manual de abastecimientos - chilecompra...compras, para la suscripción del contrato definitivo....

2013

Ministerio del Medio Ambiente

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS


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Revisó: Verónica Cornejo Espinoza. Fecha:

Aprobó: Alejandro Ramírez Gossler. Fecha:


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1. OBJETIVO 5 2. ALCANCE 5 3. RESPONSABILIDADES 6 4. DEFINICIONES 7 5. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS 11 6. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 15 6.1 Planificación de Compras 15 6.2 Procedimientos de Compras 19 6.3 Análisis de Compras 41 6.4 Formulación de Bases y Términos de Referencia, Criterios y Mecanismos de Evaluación 57 6.5 Gestión de Contratos y de Proveedores 62 6.6 Evaluación de los Contratos Vigentes Institucionales 65 6.7 Recepción de Bienes y Servicio 66 6.8 Proceso De Recepción Y Pago De Facturas/Boletas De Venta De Bienes Y Servicios 69 6.9 Política de Inventarios 75 6.10 Uso del sistema www.mercadopublico.cl 76 6.11 Análisis de los Indicadores de los Procesos de Compras y Contratación realizados a

través de www.mercadopublico.cl 76

6.12 Organigrama de la Entidad 81 6.13 Acciones para Desarrollar y Evaluar las Competencias de los Funcionarios relacionados

con el Proceso de Abastecimiento 82

6.14 Informe de implementación del modelo de mejoramiento continuo 83 6.15 Tratamiento de No Conformidades 84 7. REGISTROS 84 8. ANEXOS 85


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HISTORIA DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA AUTOR/ES DESCRIPCIÓN

00 08.06.11 División Jurídica

Confección Res. Exenta. 688

01 09.07.12 Div. Jurídica/ Depto. de

Compras y SSGG

Primera Revisión Y modificación según lo establecido en Ley 19886 y su reglamento

02 31.07.12 SCCP Ingresa cuadro de Historia de cambios del documento. Segunda Revisión por División Jurídica


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El propósito de este Manual es establecer procedimientos e instrucciones para la gestión de abastecimiento, definir la metodología de la Planificación de compras, uso de los procedimientos e instrucciones de compras, que deriven del proceso y establecer la relación cliente proveedor. Con ello asegurar la satisfacción de los requerimientos internos y externos del Ministerio del Medio Ambiente; con el propósito de usar eficazmente los recursos asignados y un impacto positivo en la calidad de los servicios y bienes proporcionados.

Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá realizarse a través de www.mercadopublico.cl. Este es el medio oficial para la publicación de los llamados a licitaciones (Públicas o Privadas), tratos directos de excepción y/o la emisión de las órdenes de compra respectivas. Sólo se pueden realizar adquisiciones fuera del portal, en soporte papel, conforme a lo regulado en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886.

Este Manual aplica al Departamento de Compras y Servicios Generales (DCSG) de la Oficina Central del Ministerio de Medio Ambiente y para todos los procesos documentados que deriven de la gestión de abastecimiento, sujetándose a lo establecido en la Ley N°19.886, a la Ley Orgánica del MMA, asegurando la transparencia y apego a la normativa vigente en los procesos involucrados.


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Jefatura División de Administración y Finanzas (DAF): Aprobación del Manual de Compras

Jefatura de Departamento de Compras y Servicios Generales: Revisión del manual de Compras Aprobación de los procedimientos e instrucciones

Jefatura de Unidad de Compras: Revisión de los procedimientos e instrucciones Realiza la gestión de la documentación

Secretaria de registros Actualización continua de los documentos pertinentes del proceso de compras


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4. DEFINICIONES

Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro o Servicios, regido por la Ley N° 19.886, en adelante, también, la "Ley de Compras y Contrataciones Públicas".

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, para la suscripción del contrato definitivo.

Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas.

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.

Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de existencias necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Condiciones de Uso: Documento emitido por la Dirección de Compras que regula Políticas y Condiciones de Uso del Sistema Mercado Público.cl. Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección y puestos, a través del Sistema de Información, a disposición de las Entidades. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección, que acredita


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que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.

Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades, en virtud de la Ley de Compras y su Reglamento.

Contrato de Suministro y Servicio: Contrato que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles o la adquisición de servicios.

Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

Dirección de Compras o Dirección (DCCP): La Dirección de Compras y Contratación Pública.

Garantía: Instrumento financiero, que representa una caución a favor de quien se emite. En el mercado se encuentran disponibles Boleta de Garantía Bancaria, Vales Vista, Pólizas, entre otros. DTE: Documento Tributario Electrónico Documento Tributario: Corresponden a boletas de ventas de bienes y servicios, facturas y boletas de honorarios.

Entidades: Los órganos y servicios indicados en el artículo 1° de la ley N° 18.575, salvo las empresas públicas creadas por ley y demás casos que la ley señale.

Entidad Licitante: Cualquier organismo regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un Proceso de Compras.

Formulario: Formato o documentos elaborados por la Dirección, los cuales deberán ser completados por las Entidades interesadas en efectuar un Proceso de Compras, a través del Sistema de Información y de otros medios para la contratación electrónica.

Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia otras direcciones de la institución. Jefatura de Área: Corresponde a SEREMIS, Jefaturas de División, Departamento, y unidades.

Ley de Compras: Ley Nº 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.


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Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Institución realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor/a, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los/as responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización.

Plan Anual de Compras: Plan anual de compras y contrataciones, que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario.

Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.

Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.

Proveedor Inscrito: Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categorías del Registro de Proveedores.

Portal Mercado Público: (www.mercadopublico.cl), Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, utilizado por las áreas o unidades de compra, para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios. Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el/la Usuario/a requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo a través de la Hoja de Ruta.

http://www.mercadopublico.cl/


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Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. Responsable de Gestión de Contratos: Profesional de Servicios Generales que participa directa y habitualmente en todo el proceso de gestión de contratos.

Registro de Proveedores: Registro electrónico oficial de Proveedores, a cargo de la Dirección, de conformidad a lo prescrito por la Ley de Compras.

Sistema de Información: Sistema de Información de compras y contratación públicas y de otros medios para la compra y contratación electrónica de las Entidades, administrado y licitado por la Dirección de Compras y compuesto por software, hardware e infraestructura electrónica, de comunicaciones y soporte que permite efectuar los Procesos de Compra.

Términos de Referencia: Pliego de condiciones técnicas que regula el proceso de contratación y que puede venir acompañado de cotizaciones de referencia.

Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada.

Usuario oferente: Persona natural o jurídica que utiliza el Sistema de Información con el fin de participar en los Procesos de Compra que se realizan a través de él.

Usuario/a Comprador/a: Funcionario/a que participa directa y habitualmente en los procesos de Compra de una Entidad Licitante en los términos previstos en el artículo 5º del reglamento de compras. Para la Unidad de Compras del MMA el funcionario se denomina Profesional de Compra. Usuario/a Observador/a: Funcionario/a que solo tiene atribuciones de consulta y lectura en www.mercadopublico.cl, Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración. Unidad Requirente y/o Solicitante: Son las distintas divisiones, departamentos o unidades compradoras de bienes y/o servicios dentro del MMA Usuario/a Oferente: Persona natural o jurídica que utiliza el sistema de información con el fin de participar en los procesos de compra que se realizan a través de él. Usuario/a Ciudadano/a: Persona natural o jurídica que requiere información de los Procesos de Compra a través del Sistema de Información



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1. Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

2. Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley

N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

3. DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

4. Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de

los Órganos de la Administración del Estado. 5. Resolución N°1600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto

refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

6. Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

7. Ley 20285 sobre acceso a la información pública del 20.08.2008 8. Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma

N° 19.799.

9. Ley N°19.300, sobre Bases Generales del Medio Ambiente.

10. Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Chilecompra emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público

11. Decreto 20 del 12.01.2007 Modifica Decreto Supremo N° 250 de 2004, que aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.


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13. Decreto Supremo Nº4, de 1º de octubre de 2010, del Ministerio del Medio Ambiente.


15. Ley 20238 del 19/01/2008 Modifica la ley N° 19.886, asegurando la protección de trabajadores y

la libre competencia en la provisión de bienes y servicios a la Administración del estado.

16. Instrucciones de Uso de tipos de adjudicación y emisión de órdenes de compra versión 02.09.2005

17. Directivas de Uso Registro Electrónico Oficial de proveedores del Estado-Chileproveedores

versión 26.01.2006

18. Directrices relativas al mandato presidencial de pago a proveedores en 30 días versión 06.06.2006

19. Directivas Estándares de Transparencia versión 30.06.2006

20. Directivas relativas a las compras a través de Convenio Marco versión 06.10.2006

21. Directiva de Contratación Pública N° 6 Plan Anual de Compras versión Enero 2007

22. Directiva de Contratación Pública N° 7 Instrucciones para uso de garantías en procesos de compras.

23. Directiva de Contratación Pública N° 8 Instrucciones para la contratación de bienes y servicios

relacionados con tecnologías de la información y comunicaciones.

24. Directiva de Contratación Pública N° 9 Instrucciones para la contratación de bienes y servicios incorporando criterios de eficiencia energética versión 14.03.2008

25. Directiva de Contratación Pública N° 10 Instrucciones para la utilización del trato directo versión

02.10.2008


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26. Directiva de Contratación Pública N° 11 Instrucciones para la Prevención de La Colusión entre Oferentes

27. Directiva de Contratación Pública N° 12 para la implementación de medidas pro empleo en el mercado publico

28. Directiva de Contratación Pública N° 13 para la instrucciones para realizar contrataciones

sustentables en el mercado publico chileno de 23 de mayo de 2011.

29. Manuales Mercado Público:

a. Manual Ley 20285 Gobierno Transparente b. Guía Calificación a Proveedores c. Guía aplicación para cotizar d. Guía buscador consultas al mercado e. Guía de Apoyo Plan Anual de Compras 2012 f. Buscador Consultas al Mercado RFI g. Uso del Portal - Convenio Marco h. Uso del Portal - Licitaciones y OC i. Guía Cotizaciones j. Manual Gestión de Contratos k. Manual licitaciones revocadas y suspendidas l. Buscador tienda ChileCompra Express m. Guía Alerta Proveedor Inhábil n. Manual Herramientas de análisis Analiza.cl

30. Manuales de Uso del Portal de Mercado Publico:

a. Manual Compradores b. Manual Contratación Servicios Especializados c. Manual de Compras Eficiencia Energética d. Manual para Procedimiento de Compras e. Manual de Uso Sistema Confirming f. Manual de Evaluación para Proveedores de CM g. Guías rápidas de funcionalidades del portal, publicadas en portal Mercado Público:

i. Consultas al mercado – RFI

ii. Funcionalidad auditores iii. Modificaciones Nuevo Reglamento


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iv. Funcionalidad “Toma de Razón” para usuarios de Contraloría General de la República

v. Uso Chilecompra Express vi. Certificado Disponibilidad Presupuestaria

vii. Publicidad de Ofertas Técnicas viii. Sellos Compradores, Tienda Virtual de Convenios Marco ChileCompra Express

ix. Comparación de ofertas, Tienda Virtual de Convenios Marco ChileCompra Express

x. Criterios y Clausulas xi. Aplicación Grandes Compras

31. Oficio Circular Nº 35 Del 16 De Noviembre 2007

32. Ley N°20.285 de Transparencia

33. Instructivo Registro De Hoja de Ruta

34. Procedimiento para Usuarios Elaboración de Bases Administrativas y Técnicas, y Términos de Referencia

35. Instructivo para Usuarios en Elaboración de Criterios y Mecanismos De Evaluación

36. Instructivo para Usuarios en Elaboración Especificaciones Técnicas

37. Directiva de Contratación Pública N° 14"Instrucciones para el funcionamiento de las Comisiones Evaluadoras"


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6.1 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Las adquisiciones y/o contrataciones que se realicen a nivel de la Oficina Central del Ministerio del Medio Ambiente, deberán formularse en los distintos departamentos, de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras, a excepción de compras por montos inferiores a 3 UTM. Este Plan debe ser coherente con la planificación institucional, la disponibilidad presupuestaria y las metas anuales comprometidas. El Plan Anual de Compras debiera contener la lista de las adquisiciones que en suma correspondan al menos al 70% del presupuesto asignado para compras y contrataciones de la Subsecretaría del Medio Ambiente, indicando el mes de la compra, con expresa mención de la cantidad y valor estimado, imputación presupuestaria, fecha aproximada en que se dará inicio al proceso de adquisición y toda otra materia solicitada por la Dirección de Compras Públicas. La División de Administración y Finanzas (DAF) del MMA, a través de la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales, debe elaborar el Plan Anual de Compra a más tardar el 15 de febrero y enviarlo al Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG) para su aprobación, la que no podrá exceder el 28 de febrero. Posteriormente la División de Administración y Finanzas (DAF) lo publicará en el sitio web de Mercado público, de acuerdo a instrucciones de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP).

6.1.1 Generación del Plan Anual de Compras

a. Durante el mes de Diciembre de cada año, el Departamento de Compras y Servicios Generales elabora un primer borrador del Plan Anual de Compras del año siguiente, utilizando como base, la información de los proyectos aprobados por la Dirección de presupuestos presentados por la Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG).


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b. Elaborado el primer borrador del Plan Anual de Compras, la Jefatura del Departamento

de Compras y Servicios Generales lo envía durante la última semana de diciembre a las distintas unidades para que emitan observaciones.

c. Las Unidades Técnicas podrán realizar sus observaciones antes del 21 de enero. Si no realizan observaciones, se considerará que lo dan por aceptado.

d. La jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales envía el Plan Anual de

Compras a más tardar el 15 de febrero a la Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG) para su aprobación, la que no podrá exceder el 28 de febrero.

e. Elaborado el Plan Anual de Compras con observaciones incorporadas, la Jefatura del

Departamento de Compras y Servicios Generales lo envía el último día de febrero al Jefe División Administración y Finanzas para su revisión y visto bueno.

f. Realizadas todas las correcciones al Plan Anual, el Jefe División Administración y

Finanzas cita a reunión del Comité de Compras para que sus integrantes realicen observaciones, recomendaciones y aprueben al Plan Anual Institucional, las que quedarán en acta.

g. Efectuados los ajustes necesarios por parte de la Jefatura del Departamento de

Compras y Servicios Generales, se dicta una Resolución Exenta, que aprueba el Plan de compras Institucional y se difunde a las jefaturas de todas las Unidades Técnicas.

h. El Plan de Compras se publicará en el sitio web de Mercado público, de acuerdo a

instrucciones de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP).

6.1.2 Seguimiento y control al Plan Anual de Compras

a. El seguimiento al Plan Anual de Compras se lleva a cabo a través del sistema gestión de

hojas de ruta vigente. b. Cada Unidad Técnica deberá señalar en los TDR el código del Plan de Compras (Si está o

no en el plan).


