LAS CEIBAS Empresas Públicas De Neiva E.S.P.

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO CUARTO TRIMESTRE 2017

EDGAR LEONEL CONTA Asesor De Control Interno De Gestión

MARIA ANGELICA VEGA MURTE

Ingeniera Contratista OACI

NEIVA – HUILA

DICIEMBRE DE 2017

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO CUARTO TRIMESTRE

2016 Vs 2017.

El presente Informe corresponde al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno para verificar el cumplimiento a lo establecido en el artículo 22 del decreto 1737, modificado por el decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, y las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público, asimismo analizar que el gasto se oriente a la racionalidad y uso adecuado de recursos, y aplicación de la ley 1474 de 2011. Los datos o cifras de los pagos realizados fueron suministrados por el área financiera para los periodos comprendidos entre el 01 de Octubre al 31 de Diciembre de los años 2016 y 2017, con esta información se procedió a analizar y evaluar los datos del Cuarto Trimestre del año 2017 con la información del Cuarto Trimestre del año anterior 2016, de acuerdo a cada uno de los conceptos tales como; Honorarios, Horas extras, remuneración por servicios técnicos.

1. OBJETIVO:

Verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de austeridad del gasto con corte a 31 de Diciembre de 2017.

2. ALCANCE:

Efectuar seguimiento a la ejecución del gasto de Las Ceibas en el Cuarto Trimestre de 2017, en el marco de la política de Austeridad Del Gasto.

3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2017.

Antes de iniciar el informe de austeridad en el gasto donde se revisará el comportamiento de cada uno de los diferentes rubros, daremos una mirada a la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos para llevarnos una idea clara a nivel general cual es el comportamiento de estos, así mismo haremos unas observaciones y recomendaciones que nos permitan tomar unas acciones expeditas y concretas que permitan corregir de manera oportuna el desarrollo financiero de la empresa. Para comenzar tenemos que el presupuesto de Las Ceibas fue aforado inicialmente por un valor de $ 68.000.000.000.00 el cual se le realizó una adición presupuestal por valor de $13.124.397.102.00 y con una disminución de $ 11.230.819.363.00 quedando con una apropiación definitiva por valor de $69.893.577.739.00 a partir de este presupuesto la empresa ha registrado gastos por un valor de $67.723.617.643.00 a 31 de Diciembre de 2017. La disminución del valor de $ 11.230.819.363.00 se evidencia por los siguientes motivos:

Un error en el presupuesto proyectado ya que dentro de la ejecución presupuestal se justifica con cuentas por pagar de la vigencia anterior debido a que no se ajustó con un valor exacto, si no que se estimó con un valor aproximado.

El presupuesto quedo sobreestimado y se presupuestó el contrato de interventoría el cual no tenía presupuesto, esto ocasionó un desajuste en la ejecución del presupuesto de la vigencia en curso haciendo que se disminuya el presupuesto por este valor.

Se realizó un ajuste del presupuesto teniendo una disminución de la apropiación final.

APROPIACIÓN INICIAL

ADICIONES DISMINUCIÓN APROPIACIÓN

FINAL

$68.000.000.000 $13.124.397.102 $11.230.819.363 $69.893.577.739

Se observa que de esos gastos por $67.723.617.643.00 registrados, se han

pagado $57.460.548.037.00 quedando un saldo de registro de $8.580.427.322.00

y cuentas por pagar de $1.682.642.284.00.

DATOS A CORTE DEL CUARTO TRIMESTRE DE 2017

PAGOS $57.460.548.037

SALDOS DE REGISTROS $8.580.427.322

CUENTAS POR PAGAR $1.682.642.284

TOTAL REGISTROS $67.723.617.643

Como se había dicho, a Diciembre 31 del año 2017 la apropiación final fue de $69.893.577.739.00 y los registros $67.723.617.643.00 lo que nos permite deducir que tan solo nos quedan por comprometer hasta fin de año la suma de $2.169.960.096.00 que equivale al 3% del total presupuestado para la presente vigencia.

APROPIACIÓN FINAL $69.893.577.739 100%

REGISTROS $67.723.617.643 97%

SALDO POR COMPROMETER $2.169.960.096 3%

Lo anterior en materia de gastos.

