Nota

Recibe

Plan y presupuesto

Prepara presentación

Plan y presupuesto

Envía presentación

Plan y presupuesto

Recibe presentación

8

1

4

3 2

5

6 7

23

48

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


8

Aprueba

Plan y Presupuesto

Envía aprobación

Plan y Presupuesto

Recibe aprobación

Plan y Presupuesto

Ejecuta

Fin

9

8

10

11

24

49

9.5. Nombre del proceso: Cobro de Cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios

Objetivo: Recaudar la cuota anual, que cada usuario debe pagar por el servicio de agua entubada que brinda la organización, de acuerdo a los días establecidos para este pago y monto acordado.


Norma:

• Procede a recaudar la cuota que cada usuario debe pagar, de acuerdo a lo establecido en Asamblea General, en las fechas acordadas, otorgando los recibos correspondientes.

• Entrega a la Junta Directiva a través de su tesorero, el monto pagado por los usuarios de su jurisdicción, en las fechas establecidas.

o Matriz para Cobro de cuotas ordinarias que deben pagar los integrantes.


Encargados de Chorros

A través de la lista con el nombre de cada usuario

En cada jurisdicción o ubicación de cada chorro

Cada año Para la administración del servicio de agua entubada

25

50

o Cobro de las cuotas ordinarias, que deben pagar los integrantes

Área Actividad Descripción En

carg

ados

de

Cho

rro

1 Procede a recaudar las cuotas de cada usuario de su sector, de acuerdo al monto establecido en asamblea general.

2 Registra, en listado oficial con el nombre de cada usuario, la cuota recibida.

3 Entrega las cuotas recaudadas de forma inmediata a la Junta Directiva a través de su tesorero, lo recaudado.

4 La Junta Directiva recibe las cuotas de acuerdo al listado correspondiente.

5 La Junta Directiva a través de su tesorero, registra las cuotas en el libro correspondiente y entrega recibo por cuota con el nombre de cada usuario.

6 Obtiene los recibos correspondientes del monto pagado y los entrega a cada usuario del servicio.

7 Cada usuario recibe del encargado de chorro, el recibo correspondiente a la cuota entregada.


26

51

o Diagrama de proceso: Cobro de las cuotas ordinarias, que deben pagar los usuarios

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


Inicio

Recauda

Listado

Registra

Listado

Entrega

Listado

Recibe

Libro, recibos

Registra y entrega

Recibos

Obtiene y entrega

Recibos

Obtiene

Fin

1

2

34

5 6 7

27

52

9.6. Nombre del proceso: Realización de inventario de la organización.

Objetivo: Contar con un registro detallado y escrito de todos los bienes de la organización y controlar las nuevas adquisiciones que se lleven a cabo.


Norma:

• Debe llevar a cabo un inventario físico de la organización, para tener actualizado los libros correspondientes.

• Debe registrar todos los bienes de la organización, y ponerlos al conocimiento de la Asamblea General de la organización.

o Matriz de Realización de inventario de la organización


La Junta Directiva

Conteo físico de los bienes de la organización.

En las instalaciones de la organización y en lugares específicos.

Cada inicio de año

Para contar con datos correctos de los bienes que posee la organización

28

53

o Realización de inventario de la organización.

Área Actividad Descripción Ju

nta

Dire

ctiv

a

1 Prepara hojas de apuntes para el registro de todos los bienes de la organización.

2 Distribuye tareas a los participantes voluntarios.

3 Realiza el conteo físico de los bienes y registrarlos en hojas especiales de apuntes.

4 Realiza la tabulación de datos del inventario físico de la organización

5 Documenta la información

6 Registra en el libro de inventario

7 Envía la información a la Asamblea General con los datos correspondientes.

8 La Asamblea General recibe la información de todos los bienes de la organización.

Fin del proceso

29

54

o Diagrama de proceso: Realización de inventario de la organización

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO

Inicio

Prepara hojas de apuntes

Distribuye tareas

Realiza conteo físico

Información

Tabula

Información

Documenta

Libro de inventarios

Registra

1

2

3

4

5

6

7

30

55

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


Informe

Envía

Informe

Recibe

Fin

7 8

7

31

56

9.7. Nombre del proceso: Atención a faltas de los usuarios Objetivo: Atender las faltas de los usuarios, aplicando las medidas disciplinarias correspondientes, para el mejor funcionamiento de la organización.

Frecuencia: Periódica.

Norma:

• Deberá habilitar el libro interno de faltas y colocarlo en un lugar visible con el propósito de tener un historial de las faltas y asignarle un número correlativo.

• Deberá notificar por escrito al encargado de chorro de la jurisdicción del usuario con la descripción de la falta cometida y resolver el caso.

• Deberá atender la falta con las medidas disciplinarias, solo en caso de que no sea resuelta a nivel del encargado de chorro y usuarios correspondientes.

• Deberá habilitar un archivo con el expediente de cada usuario.

o Atención a faltas de los usuarios


Junta Directiva

Aplicando las medidas disciplinarias

En la sede de la organización

Cuando se presente algún caso en particular

Para la buena marcha de la organización

32

57

o Atención a faltas de los usuarios


nta

Dire

ctiv

a

1 Recibe el mensaje de la falta cometida y lo documenta asignándole un número correlativo.

2 Integra un expediente

3 Analiza la falta cometida

4 Remite a través de nota, al encargado de chorro la falta cometida por el o los usuarios.

5 Recibe el encargado de chorro, la nota describiendo la falta cometida por el usuario y darle solución a nivel local por los demás usuarios y encargado.

6 Resuelve la falta cometida.

7 Recibe el usuario a través de nota la resolución de la falta cometida.

8 Recibe a través de nota, del encargado de chorro, en caso de no haber resuelto el problema, para que ésta (Junta Directiva) aplique las medidas disciplinarias correspondientes.

9 Resuelve la falta cometida

10 Notifica por escrito la disciplina correspondiente a los encargados de chorro y usuario respectivos.

11 Recibe el encargado de chorro, la notificación de la resolución dada.

12 Recibe el usuario, la notificación de la resolución dada.


33

58

o Diagrama de proceso: Atención a faltas de los usuarios

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO

Inicio

Expediente

Integra

Expediente

Analiza

Expediente

Remite

Resuelve

2

3

Documenta

Recibe mensaje

1

4 Expediente

Recibe

5

6 Resolución

Recibe

7

9

Expediente

Recibe

8

SíNo

34

59

ASAMBLEA GENERAL


USUARIO


9

Resolución

Recibe

Resuelve

9

Resolución

Notifica

10

Resolución

Recibe

11 12

Fin

35

60

9.8. Nombre del proceso: Realización de Auditoria Interna Objetivo: Tener el control sobre las operaciones y actividades que lleva a cabo la organización a través de su Junta Directiva, practicando auditoria interna, ya sean parciales o totales para el manejo adecuado de los recursos.


Norma:

• Deberá practicar o contratar los servicios profesionales para llevar a cabo auditorias internas cada año o cuando lo considere necesario y urgente.

• Deberá documentar los hallazgos en forma clara y objetiva.

• Deberá informar a la Junta Directiva sobre la auditoria practicada e informar a la Asamblea General en sus reuniones normales.

• Deberá informar a la Junta Directiva de inmediato sobre algún hallazgo anómalo y convocar de manera urgente a la Asamblea General y presentar el informe correspondiente.

o Matriz de Realización de Auditoria Interna


Junta de Vigilancia

A través de auditoria interna

En las instalaciones de la organización

Cada año o cuando se considere urgente

Para el adecuado manejo de los recursos de la organización

36

61

o Realización de Auditoria Interna


nta

de V

igila

ncia

1 Contrata la Auditoría Interna, para la revisión y verificación de datos.

2 Envía notificación a la Junta Directiva sobre la Auditoría a llevar a cabo.

3 La Junta Directiva, recibe la notificación.

4 La Junta de Directiva, organiza y prepara la papelería necesaria y lo envía a la Junta de Vigilancia.

5 Recibe la papelería correspondiente para su análisis.

6 Revisa en compañía de la firma auditora contratada y la Junta Directiva, recibos, facturas, actas de autorización de gastos y verificar si existen libros de control de gastos.

7 Documenta los hallazgos, en compañía de la firma auditora contratada.

8 Recomienda a la Junta Directiva, las mejoras de controles correspondientes.

9 La Junta Directiva, recibe las recomendaciones en forma escrita.

10 Convoca a Asamblea General para presentar el informe de la Auditoría Interna realizada.

11 La Asamblea General, recibe el informe escrito para conocer la buena marcha de la organización.


37

62

o Diagrama de proceso: Realización de Auditoria Interna

ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA

JUNTA DE VIGILANCIA

Inicio

Contrata

Papelería

Organizar y envía

Notificación

Recibe

Notificación

Envía

Papelería completa

Recibe

Etc.

Libros

Actas

Facturas

Recibos

Revisa

1

6

4

23

5

Hallazgos

Documenta

7

8

38

63

ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA

JUNTA DE VIGILANCIA


8

En forma escrita

Recomienda

8 En

forma escrita

Recibe recomendación

9

Nota Convocatoria

Convoca

10 Informe completo

Recibe

11

Fin

39

64

X. Matriz General de Responsables y actividades principales RESPONSABLE ACTIVIDAD

Asamblea General

–AG-

1. Elegir a los miembros de la Junta directiva; esta elección se llevará a cabo en la primera reunión ordinaria del año que corresponda, que habrá de realizarse en enero.

2. Establecer las cuotas ordinarias, que deben pagar los integrantes,

3. Conocer y resolver acerca de los informes de actividades realizadas, estados contables y financieros, planes de trabajo y presupuesto que le presente la Junta directiva;

4. Adoptar las disposiciones que sean necesarias y oportunas para la realización de actividades de la comunidad indígena;

5. Llenar las vacantes que se produzcan entre los vocales de la Junta Directiva, designando por unanimidad a los integrantes que deban ocuparlos.

Junta Directiva –JD-

1. Cumplir y hacer que se cumplan los estatutos, los reglamentos y las resoluciones de la organización;

2. Promover actividades para mantener y ampliar los programas de la organización;

3. Dirigir la administración de la Comunidad Indígena;

4. En ausencia de disposiciones reglamentarias, disponer de todo lo que concierne a contratación, funciones y régimen de personal administrativo de la organización;

5. Acordar el otorgamiento de mandatos que deberán ejercitarlos;

6. Administrar el patrimonio de la entidad;

7. Autorizar los gastos de funcionamiento de la organización;

40

65

RESPONSABLE ACTIVIDAD

8. Preparar el plan de trabajo y el presupuesto anual así como los informes sobre las actividades realizadas y los estados financieros y contables de la entidad para someterlos a consideración de la Asamblea General;

9. Conocer de las faltas de los asociados para la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes;

10. Realizar otras que le corresponden de conformidad con los presentes estatutos, los reglamentos y las disposiciones de la organización o por su calidad de órgano administrador de la comunidad.

11. Recibe información del fontanero sobre el funcionamiento de la bomba del agua para su distribución; cómo está la red de distribución; qué daños se detectaron; Autoriza el arreglo si hay daños;

12. Comunicación con los Encargados de Chorros: recomienda la recaudación de cuotas a los usuarios en enero y la otra parte en mayo de cada año;

13. Da lineamientos para el manejo de los chorros; recomienda velar por el mantenimiento del llena cántaro bajo su responsabilidad.

41

66


Junta de Vigilancia

-JV-

1. Practicar y/ contratar servicios profesionales para la realización de auditorias internas, sean estas parciales o totales, de las operaciones de la Comunidad Indígena;

2. Velar por el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos que normen las actividades de la Comunidad;

3. Practicar cortes de caja y arqueo de valores;

4. Convocar a la Asamblea General cuando la circunstancia lo exija;

5. Informar por escrito por lo menos una vez al año a la Asamblea General sobre el desempeño y resultados de sus funciones;

6. Convocar a reunión a la Junta directiva cuando lo considere de urgencia para la buena marcha de la Comunidad.

Encargados de Chorros –EC-

1. Velar por el uso adecuado de los chorros, para que los usuarios no tengan ningún problema con el fluido del vital liquido,

2. Mantener comunicación permanente con los usuarios, para el bienestar y buen funcionamiento de los llena cantaros;

3. Velar para que cada usuario bajo su responsabilidad, mantenga la puntualidad en los pagos de las cuotas establecidas por el servicio que se les brinda.

4. Informar de forma inmediata a la Junta Directiva, cualquier problema que se presente en cada sector, referente al servicio de agua entubada.

42

67


Usuarios –U- 1. Acatar las disposiciones generales establecidas por la asamblea general. cumplir y hacer que se cumplan los estatutos, reglamentos y otras disposiciones adoptadas de conformidad con los mismos;

2. Asistir a las reuniones ordinarias y extra ordinarias, a las que fueran convocadas;

3. Mantener el buen cuidado de la infraestructura (chorros y tanques lavaderos) del servicio que la organización les brinda;

4. Hacer el pago de las cuotas fijadas por la asamblea general en los tiempos establecidos;

5. Respetar y cumplir las disposiciones generales establecidas por la asamblea general.

43

68

XI. Formularios e instructivos

11.1. Formato para elección de Junta Directiva 1 2 3 4

No. Cargo Nombre No. Votos obtenidos

1 Presidente 2 Vicepresidente 3 Secretario 4 Tesorero 5 Vocal 1 6 Vocal 2 7 Vocal 3

Instructivo

• Columna 1: Esta columna es el correlativo de las descripciones de los cargos.

• Columna 2: Descripción de los cargos que componen la Junta Directiva.

• Columna 3: En esta columna debe transcribir el nombre de la persona que fue electa para el correspondiente cargo, en la asamblea general.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el número de votos obtenidos para el correspondiente cargo.

44

69

11.2. Formato para definición de cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios

1 2 3 Monto de la cuota

Actual Q.

Monto de la cuota propuesta Q.

Monto de la cuota aprobada

Q.

200.00

Instructivo

• Columna 1: En esta columna se describe el monto de la cuota cobrada para el presente año.

• Columna 2: En esta columna debe anotar el monto de la cuota propuesta por la Junta Directiva a ser cobrada para el siguiente año.

