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EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP

INFORME DE GESTION

CIELO ORTIZ SERRATO GERENTE

NEIVA (HUILA) ABRIL DE 2.016

PRESENTACION

Con el ánimo de dar cumplimiento a los postulados de esta Administración Municipal, sobre transparencia y publicidad, presento a disposición del señor Alcalde de Neiva, Doctor Rodrigo Armando Lara Sánchez, el resultado de la Gestión de los primeros 100 días, realizada en pro de la modernización integral de las Empresas Publicas de Neiva ESP. El presente informe, describe a grandes rasgos las gestiones realizadas en cada uno de los sectores de la entidad. Atentamente, CIELO ORTIZ SERRATO Gerente

CONTENIDO

1 Presentación 1. Direccionamiento Estratégico. 1.1 Misión. 1.2 Visión. 1.3 Política de Calidad. 1.4 Principios y Valores. 1.5 Decálogo del empleado de EPN. 1.6 Objetivos. 1.7 Estructura Orgánica. 2. Garantizar la transparencia en la Administración de los recursos. 3. Fortalecer la gestión de recursos del orden departamental. 4. Equidad de Genero 5. Plan de Capacitación. 6. Modernización Administrativa 7. Sistemas de Gestión Integrados. 8. Fortalecimiento de los recursos económicos. 9. Comercialización. 10. Cartera 11. Mejorar el Servicio de Aseo. 12. Plan de Contingencia Fenómeno del Niño 13. Plan de detención y control de fugas 14. Programa de Agua No Contabilizada 15. Centro de Atención al Ciudadano 16. Programa con la Comunidad. 17. Proyecto PTAR.

DESARROLLO TEMATICO

1. Direccionamiento Estratégico

1.1 Misión: Atender las necesidades de acueducto y alcantarillado, proporcionando a nuestros usuarios servicios de calidad que satisfagan sus expectativas, apoyados en un equipo humano competitivo e innovación tecnológica, garantizando la armonía y sostenibilidad ambiental con viabilidad financiera.

1.2 Visión: En el año 2019, seremos la Empresa líder en la región Sur

colombiana, en la prestación de servicios públicos domiciliarios y desarrollo de proyectos en el sector de Agua potable, Saneamiento básico, con proyección a otros servicios y actividades complementarias; contribuyendo con la investigación de nuevas tecnologías, que permitan el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios, clientes y población en general; fortaleciendo y aprovechando la disponibilidad de los recursos naturales en armonía con el ambiente, la legislación y las nuevas expectativas del mercado.

1.3 Política de Calidad: En Empresas Públicas de Neiva ESP, estamos

comprometidos con la satisfacción de nuestros usuarios y partes

interesadas, a partir de un esquema de mejora continua en nuestros

procesos, que garantice la calidad, continuidad y eficiencia en la

prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado.

1.4 Principios y Valores: Son paradigmas o normas validas, permanentes en el tiempo e incondicionales que deben ser practicadas por todos los servidores públicos y trabajadores de las Empresas Públicas, en beneficio de cada uno, la empresa y la ciudadanía en general, definidos así: Respeto: Adecua su conducta hacia el respeto de la Constitución y las

Leyes, garantizando que en todas las fases del proceso de toma de

decisiones o en el cumplimiento de los procedimientos administrativos, se respeten los derechos a la defensa y al debido procedimiento.

Ética: Conjunto de normas y costumbres que regulan las relaciones

humanas, la relación consigo mismo, con el otro (las demás personas) y con lo otro (las cosas y el ambiente). “La ética, proyecta al ser humano hacia una finalidad, le hace autodeterminarse, dándole a su vida sentido y calidad”. Estudio del bien y el mal y sus relaciones con la moral y el comportamiento humano.

Transparencia: Es la obligación de los sujetos de hacer del conocimiento

público la información derivada de su actuación, en ejercicio de sus atribuciones. Genera un ambiente de confianza, seguridad y franqueza entre el gobierno y la sociedad, de tal forma que los ciudadanos estén informados y conozcan las responsabilidades, procedimientos, reglas, normas y demás información generada por el sector público, en un marco de abierta participación social y escrutinio públicos.

Lealtad: Actúa con fidelidad y solidaridad hacia todos los miembros de su

institución, cumpliendo las órdenes que le imparta el superior jerárquico competente, en la medida que reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos de servicio que se vinculen con las funciones a su cargo, salvo los supuestos de arbitrariedad o ilegalidad manifiestas, las que deberá poner en conocimiento del superior jerárquico de su institución.