Con respecto al comportamiento de los ingresos donde por concepto de recaudos

entre Enero y Diciembre se recibió la suma por valor de $52.337.309.454.00 de los

cuales se gastaron por concepto de total de Registros a Diciembre de la presente

vigencia la suma de $67.723.617.643.00 quedando un saldo negativo de

$15.386.308.189.00 lo cual no es favorable para la empresa en cuanto a

austeridad del gasto ya que se está gastando más de lo que se está recaudando.

INFORME FACTURACIÓN VS RECAUDO 2017

MES FACTURADO RECAUDADO %

RECAUDADO %

FALTANTE

ENERO $4.311.577.183 $3.969.265.571 92,06% 7,94%

FEBRERO $4.254.639.521 $3.768.249.285 88,57% 11,43%

MARZO $4.308.784.224 $4.154.227.437 96,41% 3,59%

ABRIL $4.360.851.648 $3.889.204.680 89,18% 10,82%

MAYO $4.384.387.536 $4.310.735.716 98,32% 1,68%

JUNIO $4.464.383.768 $4.140.374.704 92,74% 7,26%

JULIO $4.630.150.375 $4.368.352.954 94,35% 5,65%

AGOSTO $4.718.491.202 $4.513.425.678 95,65% 4,35%

SEPTIEMBRE $4.978.260.600 $4.457.386.557 89,54% 10,46%

OCTUBRE $4.941.043.852 $4.425.349.349 89,56% 10,44%

NOVIEMBRE $4.965.733.477 $4.405.422.689 88,72% 11,28%

DICIEMBRE $4.936.095.817 $5.935.314.834 120,24% -20,24%

TOTAL $55.254.399.203 $52.337.309.454 94,72% 5,28%

AUSTERIDAD EN EL GASTO EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

CUARTO TRIMESTRE 2017

92%

8%

ENERO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

89%

11%

FEBRERO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

96%

4%

MARZO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

89%

11%

ABRIL 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

98%

2%

MAYO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

93%

7%

JUNIO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

94%

6%

JULIO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

96%

4%

AGOSTO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

90%

10%

SEPTIEMBRE 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

90%

10%

OCTUBRE 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

89%

11%

NOVIEMBRE 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

86%

-14%

DICIEMBRE 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

CIFRAS EN PESOS COLOMBIANOS

CONCEPTO

VIGENCIA REDUCCION O INCREMENTO CUARTO TRIMESTRE

2016 2017 $ %

Honorarios. $1.855.170.968 $1.890.225.451 $35.054.483 1,89%

Horas extras feriados m recargos Noct bonificaciones

$556.157.171 $534.407.656 -$21.749.515 -3,91%

Remuneración servicios técnicos

$223.886.110 $302.914.847 $79.028.737 35,30%

Combustibles y lubricantes $421.886.110 $0 -$421.886.110 -100,00%

Mantenimiento $391.557.063 $455.928.810 $64.371.747 16,44%

Viáticos y gastos de viaje $61.093.137 $90.062.763 $28.969.626 47,42%

Fotocopias, empastes y fotografías

$32.778.224 $35.572.625 $2.794.401 8,53%

Servicios públicos $552.378.013 $522.903.244 -$29.474.769 -5,34%

Materiales y suministros. $74.420.170 $36.682.950 -$37.737.220 -50,71%

Impresos, Publicaciones, Suscripc., Afiliaciones

$128.974.796 $20.472.350 -$108.502.446 -84,13%

Publicidad y Propaganda $417.283.240 $518.796.189 $101.512.949 24,33%

Programa Uso Racional Del Agua

$0 $88.823.000 $88.823.000 0,00%

Gastos de restaurante. $34.032.488 $37.360.049 $3.327.561 9,78%

Servicios Temporales $14.811.856.712 $11.274.494.793 -$3.537.361.919 -23,88%

Seguridad y vigilancia $1.818.053.885 $1.805.874.666 -$12.179.219 -0,67%

Multas y sanciones $1.375.160.123 $1.496.249.655 $121.089.532 8,81%

Contratación de prestación de servicios

$39.165.075 $31.025.430 -$8.139.645 -20,78%

TOTAL $22.793.853.285 $19.141.794.478 -$3.652.058.807 -16,02%

A continuación sacaremos la diferencia entre un año a otro como se observa en el cuadro superior y analizaremos la variación porcentual de cada uno de los rubros de gastos del Cuarto Trimestre del 2016 con respecto al Cuarto Trimestre de 2017 y se dará a conocer la definición de cada uno de los rubros y revisaremos el comportamiento tal como lo expresamos en el parágrafo anterior, así:

Honorarios: Comprende los valores cancelados al personal vinculado de manera temporal parar el desempeño de actividades donde prime y sea determinante el factor intelectual, que se ejecuta sin subordinación, la realización de asesorías profesionales, consultoría institucional que guarda relación de asesorías y la naturaleza de la institución, avalúos técnicos. Se incluye el pago por el tiempo que dure en efectuarse la entrega total de un cargo que venía desempeñando el personal de manejo. Igualmente comprende los emolumentos que se causen a favor de los miembros de la junta directiva por su asistencia a las respectivas sesiones, de acuerdo al monto autorizado por la gerencia. Todo gasto imputado por este rubro requiere contrato o resolución motivada.