• Columna 3: En esta columna debe registrar el monto de la cuota a cobrar, aprobada por la asamblea general, para el servicio del próximo año.

45

70

11.3. Formato de informe de actividades realizadas, estados contables y financieros de la Junta Directiva

1 2 3 4 No. Cargo y Nombre

Actividades Producto final

1 Presidente

2 Vicepresidente

3 Secretario

4 Tesorero

5 Vocal 1

6 Vocal 2

7 Vocal 3

Instructivo

• Columna 1: Esta columna corresponde al correlativo de los cargos.

• Columna 2: En esta columna debe agregar el nombre que corresponde a cada cargo descrito.

• Columna 3: En esta columna debe describir las actividades desarrolladas, de acuerdo a los correspondientes cargos.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el producto final obtenido, de acuerdo a la actividad desarrollada.

46

71

11.4. Formato de Planes de trabajo y presupuesto elaborado por la Junta Directiva

1 2 3 4 5 6 No. Actividad Monto Q. Producto

final Fuente de

Financiamiento Responsable

Instructivo

• Columna 1: Esta columna es un correlativo de las actividades a realizar.

• Columna 2: En esta columna debe describir las actividades que planea llevar a cabo durante el año correspondiente.

• Columna 3: En esta columna debe anotar el monto total en Quetzales de la actividad que se desarrollará.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el producto final de la actividad a desarrollar durante el año.

• Columna 5: En esta columna debe indicar la fuente de financiamiento para la actividad, esta puede ser financiamiento propio (de la organización) o financiamiento de instituciones de apoyo, en este caso debe anotar el nombre de la institución que apoya.

• Columna 6: En esta columna debe anotar el nombre del responsable de la actividad a desarrollar.

47

72

11.5. Formato de cobro de cuotas ordinarias que deben pagar los usuarios 1 2 3 4

No. Nombre Sector Monto pagado Q.

Instructivo

• Columna 1: En esta columna debe anotar el número correlativo.

• Columna 2: En esta columna debe anotar el nombre del usuario a quién está cobrando el servicio.

• Columna 3: En esta columna debe anotar el sector o dirección del usuario que está pagando su respectiva cuota.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el monto que el usuario está cancelando.

48

73

11.6. Formato para la realización de inventario de la organización 1 2 3 4 5 6 7 8

No. Descripción No. de Registro y marca

Unidad de

Medida

Cantidad Precio Unitario

Q.

Precio Total

Q.

Observaciones

Instructivo

• Columna 1: Esta columna es correlativo.

• Columna 2: En esta columna debe anotar el nombre exacto del bien o producto que está registrando, esta puede ser máquina de escribir, silla, mesa, etc.

• Columna 3: En esta columna debe describir el número de registro del bien o producto, la marca y otro dato que posea.

• Columna 4: Esta columna es para la descripción de la unidad de medida; esta puede ser la unidad, metro, docena, millar, etc.

• Columna 5: En esta columna debe anotar la cantidad del que se posea del bien o producto.

• Columna 6: En esta columna debe anotar el precio unitario del bien o producto.

• Columna 7: En esta columna debe anotar el precio de la cantidad de bienes o productos que se tiene.

• Columna 8: En esta columna debe hacer alguna anotación de observación si hubiere, aclarando alguna situación del bien o producto y otro aspecto relevante.

49

74

11.7. Formato para atención a faltas de los usuarios 1 2 3 4 5 6

No. Nombre

Falta cometida Nombre del que reporta

Fecha del reporte

Resolución y fecha

Instructivo

• Columna 1: Esta columna es el número de correlativo.

• Columna 2: En esta columna debe anotar el nombre del usuario.

• Columna 3: Esta columna es para anotar la falta cometida por el usuario.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el nombre de la persona que reporta la falta cometida por el usuario.

• Columna 5: En esta columna debe anotar la fecha del reporte de la falta cometida por el usuario:

• Columna 6: En esta columna debe anotar la resolución a la falta cometida y fecha de la resolución.

50

75

11.8. Formato para realización de Auditoria Interna 1 2 3 4

No. Actividades Fecha de realización

Producto obtenido/hallazgos

Instructivo

• Columna 1: Esta columna es del correlativo de la actividad.

• Columna 2: En esta columna debe anotar las actividades desarrolladas en relación a la auditoria interna.

• Columna 3: En esta columna debe anotar la fecha o fechas de realización de las actividades.

• Columna 4: En esta columna debe anotar el producto obtenido de la auditoría realizada y el hallazgo o hallazgos obtenidos.

51

76

XII. Simbología utilizada Para la elaboración de los flujogramas de cada uno de los procedimientos

contenidos en el manual, se utilizó la simbología convencional de la Norma ANSI

(American National Standars Institute) para diagrama de flujos la que posee una

interpretación universal. “El diagrama de flujo es una herramienta fundamental

para la elaboración de un procedimiento, ya que a través de ellos podemos ver

gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad

determinada”. (5:24-25)

Símbolo Nombre Descripción

Inicio o término Señala donde inicia y donde termina un procedimiento.

Actividad Representa la ejecución de una o más acciones y/o tareas de un procedimiento.

Decisión Indica las decisiones que se deben tomar, en caso de que se deban tomar caminos alternativos.

Conector de página

Este símbolo indica que las tareas continúan en otra página; dentro del símbolo se utiliza los números que corresponden a cada tarea.

Documento Representa un documento, formato, nota o cualquier otro escrito que se recibe, elabora o envía.

Documentos Representa varios documentos, formato, nota o cualquier otro escrito que se reciben, elaboran o envían.

Flujo Conecta símbolos, señalando la secuencia en que deben realizarse las tareas.

77

BIBLIOGRAFIA

1. Colop de León, Miguel Nehemías. Visión, Misión y Organigrama de la Organización; Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala, Año 2008.

2. Organización No Gubernamental “Comunidad Indígena de Patzún”. Ampliación de contrato y modificación total de los estatutos, Año 2008.

FUENTES ELECTRONICAS

3. Guía para la elaboración de Manual de Procedimientos. Instituto de la Función

Registral del Estado de México, -IFREM- -(En línea). –(Consultado el 3 de junio 2008). -Disponible en: http://www.uv.mx/usbi_ver/docs/manuales/man_docum_procesos_pdf

4. Guía para la elaboración de Reglamento de Interiores. Secretaría de la Contraloría General, Dirección General de Desarrollo Administrativo; Gobierno del Estado de Sonora, México. -(En línea) –(Consultado el 3 de junio de 2008). -Disponible en: http://www.cgeson.gob.mx/documentos/guia tecn. para la Elaboración de manuales.pdf.

5. Guía Técnica para la elaboración de Manuales y Procedimientos. Secretaría

de Relaciones Exteriores; Oficialía Mayor de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. México Distrito Federal. -(En línea) –(Consultado el 3 de junio 2008). -Disponible en:. www.sre.gob.mx/normateca/doc/manualdgpop.pdf

6. Manual de procedimientos de Adquisiciones. Departamento de Adquisiciones, Dirección Administrativa, Presidencia de la República; Santiago de Chile. -(En línea) –(Consultado el 3 de junio 2008). -Disponible en: www.oas.org/juridico/spanish/mec_avance_chiXI.pdf -

7. Manual de Procedimientos para la Operación del Programa. Secretaría de

Desarrollo Social –SEDESOL- Coordinación Nacional del Programa de Desarrollo Humano Oportunidades, México. -(En línea) –(Consultado el 3 de junio 2008). -Disponible en: http://www.cofemermir.gob.mx/uploadtests/15353.59.59.1.Regla... - 40k HTLM

8. Manual de Procedimientos. Visitaduría encargada de Derechos Humanos

Procuraduría General de Justicia del Estado, Gobierno de Veracruz de Ignacio de la Valle. -(En línea) –(Consultado el 4 de junio 2008). -Disponible en: http://www.cedhveracruz.org/ws_new/recomendaciones/2004/R-34.pdf..

78

9. Manual de Procesos y Documentación de Procesos. Unidad de Servicios

Bibliotecarios de Información, Universidad Veracruzana, Región Veracruz, -USBI-VER- Boca del Río, México. -(En línea) –Consultado el 4 de junio 2008). -Disponible en: www.uv.mx/../documentos/.../enero2011_Fortaleceralauvtodos20campus.pdf

10. Manual de Procesos y Procedimientos. Fondo de Desarrollo de la Educación Superior, -FODESEP- Colombia. -(En línea). –(Consultado el 4 de junio 2008). -Disponible en: http://www.uniamazonia.edu.co/documentos/docs/Consejo Superior. pdf.

11. Manual de Procesos y Procedimientos. Instituto de Investigaciones Marinas y

Costeras “José Benito Vives de Andréis” –IVEMAR- Colombia. -(En línea) –(Consultado el 4 de junio 2008), -Disponible en: www.oas.org/dsd/IABIN/.../Colombia/.../1stProgressReport.pdf -

79

CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACION

4.1. Evaluación del Diagnóstico Para evaluar la fase de diagnostico se utilizó como instrumento de

autoevaluación del epesista, una lista de cotejo de 12 indicadores que aparece

en el Apéndice, las que contienen aspectos a tomar en cuenta para la

verificación de logros de los objetivos propuestos en el plan de diagnóstico.

En esta fase se llevó a cabo la recopilación de la información, a través de

observaciones, entrevistas, investigaciones bibliográficas, con el fin de obtener

los datos que permitieron conocer la organización, el tipo al que pertenece, su

ubicación geográfica, los reglamentos como su base legal, los miembros de la

Junta Directiva, contando con su amplia colaboración. Se aportó a la

organización, la visión, la misión y el organigrama, por lo que ahora ya se

cuenta con estos aspectos.

Con la realización del diagnóstico, se obtuvo información importante que

reflejan las necesidades y carencias de la organización. Esta información se

obtuvo a través de la Guía de los ocho sectores.

La información obtenida en la fase de diagnóstico, el epesista y los miembros

de la Junta Directiva de la organización, realizaron una sesión para priorizar el

problema más urgente, sometiendo el mismo al análisis de viabilidad y

factibilidad las posibles soluciones y en consenso de determinó como posible

solución viable y factible del problema detectado y seleccionado, la Elaboración

del Manual de Normas y Procedimientos, con el cual dará un paso grande para

el funcionamiento de la organización, ya que a pesar de tantos años de su

creación, este manual es el primer documento con que se contaría y daría un

respaldo para futuros proyectos.

80

4.2. Evaluación del Perfil del Proyecto

La evaluación del perfil del proyecto se realizó tomando en cuenta los objetivos

general y específicos utilizando como instrumento de autoevaluación una Lista

de Cotejo, conteniendo 11 indicadores que se encuentra en el Apéndice, la que

contiene aspectos relevantes de esta fase, así también, se revisaron las

actividades planificadas, cumpliéndose con todas ellas dentro del tiempo

estipulado para la entrega del documento.

En esta fase se determinó el nombre del proyecto a ejecutar de acuerdo al

problema seleccionado, se delimitó la localización del mismo, se estableció la

unidad ejecutora y el tipo de proyecto, se realizó la descripción del mismo, se

redactó la justificación se plantaron los objetivos tanto general como

específicos y las metas del proyecto, se identificaron los beneficiaros directos e

indirectos.

En esta fase se elaboró el presupuesto de gastos y se obtuvo el financiamiento,

del cual fue proporcionado en su totalidad por la propia organización.

Se planificaron las actividades a realizar en la ejecución del proyecto, para la

cual se utilizó una grafica de Gantt o cronograma.

Se llevó a cabo una reunión con los miembros de la Junta Directiva, para

verificar la necesidad del mismo, la cual por unanimidad mostraron su

aprobación por la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos de la

Comunidad Indígena, comprendiendo que dicho documento es necesario para

sistematizar el funcionamiento interno, en vista de que describe las tareas,

ubicación y responsables de los procedimientos de la institución.

Se tomaron en cuenta los recursos humanos, materiales o financieros y físicos,

disponibles para la ejecución del proyecto.

81

4.3. Evaluación de la Ejecución

En esta fase se logró cumplir con las actividades planificadas, lo cual se evaluó

a través de una Lista de Cotejo con 16 indicadores, que se ubica en el

Apéndice, lo cual fue de mucha satisfacción, la Junta Directiva de la

Comunidad Indígena mostro su interés por el trabajo ya que esto viene a

ayudar de gran manera las actividades que desarrollan.

Con la realización de las actividades se obtuvieron los resultados previstos, con

lo cual se alcanzó la meta planteada de elaborar el Manual de Normas y

Procedimientos de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, contando

con la participación de los miembros de la Junta Directiva de la organización en

su totalidad, en su revisión, permitiendo al epesista entregar a la organización

un ejemplar del proyecto terminado, así como brindar una inducción a la Junta

Directiva en pleno para socializar el proyecto.

La elaboración del Manual de Normas y Procedimientos de la Comunidad

Indígena de Patzún, se realizó de acuerdo a lineamientos generales

consultados vía internet y para la elaboración de los flujogramas de cada uno

de los procedimientos contenidos en el manual, se utilizó una simbología

convencional tomada de la Norma ANSI (American National Standars Institute)

también vía internet, la que posee una interpretación universal.

Ejecutado el proyecto de Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos

de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, se hizo entrega de una

copia del documento a Junta Directiva y se logró obtener la aprobación del

mismo de acuerdo a una nota de recibido con satisfacción de fecha 13

Noviembre de 2008.

La ejecución del proyecto se realizó durante los meses de octubre y noviembre

del año 2008 con la aprobación de las autoridades de la Facultad de

Humanidades.

82

4.4. Evaluación Final

Al evaluación de esta fase se realizó por medio de una Lista de Cotejo con 7

indicadores que se encuentra en el Apéndice y una encuesta a los miembros de

la Junta Directiva de la organización Comunidad Indígena de Patzún. La

encuesta consta de cinco preguntas estructuradas de tal forma que,

respondieron a la verificación de los objetivos propuestos, las cuales fueron

aplicadas al 100% a los miembros de la Junta Directiva. Realizado el análisis de

los resultados se determinó que el 100% de los encuestados, que el proyecto fue

de beneficio para la organización y que constituye un valioso aporte del epesista

y de la Universidad de San Carlos de Guatemala, a través de la Facultad de

Humanidades.