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c. Si las compras están en el Plan de Compras, y ello es confirmado por la Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG), y no existen inconvenientes, se dará curso normal a la Hoja de Ruta.

d. Si las compras no aparecen en el Plan de Compras, y son mayores de 5000 UTM, deberá solicitarse la aprobación de la misma al Comité de Compras. Si son menores a 5000UTM a la Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG) es quien aprobará según la necesidad fundada por parte de la Unidad Técnica y disponibilidad presupuestaria en el ítem correspondiente asignado expresamente a la Unidad Solicitante. Ello deberá ser verificado, para cada caso en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).

e. En caso de detectarse una desviación al plan de compras, se genera por parte de la

Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales un Reporte de Acción Correctiva. Este reporte es analizado en conjunto con el Jefe División Administración y Finanzas, quienes en conjunto determinan la factibilidad de presentar el caso al Comité de Compras en caso que ponga en riesgo el normal funcionamiento del área de Compras.

6.1.3 Actualizaciones al Plan Anual de Compras

a. El Jefe División Administración y Finanzas durante la primera quincena de junio de cada año, solicitará a las Jefaturas de las Unidades Técnicas, que informen sobre las posibles modificaciones que pudiera tener el Plan Anual de Compras.

b. Recogidas todas las observaciones de las Unidades Técnicas, las deriva a la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales para que actualice el Plan Anual

c. La nueva versión del Plan Anual se emitirá a más tardar al 15 de julio de cada año.

d. La Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG) podrá autorizar o no

las modificaciones en virtud de los objetivos estratégicos, la planificación institucional de los recursos existentes y del Informe de la Ejecución y Cumplimiento del Plan Anual de Compras de Oficina Central.

e. La Oficina Planificación, Presupuesto y Control de Gestión (PPCG), sólo dará curso a las modificaciones cuando corresponda a una necesidad fundada y exista disponibilidad presupuestaria en el ítem correspondiente asignado expresamente a la Unidad


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Solicitante. Ello deberá ser verificado, para cada caso, en el Plan Anual de Compras, en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).

f. Emitido el nuevo plan anual, el Jefe División Administración y Finanzas lo presenta al

Comité de Compras para que hagan las observaciones que sean necesarias, las cuales son incorporadas al nuevo plan por parte de la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales.

g. El nuevo plan modificado, es difundido por el Jefe División Administración y Finanzas a

todas las Jefaturas de las Unidades Técnicas.


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6.2 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

PLANIFICACION DE COMPRAS

HOJA DE RUTA

ENCARGADA(O) DE COMPRAS DA INGRESO Y DESIGNA

RESPONSABLE DE GESTION DE HOJA DE RUTA

Compra Por Convenio MMaMarco

Licitación Pública menor a 100 UTM

Licitación Pública Entre 100 y 1000 UTM

Licitación Pública mayor a 1000 UTM

Licitación Privada

COMPRAS TRATO DIRECTO DE EXCEPCION

CONTRATO DE SUMINISTRO

Compras Menores A 3 UTM

T I POS DE COMPRA

Manual del Comprador de Mercado Publico

Manual de Procedimiento de Compras

1. Instructivo Registro De Hoja de Ruta

2. Formulario Hoja de Ruta

ETAPAS DOCUMENTOS EN QUE SE APOYA

1

Hoja de Ruta Con Todos Los Antecedentes

Procedimiento para Usuarios: Elaboración De Bases Administrativas y Técnicas.

Instructivo para Usuarios en Elaboración de Criterios y Mecanismos De Evaluación

2

3

4

Instructivo para Usuarios en Elaboración de Especificaciones Técnicas

Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta

Diagrama guía para usuarios del procedimiento de compras, donde por cada etapa se señala los documentos y registros a considerar por el usuario


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La Adquisición del Bien o Servicio genera una Orden de Compra en

www.mercadopublico

RECEPCION

CONFORME DEL BIEN O SERVICIO

ADQUIRIDO

PAGO PROVEEDORES

Unidad de Inventario

Procedimientos de

pago

Ingreso a Inventario

Manual del Comprador de

Mercado Publico

5

6

Unidad Solicitante

Bodega Documento Firmado conforme

7

Unidad de Compras

Departamento Finanzas

Set de Pago

ETAPAS DOCUMENTO EN QUE SE APOYA

Para consultar procedimientos e instructivos, y para bajar formularios de este Sistema, ir a la página WEB de la Institución

Instructivo para evaluar proveedores


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En conformidad al Plan Anual de Compras, cada vez que una unidad administrativa de MMA, requiera de la adquisición de un bien o servicio deberá realizarla a través de la Hoja de Ruta (ver Anexo 1). Esta etapa es la más importante del proceso de adquisición, ya que determina el producto y/o servicio a adquirir, el que debe estar claramente especificado y detallado, para el logro eficiente de los recursos fiscales. Es responsabilidad de las Unidades requirentes identificar los costos presentes y futuros de las necesidades de la compra que va a realizar, ya que de esta forma se resguarda la eficiencia en los procesos y de los recursos. Es necesario que se planifiquen adecuadamente las necesidades del producto o servicio que se va a adquirir y su costo, pues una compra que era entre 100 y 1000 UTM podría pasar a Mayor a 1.000 UTM, si no se consideraron todos los servicios o contrataciones futuras en el requerimiento oficial. DEFINICION DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O TERMINOS DE REFERENCIA

En concordancia con el Plan Anual de Compras, y la disponibilidad presupuestaria, se debe establecer clara y detalladamente los requerimientos de la adquisición del bien o servicio, y siempre considerar lo siguiente:

GUIAS PARA ELABORACIÓN:

Consultar a los expertos

Siempre que la realización de la compra o contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos que le resulten poco conocidos. Esta necesidad se hace más relevante a medida que crece la importancia estratégica de la compra.

Consultar a los pares

Informarse y documentarse de licitaciones similares que se hayan efectuado en el propio Ministerio o en otros servicios públicos, de tal manera de incorporar información que mejore las bases técnicas.

Enfocarse en las compras importantes

Discriminar entre aquellas compras que necesitan de una atención particular y aquellas que podríamos catalogar de rutinarias permitirá enfocarse en aquellas compras que requieren de mayor atención y utilizar procedimientos

ETAPA 1


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estándares y simplificados para el resto. Así, estaremos usando nuestro tiempo y recursos de manera racional y podremos poner más atención a aquellas actividades que resulten más relevantes, más complejas o más costosas.

Requisitos o restricciones

Requisito que será necesario cumplir para satisfacer nuestras necesidades. Por ejemplo, cumplimiento de plazos, productos, cantidades esperadas y lugar de entrega.

Factores de diferenciación.

Detectar aspectos que diferencien a los proveedores del mercado a cotizar, de tal manera de utilizarlos en los criterios de evaluación.

Cotización de lo requerido.

El análisis del mercado es muy importante, da indicios reales de cuánto vale lo que se requiera, y quien lo tiene en el mercado. Definir un rango de precios que está dispuesto a pagar. Esto puede hacerse sobre la base de estimaciones de precio o del presupuesto disponible para realizar la compra, ayudará a definir más claramente los costos totales, presentes y futuros.

Haga participar al Usuario, a la contraparte técnica

Concuerde las necesidades de quienes solicitan una compra. Los usuarios son los que pueden definir mejor el requerimiento su oportunidad y el modo de entrega.

Consulta a proveedores (RFI)

En caso de servicios complejos o productos que no haya adquirido antes la institución, se sugiere establecer un procedimiento formal y transparente para consultar a posibles oferentes del mercado sobre el mejor modo de satisfacer requerimientos institucionales y de esta manera confeccionar mejores bases técnicas.

Registre y utilice información de licitaciones anteriores:

En caso de servicios que se hayan licitado con anterioridad en la institución es importante revisar registros anteriores, utilizando de esta manera la experiencia de dichos procesos. Ej. Incorporar aclaraciones que en ocasiones anteriores, hayan sido motivo de consulta por parte de los proveedores.


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CONTENIDOS MÍNIMOS

a. OBJETIVO, definir el sentido de la contratación, qué se desea contratar, para qué y para quién.

b. JUSTIFICACIÓN, una breve y clara descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, una explicación de para qué o en qué marco se desea realizar la compra, esta descripción puede ser muy útil para que los proveedores comprendan el alcance del requerimiento y se hagan una idea de la necesidad que le dio origen, de manera que estén en mejores condiciones para ofertar, a quienes va a satisfacer, involucrados, beneficiarios, etc.

c. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL BIEN O SERVICIO, con el objeto de que la oferta que hagan los proveedores sea concordante con la necesidad real. Independientemente del nivel de complejidad de una compra siempre es conveniente explicitar las características más importantes del producto o servicio que se desea. De esta manera, será más sencillo ser consistente durante el proceso y evitar que en etapas posteriores se pierdan de vista aquellos aspectos que se consideraron importantes al momento de formular los requerimientos, pues serán la base sobre la cual los oferentes prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa.

d. PLAZO DE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO, señalar los períodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado.

e. LUGAR DE ENTREGA, señalar claramente dónde debe entregarse el producto o servicio. Si es solo un despacho o diversos despachos, todo claramente identificado.

f. DEFINICIONES GENERALES, señalar si se requiere:

a. Permitir o prohibir la subcontratación b. Publicar monto máximo, se prefiere hacer bases ciegas o se requiere explicitar un

porcentaje de tolerancia por sobre el monto publicado. c. Prohibición de que se vean bases técnicas de oferentes. d. Permitir o no, la posibilidad de que el proveedor pueda solicitar anticipos, siempre

presente un documento en garantía que resguarde el 100 % de los recursos adelantados. e. Solicitar o no presentación de documento en garantía por seriedad de oferta para

licitaciones menores a 1000UTM.


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g. DEFINICIÓN DE COMISIÓN DE EVALUACIÓN Se deben definir los integrantes de la comisión de evaluación de ofertas, la que debe estar constituida por al menos tres integrantes. Los miembros de la comisión evaluadora, no podrán tener conflictos de intereses con los Oferentes, de conformidad con la normativa vigente al momento de la evaluación. Los integrantes de la comisión deben tener conocimientos del servicio que se evalúa y/o ser los futuros supervisores del contrato en licitación. Deben ser funcionarios públicos de planta o contrata, internos o externos al organismo respectivo, dado que tienen responsabilidad administrativa. Excepcionalmente, y de manera fundada, podrán integrar esta comisión personas ajenas a la administración y siempre en número inferior a los funcionarios públicos que la integran. Esta Comisión será la encargada de estudiar, analizar, ponderar y evaluar, las ofertas que los oferentes presenten, emitiendo un informe, sugiriendo la adjudicación de la licitación, o bien proponiendo que la misma debe declararse desierta, por no haber ofertas que resulten convenientes a los intereses del Ministerio del Medio Ambiente.

h. CRITERIOS DE EVALUACIÓN, se deben definir

Criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles y verificables a través de indicadores que se puedan comprobar. Asimismo, la Ley establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, calidad técnica, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios postventa, garantías, etc. Estos criterios deben ser explicitados en las respectivas bases de licitación, detallando el mecanismo de asignación de puntajes.

i. FORMA DE PAGO

Se debe definir la forma de pago y los informes o resultados esperados contra los cuales se pagará el servicio o el producto adquirido.

j. SANCIONES, se debe señalar porcentaje de multa aplicar por : a. Cada día hábil de retraso variando este desde el 0,5% hasta el 3% b. Incumplimiento de especificaciones técnicas variando este desde el 2,5% hasta el 5% de

la facturación del periodo o de la cuota correspondiente. c. Proponer nuevo mecanismo de multa


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La definición de requerimientos marca el inicio del proceso de

abastecimiento y determina en gran medida el resultado del

mismo. Si se cuenta con una buena definición de requerimientos

los proveedores podrán ofertarnos mejor, es decir, podrán

proponer productos o servicios que se ajusten mejor a sus

requerimientos. Además, la definición permitirá contar con

criterios claros y explícitos para evaluar las alternativas que

mejor se ajustan a las necesidades.

QUÉ PEDIR? CÓMO PEDIRLO?

La etapa de definición de requerimientos reviste gran importancia para el proceso de compras. A través de ella, la necesidad de un bien o servicio se convierte en un requerimiento, es decir, se definen las características del bien o servicio que se desea comprar o contratar. Al hacer esto, también se establecen los criterios mediante los cuales se compararán las ofertas.

UNA VEZ DEFINIDAS LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SE ENVÍAN JUNTO CON LA HOJA DE RUTA.

Para mayor información vea INSTRUCTIVO PARA USUARIOS EN ELABORACIÓN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS


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La Hoja de Ruta (Anexo 1) debe ser completada por la unidad solicitante, y deberá ser autorizada por el/la Jefe(a) de la División solicitante, o Jefe(a) del Departamento, cuando corresponda.

Para mayores detalles de llenado ver Instructivo de Registro de Hoja de Ruta Una vez que la unidad requirente establezca y defina detalladamente sus requerimientos y con anterioridad haya consultado el catálogo convenio marco, y/o cotizado con proveedores para conocer lo que ofrece el mercado; completará la Hoja de Ruta y seguirá el procedimiento establecido en este manual. Será responsabilidad de los usuarios autorizados de las unidades solicitantes efectuar oportunamente, las Hojas de Ruta de los bienes y servicios necesarios para el normal desarrollo de sus labores institucionales, considerando, cada caso y de acuerdo a los montos involucrados, los plazos de los procedimientos establecidos en el presente manual.

LICITACIÓN PÚBLICA

ACTIVIDADES DÍAS (considerando días hábiles)

UNIDAD RESPONSABLE

Levantar Hoja de Ruta 5 días 1 Contraparte técnica

Refrendación Presupuestaria de la Hoja de Ruta de Compra y Contrataciones en Presupuesto.

3 días PPCG

Derivación de Hoja de Ruta 1 día Compras

Confección de Bases 3 días < de 100 UTM Compras 5 días > a 100 UTM

2 días < de 100 UTM2 Compras

1 Plazo estimado, sólo indicado para efectos de suma de plazos.

2 Si la licitación es con contrato, pasa a Jurídica, y tiene los mismos plazos que las otras licitaciones.

ETAPA 2 Y 3


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UNIDAD RESPONSABLE

Revisión de Bases 9 días > a 100 UTM División Jurídica

Revisión de Bases para Toma de Razón en Contraloría Gral. De la República

3

30 días > a 5000 UTM CGR –División Jurídica- Contraparte Técnica

Publicación de Bases

5 días < de 100 UTM Compras

10 días > a 100 y < a 1.000UTM

20 días = ó > de 1.000 UTM

Apertura de licitación 1 día < de 100 UTM Compras

2 días > a 100 UTM

Evaluación de Ofertas 2 días < de 100 UTM Contraparte Técnica 4 días > a 100 UTM

8 días = ó > a 1.000 UTM

Resolución de Adjudicación

2 días < de 100 UTM Compras

3 días > a 100 UTM División Jurídica

V° B° / Firma / Numeración de Resolución de Adjudicación/Publicación

1 día < de 100 UTM Varios 2 días > a 100 UTM

3 días = ó > a 1.000 UTM

Solicitud boleta de garantía y otros documentos al Proveedor

5 días Compras

Elaboración del Contrato y Resolución que lo aprueba

9 días División Jurídica

Firma del Contrato 5 días Compras

V°B° /Firma /Numeración de Resolución que aprueba el contrato/Publicación

1 Varios

Resolución que aprueba el Contrato con Toma de Razón en Contraloría Gral. De la República

4

30 días > a 5000 UTM CGR – División Jurídica

Emisión de Orden de Compra 2 días Compras

3 Los plazos de la CGR son meramente referenciales

4 Ídem 3


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CONVENIO MARCO MENOR A 1000 UTM


UNIDAD RESPONSABLE


Refrendación Presupuestaria de la Hoja de Ruta de Compra y Contrataciones en

Presupuesto.