Justicia: Tiene permanente disposición para el cumplimiento de sus

funciones, otorgando a cada uno lo que le es debido, actuando con equidad en sus relaciones con el Estado, con el administrado, con sus superiores, con sus subordinados y con la ciudadanía en general.

Compromiso: Se dice que una persona se encuentra comprometida con

algo cuando cumple con sus obligaciones, con aquello que se ha propuesto o que le ha sido encomendado. Es decir que vive, planifica y reacciona de forma acertada para conseguir sacar adelante un proyecto, una familia, el trabajo, sus estudios, etc.

VALORES Los valores éticos de EPN, que motivan y rigen su actuar son:

Responsabilidad: Es un valor ético que hace alusión al compromiso del

servidor público de dar cuenta de las consecuencias de sus palabras, acciones y compromisos adquiridos. La responsabilidad también implica que el servicio que se ofrece a la ciudadanía se hace de manera efectiva, con calidad y procurando el beneficio colectivo.

Eficacia: Es un valor organizativo que en el contexto de una entidad pública

se entiende en términos generales “como grado en que se alcanzan los objetivos propuestos”. Unas política o programa social es eficaz si cumple con los objetivos esperados en el tiempo previsto y con la calidad esperada. Este valor institucional tiene un alcance ético en la administración pública en la medida que orienta el cumplimiento de los objetivos institucionales, promoviendo condiciones adecuadas de prestación del servicio público.

Eficiencia: Se entiende como “El grado en que se cumplen los objetivos de

una iniciativa al menor costo posible”. Aclarando que el costo no sólo se refiere a unidades monetarias sino al uso del tiempo, el desgaste o deterioro de un recurso ambiental o al deterioro o sacrificio de otro “bien” no tangible como el capital social, la confianza ciudadana, etc. La importancia ética de la eficiencia está en complementar los objetivos que se buscan al actuar eficazmente, orientando el uso óptimo de los recursos y bienes a cargo de la entidad sin descuidar el logro de las metas institucionales, reduciendo los trámites e implementando medidas que promuevan acciones de inclusión social y de protección del medio ambiente.

Equidad: Es dar a cada uno lo que le corresponde según sus necesidades,

méritos, capacidades o atributos, sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Es un valor relacionado con igualdad, diversidad y justicia social, que tiene tres sentidos fundamentales: Igualdad ante la ley, igualdad de oportunidades e igualdad de participación.

Imparcialidad: Es un concepto de justicia el cual sostiene que las

decisiones deben tomarse atendiendo a criterios objetivos, sin influencias de sesgos, prejuicios o tratos diferenciados por razones inapropiadas. La Imparcialidad desde la Política Pública supone la valoración de las mejores opciones para conseguir los mejores servicios o propuestas. Tomar decisiones sin ninguna influencia o preconcepto que desvíen la

intencionalidad del objetivo a lograr. Supone, actuar objetivamente con base en la aplicación del conocimiento de normas y directrices.

Servicio: Es la acción y efecto de servir. Es la disposición e interés para

atender con calidad y calidez, las necesidades y requerimientos de los clientes o usuarios del servicio. El servicio, enfocado a lo público se traduce en el ejercicio y prestación ejemplar, permanente y oportuna de las funciones u obligaciones asignadas a los servidores públicos y contratistas en cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. Este valor también se evidencia en el apoyo mutuo y en la colaboración dentro de los equipos de trabajo, con el fin de reducir esfuerzos y maximizar beneficios.

Honestidad: Es el valor que caracteriza las personas que actúan sin utilizar

medios contrarios a la ética como el fraude, el engaño, la mentira o la trampa. Igualmente, la honestidad se evidencia en un actuar transparente y motivado por la buena fe. La honestidad es fundamental para garantizar el uso adecuado de los recursos que tiene a cargo la Entidad de tal manera que estos se destinen al bien común y no a intereses particulares, promoviendo una cultura de rendición de cuentas y control ciudadano. La honestidad contribuye a construir confianza de la opinión pública acerca de las acciones que realizan los servidores del Ministerio.

Puntualidad: Capacidad que tiene una persona para llegar en

horario a sus tareas, a los lugares a los que debe concurrir, etc. La noción de puntualidad es una característica de las sociedades modernas en las cuales el manejo del tiempo es de gran relevancia. La puntualidad puede ser entendida como una actitud al mismo tiempo que como un valor: por un lado es la consecuencia de actuar con puntualidad y de saber entonces cómo manejar los tiempos mientras que por otro también es un valor muy apreciado sobre todo en el ámbito laboral

1.5 Decálogo del Empleado de las EPN: Lo ético como principio básico El orden y la limpieza La integridad La puntualidad La responsabilidad El deseo de superación El respeto a las personas, a las leyes, reglamentos y manuales El respeto por el derecho a los demás

Su amor al trabajo Su esfuerzo por la economía y desarrollo de las EPN.