El proyecto ejecutado consiste en el Manual de Normas y Procedimientos de la

organización Comunidad Indígena de Patzún, fue entregado a la Junta Directiva.

Esta evaluación determinó que los objetivos propuestos fueron alcanzados y que

el proyecto fue aceptado por la misma Junta Directiva de la organización.

Durante las fases de diagnóstico, perfil del proyecto y ejecución, se mantuvo una

estricta verificación del cumplimiento de los objetivos planteados por parte del

epesista.

CONCLUSIONES

1. Se elaboró un Manual de Normas y Procedimientos, con los lineamientos y

técnicas, ordenando las actividades que lleva a cabo la organización.

2. Se mejoró la atención del beneficiario, a través del buen funcionamiento

interno de la organización, así como la forma en que se realizan las diferentes

gestiones, en vista que el Manual representa una herramienta moderna que

permite lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de las actividades.

3. Se establecieron las normas específicas de cada procedimiento, las cuales

deberán ser respetadas, para dar seguimiento a las diferentes actividades de

la organización, beneficiando a los integrantes de la organización en general.

4. Se fortalecieron los controles administrativos de la organización,

estableciendo las normas de observancia general de los diferentes niveles de

la organización, tales como Asamblea General, Junta Directiva y

Beneficiarios.

5. Se clasificaron las actividades de la organización, ordenando las tareas, su

ubicación y los responsables; así como la diagramación de los mismos, con

los correspondientes flujogramas, de acuerdo a los niveles organizativos.

6. Adicionalmente al trabajo realizado, se tuvo la participación activa de todos

los miembros de la Junta Directiva de la Organización “Comunidad Indígena

de Patzún”.

7. Se entregó una copia del Manual de Normas y Procedimientos a la Junta

Directiva de la “Organización Comunidad Indígena de Patzún”.

RECOMENDACIONES

1. Que cada miembro de la Junta Directiva de la Organización Comunidad Indígena

de Patzún, posea una copia del Manual de Normas y Procedimientos para su

conocimiento.

2. Que cada miembro de la Junta Directiva, conozca el contenido del Manual de

Normas y Procedimientos, para que lo implementen en el desempeño de sus

actividades, con eficiencia y eficacia, para mejorar la atención a los usuarios en

general.

3. Que la Junta Directiva de la organización, respete y aplique las normas

establecidas para cada procedimiento, logrando que sus tareas se realicen de

una forma más ordenada y precisa.

4. Que la Junta Directiva, verifique la correcta utilización de las normas de observancia general, descritas en el Manual de Normas y Procedimientos, fortaleciendo así, los controles administrativos.

5. Que cada miembro de la Junta Directiva, desarrolle sus actividades, tomando en cuenta la orientación de este manual, a través de los flujogramas correspondientes.

6. Que cada miembro de la Junta Directiva, continúe con el espíritu de colaboración y participación activa como lo demostraron en este trabajo, para el beneficio de la organización “Comunidad Indígena de Patzún”.

7. Que cada miembro de la Junta Directiva, haga uso del Manual, en forma adecuada y responsable.

BIBLIOGRAFIA

1. Apuntes de Administración, (Primera parte), Selección de textos para el curso Administración I, área común, Guatemala, Facultad de Ciencias Económicas, USAC 2000

2. Demografía del Municipio de Patzún, Municipalidad del Municipio de Patzún, departamento de Chimaltenango. Año 2005. (En línea) –(Consultado el 3 de junio 2008) www.inforpressca.com/patzun/demografia.php

3. Organización No Gubernamental “Comunidad Indígena de Patzún”. Ampliación de contrato y modificación total de los estatutos, Año 2008.

4. Propedéutica para el Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- / García García, Edwin Roberto… (et al.) 8ª. Edición, Guatemala: Facultad de Humanidades, Departamento de Pedagogía USAC, 2006

5. Ramos Lobos, Siomara Cesarina. Plan Municipal. Informe Individual Ejercicio

Profesional Supervisado Facultad de Ciencias Económicas, Contador Público y Auditor, USAC 1978.

APENDICE

PLAN DE DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL

1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Nombre de la Institución: Comunidad Indígena de Patzún. 1.2. Ubicación: 2ª. Calle 2-51 Zona 1, Municipio de Patzún, departamento de

Chimaltenango. 1.3. Actividad: Elaboración del diagnóstico de la institución. 1.4. Epesista: PEM Miguel Nehemías Colop de León. 1.5. Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa. 1.6. Carné: 9418756 1.7. Duración del Ejercicio Profesional Supervisado: 400 horas.

2. JUSTIFICACIÓN

El diagnóstico institucional constituye la primera fase del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS-, su realización es imprescindible, ya que es por medio del mismo se logran detectar las necesidades y carencias que afectan a una institución u organización, sea ésta gubernamental o no gubernamental, para dar lugar al diseño del proyecto que permitirá visualizar las posibles soluciones del problema seleccionado.

3. OBJETIVO GENERAL Describir la situación de la institución para determinar los factores que causan los problemas que debilitan su buen funcionamiento.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4.1. Identificar la estructura organizacional de la institución 4.2. Describir a quiénes va dirigida la actividad 4.3. Investigar el sector finanzas para conocer su presupuesto 4.4. Hacer un listado del recurso humano y su funcionamiento 4.5. Identificar los servicios que presta 4.6. Analizar el tipo de producto 4.7. Describir la relación del personal interna y externamente 4.8. Investigar políticas, misión y visión

5. ACTIVIDADES 5.1. Reunión con autoridades de la institución 5.2. Investigación bibliográfica 5.3. Observación del funcionamiento de la institución 5.4. Diseño y elaboración de instrumentos de investigación 5.5. Aplicación de instrumentos de investigación

5.6. Clasificación y ordenamiento de información obtenida 5.7. Análisis de datos 5.8. Digitación de informe del diagnóstico 5.9. Presentación del informe del diagnóstico al Asesor del EPS

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

No. Actividades

Meses año 2008

Mayo

Junio Julio

Agosto 8 9 14 3 4 5 6 7 16 17 18 19 25 26 27 28

1 Reunión con la Organización Comunidad Indigena de Patzún, Municipio de Patzún del departamento de Chimaltenango.

2 Entrega de la nota oficial solicitando permiso para la ejecución del Ejercicio Profesional Supervisado e inicio del mismo

3 Investigación bibliográfica

4 Diseño y elaboración de instrumento para llevar a cabo la elaboración del Diagnostico

5 Observación del funcionamiento de la organización

6 Aplicación de instrumentos de investigación

7 Clasificación y ordenamiento de información obtenida

8 Análisis de datos

9 Digitación del informe de Diagnostico

10 Presentación del informe de Diagnostico al asesor de EPS

7. RECURSOS 7.1. Recurso Humano

Recurso Miembros de la Junta Directiva de la Organización Asesor del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- Epesista

7.2. Recursos Físicos Instalaciones de la Organización

7.3. Recursos Materiales Mobiliario y equipo de oficina Útiles de oficina Documento de EPS de la Facultad de Humanidades Internet

7.4. Recursos financieros 400 hojas de papel bond tamaño carta 3 cartuchos de tinta para impresora Fotocopias para encuestas Transporte Total

8. TIEMPO DE DURACIÓN 8.1. Del 13 de octubre al 7 de noviembre de 2008

9. EVALUACIÓN

9.1. A través de la verificación del logro de objetivos planteados 9.2. Realizar un análisis comparativo de las actividades programadas

PEM. Miguel Nehemías Colop de León

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR COMUNIDAD

1. ¿Cuál es el tamaño, localización, clima, principales accidentes y recursos de la comunidad?

2. ¿Quiénes fueron los primeros pobladores, sucesos históricos importantes, personalidades presentes y pasadas y lugares de orgullo local de la comunidad?

3. ¿Cuál es el gobierno local, organización administrativa, organizaciones políticas y civiles apolíticas de la comunidad?

4. Cuál es la ocupación de los habitantes, producción, agencias educacionales, agencias sociales, viviendas, centros de recreación, transporte, comunicaciones, grupos religiosos, clubes o asociaciones sociales y composición étnica de la comunidad?

5. Existe normas y procedimientos específicos para el ingreso a la institución?

6. ¿Cuál es la actividad principal de la organización?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR INFRAESTRUCTURA

1. ¿Cuál es la historia de la organización, en cuanto a origen, fundadores y épocas especiales?

2. ¿Cuáles son las áreas construidas, áreas descubiertas, estado de conservación, locales disponibles y condiciones de la construcción del edificio de la organización?

3. ¿Cuenta la institución con: oficinas, salón de sesiones, cocina, comedor,

servicios sanitarios, biblioteca, bodega, área deportiva, salón de cómputo y otros?

4. Existen normas y procesos para las actividades de la organización?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR FINANZAS

1. ¿Qué fuentes de ingreso tiene la organización?

2. ¿Cuál es el monto de egresos de la organización?

3. ¿Cuánto es el egreso en materiales y suministros?

4. ¿Quién es la persona encargada de informar los estados de cuenta de la

organización?

5. ¿La organización cuenta con disponibilidad inmediata de fondos para eventos

especiales?

6. ¿Realizan auditoria interna o externa de la organización?

7. ¿Se manejan libros contables en la organización?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR RECURSOS HUMANOS

1. ¿La organización cuenta con personal administrativo?

2. ¿La organización cuenta con personal de servicio?

3. ¿Cuál es la cantidad de beneficiarios de la organización?

4. Cuál es la situación económica de los beneficiarios de la organización?

5. ¿Existe clasificación de usuarios por sexo, edad y procedencia?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR ADMINSTRATIVO

1. ¿Cuáles son los planes de la organización?

2. ¿Existe organigrama de la organización?

3. ¿Qué tipo de Manuales existen en la organización?

4. ¿Qué normas de control, registro de asistencia, evaluación de personal,

actualización de inventario utiliza la organización?

5. ¿Cuáles son los mecanismos de supervisión, la periodicidad, personal

encargado instrumentos y tipos de supervisión de la organización?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR DE RELACIONES

1. La organización realiza actividades sociales, culturales, deportivas, u otras con los usuarios?

2. Cómo considera la atención que reciben los usuarios por parte de la organización?

3. La organización coopera y realiza actividades sociales, culturales y deportivas

con otras organizaciones?

4. La organización se proyecta y mantiene buenas relaciones con otras

organizaciones?

GUÍA DE LA ENTREVISTA DEL SECTOR FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL

1. ¿Cuáles son los principios filosóficos, visión y misión de la institución?

2. ¿Cuáles son las políticas institucionales, objetivos, estrategias y metas de la

organización?

3. La organización cuenta con personería jurídica, marco legal que lo

fundamenta?

4. ¿La organización cuenta con manual de normas y procedimientos?

I. SECTOR COMUNIDAD

1. Geográfico

1.1. Localización El municipio de Patzún pertenece al departamento de Chimaltenango, dista a 85 kilómetros de la ciudad capital y a 26 kilómetros de la cabecera departamental de Chimaltenango; geográficamente está ubicado en el extremo occidental del departamento de Chimaltenango y limita al norte con el municipio de Tecpán, Chimaltenango; al sur con los municipios de Pochuta y Acatenango, Chimaltenango; al este con los municipios de Santa Cruz Balanza y Patzicia Chimaltenango; y al oeste con los municipios de San Lucas Toliman y San Antonio Palopó del departamento de Sololá.

1.1.1 Distribución en el municipio: Generalmente en el municipio de Patzún las familias son integradas por 5 miembros, también existen familias numerosas que son integradas de 8 hasta 12 miembros.

1.1.2. Distribución de los centros poblados: Cantón Norte 20 Manzanas; Cantón Sur 11 Manzanas; Cantón Oriente16 Manzanas; Cantón Poniente 20 Manzanas

Actualmente se distribuyen en zonas 1, 2, 3, 4 y 5, con sus respectivas calles y avenidas con su respectiva nomenclatura.

1.2. Tamaño: El municipio de Patzún cuenta con una extensión territorial de 124Km² dividido en 12 aldeas, 24 caseríos, 2 parajes, 19 fincas; con una altitud de 2,235.38 metros sobre el nivel del mar.

1.3. Clima El municipio de Patzún, en su totalidad es de clima frío. En el municipio se marcan las tres estaciones en el año: verano, primavera e invierno.

1.4. Suelo Su suelo es apto para el cultivo de productos agrícolas, por lo que se considera tierra agrícola.

1.5. Recursos Naturales Dentro de los recursos naturales, el municipio cuenta con recursos hídricos (nacimientos de agua); recursos minerales (arena) y recursos madereros (bosques).

2. HISTÓRICA

2.1. Primeros pobladores El municipio de Patzún fue fundado mucho antes de la conquista, en el siglo XII, los conquistadores ya formaban parte del basto territorio Kaqchikel y se sabe con certeza que formaba parte de reino de Iximché. Los Franciscanos fueron los primeros pobladores que se asentaron en este municipio, llegando como misioneros en el año 1,540.

Los religiosos Franciscanos construyeron la Iglesia Parroquial que se ubica a un costado del parque central, al mismo tiempo nombraron a San Bernardino como patrono del pueblo, en honor al jefe de estos Misioneros quien se llamaba “Bernardino”, trayendo ellos mismos la imagen, por lo que desde entonces en el municipio se celebra la fiesta titular el 20 de mayo de cada año, el día de San Bernardino.

2.2. Sucesos históricos importantes Como suceso histórico importante se puede mencionar la construcción de la iglesia parroquial, que se inicio en el año 1,660, la que fue terminada en el año de 1,700, con una duración aproximada de 40 años. Esta obra de arquitectura barroca, fue destruida por un incendio en el año de 1,755 durante la celebración de Corpus Cristy, que ya se celebraba en esa época. Esta Iglesia fue reconstruida posteriormente, pero para los terremotos de Santa Marta el 29 de julio de 1,773, se daño parcialmente, por lo que hubo de ser reparada y reinaugurada el 24

de junio de 1,778, según grabados sobre relieves que se aprecian actualmente en su artesonado.