3 días PPCG

Aprobación de Hoja de Ruta 1 día Varios


CONVENIO MARCO PASAJES AÉREOS NACIONALES FUNCIONARIOS.

SEGUROS DE VIAJE VUELO INTERNACIONAL FUNCIONARIOS (SÓLO SEGURO) Debe realizarse con una anticipación de 7 días antes del vuelo en período normal, en período alto

aumentar a 15 días


UNIDAD RESPONSABLE

Solicita reserva

1 día 6 Contraparte técnica

Realiza reserva 2 días Compras

Memorándum en que solicita compra pasaje

1 día Contraparte técnica

Emisión de Orden de Compra 1 día Compras


6 Ídem anterior


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CONVENIO MARCO PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y PASAJES AÉREOS PARA NO FUNCIONARIOS Debe realizarse con una anticipación de 20 días antes del vuelo en período normal, en período alto

aumentar a 30 días


UNIDAD RESPONSABLE

Solicita reserva 1 día 7 Contraparte técnica

Realiza reserva 2 días Compras

Levantar Hoja de Ruta 1 día 8 Contraparte técnica


Presupuesto.

2 días PLAZO MAYOR IMPLICA

AUMENTO EN EL PRECIO DEL PASAJE.

PPCG

Aprobación de Hoja de Ruta 1 día PLAZO MAYOR IMPLICA

AUMENTO EN EL PRECIO DEL PASAJE.

Varios

Emisión de Orden de Compra 1 día Compras

CONVENIO MARCO MAYOR A 1000 UTM


UNIDAD RESPONSABLE


Refrendación Presupuestaria de la Hoja de Ruta de Compra y Contrataciones en Presupuesto.

3 días PPCG

Realizar requerimiento 1 día Compras

Intención de compra a proveedores que tengan adjudicado el producto o servicio requerido en Convenio Marco

10 días corridos

Compras

Evaluación de Ofertas 5 días Contraparte Técnica

Resolución de Adjudicación 3 días División Jurídica

7 Ídem anterior.

8 Ídem anterior.

9 Ídem anterior.


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V° B° / Firma / Numeración de Resolución de Adjudicación/Publicación

3 días Varios


5 días Compras





1 día Varios


TRATOS DIRECTOS DE EXCEPCIÓN CON CONTRATO


UNIDAD RESPONSABLE

Levantar Hoja de Ruta 5 días 10

Contraparte técnica


Presupuesto.

3 días PPCG


Preparación expediente 2 días

Compras

Autorización Trato Directo 3 días División Jurídica


5 días Compras





1 día Varios

Resolución que aprueba el Contrato con Toma de Razón en Contraloría Gral. De la

República11

30 días > a 2500 UTM

CGR – División Jurídica


10 Ídem anterior

11 Ídem anterior


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TRATOS DIRECTOS SIN CONTRATO


UNIDAD RESPONSABLE




Presupuesto.

3 días PPCG


Preparación expediente 2 días sin contrato

Compras

Autorización de trato directo / Elaboración de Resolución fundada


V° B° / Firma / Numeración de Resolución de Adjudicación

3 días Varios


TRATOS DIRECTOS PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL


UNIDAD RESPONSABLE




Presupuesto.

3 días PPCG


Archivo digital y archivo físico: - Decretos y Resoluciones, transcritas

por el Subsecretario. - Avisos, anteproyectos, copia

documento con V°B° y timbre Subsecretario.

5 días hábiles de anticipación a la

publicación

Contraparte Técnica

12 Ídem anterior

13 Ídem anterior


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Solicitud de publicación al Diario Oficial 4 días hábiles de anticipación a la

publicación

Compras

Elaboración de Resolución fundada 1 día Compras


2 días Varios


TRATOS DIRECTOS MENORES A 10 UTM, SUSCRIPCIÓN DIARIOS Y REVISTAS,


UNIDAD RESPONSABLE




Presupuesto.

3 días PPCG


Elaboración de Resolución fundada 2 días Compras


2 días Varios




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RESUMEN

TIPO DE COMPRA EN DÍAS HÁBILES EN MESES

Licitación menor a 100 UTM sin contrato 26 días hábiles 1 mes y 4 días hábiles

Licitación menor a 100 UTM con contrato 48 días hábiles 2 meses y 4 días hábiles

Licitación entre 100-1000 UTM 65 días hábiles 3 meses

Licitación 1000-5000 UTM 80 días hábiles 3 meses y medio

Licitación 5000 UTM 140 días hábiles 6 meses y 8 días hábiles

Convenio Marco menor a 1000 UTM 12 días hábiles 2 semanas y 2 días hábiles

Convenio Marco pasajes aéreos nacionales funcionarios. Seguro viajes internacionales funcionarios (sólo seguro)

15

5 días hábiles 5 días hábiles

Convenio Marco pasajes aéreos internacionales y para no funcionarios

16

8 días hábiles 8 días hábiles

Convenio Marco mayor o igual a 1000 UTM 52 días hábiles 2 meses y 8 días hábiles

Tratos Directos de Excepción de la Ley sin contrato 25 días hábiles 1 mes y 3 días hábiles

Tratos Directos de Excepción de la Ley entre 100 y 2500 UTM 36 días hábiles 1 mes y 3 semanas

Tratos Directos de Excepción de la Ley > a 2500 UTM 66 días hábiles 3 meses

Tratos Directos Publicación Diario Oficial 19 días hábiles 3 semanas y 4 días hábiles

Tratos Directos Menores a 10 y Suscripciones 15 días hábiles 3 semanas

15 Debe realizarse con una anticipación de 7 días antes del vuelo en período normal, en período alto aumentar a 15 días

16 Debe realizarse con una anticipación de 20 días antes del vuelo en período normal, en período alto aumentar a 30 días


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Si el bien y/o servicio requerido no está en convenio Marco, la segunda modalidad de compra es la Licitación Pública, la cual puede diferenciarse según el monto de la adquisición (ir al 6.3 de este Manual, para ver los tipos de compra). Para todas las licitaciones se deberá adjuntar en la Hoja de Ruta, las Especificaciones Técnicas en compras menores a 100 UTM, y Bases Técnicas si son compras superiores a las 100 UTM, enviando el archivo de las bases técnicas o términos de referencia por Sistema Gestión doc. Al encargado(a) de Compras. Por excepción se podrá adquirir bienes o servicios de acuerdo a las condiciones establecidas en el Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Públicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley (ver 6.3.1 de este manual) se realizará la compra directa mediante un Trato Directo de Excepción, en este caso, se justificará por medio de un memorándum emitido por la Dirección o Jefatura cuando corresponda, de la Unidad Solicitante, que indique las causales por las cuales se utilizará la compra por excepción, para ello además deberán adjuntar toda documentación que valide el hecho mencionado, la cual deberá venir adjunta a la Hoja de Ruta. La Hoja de Ruta deberá enviarse al Departamento de Planificación y Presupuesto (PPCG), para el compromiso SIGFE (Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado) y el cargo presupuestario en el nivel central. Una vez que sale del Departamento de Planificación y Presupuesto (PPCG), la Hoja de Ruta debe ser enviada para su autorización:

Si el monto de la compra es mayor a 5000 UTM y no está consignado en Plan de Compras irá al Subsecretario del Medio Ambiente para su autorización.

Si el monto de la compra es menor o igual a 5000 UTM o siendo mayor está consignado en Plan de Compras, irá a la División de Administración y Finanzas donde será autorizado por el Jefe de DAF.

Como último paso, para que la Hoja de Ruta ingrese a la unidad de Compras deberá estar total y completamente llenada y deberá cumplir con lo siguiente:

Contar con un detalle claro, sucinto y completo del requerimiento de compra.

Contar con la aprobación o la jefatura según sea el caso de la Unidad Solicitante.

Contar con la refrendación presupuestaria, y con la aprobación del Jefe del Departamento de Planificación Presupuestaria.


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Contar con la aprobación de Compra o contratación por parte del Subsecretario si el monto de la compra es mayor a 5000 UTM y no está consignado en Plan de Compras.

Contar con la aprobación de Compra o contratación por parte del Jefe DAF si la compra es menor o igual a 5000 UTM o siendo mayor está consignado en Plan de Compras.

Adjuntar especificaciones técnicas o bases técnicas, según sea el caso, que expliquen el qué, cuándo, cómo y dónde se requerirán el/los bien(es) o servicio(s) solicitado(s). Los criterios con que serán medidos (precio, plazo, aspectos técnicos, experiencia de oferentes, etc.). Los criterios de evaluación se exigirá para todas las adquisiciones excepto las contrataciones por catálogo electrónico convenio marco, las contrataciones directas de excepción y compras menores a 3 UTM.

En caso de compras mediante un trato directo de excepción, se deberá adjuntar memorándum con fundamentación de este tipo de contratación. Este requisito es obligatorio y deberá concordar con lo estipulado en la Ley de Compras y Contrataciones Públicas. Además se requiere que se adjunten como mínimo, tres cotizaciones, salvo que concurran las causales de las letras c), d), f) y g) del artículo 8° de la Ley.

Las Hojas de Ruta de bienes deben venir con distribución de bienes adjunta, en los casos que corresponda.

La/el encargada/o de Compras, corroborará lo anterior y le dará ingreso a la Hoja de Ruta, indicando en ella la fecha de ingreso para el proceso de compra, si faltan antecedentes, será devuelta a la unidad solicitante, y se informará vía correo electrónico, si lo anterior ocurre, no se dará ingreso de la Hoja de Ruta, hasta que los antecedentes faltantes sean completados.


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Una vez que la Hoja de Ruta ingresa a la Unidad de Compras, el/la Encargada(o) de Compras designará a un Profesional de compras que gestionará directamente los requerimientos de adquisición de bienes o servicios por medio de las modalidades de compra establecidos por la Ley de Compras y Contrataciones Públicas y las cuales se detallan en el punto 6.3.1 de este Manual. La Dirección de Compras y Contrataciones Públicas sugiere como primera instancia de compra consultar si el producto o servicio se encuentra disponible en el catalogo electrónico de Convenio Marco. Independiente de la modalidad de compra, cada paso importante de la gestión realizada por el Profesional de compra, deberá ser comunicado vía mail a la unidad solicitante, desde el inicio hasta el final del proceso, considerando además los procesos intermedios y posteriores que pudieses ocurrir. Para ello el Profesional de Compra deberá:

Informar vía correo electrónico a la unidad solicitante cuando se publique en el portal mercado público una licitación, y se adjuntará el cronograma de ella.

Deberá enviar vía correo electrónico las preguntas que en el foro del portal mercado público se generen a raíz de la licitación, la unidad solicitante deberá remitir las respuestas al operador de compras dentro de los plazos establecidos en el cronograma de la licitación. Luego el Profesional de compras subirá las respuestas.

Informar vía mail el cierre de la licitación. En ese mail se informará que las ofertas serán remitidas a su unidad según el procedimiento establecido por este manual, y se adjuntará como archivo formulario de Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta, indicando que el plazo para la evaluación de la licitación < a 100 UTM no debe superar los 2 días hábiles, y en compras > a 1000 UTM no debe superar los 5 días hábiles desde que la reciben las ofertas.

Enviar mail informativo cuando se gestione la compra del bien o servicio, se adjuntará como archivo la orden de compra respectiva y formulario de Evaluación de Proveedores, según lo establecido en el paso 5 y 6 de este Manual.

Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá hacerse a través de www.mercadopublico.cl. El cual será el medio oficial, menos las excepciones contempladas en la ley de Compras Públicas.

ETAPA 4



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Para mayor referencia sobre los tipos de compra y contrataciones ver el capítulo 6.3.1 Modalidades de Compra de este Manual. Independiente del monto y la modalidad de compra utilizada, el Profesional de compras generará una orden de compra en el sistema Mercado Publico cada vez que compre por convenio marco, y/o una vez que el proceso de adquisición se cierra y se cuenta con la/las resoluciones debidamente tramitadas para el caso de las licitaciones y de los trato directos de excepción.

Para conocer más sobre el sitio mercado público, y cómo generar una orden de compra, consultar el Manual del Comprador elaborado por la DCCP, y que se encuentra disponible en el sitio de internet de Mercado Público.

PASO IMPORTANTE Y OBLIGATORIO El Profesional de compra enviará vía mail la Orden de Compra emitida a la unidad solicitante con copia al proveedor de la adquisición, al primero informando que se ha generado este documento y que debe contactarse con el proveedor; al segundo para que se entere que ya se le ha generado la orden de compra y que debe hacer entrega del producto o servicio. No obstante lo anterior, la responsabilidad de contactarse con el proveedor para acordar la entrega siempre es de la Unidad Solicitante. Además en este mail informativo se adjuntará como archivo la Evaluación de Proveedores, que debe ser entregado firmado una vez que la unidad solicitante haya recibido el producto o servicio, en un plazo no mayor a 2 días hábiles. Para ello la unidad solicitante deberá ingresar la fecha de recepción conforme en el casillero indicado para ello en este formulario.

ETAPA 5 Y 6


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Una vez que el proveedor coordine la entrega del producto o servicio, éste podrá llegar directamente a la unidad solicitante o a la Bodega de servicios generales o a la Bodega de Tecnologías de la información del MMA.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES La unidad solicitante una vez realizada la recepción conforme que corresponda, al mismo tiempo, deberá evaluar el servicio o producto entregado por el proveedor, para ello cada vez que el Profesional de compra designado termine un proceso de compra, deberá enviar por correo electrónico el formulario de Evaluación de Proveedores, el cual tendrá un plazo de entrega de 2 días hábiles, información importante que servirá para las futuras compras de la institución. Una vez que sea devuelta de forma completa la Evaluación de Proveedores, esta se adjuntara al pago y guardara copia en archivo de Adquisiciones para su futuro análisis. Esta evaluación se podrá considerar en futuras compras, tomando en cuenta todas las calificaciones que obtuvieren en los últimos 24 meses anteriores al proceso de compra. En el caso en que el proveedor haya sido evaluado al menos una vez como regular o malo, se desestimará como potencial proveedor de convenio marco y/o se disminuirá puntos de su puntaje total de evaluación, ver procedimiento para usuarios de elaboración de bases administrativas y técnicas, y términos de referencia.

