LAS CEIBAS Empresas Públicas De Neiva E.S.P.

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO

A TERCER TRIMESTRE 2018

EDGAR LEONEL CONTA Asesor De Control Interno De Gestión

MARIA ANGELICA VEGA MURTE

Ingeniera Contratista OACI

NEIVA – HUILA

SEPTIEMBRE DE 2018

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO A TERCER TRIMESTRE 2017 Vs 2018.

El presente Informe corresponde al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno para verificar el cumplimiento a lo establecido en el artículo 22 del decreto 1737, modificado por el decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, y las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público, asimismo analizar que el gasto se oriente a la racionalidad y uso adecuado de recursos, y aplicación de la ley 1474 de 2011. Los datos o cifras de los pagos realizados fueron suministrados por el área financiera para los periodos comprendidos entre el 01 de Julio al 30 de Septiembre de los años 2017 y 2018, con esta información se procedió a analizar y evaluar los datos del Tercer Trimestre del año 2018 con la información del Tercer Trimestre del año anterior 2017, de acuerdo a cada uno de los conceptos tales como; Honorarios, Horas extras, remuneración por servicios técnicos.

1. OBJETIVO:

Verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de austeridad del gasto con corte a 30 de Septiembre de 2018.

2. ALCANCE:

Efectuar seguimiento a la ejecución del gasto de Las Ceibas a el Tercer Trimestre de 2018, en el marco de la política de Austeridad Del Gasto.

3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A 30 DE SEPTIEMBRE DE 2018.

Antes de iniciar el informe de austeridad en el gasto donde se revisará el comportamiento de cada uno de los diferentes rubros, daremos una mirada a la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos para llevarnos una idea clara a nivel general cual es el comportamiento de estos, así mismo haremos unas observaciones y recomendaciones que nos permitan tomar unas acciones expeditas y concretas que permitan corregir de manera oportuna el desarrollo financiero de la empresa. Para comenzar tenemos que el presupuesto de Las Ceibas fue aforado inicialmente por un valor de $ 62.400.000.000.00 el cual se le realizó una adición presupuestal por valor de $5.979.010.803.00 quedando con una apropiación definitiva por valor de $68.379.010.803.00 a partir de este presupuesto la empresa ha registrado gastos por un valor de $54.075.169.160.00 a 30 de Septiembre de 2018.

APROPIACIÓN INICIAL

ADICIONES DISMINUCIÓN APROPIACIÓN

FINAL

$62.400.000.000 $5.979.010.803 $0 $68.379.010.803

Se observa que de esos gastos por $54.075.169.160.00 registrados, se han

pagado $36.492.874.043.00 quedando un saldo de registro de $16.663.098.613.00

y cuentas por pagar de $919.196.504.00.

DATOS A CORTE DEL TERCER TRIMESTRE DE 2018

PAGOS $36.492.874.043

SALDOS DE REGISTROS $16.663.098.613

CUENTAS POR PAGAR $919.196.504

TOTAL REGISTROS $54.075.169.160

Como se había dicho, a Septiembre 30 del año 2018 la apropiación final fue de $68.379.010.803.00 y los registros $54.075.169.160.00 lo que nos permite deducir que tan solo nos quedan por comprometer hasta fin de año la suma de $ 14.303.841.643.00 que equivale al 21% del total presupuestado para la presente vigencia.

APROPIACIÓN FINAL $ 68.379.010.803 100%

REGISTROS $ 54.075.169.160 79%

SALDO POR COMPROMETER $ 14.303.841.643 21%

Con respecto al comportamiento de los ingresos por concepto de recaudos entre

Enero a Septiembre se recibió la suma por valor de $41.121.124.225.00 de los

cuales se facturaron $44.988.082.568.00 quedando un saldo pendiente del 8.60%

por recaudar como se muestra en la tabla siguiente:

INFORME FACTURACIÓN VS RECAUDO 2018

MES FACTURADO RECAUDADO %

RECAUDADO %

FALTANTE

ENERO $4.812.510.947 $5.164.517.544 107,31%

FEBRERO $4.769.801.455 $4.162.702.859 87,27% 12,73%

MARZO $4.971.236.044 $4.460.665.258 89,73% 10,27%

ABRIL $5.185.589.515 $4.506.835.042 86,91% 13,09%

MAYO $5.018.082.179 $4.623.761.750 92,14% 7,86%

JUNIO $4.925.642.461 $4.227.073.699 85,82% 14,18%

JULIO $5.216.772.214 $4.700.023.486 90,09% 9,91%

AGOSTO $5.030.578.987 $4.704.230.671 93,51% 6,49%

SEPTIEMBRE $5.057.868.766 $4.571.313.916 90,38% 9,62%

TOTAL $44.988.082.568 $41.121.124.225 91,40% 8,60%

AUSTERIDAD EN EL GASTO EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

A TERCER TRIMESTRE 2018

100%

ENERO 2018

% RECAUDADO

% FALTANTE

87%

13%

FEBRERO 2018

% RECAUDADO

% FALTANTE

90%

10%

MARZO 2018

% RECAUDADO

% FALTANTE

87%

13%

ABRIL 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

92%

8%

MAYO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

86%

14%

JUNIO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

90%

10%

JULIO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

94%

6%

AGOSTO 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

90%

10%

SEPTIEMBRE 2017

% RECAUDADO

% FALTANTE

A continuación sacaremos la diferencia entre un año a otro como se observa en el cuadro superior y analizaremos la variación porcentual de cada uno de los rubros de gastos al Tercer Trimestre del 2017 con respecto al Tercer Trimestre de 2018 y se dará a conocer la definición de cada uno de los rubros y revisaremos el comportamiento tal como lo expresamos en el parágrafo anterior, así:

CONCEPTO

VIGENCIA REDUCCIÓN O INCREMENTO A TERCER TRIMESTRE

2017 2018 $ %

Honorarios. $1.875.201.806 $1.981.361.997 $106.160.191 5,66%

Horas extras feriados m recargos Noct bonificaciones

$415.366.497 $461.039.053 $45.672.556 11,00%

Remuneración servicios técnicos

$317.006.771 $508.962.744 $191.955.973 60,55%

Combustibles y lubricantes

$0 $90.000.000 $90.000.000

Mantenimiento $400.816.854 $393.807.063 -$7.009.791 -1,75%

Viáticos y gastos de viaje

$79.667.940 $128.363.671 $48.695.731 61,12%

Fotocopias, empastes y fotografías

$39.061.275 $20.000.000 -$19.061.275 -48,80%

Servicios públicos $483.915.030 $413.357.340 -$70.557.690 -14,58%

Materiales y suministros.

$36.217.076 $49.835.129 $13.618.053 37,60%

Impresos, Publicaciones,

Suscripc., Afiliaciones $21.154.519 $2.811.420 -$18.343.099 -86,71%

Publicidad y Propaganda

$399.885.496 $541.800.000 $141.914.504 35,49%

Programa Uso Racional Del Agua

$88.823.000 $0 -$88.823.000 -100,00%

Gastos de restaurante. $36.226.455 $3.220.000 -$33.006.455 -91,11%

ServiciosTemporales $1.567.985.433 $1.679.579.556 $111.594.123 7,12%

Seguridad y vigilancia $1.404.232.657 $876.297.620 -$527.935.037 -37,60%

Multas y sanciones $25.509.798 $6.009.773 -$19.500.025 -76,44%

CONCEPTO

VIGENCIA REDUCCIÓN O INCREMENTO A TERCER TRIMESTRE

2017 2018 $ %

Servicio de Transporte $700.549.500 $550.989.348 -$149.560.152 -21,35%

TOTAL $7.891.620.107 $7.707.434.714 -$184.185.393 -2,33%

Honorarios: Comprende los valores cancelados al personal vinculado de manera temporal parar el desempeño de actividades donde prime y sea determinante el factor intelectual, que se ejecuta sin subordinación, la realización de asesorías profesionales, consultoría institucional que guarda relación de asesorías y la naturaleza de la institución, avalúos técnicos. Se incluye el pago por el tiempo que dure en efectuarse la entrega total de un cargo que venía desempeñando el personal de manejo. Igualmente comprende los emolumentos que se causen a favor de los miembros de la junta directiva por su asistencia a las respectivas sesiones, de acuerdo al monto autorizado por la gerencia. Todo gasto imputado por este rubro requiere contrato o resolución motivada.

Partiendo de estos conceptos durante la vigencia de 2018, se observa en el comparativo, que el total de los honorarios de la entidad han variado de manera ascendente teniendo un aumento del 6% durante el Tercer Trimestre del año, pasando de $1.875.201.806.00 en la vigencia de 2017 a $1.981.361.997.00 en el 2018.