Otro suceso muy significativo en el municipio de Patzún, fue el terremoto del 4 de febrero del año 1,976, donde perdieron la vida muchos habitantes del municipio y en algunos casos familias enteras, esto dio como resultado de muchos huérfanos, así como viudas y viudos. Así mismo el conflicto armado que lastimó en forma desmedida a este municipio vividos en los años 80, registrándose como resultado un alto número de viudas y huérfanos en la actualidad.

2.3. Personalidades presentes y pasadas 2.3.2. Pasadas

Dentro de las personalidades se destacaron por su labor social el sacerdote italiano Padre Justiniano Babuin, de origen italiano, quien brindó apoyo a los indígenas, construyendo el Colegio San Bernardino que cuenta con preprimaria, primaria y la carrera de perito contador con especialidad en administración de empresas, perito contador en computación, secretariado bilingüe con especialidad en computación; funcionando actualmente y es administrada por las religiosas franciscanas de la iglesia católica.

2.3.2. Presentes Las personalidades presentes, se puede mencionar a los señores Fidel Noj Sanic, Luís Ajuchan, Félix Sanic, José Yos Aju, Bernardino Teleguario Majtzul, Julián Majtzul Olcot y Alejandro Baran quienes son miembros de las cofradías, llamados también señores cofrades; estos señores tienen a su cargo la administración de los bienes de las imágenes de la iglesia católica. Anteriormente estos cofrades eran parte fundamental de las alcaldías municipales, sin embargo esto se ha

ido perdiendo. Los dirigentes de estos cofrades son electos para un periodo de un año y dentro de los cargos de cada cofrade se destacan los puestos de Primer Alcalde, y Segundo Alcalde, Primer Mayordomo y Segundo Mayordomo, y los llamados Texeles que son señoras como apoyo a los señores de cada cofradía.

2.3.3. Dentro de las cofradías que aún se conservan con mucho esfuerzo están: o Cofrades de Corpus Cristy o Cofrades de Jesús Nazareno o Cofrades de san Bernardino o Cofrades de La Virgen de Concepción o Cofrades de San Nicolás o Cofrades de Santa Cruz o Cofrades de San Francisco de Asís

2.4. Lugares de orgullo local Los lugares de orgullo local se encuentra su iglesia con fachada antigua. También se cuenta como orgullo local la fachada de la municipalidad con aspecto reformado.

Otro orgullo local es la celebración del Corpus Christi, atrayendo turistas locales y extranjeros, esto se celebra 40 días después del domingo de resurrección de la Semana Santa.

2.4.1. Tipo de recreación: En el municipio de Patzún existen dos canchas municipales de football: una ubicada en el cantón Norte, y la otra ubicada en el Cantón Sur; se cuenta con un centro deportivo con diferentes juegos, con instalaciones adecuadas para el deporte. Así mismo el municipio cuenta con un parque remodelando por un grupo de vecinos de la comunidad, con el fin de hacer un lugar atractivo para los niños, jóvenes, adultos, ancianos y para toda la población, ya que anteriormente no tenía mucha estética, por esta misma razón recientemente fue remodelado para

ampliar la recreación, iluminación, y un pequeño jardín para descansar, convivir momentos de alegría con la familia, y para los visitantes de otros lugares.

2.4.2. Áreas turísticas y sitios naturales: El municipio cuenta con diversos sitios turísticos sobresaliendo los siguientes:

2.4.2.1. El balneario de Panibaj, que se encuentra situado en la aldea del mismo nombre y es de aguas termales.

2.4.2.2. El caserío denominado Chuinimachicaj, que se encuentra situado en la antigua carretera que conduce al departamento de Sololá, donde se puede apreciar una vista impresionante al lago Atitlán.

2.4.2.3. Sitio arqueológico de los Chocoyos, ubicado también en el antiguo camino que conduce a Sololá.

3. POLITICA

3.1. Gobierno local El gobierno local está dirigido por un Alcalde y sus Alcaldes Auxiliares que tienen bajo su responsabilidad dos cantones por cada Alcalde Auxiliar.

3.2. Organización administrativa El gobierno local del municipio está compuesto por: Un Consejo Municipal; Un Alcalde Municipal; Un Sindico Primero; Un Sindico Segundo; luego en esta línea están de acuerdo a su organigrama: Fontanero, Técnico Forestal, Encargado de Obras y Custodio de Cementerios; en línea también está la Dirección de Administración Financiera con sus diferentes oficinas; La Comisaría, Relaciones Públicas, Secretario, Registro Civil, Técnico Municipal y Comandante de Bomberos Municipales, cada uno de estos con sus diferentes oficinas de acuerdo a su estructura organizacional.

3.3. Organizaciones políticas Las organizaciones políticas en el municipio cuentan con representación la mayoría de partidos políticos conocidos a nivel nacional, dentro de los cuales están Unidad Nacional de la Esperanza, Partido Patriota, Gana, FRG, ANN, Día. Así mismo cuenta con grupos políticos locales como comités cívicos específicamente para la elección del gobierno local tales como alcaldes, síndicos entre otros.

3.4. Organizaciones civiles apolíticas El municipio cuenta con 79 Comités Pro-Mejoramiento de la localidad y en la cabecera municipal cuenta específicamente con:

3.4.1. Cooperativas de agricultores 3.4.2. Comités Comunitarios de Desarrollo –

COCODES- Poniente y Sur, y 3.4.3. Organización Comunidad Indígena de Patzún

4. SOCIAL

4.1. Ocupación de los habitantes La ocupación de los habitantes en su mayoría es la actividad agrícola, tanto en el área urbana así como en el área rural; esto no descarta que algunos habitantes en una mínima parte se dedican a algunos oficios y profesiones, el municipio cuenta con profesionales de nivel diversificado tales como maestros, peritos contadores y secretarias, así mismo cuenta con profesionales universitarios, entre otros están abogados, administradores de empresas, médicos y otros.

4.1.1. Principales actividades productivas: La mayor producción, con que cuenta esta población son los granos básicos, verdura, legumbres y gran variedad de frutas.

4.1.2. Agricultura: La mayoría de los habitantes se dedican al cultivo de verduras y granos básicos especialmente los hombres, que en su mayoría son exportados a Europa y a Norte

de América.

4.1.3. Comercio: Es otra actividad en la que participan hombres y mujeres, dedicándose ha diferentes tipos de negocios, entre ellos: zapaterías, panaderías, librerías, carnicerías, farmacias, abarroterías, restaurantes, cafeterías, hoteles y ferreterías.

4.1.4. Artesanía: Esta actividad la practican principalmente las mujeres, en la elaboración de telas típicas como por ejemplo: güipiles, fajas, cortes, servilleta, petates de paja y sandalias.

4.1.5. Industrial: Esta actividad la practican principalmente los hombres, y es llevada acabo a través de talleres de soldadura, carpintería y talleres automotrices.

4.2. Producción, distribución de productos La producción de los habitantes en mayor escala es agrícola, prevaleciendo la arveja china y su comercialización es a través de empresas agro exportadoras con centros de acopio en el Municipio, para luego ser exportados al exterior.

4.3. Agencias educacionales: escuelas, colegios, otras. Entre los establecimientos participantes en el Area Urbana se cuenta con Centros Educativos tales como: Colegios, Escuelas Nacionales, Institutos; desde los primeros años de Párvulos hasta las carreras más conocidas como Magisterio, Perito Contador, Bachillerato en Ciencias y Letras, Perito en Computación, Perito en Administración de Empresas, Secretariado Bilingüe con especialidad en Computación, así también Academias de Mecanografía, haciendo un total de 45 establecimientos; cada uno de estos establecimientos contribuyen en la atención de

aproximadamente 10,804 estudiantes en los diferentes niveles mencionados.

4.4. Agencias sociales de salud y otros 4.4.1. Acceso a servicios médicos:

El acceso a servicios médicos lo tiene el 25% de la población, esto es en el centro de salud, en la mayoría de los casos y la atención es principalmente para las mujeres embarazadas, y los niños para el control y prevención de enfermedades, el resto de la población asiste a sanatorios, clínicas y hospitales privados, para tratar sus enfermedades.

4.4.2. Centros Asistenciales de salud: Los centros asistenciales que funcionan en el municipio no son los más adecuados ya que la población tiende a crecer y que el personal también debe de ser aumentado; para cubrir lo que se refiere al área urbana, es muy baja porque solo se cuenta con 2 médicos y 5 enfermeras y esto hace a que los pacientes no pueda tener acceso al servicio médico.

4.4.3. Servicios básicos: El municipio de Patzún cuenta con servicios públicos, privados y comunitarios ubicados en diferentes partes del municipio, ya sea en el casco urbano como en el área rural.

4.4.4. Sectores o barrios del municipios: Cantón Sur: éste esta dividido en 20 manzanas en las cuales podemos encontrar; Hospital Corpus Christi, una gasolinera, tiendas, mecánicos, estructuras metálicas, artesanías, organizaciones no gubernamentales y dos emisoras radiales comunitarias.

Cantón Norte: se cuenta con supermercados, tiendas, talleres mecánicos, estructuras

metálicas y empresarios.

Cantón Oriente: cuenta con una gasolinera, radio emisora, tiendas, iglesias, mecánicos, estructuras metálicas, vidrierías, librerías y una tienda de electrodomésticos.

Cantón Poniente: Empresarios de transportes extra-urbanos, tiendas, estructuras metálicas, iglesias, dos supermercados, molinos de nixtamal, librerías y zapaterías.

Sector Central: Palacio municipal, Iglesia Parroquial, Monumento, Mercado Municipal, Parque Central, Locales de Comercio. Es de destacar también que el municipio cuenta en sus orillas con 4 colonias.

4.4.5. Telefonía: El municipio cuenta con 1,058 líneas telefónicas, que cubren a más del 25% de la población en el área urbana, cuyo servicio es prestado por la empresa TELGUA. También es muy utilizado el servicio de telefonía móvil celular.

En las áreas rurales se cuenta con una sola línea telefónica de servicio comunitario, que es utilizada por toda la población. En algunos casos es utilizado el servicio celular residencial como también el servicio telefonía móvil celular.

4.4.6. Agua potable: El municipio de Patzún cuenta con 2,100 usuarios de agua que beneficia un 25% de habitantes con una tarifa de Q15.00 mensuales el canon de agua que es traído de las fuentes.

4.4.7. Electricidad: La población de Patzún cuenta con un total de 7,484 contadores de distribución de energía eléctrica que es aprovechada a un 90% de habitantes, dando el servicio a 4 ó 5 personas por familia, el servicio de energía eléctrica es para el área urbana y rural ya que la mayor parte de los habitantes están conectados ha dicha red, también tiene acceso al alumbrado público un 50% de la población.

4.5. Vivienda (tipo) Las viviendas, a raíz del terremoto de 1,976, en la mayoría de viviendas se construyen con material de cemento, específicamente las paredes son de Block con estructura de madera y techo de lamina.

4.6. Centros de recreación Dentro de los Centros de recreación, el municipio no cuenta con sofisticados centros, sino únicamente los más conocidos tales como: Canchas de Básquet Ball y Foot Ball.

4.7. Transportes Se cuenta con microbuses que viajan a las aldeas, esto es referente a lo interno del municipio. Para salir del municipio, ya sea para la capital o para la cabecera departamental de Chimaltenango, se cuenta con buses a partir de las 03:00 de la madrugada y cada media hora salen las siguientes; y de la capital al municipio de Patzún el último bus sale a las 20:30 horas, llegando aproximadamente a las 22:00 horas diariamente.

4.8. Comunicaciones La ruta nacional No.1 es la que atraviesa el municipio de Patzún de noreste a sureste, pasando por la cabecera municipal. La carretera que conduce de la capital, pasando por Patzún y llegando a Godínez, de allí parte la carretera a diferentes partes ya sea

por la costa sur como para el occidente.

Entre las vías de comunicación contamos con los transportes extra urbanos Flor de Mayo, Veloz Patzunera, Tropicana, San Antonio, etc., Con un total de 40 camionetas que cubren la ruta urbana que va de Patzún hacia la ciudad capital y viceversa con un horario de 3 de la madrugada finalizándose hasta las 22 horas.

El área rural también cuenta con transportes urbanos que recorren desde las aldeas hasta llegar al municipio, los días más usados son martes, viernes y domingos que son días de mercado en la cabecera municipal.

4.9. Grupos religiosos Dentro de los grupos religiosos se destacan las más importantes que son la Religión Católica y la Religión Evangélica; prevaleciendo en un mayor porcentaje la Religión Católica.

4.10. Clubes o asociaciones sociales El municipio únicamente cuenta con los Comités de Desarrollo Local.

4.11. Composición étnica La distribución étnica es de un 96% de habitantes de origen Maya Cachiquel distribuidos de la siguiente manera, 19,629 personas de sexo masculino y 20,797 personas de sexo femenino dando el total de 40,241 personas en el área urbana y rural.

En el grupo Ladino existe un 4% de habitantes con 2,089 personas de sexo masculino y 1,532 personas de sexo femenino, siendo un total de 3,009 habitantes y un total de 2,154 emigrantes.

En el municipio se cuenta entre las organizaciones ya mencionadas, la organización no gubernamental denominada “Comunidad Indígena de Patzún”.

II. SECTOR INSTITUCIÓN

1. Localización geográfica

1.1. Ubicación La comunidad Indígena de Patzún, se localiza en la 2ª. Calle 2-51 Zona 1 del Municipio de Patzún del departamento de Chimaltenango.

1.2. Vías de acceso Al municipio se llega vía terrestre para todo tipo de vehículos ya que la carretera esta asfaltada y se encuentra en buen estado.

2. Localización administrativa

2.1. Tipo de institución La Comunidad indígena de Patzún es una institución de desarrollo social comunitaria.

2.2. Región El municipio de Patzún del departamento de Chimaltenango, pertenece a la Región Central del país.

3. Historia de la Institución

3.1. Origen La Comunidad Indígena de Patzún, fue fundada el 17 de junio de 1,969 a raíz de las grandes necesidades de la población en extrema pobreza, principalmente sobre salud y educación.

