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La gestión de RRHH en el Gobierno VascoLa gestión de RRHH en el Gobierno Vasco

Octubre 2008

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Agenda1997 Primeros pasos para la racionalización de los RRHH

Problemas detectados2002 – Implantación de los análisis funcionales

ObjetivosAlcanceMaterialización de la concepción dinámica

Funciones-TareasRevisión relación de los Puestos de TrabajoNuevos conceptos surgidosRealización de una encuesta vía Intranet

ArquitecturaEstudio de la encuesta

Trabajo posterior a la encuestaFuncionalidades principales

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2008 Nueva encuesta de puestos de trabajoDiferencias con la anteriorEstudio de la nueva encuestaNuevas funcionalidades

Agenda

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Primeros pasos para la racionalización de los RRHH1997

Se pone en marcha un programa de racionalización de los Recursos Humanos en la CAPV

Problemas detectadosDesajustes en los puestos de trabajo :

Definición y delimitación de funcionesAsignación de los niveles retributivos

Diseño de puestos sin criterios organizativos homogéneos

Enunciados diferentes para las mismas funcionesEnunciados similares para funciones distintas

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales2002

ObjetivosActualización periódica de los puestos de trabajoAdecuación a los cambios organizativos y necesidades de serviciosMejora de la eficiencia de la Admón. a través de la intervención en RRHH

El puesto es una realidad dinámica que se adapta a las necesidades cambiantes de las Administraciones Públicas

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales

AlcanceEl decreto será de aplicación al personal funcionario de la Administración General de la CAE y sus Organismos Autónomos quedando excluidos el personal funcionario al servicio de

la administración educativala administración de justiciaOsakidetza – Servicio Vasco de Saludpersonal de la Ertzaintza

Total : 4732 puestos

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Materialización de la concepción dinámica


El puesto es una agrupación de funciones que se descomponen en tareas

Definen las singularidades de los puestosDefinen puestos homogéneos

Unidad de RRHH que adecua personas a puestos : gestiona la diferencia

Unidad básica que define el puesto

Mismas tareas en circunstancias similares : mismo complemento específico

Puestos con responsabilidades similares : mismo complemento de destino.

Procesos para asumir la responsabilidadResponsabilidad asumida

Cómo se debe hacerLo que se debe hacer

TareasFunciones

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Revisión de las Relaciones de los Puestos de Trabajo

Racionalizan y ordenan las estructuras internas de la Admón General de la CAPV y Organismos AutónomosDeterminan las necesidades de personalDefinen los requisitos exigidos para el desempeño de cada puestoPosibilitan el desarrollo de los puestos de trabajo (selección, provisión, promoción, carrera, movilidad, retribución, formación, remoción)

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Nuevos conceptos o redefinición de antiguos

Monografías de los puestos de trabajo

como documento organizativo que describeFunciones y tareasComponentes del perfilEspecificidades de cada dotación

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Puesto tipoPara superar la dispersión organizativa, agrupa dotaciones con similares funciones independientemente de su denominación. Es de transición, desaparece tras la implantación de los Análisis Funcionales. Representan los nuevos puestos de trabajo, con mismo complemento de destino pero pudiendo tener distinto complemento específico.Se subdividen en dotacionesEs trascendental en la estructura organizativa

Puestos antes estudio : 1325 Puestos tipo : 182Puestos : 301Dotaciones : 4906

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Técnico de Gestión Económicay Presupuestaria

Técnico de Gestión Económicay Presupuestaria

Responsable GestiónEconómico Presupuestaria

Responsable Área GestiónEconómico Presupuestaria

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Complemento de destino

Nivel de titulación exigido para desempeñar las funcionesResponsabilidades ejercidas sobre otros : supervisión, control, evaluación, establecimiento de criteriosIniciativa : identificación de problemas y búsqueda de solucionesAutonomía : margen de libertad que posee para adoptar decisionesComplejidad : grado de dificultad de la información que hay que procesar