Se recomienda como se ha venido sugiriendo en la mayoría de informes que se implemente una tabla de honorarios con base a los perfiles y competencias, con el fin de ejercer un mayor control en la asignación de las remuneraciones a cada uno de los contratistas que prestan los servicios a la empresa.

Horas Extras, Feriados, Recargos Nocturnos y Bonificaciones:

Es el pago que se realiza por horas de trabajo distintas de la jornada ordinaria y en días dominicales y festivos, incluyendo igualmente el recargo por trabajo nocturno. Las bonificaciones corresponden por trabajo suplementario realizado por algunos trabajadores conforme lo establecen las convenciones colectivas de trabajo.

El aumento del índice para el presente Trimestre en estudio fue del 11%, pasando de $415.366.497.00 en el Tercer Trimestre de 2017 a $ 461.039.053.00 en el mismo periodo de la vigencia 2018, con un aumento de $ 45.672.556.00 de un año a otro.

Remuneración Servicios Técnicos: Con cargo a este rubro se asume las erogaciones destinadas a pagar la contratación de consultorías técnicas, judicantes, auxiliares administrativos, técnicos, topógrafos; que de manera temporal por su naturaleza, requieran de la utilización y aplicación de ciertos conocimientos especiales que permitan aplicar métodos y procedimientos, efectuar seguimientos, evaluaciones, análisis o emitir conceptos o conclusiones sobre una situación o un proceso.

En el Tercer Trimestre del 2018, la empresa presenta registros presupuestales por concepto de remuneración de servicios técnicos por un valor de $508.962.744.00 cifra superior a los registros presupuestales expedidos por este mismo concepto en el Tercer Trimestre de 2017 que fue de $317.006.771.00 por lo que observamos que el índice aumento del 61%.

Combustibles y lubricantes: Comprende los gastos autorizados para cubrir el combustible necesario para surtir el parque automotor en el cual se movilizan los funcionarios de la empresa y se encuentran suscritos a la empresa ya sea de forma directa o alquilada. Durante el Tercer Trimestre de 2017, no se expidieron registros presupuestales por este concepto, y para el mismo periodo del 2018 se expidieron registros presupuestales por $90.000.000.00 teniendo un aumento significativo de una vigencia a otra ya que en el año 2016 se realizó una mala planeación y este presupuesto alcanzo para la vigencia 2016 y 2017 .

Mantenimiento:

Comprende los gastos autorizados para cubrir el mantenimiento realizado al parque automotor de la empresa.

Se observa que durante el Tercer Trimestre de 2017, se expidió registros presupuestales por el rubro de mantenimiento por el valor de $ 400.816.854.00 y para el mismo periodo de 2018, se han expedido registros presupuestales $393.807.063.00 teniendo una disminución porcentual del 2% de un año con respecto al otro.

Viáticos y Gastos de Viaje: Comprende los gastos autorizados para cubrir el sostenimiento y transporte de empleados de la empresa (Directivos y Sindicato), y miembros de la Junta Directiva cuando salen de comisión oficial y en asuntos de la empresa, como también para la asistencia a cursos, seminarios, Simposios, Etc.

Importantísimo que la administración tome las medida necesarias para frenar el aumento de los viáticos durante la presente vigencia ya que se presenta un aumento desmesurado de los mismos contraviniendo las políticas para la austeridad del gasto. Los viáticos de una vigencia con respecto a otra aumentó significativamente prueba de ello se observa que durante el Tercer Trimestre de 2017, se expidió registros presupuestales por el rubro de viáticos por el valor de $79.667.940.00 y para el mismo periodo de 2018, se han expedido registros presupuestales por valor de $128.363.671.00 teniendo un aumento porcentual del 61% de un Trimestre con respecto al otro.

Fotocopias, Empastes Y Fotografías:

Comprende los gastos autorizados para cubrir el gasto por concepto de fotocopias, empastes que generen los empleados de la empresa.

El gasto de fotocopias, empastes, se ve reflejado una disminución en el comportamiento de los gastos durante el presente trimestre de estudio, prueba de ello se observa que durante el Tercer Trimestre de 2017, se expidieron registros presupuestales por valor de $ 39.061.275.00 y para el mismo periodo de 2018, se han expedido registros presupuestales por valor de $ 20.000.000.00 teniendo una disminución porcentual del 49% de un año con respecto al otro, cifra significativa.

Servicios públicos:

Está compuesto por todos los gastos que se generan en la empresa por concepto de servicios públicos que se requieren para el funcionamiento óptimo de la organización.