3.1. Fundadores y organizadores Los fundadores de esta organización fueron los señores Francisco Olcot Sanic y Pedro Capen Chicol, motivados por la gran necesidad que prevalecía en el municipio, en esa ocasión le dieron prioridad al vital liquido como es el agua entubada que es prácticamente la actividad fundamental de la organización, es brindar este servicio a la mayor parte de la población de la cabecera municipal.

3.1. Sucesos o épocas especiales 3.1.1. Introducción de agua entubada

En el año de 1976, la Asociación Comunidad Indígena, inicio el Proyecto de Introducción de Agua Entubada denominado "NICNIC" (nombre del nacimiento del agua entubada que significa lugar de pantano en idioma Náhuatl),

inaugurándose esta importante obra en el año de 1978, dos años después de su inicio, lográndose beneficiar en esta oportunidad a un 40% de la población urbana total; con aporte comunitario de mano de obra y el aporte económico de donación de las Instituciones Tierra de Niños de la República de Holanda y la Agencia Internacional de Desarrollo A.I.D. división Guatemala.

3.1.2. Construcción del Salón Comunal Posteriormente, con grandes esfuerzos, se logró construir el SALON COMUNAL, de 20.55 metros de largo y 10.45 metros de ancho y una pequeña oficina rustica, en la que se han llevado a cabo seminarios de capacitación en Organización y Reforestación, gracias al aporte económico de donación recibido de la república de Suiza, canalizado a través de la Fundación Caritas de Guatemala.

3.1.3. Ampliación del proyecto de Agua Entubada En el año de 1991, la Junta Directiva y la población beneficiaria, tomaron la decisión de ampliar el Proyecto de Agua Potable, debido al crecimiento poblacional, inaugurándose el 19 de marzo de 1,994 gracias al aporte económico de donación recibido de la Fundación Caritas Italiana, canalizado a través de la Fundación Caritas de Guatemala; y donaciones recibidas de personas individuales amigas de nacionalidad italiana, con un costo aproximado de US$38,098.50

En el mismo año de 1994, la Junta Directiva y la población, tomaron la decisión de seguir ampliando el Proyecto; esta segunda ampliación fue inaugurada el 27 de enero de 1,996; los trabajos tuvieron una duración de 3 meses, participando la comunidad a través de la mano de obra; esta segunda ampliación fue posible, gracias al aporte económico de donación de las Fundaciones Internacionales Caritas de Bélgica con US$3,248.56 y Cáritas Italiana con US$26,712.53.

3.1.4. Interrupción temporal de actividades de la comunidad En los años 80s, las actividades de Desarrollo Comunitario de la Asociación Comunidad Indígena de Patzún, fueron interrumpidas cerrando temporalmente sus oficinas donde realizaban sus reuniones en pro del desarrollo de la comunidad, por la violencia a causa del conflicto armado que azoto el territorio nacional de Guatemala, con persecución a los lideres comunitarios. En la actualidad aún existen muchas viudas y huérfanos como efecto de dicho conflicto.

4. Edificios

4.1. Área construida (aproximadamente) La construcción con que cuenta la comunidad indígena de Patzún, es un salón de usos múltiples de 20.55 metros de largo y 10.45 metros de ancho, con estructura de hierro, techo de lamina de zinc, paredes de block y piso de barro en forma de adoquín. El área de terreno, tiene una extensión de 50 metros de largo y 17 metros de ancho aproximadamente.

Las instalaciones de la Comunidad Indígena de Patzún, se localiza en el área urbana, por lo que se ubica entre viviendas construidas; el muro perimetral se presenta de la siguiente manera: Al norte con construcción de pared (material de barro); al sur con madera deteriorada; al frente y al fondo (este y oeste) está construido con material de block; con portón de entrada de metal en perfectas condiciones.

4.2. Área descubierta Las instalaciones de la Comunidad Indígena de Patzún, cuenta con un área descubierta de aproximadamente de 25 metros, referente al muro perimetral.

4.3. Estado de conservación El estado de conservación del salón de usos

múltiples es bueno, el área que funciona como oficina es rustico y en mal estado. El patio o sitio sin construcción, es de tierra.

5. Ambientes y equipamiento (incluye mobiliario, equipo y materiales)

5.1. Salones específicos (clase, de sesiones, etc) El ambiente construido es el salón de usos múltiples de 20.55 metros de largo y 10.45 metros de ancho, con estructura de hierro, techo de lamina de zinc, paredes de block y piso de barro en forma de adoquín. Este salón también se utiliza para diversas actividades tales como salón de proyecciones entre otras.

5.2. Oficinas Las oficinas funcionan en una habitación de construcción rustica muy deteriorada de 7 metros de largo por 3.50 metros de ancho, sin ningún tipo de seguridad.

5.3. Servicio sanitario Las instalaciones cuentan con 2 servicios sanitarios en buen estado, una ducha y 1 vestidor en mal estado.

5.4. Bodega La organización cuenta con un ambiente que lo utilizan como bodega en mal estado de aproximadamente 5 x 3.50 metros.

Aspectos que indican problemas del sector:


Inseguridad El muro perimetral está incompleto 1. Completar la

construcción del muro perimetral

No se cuenta con oficinas adecuadas 2. Construcción de oficinas

III. SECTOR FINANZAS

1. Fuentes de financiamiento

1.1. Presupuesto de la nación La organización no cuenta con asignación presupuestaria de la nación, ni financiamiento de la iniciativa privada u otra entidad de cooperación financiera alguna.

1.2. Venta de servicio La organización cuenta con el ingreso como producto de la venta del servicio de agua entubada, que es la principal actividad de esta organización, al 28% de los habitantes del área urbana.

1.3. Donaciones En contadas ocasiones, la organización Comunidad Indígena de Patzún, ha recibido donaciones para proyectos específicos, bastante limitados.

2. Costos

2.1. Salarios La organización no cuenta con una planilla de salarios, pero el fontanero tiene un sueldo de Q1,100.00 mensuales con todas las prestaciones de ley y la Perito Contadora con honorarios de Q150.00 mensuales.

2.2. Materiales y suministros Los materiales y suministros se adquieren es mínima proporción ya que se adquiere únicamente el material que utiliza el fontanero en forma exclusiva.

2.3. Servicios profesionales El pago de servicios profesionales se realiza de acuerdo a las necesidades que se presenten, en contadas ocasiones.

2.4. Reparaciones y construcciones Únicamente se gasta en la compra de materiales para el mantenimiento del servicio que presta la

organización a sus beneficiarios, que es mínimo.

2.5. Mantenimiento La organización tiene desembolsos mínimos, en el mantenimiento preventivo del servicio de agua entubada.

2.1. Servicios Generales (electricidad) El pago del servicio de energía eléctrica, es de un promedio de Q15,000.00 mensuales, ya que el servicio de agua entubada que se brinda a la población se hace a través de equipo de bombeo movido por la electricidad; este es el desembolso más grande que se lleva a cabo en la organización.

3. Control de finanzas

3.1. Estado de cuentas Estos controles los llevan en forma empírica, a través de cuadernos simples, el control de ingresos y egresos los realizan en forma semestral y anual en cuadernos sencillos, aunque ya se inicio un control contable a través de los servicios de una Perito Contadora. No se cuenta con auditoría interna ni externa.

2.1. Disponibilidad de fondos La disponibilidad de fondos son los aportes que pagan los usuarios del servicio de agua entuba.

De la información recopilada señale los siguientes aspectos:



1. No existen canales adecuados de comunicación intra institucional

1. Organizar sistemas de información intra institucional

2. Desconfianza Económica

1. No se tiene control de manejo de los fondos institucionales

1. Establecer normativa de control de flujo de fondos


1. No se tiene libro de conocimientos

1. Adquirir y habilitar libro de conocimientos

2. No se lleva control de libros contables

1. Adquirir y operar libros contables

IV. SECTOR RECURSOS HUMANOS

1. Personal operativo

1.1. Total de trabajadores Únicamente cuentan con una persona que es el fontanero, que brinda sus servicios a todos los beneficiarios del servicio que presta la organización; no se cuenta con trabajadores fijos, por lo que no existe registro de asistencia de personal.

1.2. Horarios El horario que tiene el único trabajador que es el fontanero es de forma permanente, esto quiere decir que el está a disposición de los beneficiarios en cualquier momento que se le requiera por cualquier avería o desperfecto en la tubería y otra razón del conducto del agua entubada.

2. Personal administrativo

2.1. Total de trabajadores La organización, no cuenta con personal administrativo, únicamente el personal de fontanería que vive en la comunidad y su horario es abierto, ya que está presente cuando se le necesita a cualquier hora.

3. Usuarios

3.1. Cantidad de usuarios La cantidad de usuarios del servicio de agua entubada asciende a un total de 981 familias.

3.2. Comportamiento anual de usuarios El comportamiento es estable, aunque dependiendo de la capacidad de respuesta de la organización, pero nunca a la baja.

3.3. Clasificación de usuarios por sexo, edad, procedencia No existe una clasificación específica de usuarios ya que por el servicio que presta la organización que es de agua entubada, esto incluye a toda la

familia, hombres y mujeres de las diferentes edades desde niños con días de nacidos hasta los ancianos, y la organización le brinda el servicio a la población sin importar credo, grupo o estrato social.

3.4. Situación económica La situación económica de los usuarios, en su mayoría es de escasos recursos económicos.

4. Personal de servicio

4.1. Total de trabajadores La organización cuenta con un personal técnico/operativo consistente en un fontanero, que brinda sus servicios a todos los beneficiarios del servicio que presta la organización, por lo que no existe registro de asistencia de personal fijo.




1. No existe control o ficha del usuario

1. Establecer mecanismos de control o ficha del usuario

2. No existe control de asistencia a reuniones del usuario

1. Adquirir y habilitar libro de asistencia a reuniones de usuarios


1. Poca relación con la comunidad

1. Diseñar programa de proyección a la comunidad

V. SECTOR ADMINISTRATIVO

1. Planeamiento

1.1. Tipo de planes (corto, mediano, largo plazo) La organización no cuenta con planes de corto, mediano y largo plazo en forma escrita; por lo que no existe una estrategia para llevar a cabo los planes.

2. Organización

2.1. Niveles jerárquicos de organización 2.1.1. Primer Nivel: Asamblea General 2.1.2. Segundo Nivel: Junta Directiva 2.1.3. Tercer Nivel: Encargados de Chorros 2.1.4. Cuarto Nivel: Usuarios en general

2.2. Funciones cargo/nivel 2.2.1. Primer Nivel

Asamblea General, es la autoridad máxima de la organización y está constituida por todos los usuarios, los que expresan la voluntad colectiva de la organización, siempre que sus acuerdos se tomen de conformidad con lo dispuesto en los estatutos correspondientes. (1) -3.

2.3.1. Segundo Nivel Junta Directiva; el Artículo Veintiocho de los Estatutos dice que son atribuciones de la Junta Directiva: a) cumplir y hacer que se cumplan los estatutos, los reglamentos y las resoluciones de la organización; b) promover actividades para mantener y ampliar los programas de la organización; c) dirigir la administración de la Comunidad Indígena; d) en ausencia de disposiciones reglamentarias, disponer de todo lo que concierne a contratación, funciones y régimen de personal administrativo de la organización; e) acordar el otorgamiento de mandatos que deberán ejercitarlos; f) administrar el patrimonio de la entidad; g) autorizar los gastos de funcionamiento de la organización; h) preparar el plan de trabajo

y el presupuesto anual así como los informes sobre las actividades realizadas y los estados financieros y contables de la entidad para someterlos a consideración de la Asamblea General; i) conocer de las faltas de los asociados para la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes; j) aquellas otras que le corresponden de conformidad con los presentes estatutos, los reglamentos y las disposiciones de la organización o por su calidad de órgano administrador de la comunidad.

2.3.2. Tercer Nivel Encargados de Chorros, tienen como función velar por el uso adecuado de los chorros, para que los usuarios no tengan ningún problema con el fluido del vital liquido, con una relación permanente con los usuarios, para el bienestar y buen funcionamiento de los llena cantaros así mismo la puntualidad en el pago de las cuotas establecidas.

2.3.1. Cuarto Nivel: Usuarios en general, tienen la responsabilidad de acatar las disposiciones de los encargados de chorros como es el buen uso de la infraestructura (tubería y otros) del servicio de agua entubada.

2.4. Existencia de manuales de funciones La organización no cuenta con manuales de funciones y de procedimientos; el régimen de trabajo es de acuerdo a las necesidades de la organización, sin tener documentación al respecto.

3. Coordinación

3.1. Existencia de informativos internos La organización coordina las actividades informativas en forme semestral a través de

asambleas generales y en forma bimestral, informa las actividades realizadas a los encargados de chorros, no existen boletines informativos, únicamente se hace por escrito los informes financieros.

3.2. Tipos de comunicación Únicamente en forma verbal, en casos especiales se comunica en forma escrita cuando hay asamblea general.

3.3. Periodicidad de reuniones técnicas de personal Las reuniones técnicas de personal, por carecer del mismo, las reuniones las lleva a cabo la Junta Directiva, “que se reunirá por lo menos seis veces al año, tratando de realizar dichas sesiones con intervalos de dos meses a fin de mantener equilibrio en la periodicidad, de las mismas”, según los estatutos, sin embargo la Junta Directiva se reúne tres veces por semana para atender a los usuarios, en estas reuniones se aprovecha para realizar alguna reprogramación de actividades.

4. Control

4.1. Normas de control La organización no cuenta con normas de control y registros de personal, careciendo también de inventario de actividades realizadas; sin embargo se respalda de los Estatutos de la Organización, Artículo Veintiocho, Atribuciones de la Junta Directiva, específicamente el su inciso i) “conocer de las faltas de los asociados para la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes”.

5. Supervisión

5.1. Mecanismos de supervisión El mecanismo de supervisión es de forma permanente, a través de los encargados de chorros y el fontanero, con un reporte permanente en forma verbal.

5.2. Periodicidad de supervisiones

Diariamente se supervisa el buen uso de los chorros, a través de los encargados.

5.3 Personal encargado de la supervisión Las personas encargadas de la supervisión son los mismos encargados de chorros y en forma permanente, aunque careciendo de algún tipo de instrumento.





