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Dirección Universitaria de Educación a Distancia EAP CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

TRABAJO ACADEMICODOCENTE: Lic. Gabriela Zárate Montalvo

0302 – 03221 RACIONALIZACIÓN ORGANIZACIONAL CICLO:I VModulo: I

ALUMNA: MARIA ISABEL CRUZ MAYTA CODIGO:2013202074

INTRODUCCION

Racionalizar significa buscar la excelencia con la inteligencia de saber hacia dónde se dirige la empresa, correctamente; conocer nuestras metas y dirigirnos hacia ellas con la acción racional, no emotiva pero sí calculada; conociendo nuestras fortalezas, oportunidades; pero también siendo consistentes de nuestras debilidades y riesgos.

En el momento actual no se debe perder ningún esfuerzo. Todo el actuar administrativo debe tender a la eficacia, a la eficiencia, a la calidad y a la seguridad jurídica de los ciudadanos. Los procedimientos administrativos tienen que ser pocos, claros y simples. No hay mejor forma de revindicar la sencillez en la Administración. Los ciudadanos deberán ver a la Administración como facilitadora de sus proyectos así como prestadora de los servicios que necesiten.

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TRABAJO ACADÉMICO

PREGUNTAS:

1. Presentación adecuada del trabajo (redacción, ortografía, formato): (2 puntos)

2. En la Unidad I estudiamos que la racionalización organizacional busca la mejora y un cambio institucional, a pesar de que existe una resistencia al cambio dado por diferentes factores existentes como por ejemplo la mala comunicación. Considere Ud. que se encuentra a cargo de una organización y enfrenta ciertos problemas, ya sea por la mala comunicación o malas interpretaciones, cuáles serían las probables alternativas de solución que Ud. plantearía para mejorar el trabajo de racionalización y alcanzar así la eficiencia y la eficacia. ( 3 puntos)

La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se desean alcanzar, esto significa EFICIENCIA, lo que lleva a concluir que una organización va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. Sin embargo, que una organización sea racional no implica necesariamente que sus miembros actúen de forma racional en las que se refiere a sus aspiraciones y objetivos personales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la EFICIENCIA.

La Racionalidad la podemos emplear en diversas situaciones como:

Establecer sensación de urgencia

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Es necesario establecer estándares altos, solicitando retroalimentación externa, reconociendo la conversación honesta en las reuniones donde la gente está dispuesta a confrontar los problemas.

.Crear una coalición guía Es necesario conformar coaliciones fuertes, equipos que estén compuestos por personas con alta credibilidad, experticia, habilidades de liderazgo y gestión que compartan objetivos comunes y altos niveles de confianza.

Desarrollar visión y estrategia La visión refiere a la imagen del futuro de la organización y a cómo esa visión puede llegar a crearse a través de determinadas estrategias.

.Comunicar la visión de cambioLa visión debe comunicarse en forma efectiva. Debe ser simple

.Empoderar una acción con base amplia Los empleados deben compartir el sentido de propósito de la organización

.Generar victorias de corto plazoLas victorias de corto plazo son visibles, no son ambiguas y están claramente relacionadas con el esfuerzo para el cambio.

.Consolidar los logros y producir más cambiosEs necesario pensar en el largo plazo para que cambio no cese y se consigan nuevos cambios.

Anclar los nuevos enfoques en la culturaLa cultura corporativa refiere a las normas de conducta y los valores compartidos entre las personas.

3. Mediante un caso práctico ejemplifique el contraste entre EFICIENCIA y EFICACIA. ( 4 puntos)

¿QUÉ ES eficacia, eficiencia y productividad? Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

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Aunque estos términos son utilizados frecuentemente de manera indistinta, en la teoría de la gestión empresarial tienen un significado bastante diferente, de manera que se puede ser bueno en una de las áreas y mediocre en la otra.

La eficacia hace referencia a la consecución de las metas, al logro del efecto deseado.

Por ejemplo, Pepe es muy eficaz porque, tarea que le encargo, tarea que finaliza. En cambio, Rosa no es demasiado eficaz, suele dejar las tareas inconclusas.

Por lo tanto, la eficacia es independiente de la cantidad de recursos (dinero, tiempo…) empleados. Es decir, en este caso, Pepe puede ser muy eficaz aunque para hacerme un sencillo informe en Excel tarde tres días porque él, pase lo que pase, lo termina.

De la misma manera, Rosa es una vendedora eficaz, porque siempre cumple sus objetivos de ventas (aunque en su empresa, nadie se ha preocupado de analizar si dichas ventas son rentables o no.