RUTA DE LA ORDEN DE COMPRA

SE GENERA ORDEN DE COMPRA POR LA

ADQUISICION DE UN BIEN O SERVICIO Y SE

ENVIA A:

UNIDAD SOLICITANTE (ENCARGADO DE GESTIÓN)

BODEGA-SSGG o OTI (Los materiales de consumo a recibir en

Institución)

PROVEEDOR

UNIDAD INVENTARIO (Lo inventariable)

UNIDAD SOLICITANTE (USUARIO FINAL)


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En la Orden se Compra se deberá indicar lo siguiente:

Indicar El Número Hoja de Ruta

Numero de resolución si corresponde

El código SIGFE

Plazo de entrega

Nombres Usuario Final

Una vez que el bien o servicio adquirido haya sido recibido conforme, y seguido los procedimientos de las etapas anteriores, y según lo indicado en la Orden de Compra, Contrato, o ambos, se deberá proceder con el proceso de pago a proveedores. El Profesional de Compra enviará el set de pago al Departamento de Finanzas quien cursará su pago. Como procedimiento interno, el Profesional de compras hará el compromiso cierto de lo imputado, en el sistema SIGFE. Para ello el Profesional de compra deberá conformar un Set de Pago con los siguientes antecedentes:

1. Evaluación del Proveedor, firmada por la unidad solicitante 2. Orden de Compra con el compromiso cierto en SIGFE. 3. Factura emitida en papel o Boleta original del Proveedor, y factura electrónica. 4. Además cuando corresponda debe adjuntarse aquellos registros que evidencien la prestación del

servicio según procedimiento de pago 5. Certificado de habilidad de Chile proveedores o Declaración Jurada de parte del proveedor que

confirme su habilidad

ETAPA 7


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RESPALDOS

El Profesional de compra deberá guardar respaldo de los documentos que genere la adquisición, en las carpetas designadas para ello con los siguientes antecedentes en copia:

1. Orden de Compra con el compromiso cierto en SIGFE y autorización del pago cuando corresponda.

2. Evaluación del Proveedor, firmada por la unidad solicitante. 3. Factura o Boleta del Proveedor 4. Hoja de Ruta 5. Además cuando corresponda debe adjuntarse aquellos registros que evidencien la prestación

del servicio según procedimiento de pago, como por ejemplo; listado de asistencia a cursos, memorándum, etc.

Las Resoluciones debidamente tramitadas y numeradas, las Actas de Evaluación y Adjudicación de Ofertas remitidas por la unidad solicitante, que se produzcan por efecto del proceso de compras deberán guardarse por cada Profesional de compras en formato digital en carpeta compartida del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas de la Unidad de Compras.


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6.3.1 Modalidades de Compra Una vez que la Hoja de Ruta ingresa a la Unidad de Compras, el/la Encargada(o) de Compras designará a un Profesional de compras que gestionará directamente los requerimientos de adquisiciones de bienes o servicios por medio de las modalidades de compra establecidos por la Ley de Compras y Contrataciones Públicas y que aquí se detallan, teniendo en consideración que la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas obliga como primera instancia de compra consultar si el producto o servicio se encuentra disponible en el catalogo electrónico de Convenio Marco,17 disponible en www.mercadopublico.cl para los usuarios del sistema. Las modalidades de compra son:

Convenio Marco

Licitaciones: Pública o Privada

Trato o Contratación Directa Excepcional

Contratos de Suministro

Compras menores a 10 UTM

Contrataciones y Gastos Excluidos del Sistema (art. 53 Reglamento) Convenio Marco Modalidad de compra que opera a través de la generación de una Orden de Compra en el Catálogo electrónico que la DCCP18 pone a disposición de los Servicios Públicos (Art. 14 al 18 del Reglamento de la ley de Compras), sin importar el monto de las contrataciones. Excepción: El artículo 8° inciso 4to, señala que “La entidad que obtuvieren por su propia cuenta condiciones más ventajosas sobre bienes o servicios respecto de los cuales la Dirección de compras y Contrataciones Públicas mantiene convenios marco vigentes, deberán informar de tal circunstancia a la Dirección. Con esta información, la Dirección deberá adoptar las medidas necesarias para lograr la celebración de un convenio marco que permita extender tales condiciones al resto de los organismos públicos.”

17 El catálogo Electrónico está disponible en el portal Mercado Público para los usuarios del sistema en www.mercadopublico.cl 18 Dirección de Compras y Contratación Pública

6.3 ANÁLISIS DE COMPRAS


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Para mayor información de cómo comprar ver Manual de Compradores de la DCCP, que se encuentra disponible tanto en el sitio mercado público como en secretaría del Departamento de Compras y Servicios generales.

Para esta modalidad el Profesional de Compra deberá realizar el procedimiento de compras descrito en este manual en el 6.2, en la Etapa 5 y 6.

En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido. Esta comunicación será realizada con la debida antelación, considerando los tiempos estándares necesarios para la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra. En ella se indicará, al menos, la fecha de decisión de compra, el producto o servicio requerido, la cantidad y las condiciones de entrega. La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según resultado del cuadro comparativo que deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio marco respectivo, en lo que les sean aplicables, cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición. Las bases de licitación con que se adjudicaron los convenios marco establecerán los criterios de evaluación que la Dirección estime relevantes para el convenio específico, pudiendo, entre otros, considerar el precio, las condiciones comerciales, la experiencia de los oferentes, la calidad técnica, consideraciones medioambientales y los servicios de post venta de los bienes o servicios objeto de este tipo de contratación. Licitaciones

Es un procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual MMA realiza un llamado a través del portal Mercado Público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (art 19 al 43 del Reglamento de la ley de compras). Para su formulación se utilizan las Bases Administrativas y Técnicas para las licitaciones públicas y privadas. Las cuáles serán autorizadas por resolución, una vez que esta resolución esté debidamente


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emitida se sube la licitación al portal mercado público, otorgando un plazo para presentar ofertas de acuerdo a lo que se detalla a continuación. Una vez que ya se hayan evaluado las ofertas por la Contraparte Técnica, y junto con el Acta de Adjudicación y Evaluación de Ofertas, se dictará una resolución de adjudicación de la licitación, la cual se subirá al portal para formalizar la adjudicación del oferente. En el caso de los contratos que se generen de las licitaciones, estos deberán subirse también al portal una vez que estén debidamente firmados, junto con la Resolución que lo aprueba. A continuación se detallan los diferentes tipos de licitación y lo que las distingue.

Tipo de Licitación

Bases Administrativas y Técnicas (Resolución)

Tiempo Mínimo de Publicación en el portal

Exigencia de Boleta Seriedad de la Oferta

Plazo óptimo entre cierre y publicación adjudicación

Contrato

Boleta Seriedad de la Oferta

Boleta Fiel Cumplimiento del Contrato

Emisión de Orden de Compra

Licitación Pública menor a 100 UTM

Obligatorias

5 días

Facultativa

5 días

En forma posterior a la publicación de la adjudicación

Licitación Pública Entre 100 y 1000 UTM

Obligatorias 10 días

Facultativa

15 días

En forma posterior a la publicación de la adjudicación

Licitación Pública mayor a 1000 UTM


Obligatorio

30 días

Obligatorio Obligatorio Obligatorio En forma posterior a la Resolución que aprueba el contrato

Licitación Pública mayor a 5000 UTM, tomadas de razón según Resolución N°1600, de 2008, de la Contraloría General de la República


Obligatorio

30 días

Obligatorio Obligatorio Obligatorio En forma posterior a la Resolución que aprueba el contrato que tiene que estar con toma de razón de la Contraloría General de la República


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Licitación Privada

Obligatorio, se debe

utilizar las mismas

bases de la Licitación Pública de

la que proviene.

Depende de las bases de la licitación pública original. Se debe invitar a un mínimo de 3 proveedores.

En caso de las licitaciones que no tienen obligación de contrato o de boleta de garantía, la Contraparte Técnica podrá solicitar estas formalidades evaluando si la contratación en particular lo requiere, para ello deberá ponderar si el plazo de ejecución del servicio es igual o superior a 4 meses y la importancia estratégica del servicio o producto.

Trato o Contratación Directa Excepcional

El trato directo es un procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición de un bien. En términos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitación pública o privada. Se trata de un mecanismo de compra que se usa de manera excepcional, cuando no es posible usar el Catálogo Electrónico (convenio marco) o la Licitación Pública. Y en este caso, se justifica esta circunstancia en una resolución fundada, que debe ser publicada en el sistema web dentro de las 24 horas siguientes a su dictación. Es importante determinar que efectivamente la contratación directa sea justificada por alguna de las circunstancias que la Ley 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento establece. Ello es de suma importancia, ya que el trato directo es un mecanismo excepcional.

Los tratos directos que se realicen en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 requerirán de un mínimo de tres cotizaciones de diferentes proveedores, con excepción de aquellos tratos o contrataciones directas contenidas en sus números 3, 4, 6 y 7.


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Para todas las compras por trato directo, es requisito, que la unidad solicitante justifique la razón por la cual solicita comprar directamente por alguno de los casos excepcionales contemplados en la Ley 19.886. También debe adjuntar los términos de referencia, la cotización respectiva y el anexo con los datos del oferente. Los documentos que justifican el trato directo (términos de referencia, cotización respectiva y anexo con datos del oferente) deben ser adjuntados en la Hoja de Ruta, la cual describe la adquisición, los motivos y los respaldos de justificación junto al Memorándum firmado por la jefatura respectiva.

La contratación o trato directo debe usarse en los casos referidos en el Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Públicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley. La causal respectiva debe ser aprobada por la División Jurídica, quien además es la que generalmente (de acuerdo al monto) es quien elabora la Resolución Fundada respectiva que requiere toda compra de este tipo. A continuación se detallan los diferentes tipos de trato directo indicando los requisitos que necesitan, ejemplos de trato directo, los documentos que deben acompañar la solicitud y el respaldo de justificación:


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Tipos de trato directo

Condición o supuesto

Memo, TDR, Cotización, Anexo Datos del Oferente

Adjunto a Memo, debe acompañarse Respaldo de justificación.

Artículo 8, letra a) de la Ley de Compras

Adquisición privada anterior sin oferentes

Adquisición que se hizo por licitación pública, pero en ella no

se presentaron interesados, por lo cual debimos recurrir en segunda instancia a una licitación privada en la cual tampoco hubo ofertas

Memo

TDR

Anexo Datos del Oferente

3 cotizaciones

Resolución de Declaración de

desierta de licitación

pública y/o de licitación privada.

Artículo 8, letra b) de la Ley de Compras

Remanente de una adquisición pública anterior.

Se debe contratar para realizar o bien para finalizar un contrato previo que se haya terminado

anticipadamente por incumplimiento u otras causales.

En este caso, el remanente del contrato anterior debe ser igual o menor a 1.000 UTM, para celebrar este contrato por medio del trato

directo.

Memo

TDR


3 cotizaciones

Resolución de término de

contrato anticipado.

Artículo 8, letra c) de la Ley de Compras

Compras de Urgencia

Memo, TDR, Cotización pertinente,



Compras de Emergencia




Compras de Imprevistos




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Artículo 8, letra d) de la Ley de Compras

Proveedor único:

Si sólo existe un proveedor de un bien o servicio en el mercado, o bien el producto o servicio tiene características únicas. Por esta razón, no tiene sentido realizar

procesos competitivos de cotización. Debe tratarse de una situación objetiva, en la cual no

existe otro proveedor que pueda brindarnos esa prestación que

requerimos.



Artículo 8, letra e) de la Ley de Compras

Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras:

Se trata de contratar personas jurídicas extranjeras para la

prestación de servicios que deban ejecutarse fuera del territorio

nacional

Memo

TDR


3 cotizaciones

Artículo 8, letra f) de la Ley de Compras

Servicios que revisten carácter confidencial

Servicios que, previamente determinados por Decreto

Supremo, sean confidenciales ya que su difusión podría afectar la

seguridad o interés nacional



Decreto Supremo que

indica que es un servicio

confidencial.

Artículo 10, N°7, letra a) de Reglamento de Compras

Prórroga de un contrato de suministro o contratación de servicios conexos respecto de

un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prórroga no

supere las 1.000 UTM.

El contrato debe estar vigente.

Cotización del proveedor.

Monto prorroga menor a 1.000 UTM.

Como puede ocurrir por falta de planificación puede o no

autorizarse. .



Se debe realizar con anterioridad

al término del contrato vigente


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Artículo 10, N°7, letra b) de Reglamento de Compras

Contratación financiada con gastos de representación, de

conformidad a las reglamentaciones presupuestarias

correspondientes.



Acorde a instructivo

Artículo 10, N°7, letra c) de Reglamento de Compras

Por la seguridad e integridad personal de las autoridades siendo necesario contratar

directamente con un proveedor probado que asegure

discreción y confianza.

Afecta la seguridad e integridad personal de autoridades

Memo, TDR, Cotización pertinente, Anexo Datos del Oferente

Artículo 10, N°7, letra d) de Reglamento de Compras

Consultorías en materias que se encomienden a un proveedor

en consideración a sus especiales facultades o

características

Aspectos claves y estratégicos


Curriculum de la consultora y /o

expertos

Informe de aspectos claves y

estratégicos

Artículo 10, N°7, letra e) de Reglamento de Compras

Contratación que sólo puede realizarse con proveedores que

son dueños exclusivos de derechos de propiedad

intelectual, industrial, de licencias o patentes.


Titularidad de derechos


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Artículo 10, N°7, letra f) de Reglamento de Compras

Contrataciones de tal magnitud o confianza que obligan a recurrir a un proveedor

determinado, pues sólo éste garantiza confianza y seguridad. En este caso, debe estimarse y

probarse fundadamente que no existen otros proveedores que

otorguen esa confianza y seguridad.

Consultoría


Circunstancia que garantiza

confianza y seguridad debe

ser justificada en la Resolución

correspondiente.

Curriculum estudios

realizados

Artículo 10, N°7, letra g) de Reglamento de Compras

Servicios accesorios (reposición o complementación de equipos

compatibles con los que han sido previamente adquiridos).


Artículo 10, N°7, letra h) de Reglamento de Compras

Contrataciones que, de ser conocidas públicamente mediante una licitación,

puedan poner en serio riesgo su eficacia.


Informe sobre riesgo de licitar

Artículo 10, N°7, letra i) de Reglamento de Compras

Cuando se trate de adquisiciones de bienes

muebles a oferentes extranjeros, para ser utilizados

Necesidad de bien mueble



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o consumidos fuera de Chile, en el cumplimiento de las

funciones propias de la entidad adquirente, y en las que por

razones de idioma, de sistema jurídico, de sistema económico o culturales, u otra de similar

naturaleza, sea del todo indispensable acudir a este tipo

de contratación.