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Complemento específicoEspecial dificultad técnica

Esfuerzo intelectualConocimientos específicos necesarios

Especial responsabilidadConsecuencias de la incorrecta ejecución de tareasRecursos humanos sobre los que hay responsabilidad jerárquicaRelaciones que necesita establecer con personas del interior y exterior

IncompatibilidadDedicación exclusiva a la Admón Pública

Dedicación Disponibilidad con mayor presenciaDisponibilidad con mayor jornadaJornada partida

Penosidad, peligrosidad, riesgo

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Área funcionalEs una agrupación de puestos de trabajo con conocimientos y/o destrezas comunes Es un reflejo de la especialidad de los productos o serviciosEs trascendental en la política de recursos humanosLa Admón. debe diseñar las rutas y mecanismos de promoción profesional

ObjetivosMejorar el sistema de movilidad : se adecua la capacidad del funcionario a las exigencias del puestoDisminuyen los periodos de aprendizajeOptimiza la gestión de los recursos humanos

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Responsable de Planificación y Coordinación

Responsable de Área de Contratación

Responsable de Contratación

Técnico deContratación

Responsable de Asesoría Jurídica

Letrado ServiciosJurídicos Centrales

Responsable Estudiosy Publicaciones

Técnico Estudios

ResponsableGestión Secretaría

Técnico SecretaríaGeneral

AsesorJurídico

Área jurídica

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Área relacionalSon áreas distintas de las que está el puesto de trabajo con afinidad en los conocimientos exigidos.No implican agrupamiento de puestos, sólo los relacionan.Se puede optar a otros puestos del área funcional y a algunos de otras áreas funcionales

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Sectores Productivosy Competitividad

Gestión Administrativa

Educación y Ciencia

Economía y Hacienda

Atención Social, Empleoy Ordenación Laboral

Acción Exterior

Área jurídica

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Realización de una encuesta vía intranet

Tecnología ASP : – Java Script en cliente– Visual Basic Script en servidor

Base de Datos Oracle

Las preguntas están modelizadas y parametrizadas, residen en una tabla de la BBDD. El usuario puede modificar online las ayudas de las pantallas, el texto de las preguntas o el texto de los informes El usuario autorizado gestiona los usuarios y los accesos a los puntos de menú

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Esquema informático

XLNet Oracle

Servidor de aplicaciones

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MANUALES DE PROCEDIMIENTO

MATERIAL DE OFICINA

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS EN EL PUESTO DE TRABAJO MATERIAL

RASGOS DE PERSONALIDAD

TITULACIONES MÁS APROPIADAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS DE INFORMÁTICA NECESARIOS EN SU PUESTO

NIVEL DE USO DEL CUARTO IDIOMA PARA EL PUESTO

NIVEL DE USO DEL TERCER IDIOMA PARA EL PUESTO CUARTO IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO

TERCER IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. NORMATIVA LEGAL.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TEORÍAS Y CONCEPTOS

HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR EL PUESTO

PERFIL DE QUIEN OCUPA EL PUESTO

REPRESENTACIÓN DE LAS TAREAS EN EL CONTENIDO DEL PUESTO TAREAS MÁS RELEVANTES QUE REALIZA EN SU PUESTO DE TRABAJO

RELEVANCIA DE LAS TAREAS


CONDICIONES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS DE SU PUESTO

LOCALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL EXTERIOR

PUESTO/PERSONA QUE PUEDE EVALUAR SU TRABAJO

FORMA DE CONTROL

PUESTO QUE PUEDE MODIFICAR LAS TAREAS PROPIAS DEL PUESTO

A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE

A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN

DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE

DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN DENTRO DE SU DEPARTAMENTO

MOMENTO EN EL QUE SE EJERCE LA SUPERVISIÓN

FORMA COMO SE EJERCE LA SUPERVISIÓN

PUESTO QUE SUPERVISA LA EJECUCIÓN Y RESULTADO DE SU TRABAJO

SUPERVISIÓN, COORDINACIÓN Y CONTROL

PLANTILLAS DE PROCESADOR DE TEXTO O BASE DE DATOS

INFORMES QUE SE NECESITAN EN SU PUESTO INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO

Preguntas de la encuesta de puestos de trabajo

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Encuesta de puestos de trabajo

Tareas

El experto está asignado a un puesto tipo por lo que se le ofrecen una serie de tareas para que las valore en cinco conceptos :

Frecuencia de realización de la tarea Duración : tiempo que dedica a ejecutar la tareaConsecuencias de una ejecución inadecuadaDificultad : información y conocimientos necesariosDependencia : relación de esta tarea con las demásFormalización : existencia de procedimiento formalizado de ejecución

Además tiene la posibilidad de añadir las que considera que realiza y no se le presentan

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesEncuesta de puestos de trabajoHabilidades :Aptitudes necesarias para desarrollar las tareas del puesto

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesEncuesta de puestos de trabajoRasgos de personalidad

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Y después de terminadas las encuestas, qué ?Las tareas son el “nudo” por su dificultad y trascendenciaHacemos un estudio de criticidad en el que seleccionamos las tareas por puesto que

– Obtienen las puntuaciones mayores– Las han valorado más expertos – Saturan las funciones

Realizamos entrevista a expertos que han seleccionado esas tareasSeleccionamos las tareas críticasTaxonomizamos, modelizamos y asignamos las tareas al puesto correspondiente

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Igualar tareas propuestas y añadidas por el experto

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCalcular criticidad

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesSeleccionar tareas para la entrevista

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesObtención de puestos que han realizado las tareas seleccionadas

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCálculo automático de tareas críticas

Calcula el menor número de tareas que hay que hacer entrevistas para que el mayor número de dotaciones tenga al menos 2 tareas entrevistadas. Nos sale además una relación de las dotaciones con las tareas que han seleccionado y las cubiertas con lahipotética selección propuesta. Puede que no todos tengan dos cubiertas, siendo esto debido o bien a que sólo ha contestado a una o bien porque nadie más tiene las seleccionadas por él/ella. Se tienen en cuenta como una las consideradas como iguales

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VALORACIÓN DEL PERFIL

DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO PSICOMOTORAS

DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO MENTALES

DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A PERSONAS

DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A LA TAREA

DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EJECUCIÓN

CLIENTE RECEPTOR DEL PRODUCTO O PROCESO

FORMA DE MEDIR LA TAREA

DESENCADENANTES DE LA TAREA

PROPUESTAS INICIALES DE SIMPLIFICACIÓN Y MEJORA DEL PROCEDIMIENTO

DETERMINACIÓN DE LA NATURALEZA DE LA TAREA

OBSERVACIONES DEL ANALISTA

Preguntas de la entrevista

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesEntrevista sobre una tarea

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Selección final de tareas críticas Modelización : Definición de la tarea según el modo :

verbo + objeto directo + objeto circunstancialTaxonomización : proporcionar un código que la identifique entre las demásAsignación a un puesto

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Realizar encuestasRealizar encuestas

Realizar entrevistasRealizar entrevistas Igualar tareasIgualar tareas

Cálculo decriticidad

Cálculo decriticidad

Selección de tareas

para la entrevistaSelección de tareas

para la entrevista

Obtención de puestos

que han seleccionado

las tareas

Obtención de puestos

que han seleccionado

las tareas

Selección de puestos

a entrevistar Selección de puestos

a entrevistar

Modelización,Taxonomización

y asignación al puesto

Modelización,Taxonomización

y asignación al puesto

Fases para taxonomizar las tareas

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Taxonomización del resto de los descriptores

Recoger todos los textos introducidos por los expertos del puestoComprobamos la frecuencia de cada uno de los conceptosSeleccionamos los críticosModelizamos, taxonomizamos y asignamos al puesto que se estudia

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Principales funcionalidades desarrolladas

Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores• Tareas que más realizan• Quienes han realizado la encuesta• Informes de las encuestas contestadas

Definición de “nuevos” puestos de trabajoMesa de formaciónMesa de valoraciónOrganigramasInformes libres

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Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores

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Se rellena un cuestionario con las siguientes preguntasGeneración de puestos de trabajo

Titulaciones requeridas

Destrezas técnicas

Destrezas mentales

Destrezas de relación con personas

Conocimientos

Tareas que desempeñará

Funciones que desempeñará el puesto

Ámbito de la función

Grupo de titulación

Descripción del puesto

Tras la encuesta un programa calcula si ya existe un puesto similar – por lo cual sólo habría que crear una dotación más – o si es preciso crear un puesto nuevo

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesGeneración de puestos de trabajo

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Generación de puestos de trabajo

Grupotitulación

Destrezasinterpersonales

Destrezasmentales

ÁmbitofunciónFunciónConocimientos

Tareas

Destrezastécnicas

Titulación

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Mesa de formaciónSe ha generado un protocolo de formación cuando se accede a un puesto, el cual conlleva los siguientes puntos

– Formación inicial– Entrenamiento inicial en tareas– Formación específica– Formación para responsables de área o equipo– Orientaciones metodológicas– Método de enseñanza y aprendizaje– Procedimientos de evaluación

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XXXXXXXXXXXXXX07-05-2004100,000,281114Realizar pedidos a servicios centrales para la adquisición de muebles y material de oficina.

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200499,720,421213Redactar cartas, solicitudes, oficios y notas.

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200499,310,421213Efectuar el registro de dictámenes, Informes y Estudios de la Administración

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200498,891,041513Recepción y seguimiento de documentación para trámite al Consejo de Estado

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200497,851,661416Realizar la distribución de la correspondencia.

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200496,191,941417Atender llamadas telefónicas, servicio de telex, dex; así como las visitas que se produzcan.

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200494,253,465521Envío de documentación para trámite en Consejo de Gobierno

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200490,793,461525Comprobar y registrar firmas de autoridades de la CAP para posteriores legalizaciones y recepción y posterior remisión a las Diputaciones de documentación en relación con adopción internacional

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200487,333,882417Registrar y controlar la correspondencia tanto interna como externa que llega a esa dirección de servicios.

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200483,463,882417Realizar el registro de entrada y salida de documentos

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200479,586,925522Envío de documentación para su publicación al BOPV

XXXXXXXXXXXXXX07-05-200472,6672,665657Recepción seguimiento y tramitación de documentación relacionada con el Parlamento

NombreFechaAcumPesoDifiConsDuraFrecTarea

Mesa de valoración

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OrganigramasLa explotación de la información permite realizar organigramas

– Jerárquicos– Circuitos de la información– De ejecución de Tareas

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesNecesidad de revisar la actualización de la información publicada en la web

¿Que tipo de revisión es?

Recepción de nuevas publicaciones (convocatorias, información puntual,

campañas de divulgación) con respecto a lo anterior publicado

Entrar en la aplicación

Eliminar la información obsoleta

Introducir la nueva información en la aplicación para su posterior

publicación

¿Es alto el número de cambios a realizar?

Introducir los cambios en texto WORD

Convertirlo a código HTML

Introducir esa información en la aplicación

Publicar información en Web

Revisar el Buzón de sugerencias o las dudas de las

personas d e contacto

Identificar las dudas más frecuentes

Recurrir a la información publicada

Dar forma escrita al texto para solventar

ambiguedades y confusiones

Sí

No

Fin

Modificaciones(Mayor claridad)Incluir más

informaciónEliminar

información

Revisar los hipervínculos de las páginas, analizar los motivos y reemplazarlos en su caso

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Informes libres

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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesInformes libres

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El 30/6/2007 se realizó la modificación de las BBDD del Gobierno Vasco para asumir las modificaciones que implicaba el estudio, lo cual afectaba a