En relación a los recursos utilizados, estaría la eficiencia. Si se utilizan de manera adecuada/óptima, estaremos siendo eficientes, aunque esto no quiere decir que alcancemos los resultados previstos, es decir, que seamos eficaces.Por ejemplo, podemos tener un administrativo muy eficiente, que utiliza muy bien los recursos de los que dispone, pero que no es capaz de tener la contabilidad al día, presentar sus informes, etcétera (es decir, no sería eficaz) porque es insuficiente, ya que para este departamento necesitaríamos dos personas como mínimo.

Eficacia

No Sí

No es eficiente ni eficaz: Desperdicia los recursos empleados, y no alcanza los resultados previstos.

No es eficiente, pero es eficaz: consigue los resultados planeados, pero empleando excesivos recursos.

Eficiencia

Es eficiente, pero no eficaz: Utiliza adecuadamente los recursos de que dispone, pero no alcanza los

Es eficiente y eficaz: Alcanza los objetivos establecidos, utilizando de manera adecuada/óptima los recursos.

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resultados esperados.

El tercer término, la efectividad, es habitualmente sinónimo de la eficiencia, aunque David Osborne y Ted Gaebler lo definen como una medida de la calidad de las metas alcanzadas.

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Es decir, podemos ser eficaces (hemos logrado los objetivos), eficientes (lo hemos hecho con una utilización adecuada de los recursos), pero… ¿qué utilidad tienen esos resultados? ¿Para qué sirven?

4. Elabore una lista de 5 personajes mundialmente conocidos como líderes, analice y defina el tipo de liderazgo de cada uno. Asimismo establezca y argumente cual sería el tipo ideal de liderazgo. (5 puntos)

MAHATMA GANDHI

Es un gran ejemplo de  líder transformacional puesto que al involucrarse de tal manera en sus objetivos, logra que tanto él como sus seguidores se eleven mutuamente a niveles más altos de motivación y valores éticos. Gandhi satisfizo las necesidades de sus seguidores, pero en vez de convertir esas necesidades en poder personal las enfocó para conseguir un propósito mayor.

Un líder transformacional motiva e inspira a las personas a su cargo, estimula intelectualmente, motiva a cuestionarse métodos tradicionales de hacer las cosas, promueve una visión de las tareas asignadas como formas de aprender y se centra más en la justicia distributiva. Además la empatía y el conocimiento de uno mismo, componentes clave de la inteligencia emocional, caracterizan a este tipo de liderazgo que enseguida contagia a los demás emocionalmente con el  entusiasmo y  la energía con la que impregna sus metas y objetivos.

El liderazgo se puede aprender, y para ello tiene mucho que ver los modelos que nos creamos mentalmente (Ver el último video, un interesante experimento psicosocial). La teoría sobre el liderazgo implícito mantiene que tanto seguidores como líderes comparan inconscientemente su idea de liderazgo con un prototipo cognitivo previo, elaborado en parte por exposición a líderes reales o imaginarios del cine o la televisión. Gandhi se convierte en un magnifico modelo de liderazgo de las que todos podemos aprender e integrar, un personaje que cambió el mundo gracias a sus múltiples fortalezas psicológicas, una gran fortaleza de carácter y una extraordinaria sabiduría. Un liderazgo histórico del que todos podemos aprender.

NELSON MANDELA

Su estilo de Liderazgo es democrático y su tipo de poder es de referencia; su principal objetivo como presidente de la nueva Sudáfrica era eliminar la opresión que existía entre blancos y negros y esa discriminación racial, ya que cuando lo nombraron presidente era la primera vez que los negros podían votar con los blancos en este país. Esto lo realizo mediante una estrategia creativa e innovadora, mediante un juego que les transmitiría emociones a los ciudadanos y los llevaría a unirse sin importar el color ya que el color que los identificaría a todos seria el verde y el oro, para que se sintieran orgullosos de ellos y con esto consolidar y unificar a una nación

JUAN PABLO II

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El papa Juan Pablo II se preocupó  por el crecimiento espiritual y material de las familias, en ese sentido se interesó por el crecimiento de una burguesía nacional comprometida con el desarrollo de sus empresas.  

La posición del papa Juan Pablo II frente a las políticas neoliberales  es lo que explica que éste líder religioso, sin tener participación en la política, sea el liderazgo más apreciado y arraigado en la mente de millones y millones de personas en el mundo, que lo ven como una guía espiritual y como abanderado de la justicia social y el bien común a favor de los pobres del mundo.  