1.6 Objetivos: Garantizar la prestación de los servicios públicos básicos de forma eficiente

y con calidad a la totalidad de la población. Garantizar una estructura financiera sana y sostenible

Implementar un sistema de comunicación (Radio, Prensa, Audiovisuales y Redes Sociales) que permitan acercar y mantener informada a la comunidad sobre la dinámica de la administración Pública y la inversión de sus recursos en procura del cumplimiento de los principios constitucionales, de eficiencia, eficacia, economía transparencia y rendición de cuentas

Articular acciones que propicie el mejor desempeño de la administración de las EPN en cumplimiento de los objetivos de desarrollo.

Realizar una actualización catastral de suscriptores Proporcionar los implementos básicos para permitir el acceso a TIC Definir e implementar la estructura administrativa apropiada a la EPN Desarrollar programa de fortalecimiento de capacidades para la gestión de

la EPN. Mejorar la Gestión Integral de Residuos Sólidos con el fin de minimizar los

riesgos del medioambiente y salud. Garantizar el servicio de agua potable las 24 horas del día Incrementar los mecanismos participativos para el control social, usando las

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC. Brindar un (1) acceso eficiente a los servicios públicos básicos en pro de las

mejora de las condiciones de vida de la población. Renovar y/o mantener la maquinaria, equipos y herramientas de las EPN. Prestar el servicio de saneamiento básico

1.7 Estructura Orgánica:

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

Oficina Asesora Jurídica y

Asuntos Disciplinarios

Oficina Asesora Planeación,

TICS y Análisis Financiero

Subgerencia ComercialSubgerencia Técnica y

Operativa

Subgerencia Administrativa y

Financiera

Dirección Técnica de

Acueducto y Alcantarillado

2. Garantizar la transparencia en la Administración de los recursos.

Se cumple con los procesos de eficacia, eficiencia, economía, transparencia y rendición de cuentas (Junta Directiva, Sindicato, Medios de Comunicación y la Pagina WEB de la entidad)

Se desarrolla la Política de Austeridad en el gasto público, reducción representativa en el valor de los contratos de prestación de servicios.

PERSONAS JURIDICAS 2015 PERSONAS JURIDICAS 2016

$ 4.930.887.115 $ 4.213.220.051

EXTERNOS 2015 EXTERNOS 2016

$ 586.665.336 $ 373.520.000

NATURALES 2015 NATURALES 2016

$ 592.787.819 $ 624.883.217

TOTAL $ 6.110.340.270 TOTAL $ 5.211.623.268

COMPARATIVO CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE L OS AÑOS 2015 Y 2016

COMPRENDIDOS ENTRE EL PERIODO 01 DE ENERO AL 05 ABRIL

DIFERENCIA 2015 Vs. 2016 $ 898.717.002

Terminación del proceso de empalme respectivo.

Presentación informe de empalme ante el Honorable Concejo de Neiva.

Se realizaron varias socializaciones sobre los avances de los proyectos que se encuentran en ejecución en ruedas de prensa y con la comunidad

Presentación de informes a los entes de control y vigilancia, Contraloría Municipal SIA, Contratación, SSPD y a la Junta Directiva.

Se han redefinido los procesos contractuales, con el ánimo de buscar mayor transparencia.

3. Fortalecer la gestión de recursos del orden departamental.

Se está articulando de manera vertical el Plan de Desarrollo Institucional, Municipal y Departamental, para garantizar el fortalecimiento del presupuesto para la gestión de recursos.

4. Equidad de Genero

GENERO TOTAL PARTICIPACION

HOMBRE 7 58%

MUJER 5 42%

TOTAL 12 100%

NIVEL DIRECTIVO Y ASESOR

5. Plan de Capacitación.

Dentro de la construcción del Plan de Desarrollo Institucional está contemplado la programación del Plan de Capacitación para el año 2016.

6. Modernización Administrativa

Se realizó jornada de aseo en la Bocatoma “EL Guayabo”

Se está realizando el embellecimiento físico de las PTAP

7. Sistemas de Gestión Integrados.

Se realiza el sostenimiento, mejora y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión y del Modelo Estándar de Control Interno con el objetivo de continuar con la Certificación en Calidad en la Norma NTC GP1000: 2009, adicionalmente las subgerencias han diseñado formatos los cuales han sido aprobados y subidos al sistema con el objetivo de realizar controles internos.