Artículo 10, N°7, letra j) de Reglamento de Compras

Cuando el costo de evaluación de las ofertas, desde el punto

de vista financiero o de utilización de recursos

humanos, resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación y

ésta no supera las 100 Unidades Tributarias

Mensuales

Necesario tener costos alternativos.

No puede superar 100 UTM


Cuadro de costo alternativo

Artículo 10, N°7, letra k) de Reglamento de Compras

Proyectos específicos o singulares, de docencia,

investigación y extensión, en que la utilización del

procedimiento de licitación pública pueda poner en riesgo

el objeto y la eficacia del proyecto de que se trata.

Resolución disponible en el Sistema de Información, los

procedimientos internos que permitan resguardar la eficiencia,

transparencia, publicidad, igualdad y no discriminación arbitraria en

esta clase de adquisiciones.


Informe que pueda poner en

riesgo el objeto y la eficiencia de que se trate.


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Artículo 10, N°7, letra l) de Reglamento de Compras

Cuando habiendo realizado una licitación pública previa para el

suministro de bienes o contratación de servicios no se

recibieran ofertas o éstas resultaran inadmisibles por no

ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las

bases y la contratación es indispensable para el

organismo.

Licitación previa declarada desierta

Se deben utilizar los mismos términos de referencia.


No se pueden cambiar los requisitos

técnicos para el proveedor,

deben ser los mismos de la

licitación pública declarada desierta.

Artículo 10, N°7, letra m) de Reglamento de Compras

Cuando se trate de la contratación de servicios

especializados inferiores a 1.000 UTM, de conformidad

con lo establecido en el artículo 107 del presente reglamento.

Artículo 107 Contratación de Servicios Personales

Especializados.

-Elaboración de los términos de referencia de los servicios a

contratar y de las competencias requeridas al proveedor.

Elaborar un presupuesto del servicio a requerir o bien a contar con estimaciones referenciales del

valor de los servicios a contratar


Honorarios subtitulo 21

Artículo 10, N°8, si las contrataciones son iguales o

inferiores a 10 UTM.

3 cotizaciones por el mismo producto o servicio. Se comprará

al que ofrece el precio menor.

Memo

TDR


3 cotizaciones

No va a aprobación de

División Jurídica


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En el caso que se deba realizar contrato para llevar a cabo el trato directo, una vez que la División Jurídica ha autorizado la causal correspondiente, el comprador a cargo del proceso debe solicitar los antecedentes al proveedor tales como:

- Copia de el o los documentos públicos que acrediten la constitución legal de la persona jurídica (escritura pública, decreto ministerial, municipal, universitario, etc.) y cada una de sus modificaciones, cuando existieran.

- Copia de la inscripción de la sociedad en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, con anotaciones marginales completas emitidas por el Conservador de bienes raíces respectivo y sus modificaciones, cuando existieran.

- Copia de la publicación del extracto en el Diario Oficial de la constitución de la sociedad y sus modificaciones, cuando existieran.

- Certificado de vigencia de la sociedad con menos de 6 meses desde su emisión - Certificado de representación legal, con menos de 6 meses desde su emisión. - Documento en garantía.

Si el contrato es con un proveedor extranjero (el bien o servicio será consumido en territorio chileno) deberá incorporarse en la Hoja de Ruta:

- Documento de constitución de la entidad. - Documento donde conste el mandato del representante legal (que a veces es el mismo de

constitución).

En ambos casos, se requiere que los documentos estén debidamente certificados como válidos a través de los Consulados respectivos y del Ministerio de Relaciones Exteriores en Chile. Tratándose de las contrataciones de bienes y servicios, indicadas en el artículo 10 números 5 y 7 letras i) y k) de este reglamento, efectuadas a proveedores extranjeros en que por razones de idioma, de sistema jurídico, de sistema económico o culturales, u otra de similar naturaleza, sea indispensable efectuar el procedimiento de contratación fuera del Sistema de Información. Sin perjuicio de ello, las entidades deberán publicar en el Sistema de Información los términos de referencia, las órdenes de compra y la resolución de adjudicación y el contrato, en los casos que corresponda. Convenio de Suministro Los convenios de suministro son producto de licitaciones públicas. Son aquellos que están previamente establecidos con un proveedor, por un acto administrativo, y que tengan por objeto la compra o arrendamiento de bienes y/o servicios, entre otros, los que se señalan en el artículo 2° inciso 2° de la Ley Nº 19.886.


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Bajo esta modalidad el procedimiento de compra es el mismo que para los otros tipos de compra, la diferencia está en la elaboración del contrato, el cual establece la continuidad y la descripción del bien o servicio a adquirir mensual y/o eventualmente según las necesidades del servicio. Compras Menores a 10 UTM De acuerdo a lo establecido en el N°8 del artículo 10, se podrán realizar compras menores a 10 UTM, con el fundamento en la emisión de una resolución que autoriza dicha contratación, refiriéndose únicamente al monto de la compra. De acuerdo a al último inciso del artículo 8 de la ley de compras se requerirá para este mecanismo un mínimo de tres cotizaciones previas, debiéndose escoger la de menor precio. Contrataciones y Gastos Excluidos Del Sistema (art. 53 Reglamento): Compras inferiores a 3 UTM Las Divisiones o unidades deberán completar la Hoja de Ruta, señalando el requerimiento y el costo estimado de éste. La unidad de Compras podrá emitir una Orden de Compra Directa o cotizar en el sistema Mercado Publico, de acuerdo a las necesidades institucionales. Este tipo de compras constituye una exclusión y podrá efectuarse con la generación de una Orden de Compra en www.mercadopublico.cl, siendo requisito para su formalización lo siguiente:

Requerimiento previo, por escrito, del demandante a través de la Hoja de Ruta correspondiente.

Cotización del producto, indicando la descripción y monto del bien o servicio.

La Orden de Compra debe ser autorizada para pago por la Jefatura de la División de Administración y Finanzas. Las contrataciones financiadas con caja chica Las compras inferiores a 100 UTM y financiadas con caja chica, respecto de las cuales deberán tenerse presente las instrucciones para la ejecución presupuestaria emanadas del Ministerio de Hacienda y lo dispuesto en la Resolución de la Vicepresidenta Ejecutiva de MMA, sobre mantención de fondos menores19.

19 Resolución Exenta N°015/601 del 24/05/1993 de Vicepresidencia Ejecutiva.



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Cabe tener presente, que de acuerdo a instrucciones para la ejecución presupuestaria, solo se pueden efectuar gastos con caja chica por los conceptos comprendidos en el subtítulo 22 “Bienes y Servicios de Consumo”. Las contrataciones que se financien con gastos de representación De acuerdo a las instrucciones presupuestarias emanadas del Ministerio de Hacienda, son los gastos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos en representación del organismo. Las instituciones solo podrán realizar manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes que se entreguen en la oportunidad con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asisten autoridades superiores del gobierno o del Ministerio correspondiente. También corresponde a gastos que surgen de la necesidad de exteriorización de la presencia de la institución, así como aquellos asociados a reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales y extranjeras que se efectúen en las Secretarías de Estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando así lo determine la autoridad superior. Los gastos de representación deberán ser formalizados mediante resolución exenta emitida por el División Jurídica. Otros gastos excluidos del sistema:

Impuestos, tales como Permisos de Circulación, Derechos Municipales, Contribuciones de bienes raíces, pago de derecho de aseo de propiedad fiscal, peajes;

Consumos básicos tales como agua, luz, gas. Cabe señalar que se asimila a gasto común la compra de leña para las regiones que utilizan dicho sistema de combustión;

Arriendo de inmuebles.

Gastos Comunes.

Gastos Bancarios.

Gastos Notariales.

Gastos con ocasión del uso del TAG.

Art. 3° Ley N°19.886.


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6.3.2 INFORMACIÓN QUE DEBE REMITIRSE AL PORTAL MERCADO PÚBLICO

La Subsecretaría del Medio Ambiente deberá publicar y realizar en el Sistema de Información los siguientes actos y su correspondiente documentación:

a) Convenios Marco:

La orden de compra emitida por la Subsecretaría del Medio Ambiente a través del Sistema de Información, en la que se individualiza el Contrato Marco al que accede, el bien y/o servicio que contrata y su número y el monto a pagar al Contratista.

b) Licitación Pública:

1. El llamado a los proveedores a través del Sistema de Información, con la información señalada en el Artículo 24 del Reglamento.

2. Las Bases, incluyendo todos los documentos que integren o deban integrar sus anexos.

3. Las respuestas a las preguntas efectuadas por los Proveedores, en los plazos establecidos en las Bases, sin individualizar el nombre del Proveedor que formuló las preguntas.

4. La recepción y el cuadro de las ofertas, en el que deberá constar la individualización de los Oferentes.

5. La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación, una vez que la unidad solicitante envía el Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta.

6. El texto del Contrato de Suministro y Servicio definitivo.

7. La orden de compra y cualquier otro documento que la Entidad Licitante determine, teniendo en consideración la Ley de Compras y el presente Reglamento.

c) Licitación Privada:

1. La resolución fundada que la autoriza.

2. La invitación a los Proveedores a participar en la Licitación Privada.


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3. Las Bases, incluyendo todos los documentos que integren o deban integrar sus anexos.

4. Las respuestas a las preguntas efectuadas por los Proveedores, en los plazos establecidos en las Bases, sin individualizar el nombre del Proveedor que formuló las preguntas.

5. La recepción y el cuadro de las ofertas, en el que deberá constar la individualización de los Oferentes.

6. La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación, una vez que la unidad solicitante envía el Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta.

7. Copia Contrato, si lo hubiere.

8. La orden de compra y cualquier otro documento que la Entidad Licitante determine, teniendo en consideración la Ley de Compras y el presente Reglamento.

9. La resolución de multas, cuando proceda.

d) Trato o Contratación Directa:

1. La resolución fundada que autoriza el Trato o Contratación Directa, salvo lo dispuesto en la letra f) del Artículo 8 de la Ley de Compras.

2. Los Términos de Referencia aprobados por la Entidad Licitante.

3. La recepción y el cuadro de las cotizaciones recibidas, en la que deberá constar la individualización de los invitados a cotizar, a menos que la Ley de Compras permita efectuar el Trato o Contratación Directa a través de una cotización.

4. La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación.

En estos casos, la orden de compra respectiva, hará las veces de la señalada resolución.

e) Plan Anual de Compras:

1. El formulario denominado "Plan Anual de Compras", que será completado y remitido por cada Entidad, en los plazos que disponga la Dirección.

2. Cualquier modificación al Plan Anual de Compras.


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6.4 FORMULACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS, CRITERIOS Y MECANISMOS DE EVALUACIÓN

Las bases son documentos aprobados por la autoridad competente de cada entidad licitante, que contienen de manera general y/o particular, los aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio a contratar y del proceso de compra. Hay bases administrativas y bases técnicas, ambas deben coexistir para que haya una licitación. Las bases regulan todos los aspectos relevantes y las condiciones del proceso de compra, lo que determina la participación de los proveedores y la calidad de los productos o servicios ofrecidos. Dada su relevancia, estos documentos forman íntegramente parte del contrato a celebrarse con el adjudicatario. La Unidad de Compras es la encargada de llevar el proceso de Compras, del cual participan las unidades requirentes (cliente interno), y, según la necesidad y la complejidad de la compra, participan también expertos, asesores jurídicos, etc.

6.4.1 CONTENIDOS DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS

Los contenidos obligatorios son:

Descripción detallada y objetivos de la compra del bien y/o servicio.

Individualización del funcionario de la entidad licitante encargado del proceso de compras y el medio de contacto.

Las etapas y plazos de la licitación que incluyan lo necesario para que el oferente sepa si el objeto de contratación será de ejecución inmediata o en el tiempo.

Los requisitos y condiciones de los oferentes para que las ofertas sean aceptadas, considera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios de los proveedores, tales como documentación que respalde la existencia jurídica/legal, informes comerciales, pago de impuestos y cotizaciones, certificaciones, permisos municipales, etc.


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La naturaleza y monto de las garantías necesarias para asegurar la seriedad de la oferta y del contrato. Éstas son obligatorias cuando el monto a contratar es superior a 1.000 UTM. El monto de las garantías debe estar relacionado con los riesgos de la compra, evitando así colocar barreras innecesarias que restrinjan el número de potenciales proveedores en los casos que no se justifique. Deberá siempre establecerse el plazo para entregar las garantías.

El calendario de la licitación, en donde se estipulan los plazos para consultas, respuestas, visitas a terreno (si hubiera), presentación de ofertas, apertura de la licitación, adjudicación, firma del contrato, y las que se consideren necesarias para el mejor desarrollo del proceso.

Los mecanismos de consulta y/o aclaraciones, señalando a quién deben remitirse las consultas y los mecanismos para ello (Ej. Foro del portal www.mercadopublico.cl).

Los criterios de evaluación son fundamentales y obligatorios, así como el método que se usará para comparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos claves que se desea evaluar y el modo en que se piensan calcular. Ello significa definir criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley de Compras Públicas establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio.

Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, aspectos técnicos, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios postventa, garantías, etc. El Comité de Evaluación, señalando quienes evaluarán, indicando la composición de la comisión evaluadora, la cual estará integrada por 3 funcionarios públicos de planta o contrata, que deberán ser designados: La comisión evaluadora propone la Adjudicación, la declaración de admisibles y/o declaración de desierta de una licitación a través del Acta de Evaluación. Los mecanismos de adjudicación, especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación. La modalidad de pago del contrato, señalando el modo de cancelación de los pagos y las condiciones para que éstos se efectúen. Cuando haya más de un pago, éstos deberán ser proporcionales y/o equivalentes a los productos (bienes, servicios, informes) que serán recibidos por ese pago.

En el caso que los oferentes omitan algún documento administrativo tales como declaraciones juradas, documentos de garantía, currículo vitae y / o certificaciones técnicas, se podrá solicitar estos documentos a través del foro del portal www.mercadopublico.cl, sin perjuicio que se descontará al oferente en cuestión cinco (5) puntos del total obtenido en la evaluación de oferta. Lo cual deberá ser establecido en las bases.


http://www.chilecompra.cl/


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La supervisión del contrato, indicando que departamento y/o unidad será responsable de la supervisión técnica del bien o servicio a contratar. Las multas, indicando que el Ministerio de Medio Ambiente podrá cursar multa al proveedor que no cumpla con el plazo de entrega o condiciones del bien o servicio contratado. De la relación contractual, entre el proveedor y el servicio, indicando los derechos y obligaciones a suscribir. Del término anticipado del contracto, de acuerdo a lo previsto en el artículo 13 de la Ley Nº 19.886 la Subsecretaría del Medio ambiente, podrá poner término anticipado al contrato por incumplimiento del mismo. De la cesión de derechos, indicando que el contratista no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones que nazcan derechos y obligaciones contractuales. De la subcontratación, señalando si procede o no la misma. Si procede debe indicarse específicamente que puede subcontratarse. El plazo de entrega del bien o servicio, señalando los períodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado. Las Unidades Técnicas deberán resguardar que durante el plazo señalado para la entrega del producto (bien, servicio o informe), sea efectivamente posible desarrollar la entrega efectiva de el producto, para así evitar prorrogas innecesarias. El requerimiento de otras actividades, como visitas en terreno, recepción de muestras, u otra, señalando los aspectos relevantes como fechas, horarios, lugar, etc. La Modificación del contrato, indicando que se podrá modificar los requerimientos contractuales, ampliándolos hasta en un 30% o disminuyéndolos de acuerdo a necesidades institucionales y posibilidades presupuestarias, durante la vigencia del mismo, realizando correspondientes ajustes de precios.