El hecho de que Juan Pablo II se convirtiera en el líder religioso que arrastraba al mayor número de seguidores católicos y de masas humanas provenientes de todos los sectores sociales y económicos del mundo, confirma que en cuanto a la movilización de personas, el papa es quien mayores torrentes de masas conquistó en el mundo y aunque éste no fue un líder político, sino religioso, ya que su misión era pastoral, no por ello se pudo evitar que la influencia de su liderazgo sea una de las más destacada del siglo XX y talvez del siglo XXI. 

El liderazgo del papa Juan Pablo II se acentuó más en el corazón de la gente porque éste dio calor humano a millones de hombres y mujeres  del mundo y porque se preocupó, de forma real, para que los poseedores de riquezas y de capital  tuvieran consciencia que el ser humano debe estar por encima de las apetencias del dinero. 

MARGARET THATCHER

Su liderazgo político debería servir de referente a nuestros candidatos que pugnarán en las elecciones generales del 21 de abril próximos. Conocida como la Dama de Hierro, Maggie Thatcher en Inglaterra y Ronald Reagan en EE.UU., representan el retorno de las ideas de la libertad en los años ochenta. Ambos se opusieron al estatismo que busca asfixiar la iniciativa individual y empresarial para así tener que depender del gobierno de turno.

Las políticas de Margaret Thatcher no fueron populistas. No se congració con los grupos de presión. Tampoco buscó el voto a cualquier costo, ya sea inflando el presupuesto público o distribuyendo dinero para mantener encerrada a la gente en la miseria dependiente de programas “sociales” populistas dirigidos por los políticos de turno.

JOHN F KENNEDY

El presidente americano John Fitzgerald Kennedy, encarna la figura del liderazgo democrático, al poner en escrutinio de sus colaboradores la toma de decisiones importantes, tales como la defensa de los Estados Unidos ante la crisis de los misiles acontecida a principios de la década de los 60´s con Cuba y la Unión Soviética, decisión en la cual se inclinó, usando el peso de su investidura, por una salida pacífica al conflicto, fallo el cual le trajo la animadversión del sector más duro y conservador del Ejército de su país, que ejercía presión para dar una respuesta armada al problema,

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aspecto el cual, señalan reportes políticos y periodísticos, a la postre, le causaría la muerte años más tarde al ser víctima de un atentado cuando circulaba en su coche por el centro de la ciudad de Dallas, Texas, en 1963.

5. En la semana VI se trabajó el tema de la comunicación y la importancia de ésta en la empresa. Se solicita responder a las siguientes preguntas( 6 puntos)

a. ¿A qué llamamos comunicación unidireccional? Aporta ejemplos.

Comunicación unidireccional, en este proceso una persona expone una idea otra u otras personas la reciben y no hay retroalimentación directa. A este tipo de comunicación lo llamamos más comúnmente información, porque según el modelo de comunicación más difundido, para que exista la comunicación es necesario que participen un emisor y un receptor; que hayan el mensaje, el medio y la retroalimentación; y al no tener la comunicación unidireccional una retroalimentación directa, se dice que no es comunicación, si no información.

Pero comunicación es más que solo un intercambio de mensajes, es una interacción, un cambio de actitud y al recibir cualquier idea, siempre vamos a ser influenciados de forma a favor o en contra del mensaje recibió y hay una respuesta, aunque no sea directa o inmediata. Tomemos el ejempló de una computadora personal: el anunciante saca la publicidad en una revista, el receptor ve la inserción, pero no le convencen las características o el diseño y no la compra, el anunciante se da cuenta y modifica el anuncio o saca un nuevo producto.

b. ¿Qué se necesita en un proceso de toma de decisiones?

Decisiones. Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de tres componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos.

Resultado. Son situaciones describibles públicamente que ocurrirían cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado. Como todas las situaciones son dinámicas y suponen que si se continúa la toma la acción el resultado puede variar.

Consecuencias. Son las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o pérdidas, asociadas con cada resultado.

Incertidumbre. Se refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir. Se describe con medidas que incluyen probabilidad, confianza, y posibilidad? (likelihood)

Preferencias. Son conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir, un curso de acción sobre otros.

Tomar una decisión se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

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Juicio. Son los componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuáles serán las reacciones evaluativas del que toma la decisión en los resultados que obtenga.

c. ¿para qué se emplean las comunicaciones en la empresa?

Normalmente la comunicación en una empresa se suele tomar como una simple transmisión de información entre los trabajadores y los directivos, solamente cuando puede existir un conflicto entre los diferentes niveles jerárquicos de la empresa.

Pero la comunicación debe de ser una labor insertada dentro de toda una política de empresa, esto requiere una organización y una metodología.