Partiendo de estos conceptos durante la vigencia de 2017, se observa en el comparativo, que el total de los honorarios de la entidad han variado de manera ascendente teniendo un aumento del 2.% durante el Cuarto Trimestre del año, pasando de $1.855.170.968.00 en la vigencia de 2016 a $1.890.225.451.00 en el 2017.

Se recomienda como se ha venido sugiriendo en la mayoría de informes que se implemente una tabla de honorarios con base a los perfiles y competencias, con el fin de ejercer un mayor control en la asignación de las remuneraciones a cada uno de los contratistas que prestan los servicios a la empresa.

Horas Extras, Feriados, Recargos Nocturnos y Bonificaciones:

Es el pago que se realiza por horas de trabajo distintas de la jornada ordinaria y en días dominicales y festivos, incluyendo igualmente el recargo por trabajo nocturno. Las bonificaciones corresponden por trabajo suplementario realizado por algunos trabajadores conforme lo establecen las convenciones colectivas de trabajo.

El comportamiento observado en el Cuarto Trimestre es decreciente esto puede ser por el aumentado del rubro de honorarios por prestación de servicios y/o por la disminución de las diferentes emergencias reportadas por los usuarios.

La disminución del índice para el presente Trimestre en estudio fue del 4%, pasando de $556.157.171.00 en el Cuarto Trimestre de 2016 a $ 534.407.656.00 en el mismo periodo de la vigencia 2017, con una disminución de $ 21.749.515.00 de un año a otro.

Remuneración Servicios Técnicos: Con cargo a este rubro se asume las erogaciones destinadas a pagar la contratación de consultorías técnicas, judicantes, auxiliares administrativos, técnicos, topógrafos; que de manera temporal por su naturaleza, requieran de la utilización y aplicación de ciertos conocimientos especiales que permitan aplicar métodos y procedimientos, efectuar seguimientos, evaluaciones, análisis o emitir conceptos o conclusiones sobre una situación o un proceso.

En el Cuarto Trimestre del 2017, la empresa presenta registros presupuestales por concepto de remuneración de servicios técnicos por un valor de $302.914.847.00 cifra superior a los registros presupuestales expedidos por este mismo concepto en el Cuarto Trimestre de 2016 que fue de $223.886.110.00 por lo que observamos que el índice aumento significativamente en un 35%.

Combustibles y lubricantes: Comprende los gastos autorizados para cubrir el combustible necesario para surtir el parque automotor en el cual se movilizan los funcionarios de la empresa y se encuentran suscritos a la empresa ya sea de forma directa o alquilada.

Se puede constatar comparando el Cuarto trimestre de la vigencia 2016 y la presente vigencia, prueba de ello se observa que durante el Cuarto Trimestre de 2016, se expidieron registros presupuestales por concepto de combustible por un valor de $421.886.110.00 y para el mismo periodo de 2017 no se expidieron registros presupuestales por este concepto, teniendo una disminución porcentual del 100% de un año con respecto al otro, cifra muy significativa para lo que pretende esta administración de reducir los gastos y llevar más control del consumo de combustible y lubricantes.

Mantenimiento:

Comprende los gastos autorizados para cubrir el mantenimiento realizado al parque automotor de la empresa.

Importantísimo que la administración no haya sostenido las medida para frenar el gasto por concepto de mantenimiento durante la presente vigencia ya que esto se ve reflejado en el comportamiento de los gastos durante el presente trimestre de estudio, prueba de ello se observa que durante el Cuarto Trimestre de 2016, se expidió registros presupuestales por el rubro de mantenimiento por el valor de $ 391.557.063.00 y para el mismo periodo de 2017, se han expedido registros presupuestales $455.928.810.00 teniendo un aumento porcentual del 16% de un año con respecto al otro, esto no se entiende este aumento, sabiendo que se dio de baja a unos vehículos para febrero del 2017 los cuales generaban alto costo por mantenimientos.