1. Elaborar planes de corto, mediano y largo plazo

2. No existe manual de procedimientos 1. Elaborar manual de procedimientos

3. No existen controles administrativos 1. Establecer controles administrativos

VI. SECTOR RELACIONES

1. Institución (usuarios)

1.1. Estado/forma de atención a los usuarios El comité en ausencia de personal administrativo, atiende a los usuarios en forma personal y de acuerdo a las necesidades que se presentan en su momento; no se realizan actividades o intercambios deportivos, sociales, culturales ni académicos.

2. Institución con otras instituciones

2.1. La relación con otras instituciones se lleva a cabo en forma muy esporádica, y su relación es a través del servicio de agua entubada.

3. Institución con la comunidad

3.1. La relación con la comunidad es directa a través del servicio de agua entubada que proporciona a una parte de la población y la relación con Colegios y organizaciones religiosas es también por el servicio de agua entubada únicamente.

La proyección de la comunicad es a nivel nacional según sus Estatutos en su Artículo Cuatro: Cobertura: El área de acción de la Comunidad será en el municipio de Patzun, departamento de Chimaltenango, con opciones de realizar alianzas con otras organizaciones similares existentes en los departamentos de Guatemala.




1. No se atiende adecuadamente a los usuarios en sus tramites

1. Organizar cursos de relaciones humanas

2. No existe comunicación con otras instituciones

1. Organizar comisiones de participación interinstitucional

VII. SECTOR FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL

1. Filosofía de la institución

1.1. Principios filosóficos de la institución La organización es una entidad comunitaria para el desarrollo de cooperación mutua.

1.2. Visión Ser una Institución no gubernamental, reconocida a nivel nacional e internacional, por su alta calidad y liderazgo en sus actividades de desarrollo comunitario, que contribuyan al beneficio de los habitantes del municipio de Patzún y su compromiso en la buena administración de sus recursos.(1)

1.1. Misión Realizar actividades de gestión y búsqueda de mecanismos necesarios para la buena administración de la organización en beneficio de la comunidad del municipio de Patzún a través de los medios legales establecidos, así como la superación de sus integrantes mediante la organización, planificación y ejecución de actividades de desarrollo comunitario, para el mejoramiento de la calidad de vida de los residentes en el municipio y su relación con otras organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. (1)

2. Políticas de la institución

2.1. Existe una normativa de los usuarios, La organización no cuenta con una normativa del usuario, únicamente cuenta con lo que establecen los Estatutos de la Organización, “Articulo Nueve: Deberes de los Integrantes: Son deberes de los integrantes: a) Cumplir y hacer que se cumplan los estatutos, reglamentos y otras disposiciones adoptadas de conformidad con los mismos; b) Concurrir a las sesiones y reuniones a las que fueran convocadas; c) Desempeñar con el más

alto grado de responsabilidad los cargos y comisiones que les confíen”.

2.2. Fines Según el Artículo Cinco de los Estatutos de la Organización: “Los fines de la organización serán procurar los mecanismos necesarios para la debida aplicación de la recaudación de fondos, de los proyectos que vayan en beneficio de la comunidad del municipio de Patzun, departamento de Chimaltenango, a través de los medios legales establecidos, así como la superación de sus integrantes mediante la organización, planificación y ejecución de actividades de desarrollo comunitario para mejorar el nivel de vida de los residentes en el municipio”.

2.3. Objetivos El Artículo Cinco de los Estatutos de la Organización, los Objetivos son los siguientes: “Desarrollar acciones que contribuyan al beneficio de los residentes de Patzun; b) Apoyar iniciativas que beneficien a los residentes del municipio; c) Establecer mecanismos de coordinación, apoyo y gestión con organizaciones locales, nacionales e internacionales que permitan fortalecer y garantizar las acciones objeto de la comunidad; d) Promover iniciativas que permitan una mejor calidad de vida para los residentes en la comunidad; e) La organización, planificación y ejecución de actividades de desarrollo comunitario; f) Lograr la efectiva organización de sus integrantes, tomando en cuenta la participación activa de los mismos para la ejecución de proyectos de difusión regionales y nacionales, captación, distribución y administración de recursos; los trabajos de agricultura, conservación del medio ambiente, la utilización de los recursos naturales en forma nacional, actividades pecuarias; g) Promover el desarrollo de su comunidad, para mejorar las

condiciones de vida de los residentes a nivel social y cultura, a efecto de fortalecer los conocimientos ya existentes e incrementar nuevos conocimientos, de manera que los mismos contribuyan a efectuar cambios activos en la comunidad; h) El fortalecimiento de la organización comunitaria ya existente para la administración ejecución y desarrollo de actividades de beneficio colectivo con el propósito de mejorar el nivel de vida a cada uno de sus miembros; i) Representar a los integrantes ante entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales para gestionar financiamientos a través de donaciones, aportaciones, provenientes de entidades públicas o privadas que favorezcan la realización de sus propósitos; j) Desarrollar cualquier actividad de cooperación mutua, que incremente la prestación de servicios a sus integrantes y comunidad en general y que tienda a la superación eficaz de la entidad”.

3. Aspectos legales

3.1. Personería jurídica La personería jurídica fue actualizada recientemente, confirmando como presidente el señor Julián Magzul Olcot.

3.2. Marco legal que abarca a la institución (leyes generales, acuerdos, reglamentos, otros) Los Estatutos de la Organización, recientemente fueron actualizados y aprobados por las autoridades correspondientes.

3.3. Reglamentos internos La organización no cuenta con reglamentos internos, únicamente cuanta con los Estatutos de reciente actualización y aprobación.




1. No se cuenta con visión

1. Elaborar visión institucional

2. No se cuenta con misión

1. Elaborar misión institucional

EVALUACIÓN DEL DIAGNOSTICO

Para ésta evaluación se utilizó una lista de cotejo de los aspectos más importantes de esta fase

No. Indicadores Si No

1 ¿Se cumplieron los objetivos de la planificación del diagnóstico?

X

2 ¿Fue posible conocer la visión, misión de la organización?* X

3 ¿Fue posible conocer la políticas y objetivos de la organización?

X

4 ¿La organización colaboró con proporcionar la información en cuanto a estructura organizacional?

X

5 ¿Se tuvo acceso a la información de los recursos humanos, físicos y financieros de la institución?

X

6 ¿Se utilizaron las técnicas adecuadas para la recopilación de la información?

X

7 ¿Hubo apoyo de las autoridades y participación del personal para obtener la información?

X

8 ¿La organización brindó el apoyo necesario para analizar la problemática?

X

9 ¿Fue posible una adecuada priorización de problemas? X

10 ¿Fue acertada la selección del problema que dio origen al proyecto?

X

11 ¿Se realizó el análisis de viabilidad y factibilidad de posibles soluciones al problema seleccionado?

X

12 ¿Los miembros de la Junta Directiva de la organización, aprobaron el diagnóstico?

X

Total 11 1

*La Visión y la Misión fue un aporte del epesista.

EVALUACIÓN DEL PERFIL

La evaluación de esta fase, se realizó por medio de una lista de cotejo para verificar los aspectos más importantes


1 ¿El nombre del proyecto responde a la solución del problema?

X

2 ¿El problema seleccionado se localiza dentro de la unidad ejecutora?

X

3 ¿Se estableció claramente el tipo de proyecto a ejecutar? X

4 ¿El proyecto fue descrito evidenciando las principales características del proyecto a ejecutar?

X

5 ¿Es justificable la ejecución del proyecto? X

6 ¿Tiene relación el proyecto con las necesidades de la comunidad?

X

7 ¿Los objetivos y las metas del proyecto responden a las expectativas de la organización?

X

8 ¿Las autoridades de la organización están interesadas en la ejecución del proyecto?

X

9 ¿Fueron consultados los beneficiarios de la institución en relación a la necesidad de ejecutar el proyecto?

X

10 ¿La ejecución del proyecto soluciona el problema existente? X

11 ¿Se planificaron las actividades para la ejecución del proyecto?

x

Total 11

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO


1 ¿Se desarrollaron las actividades de trabajo programadas X

2 ¿Se orientó al personal de la organización acerca del proyecto? X

3 ¿Hubo flexibilidad de tiempo por parte del epesista para recopilar información de procedimiento?

X

4 ¿Se obtuvieron los instrumentos para recopilar la información? X

5 ¿Las autoridades de la organización apoyaron la realización del proyecto?

X

6 ¿Se contó con el apoyo de la organización para supervisar el proyecto?

X

7 ¿Se utilizaron instrumentos adecuados para recopilar información? X

8 ¿Existió comunicación de doble vía con los participantes? X

9 ¿Se obtuvo la aprobación legal del proyecto por parte de la organización?

X

10 ¿Los logros y resultados del proyecto llenaron las expectativas? X

11 ¿Todas las actividades se realizaron sin inconvenientes? X

12 ¿Se obtuvieron los resultados propuestos? X

13 ¿Se obtuvieron las metas planteadas? X

14 ¿La ejecución del proyecto solucionó el problema detectado? X

15 ¿Fue posible entregar el proyecto en el tiempo planificado? X

16 ¿Se tiene un plan de capacitación para los miembros de la Junta Directiva y beneficiarios de la organización acerca de la utilización del proyecto?

X

Total 16

EVALUACIÓN FINAL

Esta evaluación se basa en una lista de cotejo, la que permitió verificar el logro de la ejecución del proyecto.


1 ¿Se cumplió con la ejecución del proyecto en el tiempo planificado?

X

2 ¿El proyecto fue aceptado por los beneficiarios de la organización?

X

3 ¿El proyecto solucionó las necesidades detectadas en el diagnóstico?

X

4 ¿La organización quedó satisfecha con la ejecución del proyecto?

X

5 ¿La organización aprobó legalmente el proyecto terminado? X

6 ¿Existe un plan de implementación del proyecto? X

7 ¿Existe un plan de inducción para los miembros de la Junta Directiva y beneficiarios?

X

Total 7

ENCUESTA A BENEFICIARIOS DE LA ORGANIZACIÓN

COMUNIDAD INDIGENA DE PATZUN

1. ¿Considera que es necesario contar en la organización con un Manual de Normas y Procedimientos?

Si________ No_______

2. ¿Considera que la organización se beneficiará con la elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos?

Si_______ No________

3. ¿Considera importante que una organización de desarrollo debe contar con un Manual de Normas y Procedimientos?

Si_______ No________

4. ¿Considera que la organización brinda un servicio eficiente a los usuarios?

Si_______ No________

5. ¿Cree que la organización necesita mejorar sus procedimientos?

Si_______ No________

PLAN DE INDUCCIÓN

Titulo del programa: Implementación de Instrumentos Administrativos Titulo de la sesión: Presentación del Manual de Normas y Procedimientos de la Organización Comunidad Indígena de Patzún. Tiempo total: 65 minutos Competencia: Que los miembros de la Junta Directiva utilice con propiedad el Manual de Normas y Procedimientos de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, para brindar un mejor servicio a los beneficiarios. Apoyo Visual: Pizarra, Manual. Tiempo Puntos

principales Detalles Material de

apoyo .05 mm. Introducción Presentar en forma general el tema a

desarrollar

.05 mm 1. Interés y motivos

Dar a conocer la importancia del Manual ¿Qué es un Manual de Normas y Procedimientos? Explicar para qué se utiliza el Manual

Manual

.05 mm 2. Verificar comprensión

Realizar un sondeo por medio de preguntas, detectando si quedó claro qué es un manual de normas y procedimientos administrativos y para qué sirve

.05 mm 3. Orientar Explicar cómo utilizar el Manual

Manual

.05 mm 4. Prever Dar a conocer los beneficios del Manual

.10 mm Desarrollo del contenido

Presentación del contenido del Manual de Normas y Procedimientos de la organización

.10 mm Explicación Tomar un procedimiento como ejemplo para explicarlo

.10 mm Pedir a dos participantes que expliquen lo que es un Manual

.05 mm Resumen Escribir nuevamente los elementos del Manual en la Pizarra y explicarlos brevemente

.05 mm Pregunta ¿Hay alguna duda a cerca del Manual y su utilización?

Fin

ANEXOS

l''1IVEHSlDAD DI~ S,\'\' CARLOS DE GUATEMALA

I':\CIII.'I':\I) DE IJtll\L\!\'IDADES "l<l ,. ensenad a lodos"

(luatt.!'Tuala: Celllro<l!lh~rica Ciudad l i"lvcrsílaría. zona [2

Guatemala, 6 de noviembre 2006

Licenciado (a)

aTTO GUAMUCH ASeSor (a) de TeSiS o

Facultad de Humanidades

Atentamente se le informa que ha nombrado(a) como ASESOR(A) que deberá orientar y el trabajo de tesis ( ) o ( X) que ejecutará el (la) estudiante

MIGUEL NEHEMIAS COLOP DE

a optar al grado Licenciado (a) en Pedagogía Y Educativa

---.Vo.

e expediente Archivo

Guatemala, 14 d p 1) 2

Sr. Director(a) Ind

e e acl a z t 1).

Atentamente le saludo Dírector{a), a la vez informo que la Facultad

Humanidades de la Universidad de de Guatemala, con el

de participar en solución los problemas educativos a nivel nacional,

Profesional Supervisado -E con estudiantes de la

carrera Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa.

Por lo anterior solícito autorice el Ejercicio Profesional Supervisado al (la)

el

c'uel camet No. ./ r ,~, _,~

en la institución

El supervisor realizará durante el

las formulación y evaluación.

Esperamos contlibuir con su institución la manera más efectiva y

ID Y ENSEÑAD A TODOS

",

-~~ PH :t]'1l J¿

COM NIDi\D INDIGENi\ DE Pi\TZ N y <3 U P R y 1': e T D t: 1\ e ¡\ ji T'/l.rSL[ )!!K ~ ¡ K

q/;ol?o(J~ Patzún, Chimaltcnango, 21 Mayo de 2007

Rcf: OF/025

Licenciada María Teresa tica Coordinadora F:PS Facultad de Humanidades lJniversidad San Carlos de Guatemala

Apreciable ciada:

Respetuosamente 110S dírí lomar en cuenta nuestra

PS- al Licenciatura en

sa I su fí neza Profesion;:tI

1g cn Tduc<ltiva. en IHiCS[!,l

orgalllzaClon.

cl nuestra org:miz;¡cí(lll tul lin.