En la comunicación los individuos interactúan entre sí para representar ideas, información, actitudes, emociones...con el fin de influenciarse mutuamente.

La empresa es como el ser humano. Necesita que todos los órganos comuniquen a través del torrente sanguíneo la energía para poder vivir. Pero también necesita que tanto quien la dirige como cada una de sus partes conozcan bien su funcionamiento. La clave para que la empresa trascienda en el tiempo consiste en superar las barreras físicas, para así poder llegar a su estructura interior: las personas. Si no conquistamos la voluntad de las personas, no podemos asegurar el éxito empresarial. Preocuparse por la inteligencia y la voluntad de las personas que laboran en la empresa, es aportar por la excelencia.

Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna, las empresas innovadoras se dotan de un departamento específico denominado “Departamento de Comunicación” o “Gestión de Información” .Ahora bien, no debemos olvidar que la comunicación no es sólo función de un departamento, sino que debe asumirse por cada jefe y su equipo. Por lo tanto la existencia de estos departamentos es un reflejo de la importancia concedida a la comunicación.

Y mientras en estas empresas se concede un gran valor a la comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en su productividad y en la calidad de vida laboral; en otras muchas sigue predominando otro tipo de política que sigue cometiendo el error de confundir “comunicación” con “información”.

La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre las personas que intervienen en . La información es sólo una parte de ese proceso y por sí mismo no produce comunicación. La información, la expresión comunicativa y la comprensión son los tres elementos del fenómeno comunicativo. Por consiguiente, para que se desarrolle un proceso comunicativo la información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha de ser comprendida.

La comunicación dentro de una empresa se ve correspondida con múltiples y variadas ventajas tanto en el trato con el personal como en la productividad:

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- La acción coordinada y el trabajo en equipo, frente al trabajo en solitario sin interacción cooperativa y coordinada, contribuirán a lograr los objetivos estratégicos. Los procesos de comunicación, permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes.

- La comunicación es, además, un instrumento de cambio: la necesidad de adaptación al entorno cambiante en el que vive la organización. En este contexto, la comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.

Uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus trabajadores estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento. De este modo, la comunicación al incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.

La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar para cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización. La comunicación es tan importante para los empleados como para la dirección. En la búsqueda de la calidad total, la comunicación aparece como un elemento fundamental de comienzo.

Para conseguir la mencionada calidad total es conveniente seguir unas pautas ya predeterminadas:

Independencia: compartir la toma de decisiones, de modo que no sea sólo la gerencia quien lo decida todo, sino también los empleados. Facultar al equipo para que asuma la responsabilidad. Habilidades múltiples: enseñarles a los empleados todo el proceso que deben seguir frente a cualquier situación. Compartir información: toda la organización debe estar al tanto de la situación de la empresa o proyecto. Servicio al cliente interno: brindar una buena atención y trato, dentro de la empresa y entre los empleados. Presupuestar: dar cuentas de los resultados obtenidos. Calidad: entendida no sólo en el trabajo bien hecho, el producto bien terminado; sino también en la calidad humana de las relaciones dentro y fuera de la organización.

d. Indica si estás de acuerdo con la siguiente afirmación : “para la buena marcha de la empresa, solo los gerentes o

administradores deben disponer de información, ya que son los responsables de la marcha de la organización.” Argumente su respuesta.

En toda organización moderna, la conducción es posible gracias al logro de acuerdos entre las personas que integran el equipo dirigente. Calificaremos de

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acuerdo a una decisión común, a la que se llega mediante una negociación madura entre todos los responsables o participantes de la dirección de la Empresa. De esta forma es posible que pueda ser administrada de forma eficiente y rentable, siguiendo una visión y una misión bien definidas y trazadas de acuerdo con un plan estratégico. Para administrar, los administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades de la organización, ya sea con o sin fines de lucro. Ello implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las actividades, funciones o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las organizaciones jamás tendrían condiciones para existir y crecer.Por todo lo anterior, el papel de los administradores y gerentes es de suma importancia. Son ellos los responsables de lograr que las cosas sucedan, ya sea bien o mal. Así de simple. Sin una buena planeación, organización, dirección y control, las empresas no pueden funcionar exitosamente y lograr las metas y objetivos propuestos. Mucho menos, pueden ser rentables y competitivas. Es el administrador o gerente, esa figura de sumo valor, el eje principal, el líder, el guía y promotor de que las cosas sucedan y de que todos sigan la ruta correcta. De lo contrario, cada cual seguiría un rumbo diferente e intereses distintos.Existe una gestión de los negocios. Para hacer negocios, los hombres que ha acuñado la sociedad son los empresarios. La buena marcha de los negocios sólo es posible ejecutarla mediante información que, programas en tiempo, forma, secuencia y oportunidad, constituyen un sistema que llamamos "control de gestión". Tenemos así una "gestión de los negocios" a cargo de los empresarios y un "control de la gestión" a cargo de especialistas, es decir, de quienes saben cómo hacerlo.

e. ¿en qué se basan las comunicaciones verticales?