6.4.2 CONTENIDOS DE LAS BASES TÉCNICAS Los insumos de los contenidos de las bases técnicas son la definición de los requerimientos obtenida en la etapa de confección de Hoja de Ruta, que es previa al proceso de licitación.


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La responsabilidad de los contenidos de las bases técnicas por tanto son de la Unidad Técnica que requiere la contratación del bien o servicio. Ya que es ella quien delimita las necesidades de su departamento y/o unidad. Para la elaboración puede consultar el Procedimiento para usuarios de Elaboración de Hoja de Ruta y Términos de Referencia. Los contenidos obligatorios de las bases técnicas deben incluir: Las especificaciones del producto o servicio, describiendo en forma muy clara y detallada lo que se desea comprar o adquirir. Las restricciones, tales como plazos y lugar de entrega, frecuencias y cantidades del bien o servicio, certificaciones, etc. Otras características del bien o servicio a contratar. Dado que las licitaciones, generalmente serán el mecanismo a utilizar en las compras estratégicas o no rutinarias, debe ser lo más específico posible en la determinación de las características técnicas, lo que permitirá obtener lo que realmente necesitamos. La Subsecretaría del Medio Ambiente dispondrá de modelos para la confección de la bases de licitación, el acta de evaluación. Estos documentos están referenciados en este Manual, y son:

Procedimiento para usuarios de Elaboración de Bases Administrativas y Técnicas.

Instructivo para Usuarios de Elaboración de Criterios y Mecanismos de Evaluación

Instructivo para usuarios de Elaboración de Hoja de Ruta y Términos de Referencia

Acta de Evaluación de Ofertas

6.4.2 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Una vez que se cierra la presentación de ofertas en el portal, el Profesional de compra designado baja las ofertas y las envía a la unidad solicitante vía Sistema Gestión Documental y/o correo electrónico, junto con Acta de Evaluación de Ofertas. La Comisión de Evaluación deberá estar conformada, de acuerdo a lo indicado en las base por los funcionarios designados para ello. Funcionarios de planta o contrata. También podrá participar expertos


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del área. La evaluación que realiza dicha Comisión debe efectuarse de acuerdo a lo indicado a los criterios, subcriterios, puntajes y ponderaciones establecidas en las bases de la licitación en evaluación. Cuando se evalué se debe considerar una comisión para la evaluación de las ofertas, la cual estará integrada por 3 funcionarios como mínimo, los que deberán ser debidamente designados. El Comité de Evaluación recomienda, ya sea adjudicar a un oferente o declarar inadmisibles las ofertas y por ende desierta la licitación pública. El Profesional de compra revisa Acta de Evaluación de Ofertas, en relación a que el Acta de Evaluación sea concordante con lo indicado en los criterios de evaluación de las bases de licitación. Si la sugerencia de la Comisión es de adjudicar, se realiza Cuadro de Contratos. Posteriormente la Jefatura de Compras, revisa Acta de Evaluación y Cuadro de Contratos, si corresponde, los documentos son enviados a la División Jurídica, para que confeccione la Resolución de adjudicación o de Declaración de Desierta si corresponde. La Resolución debidamente tramitada, junto con el Acta de Evaluación, serán publicadas en el portal para formalizar la adjudicación del oferente. Lo anterior dará la generación automática de la orden de Compra (quedando en estado guardada. Si la licitación es con contrato, se deberá esperar a la emisión de la Resolución que aprueba el contrato para emitir la Orden de Compra que corresponda de acuerdo al tipo de contrato). Si la licitación es con contrato, se le avisará al proveedor de la Adjudicación, con copia a la Contraparte Técnica. Se le solicitará Boleta en Garantía de fiel cumplimiento del Contrato, y la documentación necesaria para el contrato mencionada en las bases de licitación. Si la licitación es sin contrato, el Profesional de Compra enviará la Orden de Compra al proveedor por portal. Avisará de su emisión a la Contraparte Técnica, indicando que puede contactarse con el proveedor para comenzar el servicio. Para la adjudicación o declaración de desierta de una licitación hay que considerar los siguientes plazos: PARA LICITACIONES < DE 100 UTM

2 días para evaluar +1 Res. Adjudicación + 2 días V°B° = 5 DÍAS PARA LICITACIONES > 100 UTM

5 días para evaluar + 5 Res. Adjudicación + 5 días V°B° = 15 DÍAS


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6.5 GESTION DE CONTRATOS Y PROVEEDORES El objetivo es establecer las etapas para la gestión de contratos de la Unidad de Compras de la Subsecretaría del Medio Ambiente que permita asegurar el cumplimiento de la adquisición de los bienes y servicios contratados referidos a los que tengan una duración superior a tres meses y cuyo pago se fraccione en más de una cuota. Se han identificado los siguientes objetivos generales para gestionar los contratos (de una duración superior a 3 meses de duración y de más de una cuota de pago):

Control administrativo de los contratos de compras, suministro y prestación de servicios de la Oficina Central, manteniendo informado a las respectivas unidades responsables de los vencimientos y duración de los mismos.

Asegurar la prestación de los servicios básicos

Resguardar el cumplimiento de los contratos vigentes de la Oficina Central, velando por la existencia, oportunidad y cobertura de los documentos de garantía de fiel cumplimiento

Apoyar en el proceso de pago de los contratos vigentes de la Oficina Central resguardando que estos sean oportunos y tengan los respaldos adecuados

Evaluación de los contratos, determinando si son convenientes respecto de lo que está en el mercado

Evaluar los actuales contratos para determinar si corresponde el término anticipado por mala prestación de servicios o entrega deficiente de productos

Evaluar la necesidad de contratar los servicios solicitados.

La Gestión de contrato aplica a los contratos de ejecución en el tiempo (más de tres meses de duración) correspondiente a compra de bienes y servicios, manteniendo su registro y actualización permanente en una planilla de control, bajo la responsabilidad del Profesional de Compra designado por la/el Encargada(o) de Compras.


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6.5.1 SOLICITUD DE ANTECEDENTES LEGALES PARA PERFECCIONAR EL CONTRATO Una vez tramitada totalmente la Resolución que adjudica el proveedor en portal www.mercadopublico.cl, y recibida conforme la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato, la División Jurídica, redacta el contrato de bienes y/o servicios en base a las bases administrativas y técnicas, oferta del proveedor y resolución de adjudicación, donde se establecen los derechos y obligaciones entre proveedor y comprador (objetivos, vigencia, requerimientos, fecha de entrega, forma de pago, monto o precio, cláusulas y garantías, etc.). El plazo para suscribir el contrato está señalado en los incisos uno y dos del Articulo N°65 del Reglamento de Compras y Contrataciones públicas, el cual señala que es se suscribirá según acuerdos de las partes o dentro de un plazo de 30 días corridos desde la adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl.

Cuando el contrato es menor a 100 UTM, la relación contractual sólo será dada por la Orden de Compra y la Resolución que adjudica y contrata

Cuando el contrato es entre 100 UTM y 1.000 UTM, se evaluará según el grado de complejidad, para los servicios de más de 3 meses y en donde se fraccione el pago, siempre se deberá hacer contrato.

Cuando el contrato es mayor a 1.000 UTM siempre se deberá hacer contrato. El plazo de elaboración del contrato se inicia a partir de la total tramitación de la resolución de adjudicación. Para la elaboración del contrato, la Unidad de compras deberá recopilar los siguientes documentos con el oferente adjudicado:

Certificado Chile proveedores o documentos para demostrar la habilidad para contratar con el estado.

Copia de documento de garantía (la original queda en resguardo en Tesorería de la Subsecretaría del Medio Ambiente)

Certificado vigencia de la sociedad*, que debe tener un plazo menor a 6 meses de emitido.

Certificado de Representante Legal*, que debe tener un plazo menor a 6 meses de emitido.

Resolución de adjudicación tramitada

Oferta de adjudicado

Bases administrativas y técnicas de la licitación

Escritura de constitución y sus modificaciones*

Extracto de la escritura pública*

Publicación D.O. * La contratación de personas naturales no requiere de estos documentos.



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ETAPAS

Entrega de Boleta de Garantía, Vale Vista, por Fiel Cumplimiento del Contrato Cuando sea requisito en las bases, se solicita al proveedor adjudicado el documento en garantía. El Profesional de Compras recibe y revisa el documento en garantía, según lo estipulado en el Procedimiento de Boletas de Garantía. La Garantía es ingresada por la Secretaría del Departamento de Compras y Servicios Generales al Sistema de Boleta e Garantía y entrega original a Tesorería. Este antecedente se debe incorporar en una cláusula del contrato. Firma de contrato de bienes y/o servicios Una vez que se haya elaborado el contrato y éste se encuentre visado por el responsable de su confección del contrato la Secretaría del Departamento e Compras y Servicios Generales envía correo al proveedor informando que está listo para su firma en el plazo estipulado, y adjunta contrato escaneado por si existiera alguna observación. Luego de aceptado el contrato por ambas partes, se procede a la firma con los respectivos representantes Legales del proveedor y del MMA, en cuatro copias, dos son enviadas por correo al proveedor; las otras dos se archivan en la Oficina de Partes de la División Administración y Finanzas, en conjunto con la Resolución Aprobatoria del contrato, si corresponden al nivel central, si son de alguna SEREMI, se envían por correo los originales, y se deja una copia del contrato con la Resolución original. La Resolución Aprobatoria del contrato deberá subirse al portal www.mercadopublico.cl. Junto con ello el Profesional de Compras deberá emitir la Orden de Compra respectiva y avisar por correo electrónico a la Contraparte Técnica, y enviarle copia de la Orden de Compra, la Resolución aprobatoria del Contrato y las Evaluaciones del Proveedor correspondientes. Gestión técnica de Contrato de Ejecución en el Tiempo (CET) El Profesional de Compras envía al menos una vez durante la ejecución del contrato, el formulario de Evaluación Técnica de CET a la Contraparte Técnica (Área Solicitante), con el objeto de que le informe, el comportamiento en los aspectos de cumplimiento y técnicos del contrato (cantidad, servicio/producto y plazos acordados).



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Gestión administrativa de Contrato de Ejecución en el Tiempo (CET) La gestión administrativa del contrato consiste en resguardar la prestación del bien o servicio para la Institución. Esta gestión debe proveer información para asegurar cuando corresponda la continuidad, prórroga o término anticipado de contrato, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 19.886. El Profesional de Compras, responsable de la Gestión del Contrato, realiza el control oportuno del vencimiento del contrato de bienes y/o servicios, durante todo el periodo que dura el contrato. Por otro lado, también realiza el control sobre la vigencia del Documento en Garantía. La Contraparte Técnica es la que indica si este documento procede a su devolución, renovación o cobro del documento. Registro y actualización del contrato El Profesional de Compras responsable del contrato, llevará su registro y modificaciones, las que deberán ser incorporadas al Sistema de Gestión de Contratos del Portal Mercadopublico.cl. Se incorporarán en una primera etapa sólo los contratos vigentes que sean mayores a 1000 UTM, posteriormente se incorporarán los otros contratos que se vayan realizando.

6.6 EVALUACIÓN DE LOS CONTRATOS VIGENTES Dentro del proceso de gestión de contratos, se establecerá un mecanismo de evaluación de los contratos vigentes, que aplicara a los contratos que tengan una duración de más de tres meses. Al menos una vez al año, y durante la vigencia del contrato, se deberá evaluar su utilidad y/o eficiencia a través de la Evaluación de Contratos Vigentes, el que será enviado e informado vía mail a la unidad requirente donde se consultara el estado de satisfacción y utilidad que ha tenido con el servicio prestado o el producto ofrecido. Los resultados de esta Evaluación deberán ser tabulados con oportunidad y arrojara un informe escrito para el/la Encargada(o) de Compras, la cual una vez que lo revise lo enviara a la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales. El objetivo de procedimiento es obtener información oportuna, de utilidad para la toma de decisiones en futuras licitaciones. Este informe deberá describir a lo menos:


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Las grandes áreas en que se divide los usuarios de requerimientos, por ejemplo: Informática,

servicios generales, etc.

Establecer parámetros e indicadores para medir la viabilidad del contrato

Establecer parámetros e indicadores para medir satisfacción del servicio al propósito destinado

Establecer parámetros e indicadores que midan obsolescencia y oportunidad, en lo que el

contrato aporta a la institución.

6.7 RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS La recepción de bienes y servicios, es el proceso en donde el beneficiario recibe lo solicitado a través del proceso de compras.

En Oficina Central, este proceso se puede realizar de tres formas, que van a depender de quién reciba el bien o servicio.

Si el proveedor entrega los bienes solicitados a la Bodegas de SSGG (lugar en donde se mantendrán hasta que sean despachados a la unidad solicitante).

Si el proveedor entrega los bienes solicitados a la Bodegas de OTI (lugar en donde se mantendrán hasta que sean despachados a la unidad solicitante).

Si el proveedor entrega los bienes o servicios solicitados directamente a la unidad solicitante. Normalmente se da en el caso del servicio de consultorías que contrata la Subsecretaría.


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Proceso básico de Recepción de Bienes y Servicios

Central de Abastecimiento

Unidad Requirente

Proveedor

Proveedor

Proveedor

6.7.1 RECEPCIÓN EN BODEGA

Los bienes son entregados por el proveedor en la Bodega, allí son recibidos por el Encargado responsable de validar que lo indicado en la guía de despacho corresponde al recuento físico de los productos, además de contrastar con lo especificado en la correspondiente Orden de Compra. Posteriormente El Encargado remitirá copia de guía de despacho o factura, indicando los siguientes datos:

Fecha de recepción

Orden de compra ( en el caso de no aparecer)

Firma de recepción conforme.

Si los productos son rechazados, estos son devueltos al proveedor. Para lo cual, el encargado de la Bodega deberá ponerse en contacto con el proveedor, y solicitar nuevos productos, junto con el retiro de los productos defectuosos.


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Posteriormente, todos los documentos generados y recibidos son enviados a la Oficina de Partes para luego ser derivados a el/la encargada/o de la Unidad de Compras, para que desde allí se gestione el pago. Los documentos señalados son los siguientes:

Copia de Guía de Despacho, cuando exista.