Sin otro l'l particul . nos

M

C.C. iantc /\rcllivo

., l)2 e ti 11e '2. 5 I Z li [\ ! P [1 i Z t! íI . . rI t l' fI () r i fI 1 e Muní". I! I! II '2. (. I¡ 1 íll 11 1I l' 11 U [1 T ¡.

CO~lUNIDAD INDIG NA DE PATZUN y 0 U P Q Y l~ e '[' f) r i\ e ll\ P T:\I'.lLE ~IK "\1)\

Patzun, Chimaltenango, 13 de Noviembre de 2008

La Junta Directiva de la Organización Comunidad Indígena de Patzún, del Municipio

de Patzún, del Departamento Chimaltenango, por este medio recibe y aprueba

Manual de Normas y Procedimientos de la Organización Comunidad Indígena de

Patzún, Municipio Patzún, Departamento Chimaltenango, con satisfacción y

aprobación. Trabajo realizado por el estudiante Miguel Nehemías Colop

9418756 de Facultad de Humanidades, de la Universidad de Carlos de

Guatemala,

Así mismo presenta sus muestras agradecimiento a Universidad por el apoyo

recibido, a través de Manual de Normas y Procedimientos, que es de

beneficio nuestra organización,

Atentamente,

Señor Julían Ma"gzul Olcot Presidente

Oucu1 Señor Juan Francisco Mucía

-..---._-------------I I!'} e 1111 L' 2 r¡! j, f: ¡, ! l ~: o n ir ~ ¡, ,:" e ¡, í f1I [j 1! '1' e 17 ,q 'í (l 9 4 7

1

..

\\\c0 \l\) \~

FACULTAD DE HUMANIDADES "Id Y enseñad a todos" Guatemala, Centroamérica Ciudad Universitaria, zona 12

Licenciada

Guatemala, 16 de julio de 2009

María Gatica Directora Departamento Facultad de Humanidades

Hago de su conocimiento aue el estudiante:

Miguel Nehemías Colop de León

Con carné: 9418756 Dirección para recibir notificaciones: 4ta. Av. 1

Chimaltenango. No. Teléfono: 59030828 en

en: Pedagogía y administración Educativa,

Ha realizado el informe final EPS, titulado: Elaboración del Manual

normas y procedimientos de la organización Comunidad Indígena del

Municipio de Patzun, departamento de Chimaltenango,

Por lo que se dictamina favorable que sea nombrada COMISION

REVISORA

Atentamente,

.,

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUA TEM.ALA

FACULTAD DE nUMANIDADES "Id y enseñad .. 10<100

Guatemala, CCl'Itro<lroéric" Ciudad Universitaria, Z01UI 12

Guatemala, 21 de julio de 2009 I

Señores

COMITÉ REVISOR DE TESIS O EPS Facultad de Humanidades

Atentamente se informa que han sido notnbrados como mietnbros del Comité Revisor que deberá estudiar y dictaminar el trabajo de tesis () EPS ( X) presentado para el

por el (Ia}estudiante MIGUEL NEHEMÍAS COLOP DE LEÓN

Previo a optar al grado de Licenciado(a) en Pedagogía y Administración

Título del trabajo: Elaboración del manual de normas y procedimientos de la organización Comunidad Indígena del Municipio de Patron. departamento de Chimaltenango.

Dicho comité deberá rendir su dictatnen en un plazo no mayor de un mes a partir de la fecha.

El Comité Revisor integrado por las personas

Lic. Otto Guamuch Lic. Sandra González Lic. Bidel Méndez

UVERsrDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACUL TAO HUMANIDADES "Id Y Enseriad a Todos·

Guatemala, Centroamérica Ciudad universitaria, zona 12

',",'Guatemala,

Licenciada Maria Teresa Gatica Secaida Directora, Departamento de Extensión

Licenciada Gatica:

, ~~cnHacemos de su conocimiento que el

Con No, realizado sugeridas al

trabajo de , titulado:

il~O

lo anterior, se dictamina favorablemente se le fecha de EXAMEN PRIVADO.

Atentamente,

/

11

lit ¿LÚ Miembro e co~óiReviso_ra ---'Mtembro-de1:omisión1::

'v

) " \

Nombre y firme. \ _, / ,Nombre y f\f\1a , .' ,\

/Ysión Revisora ,jUre y firma

t "l\fHSIIMO Uf-: ~A' j \ Rl.o.' nt: (;{t,Uf:M\I .. \

F"< IU,\O OF: Ht'!'!IA'III,\Ut:S "Id \ ~H~d\ad a t"d"

( Ifli4lcfhata, ( \:0(1 c)lIlrcl H , j llHlii.t I !lll\l'('U:uf:J. /"íU 1 1

febrero de 2010 Guatemala.

Señora Académica

Facultad de H San Carlos uatemala

En virtud de tlaber concluido satisfactoriamente trabajo de EPS (X), ( ). titulado

Manual de Normas y Organización No Gubernamental

"Comunidad Indígena Municipio Patzún" I Departamento Chimaltenango

'(r), Miguel Nehemías Colop de

Carne, 9418756 D para reCibir notificaciones

, Avenida 1-023 Zona 1, Patzún, Chimaltenango

Teléfono 59030828/53805856

fecha de EXAMEN PF<IVADO, pmvlO a optar al

Licenciado en y

de Licenclado(a) en

Educativa

Atentamente

/ IÜ'X= HOJAS

PHOTOCOLO

I HE (, 1 S 1, O

I N9 6055

QUINQUENIO 5~1-----------------------------------------------------------

2003 A 2007 tres (C-3) yb ____________________________________________________________

Alcalde I de Patzún ,,--

calidad de PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA Y REP

9 ~--------------------------------------------------------------------------------I

10r __________________________________________________________________________________--1

III~~~~~~ 12 r-----------------------------------------------------------------------------------------4 1J ~------------------------------------------------------------------------------_4

once mil seiscientos sesenta y nueve, del libro uno del Sistema Único

Electrónico de Persona Jurldicas, JUAN FRANCISCO MUCIA, de treinta y cinco

soltero, guatemalteco, de éste domicilio, agricultor, se identtfica con Ib~----__-----------------------------------------------------

la cédula de vecindad nümero rle orrlAn ('; 11 r----------------------------------------------------------------------------------------------4

veinticuatro mil quinientos veintidós (24,522), extendida por el Alcalde Mun icipal

I[RIO

lAS PUBl,!(Aj

l

__ __ ______ ___ ____

77

\ \

\.

guión tres (C-3) y de registro siete mil cuatrocíentos cuarenta y uno (7,441) ) 6

extendida por el Alcalde Municipal de Patzún, departamento de Chimaltenango,

MACARIO EGUARIO cincuenta y ocho años de edad, :e~____-- -------------- ---- - --._----- -----___------_~

7Q

10

31

)2

casado, guatemalteco, de este domicilio, agricultor, se identifica con la cédula de

(C-3) y

ochenta y ocho, (12,488), extendida por el --------------------~

departamento de Chimaltenango, JOSE MIGUEL OLCOT UPUH, de cincuenta I

de

alea

JJ~_________________________________________________________~

___________________________________________________________~J4r-identifica con la cédula de vecindad número de

registro catorce mil veintiséis, (14026) extendida J5~----------__--__-----------------------

A quienes en lo sucesivo 'o~------__-------------------------------------------------------------i

16 Patzún, departamento de Chimaltenango y MARIO FELI

dos al'los de17~i__________________________________________________________________________~

ídentffica con la cédula de vecindadJ8~1~~~~~=~:~~~ida;~~ 39~----__----------------------------------------------------------------------~

4 lr__________________________________________________________________________________~

2~-----------------------------------------------------------------------------------J 4J

h l _____________________________________________·________

.s~~~~~~----~~~~~~~~--- -

41 PATZúNASOCIACiÓN "COMUNIDAD INDIGENA DECIVIL ,

DEPARTAMENTO DE CHIMAlTENA NGOH , el cual quedará contenido en las

: Me manifiestan los otorgantes que ., Q ~----------------------------.~--.~---------___i

o expresa y

"'\

PHOfl'OGOLO

la escritura número setenta y nueve (79) autorizada en el municipio de Pauún, de

ango, el veintisiete de junio del ano dos mil siete, p

:1 l; 1 S TI: o L AC CAAL, celebraron CONTRATO DE AMPLIACiÓN

IN9 6 O 556. IUN ut: LV:;;; ESTATUTOS DE LA "COMUNIDAD INDIGENA D

DE CHIMAL TENANGO", en virtud que

Indlgena de Patzún, Departamento

aflos, viernes cuatro de julio de mil novecient

r--------------------~---

\

ASOCIACION CIVIL

DEPARTAMENTO DE CHIMAL TENA NGO", siendo los siguientes: CAPITULO 77

DISPOSICION GENERALES: ARTICULO UNO: DENOMINACiÓN Ylalr;~~~~~~=~~~~~~NATURALEZA: La entidad se denominará, "COMUNIDAD INDIGENA DE

9 r, l --------------------------------------------------------------------~ .10 ' y es una asociación ctvil

)l~~~S=~~~~···~ J1~--------__------------------------------------,----------------------------~

IJ~~~~~ IS~1__________________________________________________________________________~

mecanismos necesarios para la debida aplicación de la recaudaciónIbr-___________________________________________________.

171 de fondos, de los proyectos que vayan en beneficio de la comunidad de Patzún,

Jar-______________________________________________________________~

9~__----------------------------------------------------------------------------~

\ \

I

EN~ HOJAS

PUO'!'()( ~ () 1.0

similares existentes en los departamentos de Guatemala, ARnCULO CINCO

FINES Y OBJETIVOS' LOS FINES de la Comunidad Indígena serán procurar

I( i': 1; ! :-; T 1: 1I mecanismos necesarios para la debida aplicación de la recaudación de fondos, d

N9 6 O 5 5 7.1 los proyectos que vayan en beneficio de la comunidad de Patzún, departament

de Chimaltenan go, a través de los medios legales establecidos, asl como la QUINQUENIO \

superación de sus integrantes mediante la organización, planmcación y ejecución 2003 A 2007 b

de actividades de desarrollo comunitariO para mejorar el nivel de vida los

residentes en Patzún Chimaltenango, y tendrá corno OBJETIVOS los siguientes:

a) Desarrollar acciones que contribuyan al beneficio de los residentes de Patzún,

b) Apoyar iniciativas que beneficien a los residentes del municipio, e) Establece

mecanismos de coordinación, apoyo y gestión con organizaciones locales,

nacionales e internacionales que permitan fortalecer y garantizar las acciones

objeto de la Comunidad; d) Promover iniciativas que permitan una mejor calidad

de vida para los residentes en la comunidad de Patzún, e) La organizaCión, ~,~-

planificación y ejecución de actividades de desarrollo comunitario, f) lograr la

efectiva organización de sus integrantes, tomando en cuenta la participación

activa de los mismos para la ejecución de proyectos de difusión regionales y

nacionales, captación, distribución y administración de recursos; los trabajos de

agricultura, conservación del medio ambiente, la utilización de los recursos

naturales en forma nacional, actividades pecuarias, g) promover el desarrollo de

,1' ",,11. ",;:tA',),¿,-:",:~~,"~ .' M) \ ,.~ ~ "'~.ii f,

. ~,.-j('~~ . , '"

'\

mejorar las condiciones de vida de los residente

cultural, a efecto de fortalecer los conocimientos ya existentes e

tar nuevos conocimientos, de manera que los mismos contribuyan a

':"'1 ________.__ .

efectuar cambios activos en la comunidad, h) El fortaleCimiento de la organización

comunitaria ya existente para la administraCión, ejecución y desarrollo de

cada uno de sus miembros, i) Representar a :' i

nacionales e internacionales

a través de donaciones, aportaciones, )0

JO~_________________________________________

de beneficio colectivo con el propósito de mejorar el nivel de

los

provenientes de entidades

privadas que favorezcan la realización de sus propósitos. j) desarrollar cualquier

32 .....1~~~~~~~~~~~~~~1_~~~~~.~~~~que tienda

!B~___________________________________________

DE lOS INTEGR --------'entidad. CA PITU lO 11. ] J

DE INGRESO: Para qU l3 una persona individual o jurldica

JI ser integrantes de la Comunidad Indluena, se requiere: a) Persona Individual:

36 de sus derechos civiles; b) Ser guatemalteco natural y residente

Patzún, ser honrado tener ideales que

escrita de ingreso

JQ Directiva de la Comunidad índlgena en la forma en que

ARTICULO SIETE: INTEGRANTES ACTIVOS. Son miembros de la

ind!gena los integrantes

.., Individuales o jurldicas que han presentado

J 4' Directiva y ha sido aceptada por la Asamblea General, también todas aquellas ,o......--.~"-" . ____~______~.~.j

4 S ~ue cumplen con lo establecido en los estatutos, reglamentos _._----~- -~.--._.~.-~_.~.-~.__ ._

por la Asamblea General. A R1lCU lO .í61-~ __~__~.________________ ~_~__._._'.~ ______._'~~___---...j

J 7 )ERECHOS DE LOS INTEGRANTES:

.\8~1-----------------------------------------------------------------------4 fener voz y voto en las

)O~_______________________________________________ ~~~...~....__ . _____ ~__________________________~

_____________________________________________________________ ___

I

¡ !,

t ., ~. . ~' l'

16~___________________________________ ~~___________________

SESIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA: Las Asambleas 17

Generales 16~______________________________________________~____________~__~en cualquier fecha, siempre y

19~______________________________________ ARTÍCULO CATORC

La convocatoria para la Asamblea General, la hará la Junta M'h',lfR,O 01

10~

DIAS DE ANTICIPACiÓN, a la fecha sel'\alada ¡'~------~------------------------._._------....~---------------------

por el medio más apropiado, indicando la hora y fecha de la reunión, ARTICULO 2 I " .. .