Permite mantener informados a los miembros de una organización de todos aquellos aspectos necesarios para el correcto desarrollo de sus tareas. Proporcionando a las personas información sobre lo que deben hacer, el cómo y qué se espera de ellas.En ocasiones observamos problemas en este nivel cuando se utilizan estilos de dirección autoritarios y se piensa que una clara comunicación puede ser tomada como un signo de debilidad. Existen dificultades, también, en empresas de organización muy compleja, o con diferentes sedes, algunas muy alejadas de otras.Comunicación ascendentePara un directivo es fundamental, ya que le permite conocer el funcionamiento y los entresijos de la organización. Permite mantener contacto directo con sus colaboradores, conocer las opiniones y necesidades de la gente que trabaja en su empresa, algo fundamental para la toma de decisiones.Facilita conocer el estado de ánimo y motivación de cada colaborador, percibir la magnitud de los problemas. Promueve la participación y el aporte de ideas. Genera un acercamiento hacia los directivos, lo que crea condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas por los subordinados.El principal problema en este nivel es no escuchar adecuadamente, la mayoría de las veces por falta de hábito o prepotencia.Otra dificultad muy importante en este punto es la falta de claridad en las relaciones, cuando los organigramas no están claramente definidos y la gente no sabe de quién dependen y a quién debe dirigirse.

f. ¿deben los dirigentes en las organizaciones hacer caso a los rumores?

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Por supuesto que podemos luchar contra los rumores en las empresas, pero también se pueden prevenir. Las empresas deben considerar los rumores como otra fuente de información y sobre todo no subestimarlos.Si consideramos que se trata de información que revela una fantasía, que no merece crédito y no merece ser tratada, las empresas corren el riesgo de dejar que los rumores se propaguen sin control. Esto se refleja en un clásico ejemplo de Procter & Gamble. En 1980, un rumor afirmaba que el grupo se había beneficiado de financiación de grupos satánicos. Esta leyenda urbana se basa en parte en el hecho de que la cifra 666 formaba parte del logo de la empresa. Los directivos deben ser conscientes de los rumores en las empresas, pero no vivirlos como un problema… hasta que no se constate una caída significativa en las ventas. Después de unos meses, la empresa cambió su logo.

¿Pueden llegar a ser buenos los rumores? Argumente la respuesta.

Algunas personas se dedican a difundir rumores como un pasatiempo o como una broma. Para ellos es un acto social. Tal vez esperan y observan a ver qué eficacia cobra el rumor que han difundido. La parte más triste de ello es que, al final, algunas personas empiezan a creer los rumores que se propagan.

Y el problema es que los rumores se extienden como un reguero de pólvora, especialmente por medio de las redes sociales, los Smartphone y la tecnología que prolifera como setas. A la gente le encanta escuchar rumores acerca de los matrimonios, los divorcios y todo tipo de escándalos. De hecho, estos son los temas preferidos de los chismosos y consumidores de los rumores en cualquier sociedad.

Por otro lado, los rumores a veces toman un giro grave, especialmente en el campo político o económico, o pueden originarse por envidia y terminar por destruir un negocio. Por ejemplo, sé de algunos casos en Kuwait, donde hay gente que difunde rumores sobre algunos restaurantes, acusándolos de servir carne de burro o carne de perro. No voy a mencionar los nombres de los restaurantes porque no quiero cometer difamación.

SUGERENCIAS

Que exista más tareas y preguntas sobre Racionalización

Organizacional para aprender sobre el tema.

CONCLUCIONES

Los temas aplicados en las tareas nos sirven para enriquecer

nuestros conocimientos personales

BIBLIOGRAFIA http://zonagerencial.blogspot.com/2011/05/racionalizacion-empresarial.html

http://www.camaras.org/publicado/estudios/simplificacion_adm/

ccaa/

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guia_de_racionalizacion_y_simplificacion_de_los_procedimientos_admi

nistrativos.pdf

http://racionalizacionorganizacionaldued.blogspot.com/

http://fiorellacioccasolis.blogspot.com/

Racionalización Organizacional DUED Alas Peruanas

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