Factura (si es que fue enviada junto a los productos) 6.7.2 RECEPCIÓN EN UNIDAD REQUIRENTE

Cuando los productos o servicios sean recibidos directamente por la Unidad Requirente, el Profesional de compra, deberá enviar la Evaluación de Proveedores, al responsable de la Unidad solicitante. Al enviarle Orden de Compra a la Unidad Requirente, el comprador también enviará las Evaluaciones al Proveedor respectivas (de acuerdo al número de pagos). Contrataciones de ejecución inmediata:

Si el pago es por Cargo Fijo de ejecución inmediata, es decir, que el contrato estipule un sólo pago. El día de emisión de orden de compra, el Profesional de compras designado, debe enviar al responsable de supervisar el cumplimiento del servicio, la evaluación de proveedores, la cual deberá ser devuelta a Unidad de Compras con los respaldos de pago necesarios, como plazo máximo de dos días hábiles desde que reciben o perciben los servicios.

Contrataciones de ejecución en el tiempo es decir su duración es de más de tres meses y sus pagos se cancelan en más de una cuota:

Si el pago es de monto variable del contrato, es decir, que el contrato sea de suministro y se facture según lo utilizado en forma mensual. Para ello el último día hábil de cada mes, el Profesional designado, debe enviar a la contraparte técnica encargada de supervisar el cumplimiento del servicio, la evaluación de proveedores la cual deberá ser devuelta con los respaldos de pago necesarios, como plazo máximo de dos días hábiles a la Unidad de Compras. Si el pago es por Cargo Fijo del Contrato, es decir, que el contrato estipule pagos fijos mensuales. El último día hábil de cada mes, el Profesional designado, debe enviar al responsable de supervisar el cumplimiento del servicio, la evaluación del proveedor, el cual deberá ser


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devuelto a Adquisiciones con los respaldos de pago necesarios, como plazo máximo de dos días hábiles desde que reciben el documento de cobro por el servicio.

La copia de todas las Órdenes de pago que impliquen elementos

inventariables, deberá remitirse a la Unidad de Inventario. 6.8 PROCESO DE RECEPCION Y PAGO DE FACTURAS/BOLETAS DE VENTA DE BIENES Y SERVICIOS El proceso de pago de facturas tiene por objeto efectuar pagos de acuerdo a la normativa vigente por los bienes y servicios efectivamente recibidos y según los tiempos acordados. Según lo establecido en Oficio Circular Nº23 del Ministerio de Hacienda de fecha 13 de abril de 2006, que establece como mandato Presidencial que el plazo de pago a proveedores debe ser en un plazo máximo de 30 días. 6.8.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS Todo documento tributario emitido a nombre de MMA por el cobro de un bien o un servicio prestado, deberá ser recibido por funcionarios de la Oficina de Partes de las distintas sedes regionales y nivel central. El funcionario de la Oficina de Partes, deberá firmar la cuarta copia – Cobro Ejecutivo, colocando la fecha de recepción en la factura. Queda estrictamente prohibido recibir documentos de cobro emitidos a nombre de MMA por parte de funcionarios distintos a los de la Oficina de Partes de MMA. Se exceptúan a esta restricción, facturas entregadas directamente a los interesados cuyo origen corresponda a los siguientes conceptos:

Facturas por gastos de representación.

Facturas por reembolso de gastos.

Facturas por gastos menores pagados por fondo fijo. En caso de las facturas electrónicas, su recepción será realizada por Encargado de Oficina de Partes quien lo derivará a través del Sistema de Pago de Facturas a la secretaría de Departamento de Compras y Servicios Generales, quien las recepcionará y entregará al encargado de gestionar el pago.


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Si es una consultoría, generalmente lo realizará un Profesional de Compras. Si es factura de pasajes aéreos, lo gestionará el Encargado respectivo. Si es de un único pago o referida a consumos básicos, lo verá la Encargada respectiva en Servicios Generales. Para un mayor detalle, ver Instructivo de Sistema de Pago de Facturas. 6.8.2 VALIDACIÓN DE DOCUMENTO TRIBUTARIO RECIBIDO (TRADICIONAL) La Secretaria de Departamento de Compras y Servicios Generales U Oficina de Partes debe garantizar que todo documento tributario recibido por el cobro de un bien o servicio prestado a MMA, debe cumplir las siguientes formalidades:

Constatar que el documento tributario este timbrado por el SII (a excepción de facturas electrónicas)

Emitirse a nombre de Subsecretaría del Medio ambiente.

El Rut asignado en el documento tributario debe ser 61.979.930-5

La dirección asignada en el documento tributario debe ser la oficina regional o nivel Central que hizo uso del bien o servicio.

En documentos emitidos en papel, debe venir impresa la fecha de vencimiento del cobro ejecutivo, para verificar su vigencia.

En el caso de las sedes regionales, esta actividad será realizada por el funcionario designado por resolución por parte del Director Regional.

Importante: el plazo máximo para devolver documento al proveedor por error en detalle del bien o servicio prestado es el octavo día corrido desde la recepción en oficina de partes.


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6.8.3 CRONOGRAMA PROCESO DE RECEPCIÓN Y PAGO El siguiente cronograma tiene por finalidad establecer los tiempos máximos asignados a cada uno de las actividades identificadas en el proceso de recepción y pago de facturas. Dicho cronograma permite gestionar de la forma más eficiente los tiempos asignados a cada actividad.

Tabla de tiempos para proceso de pago (Días Hábiles)

Días máximos asignados Oficina de

partes

Secretaría Compras

Compras Finanzas Tesorería Total

Recepción de oficina de partes 2 2

Tiempos en Adquisiciones

Ingreso libro de compras 1 1

Recepción Conforme 2 2

Preparación de set de pago 10 10

16

Tiempos en Contabilidad

Revisión de set de pago 1

Revisión pago 1

Emisión de cheques o transferencia electrónica

1

3

Tiempos en Tesorería

Firma Cheque 1

Aviso pago proveedores 1

2

Total 21

Excepciones a los tiempos Facturas por Consultorías, si bien la mayoría de las consultoras envían la factura junto con el informe técnico respectivo, la contraparte tiene tiempos distintos para la aprobación y pago del documento, en estos casos los plazos corresponden a lo establecido en los contratos respectivos.


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Facturas por servicios específicos que requiere análisis al detalle de cada ítem cobrado por el proveedor, servicios tales como:

Eventos efectuados en Hoteles.

Servicio de fotocopiados.

Servicio de radio taxi

Servicio de correspondencia

Finalmente, se deja constancia que los tiempos asignados a cada etapa dentro del proceso de recepción y pago de documentos tributarios, corresponden a tiempos máximos.

CONFECCIÓN DE SET DE PAGO

Cuando una factura ingresa al Departamento de Compras y Servicios Generales, la secretaria registra su entrada en libro de facturas, archiva original para Departamento de Finanzas y entrega una copia a través de sistema de Pago de Facturas, al Profesional responsable, según lo siguiente:

En caso de facturas de Consultorías a Profesional de Compras respectivo.

En caso de facturas de consumos básicos, arriendo de inmuebles y servicios generales de ejecución en el tiempo a Profesional de Pago de consumos básicos.

Todas las facturas que no correspondan a lo descrito en puntos anteriores deberán ser derivadas a Encargada de Ejecución presupuestaria.

Una vez armado el Set de pago por el profesional a cargo, se remite a secretaria para que ingrese la orden en el Libro de Facturas, quien debe:

Registrar fecha salida de pagos a Departamento de Finanzas.

Llevar a lo menos 2 veces al día las facturas a Departamento de Finanzas. El set de pago está compuesto por los siguientes documentos:

Orden de compra refrendada (este documento no se requiere en pago de consumos básicos: agua, teléfono fijo, telefonía celular, energía eléctrica, gas de cañería, correspondencia, pago de peaje, arriendo de inmuebles), y con autorización de pago según quien corresponda (ver etapa 5 y 6 en punto 6.2 de este manual)

Evaluación del proveedor Orden de pago


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Factura o boleta original del proveedor Resolución tramitada si corresponde. Orden de Compra si corresponde. Certificado de Habilidad del proveedor o Declaración Jurada si corresponde

Además de los documentos ya mencionados cuando el servicio o el producto lo amerite, se deberán adjuntar otros medios de verificación de la recepción conforme del servicio tales como:

ADQUISICION DE BIEN O SERVICIO DOCUMENTOS REQUERIDOS En caso de capacitaciones y Jornadas

LISTADO DE PARTICIPANTES FIRMADO

En caso de contratos de ejecución el tiempo donde sus trabajadores presten sus servicios directamente en MMA

CERTIFICADO DE INSPECCIÓN DEL TRABAJO, POR CUMPLIMIENTOS LABORALES, O CERTIFICADOS QUE ACREDITEN EL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES LABORALES POR EMPRESAS AUTORIZADAS POR LA SUBSECRETARIA DEL TRABAJO.

En caso de publicaciones RECORTE O IMPRESIÓN DE AVISO PUBLICADO

En caso de contratos que se deban pagar contra presentación de informes

MEMORANDUM DE LA UNIDAD REQUIRENTE QUE INFORME LA RECEPCIÓN CONFORME DEL INFORME ESTIPULADO.

En caso de compra de material de consumo recibido en bodegas SSGG y OTI

COPIA DE GUIA DE DESPACHO CON RECEPCION CONFORME INGRESO DE BODEGA

En caso que la factura venga acompañada de guías de despacho

GUÍAS DE DESPACHO RESPECTIVAS

En caso servicios de correspondencia

ORDENES DE TRABAJO EN ORIGINAL

PLANILLA DE REVISIÓN EFECTUADA POR EL ENCARGADO DE OFICINA DE PARTES

En caso Telefonía Celular y Telefonía Fija PLANILLA CON REVISIÓN DE PAGOS DE LOS ULTIMOS SEIS MESES EFECTUADA POR LA ENCARGADA DE PAGOS CONSUMOS BASICOS

En caso de productos de uso individual de funcionarios (celulares, notebook, vestuario, calzado, pendrive, calculadoras etc.)

PLANILLA FIRMADA CON RECEPCIÓN CONFORME FIRMADA POR LOS FUNCIONARIOS

En caso servicio de taxi BOLETAS DE LOS RESPECTIVOS SERVICIOS, FIRMADOS POR EL JEFE DIRECTO DE LOS FUNCIONARIOS TRASLADADOS, CON RESEÑA DEL MOTIVO DEL VIAJE

En caso pasajes aéreos nacionales

MEMORANDUM DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE PERSONAS RESPALDANDO LA CORRECTA EMISIÓN DE LOS TICKET DE VUELO


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En caso pasajes aéreos Internacionales HOJA DE RUTA, DECRETO

La copia en PDF del Set de Pago debe ser adjuntada en orden de compra respectiva, por el Profesional de Compras encargado del proceso. Una vez realizado este procedimiento, termina la función de compras asociada y comienza la gestión de contratos.

6.8.4 Contabilización de pago El responsable de la revisión de pagos el departamento de Finanzas, o quien su Jefatura designe. Si bien esta es una responsabilidad de esta Unidad y no compete a Adquisiciones, se identificará, ya que es transversal con el proceso de Compras.

Revisión del monto: Se coteja el monto enviado a pagar con lo estipulado en Resolución que adjudica y en los casos

que corresponde al contrato correspondiente Se revisa en caso de que la adjudicación se exprese en dólares u UF , si este corresponde al

usado para la emisión de factura o boleta Se revisa planillas anexas con saldos de pagos anteriores para evitar dobles pagos y detectar

Diferencias que pueden conllevar a emisión de notas de crédito

Revisión del Plazo Se coteja que el plazo sea el acordado según adjudicación y en los casos que corresponda

según orden de compra. lo anterior para verificar que el proveedor no esté afecto a multas En caso de existir atraso en la entrega se verifica que la causa del atraso no se deba a una

causa MMA, lo que invalida la multa ( ej.: Bodega llena )

Revisión de la imputación: Se verifica en SIGFE si el código del compromiso presupuestario existe y tenga presupuesto

suficiente para el pago Se confirma que la cuenta utilizada en la imputación del servicio corresponda a lo que se está

pagando Se confirma que el programa cargado sea el que corresponda al de la compra

Registro contable del evento

Contabilización en SIGFE

Una vez revisado el pago se envía con comprobante de egreso y documentación comprobatoria, a la Oficina de Tesorería quien emite el pago al proveedor. Este pago puede ser con emisión de cheque, depósito bancario o transferencia electrónica.


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6.9 POLITICA DE INVENTARIOS

El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima utilización de los productos inventariables de la Institución; garantizando su disponibilidad permanente y asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institución. Con este fin, la Subsecretaría del Medio ambiente identifica los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, permitiendo efectuar el adecuado control, seguimiento y disposición de los productos inventariables. El alcance estará acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte de la Unidad de Inventario del MMA, agrupándose en 6 grandes rubros de productos en función del uso:

vehículos,

mobiliarios,

máquinas y equipos,

equipos informáticos y/o computacionales,

programas informáticos,

edificios

Para este sistema existe un Manual de Procedimiento de Inventario, el cual se encarga de llevar el alcance y describe el proceso.

Este manual se encuentra vigente y se mantendrá una copia controlada del documento externo.

La unidad de Compras, solo le corresponde el envío de información al Encargado/a de Inventario, a través del Profesional de compras, el cual cada vez que realice una compra inventariable deberá remitir a esta unidad:

Orden de compra

Distribución de los bienes

Evaluación del proveedor


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6.10 USO DEL SISTEMA WWW.MERCADOPUBLICO.CL

Para el uso del sistema www.mercadopublico.cl se encuentra disponible en el mismo portal un manual de uso, el cual puede ser consultado por cualquier persona del proceso de abastecimiento. Este manual se encuentra vigente en el portal y se mantendrá una copia controlada del documento externo.

6.11 ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN REALIZADOS A TRAVÉS DE WWW.MERCADOPUBLICO.CL

La Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales y los DAF a nivel regional, estarán encargados de la Revisión y Análisis de los Indicadores de la Gestión de Compras publicados en el sistema de compras públicas www.mercadopublico.cl. El objetivo de los indicadores es medir la eficacia y eficiencia de las compras; por medio de la medición de número de reclamos y número de recepción de ofertas, tiempo óptimo de los procesos, compras a través de catálogo, entre otros, informados en la página de mercado público de la Dirección de Compras.

6.11.1 PROCEDIMIENTO E ANÁLISIS Mensualmente, cada encargado regional evaluará los indicadores informados en el sistema, bajando la información del portal: desagregándolo y calculando cada indicador por unidad de compra; comparando cada resultado con la meta o estándar establecido por el sistema a través de www.mercadopublico.cl . Con el objetivo de mantenerla, actualizarla, para su posterior entrega a la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales en Oficina Central, y su respectivo análisis de los datos obtenidos a nivel regional y de la Oficina Central. Una vez que la Jefatura de Departamento de Compras y Servicios Generales, tenga todos los informes mensuales de regiones y de la Oficina Central, será entregada para su revisión y análisis al encargado(a) de Compras, para que elabore un informe trimestral, para al Jefe de División de Administración y Finanzas. Se enviará un archivo en formato digital a los DAF regionales de este informe para su conocimiento.