En el Tercer Trimestre del 2018, la empresa presenta registros presupuestales por concepto de Servicios Públicos por un valor de $413.357.340.00 cifra inferior a los registros presupuestales realizados por este mismo concepto en el Tercer Trimestre de 2017 que fue de $483.915.030.00, por lo que observamos que se presentó una disminución del 15% lo que le apunta a la política de austeridad de la presente administración.

Materiales Y Suministro:

Está compuesto por todos los gastos que se generan en la empresa por concepto de Materiales Y Suministro que se requieren para el funcionamiento óptimo de la organización.

En el Tercer Trimestre del 2018, la empresa presentan registros presupuestales por un valor de $49.835.129.00 cifra superior a los registros presupuestales realizados por este mismo concepto en el Tercer Trimestre de 2017 que fue de $ 36.217.076.00 por lo que observamos que se presentó un aumento del 38% lo cual es desfavorable para la empresa.

Impresos, Publicaciones, Suscripciones y Afiliaciones, Publicidad:

Con cargo a este rubro se imputan los gastos por concepto de papelería impresa, edición de formas continuas, escritos, libros, trabajos tipográficos, documentos audiovisuales, sellos, suscripción y/o renovación de medios escritos, publicación en gacetas, periódicos, revistas, radio, y televisión. Además, el pago de avisos por fallecimiento de empleados y jubilados, publicación de informes financieros y de gestión, publicaciones en los directorios telefónicos, invitaciones públicas y demás informaciones requeridas para el desarrollo corporativo de la empresa.

Se observa una gran disminución en rubro de impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones, al pasar de los valores de los registros presupuestales por este concepto de $21.154.519.00 del Tercer Trimestre de 2017 a $ 2.811.420.00 en el Tercer Trimestre de 2018, presentando una disminución de $ 18.343.099.00 el cual equivale al 85% la cual le apunta a las políticas de austeridad de la empresa.

Publicidad y Propaganda:

Con cargo a este rubro se imputan todos los gastos con destino a campañas publicitarias e informativas. También se incluyen los programas que conlleven a generar hábitos de buen comportamiento sensibilizado a la ciudadanía y despertado comportando compromisos esta con la ciudad y la Empresa a través del dialogo, campañas e interacción directa eventos publicitarios en general. Esta publicidad puede ser escrita, radial y suministro de accesorios publicitarios (almanaques, agendas, manillas, relojes, velas, camisetas, etc.).

Los registros presupuestales realizados por concepto de publicidad y propaganda fue de $ 399.885.496.00 durante el Tercer Trimestre de 2017 y de $ 541.800.000.00 en el Tercer Trimestre de 2018, presentando un aumento significativo del gasto por este concepto de $141.914.504.00 correspondiente al 35% de un año con respecto al otro.

Programa Uso Racional del Agua:

Comprende las erogaciones necesarias para la realización de programas y actividades que contribuyan a consolidar una cultura ciudadana que propenda por la preservación y conservación del medio ambiente a través del uso racional del agua (campañas Publicitarias, capacitaciones y talleres) tanto en su estado natural como potable.

Durante el Tercer Trimestre de 2018, la administración mantuvo las medidas para frenar los gastos relacionados con este concepto, donde esto se ve reflejado en el comportamiento ya que no se generó ningún gasto por este concepto para el Tercer Trimestre del 2018, pero para el Tercer trimestre del 2017 se observa que se generaron registros presupuestales por la suma de $88.823.000.00 disminuyendo en un 100% de un periodo con respecto al otro.

Servicio De Restaurante y Gastos Protocolarios:

Por este rubro se imputan todas las erogaciones por concepto de ceremonias y actos especiales, atención a personalidades tanto locales como aquellas que asistan a la empresa, coronas, ofrendas florales, servicio de restaurante y similares. De otra manera el suministro por Tercers de refrigerios y almuerzos para atender reuniones de trabajo, jornadas laborales especiales, Junta Directiva y comités. Estos pagos se realizaran mediante contrato.

Es importante leer con detenimiento la definición que se le da al rubro en la resolución de desagregación del presupuesto puesto que establece que estos pagos se atenderán siempre y cuando exista o medie un contrato, es por eso que se recomienda al área financiera tener en cuenta este concepto para abstenerse de cancelar cuentas que no cuenten con este requisito para su pago, como por ejemplo suministros de arreglo florales, gastos de restaurantes entre otros.