Viáticos y Gastos de Viaje: Comprende los gastos autorizados para cubrir el sostenimiento y transporte de empleados de la empresa (Directivos y Sindicato), y miembros de la Junta Directiva cuando salen de comisión oficial y en asuntos de la empresa, como también para la asistencia a cursos, seminarios, Simposios, Etc.

Importantísimo que la administración quiera sostener las medida para frenar los viáticos durante la presente vigencia y a pesar que para los viáticos por enfermedad no se les está cubriendo el transporte a los empleados, los viáticos de una vigencia con respecto a otra aumentó significativamente prueba de ello se observa que durante el Cuarto Trimestre de 2016, se expidió registros presupuestales por el rubro de viáticos por el valor de $61.093.137.00 y para el mismo periodo de 2017, se han expedido registros presupuestales por valor de $90.062.763.00 teniendo un aumento porcentual del 47% de un Trimestre con respecto al otro.

Fotocopias, Empastes Y Fotografías:

Comprende los gastos autorizados para cubrir el gasto por concepto de fotocopias, empastes que generen los empleados de la empresa.

El gasto de fotocopias, empastes, se ve reflejado un aumento en el comportamiento de los gastos durante el presente trimestre de estudio, prueba de ello se observa que durante el Cuarto Trimestre de 2016, se expidieron registros presupuestales por valor de $ 32.778.224.00 y para el mismo periodo de 2017, se han expedido registros presupuestales por valor de $ 35.572.625.00 teniendo un aumento porcentual del 9% de un año con respecto al otro, cifra poco significativa.

Servicios públicos:

Está compuesto por todos los gastos que se generan en la empresa por concepto de servicios públicos que se requieren para el funcionamiento óptimo de la organización.

En el Cuarto Trimestre del 2017, la empresa presenta registros presupuestales por concepto de Servicios Públicos por un valor de $522.903.244.00 cifra inferior a los registros presupuestales realizados por este mismo concepto en el Cuarto Trimestre de 2016 que fue de $552.378.013.00, por lo que observamos que se presentó una disminución del 5% lo que le apunta a la política de austeridad de la presente administración.

Materiales Y Suministro:

Está compuesto por todos los gastos que se generan en la empresa por concepto de Materiales Y Suministro que se requieren para el funcionamiento óptimo de la organización.

En el Cuarto Trimestre del 2017, la empresa presentan registros presupuestales por un valor de $36.682.950.00 cifra inferior a los registros presupuestales realizados por este mismo concepto en el Cuarto Trimestre de 2016 que fue de $ 74.420.170.00 por lo que observamos que se presentó una disminución del 51% lo cual respalda la política de austeridad de la presente administración.

Impresos, Publicaciones, Suscripciones y Afiliaciones, Publicidad:

Con cargo a este rubro se imputan los gastos por concepto de papelería impresa, edición de formas continuas, escritos, libros, trabajos tipográficos, documentos audiovisuales, sellos, suscripción y/o renovación de medios escritos, publicación en gacetas, periódicos, revistas, radio, y televisión. Además, el pago de avisos por fallecimiento de empleados y jubilados, publicación de informes financieros y de gestión, publicaciones en los directorios telefónicos, invitaciones públicas y demás informaciones requeridas para el desarrollo corporativo de la empresa.

Se observa una gran disminución en rubro de impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones, al pasar de los valores de los registros presupuestales por este concepto de $128.974.796.00 del Cuarto Trimestre de 2016 a $ 20.472.350.00 en el Cuarto Trimestre de 2017, presentando una disminución de $ 108.502.446.00 el cual equivale al 84% la cual le apunta a las políticas de austeridad de la empresa.

Publicidad y Propaganda:

Con cargo a este rubro se imputan todos los gastos con destino a campañas publicitarias e informativas. También se incluyen los programas que conlleven a generar hábitos de buen comportamiento sensibilizado a la ciudadanía y despertado comportando compromisos esta con la ciudad y la Empresa a través del dialogo, campañas e interacción directa eventos publicitarios en general. Esta publicidad puede ser escrita, radial y suministro de accesorios publicitarios (almanaques, agendas, manillas, relojes, velas, camisetas, etc.).