8. Fortalecimiento de los recursos económicos.

DETALLE ESTIMATIVO INICIAL ADICIONES Y/O DISM APROPIACION TOTAL RECAUDO ACUMULADO

INGRESOS CORRIENTES 53.718.000.000 0 53.718.000.000 19.343.218.364

RECURSO DE CAPITAL 1.400.000.000 1.310.000.000 2.710.000.000 1.291.111.822

APORTES Y TRANSFERENCIAS 0 225.458.943 225.458.943 0

RECURSOS SIN SITUACION DE FONDOS 0 4.465.444.952 4.465.444.952 0

DISPONIBILIDAD INICIAL 0 7.350.967.273 7.350.967.273 0

TOTAL INGRESOS 55.118.000.000 13.351.871.169 68.469.871.169 20.634.330.186

EJECUCION PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS A 30 DE MARZO DE 2016

NIT. 813.003.198-2

EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA ESP

DETALLE PRESUPUESTO DISPONIBILIDADES SALDO

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 20.106.088.197 5.348.773.625 14.757.314.572

GASTOS GENERALES 14.339.549.022 2.804.977.625 11.534.571.396

GASTOS DE OPERACIÓN Y COMERCIALIZACION 10.345.074.804 4.749.396.013 5.595.678.790

SERVICIO DE LA DEUDA 3.539.000.000 1.158.480.613 2.380.519.387

INVERSIONES 10.011.840.558 697.207.154 9.314.633.404

OTROS GASTOS 1.100.000.000 36.698.377 1.063.301.623

TRANSFERENCIAS 9.028.318.588 1.245.036.491 7.783.282.097

TOTAL 68.469.871.169 16.040.569.898 52.429.301.269

EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA ESP

NIT. 813.003.198-2

EJECUCION PRESUPUESTO GENERAL DE GASTOS A 30 DE MARZO DE 2016

9. Comercialización.

MES SERVICIO CLASE DE USONUMERO DE

SUSCRIPTORES

Residencial Estrato 1 22.743





Residencial Estrato 6 181

Comercial 7.374

Industrial 54

Oficial 263






Residencial Estrato 6 181

Comercial 7.162

Industrial 49

Oficial 257

ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO

FEBRERO

NUMERO DE SUSCRIPTORES A FEBRERO DE 2016

10. Cartera

Se ajustó el Reglamento de Cartera el cual se encuentra formulado y en proceso de firma por parte de la Gerente

Se hizo análisis de cartera y se encontró que la mayor deuda está en el estrato 1 y 2.

Se hizo un análisis de la Cartera en la cual se encontró que más de 1.600 cuentas deben ser revisadas por haberse presentado prescripción de la deuda (5 años sin que se haya realizado proceso jurídico con el título ejecutivo que es la factura entregada al usuario) por tal razón se deben iniciar procesos jurídicos de cobro coactivo para embargo de bienes.

Se compararon los catastros de usuarios que la empresa tiene como base comercial desde el año 2009 contra el catastro de usuarios que fue entregado en el año 2015; se concluyó que existe una diferencia entre los dos de más de 5.000 usuarios y que el mismo debe ser comparado con el catastro del Municipio de Neiva mediante convenio interadministrativo. Se han realizado reuniones para obtener la información especialmente del código catastral de los bienes inmuebles en los cuales se encuentra registrado el suscriptor/usuario que tiene la deuda en mora con EPN.

Se han realizado distintas reuniones con DATACREDITO y se espera que una vez se analice la base de datos comercial entregada, dicha entidad pueda formularle a EPN una política de recuperación de cartera.

COMUNEROS: se le envió el acuerdo de transacción al deudor moroso y se solicitaron conceptos jurídicos con el fin de sustentar la viabilidad jurídica del acuerdo teniendo en cuenta que los locales comerciales si fueron entregados como dación en pago de la deuda que existía.