QUINCE. QUÓRUM: la Asamblea ~'3Ir______________________________ estará legalmente constituida cuando

estén presentes el cincuenta por ciento 24' más uno (1) de sus integrantes el

y la hora fijada en la convocatoria, ARTICULO DIECISEIS. REQUISITOS?sr-________~__________________ ~__

!, !: (, I

N9

fIN.:." 1 A S

)) 'JJt:1Úu'Í4~~~~~~====~~~~-

l)J(O'l'()(~O I,0

comunidad: ARTICULO NUEVE: DEBERES DE LOS INTEGRANTES So

e

comisione

General; b) la Junt,

ización y está constituid,

los usuarios, los que expresan la voluntad colectiva de la organización'c~_______________•____________. ______________________________._~_____

que sus acuerdos se tomen de conformidad con lo esto en lo~ll~___~____~_______________________________________________~.____________

'2~______________ ~as atribuciones que los estatutos . . y. ________________________ _____ ____________________

serán competencia exclusiva de la Asamblea General, las asambleas serán dE

ARTICULO DOCE: SESIONES DE LA

La Asamblea General se reunirá en fonma

en los meses de enero y junio, ARTICULO TRECE.

~-----------------------------------------------

" \

\,

PARA SOLICITAR UNA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA: a) Las

2/¡-------------------------------------------------------4

29 Junta Directiva con treinta dlas de anticipación de su celebración, debiendo

indicar en forma detallada los b) La Junta convocará,

) 1 dentro de los veinte dlas (20) siguientes, a la fecha en que se reciba la referida

solicitud. ARTICU LO DIECISIETE.

cada integrante únicamente tendrá

"

I especiales,

pedlr a la Junta Directiva que incluya en la agenda, asuntos

solicitud que deberán hacer como mlnímo con cinco dlas de

a la reunión de la Asamblea. ARTICULO VEINTE. ATRIBUCIONES

de a la Asamblea General Ordinaria:

ÉN L8 ..cRu~~ ~ :'J1~'''';''; C)",«.r ~

'I\:?";:""~

/

PHOTO OLO

Comunidad Indlgena. e) aquellas obras que le de acuerdo a su

calidad de máxima autoridad de la Comunidad Indlgena. f) Henar las vacantes que

entre los vocales de la Junta Directiva, designando la unanimidad a

2003 A 2007 ó ~i-=.::=-=-:==~:.:.......:::.~=..:.-____..:......._____=-______....:.....-____

y demás órganos de la Comun idad Indlgena. A

DE LOS MIEMBROS DE LOS ORGANOS DIRECTIVOS,

o DEFINITIVA DE LA CALIDAD DE DIRECTIVO: PERDIDA DE LA CALIDAD

DE DIRECTIVO: los miembros de cualquier Órgano perderá su

condición. cuando dejare ser integrante de la Comunidad Indlgena. Los demás

dicho órgano"Al",')'};! ;)(

t:"-i:'NIAS PLe,tl(A)

directivo de

que temporalmente

(r~.~."~~.;.~ ¡f.''1:- .... ~ JI,

. ,;. .........~{t,A

,"" ~ o( ~l. 1 1·;, :1 (~\\,

____ 1 __'

deje de asistir a dos reuniones

ese periodo las

en mención En cuánto a las funciones que correspondla )0F----------------------------------------------------------------------?778~~~~~~~ lQ r----------------------------------------------------------------------------------------------,

10 ~------------------------------------------.--------------------------------------------__4

"' sus funciones, el tiempo que faltaba el sustituto para cumplir su periodo.

PA3/r-----------------------------------------------------------------1 )J recibirá

,., ~I-------------------------------------------------------------------------------~

siguientes cargos. a) Presidente; b)

f) Vocal Segundo;

Vocal Cuarto. ARTICULO VEINTICINCO. ELECCION. El sistema

;""'. __ 11""'" la Junta Directiva será por cargos La votación se hará

~3~1________________________________________________________________________~

14~1__________________________________________________________________________~

;\I~--------------------------------~---------

~ -~Y~'A HOJAS

~ PHOTO(]O lJ)

DIRECTIVA. Son atribuciones de la Junta Directiva. a}

R ,1 T]; mantener y ampliar los programas de la entidad; eh

cumplan los estatutos, los reglamentos y las resoluciones de

promover actividades

N? 605 6O~ I dirigir la administración

Y,lN1)IE

L\

reglamentarias, disponer de

de mandatos que deberán

...~ g) autorizar los gastos de fu n cionamiento de la entida d;

Los directivos se abstendrán de votar I

tuvieren interés por cuenta propia.

INTEGRANTES DE

de junta directiva: A) Del

Comunidad Judicial y.

sus funciones en ausencia temporal o )1 ~.~.__.~

comisiones permanentes y temporales que J2~------------__---------------------------------------------------

"\', . , .

\

extrajudicial, la cual podrá delegar en cualquier otro integrante de la junta26

?I~----------------------------------------------------------------~ Asamblea

~

?ar-------------------------------------------------------------~--------_1 General y de Junta Directiva, d) Cualquier otra atribución que fije la Asamblea

19

General y Junta Directiva. B) Del Vicepresidente:30r-----____________________________________________________________

a Junta directiva para su aprobaci

c) Redactar actas de sesiones

."\ ~~ ._~-----~--~~~-._~._------~--~~--~

por su engrandecimiento, c) Velar porque se agilicen ---~-~-_.._-_.~_.---_.~-

que afecten a la comunidad, rendir un informe

a la Juntél Directiva ..

y egresos en

f) y otras qu e le fije la

podrá sumir el cargo interinamente cualqu ----------------------

.. ~ Vv\ )( HOJAS

1)!(OTO(J01,O

la Junta directiva, en tanto se reúna la asamblea general. b) presidir la

comisiones de trabajo que fueran creadas y mantener la comunicación de esta

R í; i :-: TI: e) Suplir a los miembros de la

N9 de estos, a excepción del presidente.

actividad que la asamblea directiva les QUINQUENIO

2003 A 2007 b TREINTA Y DOS. DEL REPRESENTANTE LEGAL: El Representante

IND1GENA DE N,

IMALTENANGO" será el señor: JUlIAN MAGZUL OLCOT, por el plazo

DOS AÑOS Y sus datos reglstrales son los siguientes: de setenta y cinco años

, con domicilio en el departamento

e, secretario,

\ \.

en Asamblea General y la duración de su mandato será de dos pUGlendo

ser reelectos por un periodo más. Los miembros de la Junta de Vigilancia serán

Como consecuencia hará una elección parcial cada afto. AR TÍCUlO TREINTA

y CUATRO: SESIONES: La Junta de Vigilancia procurará reunirse por lo menos , 1

1)

J9~~~==~~~~~ jr----------------------------------------------------------------------------4

.,, menos una vez al ano a la Asamblea Gen

.,Jr

de urgencia para la buena marcha de la Comunidad. ARTICULO: TREINTA Y

seis veces al ano y en caso

Dos de sus miembros constituyen

tomarse por unanimidad y en caso

mayorfa: ARTICULO TREINTA Y

VIGILANCIA: Son funciones de la Junta de Vigilancia:

J7~1________________________~_____________

de la Comunidad

2rl--------------------------------------------------------------------~ __________________________________________________________________________________~

~ l~------__------------------------------------------------------------------------------------~

.,

IV. ARTICULO: TREINTA Y0f--________________~_____________----1

45r' ________________________________________________________________________ ~

todos los bienes, derechos y acciones que adquiera cual

a tltu lo de don a ción de

I \W)'\Ó' >Ce HOJAS

·I~

PHOTOC01,()

DESTINO DE l PATRIMONIO: El Patnmonio de la

n _,; I :-) Ti: u

IN9 60562,L____~______________~____~__~__________~ ! --_•. ,- _. - ,,

5~~~~==~~~QUINQUENIO . ,n¡"'~rl ~~ .... _~ _.~ ___ ... ___ L. _

/\ 2007

;..,·"r'I)'l!:(¡O

f I ~J .:, ~4 :., S

\

miembros b) Realizar propaganda polftica adentro

de pago de las cuotas obligatorias establecidas

''Procediere, luego de comprobársele

asamblea general exclusivamente.

PROCEDIMIENTO: Previo a dictar sanción , la Junta directiva

\

por escrito al integrante los cargos que hayan en su contra,

JO~----__________________________________________________ ___--~~--____~~--~__________~__4

. J I se elevara el

conocimiento de la Asamblea General en la reunión mas inmediata,J'r---------------------------------------------,-------------------J

CUARENTA y DOS. RECURSO: El integrante, dentro de los ocho di as

siguientes de haber conocido o haber sido notfficado de la disposición o ~--~---_. --_._-

resolución que le afecte, podrá interponer por escrito ante la Junta Directiva,

la que estará obligada a conocerlo y resolver sin más

resuelto por Asamblea General en relación con el caso

estos estatutos

las actuaciones ~-~----------------~------------~._.~.__..--.~---~-~_..~..~-,.

ser modificados o reformados

Las modificaciones entraran en vigor h asta que sean aproba ---~---_..~---------_.-._---~--

de su in scripción en el renístro correspondiente,

CULO CUARENTA Y CUATHO. SOLICITUD DE

CIAL O TOTAL DE ESTATUTOS ., \ r----.----,----.--,--.--~---.---~~---,~~.. -,~-.~--.-~~~--~--~ ,-----,~~...j de los estatutos debe ser presentada

7nn::'nrln<:A adecuadamente la solicitud.

La Junta Directiva deberá realizar un estudio

que contenga las mismas a la Asamblea General

(

0'1' ()(;O I,()

, en un término mayor de cuarenta días. la asistencia

!~ ¡ ,1 S TI: U

N9 605634,:_____________-____________~~~~~~~~~~

QUINQUENIO '>

2003 A 2007 6 f---------------.:..-----~-----------_1

,,'--l

VI"-ISHRiO Ol

~ lN,H;.' .\') !'lHhi(

11 por las siguientes causas: a) Por" 9\__________- _______________________

ir: resolución de la Asamblea esta resolución deberá . 10 \--__________

11 I- ______~.. _______ Irlcamente para este asunto y COII

I extraordinaria, convocada

"f¡r~~¡';,,~ de por lo menos, el sesenta y cinco por ciento ( 65%

activos, e) Por hacerse imposible el cumplimento de los fines para

constituyo,

y OCHO: Se prohibe

de la misma, con fines lucrativos,

Comunidad ind . ARTICULO CUARENTA Y

DISOLUCiÓN' En la Asamblea General

ción de la entidad se deberá n hasta

las funciones que dicha

Tener la

b) Exigir cuenta de su ----------

haya manejado intereses de la c)

d) Concluir las operaciones pendientes

Otorgar finiquitos, 1) disponer que se practique el ¡-------_. ---_._-----_._---- -- .. _-----------_.....__.

balance general g) Rendir cuentas a la Asamblea General Extraordinaria

ración liquidadora y someter a su consideración77r-------------····--------------------·-----------------------------------4

y h) Comunicar a donde

la cancelación de los correspondientes que reconocen: )9r---------------------.--------------------------------------------~

Representación legal de la Entidad. O~------------------------------.---------------------------------4

ARTíCULO CINCUENTA. BIENES REMANENTES:

"r---------------------------------------------------------~

3J institución con fines similares a la liquidada. ARTíCULO CINCUENTA Y UNO:

INTERPRETACiÓN: Cualquier problema de de los estatutos y sus

la Junta Directiva. Si la interpretación I)~--_-------------------------------- '____________________________~

La aprobación

6r-- ------------------------------------------------......-- ..-----------------------~

J71~~~~~~~=~~~ J9¡-_______________________________________________~~~~~~~~~ 0r-__________________________________________________________________________________~

l! presente instrumento público. Yo la Notaria, DOY FE:

fue expuesto por los otorgantes; b) Que tuve a la vista las cédulas de vecindad

así como Testimonios de las escrituras número setenta y nueve

autorizada en el municipio de Patzún, del departamento de Chimaltenango,

AL, Y diecinueve (1

Chimaltenango, por 13

escrituras que motivan la presente ampliación y modificaciÓn total, certificáción

, >",!'vüü />""", HOJAS

ejy

PHOTOGOLO

de la entidad "COMUNIDAD INDIGENA DE PATZÚN, DEPARTAMENTO DE

asl como dictámenes números doce mil

[( 1 ¡, 1 S TI: O

de fecha veintisiete de diciembre del dos mil siete, N? 6 O 5 644

Juridícas de QUINQUENIO )~----------------------------------~--------------------~.

CHI

trece mil

2003 A 2007 Ministerio de Gobernación. e) Que por designación 6

}~q/~~,.l 3~=========::~~_=_/-Jd-'=:!t=-:t:====~~~;-----~------¡

qrl---------------------------l0r-___~_____________________________

'! r--------------------------~---------

M""llfRIO DE

11NAI'nA:, PUBl¡(A~

'~;'¡ IIf ....:,,~ I "

.'.-< "f I J " ~!

'; s

...., ~.~ HOJAS

J):' B'A0\,",~I,L'l,V\1 ~OJA

TESTIMONIO: de la Escritura Pública número UNO (01).

autorizada por la Notaria NILDA ILEANA QUEX MUCIA, en el

Municipio de Patzún, Departamento de Chimaltenango, el dla

veinticinco de enero del año dos mil ocho, la cual esta contenida en diez

hojas de papel especial de fotocopia, impresas nueve en ambos lados a

mientras que la número diez impresa únicamente en su anverso, las

que han sido tomadas de su original que la reproduC€ en mí presencia,

y que contienen AMPLIACiÓN CONTRATO Y MODIFICACiÓN

TOTAL DE LOS DE LA CIVil

"COMUNIDAD INDIGENA DE PATZUN, DEPARTAMENTO DE

CHIMALTENANGO". En fe de lo cual numero, firmo y sello

las diez mas la presente que es esta hoja de papel bond que

contiene el Testimonio, a la cual adhiero los timbres correspondientes,

que consisten en un timbre fiscal de cincuenta centavos del ar"io dos mil

ocho en cada hoja, Se hace contar que el presente contrato se

encuentra exento del pago de! al Valor Pafa

al señor JULlAN MAGZUL OLCOT, En el municipio de

de Chimaltenango, veintiocho de enero del ano

dos mil ocho.

manual de normas y procedimientos de la organización no...

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