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Lo anterior, con el propósito de evidenciar la mejora o desmejora de los indicadores, pudiendo establecer con este resultado un plan de acción, el cual dependerá del resultado arrojado.


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6.11.2 INDICADORES Los indicadores pueden ir variando de año en año, siempre serán determinados por la DCCP, los señalados a continuación son a modo referencial:

ult 60días ult 12 meses metas

Porcentaje de Reclamos 1% 1% 1%

Porcentaje de Procesos con tres o más ofertas 54% 41% 90%

Porcentaje de licitaciones competitivas 55% 57% 75%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo de publicación 84% 93% 90%

Porcentaje de licitaciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 77% 88% 90%

Porcentaje de licitaciones > 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 100% 70% 90%

Porcentaje de procesos < 100 UTM realizados de fin de semana. 0% 0% 1%

Porcentaje de licitaciones finalizadas 48% 92% 98%

Porcentaje de licitaciones declaradas desiertas teniendo ofertas 0% 4% 3%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación 21% 16% 90%

Porcentaje de licitaciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación 0% 12% 90%

Porcentaje de licitaciones > 1000 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación NA 44% 90%

Porcentaje de Compras Urgentes 6% 3% 2%

Porcentaje Concentración de Proveedores 0% 0% 20%

La tabla de indicadores dada por la DCCP, establece los parámetros mínimos para el logro de las metas, es decir, si para el indicador “Porcentaje de Compras Urgentes establece un 2% de cumplimiento”, el compromiso debe ser igual o menor para el logro de la meta.


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Por ejemplo en la tabla de abajo se muestra lo que el portal pide para su análisis, y los colores indican el grado de cumplimento de cada indicador:

FUENTE: Mercado público. Los indicadores se han calculado en base a la información vigente al Friday, September 18, 2009

Indicadores Los resultados de los indicadores son presentados en función del nivel de desempeño logrado, respecto a los

estándares óptimos fijados para cada uno. * Los datos están calculados sobre el total de adquisiciones que han sido publicadas en los dos períodos que se consideran.

NA No Aplica

Suficiente

Regular

Insuficiente

Últimos

60 días

Últimos

12

Meses

Porcentaje de Reclamos 5% 4%

Porcentaje de Procesos con tres o más ofertas 61% 59%

Porcentaje de licitaciones competitivas 75% 69%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo de publicación 83% 82%

Porcentaje de licitaciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 69% 83%

Porcentaje de licitaciones > 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 100% 52%

Porcentaje de procesos < 100 UTM realizados de fin de semana. 0% 0%

Porcentaje de licitaciones finalizadas 83% 95%

Porcentaje de licitaciones declaradas desiertas teniendo ofertas 4% 6%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación 40% 32%

Porcentaje de licitaciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación

70% 37%

Porcentaje de licitaciones > 1000 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación 0% 62%

Porcentaje de Compras Urgentes 2% 1%

Porcentaje Concentración de Proveedores 0% 0%

Para ver la exigencia de cada indicador, hay que posicionarse sobre el indicador y entrar a su descripción, Como ejemplo para el caso del “porcentaje de reclamo” establece un mínimo del 2% del cumplimiento, por lo tanto el indicador queda en rojo ya que supera este porcentaje, y su cumplimiento es insuficiente, por ende, las acciones correctivas y de mejora deben enfocarse en este indicador.

http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=36&C=R




http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=5&C=G




http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=7&C=Y





















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6.11.3 MECANISMO DE MEJORA CONTINUA En los meses de junio y noviembre, se obtendrán los resultados por indicador de compra, los cuales arrojara la existencia o no de desviaciones en relación a la meta indicada por la dirección de compras. En el caso de la existencia de desviaciones se tomara acciones dependiendo del indicador(es). El resultado del indicador(es) será enviado vía mail a cada región, a fin de que identifiquen la razón de la desviación, identificando las causas y entregando las respuestas al respecto. Las acciones tendientes a mejorar los indicadores serán presentadas a las SEREMIAS regionales; las que serán impartidas a través de presentaciones expositivas con una periodicidad de 6 meses cómo mínima. Las presentaciones serán realizadas desde videoconferencias hasta talleres presenciales.


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6.12 ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD


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6.13 ACCIONES PARA DESARROLLAR Y EVALUAR LAS COMPETENCIAS DE LOS

FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO En el último trimestre del año el Encargado(a) de Compras recopilara los resultados de acreditación Chilecompra de las personas a cargo del proceso de abastecimiento, a través del informe obtenido de Mercado Público, determinando así las personas que requieran reforzamiento en los distintos aspectos evaluados, con el objeto de incluirlas en las capacitaciones necesarias para el Proceso de Compras. Para lo anterior se establecerá un rango que establece que funcionarios deberán incluirse en capacitaciones (lo que no significa que el resto de los funcionarios no podrían asistir a capacitaciones), tomando en cuenta que Chile compra considera aprobados lo que obtuvieren una nota entre un 60% y 100%, para ello se determinará lo siguiente:

RANGO QUE REQUIERE CAPACITACIÓN RANGO OPTIMO QUE NO REQUIERE CAPACITACIÓN

Acreditaciones que den como resultado una nota entre el 60% y 70 %

Acreditaciones que den como resultado una nota superior o igual al 71%

Además los/las Encargados(as) de Compras, de Inventario y de Bodega, se reunirán en el último trimestre del año con un profesional de la Unidad de Capacitación para solicitar las capacitaciones del siguiente año, dirigido a las personas a cargo del proceso de abastecimiento, las que serán incluidas en el Plan anual de compras del Programa de Mejoramiento de la Gestión del Sistema de Capacitación. Las especificaciones técnicas para la Hoja de Ruta de estas capacitaciones se relacionan con:

Comprender la gestión de abastecimientos como soporte estratégico de las metas establecidas por la Institución,

Traducir la planificación de gestión de la institución en requerimientos de bienes y servicios, Discriminar compras estratégicas de compras rutinarias, Conocer mercado de proveedores, Conocimientos de elementos claves de los procesos estratégicos de compra y contratación, Reconocer la gestión de abastecimiento como un servicio estratégico, Herramientas de apoyo informáticas a la gestión de abastecimiento y conocer comercio

electrónico. Conocimiento sobre las Leyes aplicables Herramientas para el logro de trabajo en equipo, potenciando las buenas relaciones

laborales.


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Con la información anterior, el Encargado/a de Compras confecciona los requisitos técnicos, para las capacitaciones del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas (SCCP), las que son enviadas por correo a la Unidad de Capacitación para ser incluidas en el Plan anual de compras del Programa de Mejoramiento de la Gestión del Sistema de Capacitación.

6.14 INFORME DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MEJORAMIENTO CONTINUO. En el primer trimestre de cada año, la Jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales o quien el/la designe del MMA identifica áreas de gestión más críticas y planifica sus acciones de mejoramiento. Como resultado se obtendrá un conjunto de actividades y/o proyectos a desarrollar que permitan lograr un mejoramiento en los ámbitos priorizados.

6.15 TRAMIENTO NO CONFORMIDADES Se ha determinado que:

a) Si existe incumplimiento de metas de indicadores definidos para evaluar el cumplimiento transparente y eficiente de los procesos de compra y contratación realizados a través de www.mercadopublico.cl, y

b) Si hubiese alguna exclusión del proceso de abastecimiento del análisis de las desviaciones

producidas en el plan anual de compras Ambos serán tratados por la jefatura del Departamento de Compras y Servicios Generales, como una no conformidad.



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7. REGISTROS

Hoja de Ruta Orden de Compra Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta Evaluación de Proveedores Facturas Boletas de Honorarios Boletas de Garantía Contratos Bases Administrativas Bases Técnicas o Términos de Referencia Resoluciones Memorándum Oficio Ordinario Evaluación Técnica de CET Planilla Registro de Contratos Planilla de Pagos Encuesta de Satisfacción con los Productos y Servicios Evaluación de Indicadores DCCP Control de Calidad Sistema Gestión Doc Sistema Inventario Libro de facturas Sistema de Documentos en Garantía


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8. ANEXOS

ANEXO 1 (Hoja de Ruta)


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ANEXO 2 (Evaluación de proveedores)

FECHA DE CALIFICACION : N° Correlativo (uso interno)

Número de Orden Compra

Producto o servicio contratado

Datos Proveedor

NOMBRE DEL PROVEEDOR

RUT DEL PROVEEDOR

CONFORMIDAD DEL PAGO N° de pago: únicoInstruye multa SI/NO

Firma Solicitante. Fecha Recepción Final del Producto o

Servicio

Monto a pagar

Datos Funcionario Responsable de la Unidad Solicitante

Nombre :

Unidad/Departamento/División :

Cuestionario de Calificación.- MARQUE CON UNA X LA RESPUESTA ASOCIADA A CADA PREGUNTA

SI NO

1,0NOTA EVALUACIÓN FINAL

3.- ¿Cómo evaluaría las condiciones de entrega de los productos o servicios solicitados?. (Embalaje, armado, lugar de entrega, otros)

2.- ¿Cómo calificaría la calidad de los productos y/o servicios entregados? ¿Cumplimiento de las especificaciones técnicas?

REFERENCIA:

Formulario de Registro

SCCP VERSIÓN: 01 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1.- ¿Cómo calificaría la oportunidad de la entrega de los productos y/o servicios? ¿Se cumplieron los plazos?

4.- ¿Cómo evalúa el desempeño en general del proveedor? En concordancia con las preguntas anteriores

Observaciones

Muy Bueno: Se entregaron los productos en la fecha fijada o con anticipación

Bueno: El producto fue entregado con retraso inferior a un día, y no perjudico las actividades relacionadas con su uso.

Regular: Más de un día de retraso en la entrega, sin perjudicar las actividades asociadas a ese producto o servicio.

Malo: No se cumplio con el plazo estipulado y perjudico las actividades asociadas al producto o servicio solicitado.

Regular: Menos de un 75% de capacidad para cumplir con especificaciones técnicas.

Muy Bueno: Cumple 100% con las especificaciones

técnicas solicitadas. El producto o servicio recibido fue

el solicitado.

Malo: No cumple con los requisitos técnicos solicitados.

Bueno: Grado de cumplimiento de los requisitos técnicos superior a un 75%.

Muy Bueno: Las condiciones de entrega fueron lascorrectas, para permitir que el producto o servicio cumpliera con lo solicitado.

Regular: Existen observaciones mayores en las condiciones de entrega, que perjudicaron el correcto uso de los productos o servicios.

Bueno: Existen observaciones menores en las condiciones de entrega, pero no impidieron el funcionamiento de los productos o servicios.

Malo: Las condiciones de entrega no permitieron que el producto o servicio adquirido fuera utilizado.

Muy Bueno: Excelente desempeño.

Regular: Pobre desempeño, com observaciones mayores.

Bueno: Tuvo un desempeño aceptable, pero con observaciones.

Malo: Pésimo desempeño

INICIO DE RECLAMOS FORMALES, para dar inicio a reclamos formales debe fundamentar clara y especificamente el motivo del reclamo, tendra respuesta en el plazo de 48 horas hábiles. Para la solicitud de antecedentes para tomar el caso. Se requiere para elloque este formulario vuelva a nuestra unidad firmado .

Observaciones

Observaciones

Observaciones

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REF: SCCP-

Versión: 00

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ANEXO 3 (Evaluación de Contratos)

A.1. Año Fecha

A.2.Descripción del Servicio o

Producto

A.3. Área Solicitante Contraparte Técnica

A.4. Duración del contrato N° de informesN° Orden de

compra

A.5.Nº Resolución del

Contrato

Fecha Resolución del

Contrato

Monto del

Contrato

A.6. Vigencia de Contrato Vigencia hasta

Monto Total

Consumido del

Contrato

B.1. Nombre del Proveedor

B.2. Rut del Proveedor Contacto

B.3. Dirección Proveedor Comuna Teléfono

Fecha Envío Ficha Plazo Entrega Ficha

C.1.

C.2.

C.3.

C.4.

C.5.

C.6.

C.7.

C.8.

NOTA EVALUACIÓN FINAL

Evaluación Anual de Proveedores

"Periodo Diciembre - 2009"

A. Identificación del Servicio Contratado

Observaciones

¿Qué nota de 1 a 7 le pondría al proveedor en este ámbito?

C. Evaluación del Informe N°1

B. Identificación del Proveedor

¿El proveedor cumple plazos estipulado en bases técnicas?

Cumplimiento de Bases Tecnicas

¿El proveedor cumple especificaciones según bases técnicas?

Respuesta

¿Los plazos propuestos son oportunos?

Comentarios/Observaciones

¿El servicio contratado cumple con los objetivos trazados?

¿Qué nota de 1 a 7 le pondría al proveedor en este ámbito?

¿El proveedor mantiene su habilidad para contratar con el Estado?

Respuesta Comentarios/ObservacionesHabilidad para contratar con el Estado

¿Qué nota de 1 a 7 le pondría al servicio integral ofrecido por el

proveedor?

RespuestaCumplimiento de espectativas de ususarios Comentarios/Observaciones

EVALUACIÓN DE CONTRATO"AÑO - 2013"

N° FECHA RECEPCION DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES:

Nombre y FirmaContraparte Técnica del Contrato


REF: SCCP-

Versión: 00

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ANEXO 4 (Orden de pago) DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE

- ORDEN DE PAGO Nº /2013

I VALIDACION- APROBACIÓN Y RECEPCIÓN CONFORME DEL BIENES Y/O SERVICIOS

Fecha: 28/02/2013 Contrato: 0

SERVICIO Y/O BIEN:

N° RESOLUCIÓN: FECHA: BIEN SERVICIO X

A) IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO

PROVEEDOR : FORUM LIMITADA| RUT N° : 79720580-K

NOMBRE DEL SERVICIO Y/O BIEN :

DOCUMENTOS TRIBUTARIOS Factura 89695 / Fecha de la Recepción del Documento en MMA 04/02/2013

MONTO DEL SERVICIO Y/O BIEN A PAGAR :$ 10.450

RECEPCION

Conforme_ Fecha

Observado:_ Fecha:

Rechazado:_ Fecha:

DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN:

B) INFORME DE VALIDACIÓN / APROBACIÓN Y RECEPCION CONFORME

FACTURACION División de Administración y Finanzas DEPTO : Compras y Servicios Generales FECHA:

Encargado Responsable:. FIRMA :_________________________

FINANZAS

DEPTO. DE FINANZAS UNIDAD : FECHA:

Profesional Responsable: FIRMA :_________________________

II IDENTFICACION PRESUPUESTARIA

SUBTITULO ITEM ASIGNACIÓN PROGRAMA META SOLICITANTE ID SIGFE COD. SIGFE Monto $ Factura

Jefe División de Administración y Finanzas

Ministerio del Medio Ambiente

manual de abastecimientos - chilecompra...compras, para la suscripción del contrato definitivo....

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