– Nómina – Gestión de personal– Aplicativos relacionados con el personal

debido a • Cambio en la codificación de los puestos• Cambios en la forma de retribución • Cambios en las “exigencias” de cada puesto (perfil lingüístico .....)Terminado esto se empezó a diseñar la nueva encuesta de puestos de trabajo

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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo

Diferencias sobre la anterior

Está mucho más dirigida (menos texto libre) y es más completaHace “reflexionar” al expertoProporciona modos de evaluar las contestaciones (afloran inconsistencias)Se cuenta con una experiencia previaSe evalúan tareas, conocimientos y destrezas en frecuencia y complejidad/dificultad en vez de en los cinco conceptos de la encuesta anterior

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IDIOMAS

ORDENACIÓN DESTREZAS PSICOMOTORAS

DESTREZAS PSICOMOTORAS

ORDENACIÓN DESTREZAS TÉCNICAS

DESTREZAS TÉCNICAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS

ORDENACIÓN DESTREZAS MENTALES

DESTREZAS MENTALES

ORDENACIÓN DESTREZAS INTERPERSONALES

DESTREZAS INTERPERSONALES PROPUESTAS Y AÑADIDAS

ORDENACIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS PROPUESTOS Y AÑADIDOS

TITULACIONES PROPUESTAS Y AÑADIDAS

APTITUDES


PERFIL

ESCALA DE SATURACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

CRITERIOS DE BUENA EJECUCIÓN QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA

FUNCIONES QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA

ORDENACIÓN DE TAREAS POR EL EXPERTO

TAREAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS POR EL EXPERTO

TAREAS

CIRCUITOS DE LA INFORMACIÓN Y PRODUCTOS

FRECUENCIA CON LA QUE SE DESPLAZA AL EXTERIOR

LOCALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN EN EL EXTERIOR

INFORMES QUE SE NECESITAN EN EL PUESTO

INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

CONDICIONES SITUACIONALES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN

CONDICIONES CONTEXTUALES

RECEPTOR DEL PRODUCTO Y/O PROCESO

A QUIEN TRANSMITE INFORMACIÓN EN EL EXTERIOR

A QUÉ PUESTOS TRANSMITE INSTRUCCIONES EN EL DPTO.

DE QUÉ PUESTOS RECIBE INSTRUCCIONES EN EL DPTO.

MOMENTO DE LA SUPERVISIÓN

FORMA DE SUPERVISIÓN

PUESTO QUE LE SUPERVISA

SUPERVISIÓN DE LAS TAREAS

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Puesto tipoTitulaciones

Conocimientos

Puesto

Aptitudes

Destrezas psicomotoras

Destrezas técnicas

Criterios de ejecución

Funciones

Grupo de titulaciónDestrezas interpersonales

Destrezas mentales

DotaciónTareas

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Nuevas funcionalidades

Control de fiabilidad de las preguntasOpinión de los directores sobre las encuestas realizadasDiseño de los análisis de puestos

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Control de fiabilidad de las preguntas

Afecta a las preguntas que son puntuables : tareas, conocimientos, destrezas mentales, de relación y técnicas.

Los puntos que se analizan son :

Índice de desviación promedioAcuerdo interjuecesR de PearsonEfecto haloÍndice de curtosis de FisherTendencia central

Índice de asimetría de FisherBenevolencia/Severidad

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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajoControl de fiabilidad de las preguntas

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Opinión de los directores sobre las encuestas realizadas

El director o responsable tiene acceso a las encuestas realizadas por su personal, puede leerlase incluso poner los comentarios que considere oportunos

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Diseño de los análisis de puestosSimilar a la homogenización de la encuesta anterior, por cada descriptor :

si se presenta una hipótesislos introducidos por el experto

• los asimila a uno de la hipótesis• si no existe en la hipótesis pero es interesante lo taxonomiza, lo asocia al puesto y lo asimila

determina los críticos para el puesto

es texto libredetermina los críticos para una taxonomización posterior

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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajoDiseño de los análisis de puestos

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