MERCANEIVA: Se realizaron visitas técnicas a todas las cuentas a nombre de MERC ANEIVA; además la oficina Jurídica se reunión con el gerente liquidador de Mercaneiva y no se logró llegar a una conclusión puesto que la persona esta solicito que se les acepte la prescripción, alego concurso de acreedores sin que EPN se haya constituido como acreedor. – YA SE ENVIO INFORMACION TECNICA AL DEUDOR MOROSO Y SE SOLICITO LOS DOCUMENTOS DEL CONCURSO DE ACREEDORES Y DE RESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE MERCASUR LTDA. Y/O MERCANEIVA

11. Mejorar el servicio de aseo.

Se han realizado varias reuniones con el objetivo de monitorear el cumplimiento del contrato que suscribió Empresas Publicas de Neiva con Ciudad Limpia, cuyo objetivo es prestar el servicio integral de aseo y de la Interventoría el cual se encuentra en ejecución por la Empresa Inter-Aseo. Se designó un equipo interdisciplinario conformado por funcionarios de Empresas Publicas de Neiva para la supervisión al contrato de interventoría celebrado con la Unión Temporal Inter Aseo

12. Plan de Contingencia del Fenomeno del Niño.

Se socializo este plan ante el Concejo de Gestión del Riesgo.

Se realizaron dos operativos en conjunto con la Policía Nacional, Corporación Autónoma Regional del Alto Magdalena CAM, Secretaria de Gobierno, y Carabineros para detectar las captaciones ilegales que se realizan a lo largo del rio y de las líneas de conducción.

13. Plan de detención y control de fugas

Se suscribió el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo No.

001/2016, en el que se destaca:

Reparación y corrección de fugas en las cuatro conducciones que

traen el agua de la bocatoma a las plantas de tratamiento.

Corrección de fugas en floculadores como en galería de filtros en la

planta jardín.

Corrección de fugas en las 14 tolvas desarenadoras en la bocatoma

“El tomo”.

Corrección de fugas en las válvulas de los filtros en la galería de

planta Jardín.

Corrección de fuga en las válvulas de purga en la tubería de conducción de 36” la cual venía siendo objeto de vandalismo

14. Programa de Agua No Contabilizada

El 15 de Enero se realizo el lanzamiento de la Campaña “Todos contra el Derroche”. Se realizó la respectiva evaluación de la campaña, la cual arroja un alto impacto en el ahorro en el consumo;

Se conformó entre la Subgerencia Comercial y la Subgerencia Técnica el

comité de “AGUA NO CONTABILIZADA”

Se creó el “GRUPO DE AGUA NO CONTABILIZADA” adscrito a la

Subgerencia técnica, el cual tendrá que atender entre otros:

Consumos irregulares (Fraudes, clandestinos, Fugas, Construcciones,

No codificados)

Macromedicion y Micromedición

Fitometria (evaluación de presiones dentro de la red de distribución).

Identificación de fugas en redes de distribución mediante la utilización

de equipos de geofonia.

15. Atención al Ciudadano.

Se contrató un profesional con el objetivo de direccionar entre la Subgerencia Comercial y la Subgerencia Técnica y Operativa todos los daños y PQRS generados a través de CALL CENTER, redes sociales e informe de funcionarios, a través de un solo reporte institucional de EPN. Para el mes de Marzo hay un reporte total de atención y ordenes de trabajo de 640, de las cuales se le dieron solución inmediata a 346 reclamaciones y están pendientes por resolver 314 solicitudes. Estas estadísticas se llevaran a partir del mes de abril y hasta 31 de Diciembre de 2016.

16. Programa con la Comunidad

Se planteó el proyecto “Recaudación de cartera con la comunidad” enlazado con los análisis de cartera que se han desarrollado, determinando las fallas que ha tenido el recaudo de EPN.

Se han realizado reuniones con los vocales de control, que han permitido el acercamiento con los presidentes de juntas de acción comunal y los voceros comunitarios, socializando los problemas que ha tenido la recaudación de cartera y planteando la disponibilidad de apoyo que nos pueden brindar para el acercamiento a los barrios y comunas en el desarrollo del proyecto.

Dentro de las sugerencias y recomendaciones a tener en cuenta que han salido fruto de estas reuniones, es que una de las dificultades en las que se entreteje el problema de la recaudación de cartera es que no se ha escuchado a la comunidad, y para darle solución a estas dificultades se debe llegar con estrategias que reduzcan las problemáticas sociales de la comunidad que le competen a Empresas Publicas de Neiva.

Con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación se logró construir el proyecto, reuniendo información cuantitativa y cualitativa por Comunas del Municipio de Neiva para la ejecución del mismo.

17. Proyecto PTAR.

Se realizó el Foro “COMPROMISO SOCIAL Y AMBIENTAL PTAR RÍO MAGDALENA”, el día 19 de Febrero, con el objetivo de socializar ante la comunidad las diferentes experiencias presentadas en otras Ciudades con proyectos similares al que se debe realizar en nuestro Municipio, de igual manera, presentación de otras alternativas de plantas de tratamientos existentes. Proyectó: Gloria Esperanza Reyes Silva – Jefe Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero

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