Durante el Tercer Trimestre de 2018, la administración disminuyo de manera notable los gastos relacionados con este concepto, lo cual se ve reflejado en el comportamiento de los gastos durante el Tercer Trimestre de estudio, prueba de ello se observa que durante el Tercer Trimestre de 2017 se expidieron registros presupuestales por la suma de $ 36.226.455.00 y para el mismo periodo de 2018 se generaron registros por $3.220.000.00, teniendo una disminución porcentual del 91% de un año con respecto al otro, lo cual indica que se tomaron medidas para que apunte al logro de los objetivos institucionales de austeridad del gasto.

Servicios Temporales:

Por este rubro se imputan aquellas erogaciones necesarias para suplir

necesidades de personal por sobrecarga de trabajo y/o para cumplir funciones

que no realiza el personal de planta. (Aplica a los servicios de acueducto y

alcantarillado).

Este rubro presenta un aumento del 7%, pasando de $1.567.985.433.00 en el

Tercer Trimestre de 2017 a $ 1.679.579.556.00 en el mismo periodo de 2018,

dentro del cual se evidencia un aumento de $111.594.123.00 de un trimestre

con respecto al otro.

Vigilancia y Seguridad Privada:

Con cargo a este rubro se asumen las erogaciones con destino a pagar el

servicio de vigilancia privada para las instalaciones de la entidad y donde esta

lo requiera.

Durante el Tercer Trimestre de 2018, se observa una disminución porcentual

del 38% pasando de $ 1.404.232.657.00 en el Tercer Trimestre de 2017 a

$876.297.620.00 en el mismo periodo de 2018.

Multas y sanciones:

Durante el Tercer Trimestre de 2018, se observa una disminución del 76%

pasando de $25.509.798.00 en el Tercer Trimestre de 2017 a $6.009.773.00

registros presupuestales para el mismo Trimestre del 2018.

Servicio de Transporte:

Durante el Tercer Trimestre de 2018, se observa un aumento del 9% pasando

de $700.549.500.00 en el Tercer Trimestre de 2017 a $550.989.348.00

registros presupuestales para el mismo Trimestre del 2018.

Realizando un análisis de los registros presupuestales expedidos para estos

rubros a Septiembre de 2018, se puede evidenciar en la siguiente tabla cuanto se

ha ejecutado y el porcentaje que falta para el próximo trimestre del año:

Detalle Registros

Presupuestales Total Obligación a 30-Sep- 2018

Saldo Pendiente

por Ejecutar

Honorarios $ 1.981.361.997 $ 1.176.887.610 40,60%

Horas Extras, Feriados, Recargos Nocturnos y

Bonificaciones $ 461.039.053 $ 460.342.371 0,15%

Remuneración Servicios Técnicos

$ 508.962.744 $ 337.005.000 33,79%

Combustibles y Lubricantes

$ 90.000.000 $ 53.974.508 40,03%

Mantenimiento de Bienes Muebles y/o

Equipos $ 393.807.063 $ 121.294.755 69,20%

Viaticos y Gastos de Viaje

$ 128.363.671 $ 125.562.174 2,18%

Fotocopias, Empastes y Fotografias

$ 20.000.000 $ 19.482.950 2,59%

Servicios Públicos $ 413.357.340 $ 382.134.849 7,55%

Materiales y Suministros

$ 49.835.129 $ 31.373.485 37,05%

Detalle Registros

Presupuestales Total Obligación a 30-Sep- 2018

Saldo Pendiente

por Ejecutar

Impresos, Publicaciones,

Suscripciones y Afiliaciones

$ 2.811.420 $ 681.420 75,76%

Publicidad y Propaganda

$ 541.800.000 $ 198.053.333 63,45%

Servicio de Restaurante y Gastos Protocolarios

$ 3.220.000 $ 3.220.000 0,00%

Servicios Temporales $ 1.679.579.556 $ 1.121.227.749 33,24%

Vigilancia y Seguridad Privada

$ 876.297.620 $ 462.068.787 47,27%

Multas y Sanciones $ 6.009.773 $ 6.009.773 0,00%

CONCLUSIÓN Para el Tercer trimestre del año en estudio, el gasto disminuyo en un 2.33% con respecto al año 2017 en cuanto al total de gastos, lo cual apunta a la política de austeridad del gasto de la presente administración. EDGAR LEONEL CONTA . MARÍA ANGELICA VEGA MURTE Asesor Control Interno De Gestión. Ingeniera Contratista OACI