Los registros presupuestales realizados por concepto de publicidad y propaganda fue de $ 417.283.240.00 durante el Cuarto Trimestre de 2016 y de $ 518.796.189.00 en el Cuarto Trimestre de 2017, presentando un aumento del gasto por este concepto de $101.512.949.00 teniendo un aumento porcentual del 24% de un año con respecto al otro.

Programa Uso Racional del Agua:

Comprende las erogaciones necesarias para la realización de programas y actividades que contribuyan a consolidar una cultura ciudadana que propenda por la preservación y conservación del medio ambiente a través del uso racional del agua (campañas Publicitarias, capacitaciones y talleres) tanto en su estado natural como potable.

Durante el Cuarto Trimestre de 2017, la administración no mantuvo las medidas para frenar los gastos relacionados con este concepto, donde esto se ve reflejado en el comportamiento de los gastos durante el Cuarto Trimestre de 2016 ya que no se generó ningún gasto por este concepto pero para el Cuarto trimestre del 2017 prueba de ello se observa que se han generado registros presupuestales por la suma de $88.823.000.00 aumentando en un 100% de un periodo con respecto al otro.

Servicio De Restaurante y Gastos Protocolarios:

Por este rubro se imputan todas las erogaciones por concepto de ceremonias y actos especiales, atención a personalidades tanto locales como aquellas que asistan a la empresa, coronas, ofrendas florales, servicio de restaurante y similares. De otra manera el suministro por Cuartos de refrigerios y almuerzos para atender reuniones de trabajo, jornadas laborales especiales, Junta Directiva y comités. Estos pagos se realizaran mediante contrato.

Es importante leer con detenimiento la definición que se le da al rubro en la resolución de desagregación del presupuesto puesto que establece que estos pagos se atenderán siempre y cuando exista o medie un contrato, es por eso que se recomienda al área financiera tener en cuenta este concepto para abstenerse de cancelar cuentas que no cuenten con este requisito para su pago, como por ejemplo suministros de arreglo florales, gastos de restaurantes entre otros.

Durante el Cuarto Trimestre de 2017, la administración aumento de manera notable los gastos relacionados con este concepto, lo cual se ve reflejado en el comportamiento de los gastos durante el Cuarto Trimestre de estudio, prueba de ello se observa que durante el Cuarto Trimestre de 2016 se expidieron registros presupuestales por la suma de $ 34.032.488 y para el mismo periodo de 2017 a $37.360.049.00 teniendo un aumento procentual del 10% de un año con respecto al otro, lo cual indica que no se tomaron medidas para que apunte al logro de los objetivos institucionales de austeridad del gasto.

Servicios Temporales:

Por este rubro se imputan aquellas erogaciones necesarias para suplir

necesidades de personal por sobrecarga de trabajo y/o para cumplir funciones

que no realiza el personal de planta. (Aplica a los servicios de acueducto y

alcantarillado).

Este rubro presenta una disminucion del 1%, pasando de $1.818.053.885.00

en el Cuarto Trimestre de 2016 a $ 1.805.874.666.00 en el mismo periodo de

2017, dentro del cual se evidencia una disminución de $12.179.219.00 de un

trimestre con respecto al otro.

Vigilancia y Seguridad Privada:

Con cargo a este rubro se asumen las erogaciones con destino a pagar el

servicio de vigilancia privada para las instalaciones de la entidad y donde esta

lo requiera.

Durante el Cuarto Trimestre de 2017, se observa un aumento porcentual del

9% pasando de $ 1.375.160.123.00 en el Cuarto Trimestre de 2016 a $

1.496.249.655.00 en el mismo periodo de 2017.

Multas y sanciones:

Durante el Cuarto Trimestre de 2017, se observa una disminución de un 21%

pasando de $39.165.075.00 en el Cuarto Trimestre de 2016 a $31.025.430.00

en el mismo periodo de 2017.

CONCLUSIÓN Para el Cuarto trimestre del año en estudio, el gasto disminuyo significativamente en un 16% con respecto al año 2016 en cuanto al total de gastos, lo cual apunta a la política de austeridad del gasto de la presente administración. En general se puede concluir al comparar el Cuarto Trimestre de la vigencia 2016 con la vigencia 2017 que el comportamiento ha sido favorable, lo cual le apunta a las políticas y desafíos establecidos en la nueva administración y el gobierno nacional en cuanto a materia de Austeridad Del Gasto. EDGAR LEONEL CONTA . MARÍA ANGELICA VEGA MURTE Asesor Control Interno De Gestión. Ingeniera Contratista OACI